Vendor Management System and e - Procurement ... · Designed for PT. Angkasa Pura Kargo 2 DAFTAR...

Vendor Management System and e-Procurement Implementation Guide User Manual

Designed for PT. Angkasa Pura Kargo

1

Vendor Management System (VMS) and

e-Procurement Application

Implementation Guide

PT. Angkasa Pura Kargo

Version Revision Date Author Status

4.0 January 3, 2018 Matrica’s Team Final

PT. Matrica Consulting Service Suite 1503B, 15th Floor, Patra Jasa Office Tower

Jl. Jendra Gatot Subroto Kav. 32-34, South Jakarta 12950

Phone: (021) 52900185 | Fax: (021) 52900186 | Website: www.matrica.co.id


2

DAFTAR ISI

Contents Introduction .......................................................................................................................................... 3

Aplikasi Vendor Management System (VMS)..................................................................................... 5

Status Penyedia ............................................................................................................................... 5

Data Penyedia ................................................................................................................................. 13

Status Penyedia ........................................................................................................................... 13

Semua Penyedia .......................................................................................................................... 14

Berdasarkan Kualifikasi Usaha ..................................................................................................... 19

Berdasarkan Badan Usaha ........................................................................................................... 19

Berdasarkan PKP/Non-PKP ......................................................................................................... 20

Berdasarkan Penilaian .................................................................................................................. 20

Konfigurasi ..................................................................................................................................... 21

Data Master .................................................................................................................................. 21

Aplikasi e-Procurement ..................................................................................................................... 26

Lacak Lelang .................................................................................................................................. 26

Semua Lelang ................................................................................................................................. 27

Laporan ........................................................................................................................................... 37

Rekap Lelang ............................................................................................................................... 37

Konfigurasi ..................................................................................................................................... 37

Tahapan Lelang ............................................................................................................................ 37

Kategori Lelang ............................................................................................................................ 38

Lokasi Pekerjaan .......................................................................................................................... 39

Metode ......................................................................................................................................... 40

Website (Tampilan Portal) ............................................................................................................. 42

Pengumuman ............................................................................................................................... 42

Berita ............................................................................................................................................ 44


3

Introduction Aplikasi Vendor Management System (VMS) sendiri merupakan sebuah aplikasi yang dikembangkan dan

memiliki fungsi untuk pengelolaan vendor/rekanan yang merupakan kesatuan-bagian dari proses

pengadaan secara elektronik (e-Procurement).

Gambar 1. Workflow/Alur-kerja dari system Vendor Management System.


4

Aplikasi e-Procurement merupakan sebuah aplikasi yang memiliki fungsi dalam rangka penyediaan

vendor dan proses lelang barang serta jasa di lingkup/area PT. Angkasa Pura Kargo.

Login sebagai

Vendor

Pilih paket lelang

yang akan diikuti

Klik persetujuan ‘Fakta

Integritas’ untuk

mengikuti paket lelang

yang dipilih

Unduh (download)

Document Pengadaan

(TOR/KAK, dsb)

User vendor

mendapatkan notifikasi

email mengikuti

paket lelang tertentu di


Mengikuti tahapan

Pemberian Penjelasan

(Aanwijzing)

Unggah (Upload)

Dokumen Penawaran

Admin


Pembukaan Dokumen

PenawaranEvaluasi Penawaran

Evaluasi Dokumen

Kualifikasi

Pembuktian KualifikasiUpload Berita Acara

PelelanganPenetapan Pemenang

Pengumuman

Pemenang

Paket Lelang

Portal e-Procurement

Gambar 2. Workflow/Alur-kerja dari system e-Procurement.

Aplikasi Vendor Management System (VMS) dan e-Procurement memiliki beberapa fitur utama yang

dapat digunakan oleh user di dalam organisasi, yakni:

Aplikasi Vendor Management System (VMS):

Status Penyedia;

Data Penyedia;

Konfigurasi.

Aplikasi e-Procurement:

Lacak Lelang;

Semua Lelang;

Laporan;

Konfigurasi Website;

Referensi Website.


5

Aplikasi Vendor Management System (VMS)

Status Penyedia

Status Penyedia merupakan menu yang disiapkan bagi para calon penyedia yang ingin menjadi penyedia

(vendor) serta mengikuti proses lelang barang dan jasa yang diadakan di PT. Angkasa Pura Kargo.

Gambar 3. Tampilan Menu Status Penyedia

Untuk tampilan awal aplikasi Vendor Management System, by default yakni halaman Status Penyedia.

Tampilan Status Penyedia ini di-setting default sesuai model/view Kanban (model kartu). Seperti terlihat

dalam gambar diatas, proses dalam Status Penyedia terbagi menjadi beberapa tahapan, yakni:

1. Melengkapi data vendor;

2. Validasi dan Pembuktian;

3. Selesai;

4. Ditolak.

Penjelasan:

Proses melengkapi data vendor adalah tahapan awal yang harus dilakukan calon vendor untuk

menjadi vendor/penyedia di PT. Angkasa Pura Kargo. Pertama-tama, calon vendor harus

melakukan pendafatan/registrasi penyedia dari laman website PT. Angkasa Pura Kargo

(http://vms.angkasapurakargo.co.id:8069 ).


6

Gambar 4. Tampilan Awal (Home) Portal Website PT. Angkasa Pura Kargo

Setelah klik tombol Pendaftaran Penyedia, Anda sebagai calon vendor akan dihadapkan dengan

formulir Pendaftaran Penyedia seperti yang tertera dibawah ini.

Gambar 5. Formulir Pendaftaran Penyedia


7

Calon vendor diminta untuk melengkapi list yang tertera di formulir Pendaftaran Penyedia

tersebut, dan diwajibkan untuk menyertakan Formulir Pendaftaran dan Formulir Keikutsertaan

seperti yang tertera pada formulir tersebut. Anda sebagai calon vendor tidak perlu repot-repot

membuat formulir pendaftaran dan formulir keikutsertaan sendiri, karena pihak PT. Angkasa Pura

Kargo sudah menyediakan template yang dibutuhkan dan Anda diperbolehkan

mengunduh/download dokumen yang diperlukan, lalu diisi serta dilengkapi sesuai dengan data-

data perusahaan Anda.

Berikut adalah tampilan formulir Pendaftaran dan formulir Keikutsertaan.

Gambar 6. Formulir Penyedia


8

Gambar 7. Formulir Keikutsertaan

Catatan: Anda pun dapat pula menggunakan template yang sudah menjadi standard di perusahaan

Anda, dan dilampirkan dengan menekan tombol upload dokumen dan menyertakan dokumen

tersebut.


9

Gambar 8. Formulir Pendaftaran Penyedia yang telah diisi

(Contoh: CV Semesta Fajar Menyingsing)

Setelah calon vendor melengkapi formulir Pendaftaran Penyedia, serta melakukan proses

unggah/upload dokumen Formulir Penyedia dan dokumen Formulir Keikutsertaan, Anda dapat

mengakhiri proses pendaftaran ini dengan menekan tombol Daftar. Secara otomatis Anda akan

terdaftar dalam system dan masuk waiting list penyedia di PT. Angkasa Pura Kargo (tahapan

‘Melengkapi data vendor’).

Setelah Anda melakukan daftar pada Pendaftaran Penyedia, otomatis alamat email yang

didaftarkan akan mendapatkan konfirmasi dari mail server team PT. Angkasa Pura Kargo. Dalam

email tersebut terdapat tombol ‘Konfirmasi Aplikasi Vendor Management System Angkasa Pura

Kargo’, yakni sebagai tombol konfirmasi atas data-data yang telah dikirimkan. Kurang lebih

tampilan dari konfirmasinya seperti dibawah ini.


10

Gambar 9. Tampilan Email terkait dengan Konfirmasi Pendaftaran sebagai Vendor


Setelah Anda menekan tombol konfirmasi, Anda sudah terhubung ke sebuah link yang meminta

Anda untuk membuat password dan melengkapi password di kolom confirm password dengan

mengisi password yang sama. Setelah itu Anda akan masuk kedalam waiting list vendor dari PT.

Angkasa Pura Kargo. Anda pun dapat melengkapi data vendor pada menu Data Penyedia

(dijelaskan secara lengkap pada halaman berikutnya).

Gambar 10. Tampilan Awal Vendor di Aplikasi Vendor Management System



11

Setelah melewati tahapan ‘Melengkapi data vendor’, calon vendor akan masuk tahapan ‘Validasi

dan Pembuktian Data Vendor’. Admin Angkasa Pura Kargo akan melakukan pengecekan (cross-

check) terkait dokumentasi data-data yang telah di-input oleh calon vendor, dan calon vendor

harus membuktikan dengan data-data yang valid dengan pembuktian langsung. Pembuktian

langsung dijadwalkan vendor untuk datang ke PT. Angkasa Pura Kargo dengan membawa

dokumen asli yang dipersyaratkan (SIUP, SBU, Form Penyedia, Form Keikutsertaan, dll). Apabila

pembuktian telah selesai dilakukan dan team teknis dari PT. Angkasa Pura Kargo menganggap

bahwa calon vendor yang bersangkutan lulus, vendor tersebut dapat masuk ke tahapan selesai dan

secara resmi dinyatakan menjadi penyedia di PT. Angkasa Pura Kargo, dan dapat mengikuti proses

lelang di aplikasi e-Procurement.

Berikut adalah tampilan dan notifikasi email bahwa calon vendor telah terdaftar di Aplikasi Vendor

Management System PT. Angkasa Pura Kargo.

Gambar 11. Confirmation Email kepada Vendor yang lolos seleksi administrasi

Aplikasi Vendor Management System

Bagi calon vendor yang:

o Terdaftar di Daftar Hitam/Blacklist dari system Vendor Management System dalam jangka

waktu tertentu, sampai dengan waktu berakhirnya masa berlaku sanksi;

o Tidak dapat melengkapi dokumen-dokumen yang dipersyaratkan dalam proses lelang;

o Salah satu dokumen yang merupakan prasyarat sudah dan/atau telah habis masa

berlakunya;

o Tidak dapat membuktikan secara jelas terkait dokumen maupun data-data yang telah di

unggah secara valid.

Secara otomatis akan masuk ke tahapan ’Ditolak’, dan tidak dapat terdaftar sebagai penyedia di

aplikasi Vendor Management System dan secara otomatis tidak mengikuti proses lelang di aplikasi

e-Procurement.


12

Berikut adalah tampilan dan notifikasi email bahwa calon vendor ditolak dari Aplikasi Vendor

Management System PT. Angkasa Pura Kargo.

Gambar 12. Confirmation Email kepada Vendor yang tidak lolos seleksi administrasi

Aplikasi Vendor Management System


13

Data Penyedia Data Penyedia menampilkan semua daftar vendor yang sudah terinput datanya kedalam system Vendor

Management System (VMS).

Status Penyedia

Bagian ini menampilkan calon-calon penyedia (vendor) yang terdafatar dalam aplikasi Vendor

Management System PT. Angkasa Pura Kargo. By default ditampilkan dalam kanban model.

Gambar 13. Tampilan Menu Data Penyedia – Status Penyedia (Kanban Model)


14

Semua Penyedia

Tampilan form Data Penyedia disini by default ditampilkan dalam list model, seperti yang dibawah ini.

Gambar 14. Tampilan Menu Data Penyedia – Semua Penyedia (List Model)

Tampilan Data Penyedia by default menampilkan Nama penyedia, Telepon, dan Email dari

Perusahaa/Penyedia yang bersangkutan, serta Status dari Penyedia tersebut (Active atau Suspend).

Pada tampilan Data Penyedia ini, Admin Angkasa Pura Kargo maupun calon penyedia dapat

menambahkan data penyedia baru yang akan menjadi penyedia di PT. Angkasa Pura Kargo, dengan

cara menekan tombol ’create’. Nantinya Admin APK maupun user calon penyedia akan dihadapkan

dengan halaman form Data Penyedia.

Anda sebagai user diminta untuk mengisi secara detail data-data dari calon vendor yang akan menjadi

vendor/penyedia di PT. Angkasa Pura Kargo. Anda pun dapat melakukan input data Perusahaan secara

lengkap, serta ada dokumen pendukung yang harus diisi pada tab-tab tertentu (Person In Charge/PIC,

Pemilik, Pengurus, Izin Usaha, Akta Perusahaan, Pengalaman, serta Dokumen).


15

Gambar 15. Formulir Penambahan Data Penyedia – Menu Data Penyedia

Selain melakukan input/create data calon vendor baru, Anda pun dapat merubah data calon vendor

yang ditampilkan dengan menekan tombol ’Sunting/Edit’ dan mengubah field-field yang mungkin

terdapat pembaharuan data. Apabila Anda merasa data-data yang telah di-input valid adanya, Anda

dapat menekan tombol ‘Simpan/Save’. Apabila Anda ingin membatalkan perintah tersebut, Anda dapat

menekan tombol ‘Batal/Discard’.

Catatan: Hak Akses/Authentication untuk Admin APK dan User calon penyedia dibuat berbeda.

Bagi user calon penyedia, hanya dapat mengubah (edit) atau menambahkan data-data yang belum

lengkap terkait dengan perusahaannya sendiri, dan tidak diberikan akses untuk mengubah atau

menambahkan data dari perusahaan lain.


16

Bagi Admin APK, hak akses/authentication dibuka semua dengan dapat membuat user-user calon

penyedia baru, terlebih yang bersifat Individual (seperti contoh: Tukang Kebun,Tukang

Pembetulan Jetpam, dsb.) sebagai penyedia di PT. Angkasa Pura Kargo.

Admin APK dapat melakukan import data-data vendor yang akan menjadi penyedia di PT. Angkasa Pura

Kargo dengan klik tombol ‘import’ dan masukkan dokumen/file dalam format .CSV dan/atau Excel

kedalam aplikasi. Secara otomatis system akan membaca file yang Anda upload/unggah ke aplikasi, dan

secara otomatis akan tertambah dalam system dan database dari aplikasi ini.

Berikut adalah tampilan formulir import document Data Penyedia.

Gambar 16. Formulir Import Data Penyedia – Menu Data Penyedia

Dalam menu Data Penyedia, apabila Admin APK ingin merubah tampilan list dari Data Penyedia; Admin

APK diperbolehkan untuk mengganti tampilan menjadi model Pivot seperti yang tertera dibawah ini.

Gambar 17. Formulir Data Penyedia – Tampilan Pivot (Pivot Model)

Terkait dengan tampilan Pivot ini, Admin APK dapat memilih aspek/kualifikasi apa yang ingin

ditampilkan. Anda bisa breakdown dengan klik pilihan Total dan muncul beberapa pilihan seperti

dibawah ini.


17

Gambar 18. Breakdown keterangan di Menu Data Penyedia (Tampilan Pivot)

Selain tampilan list (list model) dan tampilan pivot (pivot model) dalam Menu Data Penyedia, Admin

APK juga disediakan tampilan chart. By default untuk tampilan chart yang akan ditampilkan adalah

tampilan Bar Chart.

Gambar 19. Tampilan Data Penyedia – Tipe Chart (Bar Chart Model)


18

Untuk tampilan chart ini disediakan 3 model, yakni Bar Chart (tertera pada gambar diatas), Line Chart

(tertera pada gambar dibawah), serta Pie Chart (terlampir pada halaman selanjutnya)

Gambar 20. Tampilan Data Penyedia – Tipe Chart (Line Chart Model)

Tampilan chart selain Bar Chart dan Line Chart, Admin APK juga disediakan pilihan tampilan model Pie

Chart.

Gambar 21. Tampilan Data Penyedia – Tipe Chart (Pie Chart Model)


19

Berdasarkan Kualifikasi Usaha

Menu ini menampilkan Data Penyedia yang sudah ter-input datanya kedalam system Vendor

Management System (VMS), namun diklasifikasikan/filter berdasarkan dengan Kualifikasi Usahanya

(Kecil, Menengah, serta Besar).

Gambar 22. Tampilan Data Penyedia – Berdasarkan Kualifikasi Usaha

Berdasarkan Badan Usaha


Management System (VMS), namun diklasifikasikan/filter berdasarkan dengan Badan Usaha (Penyedia

Jasa, Penyedia Barang, maupun Penyedia Jasa Lainnya).

Gambar 23. Tampilan Data Penyedia – Berdasarkan Badan Usaha


20

Berdasarkan PKP/Non-PKP


Management System (VMS), namun diklasifikasikan/filter berdasarkan dengan kategori Pengusaha

Kena Pajak atau bukan.

Gambar 24. Tampilan Data Penyedia – Berdasarkan PKP/Non PKP

Keterangan: Perusahaan yang termasuk Pengusaha Kena Pajak (PKP)

Gambar 25. Tampilan Data Penyedia – Berdasarkan PKP/Non PKP

Keterangan: Perusahaan yang termasuk Bukan Pengusaha Kena Pajak (Non-PKP)

Berdasarkan Penilaian


Management System (VMS), namun diklasifikasikan/filter berdasarkan dengan Penilaian terkait dengan

lelang yang telah dimenangkan oleh perusahaan yang bersangkutan.


21

Gambar 26. Tampilan Data Penyedia – Berdasarkan Penilaian

Konfigurasi

Data Master

Tahapan Registrasi

Dalam Tahapan Registrasi, Admin APK akan dihadapkan dengan stage/tahapan-tahapan yang harus

dilewati orang calon vendor saat pendaftaran pertama kali untuk menjadi vendor di system Vendor

Management System (VMS).

Stage/tahapan yang harus dilewati masing-masing vendor tertera seperti dibawah ini.

Gambar 27. Tampilan Konfigurasi Data Master – Tahapan Registrasi


22

Jenis Dokumen Kelengkapan Penyedia

Dalam Tahapan Jenis Dokumen ini, Admin APK akan dihadapkan dengan berbagai dokumen krusial

yang harus dilengkapi oleh calon vendor untuk lolos verifikasi dan menjadi vendor di PT. Angkasa

Pura Kargo.

Gambar 28. Tampilan Konfigurasi Data Master – Jenis Dokumen Kelengkapan Penyedia

Pada bagian ini, Anda sebagai Admin APK dapat menambahkan kelengkapan dokumen yang

dipersyaratkan untuk sebuah lelang Umum dengan menekan tombol ‘Membuat’ atau dengan cara

menekan tombol ‘Import’ apabila data-data dokumen yang ingin ditambahkan sudah tersedia.

Gambar 29. Tampilan untuk menambahkan Jenis Dokumen Kelengkapan Penyedia


23

Catatan: Pada tampilan Jenis Dokumen/New, Anda sebagai tim teknis dan Admin APK diminta

memasukkan nama dokumen yang dipersyaratkan pada bagian ‘Name’ dan melengkapi deskrips

tambahan terkait dengan penjelasan dokumen persyaratan pada bagian ‘Deskripsi’.

Dokumen ini yang ditambahkan ini nantinya akan menjadi salah satu prasyarat dokumen

kelengkapan yang sebaiknya dicantumkan untuk menjadi calon penyedia atau mengikuti proses

lelang di PT. Angkasa Pura Kargo.

Berikut adalah tampilan untuk mengimport Jenis Dokumen Kelengkapan Penyedia.

Gambar 30. Tampilan untuk menambahkan Jenis Dokumen Kelengkapan Penyedia


24

Catatan: Pada tampilan Jenis Dokumen/Import a File, Anda sebagai Admin APK diminta untuk

attach dokumen CSV atau file Excel untuk masuk di generate oleh aplikasi. Untuk di generate, Anda

dapat menekan tombol ‘Validate’ setelah dokumen di-attach/di-load kedalam aplikasi.

Setelah data di import, akan muncul pilihan untuk di separate field (kolom) beserta isinya dalam

file Excel untuk masuk ke database aplikasi. Separatornya disesuaikan berdasarkan format di Excel

(contoh: Comma, Semicolon, Tab, maupun Spasi) dan menentukan encodingnya. Setelah segala

format sudah sesuai, hasil akan ditampilkan dan otomatis bertambah di Tampilan Jenis Dokumen

Kelengkapan Penyedia.

Tampilan dari Validate File Dokumen terlampir dibawah ini:

Gambar 31. Validate Dokumen Excel untuk Jenis Dokumen Kelengkapan Penyedia

Badan Usaha Penyedia

Dalam Badan Usaha Penyedia, Anda sebagai Admin APK akan dihadapkan dengan jenis badan usaha

beserta deskripsinya untuk filtering. Disini pun Anda dapat menambahkan jenis Badan Usaha

Penyedia dengan menekan tombol ‘Create’ maupun memasukkan data menggunakan tombol

‘Import’


25

Gambar 32. Tampilan Konfigurasi Data Master – Badan Usaha Penyedia

Pada bagian ini, Anda dapat menambahkan kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan untuk

sebuah lelang Umum dengan menekan tombol ‘Membuat’ atau dengan cara menekan tombol

‘Import’ apabila data-data dokumen yang ingin ditambahkan sudah tersedia.


26

Aplikasi e-Procurement

Lacak Lelang Menu ’Lacak Lelang’ menampilkan lelang-lelang apa saja yang sudah selesai berlangsung dan/atau

sedang berlangsung di lingkup PT. Angkasa Pura Kargo. Tampilan menu ’Lacak Lelang’ adalah sebagai

berikut.

Gambar 33. Tampilan Menu Lacak Lelang


27

Semua Lelang Menu ’Semua Lelang’ menampilkan semua proses lelang yang sudah selesai berlangsung dan/atau

sedang berlangsung di PT. Angkasa Pura Kargo, baik itu yang berstatus active maupun non-active.

Tampilan menu ’Semua Lelang’ adalah sebagai berikut.

Gambar 34. Tampilan Menu Semua Lelang

Pada tampilan Semua Lelang, dipaparkan mengenai Nama Paket Lelang, Kategori Lelang, Pagu

Anggaran, Nilai HPS (Harga Penilaian Sendiri), serta tahapan/stage yang sedang dijalani dari lelang

tersebut.

Pada tampilan ’Semua Lelang’ ini, sebagai Admin APK maupun team teknis; Anda dapat menambahkan

paket lelang baru yang akan dilakukan di PT. Angkasa Pura Kargo, dengan cara menekan tombol

’create’. Nantinya Anda akan dihadapkan dengan halaman form Paket Lelang.


28

Gambar 35. Formulir Paket Lelang

Sebagai Admin APK, Anda diminta untuk mengisi secara detail data-data paket lelang yang akan bergulir

dan dilaksanakan di PT. Angkasa Pura Kargo. Data-data tersebut antara lain adalah data-data terkait

dengan Nama Paket Lelang, Profile Lelang (Kode Lelang, Kategori Lelang, Tanggal mulai lelang, Tanggal

selesai lelang, Cara pembayaran lelang, Pembebanan Tahun Anggaran, Sumber Dana, Pagu Anggaran,

Nilai HPS, serta Lokasi Pekerjaan),Metode dan Kategori Lelang (Kategori Lelang, Metode Lelang,

Metode Kualifikasi, Metode Dokumen, dan Metode Evaluasi), serta tab-tab lain yang berkaitan dengan

proses lelang, yakni Tab Jadwal, Syarat Kualifikasi, Peserta, dan Penjelasan terkait dengan tahapan

Aanwizing (Pemberian Penjelasan).

Selain melakukan input/create paket lelang baru, Anda pun dapat merubah paket lelang yang belum di

publish/un-publish dengan menekan tombol ’Sunting/Edit’ dan Anda dipersilahkan untuk melakukan

editing terkait dengan data-data yang sekiranya perlu di-revisi. Apabila Anda merasa data-data yang

telah di-input valid adanya, Anda dapat menekan tombol ‘Simpan/Save’. Apabila Anda ingin

membatalkan perintah tersebut, Anda dapat menekan tombol ‘Batal/Discard’.


29

Berikut adalah contoh dari Paket Lelang yang berlangsung di PT. Angkasa Pura Kargo;

Gambar 36. Formulir Paket Lelang

Tahapan lelang pada aplikasi e-Procurement ini mencakup:

1) Tahapan Pengumuman pembukaan lelang;

Setelah admin APK membuat paket lelang yang ingin diadakan di PT. Angkasa Pura Kargo dan telah

di publish kedalam portal website resmi PT. Angkasa Pura Kargo, user vendor dapat mendaftar

untuk mengikuti lelang tersebut sesuai dengan kualifikasi usaha, SIUP, dan untuk diikuti, lalu user

menekan tombol ‘Ikut Lelang’. Setelah user vendor menekan tombol ‘Ikut Lelang’, akan muncul

pop-up terkait dengan Fakta Integritas seperti yang terlampir dibawah ini.

Gambar 37. Formulir Fakta Integritas


30

Setelah user vendor membaca fakta integritas dan menyetujui segala persyaratan yang

ditangguhkan kepadanya, user vendor dapat menekan tombol ‘Setuju’ dan secara otomatis mail

server akan mengirimkan notifikasi pemberitahuan bahwa vendor yang bersangkutan secara resmi

terdaftar untuk mengikuti paket lelang tersebut.

Berikut adalah tampilan notifikasi email dari PT. Angkasa Pura Kargo terkait dengan paket lelang

yang diikuti.

Gambar 38. Notifikasi Email Konfirmasi Ikut Lelang

2) Download Dokumen Pengadaan;

Setelah user-user vendor mendaftar dan memilih paket lelang yang akan diikuti, selanjutnya Admin

APK akan mengupload dokumen Pengadaan terkait paket lelang yang diikuti. Dokumen pengadaan

yang di-input oleh Admin APK biasanya terkait dengan Kerangka Kerja/Terms of Reference,

Rencana Anggaran Biaya (RAB), maupun Bill of Quantity (BoQ). Setelah Admin APK meng-upload

dokumen tersebut, user vendor dapat men-download Dokumen Pengadaan tersebut.

3) Pemberian Penjelasan (Aanwijzing);

Pada tahapan ‘Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)’ ini, masing-masing vendor diberikan waktu

untuk menanyakan perihal adanya ketidakpahaman terkait dengan dokumen pengadaan yang

diunggah oleh Admin APK. Ada 2 metode pelaksanaan Aanwijzing, yakni metode online dan

metode offline.

Metode Online: adalah metode pelaksanaan Aanwijzing yang menggunakan aplikasi e-

Procurement PT. Angkasa Pura Kargo. Pada metode online ini, pelaksanaan Aanwijzing telah

dijadwalkan pada waktu tertentu, dan user vendor serta Admin APK akan bertemu dalam

laman website untuk melakukan prosesi tanya jawab. Waktu akan dihitung mundur

(countdown) saat proses aanwijzing berlangsung dan akan berakhir saat waktu terkait jadwal

yang telah ditetapkan berakhir pula. Segala pertanyaan dan jawaban yang ditanyakan oleh

masing-masing vendor akan tersimpan di kolom Penjelasan.


31

Gambar 39. Kolom Penjelasan dalam Detail Formulir Paket Lelang

Proses Aanwijzing dilakukan dua pihak, memungkinkan untuk interaksi antara user vendor dengan

Admin APK. Tampilan dari sisi user vendor adalah sebagai berikut.

Gambar 40. Formulir Penjelasan Lelang (Aanwijzing) – Sisi User

Saat user vendor mengisi pertanyaan terkait dengan Dokumen dan Bab di TOR/KAK yang tidak

dipahami secara mendalam, waktu juga langsung dihitung mundur (countdown). Setelah user

memasukkan bagian dari dokumen dan pertanyaannya, user dapat menyimpan dengan menekan

tombol ‘Simpan’, atau user dapat membatalkan pertanyaan tersebut dengan menekan tombol

‘Cancel’.

Pertanyaan yang diajukan user vendor dan telah disimpan, akan masuk ke tab ‘Penjelasan’. User

vendor tinggal menunggu jawaban dari Admin APK.

Admin APK pada waktu yang telah dijadwalkan juga diwajibkan untuk menjawab pertanyaan-

pertanyaan yang diajukan oleh user vendor. Tampilan dari sisi vendor adalah sebagai berikut.


32

Gambar 41. Formulir Penjelasan Lelang (Aanwijzing) – Sisi Admin APK/Tim Teknis

Jawaban dari Admin APK juga akan masuk ke tab ‘Penjelasan ’ dan bersanding dengan pertanyaan

yang dipilih sebelumnya.

Metode Offline: adalah metode pelaksanaan Aanwijzing yang mengharuskan vendor yang

mengikuti paket lelang untuk datang ke PT. Angkasa Pura Kargo dan menjalankan prosesi

tanya jawab secara bersama-sama dengan vendor yang lain.

4) Upload Dokumen Penawaran;

Setelah proses Aanwijzing selesai dilaksanakan, masing-masing vendor yang mengikuti proses

paket lelang dapat meng-upload dokumen teknis penawarannya. Dalam dokumen teknis

penawaran/dokumen pengadaan/dokumen kualifikasi dicantumkan pula HPS (Harga Penilaian

Sendiri) dari masing-masing vendor.

Catatan: Dokumen lainnya yang sebaiknya juga di-upload antara lain: Addendum dokumen RKS

(jika ada).

Setelah user vendor melakukan input dokumen penawaran, secara otomatis mail server akan

mengirimkan notifikasi terkait upload dokumen berhasil pada paket lelang tertentu.

Berikut adalah tampilan notifikasi email dari system e-Procurement PT. Angkasa Pura Kargo.


33

Gambar 42. Notifikasi Email Sukses Upload Dokumen Penawaran

5) Pembukaan Dokumen Penawaran;

Dokumen Penawaran yang diunggah (upload) oleh masing-masing vendor dibuka bersama-sama

oleh Admin APK maupun tim teknis dari paket lelang.

6) Evaluasi Penawaran;

Setelah dokumen penawaran dibuka oleh Admin APK dan tim teknis dari paket lelang, Admin APK

akan melakukan evaluasi terhadap penawaran dari masing-masing vendor. Dan pada akhirnya

akan dibuat Berita Acara Evaluasi Penawaran (BAEP).

7) Evaluasi Dokumen Kualifikasi;

Setelah melakukan evaluasi penawaran dari masing-masing vendor, selanjutnya Admin APK akan

mengecek dan melakukan verifikasi terkait kebenaran data dari vendor penyedia barang maupun

jasa yang mengikuti lelang di PT. Angkasa Pura Kargo. Data-data ini yang telah di upload dan

dimasukkan sebelumnya sebagai persyaratan untuk menjadi vendor di PT. Angkasa Pura Kargo.

8) Pembuktian Kualifikasi;

Masing-masing vendor akan diminta datang dengan membawa dokumen asli terkait legal maupun

dokumen penawarannya yang di-input-kan kedalam aplikasi e-Procurement PT. Angkasa Pura

Kargo.

9) Upload Berita Acara Hasil Pelelangan;

Setelah Admin APK selesai melakukan verifikasi dan evaluasi dokumen kualifikasi dan vendor

menyampaikan dan menyertakan data-data asli terkait dokumen penawaran dan data-data legal

lainnya, Admin APK akan meng-upload Berita Acara Hasil Pelelangan.

PT. Semesta Fajar Menyingsing

PT. Semesta Fajar Menyingsing Pembetulan Gurd-Rail Outer Warehouse


34

10) Penetapan Pemenang;

Selang beberapa waktu setelah Admin APK mengunggah (upload) dokumen Berita Acara Hasil

Pelelangan, Admin APK akan menentukan pemenang dari paket lelang yag diadakan. Metode

Evaluasi yang diusung disini adalah Sistem Gugur, dimana penentuan pemenang didasarkan

kepada vendor yang memasukkan nilai HPS paling rendah.

Catatan: Untuk meminimalisir adanya kemungkinan pemenang yang digugat dan dinyatakan kalah

dalam masa sanggah, PT. Angkasa Pura Kargo membuat mekanisme untuk penentuan 3 vendor

pemenang (Pemenang 1, Pemenang 2, dan Pemenang 3) .

Apabila dalam masa sanggah ternyata ditemukan adanya kecurangan yang dilakukan oleh

Pemenang 1 dan memang dinyatakan bersalah, Pemenang 2 secara otomatis yang dinyatakan

menang dan akan diminta untuk melakukan penandatanganan kontrak kerjasama.

11) Pengumuman Pemenang;

Vendor yang ditetapkan sebagai pemenang akan dihubungi oleh PT. Angkasa Pura Kargo (via

system) melalui email. Selain itu pengumuman pemenang paket lelang akan di publish di portal

website PT. Angkasa Pura Kargo.

12) Masa Sanggah Hasil Lelang; **

Proses mengenai masa sanggah hasil lelang didasarkan pada Petaruran Presiden (Perpres)

Republik Indonesia No. 54/2010 yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.


35

Gambar 43. Ketentuan-ketentuan terkait masa sanggah lelang

Masa sanggah disini diperlukan karena ditemukan adanya penyimpangan terthadap ketentuan

dan prosedur adalah:

Tidak memenuhi persyaratan;

Tidak memenuhi prosedur tata urut proses;

Adanya rekayasa yang mengakibatkan terjadinya persaingan yang tidak sehat; dan/atau

Penyusunan spesifikasi yang mengarah kepada suatu produk tertentu;

Kriteria penilaian evaluasi yang tidak dibuat secara rinci (detail) sehigga dapat mengakibatkan

penilaian tidak adil dan transparan;

Penambahan persyaratan lainnya yang diluar ketentuan dalam peraturan presiden serta

kebijakan dari PT. Angkasa Pura Kargo.


36

Catatan: Terkait dengan Masa Sanggah Hasil Lelang, vendor yang dinyatakan kalah dalam lelang

dapat melayangkan gugatan atas kecurigaan terjadinya proses lelang yang tidak fair, transaparan,

dan akuntabel. Vendor yang dinyatakan kalah dapat mengumpulkan bukti-bukti pendukung dan

memberikan hal tersebut ke PT. Angkasa Pura Kargo.

13) Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa, serta **

14) Penandatanganan Kontrak. **

Catatan: Untuk proses/tahapan lelang No. 12 s.d No. 14, tidak dilakukan secara online, melainkan

datang langsung ke PT. Angkasa Pura Kargo.

Terkait dengan proses di no. 13 dan no 14, Admin APK hanya bertugas untuk upload salinan

dokumen surat penunjukkan dan bukti penandatanganan kontrak kerja dengan vendor pemenang.

Hal ini diperlukan untuk menghindari kemungkinan adanya audit yang dilakukan.

Untuk dokumen aslinya, dipegang oleh pihak PT. Angkasa Pura Kargo karena terkait dengan

kerahasiaan (confidentiality) data.

Anda pun dapat melakukan import data-data vendor yang akan menjadi penyedia di PT. Angkasa Pura

Kargo dengan klik tombol ‘import’ dan masukkan dokumen/file dalam format .CSV dan/atau Excel kedalam

aplikasi. Secara otomatis system akan membaca file yang Anda upload/unggah ke aplikasi, dan secara

otomatis akan tertambah dalam system dan database dari aplikasi ini. Berikut adalah tampilan formulir

import document Paket Lelang.

Gambar 44. Formulir import document Paket Lelang


37

Laporan

Rekap Lelang

Menu ini menampilkan Rekapitulasi Paket lelang yang sudah ter-input datanya kedalam system e-

Procurement, diklasifikasikan/filter berdasarkan tahun lelangnya di PT. Angkasa Pura Kargo.

Gambar 45. Tampilan Rekapitulasi Lelang

Anda diberikan 2 opsi, yakni perintah ‘Print/Cetak’ atau perintah ’Excel’. Apabila Anda menekan tombol

Print, dokumen rekapitulasi lelang akan ditampilkan/preview dalam format .pdf. Kalau rekap lelang

yang Anda butuhkan sudah benar adanya, Anda dapat menekan tombol print dan laporan tersebut

akan dicetak.

Untuk perintah ’Excel’, dokumen rekap akan di-convert kedalam format .CSV dan Anda dapat

mengunduh dokumen tersebut.

Untuk membatalkan perintah terkait rekapitulasi absensi, Anda dapat menekan tombol ‘Batalkan’

Konfigurasi

Tahapan Lelang

Menu Tahapan Lelang ini menampilkan tahapan/stage yang semestinya dilewati oleh vendor apabila

mengikuti proses/paket lelang yang dilakukan di PT. Angkasa Pura Kargo.


38

Gambar 46. Tampilan Menu Konfigurasi – Tahapan Lelang

Kategori Lelang

Menu Kategori Lelang ini menampilkan kategori lelang (Jasa Konsultasi Badan Usaha, Jasa Konsultasi

Perorangan, Jasa Lainnya, Pengadaan Barang, Perencanaan Umum, dan Swakelola) yang dilakukan di

PT. Angkasa Pura Kargo.

Gambar 47. Tampilan Menu Konfigurasi – Kategori Lelang


39

Lokasi Pekerjaan

Menu Lokasi Pekerjaan ini menampilkan lokasi-lokasi pekerjaan yang berada di bawah kendali PT.

Angkasa Pura II terkait dengan proses lelang yang ada dan akan dilakukan di PT. Angkasa Pura Kargo.

Gambar 48. Tampilan Menu Konfigurasi – Lokasi Pekerjaan


40

Metode

Menu Metode ini terbagi menjadi 4 bagian, yang dijelaskan pada bagian dibawah ini.

Metode Lelang

Bagian Metode Lelang ini menjelaskan tipe metode lelang yang dijalankan di PT. Angkasa Pura Kargo.

Gambar 49. Tampilan Menu Konfigurasi – Metode – Metode Lelang

Metode Kualifikasi Lelang

Bagian Metode Kualifikasi Lelang ini menjelaskan tipe kualifikasi lelang yang dijalankan di PT. Angkasa

Pura Kargo.

Gambar 50. Tampilan Menu Konfigurasi – Metode – Metode Kualifikasi Lelang


41

Metode Dokumen Lelang

Bagian Metode Dokumen Lelang ini menjelaskan tahapan terkait dengan submit dokumen penawaran

dsb dalam lelang yang dijalankan di PT. Angkasa Pura Kargo.

Gambar 51. Tampilan Menu Konfigurasi – Metode – Metode Dokumen Lelang

Metode Evaluasi Lelang

Bagian Evaluasi Lelang ini menjelaskan cara yang diterapkan panitia lelang (Admin APK maupun team

teknis) dalam menentukan vendor-vendor yang compatible sampai akhirnya dinyatakan sebagai

pemenang dari paket lelang yang dijalankan di PT. Angkasa Pura Kargo.

Gambar 52. Tampilan Menu Konfigurasi – Metode – Metode Evaluasi Lelang


42

Website (Tampilan Portal)

Pengumuman

Menu Pengumuman ditujukan untuk menampilkan pengumuman-pengumuman terkait dengan proses

lelang yang diadakan di PT. Angkasa Pura Kargo kepada masyarakat umum dan calon vendor.

Gambar 53. Tampilan Menu Referensi Website – Pengumuman (Kanban View)

Gambar 54. Tampilan Menu Referensi Website – Pengumuman (List View)

Anda dapat menambahkan pengumuman baru terkait pengadaan paket lelang, hasil pekerjaan terkait

pengadaan lelang tertentu, dan lain-lain; dengan menekan tombol ‘Membuat’.


43

Gambar 55. Formulir Pengumuman Baru

Anda diminta melengkapi data-data yang dibutuhkan, yakni Judul pengumuman, Deskripsi, Penyedia,

dan Lampiran apabila diperlukan. Apabila sudah selesai, Anda dapat menekan tombol ‘Simpan’ untuk

menutup tampilan formulir pengumuman baru dan otomatis pengumuman yang anda buat akan

tersimpan dalam system. Atau Anda dapat mengabaikan tampilan form pengumuman baru ini dengan

menekan tombol ‘Abaikan’.

Anda pula dapat mengirimkan pengumuman yang sudah Anda buat dengan menekan tombol ‘Kirim

Email’. Tampilan formulir Buat Email adalah sebagai berikut.


44

Gambar 56. Tampilan Form Pengumuman by Email

Anda diminta melengkapi data-data yang dibutuhkan, yakni email penerima, judul email,

deskripsi/pesan email, maupun lampiran file apabila ada. Anda juga diperkenankan menggunakan

template yang sudah disediakan oleh system. apabila sudah selesai, Anda dapat menekan tombol

’Kirim’ untuk mengirimkan pengumuman tersebut ke email yang bersangkutan Atau Anda dapat

membatalkan perintah pengumuman by email ini dengan menekan tombol ‘Batalkan’.

Anda pun dapat menjadikan data-data yang telah Anda isi sebagai template dengan menekan tombol

‘Simpan dengan template baru’.

Berita

Menu Berita ditujukan untuk menampilkan artikel berita tentang undangan proses lelang, paket lelang

yang akan diadakan di PT. Angkasa Pura Kargo dll; yang dimaksudnya untuk di share kepada masyarakat

umum.


45

Gambar 57. Tampilan Menu Referensi Website – Berita (Kanban View)

Gambar 58. Tampilan Menu Referensi Website – Pengumuman (List View)

Anda dapat menambahkan berita baru terkait pengadaan lelang tertentu, dan lain-lain; dengan

menekan tombol ‘Membuat’.


46

Gambar 59. Formulir Berita Baru

Anda diminta melengkapi data-data yang dibutuhkan, yakni Judul berita, Deskripsi, Data File bila

diperlukan, serta status aktif atau tidak. Apabila sudah selesai, Anda dapat menekan tombol simpan

unutk menutup tampilan formulir pengumuman baru dan otomatis pengumuman yang anda buat akan

tersimpan dalam system. Atau Anda dapat mengabaikan tampilan form pengumuman baru ini dengan

menekan tombol ‘Abaikan’.

1

CREATED BY:

PT. MATRICA CONSULTING SERVICE

Phone : +6221 52900185

Fax : +6221 52900185

Email : [email protected]

Website : http://www.matrica.co.id

Patra Jasa Office Tower,

15th Floor Suite Jl. Jend Gatot Subroto Kav. 32-34 RT.

06/RW 03, Kuningan Timur, South

Jakarta

DKI Jakarta

Zipcode: 12950

Vendor Management System and e - Procurement ... · Designed for PT. Angkasa Pura Kargo 2 DAFTAR...

Documents

Transcript of Vendor Management System and e - Procurement ... · Designed for PT. Angkasa Pura Kargo 2 DAFTAR...