Vii-procedures Gestion Des Stocks

7/29/2019 Vii-procedures Gestion Des Stocks

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VII- PROCEDURES DE GESTION DES

STOCKS

CFC

MANUEL DE PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS

C&A ASSOCIES /FIDUNION CAMEROUN

OCTOBRE 2006

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VII PROCEDURES DE GESTIONDES

STOCKS

VII.1- GESTION DES STOCKS EN MAGASIN3

VII.1.1- BON DENTREE, DE SORTIE ETDE RETOUR EN MAGASIN

4-7

VII.1.2- FICHE DE STOCK

7-8

VII.1.3- COMPTABILISATION

8

VII.1.4- CONTROLE DES STOCKS

8

VII.2- GESTION DES STOCKS DE MATERIEL9

VII.2.1- PRINCIPES

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VII PROCEDURES DE GESTION DESSTOCKS

VII.1- GESTION DES STOCKS EN MAGASIN

Les fournitures de bureau sont entreposes dans un magasingr par un comptable - matires (magasinier) et font l 'objetd 'une comptab il it -matires , en quant its et en valeurs ,distincte de la comptabilit gnrale.

La comptabil it - matires est assure l 'aide des supportssuivants :

Bon d 'ent re (annexe 1) et de sortie (annexe 1) enmagasin, extrait de carnets souches pr-numrots etsigns par le Responsable des Achats et le Comptable-matires ;

Fiches de stock (annexe 2) par article tenues, mises jour et vises par le Comptable-matires.

I l est prvu pour cette famille d'article des bons d'entre, desortie et de retour.

La procdure suivante dcrit :

Le contenu des bons d'entre, de sortie et de retour ;

Le contenu des fiches de stocks ;

Les familles de produits ;

La comptabilisation des entres et sorties en magasin ;

Les contrles effectuer en magasin ;

VII.1.1 - BONS D'ENTREE, DE SORTIE ET DE RETOUREN

MAGASIN

VII.1.1.1- BON D'ENTREE EN MAGASIN

Les renseignements suivants sont regroups dans un tableau colonnes :


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a) Spcifications :

Dsignation de l'article ;

Code rfrence de larticle ;

Quantit d'article ;

Montant : tel qu'i l apparat sur la facture du fournisseurpour ce qui est des achats l'extrieur.

b) Signature :

Pour tre valab le , tout bon d 'ent re doi t comporter les

signatures suivantes :

Celles du comptab le-mat ires et du Responsable desAchats.

c) Justificatifs joindre pour la signature :

Bon de commande sign du Responsable des Achats etBon de livraison reu du fournisseur.

d) Classement :

Un exemplaire sign du bon d'entre est aussitt envoypar cahier de transmission au comptable pour la passationdes critures d'entre en stock ;

Un exemplaire est conserv dans un chrono par lecomptable-matires ;

Un troisime exemplaire reste dans le carnet souches.

NOTA : Aucun bon ne doit tre dtruit, tout bon non utilispour cause de ratures ou d'erreur doit tre annul,les trois exemplaires agrafs ensemble .

e) Comptabilit matires des carnets de bon :

Elle est assure par le comptable dans un registre spcialtenu cet effet. Toute remise d'un nouveau carnet se faisanten change de l'ancien carnet entirement utilis.

VII.1.1.2 - BON DE SORTIE MAGASIN


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a) Spcifications :


Code rfrence de l'article ;

Quantit d'article ;

Montant.

NOTA : Les sorties en magasin s'effectuent selon le principe

"premier entr, premier sorti" (FIFO).

b) Signature :

Cel les du Comptable-mat ires et du Responsable desAchats.

c) Justificatifs joindre pour la signature :

Demande d'approvisionnement signe du Responsable desAchats.

NOTA : Les demandes d'approvisionnement font l 'objetd'un classement dans des chronos tenus par le

comptable- matires.d) Classement :

Un exemplaire du bon de sortie est envoy au comptablepour la passation des critures ;

Un exemplaire est conserv dans un chrono par lecomptable-matires ;

Un autre reste dans le carnet souches.

e) Comptabilit - matires des carnets de bons de sortie :

Elle est assure par le Comptable-matires dans un registrespcial prvu cet effet.

VII.1.1.3 - BONS DE RETOUR MAGASIN


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Toutes les fournitures ou matires dont l'utilisation est diffredoivent retourner en magasin, ceci notamment lorsque lesquantits demandes sont en excs par rapport l'utilisation.


a) Spcifications :


Code rfrence de l'article ;

Quantit d'articles ;

Montant (se rfrer au bon de sortie ou la f iche destock).

b) Signature :

Celle du Comptable-matires.

La signature ci-dessus constitue en elle-mme lesjustificatifs de lopration.

c) Classement :

Un exemplaire est conserv par le Comptable-matires ;

Un exemplaire reste au carnet souche.

VII.1.2 - FICHE DE STOCK

Pour chaque article en magasin, le Comptable-matires tiendra

une fiche de stock (annexe 1). La fiche de stock indique toutmoment la quantit et la valeur de chaque article en magasin.Lon y retrouvera les renseignements suivants :

EN EN-TETE :

La dsignation de larticle ;

Son code rfrence.

DANS LE CORPS DE LA FICHE :

Un tableau plusieurs colonnes comprenant :


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Une ligne de report de solde en quantits et en valeurs ;

La date de lopration ;

Les mouvements dentre en quantits, valeurs et n debon dentre ;

Les mouvements de sortie en quantits, valeurs et n debon de sortie ;

Le solde en quantits et en valeurs ;

Une colonne visa du Comptable-matires (CM) ;

Une colonne visa du Service Comptable et Financier dusolde en quantits et en valeurs.

VII.1.2.1 - FAMILLES DE FOURNITURES EN MAGASIN

I l existe une seule famil le de fournitures en magasin : lesfournitures de bureau.

I l s agit de toutes les fournitures: cahiers , s ty los, crayons,

rgles, gommes, carnet de bon de commande, etc. Elles sontaffectes dun code renvoyant au compte principal de stocks dup lan comptab le et par une rfrence par sous- fami lle deproduits.

VII.1.3 - COMPTABILISATION

A la rception dun exemplaire des bons dentre et de sortie, lecomptable-matires passera les critures dans les registres de

stocks prvus par la comptabilit-matires.

VII.1.4 CONTROLE DES STOCKS

Au moins une fois par an, le contrleur ou le DF procdera auxcontrles des carnets de bons et des f iches de stocks etrapprochera des quantits et des valeurs en stocks des soldesdes comptes tels quils figurent dans le grand livre.

Il contrlera galement le stock des carnets de bon non utilisset conservs par le Comptable-matires, par rapprochement

avec le registre tenu cet effet.


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Un inventaire extra-comptable doit tre fait une fois par an aumoins pour sassurer de lexistence physique et de la valeur deces stocks. Les existants aux magasins du Service du Matriel etdes Agences seront dcompts et ltat de stock valoris. Cet

tat sera rapproch la f iche de s tock et aux soldes descomptes de la comptabilit gnrale.

APPROVISIONNEMENT A LEXTERIEUR

De manire gnrale, le CFC accorde les prior its de sacommande des offres quivalentes, des personnes physiquesde nationalit camerounaise ou des socits de droitcamerounais jus ti fiant d une act iv it conomique sur leterritoire camerounais.

1 PRINCIPES DACQUISITION

Le CFC s adresse pour des commandes l extr ieur desentreprises spcifiques, si elles sont en situation de monopolevis--vis du produit commander ou procde un appel doffresinternational dans le cas contraire.

Dans ce cadre, une licence dimportation est tablie et soumise la signature de lautorit en charge des importations.

2 MODE DE PAIEMENT DES IMPORTATIONS

- ouverture dun crdit documentaire ;- virement bancaire.

VII.2 GESTION DES STOCKS DE MATERIEL

Quelque soient les modalits dapprovisionnement, la rceptionest matrialise par le Comptable-matires.

La gestion de ce stock et assure directement par le Comptable-matires.

VII.2.1 PRINCIPES

I l faut distinguer le matriel et le mobilier non affects et ceuxqui sont affects aux personnels dans les bureaux etventuellement dans les appartements.

VII.2.1.1 MOBILIER ET MATERIEL NON AFFECTES


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Le Comptable-Matires en rapport avec la Direction des AffairesGnrales et la Direction Financire devra veil ler ce quuninventaire dtail l soit tabli ; faisant ressortir pour le sige,par agence, les quantits et les existants en matriel ou en

mobilier.

VII.2.1.2 MOBILIER ET MATERIEL AFFECTES DANS LESBUREAUX ET

DANS LES APPARTEMENTS

Aprs la prise en charge dment date et signe, les intressssont responsables du matriel et mobilier mis leur disposition.

La prise en charge, tabl ie en p lusieurs exempla ires estconserve par le Comptab le-Mat ires et des cop ies sont

transmises la Direction Affaires Gnrales , la DirectionGnrale et au Service Utilisateur pour les besoins de contrlequi peuvent tre inopins ou chaque fois quil y a affectationdes intresss.

VII.2.2 SUPPORTS DE GESTION

Les supports de gestion des stocks sont soit les fiches et lesregistres soit le matriel informatique.

VII.2.2.1 LES FICHES ET LES REGISTRES

1- Les Fiches :

- les fiches dentre et de sortie de matriel doiventtre tenues par les services gestionnaires et laComptabilit-Matires ;

- les f iches de suivi du matr ie l sont tenues au

n iveau de la Direction des Affai res Gnrales et de laDirection Financire ;

- Les f iches de suivi des vhicules sont tenues augarage.

Ces f iches doivent permett re au Service Admin is trat if dedclencher les commandes lorsquil sagit du matrielconsommable ou dengager les rparations ou le renouvellementdu matriel pour les investissements.

2- Les Registres du Matriel-Mobilier -Consommables :


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Le Service du Matriel et le Service de la Comptabilit-Matirestiennent des registres.

Chaque registre divis en colonnes donne des prcisions sur la

nature de la commande (nombre, fournisseur, qualit, prix) etle motif de sortie pour les besoins de services.

a) Etats mensuels dentre et de sortie du matr iel :

Le Service du matr ie l et de la Comptabil it -Mati restablissent chaque mois, daprs les registres deux tatsmensuels des entres et des sorties, un pour lesconsommables, un pour le matriel et mobilier.

b) Les Inventai res :

Les inventaires sont faits chaque fin dexercice et loccasion, des passations des services. Pour les tablir, leService du Matriel et de la Comptabilit-Matires utilise lesregistres, en tenant compte des entres et des sorties.

Ces inventaires peuvent tre contrls et vrifis loccasiondes missions dinspection.

3- Sortie dfinitive du matriel :

La sortie du matriel est constate par un procs-verbal tablipar la commission de rforme dont la prsidence est assurepar le Directeur Gnral ou son mandataire.

Cette sortie est constate dans le registre et les spcificationssuivantes doivent tre mentionnes (date de la tenue de lacommission, nature du matriel, prix de cession acqureur).

VII.2.2.2 LOUTIL INFORMATIQUE (propositions)

Le CFC devra d isposer terme d un out il informatique degestion des stocks qui peut tre consult par tous les rouagesimpliqus dans la gestion des stocks (commande rception -suivi des stocks-sortie).

Le logiciel doit bnficier depuis sa conception de nombreusespossibilits de paramtrages afin de sadapter desnombreuses utilisations.

Ce logiciel doit permettre lutilisateur de :


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- quitter une page de donnes et de revenir ;- dinterconnecter les diffrentes fentres affiches sur

lcran ;

-

duti li ser p lusieurs paramtres pour la recherche delinformation.

En tout tat de cause, le CFC devra sadapter lvolution deloutil informatique.

VII.2.3 COMPTABILITE-MATIERES

La comptabilitmatires par dfinit ion, cest la comptabilitdes matires. Les finances publiques dfinissent la comptabilit

matires comme tant lensemble des rgles dordre lgislativeset rglementaires relat ives aux oprations dacquisit ion, degestion, de conservation et dalination des biens meubles etimmeubles, durables ou consomptibles appartenant ou confis lEtat, aux tablissements publics et aux collectivits publiques.

La comptabil it-matires a insi df in ie obit des normesspci fiques : nomination, insta llat ion, tenue des li vres ,inventaire, arrt des critures, prestation de versement.

E lle est a insi l ie la procdure dexcution des dpensespubliques ou para publiques dont le fondement repose sur largle du service fait ou constatation du service fait.

Au Cameroun, lexcution des dpenses publiques estsubordonne la constatation du service fait cest--dire quelEtat ne peut procder au rglement dune dpense quaprsexcution ou fourn iture des prestat ions demandes et entotal it . Cependant, ce tte rg le a des drogations danscertaines administrations o l on peut autoriser le paiementavant excution de la prestation ou la livraison de la fourniture

dans le souci dviter les lenteurs et une paralys ie dans lefonctionnement. Cest le cas du CFC qui est un organisme enautonomie financire. Lurgence des rglements ne le dispensepas du respect de la rgle du service fait et de la certif icationdes factures.

La comptabilit-matires fait appel la tenue obligatoire deslivres : le l ivre journal, le grand livre, les l ivres auxil iaires deconservation, de transformation, les fiches dinventaires ou dedtenteurs. A ces l ivres, sajoutent les imprims doprationsdiverses : inventaire, ordre dentre, ordre de sortie, tat

apprciatif, compte de gestion, procs verbaux de rforme, deperte, et les tats de cessions.C&A ASSOCIES /FIDUNION CAMEROUN

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Au CFC, la procdure normale d excution d une dpensedachat de matires ou de rg lement des prestat ions estsubordonne aux oprations de constatation de service fait ou

de prise en charge des matires acquises.

Les l ivra isons des mat ires et objets achets doivent treeffectus par les fournisseurs ou dfaut par les personnescharges des achats, auprs du Comptable-matires af in defaci l iter les contrles de qualit et de quantit. Les facturesdposes la Comptabil it-matires v iennent des originesdiverses : Service Financier, Direct ions diverses. Elles sontremises aux intresss aprs certification et liquidation.

Les factures tablies en bonne et due forme doivent porter les

mentions suivantes : raison socia le, numro du registre decommerce, numro de contribuable, date, numro de la pice(facture), signature et cachet du fournisseur. La marchandiselivre obi t une obl iga tion spci fique avec dta il desquantits, prix unitaire et prix total. La facture est arrte aumontant total en chiffres et en lettres. La retenue de la TVA lasource est obligatoire pour le CFC et donne lieu la dlivrancedune attestation au profit du fournisseur.

Avec la rparti tion des crdits de fonct ionnement dans lesdirect ions du CFC, le Comptable-Matires na plus un grandstock de fournitures grer. La gestion et la tenue des fichesdinventaire mritent dtre informatises pour permettre unmeilleur suivi du matriel dtenu par lensemble du personnel.

Les fiches dinventaire individuelles sont tablies au nom dechaque employ et doivent tre renouveles au moment desmutat ions du personnel et sous le contrle du Comptable-Matires.

La constatation de service fait prsente deux phases : la phase

physique et la phase comptable.

- La phase physique veut dire que les articles achets sontprsents au Comptable-Matires et subissent un contrlede qualit, de quantit et de conformit ;

- La phase comptable consiste enregistrer les art ic leslivrs dans la comptabilit-matires.

Tout achat effectu par les fonds publics en violation au respectde ces deux phases est nul et non avenu ; cest--dire que la

dpense ne peut tre valide.


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La Comptabil it-Matires publique applique le principe deresponsabilit des agents publics cest--dire que le personnelde l Etat et des autres personnes morales de droit public savoir les tablissements publics et para publics, les communes,

est responsable des dgts constats ou les pertes de matrielquil utilise loccasion ou pendant lexercice de ses fonctions.

Lar tic le 21al ina 2 de la loi des finances de lexerc icebudgtaire 1961-1962 dispose que : les matires et objetsappartenant lEtat, aux tablissements publics et para publics,aux collectivits publiques qui sont perdus et dtriores entreles mains des utilisateurs feront lobjet dune imputation sur larmunration des intresss.

Le dcret n 74/704 du 1 er Avril 1974 portant rglementation sur

lutilisation des vhicules administratifs stipule que les agentsde l Eta t u til isa teurs des vhicules administrat ifs sontresponsables des dgts occasionns.

Lirresponsabilit du fonctionnaire qui sapplique sur les normesadministratives nest pas admise en comptabilit matires.

Pour une bonne tenue de la comptabilit-matires au sein duCFC, i l faudrait se rfrer la circulaire n 00132/CRTV/DG du29 Octobre 1992 et la c ircu la ire n 9840/MINFI/AG du 13Dcembre 1979 portant attr ibution des ordonnateurs et descomptables-matires.

Le Comptable-Matires a la qualit de Comptable public. A cetitre, il est soumis aux droits et obligations lis cette qualit.

Le Comptable-Matires est nomm par arrt du Ministre desF inances. I l p rte serment auprs du Tribuna l de GrandeInstance avant sa prise de fonct ions . I l est ins ta ll aprspassation de service rgulirement mentionne sur un procs-verbal s ign en bonne et due forme. I l est responsable de sa

gestion compter de sa prise de service. I l est soumis aurgime de dclaration des biens acquis.

VII.3 ANNEXES

1 Bon dEntre De Sortie de Stock.


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2 Fiche de Stock.

3 Imprims comptabilit-matires.


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ANNEXE 1CFCBP 1531

YAOUNDE

BON DENTREE DE SORTIE DE STOCK (1)

Date DsignationQuantitentres

Quantitsorties

Observations

(1) Rayer les mentions inutiles

Signature

Le --------------------------------


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ANNEXE 2

CFCBP 1531

YAOUNDE

FICHE DE STOCK

Dsignation des matires. Stockmaximum

Espces des units Stock

minimum

Nomenclature N. Stockdalerte..

Date Libells Quantit Destination

STOCKEntres Sorties Valeur Quantit Valeur


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ANNEXE 3 : IMPRIMES COMPTABILITE-MATIERES


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