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Universidad Mayor Real y Pontificia de San Francisco Xavier de Chuquisaca

Facultad de Contaduría Pública y Ciencias Financieras

Centro de estudios de posgrado e investigación

Evaluación de los procedimientos del sistema de tesorería de la unidad de coordinación del

Programa de servicios agropecuarios y actualización del manual

Tesis en opción al grado académico de

Magíster en auditoria

Mención control de gestión

Patricia Irene Maceda Maldonado

Sucre-Bolivia

2006

2

Resumen

En el presente trabajo se efectúa la evaluación del manual de procedimientos de Tesorería de la

Unidad de Coordinación del Programa de Servicios Agropecuarios, con el fin de realizar su

actualización, para contar con los lineamientos adecuados para el mejor desempeño de las funciones

asignadas y permitir normar la ejecución de las operaciones relacionadas con el manejo de recursos

financieros asignados a la UCPSA.

Se parte de un marco teórico en el que los principales elementos son la Ley 1178, que regula

los Sistemas de Administración y de Control de los recursos del Estado y su relación con los

sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública; los manuales de procedimientos de todas

las instituciones del Sector público deben ser elaborados en función a los objetivos de control de la

ley 1178. En este sentido, fue creado el Sistema Integrado de Gestión y Modernización (SIGMA),

con el fin de generar información financiera útil, oportuna y confiable para uso del Ministerio de

Hacienda y gestión de recursos, en un marco de absoluta transparencia

El enfoque de la investigación es cualitativo, principalmente porque el investigador está

involucrado con el sistema que se estudia. Asimismo, se ha utilizado la Investigación-Acción,

puesto que de la práctica misma se generan nuevos conocimientos. También el análisis crítico y

objetivo más la investigación participativa, descriptiva y reflexiva, puesto que se efectuó la

evaluación de los procedimientos del manual de tesorería tal y como aparecen en el presente..

Por último, sobre la base de todo lo expuesto, se han arribado a determinadas conclusiones

entre las cuales encontramos las que hacen al objeto del problema y su estudio; Finalmente, se

recomiendan algunas tareas que deberían realizarse para dar cumplimiento al Reglamento

específico Tesorería y poder realizar la actualización del Manual de procedimientos del sistema de

Tesorería de la UCPSA, para coadyuvar a un mejor funcionamiento.

Palabras clave: SIGMA, evaluación de riesgo, tesorería gubernamental, administración de

recursos, gastos operativos.

3

Abstract

In this work is carried out the evaluation of the procedures manual Treasury of the programme

coordination unit of agricultural services, in order to perform your upgrade, having the guidelines

appropriate for the proper performance of the functions assigned to allow to regulate the execution

of operations related to the management of financial resources allocated to the UCPSA.

Are based on a theoretical framework in which the main elements are the law 1178, which

regulates the systems of management and Control of the resources of the State and its relationship

with national systems of planning and public investment; the operating procedures of all the

institutions of the Public Sector should be prepared according to the objectives of the law 1178

control. In this sense, was created the integrated system of management and modernization

(SIGMA), in order to generate useful, timely and reliable financial information for use by the

Ministry of finance and management of resources, in a context of absolute transparency.

The focus of the research is qualitative, mainly because the researcher is involved in the

system studied. Also, action research has been used since in practice new knowledge generated.

Also critical and objective analysis more descriptive and reflective, participatory research, since

assessment of the Treasury manual procedures carried out as they appear in the present.

Finally, on the basis of the foregoing, they have arrived at certain conclusions which include

which make the object of the problem and its study; i.e., demonstrates that the procedures manual of

the UCPSA Treasury system, is outdated and does not comply with the specific regulations of the

same.

Key words: SIGMA, assessment of risk, Government Treasury, administration of resources,

operating expenses.

4

Índice


programa de servicios agropecuarios y actualización del manual

Introducción 8

Capítulo i

Marco teórico 11

1.1 Administración pública y privada 11

1.2 Ley de administración y control gubernamentales (1178) 13

1.3 Sistema integrado de gestión y modernización administrativa (SIGMA)

14

1.1.1 Objetivos del SIGMA 15

1.1.2 Componentes del SIGMA 16

1.4 Control interno 18

1.4.1 Ambiente de control 19

1.4.2 Evaluación de riesgo 20

1.4.3 Actividades de control 20

1.5 Manual de procedimientos 22

1.6 Reglamento específico 24

1.7 Sistema de tesorería 25

1.8 Relación con otros sistemas

1.8.1 Sistema de programación de operaciones 27

1.8.2 Sistema de presupuestos 27

1.8.3 Sistema de administración de bienes y servicios 28

1.8.4 Sistema de contabilidad integrada 28

1.8.5 Sistema de control gubernamental 28

Capítulo II

Marco metodológico 29

Enfoque de la investigación 29

2.1 Técnicas y estrategias de investigación 31

Capítulo III

Análisis crítico del manual de procedimientos de la unidad de tesorería de la UCPSA

33 3.1 Recaudación de recursos 34

3.1.1 Recursos de entidades financieras internacionales 34

3.1.2 Desembolsos del Banco Interamericano de Desarrollo 36

3.1.3 Desembolso de financiadores del Basket Found

3.1.4 (Cosude-Holanda-Britanicos-DFID y otros) 38

3.1.5 Administración de recursos

3.1.6 Pago de sueldos con fondos TGN mediante formulario C31. 40

3.1.7 Pago planilla de aguinaldos para el personal contratado con fondos TGN.

43

3.1.8 Pago por compras de gastos fijos mediante el formulario C-31

45

3.1.9 Pago con cheque 47

3.1.10 Pago por amortización de deuda 48

3.1.11 Pago con dinero en efectivo 48

3.1.12 Fondo fijo caja chica (Bs.1 a 2000) 50

3.1.13 Registro de desembolsos 51

5

3.1.14 Compras menores de bienes hasta 160.000 53

3.1.15 Compras menores de bienes mediante invitación directa 54

3.1.16 Contratación de servicios (Bs. 2001 – Bs 20.000) 54

3.1.17 Gastos operativos 58

3.1.18 Gastos diversos 59

3.1.19 Adquisición de material 61

3.1.20 Pasajes y viáticos 62

3.1.21 Viáticos para consultores 64

Capítulo IV

Propuesta de actualización y ajustes al manual de procedimientos de la unidad

de tesorería de la UCPSA

4.1 Introducción 67

4.2 Flujo narrativo de pago de honorarios mediante SIGMA. 70

4.3 Pago de gastos operativos mediante SIGMA. 74

4.4 Pago de PITAS 77

4.5 Apertura del Fondo Rotativo 82

4.6 Reembolso de pasajes terrestres y gastos menores. 83

4.7 Procedimiento para el pago de viáticos 86

Conclusiones y recomendaciones 88

Bibliografía 91

Anexos 94

6


programa de servicios agropecuarios y actualización del manual

Introducción

La Unidad de Coordinación del Programa de Servicios Agropecuarios (UCPSA), fue creada por el

Ministerio de Agricultura mediante Resolución Ministerial No. 023 de fecha 13 de marzo de 2000.

La UCPSA tiene funciones de coordinación, planificación operativa, administración

financiera y seguimiento, control y evaluación del Programa de Servicios Agropecuarios, de los

fondos BID, FOCAS, TGN, Y GTZ.

El Manual de Tesorería permite normar la ejecución de operaciones relacionadas con el

manejo de recursos financieros asignados a la UCPSA, para el cumplimiento de sus funciones.

Asimismo, la UCPSA cuenta con un Reglamento específico del Sistema de Tesorería, en función

del cual debe estar efectuado el Manual de Tesorería.

Uno de los objetivos del Reglamento Específico del Sistema de Tesorería es normar el

sistema basado en principios, definiciones y disposiciones que permitan asegurar su adecuado

funcionamiento.

Los encargados de Análisis y Programación Financiera y Tesorería en coordinación con el

Subcoordinador Administrativo Financiero y el Encargado de Tesorería, son los responsables de

revisar actualizar y ajustar el Manual de funciones de Tesorería, en función de Directrices que se

deriven del marco político estratégico del Organo Rector del sistema de Tesorería, como resultado

de su aplicación, experiencia, observaciones y recomendaciones debidamente fundamentadas por el

Encargado de Tesorería y como resultado del funcionamiento de los otros Sistemas

interrelacionados.

Desde la creación de la UCPSA, en fecha 13 de marzo de 2000, las disposiciones y normas

que rigen el funcionamiento relativo al manejo de recursos han ido evolucionando con el transcurso

de los años, y no se ha cumplido la disposición señalada en el Reglamento Específico del Sistema

de Tesorería; es así que se constató que el Manual de procedimientos del sistema de Tesorería está

desactualizado, principalmente porque no especifica la operativa del Sistema de Tesorería con

relación a pagos mediante los diferentes módulos del Sistema Integrado de Gestión y

Modernización Administrativa (SIGMA).(Módulo de Producción, Módulo de personal).

En este sentido, el planteamiento del presente trabajo está dirigido a la evaluación de los

procedimientos de la Unidad de Tesorería y, en función a éste análisis, se pretende realizar la

actualización del manual de procedimientos de Tesorería, para contar con los lineamientos

adecuados para el mejor desempeño de las funciones inherentes a éste ámbito.

En este sentido, para la realización de la investigación, realizamos las siguientes preguntas:

¿Se necesita actualizar el Manual de Procedimientos de Tesorería, para coadyuvar a un

mejor funcionamiento de la Unidad?

¿La Unidad de Coordinación del PSA, cumple con el Reglamento específico respecto al

funcionamiento de la Unidad de Tesorería?

7

El presente trabajo, mediante el análisis del Manual de Tesorería, en función del Reglamento

Específico de la Unidad de tesorería, que implica, a su vez, el análisis de las funciones que cumple

dicha unidad en la actualidad, pretende mejorar el funcionamiento de la Unidad de Tesorería que

está interrelacionada con otras unidades, para el logro de objetivos de la Unidad de Coordinación

del Programa de Servicios Agropecuarios (UCPSA); asimismo, se pretende lograr mayor eficiencia

en el desarrollo de las funciones de los profesionales involucrados en el manejo del Sistema de

Tesorería.

Por otra parte, el período de análisis será desde la implementación del Manual de Tesorería,

hasta el presente año (2001-2006), con el fin de determinar la evolución de los procedimientos que

se realizan efectivamente en la Unidad de Tesorería.

Se considerarán todas las normas vigentes para instituciones del Sector público y las normas

establecidas por los financiadores externos en los contratos y convenios, normas relacionadas con el

manejo de recursos.

8

Capítulo I

Marco teórico

Para el desarrollo de este capítulo se emplearán conceptos relacionados con las preguntas de

investigación. Asimismo, el propósito de este desarrollo es destacar la importancia de los

manuales de procedimientos, en una institución donde se establecen las políticas de Control

interno y eficiente funcionamiento de los sistemas, aplicando procedimientos adecuados en la

entidad, en el marco de las disposiciones legales vigentes.

En este sentido, desde el punto de vista de la Administración, es necesario diferenciar qué

es la Administración Pública y qué es la Administración privada.

1.1 Administración pública y privada

Existen tres diferencias principales para distinguir el derecho público del privado:

La naturaleza del órgano. Una función social debe considerarse de orden público, cuando

interviene en ella una autoridad soberana, precisamente con ese carácter.

Función privada será, por el contrario, aquella en la que no existe intervención directa de

una autoridad soberana; por tanto, ninguno de quienes intervienen en esa función ejerce

actos de autoridad, sino, más bien, actos de gestión.

El fin buscado. Derecho público es el que mira al bien de la República; privado, en

cambio, el que sólo atiende la utilidad particular.

La administración será pública o privada, según que se de con el fin de lograr directamente

un beneficio particular, o bien que se refiera inmediatamente a un bien social.

El poder público proporciona servicios que son, en gran medida, intangibles.

La fuente inmediata. Este último criterio mira al medio jurídico del que emana el acto

administrativo. Cuando éste deriva inmediatamente de la ley, sin necesidad de ninguna

aceptación o convenio, sino que aquella se impone unilateralmente por la autoridad a sus

súbditos, es evidente que se trata de un acto de administración pública. Cuando, por el

contrario, la fuente inmediata de la obligatoriedad de realizar un acto dentro de un

organismo social, es el hecho de haber celebrado, expresa o tácitamente, un convenio,

contrato, convención, etc., el acto será de orden privado, auque la fuerza de exigibilidad

coactiva de este contrato o convenio esté garantizada y se funde en una ley, ya sea positiva

o, por lo menos, de derecho natural.

Un administrador público tiene que estar seguro de que sus acciones se ajusten a las

prescripciones legales. En consecuencia, debe consultar constantemente las leyes y

reglamentos que indican la forma de proceder.

El administrador privado, también consulta códigos y reglamentos para proceder, pero con

distinto fin, para encontrar la forma de hacer lo que se propone sin ser sancionado. Las

leyes sirven al administrador público para saber qué es lo que debe hacer y, al privado, qué

es lo que no se debe hacer. Aquí el público está en ventaja con respecto al privado.

9

Se puede concluir que el objeto de la Administración Pública es servir a los ciudadanos,

procurar la continuidad de los servicios. Y el propósito de la Administración privada es la obtención

de lucro, en la mayoría de los casos. 1

La unidad de coordinación del programa de servicios agropecuarios es un programa

dependiente del ministerio de agricultura y ganadería.

La UCPSA representa al Organismo Ejecutor (Ministerio de Agricultura) ante el BID,

FOCAS, TGN y GTZ, en el proceso de administración del Contrato de Préstamo y de los

aspectos normativos y operativos del PSA, conforme a los procedimientos acordados por el

Ministerio con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Por lo tanto, para su

Administración se deben considerar todas las disposiciones legales establecidas por el Estado.

1.2 Ley de administración y control gubernamentales (1178)

La ley 1178 regula los sistemas de administración y de Control de los recursos del Estado

y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública, con el

objeto de:

Programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y el uso eficaz y eficiente de los

recursos públicos, para el cumplimiento y ajuste oportuno de la políticas, los programas, la

prestación de servicios y los proyectos del sector público.

Disponer de información útil, oportuna y confiable, asegurando la razonabilidad de los

informes y Estados Financieros.

Lograr que todo servidor público, sin distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad

por sus actos rindiendo cuenta no sólo de los objetivos a que se destinaron los recursos

públicos que le fueron confiados, sino también la forma y resultado de su aplicación.

Desarrollar la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo

incorrecto de los recursos del Estado.2

En este sentido los manuales de procedimientos de todas las Instituciones del Sector

Público deben ser elaborados en función a los objetivos de Control de la Ley 1178.

Asimismo en función a esta ley, la Administración de recursos de las Instituciones

públicas ha ido evolucionando; es así que se implantó el Sistema Integrado de Gestión

y Modernización Administrativa (SIGMA).

1.3 Sistema integrado de gestión y modernización administrativa (SIGMA)

Durante las fechas del 7 al 14 de abril de 1999, una Misión del Banco Mundial evaluó las

necesidades de reestructurar el Proyecto de Descentralización Financiera y Resposabilidad-ILACO

II, del convenio No. 033-BO, suscrito entre el gobierno de Bolivia y el Banco Mundial, y determinó

continuar apoyando al desarrollo e implantación de un nuevo Sistema Integrado de Gestión y

Modernización administrativa SIGMA, sobre la base de los cambios conceptuales en los órganos

rectores de los sistemas que regula la Ley 1178 “Ley de Administración y Control Gubernamental”.

Con el plan de acción acordado, el Proyecto llegaría a cumplir el objetivo crítico de generar

información financiera útil, oportuna y confiable para el uso del Ministerio de Hacienda, las

entidades del Sector Público y la ciudadanía en general.

1 Reyes Ponce Agustín, ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, Pag, 33-35

Monografías.com 2 Art. 1° Ley 1178

10

En base al acuerdo logrado con el Banco Mundial, el Proyecto diseñó, desarrolló y puso en

marcha el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa SIGMA, en las entidades

del Sector Público.

El SIGMA, fue aprobado mediante Decreto Supremo Nº 25875, de fecha 18 de agosto de

2000, para su implantación obligatoria en todas las entidades del sector público, previstas en el

artículo 3 de la ley 1178, en forma de prueba de septiembre a diciembre del 2000 y, oficialmente, a

partir del 2 de enero del 2001, hasta la fecha.

La aprobación del Sistema se complementó con el Decreto Supremo N° 26455, del 19 de

diciembre de 2001, en el que se establecieron las responsabilidades del uso y administración de

información que se genera y transmite a través de los sistemas informáticos, en el marco del

SIGMA. Asimismo, amplió el ámbito de aplicación del Decreto Supremo N° 25875 a las unidades

administrativas de los Poderes Legislativo y Judicial, previstas en el Artículo 4° de la Ley N° 1178.

Objetivos del SIGMA

- Gestión de recursos en un marco de absoluta transparencia.

- Generación de información útil, oportuna y confiable.

- Promover economía, eficiencia y efectividad de la gestión pública.

- Interrelacionar el sistema de Administración Financiera con los sistemas de control interno

y externo.

- Interacción con los sistemas de Planificación de Operaciones y el Presupuesto, y envía

información sobre resultados de gestión al sistema de Seguimiento de Resultados-SISER.

Componentes del SIGMA

El SIGMA, como instrumento de la Administración pública, es un conjunto de políticas, principios,

normas, procedimientos técnicos, herramientas informáticas, otros medios y/o recursos y

organismos que intervienen en la planificación, gestión y control de fondos públicos.

Integra los Sistemas de presupuestos, contabilidad, tesorería, crédito público, compras y

contrataciones y administración de personal, que operan en la plataforma informática

actualizada y produce información en tiempo real.

Se constituye en un sistema de gestión, orientado a reemplazar el flujo de papeles por el flujo

de información computarizada, permitiendo:

- Generar registros simultáneos, diseñados bajo la concepción de bases de datos relacionales

a partir de una única carga de datos, y producir múltiples combinaciones de información

presupuestaria, económica, contable, de gestión, de inversión, etc., en distintos formatos.

- Relacionar la gestión con el registro, permitiendo efectuarla en forma simultánea (tiempo

real).

11

- Utilizar la operatoria de la cuenta Única del Tesoro, para optimizar la

administración de los recursos y de éste modo, los proveedores y beneficiarios que

contratan con el Estado recibirán sus pagos directamente en su cuenta de cualquier

banco comercial, significando esto un verdadero proceso de reingeniería en la

Administración Pública.

- Poner en práctica los Principios de Contabilidad Gubernamental Integrada facilitando la

generación de información financiera y no financiera cumpliendo las cualidades de

integridad, claridad, aplicabilidad, materialidad, confiabilidad, manifestación fidedigna,

comparatividad y oportunidad.

- Identificar a los servidores públicos responsables de cada paso dentro de los ciclos

transaccionales en función a la asignación de funciones y niveles de responsabilidad de los

usuarios, mediante la determinación de roles específicos que deben cumplir.

- Utilizar la firma electrónica para la autorización de transacciones.

- Incorporar e integrar los procesos de administración de bienes, servicios y de personal.

- Estandarización de hardware en las entidades del sector público, para una adecuada

conexión a servidores principales, mediante cableado de fibra óptica.3

En la Unidad de Coordinación del Programa de Servicios Agropecuarios se procedió a la

Implantación gradual del SIGMA, para efectuar los pagos por diferentes conceptos.

Se inició con la administración de recursos del TGN, como en todo programa

dependiente del sector Público. Posteriormente, se implantaron los pagos mediante SIGMA,

para recursos provenientes de crédito y donaciones de organismos del exterior, a partir de

noviembre de 2003. Para este efecto se abrieron libretas en el Banco Central de Bolivia para

cada fuente de financiamiento a fin de trabajar mediante la Cuenta Unica del Tesoro,

eliminándose parcialmente la emisión de cheques. Para tal efecto muchos procedimientos

relacionados con el manejo de recursos se modificaron, para un mejor control de los mismos

de parte del Estado.

1.4 Control interno

El sistema de control interno, aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una

herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y

producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas

adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad

de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular

la observación de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos

programados.

Todos los integrantes de la organización, sea ésta pública o privada, son responsables

directos del sistema de control Interno, esto es lo que garantiza la eficiencia total. 4

3 sigma . gov. bo

4 www.gestiopolis.com/canales/financiera

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera

12

Mediante el examen y objetivos del control interno, registros y evaluación de los estados

financieros se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a la sociedad. La evaluación

del sistema de control interno basado en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de

reconocido valor técnico son el fundamento de la realización de una buena auditoría financiera.

En la actualidad, como resultado de la integración de 5 organismos profesionales, se dio

origen al Comité de Organizaciones Patrocinadoras (COSO), con el objetivo de integrar en una

sola dirección el concepto de Control Interno, es así que el COSO define el control Interno de la

siguiente manera:

“El Control Interno es un proceso, efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia

y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionado con el logro de

objetivos en las siguientes categorías:

- Confiabilidad en la presentación de informes Financieros.

- Efectividad y eficiencia de las operaciones.

- Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”.

El Control Interno consta de 5 componentes interrelacionados:

- Ambiente de control.

- Evaluación de riesgos.

- Actividades de Control.

- Información y Comunicación.

- Vigilancia.

A continuación se realiza una breve descripción de cada componente del Control Interno.

Ambiente de Control

Marca las pautas de comportamiento de una organización y tiene una influencia directa en el nivel

de concienciación del personal, respecto al control. Es el elemento que establece la disciplina y la

estructura; el ambiente de control sirve como cimiento para los demás componentes del Control

Interno.

Evaluación el riesgo

Es el proceso que debe conducir la entidad, para identificar y evaluar cualquier riesgo que tenga

relevancia para la consecución de sus objetivos. Una vez hecho esto, la Gerencia debe determinar

cómo se manejan los riesgos. El establecimiento de los objetivos es una condición previa a la

evaluación de riesgos. La dirección debe fijar primero los objetivos antes de identificar los riesgos

que pueden tener un impacto sobre su consecución y tomar las medidas oportunas.

Actividades de control

Estas son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar el cumplimiento de las direcciones

de la gerencia. Las actividades de control se llevan a cabo en cualquier parte de la organización,

en todos sus niveles y funciones, y comprenden una serie de actividades, como ser: aprobaciones y

autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el análisis de los resultados de las operaciones, la

salvaguarda de activos y la segregación de funciones.

13

Información y comunicación

Estos elementos claves ayudan a la Gerencia a cumplir con sus responsabilidades. La Gerencia

debe establecer un proceso oportuno y eficaz para la transmisión de comunicaciones.

Vigilancia:

Es el proceso empleado por la entidad para evaluar la calidad de su desempeño en materia

de control interno, al correr del tiempo.

De acuerdo a lo señalado anteriormente, podemos determinar lo siguiente:

Los manuales de procedimientos forman parte de los elementos del sistema de control

interno administrativo y del componente actividades de control, coadyuvan al logro de

eficiencia y eficacia de las operaciones. Es así que en el presente trabajo se realiza la

evaluación de los procedimientos del Sistema de Tesorería de la UCPSA considerando

también aspectos relativos a las normas de Control Interno.

El Art. 13 de la Ley 1178, establece que el Control Interno Gubernamental estará integrado

por el Sistema de Control Interno, compuesto por el instrumento de control previo y posterior y el

Sistema de Control Externo Posterior.

De acuerdo al Art. 18° del D.S.No. 23215, las Normas Básicas de Control Gubernamental

Interno son emitidas por la Contraloría General de la República y forman parte del Control

gubernamental, son normas generales de carácter principista que definen el nivel mínimo de

calidad para desarrollar adecuadamente las políticas, los programas, la organización, la

administración y el control de las operaciones de las entidades públicas. Establece, además, que

estas normas deben ser tenidas en cuenta por el órgano rector de los Sistemas de Administración,

en el Diseño y desarrollo (implantación, evaluación y actualización) de los mismos y por las

entidades públicas en la elaboración de la normatividad secundaria, es decir, reglamentos,

manuales, instructivos o guías, emitidos por los ejecutivos y aplicados por las propias entidades.

1.5 Manual de procedimientos

Existen varios conceptos de manuales de procedimientos; sin embargo, los siguientes son los más

adecuados para el enfoque de presente trabajo:

Se considera al manual de procedimientos como el instrumento que establece los mecanismos

esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas. En él se definen las

actividades necesarias que deben desarrollar los órganos de línea, su intervención en las diferentes

etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de participación; finalmente, proporciona

información básica para orientar al personal respecto a la dinámica funcional de la organización.

Es por ello que se considera, también, como un instrumento imprescindible para guiar y conducir

en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos; todo ello

con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el

usuario, con relación a los servicios que se le proporcionan.5

5 www.salud.gob.mx

http://www.salud.gob.mx/

14

El manual de procedimientos es parte de los componentes del sistema de control interno

(Actividades de control), el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,

sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre

políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se

realizan en una organización.

Las empresas, en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno,

tienen que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que

forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo

responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria,

estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el

cumplimiento con la función empresarial.6

Asimismo, de acuerdo con la “Guía para la aplicación de los principios, normas generales y

básicas de Control Interno Gubernamental”, emitida por la Contraloría General de la República, las

entidades públicas deberán emitir sus manuales de procesos con todas las actividades de control que

se consideren necesarias. Estos manuales deben estar dirigidos a responder ¿Cómo hacer? o ¿Cómo

llevar a cabo los procesos, operaciones y procedimientos para el cumplimiento de los objetivos?.

Todo proceso operativo debe estar descrito en el manual de procesos, dicho manual debe ser

íntegro y consistente; razón por la cual no pueden existir servicios prestados o bienes producidos sin

procesos, ni procesos sin sus operaciones respectivas. Es conveniente que las operaciones se

describan a nivel de procedimientos para lograr una mayor estandarización y entendimiento de las

mismas.

De acuerdo a las anteriores definiciones, concluimos que la finalidad del manual de

procedimientos es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades

contenidas en cada proceso. Este manual debe evolucionar con la institución.

La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información

que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por

medio de revisiones periódicas, efectuando evaluaciones en forma sistemática de las medidas

de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual, así como los

cambios operativos que se realicen en la institución, se debe establecer un calendario para la

actualización del manual y designar un responsable para la atención de esta función.

1.6 Reglamento específico

Para la elaboración del Manual de procedimientos del Sistema de Tesorería de la UCPSA existe un

Reglamento Específico aprobado mediante Resolución administrativa de la Unidad de Coordinación

del Programa de Servicios Agropecuarios, el mismo que determina las acciones, los recursos, los

responsables y el tiempo necesario para la aplicación y operación del Sistema de Tesorería.

En general, las normas se agrupan en un reglamento, el cual sirve para aclarar dudas sobre el

cumplimiento de la ley, siendo importante delimitar lo que es estrictamente procedimental y lo que

forma parte de una norma.

6 www.gestiopolis.com/canales/financiera

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera

15

De acuerdo a la “Guía para la aplicación de los principios, normas generales y básicas de

Control Interno Gubernamental”, emitida por la Contraloría General de la República, los

Reglamentos específicos constituyen documentos reguladores de las acciones, los recursos, los

responsables y el tiempo necesario que se requerirá para la aplicación y operación de los sistemas

administrativos, además de incluir las actividades de control necesarias. Es decir, que estos

reglamentos no deben representar una copia de la norma básica respectiva, sino que deben basarse

en ellas y transformarse en instrumentos útiles de gestión. Estos reglamentos no son rígidos y están

sujetos a modificaciones que puedan surgir durante su aplicación. De ésta manera se podrán incluir

los ajustes que sean necesarios, de acuerdo con la estructura organizativa y las particularidades de la

operatoria en cada entidad.

En este sentido, en el presente trabajo también se evaluará el reglamento específico del

sistema de Tesorería, por estar íntimamente ligado a la elaboración del Manual de

Procedimientos de Tesorería de la UCPSA.

1.7 Sistema de tesorería

Para el desarrollo de este punto, se ve la necesidad de definir qué es Tesorería, desde diferentes

puntos de vista, tanto para entidades del sector público como para entidades privadas.

Desde el punto de vista financiero, tesorería es un componente de los Estados financieros

que incluye dinero en efectivo, existente en caja y en las cuentas corrientes bancarias del país y del

exterior, al igual que otros valores con características similares de liquidez, certeza y efectividad.

Los saldos de caja y bancos no suelen ser significativos al cierre de cada gestión bajo

análisis, pero las cuentas que integran el componente involucran movimientos relevantes, puesto

que se relacionan con la obtención de fondos (cobranzas) y el egreso de los mismos (desembolsos).

En general, las actividades que se incluyen en la secuencia del procesamiento del

componente de tesorería son ingresos, pagos, planificación de los recursos y las necesidades

financieras.7

De acuerdo al “Modelo Conceptual del SIGMA”, “El sistema de tesorería comprende el

conjunto de principios, normas y procedimientos que intervienen directamente en el proceso de

administración de los recursos públicos, es decir, la percepción y recaudación, así como su

canalización hacia la cancelación de las obligaciones del Estado”.

Este concepto es el más adecuado para el enfoque del presente trabajo, puesto que el

Sistema de Tesorería de la UCPSA está determinado para el manejo de recursos del Estado, ya que

la UCPSA administra recursos BID, FOCAS, GTZ y TGN, que deben estar inscritos en el

Presupuesto General de la Nación, es así que, de acuerdo al Art. 11° de la ley 1178, el ”Sistema de

Tesorería y Crédito público manejará los ingresos, el financiamiento o crédito público, y

programará los compromisos, obligaciones y pagos para ejecutar el presupuesto de gastos”;

asimismo, uno de sus preceptos indica que “serán de cumplimiento obligatorio por las entidades del

Sector público, las políticas y normas establecidas por la máxima autoridad del Sistema de

Tesorería del Estado, para el manejo de fondos, valores y endeudamiento”.

7 Carlos A. Slosse. AUDITORIA UN NUEVO ENFOQUE EMPRESARIAL. Pág. 150.

16

En el presente trabajo se realiza la evaluación de los procedimientos del Sistema de

Tesorería de la UCPSA. En este sentido, se entiende por sistema lo siguiente:

Sistema es un conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí y con su ambiente,

para lograr objetivos comunes, operando sobre información, energía o materia u organismos.8

Un sistema es un conjunto organizado, formando un todo en el que cada una de sus

partes está conjuntada, a través de una ordenación lógica que encadena sus actos a un

fin común9.

Asimismo, sistema es un conjunto de partes que operan con interdependencia, para

lograr objetivos comunes.10

En consecuencia, el Sistema de Tesorería es un conjunto de elementos organizados para

coadyuvar al logro de objetivos de la UCPSA. Forma parte de un todo y está interrelacionado con

otros sistemas para un fin común. (Sistema de Programación de operaciones, Sistema de

Presupuestos, sistema de contabilidad integrada, Sistema de Personal, Sistema de administración de

Bienes y Servicios).

Sistema de programación de operaciones (SPO).

El programa de Operaciones Anual de la Unidad de Coordinación del Programa de Servicios

Agropecuarios establece el Programa de egresos que será ejecutado con recursos públicos, recursos

del Banco Interamericano de Desarrollo y los recursos otorgados por las Agencias Bilaterales. A su

vez, tesorería recibe tanto los recursos públicos como los otorgados por la Agencias Bilaterales,

para la ejecución de dicho Programa.

Sistema de Presupuesto (SPRES)

Provee el presupuesto de ingresos y egresos aprobado para realizar la programación de flujos

financieros de la Unidad de Coordinación del PSA, para realizar la programación de flujos

financieros de ingresos y gastos, y recibe la ejecución presupuestaria de la Unidad de Tesorería, en

base a las disponibilidades.

Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABS)

Proveerá las condiciones para la administración de los bienes y servicios aprobados y que afectarán

a la ejecución de recursos de la Unidad de Coordinación del Programa de Servicios Agropecuarios.

El Sistema de tesorería provee de los recursos necesarios que recibe de los organismos Bilaterales y

del TGN, para el adecuado funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios

del Programa.

Sistema de Contabilidad Integrada (SCI) Proporciona información relativa a los registros

contables para la programación de los flujos financieros, recibiendo información de la ejecución

presupuestaria, para su posterior registró contable.

8 www.wikipedia.org/wiki/sistema 9 Fernando del Pozo Navarro. LA DIRECCIÓN POR SISTEMAS. 10 www.businesscol.com

http://www.wikipedia.org/wiki/sistema

http://www.businesscol.com/

17

Sistema de Control Gubernamental (SGC)

Proporciona las condiciones para mejorar la eficiencia en el uso de los recursos públicos, recibiendo

información para el control interno y externo de la Unidad de Tesorería de la Unidad de

Coordinación del Programa de Servicios Agropecuarios.

El sistema de Tesorería forma parte del Sistema Integrado de la UCPSA; por tanto, si

el funcionamiento de éste sistema es inadecuado, afecta al funcionamiento de los demás

sistemas, originando que la información no sea confiable y oportuna.

18

Capítulo II

Marco metodológico

2.1 Enfoque de la investigación

El enfoque del presente trabajo es cualitativo, porque “involucran la recolección de datos utilizando

técnicas (que no pretenden medir o asociar las mediciones con números), tales como observación no

estructurada, entrevistas abiertas, revisión de documentos y evaluación de experiencias

personales”.11

Asimismo, de acuerdo a los autores M.A. Rothery y R. Grinnell y Creswell, este tipo de

investigación se describe como estudios:

Que se conducen básicamente en ambientes naturales, donde los participantes se comportan

como lo hacen en su vida cotidiana.

Las preguntas de investigación no siempre se han conceptualizado ni definido por completo,

es decir, en la manera cómo van a medirse o evaluarse.

La recolección de datos está fuertemente influida por las experiencias y las prioridades de

los participantes en la investigación, más que por la aplicación de un instrumento de

medición estandarizado, estructurado y predeterminado.12

Sin embargo, de acuerdo a los comentarios del autor Neuman, las actividades principales de la

investigación cualitativa, que se adecúan al presente trabajo, son las siguientes:

El investigador observa eventos ordinarios y actividades cotidianas tal y como

suceden en sus ambientes naturales, además de cualquier acontecimiento inusual.

Está directamente involucrado con las personas que se estudian y con sus

experiencias personales.

Adquiere un punto de vista interno (desde adentro del fenómeno), aunque mantiene

una perspectiva analítica o una distancia específica como observador externo.

Siguen una perspectiva holística (los fenómenos se conciben como un “todo” y no

como partes) e individual.

Se observan los procesos sin irrumpir, alterar o imponer un punto de vista externo,

sino tal y como son percibidos por los actores del sistema social.13

El enfoque de la investigación es cualitativo, también porque va de lo particular a lo general.

11 HERNÁNDEZ SAMPIERI ROBERTO, Metodología de la Investigación, pág. 12. 12 HERNÁNDEZ SAMPIERI ROBERTO, Metodología de la Investigación, pág. 12. 13 HERNÁNDEZ SAMPIERI ROBERTO, Metodología de la Investigación, pág. 13.

19

Se considera, también que el enfoque del presente trabajo es la investigación-acción, puesto

que de la práctica misma se generan nuevos conocimientos para el investigador y las personas

involucradas; asimismo, permite la movilización y reforzamiento de las organizaciones de base y

mejor uso de los recursos disponibles, en base al análisis crítico de las necesidades y opciones de

cambio.

Esta investigación es de carácter objetivo y crítico, producto de la práctica y de la

experiencia, lo que permitió conocer y transformar los procesos consignados en el Manual de

Procedimientos de la Unidad de Tesorería de la UCPSA. Se utilizó como elemento esencial la

reflexión y se actuó como resultado de la misma y de una observación continua de los

procedimientos que se aplican.

La investigación realizada también fue participativa, porque abarcó un proceso de

comunicación y retroalimentación permanente entre los sujetos involucrados.

La investigación es de carácter descriptiva y reflexiva, ya que se realiza una evaluación de

los procedimientos consignados en el Manual de Tesorería y, tal y como aparecen en el presente, en

el momento de realizar la investigación. Asimismo se efectuó una interpretación de los problemas y

causas que permitieron valorar los procedimientos vigentes.

2.2Técnicas y estrategias de investigación

En el presente trabajo se efectúa la evaluación de los procedimientos aplicados en la Unidad de

Tesorería y los procedimientos descritos en el manual de Tesorería; en este sentido las técnicas de

Investigación que se utilizan son:

La observación participante, puesto que el trabajo de campo permite la observación directa,

con el propósito de estudio y el acopio de testimonios que permitan confrontar la teoría con

la práctica, en la búsqueda de la verdad objetiva; es decir, la evaluación los procedimientos

de la unidad de Tesorería de la UCPSA, en diferentes escenarios:

Procedimientos descritos en el Manual de Tesorería.

Procedimientos que se realizan efectivamente.

Procedimientos que debería incluirse o cambiar, para optimizar el funcionamiento

integrado del sistema de tesorería con los demás sistemas relacionados.

Entrevistas en profundidad a personas involucradas en el funcionamiento del Sistema de

Tesorería para el manejo de recursos del Estado, respecto a los procedimientos que se

realizan en la Unidad de Tesorería y los procedimientos descritos en el manual.

Asimismo, se involucra también como sujetos de información al personal responsable de los

sistemas interrelacionados con el Sistema de tesorería; presupuestos, compras y

Contabilidad, principalmente a quienes se entregará cuestionarios enfocados a los

procedimientos del sistema de tesorería de la Unidad de Coordinación del Programa de

Servicios Agropecuarios.

Las fuentes de información que se utilizan no sólo son humanas, también son de carácter

documental; es decir; leyes, reglamentos, bibliografía en general, referentes al tema de

investigación; información que es analizada en función de los objetivos y preguntas de

investigación del presente trabajo.

20

Se utilizan flujogramas para exponer de forma clara y concreta los procedimientos descritos

en el Manual de Tesorería y los procedimientos que efectivamente se realizan en la Unidad

de Tesorería, asimismo se diseñan los flujogramas de los procedimientos que se consideran

adecuados para el óptimo funcionamiento de la Unidad de Tesorería.

21

Capítulo III

Análisis crítico del manual de procedimientos de la unidad de tesorería de la UCPSA

Sistema: tesorería

Subsistema: Recaudación de recursos

Proceso: Recursos de entidades financieras internacionales

SUBCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

ENTIDAD FINANCIERA INTERNACIONAL

BANCO

INICIO

REVISAN

DOCUMENTACIÓN

REALIZA EL

DESEMBOLSO

REALIZA EL TRASPASO DE

LA UCPSA

FIN

RECIBE EN CUENTA CORRIENTE EL

TRASPASO

REALIZA LA

SOLICITUD

PRESENTA ESTADOS DE

EJECUCIÓN DEL PROGRAMA O

PROYECTO

APRUEBA

DESEMBOLSO

22

B.

Sistema : Tesorería

Subsistema : Recaudación de recursos

Proceso : Recursos de entidades financieras internacionales

El procedimiento para la obtención de recursos de Entidades Financieras Internacionales, señalado

en el Manual de procedimientos del Sistema de Tesorería no se encuentra actualizado.

1.- Una vez autorizados, los desembolsos de los organismos internacionales son abonados en una

cuenta especial, abierta en el Banco Central de Bolivia; en transferencia directa, ya no se realizan

mediante cheque.

2.- La Unidad de Tesorería se encarga de realizar el registro del INGRESO en el Módulo de

Tesorería del Sistema Visual, quedando como respaldo el Comprobante de Contabilidad emitido

por el Banco Central de Bolivia y el comprobante de tesorería, documentos que son remitidos a

Contabilidad.

El procedimiento correspondiente a la Unidad de Tesorería no se encuentra graficado en el

diagrama de flujo.

3.2 Sistema: Tesorería


Proceso: Desembolso del banco interamericano de desarrollo

23


FINANCIERA

MINISTERIO DE HACIENDA

BANCO

INICIO

REVISAN

DOCUMENTOS

EFECTÚA EL

DESEMBOLSO

EMITE CHEQUE O REALIZA

TRASPASO

FIN

RECIBE EN CUENTA

CORRIENTE

ELABORA EL

PLAN OPERATIVO

ANUAL

APRUEBA

REQUERIMIENTO

NO

SI

24


Subsistema : Recaudación De Recursos

Proceso : Desembolso del banco interamericano de desarrollo

Al inicio del Programa, efectivamente se realizaban los procesos señalados para la obtención de

desembolsos del BID, sin embargo, el Programa ha evolucionado con el tiempo y actualmente se

solicitan recursos del BID, por desembolsos del Fondo Rotatorio y Reposiciones del Fondo

Rotatorio, mediante la presentación de justificaciones de los gastos. En algunos casos existen

desembolsos directos al proveedor.

El BID efectúa los desembolsos señalados a una cuenta Especial del Banco Central de

Bolivia. Actualmente el Ministerio de Hacienda dispuso el cierre de las cuentas fiscales en la Banca

privada, ordenando el manejo de Recursos mediante libretas abiertas en el Banco Central de

Bolivia.

Una vez recibidos los recursos del BID, la Unidad de Tesorería procede al registro en

INGRESOS del módulo de Tesorería y la emisión del comprobante de tesorería. Esta operación es

respaldada por el comprobante de contabilidad del Banco Central de Bolivia, y el LMS obtenido

mediante Internet del BID. Dichos documentos son remitidos a Contabilidad, para su registro.

El diagrama de flujo no representa el procedimiento descrito anteriormente.

3.3

Sistema: Tesorería


Proceso: desembolso de los financiadotes del basket fund

(COLUDE HOLANDA – BRITÁNICOS Y OTROS)

25


FINANCIERA

ENTIDAD FINANCIERA

INTERNACIONAL

BANCO

INICIO

REVISAN

DOCUMENTACIÓN

REALIZA EL

DESEMBOLSO

REALIZA EL TRASPASO A CUENTA

DE LA UCPSA

FIN

RECIBE EN CUENTA CORRIENTE EL

TRASPASO

REALIZA LA

SOLICITUD

PRESENTA ESTADOS DE EJECUCIÓN DEL

PROGRAMA O

PROYECTO

APRUEBA

DESEMBOLSO

NO

SI

26


Subsistema : Recaudación de recursos

Proceso : Desembolso de financiadores del basket found (cosude-holanda-británicos-

DFID Y otros)

El Ministerio de Hacienda dispuso el cierre de las cuentas fiscales en la Banca privada, ordenando

el manejo de Recursos mediante libretas abiertas en el Banco Central de Bolivia.

Una vez recibidos los recursos de los diferentes financiadores, la Unidad de Tesorería

procede al registro en INGRESOS del módulo de Tesorería y la emisión del comprobante de

tesorería. Esta operación es respaldada por el comprobante de contabilidad del Banco Central de

Bolivia y/o extracto bancario. Dichos documentos son remitidos a Contabilidad para su registro.

El diagrama de flujo no representa el procedimiento descrito anteriormente.

3.4 Sistema: Tesorería

Subsistema: Administración de recursos

Proceso: Pago De Sueldos Con Fondos

27

TGN

SUBCOORDINADOR ADMINISTRATIVA

FINANCIERO

MINISTERIO DE HACIENDA TGN

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

INICIO

INSTRUYE ELABORACIÓN DE LA

PLANILLA

ENTREGA FORMULARIO 101

EMITE PLANILLAS DE SUELDOS PRELIMINAR

FIN

ELABORA PLANILLA Y LA ENTREGA A LA CONSULTORA

EMITE PLANILLA DE SUELDO OFICIAL

REMITE PLANILLA PRELIMINAR

REVISA PLANILLA PRELIMINAR INCORPORA

CORRECCIONES

ENVÍA PLANILLA CORREGIDA

REALIZA TRÁMITE CORRESPONDIENTE

EMITE EL DESEMBOLSO

AVISA A LA UCPSA LA LIBRE DISPONIBILIDAD

P/COBRO SUELDOS

DIVISA INFORMACIÓN

MENSUAL

28


Subsistema : Administración De Recursos

Proceso : Pago De Sueldos Con Fondos Tgn-Mediante Formulario C-31

Los procedimientos descritos en el Manual de Tesorería, para el pago de sueldos con recursos del

TGN, se encuentran desactualizados en su mayor parte.

El pago de sueldos, con recursos del TGN, actualmente se realiza mediante el SIGMA

(Sistema de Gestión y Modernización Administrativa). Las planillas son elaboradas mediante el

Módulo de personal del SIGMA.

La información generada en el módulo de personal, se presenta en el TGN, en un medio

magnético (diskette) para su verificación y aprobación. Asimismo se presenta el Comprobante C-

31, elaborado en el módulo de producción para la consignación del sello rojo.

Una vez obtenido el sello rojo, la Contadora procede a la aprobación en el SIGMA y la

Subcoordinadora Administrativa procede a la Firma, también en el SIGMA. Sin embargo, esta

operación es realizada cuando existe confirmación de la asignación de cuota de parte del TGN; caso

contrario, el SIGMA no permite realizar el procedimiento señalado. Si existiese cuota, el TGN es el

encargado de realizar el pago, ya sea mediante papeleta de pago (cheque de funcionario público) o

transferencia directa a la cuenta de los beneficiarios.

Es decir, la Unidad de Tesorería no interviene en el proceso de pago de sueldos con recursos del

TGN.

29

3.5

Sistema: Tesorería

Subsistema: Administración De Recursos

Proceso: Pago De Planillas De Aguinaldos Para El Personal

Contratado Con Fondos TGN

SUBCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

BANCO

INICIO

FIN

RECIBE EL TRASPASO

DE LA UCPSA

REALIZA LA SOLICITUD

RECIBE DOCUMENTACIÓN

EMITE PLANILLA DE AGUINALDO PRELIMINAR

REMITE PLANILLA PRELIMINAR

REVISA PLANILLA PRELIMINAR INCORPORA

CORRECCIONES

ENVÍA PLANILLA CORREGIDA

EMITE PLANILLA DE

PLANILLA OFICIAL

REALIZA TRÁMITE CORRESPONDIENTE

EMITE EL DESEMBOLSO

AVISA A LA UCPSA LA LIBRE DISPONIBILIDAD P/COBRO AGUINALDO

30


Subsistema : Administración de recursos

Proceso : Pago planilla de aguinaldos para el personal contratado con fondos TGN

El pago de Aguinaldos, con recursos del TGN (partida 121), únicamente está permitido si el

contrato especifica en alguna cláusula este beneficio, caso contrario no está permitido.

En caso de existir pago de aguinaldos, la planilla correspondiente se la elabora mediante el

Módulo de Personal del SIGMA, llevando la información obtenida en un medio magnético para su

verificación y aprobación en el TGN.

El manual de procedimientos de Tesorería indica que se emiten cheques; sin embargo

debido a las disposiciones del Ministerio de Hacienda, con el SIGMA ya no se realiza este

procedimiento. Se abona en la cuenta de cada beneficiario o se emiten papeletas de pago.

3.6

Sistema: Tesorería


Proceso: Pago por compras de gastos fijos

31

ASISTENTE CONTABLE

ENCARGADO DE CONTABILIDAD

PROVEEDOR

SUBCOORDINADOR ADMINISTRADOR

FINANCIERO Y COORDINADOR

NACIONAL

INICIO

REVISA CUENTAS POR PAGAR Y FACTURAS

FIN

ENVÍA EL FORMULARIO AL TGN

APRUEBAN Y FIRMAN

REALIZA EL SEGUIMIENTO CORRESPONDIENTE

REVISA DOCUMENTACIÓN Y FIRMA

32



Proceso : Pago por compras de gastos fijos mediante el formulario C-31

Para las compras y gastos fijos con recursos del TGN, el programador financiero programa los

gastos existentes en función a las facturas de los diferentes acreedores; posteriormente, se elaboran

los formularios C-31 en el módulo de producción del SIGMA.

No es necesario llevar al TGN para su procesamiento, puesto que la UCPSA cuenta con el

servicio de Internet (link del SIGMA) para realizar los Comprobantes de ejecución de gastos C-31.

La UCPSA, para canalizar el correspondiente pago, interviene mediante el SIGMA hasta el

momento de la firma a través del sistema, siempre y cuando exista o haya sido asignada la cuota

mensual correspondiente. El pago (priorización) es realizado en el TGN, por tanto no interviene la

Unidad de Tesorería de la UCPSA.

Una vez efectuado el pago, este es registrado en Contabilidad.



Proceso : Pago con cheque

Con la implementación del SIGMA se han reducido los pagos con cheque, en su mayoría se

realizan mediante el Comprobante de ejecución de gastos C-31, abonando directamente a las

cuentas de los beneficiarios. De acuerdo a instrucciones del Ministerio de Hacienda, se ha creado el

manejo de FONDO ROTATIVO para el pago de gastos menores, como ser; capacitación,

comisiones bancarias, publicaciones, reembolso de pasajes terrestres mediante cheque. Asimismo,

se utiliza la cuenta de Fondo Rotatorio para el pago de viáticos al personal de la UCPSA, con

cheque.

Es decir, el pago con cheque se ha reducido sustancialmente en la UCPSA, desde la

aplicación del SIGMA.

33

3.7

Sistema: Tesorería


Proceso: Pago por amortización de deuda

INICIO

FORM. ORDEN DE PAGO

FIN

SUNCOORDINADOR ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

UNIDAD

TESORERÍA

SUPERINTENDENTE

AGRARIO

BANCO

DEPARTAMENTO

CONTABILIDAD

REMITE ORDEN DE PAGO Y CPBTE.

EGRESO

REALIZA

PROVISIÓN DE FONDOS

REALIZA NOTA DE TRASPASO AL

FONDOS

FIRMA NOTA DE TRASPASO

ENVÍA CARTA TRASPASO AL

BANCO

RECIBE NOTA DE DESTINO Y FOTOCOPIA

REVISA NOTA DEBITO Y CBTE. DE

PASO

EMITE NOTA DE DÉBITO

NOTA DÉBITO CBTE. EGRESO

NOTA DE DÉBITO CBTE.

EGRESO

34



Proceso : Pago por amortización de deuda

La deuda existente es la obtenida con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID); sin embargo, es

el Departamento de Deuda Externa del Banco Central de Bolivia el ente encargado de amortizar la

deuda al BID, más los intereses y comisiones.

Este procedimiento es realizado a Nivel del Estado, puesto que el contrato de préstamo es

realizado entre el BID y el Ministerio de Agricultura.

F.



Proceso : Pago con dinero en efectivo

Este procedimiento, previsto en el manual de tesorería, no se realiza en la UCPSA. Inicialmente los

pagos se realizaban mediante cheque. Inclusive con la implementación del SIGMA se redujo la

emisión de cheques.

Los únicos pagos en efectivo son los realizados mediante caja chica cuyo procedimiento se

detalla más adelante.

3.8

Sistema: Tesorería

Subsistema: administración de recursos

Proceso. Fondo fijo de caja chica (bs 1 bs 2.000)

35

UNIDAD

SOLICITANTE

SECRETARIA SUBCOORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA FINANCIERA


FINANCIERA

INICIO

FORM.

ADQ-07

RECIBE EL FORMULARIO

ADQ-07

ARCHIVA COPIA FORM ADQ-07

ARCHIVA ORIGINAL FORM ADQ-07

ADQUIERE EL BIEN

O SERVICIO

ENTREGA FACTURA O RECIBO

REVISA

DOCUMENTACIÓN

REALIZA EL

DESCARGO

REGISTRA OPERACIÓN EN

LIBRO DE CAJA

FIN

RECIBE DOCUMENTACIÓN

RESPALDATORIA

36

G.



Proceso : Fondo fijo caja chica (Bs 1 A 2.000)

Este procedimiento cambió sustancialmente en la forma de rendir cuentas, puesto que actualmente

está rendición se la realiza a través del SIGMA (Módulo de Caja chica), que está incluido en el

Módulo de Fondo Rotativo; es decir, la solicitud de reposición de caja chica se la realiza mediante

el SIGMA. La Unidad de Tesorería es responsable de la aprobación de la rendición de cuentas y

reposición del Fondo fijo de Caja Chica, de acuerdo al procedimiento determinado para este efecto.

Actualmente el Fondo fijo es manejado por el asistente Contable y no así por la Secretaria de la

Subcoordinación administrativa.

H.



Proceso : Registro de desembolsos

Los procedimientos descritos en el manual de Tesorería no están acordes con los que se realizan

actualmente, puesto que se efectúan desembolsos a los diferentes proyectos, a través del Banco

Central de Bolivia, y los pagos son directos; es decir, las transferencias son directamente a la cuenta

del Beneficiario, desde las Cuentas Especiales abiertas en el B.C.B.

En este procedimiento interviene la supervisión financiera del SIBTA, quien elabora la

orden de transferencia del Banco Central. No existe la emisión de cheques.

La Unidad de tesorería efectúa el registro de la operación en el Sistema Integrado (VISUAL)

de la UCPSA, cuando ya se efectuó el pago.

Posteriormente se procede a la elaboración del Comprobante Contable

37

3.9

Sistema: Tesorería


Proceso: Registro de desembolso

SUBCOORDINADOR ADMINISTRATIVA

FINANCIERO

ENCARGADO DE

CONTABILIDAD

ENCARGADO DE

TESORERÍA

COORDINADOR NACIONAL

INICIO

REVISA LA SOLICITUD

EMITE LA ORDEN DE PASO Y AUTORIZA EL DESEMBOLSO

FIRMA LOS DOCUMENTOS

PARA CONSIGNAR EL NÚMERO DE CHEQUE

CONSULTA AL ENCARGADO DE TESORERÍA

RECIBE Y EMITE EL

CHEQUE

EMITE EL CHEQUE COMPROBANTE

ENVÍA A CONTABILIDAD

DECEPCIONA Y CONTABILIZA

FIN

VERIFICA Y EMITE EL COMPROBANTE

38



Proceso : Compras menores bienes hasta 160.0000 bs.

Para la Adquisición de Bienes y servicios en la UCPSA se consideran las Normas Básicas del

Sistema de Administración de Bienes y Servicios y las Normas emitidas por el BID, que, con el

transcurso de los años, han sufrido modificaciones, tales como cambio del límite para dichas

adquisiciones y, en el caso del BID, depende de la elegibilidad de los gastos.

La adquisición de Bienes y Servicios actualmente es realizada mediante el SIGMA (Módulo

de Adquisiciones de Bienes y Servicios); por tanto los procedimientos han sufrido modificaciones

sustanciales que incluyen mayor Control y tienen mayores limitaciones.

En el proceso intervienen la Subcoordinación Administrativa Financiera, el Asistente

Administrativo, Tesorería y Contabilidad.

El pago por estas adquisiciones está a cargo de la Unidad de Tesorería y se lo realiza

mediante el SIGMA (priorización).

El procedimiento actual, para el registro de estas operaciones, debido a que el SIGMA no es

compatible con el Sistema de Contabilidad Integrada (Visual) de la UCPSA, origina duplicidad de

trabajo.

J.

Sistema : tesorería

Subsistema : administración de recursos

Proceso : compras menores bienes mediante invitación directa

Como se mencionó anteriormente, el proceso de Compras es realizado mediante el SIGMA.

Las Compras menores de bienes, mediante invitación directa, son realizadas en la UCPSA,

únicamente en los casos en que no se encuentren registrados en el SIGMA los ITEMS que se

requieren; sin embargo es obligatorio el Registro del Proveedor en el SIGMA, para poder efectuar

el pago correspondiente.

39

3.10

Sistema: Tesorería


Proceso: Registro de desembolso

K.

SISTEMA : TESORERÍA

SUBSISTEMA : ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

PROCESO : CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (Bs, 2001-Bs. 20.000)

Los parámetros para la contratación de servicios han sido modificados, de acuerdo a las normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y

Servicios.

Los pagos son efectuados mediante SIGMA. Las empresas adjudicadas deben estar registradas para poder abonar directamente en su cuenta, de

acuerdo a procedimientos establecidos.

DE** ACTA CONFORMIDAD

SERVICIOS

RECIBE COMPROBANTE

DE EGRESO

COMPROBANTE DE EGRESO

UNIDAD SOLICITANTE

COORDINADOR NACIONAL

SUBCOORDINADOR ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

ENCARGADO DE TESORERÍA

FUNCIONARIO

DESIGNADO

ACTIVOS FIJOS Y SERVICIOS

GENERALES

UNIDAD DE

CONTABILIDAD

ASESORÍA

LEGAL

PROVEEDORES

AB RECIBE ORIGINAL

ACTA CONFORMIDAD

SERVICIO

VERIFICA LEGAJO DE

DOCUMENTACIÓN

COPIA ACTA DE

CONFORMIDAD

DOM- ACTA DE

CONFORMIDAD RECIBE COPIA ACTA

CONFORMIDAD SERVICIO SE INICIA

PRESENTA FACTURA

ELABORA EL CHEQUE

REMITE EL LEGAJO DE DOCUMENTACIÓN

FIRMA COMPROBANTE

DE EGRESO

RECIBE

CHEQUE

ENTREGA EL

CHEQUE

FIRMA COMPROBANTE

EGRESO Y CHEQUE

FIN

FIRMA COMPROBANTE

DE EGRESO Y CHEQUE

REVISA LEGAJO DE DOCUMENTACIÓN

40

3.11

Sistema: Tesorería


Proceso: Gastos diversos: Pasajes, fotocopias, gasolina, etc.

INICIO

GENERAN EL GASTO

FIN

RECIBEN FACTURAS PONEN SU ACEPTACIÓN AL GASTO

ACEPTACIÓN DEL GASTO

VERIFICAR SI

CORRESPONDE EL GASTO VoBo PARA EL GASTO

FUNCIONARIO

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO


FINANCIERO

UNIDAD

CONTABILIDAD

UNIDAD

CONTABILIDAD

REGISTRA EN EL SISTEMA CONTABLE

PROCESO AL PAGO O POR

CHEQUE EFECTIVO

41

L.



Proceso : Gastos operativos

Los gastos operativos como ser; honorarios del personal cancelados con fondos FOCAS y BID, son

procesados mediante SIGMA.

Las planillas de honorarios son realizadas en el Módulo de personal del SIGMA. Esta

información es presentada en el TGN, en un medio magnético para su correspondiente verificación

y aprobación.

Paralelamente es elaborado el Comprobante de ejecución de gastos C-31, que es presentado

en el TGN una vez aprobada la información del medio magnético para la consignación de sello rojo

(Habilitación para poder efectuar la aprobación en el Sistema).

El pago es realizado por la Unidad de Tesorería en el SIGMA (Priorización), abonándose

directamente en las cuentas de los beneficiarios. En caso de no tener cuenta, el TGN emite cheque

de funcionario público para ser cobrado en el Banco Mercantil.

El resto de los gastos operativos (combustibles, lubricantes, alquileres y servicios básicos)

son cancelados mediante SIGMA con la elaboración del comprobante de ejecución de gastos C-31 y

no requieren aprobación del TGN.

Con la implementación del SIGMA se eliminan en gran parte, la emisión de cheques y, en

general los procedimientos son similares para los diferentes gastos.(M, N)

42

3.12

Sistema: Tesorería


Proceso: Adquisición de material: escritorio, informática, limpieza, etc.

INICIO

SOLICITA MATERIAL

FIN

VERIFICA EXISTENCIA

UNIDAD

SOLICITANTE

ENCARGADO DE

ALMACÉN

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

FINANCIERO


FINANCIERO

TESORERÍA

REGISTRA EN EL SISTEMA CONTABLE

PROCEDE AL

PASO POR CHEQUE O

EFECTIVO

RECIBE SOLICITUD DE COMPRA SOLICITA

VERIFICACIÓN EXISTENCIA

OBTENCIÓN DE 3 COTIZACIONES

ELABORACIÓN CUADRO COMPARATIVO

ASIGNA LA COMPRA DE ACUERDO AL

CUADRO

COMPARATIVO

REALIZA LA

COMPRA

ENTREGA DOCUMENTACIÓN PARA

INGRESO A BASE DE DATOS DE INVENTARIO

DE ALMACENES

NO

43



Proceso : pasajes y viáticos

La escala de viáticos que debe aplicarse a todas las fuentes de financiamiento, tanto para la UCPSA,

el SENASAG y las cuatro Fundaciones, será la escala vigente para el sector público de acuerdo a

disposiciones legales.

El aspecto de procedimientos de Control Interno, para el pago de viáticos, se mantiene

vigente, sin embargo, la forma de pago ha cambiado, puesto que se realiza mediante el SIGMA

(Módulo de Fondo Rotativo), utilizando como puente la cuenta fiscal del Fondo Rotativo. En este

caso, se emite un cheque por el monto de viático correspondiente, previa solicitud de traspaso de

fondos de las libretas del Banco Central de Bolivia a la Cuenta Fiscal de la UCPSA (Banco Unión

S.A).

El procedimiento actual, que será demostrado en el siguiente capítulo origina duplicidad de

trabajo y demora en el pago en relación al procedimiento detallado en el Manual de Tesorería.

Para el pago de pasajes aéreos, se aplica el procedimiento que se sigue en el pago de gastos

mediante SIGMA y, la documentación de respaldo, está relacionada con el viaje realizado por los

consultores. El pago de pasajes es posterior al viaje, puesto que existe un contrato con la Agencia de

Viajes Internacional Tarija, quien provee pasajes aéreos, de acuerdo a solicitud del Consultor y

Memorándum de viaje.

Los pasajes terrestres son reembolsados a los funcionarios en forma conjunta con los viáticos.

44

3.13

Sistema: tesorería

Subsistema: administración de recursos

Proceso: pasajes y viáticos

INICIO

PRESENTA MEMORANDUM

FIN

APRUEBA EL VIAJE

UNIDAD

SOLICITANTE

COORDINADOR

NACIONAL

SUBCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

UNIDAD

CONTABILIDAD

AUDITORÍA

INTERNA

NO

SI

INSTRUYE ELABORACIÓN A LA

SECRETARIA COORDINADOR

RECIBE MEMORANDO

FIRMADO

ELABORA LA

HOJA DE RUTA

INSTRUYE VERIFICACIÓN

PRESUPUESTARIA AL RESPONSABLE

ELABORA CRTE. EGRESO. PLANILLAS

Y CHEQUES

ENTREGA PASAJES, VIÁTICOS Y

MEMORANDUMS

RECIBE

DOCUMENTACIÓN

ENTREGA MEMORANDO

DEL VIAJE

REALIZA EL VIAJE

DEVUELVE LOS

PASAJES

PRESENTA INFORME ACTIVIDADES Y

DOCUMENTACIÓN RESULTANTE

PRESENTA DESCARGO

PRESENTA

ANTECEDENTES

RECIBE EL MEMORANDO DEL

VIAJE

RECIBE PASAJES

RECUPERA LOS FONDOS DE AGENDA

DE VIAJE

ESPECIFICA LA CTA. P/RECUPERAR

FONDOS

VERIFICA LOS DOCUMENTOS DEL

DESCARGO

VERIFICA DOCUMENTO DESCARGO

ESTABLECERÁ PLAZO DE

PRESENTACIÓN

CONCLUYE EL TRÁMITE

PROCEDERÁ A REALIZAR TRAMITE

SI

SI

NO

NO

NO

45

3.14

Sistema: tesorería

Subsistema: administración de recursos proceso: viáticos

INICIO

SOLICITA PAGO DE VIÁTICOS LLENA FORMULARIO DE

VIÁTICOS

FIN

AUTORIZA VIÁTICOS

TRANSCRIPCIÓN

AL SISTEMA

CONSULTOR

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO


FINANCIERO

COORDINADOR

NACIONAL

TESORERÍA

UNIDAD

CONTABILIDAD

VERIFICA CRONOGRAMA HORARIOS DE

SALIDA Y LLEGA ESTABLECEN

MONTO DE ADELANTO Y

LIQUIDACIÓN DEFINITIVA

VobO PAGO

ENTREGA MONTO VIÁTICOS, EMITE

RECIBO TRANSMITE A CONTABILIDAD

46



Proceso : viáticos para consultores

La operativa de pago de viáticos a consultores con diferentes financiamientos es la misma que del

punto anterior. En la UCPSA la modalidad de pago es contra reembolso. No se entregan viáticos

antes de la realización del viaje. Sólo en casos excepcionales debido a políticas de Control Interno.

47

Capítulo IV

Propuesta de actualización y modificaciones del manual de procedimientos de la unidad de

tesorería de la UCPSA

4.1 Introducción

El cambio principal en la forma de pago de la Unidad de Tesorería de la UCPSA consiste en la

implementación del SIGMA (Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa),

situación que origina, a su vez, la eliminación de algunos procedimientos realizados al inicio del

Programa.

Cabe señalar que todos los procedimientos de los diferentes sistemas de Control de la

Unidad de Coordinación del Programa de Servicios Agropecuarios (UCPSA), se rigen por las

diferentes Normas Básicas de cada Sistema.

En consecuencia, los procedimientos establecidos y regulados por la Normas Básicas, se

mantienen de acuerdo a las mismas; sin embargo, la forma de pago cambia sustancialmente con la

implementación del SIGMA; es así que se detallan los procedimientos actualizados y los que

realmente se realizan en la UCPSA.

Para este efecto, en primer lugar es necesario conocer el funcionamiento de la Cuenta Unica

del Tesoro (CUT) y el manejo de las libretas.

La Cuenta Única del Tesoro se encuentra abierta en el Banco Central de Bolivia.

Para la realización de pagos por las Direcciones Administrativas, como lo es la UCPSA, se realizan

los siguientes procedimientos:

- La Subcoordinación Administrativa solicita Transferencia de fondos de las cuentas

Especiales abiertas en el Banco Central, de los diferentes fondos, según sea la necesidad de

gasto, a las libretas existentes para cada fondo, también en el Banco Central de Bolivia.

- El Banco Central, en el lapso de 24 horas efectúa el desembolso a la libreta, a la cual se

solicitó la transferencia.

- La Unidad de Tesorería y el Encargado de Programación Financiera y presupuestos

verifican los saldos.

- El encargado de Programación Financiera y Presupuestos procede a elaborar el

Comprobante de Ejecución del Gastos C-31, del tipo de gasto que corresponde.

Pago

- El C-31 (Comprobante de ejecución de gasto) y los documentos de respaldo, son revisados

por la Contadora de la UCPSA, quien aprueba en el Sistema el C-31.

- La Subcoordinadora Administrativa y Financiera Procede a la verificación y firma del C-31,

en el SIGMA.

- La Encargada de tesorería procede a la priorización (pago mediante el SIGMA).

Este procedimiento es general para los pagos mediante SIGMA.

48

Funcionamiento Cuenta Única del Tesoro

BANCO Beneficiario

TESORO GENERAL DE

LA NACIÓN BANCARIA

CUT

FLUJO

FINANCIERO

Libre Banco

Libretas

Direcciones

Administrativas

ORDEN

TRANSFERENCIA

Priorización de

Pagos

Priorización de

Pagos

CUT

4.2 Flujo narrativo de pago de honorarios mediante SIGMA

1) La Encargada de Tesorería recibe copia de los contratos de la Subcoordinación

Administrativa y. Financiera.

2) La encargada de Tesorería, a principio de cada año, registra en el SIGMA los datos de los

contratos de todo el personal de la UCPSA, a quienes se les paga con fondos BID, FOCAS,

TGN y al personal de las fundaciones que percibe honorarios con fondos BID.

3) Las planillas de honorarios, mediante el SIGMA se generan el 27 de cada mes.

- La Encargada de Tesorería crea las planillas y las genera, de acuerdo a los contratos

vigentes (Módulo de Personal).

- La Contadora de la UCPSA VERIFICA en el Sistema dichas planillas.

- La Encargada de Tesorería imprime las planillas y baja la información al medio

magnético (diskette), el mismo que es presentado al Ministerio de Hacienda.

- El Especialista en Programación Financiera y presupuestos elabora el comprobante

C-31 de ejecución del gasto. (firman físicamente la Contadora de la UCPSA y

Subcoordinadora Administrativa y Financiera).

- El Encargado de Programación Financiera y Presupuestos realiza la Programación de

transferencia de las Cuentas especiales BID y FOCAS, a las libretas.

- La Encargada de Tesorería efectúa la Nota de solicitud de las transferencias

mencionadas al Banco Central de Bolivia.

49

- El Ministerio de Hacienda (Dirección de Informática del Tesoro), valida la

información contenida en el medio magnético (4 ventanillas), para la consignación

de sello rojo que significa la liberación de pago de parte del TGN.

- Una vez validado el medio magnético, efectúan la consignación del sello rojo en el

Comprobante C-31 de ejecución del gasto.

- La Contadora de la UCPSA APRUEBA las planillas con sello rojo en el SIGMA

(Módulo de personal), luego APRUEBA los Comprobantes C-31 en el Módulo de

Producción.

- La Subcoordinadora Administrativa y Financiera FIRMA en el SIGMA los

comprobantes C-31.

- La encargada de Tesorería, en el horario de 11:30 a 12:00 ó 12:30 a 14:30, realiza la

programación de pagos de los honorarios en el SIGMA, y la priorización (pago) en

el Módulo de Producción, previa verificación de saldos en las libretas CUT.

- El Coordinador Nacional de la UCPSA firma físicamente los Comprobantes C-31.

- El personal recibe sus honorarios directamente en sus cuentas bancarias del Banco

Mercantil S.A. El personal que no tiene cuenta bancaria recibe sus honorarios

mediante cheque de funcionario público, al día siguiente de la operación.

- El Encargado de Programación Financiera y Presupuestos obtiene el reporte de

pagos del SIGMA y la orden de transferencia del SIGMA, para verificar la fecha

efectiva de cobro.

- El Mensajero obtiene las papeletas de pago impresas en el TGN, al día siguiente del

pago. Fotocopia junto al recibo.

- La Encargada de Tesorería imprime las papeletas de pago generadas por el SIGMA,

adjunta las papeletas de pago impresas en el TGN, para su entrega al personal y el

recibo para su firma

- El Especialista en Programación Financiera y Presupuestos, elabora la certificación

presupuestaria en el Sistema de Contabilidad VISUAL de la UCPSA.

- La Encargada de Tesorería registra en el módulo de Tesorería, el pago realizado y

adjunta la papeleta de pago generada por el SIGMA y el Recibo de pago, ambos

debidamente firmados.

- El Asistente Contable elabora el comprobante de Contabilidad en el módulo de

Contabilidad.

- La Contadora General de la UCPSA revisa la documentación de respaldo, asignación

contable, partida presupuestaria, y procede a la firma del comprobante de

contabilidad.

- La Subcoordinadora Administrativa y Financiera efectúa la correspondiente

verificación y firma el comprobante contable.

50

- El Coordinador Nacional de la UCPSA revisa y firma los documentos contables.

- El Asistente Contable procede a su archivo.

4.3 Pagos mediante SIGMA

- La Subcoordinación Administrativa y Financiera remite a Programación Financiera y

Presupuestos las facturas de servicios recibidas de los diferentes acreedores de la UCPSA.

(luz, agua, teléfono, alquileres, seguridad, etc.).

- Programación Financiera y presupuesto recibe los documentos señalados en párrafo anterior

y procede a la elaboración de la programación de gastos, y los remite a Tesorería.

- Tesorería recibe la Programación de gastos y procede a elaborar la Nota de solicitud de

desembolso al Banco Central de Bolivia (fuentes BID o FOCAS).

- La Subcoordinación Administrativa y Financiera firma la Nota al BCB y remite a

Coordinación Nacional.

- La Coordinación Nacional Firma Nota al B.C.B.

- La Secretaría de Coordinación efectúa el despacho, entregando al mensajero.

- El mensajero entrega la nota al B.C.B., antes de Hrs. 11:00.

- El Banco Central efectúa la operación, dentro de las 24 horas de recibida la Nota.

- El encargado de presupuestos y programación financiera elabora y emite el Comprobante C-

31 de ejecución de gastos, mediante SIGMA y los remite a Contabilidad

- Contabilidad procede a la verificación de datos y documentos de respaldo correspondiente y

APRUEBA el C-31, mediante el SIGMA, y los entrega a la Subcoordinación administrativa.

- La Subcoordinación administrativa verifica los documentos y FIRMA en el SIGMA. Remite

a Tesorería.

- Tesorería procede a la priorización de pagos previa verificación de saldos en el horario de

11:30 a 12:00 y de 12:30 a 14:30 (Paga) y remite a Coordinación Nacional.

- Coordinación Nacional verifica y procede a firmar el C-31,.y entrega a la Secretaría de

Subcoordinación.

- La Secretaría de Subcoordinación entrega a Programación Financiera y Presupuestos, los

anteriores documentos.

- El encargado de Programación Financiera y Presupuestos elabora la certificación

presupuestaria y la orden de pago en el SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA

VISUAL, la firma y remite a Tesorería.

- Tesorería elabora y emite el comprobante de tesorería, firma y entrega a contabilidad.

51

- Contabilidad elabora el comprobante de contabilidad, verifica la documentación de respaldo

y firma el comprobante. Remite a la Subcoordianción Administrativa y Financiera.

- La Subcoordinación Administrativa y Financiera verifica los documentos y los firma.

Remite a Coordinación Nacional.

- Coordinación Nacional Verifica y firma los documentos. Entrega a la Secretaría de

Subcoordinación.

- Secretaría de Subcoordinación Administrativa y Financiera. Entrega a contabilidad.

- Contabilidad procede a su archivo.

4.4 Desembolsos PITA’s

1.- La Secretaría de la Subcoordinacion Administrativa Financiera recibe el tramite con instrucción

de la Coordinación Nacional del PSA, para efectuar desembolsos a favor de Oferentes que vienen

ejecutando PITA’s en las entidades ejecutoras del SIBTA.

2.- La Secretaría pasa a la Subcoordinacion Administrativa Financiera la documentación original de

solicitud de desembolso.

3.- La Subcoordinacion Administrativa Financiera deriva el trámite a la Oficina de Presupuestos,

para su certificación de saldo presupuestario.

4.- La Oficina de Presupuestos remite la solicitud de desembolso a la Supervisión Financiera del

SIBTA, para que solicite al Banco Central de Bolivia la transferencia de fondos a favor de los

oferentes.

5.- Supervisión Financiera del SIBTA analiza y revisa los respaldos documentados de los

desembolsos solicitados por las FDTA’s, verificando la consistencia de la información que debe ser

justificada al BID, el examen no comprende la información técnica, por ser responsabilidad de la

Subocoordinacion de Planificación de la UCPSA.

6.- De presentarse observaciones a la documentación revisada, el tramite retorna a la

Subcoordinacion de Planificación o, en su caso, son comunicadas a las FDTA’s, para la

regularización de los mismos .

7.- Una vez validada la documentación que respaldan las solicitudes de desembolso, la Unidad de

Tesorería de la UCPSA debe realizar la Nota de solicitud de transferencia de fondos del Banco

Central de Bolivia (cuenta especial No.4888 – MACIA – PSA CP No.1057/SF-BO) a la cuenta

bancaria del oferente.

8.- La Solicitud de Transferencia de Fondos, con la documentación de respaldo, es derivada via

secretaria a la Subcoordinación Administrativa y Financiera, para su consideración y firma; del

mismo modo, se envía a la Coordinación Nacional de la UCPSA para la firma del documento, en

razón de ser las dos firmas autorizadas ante el Banco Central de Bolivia.

9.- Una vez firmada la Solicitud de Transferencia, se la envía al Banco Central de Bolivia, para que

realice la transacción a la cuenta corriente habilitada por los oferentes en los Contratos de

Prestación de Servicios, la documentación original de respaldo del desembolso es devuelta, vía

secretaria de la Coordinación Nacional de la UCPSA, a la Unidad de Tesorería con copia a

Supervisión Financiera del SIBTA, para su seguimiento.

52

10.- La Solicitud de Transferencia efectuada por el Banco Central de Bolivia es recogida en

originales, por el mensajero, y entregada a la Secretaria Ejecutiva de Coordinación Nacional,

adjunto a la Solicitud de Transferencia el Banco Central de Bolivia acompaña, en originales, la

factura por las comisiones bancarias y el comprobante contable, por la transacción realizada.

11.- La Secretaria Ejecutiva de Coordinación Nacional deriva, en originales, a la Supervisión

Financiera del SIBTA la Solicitud de Transferencia efectuada, la factura por las comisiones

bancarias y el comprobante contable del BCB.

12.- La Solicitud de Transferencia efectuada, la factura por las comisiones bancarias y el

comprobante contable del BCB, son enviados vía fax a las FDTA’s por la Supervisión Financiera

del SIBTA, para que notifiquen a los Oferentes sobre la transacción bancaria realizada, además de

solicitar la nota fiscal y el recibo oficial.

13.- Con el propósito de reiterar la emisión adecuada de la nota fiscal y el recibo oficial, por parte

de los Oferentes beneficiados con los desembolsos, la Supervisión Financiera del SIBTA, con nota

oficial de la UCPSA, envía a las FDTA’s fotocopias de la Solicitud de Transferencia efectuada y el

comprobante contable del BCB, adjunto el original de la factura por las comisiones bancarias,

solicitando en el oficio que la fecha de la factura y del recibo oficial deben coincidir con la fecha de

la transferencia bancaria.

14.- Los originales de la Solicitud de Transferencia efectuada y el comprobante contable del BCB,

además de una fotocopia de la factura por comisiones bancarias, adjunto a toda la documentación

original de respaldo a la solicitud de desembolso, son enviados por la Supervisión Financiera del

SIBTA a la Oficina de Contabilidad para su proceso correspondiente.

15.- Contabilidad recibe la Solicitud de transferencia efectuada, el comprobante contable del

B.C.B., una fotocopia de factura por comisiones bancarias y toda la documentación de respaldo del

desembolso, verificando si llegó la factura y el recibo original del oferente; caso contrario, realiza el

reclamo a la Fundación correspondiente. Luego la remite a Tesorería.

16.- Tesorería efectúa el registro de la operación en el Módulo de tesorería del sistema Visual y

emite el comprobante correspondiente. Firma la responsable de Tesorería.

17.- Contabilidad elabora el comprobante de Contabilidad Integrado, revisando toda la

documentación de respaldo, y la Contadora procede a la firma del comprobante.

18.- El comprobante de contabilidad Integrado y toda la documentación de respaldo se remiten a la

Subcoordinación Administrativa Financiera, para su revisión y correspondiente firma.

19.- El comprobante de contabilidad integrado y toda la documentación de respaldo se envían a

Coordinación Nacional para verificación y firma.

20.- Luego de las firmas, la Secretaría de Administración procede al envío de la fotocopia del

comprobante y documentos de transferencia, a la fundación correspondiente, para que realice el

registro contable de la operación.

21.- La Secretaría de Administración devuelve el comprobante Integrado a Contabilidad.

22.- Contabilidad procede al archivo del comprobante.

53

4.5 apertura del fondo rotativo

De acuerdo a instrucciones del Ministerio de Hacienda, se procedió al cierre de cuentas fiscales de

la banca privada y se determinó la apertura de una cuenta Fiscal, para el manejo de recursos BID y

FOCAS, mediante Fondo Rotativo autorizado por el Ministerio de Hacienda.

Una vez autorizado, se procede a la apertura de dicho fondo en el SIGMA, originándose un

formulario C-34.

El Monto solicitado para gastos, con recursos BID, es de Bs. 6.000 y, para recursos FOCAS,

es de Bs. 12.000.

El encargado de presupuestos efectúa la programación para solicitar transferencia del Banco Central

de Bolivia.

La encargada de Tesorería elabora el formulario de solicitud de transferencia de Fondos del

Banco Central de Bolivia a las libretas de BID o FOCAS, correspondientes.

El Banco Central de Bolivia efectúa el desembolso en el lapso de 24 horas.

La contadora de la UCPSA aprueba el C-34.

La encargada de Tesorería, previa verificación de saldos, procede a la priorización de pagos,

efectivizándose de ésta manera las disponibilidades de fondos.

4.6 Reembolso de pasajes terrestres y gastos menores mediante fondo rotativo

Esta forma de pago (con cheque) fue implementada una vez que la UCPSA realiza pagos mediante

el SIGMA.

La Subcoordinación Administrativa y Financiera aprueba la solicitud del gasto y los remite a

Programación Financiera y Presupuestos.

El encargado de Programación Financiera y Presupuestos emite la certificación

presupuestaria y la remite a Tesorería.

Tesorería recibe la certificación presupuestaria, registra el gasto en el Módulo de tesorería

del Sistema Visual, y emite el cheque correspondiente y el comprobante de tesorería. Paralelamente

registra el gasto en el Módulo de Fondo Rotativo, generándose la solicitud de gasto y entrega de

cheque. Esta documentación es remitida a Contabilidad.

Contabilidad recibe los documentos, verifica y registra en el Sistema Contable Visual

emitiendo el Comprobante de contabilidad. La contadora Firma los comprobantes y remite a la

Subcoordinación para la correspondiente firma.

La Subcoordinación Administrativa y Financiera revisa los documentos y procede a la firma de los

comprobantes y del cheque. Remite a la Coordinación Nacional.

Coordinación Nacional Verifica los documentos y firma los comprobantes y el Cheque. Vía

secretaría de Coordinación los remite a Secretaría de Subcoordinación

La Secretaría de Subcoordinación entrega el cheque al beneficiario.

54

4.7 Procedimiento para el pago de viáticos

- La Subcoordinación Administrativa y Financiera recibe la solicitud de reembolso de

viáticos, verifica y remite a la Asistente Administrativa para su proceso

- La Asistente Administrativa efectúa la liquidación de los viáticos y deriva a Programación

Financiera.

- El encargado de Programación Financiera programa la solicitud de desembolso y remite a

Tesorería.

- La encargada de Tesorería efectúa la solicitud de transferencia del Banco Central de Bolivia

a la Libreta y deriva a Secretaría de Coordinación par las respectivas firmas.

- La Secretaría de coordinación despacha la solicitud antes de Hrs. 11:00 al Banco Central de

Bolivia.

- El encargado de Programación Financiera y Presupuestos elabora el comprobante C-31

(Comprobante de ejecución de gastos) de transferencia de fondos de la libreta CUT a la

cuenta del Banco Unión S.A. (FONDO ROTATIVO BID/FOCAS), asignando la partida

correspondiente entregando a Contabilidad.

- La contadora APRUEBA el C-31 en el SIGMA.

- La Subcoordinación Administrativa FIRMA el C-31 en el SIGMA.

- Tesorería efectúa la Programación y priorización de pago en el SIGMA.

- Tesorería verifica la transferencia de fondos al Banco Unión.

- Programación Financiera y Presupuestos elabora la certificación presupuestaria en el

Sistema VISUAL de la UCPSA y remite a Tesorería.

- Tesorería elabora el comprobante de Tesorería emitiendo el cheque y deriva a Contabilidad.

- Contabilidad Recibe le cheque y la documentación de respaldo, la verifica y firma,

remitiendo a la Subcoordinación Administrativa y Financiera.

- La Subcoordinación Administrativa firma los documentos y el cheque y deriva a

Coordinación Nacional.

- Coordinación Nacional efectúa la verificación de los documentos firmando el cheque y

deriva a Secretaría de la Subcoordinación.

- La Secretaría de Subcoordinación entrega el cheque al beneficiario y devuelve los

documentos a Contabilidad.

- El Asistente Contable procede al archivo del comprobante de contabilidad.

55

4.8 Procedimientos para el pago de compras menores

- La Subcoordinación Administrativa y Financiera recibe la solicitud de compra y la remite al

Especialista en Programación Financiera y Presupuestos.

- Programación Financiera y Presupuestos certifica la existencia presupuestaria, en la

respectiva partida, y la remite a la Asistente Administrativa.

- La Asistente Administrativa comienza el proceso de adquisición, mediante el SIGMA,

generando una orden de compra.

- Selecciona 3 beneficiarios registrados en el SIGMA, para realizar las respectivas

cotizaciones.

- El SIGMA, automáticamente adjudica al menor costo y la Asistente Administrativa remite

la documentación a la Subcoordinación Administrativa y Financiera.

- La Subcoordinación Administrativa y Financiera efectúa la aprobación de la orden de

compra en el SIGMA y remite a Programación Financiera para la elaboración del C-31 de

compras.

- Programación Financiera elabora el C-31 de compras y remite toda la documentación a

Contabilidad.

- Contabilidad revisa la documentación y APRUEBA en el SIGMA el C-31 de compras y lo

remite a la Subcoordinación Administrativa y Financiera.

- La Subcoordinación Administrativa y Financiera FIRMA en el SIGMA el C-31 de compras,

y lo remite a Tesorería.

- Tesorería efectúa la programación y priorización de pago en el SIGMA y lo remite a

Presupuestos para el inicio de registro en el Sistema Integrado “Visual de la UCPSA”, de

acuerdo a procedimiento descrito en el punto No. 4.3.

Conclusiones y recomendaciones

No se efectúa la evaluación periódica del manual y su actualización, como indica el

Reglamento específico.

Se efectuó la implementación del SIGMA para pagos en sus diferentes módulos.

El sistema de Tesorería integra los diferentes Sistemas de la UCPSA, pero operativamente

existen procedimientos que no están inmersos en esta integración, lo que podría originar

ineficiencia de las operaciones, pagos sin verificación previa de saldos.

Los procedimientos de pago, mediante SIGMA son más largos que los efectuados al inicio

del Programa (CHEQUE); sin embargo, existe mayor transparencia y control.

Con el pago mediante SIGMA se evita la duplicidad de pagos.

Existen procedimientos de desembolsos que no son efectuados por la Unidad de Tesorería.

La Unidad de Tesorería no realiza flujos de efectivo; por tanto, no existe proyección de

recursos obtenidos.

Las transferencias directas a oferentes no son realizadas mediante SIGMA, son más rápidas;

sin embargo, se genera una brecha entre la información registrada en el Sistema VISUAL de

la UCPSA y la registrada en el SIGMA y la Contaduría.

No existe compatibilidad del SIGMA con el Sistema Integrado de la UCPSA (VISUAL),

originando duplicidad de esfuerzo para el registro de las operaciones.

56

Recomendaciones

Se recomienda dar cumplimiento al Reglamento específico del sistema de Tesorería y las

Normas Básicas de Control Gubernamental respecto a la evaluación y actualización del

Manual de procedimientos del Sistema de Tesorería de la UCPSA, mediante revisiones

periódicas.

Se recomienda efectuar evaluaciones de forma sistemática de las medidas de mejoramiento

administrativo y de los cambios operativos que se realicen en la Institución.

Se debe establecer un calendario para la actualización del manual y designar un responsable

para la atención de esta función.

Se recomienda que el registro de las operaciones de pago sea efectuado en el momento de

pago y no en forma posterior, para proporcionar a los ejecutivos información oportuna y

confiable para la toma de decisiones.

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