Vendor Management - Make it simple

PDA IsraelPharma Outsourcing from clinical trials to market: Technology Transfer and Working with CMO/CDMOTel Aviv, 4th March 2019

Ran WieselJohnson&Johnson - Omrix

2

• ~90B$ Market in 2019 ~105B$ 2021

CMO - Contract Manufacturing Organization

?

3

CMO - The Challanges

The Result

The Process

CMO = Contract Manufacturing Organization

4

Who‘s there...

QA SQ

PlanningProcurement

Engineering

And we have More……

5

Vendor Management

Polic

y

Syst

em

Met

hod

2015 2016 20172018

2019

The Process

Syst

em

6

KEY DATA

SMS system

ETQ/ASL

ERP

W.H. RTV’s

EHS Matrix

MOTIVATION

• No efficient vendor management• Different information systems • Many stakeholders manage the

same vendor• No Organizational Memory

INNOVATION

• Decision management tool• One source / Dashboard• Visual solution – QlikView

SOLOUTION

• Strategic vendor overview• Scoring formula initiation - KPI’s• Business Reviews• Survey for services

Way point

7

service

Case study

8

8

Vendor XXX

SERVICE

Case study

9

Confidential 9

≤98%95%-98%

>95%

96%

91%

94%

88%90%92%94%96%98%

0

50

100

150

200

Q1 Q2 Q3

Materials Isuuing Reliability

Sales orders Wrong issuing

Sales Reliability

010203040506070

Q1 Q2 Q3

On Time Delivery (OTD)

Orders Quantity Supply on time

100%100%

100%

0

1

2

3

4

Temp Deviation Product Damage Quality IncidentsGeneral

Quality Incidents

Q1 Q2 Q3

>6Simulation

25

19

16

13

12

7

65 3 1

New employees Onboarding

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

NC Closure segmentation (days)

Case study

KPI's

Sales orders104

Wrong issuing9≤98%

Sales Reliability91%95%-98%

סופק קרטון של חומר אריזה שונה משהוזמן>95%

חיוב לא תקין בכמות עקב דגימות בקרטון חומרי אריזה

קבלה של קלקרים-הגיעו 10 יותר ממה שהזמנו 9385-Z

כמויות לא נכונות של העברה בתעודת משלוח של דוגמאות דיוויסים וטיפים

לא נשלחה תעודת משלוח של קליטת 73Z000Z0-0 בזמן (הגיע ב24.04)

סופק בטעות משטח נוסף של בקבוקים 10ML ללא הזמנה

לא סופק מההזמנה 9993-Z וחוייבנו בתעודת משלוח

הזמנו גליל מדבקות -20 הגיע גליל מדבקות 2-8

טעויות באספקה -לא סופק פריט 6010-2 בנוסף סופק 6011-2

Number of orders104≤100%

On time10495%≥≥

OTD100%>95%

Temperture Deviations5

Product Damage0

Quality Incidents General4

חריגת טמפ' -רגש 3- נתק בתקשורת מול הבקר

חריגת טמפ' ברגש 5

חריגת טמפ' ברגש 5

חריגת טמפ' ברגש 5 18/05/18 26.4 למשך 6 שעות

חריגת טמפ' ברגש 5 07/06/18 25.6 למשך 4 שעות

אצוות טיפים לא נמצאה- משלוח לחו"ל- 17-0146

חריגה טיפים בויזואל - אצווה 17-0102- Recall

העברת הפריטים למחסן 2250- מחסן לא מאושר

אחסון באזור סגור של חומרי אריזה כ-30 משטחים שלא שייכים לאומריקס כולל ב-RS

Materials Issuing Reliabilty YTD

Sales ordersWrong issuing1049

On Time Delivery YTD

OTD1

Quality Incidents YTD

Temperture DeviationsProduct DamageQuality Incidents General504

גיוס כוח אדם

Weeks to OnboardingOpen Positions

25

19

16

13

7

6

5

3

1

Average10.6

>66-8

10

• SMS – Supplier Management system, A one stop shop hub to track and manage supplier based on agreed policy and process

• Service• OTIF – On time in full• RTV – Return to Vendor

• Quality performance (Non conformance, CAPA etc..)• Commercial

• Cost reduction• Pricing & Negotiations

• Safety• And more…

• Supplier cards will be used for the management process• It serves as an organizational memory• It’s ClickView based – any existing/future relevant info can be imported

Summary

Thank you!

Slide Number 1Slide Number 2Slide Number 3Slide Number 4Slide Number 5Slide Number 6Slide Number 7Slide Number 8Slide Number 9Slide Number 10Slide Number 11