UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA CURSO DE GRADUAÇÃO EM BIBLIOTECONOMIA

CÍCERO FILHO TAVARES

AVALIAÇÃO DA GESTAO DOCUMENTAL DO ARQUIVO DO DAE-UFRN

Orientadora: Profª. Msc. Renata P. F. de Carvalho

NATAL-RN 2009

CÍCERO FILHO TAVARES

AVALIAÇÃO DA GESTAO DOCUMENTAL DO ARQUIVO DO DAE-UFRN

Monografia apresentada à Disciplina monografia, ministrada pela Profª. Maria do Socorro de Azevedo Borba e Renata Passos Filgueira de Carvalho, para fins de avaliação e como requisito parcial para conclusão do curso de Biblioteconomia, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.

Orientadora: Profª. Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho

NATAL-RN 2009

T231a Tavares, Cícero Filho. Avaliação da Gestão documental do Arquivo do DAE- UFRN / Cícero Filho Tavares. – Natal, 2009. 48 f. Orientadora: Renata Passos Filgueira de Carvalho. Monografia (Graduação em Biblioteconomia). - Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais Aplicadas. Departamento de Biblioteconomia. 1. Arquivo – Monografia. 2. Gestão documental – Monografia. 3.GED – Monografia. 4. Arquivo DAE/UFRN – Monografia. I. Carvalho, Renata Passos Filgueira de. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título.

RN/DEBIB. CDU: 02

CÍCERO FILHO TAVARES

AVALIAÇÃO DA GESTAO DOCUMENTAL DO ARQUIVO DO DAE-UFRN

Monografia apresentada à disciplina Monografia, ministrada pelas Profª Maria do Socorro de Azevedo Borba e Renata Passos Filgueira de Carvalho, para fins de avaliação e como requisito parcial para conclusão do curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.

APROVADA EM ___/___/2009

__________________________________________________________ PROFª. MSC. RENATA PASSOS FILGUEIRA DE CARVALHO

ORIENTADORA

__________________________________________________________ PROFª. MSC MARIA DO SOCORRO DE AZEVEDO BORBA

MEMBRO

__________________________________________________________ PROFª ESP. FRANCISCA DE ASSIS DE SOUSA

MEMBRO

Dedico a Deus por ter me permitido

chegar até aqui, a todos os meus

familiares, professores e a todos que

colaboraram para a realização deste

trabalho.

AGRADECIMENTOS

A Deus por ter permitido que este trabalho chegasse até onde chegou,

ajudando a superar todos os obstáculos mesmos nos momentos mais difíceis.

Aos meus Pais Cícero Tavares de Oliveira e Maria da Conceição de

Freitas, que mesmo pai estando no céu sempre me deu força. Eles são a razão de

eu hoje está aqui realizando o que sempre quiseram. Aos meus Irmãos (as) José,

Ivaneide, Simone, Lourdes, Tereza, Antônio, Raimundo e Francisco, pelos

momentos de satisfação e de incentivo na busca dos meus objetivos.

A minha Noiva, Elenilda Batista pela compreensão, incentivo, amor e

paciência durante esta fase da minha vida que muitas vezes não a pude vê-la nem

nos finais de semana e também a meu filho que está para nascer Aleph.

Aos meus Amigos Thompson, João Paulo, Marcílio e meu primo Anchieta

por sempre estarem motivando-me a enfrentar os obstáculos da vida.

Aos Professores do curso de biblioteconomia, e funcionários da Biblioteca

Central.

A todos os meus Colegas do curso, em especial a turma 2005.1 e 2006.1

que juntos, mesmo com os dias que não pude comparecer as aulas devido a meu

trabalho conseguimos passar em todas as disciplinas.

E de modo geral quero agradecer a todos que de forma direta ou

indiretamente contribuíram para que pudesse concluir o curso de biblioteconomia.

A produção de conhecimento é a única ferramenta que o homem dispõe para melhorar sua condição de vida.

(Antônio Joaquim Severino)

RESUMO

Apresenta uma avaliação da gestão documental do arquivo do Departamento de Administração Escolar/DAE-UFRN. Objetiva, de forma específica, analisar o processo de organização e armazenamento de documentos e observar o processo de transferência do arquivo anterior para o arquivo novo. Mostra a importância do arquivo para a UFRN como diferencial para as avaliações do Ministério da Educação-MEC e expansão da mesma. A metodologia utilizada para elaboração deste trabalho foi um observatório do autor, pesquisa bibliográfica e revisão de literatura. Observar a gestão documental como atividade essencial para o bom funcionamento de um arquivo e que é de extrema importância a presença de um profissional qualificado como um bibliotecário. Conclui-se que é de extrema importância tratar, organizar, disseminar as informações contidas nos suportes documentais corretamente, e que para resolver problemas como o excesso de massa documental é muito importante a implementação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Palavras-chave: Arquivo. Gestão Documental. Arquivo DAE - UFRN.

ABSTRACT

It presents an evaluation of the archives document management of the Department of School Administration / DAE-UFRN. It aims, specifically, analyzing the process of organizing and storing documents and observing the process of transferring the prior archive to the new archive. It shows the importance of the archive of the UFRN as differential for the evaluations of the Ministry of Education-MEC and expansion. The methodology used for the preparation of this work was an observatory of the author, bibliography research and literature review. It observes the document management as an essential activity for the proper functioning of an archive and how it is extremely important the presence of qualified professional as a librarian. It concludes that is extremely important taking care, organizing, and disseminating information contained in the document media properly, and in order to solve problems like excess of mass of documentary is very important the implementation of Electronic Document Management.

Keywords: Archive. Document Management. Archive DAE - UFRN.

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ..............................................................................................09

2 ARQUIVO .....................................................................................................11

2.1 ARQUIVO CORRENTE .............................................................................17

2.2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO .....................................................................19

2.3 ARQUIVO PERMANENTE .........................................................................20

3 GESTÃO DOCUMENTAL ............................................................................23

4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS-GED ....................30

5 GESTÃO DOCUMENTAL: EXPERIENCIA NO DAE/PROGRAD/ UFRN ....35

5.1 ATIVIDADES REALIZADAS NO ARQUIVO DO DAE ................................37

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ..........................................................................42

REFERÊNCIAS ...............................................................................................44

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1 INTRODUÇÃO

As entidades públicas são grandes produtoras de documentos, e esses

dão o suporte à administração, à cultura, e também, servem como elementos

de prova e informação à comunidade que atende.

Por tanto, esses documentos devem ser preservados e mantidos em

lugar adequado e após ter recebido o seu devido valor legal, podem ser

mantidos como patrimônio histórico. Em relação aos arquivos universitários, em

específico o arquivo do Departamento de Administração Escolar – DAE –

Universidade Federal do Rio Grande do Norte – UFRN constata-se que produz

muitos documentos e devido isso foi construído um espaço para poder

armazenar os documentos produzidos pelos alunos da instituição e

principalmente agora com o programa de Apoio a Reestruturação e Expansão

das Universidades Federais- REUNI que até 2011 irá disponibilizar muitas

vagas no vestibular, com a criação de novos cursos e ampliação do número de

vagas nos cursos já existentes.

No caso especifico desta pesquisa o meio de armazenamento que está

sendo abordado é o arquivo, que é de fundamental importância para a UFRN,

pois trabalha com os documentos que são gerados pelo DAE, sendo esse

material guardado no arquivo corrente/intermediário, enquanto o aluno está

ativo, ou seja, aluno ativo encontra-se devidamente matriculado, e logo após a

conclusão de seu curso, os documentos são recolhidos ao Arquivo Geral.

A finalidade do arquivo é guardar os documentos que circulam na

instituição de forma organizada e eficiente, e garantir a preservação e

conservação destes documentos, colocando-os em uma temperatura

recomendada que consiga manter uma umidade adequada para que assim

possa garantir a não deterioração dos materiais informacionais, e atender de

forma prática e precisa as solicitações dos setores da instituição e dos

usuários.

O objetivo desta pesquisa é avaliar a gestão documental do Arquivo do

DAE.

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Tem como objetivos específicos: analisar o processo de organização e

armazenamento de documentos e observar o processo de transferência do

arquivo anterior para o arquivo novo, construído para esta finalidade.

A metodologia utilizada para elaboração deste trabalho foi um

observatório do autor analizando as atividades realizadas pelo mesmo,

pesquisa bibliográfica e revisão de literatura em documentos com registro em

meio impresso e digital (livros, trabalhos acadêmicos, periódicos, artigos e

endereços eletrônicos – sites, etc.)

A importância do arquivo universitário da UFRN é evidente. Pois pode

subsidiar o planejamento para expansão da Universidade, a partir da

possibilidade de realização de estudos, por exemplo, o Arquivo do DAE faz o

levantamento do número de formandos por ano, a média de formandos por

período, o índice de evasão dos cursos e os motivos que levam a desistência

dos mesmos, contribuindo assim para o redimensionamento da política

educacional da UFRN enquanto universidade pública.

Para que o arquivo tenha um armazenamento adequado e uma busca

de documentos eficiente gerados pela Pró-Reitoria de Graduação, de alunos

egressos e os ativos, foi construído um prédio próprio para esta finalidade.

A realização deste trabalho iniciou-se a partir da motivação do autor em

seu ambiente de estágio, o mesmo achou importante fazer uma avaliação da

gestão documental do arquivo por se tratar de uma unidade informacional que

armazena muito documentos.

Com base nessa estrutura de trabalho foram construídos os capítulos,

conforme apresentação a seguir.

A introdução mostra a problematização do trabalho, objetivos e

metodologia aplicada ao mesmo. O segundo capítulo trata da origem, histórico,

definições, funções e finalidades dos arquivos segundo autores da área, bem

como a importância do arquivo para as instituições modernas. O terceiro

capítulo mostra a importância da gestão documental nos arquivos e unidades

de informação. No quarto capítulo apresenta o GED com sugestão para uma

11

gestão documental de qualidade, o quinto enfatiza a importância da gestão

documental no arquivo do DAE e o processo de transferência para o arquivo

novo e finalizando com as considerações no sexto capítulo.

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2 ARQUIVO

O arquivo é um dos setores mais importante de uma entidade, pois é

nele onde são guardados os documentos produzidos e recebidos pela mesma

e é ele que dar o suporte de documental para as necessidades dela.

Segundo Camargo e Bellotto, Arquivo é um “conjunto de documentos

que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por

acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, púbicas

ou privadas” (CAMARGO ; BELLOTTO, 1996, p. 5).

O termo arquivo tem origem bastante antiga como alguns autores

afirmam que surgiu na antiga Grécia com o nome de arché e outra origem

bastante citada é archivum palavra latina que conceitua como sendo guarda de

documentos, a respeito do termo são diversos os conceitos dados por

estudiosos da área, de acordo com algumas definições, arquivo pode ter

conceito um pouco diferente, mas quando faz-se uma análise, é fácil perceber

que as finalidades são as mesmas: dar subsídio a uma determinada

necessidade de informação, como por exemplo, Paes (1997, p. 24) diz que

arquivo é uma:

Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como, por exemplo: arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático.

Como mostra a autora o arquivo pode armazenar diversos tipos de

documentos e é de grande importância para instituições, públicas ou privadas

ter um arquivo organizado para atender suas necessidades e o material a ser

armazenado depende apenas da área de atuação do órgão mantenedor, o

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arquivo foi e continua sendo muito importante nas tomadas de decisões e

principalmente nas provas documentais.

A produção de documentos no decorrer de suas atividades pode-se

destacar que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada

organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade

realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das

transações realizadas pela organização.

Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo pode-se ter uma

idéia clara das atividades realizadas por aquele órgão.

Sabe-se que há pessoas por não entender a importância do trabalho

arquivístico, denomina o Arquivo principalmente o permanente de “Arquivo

Morto” mas é um grande equívoco pois um arquivo é uma unidade “viva”, mas

geralmente isso ocorre em organizações onde não tem um profissional que

mostre a importância do arquivo, muitas vezes quando a entidade está

totalmente defasada é que verifica-se a importância do arquivo e então começa

toda a gestão documental, as organizações que tem uma boa gestão

documental sabem que os arquivos não são mortos, mas “vivos”, mais do que

isso, são conjuntos de informações que podem representar um diferencial em

períodos de escassez de recursos financeiros, materiais e humanos.

Os holandeses tiveram em seu Manual de Arranjo e Descrição, de

1898, um dos primeiros trabalhos a sistematizar o conceito de arquivo. Que

ficou entendido como sendo um:

Conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário. (ASSOCIAÇÃO... , 1975, p. 13).

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O autor Schellenberg define arquivo com base em conceitos de

Jenkinson, de Casanova e de Brenneke, ele afirma que “são os documentos de

qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor,

merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e

que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de

custódia permanente”. (SCHELLENBERG, 2004, p. 19). E ainda segundo os

grandes estudiosos Rousseau e Couture definem arquivo como:

[...] o conjunto das informações, qualquer que seja a sua data, natureza, ou suporte, organicamente (e automaticamente) reunidas por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, para as próprias necessidades da sua existência e o exercício das suas funções, conservadas inicialmente pelo valor primário, ou seja, administrativo, legal, financeiro ou probatório, conservadas depois pelo valor secundário, isto é, de testemunho ou, mais simplesmente, de informação geral. (ROUSSEAU ; COUTURE, 1998, p. 284).

Aqui no Brasil a definição segue o mesmo modelo das definições

citados pelos autores anteriormente, por exemplo, a definição dada pelo

Dicionário de Terminologia Arquivística que mostra o arquivo como sendo um:

1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. 3. Instalações onde funcionam arquivos(2). 4. móvel destinado à guarda de documentos. (DICIONÁRIO..., 2005, p. 27)

Segundo a lei brasileira 8159/91 que trata sobre os arquivos, dispõe

sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras

providências tem uma definição concisa e ampla abrangendo os diversos tipos

de arquivos:

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Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (BRASIL1, 1991).

Como se percebe há diversas correntes de pensamento a respeito do

conceito de arquivo, mas o que importa é entender que arquivo é um conjunto

de documentos: Unidade que é constituída pela informação e seu suporte.

(CAMARGO ; BELLOTTO.1996). Essa definição abrange diversos conceitos

citados anteriormente e pode ser objeto de estudo de diversas áreas como:

Biblioteconomia, Documentação e Museologia.

O arquivo foi ganhando importância com o tempo, fazendo uma análise

de sua evolução desde as primeiras informações a ser armazenadas, segundo

constam algumas informações o suporte era materiais como pergaminho,

papiros e com a evolução chegou-se ao papel que mais tarde com a invenção

da imprensa de Gutemberg teve uma grande explosão bibliográfica, pois os

documentos começaram a ser produzidos em grandes escalas e com os

adventos das tecnologias, as informações começaram a ser produzidas e

armazenadas em formatos digitais e os arquivos acompanhando essa evolução

não puderam ficar parados e hoje um arquivo que não aplica a tecnologia do

gerenciamento eletrônico de documentos praticamente está parado no tempo.

Arquivo é órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais são reunidos segundo sua origem e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração; que os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos ( em outras palavras, quando cessarem as razões por que foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou a pessoa à qual o arquivo é ligado.(BELLOTTO, 2005 p. 38)

1 Texto não paginado disponível em: http//www.planalto.gov.br/ccivil/leis/L8159.htm

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A principal finalidade do arquivo é garantir o suporte informacional de

documentos a instituição mantenedora e aos usuários da mesma.

Segundo Paes (2005, p. 20), “a principal finalidade dos arquivos é

servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do

conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é

tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua

guarda”

A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente organizados. (PAES, 2005, p. 60).

A classificação dos arquivos depende de qual ótica ele está sendo

estudado, eles podem ser classificados de acordo com sua entidade

mantenedora ou a partir da natureza dos documentos, estágios de sua

evolução ou extensão de sua atuação, classificam-se em: privado, público que

pode ser federal, estadual ou municipal; especial ou especializado; Corrente,

intermediário e permanente; setorial e central.

Arquivo público: " Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.." (BRASIL,1991). Arquivo privado: Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. (BRASIL,1991). Arquivos especiais: Esses arquivos são conhecidos pelo tipo de material que o mesmo armazena: materiais iconográficos, cartográficos, audiovisuais, e pode ser CD, DVD, Micro filme e etc. Merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como

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também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.(PAES, 2007, P. 147). Arquivo especializado: arquivo cujo acervo tem uma ou mais características comuns, como natureza, função ou atividade da entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte ou data dos documentos, entre outras. (DICIONÁRIO, 2005, p. 30)

Esses tipos de arquivos são todos extensão destes, estes são

classificados de acordo com a idade do documento assim caracterizados pela

teoria das três idades: em 1ª idade ou corrente, 2ª idade ou intermediário e de

3ª idade ou permanente, e a extensão dessas idades são classificadas de

acordo como foi mostrado anteriormente sendo levado em consideração a

validade e importância de seus documentos que são tratados nesses arquivos

eles são caracterizados em relação a entidade mantenedora e ao tipo de

material que armazena.

Arquivo corrente: “1.Conjunto de documentos, em

tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua administração. Arquivo(2) responsável pelo arquivo corrente(1).” (DICIONÁRIO..., 2005, p. 29).

Arquivo intermediário: ”1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes(2), com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. 2. Arquivo(2) responsável pelo arquivo intermediário(1). Também chamado pré-arquivo. 3. Depósito(1) de arquivos intermediários.”( DICIONÁRIO..., 2005, p. 32).

Arquivo permanente: “1. Conjunto de documentos

preservados em caráter definitivo em função de seu valor [secundário]. 2. Arquivo(02) responsável pelo arquivo permanente(1). Também chamado arquivo histórico. (DICIONÁRIO..., 2005, p. 34).

Essas fases são muito importantes para a constituição dos arquivos

principalmente a fase corrente porque é nela que os documentos recebem a

classificação e seu primeiro registro, o que vai lhe garantir quanto tempo esse

documento vai permanecer nas fases seguintes e quando poderá ser

eliminado, segundo (CASTRO, 2007, p. 15):

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O Arquivo de uma entidade começa a se formar no protocolo (documentos produzidos ou recebidos), segue seu rumo no Arquivo Corrente, onde são classificados (por assuntos, por funções, estruturas, atividades e até mesmo, por espécies documentais) e avaliados, seguindo a classificação. Continuam em sua peregrinação até o Arquivo Intermediário, criado para aguardar os prazos contidos na Tabela de Temporalidade/ Avaliação, e as recomendações: guardar o documento para sempre – eliminar (no prazo estipulado), guardar só a informação – usando os meios tecnológicos (microfilme, digitalização). E de acordo, ainda com a Tabela de Temporalidade, recolhê-los ao Arquivo Permanente e/ ou Histórico, terminando, assim sua vida gloriosa, fazendo parte do Patrimônio Nacional e da Humanidade.

Essas fases como mostra a autora são de extrema importância, mas

nem sempre é seguida essa ordem, porque também se deve levar em

consideração o porte da organização e a quantidade de documentos,

geralmente tem-se o serviço de protocolo que já faz parte do arquivo corrente e

logo em seguida é levado para um arquivo onde chamam de “arquivo morto”

que pode ser o intermediário ou permanente.

2.1 ARQUIVO CORRENTE

Esse tipo de arquivo é um dos mais importantes e ele recebeu essa

classificação só a partir do século XX, ele é conhecido como arquivo de 1ª

idade é nele onde são feitas as primeiras atividade de destino do documento, a

classificação é feita logo que o documento chega, para saber o local adequado

para sua guarda, e já sabendo a qual classe pertence, pode dar o

encaminhamento correto para o mesmo podendo permanecer ou seguir para o

arquivo intermediário ou permanente.

O arquivo corrente geralmente armazena documentos com valor

primário e é nesse tipo de arquivo onde a procura por documento é muito

grande, por isso que ele deve ficar junto ao serviço de protocolo, pois assim faz

com que agilize o processo de acesso e recuperação da informação.

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Conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, (1996)

arquivo corrente é um conjunto de documentos, em tramitação ou não, que

pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o

produziu, a quem compete a sua administração. (DICIONÁRIO..., 2005, p. 29)

O arquivo corrente também é conhecido como arquivo ativo por ser um

arquivo usado com mais freqüência, os tipos de documentos armazenados

nesse arquivo geralmente é de servidores ou usuários ativos podendo até

passar um período a mais depois que tornar-se semi-ativo, mas este período é

um pouco curto, só enquanto o documento é requisitado com mais freqüência.

Esse arquivo é descrito como: Conjunto de documentos que são

estreitamente vinculados as atividades fins imediatas para as quais foram

produzidos ou recebidos e que, mesmo terminada sua tramitação, se

conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são

consultados

E ainda segundo os franceses, definem que arquivos “[...] Agrupam os

documentos ativos que apresentam um valor primário e que são indispensáveis

à manutenção das atividades cotidianas de uma pessoa física ou jurídica”

(ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 52).

Depois que o documento recebe seu devido tratamento, encerrado o

período de atividade, ele já pode ser, transferido ou recolhido às demais fases,

a transferência é: ”Passagem de documentos do arquivo corrente (2) para o

arquivo intermediário (2). (DICIONÁRIO..., 2005, p. 165) e recolhimento é ”1.

Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes (2), com

competência formalmente estabelecida.” 2. Operação pela qual um conjunto de

documentos passa do arquivo intermediário (2) para o arquivo permanente (2).”

(DICIONÁRIO..., 2005, p. 143). O documento ao sair do arquivo corrente para o

intermediário recebe o nome de transferência e ao sair desse para o

permanente recebe o nome de recolhimento.

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2.2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

É nesse tipo onde são armazenados documentos de uso não mais

correntes, mas que por algum motivo pode ser requisitado até igual ao de uso

corrente esses documentos ainda tem valor administrativo e sua destinação

final é de responsabilidade da tabela de temporalidade documental que é quem

vai determinar seu recolhimento ao arquivo permanente ou sua eliminação.

O documento só deve ser transferido ao arquivo de 2ª idade após ter

passado por uma avaliação no arquivo de 1ª idade, pois caso não seja feita

uma boa seleção dos documentos pode prejudicar o funcionamento do arquivo,

muitas vezes causando o que chamamos de “arquivo inchado” há uma grande

quantidade de documentos armazenados, o que poderia ser bem menor e não

é porque os documentos não são bem selecionados antes de serem

transferidos ou recolhidos.

Esse arquivo também é conhecido como semi-ativo porque os

documentos estão passando da atividade para inatividade, o arquivo ainda é

técnico e só ao passar para a fase seguinte passa ser conhecido como arquivo

permanente, arquivo para cientistas ou arquivo histórico.

A segunda idade, é a fase dos arquivos intermediários ou semi-ativo, são arquivos que guardam os documentos em depósitos de armazenamento temporário, que neles aguardam sua destinação final, apresentando pouca freqüência de uso pela administração, sendo nesta fase que os documentos serão submetidos a tabela de temporalidade, que determinam o prazo de vida dos documentos. (PAZ et al. 2004, p. 94).

Nessa fase os documentos ainda recebem o que os profissionais da

área da arquivologia chamam de tratamento técnico, deve-se ter a tabela de

temporalidade documental (TTD), para que o profissional responsável por essa

fase possa dar ao documento o tratamento adequado.

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Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que o receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório” (PAES, 2005, p. 21-22)

A autora sugere que o arquivo intermediário não tem necessidade de

ficar próximo aos funcionários que atendem diretamente ao público ou próximo

aos usuários, pois a freqüência em que os documentos são solicitados é bem

pequena, e interessante, chamou até de ‘limbo’ ou ‘purgatório’ essas palavras

citadas é em relação ao tempo que os documentos ficam nessa fase

intermediária aguardando sua destinação final, é um momento transitório, esse

também é conhecido na Inglaterra.

2.3 ARQUIVO PERMANENTE

Esse arquivo como é conhecido de terceira idade, armazena os

documentos que já perderam seu valor administrativo, mas que ainda tem

importância, seja histórico ou para futuras provas ou mesmo informativo sobre

fatos corridos, nele os documentos são armazenados para sempre, pelo menos

é o que teoria arquivística recomenda.

Os documentos que venham a ser recolhidos ao arquivo permanente: é

importante que tenham recebido o devido tratamento legal, passando pelo

processo de seleção e avaliação, aplicando-se a tabela de temporalidade

documental, para que não aconteça o que é comum nas instituições públicas,

acúmulo exorbitante de documentos sem valor algum só ocupando espaço,

fazendo com que o arquivo fique “inchado” dificultando o trabalho dos

profissionais que trabalham nessa unidade documental.

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De acordo com A lei 8159/91 – “Consideram-se permanentes os

conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que

devem ser definitivamente preservados.” (BRASIL, 1991).

Segundo Bellotto (2005) Um arquivo permanente constitui-se de

documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelos vários órgãos da

administração pública ou privada.

Um documento é histórico quando, passada a fase ligada à razão pela

qual foi criado (testemunho), atinge a da sua utilização pela pesquisa histórica

(testemunho). É útil para a administração e a historiografia, no sentido mais

crítico e científico, e não no de “deleite cultural”.

Como mostra o trecho anteriormente o documento para chegar essa

fase deve ser bastante importante, pois já de ter percorrido as fases anteriores

e só chegando a esta quando atingir em média 25 anos e só então podendo

ser armazenado de forma definitiva, mostrando seu valor administrativo/valor

histórico que sirva de subsídio para pesquisa, comprovação etc.

Para Rieger (apud BELLOTTO 2005, p.118-119). São documentos de

valor secundário a ser armazenado no arquivo permanente,

1. Os que continuam a apresentar valor administrativo, jurídico, financeiro para administração de origem ou para administração de origem ou para outras administrações, depois de ter perdido seu valor primário para as operações correntes.

2. Os que podem ter valor para proteção dos direitos cívicos, jurídicos e de propriedade de certos cidadãos ou de toda a população; trata-se de um valor ligado aos direitos individuais.

3. Os que possuem valor de testemunho ou de “documentação funcional”, isto é, refletem a evolução histórica da administração de origem, dos poderes e funções que lhes são atribuídos por lei e pelos regulamentos, de sua estrutura, de seus programas, de sua política, de seus métodos, de suas decisões e de suas operações mais importantes.

4. Os que tenham valor de informação, isto é, que aportem uma contribuição importante para a pesquisa e para os estudos no domínio do conhecimento, qualquer que seja. Nesse caso o processo de avaliação deve acusar o valor potencial que os papéis apresentam para o trabalho de historiadores, especialistas em ciências políticas,

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economistas, sociólogos, estatísticos e mesmo, eventualmente, especialistas de outras disciplinas.

Com base nessas informações, pode-se perceber que para avaliar esta

última é preciso habilidades específica como a information literacy ,ou seja,

competência em informação e especificamente em arquivologia, pois as

informações citadas não são casos concretos como às anteriores de fácil

assimilação pois tratam de casos específicos.

Segundo Paes (2007), Arquivo de terceira idade ou permanente, é

constituído de documento que perdeu seu valor de natureza administrativa, que

se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem

os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos

propriamente ditos.

Claro sabe-se que o arquivo permanente tem característica de

perenidade, mas cada arquivo tem sua função e para que esse arquivo tenha

seu funcionamento sem muitos problemas é muito importante que os arquivos

das fases anteriores tenham feito o trabalho corretamente inerente a cada um.

Um arquivo permanente bem organizado e com profissionais

qualificados para tratar a documentação é de fundamental importância em uma

entidade seja ela pública ou privada, e vale salientar que é um organismo vivo

que dar subsídios necessários as necessidades informacionais.

E de acordo com o Art.10 da Lei 8159/91 “Os documentos de valor

permanente são inalienáveis e imprescritíveis.” Ou seja, o direito aos

documentos é um direito de todos e jamais pode ser transferidos e que também

não prescreve.

No próximo capítulo será abordado o que seja gestão documental, para

se entender melhor as atividades que são desenvolvidas em um arquivo.

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3 GESTÃO DOCUMENTAL

Com a evolução da escrita e o grande feito da imprensa de Gutemberg

começou a produção de informação em grande escala e posteriormente com

advento das tecnologias da informação fenômeno esse que aconteceu

posterior a Segunda Guerra Mundial, primeiro com os militares de forma

estratégica e logo em seguida com toda a sociedade.

O número de produção de documentos cresceu de forma exponencial

e com isso, tem surgido uma preocupação por parte dos profissionais da

informação e documentação, o que e como fazer, para garantir o

armazenamento e a recuperação da informação de forma eficiente e eficaz.

Paes (2007) afirma que:

Em meados do século XIX, principalmente a partir da II Guerra Mundial, em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade, a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização da instituições, as quais se viram forçadas a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. (PAES, 2007 p. 53).

A gestão documental surgiu com essa necessidade, para resolver um

dos problemas que é a gestão da grande produção de documentos, segundo a

Lei 8159/91 sobre a gestão documental , define-se como sendo: “[...] conjunto

de procedimentos e operações referentes à produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua

eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” (BRASIL, 1991).

De acordo Jardim citando a legislação americana define gestão de

documentos como:

25

O planejamento, o controle, a direção, a organização, a capacitação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação, incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes, informes, documentos informáticos, microformas, recuperação de informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos e materiais, maquinas reprográficas, técnicas de automação e elaboração de dados, preservação de centros de arquivamentos intermediários ou outras instalações para armazenagem. (LEGISLAÇÃO NORTE AMERICANA apud JARDIM, 1987, p. 35)

Como mostrado, Jardim confirma que a gestão documental envolve as

características básicas da administração como planejamento, controle, direção,

e a organização de atividades que aplicadas a gestão documental, isso

contribui para uma eficiente e eficaz forma de tratar os documentos, desde a

sua criação a sua destinação final.

Segundo Rodrigues (2007) As mudanças ocorridas, começaram

primeiramente nos Estados Unidos e Canadá, e isso fez sentir na arquivística

pelo enunciado de uma nova concepção de arquivo, fundamentada na Teoria

das Três Idades, princípio pelo qual os documentos passam por fases

estabelecidas de acordo com sua vigência administrativa e freqüência de

consulta: idade corrente, intermediária e permanente ou histórica.

O desenvolvimento dos programas de gestão de documentos pelos arquivos nacionais daqueles países conferiu às instituições arquivísticas uma nova feição, a de órgão de apoio à administração. Inspirada na prática americana do record management, passam a ser aplicados os princípios de economia e eficácia no campo dos arquivos, “segundo o qual a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível” . (JARDIM apud RODRIGUES, 2007?, p. 3).

Como foi descrito, devido a produção de documentos em massa, e a

necessidade de informação em curto tempo, isso fez com que órgãos

responsáveis pelos setores de documentação e informação elaborassem uma

26

forma para resolver organizar e sistematizar a grande produção de

documentos. Rodrigues conceitua gestão documental como:

A gestão documental se caracteriza como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivísticos durante todo o ciclo de que incide sobre todo o seu ciclo de vida, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e segunda idade, ou seja, no corrente e intermediária. A partir da identificação das características que apresenta a tipologia documental, são definidas as regras para sua formatação e utilização, tramitação, avaliação e classificação. (RODRIGUES, 2007?, p. 6).

Antes a preocupação era em produzir informação, hoje à preocupação

é como controlar essa produção e como tratar a informação com qualidade, e

como preservá-la de maneira que atenda ao objetivo principal para a qual foi

criada.

A gestão documental tem evoluído e acompanhado o crescimento da

massa documental, os arquivos tem-se dividido para especializar-se em um

tipo específico de informação, uma forma que deu bastante resultado foi a

caracterização dos arquivos em três fases: corrente, intermediária e

permanente isso facilitou a gestão documental nas entidades, pois os

documentos foram divididos de acordo com o seu uso e sua função, a criação

da tabela de temporalidade documental foi de fundamental importância para a

gestão documental nessas fases.

Para ter-se uma idéia dos tipos de documentos que são tratados na

gestão documental é de extrema importância mostrar suas diferentes formas,

suportes, gêneros, espécies e tipos e isso Gonçalves mostra muito bem:

27

DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS

DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS

Suporte

Material sobre o qual as Informações são registradas.

Fita magnética, filme de nitrato, papel.

Forma

Estágio de preparação e de Transmissão de documentos.

Original, cópia, minuta, rascunho.

Formato

Configuração física de um suporte, de acordo com natureza e o modo como foi confeccionado.

Caderno, cartaz, dispositivo, folha, livro, mapa, planta rolo de filme.

Gênero

Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.

Documentação audiovisual, Documentação fonográfica, documentação iconográfica, documentação textual.

Espécie

Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Boletim, certidão, declaração, relatório.

Tipo

“Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”.

Boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento, certidão de óbito, declaração de bens, declaração de imposto de renda, relatório de atividades, relatório de fiscalização.

Quadro 1– Elementos característicos dos documentos Fonte: Gonçalves, 1998, p. 18-19.

Como mostra o autor são diversos os tipos de documentos que são

produzidos e armazenados nos arquivos, e são esses tipos de documentos que

caracterizam o arquivo diferenciando um do outro.

E ainda segundo Schenkel (2003), os documentos apresentam

algumas propriedades.

28

PROPRIEDADES CARACTERÍSTICAS

Autenticidade

Propriedade relacionada ao processo de criação, manutenção e custódia dos documentos, sendo resultado de rotinas processuais como cumprimento de determinada função e/ou atividade, sendo autênticos na medida em que são criados e conservados, comprovadamente, de acordo com procedimentos regulares e pré-determinados. Ruiz (1999) aponta o problema dos novos suportes documentais que não tem valor probatório reconhecido nos Tribunais de Justiça.

Organicidade

Os registros arquivísticos são acumulados de forma natural, contínua e progressiva nas organizações, em função de suas atividades-fim, denotando sua estrutura administrativa. Para Duranti (1994) esta propriedade é denominada Naturalidade.

inter-relacionamento

Entre os documentos estabelece-se um vínculo no decorrer das transações nas quais foram criados, tais elos pode ocorrer tanto no momento da sua produção quanto no seu recebimento.

Unicidade

O documento é único dentro da estrutura documental onde está inserido, mesmo no caso de cópia elas são únicas no contexto onde se encontram.

Imparcialidade

Intrinsecamente existe “uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que se manifestam e para cuja realização contribuem”, Duranti (1994).

Quadro 2 - Propriedades dos Documentos Fonte: Duranti (1994); Ruiz (1999). Adaptado por Schenkel (2003).

A autora Ohira (2003) apresenta os principais instrumentos da gestão

documental e mostra também seus principais objetivos, descrito no quadro

abaixo.

29

INSTRUMENTOS OBJETIVO

Glossário de espécies e tipos documentais

Instrumento auxiliar para a identificação dos documentos abrangidos pelo sistema de arquivo, instruindo para que se utilize à espécie adequada para cada ato e para que possa reconhecer esse ato em toda a organização.

Tabela de Temporalidade

Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.

Plano de Classificação

Instrumento para organizar os documentos e para ajudar a localizar a informação. Esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação.

Normas

Norma ISAD(G) - International General Standard Archive Description, de descrição arquivística, tomada como ponto de partida para derivar representações para documentos. Normas da ABNT específicas para a área de arquivos - NBR. 9578: Arquivos e NBR 10519: Critérios de avaliação de documentos de arquivo

Instrumentos de Pesquisa

Instrumentos criados a partir da representação das informações arquivísticas como catálogos, guias, índices, inventários, e outros, com a finalidade de facilitar a pesquisa, a recuperação e o acesso às informações e documentos.

Dispositivos constitucionais e

legais

Apoiados na legislação específica em âmbito institucional, estadual e federal, visando à segurança dos documentos arquivísticos

Manuais técnicos

Orientam os servidores que trabalham nesse setor, visando a operacionalização do sistema.

Quadro 3 – Instrumentos para Gestão de Documentos Fonte: Ohira (2003)

Com a criação desses instrumentos a gestão documental tem ficado

mais prática precisando apenas de profissionais habilitados a realizarem as

tarefas, o glossário ajuda na identificação dos termos, a tabela de

temporalidade documental a vida e destino final do documento, o plano de

classificação ajuda saber em qual classe de assunto pertence o documento, as

30

normas padronizam a gestão, os instrumentos de pesquisa servem para

levantar dados para poder implantar um planejamento estratégico, os

dispositivos constitucionais para dar o embasamento jurídico e os manuais

técnicos ajudam na orientação de funcionamento do sistema, tudo isso é o que

compõe a gestão documental.

Uma faceta que surgiu com a gestão documental foi o GED-

gerenciamento eletrônico de documentos que pode ser chamado de gestão

documental no meio eletrônico, como já foi citado antes a informação está

crescendo de forma exponencial, isso devido ao advento das TICs que são as

tecnologias de informação e comunicação e principalmente ao advento da

internet e isso fez com que os profissionais se adequassem a esse novo

formato de armazenamento da informação que é o documento em formato

digital.

O GED – gerenciamento eletrônico de documentos será analisado no

próximo capítulo.

31

4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS-GED

A sociedade tem uma grande necessidade de informação e como

conseqüência produz muitos documentos.

Estudos feitos sobre essa quantidade têm mostrado que em pouco

tempo tende a dobrar, o que no passado demorava séculos, hoje duplica em

década, por enquanto, porque a tendência é que a produção de informação

cresça cada vez mais principalmente no meio eletrônico e para solucionar esta

produção de informação descontrolada surgiu o Gerenciamento Eletrônico de

Documentos- GED.

O conceito de GED é uma espécie metamorfose. Isso devido às muitas

tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte. A evolução do GED

confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava

basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um

escâner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive

em rede.

O GED - é um conjunto de tecnologias que permitem gerenciar a

informação documental durante o seu ciclo de vida. O GED "armazena, localiza

e recupera informações existentes em documentos e dados eletrônicos"

(BALDAM et al. 2002, p. 32).

“O GED visa gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua

criação até o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar

registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases da vida”

(KOCH, 1998, p. 23).

Para esse mesmo autor, o GED deve gerenciar a informação desde o

princípio até o seu arquivamento final, para ter-se um bom funcionamento é

necessário que esteja presente em todas as fases do ciclo de vida documental.

Ele visa uma maneira eficiente e eficaz de gerenciar a informação documental

digital e como é de praxe a migração da informação tradicional para esse meio,

é uma maneira rápida e satisfatória de acesso e busca da informação em

32

tempo real. Segundo Gartner Group (apud BALDAM, 1998, p. 32). “GED é a

tecnologia que prevê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar

informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o

seu ‘ciclo de vida’.”

Essa ferramenta tanto trabalha diretamente com a gestão de

documento no meio eletrônico como pode utilizar-se das tecnologias que estão

à disposição para auxiliar em um eficiente trabalho, seja na captura ou

migração de informação para o meio eletrônico.

A entidade que adquire um bom programa GED, não quer dizer que vai

resolver todos os problemas de má gestão documental em meios físicos,

primeiro tem que haver uma boa gestão nesses meios para implementar o

GED, deve seguir os passos como sugere Lopes (1993, p. 119):

Para a implantação do GED, deve-se primeiramente criar infra-estrutura necessária a sua implantação: cabeamento do prédio, aquisição de servidor, computadores para todos os usuários, interligação dos equipamentos em rede, aquisição e instalação de software. Alem de fazer necessário os procedimentos de recebimento, indexação, tramitação, arquivamento dos documentos e finalmente o treinamento do usuário.

Gerenciar documentos no formato eletrônico é uma solução que traz

resultados muitos bons para a entidade, como redução de espaço físico, alta

velocidade e precisão na localização de documentos, controle documental,

maior agilidade nas transações entre órgãos e setores público ou privado,

minimização de perda e extravio de documentos entre outros.

Estas vantagens tornam-se fundamentais à medida que as entidades

tende a expandir. A tecnologia GED leva a informação certa à pessoa certa no

momento certo.

O GED tem tornado-se de fundamental importância para os arquivos,

seja ele público ou privado. O Centro Nacional de Desenvolvimento do

Gerenciamento da Informação (BALDAM, 2002, p. 22) define GED como: “a

33

somatória de todas as tecnologias e produtos que visam gerenciar informações

de forma eletrônica.”

Conforme mostra o trecho anteriormente, GED se caracteriza como um

conjunto de tecnologias especializadas em gerir documentos eletrônicos, e

nesse sentido Koch (1998, p. 31-42) mostra as principais ferramentas que

estavam disponíveis naquele ano que eram:

Gerenciamento de documentos (document management) – produtos voltados ao gerenciamento do ciclo de criação/revisão dos documentos, onde dados do tipo número da versão/ revisão, data de criação, autor, data de expiração, etc. Ou seja, o tipo de informação aqui é mais dinâmica, pois está em constante processo de alteração. Os produtos de document management não gerenciam obrigatoriamente imagens, já que estas são somente um tipo de documento. Gerenciam arquivos oriundos de editores de texto, planilhas e outras formas de documento.

Imagem (document imaging)- produtos que armazenam

imagens de documentos em estruturas pré-definidas de índices. Boa parte dos produtos reproduzem estruturas do tipo pasta/subpasta/documento.[...] O foco dos produtos de document imaging é o gerenciamento de documentos estáticos, pois ninguém processa e arquiva documentos que não estejam concluídos.

Integração com sistemas de processamento de dados

(imaging enable)- normalmente são bibliotecas de sub-rotinas de produtos de document imaging que podem ser integradas em programas tradicionais de processamento de dados, permitindo o acesso a função de imagem (imaging) a partir destes.

EDM (Engineering Document Management)- produtos

voltados ao gerenciamento de documentos técnicos.(...)Os produtos de EDM possuem recursos para gerenciar tanto arquivos de imagem(raster) como arquivos CAD (vector). Este tipo de produto é normalmente utilizado para o gerenciamento de documentos técnicos como plantas de engenharia, manuais e listas de materiais.

OCR (Optical Character Recognition) e ICR (intelligent

character recognition) São ferramentas utilizadas para obter dados processáveis por sistemas de processamento de dados a partir de imagens. Para conversão de caracteres gerados de forma mecânica (datilografada,

34

impressa) utiliza-se o OCR e para conversão de caracteres gerados de forma manuscrita utiliza-se o ICR.

Full Text Retrieval- recursos para recuperar documentos a

partir de qualquer palavra do conteúdo destes (texto).Para tanto, os documentos são digitalizados e submetidos a um processo de OCR para a extração de seu conteúdo e criação da base de índices.

COLD ( Computer Output to Laser Disk ou Computer

On-Line Data)- gerenciamento de relatórios oriundos de sistemas de processamento de dados. Este tipo de ferramenta armazena arquivos com relatórios em forma de dados, permitindo a recuperação por diversos índices e a sua apresentação nas diversas formas: servidor de fax, monitor, impressora etc.

Workflow de produção- produtos voltados ao

gerenciamento de fluxos de trabalho e à integração de ferramentas em processos estruturados. Como principais diferencias em relação aos produtos de “workflow ad-hoc”, os de produção possuem interface gráfica para o desenho de fluxo e mecanismos de controle do processo bem mais sofisticados.

Workflow ad-hoc- produtos voltados ao roteamento de

informações em processos não estruturados. Não possuem interface gráfica para a fluxogramação de processos (não é possível fluxogramar processos não estruturados). Produtos de workflow ad-hoc são basicamente utilizados para gerar infra-estrutura de comunicação e integração de ferramental de automação de escritórios.

Produtos integrados- como no mundo real possuímos o

canivete suíço integrando mais de uma ferramenta em uma peça única, a mesma coisa ocorre neste mercado.

No mercado existem diversas ferramentas que integram o GED, basta

apenas ver a real necessidade de seu arquivo para só assim implementá-la de

maneira correta, pois o gasto é alto mais o resultado é surpreendente. A autora

Castro (2007) mostra os principais benefícios do gerenciamento eletrônico de

documentos:

Uma perfeita visão das atividades da empresa permite que seus executivos encontrem novas oportunidades de negócios ou aperfeiçoem processos já existentes;

35

Capturar documentos num sistema de arquivamento da empresa significa que podem ser encontrados prontamente quando requisitados e pode ser identificada a versão oficial de um documento quando existem várias versões.

Documentos preservam a história do órgão e constituem a memória da instituição. Informação sobre decisões e atividades anteriores podem melhorar a qualidade do serviço.

O acesso imediato a informação permite executivos tomem decisões rápidas e desenvolvam melhor seus negócios;

Um controle perfeito da informação, permite redução de custos através do estabelecimento dos prazos de destinação de documentos. Por outro lado, documentos de vital importância são preservados pelo tempo necessário.

O acesso a documentos frágeis e sigilosos pode ser restrito a pessoal autorizado. (CASTRO, 2007, p. 72-73):

O GED traz bastante benefícios, e principalmente na hora de tomar

decisões certas, baseadas em informações precisas, em espaços de tempo

cada vez mais curtos, bem como atingir metas determinadas em seu plano

estratégico, os arquivos estão reavaliando questões referentes à administração

documental e dando ênfase gerenciamento eletrônico, pois há uma grande

diminuição do espaço pelos documentos e a busca da informação é sem

duvida muito mais rápida e precisa.

36

5 GESTÃO DOCUMENTAL: EXPERIENCIA NO DAE/PROGRAD/ UFRN

A Universidade do Rio Grande do Norte foi fundada no ano de 1958,

com origem nas faculdades já existentes: Farmácia e Odontologia, Direito,

Medicina, Filosofia, Ciências, Letras e Engenharia.

Somente após dois anos, com a Lei n° 3.849, aconteceu a

federalização e atual denominação: Universidade Federal do Rio Grande do

Norte (UFRN).

A partir de 1968, com a reforma universitária do Brasil, a UFRN passou

por um processo de reestruturação que marcou o fim das faculdades e a

consolidação da estrutura: o agrupamento de diversos departamentos,

organizando-se em centros acadêmicos.

Ainda nos anos 70, teve início à construção do Campus Central e no

fim dessa mesma década, iniciaram-se os primeiros cursos lato sensu e stricto

sensu.

Atualmente, a pós-graduação na UFRN é desenvolvida através de

cursos de especialização, residência médica e cursos de mestrado e

doutorado, que são oferecidos pelos departamentos acadêmicos. Enfim, a

priorização da capacitação do corpo docente é uma meta que visa toda a

organização e expansão do ensino na UFRN.

Com a reestruturação das universidades públicas, denominada de

programa REUNI, os cursos de graduação tiveram grande impulso, os

existentes passaram por reavaliação, através de projetos pedagógicos e

criação de diferentes cursos, para atender a demanda de mercado. Com todo

este esforço, a Pró – Reitoria de Graduação necessitou passar por

adequações.

A Pró-Reitoria de Graduação – antes chamada de Pró-Reitoria de

Assuntos Acadêmicos – tem como objetivo regimental a supervisão e

37

coordenação do ensino de graduação na UFRN, além de fomentar atividades

relacionadas a essa área.

Na estrutura da PROGRAD estão contidos:

Departamento de Administração Escolar – DAE – que se

responsabiliza por toda a parte dos registros acadêmicos dos alunos da UFRN,

desde seu cadastro inicial até os registros de colação de grau, passando por

registros de matrícula em disciplina, notas, freqüência e integralização

curricular. Para isso o DAE utiliza um sistema informatizado conhecido como

SIGAA.

Coordenação Didático-Pedagógica – responsável por manter

atualizado os registros curriculares, promover estudos e análises sobre os

projetos pedagógicos dos diversos cursos, promover avaliação dos cursos e

disciplinas. Esse setor é ainda responsável pelo Programa de Monitoria da

UFRN.

Fonte: Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Pro-Reitoria de Graduação. http://www.prograd.ufrn.br/conteudo/sobre/organograma.htm

38

Legenda: PROGRAD – Pró-Reitoria de Graduação

CDP – Coordenação Didático-Pedagógica DAE – Departamento de Administração Escolar SEC – Secretaria DRED – Divisão de Registros e Expedição de Diplomas-Documentos DAC – Divisão de Admissão e Cadastro DCA – Divisão de Controle Acadêmico

Para que o arquivo tenha um armazenamento adequado e uma busca

de documentos eficiente gerados por esta Pró-Reitoria, de alunos egressos e

os ativos, foi construído um prédio próprio para esta finalidade.

Porém, havia a necessidade de realizar procedimentos inerentes a

gestão documental desta Pró-Reitoria. Houve então a disponibilização de

estágio para aluno do Curso de Biblioteconomia que pudesse colocar em

prática a teoria vista na disciplina Organização de Arquivos, o autor

responsável por esta pesquisa vislumbrou esta oportunidade e submeteu-se a

seleção deste estágio.

Iniciaram-se então os procedimentos para que se pudessem recuperar

as informações contidas nos documentos dos discentes, de maneira tal que a

recuperação fosse ágil.

O estagiário do Curso de Biblioteconomia juntamente com os

funcionários do DAE – Departamento de Administração Escolar deu início,

primeiramente nos documentos que havia se acumulado, sem que houvesse

anteriormente uma avaliação da documentação existente.

5.1 ATIVIDADES REALIZADAS NO ARQUIVO DO DAE ATÉ A MUDANÇA

PARA O ARQUIVO NOVO

Calderon et al. (2004) em artigo publicado em 2004 e recuperado em

site da Scielo em 2009, destaca que a UNESCO define gestão de documentos

39

como uma parte do processo administrativo relacionado com a aplicação de

princípios de economia e eficácia tanto na iniciação, acompanhamento e uso

dos documentos, quanto em sua eliminação.

Na prática, a gestão de documentos pode representar o

desenvolvimento das seguintes tarefas:

Estudo da tipologia documental, seu valor, vigência, classe e

qualidade de sua informação;

Normalização de documentos para simplificação de etapas

administrativas, inclusive as repetitivas, e de formulários para remessa e

estatísticas (investigação, empréstimos);

Informatização de processos de tramitação documental;

Coordenação e colaboração entre organismos produtores e arquivo;

Regulamentação das transferências que possibilitam a reclamação

dos produtores em caso de não se fazerem as remessas nos prazos

estabelecidos;

Estudo da classificação em cada caso, materializada na adoção de

um quadro, resultado de um organograma estabelecido;

Eleição da ordenação mais adequada, segundo as séries, nas

organizações e em áreas de uma informação mais efetiva e rápida;

Estudo dos descartes e suas listas, com o conseqüente

estabelecimento de acordos para evitar a remessa de séries descartáveis aos

arquivos centrais;

Incorporação de fundos e manutenção da informação atualizada;

Preparação de informações mediante a solicitação para o estudo de

qualquer tema ou preparar qualquer projeto;

Elaboração de índices e de tesauros;

40

Planejamento para informatização

Partindo então destes ensinamentos contido em documento da

UNESCO, foram realizados os seguintes procedimentos:

Seleção e organização dos processos;

Descarte de processos duplicadas ou com cópias,

Classificação por Centro Acadêmico;

Em cada Centro Acadêmico foi classificado por Área do

conhecimento e por curso de acordo com os assuntos ex: retificação de notas,

trancamento de curso, prorrogação de prazo etc.

Os documentos estavam armazenados de forma inadequada, e o

espaço era pequeno, os funcionários que estavam lotados não tinham tanta

preocupação como um profissional da área e logo com a contratação do

estagiário do Curso de Biblioteconomia foi feita uma avaliação e descartado

muito material que estava sem valor legal e desnecessário, os processos

estavam armazenados em amontoado e logo foi classificado por assunto e

armazenados em seus devidos lugares e aguardando apenas a abertura de

pastas.

Os arquivos deslizantes que se encontravam no arquivo antigo já não

estavam em bom estado de conservação, pois já se encontravam com

ferrugem, e o manuseio estava sendo realizado com dificuldades, pois os

trilhos já estavam sem funcionar, dificultando assim o manuseio e acesso aos

documentos dos alunos e sem contar que os arquivos deslizantes não

suportavam a quantidade de pasta de alunos, pois a quantidade de

documentos produzidos era bem superior à suportada pelos arquivos e devido

a isso, eram armazenados documentos em estantes até fora do arquivo como

na sala de reunião da Câmara de Graduação, e isso dificultava bastante a

localização de processos de alunos.

Natal por ser uma cidade litorânea, cercada de praias é muito úmida e

isso prejudica demais os documentos, independente do suporte, seja ele

eletrônico ou convencional, o arquivo não tinha um sistema para retirar a

41

umidade e até os condicionadores de ar que diminuem a umidade já estavam

com defeitos, fazendo assim com que os documentos se deteriorassem com

mais rapidez, a construção de um arquivo novo foi uma maneira de resolver o

problema de espaço, e de armazenamento de documentos, foi uma alternativa

boa, mas logo ficará com pouco espaço pois o número de alunos que saem é

inferior a quantidade que entra e isso faz com os documentos permaneçam

mais tempo no arquivo do DAE.

Foram feitas diversas reuniões para explicar a importância dos

documentos armazenados no arquivo e foi enfatizando a importância de

armazená-los em lugares corretos para facilitar a localização.

Inclusive na porta de entrada do arquivo constava uma tabela de

sinalização explicando onde armazenar os documentos, e nessas reuniões foi

definido como seria feito a transferência e as mudanças referente ao sistema

de organização do arquivo, antes era organizado da esquerda para direita e da

direita para esquerda em cada vagão do arquivo deslizante e isso dificultava o

remanejamento, no arquivo novo por sugestão do estagiário seria feito da

esquerda para a direita, de cima para baixo do começo ao fim em forma de “S”

facilitando assim possíveis mudanças.

O recolhimento ao arquivo central partindo do arquivo do DAE, com a

contratação do estagiário do Curso de Biblioteconomia, de início foi feita uma

padronização dos documentos a serem enviados, pois antes enviavam os

documentos sem estar bem identificados o que dificultava muito a localização

dos documentos, para ter-se uma idéia passava-se mais de dias para se

localizar um processo, geralmente só um dos funcionários que ali trabalha há

quase duas décadas era quem conseguia encontrar documentos, porque já

conhecia o arquivo.

Foi feito então um modelo de padronização e identificação dos

materiais a ser enviados: classificados por centros acadêmicos, curso, ano de

conclusão do curso e lista dos alunos concluintes com seu devido envelope e

seus processos dentro.

42

Após toda esta etapa do trabalho realizado com a massa documental,

foi feita a transferência para o arquivo novo por etapas, primeiro foi levado os

cursos de humanística I depois humanística II e assim sucessivamente.

Essas mudanças possibilitam que os documentos sejam localizados de

forma rápida e precisa, isso confirma que é de extrema importância ter-se um

profissional da informação em um arquivo, pois irá fazer com que se tenha uma

gestão de qualidade.

43

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Pode-se concluir após pesquisa realizada que o arquivo é de

fundamental importância em uma instituição e que é preciso mantê-lo

organizado e com um bom plano de gestão documental para que possa

atender a demanda documental, tanto interna como externa e que é de

fundamental importância a inserção nos arquivos do gerenciamento eletrônico

de documentos, para diminuir a massa documental e ganhar espaço, agilizar

os processos, economizar tempo e facilitar as tomadas de decisão

A gestão documental é de extrema importância em um arquivo e se

tratando do arquivo do DAE, é notória a necessidade de ter-se um plano de

gestão documental bem definida, pois é uma unidade informacional que dar

subsídio a uma instituição que está em expansão.

Após concluir o processo de transferência percebeu-se que o novo

arquivo ainda é pequeno, pois a massa documental é muito grande e como foi

citado anteriormente a UFRN encontra-se em um processo de expansão e para

acompanhar esse crescimento é de extrema importância o arquivo acompanhar

também esse crescimento, e para isso é necessário que seja ampliado o

espaço do arquivo e que se adquira um novo arquivo deslizante e que seja

implementado um plano de automação fazendo uso das Tecnologias de

Informação e Comunicação- TICs.

Uma das alternativas para resolver o problema com excesso de

documentos, é o uso adequado do GED- gerenciamento eletrônico de

documentos, que o DAE pode até fazer o aproveitamento do SIGAA, por ser

um sistema que proporciona uma integração de todos os setores de uma

instituição.

Compreender que para fazer uma boa gestão é imprescindível a

presença de um profissional da informação qualificado como o bibliotecário que

tem o domínio da competência em informação e tem conhecimento suficiente

44

para realizar um trabalho de qualidade que realmente atenda as necessidades

informacionais da instituição e de seus usuários.

45

REFERÊNCIAS ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 9578: arquivos. Rio de Janeiro, 1986. ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES. Manual de arranjo e descrição de arquivos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional,1975. BALDAM, Roquemar et al. GED: gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: Érica, 2002. BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo: T.A. Queiroz, 1991. BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 3. ed. Rio de Janeiro: Ed. da FGV, 2005. BRASIL. Presidência da República, Casa Civil. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Disponível em: <http//www.planalto.gov.br/ccivil/leis/L8159.htm>. Acesso em: 10 Jun. 2009. CALDERON, Wilmara Rodrigues et al. O processo de gestão documental e da informação arquivística no ambiente universitário. Ciência da Informação, Brasília, v.33 n.3 set./dez. 2004. Disponível em:<http://www.scielo.br/scielo> Acesso em: 22 Ago. 2009. CAMARGO, Ana Maria de ; BELLOTTO, Heloísa L. (coords.). Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros- Núcleo Regional de São Paulo, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. CASTRO, Ástrea de Moraes et al. Arquivos: físicos e digitais. Brasília: Thesaurus, 2007. CENADEM. Jornal do GED: gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo, v. 13, n.82, Set/Out. 2007 DICIONÁRIO brasileiro de termnologia arquivística. 51. Ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

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