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i UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE DE EMPRESAS DEDICADAS A LA COMPRA Y EXPORTACIÓN DE FLORES Y DISEÑO DE UN MODELO PARA PROCURAR EFICIENCIA; CASO: UNIQUE ROSE FARMS CIA. LTDA. AUTOR: JOSÉ ALFREDO DÁVILA GUAMBA [email protected] INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO DIRECTOR: ING. WILSON HERIBERTO SALAZAR PAZMIÑO [email protected] QUITO D.M. OCTUBRE 2015
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i
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE DE
EMPRESAS DEDICADAS A LA COMPRA Y EXPORTACIÓN DE FLORES Y
DISEÑO DE UN MODELO PARA PROCURAR EFICIENCIA; CASO: UNIQUE
ROSE FARMS CIA. LTDA.
AUTOR: JOSÉ ALFREDO DÁVILA GUAMBA
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
DIRECTOR: ING. WILSON HERIBERTO SALAZAR PAZMIÑO
QUITO D.M. OCTUBRE 2015
ii
Dávila Guamba, José (2015). Diagnóstico de la organización de
información contable de empresas dedicadas a la compra y
exportación de flores y diseño de un modelo para procurar
eficiencia; caso: UNIQUE ROSE FARMS CIA. LTDA. Trabajo de
Titulación previo a la obtención del Título de Ingeniero en
Contabilidad y Auditoría, Contador Público Autorizado. Facultad de
Ciencias Administrativas. Carrera de Contabilidad y Auditoría.
Quito: UCE. 213 p.
iii
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a:
A Dios, por darme la existencia en esta vida.
A mis padres quienes me han brindado su apoyo incondicional.
A mis demás familiares que siempre me alentaron a cumplir mis metas.
José Alfredo Dávila Guamba.
iv
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer a la Universidad Central del Ecuador por abrirme sus puertas y
brindarme conocimientos que serán importantes durante mi vida profesional.
A mi Director de Tesis, Ing. Wilson Salazar Pazmiño, por brindarme su apoyo para la
realización de este trabajo de titulación.
A los socios, Ing. Juan Carlos Samaniego e Ing. Lilia Guamba, por permitirme realizar la
investigación en su prestigiosa empresa UNIQUE ROSE FARMS Cía. Ltda.
Y a mis profesores, por brindarme su sabiduría en el desarrollo de mi profesión.
José Alfredo Dávila Guamba.
v
AUTORIZACIÓN DEL AUTOR
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
vii
LUGAR DONDE SE REALIZÓ LA INVESTIGACIÓN
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA .................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................ iv
AUTORIZACIÓN DEL AUTOR ......................................................................................... v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS .................................................................... vi
LUGAR DONDE SE REALIZÓ LA INVESTIGACIÓN .................................................. vii
LISTA DE TABLAS ........................................................................................................... xii
LISTA DE FIGURAS ........................................................................................................ xiii
ANEXOS ............................................................................................................................. xv
RESUMEN EJECUTIVO................................................................................................... xvi
ABSTRACT ...................................................................................................................... xvii
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I. ........................................................................................................................ 3
1 MARCO REFERENCIAL ................................................................................................ 3
1.1 Marco Teórico ............................................................................................................. 3
1.2 Marco Conceptual........................................................................................................ 5
1.3 Marco Hipotético ....................................................................................................... 10
1.3.1 Variables de Estudio ........................................................................................... 11
1.3.2 Definición de las Variables de Estudio............................................................... 12
1.4 Marco Legal ............................................................................................................... 13
CAPITULO II. ..................................................................................................................... 23
2 EVALUACIÓN DE LOS DATOS OBTENIDOS EN LA INVESTIGACIÓN ............. 23
2.1 Evaluación relativa con el tipo de sistema contable usado por la empresa ............... 23
2.2 Evaluación de los beneficios del sistema .................................................................. 24
2.3 Evaluación del manejo de la información contable con criterio NIIF ....................... 25
2.4 Análisis de la periodicidad de los reportes ................................................................ 25
ix
2.5 Evaluación del registro de diferencias temporales bajo NIIF-NIC ........................... 26
2.6 Evaluación de la racionabilidad de los Activos Fijos ................................................ 26
2.7 Evaluación de provisión para cumplir obligaciones sociales a largo plazo .............. 30
2.8 Evaluación de ajuste de inversiones a valor presente ................................................ 31
2.9 Evaluación del concepto de diferido y devengado bajo NIIF ................................... 31
2.10 Evaluación del manejo y control de clientes ........................................................... 31
2.11 Evaluación del control de calidad, embarque y facturación de la flor vendida ....... 33
2.12 Evaluación de las políticas, procedimientos y reglas en la empresa ....................... 34
2.13 Evaluación de la confiablidad de la información contable ...................................... 35
2.14 Evaluación de la organización estructural y división de funciones ......................... 36
2.15 Evaluación de los reportes estandarizados hacia gerencia ...................................... 36
2.16 Evaluación y control del proceso de exportación de flores ..................................... 37
2.17 Evaluación de la actualización de procedimientos y requerimientos para la
exportación ...................................................................................................................... 39
2.18 Evaluación del origen de pérdida de tiempo e improductividad ............................. 40
2.19 Evaluación de las causas de retraso en las entregas de la flor ................................. 41
2.20 Evaluación de las causas de la elevación de costos ................................................. 41
2.21 Análisis Situacional ................................................................................................. 42
2.21.1 Antecedentes de la Situación Actual ................................................................ 42
2.21.2 Evaluación Situación Actual ............................................................................ 43
2.22 Diagnóstico de la Organización de Información Contable ...................................... 44
2.22.1 Cuadro Resumen de las Debilidades probadas a través de la Investigación .... 45
CAPITULO III. ................................................................................................................... 46
3 METODOLOGÍA APLICADA ...................................................................................... 46
3.1 Reflexiones acerca de la Investigación ...................................................................... 46
3.2 Metodología Utilizada en la Investigación ................................................................ 46
3.3 Métodos de la Investigación ...................................................................................... 47
x
3.4 Procedimiento de la Investigación ............................................................................. 48
3.5 Población y Muestra .................................................................................................. 48
3.6 Dificultades Superadas .............................................................................................. 49
3.7 Operacionalización de las variables .......................................................................... 50
CAPITULO IV. ................................................................................................................... 51
4 MODELO DE ORGANIZACIÓN DE INFORMACION CONTABLE ........................ 51
4.1 Propuesta de Sistema Informático Contable para las empresas comercializadoras de
flores. ............................................................................................................................... 51
4.2 Estructura básica modular del sistema contable propuesto ....................................... 51
4.2.1 Módulo de Inventarios ........................................................................................ 52
4.2.2 Módulo de Clientes ............................................................................................. 55
4.2.3 Módulo de Proveedores ...................................................................................... 56
4.2.4 Módulo de Control de Activos ........................................................................... 56
4.2.5 Módulo de Nómina ............................................................................................. 57
4.3 Políticas Empresariales .............................................................................................. 58
4.3.1 Aspectos Generales Acerca de las Políticas ....................................................... 58
4.3.2 Contenido de las Políticas................................................................................... 59
4.3.3 Codificación de las Políticas............................................................................... 60
4.4 Políticas Generales para Unique Rose Farms Cía. Ltda. ........................................... 62
4.5 Políticas Funcionales para Unique Rose Farms Cía. Ltda......................................... 70
4.6 Reglas Asociadas a las Políticas Funcionales para Unique Rose Farms Cía. Ltda. .. 90
4.7 Procedimientos Contables Propuestos ..................................................................... 123
4.8 Propuesta de Cuadros y Formatos ........................................................................... 147
4.8.1 Formatos Contables .......................................................................................... 147
4.8.2 Formatos de Reportes Contables ...................................................................... 160
CAPITULO V.................................................................................................................... 185
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 185
xi
5.1 Conclusiones ............................................................................................................ 185
5.2 Recomendaciones .................................................................................................... 186
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 188
ANEXOS ........................................................................................................................... 190
xii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 Variables de Estudio............................................................................................ 11
Tabla 1.2 Desglose de Código Arancelario......................................................................... 16
Tabla 1.3 Características de las Compañías Limitadas ...................................................... 19
Tabla 2.1 Evaluación Beneficios del Sistema ...................................................................... 24
Tabla 2.2 Asiento Ajuste por Depreciación ......................................................................... 26
Tabla 2.3 Evaluación y Control del Proceso de Exportación ............................................. 37
Tabla 2.4 Evaluación del Origen de Improductividad ........................................................ 39
Tabla 2.5 Relación NIIF-NIC con Activos Fijos ................................................................. 27
Tabla 2.6 Relación NIIF-NIC con Provisión Obligaciones Largo Plazo ............................ 30
Tabla 2.7 Resumen de Debilidades Probadas ..................................................................... 45
Tabla 4.1 Políticas Generales para Unique Rose Farms .................................................... 62
Tabla 4.2 Políticas Funcionales para Unique Rose Farms................................................. 70
Tabla 4.3 Reglas Asociadas para Unique Rose Farms ....................................................... 90
Tabla 4.4 Propuesta de Plan de Cuentas ............................................................................ 91
Tabla 4.5 Procedimientos Contables Propuestos .............................................................. 123
Tabla 4.6 Formatos Contables .......................................................................................... 147
Tabla 4.7 Formatos de Reportes Contables ...................................................................... 160
xiii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Variedades Comunes de Rosas ............................................................................ 7
Figura 1.2 Variedades de Flor de Verano ............................................................................. 8
Figura 1.3 Variedades de Flor Tropical ................................................................................ 8
Figura 1.4 Normas Internacionales de Información Financiera Vigentes ............................ 9
Figura 1.5 NIIF en Proceso de Vigencia ............................................................................. 10
Figura 2.1 Diagrama Causa-Efecto de Elevación de Costos .............................................. 42
Figura 3.1 Operacionalización de las Variables de Estudio ............................................... 50
Figura 4.1 Estructura Básica Modular del Sistema Contable ............................................. 52
Figura 4.2 Modelo de Kardex Básico ................................................................................. 53
Figura 4.3 Elementos Básicos de las Políticas .................................................................... 60
Figura 4.4 Referencias de Codificación .............................................................................. 61
Figura 4.5 Esquema Básico Departamento Financiero ....................................................... 64
Figura 4.6 Estructura Jefatura Contable.............................................................................. 78
Figura 4.7 Relación de Políticas, Reglas y Procedimientos.............................................. 146
Figura 4.8 Factura Interna ................................................................................................. 149
Figura 4.9 Factura Electrónica .......................................................................................... 150
Figura 4.10 Conciliación Bancaria ................................................................................... 152
Figura 4.11 Comprobante de Egreso ................................................................................ 153
Figura 4.12 Comprobante de Ingreso................................................................................ 154
Figura 4.13 Nota de Crédito.............................................................................................. 155
Figura 4.14 Estado de Cuenta ........................................................................................... 156
Figura 4.15 Orden de Compra o Pedido ........................................................................... 157
Figura 4.16 Orden de Venta .............................................................................................. 158
Figura 4.17 Propuesta de Tarjeta Kardex ......................................................................... 159
Figura 4.18 Formato Presupuesto de Ventas .................................................................... 161
Figura 4.19 Ejemplo Presupuesto de Ventas .................................................................... 162
Figura 4.20 Presupuesto de Gastos ................................................................................... 163
Figura 4.21 Formato de Actualización Mensual de Activos............................................. 165
Figura 4.22 Formato Variación Mensual de Activos ........................................................ 166
Figura 4.23 Formato de Actualización Mensual de Pasivos ............................................. 167
Figura 4.24 Formato Variación Mensual Pasivos ............................................................. 168
xiv
Figura 4.25 Formato de Actualización Mensual del Patrimonio ...................................... 169
Figura 4.26 Formato Variación Mensual Patrimonio ....................................................... 169
Figura 4.27 Formato de Actualización Mensual del Precio de Venta .............................. 170
Figura 4.28 Formato de Actualización Mensual del Costo de Flor .................................. 171
Figura 4.29 Formato de Estadística de Gastos .................................................................. 172
Figura 4.30 Formato de Variación Mensual Gastos ......................................................... 173
Figura 4.31 Formato de Estadística de Ingresos ............................................................... 173
Figura 4.32 Formato de Variación Mensual de Ingresos .................................................. 174
Figura 4.33 Formato Estadística Actividades Operación Inversión Financiamiento ...... 177
Figura 4.34 Formato Variación Mensual de Actividades ................................................. 177
Figura 4.35 Formato de Volumen Mensual de Ventas ..................................................... 178
Figura 4.36 Formato Volumen de Ventas Acumulado ..................................................... 179
Figura 4.37 Formato de Reporte de Cartera Mensual ....................................................... 180
Figura 4.38 Formato de Indicadores Financieros ............................................................. 182
Figura 4.39 Formato de Ganancia por Venta .................................................................... 182
Figura 4.40 Formato de Ganancia por Periodo ................................................................. 183
xv
ANEXOS
ANEXO A: Cuestionario Técnico de Investigación ......................................................... 190
ANEXO B: Guía de Entrevista Gerente General .............................................................. 197
ANEXO C: Guía de Entrevista Gerente Ventas ............................................................... 200
ANEXO D: Registro Único de Contribuyentes de Unique Rose Farms .......................... 201
ANEXO E: Ubicación Geográfica de Unique Rose Farms .............................................. 203
ANEXO F: Certificado de Cumplipiento de Obligaciones y Existencia Legal................ 204
ANEXO G: Nombramiento Gerente General Unique Rose Farms .................................. 205
ANEXO H: Constitucion de la Empresa Unique Rose Farms ......................................... 207
xvi
RESUMEN EJECUTIVO
“DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE DE
EMPRESAS DEDICADAS A LA COMPRA Y EXPORTACIÓN DE FLORES Y
DISEÑO DE UN MODELO PARA PROCURAR EFICIENCIA; CASO: UNIQUE
ROSE FARMS CIA. LTDA.”
El presente trabajo de investigación consiste en dar un diagnóstico de la información
contable de las empresas que se dedican a la compra y exportación de flores, mediante la
utilización de cuestionarios, cuyos resultados permitirán diseñar un modelo que procure
tener eficiencia en dicha información, para esto se tomara como caso práctico a la empresa
UNIQUE ROSE FARMS Cía. Ltda. Esto brindará a la administración y al personal de
contabilidad, una herramienta útil para generar información oportuna y confiable.
PALABRAS CLAVES:
DIAGNÓSTICO
INFORMACIÓN CONTABLE
ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURACIÓN
EFICIENCIA
xvii
ABSTRACT
1
INTRODUCCIÓN
Unique Rose Farms, constituida como una compañía limitada y creada con el objeto social
de comercializar y exportar flores realiza algunas actividades que según su constitución
son legalmente autorizadas, las actividades comerciales principales de la empresa son las
siguientes; Comercialización y exportación de rosas, flores, plantas y todos los
relacionados, la planificación, estudio, desarrollo, representación, programación,
representación, ejecución, operación y arrendamiento de establecimientos de comercio al
por mayor y menor de todo lo relacionado con los sectores de agricultura, apicultura,
acuacultura, pesca y relacionados, importar, exportar y distribuir todo tipo de maquinaria,
equipos, herramientas, partes y piezas relacionados con la industria de la agricultura,
representar a personas jurídicas o naturales sean estas nacionales o extranjeras en la
intermediación de compra y exportación de productos relacionados a la agricultura.
La empresa Unique Rose Farms es relativamente nueva, lleva menos de dos años en
funcionamiento y se dedica a la intermediación en la compra y exportación de flor nacional
de fincas ecuatorianas al mercado extranjero. Al ser una empresa recién constituida existen
falencias en la implementación de controles que ayuden a verificar el buen uso y
administración de los recursos financieros así como la fiabilidad de los registros contables.
La empresa UNIQUE ROSE FARMS Cía. Ltda., se inició hace aproximadamente 2 años
dedicándose a la intermediación para la exportación de flor nacional, durante su
funcionamiento ha atravesado una serie de dificultades y carencias como:
Irregularidades existentes en los registros contables, debido a que no se tiene
establecido políticas en cuanto al registro y control de información.
La razonabilidad de los estados financieros no es la adecuada ya que muchas
partidas principalmente cartera, ingresos y gastos no tienen respaldos
fundamentados.
Se presenta malestar tanto en clientes como con proveedores por no tener
estipulado políticas de cobros y pagos, sin las cuales no se puede optimizar la
actividad empresarial de la organización.
Existen irregularidades en cuanto a los ingresos recibidos ya que se presenta
confusión en cuanto a reconocer a que cliente pertenecen y alguna de las veces se
2
registra en cuentas que no correspondan, se presentan problemas similares con los
gastos.
En el capítulo primero de la presente tesis se determina un marco referencial, el cual
contextualizara el marco teórico en el cual se basa esta tesis, el marco conceptual que es la
terminología más acertada para contextualizar el desarrollo del trabajo, el marco hipotético
en el cual se establecen las variables de estudio y el marco legal que es la normativa que
rige en los aspectos analizados en el presente trabajo de investigación.
El capítulo segundo es la evaluación de los obtenidos de la investigación, una vez aplicado
el cuestionario técnico y las guías de entrevistas. En este capítulo se analizará la
información recopilada y se determinara las deficiencias encontradas que sustentan las
hipótesis estipuladas en el capítulo uno.
El capítulo tercero corresponde a la descripción de la metodología utilizada para la
elaboración de este trabajo, dentro de esta metodología se contemplan aspectos como el
tipo de estudio, técnicas de recopilación de información utilizadas, métodos de
investigación y la operacionalización de las variables de estudio desprendidas de la
investigación.
El capítulo cuarto corresponde a la propuesta, dentro de este se establece las soluciones
determinadas por el autor para mitigar las deficiencias encontradas luego del diagnóstico
de la empresa, la propuesta consta principalmente de la configuración de un sistema
contable especifico que satisfaga las necesidades de información que requiere el negocio,
la elaboración de políticas generales, funcionales, reglas y procedimientos que regularan
las actividades dentro del área contable de la empresa y por último la configuración de
reportes que sean de ayuda para la gerencia en el proceso de toma de decisiones y mitiguen
el riesgo de información contable no razonable.
El presente trabajo de investigación es importante porque contribuye de una manera
práctica a la empresa, beneficiando a la gerencia, al área contable, simplificando el proceso
de registro de la información, proponiendo tendencias de control de las actividades que
reduzcan el riesgo inherente del negocio, facilitando formatos prácticos específicos para la
naturaleza de las operaciones y contribuyendo a la generar un organismo eficiente.
3
CAPÍTULO I.
1 MARCO REFERENCIAL
1.1 Marco Teórico
El presente trabajo de titulación se centra en el estudio de la organización contable de las
empresas que comercializan flores. Los reportes contables que son esperados por los
directivos y ejecutivos de las empresas depende de la organización del sistema contable;
caso contrario los informes no serán los que espera la gerencia de la empresa, por lo tanto
para diseñar un sistema contable en primer lugar es necesario entender el objeto del
negocio, los reportes esperados, el ámbito de acción de la empresa, la cantidad de datos a
ser procesados, de ese conocimiento se desprende el tipo de contabilidad que es necesario
sistematizar en la empresa.
Al momento los sistemas contables están configurados, los mismos que se encuentran en el
mercado. Existen diferentes sistemas contables, estos pueden ser de tipo industrial,
comercial, de tipo bancario o de servicios en general. Desde el punto de vista del
procesamiento interno de datos, estos pueden ser a través de módulos por medio de
interfaces o pueden corresponder a los ERP—Enterprise Reports Planning—. Al momento
en las empresas medianas y grandes la labor del contador se centra en la parametrización
de procesamiento de los diferentes datos con base a un diseño y organización desprendida
de las características de cada una de las empresas. Al final del ciclo contable, el contador
se encarga de revisar que los datos hayan sido procesados de acuerdo al diseño.
El Sistema contable debe ser flexible, capaz de permitir la ampliación o adecuación del
plan de cuentas, así como de sus códigos. Por esta razón para las empresas medianas es
preferible que el sistema sea diseñado por técnicos informáticos con conocimiento contable
o asesoramiento de un contador o auditor con experiencia. Los sistemas contables deben
ser integrados, deben trabajar en línea y por ende a tiempo real, los estados financieros a
los cuales se refiere la NIC 1—Estado de situación financiera, estado de resultados, flujo
de efectivo, cambios en el patrimonio—deberían ser determinados luego de cada
transacción, de igual manera los costos por actividades; ya que estos pueden ser diseñados
e implementados en cualquier tipo de empresa.
4
La organización contable parte con la elaboración de políticas generales y funcionales, las
políticas generales son emitidas por el gerente general ya que él es el responsable del
diseño y de la sistematización. El gerente tiene que indicar los reportes que desea que el
sistema arroje en los diferentes tiempos que él establezca, también debe definir los
sistemas de control general y de inventarios en particular dependiendo el tipo de empresa;
sobre este aspecto el control permanente es el más indicado.
Según Paul James en el libro Control de la calidad total estipula que el control permanente
es: “Un control continuo que implica el uso de directivos en la gestión de operaciones de
modo que se realicen conforme a los requerimientos planeados. El control permanente está
presente en todo momento y bajo todos los niveles, este tipo de control es el principal ya
que interactúa directamente con las actividades principales esenciales de la empresa para el
desarrollo de su giro de negocio”. (James, 2000, pág. 231)
También se debe definir el sistema de evaluación de inventarios, que puede ser FIFO o
promedio ponderado, respecto a la NIC 2 se aconseja utilizar estos métodos. Con base a
estas políticas en general el gerente financiero emite la política funcional semejante a las
leyes en las cuales se establece directrices más concretas para el diseño de las políticas
contables. Luego son los jefes departamentales o el contador quien establece las reglas para
que funcione la organización contable y los usuarios finales elaboran los procedimientos.
Por lo tanto la organización contable no se refiere únicamente a buscar un sistema en el
mercado e improvisar los procedimientos, para la organización contable se requiere la
determinación de los macro procesos y de los procesos de gestión.
Según Joseph Juran un macro proceso es: “Un sistema importante que es intrínsecamente
multifuncional y puede estar directamente relacionado con la producción de los ingresos
por ventas de la empresa, por ejemplo, el proceso de pedido de clientes o la compra de
materiales a proveedores”. (Juran, 1990, pág. 212)
Según José Antonio Pérez Fernández en su libro Gestión por Procesos, estipula que un
proceso de gestión es: “Secuencia ordenada de actividades repetitivas, cuyo producto tiene
valor intrínseco para su usuario o cliente”. (Velasco, 2010, pág. 50)
Desde el punto de vista de la actividad contable, en las políticas tiene que definirse
aquellas que son inherentes al análisis de datos, al registro y a la información analítica de
los mismos, para esto el contador se apoya de las estadísticas.
5
1.2 Marco Conceptual
Para el desarrollo del presente trabajo de titulación hemos tomado en cuenta el siguiente
desglose de conceptos con la finalidad de aclarecer la finalidad de la investigación
realizada.
Diagnóstico.- Para el presente trabajo académico el diagnostico tuvo que ver con la
investigación que se realizó en una empresa que compra y vende flor en forma local y a
través de las exportaciones, el examen se realizó en la empresa Unique Rose que sirvió de
modelo de laboratorio, el diagnóstico que en el capítulo siguiente se evalúa se realizó con
base a los datos que constan en los instrumentos de investigación como son cuestionarios,
guías de entrevistas, memorias técnicas de observación, verificaciones, etc.
Según Javier Díaz, columnista de “Emprendices” la web comunidad de emprendedores nos
dice que diagnóstico empresarial es: “Este término hace referencia a aquellas actividades
que se llevan a cabo para poder conocer de primera mano cuál es la situación de la empresa
y sus principales impedimentos para lograr alcanzar sus objetivos”. (Diaz, 2013)
Organización.- La organización es el tercer elemento de la administración científica y en
esta fase se determina como hacer, cuando hacer, así como las actividades y tareas
distribuidos en forma técnica con la finalidad que haya organización y agregación de valor,
la organización en la investigación realizada será de suma importancia ya que lo que se
busca es establecer un modelo de organización para la información contable de empresas
comercializadoras de flores.
Según Fernando Correa, estipula que organización administrativa:
Es la parte de la administración que supone el establecimiento de la estructura
intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en la empresa.
La estructura es intencionada en el sentido en el que debe garantizar la asignación
de todas las tareas necesarias para los cumplimientos de las metas, asignación que
debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar estas tareas. (Correa,
2009, pág. 12)
6
Contabilidad.- La contabilidad al momento es una ciencia y técnica, ciencia porque se
basa en principios que ahora forman parte de las NIIF y es técnica porque utiliza las TIC—
Técnicas de Información y Comunicación— por consiguiente no se puede sostener que la
contabilidad es un arte, porque esto es una expresión subjetiva, en cambio la contabilidad
es eminentemente objetiva ya que está sujeta a normas y principios establecidos.
Según Leandro Cañibano, en su libro “Contabilidad. Análisis contable de la realidad
económica”, estipula que la Contabilidad es:
Una ciencia de naturaleza económica que tiene por objeto producir información
para hacer posible el conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad
económica en términos cuantitativos a todos los niveles organizativos, mediante la
utilización de un método especifico apoyado en bases suficientemente contrastadas,
con el fin de facilitar la adopción de las decisiones financieras externas y las de
planificación y control internas. (Cañibano, 2008, pág. 20)
Empresa.- Viene de emprender, es toda organización que produce algo, es el conjunto de
recursos tanto materiales, económicos y humanos que realizan una actividad con la
finalidad que ofrecer un producto o servicio para ser comercializado; En este caso es una
empresa que se dedica a comprar flores a diferentes plantaciones que conforma bonches o
cajas tabaco y los comercializa interna y externamente con base a convenios con
distribuidores o agencias de carga y una cartera de clientes en el extranjero.
Según Andrea Zerilli (1992) afirma como empresa: “Un conjunto de medios humanos y
materiales que se disponen para conseguir una finalidad según un esquema determinado de
relaciones y dependencias entre los diferentes elementos que la componen”. (pág. 29)
Exportación.- La exportación es un proceso en el cual una empresa u organización tiene la
facultad de enviar sus productos o servicios fuera del país en el cual reside, estos productos
o servicios tienen que cumplir ciertos estándares para ser calificados como exportables ya
que existen restricciones para productos de dudosa procedencia o considerados negados
para ingresar al país de destino. En este caso las flores dentro de la legislación del Ecuador
son productos aceptados para ser exportados cuando están dentro de los estándares de
calidad que requiere el organismo regulador Agrocalidad. También dependiendo del tipo
de producto existen varias formas de exportarlos, por ejemplo productos no perecibles de
tipo material como ropa, celulares, juguetes, etc. pueden ser enviados por currier o
7
agencias de carga dependiendo del volumen de productos, en cambio para productos de
tipo perecible o que tienen un tratamiento diferente la exportación se da por contenedores
especiales o de refrigeración con la finalidad de que los productos a ser exportado llegue
en óptimas condiciones a su destino, este es el caso de las flores.
Flores.- El principal tipo de flores que la mayoría de empresas exportadoras comercializa
son las rosas, de hecho las rosas es la flor más vendida a nivel mundial y el Ecuador es uno
de los países más importantes a nivel de américa para la exportación de rosas, también
existen varias variedades de rosas, una variedad es el conjunto de rosas de similares
características con la misma tonalidad de color y tamaño. Los principales tipos de flores
que ecuador exporta son rosas, flor de verano y flores tropicales, cada una con sus
respectivas subvariedades que se cotizan a nivel internacional.
A continuación presentamos una imagen de las principales flores que se exportan a nivel
del Ecuador:
Rosas:
Figura 1.1 Variedades Comunes de Rosas
En: Premium Roses, Nevado Roses, 2013, http://www.nevadoroses.com/
8
Flor de Verano:
Figura 1.2 Variedades de Flor de Verano
En: Flores de verano, Flower me Ecuador, 2013, http://www.flowermeflowers.com/
Flores Tropicales:
Figura 1.3 Variedades de Flor Tropical
En: Flores Tropicales, Flower me Ecuador, 2013, http://www.flowermeflowers.com/
Diseño.- es el dibujo con base a diferentes relaciones con técnicas de entrada y salida de
datos tomando en cuenta el objetivo al cual se apunta conseguir, el diseñar es establecer los
parámetros necesarios en base a las necesidades que se requiere, estas necesidades serán
determinadas después de un diagnóstico, en este caso se utilizara el diseño como parte
fundamental para formular un modelo de organización de información contable para las
empresas exportadoras de flores.
Según Laura Pulgar y Franklin Ríos (2011), citado de su libro “Metodologías para
implantar la estrategia: diseño organizacional de la empresa”, afirman que: “El diseño
organizacional es crear la estructura de una empresa para que desarrolle las actividades y
los procesos que le permitan lograr los objetivos definidos en su estrategia”. (pág. 36)
9
Normas Internacionales de Información Financiera NIIF.- Las NIIF son un cuerpo
normativo de parámetros para la razonabilidad de la información financiera de las
empresas con la finalidad de globalizar la información para ser comparable a nivel
mundial, fueron creadas por el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC),
así como el Consejo de la Federación Internacional de Contabilidad (IFAC) desde el año
2001, estas normas están conformadas por los estándares propiamente dichos (NIIF) y sus
respectivas interpretaciones denominadas CINIIF, y hasta la actualidad se encuentran
vigentes las siguientes normas:
Figura 1.4 Normas Internacionales de Información Financiera Vigentes
En: NIIF vigentes 2015, JEZL Contadores Auditores, 2015, http://www.jezl-auditores.com/
Actualmente se encuentran dos nuevas normas de información financiera emitidas que
están en proceso de ser puestas en vigencia, estas son:
10
Figura 1.5 NIIF en Proceso de Vigencia
En: NIIF vigentes 2015, JEZL Contadores Auditores, 2015, http://www.jezl-auditores.com/
Según el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad se define a las NIIF como:
Un conjunto único de normas legalmente exigibles y globalmente aceptadas,
comprensibles y de alta calidad basados en principios claramente articulados; que
requieren que los estados financieros contengan información comparable,
transparente y de alta calidad, que ayude a los inversionistas, y a otros usuarios, a
tomar decisiones económicas. (IASB, 2009)
Procurar.- El termino procurar en el presente trabajo de titulación tiene como enfoque el
tratar de realizar el diseño lo más cercano a la realidad para que sea de utilidad en un
futuro, también se refiere a obtener la eficiencia de las operaciones de las empresas
exportadoras de flores.
Eficiencia.- Para el presente trabajo de investigación se tomara la definición de eficiencia
bajo el enfoque económico, es decir que con el mínimo uso de recursos tratar de optimizar
los beneficios, en este caso que la organización de información contable sea de tal manera
que no cause entorpecimiento de las funciones, si no que ayude a fomentar el desarrollo de
las actividades y también asegure la razonabilidad de la información.
Según Idalberto Chiavenato (2004), eficiencia significa: “utilización correcta de los
recursos (medios de producción) disponibles para el logro de las metas. Puede definirse
mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos
utilizados". (pág. 52)
1.3 Marco Hipotético
Los trabajos de titulación, necesariamente tienen que corresponder a un proceso de
investigación científica. En este caso corresponde a la investigación científica aplicada ya
que lo que se busca es mejorar la tecnología para cumplir con los principios o postulados y
11
normas de la administración científica en su conjunto y de la contabilidad en forma
particular ya que esta es parte de la administración y a su vez esta ultima de la economía.
La economía por su parte corresponde a las ciencias sociales.
Las hipótesis son proposiciones que se desprenden de los problemas, las mismas que
orientan la investigación, en este caso el problema central observado a través del nexo
mantenido con la empresa Unique Rose, es la necesidad de organizar adecuadamente un
departamento contable para este tipo de empresas dedicadas a la exportación de flores. El
conocimiento de estos problemas constituye el conocimiento empírico que formaliza el
conocimiento científico aplicado en este documento.
Las hipótesis que se plantearon y que fueron utilizadas en el desarrollo del presente trabajo
fueron las siguientes:
Hipótesis 1: Por la vivencia en este tipo de empresas, se da fe de insuficiente información
contable adecuada, esto está originando falta de información oportuna y fiable hacia la
gerencia
Hipótesis 2: Se ha observado que los procesos contables se realizan sin un plan, sin
políticas ni procedimientos previamente establecidos, esto origina duplicación de
funciones, costos elevados e incertidumbre gerencial.
Hipótesis 3: En cuanto a comercialización, el proceso de exportación no se encuentra
formalizado lo cual origina pérdida de tiempo, retraso en las entregas y elevación en los
costos e inconformidad por parte de los clientes.
1.3.1 Variables de Estudio
Tabla 1.1 Variables de Estudio
VI1H1 No existe una información contable adecuada
VD1H1 Insuficiente información oportuna y fiable hacia
la gerencia
12
VI1H2 Los procesos contables se realizan sin un plan, sin
políticas ni procedimientos previamente
establecidos
VD1H2 Duplicación de funciones, costos elevados e
incertidumbre gerencial.
VI1H3 El proceso de exportación no se encuentra
formalizado
VD1H3 Origina pérdida de tiempo, retraso en las entregas
y elevación en los costos
1.3.2 Definición de las Variables de Estudio
Información Contable.- En la presente investigación se investigó el sistema contable, en
cuanto al tipo de sistema para ver si permite un control a tiempo real, control adecuado de
inventarios, se procesa en línea y si los registros contables se realizan diariamente y si la
empresa tiene la facultad de conocer los resultados, si el sistema reporta a tiempo real las
existencias valoradas y permite controlar a través del sistema permanente o periódico, s
existe reportes de la utilidad bruta en ventas.
Información oportuna y fiable.- Tiene que ver con la periodicidad de los reportes, con la
correcta jornalización de las transacciones con el apego a las normas internacionales de
información, con verificación de cálculos en los diferentes transacciones, si existe
conciliaciones oportunas, si se maneja correctamente el sistema de diferidos y devengado.
Procesos Contables.- Los procesos contables principalmente deben comprender la
eficiencia en la compra de flor a un precio competitivo de mercado, las políticas de registro
de créditos por parte de clientes y aplicados a las plantaciones, el proceso de registro de las
ventas o compras y pago a proveedores, también la forma de procesamiento de la
información para la presentación de estados financieros.
13
Duplicación funciones e incertidumbre gerencial.- Al no tener un proceso plasmado en
la empresa definiendo las responsabilidades de cada cargo en la empresa se produce la
duplicación de funciones, en esta investigación se propone el establecer el perfil de
obligaciones y responsabilidades en los cargos principales de la empresa, como ventas,
facturación, control de calidad y contabilidad, para evitar la duplicación y reducir costos en
cuanto al uso del tiempo, esto reducirá la incertidumbre de la gerencia acerca de en que se
responsabiliza cada empleado y que información debe reportar.
Proceso formalizado de exportación.- Un proceso formalizado que simplifique y elimine
la incertidumbre de muchas empresas para la exportación de flores, establecer los
requisitos previos, los controles de calidad, los certificados necesarios y la manera más
eficiente de asegurar la exportación de forma simple.
Retraso en las entregas y malestar en clientes.- Los clientes son muy sensibles cuando
se trata de cumplir con los plazos de entregas y la calidad de la flor, por tanto se
demostrara la inconformidad de los mismos cuando no existe una gestión eficiente por
parte de la empresa exportadora.
1.4 Marco Legal
Para el presente trabajo de titulación se considerara como marco legal toda la normativa en
general estipulada en leyes, códigos o normas que tenga incidencia en el objeto de estudio
en este caso en las empresas que compran y exportan flores.
Comercio
En primera instancia como normativa reguladora del comercio en general tenemos el
Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, aprobado el miércoles 29 de
Diciembre de 2010 R.O 351.
El COPCI en su artículo primero expresa que:
Se rigen a este código todas aquellas formas asociativas, personas naturales o
jurídicas que realizan cualquier tipo de actividad productiva en el territorio
nacional, El ámbito de esta normativa abarcará en su aplicación el proceso
productivo en su conjunto, desde el aprovechamiento de los factores de producción,
14
la transformación productiva, la distribución y el intercambio comercial, el
consumo, el aprovechamiento de las externalidades positivas y políticas que
desincentiven las externalidades negativas. De igual manera, se regirá por los
principios que permitan una articulación internacional estratégica, a través de la
política comercial, incluyendo sus instrumentos de aplicación y aquellos que
facilitan el comercio exterior, a través de un régimen aduanero moderno
transparente y eficiente. (pág. 7)
El organismo que junto a la aplicación del COPCI facilitan el control del comercio exterior
en el país es el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (SENAE), este organismo nace
de la necesidad de controlar y facilitar los servicios de aduana en el país, data desde 1778
con la Administración de la Real Aduana en tiempos coloniales, pero no es sino hasta la
primera asamblea constitucional presidida en Riobamba un 14 de agosto de 1830, que no
solo se dio el surgimiento de la nueva república, sino también el nacimiento del quehacer
aduanero.
En el caso de las empresas cuya finalidad sea la exportación de flores, tendrán que cumplir
ciertos parámetros según lo estipula PROECUADOR, estos parámetros se los detalla a
continuación:
Verificar estatus fitosanitario: Verificar si el país de destino ha levantado las
restricciones sanitarias de acceso a los productos de origen vegetal ecuatorianas a
través del Estatus Fitosanitario. ¿Qué es un Estatus Fitosanitario? Consiste en la
información que detalla la situación sanitaria y fitosanitaria de las flores en el
Ecuador para revisión y aprobación del país de destino (análisis de riesgo de plagas,
métodos de cultivo, etc.).
Registro en Agrocalidad: Solicitar el registro de operador en la página web de
agrocalidad (www.agrocalidad.gob.ec) según si el usuario es Exportador,
Productor, Productor – Exportador.
Documentos requeridos: RUC, copia de cédula, constitución de la empresa y
nombramiento del representante legal (persona jurídica), croquis de ubicación del
centro de acopio (exportador) y cultivo (exportador – productor) Factura de pago
según la solicitud del registro.
15
Inspección: Un auditor de AGROCALIDAD realiza la inspección del lugar
detallado en el croquis entregado como documento requerido, y prepara un reporte
el cual debe ser aprobado por AGROCALIDAD. Una vez aprobado el reporte se
emite al usuario un certificado de registro y un código de registro los cuales avalan
el registro como operador en agrocalidad (este registro es reconocido
Internacionalmente).
Solicitar certificado fitosanitario: El certificado Fitosanitario se lo requiere por
cada exportación y se lo debe solicitar máximo dos días antes del despacho de la
misma.
Se solicita una inspección o pre-inspección (si el lugar de acopio o cultivo sea fuera
del lugar de salida de la carga) esto se realiza en el punto de control (Aeropuertos,
Puertos Marítimos, Pasos Fronterizos) o en las coordinaciones provinciales de
agrocalidad en el caso de una pre-inspección.
Documentos requeridos: Registro como operador, copia del manifiesto de
embarque, factura proforma u otro documento que indique información del envió.
En el caso de pre-inspección se emitirá un certificado provisional que se canjeara
por el Certificado Fitosanitario en el punto de control.
En el caso de una inspección una vez aprobada se otorgara el Certificado
Fitosanitario para el envío a realizarse. (PROECUADOR, 2011)
Estructura Arancelaria
La estructura arancelaria utilizada para el sector florícola, corresponde a la partida 0603, y
todas las subpartidas que están inmersas en esta. Básicamente esta estructura se divide en
dos grupos, las flores “frescas” y las “demás”; en las “frescas” se presenta un detalle de los
tipos de flores relevantes a nivel mundial, como rosas, claveles, orquídeas y crisantemos. A
partir de la subdivisión a 8 dígitos, la estructura arancelaria corresponde a una descripción
únicamente aceptada en Ecuador. (Dirección de Inteligencia Comercial e Inversiones,
2013)
16
Tabla 1.2 Desglose de Código Arancelario
Ley de Régimen Tributario Interno
La ley de Régimen Tributario Interno tiene en su contenido ciertos artículos relacionados
con la exportación en general, estos artículos es recomendable tenerlos en cuenta ya que
servirán de ayuda para entender tanto las obligaciones como beneficios o particularidades
de pertenecer al sector exportador. A continuación se detallan los artículos que tienen
mayor incidencia.
Art. 57.- Las personas naturales y sociedades exportadoras que hayan pagado y
retenido el IVA en la adquisición de bienes que exporten tienen derecho a crédito
tributario por dichos pagos. Igual derecho tendrán por el impuesto pagado en la
adquisición de materias primas, insumos y servicios utilizados en los productos
elaborados y exportados por el fabricante. Una vez realizada la exportación, el
contribuyente solicitará al Servicio de Rentas Internas la devolución
correspondiente acompañando copia de los respectivos documentos de exportación.
Este derecho puede trasladarse únicamente a los proveedores directos de los
exportadores.
17
Art. 66.- Crédito tributario.- El uso del crédito tributario se sujetará a las siguientes
normas:
1.- Los sujetos pasivos del impuesto al valor agregado IVA, que se dediquen a: la
producción o comercialización de bienes para el mercado interno gravados con
tarifa doce por ciento (12%), a la prestación de servicios gravados con tarifa doce
por ciento (12%), a la comercialización de paquetes de turismo receptivo,
facturados dentro o fuera del país, brindados a personas naturales no residentes en
el Ecuador, a la venta directa de bienes y servicios gravados con tarifa cero por
ciento de IVA a exportadores, o a la exportación de bienes y servicios, tendrán
derecho al crédito tributario por la totalidad del IVA, pagado en las adquisiciones
locales o importaciones de los bienes que pasen a formar parte de su activo fijo; o
de los bienes, de las materias primas o insumos y de los servicios necesarios para la
producción y comercialización de dichos bienes y servicios;
2.- Los sujetos pasivos del IVA que se dediquen a la producción, comercialización
de bienes o a la prestación de servicios que en parte estén gravados con tarifa cero
por ciento (0%) y en parte con tarifa doce por ciento (12%) tendrán derecho a un
crédito tributario, cuyo uso se sujetará a las siguientes disposiciones:
a) Por la parte proporcional del IVA pagado en la adquisición local o importación
de bienes que pasen a formar parte del activo fijo;
b) Por la parte proporcional del IVA pagado en la adquisición de bienes, de
materias primas, insumos y por la utilización de servicios;
c) La proporción del IVA pagado en compras de bienes o servicios susceptibles de
ser utilizado mensualmente como crédito tributario se establecerá relacionando las
ventas gravadas con tarifa 12%, más las Exportaciones, más las ventas de paquetes
de turismo receptivo, facturadas dentro o fuera del país, brindados a personas
naturales no residentes en el Ecuador, más las ventas directas de bienes y servicios
gravados con tarifa cero por ciento de IVA a exportadores con el total de las ventas.
Art. 72.- IVA pagado en actividades de exportación.- Las personas naturales y las
sociedades que hubiesen pagado el impuesto al valor agregado en las adquisiciones
locales o importaciones de bienes que se exporten, así como aquellos bienes,
materias primas, insumos, servicios y activos fijos empleados en la fabricación y
18
comercialización de bienes que se exporten, tienen derecho a que ese impuesto les
sea reintegrado, sin intereses, en un tiempo no mayor a noventa (90) días, a través
de la emisión de la respectiva nota de crédito, cheque u otro medio de pago. (Ley de
Régimen Tributario Interno, 2014)
Transformación de la matriz productiva
El sector de las empresas exportadoras es uno de los beneficiados por el cambio de la
matriz productiva, ya que este tipo de actividad según la SENPLADES (Secretaria
Nacional de Planificación y Desarrollo) está respaldada en uno de los ejes principales para
la trasformación de la matriz productiva.
Los ejes para la transformación de la matriz productiva son:
1. Diversificación productiva basada en el desarrollo de industrias estratégicas-
refinería, astillero, petroquímica, metalurgia y siderúrgica y en el establecimiento
de nuevas actividades productivas-maricultura, biocombustibles, productos
forestales de madera que amplíen la oferta de productos ecuatorianos y reduzcan la
dependencia del país.
2. Agregación de valor en la producción existente mediante la incorporación de
tecnología y conocimiento en los actuales procesos productivos de biotecnología
(bioquímica y biomedicina), servicios ambientales y energías renovables.
3. Sustitución selectiva de importaciones con bienes y servicios que ya producimos
actualmente y que seríamos capaces de sustituir en el corto plazo: industria
farmacéutica, tecnología (software, hardware y servicios informáticos) y
metalmecánica.
4. Fomento a las exportaciones de productos nuevos, provenientes de actores
nuevos -particularmente de la economía popular y solidaria-, o que incluyan mayor
valor agregado -alimentos frescos y procesados, confecciones y calzado, turismo-.
Con el fomento a las exportaciones buscamos también diversificar y ampliar los
destinos internacionales de nuestros productos. (Secretaría Nacional de
Planificación y Desarrollo, 2012, pág. 12)
Se estipula que aquellos productos exportados que sean nuevos o provengan de actores
nuevos con un valor agregado formaran parte de la transformación de la matriz productiva,
19
ya que las flores, si bien es cierto llevan años siendo exportadas, cada vez existen más
variedades y tipos diferentes, se encuentra en constante innovación para mejorar la calidad
del producto. Un ejemplo de esto es, que hace 20 años el principal producto en termino de
flores eran las rosas, ahora con el pasar del tiempo y el constante crecimiento del mercado
ya no solo se centra en las rosas, sino en la creación de variedades de rosas nuevas e
incluso en flores que no son rosas como las flores de verano o tropicales, como parte del
valor agregado creciente en las flores tenemos el ejemplo de que antes se exportaba las
rosas en estado natural, pero luego por demanda del mercado surgieron las flores tinturadas
que tienen otro proceso productivo y luego de estas las flores eternas o preservadas que
siendo en su origen naturales tienen una transformación diferente para ser preservadas por
varios años.
Ley de Compañías
La Ley de Compañías es el conjunto de disposiciones que toda sociedad previo a su
constitución debe conocer para tener en claro de acuerdo a su estrategia o función de
negocio decidir qué modelo de compañía se acopla más a sus necesidades, es por esto que
son aceptadas en el Ecuador diferentes tipos de compañías tales como: Compañía de
Responsabilidad Limitada, Sociedad anónima, compañías en comandita, unipersonales,
entre otras.
La mayoría de empresas que se dedican a la compra y venta de flores, sea esta a nivel local
o internacional, se constituyen en un inicio como compañías de responsabilidad limitada, y
por su crecimiento empresarial terminan expandiéndose a una sociedad anónima. Como
afirmamos que las empresas comercializadoras de flores en su inicio son de
responsabilidad limitada, analizaremos las características principales de esta establecidas
en la ley de compañías, en la sección V a partir del artículo 92.
Tabla 1.3 Características de las Compañías Limitadas
CARACTERÍSTICA
COMPAÑÍA LIMITADA ART. LEY
Número de socios para incorporar
Mínimo tres socios, máximo
quince.
Art. 92
Continúa….
20
Número de socios para mantener la
organización activa después de la
incorporación
Uno
Capital Mínimo USD 400, 50% del cual
debe pagarse al momento de la
incorporación, y lo restante
dentro de 12 meses.
Art. 102
Organismos directivos Asamblea de Socios, Consejo de
Vigilancia (opcional, en caso de
que sean mis de 10 socios),
Representante Legal.
Art. 116
Pago del capital La mitad del capital suscrito
debe pagarse de forma
simultánea a la incorporación de
la compañía, el saldo debe
pagarse dentro de los 12 meses
siguientes a la fecha de
suscripción.
Art. 102
Aumento de capital Requiere la aprobación de la
Asamblea de Socios, reforma de
los estatutos de la compañía, a
través de escritura pública. El
aumento de capital debe ser
aprobado por la
Superintendencia de Compañías
y registrado en el Registro
Mercantil.
Art. 110
Auditor externo No requerido
21
Continúa….
Transferencia de las acciones o
participaciones en la organización
Por ejecución de una escritura de
transferencia de participación, la
cual deberá ser registrada en el
Registro Mercantil
Art. 113
Normas Internacionales de Información Financiera
Las NIIF son el conjunto de postulados que tienen como finalidad asegurar la
razonabilidad de la información financiera dentro de una empresa, estas normas se
encuentran desglosadas como NIIF Completas y NIIF PYMES. Las NIIF Completas son
normas técnicas enfocadas a organizaciones grandes con un volumen amplio de
actividades, tales como empresas multinacionales, o locales con grandes montos tanto en
activos como patrimoniales, las NIIF Completas a nivel de nuestro país están en
obligatoriedad para aquellas empresas que cumplan los siguientes requisitos:
- Compañías y los entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de Valores, así
como todas las compañías que ejercen actividades de auditoría externa.
- Compañías que tengan activos totales iguales o superiores a US$ 4’000.000,00 al
31/12/2007; las compañías Holding, que voluntariamente hubieren conformado
grupos empresariales; las compañías de economía mixta, sociedades y Entidades
del Sector Público; sucursales de compañías extranjeras u otras empresas
extranjeras estatales, paraestatales, privadas o mixtas, organizadas como personas
jurídicas y sus asociaciones. (Superintendencia de Compañías, 2008, pág. 2)
La empresa Unique Rose Farms, es considerada una PYME, ya que se encuentra en el
rango de pequeña a mediana empresa, por tanto, está en la obligación de cumplir con las
disposiciones de la Superintendencia de Compañías, esto implica su conformidad con la
Ley de Compañías y las Normas Internacionales de Información Financiera.
Toda empresa que no esté dentro de las condiciones anteriormente detalladas formaran
parte del tercer grupo de empresas para implementación de NIIF, en este caso este tercer
grupo está en la facultad de aplicar NIIF para PYMES. Para efectos del registro y
preparación de estados financieros, la Superintendencia de Compañías califica como
22
Pequeñas y Medianas Entidades (PYMES), a las personas jurídicas que cumplan las
siguientes condiciones:
a) Monto de activos inferiores a cuatro millones de dólares;
b) Registren un valor bruto de ventas anuales de hasta cinco millones de dólares; y,
c) Tengan menos de 200 trabajadores (personal ocupado). Para este cálculo se
tomará el promedio anual ponderado. (Superintendencia de Compañías, 2011)
Dentro de este grupo de empresas entran casi en su totalidad las comercializadoras de
flores, ya que comúnmente no llegan a superar los montos establecidos para llevar la
contabilidad bajo NIIF Completas.
Valor de Realización bajo NIIF-NIC
De acuerdo con la NIC 41 Agricultura, las existencias que comprenden productos
agrícolas, que la entidad haya cosechado o recolectado de sus activos biológicos, se
valorarán, para su reconocimiento inicial, por el valor razonable menos los costes
estimados en el punto de venta, considerados en el momento de su cosecha o
recolección. (IASB NIC 2, 2005, pág. 4)
Los costes en el punto de venta incluyen las comisiones a los intermediarios y
comerciantes, los cargos que correspondan a las agencias reguladoras y a las bolsas
o mercados organizados de productos, así como los impuestos y gravámenes que
recaen sobre las transferencias. En los costes en el punto de venta se excluyen los
transportes y otros costes necesarios para llevar los activos al mercado. (IASB NIC
41, 2005, pág. 7)
Bajo los estándares de la normativa internacional propone se determina el valor de
realización de las flores para su exportación, en este caso el valor de mercado de las flores
no solo incluye el valor inicial sino también ciertos costos que atribuibles al proceso
productivo incremental el valor de comercialización. En el mundo de las flores los costos
más comunes agregados al precio de venta son: el valor razonable de la plantación o flor
más el costo estimado del proceso productivo como mano de obra directa, insumos
agrícolas como fertilizantes, fungicidas, agua, empaque y gravámenes por impuestos y
aranceles.
23
CAPITULO II.
2 EVALUACIÓN DE LOS DATOS OBTENIDOS EN LA INVESTIGACIÓN
En este capítulo se interpretan los datos obtenidos de la aplicación de los cuestionarios de
investigación al contador general y memorias técnicas de entrevistas al gerente general y
de ventas en la empresa muestra, dedicada a la compra y exportación de flores. Se elaboró
un cuestionario que consta de 91 preguntas relacionadas con la administración y control de
la información contable dentro de este tipo de empresas, a continuación se presentan los
resultados:
2.1 Evaluación relativa con el tipo de sistema contable usado por la empresa
Para conocer el tipo de sistema contable se hizo la siguiente pregunta enfocada al contador
general en representación del área contable de la empresa:
¿Qué tipo de sistema contable maneja?, opciones dadas son: básico, modular o ERP
La respuesta fue que es un sistema básico, es decir que no tiene mayor interacción más que
el registro de cuentas y formulación de estados financieros básicos basados en un plan de
cuentas estándar, el sistema no tiene un enfoque dinámico lo cual lo hace ineficiente para
el tipo de actividad que la empresa realiza.
En cambio un sistema modular, es aquel que organiza la información contable por medio
de módulos especificados para un tipo de información, es por esto que se encuentran
comúnmente módulos de inventarios, proveedores, clientes, nomina entre otros, estos
sistemas modulares tienen la característica de que integran la información de cada módulo
para proceder a realizar los estados financieros.
Los sistemas ERP son sistemas grandes configurados en el exterior considerando
principios y normas internacionales tanto administrativas como contables y trabajan a
través de parametrizaciones específicas, comúnmente son realizados por expertos en
sistemas configurando el mismo para las necesidades que la empresa requiera, su costo es
relativamente alto pero asegura el control y manejo de la información contable de manera
eficiente. Un sistema ERP además de dividir la información por módulos, la integra a
tiempo real manteniendo la información actualizada, también extiende su control a
24
módulos más específicos como finanzas, recursos humanos, planificación, análisis de
proyectos, inteligencia de negocios, entre otros.
El sistema que usa la empresa es Microsoft Money Finance, es considerado un sistema de
finanzas personales, máximo para un pequeño negocio, fue creado en 1992 para cubrir la
necesidad de controlar las finanzas personales de ejecutivos o simplemente de una persona
y su familia, existieron versiones mejoradas en el 2006 y su última actualización fue en año
de 2010, actualmente este sistema se encuentra descontinuado por lo cual no tiene ya
soporte por parte de Microsoft, es considerado un sistema básico debido a que no es
parametrizado y la información se integra de manera general, basada en cuentas principales
que arrojan estados poco racionales, no se maneja la información por módulos ni se integra
de manera automática con otras aplicaciones y los registros no son automáticos si no que
se los realiza de forma manual para la elaboración de diarios y estados financieros básicos.
2.2 Evaluación de los beneficios del sistema
Con la finalidad de determinar la calidad del sistema usado por la empresa se hicieron las
siguientes preguntas las cuales fueron tabuladas para apreciar los resultados:
Tabla 2.1 Evaluación Beneficios del Sistema
PREGUNTA SI NO
El sistema contable permite elaborar conciliaciones bancarias X
El sistema contable permite capturar los datos de retenciones en la
fuente para realizar la declaración de impuestos X
El sistema permite la configuración de costos X
El sistema permite la elaboración de Flujos de efectivo X
El sistema contable permite determinar la cartera por edades X
El sistema descompone los saldos de las cuentas por cobrar y por
pagar X
El sistema permite abrir controles de movimientos por
localidades, Sublocalidades, actividades, subactividades y demás
atributos
X
TOTAL 3 4
Como se puede observar el sistema no permite realizar funciones básicas como son
conciliaciones bancarias, flujos de efectivo, tampoco permite controlar los datos en
subactividades, la información no es oportuna, sino se registra de manera semanal lo cual
genera acumulación de trabajo y deficiencia en cuanto a productividad
25
Es importante que el sistema realice conciliaciones bancarias que permitan desglosar los
cheques cobrados y no cobrados con detalle fechas y montos, y que este proceso no se lo
realice de manera manual en hoja Excel, sino que debería ser integrado al sistema contable.
Así mismo el Flujo de efectivo debe ser integrado en el sistema contable no solo por ser
requerimiento para la presentación a la superintendencia de compañías, sino por ser una
herramienta útil en el manejo de efectivo y sus equivalentes, es recomendable que el
sistema refleje los flujos de efectivo tanto por el método directo como indirecto, con la
capacidad de diferenciar los rubros de las actividades de operación, inversión y
financiamiento, siendo esto una ayuda fundamental para la planificación, presupuestación
y la toma de decisiones financieras.
En una pregunta siguiente se determinó que la información en cuanto a la venta y compra
de flor de exportación se la realiza de manera semanal, lo cual no es recomendable, la
información debería ser simultánea para la mitigación de errores más no semanal.
2.3 Evaluación del manejo de la información contable con criterio NIIF
A pesar de que en el cuestionario de investigación existe la afirmación de manejo de la
información bajo NIIF, se identifica parcialmente a las cuentas relacionadas, no se señala
los intangibles, ni pasivos o activos diferidos, la cobertura de contingencias, activos fijos
destinados para la venta, la provisión para incobrables, depreciación con base en el tiempo
de vida útil real.
De esta manera se ha probado el enunciado de la variable independiente 1 de la hipótesis 1,
la misma que estipula lo siguiente: “No existe una información contable adecuada”
Con la finalidad de probar el enunciado de la variable dependiente 1 de la hipótesis 1 que
Estipula: “Falta de información oportuna y fiable hacia la gerencia”, se desprende el
siguiente análisis:
2.4 Análisis de la periodicidad de los reportes
Para el análisis de la frecuencia en que se general los reportes hacia la gerencia se hizo las
siguientes preguntas:
Con que frecuencia se emiten los estados financieros, y la respuesta fue que después de
cierto tiempo luego de fin de mes. La información debe ser actualizada a tiempo real, ya
que por la dinámica del negocio la empresa pierde oportunidades de ventas y compras a
26
precios económicos y generar productividad, también al no contar con la información
actualizada se genera problemáticas con clientes y proveedores al momento de determinar
saldos reales.
2.5 Evaluación del registro de diferencias temporales bajo NIIF-NIC
Con la finalidad de conocer si la empresa maneja lo relativo con las diferencias temporales
y temporarias con base a la NIC 12 se planteó la siguiente pregunta:
Para conciliar la información con base a NIIF existen procedimientos para determinar las
diferencias temporarias con relación a las normas tributarias y realizar los ajustes con
sujeción a la NIC 12, la respuesta fue no, es decir no existen procedimientos para el
registro de diferencias temporarias que pueden ser por combinación de negocios, activos
contabilizados a valor razonable, fondos de comercio o registro inicial de un activo o
pasivo.
Por ejemplo podemos decir que la depreciación según NIIF de un activo es
5.000,00, según normas tributarias es 3.500,00, la diferencia temporal es de
1.500,00 sobre este valor se debe determinar el efecto tributario, es decir el 22% de
Impuesto a la renta que en este caso seria 330,00
El asiento correlativo al ajuste por depreciaciones seria:
Tabla 2.2 Asiento Ajuste por Depreciación
DESCRIPCION DEBE HABER
Activos diferidos 330,00
a) Impuestos por pagar. 330,00
En este caso la empresa muestra, no maneja combinación de negocios ni fondos
comerciales, por tanto el principal cargo por diferencias temporarias seria en el manejo de
valor razonable de activos o pasivos.
2.6 Evaluación de la racionabilidad de los Activos Fijos
Para conocer si los activos fijos están a valores razonables se preguntó si la empresa ha
realizado el avalúo de los activos fijos con el criterio de un perito profesional, el contador
respondió que no, a pesar de que anteriormente afirmo el uso de las cuentas bajo NIIF.
27
La importancia de que los activos estén a valores razonables es principalmente la
revelación suficiente en los estados financieros, ejemplo un terreno comprado a 10.000,00
cuyo precio metro es 10,00, al momento el costo está en 30,00 dólares el metro por
plusvalía, por consiguiente en el estado financiero se debería revelar el valor de 30.000,00
por lo tanto el balance general no sustenta racionabilidad.
En cuanto al control individualizado de activos fijos se determinó que este control no está
presente ya que no existen fichas individuales de control de activos, la empresa maneja un
cuadro general en Excel en donde se ajustan todas las depreciaciones de los activos y se
determina su valor en libros. Es importante mantener un control individual de cada activo
bajo NIIF ya que estas estipulan que el activo se deprecia de acuerdo a su vida útil real y su
frecuencia de uso.
La respuesta en cuanto a la política de depreciación que aplica la empresa fue que se basa
en las normas tributarias, es decir en los porcentajes legas establecidos para los principales
grupos de activos fijos, el manejo de este criterio no está de conformidad con las NIIF ya
que estas estipulan que los activos se deprecien de conformidad a su vida útil real,
considerando su valor de salvamento y a un porcentaje que represente el uso frecuente del
activo fijo, en el caso de que este porcentaje sea superior o inferior a lo establecido en la
norma tributario se considerara depreciación deducible o no deducible para efectos de
impuesto a la renta.
También se planteó una pregunta en la cual se cuestionaba con qué frecuencia se registran
los cargos por depreciaciones de activos fijos, la respuesta fue que no se deprecian
mensualmente y que el tratamiento de depreciaciones es anual. Esto implica que el estado
de situación financiera mensual no revela razonablemente los valores de los activos fijos
sino hasta el cierre anual. Este proceder compromete la veracidad de los datos y podría
conllevar a una mala toma de decisiones en relación a los activos fijos.
Tabla 2.3 Relación NIIF-NIC con Activos Fijos
NIIF 5 Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta
Contenido de la Norma:
- Clasificación de activos no
corrientes.
- Activos no corrientes que van a ser
abandonados
- Valoración de activos no corrientes
- Reconocimiento y reversión de las
Objetivo: Especificar el tratamiento
contable de los activos mantenidos para la
venta, así como la presentación e
información a revelar sobre las actividades
interrumpidas. En particular, la NIIF exige
que: (a) los activos que cumplan los
requisitos para ser clasificados como
Continúa….
28
perdidas por deterioro de valor
- Cambios en un plan de ventas
- Presentación en información a
revelar
- Presentación de actividades
interrumpidas
- Resultados relativos a las
actividades que continúan
- Disposiciones transitorias
- Apéndices
mantenidos para la venta, sean valorados al
menor valor entre su importe en libros y su
valor razonable menos los costes de venta,
así como que cese la amortización de
dichos activos; y (b) los activos que
cumplan los requisitos para ser clasificados
como mantenidos para la venta, se
presenten de forma separada en el balance,
y que los resultados de las actividades
interrumpidas se presenten por separado en
la cuenta de resultados.
Aplica a (Alcance): Los requisitos de
clasificación y presentación de esta NIIF se
aplicarán a todos los activos no corrientes1
reconocidos, y a todos los grupos
enajenables de elementos de la entidad. Los
requisitos de valoración de esta NIIF se
aplicarán a todos los activos no corrientes
reconocidos y a los grupos enajenables de
elementos.
No Aplica a (Limitación del Alcance):
Los criterios de valoración de esta NIIF3 no
son aplicables a los siguientes activos, que
quedan cubiertos por las Normas indicadas
en cada caso, independientemente de que
sean activos individuales o que formen
parte de un grupo enajenable de elementos.
(a) Activos por impuestos diferidos (NIC
12 Impuesto sobre las ganancias). (b)
Activos procedentes de retribuciones a los
empleados (NIC 19 Retribuciones a los
empleados). (c) Activos financieros que
estén dentro del alcance de la NIC 39
Instrumentos financieros: Reconocimiento
y valoración. (d) Activos no corrientes
contabilizados de acuerdo con el modelo de
valor razonable de la NIC 40 Inversiones
inmobiliarias. (e) Activos no corrientes
valorados por su valor razonable menos los
costes estimados en el punto de venta, de
acuerdo con la NIC 41 Agricultura. (f)
Derechos contractuales procedentes de
contratos de seguro, definidos en la NIIF 4
Contratos de seguro
NIC 16 Propiedad, Planta y Equipo
Contenido de la Norma:
- Reconocimiento
- Costos Iniciales
- Costos Posteriores
- Medición en el momento del
reconocimiento
- Componentes del costo
- Medición del costo
- Medición posterior al
reconocimiento
- Depreciación
- Importe depreciable y periodo de
depreciación
Objetivo: prescribir el tratamiento contable
de propiedades, planta y equipo, de forma
que los usuarios de los estados financieros
puedan conocer la información acerca de la
inversión que la entidad tiene en sus
propiedades, planta y equipo, así como los
cambios que se hayan producido en dicha
inversión. Los principales problemas que
presenta el reconocimiento contable de
propiedades, planta y equipo son la
contabilización de los activos, la
determinación de su importe en libros y los
cargos por depreciación y pérdidas por
Continúa….
29
- Método de depreciación
- Deterioro de valor
- Baja en cuentas
- Información a revelar
deterioro que deben reconocerse con
relación a los mismos.
Aplica a (Alcance): Esta Norma debe ser
aplicada en la contabilización de los
elementos de propiedades, planta y equipo,
salvo cuando otra Norma exija o permita un
tratamiento contable diferente. Las
propiedades, planta y equipo son los activos
tangibles que: (a) posee una entidad para su
uso en la producción o suministro de bienes
y servicios, para arrendarlos a terceros o
para propósitos administrativos; y (b) se
esperan usar durante más de un periodo.
No Aplica a (Limitación del Alcance):
Esta Norma no será de aplicación a: (a) las
propiedades, planta y equipo clasificadas
como mantenidas para la venta de acuerdo
con la NIIF 5 Activos No Corrientes
Mantenidos para la Venta y Operaciones
Discontinuadas; (b) los activos biológicos
relacionados con la actividad agrícola
(véase la NIC 41 Agricultura (c) el
reconocimiento y medición de activos para
exploración y evaluación (véase la NIIF 6 );
Exploración y Evaluación de Recursos
Minerales (d) las inversiones en derechos
mineros, exploración y extracción de
minerales, petróleo, gas natural y otros
recursos no renovables similares.
NIC 36 Deterioro de los Activos
Contenido de la Norma:
- Identificación de los activos
posiblemente deteriorados
- Fuentes internas y externas de
información
- Valoración del importe recuperable
- Valor razonable menos costes de
venta
- Valor de uso
- Reconocimiento y valoración de la
perdida por deterioro
- Unidades generadoras de efectivo y
fondo de comercio
- Reversión de las perdidas por
deterioro del valor
- Información a revelar
Objetivo: Establecer los procedimientos
que una entidad aplicará para asegurarse de
que sus activos están contabilizados por un
importe que no sea superior a su importe
recuperable. Un activo estará contabilizado
por encima de su importe recuperable
cuando su importe en libros exceda del
importe que se pueda recuperar del mismo a
través de su utilización o de su venta. Si
este fuera el caso, el activo se presentaría
como deteriorado, y la Norma exige que la
entidad reconozca una pérdida por deterioro
del valor de ese activo. En la Norma
también se especifica cuándo la entidad
revertirá la pérdida por deterioro del valor,
así como la información a revelar.
Aplica a (Alcance): Esta Norma se aplicará
en la contabilización del deterioro del valor
de todos los activos, distintos de: (a)
existencias (véase la NIC 2, Existencias);
(b) activos surgidos de los contratos de
construcción (véase la NIC 11, Contratos de
construcción); (c) activos por impuestos
diferidos (véase la NIC 12, Impuesto sobre
las ganancias); (d) activos procedentes de
retribuciones a los empleados (véase la NIC
19, Retribuciones a los empleados); (e)
activos financieros que se incluyan dentro
No Aplica a (Limitación del Alcance):
Esta Norma no es aplicable a las
existencias, a los activos surgidos de los
contratos de construcción, a los activos por
impuestos diferidos, a los activos que surjan
de las retribuciones a los empleados ni a los
activos clasificados como mantenidos para
la venta (o incluidos en un grupo enajenable
de elementos que se haya clasificado como
mantenido para la venta) porque las
Normas existentes aplicables a estos activos
contienen requerimientos específicos para
Continúa….
30
del alcance de la NIC 39 Instrumentos
financieros: Reconocimiento y valoración;
(f) inversiones inmobiliarias que se valoren
según su valor razonable (véase la NIC 40,
Inversiones inmobiliarias); (g) activos
biológicos relacionados con la actividad
agrícola, que se valoren según su valor
razonable menos los costes estimados en el
punto de venta (véase la NIC 41,
Agricultura). (h) costes de adquisición
diferidos, así como activos intangibles
derivados de los derechos contractuales de
una aseguradora en contratos de seguros
que estén dentro del alcance de la NIIF 4
Contratos de seguro; y (i) activos no
corrientes (o grupos enajenables de
elementos) clasificados como mantenidos
para la venta de acuerdo con la NIIF 5
Activos no corrientes mantenidos para la
venta y actividades interrumpidas.
reconocer y valorar tales activos.
Esta Norma no es de aplicación a los
activos financieros que se encuentren
incluidos dentro del alcance de la NIC 39, a
las inversiones inmobiliarias que se valoren
según su valor razonable de acuerdo con la
NIC 40, ni a los activos biológicos
relacionados con la actividad agrícola que
se valoren según su valor razonable menos
los costes estimados en el punto de venta,
de acuerdo con la NIC 41.
2.7 Evaluación de provisión para cumplir obligaciones sociales a largo plazo
Las empresas tienen obligaciones a largo plazo con el personal, anteriormente existía la
obligación de jubilación patronal, ahora la bonificación por años de servicio, por ende estas
obligaciones deben estar provisionadas, según la investigación se probó que no se realizan
provisiones para cubrir estas obligaciones sociales.
La provisión de estas obligaciones tiene el siguiente tratamiento contable bajo NIIF:
En el caso de la jubilación patronal se debe realizar la debida reserva matemática actuarial
de la jubilación, también se determina individualmente por cada empleado el monto de
pensión vitalicia de jubilación patronal y por último los cálculos actuariales
correspondientes a las provisiones de jubilación patronal obligatorias y desahucio.
Tabla 2.4 Relación NIIF-NIC con Provisión Obligaciones Sociales Largo Plazo
NIC 19 Beneficios a los Empleados
Contenido de la Norma:
- Beneficios a los empleados a
corto plazo.
- Beneficios post-empleo.
- Planes de aportaciones definidas
- Planes de beneficios definidos
- Otros beneficios a empleados
largo plazo
Objetivo: Prescribir el tratamiento contable
y la información a revelar sobre los
beneficios a los empleados. La Norma
requiere que una entidad reconozca: (a) un
pasivo cuando el empleado ha prestado
servicios a cambio de beneficios a los
empleados a pagar en el futuro; y (b) un
gasto cuando la entidad consume el
Continúa….
31
- Beneficios por terminación beneficio económico procedente del
servicio prestado por el empleado a cambio
de los beneficios a los empleados.
Aplica a (Alcance): Esta Norma se
aplicará por los empleadores al
contabilizar todas las retribuciones de los
empleados, excepto aquéllas a las que
sea de aplicación la NIIF 2 Pagos
Basados en Acciones.
No Aplica a (Limitación del Alcance):
Esta Norma no trata de la información que
deben suministrar los planes de beneficios a
los empleados (véase la NIC 26).
2.8 Evaluación de ajuste de inversiones a valor presente
Con la finalidad de evaluar si las inversiones que mantiene la empresa sean nacionales o
extranjeras se ajustan a valor presente, se respondió que sí, pero la inversión en el
extranjero es en dólares, por tanto es un rubro monetario ya que el dólar es moneda de
curso legal, si la inversión fuera en otro tipo de moneda euro, yenes, francos, existiría el
ajuste por inversiones a valor presente, por tanto el contador contesta sin conocimiento de
causa, en el caso de que la empresa mantenga inversiones en monedas diferentes del dólar,
el ajuste se debe realizar en cuanto al peso de la moneda extranjera en comparación al
dólar que manejamos en Ecuador, es decir, cuántas unidades de dólar representa la
inversión en moneda extranjera (euros, yenes, francos, libras), para esto existe el concepto
de diferencial cambiario el cual establece una tasa de conversión de la moneda de inversión
a la moneda de curso legal y dependiendo si esta ha aumentado o disminuido se tendrá que
ajustar este rubro en el estado de situación.
2.9 Evaluación del concepto de diferido y devengado bajo NIIF
Para conocer el manejo de estos conceptos que son básicos de las NIIF, se preguntó: en
qué momento contabilizan los gastos diferidos, entendiéndose por estos a las primas de
seguros generales, se asegura que en su inicio se carga la totalidad al gasto y no se realiza
ningún otro ajuste, esto es errado, estos gastos como son diferidos y bajo el criterio NIIF,
tienen que amortizarse según su devengo con el paso del tiempo dependiendo si el pago es
una prima anual, o un convenio de pago mensual o semestral, para lo cual es recomendable
llevar un anexo de la tabla de amortización y devengo de la misma.
2.10 Evaluación del manejo y control de clientes
Para investigar este asunto se preguntó si el sistema permite abrir control individual por
cliente, localidad, por venta de flores, por tipo de flor, la respuesta fue no, y si el sistema
32
permite llevar de forma singularizada el control de clientes, la respuesta a esta pregunta fue
que sí, y se manifestó que en sistema se apertura una cuenta por cada cliente en donde se
registran manualmente las facturas del mismo, se restan los créditos de haber sido
aceptados y se llega a determinar el saldo pendiente de cobro, la deficiencia es que la
agilidad de recuperación de cartera es lenta y existe en la mayoría de clientes problemas en
cuadrar los saldos adeudados ya que no hay una especificación del pago que realizan, es
decir es difícil determinar que facturas están canceladas y cuales están pendientes sin un
detalle de pago por parte del cliente.
En una pregunta abierta se cuestionó como se controlan los movimientos de la cuenta
clientes, la respuesta fue que: al final de mes se genera un reporte de cartera vencida con
los datos del sistema, se realiza un cruce de información entre las facturas por cliente
menos créditos a favor para cuadrar el saldo adeudado y por último se elaboran estados de
cuenta por las facturas pendientes de cada cliente y son enviados esperando una
confirmación de pago. Este proceso en teoría es correcto, pero en la práctica presenta
problemas, ya que el envío de estados de cuenta no asegura un pago pronto por parte del
cliente, ni tampoco asegura que los saldos de la empresa coincida con los del cliente, lo
cual causa un desfase en las cuentas por cobrar.
Para indagar si se lleva provisión de cuentas incobrables se preguntó cómo maneja la
empresa este asunto, la respuesta fue que la provisión se realiza de acuerdo a la normativa
tributaria, es decir al 1% de provisión anual, sin exceder el 10% total de incobrables, este
procedimiento es acorde a normativa tributaria, pero bajo el enfoque NIIF, la provisión de
incobrables debe ser determinada de manera racional, es decir se formula un porcentaje
promedio aplicable a la cartera incobrable tomando en cuenta los valores, la antigüedad de
las cuentas y los días de cartera vencida, la combinación de estos factores permite formular
un porcentaje de provisión que se ajusta a la realidad de la empresa. En cuanto a
concordancia con la normativa tributaria el porcentaje formulado si tiene excedente al 1%
legal será considerado no deducible.
En cuanto al control de clientes y calificación de los mismos, se determinó que no existen
políticas para esto, es decir no se califica a los clientes previo a la formalización de una
relación de negocios, esto es un gran riesgo ya que no se conoce la procedencia del cliente
y aumenta el riesgo de no recuperar la cartera, de hecho por vivencia en la empresa existen
clientes que jamás abonaron pagos y la empresa asumió esta responsabilidad hacia
33
proveedores. Por otro lado y ante la constante amenaza de este tipo de negocios la empresa
solicita alguna garantía real para clientes nuevos, como cartas de crédito, aunque esto
disminuye un poco la incertidumbre del tipo de cliente, no se tiene la certeza de recuperar
la cartera, por ello, la empresa debería solicitar como garantía algo que sea de sustento para
cualquier tipo de litigio como una fianza bancaria o algún pagare o letra de cambio
reconociendo la deuda del cliente con la empresa.
2.11 Evaluación del control de calidad, embarque y facturación de la flor vendida
Sobre este asunto se preguntó si la empresa maneja un sistema virtual de control de los
pedidos, despachos y embarque de la flor hacia el extranjero, la respuesta fue que no, ya
que el control por parte de la empresa es parcial, es decir se controla el pedido y el
despacho por parte de las fincas, pero el transporte y el embarque va por cuenta de la
carguera sobre la cual casi no se tiene acceso a pesar de ser empresas con años de relación
de negocios, por lo tanto es recomendable formular la manera de controlar el transporte al
extranjero para asegurar que no haya inconvenientes y que la flor llegue dentro de los
plazos que el cliente requiere.
También se preguntó si existe un control adecuado sobre la imposición de créditos por
producto dañado o devoluciones, en este caso la respuesta fue no, no hay un control
formalizado para establecer, valorizar y controlar los créditos que imponen los clientes, lo
único que la empresa solicita para aceptar el crédito es evidencia fotográfica y una
valoración estimada del producto dañado, esto es perjudicial para la empresa, ya que
muchas de las veces se aceptan créditos sin fundamentos o inventados, y como son clientes
del extranjero es difícil determinar la veracidad de los mismos.
Se preguntó si la empresa tiene formalizado un sistema de aseguramiento de la calidad, la
respuesta fue que no, ya que la mayoría de fincas trabajan décadas en el mercado de flores
y la calidad de su producto es reconocida, en cambio para fincas nuevas el procedimiento
consta en enviar un representante de control de calidad para evaluar la flor.
Para determinar la veracidad de los cálculos de las facturas se preguntó si estos se
verifican, la respuesta fue que sí, y se indago cual es el proceso de verificación de cálculos,
y se expresó que la empresa cruza el pedido del cliente con la factura de finca, asegurando
que el pedido de flor sea el correcto y a los precios confirmados, una pasado este primer
control se procede a verificar la fecha y día de embarque, como último paso se elabora la
34
factura al cliente que es la misma flor que sale de finca más el margen de utilidad
establecido y negociado con el cliente.
Para la evaluación de la variable independiente 1 de la hipótesis 2 que estipula: “Los
procesos contables se realizan sin un plan, sin políticas, ni procedimientos previamente
establecidos” se analizaron los siguientes aspectos:
- Evaluación de las políticas, procedimientos y reglas.
- Evaluación de la confiabilidad de la información contable.
2.12 Evaluación de las políticas, procedimientos y reglas en la empresa
Para evaluar este asunto en primer lugar se planteó la pregunta de qué tipo de políticas
existen dentro de la empresa, la respuesta fue que existen solo políticas generales pero no
formalizadas en un manual, sino solo socializadas verbalmente por el conocimiento
empírico del negocio. Esto es un grave error que causa problemas no solo administrativos
sino también financieros, ya que al no establecer formalmente las políticas para cada área
existe incertidumbre de lo que es necesario realizar y cuáles son las principales funciones y
responsabilidades de cada área funcional de la empresa.
En segundo lugar se preguntó a la gerencia, con que debe alinearse una política, la
respuesta fue que las políticas se alinean con las metas y objetivos que se pretende
alcanzar, esto es un concepto acertado en teoría, pero en la práctica empresarial una
política no solo debe encaminarse a la consecución de objetivos y metas, sino también a la
optimización de recursos y a la maximización de rendimientos.
En tercera instancia se cuestionó si existían procedimientos para la realización de las
actividades contables, la respuesta fue que no, por la razón de que existen procedimientos
incompletos o que no cubren todas las actividades contables, es decir existen actividades
que no tienen un procedimiento establecido y se realizan simplemente por conocimiento
empírico sin conocer el porqué de las cosas, esto también deja cabos sueltos en la
contabilidad ya que no hay una estructura de procedimientos contables formalizada.
Se pregunta a la gerencia, que considera que es un procedimiento, la respuesta fue que un
procedimiento es un conjunto de pasos secuenciales para llegar a una finalidad, una vez
más esta es una reflexión más teórica que practica, ya que hablando de procedimientos
administrativos o contables estos tienen un campo de acción mucho más amplio, los
35
procedimientos son estándares o un modo de realizar las actividades enfocado a la
eficiencia y eficacia de las mismas.
También mediante la aplicación del cuestionario de investigación se determinó que los
procedimientos no están formalizados ni difundidos, esto representa una debilidad grande
ya que no hay conocimiento debido a que los trabajadores no han sido informados del
procedimiento para determinadas actividades y los procedimientos que conocen han sido
transmitidos de manera verbal, mas no formalizados en un manual.
En cuanto a las reglas establecidas por la empresa se cuestionó si existen reglas para las
diferentes aplicaciones contables, la respuesta fue que sí, pero estas reglas son por
conocimiento práctico y muchas de las veces no son las más eficientes para la finalidad
que se pretende alcanzar, e incluso algunas reglas no existen y simplemente se desarrollan
las actividad por simple conocimiento empírico.
A manera de análisis se debe reformular y formalizar las políticas, procedimientos y reglas
dentro de empresa, es necesaria tenerlas plasmadas en un manual o documento físico para
proceder a su debida difusión en todas las áreas funcionales de la empresa.
2.13 Evaluación de la confiablidad de la información contable
Para evaluar este aspecto se preguntó si se considera que los datos que arroja el sistema son
confiables, la respuesta fue que si, en su gran mayoría, pero por evaluaciones anteriores
esta confiabilidad no es del todo cierta ya que la empresa no concilia periódicamente sus
saldos, ni evalúa mensualmente sus activos y obligaciones, por tanto la información del
sistema pierde racionabilidad y confiabilidad.
Al momento de que la empresa afirmo confiar en los datos del sistema se preguntó qué tipo
de pruebas se realizan para medir la confiabilidad de la información, su réplica fue que se
realiza el cruce de información de los datos del sistema con los cuadros de control de la
compra y venta de la flor y también el cuadro de créditos por calidad. Este es el único
proceso de verificación que la empresa emplea, se debe establecer más procesos de control
de otro tipo que también aseguren la confiabilidad de la información, para tener certeza de
que la información es veraz y será útil para las decisiones que se tengan que tomar.
Con la finalidad de probar la variable dependiente 1 de la hipótesis 2 que estipula: “Existe
duplicación de funciones e incertidumbre gerencial”, se desprendieron los siguientes
36
análisis:
- Evaluación de la Organización Estructural
- Evaluación de Reportes Estandarizados
2.14 Evaluación de la organización estructural y división de funciones
Para evaluar este asunto en primer lugar se preguntó si existe una organización estructural
formalizada, la respuesta fue que si en parte, ya que existen áreas específicas dentro de la
empresa pero no existe un organigrama formalizado, es decir no se encuentra plasmado
gráficamente para conocimiento de todos en la empresa. La ventaja de tener formalizada la
organización estructural es que todos dentro de la organización conocen los niveles de
jerarquía y las líneas de autoridad, esto mejorara la comprensión entre subordinados,
supervisores y jefes.
En segundo lugar con la finalidad de determinar si existe división funcional en la empresa
se indago sobre este asunto y la respuesta fue que no, las funciones se conocen
simplemente por explicación o conocimiento empírico, pero no están plasmadas en un
manual o documento formal donde se detalle la división de funciones por área y por cargo,
esto causa perdida de tiempo y duplicación de funciones, también implica confusión en el
personal ya que no conocen con exactitud sus funciones principales y secundarias.
Se cuestionó si la empresa evalúa el valor agregado de las funciones del personal, y
también si existe un sistema de inducción y control formalizado para el personal nuevo, en
ambas interrogantes la respuesta fue que no, de tal modo la que empresa tiene problemas
en delimitar las funciones al personal y evaluar su iniciativa para mejorar las actividades,
también no existe establecido una forma de dar entrenamiento al personal nuevo
dependiendo el área a la cual vaya a ingresar, esto ocasiona retraso en las actividades,
muchos errores del personal nuevo, perdida de confiabilidad y desperdicio de recursos.
2.15 Evaluación de los reportes estandarizados hacia gerencia
Para evaluar los reportes se preguntó si existe estandarización de los mismos, la respuesta
fue que sí, pero de manera parcial ya que no siempre se elaboran los mismos reportes, ni
tampoco se los realiza continuamente sino cuando son requeridos, en una pregunta abierta
se cuestionó cuáles son los reportes principales que se envían a gerencia, y la respuesta
fueron los siguientes:
37
- Estados Financieros (Estado de resultados y Estado de situación Financiera).
- Reporte de cartera mensual (por pagar y por cobrar).
- Reporte de ventas contra compras (utilidad mensual).
- Reporte de gastos mensuales.
- Reporte de Créditos.
- Conciliación Bancaria y Caja chica.
Estos reportes si bien son básicos algunos presentan deficiencias, y no son los suficientes
como para reflejar la situación actual que presenta la empresa, por tanto se deben reformar
y proponer otro tipo de reportes que aseguren de mejor manera la situación de la empresa.
Esto sin duda alguna demuestra una deficiencia en la función gerencial al no tener
estandarizado todos los reportes requeridos que aclarezcan el horizonte de la empresa para
la buena toma de decisiones.
Se preguntó si consideran que existe un trabajo conjunto entre el área contable y la
gerencia, la respuesta fue negativa, una vez más se prueba la deficiente comunicación entre
ambas áreas lo cual no da visibilidad certera de la situación de la empresa. Es de suma
importancia que estas dos áreas trabajen conjuntamente ya que la una se vale de la
información proporcionada por la otra y viceversa, no puede estar excluida la
comunicación ya que esto sería similar a querer llegar a los objetivos planteados a ciegas
sin saber la seguridad de los pasos que se están tomando.
Para evaluar la variable independiente 1 de la hipótesis 3 que estipula: “No existe proceso
de exportación formalizado”, se presentaron los siguientes análisis:
- Evaluación y control del proceso de exportación.
- Evaluación de la actualización de procedimientos y requerimientos para
exportación.
2.16 Evaluación y control del proceso de exportación de flores
Para poder determinar las fortalezas y debilidades en cuanto a este asunto, se formularon
las siguientes preguntas con sus respectivas respuestas plasmadas en la siguiente tabla:
38
Tabla 2.5 Evaluación y Control del Proceso de Exportación
PREGUNTA SI NO
Están definidos los procesos de exportación de flores X
Los procesos de exportación están plasmados en un manual X
Está formalizado el proceso de exportación de flores X
El personal conoce el proceso de exportación que la empresa
maneja X
Existen confusiones o deficiencias en el proceso de exportación X
Considera que el proceso de exportación actual es eficiente X
Considera que se puede mejorar el proceso de exportación para
beneficio de la empresa X
TOTAL 4 3
A pesar de que aseguran estar definidos los procesos de exportación, solo se tiene en mente
los procesos de compra y de transporte o flete, no se tiene definido un proceso general que
englobe todo el ciclo de exportación desde la orden de pedido del cliente hasta la recepción
en el destino requerido, tampoco estos procesos están formalizados ni plasmados en un
manual, sin embargo por experiencia y practica el personal conoce el proceso de
exportación, pero en el caso de trabajadores nuevos que no estén al tanto del mismo se
produce confusión y esto conlleva a deficiencias, lo cual es una deficiencia en el proceso
de exportación como tal.
En cuanto a los controles para el seguimiento del proceso de exportación la empresa
estipulo que se solicita la factura de compra de flor a la finca o plantación, el detalle de la
carguera por la cual se coordinó en envío, la guía área de vuelo y la factura del flete en
caso de que la empresa asuma el mismo, por último se verifica que el cliente haya retirado
de su destino las cajas de la flor. Este proceso es el que más se utiliza en la mayoría de
comercializadoras de flores, pero aun siendo los controles más comunes poseen
deficiencias, se debe mejorar el control desde el pedido de la flor por parte del cliente y
asegurar la correcta coordinación de vuelo para asegurar los tiempos y calidad de la flor, e
incluso considerar realizar un control previo de calidad antes del envío al extranjero. La
empresa considera que el proceso de exportación no es eficiente en su gran totalidad y que
puede mejorarse con la finalidad de reducir los riesgos de calidad y baja productividad.
39
Las deficiencias del proceso de exportación que entre contador y gerente se llegaron a
definir están que no se tiene la información en el momento que se la requiere, existe
confusión con los tipos de flor, de carguera y guías de vuelo que causa malestar para la
empresa y tiene impacto en la imagen hacia el cliente, también no hay mucha
comunicación entre la comercializadora y la finca productora lo que a veces causa mal
entendidos y existen los problemas de envíos errados o baja calidad de la flor. Tanto
contador como gerente asumen que estas deficiencias se producen por falta de
organización y control y también por la no existencia de un proceso de exportación
formalizado que abarque todas las actividades pertinentes.
2.17 Evaluación de la actualización de procedimientos y requerimientos para la
exportación
Para evaluar este asunto se preguntó con qué frecuencia la empresa actualiza los
procedimientos de exportación, la respuesta fue que desde la creación de la empresa hace
ya 2 años no se han actualizado, es decir existe un riesgo inherente de que los
procedimientos o requisitos de exportación estén obsoletos y puedan causar problemas en
el futuro, por lo menos es recomendable una actualización anual ya que con el continuo
cambio de leyes y normativa se debe mantener actualizado los procedimientos y
requerimientos.
Cuando se preguntó si consideran necesario una evaluación periódica del proceso de
exportación, tanto contador como gerente estipularon que sí, no solo es necesario que se
evalúe el proceso sino también las partes que intervienen como logística, empleados e
intermediarios si fuere el caso, también se llegó a la conclusión de que los procedimientos
actuales son deficientes y no son suficientemente eficientes para el potencial del negocio
que se debería desarrollar, el único punto positivo fue que se determinó que la información
básica y requerimientos de exportación están actualizados en su gran mayoría, sin lo cual
no se podría desarrollar la exportación.
A continuación se presenta la evaluación desprendida del análisis de la variable
dependiente 1 de la hipótesis 3 que estipula: “Se origina pérdida de tiempo, retraso en las
entregas y elevación en los costos”.
40
2.18 Evaluación del origen de pérdida de tiempo e improductividad
Para evaluar este asunto se plantearon una serie de preguntas cuyas respuestas se ven
reflejadas en la siguiente tabla:
Tabla 2.6 Evaluación del Origen de Improductividad
PREGUNTA SI NO
Existe acumulación de tareas pendientes o trabajos diferidos X
La empresa tiene estimado los tiempos para cada actividad que se
realiza X
Se controla periódicamente las actividades de los trabajadores y el
tiempo en que demoran en desarrollar las actividades delegadas X
Se informa al trabajador en caso de existir una deficiencia en su
trabajo X
Se realiza un análisis conjunto para determinar los tiempos
ociosos X
Se establecen soluciones para tratar de optimizar los tiempos y
mejorar la productividad X
TOTAL 2 4
Según los resultados obtenidos se determinó que existe acumulación de trabajo que no se
realiza oportunamente, esto se debe a la falta de delimitación del campo de acción de cada
trabajador dependiendo del cargo que ocupa y se relaciona con que la empresa no tiene
establecido las actividades de cada cargo y los tiempos dentro de los cuales se deben
cumplir estas tareas. Incluso la empresa no tiene un control periódico sobre las actividades
del personal dentro del horario de trabajo, ni tampoco se ha tratado de optimizar el tiempo
y mejorar la productividad del personal, lo que prueba el postulado de que existe pérdida
de tiempo dentro de la jornada laboral de la empresa.
En una pregunta de criterio abierto se cuestionó por qué considera que se acumula el
trabajo dentro del área contable, la respuesta fue que se acumula porque no hay una
organización jerarquizada o por prioridad de actividades, lo que causa acumulación ya que
no se establece responsabilidades principales y secundarias. Un plan de organización en el
área contable es de suma importancia ya que es una por no decir el área principal en cuanto
al manejo de información para la toma de buenas decisiones, es el pilar que sostiene el
camino hacia el cumplimiento de objetivos, por lo tanto la información debe estar
41
organizada, sistematizada, ser fiable, veraz y razonable para su optimización en la toma
acertada de decisiones a futuro.
2.19 Evaluación de las causas de retraso en las entregas de la flor
En una pregunta abierta para contador y gerente se preguntó cuáles creen que son las
causas de los retrasos en las entregas, la respuesta fue que existe falta de comunicación
entre la empresa y la finca, y entre la empresa y la carguera, con la finca se da los
problemas de flor, confusión de grado o porte o de variedad de flor, y en cambio la
carguera no coordina al destino correcto con la guía aérea correcta, entonces
primordialmente se debe mejorar la comunicación con los intermediarios que ayudan a
comercializar el producto.
Se preguntó si mejorando los procedimientos se puede mitigar el retraso en las entregas, la
respuesta fue que sí, ya que si existe un procedimiento más definido se evita la confusión y
se mejora la eficiencia. También se cuestionó si se considera que el sistema de envío y
transporte es el adecuado para la exportación, la respuesta fue que sí, ya que el 90% de
comercializadoras de flores trabajan con agencias de carga por vía aérea, es el método más
común y más recomendado, lo que se debe buscar es mitigar los riesgos inherentes que se
adquiere al trabajar con una carguera para el flete de la flor.
2.20 Evaluación de las causas de la elevación de costos
Se preguntó tanto a contador como gerente cuales consideran las causas de la elevación de
los costos, la respuesta fue que las flores están sujetas a cambios estacionarios, es decir
existen temporadas en las cuales la flor cuesta más porque se baja la producción y existe
más demanda, también hay fechas específicas en que el mercado de las flores se vuelve
más competitivo como en febrero, mayo y diciembre, los cambios climáticos también son
factores influyentes en la elevación o disminución de costos de la flor.
También se considera que la elevación de costos se produce en parte por el mal manejo de
los procedimientos, ya que si los procedimientos estuvieran delineados de acuerdo a lo que
necesita la empresa sería más fácil realizar las actividades y se mejoraría la productividad
de la empresa, también se minimizaría los errores, desperdicio de recursos y elevación de
costos. En una pregunta abierta se cuestionó como proponen la minimización de costos
elevados dentro de las actividades de la empresa, la respuesta fue que la manera mas viable
es negociando precios estandarizados de la flor con los proveedores que resulten
42
satisfactorios para ambas partes, o por lo menos crear una relación contractual que en caso
de pérdidas o problemas de calidad ambas empresas salgan protegidas y no muy
impactadas por estos efectos, también se recomienda evitar las fincas nuevas sin una
evaluación previa de su calidad de flor, y también evitar los prepagos de flor sin ser aun
enviadas al cliente final. En cuanto en como minimizar los costos relacionados al proceso
de exportación se expresó que una alternativa seria evaluar plantaciones que tengan
conexión directa con cargueras para transporte y flete, de esta manera no se tendría como
intermediarios una finca y una agencia de carga, sino simplemente la plantación que
coordina directamente el envío, e incluso de acuerdo al volumen de flor se puede negociar
los precios de las ordenes fijas para que se mantengan durante toda la relación comercial.
Figura 2.1 Diagrama Causa-Efecto de Elevación de Costos
2.21 Análisis Situacional
2.21.1 Antecedentes de la Situación Actual
La empresa Unique Rose Farms, lleva aproximadamente 2 años de creación, lo cual se
refleja en la inestabilidad tanto en el manejo de información contable, como en el
establecimiento de políticas que orienten correctamente el funcionamiento de la empresa,
es decir, a pesar de que la empresa sea nueva tiene el potencial suficiente para ser un
negocio grande, para lo cual es necesario establecer una buena base en el manejo de
43
información y políticas generales y funcionales que encaminen a la organización hacia el
éxito. La falta de organización de la información contable causa que existan deficiencias en
las actividades de las empresas, como principales problemas tenemos por ejemplo:
Irregularidades existentes en los registros contables, debido a que no se tiene
establecido políticas en cuanto al registro y control de información.
La razonabilidad de los estados financieros no es la adecuada ya que muchas
partidas principalmente cartera, ingresos y gastos no tienen respaldos
fundamentados.
Se presenta malestar tanto en clientes como con proveedores por no tener
estipulado políticas de cobros y pagos, sin las cuales no se puede optimizar la
actividad empresarial de la organización.
2.21.2 Evaluación Situación Actual
Al ser una empresa nueva, y con la presión de generar rentabilidad lo más pronto posible
se ha apresurado la gestión de la organización, el apresurar esto ha generado varios
problemas que pudieron ser solucionas en el inicio de consolidación de la empresa, no se
tiene un sistema informático correcto para las actividades de la empresa, ya que el sistema
actual es básico y no genera correctamente los reportes básicos que todo empresa requiere,
esto a su vez compromete la veracidad de la información del sistema y pone en juego la
racionabilidad de los estados financieros que se los realiza de forma manual.
La empresa tampoco cuenta con un manual de procedimientos contables que sirva de guía
para el desarrollo de las actividades diarias, todos los procesos que se llevan actualmente
son producto del conocimiento empírico y experticia de quienes forman parte del área de
contabilidad, más en el caso de empleados nuevos no saben cómo proceder al no tener una
base fundamentada de los procesos, actividades y controles contables.
Los saldos reflejados en las cuentas por cobrar o pagar no son considerados reales, ya que
por la naturaleza del negocio estos fluctúan demasiado debido a todos los cambios o
contingentes que se pueden presentar en la exportación de flores, estos saldos deben ser
controlados para tener en cuenta la cartera vencida, incobrable y los plazos vencidos para
el pago de flor a proveedores.
En cuanto a reportes para la evaluación económica y financiera de la empresa no existen
suficientes, la gerencia no tiene claridad de la información necesaria para poder tomar
44
decisiones acerca del horizonte de la empresa, los reportes actuales pueden ser mejorados
para que sean considerados como auxiliares antes de tomar decisiones apresuradas hacia un
camino que no sea el correcto, estos reportes deben reflejar información confiable que con
las correctas decisiones puedan permitir salvaguardar y aprovechar al máximo los recursos
de la empresa, minimizar los riesgos inherentes y de control y mejorar el desempeño en
general de toda la entidad.
2.22 Diagnóstico de la Organización de Información Contable
Para el presente trabajo de titulación el diagnostico se refiere a la evaluación de los
diferentes aspectos que conforman la organización de la información contable, su origen,
veracidad y racionabilidad y el procesamiento debido de esta información para la
formulación de reportes y estados que ayuden a la correcta toma de decisiones. Como
principales puntos de este diagnóstico se presentan:
Contablemente, tanto reportes como estados financieros no se consideran fiables,
oportunos o racionables, esto no permite determinar la verdadera situación de la
empresa e incluso pone en duda la verdadera rentabilidad del giro del negocio ya
que no se conoce con certeza si se obtiene ganancias o pérdidas al final de cada
periodo.
No se tiene una base documentada o manual de procedimientos y actividades
contables formalizadas, esto con lleva a la duplicación de funciones, pérdida de
tiempo y desperdicio de recursos de la empresa, a más de obstaculizar la
productividad del negocio.
Desde el punto de vista económico, la incertidumbre en las cifras ocasiona que se
tengan cuentas: con cobros pendientes o incobrables, que no exista un sistema de
control de gastos sean estos operativos, nomina, entre otros; lo cual origina
disminución de ingresos; aspecto que, no permite solventar los gastos propios y
necesarios para desarrollar con normalidad el giro del negocio y compromete la
rentabilidad.
En el aspecto administrativo, a la gerencia le es imposible tomar decisiones a
mediano y largo plazo, con información basada en supuestos, ya que no se tiene
45
una base estable en la información contable que aseguran la correcta toma de
decisiones en beneficio del negocio para el cumplimiento de los objetivos.
2.22.1 Cuadro Resumen de las Debilidades probadas a través de la Investigación
Tabla 2.7 Resumen de Debilidades Probadas
N.- DEBILIDAD/PROBLEMA
1 Inexistencia de un sistema contable apropiado, que englobe las
actividades básicas y emita reportes confiables
2 Falta de políticas generales, funcionales, procedimientos y reglas
contables
3 Insuficientes manuales ni difusión de los procedimientos contables
utilizados
4 Insuficiente racionabilidad y veracidad en la información contable
5 No se determina el costo establecido por la compra de flor y la
exportación al cliente, lo cual causa incertidumbre de la ganancia real.
6 No se proporciona a gerencia la información contable y financiera
suficiente para la toma de decisiones.
7 Existe acumulación de trabajo y retraso en el área contable de la empresa
8 No se controla la veracidad de los saldos de cartera por cobrar y pagar,
lo cual compromete la veracidad de los reportes
9 No se tiene formalizado el proceso de exportación para conocimiento
general en toda la empresa.
10 Inexistencia de reportes suficientes hacia gerencia para la consolidación
de una base adecuada para la toma de decisiones.
11 Incertidumbre de la situación económica y financiera real de la empresa.
12 Retraso en las entregas de la flor dentro de los plazos del cliente
13 Problemas de créditos en cuanto a la calidad de la flor por no tener
establecido un proceso adecuado de control de calidad
El modelo que se propone se encuentra en el capítulo 4 del presente trabajo de
investigación, y de esta manera se prueban como verdaderas las hipótesis planteadas que
fundamentaron el trabajo de investigación realizado.
46
CAPITULO III.
3 METODOLOGÍA APLICADA
3.1 Reflexiones acerca de la Investigación
Para poder formular una propuesta que mejore la organización de la información contable,
se tuvo de dimensionar los problemas encontrados, sus causas, y las posibles soluciones y
mejoras con base a las normas internacionales de contabilidad y normas internacionales de
información financiera, para lo cual fue necesario realizar la investigación bajo el enfoque
científico.
Para la determinación de los problemas principales se partió del conocimiento empírico
que el autor por ser parte de la organización tenía conocimiento, luego con la aplicación de
un cuestionario técnico de investigación se logró probar las deficiencias de la organización
de información para poder formular en el capítulo siguiente la propuesta recomendada.
La determinación de las hipótesis de trabajo dieron la pauta para mantener el camino
dentro de la finalidad de la investigación, estas hipótesis fueron evaluadas y probadas
durante el desarrollo de este trabajo de investigación, a más de la formulación de variables
de estudio que fueron operacionalizadas a través de diferentes técnicas de investigación,
para llegar a determinar los principales problemas, las causas que los originan y sus efectos
dentro de las empresas que compran y exportan flores.
3.2 Metodología Utilizada en la Investigación
El presente trabajo de investigación se basó en el uso de la investigación científica, por
tanto es necesario describir la metodología usada con la finalidad de dar a conocer el
proceso de investigación y acreditar los procedimientos seguidos que ayudaron a
consolidar el trabajo final de investigación.
Tipo de Estudio
Dentro de la presente investigación se logró desarrollar los siguientes tipos de estudio:
47
Estudio Exploratorio
La exploración se vio materializada en el capítulo dos del presente trabajo de
investigación, en donde se logró determinar por la experiencia vivida dentro de la empresa
muestra los problemas principales al momento de organizar la información contable.
Estudio Descriptivo
Este tipo de estudio se ve plasmado en la aplicación del cuestionario de investigación y en
la observación de campo, ya que para tener mejor comprensión de las deficiencias de la
empresa en cuanto a la organización de información, no solo se usó la aplicación del
cuestionario sino que también se tomaron apuntes de las entrevistas a directivos con la
finalidad de poder describir los procesos principales de control gerencial y consolidar
memorias técnicas para uso en el presente trabajo de investigación.
Estudio Explicativo
La explicación está inmersa en todo el trabajo de investigación, ya que es de suma
importancia para tratar de entender los problemas que se presentas en las empresas que
compran y exportan flores, la explicación es fundamental para dar a conocer las razones
por las cuales se están presentando deficiencias para luego realizar la propuesta que ayude
al mejoramiento de la organización de información contable en la entidad que se ve
plasmado en el siguiente capítulo del presente trabajo.
3.3 Métodos de la Investigación
La presente investigación se llevó a cabo usando los siguientes métodos:
Método Lógico
Este método se utilizó con la finalidad de evaluar las hipótesis de trabajo planteadas,
haciendo uso del análisis y reflexión de cada variable de estudio de manera particular,
también este método ayudo en el estudio y análisis de la realidad de la empresa y de los
componentes problemáticos dentro de la misma que fueron evaluados, para luego generar
la propuesta que mitigue los mismos, esta metodología fue de ayuda para determinar las
debilidades específicas y determinar las causas que las originan.
48
Este tipo de estudio requiere una dedicación de objetividad y orden, el cual esta presente en
este trabajo de investigación para poder obtener buenos resultados en el proceso de análisis
de la información recopilada.
Método Deductivo
El método deductivo consiste en obtener conclusiones particulares o especificas con base a
una ley universal, principio o norma, en este caso este tipo de método se ve plasmado en el
capítulo de la propuesta, en el cual, las debilidades detectadas son solucionadas con
recomendaciones o procedimientos deducidos basados en los principios de la
administración y normativa contable (NIIF), con la finalidad de partir de la ciencia básica
hacia la aplicación práctica en beneficio de las empresas exportadoras de flores.
3.4 Procedimiento de la Investigación
La presente investigación se desarrolló con el proceso de a continuación se describe:
1. Se evaluaron, detectaron, identificaron y formularon, ciertas deficiencias en cuanto
a los sistemas contables y a la organización de la información que se utiliza para
registrar y controlar las actividades de las empresas que comercializan flores.
2. Con base a los problemas y áreas críticas determinadas, se plantearon hipótesis de
trabajo técnicamente estructuradas.
3. Las hipótesis de trabajo desprendieron las variables de estudio específicas, las
cuales se operacionalizaron para configurar los elementos a investigar por cada
variable.
4. Se formuló el cuestionario técnico de investigación para la evaluación de las
variables de estudio.
5. Se aplicó el cuestionario y se realiza la investigación de campo basada en
entrevistas y observación
6. Recopilada la información se procedió al análisis objetivo de los datos obtenidos
7. Se formula la propuesta adecuada para solucionar las deficiencias identificadas.
3.5 Población y Muestra
49
Población
La población para el presente trabajo configura las empresas consideradas como pequeñas
o medianas, que tienen como giro de negocio la compra y exportación de flores, en este
caso existen más de 400 empresas dedicadas a esta actividad sin incluir las plantaciones
que venden directamente a clientes del extranjero. Se puede consultar las
comercializadoras registradas en la página de http://www.expoflores.com/.
Muestra
La investigación en cuestión se realizó en la empresa UNIQUE ROSE FARMS CIA
LTDA y también en una segunda comercializadora denominada FLORISAM CIA LTDA,
ambas consideradas empresas PYMES, por lo tanto la información primaria básica
proviene de los datos, registros, procedimientos y procesos de estas empresas.
3.6 Dificultades Superadas
Las principales dificultades superadas fueron las siguientes:
La principal dificultad que se presentó durante el trabajo de investigación fue la
aplicación de la metodología de investigación científica, ya que, al ser nuestra
especialidad la investigación aplicada, en la cual la principal fuente de información
es de fuente bibliográfica y citada de libros no fue fácil aplicar una metodología de
la cual no se tenía experticia, pero que sirvió de mucho para la finalidad que el
presente trabajo de investigación tenia, que era en esencia determinar los
principales problemas y proponer un modelo de organización de información para
facilitar los procesos de las empresas comercializadoras de flores.
También se palpo dificultar al momento de aplicar los cuestionarios o mantener una
entrevista con la gerencia, ya que como todas las personas profesionales no
disponen del tiempo necesario ni tampoco de la apertura total para la recopilación
total de información, se procuró disponer de la menor cantidad de tiempo y también
de asegurar que la información proporcionada para el presente trabajo sea veraz y
fiable.
No fue fácil haber roto el esquema de los trabajos de investigación comunes que la
mayoría ya conoce, pero al haber aplicado la metodología de investigación
científica se puede percatar que el desarrollo es mucho más sistematizado y simple,
50
NOMENCLATURA VARIABLE
VI1H1No existe una información
contable adecuadaEstadistica
Cuestionario y
ObservacionContador
VD1H1Falta de información oportuna y
fiable hacia la gerenciaEstadistica Cuestionario Contador
VI1H2
Los procesos contables se
realizan sin un plan, sin políticas
ni procedimientos previamente
establecidos
Entrevista
Guion de
entrevista y
Observacion
Gerencia y
Contador
VD1H2Duplicación de funciones e
incertidumbre gerencial.Estadistica
Entrevista y
Análisis
Trabajadores y
Gerente
VI1H3No existe proceso de
exportación formalizado Estadistica
Guion de
entrevista y
Cuestionario
Gerencia y
Contador
VD1H3
Se origina pérdida de tiempo,
retraso en las entregas y
elevación en los costos
Estadistica
Guion entrevista
y Análisis,
Observacion
Gerente de
ventas,
Gerencia
General
TECNICA INSTRUMENTOSSUJETO A
INVESTIGAR
1.- Existencia de procesos definidos
2.- Existencia o no de procedimientos diagramados
3.- Politicas de actualizacion de procedimientos
1.- Causa de los retrasos en entregas
2.- Causas de la elevacion de costos
3.- Análisis del control del tiempo
VARIABLES DE ESTUDIO
1.- Tipo de sistema contable
2.- Grado de automatizacion del sistema
3.- Periodicidad de los registros
4.- Sugecion a las NIIF
1.- Periodicidad de los reportes
2.- Calidad de la información apegada a NIIF
3.- Existencia de verificacion de calculos y conciliacion
4.- Manejo del principio de diferido y devengado
1.- Politicas contables
2.- Reglas
3.- Procedimientos
1.- Definicion de funciones del personal
2.- Requerimientos de la Gerencia
3.- Pensamiento critico de la gerencia
ELEMENTOS Y PARAMETROS DE MEDIDA A INVESTIGAR
con el beneficio de desarrollar un trabajo de calidad satisfaciendo las expectativas
que un trabajo de titulación debe cumplir.
3.7 Operacionalización de las variables
Para poder contar con elementos a ser investigados correspondientes a las variables que se
encuentran identificadas en el punto 1.3.1 a continuación se operacionalizan las mismas; es
decir; se les torna operativas. Por cada elemento que se determina, en este cuadro se harán
una o varias preguntas en los cuestionarios o en los guiones de entrevistas.
Figura 3.1 Operacionalización de las Variables de Estudio
51
CAPITULO IV.
4 MODELO DE ORGANIZACIÓN DE INFORMACION CONTABLE
4.1 Propuesta de Sistema Informático Contable para las empresas comercializadoras
de flores.
Como primera propuesta y debilidad principal probada tenemos la deficiencia del sistema
contable actual de la empresa Unique Rose, por lo tanto la opción más viable para eliminar
este problema sería poner a disposición de programadores especializados la posibilidad de
crear un software especificado para esta línea de negocio, basado en el esquema básico de
un sistema modular integrado, es decir el sistema que se pretende diseñar integrara la
información contable por medio de módulos fundamentales para el giro de negocio.
Si bien es cierto se consideraría una inversión relativamente alta el incurrir en el diseño de
un sistema especializado, pero la ventaja de esto es que al ser único se lo puede adaptar
exactamente a las necesidades de la empresa, esto mejoraría el manejo de la información y
facilitaría la toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo.
La metodología recomendada para buscar el proveedor de servicios de diseño del sistema
sería la de poner en concurso a algunos técnicos nacionales especializados que estén en
interés de aceptar el reto, estos en primera instancia presentaran un portafolio de trabajos
realizados y luego realizaran su oferta del sistema conjuntamente con una proforma del
valor de la prestación de servicios que se pondrá a evaluación por parte de los dueños de la
empresa antes de decidir a quién se le consignara el trabajo.
Una vez terminado el concurso a técnicos nacionales para el diseño del sistema, se pondrá
en marcha la elaboración del mismo considerando el esquema básico modular de un
sistema integrado, este tipo de sistema permite la evaluación de la información por cada
módulo y de manera general en toda la organización, este sistema también debe tener las
características de ser dinámico y de actualización automática de la información para tener
los datos a tiempo real.
4.2 Estructura básica modular del sistema contable propuesto
El sistema informático contable que se pretende proponer constara de la estructura básica
de un sistema modular, este tipo de sistemas se caracteriza por tener varias plataformas de
información o módulos que se integran y relacionan unos con otros para la consolidación
52
de la información contable en los estados financieros, a continuación se presentara
gráficamente el diseño del sistema con los módulos principales a ser estandarizados.
Figura 4.1 Estructura Básica Modular del Sistema Contable
4.2.1 Módulo de Inventarios
El módulo de inventarios es un eje fundamental para el giro de negocio en la exportación
de flores, ya que no solo es la fuente principal para la generación de ingresos, sino que
también es alma del negocio al estar directamente relacionado con las rosas que son el
principal producto de exportación en este tipo de compañías. Dentro del módulo de
inventarios podemos encontrar los siguientes submódulos por así llamarlos:
Mercaderías
En lo que se considera mercaderías se debe tener en cuenta las siguientes
características para el correcto funcionamiento del módulo:
Control individual de las mercaderías, sea este por tipo de flor, agrupados por
familias (rosas, flor de verano, flor tropical, follaje) o por variedad individual de
flor, para la optimización de la información en cuanto a la mercaderías este
control debe ser por volúmenes de producto, valor individual por tallo, valor
total por ramo y valor total por caja de producto.
SISTEMA CENTRAL
Modulo Inventarios
Modulo Clientes
Modulo Proveedores
Modulo Control de
Activos
Modulo de Nómina
53
CONCEPTO FRA NO. CANTIDAD VR. UNITARIO VR. TOTAL CANTIDAD VR. UNITARIO VR. TOTAL CANTIDAD VR. UNITARIO TOTAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
-$ -$
SALIDAS SALDOS
Costos
Cantidad Maxima Cantidad Mínima MétodoProducto
# FECHADETALLE ENTRADAS
El submódulo de mercaderías debe trabajar bajo el criterio de valor razonable,
para lo cual se recomienda que por lo menos tenga la característica de valorar
las mercancías bajo el método promedio ponderado, fifo y valoración al costo
histórico, con la finalidad de que estén en conformidad con las NIIF.
En cuanto a los reportes que se debe emitir en este submódulo deben existir por
lo menos los siguientes: existencias por grupos y de forma individual a tiempo
real, informe de ingresos de mercadería (compra), salidas (ventas) y
devoluciones o créditos de flor, desglose de la flor en cantidades, valor unitario
y valor total, reporte de destinos de la flor exportada por país o ciudades,
reporte de producto dado de baja por daño, plagas o mala calidad, reportes
comparativos con meses anteriores en entradas y salidas de flor.
Las mercancías tendrán una ficha individual a manera de Kardex detallado con
la finalidad de asegurar un mejor control de las flores y evitar tener vacíos de
producto o en su defecto acumulación que causara desperdicio. La tarjeta
Kardex reflejara en su contenido el nombre del producto y código, la cantidad
máxima y mínima de stock, el método por el cual se está valorando la
mercadería, la fecha, el concepto que puede ser una compra, venta, devolución,
y el desglose de cantidad, valor unitario y valor total tanto en entradas como en
salidas. A continuación se presenta gráficamente el modelo de ficha Kardex
propuesto:
Figura 4.2 Modelo de Kardex Básico
54
Compras
Dentro del submódulo de compras que forma parte del módulo de inventarios
tenemos las siguientes características principales:
Control de ingreso de mercaderías detallado de forma individual y con relación
a los proveedores declarados de la empresa.
Identificación de orden de pedido electrónica previo a la compra de flores con
la finalidad de solicitar exclusivamente lo que el cliente desea, dentro de esta
orden se detallara el cliente, las cantidades y variedades de flor, los precios
negociados y confirmados y una aprobación por parte de un funcionario
competente de la empresa.
Identificación del proceso de envío a manera de seguimiento del pedido
solicitado y la forma en la que se coordinó el transporte o flete, detallando la
agencia de carga, la guía aérea, el lugar de destino y el tiempo o plazo
determinado para la llegada de la mercadería.
Identificación de ingreso a la bodega virtual transitoria, se considera una bodega
virtual ya que se todo lo que se compra se exporta, por tanto el inventario casi
siempre queda en cero a excepción de casos especiales, esta identificación
detallara la fecha, la cantidad pedida con la cantidad despachada, los precios
sean los acordados, verificación de la calidad de la flor y aprobación para el
envío al cliente final.
Ventas
Como parte del módulo principal de inventarios tenemos las ventas, las cuales
tendrán las siguientes características para optimizar la información contable:
El submódulo de ventas se relaciona directamente con el módulo de clientes, en
el cual se cruzara la información del cliente como su identificación, datos
generales entre otros para controlar la salida de las flores.
En ventas existirá la posibilidad de configurar el pedido del cliente con la
cantidad, tipo de flor, precio convenido y destino elegido con la finalidad de dar
seguimiento a las ventas, también la venta antes de ser efectuada será aprobada
por un funcionario de la empresa con fecha y firma de responsabilidad.
55
También en ventas debe existir el control de despacho de la flor cuando esta ya
sale de la bodega virtual una vez confirmado el pedido del cliente y debe estar
acompañado de un control de tiempo para que las flores lleguen dentro del
plazo determinado.
Existe una relación directa entre ventas y cuentas por cobrar, la información se
convalidara automáticamente una vez aprobada la venta y despachada la flor, en
su inicio las ventas se contabilizaran a crédito ya que existe la posibilidad de
crédito por que el producto no llegue en buen estado o haya bajado su calidad
en el transcurso del envío.
Las ventas serán acreditadas de la cuenta ventas con la opción de clasificar las
ventas por producto, por tipo de flor, por variedad, por cliente, o por destino, y
la contrapartida de la venta será directamente la cuenta por cobrar o clientes en
general con opción a detallar el cliente con base a una codificación.
En ventas también se generara de forma conjunta con la venta la determinación
del costo de ventas, este será generado automáticamente por el sistema con la
configuración deseada por familia de productos o de manera individual,
acreditando a mercaderías o inventarios y determinando como contrapartida el
costo de venta de cada factura con relación al kardex.
4.2.2 Módulo de Clientes
El módulo de clientes es el segundo módulo del esquema básico del sistema contable, este
módulo está relacionado con las ventas y tiene como finalidad integrar la información para
determinar la cartera pendiente de cobro, cartera vencida y créditos a favor de clientes, las
principales características que se propone que este módulo tenga son las siguientes:
Identificación individual de cada cliente, es decir la apertura de un perfil del cliente
en donde constara la información general del mismo como representante legal,
nombre comercial, dirección, años en el mercado, calificación del cliente basado en
su volumen de compra y tiempo de pago. Esto consolidara una base de datos de
clientes para uso conjunto con los demás módulos integrados.
Historial de ventas por clientes, en donde se desglosa cronológicamente los
pedidos, la cantidad pedida, la variedad de flores, los precios, el valor de la venta y
todos los controles de pedido y despacho de flor, e incluso respaldos de créditos
impuestos por daño o problemas de calidad de la flor.
56
En este módulo se podrán configurar una serie de reportes como por ejemplo, los
días de crédito por cliente, cartera vencida de acuerdo al tiempo de crédito
concedido, cuentas incobrables, reporte de créditos por mala calidad o daño, reporte
de respaldos de créditos de flor, volumen de ventas por clientes y costo versus
utilidad.
Hay que tener en cuenta que los clientes son quienes hacen posible el giro del negocio, sin
un mercado en el cual participar no existiría el principio de empresa en marcha y todos
aquellos recursos que la empresa posea serian en vano, por tanto brindar la satisfacción al
cliente es un objetivo primordial, para lo cual es necesario que la información reflejada por
el sistema contable sea veraz, oportuna y fiable.
4.2.3 Módulo de Proveedores
El módulo de proveedores estará dentro del esquema básica de un sistema modular para
ayudar a controlar las fincas y plantaciones que formen parte del portafolio de proveedores
de flor de la empresa, este módulo lo que principalmente busca es controlar las cuentas por
pagar, tomando en cuenta el volumen de compra y el plazo de crédito concedido para la
empresa. Las principales características de este módulo serán las siguientes:
Identificación individual del proveedor, con datos básicos, nombre comercial,
representante, teléfonos, dirección, correos electrónicos, entre otros.
Relación directa con el módulo de inventarios para convalidad la información de
las facturas de compra por cada proveedor con su respectivo desglose de cantidad
de flores, valor unitario y total.
Detalle de créditos impuestos a las fincas por calidad de la flor con sus respectivos
respaldos como fotos, videos, reportes de agrocalidad, reporte de control de
calidad, entre otros y control de notas de crédito o débito.
Si bien el nombre del módulo es proveedores, dentro de este se considerará las
cuentas por pagar en general, por ejemplo, obligaciones con la administración
tributaria, con la seguridad social, hipotecas y préstamos.
4.2.4 Módulo de Control de Activos
El módulo de control de activos se caracteriza por ser dinámico y por tener relación con
todos los otros módulos, el objetivo de este módulo es mitigar los errores comunes que se
presentan en los activos básicos como caja, bancos, cuentas por cobrar, inversiones,
57
propiedad, planta y equipo, activos diferidos, entre otros. Las características principales de
este módulo serán las siguientes:
Efectivo y equivalentes.- el modulo permitirá el control de los valores de caja, caja
chica con argumentación de gastos, bancos con sus respectivas conciliaciones,
inversiones a corto plazo con su debida valorización razonable.
Cuentas por cobrar.- con la finalidad de administrar correctamente las cuentas por
cobrar no relacionadas con clientes se llevara de existir el caso las cuentas por
servicios o asesorías, comisiones ganadas, reembolsos, entre otros.
Propiedad, planta y equipo.- Es fundamental un control adecuado para este grupo
de activos, ya que comúnmente representan el valor más material dentro del
balance general, el modulo pretende controlar los activos fijos en su valor histórico,
valor razonable, depreciación, ganancia o pérdida en venta de activos y un control
individual por cada grupo de activos fijos que la empresa posea (equipos,
maquinaria, muebles, electrónicos, edificio, terreno).
Activos diferidos.- Se busca controlar y realizar correctamente el registro y
tratamiento contable de estos activos como por ejemplo primas de seguros,
inversiones en negocios, gastos de instalación, entre otros.
4.2.5 Módulo de Nómina
Es bien conocido que el personal de una empresa es el recurso más valioso de la misma, y
también el más sensible, por esto es necesario que la nómina este de acuerdo a todas las
condiciones legales y laborales de acuerdo a la legislación local, el principal objetivo de
este módulo es controlar, registrar y evaluar al personal de la empresa para procurar la
eficiencia del negocio. Las principales características de este módulo serán:
Identificación individual de cada trabajador, con sus datos generales como
nombres, cedula de identidad, dirección, teléfono, cargo, tipo de contrato, fecha de
ingreso, funciones básicas, entre otros.
Consolidación de una base de datos donde consten todos los trabajadores con su
respectiva codificación, esta base de datos se relacionara con los distintos módulos
para realizar aprobaciones de despachos, pedidos o ventas y también con rol de
pagos mensual y rol de provisiones.
Generación automática de rol de pagos de manera global quincenal o mensual, y
también roles individuales para conocimiento de ingresos y descuentos de cada
58
trabajador, cabe recalcar que el formato de ro de pagos será completo de acuerdo a
todos los requerimientos del código de trabajo y seguridad social.
Generación de rol de provisiones o beneficios sociales de manera global e
individual para cada trabajador como décimo tercera remuneración, décimo cuarta
remuneración, vacaciones y fondos de reserva.
Calculo de anticipo de impuesto a la renta de aquellos trabajadores que superen la
fracción básica, y también desglose de gastos deducibles de vivienda, salud,
vestimenta, educación y alimentación en concordancia con lo establecido en la ley
de régimen tributaria interna.
Cabe recalcar que los módulos expresados anteriormente configuran los módulos
especializados para las empresas que comercializan flor, pero no son los únicos módulos
que configuran el sistema contable, a parte de los ya mencionados existen otros módulos
estándar como el módulo de contabilidad para realizar registros y configurar los estados
financieros, el módulo de facturación que iría de la mano con las ventas, el módulo de
servicio al cliente para brindar soporte, entre otros.
4.3 Políticas Empresariales
4.3.1 Aspectos Generales Acerca de las Políticas
Las políticas tienen como finalidad regular un proceso, tomando en cuenta los principios y
normas que la rigen, la finalidad de las políticas es dar orientación al personal inmerso en
las actividades de la empresa, para esto las políticas deben ser formalizadas por una
autoridad competente y a su vez difundidas para el conocimiento de todos los implicados.
Una política debe ser estructurada basada en las normas que rigen la temática de la misma,
no confundir una política con los conocimientos de costumbre o tradicionales dentro de la
empresa, ya que muchas de las veces estas prácticas son erradas y no están de acuerdo con
la normativa, tampoco se encuentran plasmadas ni formalizadas, lo cual da lugar a malos
entendidos o a distorsión de interpretación o de la información. Las políticas son
alternativas de acción que se desprenden de los postulados, normas y leyes.
Una vez formulada una política y plasmada de forma escrita, esta debe ser discutida y
analizada por los ejecutivos y jefes de cada área, con la finalidad de que la política sea
aprobada y no exista riesgo de mala interpretación de la misma.
59
Existen dos tipos de políticas, las generales y de estas a su vez se desprenden las políticas
funcionales.
Políticas Generales.- Son políticas de carácter global que abarcan un tema en general,
comúnmente son formuladas y formalizadas por la gerencia general y por la junta general
de socios o accionistas.
Políticas Funcionales o Específicas.- Estas políticas tienen como finalidad guiar a cada
área específica de la empresa, por tanto estas son formuladas por los jefes de áreas como
ventas, operaciones, finanzas, etc. Estas políticas deben ser presentadas a gerencia para ser
formalizadas y legalizadas.
De las políticas funcionales se desglosan las reglas, y de estas se consolidan los
procedimientos.
Reglas.- Son emitidas de forma clara y específica para cada área funcional por los
jefes departamentales, guardando relación con su respectiva política funcional.
Estas reglas deben ser legalizadas por los directores funcionales y firmada por los
jefes departamentales.
Procedimientos.- Los procedimientos son guías para el desarrollo de las
actividades de los usuarios finales u operarios, estos deben ser legalizados por los
jefes departamentales y refrendados por la gerencia general y el área directiva.
4.3.2 Contenido de las Políticas
Las políticas de manera general poseen los siguientes elementos básicos dentro de su
estructura:
Denominación.- Es el título con el que se identifica la política
Orden o Código.- Constituye la codificación y numeración de la política
Tema.- Es el asunto de la política en cuestión.
Objetivo.- Es el ¿Para qué? y dirigido ¿A quién? se elabora la política, es la
finalidad especifica.
Fecha.- Corresponde al día, el mes y el año en que se formalizó la política.
Usuarios.- Se refiere a las personas, autoridades o funcionarios que tienen relación
directa con la aplicación de la política en cuestión.
60
Esencia.- Son los aspectos más importantes; la descripción; constituye el cuerpo de
la política en sí.
Control.- Corresponde a la identificación de la unidad, departamento o funcionario
encargado de verificar el cumplimiento de la política.
Formalización.- Corresponde a la legalización de la política con la firma de los
directivos o funcionarios administrativos de la compañía quienes realizan y
aprueban la política.
A continuación se detalla gráficamente los elementos anteriormente detallados:
Figura 4.3 Elementos Básicos de las Políticas
4.3.3 Codificación de las Políticas
La codificación de las políticas tiene la finalidad de sistematizar y organizar las políticas
generales, funcionales, reglas y procedimientos, para lo cual se establece una sigla y una
numeración secuencial, en este caso la codificación propuesta es la siguiente:
61
PG = Política General
PF = Política Funcional
R = Regla
P = Procedimientos
Referencias de la Codificación
Como de las políticas generales se desprenden las funcionales y a su vez de estas se
desprenden las reglas, es necesario que exista en cada uno de estas referencias que sirvan
de nexo entre políticas y reglas. Así por ejemplo: PG # 001: Política general de planeación
Financiera, se referencia con la política funcional 001 PF#001 que se refiere a la
planificación contable; y, ésta su vez con la Regla 001 R#001, correspondiente a las fechas
de presentación presupuestaria, también se desprende de esta regla el procedimiento P#001
con relación a la elaboración de presupuestos.
Figura 4.4 Referencias de Codificación
PG#001 •Política general de planeación Financiera
PF#001Nexo PG#001
•Planificación contable
R#001Nexo PF#001
•Fechas de presentación presupuestaria
P#001Nexo R#001
•Procedimiento para elaborar presupuesto
62
4.4 Políticas Generales para Unique Rose Farms Cía. Ltda.
Como políticas generales para la empresa Unique Rose dedicada a la compra y exportación
de flores, se consideraron las siguientes:
Tabla 4.1 Políticas Generales para Unique Rose Farms
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
PG#001 Generalidades del Sistema Contable
PG#002 Organización Financiera y Contable
PG#003 Gestión del Área Contable
PG#004 Coordinación de Actividades entre Áreas
Funcionales
PG#005 Tipos de Control de las Actividades
Contables
63
4.4.1
POLITICA GENERAL
PG#001
TEMA: GENERALIDADES DEL SISTEMA CONTABLE
OBJETIVO: Establecer directrices generales para la estructuración del sistema contable,
FECHA: _____________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
La contabilidad se estructurará en un sistema contable específico el mismo que será
integrado con la finalidad de contar con la información a tiempo real. El sistema permitirá
el ingreso de datos en el momento en que se elaboren los documentos fuente. Las cuentas
genéricas contaran con las subcuentas auxiliares o analíticas en las cuales se registraran los
datos que permitan explicar en forma singularizadas cada uno de los movimientos y facilite
la realización de diferentes tipos de controles. El sistema permitirá la elaboración de los
estados financieros básicos, contemplados en la NIC 1, de forma directa y automática. La
contabilidad estará bajo la responsabilidad de un CPA, la información contable debe ser
entregada a las instancias pertinentes con los análisis estandarizados y las revelaciones de
cada uno de los grupos de cuentas. Los asientos contables serán respaldados con los
egresos de bancos, egresos de bodega y los comprobantes de diario, todos estos será pre
enumerados, mensualmente se realizaran conciliaciones bancarias en forma trimestral se
presentara análisis con relación a los presupuestos.
GERENTE GENERAL
64
4.4.2
POLITICA GENERAL
PG#002
TEMA: ORGANIZACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
OBJETIVO: Establecer directrices generales para una organización financiera eficiente
FECHA: _____________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
El departamento financiero, en el cual consta el área contable estará conformado por las
siguientes dependencias:
Figura 4.5 Esquema Básico Departamento Financiero
El gerente financiero será el encargado de trabajar conjuntamente con el contador general
para la organización interna del departamento en funciones, actividades y
responsabilidades de todos quienes conformen el departamento financiero, además es
responsabilidad del gerente financiero la supervisión del correcto desempeño de sus
subordinados.
El contador general será el jefe inmediato de los auxiliares contables, con la finalidad de
resolver los inconvenientes que se presenten en el desempeño normal del área contable, el
Dep
arta
men
to F
inan
cier
o
Gerente Financiero
Jefatura Contable -Contador General
Asistente de Gerencia
Auxiliares Contables
65
contar general rendirá cuentas a la gerencia financiera y general cuando sea necesario, para
lo cual la información contable debe permanecer al día y estar actualizada.
Los asistentes de gerencia y auxiliares contables tendrán claramente establecido sus
funciones y responsabilidades para con sus superiores, a quienes rendirán cuenta de su
trabajo y quienes supervisaran todo el proceso financiero-contable.
El departamento financiero se organizara mensualmente en tener una reunión con todos sus
integrantes, con la finalidad de consolidar la información previo a la emisión de reportes
hacia la gerencia, con esto se busca fomentar el trabajo en equipo y mitigar el riesgo de
información deficiente no fiable y no razonable a la realidad de la empresa.
El cumplimiento de esta política estará a cargo en primera instancia de la gerencia
financiera y en segunda instancia podrá intervenir la gerencia general.
GERENTE GENERAL
66
4.4.3
POLITICA GENERAL
PG#003
TEMA: GESTIÓN DEL ÁREA CONTABLE
OBJETIVO: Establecer directrices generales para la gestión contable
FECHA: _____________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
El manejo de las actividades dentro del área contable estarán supervisadas por la jefatura
contable y la gerencia financiera, para simplicidad de los procedimientos se ha agrupado
las actividades del área en grupos específicos, estos grupos son:
- Actividades de Aprobación
- Revisión de Requerimientos
- Registro de Información
- Recaudación o Cobros
- Actividades de Control
Para cada una de las actividades antes mencionadas existirán las reglas y procedimientos
específicos que simplificaran el trabajo de los funcionarios del área contable, además es
responsabilidad de los funcionarios revisar la documentación requerida antes del registro
de la información contable en el sistema.
La gerencia financiera controlara el desempeño de los funcionarios de acuerdo a sus
asignaciones y podrá levantar reuniones de trabajo semanales para la coordinación de
actividades en caso de ser necesario. Es responsabilidad de cada trabajador rendir cuenta
de sus obligaciones con la empresa a su inmediato superior, de esta forma se fomenta el
control y se asegura un trabajo eficiente.
La presente política general estará controlada por la gerencia financiera y la jefatura
contable.
GERENTE GENERAL
67
4.4.4
POLITICA GENERAL
PG#004
TEMA: COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES ENTRE ÁREAS FUNCIONALES
OBJETIVO: Establecer directrices para la coordinación de trabajo entre áreas
relacionadas
FECHA: ______________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
Al ser Unique Rose una organización dinámica, con varias áreas funcionales, estas deben
estar coordinadas en ciertas actividades relacionadas, el área contable no es excluida de las
demás áreas en la empresa ya que se necesita del trabajo conjunto para llevar a cabo ciertos
procesos, es por esto que las áreas de Compras, Ventas y Facturación forman parte
importante del ciclo de actividades que culmina en el registro de información en el área
contable.
El área de compras se relaciona directamente al ser los encargados de la aprobación de la
adquisición de flor para un cliente específico y la actualización del inventario virtual de la
empresa, también coordina con contabilidad la gestión de pago a proveedores y notas de
créditos por baja calidad de flor.
El área de ventas junto con el área contable completan el proceso de venta y salida del
producto a su destino final, aquí interviene la facturación como documento y proceso
primordial para el despacho de la flor, también se coordinara la gestión de cobro de la
cartera y las notas de débito o crédito de clientes.
Toda actividad será coordinada entre los trabajadores de las áreas antes mencionadas, para
esto se pueden llevar a cabo distintas técnicas de socialización como pueden ser
memorandos, correo electrónico, chat en línea usando algún aplicativo, llamadas internas
entre departamentos y reuniones de trabajo entre representantes de cada área.
La presente política será controlada por la jefatura contable o contador general.
GERENTE GENERAL
68
4.4.5
POLITICA GENERAL
PG#005
TEMA: TIPOS DE CONTROL DE LAS ACTIVIDADES CONTABLES
OBJETIVO: Establecer de forma generalizada los tipos de control
FECHA: ______________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
Si bien es cierto los controles que se pueden llevar a cabo en el mundo empresarial son
muchos, e incluso dependiendo del grado de necesidad se pueden desarrollar controles
específicos o diseñados para satisfacer una necesidad particular. En el caso de Unique Rose
se optó por el uso de los tipos de control según la periodicidad, estos controles son:
Control Previo
Control Concurrente
Control Posterior
Retroalimentación
Control Previo.- Este tipo de control es el que se desarrollara antes de realizar una
actividad, por ejemplo la autorización por parte de un supervisor previo a la realización de
compra de mercadería o de un activo fijo, la aprobación de venta previa al despacho de la
flor hacia el cliente final, e incluso la ejecución presupuestaria es un control previo cuando
se revisa los montos presupuestados y los valores de los recursos monetarios ya usados.
Control Concurrente.- También se lo conoce como control de tipo continuo, y es aquel
que está presente durante la realización de una actividad sea cual sea su naturaleza, el éxito
del control concurrente radica en conocer el procedimiento de la actividad a realizar, es
decir los funcionarios u operarios deberán tener claro sus funciones y responsabilidades
competentes dentro del cargo que desempeñan y saber actuar con conocimiento de causa
procurando la optimización de los recursos asignados.
Control Posterior.- El control posterior está presente luego de realizadas las actividades,
registros, transacciones, reportes, entre otros, este control toma forma de revisión de estas
actividades bajo criterios profesionales para verificar si la actividad fue realizada
correctamente, comúnmente este tipo de control será aplicado por las jefaturas y gerencias
69
departamentales con la finalidad de dar o no fe de que las actividades cumplen los
estándares de información real, fiable y razonable luego de ser realizadas.
Retroalimentación.- La retroalimentación no es más que el proceso de socialización de las
fallas detectadas después de los controles para en una nuevo ocasión no cometer los
mismos errores, la retroalimentación estará presente cuando se difundan las fallas al
personal y se tomen los correctivos necesarios, este proceso estará a cargo por las jefaturas
de cada área de la empresa o a su vez por un delegado designado por la misma.
Todos los tipos de controles antes mencionados serán de carácter obligatorio para cada una
de las áreas funcionales de la empresa y es responsabilidad de los representantes de cada
área asegurar las disposiciones que se exponen en la presente política general.
GERENTE GENERAL
70
4.5 Políticas Funcionales para Unique Rose Farms Cía. Ltda.
Con base a las políticas generales antes mencionadas, se desglosaran políticas funcionales
correspondientes con la finalidad de expandir el campo de acción de las políticas a los
asuntos prioritarios que necesitan ser controlados. Las políticas funcionales desarrolladas
son:
Tabla 4.2 Políticas Funcionales para Unique Rose Farms
CÓDIGO NEXO DESCRIPCIÓN
PF#001 PG#001 Configuración del Sistema
contable
PF#002 PG#001 Ingreso de datos al sistema
PF#003 PG#001 Estados financieros básicos
PF#004 PG#001 Análisis Estandarizados
PF#005 PG#001 Contenido de los Presupuestos
PF#006 PG#001 Evaluación Presupuestaria
PF#007 PG#002 Estructura del Área Contable
PF#008 PG#003 Actividades de Aprobación
PF#009 PG#003 Actividades de Revisión de
Requerimientos
PF#010 PG#003 Actividades de Registro
PF#011 PG#003 Actividades de Recaudación
PF#012 PG#003 Actividades de Control
PF#013 PG#005 Control Previo
PF#014 PG#005 Control Concurrente
PF#015 PG#005 Control Posterior
PF#016 PG#005 Retroalimentación
71
4.5.1
POLITICA FUNCIONAL
PF#001
NEXO PG#001
ASUNTO: CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE
OBJETIVO: Establecer los elementos específicos relativos al sistema contable
FECHA: ________________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Compras
Para la emisión de la orden de configuración de un sistema contable específico para la
empresa se realizara un concurso de ofertas, la misma que será difundida a través de un
diario de circulación a nivel nacional. Contabilidad hará el diseño del sistema contable
señalando los contenidos específicos y el número de caracteres para los códigos, las
características de los reportes, así como de los análisis. A través de diagramas de flujo
señalara las relaciones que son necesarias para mantener un sistema de información fiable
y oportuno. El plan de cuentas estará estructurado en forma numérica con separación de
puntos entre los diferentes niveles. Se formaran conjuntos y subconjuntos dentro de los
activos, pasivo y patrimonio; A través de una regla se establecerá las características del
plan de cuentas, así como las denominaciones de los grupos, subgrupos, auxiliares y
analíticas. Para cada grupo genérico existirán procedimientos definidos, los reportes y sus
formatos serán estandarizados.
La presente política será controlada por el auditor interno o un delegado de la gerencia
financiera.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
72
4.5.2
POLITICA FUNCIONAL
PF#002
NEXO PG#001
ASUNTO: INGRESO DE DATOS AL SISTEMA
OBJETIVO: Establecer los puntos de ingreso de información al sistema contable
FECHA: ______________
USUARIOS: Departamento Contabilidad, ventas, compras, administración
Los puntos de ingresos de datos serán los siguientes:
Las compras de mercancías a partir de la orden de pedido se ingresaran integradamente al
sistema, las ventas desde el momento de la emisión de la aprobación de la orden de venta,
los gastos se ingresarán a partir de la emisión de cheques, los ingresos a partir de la
emisión del comprobante de ingreso, las compras de activos fijos se ingresan a partir de la
orden de compra aprobada por gerencia o el directorio de la empresa dependiendo de los
niveles jerárquicos establecidos en los estatutos.
Todos los comprobantes estarán legalizados, el libro diario estará conformado por el
conjunto de asientos que se realicen con base a los comprobantes antes citados.
Controlará esta política el jefe departamental de cada área en la cual esta política es usada.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
73
4.5.3
POLITICA FUNCIONAL
PF#003
NEXO PG#001
ASUNTO: ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS
OBJETIVO: Establecer la configuración básica de los estados financieros
FECHA: _______________
USUARIOS: Departamento Contabilidad, Ventas, Compras, Administración
Los estados financieros que se emitirán serán los siguientes:
- Estado de situación financiera
- Estado de resultados
- Estado de flujos de efectivo
- Estado de evolución patrimonial
El estado de situación financiera se emitirá a nivel de mayores generales y de subcuentas a
través de anexos se desglosaran los contenidos en sus diferentes niveles de las cuentas
operativas. Estos serán comparativos con el mes inmediato anterior. El estado financiero
anual será comparado con el respectivo del año anterior. Los estado financieros serán
analíticos es decir que permitirán contar con datos relativos a las variaciones tanto
absolutas como relativas.
El estado de resultados será expresado en lo relativo con egresos que contendrán la
información por tipos de productos, con base a estos se conformaran reportes analíticos. El
estado de resultados será comparativo con el mes anterior y con el promedio de años
anteriores; estos contendrán análisis verticales y horizontales, los verticales corresponden a
la relación de cada rubro frente a las ventas netas, los horizontales corresponden a las
variaciones absolutas y relativas.
El Estado de evolución patrimonial estará conformado por los principales rubros de este
grupo general como son el capital social, aportes de socios, primas de emisión de acciones,
reservas, otros resultados integrales y resultados acumulados, este estado será comparado
con el del año inmediato anterior con la finalidad de abstraer un análisis de la situación
patrimonial de la empresa.
74
El Estado de flujo de efectivo será llevado a cabo por el método directo, el cual está en
conformidad con la Superintendencia de Compañías, y presentara el desglose respectivo de
actividades de operación, inversión, financiamiento y la conciliación entre la ganancia o
pérdida neta y los flujos de operación, con la finalidad de establecer los límites de efectivo
adecuados para el funcionamiento de la empresa. Este estado por su cantidad de
información será realizado de forma mensual y estará sujeto a análisis cada tres meses para
controlar el flujo de efectivo de la entidad.
Todos los estados financieros antes mencionados tendrán sus respectivos análisis
estandarizados para asegurar la fidelidad de la información y la veracidad de los datos,
además la presentación anual del juego de estados financieros en conjunto con sus
respectivas notas aclaratorias serán sometidas a una reunión entre gerencia y directivos
para analizar cifrar y consensuar la toma de decisiones favorables para la empresa.
La presente política funcional estará controlada por la gerencia contable y financiera, o un
funcionario designado como encargado.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
75
4.5.4
POLITICA FUNCIONAL
PF#004
NEXO PG#001
ASUNTO: ANÁLISIS ESTANDARIZADOS
OBJETIVO: Establecer las bases de los análisis estadísticos por rubros.
FECHA: ______________
USUARIOS: Departamento Contabilidad, ventas, compras, administración
Con base a los datos ingresados el sistema configurará los siguientes análisis con base a
tablas estadísticas:
Estadística de evolución de activos por rubros genéricos de forma mensual y anual.
Evolución de los pasivos por acreedores, capacidad de pago y plazo de crédito de
forma mensual y anual con la opción a ser comparativos.
Evolución del patrimonio con desglose de capital social, aportaciones y
capitalizaciones.
Estadística de evolución de precios por productos y por periodos de acuerdo al
cambio estacionario de la flor.
Estadística del costo de ventas por productos, variedad de flor o grupo de flores de
forma mensual y anual.
Estadística de gastos de administración por conceptos (nómina, arriendos,
servicios) de forma mensual y anual comparativamente.
Estadística de ingresos mensuales anuales comparativos y evolución de los ingresos
operacionales y no operacionales.
Evolución de la fluctuación del capital, reservas, resultados acumulados y
resultados de cada periodo.
Estadística de las actividades de operación, inversión y financiamiento por
conceptos.
Estadística en volumen de ventas por cada uno de los tipos de flores, evolución de
las ventas en cantidades de producto, por precios y destinos de exportación.
Esta política estará bajo la vigilancia de la jefatura contable.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
76
4.5.5
POLITICA FUNCIONAL
PF#005
NEXO PG#001
ASUNTO: CONTENIDO DE LOS PRESUPUESTOS
OBJETIVO: Establecer el contenido de los presupuestos a realizar
FECHA: ______________
USUARIOS: Departamento Contabilidad, Administración
Con la finalidad de apoyar a la planificación financiera, la empresa realizara anualmente
presupuestos de ingresos y gastos, estos a su vez ayudaran a planear las operaciones y
controlar el uso de los recursos de la empresa, los presupuestos se consideran dinámicos y
flexibles y se los podrá realizar en el sistema contable bajo el siguiente detalle:
Presupuesto de Ingresos.- Este presupuesto constara de un desglose por tipo de ingresos
sean estos operacionales correspondientes a la exportación de flor, o no operacionales
recaudados por asesoría, intermediación, ente otros. También el sistema permitirá
configurar el presupuesto en caso de que se amplíe o disminuya a más o menos rubros.
Presupuesto de Gastos.- El presupuesto de gastos estará conformado por los grupos de
gastos de operación, gastos administrativos, gastos de ventas y otros, también se podrá
configurar este presupuesto agrupando los gastos de operación, inversión y financiamiento.
Es responsabilidad del área contable dar seguimiento a la relación real de los ingresos y
gastos con los presupuestos de manera mensual, con la finalidad de determinar variaciones
y buscar estrategias que eviten un desfase con el presupuesto.
Esta política funcional estará controlada por la gerencia contable y general de manera
conjunta.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
77
4.5.6
POLITICA FUNCIONAL
PF#006
NEXO PG#001
ASUNTO: EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA
OBJETIVO:
FECHA: ______________
USUARIOS: Departamento Contabilidad, Gerencia General
Los presupuestos de ingresos y gastos tendrán su debido seguimiento de ejecución y
evaluación por los funcionarios designados del área contable, con la finalidad de evitar un
desfase presupuestario y caer en déficit al no optimizar correctamente los recursos de la
empresa. Esta evaluación presupuestaria estará analizada a nivel de grupos y rubros
individuales, poniendo en relación los recursos ejecutados y el tramo pendiente por
ejecutar cuidando no sobrepasar los montos establecidos en el presupuesto tanto para
ingresos como para gastos.
La evaluación presupuestaria será realizada a manera de informe mensual por parte del
departamento contable dirigido a gerencia general, en el cual constara un análisis por
rubros tanto de ingresos como de gastos confrontado con los montos reales, además se
usara las herramientas estadísticas como tablas, cuadros evolutivos y gráficos para
simplificar la información y hacerla más concreta en cuanto al informe de evaluación
presupuestaria.
El cumplimiento de la presenta política estará a cargo por un funcionario competente del
área contable, con supervisión de la gerencia general.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
78
4.5.7
POLITICA FUNCIONAL
PF#007
NEXO PG#002
ASUNTO: ESTRUCTURA DEL ÁREA CONTABLE
OBJETIVO: Establecer los elementos específicos para orientar la política general de
organización financiera y contable
FECHA: ________________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Compras
La empresa tiene una organización de tipo formal, es decir se ven claramente las líneas de
autoridad y niveles jerárquicos de cada una de las áreas funcionales, en el caso del área
contable se tendrá en cuenta la siguiente división:
Figura 4.6 Estructura Jefatura Contable
La jefatura contable será la máxima autoridad dentro del área, este cargo podrá ser
desempeñado por un delegado de la gerencia general que cumpla con el perfil profesional
adecuado, o a su vez quien represente la jefatura será el contador general CPA.
El asistente administrativo-contable será el vínculo entre contabilidad con la
administración o gerencia general, por lo tanto desempeñara tanto funciones de tipo
contable y administrativas, y será asesorado por el contador general.
Jefatura Contable
Auxiliar Contable
Funcionarios Varios
Contador General
Asistente Administrativo-
Contable
79
El auxiliar contable será el principal elemento operativo del área de contabilidad y estará
encargado del registro de información en el sistema bajo los estándares requeridos y
rindiendo cuentas a su jefe inmediato superior que es el contador general. Los funcionarios
varios estarán conformados por el personal que apoye al área contable pero que no tienen
un rol trascendental dentro de la misma por ejemplo mensajería, asesores externos, agentes
de ventas o cobros, entre otros.
Es indispensable la coordinación entre todas las dependencias antes mencionadas, por lo
tanto se establece que existirán reuniones de trabajo con todo el personal del área por lo
menos una vez al mes, estar reuniones serán llevadas a cabo a manera de sesión por lo cual
existirá un acta con las observaciones pertinentes de la reunión, en estas reuniones se
trataran temas como la organización de las actividades del mes, planteamiento de
sugerencias, elaboración de un cronograma de actividades, delegación de funciones y
elaboración de un plan de trabajo el cual será revisado por la gerencia financiera y gerencia
general antes de ponerlo en ejecución.
La presente política funcional está bajo el control de la jefatura contable y gerencia
financiera.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
80
4.5.8
POLITICA FUNCIONAL
PF#008
NEXO PG#003
ASUNTO: ACTIVIDADES DE APROBACIÓN
OBJETIVO: Determinar las generalidades de las actividades de aprobación
FECHA: ________________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
Es necesario delimitar las aprobación para ciertas actividades que no pueden ser realizadas
directamente por un funcionario sin previa revisión y aprobación de un supervisor, jefe,
gerente o delegado de la gerencia, las principales actividades que requieren una aprobación
previa dentro de la empresa serán las siguientes:
Compra de flor a proveedores nuevos u otros comercializadores de flor.
Venta de flor a clientes nuevos, o clientes considerados como riesgosos de cobro.
Pagos a asesores técnicos, legales o informáticos.
Pagos para terceros considerados personas naturales en representación de
proveedores.
Pagos de nómina, concesión de anticipos o préstamos por parte de la empresa.
Pagos al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Egreso de dinero para la creación o reposición de caja chica o fondos rotativos.
Registro de alguna transacción fuera del giro normal de la empresa.
Aceptación de créditos impuestos por baja calidad de flor por parte de clientes.
Registro de notas de crédito o débito para la empresa.
Anulación o eliminación de registros del sistema o documentación fuente.
Las actividades antes citadas deberán contar con la aprobación de la jefatura de
contabilidad, contador general o un delegado en su representación, para la legalización de
la aprobación deberá existir evidencia de la misma, esta puede ser una carta, correo, memo
o historial de conversación, no se aceptara por aprobado ninguna de las actividades antes
mencionadas solo con la comunicación informal verbal.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
81
4.5.9
POLITICA FUNCIONAL
PF#009
NEXO PG#003
ASUNTO: ACTIVIDADES DE REVISIÓN DE REQUERIMIENTOS
OBJETIVO: Determinar las generalidades de las actividades de revisión de
requerimientos previo al registro de transacciones o ingreso de información.
FECHA: ________________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
Las actividades de revisión se centran en verificar que se cumpla los estándares de la
información previo al ingreso al sistema, estos estándares son básicos y se relacionan con
la veracidad, fiabilidad y razonabilidad de los datos. A continuación se despliega la lista de
actividades de revisión principales dentro de la empresa:
Revisión de los datos dentro de la orden de pedido de flor hacia un proveedor
Revisión de la calidad del producto, detección de plagas, daño o rupturas
Revisión de la factura de proveedores y especificaciones del producto pedido
Revisión de los cálculos, empaque y precios de las facturas de compra de flor
Revisión de la guía de remisión, coordinación con agencia de carga, destino y
fechas de embarque
Revisión de la orden de despacho de la flor hacia el cliente
Revisión de la factura de venta, precios, cálculos, empaque, fechas de salida y
llegada.
Revisión global de rol de pagos y sus atributos (sueldos, horas extras, aportes,
descuentos, beneficios sociales, etc.)
Revisión del cálculo de impuestos, retenciones, información previo a la elaboración
de anexos y conciliaciones tributarias.
Revisión de comprobantes de ingreso, egreso, vales de caja, notas de crédito o
débito previo a su aprobación y emisión.
Revisión y conciliación diaria de los saldos bancarios previo al registro de débitos o
créditos en las cuentas.
Revisión de información básica previo al pago a proveedores (cuadre de estados de
cuenta).
82
Revisión de información proporcionada por clientes con respecto a cobros (detalles
de pago de facturas pendientes).
Revisión del archivo respectivo de cada uno de los documentos fuente que
sustentan las transacciones básicas (compra, venta, pagos, cobros, créditos, débitos)
de manera ordenada y guardando una relación cronológica.
La formalización de las revisiones serán las firmas, sellos o sumillas de los funcionarios
encargados y en caso de cualquier error o falencia se informara a supervisor inmediato
superior.
La aplicación de la presente política funcional estará bajo la responsabilidad de la jefatura
contable o contador general
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
83
4.5.10
POLITICA FUNCIONAL
PF#010
NEXO PG#003
ASUNTO: ACTIVIDADES DE REGISTRO
OBJETIVO: Determinar las generalidades de las actividades de registro de información
en el sistema contable
FECHA: ________________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
Los registros serán materializados en el sistema contable, dentro de este se tendrán dos
tipos de registros:
Registros Contables
Registros Administrativos
Registros Contables.- Sera registrada toda aquella información relacionada directamente
con el área contable y los grupos generales de cuentas (activo, pasivo, patrimonio,
ingresos, gastos), dentro de estos registros constara el de nómina, cada transacción tendrá
su respaldo documental y será ingresada en el sistema el mismo instante en que se apruebe
su registro, procurando así mantener la información al día y a tiempo real, esto permitirá
contar con información confiable, veraz y oportuna.
Registros Administrativos.- Los registros administrativos están sujetos a la disposición de
la gerencia general, este tipo de registros podrán o no ser parte del sistema informático de
la empresa o pueden ser realizados en formatos establecidos de acuerdo a la necesidad del
registro, dentro de este tipo de registro tenemos los documentos de respaldo de pólizas de
seguro, contratos de servicios o arrendamiento, contratos de trabajo de los empleados,
documentos legales como son escrituras públicas, políticas o manuales, e incluso
documentos de respaldo de la seguridad social, obligaciones con la administración tributara
y superintendencia de compañías.
El cumplimiento de lo estipulado en esta política será regulado por la gerencia financiera
en trabajo conjunto con la gerencia general.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
84
4.5.11
POLITICA FUNCIONAL
PF#011
NEXO PG#003
ASUNTO: ACTIVIDADES DE RECAUDACIÓN O COBRO
OBJETIVO: Determinar las generalidades de las actividades de recaudación en el proceso
de cobro de las ventas.
FECHA: ________________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
La gestión de cobro a los clientes de la empresa será realizada por el asistente
administrativo-contable en conjunto con un delegado del área de ventas como asesoría. La
recaudación de las ventas de flor se puede dar de las siguientes formas:
Pagos en cheques
Depósitos en efectivo en el banco nacional o internacional
Transferencias electrónicas
En el caso de pagos en cheques se coordinara con un mensajero para que retire el cheque
en las oficinas del cliente en cuestión, si es un cliente del extranjero se coordinara la
entrega del cheque con la filial en Estados Unidos que posee la empresa y en ambos casos
se solicitara un detalle de pago de las facturas que cubre el valor cancelado.
En caso de depósitos en efectivo en banco nacional o internacional se solicitara al cliente el
escaneado del comprobante de depósito más el detalle de pago de las facturas pendientes.
En caso de transferencias electrónicas, el encargado de actualizar los saldos bancarios
solicitara al cliente la confirmación de pago y el detalle de pago de dicha transferencia por
medio de correo electrónico.
Sera responsabilidad del asistente contable el registro de pagos de clientes en el sistema y
la actualización de saldos de clientes, para lo cual semanalmente presentara un resumen de
lo cobrado versus lo adeudado a manera de reporte de cartera hacia la jefatura contable y
gerencia financiera para su debido análisis.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
85
4.5.12
POLITICA FUNCIONAL
PF#012
NEXO PG#003
ASUNTO: ACTIVIDADES DE CONTROL
OBJETIVO: Determinar las generalidades de las actividades de control
FECHA: ________________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
El control dentro de las actividades señaladas anteriormente en las políticas funcionales 08,
09. 10 y 11 estará a cargo de la jefatura contable, contador general y gerencia financiera,
estos funcionarios ejercerán la actividad de control en todo el ámbito de acción del área
contable, el contador general supervisara el cumplimiento de las responsabilidades de los
auxiliares contables y trabajaran en conjunto para optimizar la calidad de la información.
En cambio el gerente financiero será la cabeza del control supervisando a los asistentes
administrativos-contables y a la jefatura contable o contador general con la finalidad de
asegurar la eficiencia de toda el área y evitar errores o deficiencia en la información
contable-financiera.
Tanto auxiliares como asistentes llevaran un control propio de sus actividades delegadas,
es decir tendrán un detalle de las actividades realizadas diariamente para facilitar la
supervisión de sus inmediatos superiores.
La presente política funcional estará bajo el control de la jefatura contable y gerencia
financiera.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
86
4.5.13
POLITICA FUNCIONAL
PF#013
NEXO PG#005
ASUNTO: CONTROL PREVIO
OBJETIVO: Orientar la aplicación del control previo en las actividades del área contable
FECHA: ________________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
El control previo se lo aplicara antes del registro de información en el sistema, cuidando
así que la información este completa, sea la adecuada y cumpla con los requerimientos
necesarios, el control previo estará presente principalmente en las siguientes actividades:
Previo a la compra se revisara el inventario de flor de la empresa antes de la
emisión de una orden de pedido hacia algún proveedor.
Antes de la emisión formalizada de la orden de pedido se revisara la cantidad, tipo
de empaque, precios y variedad de flor.
Previo al registro de las facturas de proveedores se cruzara información con la
orden de pedido correspondiente para asegurar los valores, cálculos y concordancia
con lo solicitado.
Antes del pago a proveedores se verificara el saldo adeudado, la autorización de la
emisión de cheque o pago en efectivo y el respectivo comprobante de egreso.
Previo a la venta y despacho del producto al cliente se realizara el control de
calidad de la flor y se confirmara el envío por parte de un funcionario delegado.
Antes de la emisión de una factura para el cliente final se confirmara los precios,
cantidades y empaque de la flor en conjunto con el pedido del cliente.
En el caso de pago a proveedores, pagos a terceros, pago de servicios o asesorías,
pago de compras de activos fijos, se evaluara la ejecución presupuestaria de estos
rubros para evitar un desfase.
La aplicación de la presente política funcional será supervisada por la jefatura contable.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
87
4.5.14
POLITICA FUNCIONAL
PF#014
NEXO PG#005
ASUNTO: CONTROL CONCURRENTE
OBJETIVO: Orientar la aplicación del control concurrente en las actividades del área
contable
FECHA: ________________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
El control concurrente se materializa en el momento de realizar la acción, es decir si se
presente algún problema se lo resuelve en ese mismo instante, este tipo de control es
realizado por los funcionarios que día a día realizan las actividades principales del área
contable, dentro de este control se observan las siguientes actividades:
Revisión de la veracidad de la información mientras se ingresa al sistema.
Revisión de la información que consta en los diferentes tipos de comprobantes.
En caso de registro de transacciones se controlara las cuentas contables, auxiliares,
valores y cálculos respectivos.
Verificación del cumplimiento de las normas mientras se realiza las actividades.
Control de seguimiento al proceso de exportación de flor desde el despacho hasta la
entrega al cliente final.
Verificación del cumplimiento de los procesos de compra, venta y registro de
información.
Control continuo de las actividades realizadas por los auxiliares y asistentes por
parte de sus supervisores.
Control de la calidad y cantidad de trabajo de todos los funcionarios que conforman
el área contable.
Verificación del cumplimiento de las políticas internas, generales, funcionales,
reglas y procedimientos por parte de las autoridades de cada área funcional.
La presente política será controlada por la gerencia financiera y gerencia general.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
88
4.5.15
POLITICA FUNCIONAL
PF#015
NEXO PG#005
ASUNTO: CONTROL POSTERIOR
OBJETIVO: Orientar la aplicación del control posterior en las actividades del área
contable
FECHA: ________________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
El control posterior se plasmara luego de haber realizado las actividades en el área
contable, las principales acciones sujetas a este tipo de control son las siguientes:
Conciliación de saldos adeudados por los clientes y emisión de su respectivo estado
de cuenta
Conciliación de saldos de los proveedores y cruce de información con estados de
cuenta recibidos.
Conciliación de saldos bancarios, tanto del banco nacional como internacional,
tomando en cuenta cheques girados y no cobrados, débitos por comisiones o
impuestos, créditos por intereses, transferencias en proceso, entre otros.
Revisión general de las partidas que conforman los estados financieros previo a la
emisión de reportes a gerencia.
Revisión de suministro de existencias materiales por constatación física, como son
papelería, suministros de limpieza, tóner, tintas, entre otros.
Análisis de la gestión de venta y recaudación confrontando el total de venta con los
valores cobrados.
Revisión de información ingresada al sistema previo a la elaboración de reportes de
ventas, cartera vencida, pagos, ejecución presupuestaria, flujos de caja, declaración
de impuestos.
La presente política funcional estará bajo la custodia de la gerencia financiera.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
89
4.5.16
POLITICA FUNCIONAL
PF#016
NEXO PG#005
ASUNTO: RETROALIMENTACIÓN
OBJETIVO: Orientar la aplicación de la retroalimentación en las actividades del área
contable
FECHA: ________________
USUARIOS: Gerente general, Contabilidad, Finanzas
El proceso de retroalimentación comenzará cuando se terminen las actividades antes
mencionadas en la política funcional 015 (control posterior), la retroalimentación se
materializará en las reuniones de trabajo del personal contable en las cuales se dara a
conocer las deficiencias detectadas en cada uno de los tipos de control antes mencionados,
estas deficiencias serán discutidas con el personal involucrado con la finalidad de
determinar las causas de los errores, formas de solucionarlo y la manera de mitigar la
reincidencia de los mismos.
Sera responsabilidad de la jefatura contable y de la gerencia financiera llevar a cabo el
proceso de retroalimentación por lo menos una vez al mes, con esto se busca solidificar la
eficiencia del personal del área contable, evitar información no confiable y asegurar la
razonabilidad de los datos reflejados tanto en el sistema como en los reportes emitidos
hacia la gerencia.
Constará como evidencia el acta resumen de la reunión del personal contable en la cual se
adjuntara los temas tratados, las deficiencias detectadas en conjunto con sus causas y las
soluciones propuestas, este documento quedara de respaldo y será archivado para
constancia de los procesos de retroalimentación.
La presente política estará bajo el control de la gerencia financiera.
Elaborado por: Gerente Financiero Aprobado por: Gerente general
90
4.6 Reglas Asociadas a las Políticas Funcionales para Unique Rose Farms Cía. Ltda.
Las reglas son disposiciones desprendidas de las políticas funcionales, las cuales aclaran
asuntos a los cuales estas políticas se refieren y facilita la interpretación de las mismas de
manera más precisa, la codificación asignada para las reglas será la letra R y las principales
reglas asociadas serán las siguientes:
Tabla 4.3 Reglas Asociadas para Unique Rose Farms
CÓDIGO NEXO DESCRIPCIÓN
R#001 PF#001 Características del Plan de
Cuentas
R#002 PF#002 Especificaciones del Ingreso de
Información
R#003 PF#003 Estado de Situación Financiera
R#004 PF#003 Estado de Resultados
R#005 PF#003 Estado de Cambios en el
Patrimonio
R#006 PF#003 Estado de Flujos de Efectivo
R#007 PF#003 Notas a los Estados Financieros
R#008 PF#004 Características de los Análisis de
Activos
R#009 PF#004 Características de los Análisis de
Pasivos
R#010 PF#004 Características de los Análisis de
Patrimonio
R#011 PF#004 Características de los Análisis de
Ingresos
R#012 PF#004 Características de los Análisis de
Gastos y Egresos
R#013 PF#005 Periodo de Elaboración de
Presupuestos
R#014 PF#008 Reglas sobre Actividades de
Aprobación
R#015 PF#009 Reglas sobre Actividades de
Revisión
R#016 PF#010 Reglas sobre Actividades de
Registro
R#017 PF#011 Reglas sobre Actividades de
Recaudación
R#018 PF#012 Reglas sobre Actividades de
Control
91
4.6.1
REGLA
R#001
NEXO PF#001
ASUNTO: CARACTERÍSTICAS DEL PLAN DE CUENTAS
FINALIDAD: Establecer los elementos básicos y clasificación de los principales grupos
de cuentas.
FECHA: ________________
El plan de cuentas es el documento en el cual se establece los grupos generales de las
cuentas contables, las cuentas de mayor y los mayores auxiliares, estas cuentas estarán
codificadas, en concordancia con las NIIF y principalmente cubrirán las necesidades de la
empresa. A continuación se despliega la organización del plan de cuentas para Unique
Rose Farms:
Tabla 4.4 Propuesta de Plan de Cuentas
CODIFICACIÓN NOMBRE CUENTA
1 A C T I V O S
1.1. ACTIVO CORRIENTE
1.1.1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
1.1.1.1. CAJA
1.1.1.1.01 Caja Chica
1.1.1.2. BANCOS
1.1.1.2.01 BANCO NACIONAL
1.1.2. ACTIVO FINANCIEROS
1.1.2.1. DCTOS. Y CTAS. X COBRAR CLIENTES NO RELACIONADOS
1.1.2.1.01 CLIENTES VARIOS
1.1.2.7. PRESTAMOS ANTICIPOS EMPLEADOS
1.1.2.7.01 ANTICIPO A PERSONAL
1.1.3. ACTIVO REALIZABLE
1.1.3.1. INVENTARIOS
1.1.3.1.01 Flores compradas
1.1.3.1.02 Flores en proceso de empaque
1.1.3.1.03 Flores Empaquetadas
1.1.3.2. IMPORTACIONES EN TRANSITO
1.1.3.2.01 Importación OP00001
1.1.4. SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS
1.1.4.1. IMPUESTOS ANTICIPADOS
1.1.4.2. GASTOS ANTICIPADOS
1.1.4.2.01 Arriendos
1.1.4.2.02 Seguros
1.1.4.4. ANTICIPO A TERCEROS
1.1.4.4.99 OTROS ANTICIPOS A TERCEROS
92
1.1.5. ACTIVO POR IMPUESTOS CORRIENTES
1.1.5.1. CREDITO TRIBUTARIO EMPRESA (IVA)
1.1.5.1.01 RETENCIONES 30%
1.1.5.1.02 RETENCIONES 70%
1.1.5.1.03 RETENCIONES 100%
1.1.5.1.10 IVA COMPRA PROVEEDORES
1.1.5.2. CREDITO TRIBUTARIO EMPRESA (I.R.)
1.1.5.2.01 RETENCION EN LA FUENTE
1.1.5.3. ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA
1.1.5.3.01 ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA
1.1.5.9. CREDITO TRIBUTARIO IVA
1.1.5.9.01 CREDITO TRIBUTARIO IVA
1.1.7. OTROS ACTIVOS CORRIENTES
1.1.7.1. PRESTAMOS ACCIONISTAS Y OTROS
1.1.7.1.01. PRESTAMO ACCIONISTAS Y OTROS
1.1.7.1.01.001 SAMANIEGO JUANCARLOS
1.1.7.8. OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.1.7.8.98 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.1.7.9. OTROS ACTIVOS CORRIENTES
1.1.7.9.01 DEPOSITOS EN GARANTIA
1.2. ACTIVO NO CORRIENTE
1.2.1. PROPIEDAD PANTA Y EQUIPOS (ACTIVO FIJO)
1.2.1.2. DEPRECIABLE
1.2.1.2.01 Equipos de Computación
1.2.1.2.02 Muebles y Enseres
1.2.1.2.04 Herramientas mecánicas
1.2.1.2.08 Electrodomésticos
1.2.1.2.09 Equipo de oficina
1.2.1.2.10 DEPREC. ACUM. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1.2.1.6.90 DEPRECIACION OTROS ACTIVOS FIJOS
1.2.2. PROPIEDADES DE INVERSION
1.2.2.1. TERREROS
1.2.2.1.01 TERRENOS
1.2.2.2. EDIFICIOS
1.2.2.2.01 EDIFICIOS
1.2.2.3. DEPRECIACION ACUM.PROPIEDAD DE INVERSION
1.2.2.4. DETERIORO ACUMULADA PROPIEDAD DE INCERSION
2 PASIVOS
2.1. PASIVO CORRIENTE
2.1.02. OBLIGACIONES FINANCIERAS
2.1.02.01 Obligaciones Financieras capital
2.1.02.02 Obligaciones financieras intereses
2.1.03 OBLIGACIONES COMERCIALES
2.1.03.01 CTAS. Y DTOS. POR PAGAR PROVEEDORES
2.1.03.02 PROVEEDORES DE INTERMEDIACION FLORES
2.1.04. OBLIGACIONES SOCIALES
2.1.04.01 REMUNERACIONES POR PAGAR
2.1.04.02 BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
93
2.1.07. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
2.1.07.1. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS IVA
2.1.07.1.01 IVA 12% VENTAS
2.1.07.1.08 RETENCION IVA 30%
2.1.07.1.09 RETENCION IVA 70%
2.1.07.1.10 RETENCION IVA 10%
2.1.07.2. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS RET.FTE.
2.1.07.2.302 IMPUESTO RENTA PERSONAL CIA
2.1.07.2.303 SERVICIOS PROFESIONALES
2.1.07.2.304 SERVICIOS PROFESIONALES PREDOMINIE INTELECTO
2.1.07.2.310 TRANSPORTE
2.1.07.2.312 COMPRA DE BIENES CORPORALES
2.1.07.2.320 ARRIENDO BIENES INMUEBLES
2.1.07.2.322 SEGUROS Y REASEGUROS
2.1.07.2.340 OTRAS RETENCIONES
2.1.07.2.341 OTRAS RETENCIONES 2%
2.1.07.2.399 IMPUESTO A LA RENTA CIA.
2.1.07.3. IESS POR PAGAR
2.1.07.3.01 IESS POR PAGAR
2.1.07.3.02 FONDOS DE RESERVA
2.1.07.3.03 PRESTAMO EMPLEADOS IESS
2.1.07.4. BENEFICIOS POR LEY EMPLEADOS
2.1.07.4.01 DECIMO TERCER SUELDO
2.1.07.4.02 DECIMO CUARTO SUELDO
2.1.07.4.03 VACACIONES POR PAGAR
2.1.07.4.90 INDEMNIZACION DESAHUCIO
2.1.07.4.91 JUBILACION PATRONAL
2.1.07.5. PARTICIPACION EMPLEADOS UTILIDADES
2.1.07.5.01 PARTICIPACION UTILIDADES EMPLEADOS
2.1.07.6. DIVIDENDOS SOCIOS
2.1.07.6.01 DIVIDENDOS POR PAGAR SOCIOS
2.1.09. OTRAS CUENTAS POR PAGAR ACCIONISTAS
2.1.09.01 CUENTAS POR PAGAR SOCIOS
2.1.10. ANTICIPO DE CLIENTES
2.1.10.950 CLIENTES VARIOS
2.1.13. OTROS PASIVOS CORRIENTES
2.1.13.4. SUELDOS POR PAGAR
2.1.13.4.001 JACKELINE
2.1.13.4.002 LUCAS TEODORO
2.1.13.4.005 MATAMORROS ALEXANDRA
2.1.13.4.100 SAMANIEGO SAMANIEGO JUAN CARLOS
2.1.13.4.511 SAMANIEGO JUAN
2.1.13.4.512 PATINO HENRY
2.1.13.4.513 PENAHERRERA ANDRADE MELIDA SUSANA
2.1.13.5. OTROS BENEFICIOS EMPLEADOS
2.2. PASIVO NO CORRIENTE
2.2.1. PASIVO LARGO PLAZO
2.2.1.1. JUBILACION PATRONAL
94
2.2.2 OBLIGACIONES FINANCIERAS LARGO PLAZO
3 PATRIMONIO NETO
3.1. CAPITAL Y RESERVAS
3.1.1. CAPITAL SOCIAL
3.1.1.1. CAPITAL PAGADO
3.1.1.1.01 SAMANIEGO JUAN
3.1.1.1.02 LILIA GUAMBA
3.1.2. RESERVAS Y APORTES
3.1.2.1. RESERVAS
3.1.2.1.01 Reserva Legal
3.1.2.1.02 Reserva Estatutaria
3.1.2.1.03 Reserva Facultativa
3.1.2.1.04 APORTES FUTURAS CAPITALIZACIONES
3.2. RESULTADOS ACUMULADOS
3.2.1. Resultado acumulados año …
3.2.2 RESULTADOS ACUMULADOS ADOPCION NIIF
3.2.3 RESULTADOS DEL AÑO CORRIENTE
4 INGRESOS
4.1. INGRESOS OPERACIONES ORDINARIAS
4.1.1. VENTAS
4.1.1.01 VENTAS NACIONALES
4.1.1.02 VENTAS AL EXTERIOR
4.1.1.03 VENTAS DE SERVCIOS
4.1.1.03.01 POR SERVICIOS DE ASESORIA
4.1.1.04 INGRESO POR INTERMEDACION COMERCIAL
4.1.2. DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES
4.2. INGRESOS NO OPERACIONALES
4.2.1. Otros Ingresos
4.2.1.1. Otros Ingresos
4.2.1.1.01 INTERESES FINANCIEROS
4.2.1.1.02 OTROS INGRESOS
4.2.1.1.03 Varios
5 GASTOS
5.1. GASTOS ADMINISTRATIVOS QUITO
5.1.1. GASTOS SUELDOS DE PERSONAL
5.1.1.01 SUELDO
5.1.1.10 COMISIONES
5.1.2. BENEFICIOS SOCIALES PERSONALES
5.1.2.01 DECIMO TERCER SUELDO
5.1.2.02 DECIMO CUARTO SUELDO
5.1.2.03 APORTE PATRONAL IESS
5.1.2.04 FONDOS DE RESERVA
5.1.2.05 VACACIONES
5.1.2.20 BONO DE GESTION
5.1.2.29 CAPACITACION A PERSONAL
5.1.2.30 LIQUIDACION DE HABERES
5.1.3. SERVICIOS BASICOS
5.1.3.01 AGUA
95
5.1.3.02 LUZ
5.1.3.03 TELEFONO
5.1.3.04 INTERNET
5.1.4. IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
5.1.4.01 PATENTES MUNICIPALES
5.1.4.99 OTROS IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
5.1.5. GASTOS DE COMERCIALIZACION
5.1.5.01 HONORARIOS
5.1.5.05 PUBLICIDAD
5.1.5.06 MANTENIMIENTOS
5.1.5.07 ALICUOTA COMUNAL EDIFICIO
5.1.5.08 AGASAJO Y ACTOS SOCIALES
5.1.5.10 GASTOS DE VIAJE
5.1.5.11 MOVILIZACION
5.1.5.12 TRANSPORTE
5.1.5.13 LIMPIEZA DE OFICINA
5.1.5.14 GASTOS BANCARIOS
5.1.5.15 LAVANDERIA
5.1.5.16 SEGUROS
5.1.5.17 ALIMENTACION
5.1.5.18 GASTOS CAJA CHICA
5.1.5.19 GASTOS BANCARIOS
5.1.5.30 BAJA DE ACTIVOS FIJOS
5.1.5.39 GASTOS NO DEDUCIBLES
5.1.5.40 SERVICIOS OCASIONALES
5.1.5.50 NOTARIOS PUBLICOS
5.1.5.80 IVA NO CARGADO AL GASTO
5.1.5.90 OTROS GASTOS BAJA IMPUESTOS RET.X ANTICIPADO
5.1.5.97 OTRAS GASTOS BAJAS
5.1.5.98 OTROS SERVICIOS
5.1.5.99 GASTOS FINANCIEROS
5.1.9. INTERESES BANCARIOS
5.1.9.01 INTERES PRESTAMOS BANCARIOS
5.9. DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
5.9.01. DEPRECIACIONES
5.9.01.01 DEPRECIACION VEHICULOS
5.9.01.02 DEPRECIACIONES EQUIPOS DE COMPUTACION
5.9.01.03 DEPRECIACION MUEBLS Y ENSERES
5.9.02. AMORTIZACIONES
5.9.02.01 AMORTIZACION GASTOS DE CONSTITUCION
5.10 OTROS EGRESOS
La presente regla asociada estará bajo el control de la jefatura contable.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
96
4.6.2
REGLA
R#002
NEXO PF#002
ASUNTO: ESPECIFICACIONES DEL INGRESO DE INFORMACIÓN AL SISTEMA
CONTABLE
FINALIDAD: Establecer los elementos básicos y clasificación de los principales grupos
de cuentas.
FECHA: ________________
Como reglas se establecerá las siguientes consideraciones para ingresar información al
sistema contable:
En primer lugar antes del registro de datos se verificara la constancia de la información de
manera completa, es decir que cumpla con todos los requerimientos, por ejemplo, en el
caso de una compra deberá existir todos los documentos de respaldo como son orden de
pedido, aprobación de pedido, factura del proveedor, confirmación de que los valores son
correctos y por último el registro de los datos en el sistema informático.
Toda actividad o transacción que requiera ser registrada en el sistema contable, cumplirá
con las especificaciones antes mencionadas, y dichas transacciones serán registradas el
mismo día en la que se llevaron a cabo las actividades que generaron la transacción
contable, en el caso de no contar con la información completa ni las aprobaciones
requeridas dicha transacción será registrada a más tardar al día siguiente de efectuada a
primera hora por el funcionario encargado.
En caso de existir varias transacciones incompletas o no aprobadas por un funcionario
competente se dará viso a la brevedad posible al supervisor inmediato superior, en caso de
los auxiliares contables darán a conocer esta novedad al contador general, y en caso de los
asistentes administrativos podrán buscar apoyo al contador general o gerente financiero.
La aplicación de la presente regla estará bajo la supervisión de la jefatura contable.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
97
4.6.3
REGLA
R#003
NEXO PF#003
ASUNTO: ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
FINALIDAD: Establecer los parámetros del Estado de Situación Financiera.
FECHA: ________________
El estado de situación financiera estará acorde al plan de cuentas establecido por la
empresa en la regla R#001 en los grupos del activo, pasivo y patrimonio los cuales
conforman la ecuación contable, este estado financiero será realizado automáticamente por
el sistema informático, para lo cual la información debe ser oportuna y a tiempo real, pero
por disposición de gerencia se lo emitirá una vez al mes y será presentado a más tardar 3
días después del cierre mensual con sus respectivas notas aclaratorias de ser necesario.
El objetivo de esta regla es asegurar que el estado de situación financiera contenga el
mínimo número de errores o inconsistencias, con la finalidad de orientar a la gerencia a la
correcta toma de decisiones para el siguiente mes. Cabe recalcar que el modelo de estado
de situación financiera estará acorde a las normas internacionales de información
financiera avaladas por la superintendencia de compañías.
El estado de situación financiera anual presentado al cierre del ejercicio contable será
revisado por los pilares del área contable que son contador general y gerente financiero, los
cuales junto con los funcionarios del área participaran en la consolidación de notas
aclaratorias y análisis estandarizados competentes previos a la presentación en una reunión
formal con la gerencia general. Este estado financiero anual será presentado a más tardar la
segunda semana de enero de todos los años.
El cumplimiento de esta regla en particular estará a cargo de la jefatura contable.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
98
4.6.4
REGLA
R#004
NEXO PF#003
ASUNTO: ESTADO DE RESULTADOS
FINALIDAD: Establecer los parámetros del Estado de Resultados.
FECHA: ________________
El estado de resultados mostrara la relación entre ingresos y gastos de la empresa, estará de
acuerdo al plan de cuentas propuesto y se elaborara de manera mensual, para lo cual se
cruzara la información correspondiente a las ventas del mes y gastos mensuales, en fin
todos aquellos rubros que de conformidad a la superintendencia de compañías deben ser
reflejados en el estado de resultados. Previo a la elaboración de este estado financiero se
consolidara la información de las ventas y de los gastos mediante los reportes de ventas y
de gastos mensuales, esta información será analizada y cruzada con los comprobantes de
ingreso y egreso para certificar la confiabilidad de la información.
El estado de resultados mensual estará acompañado de sus respectivas notas explicativas
de ser necesario o cualquier otro análisis estandarizado para la presentación a la gerencia,
pero el estado de resultados anual obligatoriamente tendrá todas sus observaciones y
análisis correspondientes. Este estado financiero se lo realizara de forma automática por
parte del sistema contable, para lo cual la información competente debe ser oportuna y
debe ser presentado en conjunto con los demás estados financieros a más tardar a la
segunda semana de enero de todos los años.
Esta regla estará bajo la observancia de la jefatura contable.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
99
4.6.5
REGLA
R#005
NEXO PF#003
ASUNTO: ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
FINALIDAD: Establecer los parámetros del Estado de Cambios en el Patrimonio.
FECHA: ________________
El estado de cambios en el patrimonio representara la relación entre varios elementos como
son el capital social, aportes de los socios, la emisión de acciones, las reservas, otros
resultados integrales, resultados acumulados y resultados del periodo, todos estos
elementos serán variables de juicio para la toma de decisiones adecuada con respecto al
patrimonio de la empresa.
Este estado financiero estará de acuerdo al plan de cuentas propuesto para la empresa y
guardara concordancia con las NIIF y los requerimientos de la superintendencia de
compañías, debido al lento flujo de información de este estado será el único que se realice
de manera trimestral para su análisis con sus respectivas notas u observaciones y los
análisis estandarizados de las partidas que lo conformen.
El estado de cambios en el patrimonio anual será presentado en conjunto con los demás
estados financieros adjuntando las notas pertinentes y análisis respectivos previa
aprobación de la gerencia financiera para la presentación a la gerencia general, al igual que
los demás estados tendrá el plazo máximo de presentación hasta la segunda semana de
enero de todos los años.
La regla estipulada anteriormente será controlada por la jefatura contable.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
100
4.6.6
REGLA
R#006
NEXO PF#003
ASUNTO: ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
FINALIDAD: Establecer los parámetros del Estado de Flujos de Efectivo.
FECHA: ________________
El estado de flujos de efectivo será presentado de manera mensual hacia la gerencia
general una vez aprobado por la gerencia financiera, al cerrar el mes se tendrá un plazo de
3 días máximo para ser presentando en conjunto con el estado de situación y el estado de
resultados, este estado será de carácter automático por parte del sistema, el cual permitirá
configurar el método de elaboración del mismo (directo o indirecto), pero para mayor
análisis de preferencia se usara el método directo desglosando los rubros que conforman
las actividades de operación, inversión y financiamiento.
Los flujos de efectivo serán una herramienta crítica para el análisis de las fuentes y usos de
recursos, por tanto previo a la elaboración del estado de flujos de efectivo se requerirá la
revisión de los reportes de los rubros que intervengan en este estado financiero. El estado
de flujos de efectivo anual será presentado hacia la gerencia en conjunto con los demás
estados financieros adjuntando sus respectivas notas, observaciones y análisis
estandarizados.
Adicional a las notas y análisis respectivos del estado de flujo de efectivos, se presentara
un anexo con el carácter de obligatorio para conciliar la ganancia o pérdida neta con los
flujos de operación, este anexo se lo realizara en el estado de flujos de efectivo anual y
estará sujeto a análisis por parte de la gerencia financiera y gerencia general.
La presente regla estará bajo el control de la jefatura contable.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
101
4.6.7
REGLA
R#007
NEXO PF#003
ASUNTO: NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
FINALIDAD: Establecer los parámetros de las notas a los estados financieros
FECHA: ________________
Las notas a los estados financieros serán preparadas mensualmente de acuerdo a la
necesidad y si se consideran oportunas como adjuntos a los estados financieros, estas notas
serán elaboradas por la jefatura contable con el apoyo de sus auxiliares y contaran con la
aprobación de la gerencia financiera antes de ser presentadas a la gerencia general.
Considerando que el objetivo de las notas a los estados financieros según las NIIF es ser de
ayuda para la óptima interpretación de los estados financieros y de las principales políticas
y prácticas contables que sustentan la elaboración de los estados, se propone la siguiente
estructura para las mismas:
Presentación de las principales políticas y prácticas contables adoptadas por la
empresa.
Presentación ordenada de las aclaraciones al estado de situación financiera,
comenzando por el Activo, principalmente a los rubros considerados como
prioritarios (Efectivo y equivalentes, Activos financieros, Inventarios, Propiedad,
planta y equipo, entre otros).
Presentación de las notas asociadas a los Pasivos (Proveedores, obligaciones
tributarias, seguridad social, pasivos largo plazo, etc.).
Notas explicativas para el grupo de patrimonio en caso de ser necesario cuando la
empresa atraviese por cambios en el patrimonio por capitalizaciones, emisión de
participaciones, inversiones o aportaciones de socios, entre otros.
Presentación de las notas relacionadas con el estado de resultados, en concordancia
con los ingresos ordinarios o no ordinarios, costo de venta, gastos de operación, de
ventas y gastos financieros.
El cumplimiento de esta regla estará bajo el control de la gerencia financiera.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
102
4.6.8
REGLA
R#008
NEXO PF#004
ASUNTO: CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS A LOS ACTIVOS
FINALIDAD: Establecer los parámetros de los análisis a los activos
FECHA: ________________
En concordancia con la política funcional PF#004 se tienen los siguientes análisis
estandarizados para los activos de la empresa:
Estadística de evolución de activos por rubros genéricos de forma mensual y anual.
Estadística de las actividades de operación, inversión y financiamiento por
conceptos.
La estadística de evolución de activos se realizara en base a una tabla dinámica, la cual
permita hacer un mapeo de cada uno de los rubros que posee la empresa en su activo tanto
corriente como no corriente, las características principales de este análisis son las
siguientes:
Desglose mensual de las cuentas generales de los activos con opción de expandir a
cuentas auxiliares.
Cálculo de la variación mes a mes de cada uno de los rubros que forman parte del
activo.
Cálculo del porcentaje promedio de variación en forma mensual y en forma global,
es decir variación relativa y ponderada de cada uno de los rubros del activo.
Representación gráfica en barras o lineal de las variaciones principales para
sintetizar el análisis.
Calculo de indicadores financieros en relación a los activos (liquidez, solvencia,
rotación inventarios, días de caja, rotación cuentas por cobrar, entre otros).
La estadística de las actividades de operación, inversión y financiamiento se realizara de
forma automática representada en una tabla dinámica que poseerá los siguientes
parámetros:
103
Las actividades de operación reflejara la información competente con las clases de
cobro por actividades de operación como por ejemplo: ventas de bienes o
prestación de servicios, regalías, cuotas, comisiones, contratos de intermediación o
asesoría, cobros de primas o prestaciones, todas estas de manera mensual con su
respectivo análisis de variación nominal y porcentual.
Dentro de las actividades de inversión tendremos información mensual sobre
algunas variables como son: efectivo recibido por venta de acciones o usado por la
compra de acciones, cobros procedentes de instrumentos de deuda, importes por
venta de propiedad, planta o equipo, efectivo recibido por venta de intangibles,
entre otros.
Las estadísticas de actividades de financiamiento presentaran un historial mensual
sobre los principales aspectos que lo conforman como son: aportes en efectivo para
aumento de capital, financiamiento a largo plazo o por emisión de títulos valores,
intereses recibidos.
Cabe recalcar que la extensión de los análisis estandarizados con respecto a los activos está
bajo el criterio profesional de la jefatura contable y gerencia financiera, entiéndase por esto
que si es necesario, se realizarán todos los análisis particularizados que se crean
convenientes para orientar la correcta toma de decisiones y encaminar hacia el horizonte
esperado por parte de la empresa.
La aplicación de esta regla estará bajo la observancia de la jefatura contable.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
104
4.6.9
REGLA
R#009
NEXO PF#004
ASUNTO: CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS A LOS PASIVOS
FINALIDAD: Establecer los parámetros de los análisis a los pasivos
FECHA: ________________
De conformidad con la política funcional PF#004, los análisis estandarizados principales
con relación a los pasivos, son los siguientes:
Evolución de los pasivos por acreedores, capacidad de pago y plazo de crédito de
forma mensual y anual con la opción a ser comparativos.
De la estadística de evolución de los pasivos y sus rubros integrantes podremos desprender
las siguientes características a tener en cuenta para cada uno de los análisis singularizados:
La estadística de pasivos será a manera de tabla dinámica, en la cual se desglosara
mensualmente los saldos de cada una de las cuentas generales y auxiliares que lo
conforman, se considera para este análisis las variaciones mensuales en valores y
porcentajes con la finalidad de resumir el análisis.
Se considerara la elaboración de gráficos lineales, barras o de pastel que ayuden a
sintetizar la información y a mejorar su interpretación.
Para el análisis de capacidad de pago se tomara la relación de las obligaciones a
corto plazo con el flujo de caja, de esta manera se elaborara una estadística mensual
que permitirá la proyección a futuro de los recursos necesarios para cubrir las
obligaciones.
De igual manera la estadística de plazos de crédito presentara la relación entre
volumen de flor, valor en ventas y días de crédito aprobado de cada uno de los
proveedores, este análisis será acompañado por un gráfico cronológico que exprese
de mejor manera los plazos de crédito.
Adicionalmente a los análisis antes mencionados se tendrá en cuenta análisis
singularizados para otros aspectos importantes de los pasivos como son las clases de pagos
por actividades de operación, dentro de estos tenemos por ejemplo:
105
Pago a proveedores por suministro de bienes y servicios, pagos por contratos de
intermediación, pagos a y por cuenta de empleados,
Pagos por primas de seguros o prestaciones, dividendos pagados, intereses pagados,
obligaciones con la administración tributaria y seguridad social, entre otros.
En cuanto a las actividades de inversión se considerara análisis de pagos por
comprar acciones o participaciones, Anticipos de efectivo pagado a terceros y
pagos derivados de contratos a futuro.
Para las actividades de financiamiento con relación a los pasivos se tomara en
cuenta la financiación con préstamos a largo plazo, dividendos pagados, interés
pagados o recibidos, pagos de pasivos por arrendamientos financieros.
Este análisis deberá ser considerado por la jefatura contable ya que simplificara la
elaboración del estado de flujos de efectivo.
Esta regla está bajo el control de la jefatura contable y cabe recalcar que todo análisis
tendrá la cualidad de ser comparativo con el de periodos anteriores mensual o anual.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
106
4.6.10
REGLA
R#010
NEXO PF#004
ASUNTO: CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS AL PATRIMONIO
FINALIDAD: Establecer los parámetros de los análisis al patrimonio.
FECHA: ________________
Los análisis estandarizados para el patrimonio establecidos en la política funcional PF#004
son los siguientes:
Evolución del patrimonio con desglose de capital social, aportaciones y
capitalizaciones.
Evolución de la fluctuación del capital, reservas, resultados acumulados y
resultados de cada periodo.
Para el análisis de la evolución del patrimonio se tendrán las siguientes consideraciones:
Se realizara una tabla dinámica en la cual se actualicen mensualmente los saldos de
los rubros correspondientes a capital social, aportaciones de socios y
capitalizaciones.
Automáticamente se generara las variaciones en saldos (incremento o disminución)
y la variación porcentual en relación al periodo inmediato anterior.
En caso de capitalizaciones y aportaciones de socios se elaborara una base de datos
en la cual se especifica los valores a capitalizar, el tipo de aportación (dinero o
bienes) y las observaciones necesarias respecto a estos temas.
Para el análisis de la fluctuación del capital, reservas y resultados se tomara en cuenta las
siguientes recomendaciones:
El análisis de fluctuación del capital estará realizada por contador general en
conjunto con su equipo, consolidando un reporte critico estadístico y razonado de
las causas y efectos de las fluctuaciones.
Las reservas tendrán un análisis estadístico de carácter histórico en donde se
mostrara la evolución de las reservas establecidas por la empresa por cada periodo,
107
en caso de haber usado una reserva se adjuntara al análisis las observaciones
necesarias de este particular.
Los resultados tendrán dos tipos de análisis, el primero correspondiente a los
resultados acumulados, el cual será en una tabla dinámica demostrando el historial
de evolución y el segundo de los resultados del periodo que se confrontaran con la
estadística de resultados anteriores de manera mensual y anual, e incluso se hará la
relación de este resultado con las ventas para determinar el porcentaje de
participación de las mismas.
La presente regla estará bajo el control de la jefatura contable en conjunto con la gerencia
financiera y gerencia general.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
108
4.6.11
REGLA
R#011
NEXO PF#004
ASUNTO: CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS A LOS INGRESOS
FINALIDAD: Establecer los parámetros de los análisis a los ingresos.
FECHA: ________________
Asociados a la política funcional PF#004 se encuentran los siguientes análisis
estandarizados con relación a los ingresos:
Estadística de evolución de precios por productos y por periodos de acuerdo al
cambio estacionario de la flor.
Estadística de ingresos mensuales, anuales, comparativos y evolución de los
ingresos operacionales y no operacionales.
Estadística en volumen de ventas por cada uno de los tipos de flores, evolución de
las ventas en cantidades de producto, por precios y destinos de exportación.
En cuanto a la estadística de evolución de precios se pueden desprender las siguientes
consideraciones para la elaboración de los análisis:
La evolución de precios se la llevara en una tabla dinámica en la cual se registren
los saldos de los principales variedades de flor más comercializadas, dentro de esta
tabla se podrá desglosar cada producto de ser necesario para conocer su evolución
con el paso del tiempo.
Se tomara en cuenta la relación existente entre el precio de venta y la cantidad de
producto que cada cliente ha generado con la finalidad de hacer un análisis del
volumen de ventas.
Se representara de manera gráfica la evolución de precios para sintetizar el análisis
y poder discutir sobre rangos de negociación de precios para futuros periodos.
Para la estadística de ingresos operacionales y no operacionales mensuales y anuales se ha
considerado los siguientes parámetros:
109
Se formara una tabla en la cual se desglosen los ingresos operacionales y no
operacionales los cuales se actualizarán al finalizar cada mes, y se obtendrá
automáticamente las variaciones en los saldos y porcentualmente
Para la evolución de los ingresos se relacionara los ingresos de un periodo con el
inmediato anterior, es decir serán comparativos y mediante una gráfica lineal se
demostrara la evolución de los ingresos con el paso del tiempo.
Sera valido un análisis que relacione los rubros de los ingresos operacionales con el
total de ingresos, de igual manera los rubros que conforman los ingresos no
operacionales, todo esto con la finalidad de determinar el porcentaje de
participación de cada rubro en los ingresos totales.
En cuanto a la estadística por volumen de venta por producto y destinos de exportación se
tomara en cuenta lo siguiente:
El análisis de volumen de ventas será realizado por cliente, cada cliente tendrá su
análisis propio en donde se establecerá el movimiento de su cuenta mensualmente
con la finalidad de determinar el crecimiento o disminución de su volumen de
venta, este análisis a más de reflejar el saldo en ventas por cliente también reflejara
la variedad de flor que consolida ese saldo.
El análisis de cantidades de producto vendido reflejara las variedades organizadas
de mayor a menor por la cantidad vendida, con sus saldos respectivos y
comparativos con periodos anteriores sean estos mensuales o anuales.
En cuanto al análisis relacionando los destinos de exportación se fijara a manera de
tabla estadística en la cual se organizara de mayor a menor los destinos que más
cantidad de flor importen y el valor del saldo de venta, cabe mencionar que esta
estadística será comparativa mensual y anualmente.
La aplicación de esta regla estará bajo el control de la jefatura contable y gerencia
financiera.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
110
4.6.12
REGLA
R#012
NEXO PF#004
ASUNTO: CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS A LOS GASTOS
FINALIDAD: Establecer los parámetros de los análisis a los gastos.
FECHA: ________________
Los análisis estandarizados de los gastos asociados a la política PF#004 son los siguientes:
Estadística del costo de ventas por productos, variedad de flor o grupo de flores de
forma mensual y anual.
Estadística de gastos de administración por conceptos (nómina, arriendos,
servicios) de forma mensual y anual comparativamente.
En cuanto a la estadística de costo de ventas el personal encargado de la elaboración de los
análisis estandarizados tendrá en cuenta las siguientes consideraciones:
El costo de venta será calculado por la fórmula de inventario inicial, más las
compras netas de producto y menos el inventario final, esta relación se demostrara
en una tabla estadística organizada por productos, variedad de flor, o agrupada por
familias.
Esta estadística de costo de ventas tendrá la característica de ser comparativa y
dinámica, para cumplir esto los saldos de costo de venta se actualizarán de manera
mensual, y se determinara la variación de estos saldos con anteriores periodos.
Para estadística de los diferentes tipos de gastos reflejados en la empresa, se tomara en
cuenta los parámetros que a continuación se estipulan:
Se llevaran a cabo análisis independientes a manera de tablas estadísticas para
gastos de operación, gastos de administración, gastos de ventas y gastos
financieros.
Para los gastos de administración se generara una tabla independiente la cual cubra
todos los rubros que conforman este grupo como son nomina, seguridad social,
impuestos, servicios básicos, entre otros. La configuración de esta tabla será a
111
manera de historial reflejando los saldos de este tipo de gastos de manera mensual y
calculando la variación nominal.
Para los gastos de ventas se tomara en cuenta los rubros de transporte, guías aéreas,
intermediación en la comercialización, nómina de ventas, publicidad, entre otros.
La configuración de esta tabla será a manera de historial reflejando los saldos de
este tipo de gastos de manera mensual y calculando la variación en saldos y
porcentaje.
Dentro de los gastos financieros se reflejara el historial mensual de intereses
pagados, cuotas de préstamo, intereses hipotecarios, entre otros, costos por uso de
cuenta bancaria, comisiones de instituciones financieras, entre otros. Este análisis
será a manera de historial reflejando los saldos de este tipo de gastos de manera
mensual y calculando la variación en saldos y porcentaje.
Cabe recalcar que es opcional para mejorar la síntesis de los análisis simplificar la
información en gráficos estadísticos de barras, lineales o del tipo que convenga para apoyar
a la mejor interpretación de la información.
La presente regla estará bajo la observancia de la jefatura contable.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
112
4.6.13
REGLA
R#013
NEXO PF#005
ASUNTO: PERIODO DE ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS
FINALIDAD: Establecer los parámetros para la elaboración de los presupuestos.
FECHA: ________________
La elaboración del presupuesto tanto de ingresos como de gastos se someterá a las
siguientes condiciones:
Cada área funcional por medio de su representante, presentara un resumen de los
rubros que considere necesario para ejecución presupuestaria, por ejemplo el área
de ventas solicitara una partida en el presupuesto para ejecutar promoción y
publicidad. Estos pedidos de partidas presupuestarias serán presentados anualmente
a la jefatura contable y firmara el recibido el auxiliar contable encargado, la fecha
máxima de presentación será hasta el 05 de Noviembre de todos los años, con la
finalidad de que el área contable pueda sistematizar estas solicitudes, priorizarlas y
someterlas a análisis previo a su aprobación.
Adicional a las solicitudes de cada área para la apertura de rubros presupuestarios,
se adjuntara un documento escrito expresando las razones que motivan al pedido
realizado, es decir sustentaran su pedido con argumentos válidos, esto también será
sujeto a consideración por el área contable previo a la elaboración del nuevo
presupuesto.
El proceso de análisis para la configuración de los presupuestos será durante todo el
mes de Noviembre, y se lograra consolidar durante este periodo un borrador del
presupuesto para el siguiente periodo, el cual será enviado a la gerencia general
para su revisión y análisis hasta el 05 de Diciembre.
Con máxima fecha al 15 de Diciembre se realizaran los cambios y correcciones
expresados por la gerencia general para el presupuesto, y hasta el 20 de Diciembre
el presupuesto será aprobado definitivamente.
Del 20 al 30 de Diciembre el presupuesto para el siguiente periodo será socializado
con todas las áreas funcionales, y se llevara a cabo una reunión con los
representantes de cada área para aclarar dudas y explicar la ejecución
113
presupuestaria para el nuevo periodo. Es responsabilidad de los representantes de
cada área dar a conocer la metodología presupuestaria al personal en general.
A partir del mes de Enero del nuevo periodo contable el presupuesto socializado
entrará en ejecución, y se le dará seguimiento continuo de forma mensual en los
rubros que constan dentro del mismo. De igual manera se realizaran reuniones cada
4 meses con los representantes de cada área para un seguimiento global de la
ejecución del presupuesto, analizar deficiencias y buscar soluciones pertinentes.
Cada cuatrimestre luego de la revisión presupuestaria con todas las áreas
funcionales, se consolidara un informe de ejecución presupuestaria que será
enviado a la gerencia general para ser analizado y para considerar modificaciones o
asignaciones presupuestarias de ser necesario.
En caso de que gerencia general considere la modificación de una o algunas
partidas contempladas en el presupuesto, será necesario un documento expreso y
sellado por el representante de la gerencia aprobando dichas modificaciones.
La aplicación de esta regla está bajo la vigilancia de la gerencia financiera.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
114
4.6.14
REGLA
R#014
NEXO PF#008
ASUNTO: REGLAS SOBRE ACTIVIDADES DE APROBACIÓN
FINALIDAD: Establecer condiciones para las actividades de aprobación.
FECHA: ________________
Las reglas consideradas como aplicables para las actividades de aprobación, en
concordancia con la política funcional PF#008 serán las siguientes:
Para la compra de flor a proveedores nuevos será necesario una calificación del
proveedor, que es un documento en el cual se recopila información del proveedor y
se confirma la óptima calidad el producto previo al inicio de la relación de trabajo.
Esta calificación es un documento en formato electrónico que el proveedor deberá
llenar y reenviar al correo de contabilidad y ventas para su aprobación.
Al igual que con proveedores nuevos se tomará un proceso similar para clientes
nuevos, los cuales tendrán que llenar una aplicación para ser tomados en cuenta, en
la cual constara información completa y ayudara a la aprobación de venta de flor.
Una vez aprobada por un funcionario competente la aplicación de cliente nuevo, se
podrá proceder al despacho de flor.
En cuanto a la aprobación de ventas para clientes con riesgo de cobro o cartera
atrasada se solicitara garantía de tipo financiera o legal para continuar con la
relación comercial, caso contrario se suspenderán los envíos hasta nueva
aprobación.
Para los pagos en general es requisito indispensable que los pagos semanales hayan
sido considerados dentro del flujo de caja semanal y constar con respaldos físicos y
aprobación de gerencia para gestionar el pago. También constara cada pago son su
respectivo comprobante de egreso legalizado por el funcionario encargado y
supervisor.
Para el pago a proveedores aparte del cumplimiento del inciso anterior, se requerirá
la elaboración de un detalle de facturas canceladas, el cual se adjuntara al pago
enviado al proveedor, todo esto con la finalidad de mantener los saldos al día.
115
Todo tipo de pagos serán analizados hasta el día miércoles de todas las semanas, y
serán entregados todos los días viernes en el horario de 13:00 a 15:00 horas
adjuntando los documentos pertinentes.
En cuestión a los pagos de nómina, estos serán aprobados dos días antes del fin de
mes por parte del supervisor encargado y será de carácter obligatorio adjuntar al
pago del personal el rol individual mensual expresando tanto ingresos como
descuentos, también para constancia el funcionario remunerado firmara su
aprobación y conformidad en el rol general mensual de la empresa.
La empresa maneja débito automático por concepto de seguridad social, este debito
es realizado el día 10 de cada mes, para lo cual cualquier cambio o novedad en
estos rubros serán manifestados hasta el 7 de cada mes y serán notificados a la
jefatura contable.
Los conceptos correspondientes a caja chica estarán reflejados en el flujo de caja
mensual, y para la creación o reposición de fondos se solicitara un reporte de caja
chica en el cual constaran las fechas, conceptos y valores de los gastos, justificados
con sus respectivas facturas.
Para los registros y aceptación de créditos, cuestionando la calidad de la flor, los
clientes reclamantes tendrán que llenar un documento en el cual expresaran los
motivos del reclamo y adjuntaran evidencia fotográfica que sustente su reclamo.
Esta información será enviada al departamento contable y de ventas para su
análisis, y se dará la respuesta al cliente a más tardar 3 días después de haber
recibido el reclamo de crédito.
En cuanto al registro extraordinario, anulación o eliminación de información o
documentos ingresados al sistema, será necesario la aprobación de responsabilidad
de un supervisor o encargado para poder realizar estas acciones, además se
adjuntara un memo expresando los motivos de la anulación o eliminación de
registros.
El cumplimiento de la presente regla estará bajo control de la jefatura contable y
gerencia financiera.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
116
4.6.15
REGLA
R#015
NEXO PF#009
ASUNTO: REGLAS SOBRE ACTIVIDADES DE REVISIÓN
FINALIDAD: Establecer condiciones para las actividades de revisión.
FECHA: ________________
Para las actividades de revisión, en relación con la política funcional PF#009, se tomaran
en cuenta las siguientes normas:
Se revisara detalladamente los datos dentro de la orden de pedido de flor para
proveedores, dentro de esta orden constara el número de pedido secuencial, datos
del proveedor, cantidad solicitada y precios unitarios y totales, constara con la
aprobación de un funcionario delegado para ser enviada por medio electrónico al
proveedor.
Previo a las negociaciones con proveedores nuevos, se enviara personal del área de
compras especializados en control de calidad hacia la plantación, estos analizaran el
terreno, extensión, variedad de flor, conservación, cuidado del producto, nivel de
producción y alerta de plagas, fumigaciones o daño químico.
Al recibir facturas de los proveedores se cruzara esta información con la orden de
pedido, sobre todo en las cantidades, variedad de flor, precios pactados, empaque y
cálculos.
En cuanto al transporte se solicitara la guía aérea y la factura de la carguera para
revisión de que las fechas de embarque y el destino sea el correcto, sin esta revisión
y sin ser aprobada esta información la flor no será despachada.
Previo al despacho de la flor hacia el cliente final se revisara la factura de venta
acorde al pedido del cliente, que coincidan las cantidades, variedades y precios,
adicionalmente se adjuntara el detalle de empaque de la flor todos estos
documentos aprobados previamente por un funcionario competente.
Se revisara la configuración del rol de pagos en lo que es valor de sueldos, horas
extras, comisiones, beneficios sociales, aporte patronal y personal y el rol
individual de cada funcionario previo a la elaboración de los pagos.
117
Mensualmente previo a la declaración de impuestos por lo menos 2 días antes se
configurara los cálculos, anexos y formularios competentes para el oportuno pago
de obligaciones tributarias.
Diariamente el auxiliar contable ingresara por medio de la web a las cuentas
bancarias tanto nacionales como internacionales para la actualización de saldos,
revisión de cobros, pagos y todos los asuntos relacionados con la conciliación
bancaria. La conciliación bancaria se realizara en un formato de tabla dinámica en
la cual constara la fecha, detalle, debito, créditos, y observaciones de cada
transacción bancaria.
Se revisara antes de efectuar pagos la documentación completa de egresos, facturas
de respaldo y aprobaciones, tanto para pagos a proveedores como para pagos
varios.
Trimestralmente el supervisor encargado del área contable llevara a cabo un control
del archivo de los documentos principales de la empresa como son: facturas de
compra, facturas de venta, comprobantes de ingreso y egreso, roles de pagos,
estados de cuenta y conciliaciones bancarias, cualquier deficiencia será notificada y
sancionada al personal encargado como amonestación.
Las normas que contiene esta regla serán regularizadas por la jefatura contable.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
118
4.6.16
REGLA
R#016
NEXO PF#010
ASUNTO: REGLAS SOBRE ACTIVIDADES DE REGISTRO
FINALIDAD: Establecer condiciones para las actividades de registro.
FECHA: ________________
En concordancia con la política funcional PF#010, se estipulan las consideraciones para las
actividades de registro, tanto para los registros contables como administrativos:
Para los registros contables:
Los registros se harán directamente en el sistema informático diseñado por
profesionales que cubre todas las necesidades de la empresa, estos registros para ser
efectuados tienen que cumplir las aprobaciones previas.
Toda transacción del giro normal de la actividad de la empresa, es decir que sea
rutinaria o diaria será registrada de inmediato en el sistema para mantener la
información al día.
En cuanto a los ingresos, estos serán registrados en el instante en que el cobro este
acreditado en una de las cuentas bancarias de la empresa junto con su respectivo
comprobante de ingreso aprobado.
Los pagos, salidas de dinero, transferencias, serán registradas en el sistema cuando
sean aprobadas por un superior en conjunto con respectivo comprobante de egreso.
Las ventas para poder ser registradas deberán contar con la aprobación previa por
un funcionario encargado y la correspondiente factura de venta, para las ventas el
registro será primordialmente como una cuenta por cobrar acreditando al respectivo
cliente.
En caso de que la información este incompleta y no cuente con información valida,
no se registrara la transacción y se dará aviso a la brevedad posible al supervisor
encargado.
Se tolerara la eliminación de registros del sistema bajo circunstancias especiales
debidamente fundamentadas y aprobadas por la jefatura contable, caso contrario
ningún funcionario está en la calidad de eliminar registros.
119
Para cada registro cualquiera que sea su naturaleza existirá el campo de
observaciones y documentación, en el de observaciones se dará a conocer cualquier
particular o peculiaridad de la transacción, mientras que en el campo de
documentación se registraran los documentos de respaldo que fundamentan el
registro.
Como se elaboran los balances financieros cada mes la información contable será
consolidada durante la primera semana del mes subsiguiente y el día lunes de la
segunda semana del mes se presentaran los estados financieros a la gerencia general
en conjunto con sus respectivos reportes, anexos y notas de ser necesario.
Para los registros administrativos:
Los registros administrativos están sujetos a la disposición de la gerencia general,
la administración y los ejecutivos de la empresa.
Este tipo de registros podrán o no ser parte del sistema informático de la empresa o
pueden ser realizados en formatos establecidos de acuerdo a la necesidad del
registro,
Dentro de este tipo de registro tenemos los documentos de respaldo de pólizas de
seguro, contratos de servicios o arrendamiento, contratos de trabajo de los
empleados, documentos legales como son escrituras públicas, políticas o manuales,
e incluso documentos de respaldo de la seguridad social y obligaciones con la
administración tributaria.
El cumplimiento de esta regla está bajo el control de la jefatura contable.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
120
4.6.17
REGLA
R#017
NEXO PF#011
ASUNTO: REGLAS SOBRE ACTIVIDADES DE RECAUDACIÓN
FINALIDAD: Establecer condiciones para las actividades de recaudación.
FECHA: ________________
De acuerdo a lo estipulado en la política funcional PF#011, se establece los lineamientos
para las actividades de recaudación:
La gestión de cobranza comenzara con el asistente administrativo contable, quien
pedirá al departamento de ventas o filtrara en el sistema un reporte de cartera por
edades.
El reporte de cartera reflejara varios niveles de clientes y permitirá ser configurado
sobre los parámetros necesarios de acuerdo a su uso, en caso de cobranza por
antigüedad el reporte se lo realizada por edades, en caso de cobranza por saldos, el
reporte se lo configurara por montos de venta.
Se analizara los plazos de crédito que ciertos clientes tienen previo a la gestión de
cobranza.
Bajo ningún concepto el plazo de crédito a clientes excederá los 60 días, en caso de
que este inconveniente suceda se procederá a solicitar garantías de tipo legal o
financiero para continuar con los despachos de flor.
La gestión de cobro estará sujeto a seguimiento por el contador general, para lo
cual el asistente deberá rendir cuentas sobre los clientes que han confirmado o
realizado un pago.
Todos los meses durante la primera semana de cada mes se dará inicio a la gestión
de cobro, comenzando con el envío de estados de cuenta a cada cliente, dando el
seguimiento de recepción, confirmación de saldos y petición o confirmación de
pago.
En caso de recepción de un pago en cheque, este será depositado el mismo día o a
más tardar el día siguiente de su retiro, con su respectivo comprobante de ingreso
para evidenciar el cobro.
121
En caso de depósitos o transferencias directas, se corroborara la acreditación de
estos saldos en las cuentas de la empresa y se procederá a solicitar el detalle de
pago al cliente para cerrar las facturas pendientes y actualizar los saldos.
En caso de pagos con cheque, el mensajero encargado entregara al cliente un
recibo, como constancia de los valores retirados, este recibo tendrá 2 copias las
cuales una quedara para archivo del cliente y otra se adjuntara al cheque con
comprobante de ingreso para su registro en el sistema contable.
Se evaluara mensualmente la gestión de cobranza, tratando de mantener esta lo más
activa posible, evitando así acumulación del saldo adeudado por clientes y
presionando el cobro lo más pronto posible.
La presente regla está bajo el control de la jefatura contable o contador general.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
122
4.6.18
REGLA
R#018
NEXO PF#012
ASUNTO: REGLAS SOBRE ACTIVIDADES DE CONTROL
FINALIDAD: Establecer lineamientos para las actividades de control.
FECHA: ________________
En concordancia con la política funcional PF#012, se han determinado los siguientes
lineamientos para las actividades de control:
El contador general como representante de la jefatura contable estará a cargo de
organizar el trabajo junto con sus auxiliares, delegando funciones y equilibrando la
carga laboral.
Es necesario que el contador general planifique semanalmente las actividades a
realizarse y sociabilizar las mismas con su equipo de trabajo.
Se controlara el desempeño de los funcionarios por lo menos 2 veces por semana,
para este proceso se hará seguimiento de las actividades delegadas y actividades
cumplidas por todo el personal del área contable.
El gerente financiero será el pilar del área contable, regulara las actividades de los
asistentes administrativos-contables y evaluara su desempeño en las labores
cotidianas.
El gerente financiero trabajara conjuntamente con la jefatura contable para
controlar el desempeño del área en general, para esto será necesario la elaboración
de un plan estratégico que permita cubrir las actividades del área y asegurar la
confiabilidad de la información contable.
Tanto auxiliares como asistentes llevaran un control propio de sus actividades
delegadas, es decir tendrán un detalle de las actividades realizadas diariamente para
facilitar la supervisión de sus inmediatos superiores.
La presente regla se encuentra bajo el control de la gerencia financiera y jefatura contable.
Emitido por: Jefatura Contable Aprobado por: Gerente Financiero
123
4.7 Procedimientos Contables Propuestos
Un procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos
o más personas realizan un trabajo. (Alvarez, 2006, pág. 35)
Los procedimientos asociadas a las reglas y políticas antes expuestas serán representados
por la letra P y se detallan a continuación de manera descriptiva:
Tabla 4.5 Procedimientos Contables Propuestos
CÓDIGO NEXO DESCRIPCIÓN
P#001 R#001 Manejo del Plan de Cuentas
P#002 R#002 Puntos de Ingreso de Información al Sistema
P#003 R#003-006 Procedimiento para Generar Estados
Financieros
P#004 R#007 Procedimiento para las Notas Explicativas
P#005 R#008 Análisis de los Activos
P#006 R#009 Análisis de los Pasivos
P#007 R#010 Análisis del Patrimonio
P#008 R#011 Análisis de los Ingresos
P#009 R#012 Análisis de los Gastos
P#010 R#014 Procedimientos de Aprobación
P#011 R#015 Procedimientos de Revisión
P#012 R#016 Procedimientos de Registro
P#013 R#017 Procedimientos de Recaudación
P#014 PF#013 Procedimiento de Control Previo
P#015 PF#014 Procedimiento de Control Concurrente
P#016 PF#015-016 Procedimiento de Control Posterior y
Retroalimentación
124
4.7.1
PROCEDIMIENTO
P#001
NEXO R#001
ASUNTO: MANEJO DEL PLAN DE CUENTAS
FINALIDAD: Describir el procedimiento de creación o eliminación de cuentas
FECHA: ________________
En concordancia con la regla R#001 en donde se detalla el plan de cuentas de la empresa,
se detallara el procedimiento a seguir para la apertura, cierre o eliminación de cuentas a
nivel de grupos o auxiliares:
Para apertura y modificación de cuentas:
1. Se ingresara al módulo de contabilidad del sistema contable
2. De las opciones desplegadas se selecciona la opción de plan o catálogo de cuentas.
3. Dentro de la opción del plan buscamos la que diga modificar plan de cuentas
4. Selecciona el grupo de cuentas que se desea modificar (activos, pasivos, etc.)
5. Una vez seleccionado el grupo se selecciona el subgrupo pertinente
6. Se busca la opción de adicionar cuenta y se despliega una opción para ingresar el
nombre de la nueva cuenta y la naturaleza del saldo.
7. Por último se le asigna la codificación que sea pertinente o a su vez el sistema
proveerá de una codificación secuencial automáticamente.
Para eliminación de cuentas del plan:
1. Se siguen los pasos 1 al 4 del procedimiento de apertura y modificación.
2. Una vez seleccionado el grupo se selecciona el subgrupo a modificar
3. Dentro del subgrupo pertinente se selecciona la cuenta a ser eliminada.
4. Se busca la opción eliminar partida y esta se borrara del plan de cuentas
125
4.7.2
PROCEDIMIENTO
P#002
NEXO R#002
ASUNTO: PUNTOS DE INGRESO DE INFORMACIÓN AL SISTEMA
FINALIDAD: Describir el procedimiento para el ingreso de datos
FECHA: ________________
El procedimiento para ingresar información en los puntos principales es el siguiente:
Compras:
1. Orden de pedido pertinente a la flor que requiera un cliente en particular.
2. Aprobación de la orden de pedido por parte de un funcionario competente.
3. Registro de la orden de pedido en el sistema contable.
4. Revisión de la factura del proveedor al cual se solicitó el pedido.
5. Comprobación de cálculos, variedades, empaque y precios
6. Registro de la factura del proveedor anexando a esta la correspondiente orden de
pedido.
Ventas:
1. Recibimiento del pedido del cliente.
2. Comprobación en existencias de las variedades requeridas por el cliente.
3. Aprobación de la venta al cliente por un funcionario delegado pertinente.
4. Comprobación de precios coordinados, destino de exportación, variedades
solicitadas y cálculos.
5. Coordinación del flete al destino requerido mediante la guía aérea y la carguera que
preste el servicio.
6. Elaboración de la factura de venta sellada y aprobada por un funcionario de ventas.
7. Envío de la documentación de respaldo pertinente a contabilidad.
8. Registro de la venta aprobada en el sistema contable.
Cobranzas e Ingresos:
1. Se recibe la notificación de pago por parte del cliente, o ingreso de fondos a alguna
de las cuentas de la empresa.
126
2. Se elabora el respectivo comprobante de ingreso a la fecha de acreditación de los
fondos.
3. En caso de pago de un cliente se solicita por medio electrónico el detalle de pago de
las facturas pendientes.
4. Con toda la documentación antes mencionada se realiza el asiento correspondiente
en el diario del sistema contable (bancos contra cuentas por cobrar) en el caso de
cobros, o (bancos contra otros ingresos) en el caso de otras rentas.
Gastos y Pagos:
1. Aprobación del pago a proveedores o cualquier otra naturaleza por parte de la
jefatura contable por medio escrito.
2. Comprobación de los valores adeudados o del valor real del pago.
3. Elaboración respectiva del comprobante de egreso secuencial pertinente.
4. En caso de pago a proveedores se elaborara el detalle de pago pertinente de las
facturas canceladas.
5. Elaboración del cheque o aprobación de la transferencia de fondos al acreedor.
6. Presentación de los documentos de respaldo, firma del cheque y aprobación
definitiva del pago.
7. Registro del pago en el sistema contable, en el diario general del módulo de
contabilidad realizando el asiento de cuentas por pagar (desglosando el proveedor a
pagar) contra bancos (especificando número de egreso y número de cheque).
8. En caso de pago para gastos se realiza el asiento contable de gasto contra bancos
adjuntando y detallando la documentación de respaldo.
127
4.7.3
PROCEDIMIENTO
P#003
NEXO R#003-006
ASUNTO: GENERACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
FINALIDAD: Describir el procedimiento para el ingreso de datos
FECHA: ________________
Para la elaboración de los estados financieros en el sistema contable se seguirá el siguiente
procedimiento:
1. El asistente contable con su número de usuario ingresara al sistema contable de la
empresa.
2. Seleccionara el módulo de contabilidad.
3. Seleccionara la opción de estados financieros.
4. Seleccionara el estado financiero que desea que el sistema genere
5. El sistema presentara la opción de generar el estado financiero al último periodo
cerrado, es decir el último mes, o a su vez pregunta si desea cerrar las cuentas a la
fecha actual, esta opción conviene para la comparación de estados financieros a
mes caído.
6. De no requerir el ultimo estado financiero a periodo cerrado, se selecciona que no y
se expresa las fechas del periodo que se desea refleje el estado financiero.
7. Se espera mientras el sistema procesa la información, una vez terminado de
procesar el sistema preguntara si quiere el estado desglosado por cuentas auxiliares,
o a su vez solo cuentas de mayor. Es obligatorio que todos los estados financieros
se presenten desglosados a niveles inferiores.
8. Una vez terminado se puede guardas este estado financiero dentro del sistema
mismo o a su vez exportarlo a formato office (Word, Excel, PDF, Imagen).
9. Para la presentación de análisis comparativos se deberá exportar los estados a
formato Excel de forma mensual.
128
4.7.4
PROCEDIMIENTO
P#004
NEXO R#007
ASUNTO: ELABORACIÓN DE NOTAS EXPLICATIVAS
FINALIDAD: Describir el procedimiento para generar notas explicativas.
FECHA: ________________
El sistema contable propuesto no elabora notas explicativas ya que estas están sujetas
netamente a las prácticas contables y políticas contables empleadas por la empresa, además
las notas explicativas son un conjunto de aclaraciones que ayudan a mejorar la
interpretación de los estados financieros, para la elaboración de las mismas se tomara el
siguiente procedimiento:
1. Las notas en su parte inicial o introductoria reflejaran informaran sobre las bases
básicas para la preparación y elaboración de los estados financieros de manera
general.
2. Luego se expresara de la manera más resumida posible un detalle de las políticas
contables más significativas que utilice la entidad.
3. De manera expresa se estipulara que la información que contengan los estados
financieros están en conformidad con las NIIF a manera de una declaración de
cumplimiento.
4. Se dará a conocer en caso de existir pasivos contingentes o algún tipo de
compromisos contractuales no reconocidos.
5. Se revelara información importante no financiera como son las políticas en caso de
riesgo financiero, recesión económica o algún escenario desfavorable probable.
6. Por último se desglosara los componentes necesarios a ser profundizados y
aclarados en conjunto con información relevante para interpretar la información
financiera.
129
4.7.5
PROCEDIMIENTO
P#005
NEXO R#008
ASUNTO: ANÁLISIS DE LOS ACTIVOS
FINALIDAD: Describir el procedimiento para los análisis estandarizados de activos.
FECHA: ________________
Para los análisis de los activos de la empresa se tomara el siguiente procedimiento:
1. Para la estadística de evolución en primer lugar se exportara a Excel los saldos
mensuales de las cuentas.
2. Se creara una base de datos anual en la cual se actualicen los saldos mensualmente
con la finalidad de que estos sean comparativos
3. Reflejando la relación de saldos anteriores se procede a determinar las variaciones
tanto nominales como porcentuales.
4. El resumen de las variaciones será el punto de partida para la generación de un
gráfico estadístico que sintetice la información.
5. Sera necesario que basado en esta información se determinen los principales
indicadores financieros relacionados con los activos (liquidez, solvencia, rotación
inventarios y de cartera).
Para el análisis de las actividades de operación, inversión y financiamiento en relación a
los activos, se considerara el siguiente procedimiento:
1. Para este análisis será necesario se exporte a Excel el estado de flujos de efectivo
del periodo, debido a que en este se reflejan las actividades de operación, inversión
y financiamiento.
2. Una vez en formato Excel se filtrara la información de cada actividad relacionada
con los activos.
3. Se creara una base de datos en la cual se actualice mensualmente los saldos de las
cuentas relacionadas con activos.
4. Se determinara las variaciones mensuales de las actividades de operación, inversión
y financiamiento.
130
5. Se formulara un reporte con ayuda de herramientas estadísticas para sistematizar la
información y mejorar la interpretación de los datos.
6. Para actividades de operación de tomar en cuenta los rubros de ventas de bienes o
prestación de servicios, regalías, cuotas, comisiones, contratos de intermediación o
asesoría, cobros de primas o prestaciones.
7. Para actividades de inversión se consideran las partidas relacionadas con: efectivo
recibido por venta de acciones o usado por la compra de acciones, cobros
procedentes de instrumentos de deuda, importes por venta de propiedad, planta o
equipo, efectivo recibido por venta de intangibles, entre otros.
8. Para actividades de financiamiento se tomara en cuenta: aportes en efectivo para
aumento de capital, financiamiento a largo plazo o por emisión de títulos valores,
intereses recibidos.
131
4.7.6
PROCEDIMIENTO
P#006
NEXO R#009
ASUNTO: ANÁLISIS DE LOS PASIVOS
FINALIDAD: Describir el procedimiento para los análisis estandarizados de pasivos.
FECHA: ________________
Para la elaboración de los análisis estandarizados de los pasivos se tomara en cuenta el
siguiente procedimiento:
1. Se generara del sistema contable el estado de situación financiera desglosado y el
estado de flujos de efectivo a la fecha actual del análisis.
2. Se exporta la información de estos estados financieros a formato Excel
3. Se realizara una base de datos en la cual se actualiza mensualmente los saldos de
las cuentas de los pasivos de la empresa
4. A manera de tabla dinámica se reflejara la comparación de saldos mensuales y se
determinara las variaciones mensuales nominales y porcentuales
5. Con la ayuda de los gráficos Excel se sintetizara la información en un gráfico de
barras o líneas para mejor comprensión
6. Se generara por parte del sistema los indicadores financieros necesarios que
complementen el análisis previo a presentación a la gerencia.
7. Del estado de flujos de efectivo se tomara las partidas relacionadas con las
actividades de operación, inversión y financiamiento, con la finalidad de realizar el
análisis correspondiente de similar forma como se establece en el procedimiento
para activos.
8. Se generara una base mensual con la información de las actividades de operación,
inversión y financiamiento en relación con los pasivos, con la finalidad de
determinar variaciones en los saldos en unidades monetarias y porcentajes.
132
4.7.7
PROCEDIMIENTO
P#007
NEXO R#010
ASUNTO: ANÁLISIS DEL PATRIMONIO
FINALIDAD: Describir el procedimiento para los análisis estandarizados del patrimonio.
FECHA: ________________
El procedimiento establecido para los análisis en los cuales intervienen rubros del
patrimonio de la empresa es el siguiente:
Para el análisis de la evolución del patrimonio de la empresa:
1. Se generara en el sistema contable el estado de situación financiera y el estado de
cambios en el patrimonio al cierre de mes.
2. Se exportara esta información a una hoja de cálculo Excel para hacer los datos
manejables
3. Para la evolución del patrimonio se crea una base de datos la cual se actualiza
mensualmente con sus nuevos saldos con respecto a los rubros que conforman el
patrimonio.
4. Una vez actualizados los saldos de todos los meses, se precede a determinar las
variaciones entre periodos, tanto de valores como en porcentajes.
5. Se resumirá esta información en un gráfico estadístico y se adjuntara la
interpretación de indicadores financieros pertinentes que aporten contenido al
análisis.
6. Queda en el juicio del funcionario encargado de realizar estos análisis si se utiliza
la información solo del estado financiero, o del estado de cambios en el patrimonio
o una combinación de ambos para llevar a cabo estos análisis.
El procedimiento antes detallado será aplicable tanto para el análisis de evolución de las
partidas del patrimonio, como para el análisis de fluctuaciones en el capital y resultados.
133
4.7.8
PROCEDIMIENTO
P#008
NEXO R#011
ASUNTO: ANÁLISIS DE LOS INGRESOS
FINALIDAD: Describir el procedimiento para los análisis estandarizados de ingresos.
FECHA: ________________
El procedimiento para la estadística de evolución de precios es el siguiente:
1. En el módulo de ventas del sistema contable se generara el reporte de ventas del
mes, en el cual se detalla el precio por tallo, cantidades y variedades.
2. Este reporte se los exporta a Excel en formato hoja de cálculo para hacer
manipulable la información.
3. Se crea una base de datos mensual en la cual se actualiza mes a mes los precios de
cada variedad y se determina su variación en el saldo y en porcentaje.
4. Se resumen la información en una tabla dinámica adjuntada a un gráfico estadístico
que facilite la interpretación de los datos.
Para el análisis de ingresos mensuales, anuales, operacionales y no operacionales se llevara
a cabo el siguiente procedimiento:
1. Del sistema contable se generara el estado de resultados mensual o anual o a una
determinada fecha de corte.
2. Generado el estado de resultados se lo exporta a Excel para habilitar el contenido.
3. Se crea una base de datos mensual o anual dependiendo el caso para la
comparación de información entre periodos.
4. Se determinara la variación de saldos y en forma porcentual de las partidas que
comprenden los ingresos.
5. Se genera una tabla estadística a manera de historial que resuma la información
primordial de comparación entre periodos, además se realizara un gráfico
estadístico competente que facilite la interpretación.
Para la estadística de volumen de ventas:
134
1. Se genera del módulo de ventas el reporte de ventas pero no en base de saldos, si no
que se configurara el reporte de acuerdo a la cantidad de flor vendida a los clientes,
de este modo se determinara el volumen de ventas a cada cliente.
2. Una vez configurado el reporte por volumen se exporta la información a Excel para
poder habilitar el contenido.
3. Se crea una base mensual en la cual se actualiza mes a mes los saldos de ventas en
cantidades y se determina las variaciones de los mismos.
4. Se resume en una tabla la información relevante acompañada de un gráfico
estadístico para mejorar la interpretación.
Para los análisis antes detallados se puede considerar la elaboración de indicadores
financieros que aporten contenido analítico para la interpretación de los datos, esto queda
en el juicio profesional del funcionario encargado.
135
4.7.9
PROCEDIMIENTO
P#009
NEXO R#012
ASUNTO: ANÁLISIS DE LOS GASTOS
FINALIDAD: Describir el procedimiento para los análisis estandarizados de gastos.
FECHA: ________________
Para el análisis estadístico del costo de ventas de los productos se considera el siguiente
procedimiento:
1. Se genera del módulo de compras el reporte de flor comprada, desglosando precio
de compra y cantidades, a un mes cerrado o fecha determinada.
2. Se exporta la información de este reporte a Excel y se genera una base de datos
mensual para actualizar los precios de compra.
3. Se determina las variaciones mensuales de precios de compra tanto en valores
como en porcentaje y se resume en una tabla estadística acompañado de un gráfico
para mejor interpretación.
Para la estadística de gastos de administración, comercialización y otros se tomara el
siguiente procedimiento:
1. Se generará en el módulo de contabilidad el estado de resultados del mes o de la
fecha actual desglosando todas las partidas.
2. Se exportara este estado de resultados a Excel para hacer la información
manipulable.
3. Se crea una base de datos en la cual se actualice los saldos de los gastos de
administración, comercialización y otros.
4. Se determinará las variaciones mensuales de saldos y en porcentajes de cada rubro
que conforman los gastos.
5. Se resumirá la información en una tabla dinámica con opción a grafico estadístico
para sintetizar de mejor manera la información.
136
4.7.10
PROCEDIMIENTO
P#010
NEXO R#014
ASUNTO: PROCEDIMIENTOS DE APROBACIÓN
FINALIDAD: Describir el procedimiento para las actividades de aprobación.
FECHA: ________________
Para aprobación de compra a proveedores nuevos:
1. Se solicitara al proveedor que llene una aplicación de compra por medio
electrónico.
2. Se constatara físicamente la existencia del producto que ofrece solicitando muestras
y enviando al personal de control de calidad.
3. Se enviara al departamento de compras la información pertinente para la
calificación del proveedor y su aprobación.
4. Una vez aprobado el proveedor se puede dar inicio a la emisión de órdenes de
pedido.
Para clientes nuevos:
1. Los clientes deberán llenar una aplicación de crédito para determinar su
calificación.
2. Se investigara si la información presentada por el cliente es real y confiable.
3. Para salvaguardar los valores de la empresa se solicitara por precaución garantías
de tipo financiera o legal al cliente.
4. Se enviara la información antes mencionada al departamento de ventas para su
aprobación con notificación al departamento contable.
5. Una vez aprobado el cliente se puede dar inicio a la relación comercial.
Para pagos generales y a proveedores:
1. Se elabora el flujo semanal de pagos dando prioridad a las obligaciones con
proveedores.
2. Se debe aprobar la emisión del pago por un funcionario delegado del departamento
contable.
137
3. Se elaborara el respectivo comprobante de egreso y cheque aprobado por la jefatura
contable
4. Se registrara la transacción en el sistema y se notificara al acreedor que su pago
está listo.
Para aprobación de pagos a la nómina:
1. Se generara en el sistema el rol mensual correspondiente, el cual podrá ser editado
en caso de cambios.
2. Automáticamente se genera el rol individual de cada empleado.
3. Se envía a la jefatura contable para aprobación 2 días antes de fin de mes.
4. Una vez aprobado el pago se realiza las transferencias correspondientes a cada
funcionario y se procede a la firma del rol general e individual.
5. Se registra en el sistema contable las transacciones pertinentes al pago de nómina.
Para la aprobación y aceptación de créditos por calidad de la flor:
1. El reclamo de calidad por parte de clientes deberá ser formalizado y de manera
escrita, adjuntando evidencia fotográfica del reclamo.
2. Este reclamo será enviado al área de contabilidad y ventas para su revisión y
respectiva investigación.
3. En caso de ser razonable el reclamo se dará la notificación de nota de crédito a
contabilidad para ser aprobada y enviada al cliente.
4. Se procede, luego de la aprobación del crédito, al registro en el sistema contable
adjuntando la documentación pertinente.
138
4.7.11
PROCEDIMIENTO
P#011
NEXO R#015
ASUNTO: PROCEDIMIENTOS DE REVISIÓN
FINALIDAD: Describir el procedimiento para las actividades de revisión.
FECHA: ________________
Revisión correspondiente a compras:
1. Se revisara la orden de pedido a proveedores.
2. Se asegurara que la flor requerida es la confirmada para la venta.
3. Se controlara los cálculos, cantidades y precios confirmados al proveedor por las
variedades solicitadas.
4. Al recibir la factura del proveedor se confrontara esta información con la del
pedido para evitar inconvenientes.
5. Se revisara la aprobación del funcionario encargado previo al registro de la factura
en el sistema contable.
Revisión de calidad de la flor:
1. Cada año tanto a proveedores nuevos como concurrentes se evaluara la calidad de
la flor, enviando 2 personas de control de calidad.
2. Se dará aviso a la finca productora de la visita de los técnicos de control de calidad
con 1 semana de anticipación.
3. En la visita técnica se evaluara la extensión del terreno, calidad del suelo, grado de
cultivo de la flor, variedades principales, punto de apertura de los botones,
suministros para el cultivo, suministros para la conservación, suministros químicos,
aditivos, entre otros.
4. Se presentara un informe técnico de la evaluación del proveedor hacia la gerencia y
departamentos pertinentes.
Revisión correspondiente a ventas:
1. Revisión de los requerimientos de flor por parte del cliente en la orden de pedido de
ventas.
139
2. Revisión del pedido con la factura para asegurar que estén correcto los precios,
cálculos, variedades y cantidad solicitada
3. Revisión de la aprobación de la venta y despacho de la flor al destino que el cliente
desea.
4. Revisión de la coordinación del transporte de la flor, guía aérea y agencia de carga.
Revisión de previo registro de nómina:
1. Al general el rol de pagos mensual se confirmara los valores de sueldos,
comisiones, aportes y descuentos de cada empleado.
2. Se revisará que la información de nombres, números de cedula y cuentas bancarias
sea la correcta previo a la acreditación de los valores.
3. Una vez aprobadas las transferencias, se revisara el débito correspondiente en las
cuentas bancarias de la entidad.
Revisión previa a la elaboración de pagos:
1. Se revisará que el pago conste en el flujo de caja mensual de la empresa.
2. Se revisará que este correcto el comprobante de egreso correspondiente.
3. Se confirmará los valores adeudados adjuntando el detalle de pago de las facturas
pendientes.
4. Se revisara el correcto llenado del cheque o los datos de transferencia al proveedor.
140
4.7.12
PROCEDIMIENTO
P#012
NEXO R#016
ASUNTO: PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO
FINALIDAD: Describir el procedimiento para las actividades de registro.
FECHA: ________________
Procedimiento para los registros contables en el sistema informático:
1. Las transacciones rutinarias del giro de negocio se las registrara de inmediato en el
sistema contable.
2. Los ingresos de la empresa serán registrados cuando el cobro este acreditado y
reflejado dentro de los bancos de la empresa
3. Los pagos, salidas de efectivo y desembolsos se registraran desglosando su
concepto, contaran con la aprobación de un superior y serán registradas en el
sistema cuando se genere el pago.
4. Las ventas aprobadas se registraran en un inicio como cuentas por cobrar
aumentando el saldo de clientes.
5. La eliminación de registros o transacciones deberá ser justificada y aprobada por un
superior.
6. Para registros extraordinarios, que no sean del giro común del negocio se solicitara
la aprobación de un superior justificando el acontecimiento.
Para los registros administrativos:
1. Los registros administrativos están sujetos a la disposición de la gerencia general,
la administración y los ejecutivos de la empresa.
2. Este tipo de registros serán en formatos establecidos de acuerdo a la necesidad del
registro.
3. Estos registros son principalmente de: respaldo de pólizas de seguro, contratos de
servicios o arrendamiento, contratos de trabajo de los empleados, documentos
legales como son escrituras públicas, políticas o manuales, e incluso documentos de
respaldo de la seguridad social y obligaciones con la administración tributaria.
141
4.7.13
PROCEDIMIENTO
P#013
NEXO R#017
ASUNTO: PROCEDIMIENTOS DE RECAUDACIÓN
FINALIDAD: Describir el procedimiento para las actividades de recaudación.
FECHA: ________________
El procedimiento determinado para la recaudación o cobranzas:
1. Se elaborara de manera individual por cliente estados de cuenta que serán enviados
dos veces por mes por medio electrónico.
2. Se confirmara con cada cliente el saldo adeudado y las facturas pendientes para
mantener las cuentas claras.
3. El funcionario de contabilidad solicitara al departamento de ventas o filtrara del
sistema el reporte de cartera vencida por edades para iniciar la cobranza.
4. El reporte de cartera reflejara de mayor a menor el plazo de crédito otorgado a
clientes y se realizara la gestión a los clientes que aún no cancelen sus saldos
pendientes y hayan excedido el plazo de crédito.
5. Una vez determinados los clientes para cobros se procederá a llamar a los contactos
en cada cliente para confirmar los pagos.
6. Se ira elaborando una lista de los clientes a los cuales se llamó y en observaciones
se detallara si se confirmó o no pago.
7. En caso de recibir un pago se pedirá el detalle del mismo, si es cheque, deposito en
efectivo o transferencia junto con el detalle de pago de las facturas pendientes.
8. En caso de cheques se coordinara con un mensajero el retiro del mismo y su
depósito será inmediato en los bancos de la empresa.
9. Una vez confirmado el pago, y acreditado los valores correspondientes se procederá
al registro pertinente en el sistema contable.
142
4.7.14
PROCEDIMIENTO
P#014
NEXO PF#013
ASUNTO: PROCEDIMIENTO DE CONTROL PREVIO
FINALIDAD: Describir el procedimiento en relación al control previo.
FECHA: ________________
El procedimiento de control previo para las actividades de la empresa será el siguiente:
1. Antes del registro de cualquier transacción se verificara la procedencia de los datos,
esto implica el control de la documentación fuente y antecedentes de las
transacciones.
2. En el caso de las compras se controlara previamente la ejecución presupuestaria
para este rubro, el cual no puede excederse.
3. Previo al registro de las compras de flor a proveedores se controlara la
documentación, los valores y aprobaciones respectivas por los funcionarios
encargados.
4. Previo a la aprobación de una venta a un clientes se verificara el plazo de crédito, el
saldo adeudado y las facturas pendientes, con la finalidad de no exceder en ventas a
clientes que se puedan convertir en cartera no recuperable.
5. En caso de tener aprobada la venta, previo al registro se revisara la documentación
completa desde orden de pedido del cliente hasta la factura de venta y coordinación
de flete.
6. Previo a la elaboración de pagos se confirmara la aceptación y provisión de los
mismos en el flujo de caja semanal de la empresa.
7. Previo al registro de pagos o desembolsos en el sistema contable, se controlara las
aprobaciones pertinentes y la documentación de respaldo correspondiente.
8. Previo a iniciar negociaciones con clientes o proveedores nuevos, estos serán
calificados dando seguimiento a su calidad y confiabilidad de la información
presentada.
143
4.7.15
PROCEDIMIENTO
P#015
NEXO PF#014
ASUNTO: PROCEDIMIENTO DE CONTROL CONCURRENTE
FINALIDAD: Describir el procedimiento en relación al control concurrente.
FECHA: ________________
El control concurrente estará presente día a día, durante la realización de las actividades
delegadas a cada funcionario, para lo cual, de manera general se tendrá en cuenta el
presente procedimiento:
1. Revisión de la confiabilidad de la información mientras se registra al sistema, es
decir el funcionario encargado estará alerta de cualquier inconsistencia.
2. Revisión de la documentación y diferentes tipos de comprobantes que sustentan el
registro de las transacciones. Esta revisión será a profundidad comprobando el
correcto llenado de los comprobantes, su aprobación y veracidad de los cálculos y
valores reflejados.
3. Durante el registro de transacciones se controlara el uso correcto del plan de
cuentas, acreditando o debitando las partidas pertinentes, asignando la correcta
codificación y aprobando el registro en el diario general.
4. Se tendrá presente de manera general el cumplimiento de las normas establecidas
dentro de la empresa, tanto normas internas como normativa internacional y
principios contables.
5. Durante el proceso de exportación se dará un control continuo por parte de los
funcionarios encargados, desde el momento de aprobación de la venta se controlara
el despacho de la flor, la coordinación de flete, las fechas de embarque y llegada y
demás especificaciones que haya requerido el cliente con la finalidad de satisfacer
la necesidad del mismo.
6. Control continuo de las actividades realizadas por los auxiliares y asistentes por
parte de sus supervisores.
7. Control de la calidad y cantidad de trabajo de todos los funcionarios que conforman
el área contable.
144
4.7.16
PROCEDIMIENTO
P#016
NEXO PF#015-016
ASUNTO: PROCEDIMIENTO DE CONTROL POSTERIOR Y
RETROALIMENTACIÓN
FINALIDAD: Describir el procedimiento en relación al control posterior y
retroalimentación.
FECHA: ________________
Toda actividad realizada de forma diaria rutinaria estará sujeta a un control posterior, este
control puede ser una revisión por el funcionario delegado o a su vez por un superior
encargado de verificar el cumplimiento de las actividades cotidianas de su equipo de
trabajo. Este control principalmente será manejado por los jefes representantes de cada
área funcional, los cuales tendrán que cumplir el siguiente procedimiento:
1. Revisión rutinaria de los registros de información, para verificar el correcto ingreso
de información al sistema.
2. Análisis de las actividades designadas versus actividades cumplidas por los
funcionarios dentro de la jornada del trabajo.
3. Control de la priorización de actividades, control de tiempos, objetivos cumplidos y
desempeño en el cargo laboral de cada funcionario.
4. Revisión de la información base previo a la elaboración de análisis estandarizados y
reportes para la gerencia.
En cuanto a la retroalimentación de las actividades se considerara el siguiente
procedimiento:
1. Luego de la revisión de actividades e información, se celebrara con el personal
pertinente una reunión formal en la cual se dará a conocer las observaciones de los
inconvenientes presentados.
2. Se generara un resumen de observaciones, causas y efectos de los problemas
presentados.
3. Con la socialización del personal involucrado se dará solución a los inconvenientes
y se propondrá soluciones generales que eviten la reincidencia de estos eventos.
145
Relación de Políticas, Reglas y Procedimientos
POLITICAS GENERALES POLITICA FUNCIONAL REGLAS PROCEDIMIENTOS
PG#001
Generalidades del
Sistema Contable PF#001
Configuración del
Sistema contable R#001
Características del Plan
de Cuentas P#001 Manejo del Plan de Cuentas
PF#002 Ingreso de datos al
sistema R#002
Especificaciones del
Ingreso de Información P#002 Puntos de Ingreso de
Información al Sistema
PF#003 Estados financieros
básicos
R#003 Estado de Situación
Financiera
P#003 Procedimiento para Generar
Estados Financieros
R#004 Estado de Resultados
R#005 Estado de Cambios en
el Patrimonio
R#006 Estado de Flujos de
Efectivo
R#007 Notas a los Estados
Financieros P#004 Procedimiento para Notas
Explicativas
PF#004 Análisis Estandarizados
R#008 Características de los
Análisis de Activos P#005 Análisis de Activos
R#009 Características de los
Análisis de Pasivos P#006 Análisis de Pasivos
R#010 Características de los
Análisis de Patrimonio P#007 Análisis de Patrimonio
R#011 Características de los
Análisis de Ingresos P#008 Análisis de Ingresos
R#012
Características de los
Análisis de Gastos y
Egresos P#009
Análisis de Gastos y Egresos
PF#005 Contenido de los
Presupuestos R#013
Periodo de Elaboración
de Presupuestos Continúa….
146
PF#006 Evaluación
Presupuestaria
PG#002
Organización
Financiera y
Contable PF#007
Estructura del Área
Contable
PG#003 Gestión del Área
Contable
PF#008 Actividades de
Aprobación R#014
Reglas sobre
Actividades de
Aprobación P#010 Procedimientos de Aprobación
PF#009 Actividades de Revisión
de Requerimientos R#015
Reglas sobre
Actividades de
Revisión P#011 Procedimientos de Revisión
PF#010 Actividades de Registro R#016 Reglas sobre
Actividades de Registro P#012 Procedimientos de Registro
PF#011 Actividades de
Recaudación R#017
Reglas sobre
Actividades de
Recaudación P#013 Procedimientos de
Recaudación
PF#012 Actividades de Control R#018 Reglas sobre
Actividades de Control
PG#004
Coordinación de
Actividades entre
Áreas
Funcionales
PG#005
Tipos de Control
de las Actividades
Contables
PF#013 Control Previo P#014
Procedimiento de Control
Previo
PF#014 Control Concurrente P#015
Procedimiento de Control
Concurrente
PF#015 Control Posterior P#016
Procedimiento de Control
Posterior y Retroalimentación PF#016 Retroalimentación
Figura 4.7 Relación de Políticas, Reglas y Procedimientos
147
4.8 Propuesta de Cuadros y Formatos
Toda empresa, sea cual sea su naturaleza necesita de formatos establecidos, generados a su
necesidad de información, que ayuden a sistematizar los datos, a controlar las actividades y
a asegurar el correcto desempeño, para lo cual se propone una serie de cuadros y formatos
que buscan ser de apoyo para el manejo de la información contable dentro de la empresa
Unique Rose y servirán para organizar la información contable de una forma más
esquematizada, simplificando la emisión de reportes y manteniendo los datos al día.
Los cuadros y formatos propuestos cumplirán la función de evidenciar las transacciones de
la empresa, convirtiéndose en requisitos previos al registro de información en el sistema
contable, además, estos formatos contaran con la aprobación de funcionarios pertinentes lo
cual implicara control dentro de las actividades de la empresa.
4.8.1 Formatos Contables
Los formatos contables son documentos de respaldo que ayudan a formar evidencia de las
transacciones comunes que se desarrollan dentro de una empresa, los formatos presentados
en esta propuesta esta detallados y particularizados para el giro de negocio de una
comercializadora de flores, esto puesto que cada empresa tiene su propia necesidad de
requerimientos que deben ser cumplidos para optimizar el manejo de información.
Los principales formatos que de manera primordial deben ser considerados por la empresa
para mejorar sus operaciones son los siguientes:
Tabla 4.6 Formatos Contables
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
FAIN Factura Interna
FAEL Factura Electrónica
CBANC Conciliación Bancaria
COMEG Comprobante de Egreso
COMIN Comprobante de Ingreso
NCRED Nota de Crédito
ESCTA Estado de Cuenta
ORCOM Orden de Compra o Pedido
ORVEN Orden de Venta a Cliente
KRX Tarjeta Kardex
148
Facturas
Las facturas dentro de la empresa existirán de dos tipos, una factura será enviada al cliente
y también será usada internamente por la empresa, y el segundo tipo de factura es un
documento electrónico validado por el SRI.
Factura Interna
La factura interna que se propone para la empresa contiene las siguientes características:
- En primer lugar tiene la identificación de la empresa Unique Rose, dirección,
teléfono, numero de ruc y numeración correspondiente
- Desglosa los datos del cliente como son razón social, país de destino, dirección y
teléfonos.
- La factura interna especifica el código de país, la fecha de despacho, la guía aérea,
el código de vuelo y la especificación del vendedor.
- En el cuerpo de la factura se detalla las fincas que completan la orden del cliente, el
número de cajas y su tipo, la variedad de flor, precios unitarios, precios totales y
cantidad de tallos.
- Al final de la factura se resume el número de piezas totales, las cajas tipo QB y HB,
y la totalidad de cajas full de flor.
Este modelo de factura será enviado a los clientes para detalle y control del pedido y se la
archivara internamente en la empresa para respaldo de la venta y registro en el sistema de
la misma.
Algunos de los datos en el modelo de factura interna se encuentran en ingles debido a que
es el idioma principal en el cual se negocia la exportación de flores. A continuación se
presentara el modelo de factura interna propuesto de acuerdo a las necesidades de la
empresa Unique Rose Farms.
149
Figura 4.8 Factura Interna
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
Dirección: AVENIDA GONZALO CORDERO OE6-142 Y CALLE C
Teléfono: 02491-253
E-mail: infoquniquerosefarms.com
Código País:
Fecha:
Consignee: FORNELL Guía Aerea
Address:
Phone: Línea Aerea y Vuelo #: Vendedor:
QTY BOX BOX SIZE VARIETY BUNCH # STEMS LENGTH STEMS PRICE /BU TOTAL
1 QB ASSOERTED 5 12 50 60 0.15 9.00
TOTAL
DESCRIPCIÓN:
PIEZAS: F: HB: 0 QB: TOTAL PIECES:
BOXES FULL: F: F: 0 F: TOTAL BOXES FULL:
FINCA
Cobos Acuña Jose Vicente-Gráficas Cobos 3 "S" RUC: 1701175984001, Aut 1598 Telf:2955-258 Del 001 al 100 Fecha de autorización: 02/10/2015 Valido hasta:
02/10/2016
R.U.C.: 1792520754001
FACTURA Nº
001 - 001 - 0000101
Aut. SRI.1108680760
150
Factura Electrónica
Este modelo de factura electrónica es mucho más simplificado que el anterior, está
diseñada para uso exclusivo de contabilidad para sustento de los ingresos y conciliaciones
tributarias. Esta factura estará acorde a los requerimientos del SRI y será válida como
cualquier otra factura de uso común.
Figura 4.9 Factura Electrónica
La característica principal de esta factura es el código de acceso, que es similar a un código
de barras que da fidelidad de la factura y evita el riesgo de clonación de documentos, cada
código es único y es la identificación primordial de la empresa en las facturas electrónicas.
R.U.C.: 1792520754001FACTURA
N° 001 - 001 - 0000101
Numero de Autorización
210201512420417000000000000000000000
Fecha y hora de autorización: 2015-10-02T12:42:04.384-05:00
AMBIENTE: Producción
Emisión: Normal
Clave de Acceso:
Obligado a llevar Contabilidad: SI
Razón Social/Nombre y Apellido Identificación:
Fecha Emisión: Guía de Remisión:
Cod. Princ. Cantidad Precio Unit. Descuento Precio Total
Información SUBTOTAL 12%
Dirección SUBTOTAL 0%
Teléfono SUBTOTAL NO OBJETO DE IVA
E-mail SUBTOTAL EXENTO DE IVA
SUBTOTAL SIN IMPUESTOS
DESCUENTO
ICE
IVA 12%
PROPINA
VALOR TOTAL
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
Dir. Matriz: AVENIDA GONZALO CORDERO OE6-142 Y CALLE C
Dir. Sucursal: AVENIDA GONZALO CORDERO OE6-142 Y CALLE C
Descripción
151
Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria es un proceso fundamental dentro de cualquier empresa, sea cual
sea su naturaleza, esto debido a que la cuenta bancos es una de las principales del activo y
refleja los saldos de las cuentas en instituciones financieras. En el caso de Unique Rose se
tiene dos cuentas, una en un banco local y otra en un banco internacional, pero el formato
propuesto para la conciliación bancaria es unificado para ambas cuentas.
Las características de este formato son las siguientes:
- Posee la identificación de la empresa, datos del banco y periodo de conciliación, en
este caso la conciliación bancaria es mensual en ambas cuentas.
- En el detalle se especifica el número de movimiento, la fecha, el tipo de documento
si es cheque, transferencia, depósito, retiro, el número de comprobante que lo
sustenta y el número de egreso en el caso de los pagos.
- En cuanto a los saldos de los movimientos se los identifica en las columnas de debe
y haber, y en la columna de saldo se actualizara el valor disponible en la cuenta
bancaria.
- Por ultimo en la columna de conciliado se determina por codificación la
conciliación de la cuenta bancaria, usando la letra (d) para depósitos, (w) para
retiros o débitos, (c) para cheques y (f) para comisiones bancarias o servicios
financieros.
- Cabe recalcar que para la conciliación bancaria de banco internacional se tiene en
cuenta descuentos especiales que se producen siempre a fin de mes, estos
descuentos se producen por costo administrativo de la cuenta en el exterior, uso de
usuario y contraseña en el portal web, costo de mantenimiento y uso del cobro por
medio de tarjetas de crédito. Todos estos rubros pueden ser identificados en la
columna detalle de la conciliación.
- Por ultimo al final del formato tenemos el resumen de valores en depósitos,
cheques, servicios financieros y el saldo conciliado al final del periodo mensual.
A continuación se presenta el modelo propuesto de conciliación bancaria aplicable a todas
las cuentas corrientes de la empresa Unique Rose:
152
Figura 4.10 Conciliación Bancaria
MES: CUENTA #:
NUMERO FECHA TD No.COMP. #EGRESO DETALLE/BENEFICIARIO DEBE HABER SALDO CONCILIADO
SALDO INICIAL
SALDO INICIO MES
+ Depositos y otros creditos (d) 0.00
- Withdrawals retiros y debitos (w) 0.00
- Cheques ( c ) 0.00
- Servicios Financieros (f) 0.00
SALDO FINAL MES
SALDO A DISPONER
BANCO :
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
153
Comprobante de Egreso
Este comprobante es el respaldo principal de los pagos realizados bajo cualquier concepto,
sea este por medio de cheque, transferencia o en efectivo siempre habrá un comprobante de
egreso numerado que respalde la transacción.
Figura 4.11 Comprobante de Egreso
Este comprobante contara con la aprobación de un funcionario delegado y de la jefatura
contable para la emisión del pago. Las principales características de este comprobante son:
- Detalla la información general de la empresa como son nombre comercial,
teléfonos, dirección y primordialmente el valor del egreso.
- El comprobante de egreso será numerado y secuencial, también especifica el
beneficiario, el concepto del pago y en caso de proveedores el detalle de las
facturas pagadas.
0001
DIRECCION : CC CONDADO LOCAL 1 Y 2
LUGAR Y FECHA Quito _________
BENEFICIARIO:
# DE COMPROBANTE DE PAGO
FECHA GIRADA
CEDULA #
COMPROBANTE DE EGRESO
VALOR: $________
PROVEEDOR
POR CONCEPTO DE:
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
DETALLE DÉBITO CREDITOS
TELF:2491253
FIRMA Y SELLO
Detalle de pago Proveedores:
BANCO BANCO DEL PACIFICO
TIPO DE PAGO
154
- Se especifica el banco del cual se está pagando y el tipo de pago que puede ser
cheque, transferencia o en efectivo, en todos los casos se pondrá un numero de
documento que respalde el pago.
- Para constancia de la entrega de los pagos existe un espacio en donde el acreedor
sellara y firmara el recibido del mismo, de esta forma se controla la entrega y
recepción de los pagos a quien corresponda.
- Por ultimo tenemos la formalización del comprobante en la cual los funcionarios
encargados de elaborar, revisar y aprobar el pago firmaran el comprobante previo al
registro del mismo en el sistema contable.
Comprobante de Ingreso
El comprobante de ingreso es el documento que dará fidelidad de las recaudaciones dentro
de la empresa, este comprobante será el respaldo de los pagos recibidos y está estructurado
de tal forma que facilite el registro en el sistema y permita un control en los ingresos.
Figura 4.12 Comprobante de Ingreso
155
Nota de Crédito
La nota de crédito es el documento habilitante para el registro de deducciones en los valor
pendientes de pago de los clientes, esta nota de crédito es el respaldo de un reclamo formal
por parte de los clientes cuestionando la calidad de la flor y evidenciando los
inconvenientes con la misma. La nota de crédito estará sujeta a una numeración secuencial,
y a la especificación del cliente beneficiario y detalle de la flor de baja calidad por la cual
se le está acreditando. Para el registro del crédito en el sistema es necesario la
formalización de la nota de crédito la cual constara de las firmas de los funcionarios
responsables de recibir el crédito, revisar o confirmar la verdadera existencia del reclamo
justificado y la aprobación de la nota de crédito a favor del cliente.
Figura 4.13 Nota de Crédito
Obligado a llevar Contabilidad: SI
Señor (es):
Dirección: DD MM AA
R.U.C:
Código Cantidad Precio Unit. Descuento Total
Subtotal
IVA
TOTAL
Credito Recibido por: Revisado por: Aprobado por:
R.U.C.: 1792520754001
NOTA DE CRÉDITO
N° 001 - 001 - 0000101
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
Dir. Matriz: AVENIDA GONZALO CORDERO OE6-142 Y CALLE C
Dir. Sucursal: AVENIDA GONZALO CORDERO OE6-142 Y CALLE C
Fecha de Emisión:
Descripción
156
Estado de Cuenta
El estado de cuenta es un documento generado internamente para ser enviado a los clientes
dos veces por mes en el cual se detalla las facturas pendientes de pago, el valor individual
y saldo acumulado de estas facturas, las fechas y días vencidos. El estado de cuenta es un
documento de apoyo para la gestión de cobranzas ya que detalla claramente lo que cada
cliente tiene pendiente para con la empresa.
Luego del envío de los estados de cuenta se procede a confirmar el recibido por parte del
cliente para dar inicio a la gestión de cobro, si el cliente no está de acuerdo con los valores
reflejados en el estado de cuenta, se pide un detalle por parte del cliente para cruce
información y solucionar el inconveniente. En el estado de cuenta se reflejaran las notas de
crédito que hayan sido acreditadas al cliente y estas deducirán el saldo adeudado.
Figura 4.14 Estado de Cuenta
Nombre del Cliente:
Dirección:
Teléfono:
Desde: Hasta:
Num Date Payee Account Amount Running Balance Due Days
11/08/2015 FLO 0271 3 FLORISAM + 169.00 169.00
11/08/2015 FLO 0272 2 FLORISAM + 130.00 299.00
14/08/2015 FLO 0273 6 FLORISAM + 338.8 637.80
14/08/2015 CRED2 HB CARNATIONS+FLT FACT#273FLORISAM + -242.00 395.80
21/08/2015 FLO 0274 7 FLORISAM + 344.30 740.10
28/08/2015 FLO 0275 5 FLORISAM + 195.20 935.30
31/08/2015 FLO 0276 2 FLORISAM + 100 1035.30
04/09/2015 FLO 0278 2 FLORISAM + 78.4 1113.70
11/09/2015 FLO 0279 4 FLORISAM + 156.8 1270.50
18/09/2015 FLO 0280 4 FLORISAM + 170.8 1441.30
25/09/2015 FLO 0281 7 FLORISAM + 295.4 1736.70
Grand Total
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
157
Orden de Compra o Pedido
La orden de compra o pedido es un documento de manejo interno usado en el área de
compras como respaldo de la flor requerida a un proveedor, esta orden contara con el
detalle de la finca productora a quien se solicita la flor, el tipo de flor, las variedades
específicas del producto incluyendo los precios unitarios negociados para cada variedad de
flores y la totalización del valor del pedido.
La orden de compra estará enumerada de forma secuencial y contara con las firmas de
responsabilidad de los funcionarios que elaboraron la nota y aprobaron el pedido de flor al
proveedor, sin estas firmas el documento se lo considera nulo y no tendrá validez para
sustentar ningún registro dentro del sistema contable.
Figura 4.15 Orden de Compra o Pedido
FECHA :
FINCA:
ARTICULO :
INFORMACION ADICIONAL
QTY BOX BOX SIZE VARIETY BUNCH # STEMS LENGTH STEMS PRICE /BU TOTAL
1 QB ASSOERTED 5 12 50 60 0.15 9.00
OBSERVACIONES:
RECIBIR EL DIA:
Elaborado por Aprobado por
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
TOTAL PEDIDO
ORDEN DE COMPRA Nº 001
158
Orden de Venta
La orden de venta es el documento que genera el departamento de ventas como respaldo
del requerimiento de flor por parte del cliente, esta orden es enumerada secuencial mente y
detalla la variedad solicitada, el precio negociado, la cantidad de tallos y el total
provisionado del pedido.
Esta orden de venta deberá ser aprobada por un supervisor del área de ventas, el cual antes
de aceptar el pedido revisara el volumen de venta del cliente, en caso de que el cliente no
tenga una capacidad rápida de pago y tenga un saldo adeudado ligeramente alto, el
supervisor puede negar la orden de venta o suspender los despachos hasta recuperar la
cartera. La orden de ventas estará adjunta a la factura de venta definitiva para controlar que
lo solicitado por el cliente este completo y evitar discrepancias en el pedido.
Figura 4.16 Orden de Venta
FECHA :
CLIENTE:
ARTICULO :
INFORMACION ADICIONAL
QTY BOX BOX SIZE BUNCH # STEMS LENGTHTOTAL
STEMSPRICE /BU TOTAL
1 QB 5 12 50 60 0.15 9.00
OBSERVACIONES:
Elaborado por Aprobado por
ENTREGAR EL DIA:
VARIETY NEEDED
ORDEN DE VENTA Nº 001
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
159
Tarjeta Kardex
La tarjeta Kardex es el principal documento para el control de los inventarios, en esta
tarjeta se desglosara las variedades de flores de un mismo largo de tallo, es decir se creara
una tarjeta individual por cada variedad con un largo de tallo especifico. El Kardex
reflejará en su contenido las existencias máximas y mínimas, además que en su cuerpo
detallara las entradas, salidas y existencias en cantidades de tallos con la relación de tipos
de cajas QB y HB esto debido q que en la comercialización de flores se maneja estas
unidades de medida, entiéndase por QB a un cuarto de caja y por HB a media caja.
Cabe recalcar que las existencias de la flor es virtual ya que la empresa no maneja bodegas
físicas si no alquila cuartos fríos para mantener la flor fresca hasta el momento de
despacho de la flor hacia el cliente, comúnmente la flor que se compra a un proveedor y se
la registra momentáneamente en el Kardex, sale como flor de venta para algún cliente,
dejando las existencias en cero.
Figura 4.17 Propuesta de Tarjeta Kardex
PRODUCTO VARIEDAD: Maximas:
LONG. TALLOS: EXISTENCIAS Minimas:
CODIGO : Criticas:
ENTRADA SALIDA
CANT. TALLOS V. UNIT V. TOTAL CANT. TALLOS V.UNIT V.TOTAL CANT V.UNIT V.TOTAL CANT. QB CANT. HBFECHA DETALLE
EXISTENCIA
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
TARJETA KARDEX
160
4.8.2 Formatos de Reportes Contables
Los reportes contables son documentos que ayudan a la interpretación de la información
contable, con la finalidad de tomar medidas contingentes y solucionar problemas de tipo
económico-financiero. Dependiendo de la naturaleza del negocio puede existir un sin
número de reportes que pueden generarse automáticamente por un sistema informático o
manualmente por un analista encargado, en el caso de la empresa Unique Rose que es una
comercializadora de flores se han designado reportes principales que se detallan a
continuación:
Tabla 4.7 Formatos de Reportes Contables
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
PVENT Presupuesto de Ventas
PGAST Presupuesto de Gastos
EVACT Evolución Activos
EVPAS Evolución Pasivos
EVPAT Evolución Patrimonio
EVPV Evolución de Precios de Venta
EVCV Evolución de Costo de Flor
ESGAS Estadística de Gastos
ESING Estadística de Ingresos
ESAOIF Estadística de Actividades de Operación, Inversión y
Financiamiento
ESVV Estadística Volumen de Ventas
RC Reporte de Cartera
IF Indicadores Financieros
RGV Reporte de Ganancia por Venta
RGP Reporte de Ganancia por Periodo
161
Presupuesto de Ventas
El presupuesto de ventas es el punto de partida de la ejecución presupuestaria, ya que
relaciona el costo de la flor más el porcentaje de margen de ganancia esperado por la
empresa para la configuración del presupuesto de ventas, este presupuesto tiene cuatro
partes fundamentales:
1. La descripción de las variedades de flor, el porcentaje de incremento unitario, y el
porcentaje de margen de ganancia en el precio de venta.
2. El cálculo del nuevo precio de venta, el presupuesto de ventas en dólares con el
nuevo precio y el porcentaje de margen de utilidad.
3. En esta parte se provisiona el incremento de unidades vendidas para el nuevo
periodo, este incremento está determinado por un porcentaje sobre la cantidad de
ventas en unidades del periodo anterior, se determina el presupuesto con el nuevo
incremento en unidades y el porcentaje de variación de venta unitaria.
4. Como último componente se tiene la proyección de ventas final en la cual
encontramos el presupuesto de venta con el nuevo precio y las nuevas cantidades y
el porcentaje de variación en ventas.
Figura 4.18 Formato Presupuesto de Ventas
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
1- % Increm Und. 10%PVP %
MARGEN35% 4- ProyecciónVENTAS $$
ProductoCVu
Ant.
Venta
Anterior
Venta
Unds.
Nuevo
PVPu
Ppto.
Venta $$
%
Margen
Psto.
Incremen
to Und
%
Incremnt
o
Venta
Unds.
Presupu
esto
Venta $$
%
Var.Vta
Und
Presupuesto
Venta
% Var.Vtas
$$
FOREVER YOUNG
CB 12 TALLOS MIXTOS
ASSORTRED ROSES
FREEEDOM
SEXY RED
NIGHT FEVER
VENDELA
HIGH AND MAGIC
TOPAZ
TITANIC
HOT PINK ROSE
TOTALES
PRESUPUESTO DE VENTAS
2- PVP 3- Proyección Incremento VENTA UNIDADES
162
Figura 4.19 Ejemplo Presupuesto de Ventas
Presupuesto de Gastos
El presupuesto de gastos es la configuración de egresos agrupados por su naturaleza, en
este caso para la empresa Unique Rose los gastos de agruparan en gastos de
administración, gastos de comercialización y gastos financieros. Dentro de cada uno de
estos grupos habrá partidas específicas para cubrir el giro de negocio normal, además
previo a la elaboración del presupuesto se recibirán pedidos de las áreas funcionales para
aumentar la asignación presupuestaria o crear nuevos rubros que sean necesarios, todo esto
con la debida justificación.
Las principales características que posee este presupuesto de gastos son las siguientes:
- Se presenta la codificación y detalle de cada grupo de gastos antes mencionado, lo
cual facilita el control de la ejecución presupuestaria y el reconocimiento de los
gastos.
- Se desglosa valores aproximados mensualmente por cada rubro y por cada grupo de
gastos, la totalidad de estos rubros sumas al final en la última columna representa el
presupuesto estimado necesario en cuestión de los gastos.
- Los grupos de gastos se encuentran resaltados y coloreados para mejor
interpretación de la totalidad de gastos.
A continuación se presenta el formato propuesto para la aplicación del presupuesto de
gastos, el cual facilitara el control de los fondos y permitirá evaluar la ejecución
presupuestaria, evitando así desfases en el presupuesto.
1- % INCREMNTO Und. 10%PVP %
MARGEN35%
Producto CVu Ant. Venta Anterior Venta Unds.Nuevo
PVPu
Ppto. Venta
$$
%
Margen
Psto.
Incremento
Und
%
Incremnto
Presupuesto
Venta $$% Var.Vta Und
Presupuesto
Venta% Var.Vtas $$
FOREVER YOUNG 11,50 62.100 5.400 15,53 83.835 35,0% 5.940 10,0% 92.219 10,0% 92.219 48,5%
TALLOS MIXTOS 18,00 43.200 2.400 24,30 58.320 35,0% 2.640 10,0% 64.152 10,0% 64.152 48,5%
ASSORTRED ROSES 18,00 43.200 2.400 24,30 58.320 35,0% 2.640 10,0% 64.152 10,0% 64.152 48,5%
FREEEDOM 18,00 43.200 2.400 24,30 58.320 35,0% 2.640 10,0% 64.152 10,0% 64.152 48,5%
TOTAL 191.700 12.600 20,54 258.795 35,0% 13.860 10,0% 284.675 48,5% 284.675 48,5%
4- ProyecciónVENTAS $$ 2- PVP 3- Proyección Incremento VENTA UNIDADES
163
Figura 4.20 Presupuesto de Gastos
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
CODIGO DESCRIPCIÓN ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
5.1. GASTOS ADMINISTRATIVOS QUITO
5.1.1. GASTOS SUELDOS DE PERSONAL
5.1.1.01 SUELDO
5.1.1.10 COMISIONES
5.1.2. BENEFICIOS SOCIALES PERSONALES
5.1.2.01 DECIMO TERCER SUELDO
5.1.2.02 DECIMO CUARTO SUELDO
5.1.2.03 APORTE PATRONAL IESS
5.1.2.04 FONDOS DE RESERVA
5.1.2.05 VACACIONES
5.1.2.20 BONO DE GESTION
5.1.2.29 CAPACITACION A PERSONAL
5.1.2.30 LIQUIDACION DE HABERES
5.1.3. SERVICIOS BASICOS
5.1.3.01 AGUA
5.1.3.02 LUZ
5.1.3.03 TELEFONO
5.1.3.04 INTERNET
5.1.4. IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
5.1.4.01 PATENTES MUNICIPALES
5.1.4.99 OTROS IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
5.1.5. GASTOS DE COMERCIALIZACION
5.1.5.01 HONORARIOS
5.1.5.05 PUBLICIDAD
5.1.5.06 MANTENIMIENTOS
5.1.5.07 ALICUOTA COMUNAL EDIFICIO
5.1.5.08 AGASAJO Y ACTOS SOCIALES
5.1.5.10 GASTOS DE VIAJE
5.1.5.11 MOVILIZACION
5.1.5.12 TRANSPORTE
5.1.5.13 LIMPIEZA DE OFICINA
5.1.5.14 GASTOS BANCARIOS
5.1.5.15 LAVANDERIA
5.1.5.16 SEGUROS
5.1.5.17 ALIMENTACION
5.1.5.18 GASTOS CAJA CHICA
5.1.5.19 GASTOS BANCARIOS
5.1.5.30 BAJA DE ACTIVOS FIJOS
5.1.5.39 GASTOS NO DEDUCIBLES
5.1.5.40 SERVICIOS OCASIONALES
5.1.5.50 NOTARIOS PUBLICOS
5.1.5.80 IVA NO CARGADO AL GASTO
5.1.5.97 OTRAS GASTOS BAJAS
5.1.5.98 OTROS SERVICIOS
5.1.5.99 GASTOS FINANCIEROS
5.1.9. INTERESES BANCARIOS
5.1.9.01 INTERES PRESTAMOS BANCARIOS
5.9. DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
5.9.01. DEPRECIACIONES
5.9.01.01 DEPRECIACION VEHICULOS
5.9.01.02 DEPRECIACIONES EQUI. COMP.
5.9.01.03 DEPRECIACION MUEBLS Y ENSERES
5.9.02. AMORTIZACIONES
5.10 OTROS EGRESOS
PRESUPUESTO DE GASTOS
164
Evolución de Activos
La evolución de activos es un análisis que involucra todos los rubros que conforman este
grupo, este análisis tiene como finalidad demostrar las variaciones mensuales de cada
rubro con motivo de tomar correctivos pertinentes para la optimización de las actividades
de la empresa. Este análisis involucra dos tipos de formatos, el primero es una base de
saldos que se va actualizando de manera mensual, y el segundo es un formato que permite
determinar las variaciones mes a mes tanto en valores como en porcentaje más la
interpretación de la información en un gráfico estadístico.
La estadística de evolución de activos se realizara en base a una tabla dinámica, la cual
permita hacer un mapeo de cada uno de los rubros que posee la empresa en su activo tanto
corriente como no corriente, las características principales de este análisis son las
siguientes:
Desglose mensual de las cuentas generales de los activos con opción de expandir a
cuentas auxiliares.
Cálculo de la variación mes a mes de cada uno de los rubros que forman parte del
activo.
Cálculo del porcentaje promedio de variación en forma mensual y en forma global,
es decir variación relativa y ponderada de cada uno de los rubros del activo.
Representación gráfica en barras o lineal de las variaciones principales para
sintetizar el análisis.
La columna de condición en el formato de variación mensual de activos representa
el criterio de aumento o disminución de los comparados, esto ayudara a determinar
el comportamiento de los saldos con el paso del tiempo.
A continuación se presentara los formatos que configuran este análisis estandarizado, hay
que tomar en cuenta que queda en juicio profesional del funcionario encargado de realizar
los análisis la configuración o parametrizacion de los análisis.
165
Figura 4.21 Formato de Actualización Mensual de Activos
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
CODIGO DESCRIPCIÓ N ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
1.1.1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
1.1.1.1. CAJA
1.1.1.1.01 Caja Chica
1.1.1.2. BANCOS
1.1.1.2.01 BANCO NACIONAL
1.1.2. ACTIVO FINANCIEROS
1.1.2.1.01 CLIENTES VARIOS
1.1.2.7. PRESTAMOS ANTICIPOS EMPLEADOS
1.1.2.7.01 ANTICIPO A PERSONAL
1.1.3. ACTIVO REALIZABLE
1.1.3.1. INVENTARIOS
1.1.3.1.01 Flores compradas
1.1.3.1.02 Flores en proceso de empaque
1.1.3.1.03 Flores Empaquetadas
1.1.3.2. IMPORTACIONES EN TRANSITO
1.1.3.2.01 Importación OP00001
1.1.4. SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS
1.1.4.1. IMPUESTOS ANTICIPADOS
1.1.4.2. GASTOS ANTICIPADOS
1.1.4.2.01 Arriendos
1.1.4.2.02 Seguros
1.1.4.4. ANTICIPO A TERCEROS
1.1.4.4.99 OTROS ANTICIPOS A TERCEROS
1.1.5. ACTIVO POR IMPUESTOS CORRIENTES
1.1.5.1. CREDITO TRIBUTARIO EMPRESA (IVA)
1.1.5.1.01 RETENCIONES 30%
1.1.5.1.02 RETENCIONES 70%
1.1.5.1.03 RETENCIONES 100%
1.1.5.1.10 IVA COMPRA PROVEEDORES
1.1.5.2. CREDITO TRIBUTARIO EMPRESA (I.R.)
1.1.5.2.01 RETENCION EN LA FUENTE
1.1.7. OTROS ACTIVOS CORRIENTES
1.1.7.1. PRESTAMOS ACCIONISTAS Y OTROS
1.1.7.1.01. PRESTAMO ACCIONISTAS Y OTROS
1.1.7.8. OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.1.7.9. OTROS ACTIVOS CORRIENTES
1.1.7.9.01 DEPOSITOS EN GARANTIA
1.2. ACTIVO NO CORRIENTE
1.2.1. PROP. PANTA Y EQUIPOS (ACTIVO FIJO)
1.2.1.2. DEPRECIABLE
1.2.1.2.01 Equipos de Computación
1.2.1.2.02 Muebles y Enseres
1.2.1.2.04 Herramientas mecánicas
1.2.1.2.08 Electrodomésticos
1.2.1.2.09 Equipo de oficina
1.2.1.2.10 DEPREC. ACUM. PROP. PLANTA Y EQUIPO
1.2.1.6.90 DEPRECIACION OTROS ACTIVOS FIJOS
1.2.2. PROPIEDADES DE INVERSION
1.2.2.1.01 TERRENOS
1.2.2.2.01 EDIFICIOS
1.2.2.3. DEP.ACUM.PROPIEDAD DE INVERSION
1.2.2.4. DETERIORO ACUM. PROP. DE INVERSION
EVOLUCIÓN DE ACTIVOS
166
Figura 4.22 Formato Variación Mensual de Activos
Evolución de los Pasivos
El análisis de evolución de pasivos es similar al de activos, los formatos a ser usados son
los mismos, con la diferencia de que los rubros desglosados son del pasivo, para este
análisis de igual forma se generara una base de actualización de saldos mensuales y un
cuadro de variaciones en valores y de forma porcentual que podrá ser interpretado con una
gráfica estadística.
La estadística de pasivos será a manera de tabla dinámica, en la cual se desglosara
mensualmente los saldos de cada una de las cuentas generales y auxiliares que lo
conforman, se considera para este análisis las variaciones mensuales en valores y
porcentajes con la finalidad de resumir el análisis.
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
VARIACIÓN DE ACTIVOS
CODIGO DESCRIPCIÓ N ENE FEB Variac. $ Variac. % Condición
1.1.1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
1.1.1.1. CAJA
1.1.1.1.01 Caja Chica
1.1.1.2. BANCOS
1.1.1.2.01 BANCO NACIONAL
1.1.2. ACTIVO FINANCIEROS
1.1.2.1.01 CLIENTES VARIOS
1.1.2.7. PRESTAMOS ANTICIPOS EMPLEADOS
1.1.2.7.01 ANTICIPO A PERSONAL
1.1.3. ACTIVO REALIZABLE
1.1.3.1. INVENTARIOS
1.1.3.1.01 Flores compradas
1.1.3.1.02 Flores en proceso de empaque
1.1.3.1.03 Flores Empaquetadas
167
Figura 4.23 Formato de Actualización Mensual de Pasivos
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
CODIGO DESCRIPCIÓ N ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
2.1. PASIVO CORRIENTE
2.1.02. OBLIGACIONES FINANCIERAS
2.1.02.01 Obligaciones Financieras capital
2.1.02.02 Obligaciones financieras intereses
2.1.03 OBLIGACIONES COMERCIALES
2.1.03.01 CTAS. Y DTOS. POR PAGAR PROVEEDORES
2.1.03.02 PROVEEDORES DE INTERMEDIACION FLORES
2.1.04. OBLIGACIONES SOCIALES
2.1.04.01 REMUNERACIONES POR PAGAR
2.1.04.02 BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
2.1.07. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
2.1.07.1. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS IVA
2.1.07.1.01 IVA 12% VENTAS
2.1.07.1.08 RETENCION IVA 30%
2.1.07.1.09 RETENCION IVA 70%
2.1.07.1.10 RETENCION IVA 10%
2.1.07.2. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS RET.FTE.
2.1.07.2.302IMPUESTO RENTA PERSONAL CIA
2.1.07.2.303SERVICIOS PROFESIONALES
2.1.07.2.304SERVICIOS PROF. PREDOMINIE INTELECTO
2.1.07.2.310TRANSPORTE
2.1.07.2.312COMPRA DE BIENES CORPORALES
2.1.07.2.320ARRIENDO BIENES INMUEBLES
2.1.07.2.322SEGUROS Y REASEGUROS
2.1.07.2.340OTRAS RETENCIONES
2.1.07.2.341OTRAS RETENCIONES 2%
2.1.07.2.399IMPUESTO A LA RENTA CIA.
2.1.07.3. IESS POR PAGAR
2.1.07.3.01 IESS POR PAGAR
2.1.07.3.02 FONDOS DE RESERVA
2.1.07.3.03 PRESTAMO EMPLEADOS IESS
2.1.07.4. BENEFICIOS POR LEY EMPLEADOS
2.1.07.4.01 DECIMO TERCER SUELDO
2.1.07.4.02 DECIMO CUARTO SUELDO
2.1.07.4.03 VACACIONES POR PAGAR
2.1.07.4.90 INDEMNIZACION DESAHUCIO
2.1.07.4.91 JUBILACION PATRONAL
2.1.07.5. PARTICIPACION EMPLEADOS UTILIDADES
2.1.07.5.01 PARTICIPACION UTILIDADES EMPLEADOS
2.1.07.6. DIVIDENDOS SOCIOS
2.1.07.6.01 DIVIDENDOS POR PAGAR SOCIOS
2.1.09. OTRAS CUENTAS POR PAGAR ACCIONISTAS
2.1.09.01 CUENTAS POR PAGAR SOCIOS
2.1.10. ANTICIPO DE CLIENTES
2.1.10.950 CLIENTES VARIOS
2.1.13. OTROS PASIVOS CORRIENTES
2.1.13.4. SUELDOS POR PAGAR
2.1.13.5. OTROS BENEFICIOS EMPLEADOS
2.2. PASIVO NO CORRIENTE
2.2.1. PASIVO LARGO PLAZO
2.2.1.1. JUBILACION PATRONAL
2.2.2 OBLIGACIONES FINANCIERAS LARGO PLAZO
EVOLUCIÓN DE PASIVOS
168
Figura 4.24 Formato Variación Mensual Pasivos
Evolución del Patrimonio
Para el análisis de la evolución del patrimonio se tendrán las siguientes consideraciones:
Se propone un formato a manera de una tabla dinámica en la cual se actualicen
mensualmente los saldos de los rubros correspondientes a capital social,
aportaciones de socios y capitalizaciones.
Se establecerá un formato que generara las variaciones en saldos (incremento o
disminución) y la variación porcentual en relación al periodo inmediato anterior.
En caso de capitalizaciones y aportaciones de socios se elaborara una base de datos
en la cual se especifica los valores a capitalizar, el tipo de aportación (dinero o
bienes) y las observaciones necesarias respecto a estos temas.
A continuación se presenta los formatos a usar para la evolución de rubros del patrimonio
los cuales guardan similitud con los formatos para activos y pasivos.
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
VARIACIÓN DE PASIVOS
CODIGO DESCRIPCIÓ N ENE FEB Variac. $ Variac. % Condición
2.1. PASIVO CORRIENTE
2.1.02. OBLIGACIONES FINANCIERAS
2.1.02.01 Obligaciones Financieras capital
2.1.02.02 Obligaciones financieras intereses
2.1.03 OBLIGACIONES COMERCIALES
2.1.03.01 CTAS. Y DTOS. POR PAGAR PROVEEDORES
2.1.03.02 PROVEEDORES DE INTERMEDIACION FLORES
2.1.04. OBLIGACIONES SOCIALES
2.1.04.01 REMUNERACIONES POR PAGAR
2.1.04.02 BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
2.1.07. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
2.1.07.1. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS IVA
2.1.07.1.01 IVA 12% VENTAS
2.1.07.1.08 RETENCION IVA 30%
169
Figura 4.25 Formato de Actualización Mensual del Patrimonio
Figura 4.26 Formato Variación Mensual Patrimonio
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
CODIGO DESCRIPCIÓ N ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
3 PATRIMONIO NETO
3.1. CAPITAL Y RESERVAS
3.1.1. CAPITAL SOCIAL
3.1.1.1. CAPITAL PAGADO
3.1.1.1.01 SAMANIEGO JUAN
3.1.1.1.02 LILIA GUAMBA
3.1.2. RESERVAS Y APORTES
3.1.2.1. RESERVAS
3.1.2.1.01 Reserva Legal
3.1.2.1.02 Reserva Estatutaria
3.1.2.1.03 Reserva Facultativa
3.1.2.1.04 APORTES FUTURAS CAPITALIZACIONES
3.2. RESULTADOS ACUMULADOS
3.2.1. Resultado acumulados año …
3.2.2 RESULTADOS ACUMULADOS ADOPCION NIIF
3.2.3 RESULTADOS DEL AÑO CORRIENTE
EVOLUCIÓN DEL PATRIMONIO
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
VARIACIÓN DEL PATRIMONIO
CODIGO DESCRIPCIÓ N ENE FEB Variac. $ Variac. % Condición
3 PATRIMONIO NETO
3.1. CAPITAL Y RESERVAS
3.1.1. CAPITAL SOCIAL
3.1.1.1. CAPITAL PAGADO
3.1.1.1.01 SAMANIEGO JUAN
3.1.1.1.02 LILIA GUAMBA
3.1.2. RESERVAS Y APORTES
3.1.2.1. RESERVAS
3.1.2.1.01 Reserva Legal
3.1.2.1.02 Reserva Estatutaria
3.1.2.1.03 Reserva Facultativa
3.1.2.1.04 APORTES FUTURAS CAPITALIZACIONES
3.2. RESULTADOS ACUMULADOS
3.2.1. Resultado acumulados año …
3.2.2 RESULTADOS ACUMULADOS ADOPCION NIIF
3.2.3 RESULTADOS DEL AÑO CORRIENTE
170
Evolución de Precios de Venta
Los precios de venta son un factor importante en la comercialización de flores, y en sí, en
todo ámbito empresarial los precios son determinantes para la adquisición de un bien o
cualquier servicio, en el caso de Unique Rose los precios de venta se negocian al inicio de
la relación comercial con un cliente, de este modo se estima el margen de ganancia y se
logra cumplir con el presupuesto de ventas propuesto.
El análisis de precios de venta involucra la relación del producto y el periodo de compra,
ya que las flores están sujetas a los cambios estacionarios existe variación de precios
dependiendo el momento del año en curso, los precios bajan cuando hay sobreproducción
de flor y suben cuando incrementa la demanda y es escaso el producto, por tanto, el
formato propuesto para la el análisis de evolución de precios tomara en cuenta todas estas
variables y será de ayuda para la interpretación y proyección del comportamiento del
mercado.
Figura 4.27 Formato de Actualización Mensual del Precio de Venta
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
VARIEDAD LARGOPREC VTA
ENERO
PREC VTA
FEBRERO
PREC VTA
MARZO
PREC VTA
ABRIL
PREC VTA
MAYO
PREC VTA
JUNIO(…)
VENDELA
HYP ROMANCE GREEN
HYP ROMANCE RED
JUPITER
ANASTACIA
VENDELA
ASSORTED ROSES
HUMMER
MILLON STAR
ORANGE ASTROMELIA
ORANGE ASTROMELIA
SPRAY ROSE MAMBO
ORANGE ASTROMELIA
ORANGE SPRAY ROSE
TERRACOTA
ORANGE SPRAY ROSE
EVOLUCIÓN DE PRECIO DE VENTA
171
Evolución de Costo de Flor
El precio de compra juega un papel importante en la negociación de flores, existen flores
de varias fincas productoras que tienen diferentes tipos de procesamiento que generan un
valor agregado en la calidad del producto, por esto el precio de compra de la flor varía
dependiendo la plantación productora ya que puede existir la misma variedad de flor en
varias fincas pero no con la misma calidad.
Para el análisis de evolución del costo tallo de las distintas variedades de flores es
necesario relacionar la finca productora, la variedad de flor, el largo y el precio unitario del
tallo, tomando en cuenta estas variables y asignándolas a un formato de actualización
mensual se puede dar a conocer la evolución del costo de la flor mensualmente. A
continuación se presenta el formato propuesto para manejo interno de la empresa:
Figura 4.28 Formato de Actualización Mensual del Costo de Flor
Adicional a los cuadros propuestos de evolución de precio de venta y costo de flor se
puede considerar un anexo de variaciones mensual en los precios para mejor interpretación
mes a mes de los datos.
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
FINCAS PRODUCTORA Y
PLANTACIONESVARIEDAD LARGO
PREC
ENERO
PREC
FEBRERO
PREC
MARZO
PREC
ABRIL
PREC
MAYO
PREC
JUNIO(…)
FLOREQUIZA VENDELA
EXPROSES HYP ROMANCE GREEN
NELPO HYP ROMANCE RED
DIFIORY JUPITER
CALVADOS ANASTACIA
NEVADO VENDELA
LA JULIANA ASSORTED ROSES
GYPSO HUMMER
LA JULIANA MILLON STAR
ROSAS LA ALEGRIA ORANGE ASTROMELIA
ROSELY ORANGE ASTROMELIA
LA HERRADURA SPRAY ROSE MAMBO
LA VICTORIA ORANGE ASTROMELIA
PAKARINA FLOWERS ORANGE SPRAY ROSE
HERAN TERRACOTA
GARDA ROSES ORANGE SPRAY ROSE
EVOLUCIÓN DEL COSTO TALLO DE FLOR
172
Estadística de Gastos
Los gastos, por su incidencia en la ejecución presupuestaria deberán ser controlados mes a
mes, vinculándolos con los valores asignados en el presupuesto de gastos aprobado
anualmente, la estadística de gastos se configurara por el detalle de los gastos y su
variación cada mes, de esta forma se asegura el control y se evitara un déficit
presupuestario.
El formato para la estadística de gastos es similar a la configuración del presupuesto de
gastos, con la diferencia de que se desglosa el mes y el valor correspondiente a la totalidad
de gasto de ese periodo, el sistema aplicando un filtro por mes permitirá desglosar los
gastos de cada mes, adicional a la actualización de saldos mensualmente se generara las
variaciones tanto nominales como porcentuales de los gastos.
Figura 4.29 Formato de Estadística de Gastos
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
ESTADISTICA DE GASTOS
CODIGO DESCRIPCIÓ N DEL GASTO MES VALOR
5.1. GASTOS ADMINISTRATIVOS QUITO
5.1.1. GASTOS SUELDOS DE PERSONAL
5.1.1.01 SUELDO
5.1.1.10 COMISIONES
5.1.2. BENEFICIOS SOCIALES PERSONALES
5.1.2.01 DECIMO TERCER SUELDO
5.1.2.02 DECIMO CUARTO SUELDO
5.1.2.03 APORTE PATRONAL IESS
5.1.2.04 FONDOS DE RESERVA
5.1.2.05 VACACIONES
5.1.2.20 BONO DE GESTION
5.1.2.29 CAPACITACION A PERSONAL
5.1.2.30 LIQUIDACION DE HABERES
5.1.3. SERVICIOS BASICOS
5.1.3.01 AGUA
5.1.3.02 LUZ
5.1.3.03 TELEFONO
5.1.3.04 INTERNET
5.1.4. IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
5.1.4.01 PATENTES MUNICIPALES
5.1.4.99 OTROS IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
5.1.5. GASTOS DE COMERCIALIZACION
5.1.5.01 HONORARIOS
5.1.5.05 PUBLICIDAD
5.1.5.06 MANTENIMIENTOS
5.1.5.07 ALICUOTA COMUNAL EDIFICIO
173
Figura 4.30 Formato de Variación Mensual Gastos
Estadística de Ingresos
La estadística de ingresos estará dada por una tabla cuya característica es la actualización mensual
de saldos, además de un anexo que permitirá determinar la variación en unidades monetarias y
porcentaje mes a mes. Para el formato propuesto se tomó en cuenta que los ingresos se desglosan
en ingresos por ventas, por servicios, por intermediación y otros ingresos no corrientes.
Figura 4.31 Formato de Estadística de Ingresos
CODIGO DESCRIPCIÓ N ENE FEB Variac. $ Variac. % Condición
5.1. GASTOS ADMINISTRATIVOS QUITO
5.1.1. GASTOS SUELDOS DE PERSONAL
5.1.1.01 SUELDO
5.1.1.10 COMISIONES
5.1.2. BENEFICIOS SOCIALES PERSONALES
5.1.2.01 DECIMO TERCER SUELDO
5.1.2.02 DECIMO CUARTO SUELDO
5.1.2.03 APORTE PATRONAL IESS
5.1.2.04 FONDOS DE RESERVA
5.1.2.05 VACACIONES
5.1.2.20 BONO DE GESTION
5.1.2.29 CAPACITACION A PERSONAL
5.1.2.30 LIQUIDACION DE HABERES
5.1.3. SERVICIOS BASICOS
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
VARIACIÓN DE GASTOS
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
CODIGO DESCRIPCIÓ N ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
4 INGRESOS
4.1. INGRESOS OPERACIONES ORDINARIOS
4.1.1. VENTAS
4.1.1.01 VENTAS NACIONALES
4.1.1.02 VENTAS AL EXTERIOR
4.1.1.03 VENTAS DE SERVCIOS
4.1.1.03.01 POR SERVICIOS DE ASESORIA
4.1.1.04 INGRESO POR INTERMEDACION COMERCIAL
4.1.2. DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES
4.2. INGRESOS NO OPERACIONALES
4.2.1. Otros Ingresos
4.2.1.1. Otros Ingresos
4.2.1.1.01 INTERESES FINANCIEROS
4.2.1.1.02 OTROS INGRESOS
4.2.1.1.03 Varios
ESTADÍSTICA DE INGRESOS
174
Figura 4.32 Formato de Variación Mensual de Ingresos
Estadística de Actividades de Operación, Inversión y Financiamiento
Para generar la estadística de actividades de operación, inversión y financiamiento el
primer paso es obtener del sistema el estado de flujos de efectivo del mes, ya que de este,
exportando la información a Excel, constituye la base fundamental para la elaboración de
este análisis.
Este análisis estará configurado por dos formatos, el primero de ellos será una tabla
dinámica en la cual se actualice mes a mes los saldos de todos los rubros que configuran
las actividades de operación, de inversión y de financiamiento, el segundo formato será el
que ayude a determinar la variación comparativa entre meses consecutivos, determinando
la variación en el saldo y en porcentaje.
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
VARIACIÓN DE INGRESOS
CODIGO DESCRIPCIÓ N ENE FEB Variac. $ Variac. % Condición
4 INGRESOS
4.1. INGRESOS OPERACIONES ORDINARIOS
4.1.1. VENTAS
4.1.1.01 VENTAS NACIONALES
4.1.1.02 VENTAS AL EXTERIOR
4.1.1.03 VENTAS DE SERVCIOS
4.1.1.03.01 POR SERVICIOS DE ASESORIA
4.1.1.04 INGRESO POR INTERMEDACION COMERCIAL
4.1.2. DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES
4.2. INGRESOS NO OPERACIONALES
4.2.1. Otros Ingresos
4.2.1.1. Otros Ingresos
4.2.1.1.01 INTERESES FINANCIEROS
4.2.1.1.02 OTROS INGRESOS
4.2.1.1.03 Varios
175
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
ESTADÍSTICA ACTIVIDADES
OPERACIÓN INVERSIÓN FINANCIAMIENTO
ACTIVIDADES TIPO MES VALOR
Cobros procedentes de las ventas de bienes y
prestación de servicios OPERACIÓN
Cobros procedentes de regalías, cuotas, comisiones y
otros ingresos de actividades ordinarias OPERACIÓN
Cobros procedentes de contratos mantenidos con
propósitos de intermediación o para negociar OPERACIÓN
Cobros procedentes de primas y prestaciones,
anualidades y otros beneficios de pólizas suscritas OPERACIÓN
Otros cobros por actividades de operación OPERACIÓN
Pagos a proveedores por el suministro de bienes y
servicios OPERACIÓN
Pagos procedentes de contratos mantenidos para
intermediación o para negociar OPERACIÓN
Pagos a y por cuenta de los empleados OPERACIÓN
Pagos por primas y prestaciones, anualidades y otras
obligaciones derivadas de las pólizas suscritas OPERACIÓN
Otros pagos por actividades de operación OPERACIÓN
Dividendos pagados OPERACIÓN
Dividendos recibidos OPERACIÓN
Intereses pagados OPERACIÓN
Intereses recibidos OPERACIÓN
Impuestos a las ganancias pagados OPERACIÓN
Otras entradas (salidas) de efectivo
OPERACIÓN
Continúa….
176
Efectivo procedentes de la venta de acciones en
subsidiarias u otros negocios INVERSIÓN
Efectivo utilizado para adquirir acciones en subsidiarias u otros negocios para tener el control
INVERSIÓN
Efectivo utilizado en la compra de participaciones no
controladoras INVERSIÓN
Otros cobros por la venta de acciones o instrumentos de deuda de otras entidades
INVERSIÓN
Otros pagos para adquirir acciones o instrumentos de
deuda de otras entidades INVERSIÓN
Otros cobros por la venta de participaciones en negocios conjuntos
INVERSIÓN
Otros pagos para adquirir participaciones en negocios
conjuntos INVERSIÓN
Importes procedentes por la venta de propiedades, planta y equipo
INVERSIÓN
Adquisiciones de propiedades, planta y equipo INVERSIÓN
Importes procedentes de ventas de activos intangibles INVERSIÓN
Compras de activos intangibles INVERSIÓN
Importes procedentes de otros activos a largo plazo INVERSIÓN
Compras de otros activos a largo plazo INVERSIÓN
Importes procedentes de subvenciones del gobierno INVERSIÓN
Anticipos de efectivo efectuados a terceros INVERSIÓN
Cobros procedentes del reembolso de anticipos y préstamos concedidos a terceros
INVERSIÓN
Pagos derivados de contratos de futuro, a término, de
opciones y de permuta financiera INVERSIÓN
Cobros procedentes de contratos de futuro, a término, de opciones y de permuta financiera
INVERSIÓN
Dividendos recibidos INVERSIÓN
Intereses recibidos INVERSIÓN
Continúa….
177
Otras entradas (salidas) de efectivo INVERSIÓN
Aporte en efectivo por aumento de capital FINANCIAMIENTO
Financiamiento por emisión de títulos valores FINANCIAMIENTO
Pagos por adquirir o rescatar las acciones de la entidad
FINANCIAMIENTO
Financiación por préstamos a largo plazo FINANCIAMIENTO
Pagos de préstamos FINANCIAMIENTO
Pagos de pasivos por arrendamientos financieros FINANCIAMIENTO
Importes procedentes de subvenciones del gobierno FINANCIAMIENTO
Dividendos pagados FINANCIAMIENTO
Intereses recibidos FINANCIAMIENTO
Otras entradas (salidas) de efectivo FINANCIAMIENTO
Figura 4.33 Formato Estadística Actividades Operación Inversión Financiamiento
Figura 4.34 Formato Variación Mensual de Actividades
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
VARIACION EN ACTIVIDADES
ACTIVIDADES TIPO ACTIVIDAD ENE FEB Variac. $ Variac. % Condición
Cobros procedentes de las ventas de bienes y
prestación de servicios OPERACIÓN
Cobros procedentes de primas y prestaciones,
anualidades y otros beneficios de pólizas suscritasOPERACIÓN
Efectivo procedentes de la venta de acciones en
subsidiarias u otros negocios INVERSIÓN
Efectivo utilizado para adquirir acciones en
subsidiarias u otros negocios para tener el controlINVERSIÓN
Pagos por adquirir o rescatar las acciones de la
entidadFINANCIAMIENTO
Financiación por préstamos a largo plazo FINANCIAMIENTO
178
Estadística Volumen de Ventas
La estadística de volumen de ventas es el reporte que relaciona a cada cliente, con la
cantidad de cajas, tallos, que compra y sus valores totales dentro de todo un periodo
mensual, el modelo propuesto relacionara todas estas variables para mejorar la
organización de la información e interpretar de mejor manera los datos.
Aquí tendremos dos formatos, el primero es el resumen mensual de ventas por clientes que
a continuación se presenta:
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
VOLUMEN DE VENTA MENSUAL
MES:
CLIENTE CANT
BOXES TOTAL TALLOS
PRECIO VENTA
TOTAL VENTAS
FLORISAM/ CPF RALEIGH
MELODY FARMS
OLD MILL ACTIVA
FLORAL GREENS ACTIVA
MARTONIO ACTIVA
FLORAL GREENS
SANTOS
Mr. ALANS
INTERNATIONAL
LOLA ACTIVA
EVANTHE FLOWERS
TOTAL MES
Figura 4.35 Formato de Volumen Mensual de Ventas
El segundo formato a manera de tabla histórica refleja el total de ventas en tallos totales y
valores de cada mes, esta tabla se va ir actualizando con los saldos de cada nuevo mes.
179
Figura 4.36 Formato Volumen de Ventas Acumulado
Reporte de Cartera
La cartera es un factor importante dentro de una empresa, con más razón cuando el giro del
negocio se basa en la comercialización, en el caso de Unique Rose la cartera pendiente de
cobro y pago debe ser controlada concurrentemente ya que se tiene establecidos tiempos de
créditos tanto para el cobro a clientes como para pagar a los proveedores, por esto un
reporte de cartera vencida es fundamental para evitar excederse en los pedidos de flor, ni
exagerar el volumen de ventas.
El reporte de cartera se lo genera de manera mensual, para ello es necesario tener
información de las facturas de proveedores y de ventas, y los saldos acumulados de deuda,
con esta información se puede configurar el reporte de cartera mes a mes y tener informada
a la gerencia sobre el incremento o disminución de las cuentas por cobrar o pagar.
A continuación se presenta el modelo de reporte de cartera mensual en el cual se puede
apreciar los clientes y proveedores que requieren ser cobrados o pagados dependiendo del
límite de plazo de crédito establecido.
(…)
CLIENTE TOTAL
TALLOS
TOTAL
VENTAS
TOTAL
TALLOS
TOTAL
VENTAS
TOTAL
TALLOS
TOTAL
VENTAS
TOTAL
TALLOS
TOTAL
VENTAS
TOTAL
TALLOS
TOTAL
VENTAS(…)
FLORISAM/ CPF RALEIGH
MELODY FARMS
OLD MILL ACTIVA
FLORAL GREENS ACTIVA
MARTONIO ACTIVA
FLORAL GREENS
SANTOS
Mr. ALANS
INTERNATIONAL
LOLA ACTIVA
EVANTHE FLOWERS
VOLUMEN DE VENTA ACUMULADO
ABRIL MAYO
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
MARZOFEBREROENERO
180
Figura 4.37 Formato de Reporte de Cartera Mensual
Indicadores Financieros
Los indicadores financieros son razones matemáticas que relacionan rubros de todos los
grupos del plan de cuentas con la finalidad de aportar un punto de vista analítico a la
situación actual de una empresa, existen indicadores financieros definidos, generalizados y
conocidos comúnmente, pero una de las características principales de los indicadores
financieros es que no tienen limite, pueden configurarse relacionando las partidas que sean
convenientes convirtiéndose en indicadores específicos, estos son los que se crea
internamente dentro de una empresa para optimizar la información y mejorar la
interpretación de los datos analíticos.
Para la empresa Unique Rose se ha configurado una matriz de indicadores financieros
generales, es decir, indicadores conocidos en el ámbito de las finanzas y considerados
como básicos para la interpretación de la información de los estados financieros. El
formato propuesto tiene indicadores de liquidez, de eficiencia, de apalancamiento,
indicadores de capacidad de pago y de rentabilidad. La matriz de indicadores está
MES DE:
CLIENTES POR COBRAR FINCAS POR PAGAR
Desde el: TOTAL POR COBAR Desde el: TOTAL POR PAGAR Desde el:
Hasta el: Hasta el: Hasta el:
CLIENTES
Dias
Vencidos Total FINCAS PROVEEDORES
Dias
Vencidos Total PAGADAS A LA FECHA Total
1 POLO FARMS + $ 20,451.50 1 MERIZALDE CLASE B 0.12 (10,010.50)$ 1 AGROGANA 0
2 MELODY + $ 11,473.40 2 GOLDEN LAND CIA LTDA (9,842.50)$ 2 AGROPRIM 0
3 UTIOPIA + $ 7,278.49 3 FLOREQUISA (5,714.00)$ 3 AGROSANALFONSO S.A 0
4 EVANTHE + $ 7,231.61 4 ROSE CONNECTION (3,886.23)$ 4 AGROSERVICIOS ANDINOS CAMAC 0
5 INTER FLOWER EXCHANGE + $ 6,391.16 5 OLIMPO FLOWERS (3,717.25)$ 5 AMBA FLOR ADAN FLOWERS 0
6 LUA FARMS + $ 5,334.00 6 MEGA ROSES CIA LTDA (3,543.50)$ 6 BELLA ROSA 0
7 SANCRI + $ 4,607.50 7 ETERNITY 2 AC ROSAS (2,456.50)$ 7 BETTY FLOWERS 0
8 MYJ + $ 4,207.25 8 CALVADOS SAN AGUSTIN (1,952.60)$ 8 CERESFARMS CIA LTDA 0
9 FLORISAM + $ 3,344.40 9 BUSSINES S.A (1,891.00)$ 9 CONTINENTAL ROSES 0
10 BEST QUALITY + $ 2,253.75 10 AGRORAB (1,818.50)$ 10 CRISTY ROSES 0
11 LEGACY FLOWERS + $ 2,155.00 11 LEALPAVE S.A. (1,756.50)$ 11 DEJIL CARGO S.A 0
REPORTE DE CARTERA PENDIENTE DE COBRO Y DE PAGO
FINCAS PAGADAS AL DIA
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
181
compuesta por cada uno de los meses del año, las cuentas necesitadas para la relación de
los indicadores y las razones financieras básicas de cada grupo de indicadores financieros.
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES
INDICADORES FINANCIEROS
INDICADORES LIQUIDEZ ENERO FEBRERO MARZO ABRIL (…)
Flujo operacional
Flujo no operacional
Flujo neto generado
Saldo final de caja
Requerimientos de recursos frescos
Capital de trabajo
Índice de liquidez (prueba ácida)
Índice de solvencia
INDICADORES DE EFICIENCIA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL (…)
Ventas
Activo total
Cuentas por cobrar
Costo de ventas
Inventario producto terminados
Costo de materia prima
Inventario de materia prima
Compras a crédito
Cuentas por pagar
Rotación de activo total
Rotación de cuentas por cobrar
Rotación de productos terminados
Rotación de materias primas
Rotación de cuentas por pagar
INDICADORES DE APALANCAMIENTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL (…)
Pasivo total
Activo total
Pasivo no corriente
Patrimonio
Índice de pasivo no corriente
Índice de solidez
INDICADORES DE CAPACIDAD DE PAGO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL (…)
Utilidad operacional
Depreciaciones
Gastos financieros
Continúa….
182
Impuesto a la Renta
Participación laboral
Pago principal (amortización deuda)
Cobertura de intereses
Cobertura total
INDICADORES DE RENTABILIDAD ENERO FEBRERO MARZO ABRIL (…)
Utilidad neta
Utilidad operacional
Patrimonio
Activos
Número de acciones en circulación
Dividendo
Rentabilidad Global
ROE
ROA
Dividendo por acción
Utilidad por acción
Índice precio -utilidad
Figura 4.38 Formato de Indicadores Financieros
Reporte de Ganancia por Venta
El reporte de ganancia por venta es el formato que se genera luego de concretar una venta
de flor, dentro de este formato se relaciona el cliente, la finca proveedora, el precio de
compra, el precio de venta agregado el margen de utilidad, la totalidad de tallos vendidos y
la ganancia en esa venta especifica.
Este reporte será adjuntado a cada factura de venta para su archivo, controlando así la
ganancia recibida por cada venta a clientes.
183
Figura 4.39 Formato de Ganancia por Venta
Reporte de Ganancia por Periodo
El reporte de ganancia por periodo mensual es una tabla que relaciona los valores
mensuales de ventas de cada cliente, menos el costo de la flor que se vendió, reflejando
también la cantidad de tallos que fueron negociados en el mes. Tomando en cuenta todo lo
antes expuesto se llegó a formular el siguiente reporte:
Figura 4.40 Formato de Ganancia por Periodo
FECHA# FACTURA
CLIENTECLIENTE
# FACTURA
FINCA
FINCA
PROVEEDORAVARIEDAD
TOTAL
TALLOS
PRECIO
COMPRA
TOTAL
FINCA
PRECIO
VENTA
VENTA
TOTALGANANCIA
01/10/2015 FLG 0366 FLORAL GREENS 1198886 NEVADO VENDELA 1000 0.35 350.00 0.38 380.00 30.00
01/10/2015 FLG 0366 FLORAL GREENS 2468 MERIZALDE FREEDOM 250 0.3 75.00 0.34 85.00 10.00
01/10/2015 FLG 0366 FLORAL GREENS 2468 MERIZALDE HIGH BLUE 250 0.35 87.50 0.38 95.00 7.50
01/10/2015 FLG 0366 FLORAL GREENS 114379 LA VICTORIA SEXY RED 250 0.25 62.50 0.32 80.00 17.50
Total de Ganancia 65.00
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
GANANCIA POR FACTURA
TOTAL VENTAS 136,890.09$ TOTAL VENTAS 42,712.11$ TOTAL VENTAS 24,334.46$ TOTAL VENTAS 440,999.12$
TOTAL FINCAS (97,741.16)$ TOTAL FINCAS (39,333.92)$ TOTAL FINCAS (20,335.19)$ TOTAL FINCAS (354,969.91)$
TOTAL GASTO OFICINA (4,372.58)$ TOTAL GASTO OFICINA (10,640.32)$ TOTAL GASTO OFICINA (17,380.46)$ TOTAL GASTO OFICINA (70,439.76)$
TOTAL GANANCIA 34,776.35 TOTAL GANANCIA -7,262.13 TOTAL GANANCIA -13,381.19 TOTAL GANANCIA 15,589.45
CREDITOS A FINCAS 16,949.21 CREDITOS A FINCAS 7,255.98 CREDITOS A FINCAS 2,181.58 CREDITOS A FINCAS -54,850.31
CREDITOS DE CLIENTES -22,301.94 CREDITOS DE CLIENTES -4,601.30 CREDITOS DE CLIENTES -384.00 CREDITOS DE CLIENTES 15,589.45
BENEFICIO CREDITOS -5,352.73 BENEFICIO CREDITOS 2,654.68 BENEFICIO CREDITOS 1,797.58 BENEFICIO CREDITOS -39,260.86
UNIQUE ROSE FARMS AGRIECUROSES CIA. LTDA.
GANANCIAS POR PERIODO
RESULTADOS ACUMULADOS 2015FEBRERO MARZOENERO
184
Cada uno de los formatos expresados anteriormente son necesarios para mejorar el proceso
de organización de la información dentro de la empresa Unique Rose Farms, poseen
características únicas configuradas específicamente para satisfacer la necesidad de la
empresa y optimizar la información de mejor manera, también se mitiga el riesgo de
información no confiable y mejora la optimización de recursos. En caso de que la empresa
opte por la creación de un sistema contable diseñado exclusivamente se recomienda
incorporar cada formato aquí detallado en cada uno de los módulos correspondientes, de
esta forma la información será dinámica y estará a tiempo real para cualquier evaluación
por parte de la gerencia.
185
CAPITULO V.
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
1. La Empresa Unique Rose está dedicada a la compra de flor nacional y a la exportación
de la misma hacia clientes del extranjero. Su modelo de negocio es dinámico y
requiere de control en todos sus aspectos.
2. Mediante la aplicación del proceso de diagnóstico se llegó a determinar que la
empresa tiene varias deficiencias en cuanto al control y organización de la información
contable, lo cual compromete la razonabilidad en general de la información.
3. No es aconsejable que la empresa realice las actividades que competen al área
contable basándose en la tradición de los procesos, esta aplicación no es práctica y
conlleva a muchas deficiencias comprometiendo la confiabilidad de la información.
4. La investigación realizada se centró en los aspectos contables, principalmente en el
manejo de la información dentro de la empresa, esto conllevo a la elaboración de
políticas generales, funcionales, reglas y procedimientos que sistematizaran las
actividades dentro del área contable.
5. No existe dentro de la empresa una organización formalizada del área contable, lo que
conlleva a la duplicación de funciones, pérdida de tiempo y desgaste de recursos de la
empresa.
6. En el análisis conjunto de las actividades y las áreas relacionadas de la empresa
podemos determinar que los controles son ineficientes y ambiguos, en este resultado
se refleja la falta de manuales de procedimientos, procesos y políticas que garanticen
eficiencia y eficacia.
7. Considerando la dinámica del negocio se determinó que la coordinación entre áreas
funcionales no es la adecuada, la falta de comunicación entre colaboradores está
presente, lo que origina incertidumbre en la información.
186
8. Las hipótesis postuladas en el presente trabajo de investigación fueron más que
comprobadas, ya que con la aplicación del cuestionario técnico de investigación
salieron a relucir no solo los problemas que fundamentaban las hipótesis, si no que se
determinó más deficiencias que necesitaban ser tomadas en cuenta para la
optimización de las actividades y generar eficiencia en toda la empresa.
9. El sistema contable actual no es el adecuado para el giro del negocio de la empresa, se
lo considera básico y no refleja la información a tiempo real, lo cual no permite la
emisión de reportes adecuados a la gerencia y entorpece la elaboración de los estados
financieros.
10. Los reportes actuales que la empresa genera para la toma de decisiones no tiene
fundamentación en la información material que debería representar un reporte, esto
compromete la veracidad de la información ya que no se tiene la orientación adecuada
para encaminar decisiones acertadas.
5.2 Recomendaciones
1. Es recomendable fortalecer los lasos entre funcionarios de las distintas áreas
funcionales, promover el dialogo y la camaradería entre todos, aunque suene simple,
los beneficios de este proceso se verán reflejados al momento de atravesar tiempos
difíciles e inconvenientes que se producen en el día a día de la jornada.
2. El diseño de un sistema contable especifico, elaborado por técnicos especializados
sería una gran fortaleza dentro de la empresa, de esta manera se podrían integrar
todas las aéreas en un solo sistema central, lo que facilitaría el manejo de la
información internamente.
3. Se aconseja para la empresa tomar en cuenta la estructura propuesta para el área
contable, ya que delineando jefes, supervisores y funcionarios se tendrá claro las
líneas de autoridad las cuales deberán seguirse para la resolución de problemas de
forma efectiva.
187
4. Considerar la aplicación de las políticas, reglas y procedimientos que en el presente
trabajo se proponen, ya que están específicamente delineados para las características
del negocio y abarca los aspectos importantes del ámbito contable.
5. Se recomienda fomentar en toda la organización el control, tanto por parte de
supervisores o jefes, como un autocontrol de cada funcionario en las actividades que
realice, aplicando las bases de control previo, concurrente, posterior y
retroalimentación que en la presente investigación se exponen.
6. Se debería implementar un departamento de control interno o auditoria interna, que
puede encargarse de llevar a cabo el control interno en la Compañía, mismo que
evaluaría los riesgos a los que está expuesta la entidad y el cumplimiento de los
objetivos para diseñar estrategias que se enfoquen en alcanzar las metas propuestas y
superar los riesgos.
7. Se recomienda tomar en cuenta los formatos propuestos en el presenta trabajo de
investigación, ya que están configurados de tal forma que sean fáciles de aplicar,
aporten con valor agregado para la interpretación y organización de la información,
y, sobretodo son específicos para la empresa.
8. Es necesario la celebración de reuniones con el personal de cada área, en las cuales
presida el jefe encargado, en estas sesiones se materializará la retroalimentación de
las actividades, que serán de gran ayuda para la solución de futuros inconvenientes.
9. Considerar la delegación de funciones que en el presente trabajo se estipula para el
área contable, de esta manera se optimiza el proceso de control, registro de
información y generación de reportes hacia la gerencia.
10. Tomar en cuenta los periodos y fechas establecidos en las reglas asociadas a las
políticas funcionales, y sobretodo socializar toda esta información con el personal
pertinente para asegurar la aplicación de las mismas, de esta forma se estará al tanto
de la elaboración de reportes y no existirá confusión dentro del área contable.
188
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190
ANEXOS
ANEXO A: Cuestionario Técnico de Investigación
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORIA
CUESTIONARIO TÉCNICO DE INVESTIGACIÓN
FECHA:
DIRIGIDO A: Contador
Esta es una investigación, como los datos serán utilizados para fines académicos, por favor contestar con base a la realidad
VI1H1
1 El sistema contable que utiliza es:
Básico Modular ERP
2 Cuál es la denominación del sistema contable
3 Cuáles son los atributos del sistema contable
* Permite elaborar diarios, mayores y estado de situación y resultados
* Permite a más de los registros anteriores, realizar declaraciones tributarias
* Permite registrar en línea, a tiempo real y la configuración de varios tipos de reportes
4 El sistema contable permite elaborar conciliaciones bancarias SI NO
5 El sistema contable permite capturar los datos de retenciones en la fuente para realizar la declaración de impuestos SI NO
6 El sistema permite la configuración de costos
SI NO
7 El sistema permite la elaboración de Flujos de efectivo
SI NO
8 Bajo que método se elabora el flujo de efectivo
DIRECTO INDIRECTO
9 El sistema contable permite determinar la cartera por edades SI NO
10 El sistema descompone los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar SI NO
191
11 El sistema permite abrir controles de movimientos por localidades, sublocalidades y demás atributos SI NO
12 Los registros son contabilizados :
* En el momento de la transacción
* Al finalizar el día
* En forma semanal
13 La empresa se rige por las NIIF
SI NO
14 Cuáles son las cuentas relativas con las NIIF
VD1H1
15 Los estados financieros se emiten
* Luego de cada transacción
* Inmediatamente con la finalización del mes
* Después de cierto tiempo de fin de mes
16
Para conciliar la información con base a NIIF existen procedimientos para determinar las diferencias temporales con relación a las normas tributarias y realizar los ajustes con sujeción a la NIC 12
SI NO
17 Se han realizado avalúos de los activos fijos con el concurso de un perito SI NO
18 Se realiza la provisión para cumplir con las obligaciones sociales a largo plazo SI NO
19 En la contabilidad existen cargos diferidos
SI NO
20 Las inversiones monetarias periódicamente se ajustan a valores presentes SI NO
21 Como contabilizan los costos de las primas de seguros más los recargos, se aplican
* En su inicio la totalidad a gastos
* Se amortizan con base en el tiempo de vida del seguro
192
22 Existen fichas individuales de activos fijos
SI NO
23 Las depreciaciones se realizan con base a
* Las normas tributarias
* La vida útil determinada por el perito
24 El control de clientes se realiza en forma singularizada en el mismo sistema SI NO
25 Cómo controlan los movimientos de la cuenta clientes
26 La provisión por incobrables se realiza con base a las
* Normas tributarias
* A la edad (antigüedad) de las cuentas
27 Existen políticas para la calificación de clientes
SI NO
28 Cuáles son las garantías que se instrumentan antes de la exportación para garantizar los cobros
* Cartas de crédito
* Fianza Bancarias
* Letras de cambio o Pagares
29 Los flujos de efectivo elaborados para cumplir con el requerimiento de las SUPERCIAS
* Son utilizados
* No son utilizados
30 Se comparan los flujos de efectivo con los flujos históricos SI NO
31
Existe un sistema de control virtual de los pedidos, despachos por parte del proveedor y fechas de embarque hacia el exterior SI NO
32 Existe un control adecuado en cuanto a la devolución de mercancías dañadas SI NO
33 Existe un sistema formalizado de aseguramiento de calidad SI NO
34 Se verifican los cálculos de las facturas de venta y de compra SI NO
193
35 Cómo se verifican los cálculos de facturas
36
Se han determinado las posibles contingencias y estrategias de control SI NO
37 Se devengan mensualmente los valor correspondientes a depreciaciones SI NO
38 La depreciación de activos se realiza de conformidad a las NIIF SI NO
VI1H2
39 Qué tipo de políticas existen dentro de la empresa
40 Con qué debe alinearse una política
41 Para realizar las diferentes aplicaciones contables existen reglas SI NO
42 Que es una regla o que se entiende por regla
43 Las reglas se encuentran formalizadas
SI NO
44 Existen procedimientos establecidos para la realización de las actividades contables SI NO
45 Qué son los procedimientos
46 Los procedimientos están formalizados y difundidos
SI NO
47 De qué manera se difunden los procedimientos
48 Se hace seguimiento para verificar el cumplimiento de los procedimientos SI NO
49 Los datos que arroja actualmente el sistema son confiables SI NO
194
50 Qué tipo de pruebas se realizan para medir la confiabilidad
VD1H2 51 Existe una organización estructural formalizada SI NO
52 Existe el plan de división funcional SI NO
53 Se ha evaluado el valor agregado de las funciones
SI NO
54 Existe un sistema de inducción formalizado y controlado SI NO
55 Están definidos los reportes hacia la gerencia
SI NO
56 Cuáles son los reportes estipulados para la gerencia
57 Por qué no se han definido reportes estandarizados hacia la gerencia
58 Están estandarizados por parte de gerencia los reportes que requiere del sistema SI NO
59 Está formalizado los reportes que el contador emite a gerencia SI NO
60 Considera que existe un trabajo conjunto entre contabilidad y gerencia SI NO
61 Qué informes tanto generales como reportes específicos se entregan a gerencia
VI1H3
62 Están definidos los procesos de exportación de flores
SI NO
63 Cuáles son los procesos definidos de exportación
195
64 Los procesos de exportación están plasmados en un manual SI NO
65 Qué tipo de controles se aplica para el seguimiento del proceso de exportación
66 Está formalizado el proceso de exportación de flores
SI NO
67 El personal conoce el proceso de exportación que la empresa maneja SI NO
68 Existen confusiones o deficiencias en el proceso de exportación SI NO
69 Cuáles son las deficiencias del proceso de exportación
70 Por qué cree que se presentan las deficiencias, cuales son las causas de estas
71 Considera que el proceso de exportación actual es eficiente SI NO
72 Considera que se puede mejorar el proceso de exportación para beneficio de la empresa SI NO
73 Existe un diagrama de flujo del proceso de exportación SI NO
74 Con qué frecuencia se actualizan los procedimientos
* Cada año
* Cada seis meses
* Nunca se han actualizado
75 Considera que los procedimientos actuales son suficientes para la eficiencia del negocio SI NO
76 Piensa que conviene una evaluación periódica del proceso de exportación SI NO
77 Se actualiza la información básica y requerimientos de exportación SI NO
VD1H3
78 Cuáles cree que son las causas de los retrasos en las entregas del producto
196
79 Considera que los retrasos se pueden mitigar mejorando los procedimientos SI NO
80 Considera que el sistema de envío y transporte es el adecuado para la exportación SI NO
81 Cuáles son las causas de la elevación de costos
82 Considera que incide en la elevación de costos el mal manejo de los procedimientos SI NO
83 Cómo propone minimizar los costos dentro de las actividades de la empresa
84 Cómo propone minimizar los costos en el proceso de exportación
85 Existe acumulación de tareas pendientes o trabajos diferidos SI NO
86 Por qué considera que se acumula el trabajo en el área contable
87 La empresa tiene estimado los tiempos para cada actividad que se realiza SI NO
88 Se controla periódicamente las actividades de los trabajadores y el tiempo en que demoran en desarrollar las actividades delegadas SI NO
89 Se informa al trabajador en caso de existir una deficiencia en su trabajo SI NO
90 Se realiza un análisis conjunto para determinar los tiempos ociosos SI NO
91 Se establecen soluciones para tratar de optimizar los tiempos y mejorar la productividad SI NO
197
ANEXO B: Guía de Entrevista Gerente General
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORIA
GUIA DE ENTREVISTA
FECHA:
DIRIGIDO A: Gerente General
1 Qué tipo de políticas existen dentro de la empresa
2 Con qué debe alinearse una política
3 Qué son los procedimientos
4 Los procedimientos están formalizados y difundidos
SI NO
5 De qué manera se difunden los procedimientos
6 Se hace seguimiento para verificar el cumplimiento de los procedimientos SI NO
7 Existe una organización estructural formalizada SI NO
8 Existe el plan de división funcional SI NO
9 Se ha evaluado el valor agregado de las funciones
SI NO
10 Existe un sistema de inducción formalizado y controlado SI NO
11 Están definidos los reportes hacia la gerencia
SI NO
12 Cuáles son los reportes estipulados para la gerencia
13 Por qué no se han definido reportes estandarizados hacia la gerencia
14 Están estandarizados por parte de gerencia los reportes que requiere del sistema SI NO
15 Esta formalizado los reportes que el contador emite a gerencia SI NO
198
16 Considera que existe un trabajo conjunto entre contabilidad y gerencia SI NO
17 Están definidos los procesos de exportación de flores
SI NO
18 Cuáles son los procesos definidos de exportación
19 Los procesos de exportación están plasmados en un manual SI NO
20 Qué tipo de controles se aplica para el seguimiento del proceso de exportación
21 Está formalizado el proceso de exportación de flores
SI NO
22 El personal conoce el proceso de exportación que la empresa maneja SI NO
23 Existen confusiones o deficiencias en el proceso de exportación SI NO
24 Cuáles son las deficiencias del proceso de exportación
25 Por qué cree que se presentan las deficiencias, cuales son las causas de estas
26 Considera que el proceso de exportación actual es eficiente SI NO
27 Considera que se puede mejorar el proceso de exportación para beneficio de la empresa SI NO
28 Existe un diagrama de flujo del proceso de exportación SI NO
29 Con que frecuencia se actualizan los procedimientos
* Cada año
* Cada seis meses
* Nunca se han actualizado
30 Considera que los procedimientos actuales son suficientes para la eficiencia del negocio SI NO
199
31 Piensa que conviene una evaluación periódica del proceso de exportación SI NO
32 Se actualiza la información básica y requerimientos de exportación SI NO
33 Existe acumulación de tareas pendientes o trabajos diferidos SI NO
34 Por qué considera que se acumula el trabajo en el área contable
35 La empresa tiene estimado los tiempos para cada actividad que se realiza SI NO
36 Se controla periódicamente las actividades de los trabajadores y el tiempo en que demoran en desarrollar las actividades delegadas SI NO
37 Se informa al trabajador en caso de existir una deficiencia en su trabajo SI NO
38 Se realiza un análisis conjunto para determinar los tiempos ociosos SI NO
39 Se establecen soluciones para tratar de optimizar los tiempos y mejorar la productividad SI NO
200
ANEXO C: Guía de Entrevista Gerente Ventas
FECHA:
DIRIGIDO A Gerente Ventas
1 Cuáles cree que son las causas de los retrasos en las entregas del producto
2 Considera que los retrasos se pueden mitigar mejorando los procedimientos SI NO
3 Qué procedimientos considera que se deben mejorar para evitar los retrasos
4 Considera que el sistema de envío y transporte es el adecuado para la exportación SI NO
5 Tienen estipulado políticas de control de calidad para las flores SI NO
6 Qué políticas recomendaría para reducir el riesgo de mala calidad
7 Está formalizado el proceso de control de calidad
SI NO
8 Cuál es el proceso de control de calidad
9 Qué recomendaría para mejorar la calidad de la flor para exportación
10 Cuál considera que son las causas de la elevación de costos de la flor de exportación
11 Qué recomendación daría para tratar de mitigar la elevación de costos
12 Cuáles considera que son las causas de los tiempos ociosos o pérdida de tiempo
201
ANEXO D: Registro Único de Contribuyentes de Unique Rose Farms
202
203
ANEXO E: Ubicación Geográfica de Unique Rose Farms
Matriz Quito: “Sector el Condado, Urbanización el Condado, Centro Comercial el
Condado, Calle Gonzalo Cordero, Oficinas 1 y 2”.
Oficinas Orange CA: “11177 Mc Gee River Circle Fountain Valley, CA 92708
ORANGE”
204
ANEXO F: Certificado de Cumplipiento de Obligaciones y Existencia Legal
205
ANEXO G: Nombramiento Gerente General Unique Rose Farms
206
207
ANEXO H: Constitucion de la Empresa Unique Rose Farms
208
209
210
