Universidad de Costa Rica - UCI · 2020-05-19 · PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN...

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Estrategia de Implementación Proyecto de Gestión de Responsabilidad Social

Empresarial para la empres Consulex amrej S.A.

EMILIO ARIAS RODRIGUEZ

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION

DE PROYECTOS

San José, Costa Rica

septiembre 2012

ii

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como

Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos

__________________________ Lic. Yorlen Solís Araya, MAP, PMP

PROFESOR TUTOR

_________________________ Glauco Quesada Ramírez

LECTOR No.1

__________________________ Mario López Soto

LECTOR No.2

________________________ Emilio Arias Rodríguez

SUSTENTANTE

iii

DEDICATORIA

A la vida, que me permite dar cada paso, que acompaña mis éxitos, me hace

crecer como ser humano y así reconocer y agradecer la mano de Dios en mis

proyectos…

A las personas que durante este proceso de crecimiento personal, me han

acompañado en el camino y hoy comparten el éxito.

iv

AGRADECIMIENTOS

A mi tutora Yorlen Solís, por la confianza y la oportunidad de compartir este reto.

A mis compañeros Luis, Manuel y Roberto, por haber formado un grupo de trabajo

leal y por compartir los sueños…

A Dios, que sin él no soy nada.

v

Indice

DEDICATORIA ........................................................................................................ iii

AGRADECIMIENTOS ............................................................................................. iv

RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................... ix

I. INTRODUCCION ............................................................................................. 1

1.1 Antecedentes ................................................................................................. 1

1.2 Problemática ............................................................................................ 1

1.3 Oportunidad ............................................................................................. 2

1.4 Objetivo general ....................................................................................... 3

1.4.1 Objetivos específicos. ........................................................................... 3

II MARCO TEORICO .......................................................................................... 4

2.1 Marco institucional ......................................................................................... 4

2.1.1 Antecedentes de la Institución ............................................................... 4

Misión y visión .................................................................................................. 5

2.1.3 Valores .................................................................................................... 5

2.1.4 Estructura organizativa ............................................................................ 6

2.1.5 Productos que ofrece .............................................................................. 7

2.2 Responsabilidad Social Empresarial ......................................................... 8

2.2.1 La Responsabilidad Social Empresarial y el Desarrollo Sostenible ..... 10

2.2.2 Responsabilidad Social Empresarial y Filantropía............................... 14

2.3 Dimensiones de la Responsabilidad Social Empresarial ........................ 15

2.4 Teoría de Administración de Proyectos .................................................. 16

2.4.1 Proyecto .............................................................................................. 16

2.4.2 Administración de Proyectos ............................................................... 17

2.4.3 Ciclo de vida de un proyecto ............................................................... 17

2.4.4 Procesos en la Administración de Proyectos ...................................... 21

2.4.5 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ............... 22

III. MARCO METODOLOGICO ........................................................................ 27

3.1 Fuentes de información ............................................................................... 27

3.2. Métodos de Investigación ........................................................................... 30

3.3 Herramientas. ......................................................................................... 32

vi

3.4 Supuestos y Restricciones. .......................................................................... 33

3.6 Entregables. ................................................................................................. 35

IV ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION DE PROYECTOS GRSE .................... 37

4.1 Análisis de Entorno ...................................................................................... 37

4.1.1 Aplicación del cuestionario .................................................................... 37

4.1.2 Análisis Cuantitativo de los Resultados del Cuestionario. ..................... 39

4.2 Identificación de Involucrados ...................................................................... 58

4.2.1 Entradas: ............................................................................................... 59

4.2.2 Herramientas ......................................................................................... 60

4.2.3 Salidas .................................................................................................. 64

4.3 Propuesta de temáticas Plan de Responsabilidad Social Empresarial ........ 65

4.3.1 Propósitos Estratégicos: ........................................................................ 66

4.4 Plan de Proyecto ......................................................................................... 70

4.4.1 Enunciado del Trabajo (SOW) .............................................................. 70

4.4.2. Acta de Constitución del Proyecto........................................................ 71

4.4.3. Plan de Gestión del Alcance ................................................................ 74

4.4.4. Plan de Gestión del Tiempo ................................................................. 83

4.4.5. Plan de Gestión de Recursos Humanos .............................................. 84

4.4.6. Plan de Gestión de Comunicaciones ................................................... 93

4.4.6 Uso de técnicas y herramientas tecnológicas ....................................... 96

V CONCLUSIONES .............................................................................................. 97

VI RECOMENDACIONES ................................................................................... 100

VII BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 102

VIII ANEXOS ....................................................................................................... 104

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACION ......................... 104

Anexo 2: EDT DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN ........................... 108

Anexo 3: CRONOGRAMA DEL PFG ............................................................... 110

Anexo 4: Acta de Constitución Plan de Gestión de Responsabilidad Social

Empresarial para la empresa Consulex amrej S.A. ........................................ 112

Anexo 5. EDT del Plan de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial para

la empresa Consulex amrej S.A. .................................................................... 114

vii

Anexo 6. CUESTIONARIO SOBRE INDICADORES DE RESPONSABILIDAD

SOCIAL EMPRESARIAL ................................................................................. 115

Anexo 7: HOJA DE RECURSOS DEL PLAN DE GESTION DE RSE PARA LA

EMPRESA CONSULEX AMREJ S.A. .............................................................. 125

Anexo 8: CRONOGRAMA PLAN DE GESTION DE RSE PARA LA EMPRESA

CONSULEX AMREJ S.A. ................................................................................ 125

Anexo 9: RUTA CRÍTICA DEL PLAN DE GESTION DE RSE PARA LA

EMPRESA CONSULEX AMREJ S.A. .............................................................. 127

Anexo 10: RESUMEN DEL PLAN DE GESTION DE RSE PARA LA EMPRESA

CONSULEX AMREJ S.A. ................................................................................ 128

Anexo 11: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PLAN DE GESTION DE RSE

PARA LA EMPRESA CONSULEX AMREJ S.A. .............................................. 129

Contenido de Cuadros

Cuadro 1 Fuentes de Información Utilizadas......................................................... 28

Cuadro 2 Herramientas Utilizadas ........................................................................ 32

Cuadro 3 Supuestos y Restricciones ................................................................... 33

Cuadro 4 Entregables .......................................................................................... 35

Cuadro 5 Registro de Involucrados ....................................................................... 61

Cuadro 6 Matriz de Influencia e importancia ......................................................... 62

Cuadro 7 Nivel y Razón de Influencia de los involucrados .................................... 63

Cuadro 8 Registro de Interesados - estrategia ..................................................... 64

Cuadro 9 Entregables y criterios de aceptación .................................................... 76

Cuadro 10 Diccionario EDT ................................................................................... 80

Cuadro 11 Resumen de datos sustanciales del cronograma. ............................... 84

Cuadro 12 Recursos y siglas para la Matriz Asignacion de Responsabilidades ... 85

Cuadro 13 Cuadro de Responsabilidades y siglas para la Matriz de Asignación .. 86

Cuadro 14 Matriz de Asignación de Responsabilidades para el Proyecto ............ 86

Cuadro 15 Matriz de Roles, Responsabilidades y Competencias ......................... 88

Cuadro 16 Momentos para la elaboración del Plan de Gestión de las

Comunicaciones .................................................................................................... 95

viii

Indice de Figuras Figura 1 Estructura Organizativa Consulex Amrej S.A. .......................................... 6

Figura 2 Ciclo de Vida del Proyecto ..................................................................... 19

Figura 3 Distribución de Costos y personal durante el ciclo de vida de un proyecto

.............................................................................................................................. 20

Figura 4 Influencia de los involucrados y el costo de los cambios ....................... 20

Figura 5 Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos ........................ 22

Figura 6 Interacción de los grupos de procesos de Administración de Proyectos 22

Figura 7 Existencia de indicadores según cuestionario ........................................ 40

Figura 8 Análisis existencia en Tema 1 según Cuestionario ................................ 41

Figura 9 Análisis existencia en Tema 2 según Cuestionario ................................ 42

Figura 10 Análisis existencia en Tema 3 según Cuestionario .............................. 43





Figura 15 Estructura Organizativa del Proyecto de Estrategia de RSE ................ 87

ix

RESUMEN EJECUTIVO

La empresa CONSULEX AMREJ S.A. nació en el año2004, y se especializa en la gestión y administración de bienes inmuebles, mediante la implementación de una metodología de trabajo que permite diluir los costos de contratación, logrando ofrecer una mayor relación de costo beneficio para los clientes, bajo una adecuada dirección de los proyectos. Actualmente sus oficinas centrales se ubican en Barrio Escalante- San José y posee un sucursal en San Ramón- Alajuela. La organización ha crecido dentro del mercado, actualmente posee una planilla de más de cincuenta colaboradores y ha ampliado su espectro con el nacimiento de Servicios de Seguridad AMREJ en Occidente S.A. y Cleaning de Costa Rica S.A., con el objeto de atender la seguridad, limpieza y mantenimiento de los inmuebles que administra, garantizando un servicio con altos índices de control y calidad. La empresa a lo largo de los años ha realizado proyectos aislados en materia de responsabilidad social, sin embargo no posee una estrategia claramente definida en el tema que los integre. La Junta Directiva de la Empresa y la clase gerencial, está constituida por hombres y mujeres con altos conocimientos, experiencia y sobre todo suficientes valores éticos para ofrecer servicios exitosos y de calidad. Por esta razón surge el objetivo general del presente proyecto, que consiste en Plantear una estrategia para la implementación de un Plan de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial (R.S.E) en la empresa Consulex amrej S.A. que guíe su proceso de desarrollo en la organización.

Este objetivo se logra cumplir, con tres objetivos específicos que consisten en realizar un análisis de entorno de Consulex amrej S.A. para identificar el nivel de compromiso de la empresa con la responsabilidad social empresarial; realizar un análisis sobre los diferentes temas de Responsabilidad Social, para identificar cuál o cuáles sería posible desarrollar en la Empresa Consulex amrej S.A. de acuerdo con la disponibilidad de recursos y los objetivos estratégicos de ésta y plantear una estrategia de implementación para los temas que la organización haya decidido desarrollar.

Para el desarrollo de los objetivos se utilizó una técnica mixta de investigación, mediante la cual se revisó material bibliográfico relacionado con Administración de Proyectos y Responsabilidad Social Empresarial, documentación administrativa y financiera de la empresa, así como el trabajo de campo que se realizó mediante las entrevistas aplicados a los distintos miembros de la organización.

x

Se utilizó el método de investigación de analítico- sintético, se analizaron los resultados que se desprendieron de las diferentes entrevistas elaboradas a las distintas fuentes primarias y secundarias, y se analizó la información localizada a nivel digital o físico, tanto sobre conceptos, indicadores y experiencias en otras organizaciones similares, relacionadas con la Responsabilidad Social Empresarial. Las herramientas utilizadas fueron: Entrevistas a distintos miembros de la organización e involucrados, relacionados con los distintos objetivos, Indicadores y escalas de valoración Instituto ETHOS (2011) y recopilación de información digital y física sobre RSE y experiencias de empresas en la materia. Se puede concluir que este Proyecto, se convierte en el mejor insumo que posee la organización, para alcanzar exitosamente el objetivo que se ha propuesto cumplir la Junta Directiva, como máximo órgano de jerarquía de la empresa; y que hoy por hoy la empresa cuenta con un análisis de entorno para identificar el nivel de compromiso de la empresa con la responsabilidad social empresarial, un análisis sobre los diferentes temas de Responsabilidad Social, que permitió identificar los temas de los tres proyectos que se proponen de acuerdo con la disponibilidad de recursos y los objetivos estratégicos de ésta. Se proponen tres proyectos de RSE: Diseño de un Programa de Salud y Seguridad Ocupacional, de un Programa de patrocinio a proyectos de bienestar social y de un Programa de reciclaje a lo interno de los Centros Comerciales administrados por Consulex Amrej S.A, los que se estaría llevando a cabo el año entrante. Esto por cuanto la Junta Directiva, definió que el inicio del Plan de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial, sería el 07 de enero de 2012 y concluirá aproximadamente el 16 de abril de 2013. Para alcanzar el éxito es vital mantener el interés que ha mostrado la Junta Directiva de la empresa, que ha asumido este proyecto como uno de sus principales retos como órgano colegiado, prueba de ello que tanto el director de proyecto y su equipo, así como el coordinador de la Comisión de Responsabilidad Social Empresarial y su equipo, son nombrados por la propia Junta Directiva, así como la responsabilidad de aprobar los temas, contenido y planes de los tres proyectos mencionados. Igualmente se recomienda que para una ejecución exitosa de los procesos del proyecto y cumplir los objetivos planteados, el equipo de proyecto deberá apegarse a las buenas prácticas incluidas dentro del PMBOK 4ta Edición.

1

I. INTRODUCCION

1.1 Antecedentes

Consulex amrej S.A. es una empresa de capital cien por ciento costarricense, que

desde el año 2004, incursionó en el país en la administración condominal y de

bienes inmuebles. Originalmente se inició con la administración de locales y

viviendas individuales en las provincias de San José y Heredia; con el paso de los

años se amplió el espectro a las provincias de Alajuela, Puntarenas y Guanacaste

incursionando así en el sector de los Centros Comerciales.

Hace doce años, se adquirió un edificio de oficinas, ubicado en Barrio Escalante

en el Distrito el Carmen, del Cantón Central de San José, con el objeto de

centralizar las operaciones. Igualmente se abrió una sede en el Cantón Central de

San Ramón para cubrir la zona de Alajuela – Puntarenas y Guanacaste.

Actualmente, la organización cuenta con más de 50 colaboradores. Los servicios

que ofrece actualmente se enfocan en seguridad, mantenimiento - limpieza y

gestión de administración (facturación, gestión de cobro, ejecución de proyectos y

atención a propietarios e inquilinos). Debido a su afinidad con el medio ambiente,

la empresa cuenta con varias iniciativas de protección ambiental, pero carece de

una estrategia de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) que guie y oriente

dichos esfuerzos y vaya aún más allá.

1.2 Problemática

Consulex a lo largo de sus ocho años de existencia en el mercado costarricense,

ha patrocinado y organizado actividades y campañas enfocadas en el área social y

la protección del medio ambiente. Es posible citar ejemplos como programas de

reciclaje en Centros Comerciales, utilización de insumos de limpieza amigables

con la naturaleza, y campañas de recolección de alimentos y obsequios para

familias de escasos recursos, que habitan en los alrededores de los centros

comerciales y condominios que administra.

2

A pesar de lo expuesto, la empresa no cuenta con una estrategia global, para

integrar todos esos esfuerzos, ni con un marco de responsabilidad social

empresarial que dicte las pautas a seguir, no solo en el ámbito ambiental, sino que

también en el ámbito social y económico.

La Junta directiva de Consulex, siendo el más alto nivel de jerarquía de la

organización, definió dentro de los objetivos de su Plan Estratégico para el año

2012-2013, la creación de un Plan de Responsabilidad Social Empresarial para la

firma que le permita a corto plazo, contar con una estrategia transversal,

claramente enfocada en la responsabilidad social, como un factor estratégico

frente a la realidad e importancia del tema en Costa Rica.

Dicha acción pretende de manera primordial, proyectarse estratégicamente a nivel

nacional como una empresa de administración de bienes inmuebles con

responsabilidad social, que tiene clara su misión en el campo socio económico y

ambiental.

1.3 Oportunidad

Para cumplir con los objetivos estratégicos, que ha planteado la Junta Directiva de

Consulex amrej S.A. para el periodo 2012- 2013 y así proyectarse

estratégicamente a nivel nacional, como una empresa de administración de bienes

inmuebles con responsabilidad social, es necesario analizar el entorno de la

empresa y medir el nivel de compromiso con la RSE.

Cabe resaltar, que la empresa es relativamente joven en el mercado, y dentro de

sus objetivos a corto y mediano plazo, pretende aprovechar una serie de políticas

públicas y privadas de financiamiento, que privilegian aquellas pequeñas y

medianas empresas, comprometidas con la Responsabilidad Social Empresarial.

3

Por otro lado, los clientes (inquilinos y propietarios), cada vez más son conscientes

de la necesidad de que sus propiedades o donde ellos invierten o desarrollan el

negocio, cuente con políticas claras y alineadas con el Desarrollo Sostenible y la

Responsabilidad Social Empresarial. Por esta razón contar con un plan de gestión

en la materia, se convierte en un activo estratégico de la organización.

1.4 Objetivo general

El objetivo general del proyecto es:

Crear una estrategia para la implementación de un Plan de Gestión de

Responsabilidad Social Empresarial (R.S.E) en la empresa Consulex amrej S.A.

que guíe su proceso de desarrollo en la organización.

1.4.1 Objetivos específicos.

Los objetivos específicos de este proyecto son:

1. Realizar un análisis de entorno de Consulex amrej S.A. para identificar el

nivel de compromiso de la empresa con la responsabilidad social

empresarial.

2. Realizar un análisis sobre los diferentes temas de Responsabilidad Social,

para identificar cuál o cuáles sería posible desarrollar, de acuerdo con la

disponibilidad de recursos y los objetivos estratégicos de ésta.

3. Desarrollar una estrategia de implementación para los temas que la

organización haya decidido desarrollar, que incluya las áreas de

conocimiento de alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones.

4

II MARCO TEORICO

2.1 Marco institucional

2.1.1 Antecedentes de la Institución

En la actualidad un mercado globalizado y altamente competitivo requiere que las

organizaciones orienten sus esfuerzos hacia la calidad, rapidez, eficiencia y

eficacia, con la finalidad de satisfacer las cambiantes necesidades de los clientes,

ofreciendo productos y servicios que superen las expectativas del negocio.

Por este motivo después de realizar una investigación del mercado y de estudios

de satisfacción del cliente se fundó en el año 2004, la empresa CONSULEX

AMREJ S.A., especializada en la gestión y administración de bienes inmuebles,

mediante la implementación de una metodología de trabajo que permite diluir los

costos de contratación, logrando ofrecer una mayor relación de costo beneficio

para los clientes, bajo una adecuada dirección de los proyectos.

Con el paso de los años CONSULEX AMREJ S.A. ha crecido dentro del mercado

y ha ampliado su espectro con el nacimiento de Servicios de Seguridad AMREJ

en Occidente S.A. y Cleaning de Costa Rica S.A., con el objeto de atender la

seguridad, limpieza y mantenimiento de los inmuebles que administra,

garantizando un servicio con altos índices de control y calidad.

Actualmente la empresa cuenta con un equipo de trabajo consolidado y altamente

capacitado, cuya experiencia se convierte en uno de los mejores activos de la

organización. Más de cincuenta empleados suma la planilla de Consulex, los

cuales se encuentras distribuidos en los diferentes proyectos. Sus oficinas

centrales se ubican en San José Barrio Escalante, del parque de Francia, ciento

setenta y cinco metros al sur, además cuenta con una oficina regional ubicada el

Plaza Occidente, en el cantón de San Ramón de Alajuela.

5

La Junta Directiva de la Empresa y la clase gerencial, está constituida por

hombres y mujeres con altos conocimientos, experiencia y sobre todo suficientes

valores éticos para ofrecer servicios exitosos y de calidad.

Misión y visión

Misión

CONSULEX asume como misión ser un pilar generador de éxito, de las personas

o empresas que confían sus bienes en nuestras manos, mediante una eficiente y

eficaz gestión administrativa, que implemente las mejores prácticas de

administración de proyectos, para la satisfacción de las necesidades o

requerimientos del cliente, que es nuestra razón de ser.

VViissiióónn

Consolidarnos como la empresa líder en administración y gestión de bienes

inmuebles en Costa Rica, bajo el sello de satisfacción del cliente y mejora en su

calidad de vida.

2.1.3 Valores

Ética: De forma Individual y como empresa, nos identificamos y estamos

convencidos con un proceder digno y honorable, sustentado con la transparencia,

justicia y rectitud de nuestros actos.

Compromiso: Estamos orgullosos de trabajar en la empresa, de la cual nos

sentimos parte indispensable, por lo que estamos decididos a dar el máximo de

nuestras capacidades y esfuerzo como personas y equipo de trabajo.

Respeto: En nuestra relación de trabajo diario, prevalece el respeto a la dignidad

de la persona humana y complementariamente el respeto a las normas y reglas

definidas por la empresa. Acatándolas aseguramos un clima armonioso en la

organización.

6

Profesionalismo: Nuestras habilidades técnicas y profesionales son relevantes y

se mantienen en perfeccionamiento continuo, para tener un dominio integral en

cada área de responsabilidad y así lograr ser exitosos en el alcance de nuestros

objetivos.

2.1.4 Estructura organizativa

La estructura organizativa está compuesta jerárquicamente, ubicando en la parte

superior a la Junta Directiva, que de conformidad con la estructura jurídica de las

sociedades anónimas, es el órgano de mayor relevancia y de donde emanan las

distintas políticas y decisiones estratégicas de la empresa. En segundo orden

jerárquico se ubica a la Gerencia General y bajo su jerarquía: las Direcciones de

Proyectos, Financiera, Recursos Humanos y Administrativa, y cada una de ellas

con una estructura administrativa que posibilita el cumplimiento de sus funciones y

tareas, como se muestra en la Figura 1.

Figura 1 Estructura Organizativa Consulex Amrej S.A. Fuente: Plan Estratégico Consulex ,2011

7

2.1.5 Productos que ofrece

La empresa Consulex Amrej S.A., ofrece servicios de administración de bienes

inmuebles individuales o en condominio, integrando servicios de logística legal,

contable, mantenimiento, tramitología y pago de servicios, gestión de

arrendamiento, mercadeo y publicidad. Como parte de su crecimiento,

actualmente posee dos sociedades hermanas denominadas Cleaning de Costa

Rica S.A. y Servicios de Seguridad AMREJ en Occidente S.A, mediante las cuales

brinda servicios de Mantenimiento y Limpieza y Seguridad respectivamente.

Administración Condominal – Bienes Inmuebles

Atiende las diversas necesidades de la gestión administrativa que requiere el

cliente, sea comercial o habitacional, tales como cobros, presupuestos, atención

de propietarios, inquilinos, clientes y público en general, así como la gestión de

servicios y trámites relacionados con el adecuado manejo de los bienes.

Gestión de Arrendamiento

Este servicio se brinda en distintas fases que van desde la localización del cliente

o potencial inquilino y elaboración del contrato de arrendamiento, hasta la gestión

del contrato que incluye el servicio de supervisión, cobro de las cuotas de

arrendamiento, y mantenimiento del bien inmueble.

Asesoría Jurídica

Ofrece servicios jurídicos en el campo de contratación y cobros judiciales, con el

objeto de integrar soluciones mediatas a clientes altamente ocupados, que

requieren simplificar esfuerzos y alcanzar los resultados esperados en el menor

tiempo.

Mantenimiento y limpieza

Ofrece el servicio de limpieza y mantenimiento de bienes inmuebles, mediante su

empresa hermana o subsidiaria Cleaning de Costa Rica S.A. así como el servicio

8

de manejo de plantas de tratamiento con el personal capacitado y con las

respectivas certificaciones del Ministerio de Salud. Estos servicios se realizan

según las especificaciones contractuales y bajo los requerimientos del cliente.

Seguridad

Ofrece los servicios por medio de su empresa hermana o subsidiaria Servicios de

Seguridad AMREJ en Occidente S.A, la cual se encuentra debidamente inscrita

en el Ministerio de Seguridad Pública y cuenta con las pólizas de ley. Se brindan

servicios de seguridad preventiva, mediante cámaras de vigilancia y con oficiales

las 24 horas del día los 365 días del año.

2.2 Responsabilidad Social Empresarial

La Responsabilidad Social Empresarial (RSE), se ha venido desarrollando con

gran fuerza en las últimas décadas, como un tema de gran relevancia en el marco

de la globalización, el desarrollo de las nuevas tecnología de información, las

redes sociales y las grandes transformaciones económicas que vive la comunidad

mundial.

Sin duda alguna, otro elemento sustancial es el reconocimiento de que los

recursos naturales son limitados y deben ser utilizados de manera racional y

planificada. En este marco referencial, las empresas públicas y privadas, se

convierten en protagonistas responsables en esta temática.

En la actualidad existen diversas definiciones de Responsabilidad Social, me

permitiré anotar al menos dos de ellas para efectos de ilustrar esté Proyecto Final

de Graduación, teniendo claro que, en la práctica más que la importancia de la

definición, lo trascendente es lo que hacen las empresas u organizaciones en la

práctica por ser responsables.

El Centro de Gestión Tecnológica e Informática Industria la define como:

“Un nuevo enfoque de gestión empresarial, mediante el cual se busca en las

organizaciones orientar el valor agregado de sus actividades y definir estrategias

9

de innovación que incorporen consideraciones ambientales y sociales,

manteniendo un adecuado balance con criterios económicos, para procurar así su

propia sostenibilidad y el desarrollo sostenible de la región donde opera.”

(CEGESTI, 2006, p. 1)

Según la norma ISO 26000 se considera como:

“La responsabilidad de una organización ante los impactos de sus decisiones y

actividades (como productos y servicios) ocasionan en la sociedad y el medio

ambiente, a través de un comportamiento transparente y ético que contribuya al

desarrollo sostenible (FOMIN, 2009, p 20)

De acuerdo con INCAE y la Asociación Empresarial para el Desarrollo (AED), las

definiciones de RSE existentes, siempre tendrá varios aspectos en común:

“… 1. Compromiso de las empresas: De operar de tal forma que agregue valor a la

sociedad.

2. Decisión voluntaria: Carácter exclusivamente voluntario y no regulado por

ley.

3. Beneficios para la sociedad y públicos de interés (stakeholders): Algunas

mencionan a grupos específicos, como comunidades, clientes,

proveedores, empleados y familias, entre otros.

4. Conducta ética: Incluye además de las expectativas del negocio, las de la

sociedad sobre lo que significan prácticas de negocio aceptables.

5. Desempeño ambiental: Se resalta el desempeño en el cuidado del medio

ambiente.

6. Adaptabilidad: Importancia de adaptar a la RSE al contexto y realidad de las

sociedades en las que operan las empresas.” (R. Escobar, A. Gutiérrez, A

Gutiérrez, J. Lezama, E. Villafuerte, 2008, pp.3-4).

10

En nuestro tiempo, las prácticas de responsabilidad social, deben ser sostenibles y

parte integral de la estrategia de la organización y estar íntimamente relacionadas

con el negocio de la empresa, y si se quiere, debe contribuir de manera tangible, a

beneficios netos de la empresa, y aportar al desarrollo tanto de la empresa, como

de la sociedad.

Esta realidad incluye las denominadas PYMES (pequeñas y medianas empresas).

Finalmente, podemos reconocer que hoy existe un cuestionamiento sobre el papel

que deben jugar las empresas frente a la sociedad, no sólo en la producción de

productos y servicios, sino también en cuál es su responsabilidad sobre los

impactos económicos, ambientales y sociales que genera su actividad en el

entorno.

2.2.1 La Responsabilidad Social Empresarial y el Desarrollo Sostenible

En nuestro tiempo, es vital analizar el desarrollo de la comunidad mundial y de

las naciones, a la luz de las transformaciones económicas, políticas, sociales,

culturales y ambientales, que dan como resultado la emergencia de nuevas

prácticas sociales, y de las que dependen las estrategias de desarrollo y las

políticas públicas y privadas traducidas en proyectos, orientados a generar

grandes cambios en la forma de atender los problemas del siglo.

Si hacemos un recorrido en el tiempo, podemos evidenciar un creciente interés en

los diferentes actores del mundo, enfocado a la construcción de un estado de

conciencia frente al concepto de desarrollo sostenible y de que la responsabilidad

social, parte del propio individuo y crece hasta un marco social, que incluye a los

Estados y a las Empresas y Corporaciones privadas.

El concepto de Desarrollo Sostenible, tiene su primer germen con la iniciativa de la

Organización de las Naciones Unidas (O.N.U) y la Conferencia de Estocolmo en el

año de 1972, donde se inicia un debate internacional, sobre el ligamen entre el

desarrollo económico y la afectación al medio ambiente. No obstante, la incursión

11

del concepto ¨Desarrollo Sostenible¨, se da en 1887, dentro del informe

denominado ¨Nuestro Futuro común¨, o Ïnforme Brundtlad¨.

De este foro se desprende la definición de desarrollo sostenible como: äquel que

satisface las necesidades del presente, sin comprometer las necesidades de las

futuras generaciones¨. Ahora bien, vale la pena recalcar que este concepto pone

límites a la tradicional definición de desarrollo económico, y se compromete con la

protección de las necesidades futuras de las generaciones del mañana.

El otro pilar que analizamos, la Responsabilidad Social de la Empresarial (RSE) o

Corporativa (RSC), ha sido objeto de gran relevancia en las últimas décadas, en el

marco de la globalización, mundialización y el desarrollo de internet y de las

nuevas tecnologías de información y las emergentes economías fuertes que han

marcado un cambio dinámico en la economía mundial.

Hoy por hoy, está en crecimiento el estado de conciencia respecto de los derechos

laborales, la protección del medio ambiente y el respeto de los derechos humanos.

Ahora han cambiado las reglas, los que antes eran concebidos como recursos

naturales inagotables, ahora se reconocen como agotables, en definitiva, hay un

cambio de paradigma.

En este marco referencial, el rumbo mundial redefine el compromiso compartido

entre públicos y privados. Las empresas privadas utilizan en su léxico común la

responsabilidad con la sociedad. Existen múltiples definiciones de responsabilidad

social empresarial, para muestra un botón, ël compromiso que asume una

empresa para contribuir al desarrollo económico sostenible por medio de

colaboración con sus empleados, sus familias, la comunidad local y la sociedad en

pleno, con el objeto de mejorar la calidad de vida”. (World Business Council for

Sustainable Development WBCSD, Suiza).

Durante la Cumbre de Johannesburgo se debatieron dos enfoques: normas versus

compromisos voluntarios y desconfianza social respecto al poder corporativo

versus desconfianza empresarial respecto de la intervención pública.

12

En la Declaración Política y Plan de Implementación de la Cumbre Mundial sobre

Desarrollo Sostenible, es evidente la dupla responsabilidad y accountability, o

rendición de cuentas. Esto desde la óptica ambiental y social. Por ejemplo, la

iniciativa de Naciones Unidas “Pacto Global” propone tres planos de acción:

derechos humanos, laborales y ambientales.

En esta línea la RSC, destaca la responsabilidad ambiental de las empresas

privadas y se pone en el tapete el impacto que estas generan mediante su

actividad productiva (administración de recursos naturales, control de la

contaminación, manejo de desechos y el ciclo del producto), siendo actores de

primera línea, en el trama de las problemáticas ambientales globales como

cambio climático y deterioro de la biodiversidad.

La Responsabilidad Social Corporativa, asume un compromiso con una

participación más activa en problemas que se circunscriben a su entorno

inmediato y que atañen a los empleados y a la comunidad en el campo de la salud

y seguridad, saneamiento ambiental, acceso a agua potable, vivienda,

alimentación y transporte, etc. Esto es sin duda, una visión de desarrollo

sostenible con conciencia ambiental y preocupación por las futuras generaciones

lo que se ha llamado ¨equidad intergeneracional¨

En el siglo XIX, los actores públicos y privados, hablan de desarrollo sostenible en

el marco de la triple línea base (económica, ambiental y social). La rendición de

cuentas, incluye estos tres elementos y la ética como valor transversal.

La Cumbre de la Tierra, celebrada en Río de Janeiro en 1992, nos heredó la

agenda “21” o Programa “21”, que se desprende de una agenda de acciones

correctivas que se deberán implementar y el número 21, hace referencia al

presente siglo. Esta no posee una duración limitada y se concibe como un proceso

dinámico y continuo, cuyo principal propósito es que los gobiernos nacionales,

regionales y, sobre todo, locales promuevan planes de desarrollo sostenible con la

imprescindible participación de los ciudadanos aportando ideas y proponiendo

soluciones a sus problemas más cercanos.

13

Esta agenda abarca aspectos económicos, medioambientales y sociales que van

desde desarrollo económico, turismo, sanidad, cultura, justicia social hasta ruidos,

uso de la energía, contaminación, urbanismo, participación ciudadana, etc.

Otro hito lo constituye la Cumbre de Copenhague 2009, que es el primer paso

para reemplazar el Protocolo de Kyoto. El gran escenario presentaba al nuevo

presidente de Estados Unidos que estaba por recibir el Premio Nobel de Paz, y no

podría aportar mucho sin contar con el Congreso, y China que pregonaba el

derecho al desarrollo. Finalmente, un acuerdo de mínimos impulsado por Brasil e

India significó un éxito relativo, porque las metas se presentaban sin instrumentos

claros e indicadores. La concreción de la negociación se da en Cancún en el año

2010, sin embargo los resultados y el avance del mundo en la obtención de

verdaderos resultados positivos es altamente cuestionado.

Al hablar de desarrollo sostenible, nos obligamos a reconocer las condiciones para

que este se dé. Los límites de los recursos naturales sugieren tres reglas básicas

en relación con los ritmos de desarrollo sostenibles: Ningún recurso renovable

deberá utilizarse a un ritmo superior al de su generación, ningún contaminante

deberá producirse a un ritmo superior al que pueda ser reciclado, neutralizado o

absorbido por el medio ambiente y ningún recurso no renovable deberá

aprovecharse a mayor velocidad de la necesaria para sustituirlo por un recurso

renovable utilizado de manera sostenible.

La Responsabilidad Social Corporativa (RSC) se relaciona con el "desarrollo de

las actividades de la empresa, asumiendo la responsabilidad de los impactos que

genera, creando con ello valor para sus accionistas y la sociedad a través del

empleo de buenas prácticas".

Hay una vertiente que resalta la contribución de la empresa al desarrollo

económico sostenible a través de su colaboración con distintos actores como los

empleados y la comunidad, para mejorar la calidad de vida; otras enfatizan las

prácticas empresariales abiertas y transparentes basadas en valores éticos y

respeto hacia los actores involucrados y un tercer frente son aquellas referidas a la

14

administración de un negocio que cumpla y sobrepase las expectativas éticas,

legales, comerciales y públicas que tiene la empresa frente a una sociedad.

Finalmente lo cierto es que la Responsabilidad Social Empresarial ha pasado de

ser una acción filantrópica a un elemento estratégico, que forma partes de la

nueva cultura corporativa. Las empresas colaboran para alcanzar los objetivos de

desarrollo social, la ética en la administración de proyectos se traduce en

responsabilidad Social.

Los grandes desafíos nos enfrentan a la creación de una cultura de

responsabilidad social corporativa, a la búsqueda de consensos, al evalúo y

monitoreo periódico y la evaluación de desempeño en el marco de la rendición de

cuentas.

Es necesario un compromiso de mayor capacitación entre la empresa, los

trabajadores, y los consumidores. El Desarrollo Sostenible está en crecimiento,

debe equilibrar lo económico, social y ambiental. Es vital pasar de lo discursivo a

la práctica y reconocer que la ética y los valores serán el combustible que le darán

el ingrediente final una verdadera oportunidad de éxito.

2.2.2 Responsabilidad Social Empresarial y Filantropía

En nuestros tiempos, los distintos actores públicos y privados, se manifiestan

preocupados, por los impactos sociales, ambientales y económicos que genera

una organización o empresa se ha acentuado en los últimos tiempos.

Desde que apareció el concepto de responsabilidad social de la empresa se han

dado diferentes énfasis a los procesos asociados a este. Algunos autores, como

Carroll (2006) han señalado que se pueden distinguir distinto tipo de

responsabilidades en una empresa:

Económica: que tiene que ver con el retorno a la inversión de los

accionistas.

15

Legal: que tiene que ver con las obligaciones que deben respetar y que son

exigidas en las sociedades en las que actúan.

Ética: que tiene que ver con lo que esperaría una sociedad aunque no se

constituya en una exigencia legal.

Filantrópica: que tiene que ver con donaciones consideradas como

deseables por la empresa, más allá de las responsabilidades legales y

éticas.

Ahora bien, es importante recalcar que existe un grave error conceptual, cuando

se considera a la filantropía social, como un sinónimo de Responsabilidad Social

Empresarial, esto por cuanto si nos encasillamos en el marco estrictamente

filantrópico, se reconocen únicamente aquellos proyectos que impactan o

benefician a las comunidades, mientras que la responsabilidad social posee un

espectro más grande y abarca un público más amplio, como los dueños del capital

accionario, los gobiernos, los empleados, los consumidores, los proveedores y el

medio ambiente.

Hoy por hoy las empresas apuestan por responsabilidad social, como un

generador estratégico para alcanzar el éxito.

Por ello Fondo Multilateral de Inversiones (FOMIN), dice que, aparte de contribuir

con el bienestar social, la Responsabilidad Social Empresarial, también contribuye

a la obtención de ventajas competitivas por el desarrollo de iniciativas que agregan

valor a la compañía, “en contraposición a las prácticas filantrópicas que se

desarrollan al margen del mismo”. (FOMIN, 2009, p.22)

2.3 Dimensiones de la Responsabilidad Social Empresarial

La Responsabilidad Social Empresarial abarca múltiples ámbitos y actividades,

bajo dos perspectivas o dimensiones, la interna y la externa.

16

La dimensión interna: hace referencia al interior de la empresa, es decir a

las áreas que refieren a las responsabilidades y obligaciones orientas a sus

accionistas y trabajadores.

La dimensión externa: Se refiere al exterior de la empresa, es decir atañe

aquellas áreas que refieren a las responsabilidades y obligaciones

orientadas a su entorno y los interlocutores externos: Los clientes, los

consumidores, proveedores y los interlocutores públicos de la comunidad.

2.4 Teoría de Administración de Proyectos

2.4.1 Proyecto

Cuando hablamos del concepto de proyecto, es importante anotar claramente la

diferencia que existe entre el proceso de administración general y la

administración de proyectos. El primero, es un sistema de gestión de una

organización, de extensa duración, mientras que el segundo se trata de

emprendimientos que tienen un fin y un objetivo específico, y una vez cumplido se

finaliza.

Pablo Lledó, dentro de su libro Gestión de proyectos, define un proyecto como:

¨Un desafío temporal que se enfrenta para crear un único producto o servicio.

Todo proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto

limitado¨

Otra definición similar, define el proyecto como ¨Un esfuerzo temporal que se

lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único¨ (4 edición, PMBOK

2008)

Un proyecto posee las siguientes características: a. es temporal, b. único, c.

elaboración gradual, d. es por fases. (Sánchez, 2009, pp 10-11)

Este Proyecto Final de Graduación, corresponde al desarrollo de un proyecto que

tiene como objetivo principal el planteamiento de una estrategia para la

implementación de un Plan de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial

17

(R.S.E) en la empresa Consulex amrej S.A, que guíe su proceso de desarrollo en

la organización.

2.4.2 Administración de Proyectos

La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos

del proyecto. (Lledó, 2007, p 6)

Podemos decir que la administración de proyectos, según la cuarta edición del

PMBOK 2008, se define como la aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los

requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e

integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación,

ejecución, seguimiento y control y cierre.

Para dirigir un proyecto, se debe (Sánchez, 2009, p. 11):

• Identificar los requisitos y requerimientos del proyecto.

• Establecer objetivos claros y realizables.

• Ajustar la planeación y ejecución del proyecto según las expectativas,

inquietudes y requerimientos de los involucrados e interesados.

• Equilibrar las restricciones contrapuestas del alcance, tiempo, costos y

calidad del proyecto, ya que cuando se ve afectada una de estas áreas,

siempre se afectan las otras.

2.4.3 Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida del proyecto es considerado por Lledó, como las fases en que se

divide el proyecto, con el objeto de hacer más eficiente la administración y el

control. Esto se puede apreciar en la figura 2.

18

Las fases de manera individual se consideran completas cuando finaliza la

producción de entregables, que son los bienes y servicios que se producen

durante el proyecto o que resultan de este.

El ciclo de vida responde a interrogantes cómo: ¿Qué trabajo técnico se debe

realizar en cada fase?, ¿Cuándo se deben generar los productos entregables en

cada fase y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable? ¿Quién

está involucrado en cada fase? Y ¿Cómo controlar y aprobar cada fase?

(Sánchez, 2009, p 13)

El desarrollo de estas fases se puede ver influenciado por los stakeholders o

interesados, todas aquellas personas que serán afectados por el proyecto en

función de sus intereses particulares. (Lledó 2007) Los interesados deben ser

identificados con el objetivo de gestionar la influencia que puedan ejercer al

desarrollo del proyecto.

La estructura genérica del ciclo de vida presenta características que son comunes

a los proyectos (PMBOK 2008):

• Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del proyecto,

alcanzan su punto máximo según se desarrolla el trabajo y caen rápidamente

cuando el proyecto se acerca al cierre. Esto se puede apreciar en la figura 3.

• La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre,

son mayores al inicio del proyecto. Estos factores disminuyen durante la vida

del proyecto. Esto se puede ver representado en la figura 4.

• La capacidad de influir en las características finales del producto del

proyecto, sin afectar significativamente el costo, es más alta al inicio del

proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su

conclusión.

Adicionalmente existen otras características que presentan las fases del ciclo de

vida de un proyecto según la cuarta edición del PMBOK, estas son:

19

• La transición de una fase secuencial a otra está definida por alguna forma

de transferencia o entrega del trabajo. Estos puntos de salida de fase se

conocen como hitos o puntos de decisión.

• El trabajo que se realiza en cada fase tiene un enfoque único que lo

diferencia de los demás.

• Se requiere un mayor grado de control para alcanzar con éxito el entregable

principal de la fase.

Figura 2 Ciclo de Vida del Proyecto Fuente: PMBOK, 2008

20

Figura 3 Distribución de Costos y personal durante el ciclo de vida de un proyecto Fuente: PMBOK, 2008

Figura 4 Influencia de los involucrados y el costo de los cambios Fuente: PMBOK, 2008

21

2.4.4 Procesos en la Administración de Proyectos

“Se considera un proceso al conjunto de acciones y actividades interrelacionadas,

que se realizan para obtener un producto, resultado o servicio predefinido”.

(PMBOK,2008). Son una especie de guías para aplicar conocimientos y

habilidades en dirección de proyectos.

Los cinco grupos de proceso según la cuarta edición del PMBOK 2008 son:

a. Iniciación: Definen y autorizan el proyecto o una fase de un proyecto.

b. Planificación: Definen objetivos, el alcance y el curso de acción.

c. Ejecución: Procesos realizados para completar el trabajo definido.

d. Seguimiento y Control: Miden y supervisan el avance, con el objetivo de

identificar variaciones y tomar medidas correctivas a tiempo.

e. Cierre: Formalizan la aceptación del producto servicio o resultado, con el fin

de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos se vinculan entre sí a través

de los resultados que producen. Esto se puede visualizar en la figura 5.

Los grupos de procesos rara vez son eventos diferenciados o únicos; son

actividades superpuestas que tienen lugar a lo largo de todo el proyecto. La salida

de un proceso normalmente se convierte en la entrada para otro proceso o es un

entregable del proyecto. (PMBOK, 2008)

Los procesos están agrupados de acuerdo con la etapa del proyecto donde se

utiliza y se encargan de sintetizar y procesar los factores que afectan el proyecto;

la interacción de los procesos dependerá de cada proyecto que se ejecute. Ver

figura 6.

22

Figura 5 Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos Fuente: Lledó, 2007, p 7

Figura 6 Interacción de los grupos de procesos de Administración de Proyectos Fuente: PMBOK, 2008

2.4.5 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos

Dentro de la cuarta edición de la guía del PMBOK 2008, se mencionan nueve

áreas del conocimiento relacionadas con la administración de proyectos:

23

1) Integración: Se definen los procesos y actividades que integran los

diversos elementos de la dirección de proyectos.III. Los procesos que

componen ésta área son:

• Desarrollar el acta de constitución del proyecto

• Desarrollar el Plan para la dirección del Proyecto

• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

• Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

• Realizar el control integrado de cambios

• Cerrar el proyecto o fase

2) Alcance: Se incluyen los procesos necesarios para asegurarse que el

proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para

completar el proyecto a satisfacción. El objetivo es definir que incluye y que

no incluye el proyecto. Los procesos que componen esta área son:

• Planificar el alcance (Recopilar requisitos)

• Definir el Alcance

• Crear la EDT

• Verificar el Alcance

• Controlar el Alcance

3) Tiempo: La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos

necesarios para administrar la finalización del proyecto a tiempo. Este

afecta el programa, el calendario y las entregas parciales y finales. Los

procesos que componen esta área son:

• Definir las Actividades

24

• Establecimiento de la secuencia de las actividades

• Estimación de los Recursos de las Actividades

• Estimación la Duración de las Actividades

• Desarrollar el Cronograma

• Controlar el Cronograma

4) Costo: La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos

involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que

se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Este incluye los

estimados de costos, los presupuestos y programa de erogaciones. Los


• Estimación de los Costos

• Determinar el Presupuesto

• Control de los Costos

5) Recursos Humanos: La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del

proyecto. Este define el equipo de colaboradores, tanto internos como

externos, así como sus roles y responsabilidades dentro del proyecto. Los


• Planificación de los Recursos Humanos

• Adquirir el Equipo del Proyecto

• Desarrollar el Equipo del Proyecto

• Gestionar el Equipo del Proyecto

25

6) Comunicaciones: La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye

los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación,

la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de

la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Este define el tipo

de información que va a aparecer en los reportes y los informes, así como

la frecuencia de entrega, el responsable de crearlo, el cliente final y el

medio de distribución. Los procesos que componen esta área son:

• Identificar a los Interesados

• Planificar las Comunicaciones

• Distribuir la Información

• Gestionar las Expectativas de los Interesados

• Informar el Desempeño

7) Calidad: La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y las

actividades de la organización que determinan las responsabilidades,

objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las

necesidades por las cuales fue emprendido. Este se encarga de

implementar el sistema de gestión de calidad por medio de políticas y

procedimientos, incluyendo actividades de mejora continua. Los procesos

que componen esta área son:

• Planificar la Calidad

• Realizar el Aseguramiento de Calidad

• Realizar el Control de Calidad

8) Riesgos: La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos de

planificación de la gestión, la identificación, el análisis y la planificación de

respuesta a los riesgos; así como su seguimiento y control durante un

26

proyecto. El objetivo de esta área es aumentar la probabilidad y el impacto

de eventos positivos, y a la vez disminuir la probabilidad y el impacto de los

eventos negativos en un proyecto. Los procesos que la conforman son

(PMI, 2008):

• Planificar la Gestión de Riesgos

• Identificar los Riesgos

• Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos

• Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos

• Planificar la Respuesta a los Riesgos

• Monitorear y Controlar los Riesgos

9) Adquisiciones: La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los

procesos de compra o adquisición de los productos, servicios, o resultados

que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto”. Este incluye los

procesos de gestión del contrato y de control de cambios requeridos para

desarrollar y administrar dichos contratos. Los procesos que conforman

esta área son:

• Planificar las Adquisiciones

• Efectuar las Adquisiciones

• Administrar las Adquisiciones

• Cerrar las Adquisiciones

Para efectos del presente Proyecto final de graduación, se aplicarán o

desarrollarán las áreas de conocimiento de: Recursos Humanos, Alcance,Tiempo,

Comunicaciones, Riesgos y Calidad

27

III. MARCO METODOLOGICO

Dentro del presente aparte del proyecto final de graduación, se hace una breve

referencia a las fuentes de información, técnicas y métodos de investigación que

se utilizan en el proceso de obtención de información, que permitirá alcanzar los

objetivos específicos planteados. Acá se responde a la pregunta: ¿Cómo voy a

investigar el tema seleccionado? Es la descripción detallada de la metodología

utilizada a lo largo de la investigación.

3.1 Fuentes de información

La fuente de información es el lugar donde se encuentran los datos requeridos,

que posteriormente se pueden convertir en información útil para el investigador.

Los datos son todos aquellos fundamentos o antecedentes que se requieren para

llegar al conocimiento exacto de un objeto de estudio. Estos datos, que se deben

recopilar de las fuentes, tendrán que ser suficientes para poder sustentar y

defender un trabajo (Eyssautier, 2002).

Fuentes Primeras

Se refieren a aquellos portadores originales de la información que no han

retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la información de interés.

Esta información de fuentes primarias la tiene la población misma. Para extraer los

datos de esta fuente se utiliza el método de encuesta, de entrevista, experimental

o por observación (Eyssautier, 2002).

Fuentes Secundarias

Se refieren a todos aquellos portadores de datos e información que han sido

previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento, y que utilizan el

medio que sea. Esta información se encuentra a disposición de todo investigador

que la necesite (Eyssautier, 2002).

28

El resumen de las fuentes de información que se utilizaran en este proyecto se

presenta en el Cuadro 1:

Cuadro 1 Fuentes de Información Utilizadas

Objetivos Fuentes de información

Primarias Secundarias

Realizar un análisis de entorno

de Consulex amrej S.A. para

identificar el nivel de compromiso

de la empresa con la

responsabilidad social

empresarial.

Entrevistas:

.Miembros de Junta

directiva.

.Gerente General.

.Director de Proyectos.

.Director de Recursos

Humanos.

.Clientes (condóminos y

propietarios de bienes

inmuebles)

Información electrónica

Internet:

.En materia de Estrategias

de Responsabilidad Social

empresarial en

Condominios

habitacionales y

comerciales.

.Página web

www.consulexcr.com

Documentación e

información propiedad de la

empresa:

.Planes estratégicos.

.Manuales de

procedimientos.

.Reglamentos de los

condominios y de la

empresa)

.Documentación de

proyectos relacionados con

RSE, realizados por la

empresa.

.Indicadores de Empresas

y RSE Instituto ETHOS

(2011).

Realizar un análisis sobre los

diferentes temas de

Responsabilidad Social, para

identificar cuál o cuáles sería

posible desarrollar, de acuerdo

Entrevistas:

..Gerente General.

.Director de Proyectos.

.Director de Recursos

Humanos.


Internet: .En materia de

Estrategias de

Responsabilidad Social

empresarial en

29


con la disponibilidad de recursos

y los objetivos estratégicos de

ésta.

.Clientes

.Directora financiera.

Condominios

habitacionales y

comerciales.



(2011).

. Planes Estratégicos de

Consulex Amrej S.A.

.Documentos

presupuestarios y Estados

Financieros.

Desarrollar una estrategia de

implementación para los temas

que la organización haya

decidido desarrollar, que incluya

las áreas de conocimiento de

alcance, tiempo, recursos

humanos y comunicaciones.

Entrevistas:

.Miembros de Junta

directiva.

.Gerente General.

.Dirección de Proyectos.

.Dirección de Recursos

Humanos.


Internet:

.En materia de Estrategias

de Responsabilidad Social

empresarial en

Condominios

habitacionales y

comerciales.

.Página web

www.consulexcr.com



(2011).

Documentación e

información propiedad de la

empresa:

.Planes estratégicos.

.Manuales de

procedimientos.

.Reglamentos de los

condominios y de la

empresa)

.Documentación de

30


proyectos relacionados con

RSE, realizados por la

empresa.

3.2. Métodos de Investigación

Para la elaboración del presente proyecto final de graduación, consciente de la

existencia de diversas metodologías de investigación, he decidido utilizar el

método analítico sintético.

Es importante recalcar que el método de investigación analítico- sintético, se

define como:

Este método descompone una unidad en sus elementos más simples, examina

cada uno de ellos por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas

en conjunto. El método sintético no es propiamente un método de investigación,

sino una operación fundamental por medio de la cual se logra la comprensión de

la esencia de lo que se ha conocido en todos sus componentes particulares (a

partir del análisis). Este proceso relaciona hechos aparentemente aislados y

formula una teoría que unifica los diversos elementos (Jurado, 2002, citado en

Ramírez, 2010).

A continuación, se presenta la relación entre los objetivos y el método indicado:

Objetivo número 1. Realizar un análisis de entorno de Consulex amrej S.A. para

identificar el nivel de compromiso de la empresa con la responsabilidad social

empresarial.

Mediante el método de investigación analítico- sintético, pretenden analizar los

resultados que se desprenden de las diferentes entrevistas elaboradas a las

fuentes primarias: Miembros de Junta directiva, Gerente General, Dirección de

Proyectos, Dirección de Recursos Humanos, Clientes (condóminos y propietarios

de bienes inmuebles). Igualmente, se revisarán los distintos documentos

31

electrónicos y físicos (fuentes secundarias), todo esto permitirá identificar el nivel

de compromiso de la organización en relación con la responsabilidad social

empresarial.

Objetivo número 2. Realizar un análisis sobre los diferentes temas de

Responsabilidad Social, para identificar cuál o cuáles sería posible desarrollar, de

acuerdo con la disponibilidad de recursos y los objetivos estratégicos de ésta.

Mediante el método de investigación analítico- sintético, se pretende analizar la

información que se ha localizado a nivel digital o físico, tanto sobre conceptos,

indicadores y experiencias en otras organizaciones similares, relacionadas con la

Responsabilidad Social Empresarial, así como de las entrevistas realizadas a los

empleados de la empresa, que tienen relación con la disponibilidad de recursos y

conocen sobre el plan estratégico de la misma, lo que permitirá identificar los

temas más potables a desarrollar, según los objetivos estratégicos y los recursos

disponibles.

Objetivo número 3. Desarrollar una estrategia de implementación para los temas

que la organización haya decidido desarrollar, que incluya las áreas de

conocimiento de alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones.

.Mediante el método de investigación analítico- sintético, se pretende analizar y

sintetizar la información que se ha obtenido como resultado de los dos objetivos

anteriores, los temas definidos como prioritarios para la implementación de la

estrategia de RSE, según el cuestionario de indicadores ETHOS, así como de las

entrevistas debidamente seleccionadas, lo que permitirá contar con una estrategia

para implementarlos dentro de la empresa considerando las áreas del

conocimiento definidas.

32

3.3 Herramientas.

El cuadro 2 presenta las herramientas que se utilizaran para cada uno de los

objetivos específicos:

Cuadro 2 Herramientas Utilizadas

Objetivos Herramientas

Realizar un análisis de entorno de Consulex amrej S.A.

para identificar el nivel de compromiso de la empresa con

la responsabilidad social empresarial.

.Entrevistas a distintos miembros

de la organización e

involucrados, relacionados con el

objetivo específico (Miembros de

Junta directiva, Gerente General,

Dirección de Proyectos,

Dirección de Recursos Humanos,

Clientes (condóminos y

propietarios de bienes

inmuebles).

.Indicadores y escalas de

valoración Instituto ETHOS

(2011).

.

Realizar un análisis sobre los diferentes temas de

Responsabilidad Social, para identificar cuál o cuáles

sería posible desarrollar, de acuerdo con la disponibilidad

de recursos y los objetivos estratégicos de ésta..

.Recopilación de información

digital y física sobre RSE y

experiencias de empresas en la

materia.

.Entrevistas realizadas a los

empleados de la empresa, que

tienen relación con la

disponibilidad de recursos y

conocen sobre el plan

estratégico de la misma.

. Juicio experto (valorar la

documentación, se analiza y se

profundiza)

Desarrollar una estrategia de implementación para los

temas que la organización haya decidido desarrollar, que

.Recopilación de información

digital y física sobre RSE.

33

Objetivos Herramientas

incluya las áreas de conocimiento de alcance, tiempo,

recursos humanos y comunicaciones.

.Entrevistas a los Miembros de

Junta Directiva, Gerente General,

Director de Proyectos y Director

de Recursos Humanos.

.Análisis de la documentación

suministrada por la empresa

(Misión, visión, valores,

estructura, planes estratégicos,

manuales y reglamentos, etc.)

. Juicio Experto.

3.4 Supuestos y Restricciones.

Los Supuestos y Restricciones y su relación con los objetivos del proyecto se

ilustran en el cuadro 3, a continuación.

Cuadro 3 Supuestos y Restricciones

Objetivos Supuestos Restricciones


para identificar el nivel de compromiso de la empresa

con la responsabilidad social empresarial.

.Se cuenta con el

apoyo y

compromiso de

todos los niveles

de la

organización,

para aplicar las

entrevistas

(cuestionarios)

definidos.

.Se va a tener

acceso a la

documentación

de la empresa

requerida.

.Los empleados de la

empresa no están

dedicados al 100% al

proyecto.

. La información sobre

proyectos

relacionados con

RSE, no se encuentra

centralizada y es

escasa.

34




sería posible desarrollar, de acuerdo con la

disponibilidad de recursos y los objetivos estratégicos

de ésta.

.Existe suficiente

información

digital y física,

sobre

Responsabilidad

social

Empresarial, a

nivel general

como en

empresas

similares a

Consulex

(administradora

de Bienes

Inmuebles).

. Se cuenta con

el apoyo y

compromiso de

todos los niveles

de la

organización,

para aplicar las

entrevistas

(cuestionarios)

definidos.

.Se va a tener

acceso a todos

los documentos

financieros,

presupuestarios,

planes

estratégicos,

manuales etc.

.La empresa

aprueba los

temas de RSE,

.La información sobre

RSE, en empresas

dedicadas a la

administración de

Bienes Inmuebles es

sumamente escasa.

.Los empleados de la

empresa no están


proyecto.

.Los trámites para

obtener información

interna de la empresa

son sumamente

burocráticos y lentos.

.Los trámites para la

aprobación de los

temas de RSE, son

lentos y deben ir a

Junta Directiva.

35


que se

desarrollarían.


temas que la organización haya decidido desarrollar,

que incluya las áreas de conocimiento de alcance,

tiempo, recursos humanos y comunicaciones.

.La empresa

aprueba la

estrategia.

.La aprobación

de los

entregables será

expedita.

. Se cuenta con

el apoyo y

compromiso de

todos los niveles

de la

organización,

para aplicar las

entrevistas

(cuestionarios)

definidos.

.Todas las

aprobaciones, deben

ser conocidas en

Junta Directiva.

La Junta Directiva

cuenta con una

agenda amplia, que

limita el conocimiento

ágil de los temas

relacionados con los

entregables del

proyecto.

. Los empleados de la

empresa no están


proyecto.

3.6 Entregables.

Los entregables y su relación con los objetivos del proyecto se ilustran en el

cuadro 4, a continuación.

Cuadro 4 Entregables

Objetivos Entregables


para identificar el nivel de compromiso de la empresa

con la responsabilidad social empresarial.

Un documento con los resultados del

análisis de entorno que determina el nivel

de compromiso de la empresa Consulex

amrej S.A. con la Responsabilidad Social

Empresarial.



Documento que incluye un análisis sobre

los principales temas de Responsabilidad

36

Objetivos Entregables

sería posible desarrollar, de acuerdo con la disponibilidad

de recursos y los objetivos estratégicos de ésta.

Social Empresarial y un listado con las

temáticas propuestas para Consulex

amrej S.A. en este campo.


temas que la organización haya decidido desarrollar, que

incluya las áreas de conocimiento de alcance, tiempo,

recursos humanos y comunicaciones

Documento que contiene la estrategia de

implementación de los temas de RSE,

definidos por la empresa, en las áreas del

conocimiento de alcance, tiempo,


37

IV ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION DE PROYECTOS GRSE

4.1 Análisis de Entorno

En este aparte, se realizó una evaluación de los resultados obtenidos mediante la

aplicación del cuestionario sobre ¨Indicadores de Responsabilidad Social¨, que

fue elaborado tomando como base el manual de conceptos básicos e indicadores

de Responsabilidad Social Empresarial del Instituto ETHOS, actualizado al año

2011. Cabe destacar, que los parámetros de evaluación, sufrieron un proceso de

adaptación a la realidad y al contexto legal de la empresa en Costa Rica.

Igualmente se analizaron paralelamente los documentos internos de la empresa,

que permitieron comprobar la veracidad de la información brindada en las

respuestas del cuestionario.

4.1.1 Aplicación del cuestionario

Actualmente en América Latina, varias empresas han tomado como base los

indicadores y conceptos básicos ETHOS, y han adaptado diferentes cuestionarios

de evaluación a sus realidades.

El cuestionario aplicado a este caso en particular es una adaptación al entorno

empresarial costarricense, ya que originalmente el cuestionario general incluye

una serie de indicadores que no se adaptan al tipo, dimensión y sector de

desarrollo de la empresa en Costa Rica.

Los Indicadores Ethos, son una herramienta de aprendizaje y evaluación de la

gestión de las empresas que refieren a la incorporación de prácticas de

responsabilidad social, al planeamiento estratégico, al monitoreo y desempeño

general corporativo. Son un instrumento de autoevaluación y aprendizaje de uso

esencialmente interno a la empresa.

38

El cuestionario parte de siete temas específicos:

Valores, transparencia y gobernanza

Público Interno

Medio Ambiente

Proveedores

Consumidores y Clientes

Comunidad

Gobierno y Sociedad

El cuestionario posee un total de 95 ítems, que corresponden al 100% de los

indicadores a evaluar, divididos por temas y subtemas y parte de una evaluación

subjetiva cualitativa, en cada ítem. Al ponderar los datos, es posible analizar

porcentualmente el nivel de cumplimiento de acuerdo con la totalidad de los

indicadores, e igualmente por tema.

Existen dos casillas, que representan opciones de respuesta (Sí= sí existe, No=

no existe), y una casilla para observaciones. La información debe ser analizada

en el marco de la información adicional que está constituida por los documentos

internos proporcionados por la empresa, así como en una sesión de trabajo

grupal, en la que participan la totalidad de los entrevistados.

El cuestionario parte de una introducción, que incluye las instrucciones para el

entrevistado. La metodología de entrevista grupal guiada, permite al facilitador, o

a quien aplica el cuestionario, una relación directa con los entrevistados, una

relación fluida de doble vía, que genera mayor claridad en el planteamiento las

interrogantes y respuestas con mayor grado de especificación. Este proceso a la

postre, permite al entrevistador palpar directamente la realidad y llevarse un

panorama mucho más claro y real de la situación de la empresa.

Para realizar la evaluación del cuestionario, se contó con el apoyo de:

Dos miembros de la Junta Directiva.

39

Gerente General.

Directora Administrativa

Directora Financiera

Director de proyectos.

Directora de Recursos Humanos.

Tres empleados ligados a proyectos de RSE.

La aplicación de los cuestionarios, mediante el formato de entrevista grupal

guiada, se realizó el viernes 15 de junio de 2012, en una sesión de trabajo que

tuvo una duración de cuatro horas. El viernes 22 de junio, se realizó una segunda

sesión de trabajo grupal, con una duración de dos horas, con la participación de

ocho de los diez entrevistados, con el objeto de analizar los resultados.

En el anexo 5 se puede observar el cuestionario aplicado a los colaboradores.

4.1.2 Análisis Cuantitativo de los Resultados del Cuestionario.

La elaboración del análisis del proceso de aplicación del cuestionario, consta de

dos etapas: una en la realización de una sesión grupal de análisis y

retroalimentación de resultados y otra en la evaluación de las respuestas por

indicador evaluado, el cual incluyó el detalle de cada uno de los temas que

conforman la herramienta utilizada según los Conceptos Básicos e Indicadores de

Responsabilidad Social Empresarial, del Instituto ETHOS, adaptados a la realidad

nacional y específicamente de las PYMES.

De los resultados obtenidos, se desprende que de 95 ítems consultados, los

cuales se enmarcan en la existencia o no de acciones específicas, un total de 46

indicadores fueron calificados como existentes dentro de la organización y 49

como no existentes. De lo anterior se puede concluir que la empresa cumple con

el 48,42% de los indicadores evaluados.

40

Figura 7 Existencia de indicadores según cuestionario

Indicadores Sí existentes 46 48,42%

Indicadores No existentes 49 51,58%

95 100%

41

Ahora bien si se hace el análisis por temática evaluada, obtenemos los siguientes

resultados:

Figura 8 Análisis existencia en Tema 1 según Cuestionario

Indicadores Sí existentes 9 50%

Indicadores No existentes 9 50%

18 100%

Del gráfico anterior, se desprende que de un total de 18 indicadores evaluados en

el tema de Valores, transparencia y gobernanza, en el cincuenta por ciento no

existen acciones concretas, lo que evidencia la necesidad de trabajar en estas

temáticas, con el objeto de alcanzar a futuro una mejor calificación.

42


Indicadores Sí existentes 7 30.43%

Indicadores No existentes 16 69.57%

23 100%


el tema de Público Interno, en el setenta por ciento no existen acciones concretas,

lo que evidencia una enorme debilidad, frente a tan solo un 30% indicadores

donde sí es posible ubicar acciones concretas. Por lo antes indicado, este se

tema debe ser relevante frente a cualquier decisión estratégica que tome la

empresa.

43




6 100%


el tema de medio ambiente, en el cincuenta por ciento no existen acciones

concretas, lo que evidencia la necesidad de trabajar en estas temáticas, con el

objeto de alcanzar a futuro una mejor calificación.

44




16 100%


el tema de Proveedores, en el cincuenta y seis por ciento sí existen acciones

concretas, mientras que en el 44 por ciento se adolece de ellas. En referencia con

otros temas evaluados, se desprende que en esta temática la empresa si bien no

se encuentra en condiciones óptimas, ha realizado acciones concretas en buena

dirección.

45




9 100%


el tema de consumidores y clientes, en el cincuenta y seis por ciento no existen

acciones concretas, frente a un cuarenta y cuatro por ciento, donde si existe. Esto

al igual que otros temas antes analizados, lo que evidencia es la necesidad de

definir una ruta estratégica que incorpore este tema, con el objeto de alcanzar a

futuro una mejor calificación.

46




10 100%


el tema de Comunidad, en el sesenta por ciento existen evidencias de acciones

concretas, y en el cuarenta por ciento restantes no. Si bien esta es una de las

temáticas donde la empresa ha avanzado más, es necesario incluirla como

prioridad, por el impacto que tiene la comunidad en el negocio.

47




11 100%


el tema de Gobierno y sociedad, en el sesenta y cuatro por ciento existen

evidencias de acciones concretas , y en el treinta y seis por ciento restante no. Es

claro que en esta temática es donde mejor evaluada se encuentra la empresa,

estando más cerca del ideal según los indicadores de evaluación ETHOS.

Si se analizan los resultados reflejados en las gráficas anteriores, es posible

evidenciar que de los siete grandes temas que se evalúan en el cuestionario

sobre Conceptos Básicos e Indicadores de Responsabilidad Social Empresarial,

del Instituto ETHOS, adaptados a la realidad nacional y específicamente de las

PYMES, dos de ellos están por encima del cincuenta por ciento de la línea de

48

cumplimiento, dos se encuentran en un cincuenta por ciento de la línea de

cumplimiento y tres por debajo de ésta.

Al contar la herramienta con una opción para que los entrevistados realizaran

observaciones, es posible realizar un análisis más detallado de cada tema y

subtema, aprovechando las anotaciones y la información suministrada por los

participantes en el diagnóstico grupal, de las cuales se encontraron por tema y

subtema las siguientes evidencias:

Tema 1: Valores, transparencia y gobernanza:

Esta temática evalúa el proceso de toma de decisiones dentro de la

organización, el nivel de compromiso ético, la relación con la competencia, los

mecanismos de comunicación con los interesados y los niveles de

transparencia y rendición de cuentas sobre el balance social.

Compromisos Éticos:

De los resultados se desprende que la empresa sí está comprometida con

la ética, que posee un Código de Ética en idioma español, que nació de un

proceso participativo. Además se destaca que la ética es el primer valor

que se identifica dentro del esquema de principios y valores de la

organización.

Arraigamiento de la cultura organizacional:

Si bien es posible identificar la misión, visión y los valores y principios de la

empresa, de la entrevista se desprende que no existe un proceso de

inducción para que los empleados los conozcan, no hay un proceso de

evaluación sobre su cumplimiento y no hay motivación para que se adopten

los mismos.

49

Gobernanza corporativa:

Se evidencia la reciente existencia de un proceso de planificación

estratégica, el cual ha sido conducido por una consultoría contratada al

efecto. Dentro del proceso es posible identificar la existencia de criterios

sociales y ambientales, sin embargo, no se le da seguimiento a lo que se

indicó en el papel y no hay evaluación de cumplimiento, la empresa no

posee políticas o mecanismos de integridad financiera.

Diálogo con las partes interesadas:

Hasta la fecha se denota que no existe un análisis formal de Stakeholders,

actualmente para efectos de identificar las demandas de su público en la

planeación de la empresa, se aplica un cuestionario denominado

¨Evaluación de Satisfacción del Cliente¨.

Balance social:

Si bien existen documentos que comprueban la existencia de acciones

sociales, que han sido traducidas en proyectos o patrocinios, éstos no son

debidamente comunicados y son escasas las sugerencias que hacen los

interesados dentro del proceso de planeamiento estratégico.

Tema 2: Público Interno:

Dentro de esta temática se evalúa la participación de los colaboradores en la

toma de decisiones y la valorización de la diversidad, las relaciones con los

gremios y sindicatos, las políticas salariales, la salud y seguridad ocupacional

y el compromiso con la niñez y los mecanismos de promoción del desarrollo

personal y la empleabilidad.

Relación con los sindicatos u otras organizaciones de trabajadores:

50

Se evidencia que dentro de la empresa los colaboradores no se encuentran

organizados o agremiados, no existe un sindicato, no hay asociación

solidarista, ni cooperativa.

Gestión participativa:

Se desprende que la información financiera de la empresa es privada, los

empleados sí participan en los procesos de planeación estratégica, sin

embargo no existe un proceso de evaluación de resultados ni de

seguimiento.

Compromiso con el futuro de los niños:

Se puede evidenciar que la empresa respeta en todos sus extremos la

legislación nacional en relación con la prohibición del trabajo de menores,

sin embargo, no existe involucramiento con los hijos de los empleados, se

limita a la celebración de una fiesta de navidad.

Valorización de la Diversidad:

Se denota que las prácticas discriminatorias están prohibidas, se

eliminaron del cuestionario todas aquellas preguntas que pudiesen ser o

generar discriminación a la hora de hacer contrataciones de personal. No

existen procedimientos formales para recepción de denuncias ni se ha

incluido dentro del Reglamento Interno del trabajo este tema.

Políticas de remuneración, beneficios y carrera:

Se evidencia que la empresa cumple con la aplicación de los aumentos

salariales de ley, según los decretos del Poder Ejecutivo, existe un

mecanismo de financiamiento para educación de aquellos empleados que

desean estudiar una carrera técnica o universitaria, siempre y cuando sea

atinente con sus funciones dentro de la empresa.

Cuidados con la salud, seguridad y condiciones de trabajo:

51

Este es un tema poco evolucionado, no existe una política de salud

ocupacional, y no existen campañas de información sobre los derechos de

los trabajadores.

Compromiso con el desarrollo personal y empleabilidad:

Se confirma que no existe una política clara de capacitación, el

departamento de Recursos Humanos se encarga de recibir sugerencias de

las jefaturas y procura satisfacerlas. No existe un presupuesto específico

para este rubro. La empresa no informa sobre opciones de capacitación

que existen en el mercado.

Conducta relativa a dimisiones:

Se evidencia que no se adoptan criterios socioeconómicos, no hay

programas de recolocación para los trabajadores renunciantes.

Preparación para la jubilación:

Se comprueba que no existe asesoría para aquellas personas que se

jubilan, ni acompañamiento psicológico o de planeamiento financiero.

Tema 3: Medio Ambiente:

Este tema analiza el nivel de compromiso de la organización con el medio

ambiente y el impacto de sus actividades sobre este.

Compromiso de la empresa con la mejora de la calidad ambiental:

Se evidencia que actualmente la empresa cuenta con programas de

mejoramiento ambiental, sin embargo, las iniciativas son aisladas y no

articuladas, lo que minimizan su impacto. En prevención de accidentes se

han dado capacitaciones en coordinación con el Instituto Nacional de

Seguros. Si bien la empresa ha incluido este tema dentro de su planeación

estratégica, no existe un órgano interno encargado o responsable.

52

Educación y concientización ambiental:

Se desprende que dentro de la organización no existen actividades de

capacitación ambiental, sin embargo la empresa patrocina proyectos

municipales (Comisiones de Ambiente Municipal), tendientes a promover la

educación.

Gerenciamiento del Impacto del medio ambiente y el ciclo de vida de los

productos y servicios:

Se evidencia que la empresa si cuenta con políticas para prevenir el

impacto ambiental que producen sus servicios. El personal está capacitado

y certificado en manejo de trampas de grasa y plantas de tratamiento,

además tomó la decisión de migrar a productos amigables con el ambiente,

mediante un convenio con la empresa Florex S.A.

Por otro lado, existe un plan de monitoreo de plantas, y se presentan los

registros ante el Ministerio de Salud Pública y el Ministerio de Ambiente y

Energía.

Tema 4: Proveedores:

En este aparte se evaluaron los criterios de selección de proveedores, el

trabajo infantil y trabajo forzado y la postura de la empresa y su injerencia en

el desarrollo de sus proveedores.

Criterios de selección y evaluación de proveedores:

Se evidencia que la elección de los proveedores se basa en calidad, precio

y plazo, se incluyen y respetan las normas fiscales y la legislación laboral.

No existe un mecanismo para verificar que los proveedores acaten las

normas que prohíben el trabajo infantil.

Trabajo infantil en la cadena productiva:

53

Se comprueba que no se participa en esfuerzos para la erradicación del

trabajo infantil, la empresa se limita a prohibirlo a lo interno de la misma.

Trabajo forzado en la cadena productiva:

Se evidencia que está prohibido el trabajo forzado a lo interno de la

organización sin embargo, no hay esfuerzo a lo externo para erradicarlo

más allá de sus fronteras.

Relaciones con trabajadores tercerizados:

Se puede concluir que es escaso el nivel de monitoreo que la empresa

tiene para verificar que sus proveedores cumplan con las leyes laborales,

no se negocia sobre salarios de empleados de terceros. En la contratación

de empresas de seguridad, sí existe un mecanismo de control sobre los

horarios, el pago de salarios mínimos y horas extras y que cumplan con

estar en regla ante la oficina nacional de seguridad privada del Ministerio

de Seguridad Pública. Por lo general la empresa no subcontrata servicios,

salvo el anterior.

Apoyo al desarrollo de proveedores:

Se comprueba que no existe un mecanismo de transferencia de valores y

principios, sin embargo si se procura contratar con proveedores de la zona

donde se desarrolla el proyecto, igualmente existen relaciones duraderas.

Política de comunicación comercial:

Se evidencia que no está alineada la política de comunicación con los

valores y principios. Sí existe el compromiso de apostar en este tema, pero

no existe un rumbo definido. Lo único que existe es un boletín que la

empresa distribuye entre sus clientes.

54

Temas 5: Consumidores y clientes:

En este tema se evalúan las políticas de servicio al cliente y de comunicación

comercial.

Política de comunicación comercial:

Se evidencia que existe el compromiso de contar con una política de

responsabilidad empresarial, sin embargo hasta la fecha el compromiso no

ha sido efectivo. El primer esfuerzo fue la aprobación de la Junta Directiva,

para que se permitiera la elaboración del presente Proyecto Final de

Graduación y les permitiera contar con insumos para arrancar.

Excelencia en la atención:

Si bien se procura solventar los requerimientos de sus clientes de manera

expedita, no existe un proceso de evaluación claramente establecido, más

allá de un cuestionario anual.

Conocimiento y gerenciamiento de los daños potenciales de los productos

y servicios:

Se evidencia que no existen estudios de riesgos potenciales, no existen

medidas para enfrentar crisis, ni una política de sustitución de tecnologías y

procedimientos para disminuir riesgos en salud y seguridad, se limitan al

pago de pólizas.

Tema 6: Comunidad:

En este aparte se evalúa el impacto de las empresas que realiza la empresa

frente a los actores comunales y su relación con las organizaciones locales.

Gerenciamiento del impacto de la empresa en la comunidad del entorno:

Se evidencia que recientemente se definió un procedimiento para la

tramitación de quejas de la comunidad, especialmente en los centros

55

comerciales. No cuenta con información sobre impactos actuales y futuros

de sus actividades frente a la comunidad. La participación en

organizaciones comunales o gubernamentales es poca, salvo en el tema

ambiental, donde se forma parte de algunas comisiones creadas por el

gobierno local.

Relaciones con organizaciones locales:

Se desprende que no existe una política clara en cuanto a las relaciones

con las organizaciones, sin embargo la empresa siempre está anuente a

patrocinar actividades que benefician positivamente la comunidad.

Financiamiento de la acción social.

Se comprueba que la empresa por lo general financia actividades mediante

patrocinio o préstamo de instalaciones, sin embargo no existe un rubro

presupuestario claramente definido para este punto específico.

Relación de la empresa con la acción social:

Se comprueba que la empresa participa de campañas para recolección de

juguetes y útiles escolares, y patrocina actividades dirigidas a apoyar la

acción social, sin embargo, estas no son producto de una adecuada

planificación, son esfuerzos aislados.

Tema 7: Gobierno y sociedad:

En este punto se analizan y evalúan los parámetros de participación política

de la empresa, si financia o no actividades políticas y su participación en

proyectos sociales del Estado.

Contribuciones para campañas políticas:

Se comprueba que la empresa tiene prohibido el financiamiento de

campañas políticas. Únicamente financió abiertamente el sí al Tratado de

56

Libre Comercio con Estados Unidos, Centroamérica y República

Dominicana. En ese momento promovió una campaña de información

dirigida a los empleados.

Prácticas anticorrupción y propina:

Se comprueba que están prohibidos los favores a funcionarios públicos y

existe un mecanismo de denuncia para tramitar casos específicos.

Liderazgo e influencia social:

Se evidencia que la empresa actualmente participa en la construcción de

una cámara de administradores de condominios y está asociada a la

Cámara de Corredores.

Participación en Proyectos Sociales Gubernamentales:

Se reconoce que la empresa paga sus impuestos, pero además ha

participado en patrocinio de proyectos gubernamentales, específicamente a

nivel municipal, relacionados con medio ambiente y soluciones para

familias de escasos recursos económicos.

De la información anterior, se puede evidenciar que la empresa Consulex Amrej

S.A, se encuentra en un nivel embrionario en relación con los índices de

compromiso respecto a la Responsabilidad Social Empresarial. Como rasgos

generales podemos identificar:

Se cuenta con un proceso de planificación estratégica, sin embargo, no

existe un mecanismo para transmitir los objetivos estratégicos y los valores

organizacionales a los colaboradores de la empresa.

No existe formalmente un Análisis de Stakeholders o Interesados, que le

permita definir estrategias claras de relación con estos.

57

Los empleados a lo interno no se encuentran organizados o agremiados

para defender sus derechos o generar mecanismos de comunicación con

sus patronos.

Los empleados participan de los procesos de elaboración del Plan

Estratégico, sin embargo no existe un proceso eficiente de evaluación del

cumplimiento de los objetivos.

La empresa tiene una vocación de respeto a las leyes aplicables en el país,

pero esto no se ha traducido en la creación de procesos internos de

información, divulgación y construcción de documentación.

La empresa prohíbe la contratación de menores, los trabajos forzados y la

discriminación, sin embargo, esto no se ha formalizado en documentos

concretos o procedimientos claramente establecidos.

Existen políticas de protección al medio ambiente y de promoción social,

sin embargo no están claramente planificadas, son producto de esfuerzos

aislados.

La empresa actúa responsablemente en el cumplimiento de las leyes y

estándares ambientales y de salud, para evitar perjuicios en su entorno.

Las relaciones con los proveedores no incluyen el seguimiento y

verificación de las políticas salariales y el respeto a la legislación ambiental.

No se verifica si éstas contratan menores de edad, permiten trabajos

forzados o algún tipo de discriminación en sus contrataciones.

Si bien la empresa se preocupa por solventar los requerimientos de sus

clientes, no existe un procedimiento de control y evaluación claramente

establecido, ni una comunicación alineada con los valores y principios de la

empresa.

58

Mantiene una relación de cooperación con las organizaciones comunales y

municipales, sin embargo, son esfuerzos aislados. No posee un

presupuesto para este rubro claramente definido.

La empresa no financia campañas políticas, ni promueve la participación

política, salvo el caso aislado del Tratado de Libre Comercio con Estados

Unidos, Centroamérica y República Dominicana.

4.2 Identificación de Involucrados

El proceso de identificación de involucrados, permite identificar aquellas personas

físicas o jurídicas u organizaciones que impactan el proyecto, igualmente

documentar la información relevante y su participación e impacto de éxito en el

proyecto. Cabe destacar que los involucrados pueden estar ubicados a lo interno

de la organización o de manera externa.

La empresa Consulex amrej S.A. incursionó en el campo de la administración

condominal desde el año 2004, lo que ha generado una enorme experiencia en el

trato con los distintos actores que interactúan con la organización.

La empresa tiene una estrecha relación con las comunidades aledañas a los

condominios, especialmente los que son comerciales, igualmente la

administración permanentemente mantiene contacto con el gobierno local y los

grupos organizados. A lo interno la organización es relativamente pequeña, lo que

permite que la relación entre los socios, la parte gerencial y los empleados sea

directa.

A pesar de lo anterior, como se desprende del análisis de entorno realizado sobre

el nivel de compromiso de la empresa con la Responsabilidad Social Empresarial,

no se cuenta con un trabajo o análisis formal que especifique el nivel de interés,

las expectativas, importancia e influencia.

59

4.2.1 Entradas:

Acta de Constitución del Proyecto

En el Anexo 4 se describe detalladamente el acta de constitución del

proyecto. Los objetivos primordiales serán:

Objetivo General:

Elaborar el Plan de de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial para la

empresa Consulex amrej S.A.

Objetivos Específicos:

1. Diseñar las campañas de información sobre los proyectos de

Responsabilidad Social Empresarial, que se incluyen dentro del Plan de

Gestión.

2. Definir la organización que se encargará de implementar el Plan de

Gestión de RSE.

3. Elaborar el contenido y el Plan de ejecución para los tres proyectos de

RSE de la empresa Consulex amrej S.A.

Factores Ambientales de la Empresa

Si bien del diagnóstico de compromiso de responsabilidad social, se

desprende que existen ciertas debilidades en cuanto a la participación efectiva

de los empleados, especialmente en la planificación, se puede evidenciar que

existe un buen clima organizacional, esto se demuestra a partir de la decisión

tomada por la Junta Directiva, en el sentido de invertir en planeación

estratégica e involucrar a los empleados en este proceso, prueba de ello el

trabajo conjunto que se realizó en el análisis de entorno realizado sobre el

nivel de compromiso de la empresa con la Responsabilidad Social

Empresarial.

60

Activos de los Procesos de Organización

Se cuanta con una Amplia experiencia en la administración de condominio y

bienes inmuebles. Se tiene un personal experimentado en el trato con los

distintos interesados.

Existe un compromiso de la Junta Directiva de implementar proyectos de

Responsabilidad Social Empresarial, que se conviertan en un elemento

diferenciador de la competencia, y junto con los valores de la organización

sean una mezcla adecuada para el éxito y cumplimento de los objetivos

estratégicos definidos.

En el capítulo denominado marco teórico se pueden encontrar los aspectos

relevantes de la cultura organizacional de Consulex amrej S.A.,

específicamente los antecedentes, la misión, la visión y los valores.

4.2.2 Herramientas

Análisis de Involucrados

El análisis de los involucrados es un proceso que consiste en recopilar y

analizar de manera sistemática las informaciones cuantitativas y cualitativas, a

fin de determinar qué intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo

del proyecto. Permite identificar los intereses, las expectativas y la influencia

de los involucrados, y los relaciona con la finalidad del proyecto. También

ayuda a identificar las relaciones que pueden aprovecharse para crear

alianzas y acuerdos potenciales, a fin de mejorar las probabilidades de éxito

del proyecto (4 edición PMBOK 2008)

Primer paso:

Se deben identificar los potenciales involucrados en el proyecto y la

información relevante (roles, departamentos, intereses, niveles de

conocimiento, expectativas y niveles de influencia). Para ello se propone la

utilización de la siguiente matriz:

61

Cuadro 5 Registro de Involucrados

GRUPO- INVOLUCRA

DO

INTERÉS EN LA

EMPRESA

ROL EXPERIENCIA-CONOCIMIENTO

EXPECTATIVAS

Socios ALTO DESICIÓN ALTA Mejorar la imagen de la empresa Aumentar la cartera de clientes Contar con adecuado clima organizacional Aumentar las utilidades

Clase Gerencial

ALTO APOYO ALTA Cumplir los objetivos estratégicos de la empresa Aumentar las utilidades Mejorar su condición laboral (ingreso)

Locatarios – inquilinos y propietarios de fincas filiales

BAJO VIGILANTE ALTA En los condominios comerciales a los locatarios les interesa contar con mejores servicios y que el centro comercial esté posicionado y genere alto tránsito. En los habitacionales, servicios de calidad y plusvalía.

Municipalidades

BAJO VIGILANTE ALTA Generar mayores ingresos por pago de servicios y aprovechar el patrocinio de actividades de proyección local y bienestar social.

Medios de comunicación

BAJO VIGILANTE MEDIA Generar noticia y pauta publicitaria

Competencia BAJO VIGILANTE ALTA Monitorear y aprovechar ventajas competitivas

Recursos Humanos (empleados)

ALTO APOYO ALTA Mejorar sus condiciones laborales (seguridad

62

GRUPO- INVOLUCRA

DO

INTERÉS EN LA

EMPRESA

ROL EXPERIENCIA-CONOCIMIENTO

EXPECTATIVAS

ocupacional y salarios)

Instituciones de Gobierno

BAJO VIGILANTE ALTA Cooperación y recolección de impuestos

Vecinos de la zona y consumidores

BAJO VIGILANTE BAJA Mejoras en el entorno, plusvalía y servicios de calidad en el caso de los comerciales

Segundo paso:

Se deben ubicar los distintos interesados identificados anteriormente en la

matriz Registro de Involucrados, según el nivel de influencia e importancia.

Para esto se propone la utilización de la siguiente matriz:

Cuadro 6 Matriz de Influencia e importancia

Importancia Muy Influyente Algo Influyente Poco Influyente

Muy Importante

Socios

Clase Gerencial

Empleados

Municipalidades

Instituciones del Gobierno de Costa Rica.

Vecinos Consumidores

Algo Importante Locatarios, inquilinos y propietarios

Competencia

Poco Importante

Medios de Comunicación

Comercios Cercanos

Tercer paso:

Evaluar el modo en que los involucrados claves pueden reaccionar o

responder en diferentes situaciones, a fin de planificar cómo influir en ellos

para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales

(PMBOK, 2008)

Una vez concluidos los pasos uno y dos, podemos identificar aquellos que

tienen un papel clave. Esta información debe analizarse paralelamente a

63

los resultados obtenidos en el análisis de entorno de la empresa, el cual fue

realizado para identificar precisamente el nivel de compromiso de la

empresa con la responsabilidad social empresarial y los objetivos

estratégicos planteados en el Plan Estratégico de la empresa, para así

definir esfuerzos concretos y realizables.

De los resultados anteriores, es posible concluir que los involucrados que

ejercen mayor influencia so los mostrados en el cuadro no. 7:

Cuadro 7 Nivel y Razón de Influencia de los involucrados

GRUPO- INVOLUCRADO Razón de influencia:

Socios Son el grupo de mayor jerarquía en la organización y son los

que deciden sobre la inversión y los proyectos que se

ejecutan.

Clase Gerencial Poseen una gran experiencia y conocimiento de los

beneficios que se pueden obtener de una adecuada

estrategia de responsabilidad social empresarial.

Locatarios – inquilinos y

propietarios de fincas filiales

Por sus expectativas en beneficio de sus intereses y porque

para la empresa es vital mantenerlos como aliados.

Municipalidades Porque los condominios requieren de los servicios que

brindan estos órganos.

Medios de comunicación Por la influencia en la opinión pública y su correspondiente

impacto en la imagen de la empresa.

Competencia Porque son una potencial amenaza para alcanzar los

objetivos y metas de la empresa.

Recursos Humanos (empleados) Son los q1ue tienen en sus manos el desarrollo de los

diferentes proyectos.

Instituciones de Gobierno Porque brinda servicios y permisos.

Vecinos de la zona y consumidores Por el impacto en el desarrollo del negocio en el caso de los

condominios comerciales, y en los habitacionales porque son

viales en el proceso de socialización, adaptación y

aceptación del proyecto frente a la comunidad y sus

intereses.

64

Los involucrados anteriores juegan un papel estratégico y crítico en las acciones

y concretamente en los proyectos de responsabilidad social que la empresa

decida desarrollar.

4.2.3 Salidas

Registro de Involucrados

Es el resultado final del proceso de identificación de involucrados tal como lo

muestra el cuadro No. 8.

Estrategia de Gestión de Involucrados

Esta estrategia nos marca una ruta para aumentar el apoyo y disminuir los

impactos negativos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Anteriormente se

aplicaron matrices como el Registro de Involucrados y Matriz de influencia e

importancia, que nos permiten identificar y medir precisamente esos elementos en

aquellos que forman parte del grupo de interesados.

El siguiente cuadro corresponde al Registro de Interesados y su correspondiente

estrategia:

Cuadro 8 Registro de Interesados - estrategia

GRUPO- INVOLUCRADO Estrategia

Socios Es necesario exponerles los resultados del análisis

de entorno sobre el nivel de compromiso de RSE,

en conjunto con el análisis de interesados, para

que analicen las ventajas del desarrollo de

proyectos específicos de RSE.

Clase Gerencial Se aplica la estrategia definida para los socios,

claro está que debe abordarse primero a la clase

gerencial, para que se convierta en un aliado frente

a la Junta Directiva.

Locatarios – inquilinos y propietarios de

fincas filiales

Participarlos en el desarrollo de los proyectos de

RSE y hacer conciencia del impacto positivo para el

éxito de su negocio.

65

GRUPO- INVOLUCRADO Estrategia

Municipalidades Participarlos de los proyectos y darles a conocer el

impacto de los proyectos dentro de su plan de

gobierno y en beneficio de los munícipes.

Medios de comunicación Mantenerlos informados de la existencia de estos

proyectos y del compromiso de la empresa y los

condominios con la responsabilidad social

empresarial.

Competencia Lograr ventaja comparativa, generar elementos

sorpresa que pongan a la empresa en ventaja

comparativa, frente a los intereses y objetivos

marcados.

Recursos Humanos (empleados) Informarlos para lograr mayor compromiso en el

trabajo y desarrollo de los proyectos que se

definen.

Instituciones de Gobierno Participarlos de los proyectos y darles a conocer el

impacto de los proyectos dentro del Plan Nacional

de Desarrollo y en beneficio de los ciudadanos.

Vecinos de la zona y consumidores Participarlos de los proyectos y darles a conocer el

impacto de los proyectos que se definan en su

calidad de vida e intereses comunales.

4.3 Propuesta de temáticas Plan de Responsabilidad Social Empresarial

En el apartado 4.1, se realizó un análisis de los resultados que se desprendieron

de la aplicación del cuestionario sobre ¨Indicadores de Responsabilidad Social¨,

que fue elaborado tomando como base el manual de conceptos básicos e

indicadores de Responsabilidad Social Empresarial del Instituto ETHOS,

actualizado al año 2011 y adaptado a la realidad y al contexto legal de la empresa

en Costa Rica. Igualmente en el apartado 4.2, se realizó el proceso de

Indentificación de Involucrados.

Es posible concluir que la empresa Consulex amrej S.A, se encuentra en un

proceso embrionario de responsabilidad social empresarial, que se caracteriza por

66

escasos niveles de compromiso y madurez, así como la evidencia de intentos

aislados en proyectos relacionados con esta temática, sin una estrategia clara que

garantice alcanzar el éxito.

Es importante recalcar que en el histórico de la empresa es hasta ahora que se

evidencia un interés concreto por desarrollar una Estrategia de Responsabilidad

Social Empresarial, que nace del seno de la Junta Directiva, y forma parte de los

objetivos estratégicos planteados dentro de su Plan Estratégico.

Una vez concluido el análisis de entorno y el análisis de interesados, se

expusieron los resultados a los colaboradores que participaron en el proceso de

diagnóstico (Dos miembros de la Junta Directiva, Gerente General, Directora

Administrativa, Directora Financiera, Director de proyectos, Directora de Recursos

Humanos y tres empleados ligados a proyectos de RSE) y posteriormente se

solicitó puntualmente priorizar en tres temas generales, que dentro del diagnóstico

dos de ellos fueron identificados como críticos y otro de interés de la empresa por

su impacto estratégico en relación con la imagen que pretende vender la empresa

a partir del 2013, teniendo en cuenta a los distintos interesados y su impacto para

la organización. Los temas definidos son: Público Interno, Comunidad y Medio

Ambiente.

Para cumplir con lo planteado, se definirá un propósito estratégico, un tema

específico por cada tema general definido y de estos el objetivo estratégico, el

beneficio esperado y la iniciativa puntual.

4.3.1 Propósitos Estratégicos:

“El propósito de una empresa es crear valor. Esto implica no sólo mejorar las

operaciones o reducir los cotos, sino explotar los recursos de la organización para

crear mayor rendimiento para los clientes, mayor bienestar para los empleados y

mayores retornos para los accionistas. Esto se puede conseguir mediante el

desarrollo de nuevos negocios y mercados y la explotación de recursos

organizacionales, todo ello guiado por el propósito estratégico de la empresa”

(Montiel, 2012)

67

Es propósito estratégico de una empresa es una meta a largo plazo que es

ambiciosa y construida sobre las competencias esenciales existentes, y además

las extiende, implicando a todos los niveles de la organización.

Es de suma importancia analizar la misión visión y los valores de la organización,

que se encuentran detallados en el presente Proyecto Final de Graduación, en el

Marco Teórico, para que los propósitos estratégicos sean redactados en sintonía

con la cultura organizacional y el rostro dibujado por la propia empresa.

Propósitos Estratégicos definidos:

Cabe destacar que para la definición de los propósitos estratégicos se tomaron

como fuentes:

Los temas críticos que resultaron del Análisis de Entorno ¨Indicadores de

Responsabilidad Social¨, que fue elaborado tomando como base el manual

de conceptos básicos e indicadores de Responsabilidad Social Empresarial

del Instituto ETHOS, actualizado al año 2011 y adaptado a contexto

nacional.

El análisis de Interesados.

Las directrices emanadas de la organización formal de la empresa

Consulex Amrej S.A. según la disponibilidad de recurso humano y

económico.

Se definirá a continuación los propósitos de acuerdo al tipo de interesado.

a. Público Interno:

Propósito Estratégico:

“Nuestros colaboradores son el motor principal que nos permite ofrecer

servicios de calidad y con alta satisfacción para el cliente. Por ello velar por

su bienestar en el campo social, familiar, económico y académico, es un

68

propósito trascendental de nuestra organización, para así llegar a ser en

los próximos cinco años, una de las mejores opciones de empleo, para las

personas de las zonas donde nos desarrollamos”

Tema específico:

Seguridad y Salud Ocupacional

Objetivo estratégico:

Desarrollar un Plan de Seguridad y Salud Ocupacional que le permita a la

empresa garantizar las condiciones de trabajo óptimas para sus

empleados, en cumplimiento con la legislación y reglamentación vigente en

el país.

Beneficio esperado:

Se pretende una menor rotación del personal mediante la mejora de las

condiciones laborales del personal, así como un impacto positivo en la

imagen de la organización frente a la captación de recursos humanos en

las distintas áreas de trabajo.

Proyecto específico de responsabilidad Social:

Diseño de un Programa de Salud y Seguridad Ocupacional.

b. Comunidad:

Propósito Estratégico

“Los vecinos de los diferentes condominios que administramos son una

parte vital dentro de la gestión de administración condominal que llevamos

a cabo, por ello, debemos proyectarnos como una empresa responsable

con el desarrollo comunal y con un compromiso social en beneficio de la

familias que conforman el vecindario, lo que nos permitirá posicionarnos en

69

los próximos tres años, como la empresa líder en administración y gestión

de bienes inmuebles en Costa Rica”

Tema específico:

Patrocinio a proyectos comunales de bienestar social


Diseñar un programa de patrocinio a proyectos de bienestar social, que

impacte positivamente las comunidades aledañas a los condominios que

administra la empresa Consulex Amrej S.A .

Beneficio esperado:

Se pretende posesionar a la empresa y al condominio como actores

responsables y solidarios frente a la realidad social de la comunidad.


Diseño de un Programa de patrocinio a proyectos de bienestar social.

c. Medio Ambiente

Propósito Estratégico

“Nuestro compromiso con el medio ambiente se debe traducir en

propuestas, acciones y logros concretos, lo que nos permitirá se

reconocidos en los próximos cinco años, como una empresa de

administración y gestión de bienes inmuebles que se desarrolla bajo los

más altos estándares de gestión ambiental y protección del medio

ambiente”

Tema Específico:

Programa de reciclaje en los centros comerciales

70


Diseñar un programa de reciclaje dentro de los Centros Comerciales

administrados por Consulex Amrej S.A.

Beneficio esperado:

Se pretende posesionar a la empresa como un actor responsable y

comprometido con el medio ambiente, y además disminuir los costos de

operación en el rubro de recolección y disposición de desechos sólidos.


Diseño de un Programa de reciclaje a lo interno de los Centros

Comerciales administrados por Consulex Amrej S.A.

4.4 Plan de Proyecto

En este aparte, se presenta el Plan de Proyecto para que sirva de apoyo en la

Estrategia de Implementación del Proyecto de Gestión de Responsabilidad Social

Empresarial de la empresa Consulex Amrej S.A.

4.4.1 Enunciado del Trabajo (SOW)

“El enunciado de trabajo contiene una descripción de los productos o servicios

que debe entregar el proyecto en cuestión” (PMBOK, 2008)

Estado Actual:

En el aparte 4.3, denominado Propuesta de temáticas – Plan de

Responsabilidad Social Empresarial se encuentran claramente definidos

los propósitos estratégicos, en público interno, comunidad y medio

ambiente, los temas específicos de cada uno, su objetivo estratégico, el

beneficio esperado como resultado del desarrollo del proyecto y el proyecto

específico.

71

Propuesta de Trabajo:

La Junta Directiva de la empresa Consulex amrej S.A. requiere la

Estrategia de Implementación del Proyecto de Gestión de Responsabilidad

Social Empresarial para su organización.

Objetivo General

Plantear una estrategia para la implementación de un Plan de Gestión de

Responsabilidad Social Empresarial (RSE) en la empresa Consulex amrej

S.A., que guíe su proceso de desarrollo en la organización.

Resultados Esperados:

Se pretende contar con un Plan de Gestión de Responsabilidad Social

Empresarial, que incluye Alcance, tiempo, recursos humanos y

comunicaciones. Se generarán los siguientes productos:

o Diseño las campañas de información sobre los proyectos de


Gestión.

o Definición de la organización que se encargará de implementar el Plan

de Gestión de RSE.

o Elaboración el contenido y el Plan de ejecusión para los tres proyectos

de RSE de la empresa Consulex amrej S.A.

4.4.2. Acta de Constitución del Proyecto

El acta de constitución es un documento que autoriza formalmente un proyecto y

donde se registran los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y

expectativas de los interesados. (4 Edición PMBOK 2008)

En el anexo 4, se encuentra el Acta de Constitución Plan de Gestión de

Responsabilidad Social Empresarial para la empresa Consulex amrej S.A.

Seguidamente se expone detalladamente los elementos más importantes y las

entradas que alimentan el proceso.

Activos de procesos de la organización

Como se puede evidenciar en el organigrama de la empresa, incluido en la

figura número 1 (Estructura Organizativa Consulex Amrej S.A.) actualmente la

72

empresa cuenta con una dirección de proyectos que se encuentra a cargo del

arquitecto Esteban Villalobos Solís.

La dirección cuenta con una serie de planillas que han sido construidas para

guiar las distintas fases de un proyecto, siendo posible utilizarlas para el

desarrollo de los proyectos de Responsabilidad Social Empresarial que se

proponen dentro de este Plan de Gestión.

Factores Ambientales

La empresa Consulex Amrej S.A, está catalogada como una PYMES, hoy por

hoy es una empresa que cuenta con una estructura jerárquica relativamente

pequeña y las decisiones en materia presupuestaria, son tomadas por la Junta

Directiva, que está conformada por los socios, que son los que poseen la

competencia de aprobar o improbar los presupuestos.

Es importante recalcar que precisamente la decisión de elaborar el diagnóstico

de RSE y posteriormente desarrollar Plan de Gestión de Responsabilidad

Social Empresarial, nacen del seno de la Junta Directiva. Lo anterior, genera el

involucramiento de las distintas direcciones y el hecho de que éstas permitan a

sus colaboradores participar dentro de estos procesos.

Justificación

La empresa Consulex amrej S.A, no cuenta con una estrategia para integrar

todos esos esfuerzos de responsabilidad social empresarial, ni con un marco

de responsabilidad social empresarial que dicte las pautas a seguir, no solo en

el ámbito ambiental, sino que también en el ámbito social y económico.

Lo anterior, ha generado que la Junta Directiva de la Empresa, haya aprobado

la construcción de una estrategia de Responsabilidad Social Empresarial, y le

permita a esta posicionarse dentro del mercado nacional, como una empresa

responsable y consecuente con el concepto de desarrollo sostenible que

marca el liderazgo del nuevo milenio, lo que resultará en una mayor

credibilidad y aumento en la cartera de clientes.

Director del Proyecto y autoridad

El director (a) del proyecto será un colaborador (a) de la Dirección de

Proyectos de la empresa, el cual será elegido por la Junta Directiva según el

73

perfil requerido y tendrá la autoridad sobre los recursos humanos asignados,

siendo responsable igualmente de la totalidad de las actividades que se

requieran.

Descripción del Producto

El entregable final del presente proyecto, será un documento digital con el

Plan de Proyecto de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial para la

empresa Consulex amrej S.A, que indique los pasos para su efectiva

implementación.

Supuestos

Los más trascendentes son:

o La Junta Directiva de la empresa apoya el Plan de Proyecto de Gestión

de Responsabilidad Social Empresarial.

o Para el desarrollo del proyecto se contará con la colaboración del área

gerencial en cuanto a la disposición del recurso humano y económico.

Restricciones

Las de más trascendencia son:

o La aprobación del presupuesto está supeditado a la situación

económica de la empresa y el país.

o El personal de la empresa es reducido y no se encuentra dedicado al

100% a este proyecto.

Involucrados

Cliente(s) directo(s):

o Junta Directiva Consulex amrej S.A.

o Gerente General

o Director de Proyectos

o Director de Recursos Humanos

o Director Administrativo

o Empleados o colaboradores de la empresa

Cliente(s) indirecto(s):

o Clientes propietarios, condóminos e inquilinos

o Proveedores de la empresa

74

o Municipalidad

o Instituciones Públicas o empresas privadas prestadoras de servicios

públicos y privados.

4.4.3. Plan de Gestión del Alcance

Con el plan de gestión del alcance, se definen y controlan los elementos que se

incluyen dentro de la línea del proyecto. Solo describe el trabajo requerido para

completar con éxito el esfuerzo propuesto. (PMBOK ,2008)

Descripción del proyecto

Este proyecto pretende generar un documento que contenga un plan de

gestión para el desarrollo e implementación del Proyecto de Gestión de

Responsabilidad Social Empresarial para la empresa Consulex Amrej S.A.

El documento antes indicado, deberá contener:

o El alcance de la estrategia de Responsabilidad Social Empresarial.

o El cronograma de trabajo para el desarrollo e implementación de la

respectiva estrategia de Responsabilidad Social Empresarial.

o El Plan de Recursos Humanos con la estructura administrativa de la

Comisión de RSE.

o El Plan de Comunicaciones.

Requisitos del proyecto

La Junta Directiva de la empresa Consulex Amrej S.A, ha asumido

directamente el compromiso de construir la estrategia de implementación

de del proyecto, por lo que ha definido una serie de requerimientos, que

servirán de parámetro dentro del proceso. Se requiere que exista un equipo

de trabajo debidamente seleccionado con representantes de las diferentes

75

áreas de la organización, con roles y responsabilidades claramente

establecidas. Debe coordinarse directamente con las direcciones el tiempo

de trabajo que los colaboradores destinarán para la planeación y ejecución

de los proyectos de RSE definidos.

Se requiere que los proyectos o iniciativas de responsabilidad social sean

consecuentes con el Plan Estratégico de la Empresa, los objetivos

estratégicos planteados, la misión y visión empresarial, y con los resultados

del análisis de entorno que determinó el nivel de compromiso de la

empresa Consulex amrej S.A. con la Responsabilidad Social Empresarial.

El equipo del proyecto, el director del mismo y la Comisión de RSE, deben

ser avalados por un acuerdo de la Junta Directiva, que es el órgano de

mayor jerarquía de la empresa.

Beneficios Esperados

Se pretende una menor rotación del personal mediante la mejora de las

condiciones laborales del personal, así como un impacto positivo en la

imagen de la organización frente a la captación de recursos humanos en

las distintas áreas de trabajo.

Se pretende posesionar a la empresa y al condominio como actores

responsables y solidarios frente a la realidad social de la comunidad.

Se pretende posesionar a la empresa como un actor responsable y

comprometido con el medio ambiente, y además disminuir los costos de

operación en el rubro de recolección y disposición de desechos sólidos.

Objetivo General

Elaborar el Plan de de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial para

la empresa Consulex amrej S.A.

Objetivos Específicos

76

o Diseñar las campañas de información sobre los proyectos de


Gestión.

o Definir la organización que se encargará de implementar el Plan de

Gestión de RSE.

o Elaborar el contenido y el Plan de ejecución para los tres proyectos de

RSE de la empresa Consulex amrej S.A.

Alcance del Producto

Como resultado se pretende ofrecerle a la Junta Directiva de Consulex

amrej S.A, mediante un documento escrito una estrategia de

implementación para su proyecto de Responsabilidad Social Empresarial.

Dicho documento incluirá las diferentes actividades y acciones que deberá

realizar tanto el director como el equipo del proyecto para cumplir con la

estrategia de implementación indicada.

Entregables y criterios de aceptación

Cuadro 9 Entregables y criterios de aceptación

Entregables Criterios de aceptación

Equipo del proyecto Se debe hacer entrega de un documento

elaborado en Excel 2010, que incluya la lista

con los nombres, y la responsabilidad

asignada a cada miembro del equipo.

El equipo lo conformarán el director y dos

colaboradores más, para un total de 3

personas.

El equipo deberá ser avalado mediante

acuerdo de Junta Directiva.

Campañas de información Se debe enviar a cada empleado de la

empresa, vía correo electrónico, el diagnóstico

de RSE, elaborado mediante resultados del

análisis de entorno que determinó el nivel de

77


compromiso de la empresa Consulex amrej

S.A. con la Responsabilidad Social

Empresarial.

Se informará a cada empleado vía correo

electrónico, la conformación de la Comisión de

RSE, además se colocarán los nombres en la

pizarra mural ubicada en el comedor de la

empresa y en las distintas sedes.

Se diseñarán afiches informativos, sobre el

concepto y los proyectos de RSE que se

ejecutan en la empresa.

Se incluirá un espacio de RSE, dentro del

boletín Informativo de la empresa, donde se

informará del desarrollo de los proyectos de

RSE.

Comisión de Responsabilidad Social

Empresarial

Se debe hacer entrega de un documento

elaborado en Excel 2010, que incluya la lista

con los nombres de los empleados que

conforman la comisión de RSE, números de

cédula, nombre de la dirección en la que se

desempeñan, cargo que desempeñan, código

de empleado, y la responsabilidad asignada.

La comisión deberá estar conformada por tres

miembros y un coordinador, debiendo ser

todos empleados ubicados en diferentes

direcciones de la empresa.

La comisión deberá ser avalada mediante

acuerdo de Junta Directiva.

Plan de Trabajo de la Comisión de RSE Debe entregarse un documento elaborado en

Word 2010, donde se incluya la estructura de

trabajo que implementará la Comisión de RSE.

El plan debe incluir la programación de

reuniones presenciales y virtuales, y los roles y

responsabilidades y los mecanismos de

aprobación y revisión debidamente

78


individualizados.

Desarrollo de los tres proyectos de RSE En un documento elaborado en Word 2010

(uno por proyecto), se expondrá cada uno de

los tres proyectos de RSE aprobados por la

Junta Directiva, con su respectivo detalle,

actividades, secuencia, costos y mecanismos

de información.

Inicio y planificación de cada proyecto de RSE En un documento elaborado en Word 2010

(uno por proyecto), se incluirán debidamente

llenas, las plantillas aprobadas para el manejo

y control de los proyectos en la fase de inicio y

planificación.

Ejecución y control de cada proyecto En un documento elaborado en Word 2010



y control de los proyectos en la fase de control

y ejecución.

Cierre del proyecto En un documento elaborado en Word 2010



y control de los proyectos en la fase de cierre.

Límites del proyecto

Con este proyecto no se pretenden desarrollar los tres proyectos de

Responsabilidad Social Empresarial aprobados por la Junta Directiva de la

empresa Consulex Amrej S.A, solamente se indicarán los pasos para el

establecimiento de la estructura de trabajo y los tiempos previstos para su

realización.

Este proyecto solamente incluye los temas de los proyectos que han sido

avalados por la Junta Directiva, una vez analizados los resultados del

diagnóstico de RSE, elaborado mediante resultados del análisis de entorno

79

que determinó el nivel de compromiso de la empresa Consulex amrej S.A.

con la Responsabilidad Social Empresarial.

El contenido de cada uno de los tres proyectos planteados y aprobados,

será responsabilidad del equipo del proyecto, pero debe estar ligado

directamente con el alcance definido.

Por limitaciones presupuestarias establecidas por la Junta Directiva, los

empleados que forman parte de la Comisión de RSE, trabajarán en los

proyectos dentro de su jornada laboral ordinaria, tomando tiempo con

autorización de su superior (director de área), el tiempo será ajustado al

cronograma previamente definido.

No se desarrolla un Plan de Costos, ya que el personal será absorbido por

las operaciones de la empresa, igualmente no se desarrolla un plan de

adquisiciones, por cuanto los recursos a utilizar son absorbidos por la

empresa.

La estrategia solamente abarca tres temas: Público Interno, Comunidad y

Medio Ambiente.

Fecha de inicio del proyecto es el lunes 07 de enero de 2013, según lo

establece el acuerdo de la Junta Directiva.

Estructura Detallada de Trabajo (EDT)

La Estructura de Descomposición del Trabajo o EDT, es en dirección de

proyectos una descomposición jerarquizada orientada al entregable, del

trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto, para efectos de cumplir

con los objetivos de éste y crear los entregables requeridos. Gracias a esta

se facilita la identificación de los paquetes de trabajo, es un instrumento de

planificación.

Según la cuarta edición del PMBOK, la estructura de desglose del trabajo

(EDT) es una descomposición jerárquica de los entregables del proyecto y

80

el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de

manejar.

Para este proyecto específico, en el anexo 5, se incorpora la respectiva

EDT.

Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo

Es un documento cuya función es respaldar la EDT. El diccionario de la

EDT proporciona una descripción más detallada de los componentes de la

EDT. (PMBOK, 2008)

Cuadro 10 Diccionario EDT

Nombre del Trabajo Descripción del trabajo y actividades

Estrategia de implementación

del Plan de Gestión RSE

Es el principal producto del proyecto, contiene los

ocho entregables del Plan de Gestión, para efectos

de alcanzar el cumplimiento exitoso de la estrategia

de responsabilidad social empresarial.

Conformación del equipo de

trabajo

Con este entregable se forma el equipo de trabajo,

que estará compuesto por tres personas, que

deberán ser avaladas por la Junta Directiva de la

empresa. En la reunión inicial el gerente firmará el

acta de constitución.

Actividades:

Convocatoria a reunión inicial.

Realización de la reunión.

Confección del acta de constitución.

Firma del acta de constitución.

Propuesta del Director del Proyecto.

Aprobación del Director del Proyecto por parte de la

Junta Directiva.

Selección del resto del equipo del proyecto.

Aprobación del resto del equipo del proyecto por

parte de la Junta Directiva.

Asignación de responsabilidades.

Campañas de Información Este entregable consiste en la elaboración de

campañas de información, que pretenden informar los

81


resultados del diagnóstico de RSE, elaborado

mediante resultados del análisis de entorno que

determinó el nivel de compromiso de la empresa

Consulex amrej S.A. con la Responsabilidad Social

Empresarial, además de los proyectos aprobados por

la junta Directiva en RSE, esto con el objeto de

motivar la participación de los colaboradores. El

equipo creará las campañas y definirá los medios de

divulgación a utilizar, y analizará la información

generada por retroalimentación, para finalmente

entregar el informe a la Junta Directiva.

Actividades:

Reunión de organización del equipo.

Planeación de las campañas.

Ejecución de las campañas.

Retroalimentación de las direcciones.

Evaluación de la información.

Entregar informe a la Junta Directiva.

Comisión de RSE Con este entregable se conforma finalmente la

comisión de RSE, esta estará constituida por los

colaboradores nominados por los directores de área,

y deberá ser aprobada por la Junta Directiva de la

empresa. Esta comisión estará conformada por

cuatro personas, siendo cada una de ellas

representante de una de las direcciones. Una vez

nombrados se les asignan los roles y

responsabilidades y recibirán una capacitación en

administración de proyectos y Responsabilidad Social

Empresarial, según los parámetros ETHOS.

Actividades:

Nominación de candidatos (as) por parte de los

directores de área.

Nombramiento de la Comisión por parte de la Junta

Directiva.

Asignación de roles y responsabilidades.

Elaborar el plan de capacitación.

82


Realización de las capacitaciones.

Plan de Trabajo de la Comisión

de RSE

En este entregable se realiza una reunión mediante la

cual la Comisión de RSE define el esquema de

trabajo, el cual deberá ser aprobado por la Junta

Directiva.

Actividades:

Definir cronograma de reuniones lugar y hora.

Planeación del Plan de Trabajo.

Construcción del Plan de Trabajo.

Solicitar audiencia a Junta Directiva para

presentación del plan.

Aprobación del Plan mediante acuerdo de Junta

Directiva.

Desarrollo de los tres

proyectos de RSE

La comisión de RSE, tiene la responsabilidad de

elaborar el contenido los tres proyectos de RSE, que

fueron aprobados por la Junta Directiva, con su

respectivo presupuesto.

Actividades:

Elaboración de los proyectos.

Presentación del contenido de los proyectos a la

Junta Directiva.

Aprobación del contenido de los proyectos por parte

de la Junta Directiva.

Presentación de los presupuestos individuales de

cada proyecto.

Visado de los presupuestos por parte de la dirección

financiera.

Aprobación del presupuesto por parte de la Junta

Directiva.

Inicio y Planeación de cada

proyecto

En este entregable la Comisión de RSE, deberá

elaborar el alcance y el acta de constitución de cada

uno de los tres proyectos aprobados, con sus

respetivos planes de gestión y verificación. Debe

abarcas las áreas de conocimiento de tiempo,

recursos humanos y comunicaciones, adquisiciones,

costos y calidad.

83


Actividades:

Construcción del alcance y acta constitutiva.

Elaboración de los planes de gestión.

Lista de verificaciones.

Ejecución y control de cada

proyecto

Este entregable incluye la ejecución de cada uno de

los tres proyectos, donde participan, tanto los

empleados de la empresa, como los distintos

interesados o involucrados, debe realizarse el control

de calidad respectivo y documentar la aprobación de

los entregables.

Ejecución del proyecto.

Realizar inspección de calidad.

Recibir aprobación de los entregables.

Cierre del proyecto Este entregable debe incluir de manera

individualizada el informe de resultados, lecciones

aprendidas y la aprobación del cierre de cada uno de

los proyectos.

Actividades:

Finalización del proyecto.

Recepción de aprobación del cierre del proyecto.

Documentar las lecciones aprendidas.

Elaboración del informe de resultados.

4.4.4. Plan de Gestión del Tiempo

Según la cuarta edición del PMBOK, la gestión del tiempo del proyecto incluye

los procesos requeridos para gestionar la finalización del proyecto a tiempo.

Para desarrollar el presente plan, se considera sustancial la información contenida

en la Estructura Detallada de Trabajo (EDT). La elaboración del Cronograma de

trabajo, se presenta en el formato Microsoft proyect, que está especialmente

diseñado para ser utilizado en el área de administración de proyectos, este

instrumento se construye partiendo de los procesos de definición de actividades,

84

secuencia de actividades, asignación de recursos, estimación de tiempos y

cronograma.

El cronograma del proyecto, se incluye en el anexo 8, y detalla las actividades con

sus respectivos tiempos utilizando como herramienta el MS Project.

Cuadro 11 Resumen de datos sustanciales del cronograma.

Total de actividades 41

Secuencia de actividades Las tareas tienen un fin y un comienzo, se

determinan predecesoras y sucesoras.

Clasificación de Recursos Humanos

asignados

Los recursos humanos asignados: Gerente

General, Director General de Proyectos,

Director del Proyecto, Junta Directiva, Equipo

del Proyecto, Miembro del Equipo 1 y 2,

Directores Generales de Área, Comisión de

Responsabilidad Social Empresarial,

Coordinador de la Comisión de RSE, Miembros

de la Comisión 1,2 y 3, Director financiero.

Fecha de inicio 07 de enero de 2013

Fecha de finalización 11 de abril de 2013

4.4.5. Plan de Gestión de Recursos Humanos

Todas las organizaciones tienen algo en común, y es que todas se encuentran

integrados por personas. Las personas son las que realizan los avances, logros y

éxitos en una empresa, y es por ésta razón que el factor clave de una

organización es su capital humano, por lo tanto una correcta planificación de la

gestión de recursos humanos es imprescindible.

La gestión de los recursos humanos en una compañía, se enfoca en proporcionar

a sus colaborados las aptitudes y habilidades necesarias para contribuir con su

crecimiento profesional, así como cumplir las expectativas de nuestros clientes.

Dentro de este contexto, y una vez entendido el papel del capital humano dentro

de la organización, es necesario realizar una serie de pasos y procesos para

llevar una correcta gestión de los recursos, identificando los roles y

85

responsabilidades que deberán cumplir cada uno de los colaboradores, y

desarrollando las políticas y procedimientos necesarios para una correcta

planificación.

La gestión de Recursos Humanos del proyecto incluye los procesos que

organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto

está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y

responsabilidades para completar el proyecto. (PMBOK, 2008)

Objetivo del Plan de Recursos Humanos

Proveer a la empresa Consulex S.A. de un instrumento que le permita identificar y

documentar los roles, autoridades, responsabilidades, habilidades y las estrategia

de comunicación dentro del proyecto de Estrategia de implementación del Plan de

Gestión de Responsabilidad Social Empresarial.

Recursos y siglas identificables en la Matriz de Asignación de Responsabilidades

para el Proyecto de Estrategia de implementación del Plan de Gestión de

Responsabilidad Social Empresarial:

Cuadro 12 Recursos y siglas para la Matriz Asignacion de Responsabilidades

Recurso Sigla

Junta Directiva JD

Gerente General GG

Directores Generales de Áreas DGA

Director General de Proyectos DGP

Director del Proyecto DP

Director Financiero DF

Miembro 1 del Equipo de proyecto M1EP

Miembro 2 del Equipo de proyecto M2EP

Coordinador de la Comisión de RSE CCRSE

Miembro 1 de la Comisión de RSE M1C



86

Responsabilidades y siglas identificables en la Matriz de Asignación de

Responsabilidades para el Proyecto de Estrategia de implementación del Plan de

Gestión de Responsabilidad Social Empresarial:

Cuadro 13 Cuadro de Responsabilidades y siglas para la Matriz de Asignación

Responsablidad Siglas

Ejecutante responsable E

Participa en la ejecución P

Receptor de información I

Responsable de autorizar RA

Cuadro 14 Matriz de Asignación de Responsabilidades para el Proyecto Entregables Recursos Humanos

JD GG DGA DGP DP DF M1EP M2EP CCRSE M1C M2C M3C

Conformación

del Equipo de

trabajo.

E E E E I I

Campañas de

Información

I I I I E E E

Comisión de

RSE

A I A E E E I I I I

Plan de trabajo

de la CRSE

A I I E E E E

Desarrollo de

los tres

proyectos de

RSE

A I I A E E E E

Inicio y

planeación de

cada proyecto

I I I I E P P P

Ejecución y

control de cada

proyecto

A I A I E E E E

Cierre del

proyecto

A I I E E E E

87

En la matriz anterior, es posible evidenciar que este proyecto es atípico dentro de

la organización. Esto por cuanto sin bien la empresa posee una Dirección General

de Proyectos, en este caso la Junta Directiva ha asumido un papel excepcional,

porque prácticamente asume la mayor parte de responsabilidades, por ejemplo

tiene a su cargo la aprobación de los temas y proyectos específicos de

Responsabilidad Social Empresarial, nombra el director del proyecto y el resto del

equipo, la Comisión de RSE, aprueba los presupuestos, previo visado de la

Dirección General Financiera y finalmente es la que recibe el informe de

resultados elaborado por el Director del Proyecto.El nivel de autoridad del

proyecto, es posible observarlo a continuación en la figura:

Figura 15 Estructura Organizativa del Proyecto de Estrategia de RSE

Fuente Elaboración propia.

88

Por las características del proyecto y específicamente por la variedad de grupos

de trabajo, es importante diferenciar los roles (actividades del proyecto en el que

un recurso humano participa), las responsabilidades (que describen el trabajo de

los involucrados) y las competencias (que son las habilidades deseadas en cada

miembro del equipo).

Cuadro 15 Matriz de Roles, Responsabilidades y Competencias

Recursos Roles Responsabilidades Competencias

Junta Directiva Patrocinador del

proyecto.

Máxima autoridad

jerárquica.

Aprobación del

Director del Proyecto

y su equipo y la

Comisión de RSE.

Aprobación del Plan

de Trabajo de la

Comisión de RSE.

Aprobación del

contenido de los tres

proyectos de RSE.

Aprobación del

Presupuesto.

Apoyo directo al el

proyecto en todos

sus extremos.

Definir las temáticas y

aprobar el contenido de

los proyectos de RSE.

Aprobar el proyecto de

Estrategia de

Implementación del

Proyecto de Gestión de

RSE.

Aprobar los

presupuestos y planes.

Dar la orden de inicio.

Capacidad de

análisis del

diagnóstico de

RSE y de los

planes de RSE.

Poseer

mecanismos y

técnicas de

comunicación y

negociación

adecuadas con los

distintos

interesados de la

organización.

Capacidad de

enamorar y motivar

la organización en

materia de RSE.

Liderazgo

compartido.

Gerente

General

Patrocinador

Encargado de la

planeación de

reuniones iniciales

de Conformación del

Equipo de trabajo.

Confección del acta

Planear la reunión

inicial.

Participar en la

confección del Acta de

Constitución.

Proponer a la JD el

director del proyecto.

Poseer

mecanismos y

técnicas de

comunicación y

negociación

adecuadas con los

distintos

interesados de la

89


de constitución.

Participa en el

proceso de

escogencia del

candidato (a) a

Director (a) del

proyecto.

Firmar el acta de

constitución.

organización.

Conocimientos

básicos de RSE.

Directores

Generales de

Áreas

Nominación de

Candidatos (as) para

conformar la

Comisión de RSE.

Retroalimentan la

Comisión de RSE.

Proponer el candidato

(a) de su dirección, para

formar parte de la

Comisión de RSE.

Retroalimentar a los

miembros de la

Comisión de RSE,

sobre los resultados de

las campañas de

comunicación.

Poseer

mecanismos y

técnicas de

comunicación y

negociación

adecuadas con los

distintos

interesados de la

organización.

Tener

conocimientos

básicos de RSE.

Director

General de

Proyectos

Confección del Acta

de Constitución del

Proyecto.

Participa de la

escogencia del

Director del

Proyecto.

Firmar el acta de

Constitución del

Proyecto.

Proponer candidato (s)

para el cargo de

Director (a) de proyecto.

Experiencia en la

dirección de

proyectos.

Experiencia en la

gestión de oficinas

de administración

de proyectos.

Conocimientos en

herramientas de

gestión de

proyectos de la

organización.

Conocimientos en

la metodología de

administración de

proyecto descritos

por PMI.

90


Conocimiento de

uso de programa

MS Project.

Conocimiento de

los principios

básicos de RSE.

Experiencia en

manejo de

recursos humanos.

Manejo eficiente

de la Inteligencia

emocional.

Director del

Proyecto

Selección del resto

del equipo del

proyecto.

Asignación de

Responsabilidades

al equipo y a la

comisión de RSE.

Encargado de las

Campañas de

Información.

Escoger el resto del

equipo y proponerlo a la

JD para su aprobación.

Definir y asignar las

responsabilidades y los

roles de la miembros

del equipo y de la

Comisión de RSE.

Entregar informes a la

JD.

Experiencia en la

dirección de

proyectos.

Liderazgo.

Experiencia en la

gestión de oficinas

de administración

de proyectos.

Conocimientos en

herramientas de

gestión de

proyectos de la

organización.

Conocimientos en

la metodología de

administración de

proyecto descritos

por PMI.

Conocimiento de

uso de programa

MS Project.

Conocimiento de

los principios

básicos de RSE.

91


Experiencia en

manejo de

recursos humanos.

Manejo eficiente

de la Inteligencia

emocional.

Director

Financiero

Visado los

presupuestos de

los proyectos.

Analizar y visar los

presupuestos.

Experiencia en

manejo de

presupuestos.

Miembro 1 del

Equipo de

proyecto

Colabora en la

planeación de las

campañas de

información.

Participa de la

retroalimentación

de las Direcciones

Generales.

Capacitación de la

Comisión de RSE

Participar en la

planeación de las

campañas de

información.

Participar en la

recolección de

información del

proceso de

retroalimentación.

Realizar

capacitaciones.

Experiencia en

proyectos.

Experiencia en

selección y

clasificación de

información.

Experiencia en

capacitación y

manejo de

equipos.

Miembro 2 del

Equipo de

proyecto

Participa en la

recolección y

clasificación de la

información

generada del

proceso de

retroalimentación

del resultado de

las Campañas de

Información.

Capacitación de la

Comisión de RSE.

Participar en la

planeación de las

campañas de

información.

Evaluar la

información recibida

en el proceso de

retroalimentación.

Realizar

capacitaciones.

Experiencia en

proyectos.

Experiencia en

evaluación y

presentación de

resultados e

informes.

Experiencia en

capacitación y

manejo de

equipos.

Coordinador

de la Comisión

de RSE

Lidera la

planificación,

construcción y

Presentar a la Junta

Directiva los planes,

proyectos, así como

Experiencia en

manejo de

equipos y

92


ejecución de los

proyectos de RSE.

Enlace con la

Junta Directiva.

Encargado de la

definición del

alcance y del acta

de constitución de

cada proyecto.

Recepción de

aprobaciones.

Elaboración de

informes.

coordinar el trabajo

de la Comisión de

RSE.

Definir el alcance de

los proyectos de

RSE.

Construir y firmar el

acta de cada uno de

los proyectos.

Coordinar el proceso

de visado y posterior

aprobación de los

presupuestos.

proyectos.

Liderazgo.

Conocimientos y

capacitación en

manejo y

ejecución de

proyectos de

RSE.

Conocimiento de

uso de programa

MS Project.

Experiencia en

manejo de

recursos

humanos.

Manejo eficiente

de la Inteligencia

emocional.

Miembro 1 de

la Comisión de

RSE

Forma parte de la

planeación de los

proyectos de RSE.

Participa del

desarrollo del

contenido de los

proyectos.

Participa de la

planificación,

ejecución y cierre

de los proyectos.

Realizar

capacitaciones.

Colaborar con el

Coordinador en la

construcción del

alcance y confección

del acta constitutiva.

Colaborar en la

definición del

contenido de los


en la planificación,

ejecución y cierre de

los mismos.

Capacidad de

trabajo en

equipo.

Conocimientos

básicos de RSE.

Conocimientos

básicos en

dirección de

proyectos.

Liderazgo

compartido.

Miembro 2 de

la Comisión de

RSE

Forma parte de la

planeación de los

proyectos de RSE.

Participa del

Realizar

capacitaciones.

Elaborar la lista de

verificaciones.

Capacidad de

trabajo en

equipo.

Conocimiento y

93


desarrollo del

contenido de los

proyectos.

Participa de la

planificación,

ejecución y cierre

de los proyectos.

Colaborar en la

definición del

contenido de los




los mismos.

experiencia en

implementación

y ejecución de

procesos de

evaluación y

verificación.

Liderazgo

compartido.

Miembro 3 de

la Comisión de

RSE

Forma parte de la

planeación de los

proyectos de RSE.

Participa del

desarrollo del

contenido de los

proyectos.

Participa de la

planificación,

ejecución y cierre

de los proyectos.

Realizar

capacitaciones.

Realizar la inspección

de calidad.

Colaborar en la

definición del

contenido de los




los mismos.

Capacidad de

trabajo en

equipo.

Conocimiento y

experiencia en

implementación

y ejecución de

procesos de

verificación de

calidad.

Liderazgo

compartido.

4.4.6. Plan de Gestión de Comunicaciones

El presente plan de gestión de las comunicaciones, se desarrolla en el contexto

de del Proyecto de Estrategia de implementación del Proyecto de Gestión de

Responsabilidad Social para la empresa Consulex AMREJ S.A.

El proceso de elaboración de este plan, reviste de una gran importancia, ya que

nos permite identificar las necesidades de información de los distintos

interesados, y con ello establecer el quién, cómo y cuándo, del manejo de la

información, aspectos íntimamente vinculados con los factores ambientales de la

empresa – cultura organizacional.

94

Gestionar la comunicación implica definir las acciones y procedimientos mediante

los cuales se utilizan variados recursos de comunicación, para apoyar la labor de

la organización.

Este proyecto posee una gran cantidad de interesados o stakeholderes, que por

su diversidad presentan ideas, puntos de vista y percepciones muy diversas. Por

esta razón, se considera que el plan será un sólido instrumento que permitirá

canalizar los diversos requerimientos, brindando una comunicación honesta y

oportuna dentro y fuera del proyecto.

Según la Cuarte Edición del PMBOOK, el Plan de Gestión de Comunicaciones

incluye todos los procesos requeridos para garantizar que la generación,

recopilación, distribución, almacenamiento y disposición final de la información y

los datos del proyecto sean adecuados y oportunos.

Beneficios esperados

Apoyarse en los involucrados que pueden impactar positivamente en el

proyecto, ya sea porque tienen gran influencia o poder.

Poder dar una respuesta y solución oportuna a los problemas que se

presenten durante la ejecución del proyecto mediante los canales definidos.

Establecer acciones correctivas a tiempo sobre los resultados que se

generen de los informes de desempeño.

Gestionar de manera asertiva el cumplimiento de las expectativas de los

clientes.

Establecer alternativas de comunicación que esté al alcance de los

involucrados según el rol que cumplan

95

Estrategia

Inicialmente se realizará un análisis de la situación actual de la empresa, para

determinar cuáles son sus puntos críticos en los que debemos trabajar a corto

plazo. Este análisis conllevará el conocer cuáles son las metas u objetivos del

proyecto, y desde luego quiénes son los involucrados en las diferentes etapas del

proyecto, así como su participación en las mismas.

Una vez determinadas las necesidades de información de los interesados, se

desarrolla el Plan de Comunicaciones y se implementa el mismo. Esta

implementación debe iniciar con la respectiva aprobación previo a su puesta en

marcha. Una vez aprobado el plan de comunicará a todo el equipo del proyecto

mediante un oficio formal enviado vía electrónica a cada funcionario.

En la etapa de implementación se hará una reunión con los involucrados donde

se explique detalladamente en qué consiste el Plan de Gestión de la

Comunicaciones, los beneficios esperados, la participación que cada uno tiene

dentro del mismo, y los métodos y medios de comunicación por los cuales se

transmitirá la información, mediantes posterior a esta reunión se realizará una

minuta de la misma que se hará llegar vía correo electrónico con copia del Plan

para referencia de cada uno.

Para efectos de desarrollar el proceso de elaboración del Plan de Gestión de las

Comunicaciones, es importante diferenciar tres momentos:

Cuadro 16 Momentos para la elaboración del Plan de Gestión de las Comunicaciones

Momento Detalle

Análisis de la Situación Actual Se verifican los canales de comunicación

existentes

Potenciación de la Organización Existente Sugerencias de mejoras en los canales de

comunicación.

Análisis de puntos críticos y propuestas de

mejoras.

96

Momento Detalle

Definir los destinatarios de la comunicación.

Diseño del Plan de Comunicación Definición de los objetivos de comunicación.

Identificación de Involucrados.

Propuestas de mejoras en los canales de

comunicación.

Designación de responsabilidades.

Definición de técnicas y herramientas

tecnológicas y Matriz de Comunicaciones.

Diseño de Capacitación del equipo.

4.4.6 Uso de técnicas y herramientas tecnológicas

Para el desarrollo de la Gestión de Comunicaciones de este proyecto

implementaran todas las herramientas tecnológicas disponibles y a las cuales los

integrantes del proyecto tengan acceso.

A lo interno del Equipo del proyecto y dentro de la Comisión de Responsabilidad

Social Empresarial, se implementaran correos electrónicos, skype, mensajería

instantánea, documentos físicos tipo cartas, memorandos, notificaciones, plantillas

y llamadas telefónicas. Debido a las competencias requeridas por el recurso que

ocupe estas posiciones se puede implementar el uso de este tipo de tecnología.

Para las relaciones entre el equipo – clase gerencial y Junta Directiva, se

utilizarán documentos físicos tipo cartas, memorandos y notificaciones y entre los

funcionarios administrativos el correo electrónico institucional.

En el anexo 11 se puede observar la Matriz de Comunicaciones del Plan de

Gestión de RSE para la empresa Consulex Amrej S.A.

97

V CONCLUSIONES

1. Consulex amrej S.A. es una empresa que abrió sus puertas desde el año

2004, incursionando en el país en la administración condominal y de bienes

inmuebles, sin embargo, a pasar de haber generado experiencias en

responsabilidad social empresarial, no cuenta con una estrategia global,

para integrar todos esos esfuerzos.

2. La Junta directiva de Consulex, siendo el más alto nivel de jerarquía de la

organización, definió dentro de los objetivos de su Plan Estratégico para el

año 2012-2013, la creación de un Plan de Responsabilidad Social

Empresarial para la firma, que le permita a corto plazo, contar con una

estrategia transversal, claramente enfocada en la responsabilidad social,

como un factor estratégico frente a la realidad e importancia del tema en

Costa Rica.

3. Se realizó una evaluación de los resultados obtenidos mediante la

aplicación del cuestionario sobre ¨Indicadores de Responsabilidad Social¨,

que fue elaborado tomando como base el manual de conceptos básicos e

indicadores de Responsabilidad Social Empresarial del Instituto ETHOS,

actualizado al año 2011 y adaptado a la realidad y al contexto legal de la

empresa en Costa Rica.

4. Además, se analizaron paralelamente los documentos internos de la

empresa, que permitieron comprobar la veracidad de la información

brindada en las respuestas del cuestionario, lo que se sumó al análisis de

interesados que se construyó con la participación del recurso humano de la

organización.

5. El presente Proyecto Final de Graduación (PFG) denominado “Estrategia

de Implementación Proyecto de Gestión de Responsabilidad Social

Empresarial”, se conviertió en el mejor insumo que posee la organización,

98

para alcanzar exitosamente el objetivo que se ha propuesto cumplir la

Junta Directiva, como máximo órgano de jerarquía de la empresa.

6. A partir de este momento, la empresa cuenta con: un análisis de entorno

para identificar el nivel de compromiso de la empresa con la

responsabilidad social empresarial, un análisis sobre los diferentes temas

de Responsabilidad Social, que permitió identificar los temas de los tres

proyectos que se proponen de acuerdo con la disponibilidad de recursos y

los objetivos estratégicos de ésta.

7. Se propusieron el Diseño de un Programa de Salud y Seguridad

Ocupacional, de un Programa de patrocinio a proyectos de bienestar social

y de un Programa de reciclaje a lo interno de los Centros Comerciales

administrados por Consulex Amrej S.A, los que se estaría llevando a cabo

el año entrante. Esto por cuanto la Junta Directiva, definió que el inicio del

Plan de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial, sería el 07 de

enero de 2012 y concluirá aproximadamente el 16 de abril de 2013.

8. Además se desarrolló una estrategia de implementación para estos

proyectos, que incluye las áreas de conocimiento de alcance, tiempo,


9. Para alcanzar el éxito es vital mantener el interés que ha mostrado la Junta

Directiva de la empresa, que ha asumido este proyecto como uno de sus

principales retos como órgano colegiado, prueba de ello que tanto el

director de proyecto y su equipo, así como el coordinador de la Comisión

de Responsabilidad Social Empresarial y su equipo, fueron ya nombrados

por la propia Junta Directiva, así como la responsabilidad de aprobar los

temas, contenido y planes de los tres proyectos mencionados.

10. Finalmente es posible decir que los dos principales retos que debe

enfrentar “Estrategia de Implementación Proyecto de Gestión de

Responsabilidad Social Empresarial” serán que la aprobación del

presupuesto está supeditado a la situación económica de la empresa y el

99

país y que el personal de la empresa es reducido y no se encuentra

dedicado al 100% a este proyecto, por esto es de extrema importancia que

todos los niveles de la organización, estén sintonizados y conscientes de la

trascendencia de la Responsabilidad Social Empresarial.

100

VI RECOMENDACIONES

11. Que mediante un acuerdo de la Junta Directiva, se comunique al Gerente y

los Directores Generales, así como al personal en general, la

trascendencia de la Estrategia de Responsabilidad Social Empresarial y el

compromiso de éxito con la misma.

12. Para una ejecución exitosa de los procesos del proyecto y cumplir los

objetivos planteados, el equipo de proyecto deberá apegarse a las buenas

prácticas incluidas dentro del PMBOK 4ta Edición.

13. Debe existir apego a las actividades establecidas en los Planes de Gestión.

14. Se recomienda aprovechar la evaluación de los resultados obtenidos

mediante la aplicación del cuestionario sobre ¨Indicadores de

Responsabilidad Social¨, que fue elaborado tomando como base el manual

de conceptos básicos e indicadores de Responsabilidad Social Empresarial

del Instituto ETHOS, actualizado al año 2011 y adaptado a la realidad y al

contexto legal de la empresa en Costa Rica, para que en el futuro mediano

la empresa pueda desarrollar nuevos proyectos, según los resultados

obtenidos.

15. Se recomienda la aplicación del cuestionario sobre ¨Indicadores de

Responsabilidad Social en el futuro, partiendo de periodos de tres años,

para efectos de medir el avance en este campo y su desarrollo e impacto

en la organización.

16. Además es importante recalcar que se requiere un trabajo conjunto y en

equipo, altos niveles de motivación, adecuados canales y mecanismos de

comunicación, donde la parte gerencial y administrativa – operativa,

trabajen de la mano.

101

17. En esa dirección será sustancial escoger adecuadamente el perfil de los

miembros del equipo y la Comisión, para que sean personas competentes

con las tareas que se les encomienda y garantizar una adecuada

capacitación y conocimiento, tanto en administración de proyectos, como

en Responsabilidad Social Empresarial, y así lograr los objetivos

planteados, concordantes con el alcance del proyecto y el Plan de

Recursos Humanos y de Comunicaciones.

18. Es de suma importancia cumplir con el Cronograma generado dentro del

Plan de Gestión del Tiempo, sin embargo esto dependerá de la

disponibilidad de la totalidad los recursos que se han solicitado, de no ser

conforme, esto afectaría el trabajo de la Comisión de RSE y por ende los

tres proyectos específicamente y su duración.

19. A nivel presupuestario, si bien la responsabilidad final recae en la Junta

Directiva, será vital el visado del Director General Financiero, que es el que

recomienda la aprobación o no de los presupuestos de cada proyecto de

Responsabilidad Social Empresarial.

102

VII BIBLIOGRAFIA

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Disponible en www.doingbusiness.org

Carroll, A. y Buschholtz A., 2006, Business &Society: Ethics &Stakeholder

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Eyssautier, M. (2002). Metodología de la investigación. Desarrollo de la

inteligencia. Cuarta edición. México: International Thompson Editores.

FOMIN, 2009, Guía de aprendizaje sobre la implementación de

Responsabilidad Social Empresarial en pequeñas y medianas empresas,

Banco Interamericano de Desarrollo, Washington. Disponible en

www.iadb.org/mif

Fondo Multilateral de Inversiones (FOMIN). (2009). Guía de aprendizaje de

implementación de responsabilidad social empresarial en PYMES. Banco

Interamericano de Desarrollo.

Fundamentos para la dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ®), Cuarta

Edición. Project Management Institute. 2008.

Instituto ETHOS (2011). Conceptos básicos e indicadores de

responsabilidad social empresarial, Madrid, España

www.indicadoresrse.org

Lledó, Pablo. (2007) Gestión de Proyectos. I Edición. Buenos Aires

Prentice Hall- Pearson Education.

Montiel Campos, Héctor (2012). CONCIENCIA Y TECNOLOGIA.

www.milenio.com

http://www.doingbusiness.org/

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103

Organización de las Naciones Unidas ONU (2003) Declaración de

Johannesburgo Sobre Desarrollo Sostenible y Plan de Implementación de

la Cumbre Mundial sobre Desarrollo Sostenible.

Organización de las Naciones Unidas ONU (2006) Desarrollo Económico y

Social en la ONU (Ed) ABC de las Naciones Unidas.

Ramírez A., Luis Diego. (2010). Propuesta De Una Guía Para Elaboración

De Planes De Proyecto Para Mantenimiento Preventivo A Infraestructura

Del Ice A Través De “Outsourcing”. Biblioteca virtual UCI

Sánchez Loría, B. (2009) Diseño de la metodología, procedimientos e

instrucciones para los procesos de administración de proyectos para el

departamento de Merch System – LLBean, costa Rica. Proyecto de

graduación para optar por el grado de Master en Administración de

Proyectos UCI, San José Costa Rica.

SAVALL, Henri. “Modelo de Gestión Socio-Económica y Responsabilidad

Social de la Empresa”. Publicado en CD Memorias del 1er Congreso

Internacional de Análisis organizacional: los Dilemas de la Modernización,

Homenaje a Jaques Girin, Iztapalapa, México dic 3 al 5 de 2003.

104

VIII ANEXOS

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACION

ACTA DEL PROYECTO

Fecha Nombre de Proyecto

26 de marzo de 2012

Estrategia de Implementación Proyecto de

Gestión de Responsabilidad Social

Empresarial para la empresa Consulex

amrej S.A.

Areas de conocimiento /

procesos:

Area de aplicación (Sector / Actividad):

Alcance

Tiempo

Recursos Humanos

Comunicaciones

Responsabilidad Social.

Fecha de inicio del

proyecto

Fecha tentativa de finalización del proyecto

SG 31 de marzo de 2012 30 de julio de 2012

Objetivos del proyecto (general y específicos)

Objetivo General:

Crear una estrategia apoyada en la Guía del PMBOK, para la implementación

de un Plan de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial (R.S.E) en la

empresa Consulex amrej S.A.

Objetivos Específicos:

105

1. Realizar un análisis de entorno de Consulex amrej S.A. para identificar el

nivel de compromiso de la empresa con la responsabilidad social empresarial.

2. Realizar un análisis sobre los diferentes temas de Responsabilidad Social,

para identificar cuál o cuáles sería posible desarrollar, de acuerdo con la

disponibilidad de recursos y los objetivos estratégicos de ésta.

3. Desarrollar una estrategia de implementación para los temas que la

organización haya decidido desarrollar, que incluya las áreas de conocimiento

de alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones.

Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)

Consulex a los largo de sus ocho años de existencia en el mercado

costarricense, ha patrocinado y organizado actividades y campañas de

protección del medio ambiente, relacionadas con políticas de reciclaje y

utilización de insumos amigables con la naturaleza en los diferentes procesos

que realiza. Además, cuenta con una gama diferenciada de actividades de bien

social, encausadas a mejorar las condiciones sociales de los vecinos de las

comunidades donde opera.

A pesar de lo expuesto, la empresa no cuenta con una estrategia para integrar

todos esos esfuerzos, ni con un marco de responsabilidad social empresarial

que dicte las pautas a seguir, no solo en el ámbito ambiental, sino que también

en el ámbito social y económico.

Lo anterior, ha generado que la Junta Directiva de la Empresa, inicie un

proceso de exploración sobre la necesidad y viabilidad de implementar un plan

de responsabilidad social , que se alinie con la misión, visión y valores de la

organización y le permita a esta posicionarse dentro del mercado nacional,

106

como una empresa responsable y consecuente con el concepto de desarrollo

sostenible que marca el liderazgo del nuevo milenio.

Descripción del producto o servicio que generará el proyecto –

Entregables finales del proyecto

El entregable final del presente proyecto, será un documento digital con el

Plan de Proyecto de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial para la

empresa Consulex amrej S.A. Este es una guía para que el director del

proyecto y su equipo desarrollen la estrategia planteada.

Supuestos

Los más trascendentes son:

1. El Plan de Proyecto de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial

tiene el apoyo de la Junta Directiva.

2. Para el desarrollo del proyecto se contará con la colaboración del

departamento de Recursos Humanos.

3. Las disferentes unidades u órganos de la empresa brindarán el apoyo y

facilitarán la información necesaria para el desarrollo del proyecto.

4. Aceptación y compromiso por parte de los steakholders y otros

organismos que apoyarán el proyecto planteado.

Restricciones


1. El personal de la empresa es reducido y no se encuentra dedicado al

100% a este proyecto.

2. Se cuenta con un presupuesto limitado.

3. Existe un limitado conocimiento sobre dirección de proyectos, dentro de

los colaboradores de la empresa.

107

4. No existen antecedentes debidamente documentados sobre estudios o

acciones realizados dentro del ámbito de la Responsabilidad Social

Empresarial.

Información histórica relevante

Es el primer proyecto que realiza formalmente la empresa en RSE.

Identificación de grupos de interés (Stakeholders)

Cliente(s) directo(s):

· Junta Directiva Consulex amrej S.A.

· Gerente General

· Director de Proyectos

. Director de Recursos Humanos

. Director Administrativo

· Empleados o colaboradores de la empresa

Cliente(s) indirecto(s):

· Clientes propietarios, condóminos e inquilinos

· Proveedores de la empresa

. Medios de comunicación

· Municipalidad

· Instituciones Públicas o empresas privadas prestadoras de servicios públicos

y privados.

Realizado por: Emilio Arias

Rodríguez

Firma:

Aprobado por: Prof. Manuel Alvarez Firma:

108

Anexo 2: EDT DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN

Proyecto Final

de Graduación

Seminario

De Graduación

Desarr. Proy

Final - Graduación

Definición

del tema

Entrega

Uno

Entrega

Dos

Entrega

Tres

Entrega

Cuatro

Entrega

Cinco

Aprobación

SG

Asignación

Del tutor

Definición

Del Tutor

Aprobación

Del Tutor

Remisión de ver.

Final al Tutor

Desarrollo proy

Final de

Graduación

Aprobación final

del tutor

Revisión por parte

de los Lectores

Solic asignación

de lectores

Asignación de

lectores

Envío del PFG a

los lectores

Lectura y análisis

del PFG por parte

de los lectores

Recepc del PFG

con observaciones

Análisis y

observaciones con

el tutor

Envío del PFG

corregido a los

lectores

Aprobación

Defensa Virtual

del PFG

Coordinación de

fecha y hora de

defensa

Proceso de

defensa

Finalización del

proceso de

defensa

109

Desarrollo proy

Final Graduación

Realizar Análisis

de Entorno

Definir temas

estratégicos en

RSE

Seleccionar

personal para

entrevistas

Aplicar

cuestionarios

(entrevistas)

Analizar los

resultados de los

cuestionarios

Informe de

resultados del

análisis de entorno

Seleccionar

personal para las

entrevistas

Análisis de la

documentación

digital y física

Aplicar

cuestionarios

(entrevistas)

Análisis de los

resultados de las

entrevistas

Prueba de

Relevancia

Análisis resultados

de Matriz de

Relevancia

Desarr Estrateg

para implementar

temas

Análisis de la

documentación

digital y física

Selección del

personal para las

entrevistas

Aplicación de las

entrevistas

Análisis de los

resultados de las

entrevistas

Desarrollar la

estrategia de

implementación

Informe estrateg

de implementac

de temas selecc

Definición de

temas estratégicos

Informe resultados

de selección de

temas

110

Anexo 3: CRONOGRAMA DEL PFG

112

Anexo 4: Acta de Constitución Plan de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial para la empresa Consulex amrej S.A.

ACTA DEL PROYECTO

Fecha Nombre de Proyecto

30 de agosto de 2012

Plan de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial para la empresa Consulex amrej S.A.

Areas de conocimiento / procesos:

Area de aplicación (Sector / Actividad):

Recursos Humanos

Alcance

Tiempo

Comunicaciones

El proyecto se aplicará en la empresa Consulex amrej S.A. cuyas oficinas centrales se localizan en San José – Costa Rica. La empresa se desarrolla dentro del sector servicios.

Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto

07 de enero 2012

16 de abril de 2013

Objetivos del proyecto (general y específicos)

Objetivo General: Elaborar el Plan de de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial para la empresa Consulex amrej S.A. Objetivos Específicos:

4. Diseñar las campañas de información sobre los proyectos de Responsabilidad Social Empresarial, que se incluyen dentro del Plan de Gestión.

5. Definir la organización que se encargará de implementar el Plan de Gestión de RSE.

6. Elaborar el contenido y el Plan de ejecución para los tres proyectos de RSE de la empresa Consulex amrej S.A.

Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)

La empresa Consulex amrej S.A, no cuenta con una estrategia para integrar todos esos esfuerzos de responsabilidad social empresarial, ni con un marco de responsabilidad social empresarial que dicte las pautas a seguir, no solo en el ámbito ambiental, sino que también en el ámbito social y económico. Lo anterior, ha generado que la Junta Directiva de la Empresa, haya aprobado la construcción de una estrategiade Responsabilidad Social Empresarial, y le permita a esta posicionarse dentro del mercado nacional, como una empresa responsable y consecuente con el concepto de desarrollo sostenible que marca el liderazgo del nuevo milenio, lo que resultará en una mayor credibilidad y aumento en la cartera de clientes.

113

Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto

El entregable final del presente proyecto, será un documento digital con el Plan de Proyecto de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial para la empresa Consulex amrej S.A, que indique los pasos para su efectiva implementación.

Supuestos

Los más trascendentes son: 5. La Junta Directiva de la empresa apoya el Plan de Proyecto de Gestión de

Responsabilidad Social Empresarial. 6. Para el desarrollo del proyecto se contará con la colaboración del área

gerencial en cuanto a la disposición del recurso humano y económico.

Restricciones


5. La aprobación del presupuesto está supeditado a la situación económica de de la empresa y el país.

6. El personal de la empresa es reducido y no se encuentra dedicado al 100% a este proyecto.

Información histórica relevante

Es el primer proyecto que realiza formalmente la empresa en RSE.

Identificación de grupos de interés (Stakeholders)

Cliente(s) directo(s): · Junta Directiva Consulex amrej S.A. · Gerente General · Director de Proyectos . Director de Recursos Humanos . Director Administrativo · Empleados o colaboradores de la empresa Cliente(s) indirecto(s): · Clientes propietarios, condóminos e inquilinos · Proveedores de la empresa · Municipalidad · Instituciones Públicas o empresas privadas prestadoras de servicios públicos y privados.

Director del Proyecto por definir Firma:

Director General por definir

Firma:

114

Anexo 5. EDT del Plan de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial para la empresa Consulex amrej S.A.

115

Anexo 6. CUESTIONARIO SOBRE INDICADORES DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

INTRUCCIONES

Estimado Colaborador.

Gracias por participar en la solución del presente cuestionario denominado

¨CUESTIONARIO SOBRE INDICADORES DE RESPONSABILIDAD SOCIAL¨, el

cual forma parte de un análisis de entorno para la empresa CONSULEX AMREJ

S.A, y pretende identificar el nivel de compromiso de la empresa con la

responsabilidad social empresarial.

El instrumento será aplicado en una sesión de trabajo con un tiempo estimado de

cuatro horas, bajo la modalidad de entrevista guiada. La información que usted

suministre es estrictamente confidencial y servirá para cumplir con el objetivo

específico número dos del Proyecto Final de Graduación denominado ¨Estrategia

de Implementación Proyecto de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial

para la empresa Consulex amrej S.A.¨

El cuestionario parte de siete temas generales: a. valores, transparencia y

gobernanza; público interno, medio ambiente, proveedores, consumidores –

clientes, comunidad y gobierno y sociedad.

El instrumento posee un total de 95 ítems o indicadores divididos en siete temas

generales y cada uno con una serie de subtemas relacionados. Existen dos

casillas, que representan opciones de respuesta ( Sí = sí existe, No= No existe) y

una casilla para observaciones, para que usted pueda hacer anotaciones o

referencias que considere importantes a la hora de analizar la respuesta marcada.

Muchas gracias por su colaboración. Buena Suerte.

116

Tema 1. Valores, transparencia, gobernanza

Compromisos éticos Sí No Observaciones

a. Existe un código de ética en idioma español. X 1. En el año 2011, se contrató una consultora, la señora Tatiana Loaiza R, para efectos de construir el Código de Ética y los principios y valores de la empresa.

2. No se ha publicitado, está pendiente una actividad con los empleados.

3. Se ha propuesto subirlo a la nueva página web.

b. La elaboración del código de ética fue producto de un proceso participativo.

X 1. En febrero de 2011, se realizó un taller con los empleados, donde uno de los temas fue los valores y principios éticos.

c. Dentro de los valores de la organización se incluyen valores relacionados con la ética.

X 1. Si se incluye el primer valor se denomina ética.

2. Se incluye como un valor, tanto para los empleados como para la organización.

Arraigamiento en la cultura organizacional

a. Existe un proceso de inducción para que los colaboradores de la empresa conozcan los valores de la organización.

X 1. No se ha realizado ninguna actividad para dar a conocer los resultados de la consultoría contratada.

2. Solamente la Junta Directiva participó en una sesión donde la consultora expuso los alcances en febrero de 2012.

b. Existe un mecanismo para evaluar periódicamente la adopción de valores y principios dentro de la organización.

X

c. Existen procesos de motivación para que los empleados, socios y líderes adopten los valores y principios éticos de la empresa.

X 1. Existen propuestas de Recursos Humanos y dentro del informe de la consultora se expone el tema, pero no se han ejecutado.

Gobernanza corporativa

a. La alta dirección posee políticas o mecanismo s de integridad financiera.

X

b. La alta dirección incorpora criterios sociales y ambientales en la gestión.

X 1. La empresa ha realizado proyectos específicos, pero aislados. Por ejemplo campañas de reciclaje, utilización de insumos amigables con el ambiente.

2. La alta dirección posee un proceso de planificación estratégica y está convencida de la necesidad de contar con procesos de alta participación.

X 1. Si existe un plan estratégico, precisamente uno de los temas es Responsabilidad Social, pero a la fecha en ese tema no hay resultados.

2. La Junta Directiva aprobó la

117

realización de este proyecto de tesis, para que se tuviera un insumo específicamente en este tema.

Diálogo con las partes interesadas (stakeholders)

a. Se incluyen demandas de sus públicos en sus planteamientos. X 1. Anualmente se hace una evaluación por parte de los clientes, y de allí se toman sugerencias, pero no es un proceso continuo.

b. Existe un análisis de interesados elaborado con amplia participación de los mismos.

X 2. No existe un análisis de Interesados, esto es una debilidad.

3. Dentro del informe de la consultora en 2011, se sugieren unos trabajos focales y un análisis de interesados pero no se ha hecho.

c. Los indicadores de desempeño son construidos con altos niveles de participación de los mismos.

X

Relación con la competencia

a. La empresa participa en asociaciones gremiales u organizaciones empresariales.

x 1. Estamos agremiados de la Cámara de Corredores de Bienes Raíces.

2. Actualmente se evalúa una propuesta de crear una cámara de Administradores de Centros Comerciales.

b. Existe un proceso de evaluación del posicionamiento de la empresa, frente a la competencia en RSE.

X

c. La empresa discute sus posiciones frente a la competencia leal. X

Balance social

a. Existe información pública sobre las acciones sociales de la empresa.

X 1. Mensualmente el departamento de Recursos Humanos envía un boletín informativo a los clientes.

b. Si el relatorio es fácilmente accesible e incorpora sugerencias. X

c. La información sobre acciones sociales o el relatorio son utilizados durante el planeamiento estratégico de la organización.

X 1. Si se consideró para efectos del Plan Estratégico.

118

Tema 2. Público Interno Relación con los sindicatos u otras organizaciones de trabajadores Sí No Observaciones

a. Dentro de la empresa existe sindicato u organización de trabajadores como asociaciones solidaristas.

X 1. En el pasado existió una asociación, pero dejó de funcionar por desinterés de los empleados y falta de motivación.

b. La empresa provee información sobre condiciones, datos financieros y objetivos estratégicos que afecten a los trabajadores en horas de trabajo.

X

c. Existe una comisión u órgano a lo interno de la empresa, encargado de negociar acuerdos de índole laboral con los empleados.

X 1. Las políticas laborales emanan de la Junta Directiva y es el Departamento de Recursos Humanos, el encargado de aplicarlas y darles seguimiento.

Gestión participativa

a. Se entrega información económica – financiera y se entrena a los empleados para que puedan entenderla y analizarla.

X

b. Se incorpora a los empleados o sus representantes en comités de gestión o decisiones estratégicas.

X 1. Para la elaboración del Plan Estratégico se creó una comisión que trabajaba de la mano con la consultora, pero una vez concluido el proceso no se volvió a reunir.

2. No se le dio seguimiento a la Comisión.

Compromiso con el futuro de los niños

a. Se respeta la legislación nacional que prohíbe el trabajo de menores de edad, salvo las excepciones permitidas.

X 1. Está prohibido, el departamento de Recursos Humanos es el encargado de reclutamiento y dentro de la boleta de oferentes, se incluye al pie una referencia sobre la contratación de menores.

b. Se actúa a nivel comunal en beneficio de los niños y adolescentes.

X 1. La empresa promueve actividades y campañas educativas, en las comunidades donde se administran centros comerciales.

2. En Plaza Occidente San Ramón se tiene un convenio con las escuelas públicas del distrito central y San Juan.

3. Se ha realizado campañas de de recolección de útiles y regalos para niños de escasos recursos económicos.

c. Existen proyectos internos que contribuyen al desarrollo de los hijos de los empleados, estimulando competencias técnicas y psicosociales.

X 1. No solamente se celebra una fiesta de navidad.

Valorización de la diversidad

a. Se prohíben prácticas de discriminación, incluso en los procesos de selección y promoción.

X 1. En marzo de 2012, se coordinó una charla de capacitación en estos temas, estuvo a cargo del Ministerio de Trabajo.

b. Posee normas escritas que prohíben y prevén medidas disciplinarias contra prácticas discriminatorias.

X 1. La empresa prohíbe la discriminación, pero no está formalmente incluido en el Reglamento Interno de Trabajo.

2. Se giró una circular, donde se

119

indican los procedimientos para presentar denuncias, a raíz de una denuncia de un empleado por discriminación por preferencia sexual.

c. Se cuenta con procesos formales de recepción de denuncias. X 1. Las denuncias se tramitan por parte del departamento de Recursos Humanos, solamente se ha presentado una denuncia relacionada con discriminación por preferencia sexual.

Política de remuneración, beneficios y carrera

a. Se cumple con la legislación laboral y los decretos de aumentos salariales de ley.

X 1. La empresa cumple con los aumentos semestrales de Ley y posee una política de incentivos en algunas áreas.

b. Trata a los empleados como un importante recurso y la política salarial cuenta con estímulos e inversión en el desarrollo profesional.

X 1. La empresa le brinda a los empleados la oportunidad de financiamiento para estudios, siempre y cuando sean atinentes al área de trabajo y desarrollo de la empresa. Actualmente, existe una comisión para hacer una propuesta integral mediante la creación de una cooperativa.

2. Se solicitó capacitación e información al INFOCOOP.

c. La empresa facilita el desarrollo profesional y académico de su personal, facilitando la posibilidad de que los empleados puedan capacitarse o estudiar, mediante ajustes de horarios o otros incentivos.

X 1. Aplican las observaciones del ítem anterior.

Cuidados con la salud, seguridad y condiciones de trabajo

a. Existe una política de salud ocupacional. X

b. Se cumple con la legislación en materia de derechos y protección de los trabajadores.

X 1. Existe una instrucción al Departamento de Recursos Humanos, para que aplique la legislación laboral en todos sus extremos.

c. Se desarrollan campañas de concientización y se ofrece información sobre salud, seguridad y condiciones de trabajo.

X

Compromiso con el desarrollo personal y empleabilidad

a. Se mantienen actividades de capacitación y entrenamiento continuas.

X 1. Las capacitaciones se coordinan con la Gerencia y el Departamento de Recursos Humanos.

2. Existe un formulario que debe llenar el jefe del área o departamento que requiere capacitación.

b. Se ofrece información a los empleados sobre cursos o carreras disponibles en el mercado que faciliten su superación.

X

Conducta relativa a dimisiones

a. Adopta criterios socioeconómicos, como edad, estado civil o dependencias.

X

b. Se extienden beneficios u ofrece programas de recolocación y recapacitación a los trabajadores renunciantes.

X

Preparación para la jubilación

a. Se asesora al trabajador sobre la legislación, políticas y derechos frente a su jubilación.

X

b. Existe un proceso de acompañamiento psicológico y de planeamiento financiero.

X

120

Tema 3. Medio Ambiente Compromiso de la empresa con la mejora de la calidad ambiental Sí No Observaciones

a. La empresa mantiene programas de mejoramiento ambiental, gestión ambiental y prevención de accidentes.

X 1. Si existen iniciativas, sin embargo son aisladas.

2. En prevención de accidentes, se coordinó una capacitación en marzo 2012, específicamente sobre riesgos y fue impartida por funcionarios del Instituto Nacional de Seguros.

b. La empresa incluye la gestión ambiental dentro de su planeación estratégica.

X 1. Si se incluye, pero es un área que no evidencia avance, no se cumplen los objetivos.

2. Existen problemas de presupuesto.

3. No ha sido prioridad, hasta ahora la Junta Directiva acordó apoyar la iniciativa de este estudio, mediante Proyecto Final de Graduación.

c. Existe un comité u órgano interno responsable de la administración de acciones ambientales.

X

Educación y concientización ambiental

a. Existen actividades de educación ambiental permanentes para el público interno y externo.

X 1. No existe un plan. 2. Las iniciativas son aisladas y

normalmente surgen en respuesta a solicitudes de las Municipalidad u organizaciones comunales.

b. La empresa participa en proyectos educacionales o los apoya en alianza con organizaciones estatales, descentralizadas o no estatales.

X 3. Hay convenios de Cooperación con las Comisiones de Medio Ambiente de las Municipalidades.

Gerenciamiento del Impacto en el medio ambiente y del ciclo de vida de productos y servicios

a. Desenvuelve acciones para prevenir los principales impactos ambientales causados por sus procesos, productos o servicios.

X 1. Los empleados encargados del área de limpieza y manipulación de plantas de tratamiento, han sido certificados por parte del Ministerio de Salud Pública.

2. Tomó la decisión de migrar a productos amigables con la Naturaleza.

3. Se firmó un convenio con la empresa FLOREX, para capacitar al personal de limpieza y a los locatarios de Centros Comerciales que tienen relación con trampas de grasa y manipulan alimentos.

b. Se realizan acciones de control o monitoreo de aquellos servicios o productos que ofrece la empresa, que poseen impacto ambiental.

X 1. La empresa realiza muestreos trimestrales de la totalidad de plantas de tratamiento.

2. Se mantiene un contrato de monitoreo y control de plantas de tratamiento y trampas de grasa, con la empresa TECNOPLANT S.A.

c. Cumple con la legislación vigente en materia de salud y medio ambiente.

X 1. Cumple requerimientos estándares emitidos por el Ministerio de Salud Pública.

2. Cumple con la ley extremos.

121

Tema. 4. Proveedores

Criterios de selección y evaluación de proveedores Sí No Observaciones

a. Elección de proveedores se basa en calidad, precio y plazo. X 1.La proveeduría de la empresa cuenta con disposiciones claras en esa materia.

b. Incluye exigencias con la legislación laboral y fiscal. X 1.Se ha iniciado un proceso de planificación en estos temas, por ejemplo actualmente se cuenta con una guía de requisitos para la contratación de empresas de Seguridad, donde se exige la presentación de planillas y pagos a la CCSS. 2.Se pretende estandarizar requisitos, actualmente la Dirección Administrativa tiene a su cargo este proyecto.

c. Existen criterios de patrones ambientales, prohibición de trabajo infantil.

X

Trabajo infantil en la cadena productiva

a. Posee políticas formales para la erradicación del trabajo infantil.

X 1.Hasta el momento los esfuerzos ha sido a lo interno de la empresa. 2.No existe control para con los proveedores.

b. Participa de programas y actividades que buscan erradicar el trabajo infantil.

X

Trabajo forzado en la cadena productiva

a. Posee políticas para la erradicación del trabajo forzado. X

b. Participa de programas y actividades que buscan erradicar el trabajo forzado.

X

Relaciones con trabajadores tercerizados (subcontratados ej. Servicios de limpieza, seguridad)

a. Monitorea las relaciones laborales y el seguro social. X 1.Esto se hace exclusivamente con las empresas de seguridad privada, el resto son empleados de la propia empresa. 2.Con el resto de proveedores no existe control.

b. Negocia con proveedores salarios competitivos con el mercado.

X 1.Se garantiza que los proveedores paguen los salarios de ley.

c. Ofrece a terceros beneficios básicos que gozan funcionarios regulares.

X

Apoyo al desarrollo de proveedores

a. Posee mecanismos de transferencia de valores y principios a los proveedores.

X

b. Posee proveedores locales. X 1.Se procura contar con proveedores del cantón o provincia donde administran condominios.

c. Mantiene relaciones estables y duraderas con socios y proveedores.

X

Política de comunicación comercial

a. Política de comunicación alineada a valores y principios. X

b. Se estimula la comunicación con clientes y proveedores. X 1.Existe un boletín informativo.

c. Existe el compromiso de contar con una política de RSE y transparencia en la comunicación.

X 1.Si existe el compromiso. 2.Es un tema nuevo en la empresa. 3.Se espera que los resultados del diagnóstico traiga una propuesta concreta en ese campo.

122

Tema 5. Consumidores y clientes

Política de comunicación comercial Sí No Observaciones

a. Política de comunicación alineada a valores y principios. X

b. Se estimula la comunicación con clientes y proveedores. X 1. En materia de comunicación lo que actualmente existe el es Boletín Informativo.

c. Existe el compromiso de contar con una política de RSE y transparencia en la comunicación.

X 1. Sí existe el compromiso, pero hasta la fecha no hay acciones concretas, que pasen del papel a la acción.

Excelencia en la atención

a. Resuelve de manera ágil e individualmente las demandas de los clientes.

X 1. La dirección de proyectos coordina directamente con la gerencia, la inclusión de nuevos proyectos, éstos incluyen las demandas de los clientes y requerimientos de las distintas áreas de la empresa.

b. Atiende las causas de los problemas y las aprovecha para mejorar.

X 1. En la planeación anual se hace un diagnóstico y se incluyen los problemas y posibles soluciones.

c. Posee un proceso de evaluación de la satisfacción del cliente, frente a sus demandas.

X 1. Se realiza una evaluación de satisfacción anual, se aplica a cada uno de los clientes.

Conocimiento y gerenciamiento de los daños potenciales de los productos y servicios

a. Realiza estudios e investigaciones técnicas sobre riesgos potenciales y divulga la información.

X

b. Entrena a empleados y socios para adoptar medidas preventivas en situaciones de crisis.

X

c. Sustituye tecnologías y procedimientos para disminuir riesgos a la salud y seguridad.

X

123

Tema 6. Comunidad.

Gerenciamiento del impacto de la empresa en la comunidad del entorno

Sí No Observaciones

a. Conoce sus impactos y posee procesos estructurados para registrar quejas y reclamaciones y promueve reuniones sistemáticas para formar liderazgos locales.

X 1. Existe un procedimiento para trámite de quejas.

2. Existe un formulario. 3. Se mantiene una relación

permanente con los gobiernos locales.

b. Dispone de informaciones sobre impactos actuales y futuros de sus actividades y envuelve a la comunidad en la resolución de problemas.

X

c. Participa activamente en las discusiones de problemas comunales y del encaminamiento de soluciones.

X 1. Se forma parte de las comisiones de medio ambiente municipales.

Relaciones con organizaciones locales

a. Existen políticas claras y permanentes de cooperación con los gobiernos locales u organizaciones comunales.

X 1. Se mantiene una estrecha relación de cooperación con los gobiernos locales y organizaciones comunales.

2. Se brinda patrocino para las actividades.

b. Busca influenciar en políticas públicas, estableciendo alianzas y participando de redes para contribuir con el desarrollo local.

X Aplican las observaciones del ítem anterior.

Financiamiento de la acción social

a. la política de inversión social responde a un programa o política claramente establecida.

X

b. Se cuenta con un presupuesto en inversión social. X 1. Si existen recursos presupuestarios, pero no en un rubro específico creado para ese fin.

c. Las decisiones definidas en el presupuesto, son conocidas por los empleados y dirigidas por comités o grupos de trabajo con base a criterios de inversión previamente establecidos.

X

Relación de la empresa con la acción social

a. Hace donaciones de recursos económicos o servicios relacionados con la acción social.

X 1. Se coopera con la municipalidad y con proyectos propuestos por grupos organizados de la comunidad, normalmente el aporte es mediante patrocinio, préstamo de espacios o áreas comunes en los centros comerciales.

b. Posee proyectos estructurados y utiliza competencias técnicas, tecnológicas y gerenciales para fortalecer su acción social y la de sus beneficiarios.

X

124

Tema 7. Gobierno y sociedad

Contribuciones para campañas políticas Sí No Observaciones

a. Financia candidatos o partidos con base en sus intereses.

X

b. Es transparente en la divulgación para el público interno sobre su actuación política.

X 1. Frente al TLC con Estados Unidos, se manifestó públicamente el apoyo y se ofrecieron charlas.

c. Promueve campañas de concientización política ciudadana y la importancia del voto.

X 1. Solamente se hizo en referencia al TLC con Estados Unidos, no se aplica en política electoral.

Prácticas anticorrupción y propina

a. Prohíbe realizar favores directos e indirectos a funcionarios públicos.

X 1. Dentro del contrato laboral se expresa claramente esta prohibición.

b. Posee normas estrictas que son divulgadas y posee procedimientos de control.

X

c. Denuncia casos de corrupción a autoridades superiores internas o externas.

X

Liderazgo e influencia social

a. La empresa participa de grupos de trabajo que defienden y promocionan los intereses del sector.

X

b. La alta gerencia participa de la elaboración de propuestas sociales y autoridades públicas.

X 1. La participación se da frente a solicitudes formalmente tramitas o iniciativas de la propia empresa, pero no formalmente en un foro, salvo en la parte ambiental.

Participación en proyectos sociales gubernamentales

a. La empresa se limita al pago de impuestos. X

b. Contribuye con recursos técnicos, humanos o financieros a proyectos gubernamentales.

X 1. Se brinda patrocinio, y préstamo de áreas comunes para realizar campañas o recolección de fondos.

c. Participa de la elaboración y ejecución de políticas públicas de interés general.

X

125

Anexo 7: HOJA DE RECURSOS DEL PLAN DE GESTION DE RSE PARA LA EMPRESA CONSULEX AMREJ S.A.

Anexo 8: CRONOGRAMA PLAN DE GESTION DE RSE PARA LA EMPRESA CONSULEX AMREJ S.A.

127

Anexo 9: RUTA CRÍTICA DEL PLAN DE GESTION DE RSE PARA LA EMPRESA CONSULEX AMREJ S.A.

128

Anexo 10: RESUMEN DEL PLAN DE GESTION DE RSE PARA LA EMPRESA CONSULEX AMREJ S.A.

129

Anexo 11: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PLAN DE GESTION DE RSE PARA LA EMPRESA CONSULEX AMREJ S.A.

Recursos Roles y

Responsabilidades Información generada

A qué entregable corresponde

Método de comunicación

Formato de Registro

Periodicidad

Junta Directiva

Aprobar el Director del Proyecto y su equipo. Aprobar la Comisión de RSE. Aprobar el Plan de Trabajo de la Comisión de RSE. Aprobar el contenido de los proyectos de RSE. Aprobar los presupuestos y planes. Dar la orden de inicio.

Acuerdo de nombramiento del Director y equipo. Acuerdo de nombramiento de Comisión de RSE. Acuerdo de aprobación de Plan de trabajo de la Comisión de RSE. Acuerdo de aprobación de los proyectos de RSE. Acuerdo de aprobación de los presupuestos y planes. Orden de inicio

Conformación del Equipo de trabajo. Comisión de RSE. Plan de trabajo de la Comisión de RSE. Desarrollo de los tres proyectos de RSE. Desarrollo de los tres proyectos de RSE. Inicio y planeación de cada proyecto.

1, 2, 3, 4, 5 y 6 Sesión de Junta

Directiva.

1, 2 ,3 ,4 ,5 , y 6 comunicación escrita mediante memorándum del acuerdo.

Una vez Una vez Una vez Una vez por cada proyecto. Una vez por cada proyecto. Una vez.

Gerente General

Planear la reunión inicial. Participar en la confección del Acta de Constitución. Proponer a la JD el director del proyecto. Confeccionar y Firmar el acta de constitución.

Informe de reunión inicial. Borrador de Acta de Constitución del proyecto. Propuesta de candidato a Director de proyecto. Acta de Constitución del proyecto firmada.

1,2,3 y 4:Conformación del equipo de trabajo

La reunión inicial será presencial. Reunión de inicio. Sesión de Junta Directiva. Reunión una vez nombrado el director del proyecto

1 y 2 Se convocarán vía teléfono y por correo electrónico. 3. Se presenta mediante oficio debidamente numerado ante la secretaría de Junta, para que sea conocido en sesión. 4. Se consigna en documento escrito, debidamente foliado en el expediente del proyecto.

1. una vez. 2. una vez. 3. una vez, salvo rechazo del candidato propuesto. 4. una vez.

Directores Generales de Áreas

Proponer el candidato (a) de su dirección, para formar parte de la Comisión de RSE. Retroalimentar a los miembros del equipo del proyecto, sobre los resultados de las campañas de comunicación.

Nómina de candidatos (as) para integrar la Comisión de RSE. Informe de retroalimentación sobre resultados de campañas de comunicación.

Comisión de RSE Campañas de información.

Sesión de Junta Directiva. Reunión de equipo del proyecto.

Se presenta mediante oficio debidamente numerado ante la secretaría de Junta, para que sea conocido en sesión. Se presenta en formato digital mediante correo electrónico de la empresa.

Una vez, salvo que haya rechazo de alguno por parte de la JD. Una vez.

Director General de Proyectos

Firmar el acta de Constitución del Proyecto.

Acta de Constitución firmada.

1 y 2. Conformación del equipo de

Reunión una vez nombrado el

Se consigna en documento escrito,

1Una vez. 2Una vez, salvo

130

Proponer candidato (s) para el cargo de Director (a) de proyecto.

Propuesta de candidato a Director de proyecto.

trabajo. director del proyecto. Sesión de Junta Directiva.

debidamente foliado en el expediente del proyecto. Se presenta mediante oficio debidamente numerado ante la secretaría de Junta, para que sea conocido en sesión.

rechazo del candidato en JD.

Director del Proyecto

Escoger el resto del equipo y proponerlo a la JD para su aprobación. Definir y asignar las responsabilidades y los roles de los miembros del equipo del proyecto. Coordinar las campañas de comunicación Entregar informes a la JD.

Nómina del equipo del Proyecto. Lista de roles y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto. Plan de campañas de comunicación. Informe a Junta Directiva.

Y 2 Conformación del equipo de trabajo Campañas de Información. Campañas de información.

Sesión de Junta Directiva. Reunión de equipo del proyecto. Reunión equipo de proyecto. Sesión de Junta Directiva.

Se presenta mediante oficio debidamente numerado ante la secretaría de Junta, para que sea conocido en sesión. Se comunica mediante oficio debidamente numerado, debe ser firmado por cada uno de los miembros del equipo, y debe ser archivado en el expediente del proyecto. Se divulgará mediante correo electrónico de la empresa y se guardará una copia impresa debidamente foliada para ser incorporada en el expediente del proyecto. Los Informes dirigidos a Junta, se harán por escrito, mediante oficio numerado.

1Una vez, salvo rechazo de algún candidato en JD. 2Una vez. 3Una vez. 4Las veces que sean necesarias.

Director Financiero

1. Analizar y visar los presupuestos.

Documento de visado de presupuestos para proyectos.

Desarrollo de los tres proyectos de RSE

Reunión con Comisión de RSE.

El visado debe ser entregado por el Director General Financiero, debidamente foliado y se procederá a incluir en el expediente del proyecto.

1Una vez.

Miembro 1 del Equipo de

Participar en la planeación de las campañas de

Plan de Campañas de comunicación. Informe de

y 2 Campañas de información.

Reunión equipo del proyecto.

1, 2 y 3 Se divulgarán mediante

1Una vez. 2Una vez. 3Una vez.

131

proyecto información. Participar en la recolección de información del proceso de retroalimentación de las campañas de comunicación. Realizar capacitaciones. (Capacitar la Comisión de RSE)

resultados del proceso de retroalimentación sobre las campañas de comunicación. Informe de resultado del plan de capacitaciones.

Comisión de RSE.

Correo electrónico institucional. Correo electrónico institucional.

correo electrónico de la empresa y se guardará una copia impresa debidamente foliada para ser incorporada en el expediente del proyecto.

Miembro 2 del Equipo de proyecto

Participar en la planeación de las campañas de información de las campañas de comunicación. Evaluar la información recibida en el proceso de retroalimentación. Realizar capacitaciones. .

Plan de Campañas de comunicación. Informe de resultados del proceso de retroalimentación sobre las campañas de comunicación. Informe de resultado del plan de capacitaciones

1 y 2 Campañas de información. .3. Comisión de RSE.

Reunión equipo del proyecto. Correo electrónico institucional. Correo electrónico institucional

1, 2 y 3 Se divulgarán mediante correo electrónico de la empresa y se guardará una copia impresa debidamente foliada para ser incorporada en el expediente del proyecto.

1Una vez. 2Una vez. 3Una vez.

Coordinador de la Comisión de RSE

1. Presentar a la Junta Directiva los planes, proyectos, así como coordinar el trabajo de la Comisión de RSE. 2. Definir el alcance de los proyectos de RSE. 3. Construir y firmar el acta de cada uno de los proyectos. 4. Coordinar el proceso de visado y posterior aprobación de los presupuestos.

1. Plan de Trabajo de la Comisión de RSE. 2. Informe del alcance de cada proyecto. 3. Acta de Constitución de cada proyecto. 4. Documento de Visado y aprobación de los presupuestos por parte del Director General Financiero.

1. Desarrollo de los tres proyectos de RSE. 2. Pla de Trabajo de la Comisión de RSE. 3 y 4. Desarrollo de los tres proyectos de RSE.

Reunión Comisión de RSE. Reunión de la Comisión de RSE. Reunión de inicio de cada proyecto individual. Reunión entre el coordinador de la Comisión de RSE y el Director General Financiero.

Se divulgarán mediante correo electrónico de la empresa y se guardará una copia impresa debidamente foliada para ser incorporada en el expediente del proyecto. Se incorporará en un documento escrito, debidamente foliado, que será archivado en el expediente del proyecto. Se consigna en documento escrito, debidamente foliado en el expediente del proyecto. El visado debe ser entregado por el Director General Financiero, debidamente foliado y se procederá a incluir en el expediente del

1 Uno por cada proyecto. 2Uno por cada proyecto. 3Una por cada proyecto. Una vez por cada proyecto.

132

proyecto.

Miembro 1 de la Comisión de RSE

Realizar capacitaciones. Colaborar con el Coordinador en la construcción del alcance y confección del acta constitutiva. Colaborar en la definición del contenido de los proyectos. Colaborar en la planificación, ejecución y cierre de los mismos.

Plan de Capacitaciones. Acta de Constitución de cada proyecto. Plan de trabajo de la Comisión de RSE. Informe del cierre del proyecto por cada iniciativa.

1 , 2 y 3 Comisión de RSE. .4. Ejecución y control de cada proyecto.

1, 2, 3, 4, Reunión de comisión de RSE.

1. Se divulgará mediante correo electrónico de la empresa y se guardará una copia impresa debidamente foliada para ser incorporada en el expediente del proyecto. Se consigna en documento escrito, debidamente foliado en el expediente del proyecto. Se divulgará mediante correo electrónico de la empresa y se guardará una copia impresa debidamente foliada para ser incorporada en el expediente del proyecto. Se elabora un informe escrito de cada proyecto, con el respectivo número de oficio y se archiva.

Una vez. Una vez. Una vez. Una vez.


Realizar capacitaciones. Elaborar la lista de verificaciones. Colaborar en la definición del contenido de los proyectos. Colaborar en la planificación, ejecución y cierre de los mismos.

Plan de Capacitaciones. Lista de verificaciones. Plan de trabajo del Comité de RSE. Informe del cierre del proyecto por cada iniciativa

Comisión de RSE. Inicio y planeación de cada proyecto. Comisión de RSE. Ejecución, control y cierre


1. Se divulgará mediante correo electrónico de la empresa y se guardará una copia impresa debidamente foliada para ser incorporada en el expediente del proyecto. 2. Se consigna

1. Una vez, uno por proyecto. 2. una vez. 3. una vez. 4. Una vez.

133

en documento escrito, debidamente foliado en el expediente del proyecto. 3.Se divulgará mediante correo electrónico de la empresa y se guardará una copia impresa debidamente foliada para ser incorporada en el expediente del proyecto. 4.Se elabora un informe escrito de cada proyecto, con el respectivo número de oficio y se archiva.


Realizar capacitaciones. Realizar la inspección de calidad.

Colaborar en la definición del contenido de los proyectos.

planificación, ejecución y cierre de los mismos.

Plan de Capacitaciones. Informe de inspección de calidad. Plan de trabajo del Comité de RSE. Informe del cierre del proyecto por cada iniciativa

Comisión de RSE. Ejecución y control de cada proyecto. Desarrollo de los tres proyectos de RSE. Inicio, planeación y control.


1. Se divulgará mediante correo electrónico de la empresa y se guardará una copia impresa debidamente foliada para ser incorporada en el expediente del proyecto. 2. Se consigna en documento escrito, debidamente foliado en el expediente del proyecto. 3. Se divulgará mediante correo electrónico de la empresa y se guardará una copia impresa debidamente foliada para ser incorporada en el expediente del proyecto. 4.Se elabora un informe escrito de cada proyecto, con el respectivo número de oficio y se archiva.

1. una vez. 2. Una vez. 3. Una vez

Universidad de Costa Rica - UCI · 2020-05-19 · PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN...

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