Upravljanje dokumentima

PRETHODNO PRIOPENJE UDK 006.07:651](4-67 EU:497.5)

Prof. dr. sc. Antun Kliment Mr. sc. Blaenka Kneevi

PRIMJENA POSLOVNIH UREDSKIH NORMI EU U POSLOVANJU RH

APPLICATION OF EU ADMINISTRATIVE OFFICE STANDARDS FOR DOING BUSINESS IN CROATIA

SAETAK: Hrvatska je kandidatkinja za ulazak u Europsku uniju. Pregovori za pu-nopravno lanstvo u EU zapoet e na poetku 2005. Gospodarski aspekt prilagodbe treba zapoeti odmah, osobito na podruju ITC tehnologija i informacijskog sustava te odvijanja uredskog poslovanja. Standardizacija ili normiranje poslovnih procedura i kolanje doku-mentacije u papirnom i digitalnom obliku omoguuje jednostavnije i bre odvijanje poslo-vanja svih sudionika na tritu u okviru jedne zemlje i s lanicama EU. Hrvatske norme trebaju se uskladiti s normama EU, ali i sadravati domae teevine. U ovome radu pred-stavljamo (predlaemo) uredske norme za poslovanje u Hrvatskoj.

KLJUNE RIJEI: Europska unija, uredski poslovi, informacijski sustav, DIN norme, hrvatske norme

ABSTRACT: Croatia is an EU candidate. Negotiations for full membership are star-ting at the beginning of 2005. Economic and business adjustments should start right now, especially in the field of ITC, information systems and office procedures. Standardization and normization of working procedures and documentation workflow (both in paper and electronic form) enables simplification and acceleration of business for all participants at the market of one country or between EU members. Croatian standards should be harmoni-zed with EU standards, but also include some good domestic attributes. In this paper we present and suggest administrative office standards for doing business in Croatia.

KEY WORDS: European Union, office procedures, ITC, information system, DIN standards, Croatian standards

122 Zbornik Ekonomskog fakulteta u Zagrebu, godina 2, broj 1, 2004.

1. UVOD

Hrvatska kandidatura za ulazak u Europsku uniju prihvaena je 18. lipnja 2004., a pregovori za punopravno lanstvo Hrvatske u EU zapoet e na poetku 2005.

Pregovorima je potrebno uskladiti zakonodavstvo Republike Hrvatske s acquis com-munautaire. Acquis communautaire su norme koje odreuju standarde u 32 podruja od politikih, gospodarskih i pravnih aspekata ukljuivanja u punopravno lanstvo EU.

Gospodarski aspekt prilagodbe treba zapoeti odmah, osobito na podruju ITC teh-nologija i informacijskog sustava te odvijanja uredskog poslovanja da bi nae gospodarstvo ve danas moglo uinkovito poslovati s lanicama EU.

2. ITC TEHNOLOGIJE I IS TRGOVAKOG DRUTVA

Politika i strategija drave i gospodarskog sektora u razvoju gospodarstva i dravnih slubi danas se artikulira preko informacijske i komunikacijske tehnologije ili, skraeno, ITC. Ove tehnologije omoguuju odrivi rast gospodarstva, konkurentsku sposobnost na domaem i stranom tritu, otvaranje novih radnih mjesta, vii stupanj obrazovanja, bolji standard graana itd. Osnovne komponente su: PC-i, terminali, serveri, veliki kompjutori, mree i Internet.

Softverska ili programska potpora temelj je obrade podataka i informacija. Softver je temeljen na kdu nove generacije, dizajniran je za korisniku uporabu putem ekranskog izdavanja naloga (instrukcija) pomou samostalnog kursora (mia), dodirom, te unoenjem podataka pomou tipkovnice. PC-i najee kod nas koriste operativni sustav MS WINDOWS.

O budunosti operacijskih sustava Bill Gates, predsjednik Microsofta, istie: "U slje-deih deset godina bit e neusporedivo boljih sustava za unos podataka rukopis, govor, vizualno prepoznavanje." U operacijskom sustavu budunosti preko 90% kda odnosit e se na prepoznavanje rukopisa ili razumijevanje jezinih razliitosti1.

Aplikacijski ili poslovni softver ini informacijski sustav poduzea ili ustanove, skra-eno IS. Postojei informacijski sustavi doivljavaju znaajne promjene. Primjenom PC kompjutora s mogunou lokalnog izvoenja pojedinih obrada na lokaciji terminala, omoguuje se uvoenje sustava distribuiranih obrada, dok se podaci sustava umjesto u tradicionalne datoteke smjetaju u relacijske baze podataka sa svim pogodnostima koje iz toga proizlaze.

Aplikacije se zasnivaju na pristupu klijent server (korisnik-posluitelj) u kojem kompjutor smjeten kod korisnika klijenta - slui za postavljanje upita odnosno zahtjeva za odreenom obradom. Zahtjev se upuuje kompjutoru posluitelju serveru koji sadri programske module aplikacije i ostale resurse potrebne za izvoenje obrade. Dobivene rezultate obrade vraa kompjutoru korisnika na kojem se prikazuju. Pri tome se komunika-

1 Radman, G. (1998), Microsoftove vizije razvoja tehnologije, Interbiro 1969 - Info 1998, BUG,

Zagreb, str 11-13.

A. Kliment, B. Kneevi: Primjena poslovnih uredskih normi EU u poslovanju RH 123

cija pojedinih aplikacija s krajnjim korisnicima sve vie orijentira na vizualni prikaz koritenjem grafikog korisnikog suelja (GUI Graphical User Interface). Ostvarivanje to bre razmjene podataka meu pojedinim kompjutorima postaje istodobno razvojni impera-tiv, a globalno povezivanje udaljenih strojeva postaje sve vie zahtjev svake ambicioznije poslovne sredine2.

Ustroj IS zasniva se na jezgri koja predstavlja sredinje mjesto za pohranu podataka sustava te nekoliko modula koji koriste podatke jezgre u svrhu dobivanja eljenih podataka i izvjetaja.

Jezgra sustava sadri evidencije pojedinih poslovnih podataka, kao to su poslovni partneri, teritorijalna struktura, financijske institucije, organizacijske jedinice, zaposlenici, sheme knjienja, parametri sustava, artikli i usluge, stanja skladita, popis imovine i sl.

Moduli informacijskog sustava koji koriste podatke jezgre su sljedei: knjigovodstvo, obrada ulaznih rauna, obrada izlaznih rauna, platni promet, blagajniko poslovanje, skladino materijalno poslovanje, robno poslovanje s veleprodajom i maloprodajom, kadrovi i plae, nabava i naruivanje, praenje ugovora, praenje imovine, dokumentacijski sustav. Poslovni softveri su danas integrirani unutar poduzea (ITIS) i s okruenjem (ITGIS). Sadre integrirane poslovne aplikacije (Enterprise Resource Planning) ili skraeno ERP. ERP softver obino se izrauje po granama djelatnosti, npr. InfoDesign, Varadin nudi3: INPOS za industriju, trgovinu i graevinarstvo; INCOM za energente i komunalno poslovanje; INFOS za osiguranje; ALADIN za automobilsku industriju i INPRO za upravu i lokalnu samoupravu.

Radi ilustracije na slici 1. prikazujemo arhitekturu POSIS, Infosistem, Zagreb.

Slika 1. Integrirani poslovni informacijski sustav

2 Fio, D, (2000), Informacijski sustavi i Internet u zborniku Elektroniko poslovanje u turizmu. 3 www.infodesign.hr


Najvee promjene e se dogoditi u funkcioniranju informacijskog sustava u dravnoj upravi. Informacijski sustavi u dravnoj upravi danas djeluju kao podsustavi. Takva obrada je spora, neuinkovita i skupa. Izgradnjom integriranog globalnog IS-a dravna uprava e postati servis graana.

3. STANDARDI ILI NORME

Standardizacija ili normiranje poslovnih procedura i kolanje dokumentacije u papir-nom i digitalnom obliku omoguuje jednostavnije i bre odvijanje poslovanja svih sudioni-ka na tritu u okviru jedne zemlje i na globalnom planu.

Standardi ili norme se donose na vie razina i postoje: nacionalne, europske, amerike i internacionalne ili meunarodne norme ili standardi.

Najpoznatiji su sljedei Instituti za nacionalne standarde ili norme: ANSI = American National Standards Institute BSI = British Standards Institute DIN = Deutsches Institut fr Normung N = stnormungs Institut, itd. U Republici Hrvatskoj je 1991. godine osnovan Dravni zavod za normizaciju i mje-

riteljstvo - DZNM. Zadatak je zavoda predlaganje i propisivanje hrvatskih normi - HRN. DZNM je lan CENELEC-a - Europske organizacije za elektrotehniku normizaciju i

Meunarodne organizacije za standardizaciju ISO te pridrueni lan CEN-a - Europske organizacije za normizaciju.

Od europskih instituta spominjemo: CEN = Comit Europen de Normalisation CENELEC = Comit Europen de Normalisation Electrotechnique ETSI = European Telecommunication Standards Institute CEPT = Confrence Europene des Administrations des Postes et des

Tlcommunications. Najznaajnije internacionalne ili meunarodne organizacije su ove: ICC = International Chamber of Commerce ISO = International Standards Organization IEC = International Electrotehnical Commision ITU = International Telecommunication Union CCITT = Comite Consultatif International Telegraphique et Telephonique. Danas je prisutna primjena meunarodnih standarda ili normi koje prihvaaju nacio-

nalne i regionalne organizacije u okviru ISO-a. Svrha je meunarodnih standarda ili normi ukidanje tehnikih i administrativnih prepreka u meunarodnoj razmjeni robe i usluga, ili u odvijanju poslovnih procesa razmjene.

Poslovni procesi razmjene su aktivnosti proizvoaa ili dobavljaa da proda robu ili uslugu ili kupca da nabavi odreenu robu ili uslugu. Poslovni proces razmjene se sastoji od niza operacija koje omoguuju zakljuak i realizaciju ugovorenog posla. Poslovni procesi razmjene odvijaju se preko poslovnih komunikacija i dokumentacije.


UREDSKE NORME EU I DIN NORME

Zemlje lanice EU imaju ingerenciju u donoenju uredskih normi u odvijanju poslo-vanja. Zemlje lanice su prihvatile DIN-norme kao temelj za izradu svojih normi. Osim DIN normi u uporabi su EDIFACT, telefaks, ISO norme i norme za bankovne transakcije.

Norme za izradu poslovne komunikacije u papirnom i digitalnom obliku imaju oznaku DIN 5008 i obrauju4:

izradu poslovnog papira strukturu poruka oblikovanje poslovnih komunikacija. DIN 5008 je raster koji odreuje protokol izrade poslovnih komunikacija. Vidjeti sliku

2. Hrvatska norma HRN za izradu poslovnog papira A4 sadrava domae teevine i

podijeljena je u osam polja i dva razmaka. Vidjeti sliku 3. Polje 1 obuhvaa prostor od 45 mm. Prostor je dovoljno velik za kreativnu izradbu

bitnih dijelova zaglavlja. U polju se tiskaju naziv poduzea, predmet poslovanja, mjesto poslovanja i eventualno zatitni znak. Ostali podaci o poduzeu na primjer broj irorauna, brojevi telefona, broj potanskog pretinca, E-mail adresa, Web stranica, broj telefaksa itd., tiskaju se na donjem dijelu poslovnog papira. Na taj se nain ekonomino iskoritava donji prostor poslovnog papira koji bi inae ostao prazan, a rastereuje se gornji prostor. U priloenom primjeru polje je oznaeno brojem 7. Polje obuhvaa prostor od 20 mm.

Naziv poduzea ili tvrtke po Zakonu o trgovakim drutvima: Mora biti na hrvat-skom jeziku i latininom pismu5, to vrijedi za sve lanice EU. Naa praksa glede hrvatskih naziva to demantira, to je potrebno mijenjati.

Polje 2 na prostoru od 5 mm sadri skraenu adresu adresanta: naziv, mjesto i potan-ski broj. Ovo bi polje kod nas moglo imati fakultativan znaaj.

Prostor za pisanje primateljeve adrese omeuje se zagradama koje se tiskaju 20 mm od ruba papira. Prostor je irok 85 mm, visok 40 mm. On je dovoljno velik da se na osob-nom kompjutoru moe ispisati devet redova adrese primatelja. Omeen prostor za adresu napose je prihvatljiv za uporabu omotnice s prozoriem. U primjeru je prostor za primate-ljevu adresu oznaen poljem 3.

Standardni poslovni papir omoguuje uporabu standardne omotnice s prozoriem. Omotnica s prozoriem ubrzava postupak otpreme poslovne komunikacije jer nije potreb-no ponovno ispisati adresu primatelja.

Polje 4 nalazi se na desnoj strani od adrese primatelja i slui za opaske osoblja o na-inu rjeavanja komunikacije.

Pozivne oznake i datum piu se u polju 5. Prostor za pisanje tih oznaka iznosi 15 mm. Prvu oznaku va znak tiskamo 25 mm od lijevog ruba. Oznaku na znak tiskamo 50 mm od lijevog ruba papira. U visini pozivnih oznaka tiskamo i mjesto poslovanja te eventualno ulicu i broj ili broj potanskog pretinca. Taj podatak tiskamo 120 mm od lijevog ruba papira. Oznaka telefon tiska se od 160 mm od ruba papira.

4 Manekeller, W. (2000), Die Kunst des Textens, str. 163. 5 Zakon o trgovakim drutvima, Novi informator, Zagreb, 2004., str. 14


Tiskanje oznaka na 25, 50 i 120 mm ima vanost za oblikovanje poslovne komunika-cije. Ove veliine odgovaraju desetom slovnom mjestu na PC-u ili malom razmaku odno-sno dvadesetom slovnom mjestu ili velikom razmaku odnosno pedesetom slovnom mjestu ili razmaku potpisa. Doputena granica pisanja nalazi se na 75. slovnom mjestu ili 195 mm od lijevog ruba papira.

Deset mm ispod pozivnih oznaka je prostor za predmet. Na poslovnom papiru moe se tiskati i rije predmet. Polje za predmet oznaeno je brojem 6. Takvim rasporedom prostora papira ostaje 142 mm za sadraj, to je dovoljno da se napie vea poslovna komunikacija. Polje za sadraj oznaeno je brojem 8.

Da bi se izraena komunikacija bre i urednije savila, potrebno je na lijevom rubu oz-naiti mjesto gdje treba saviti dopis. Crta savijanja oznauje se na 99 mm od gornjeg ruba papira. Crta savijanja oznaena je brojem 9.

Osobito je vano oznaiti granicu pisanja da bi djelatnik prilikom rada uoio kada treba prijei na novu stranicu ili kada treba zavriti poslovnu komunikaciju. Granica pisanja oznauje se isprekidanom crtom na lijevom rubu, 40 mm od donjeg ruba papira. Preostali prostor slui za stavljanje potpisa i ostalih sporednih dijelova komunikacije. Granica pisanja oznaena je brojem 10.


Slika 2. Osnovni raster DIN 5008


Slika 3. Hrvatska norma


Republika Hrvatska jo nije donijela propise o izradi poslovnih komunikacija ili up-ravnih akata. U programu opeg dijela dravnog strunog ispita u 2003. godini moemo proitati: Zaglavlje akta stavlja se u gornjem lijevom uglu i sadri naziv: Socijalistika Republika Hrvatska...6.

Raspored i ispis pojedinih dijelova poslovne komunikacije odreuje DIN-norma prema teoriji poslovnih pismenih komunikacija7.

HRN - norma je zadrala neke svoje posebnosti i to: Izrada datuma DIN - norma HRN - norma ZAGREB ZAGREB 2004. 08. 31 ili 31. 08. 2004. ili 2004 - 08 - 31 31. kolovoza 2004. ili 31. 8. 2004. Izrada pozivnih oznaka DIN - norma VA ZNAK NA ZNAK DATUM PODUZEE A - ab-p 2004. 07. 12 VA ZNAK NA ZNAK DATUM PODUZEE B ab-p kh 2004. 07. 16 (odgovor) HRN - norma VA ZNAK NA ZNAK DATUM PODUZEE A - ab-p 12. 07. 2004. VA ZNAK NA ZNAK DATUM PODUZEE B ab-p kh 16. 7. 2004. (odgovor)

6 Program opeg dijela dravnog strunog ispita, Novi informator, Zagreb, 2003., str. 323. 7 Detaljnije vidjeti u Kliment, A., Tradicionalne i digitalne poslovne komunikacije, Mikrorad, Zag-

reb, 2003.


Izrada potpisa DIN - norma HRN - norma VULKAN - ZAGREB VULKAN - ZAGREB . Direktor . . . . . Mr. Ksenija Barievi Mr. Ksenija Barievi Direktor DIN - norme obrauju i oblik (prikaz) poslovne komunikacije u papirnom i digitalnom

obliku. Norme s tehnikog gledita imaju ove prednosti: omoguuju brzu izradu poslovne komunikacije (dokumenta) omoguuju pregledan raspored teksta omoguuju estetski izgled jednostavnija je obrada ubrzava se obrada poslovnih procesa. Do sada su norme izraene: za obian blok - oblik za kombinirani oblik s proredom za puni blok - oblik8. Puni blok - oblik je novi DIN/ISO standard. Ubraja se u najjednostavnije oblike za pi-

sanje (izradu). U navedenom obliku poruka je dobro rasporeena, a dijelovi sadraja istaknuti. Oblik upotrebljava samo mali razmak.

Obiljeje je punog blok - oblika u tome to se svi dijelovi komunikacije poinju pisati od malog razmaka. Mjesto i datum pie se u visini pozivnih oznaka od razmaka potpisa. Sporedni dijelovi ispisuju se ispod potpisa.

Pisanjem primateljeve adrese od malog razmaka bolje se iskoritava prostor na lijevoj strani i adresa je preglednija. Komunikacija pisana neprekidno od malog razmaka ima pravokutni izgled pa se esto i tako naziva. Radi bolje preglednosti sadraja poslije svakog dijela poruke ostavlja se po jedan redak prazan.

Slika 4 prikazuje puni blok oblik izraen u DIN - normi. Slika 5 prikazuje puni blok oblik izraen u HRN - normi.

Naglasili smo da se komunikacije izrauju u veliini slova najmanje od 12 tokica da bi komunikacija imala vizualni oblik ugodan za itanje. Neki dijelovi poslovne poruke se ispisuju podebljanim slovima (bold) i to: potanski broj i mjesto u adresi primatelja, predmet, isticanje u tekstu i prilozi.

8 Detaljnije vidjeti u Sria, V.; Kliment, A.; Kneevi, B.; Uredsko poslovanje Strategija i kon-

cepti automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003.


Slika 4. Puni blok- oblik, DIN - norma


Slika 5. Puni blok- oblik, HRN - norma


5. EDIFACT KOMUNIKACIJE

Elektronika razmjena podataka ili EDI je komunikacija poslovnih podataka u stan-dardiziranom obliku. Standardi EDI razvijaju se od 1975. godine kao nacionalni standardi u SAD-u. Ujedinjeni narodi osnivaju 1985. godine projekt pod nazivom: UN/EDIFACT. Naziv je kratica od engleskih rijei United Nations - Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (Ujedinjeni narodi - Elektronika razmjena podataka za upravu, trgovinu i transport).

EDIFACT jezik koncipiran je za plasman robe ili usluga kao uvjet za razvoj gospo-darskih aktivnosti svih zemalja. Poslovanje se odvija trgovakim transakcijama i zato je u nazivu naglasak na trgovini i transportu. EDIFACT jezik je meunarodni univerzalni jezik za kompanije u svim poslovnim djelatnostima od industrije do bankarstva. Primjenu nalazi u domaem i meunarodnom prometu.

Kao meunarodni jezik, u domaem prometu ili u granicama jedne zemlje pojedno-stavnjuje procedure odvijanja poslovnih transakcija jer se organizacija rada temelji na svjetskim iskustvima i standardima. Otpadaju na taj nain vlastita rjeenja i gomilanje poslovnih komunikacija i dokumentacije prema internoj organizaciji rada. EDIFACT jezik na taj nain omoguuje integraciju poslovanja na razini zemlje, bri protok robe ili usluga te konkurentne cijene.

Pravila EDIFACT sintakse su meunarodni standard koji je odobrila Meunarodna organizacija za standardizaciju ISO i ima oznaku 97359 i Europska unija.

Elektronika razmjena podataka odvija se razmjenom poruka. Poruka predstavlja vrstu poslovne komunikacije ili dokumenta. ine je elementi podataka, segmenti podataka i skupovi segmenata. 10

Element podataka je najmanja jedinica informacije u okviru segmenta. Sadri trgo-vake pojmove (uzance) u poslovanju. Segment je jedinica informacije podataka. Sadri dio poruke. Svaki segment podataka ima odreeno mjesto unutar niza segmenata u poruci. Segmenti podataka meusobno se povezuju i tako nastaje skup segmenata ili zaokrueni dio poruke.

EDIFACT poruke izraene su od logikih skupova segmenata. Strukturu poruke ine ovi dijelovi:

glavni dio opisni dio i zbirni dio. Glavni dio poruke sadri segmente za identifikaciju poruke i podatke o dokumentu.

Obino nalazimo ove segmente: usluni segment za identifikaciju poruke segment za datum i broj dokumenta segment za vezu s prethodnom porukom.

9 http://www.unece.org/trade/untdid/welcome.htm 10 Stultz, R., Bushby, M., Demystifying EDI, Wordware Publising, NY, 2000. , str. 152.


Opisni dio sadri segmente koji definiraju poruku. Poruka se izrauje u skupovima segmenata. Segmenti istog tipa mogu se nalaziti u vie dijelova poruke, na primjer u glavnom i opisnom dijelu. Neki segmenti mogu se ponavljati na lokaciji u poruci odreenoj za njih.

Unutar poruke odreenoga skupa funkcionalnih segmenata mogu se ponavljati. Takve skupove segmenata zovemo petlje. Maksimalni broj ponavljanja svake petlje na odree-noj lokaciji ukljuen je u definiciji poruke.

Poruka se izrauje u odreenom standardu i protokolu koji definira raspored (redosli-jed) poruke i to:

segment za adresu prodavaa segment za adresu kupca segment o nainu transporta segment o roku plaanja segment banke i broja rauna segment opisa robe segment iznosa rauna itd. Zbirni dio sadri segmente skupine ili kontrolne informacije. Poruka se izrauje na domaem jeziku unutar jedne zemlje ili u meunarodnoj trgo-

vini na svjetskome trgovakome jeziku (engleski jezik) ili na jeziku kupca ili dobavljaa. U EU slubeni su jezici svih zemalja lanica.

Standardizirana poruka ima vanjski oblik istovjetan poruci na papiru. Ovakva arhi-tektura omoguuje realizaciju koncepta EDI, tj. prijenos poruke bez papirnatog zapisa, meutim standard EDIFACT moe koristiti i kao zapis na papiru u posrednome prijenosu potom ili prilikom koritenja telematskih usluga neposrednog prijenosa, osobito pomou telekopirnih ureaja - faks poruke.

EDIFACT baza sadri standarde za ove poruke: trgovake poruke poruke u transportu poruke u bankarstvu i osiguranju carinske poruke (dravna uprava).

Slika 6 prikazuje raun, a slika 7. dokument za transport robe u EU.


Slika 6. Raun


Slika 7. Transportni dokument


6. STANDARDI ZA BANKOVNE TRANSAKCIJE

Izmjenama naslijeenog platnog sustava u Hrvatskoj su u posljednjih pet godina do-neseni razliiti zakoni i podzakonski akti koji su promijenili nain propisivanja i izgled dokumentacije u platnom prometu. Na primjer, Zakonom o financijskoj agenciji (NN 117/01) FINA nije ovlatena donositi Pravilnik o obliku, sadraju i uporabi obrazaca za platni promet. Nadalje, Odlukom o nalozima za plaanje (NN 14/02) definirani su elementi, ali ne i izgled papirnatih obrazaca. Nalog za bezgotovinsko plaanje treba sadravati sljedee elemente: naziv (ime) uplatitelja, broj rauna uplatitelja, naziv (ime) primatelja, broj rauna primatelja, iznos, opis plaanja, ifru opisa plaanja, poziv na broj zaduenja, poziv na broj odobrenja, statistiko obiljeje, datum valute, datum podnoenja i ovjeru nalogodavca.

Unato doputenoj slobodi za kreiranje obrasca, banke okupljene u Hrvatsku udrugu banaka (HUB) smatrale su da je efikasnije izraditi jedinstveni standardizirani obrazac za sve banke u Hrvatskoj. Zbog toga je nakon internih i eksternih konzultacija osmiljen izgled novoga standardiziranog obrasca.

Uvoenjem standardnih obrazaca za platni promet HUB 1 i HUB 1-1 u Hrvatskoj je omoguena standardizirana obrada i pohrana dokumenata za sve tri vrste financijskih transakcija: uplatu, isplatu i prijenos sredstava.

Na izgled obrasca, osim meunarodnih standarda, utjecao je i prijanji sustav platnog prometa. Osobito kod odabira dimenzije obrasca i kod zadravanja nekih polja na obrascu, kao to su model, poziv na broj odobrenja i ifra opisa plaanja. Na temelju spomenutih polja poduzea u svojim informacijskim sustavima evidentiraju poslovne promjene.

Podaci se u obrazac mogu upisivati strojno (na obrazac HUB 1-1) ili runo (na obra-zac HUB 1), a oblik obrasca omoguuje obradu naloga ICR tehnologijom (Intelligent Character Recognition) te klasinu runu obradu. Na slici 8. prikazan je obrazac HUB 1-1.

Slika 8: Obrazac HUB 1-1


Internacionalizacija i globalizacija poslovanja dovodi do sve veeg broja platnih tran-sakcija koje se odvijaju na meunarodnom planu, zato drave lanice Europske unije (EU) nastoje pojednostaviti meusobno komuniciranje u platnom prometu. Temeljni preduvjet za standardizaciju platnog prometa unutar EU je standardizacija strukture transakcijskog rauna.

Rauni banaka po pojedinim dravama sadre osnovni broj rauna banke (Basic Bank Account Number - BBAN). Iako su unutar EU, ovisno o nacionalnim standardima, struktu-rirani razliito, svi BBAN imaju odreene zajednike elemente:

identifikaciju banke (a) identifikaciju klijenta banke (b) kontrolnu znamenku (c) Na temelju analize strukture rauna banaka u zemljama lanicama EU European

Committee for Banking Standards je 1996. godine predloio uvoenje meunarodnog broja rauna banke (International Bank Account Number - IBAN) koji, osim banke i klijenta, identificira i dravu, te sadri podatke za kontrolu ispravnosti broja rauna. IBAN zadovo-ljava standarde ISO 13616, a sastavljen je tako da se ispred BBAN dodaju 4 znaka:

dvije slovne oznake kojima se prema ISO standardu oznauje drava sjedita (d) dva kontrolna broja (e). Tako cijeli raun u strukturi IBAN izgleda na sljedei nain: IBAN = d + e + BBAN Primjer zapisa IBAN rauna11 jedne njemake banke je: DE21500700100123456000

(itano s lijeva na desno: dva slova oznauju dravu, 2 broja su kontrolna oznaka, 8 brojeva je oznaka banke, a posljednjih 10 je broj transakcijskog rauna klijenta).

Tablica 1. Strukture BBAN u Hrvatskoj i u odabranim dravama EU

Zemlja Broj znakova u strukturi transakcijskog rauna

(oznaka banke raun klijenta) Hrvatska 7 - 10 Slovenija 5 - 10 Njemaka 8 - 10 Austria 5 - 11 Grka 7 16 Belgija 3 - 7 + 2 kontrolna broja

Izvor: http://www.pruefziffernberechnung.de/I/IBAN.shtml

Iz tablice 1 moemo zakljuiti da razliite zemlje imaju razliite strukture transakcij-skih rauna, a slino moemo opaziti i za obrasce platnog prometa. Dok Hrvatska i Slove-nija imaju jedinstven obrazac za sve vrste transakcija, Austrija i Njemaka imaju posebne obrasce za uplatu, za isplatu te nalog za plaanje.

11 Na www.ecbs.org, u Registru europskih brojeva rauna (Register of European Account Numbers)

objavljeni su brojevi rauna europskih banaka.


Iako obrasci u razliitim zemljama EU sadre neka zajednika polja, ta polja su razli-ito pozicionirana. Nadalje, dizajn obrazaca je bitno razliit (uporaba boja, veliina prostora za upis podataka, broj kopija i sl.). Veliki je nedostatak i to to u veini EU zemalja na obrascima nisu predviena polja za IBAN, to bi olakalo obradu u meunarodnom pro-metu. Meutim dobra je strana to to su obrasci u svim sluajevima prilagoeni za optiku obradu i digitalno arhiviranje. Za usporedbu, na slikama 9. i 10. donosimo primjere obra-zaca platnog prometa koje se u primjenjuju u Austriji i Njemakoj.

Slika 9. Obrazac uplatnice Austrija


Slika 10. EU standardni obrazac za inozemno plaanje Njemaka

Da bi uklonile nesporazume i olakale platni promet s inozemstvom, njemake banke

su uvele EU standardni obrazac naloga za plaanje. Obrazac je modificiran tako da sadri polja za IBAN i BIC (Bank Identifier Code koji se koristi za plaanje u SWIFT mrei). Vidjeti sliku 10.

Uporaba IBAN-a u platnom prometu u zemljama EU sve je ira. Prema podacima ECBS, sve banke u Austriji koriste IBAN u domaem platnom prometu za naloge zadane elektronikim putem, banke u Njemakoj koriste IBAN pri meubankovnoj razmjeni podataka, a razmatraju mogunosti spajanja domaeg i inozemnog platnog prometa upora-bom IBAN-a.

Pri izradi novog obrasca za platni promet, radna skupina HUB-a bila je svjesna bu-due integracije domaeg platnog prometa s platnim prometom u EU, a s time i obvezatne uporabe oznaka IBAN i BIC. Ali, s obzirom da mnoge sadanje lanice EU jo uvijek nisu izradile nove standarde papirnih naloga za obavljanje platnog prometa u eurima s uporabom oznaka IBAN i BIC, izrada i usklaivanje hrvatskih banaka s novim standardima morat e se provesti naknadno.


7. ZAKLJUAK

Najslabija karika u poslovanju RH je gospodarska pismenost12. Ona sublimira niz disciplina od trgovakog poslovanja, marketinga, raunovodstva, prava do informatike, a predstavlja se u pisanom i ekranskom obliku kao komunikacija ili dokument u okviru IS-a trgovakog drutva.

U EU je prisutna primjena meunarodnih standarda ili normi koje usklauju nacio-nalne i regionalne organizacije u okviru ISO-a. Svrha meunarodnih standarda ili normi je ukidanje tehnikih i administrativnih prepreka u meunarodnoj razmjeni robe i usluga ili odvijanju poslovnih procesa.

Poslovni procesi su aktivnosti proizvoaa ili dobavljaa u nastojanju da proda robu ili uslugu te kupca da nabavi odreenu robu ili uslugu. Poslovni proces se sastoji od niza operacija koje omoguuju zakljuak i realizaciju ugovorenog posla. Poslovni procesi se odvijaju preko poslovnih komunikacija i dokumentacije.

Zemlje lanice EU imaju ingerenciju u donoenju uredskih normi u odvijanju poslo-vanja. Zemlje lanice su prihvatile DIN-norme kao temelj za izradu svojih normi. Osim DIN-normi u uporabi su EDIFACT, telefaks, ISO-norme i norme za bankovne transakcije.

Kao budua lanica EU, Hrvatska treba poslovne norme to hitnije uskladiti s nor-mama Europske unije, ali hrvatske norme trebaju sadravati i domae teevine koje smo predstavili (predloili) u ovome radu.

Bru prilagodbu uredskog poslovanja mogue je ostvariti urnim izuavanjem disci-pline o problematici gospodarske pismenosti na ekonomskim fakultetima u Hrvatskoj i u srednjim kolama. Nae gospodarstvenike treba ukljuiti u sofisticirana savjetovanja, seminare i radionice na kojima se predstavlja proces usklaivanja poslovnih uredskih normi s normama EU.

LITERATURA

1. BUG, Interbiro 1969 - Info 1998, Zagreb, studeni, 1998. 2. http://www.unece.org/trade/untdid/welcome.htm 3. Kliment, A. (ur.), Elektroniko poslovanje u turizmu, Mikrorad, Zagreb, 2000. 4. Kliment, A., Tradicionalne i digitalne poslovne komunikacije, Mikrorad, Zagreb, 2003. 5. Manekeller, W., Die Kunst des Textens, Langen Mller/Herbig, Mnchen, 2000. 6. Zakonom o financijskoj agenciji, Narodne novine, br. 117, 2001. 7. Odluka o nalozima za plaanje, Narodne novine, br. 14, 2002. 8. Program opeg dijela dravnog strunog ispita, Novi informator, Zagreb, 2003. 9. Sria, V., Kliment, A., Kneevi, B, Uredsko poslovanje Strategija i koncepti

automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003. 10. Stultz, R., Bushby, M., Demystifying EDI, Wordware Publising, NY, 2000. 11. www.ecbs.org 12. Zakon o trgovakim drutvima, Novi informator, Zagreb, 2004.

12 Danas moemo nai komunikacije koje se poinju pisati malim slovima, partneri se tuju, domau

valutu piemo kraticom malim slovima, a u EU se pie velikim slovima! Osim toga, javlja se i novo narjeje hrvatski-engleski-srpski jezik.

Upravljanje dokumentima

Documents

Transcript of Upravljanje dokumentima