UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS … · 2017. 5. 3. · CARLA XIMENA LEMA...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PARA EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO INTERCULTURAL Y PLURINACIONAL DE CAYAMBE; AL PROCESO DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA. AUTORA: CARLA XIMENA LEMA TOAPANTA [email protected] INGENIERA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS DIRECTOR: ING. RENATO ESTEBAN REVELO OÑA [email protected] QUITO, D.M. JULIO DE 2016.
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y CARACTERIZACIÓN DE
PROCESOS PARA EL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO INTERCULTURAL Y PLURINACIONAL
DE CAYAMBE; AL PROCESO DE LA DIRECCIÓN
FINANCIERA.
AUTORA:
CARLA XIMENA LEMA TOAPANTA
INGENIERA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
DIRECTOR:
ING. RENATO ESTEBAN REVELO OÑA
QUITO, D.M. JULIO DE 2016.
ii
Lema Toapanta, Carla Ximena 2016. Levantamiento, diseño y caracterización
de procesos para el gobierno autónomo descentralizado intercultural y
plurinacional de Cayambe; al Proceso de la Dirección Financiera. Trabajo de
investigación para optar por el Título de Ingeniera en Administración de
Empresas, Carrera de Administración de Empresas, Quito: UCE. 143 p.
iii
DEDICATORIA
A Dios, nuestro padre celestial por bendecirme cada día con la oportunidad de abrir mis ojos y
poder contemplar su sublime y maravillosa creación. Recibiendo sus bendiciones divinas cuando
mis fuerzas terrenales me abandonaban saliendo airosa porque así es su voluntad. Y haberme
permitido culminar con esta etapa tan maravillosa de un ser humano.
A la motivación y fortaleza de mi vida por caminar a mi lado sin soltar mi mano, dándome aliento
y dejando sus sueños por soñar los míos juntas haciéndolos realidad, a mi compañera y amiga de
vida. Para ti hijita de mi corazón te amo inmensamente, gracias por pintar mi vida de muchos
colores hermosos.
Carla Ximena Lema Toapanta
iv
AGRADECIMIENTO
Mi mayor agradecimiento es a Dios por permitir que culmine con éxito esta etapa de mi vida.
A mi familia que me brindó su apoyo de forma incondicional y caminaron junto a mí.
Al Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del Municipio de Cayambe,
institución que me abrió las puertas para realizar la investigación del presente trabajo.
De manera muy especial agradezco a mi Director de Tesis, Ing. Renato Esteban Revelo Oña, por
sus conocimientos, tiempo, paciencia y la oportunidad de aprender de él la perseverancia.
Carla Ximena Lema Toapanta
v
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Yo, Carla Ximena Lema Toapanta en calidad de autora del trabajo de investigación realizada sobre
el “LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PARA EL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO INTERCULTURAL Y PLURINACIONAL
DE CAYAMBE; AL PROCESO DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA”, por la presente autorizo a
la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me
pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de
investigación.
Los derechos que como autora me corresponde, con excepción de la presente autorización, seguirán
vigentes a mi favor de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, a 06 de julio de 2016.
Carla Ximena Lema Toapanta
C.C. 172022430-0
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por la señorita
CARLA XIMENA LEMA TOAPANTA para optar por el título profesional cuyo tema es:
“LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PARA EL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO INTERCULTURAL Y
PLURINACIONAL DE CAYAMBE; AL PROCESO DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA”,
la misma que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por
el tribunal calificador.
En la Ciudad de Quito, a los 06 días del mes de Julio de 2016.
Ing. Renato Esteban Revelo Oña
1709771032
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL ........................................................................ v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR ................................................................................................... vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................ vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS .......................................................................................................................... x
LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................................... xi
ANEXOS......................................................................................................................................... xiii
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiv
ABSTRACT ..................................................................................................................................... xv
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2
1. ANTECEDENTES ................................................................................................................ 2
1.1. Reseña Histórica ..................................................................................................................... 2
1.2. Características Geográficas .................................................................................................... 3
1.2.1. Ubicación ............................................................................................................................... 3
1.2.2. Parroquias ............................................................................................................................... 3
1.2.3. Población ................................................................................................................................ 4
1.2.4. Aspectos generales del cantón Cayambe ................................................................................ 5
1.3. Actividades Económicas ........................................................................................................ 6
1.4. Marco Legal ........................................................................................................................... 7
1.5. Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural Parroquial de Cayambe (GADIP) ......... 8
1.5.1. Direccionamiento Estratégico ................................................................................................ 8
1.5.2. Estructura organizacional ..................................................................................................... 10
1.5.3. Organigrama institucional .................................................................................................... 12
1.5.4. Dirección Financiera ............................................................................................................ 13
1.6. Procesos ................................................................................................................................ 17
1.6.1. Definición ............................................................................................................................. 17
1.6.2. Límites, elementos y factores ............................................................................................... 19
1.6.3. Gestión por procesos ............................................................................................................ 21
1.6.4. Tipos de procesos ................................................................................................................. 21
1.6.5. Mapa de procesos ................................................................................................................. 22
1.6.6. Cadena de valor .................................................................................................................... 23
1.6.7. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 24
CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 26
ix
2. MARCO METODOLÓGICO ............................................................................................. 26
2.1. Diseño de la Investigación ................................................................................................... 26
2.2. Tipos de Investigación .......................................................................................................... 27
2.3. Modalidad de la Investigación ............................................................................................. 27
2.3.1. Investigación de campo ........................................................................................................ 28
2.3.2. Investigación bibliográfica-documental ............................................................................... 28
2.4. Población y Muestra ............................................................................................................. 28
2.5. Técnicas e Instrumentos para Recolectar Información ......................................................... 30
2.5.1. La observación ..................................................................................................................... 30
2.5.2. La entrevista ......................................................................................................................... 31
2.5.3. La encuesta ........................................................................................................................... 31
2.6. Técnicas para Procesamiento y Análisis de los Resultados ................................................. 32
CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 34
3. LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS ........... 34
3.1. Recopilación y Análisis de la Información .......................................................................... 34
3.1.1. Análisis de la entrevista ........................................................................................................ 34
3.1.2. Análisis de la encuesta ......................................................................................................... 37
3.2. Cadena De Valor .................................................................................................................. 47
3.3. Catálogo De Procesos ........................................................................................................... 48
3.4. Levantamiento De Actividades ............................................................................................ 51
3.5. Caracterización De Procesos ................................................................................................ 65
CAPÍTULO IV ............................................................................................................................... 139
4. DISCUSIÓN, LÍNEA DE INVESTIGACIÓN, CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES ................................................................................................... 139
4.1. Discusión ............................................................................................................................ 139
4.2. Línea De Investigación ....................................................................................................... 140
4.3. Conclusiones ...................................................................................................................... 140
4.4. Recomendaciones ............................................................................................................... 141
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 142
ANEXOS........................................................................................................................................ 144
x
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 Límites del Cantón Cayambe ............................................................................................. 3
Tabla 1.2 Parroquias del Cantón Cayambe ........................................................................................ 4
Tabla 1.3 Simbología de los Diagramas de Flujo ............................................................................ 25
Tabla 2.1 Población .......................................................................................................................... 29
Tabla 2.2 Plan para recabar información.......................................................................................... 32
Tabla 3.1 Catálogo de Procesos Presupuesto ................................................................................... 48
Tabla 3.2 Catálogo de Procesos Contabilidad .................................................................................. 49
Tabla 3.3 Catálogo de Procesos Tesorería ....................................................................................... 50
Tabla 3.4 Levantamiento de actividades Presupuesto ...................................................................... 51
Tabla 3.5 Levantamiento de actividades Contabilidad .................................................................... 54
Tabla 3.6 Levantamiento de actividades Tesorería .......................................................................... 61
Tabla 3.7 Subproceso elaboración presupuesto ............................................................................... 68
Tabla 3.8 Subproceso plan anual de compras .................................................................................. 73
Tabla 3.9 Subproceso Aprobación compromisos presupuestarios ................................................... 78
Tabla 3.10 Subproceso Nómina ....................................................................................................... 83
Tabla 3.11 Subproceso Contabilización pago a proveedores ........................................................... 89
Tabla 3.12 Subproceso emisión de retenciones................................................................................ 94
Tabla 3.13 Subproceso emisión de retenciones................................................................................ 99
Tabla 3.14 Subproceso declaración IVA ........................................................................................ 104
Tabla 3.15 Subproceso devolución IVA ........................................................................................ 109
Tabla 3.16 Subproceso viáticos ...................................................................................................... 114
Tabla 3.17 Subproceso pago a proveedores ................................................................................... 120
Tabla 3.18 Subproceso coactivas .................................................................................................. 126
Tabla 3.19 Subproceso recaudación ............................................................................................... 131
Tabla 3.20 Subproceso Rentas ....................................................................................................... 136
xi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 División Política del Cantón Cayambe ............................................................................. 4
Figura 1.2 Organigrama Institucional .............................................................................................. 12
Figura 1.3 Estructura de la Dirección Financiera GADIP Cayambe ................................................ 13
Figura 1.4 Procesos .......................................................................................................................... 18
Figura 1.5 Mapa de Procesos ........................................................................................................... 23
Figura 1.6 Cadena de Valor.............................................................................................................. 24
Figura 3.1 Pregunta Nº 1 ¿Se emiten oportunamente informes sobre el seguimiento de la
ejecución financiera en relación a las sub áreas de esta Jefatura del GADIP-
Cayambe? ............................................................................................................................ 37
Figura 3.2 Pregunta Nº 2 ¿Se generan informes operativos adecuados para la ejecución física
de los procesos de acuerdo a los objetivos de la Dirección Financiera? ............................. 38
Figura 3.3 Pregunta Nº 3 ¿Considera que dentro de la Dirección Financiera se establecen
lineamientos adecuados para el cumplimiento de procesos de forma ágil y oportuna? ...... 39
Figura 3.4 Pregunta Nº 4 ¿Considera que la capacitación oportuna sobre los procedimientos a
ejecutarse en este Departamento son alicientes para el cumplimiento eficaz de la
misma? ................................................................................................................................ 40
Figura 3.5 Pregunta Nº 5 ¿Es necesario establecer o actualizar procedimientos con
periodicidad de acuerdo a la información idónea para un servicio eficaz? ......................... 41
Figura 3.6 Pregunta Nº 6 ¿La Dirección Financiera ha fijado los responsables del control
sobre la ejecución adecuada de los procesos? ..................................................................... 42
Figura 3.7 Pregunta Nº 7 ¿Considera que existe comunicación efectiva entre los miembros
y/o personal de la Dirección Financiera que cumple funciones específicos para
facilitar la coordinación y el desempeño eficiente de las tareas o procesos? ...................... 43
Figura 3.8 Pregunta 8: ¿Considera que la capacidad técnica en este departamento al
momento de procesar la información financiera y controlar los procesos se vinculan
con la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control emitidas por el
Ministerio de Finanzas y la Contraloría General del Estado? ............................................. 44
Figura 3.9 Pregunta 9: ¿Es necesario desarrollar o rediseñar un modelo de los procesos que
deben ejecutarse para brindar mejor atención, tanto a funcionarios del GADIP como
a la población en general con base fundamentada en la normativa para entidades
públicas? .............................................................................................................................. 45
Figura 3.10 Mapa de procesos GADIP ............................................................................................ 46
Figura 3.11 Cadena de Valor del GADIP de Cayambe .................................................................... 47
Figura 3.12 Subproceso elaboración presupuesto (propuesto) ......................................................... 69
Figura 3.13 Subproceso plan anual de compras (propuesto) ............................................................ 74
xii
Figura 3.14 Subproceso compromisos presupuestarios (propuesto) ................................................ 79
Figura 3.15 Subproceso Nómina (propuesto)................................................................................... 84
Figura 3.16 Subproceso Contabilización de pago a proveedores (propuesto) ................................. 90
Figura 3.17 Subproceso Emisión de Retenciones (propuesto) ......................................................... 95
Figura 3.18 Subproceso Revisión de facturas en línea (propuesto) ............................................... 100
Figura 3.19 Subproceso declaración IVA(propuesto) .................................................................... 105
Figura 3.20 Subproceso devolución del IVA-(propuesto) ............................................................. 110
Figura 3.21 Subproceso viáticos (propuesto) ................................................................................. 116
Figura 3.22 Subproceso pago a proveedores (propuesto) .............................................................. 121
Figura 3.23 Subproceso coactivas (propuesto) ............................................................................... 127
Figura 3.24 Subproceso recaudación (propuesto) .......................................................................... 132
Figura 3.25 Subproceso rentas (propuesto) .................................................................................... 137
xiii
ANEXOS
Anexo A Diseño de la entrevista .................................................................................................... 144
Anexo B Diseño de la encuesta ...................................................................................................... 146
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PARA EL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO INTERCULTURAL Y
PLURINACIONAL DE CAYAMBE; AL PROCESO DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA.
El presente trabajo aborda el tema de la gestión de procesos dentro del Gobierno Autónomo
Descentralizado Intercultural y Pluricultural del Municipio de Cayambe. La finalidad es desarrollar
un análisis de los procesos para mejorar las actividades que se desarrollan dentro de la Dirección
Financiera para un mejor funcionamiento de la misma y de esta manera suplir las necesidades de
los clientes internos y externos. Para la elaboración de este documento se utilizó diferentes
métodos, técnicas e instrumentos. Se consideró los fundamentos de la investigación cualitativa y
cuantitativa, siguiendo el tipo de investigación descriptiva con las modalidades de campo y
bibliográfica – documental. Las principales técnicas aplicadas fueron la entrevista y la encuesta, las
cuales permitieron tener una visión global y cercana de la realidad del GADIP Municipal. La
investigación ayudó a conocer que pese a que la institución ha desarrollado mecanismos para
esclarecer las funciones de cada uno de sus trabajadores dentro de la Dirección Financiera, no
existe una adecuada definición de actividades, por lo que es importante aplicar los principios de la
gestión de procesos para brindar servicios de calidad que contribuyan al cumplimiento de los
objetivos organizacionales.
PALABRAS CLAVES:
GADIP
PROCESOS
DIRECCIÓN FINANCIERA
MAPA DE PROCESOS
DIAGRAMA DE FLUJO
CADENA DE VALOR
xv
ABSTRACT
COLLECTING, DESIGN AND CHARACTERIZATION OF PROCESSES FOR THE
FINANCIAL MANAGEMENT PROCESS OF THE AUTONOMOUS DECENTRALIZED
INTERCULTURAL AND PLURINATIONAL GOVERNMENT OF CAYAMBE.
This paper addresses the issue of process management within the Autonomous Decentralized
Intercultural and Pluricultural Autonomous Government of the Municipality of Cayambe. The
purpose is to develop an analysis of the processes to improve the activities that are developed
within the Financial Management for a better functioning of the same and thus meet the needs of
internal and external customers. Different methods, techniques and instruments were used for the
elaboration of this document. The foundations of qualitative and quantitative research were
considered, following the type of descriptive research with field and bibliographic - documentary
modalities. The main techniques applied were the interview and the survey, which allowed having
a global and close view of the reality of the Municipal GADIP.
The research helped to know that although the institution has developed mechanisms to clarify the
functions of each of its employees within the Financial Department, there is no adequate definition
of activities, so it is important to apply the principles of management of Processes to provide
quality services that contribute to the fulfillment of organizational objectives.
KEYWORDS:
GADIP
PROCESSES
FINANCIAL ADMINISTRATION
PROCESS MAP
FLOWCHART
VALUE CHAIN
1
INTRODUCCIÓN
El Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Pluricultural del Municipio de Cayambe ha
atravesado por diferentes cambios en la búsqueda de mejorar la manera en que prestan sus servicios
a la ciudadanía. La gestión por procesos busca mejorar la calidad de las funciones que se
desarrollan en las diferentes áreas y departamentos que conforman esta organización.
Los procesos permiten abarcar a todas las actividades que se desarrollan dentro de una institución
para poder mantener el control y evaluación de cada una de ellas, así como también del desempeño
de quienes tienen la responsabilidad de ejecutarlas. En el caso de este proyecto se busca analizar
los procesos de la Dirección Financiera del GADIP de Cayambe, con el objetivo de potencializar
los servicios que prestan tanto internamente como externamente.
Las instituciones públicas, en los últimos tiempos han entrado en un proceso de modernización y de
actualización de los diferentes funciones que deben desempeñar para garantizar que los servicios a
la ciudadanía suplan las necesidades de la población. En este sentido, la implementación de
procesos para la Dirección Financiera del GADIP, Cayambe es esencial para contribuir al
cumplimiento de los objetivos de esta institución.
En la realización de este proyecto fue necesario recurrir a diferentes métodos, técnicas e
instrumentos. Se utilizó los fundamentos de la investigación cualitativa y cuantitativa, seguidas del
tipo de investigación descriptiva con las modalidades de campo y bibliográfica – documental.
Se aplicaron las técnicas de la entrevista y la encuesta para conocer de primera mano la
información referente al funcionamiento de las diferentes áreas que funcionan dentro de la
dirección financiera y de esta manera contar con los fundamentos necesarios que permitieron
mejorar los procesos, respondiendo a los requerimientos del GADIP Municipal de la Ciudad de
Cayambe.
2
CAPÍTULO I
1. ANTECEDENTES
1.1. Reseña Histórica
La historia de Cayambe está atravesada por diferentes etapas y constantes cambios, de parroquia
cantonal pasó a ser cabecera cantonal en diferentes ocasiones. El 25 de Junio de 1824, el Congreso
de la Gran Colombia, la designó como cabecera del cuarto cantón de la provincia de Imbabura.
Cuando la Gran Colombia se disuelve, se vuelve a convertir en una parroquia del cantón Otavalo.
(Municipio de Cayambe, 2014)
El Cantón Cayambe vuele a ser conformado el 17 de mayo de 1851, las parroquias que lo integraban
fueron: Tabacundo, Tocachi, Cangahua y Malchingui. Para el 13 de Septiembre de 1852, se
denomina a Tumbaco como la nueva cabecera cantonal, convirtiendo de nuevo a Cayambe como
parroquia, esta decisión fue tomada por la Asamblea Nacional de ese entonces. (Gobierno
Autónomo Descentralizado Pichincha, 2015)
En el año de 1855, específicamente el 20 de octubre, es incorporada al cantón Quito. El 23 de Julio
de 1833, durante la presidencia de Luis Cordero, se crea el cantón Bolívar, el cual estaba
conformado por las parroquias de Guayllabamba, Malchigui, Tocachi, Tabacundo, Cangahua, Otón
y Cayambe que fue designada como la cabecera cantonal. (Municipio de Cayambe, 2014)
El 17 de abril de 1884, nueve meses después de haber sido nombrado como cantón Bolívar, por
pedido de los habitantes del sector, vuelve a ser nombrado como Cayambe, nombre conocido
ancestralmente por todos quienes habitaron en él alguna vez. En el año de 1897, Quito, Mejía y
Cayambe son los cantones que conforman la provincia de Pichincha.
Años más tarde el cantón Cayambe, se encuentra estructurado por las parroquias de Tabacundo,
Olmedo, Machingui, Otón, Tocachi, El Quinche y Guayllabamba. En el año 1900 es anexada la
parroquia La Esperanza. En el año de 1911, se fragmenta el cantón Cayambe para dar paso a la
conformación del Cantón Pedro Moncayo, en los años de 1934 y 1946 sucedió lo mismo con las
parroquias de El Quinche y Guayllabamba respectivamente. (Gobierno Autónomo
Descentralizado Pichincha, 2015)
“Actualmente el cantón Cayambe forma parte de los 8 cantones que conforman la provincia de
Pichincha. Su nombre es tomado del pueblo ancestral Cayambi y del volcán ubicado en el sector.”
(Municipio de Cayambe, 2014)
3
1.2. Características Geográficas
1.2.1. Ubicación
El Cantón Cayambe se encuentra ubicado al noreste de la Provincia de Pichincha, de manera más
precisa se puede decir, que se está situado a las faldas del volcán que lleva su mismo nombre.
Su capital es la parroquia Cayambe, fue fundada el 17 de abril de 1884. Cuenta con una superficie
de 1187 km2, su temperatura promedio es de 14,8
oC y tiene una altitud de 2830 msnm. Sus límites
se pueden apreciar en la siguiente tabla:
Tabla 1.1 Límites del Cantón Cayambe
LÍMITES
Norte: Provincia de Imbabura
Sur: Ciudad de Quito y Provincia de Napo
Este: Provincia de Napo
Oeste: Cantón Pedro Moncayo
En: (Gobierno Autónomo Descentralizado Pichincha, 2015)
1.2.2. Parroquias
El cantón Cayambe, actualmente cuenta con 8 parroquias, de las cuales 2 son urbanas: Juan
Montalva y Cayambe; y 6 parroquias rurales: Santa Rosa de Cusubamba, San José de Ayora,
Ascázubi, Olmedo, Cangahua y Otón.
4
Figura 1.1 División Política del Cantón Cayambe
En: (Gobierno Autónomo Descentralizado Pichincha, 2015)
1.2.3. Población
La población del cantón Cayambe, según el censo de población y vivienda del año 2010, la
población es de 85795 habitantes. El 54,51% del total de habitantes se encuentra ubicado en las
zonas rurales, mientras que el 45,49% está asentado en los sectores urbanos de la localidad.
Tabla 1.2 Parroquias del Cantón Cayambe
Parroquia Urbano Rural Total
Cayambe 39028 11801 50829
Azcázubi ------- 5050 5050
Cangahua ------- 16231 16231
Olmedo ------- 6772 6772
Otón ------- 2766 2766
Cusubamba ------- 4147 4147
Total 39028 46767 85795
En: (Instituto Nacional de Estadistica y Censo, 2010)
Los datos expuestos en la tabla anterior permiten conocer que la mayor parte de la población se
encuentra ubicada en las zonas rurales. En los datos presentados por el INEC se observa también
que el porcentaje de población femenina es del 51,08% frente al 48,92% del género masculino. La
5
población económicamente activa alcanza un porcentaje de 59,6%, lo que corresponde al 3,2% del
total de la PEA de la provincia de Pichincha.
1.2.4. Aspectos generales del cantón Cayambe
Turismo
Existen varios lugares turísticos que llaman la atención de propios y extranjeros, permitiendo de
esta manera dinamizar la economía del sector. Entre los más representativos se encuentran:
- El volcán Cayambe.
- La laguna San Marcos.
- El Museo Arqueológico.
- El monumento a la Mitad del Mundo.
- La Iglesia Matriz.
- La Hacienda Guachalá.
- La Reserva Ecológica Cayambe-Coca
Fiestas
Las festividades tradicionales dan cuenta de la riqueza cultural de esta localidad, la importancia de
celebrar ocasiones importantes son el reflejo de la cosmovisión de la población cayambeña. Entre
las celebraciones más destacadas se encuentran:
- Fiestas de cantonización, se celebran el 23 de julio.
- Fiestas del Inti Raymi, se realizan el 21 de junio.
- Fiesta de las Octavas, celebradas el 30 de junio.
- Fiesta de la Oyanzas, realizadas el 21 de Septiembre.
- Fiestas de San Pedro de Cayambe, son la principal festividad del cantón y se realizan el 29
de Junio.
Gastronomía
La gastronomía es otra de las características importantes dentro de las diferentes poblaciones
alrededor del mundo. Entre los platos típicos del cantón Cayambe se pueden nombrar los
siguientes:
- Bizcochos en hornos de leña.
6
- Queso de hoja.
- Sango.
- Cuy asado.
- Chicha de Jora.
- Tortillas de Tiesto.
1.3. Actividades Económicas
El Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial del Cantón Cayambe 2015-2025, identifica tres
sectores principales en los que la población desarrolla sus actividades económicas:
- Sector económico primario: agricultura, producción florícola, actividades agropecuarias,
producción lechera. El 42,60% de la PEA se ocupa en estos sectores productivos.
- Sector económico secundario: construcción e industria manufacturera. Aquí se ubica el
14,39% de la población económicamente activa.
- Sector económico terciario: provisión de servicios, mano de obra que interviene en las
actividades florícolas y servicios vinculados al sector productivo primario. El 32,34% de la
PEA, se dedica a estas actividades.
El 2,17% del total de la Población Económicamente Activa, reconoce que es trabajador nuevo y el
8,49% no declara a que actividades productivas se dedica. (Gobierno Autonómo Descentralizado
Intercultural Plurinacional Municipio Cayambe, 2015) El porcentaje de las actividades a las que se
dedica la PEA de Cayambe se detalla de mejor manera a continuación, considerando las diferentes
ramas laborales y económicas:
- Agricultura, silvicultura, caza y pesca: 42,3%
- Comercio al por mayor y menor: 10,6%
- Sector público: 7,1%
- Industrias manufactureras: 6,9%
- Construcción: 7%
- Transporte y almacenamiento: 4%
- Alojamiento y servicio de comidas: 2,7%
7
1.4. Marco Legal
Los Gobiernos Autónomos descentralizados forman parte de la nueva propuesta establecida en la
Constitución de la República, respecto a la organización territorial del Ecuador. En el Artículo 238,
de esta estructura legal se establece que:
Los gobiernos autónomos descentralizados gozarán de autonomía política, administrativa y
financiera, y se regirán por los principios de solidaridad, subsidiariedad, equidad interterritorial,
integración y participación ciudadana. En ningún caso el ejercicio de la autonomía permitirá la
secesión del territorio nacional. Constituyen gobiernos autónomos descentralizados las juntas
parroquiales rurales, los concejos municipales, los concejos metropolitanos, los consejos
provinciales y los consejos regionales. (Asamblea Nacional del Ecuador, 2008, pág. 121)
En el artículo 240, del mismo documento se señala que todas los organismos que forman para de
los gobiernos autónomos descentralizados contarán con atribuciones de carácter legislativo,
reglamentario y ejecutivo dentro de los límites que la ley establece y de la jurisdicción territorial en
la cual se encuentran.
En este sentido, los artículos 251, 252, 253, 254, y 255 de la Constitución, señalan que cada región
autónoma contará con sus propias autoridades, las mismas que serán elegidas por votación popular.
Así, cada provincia, tendrá un Consejo Provincial, cuya autoridad principal será el prefecto; cada
cantón contará con un consejo cantonal, con la principal autoridad el alcalde; y cada junta
parroquial, contará con un consejo parroquial con su máxima autoridad el presidente parroquial.
(Asamblea Nacional del Ecuador, 2008)
Por su parte el Código Orgánico Organizacional Territorial, Autonomía y Descentralización,
instrumento creado para normar el funcionamiento de los gobiernos autónomos descentralizados
indica que en su artículo 3, señala que los principios que rigen a estas entidades son: unidad,
solidaridad, coordinación y corresponsabilidad, subsidiariedad, complementariedad, equidad
interterritorial, participación ciudadana, sustentabilidad del desarrollo. (Asamblea Nacional del
Ecuador, 2010)
Respecto a la autonomía, en el Artículo 5 de este código, se manifiesta:
La autonomía política, administrativa y financiera de los gobiernos autónomos descentralizados y
regímenes especiales prevista en la Constitución comprende el derecho y la capacidad efectiva de
estos niveles de gobierno para regirse mediante normas y órganos de gobierno propios, en sus
respectivas circunscripciones territoriales, bajo su responsabilidad, sin intervención de otro nivel de
gobierno y en beneficio de sus habitantes. Esta autonomía se ejercerá de manera responsable y
solidaria. En ningún caso pondrá en riesgo el carácter unitario del Estado y no permitirá la secesión
del territorio nacional. (Asamblea Nacional del Ecuador, 2010, pág. 8)
En conclusión, según el artículo, 30 del Código Orgánico Organizacional Territorial, Autonomía y
Descentralización, los gobiernos autónomos adquieren la personalidad jurídica de derecho público,
los cuales poseen autonomía política, administrativa y financiera. Tienen a su cargo las funciones de
participación ciudadana, legislación y fiscalización, y ejecutiva. Cuenta con las garantías necesarias
para facilitar sus procesos de gestión en el marco de la legalidad. (Asamblea Nacional del Ecuador,
2010)
8
1.5. Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural Parroquial de Cayambe (GADIP)
1.5.1. Direccionamiento Estratégico
Actualmente la Alcaldía del Cantón está a cargo del Señor, Guillermo Churuchumbi, la
vicealcaldesa es Dolores Silva. Se cuenta con 5 concejales: Fausto Jarrín, Luis Maldonado,
Francisco Tipanluisa, Ángel Campuez y Ángel Gordon.
El GADIP, al ser una institución de carácter público al servicio de la población, dentro de su
estructura administrativa ha desarrollado los siguientes aspectos:
Misión:
“El Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del Municipio de Cayambe
planifica, organiza, dirige y controla la ejecución de obras y prestación de servicios, en la
jurisdicción cantonal, forjando un ambiente de responsabilidad y eficacia institucional para la
ciudadanía; generando un desarrollo sustentable con participación ciudadana en el marco del respeto
de los derechos individuales y colectivos” (Gobierno Autonómo Descentralizado Intercultural
Plurinacional Municipio Cayambe, 2015, pág. 2)
Visión:
Ser el líder en la gestión administrativa seccional de la provincia, basando su accionar en la
participación ciudadana, la interculturalidad, la plurinacionalidad, la transparencia, la
responsabilidad y la solidaridad, para alcanzar juntos el buen vivir, logrando el desarrollo
económico y contribuyendo al fomento de la actividad productiva del cantón. (Gobierno Autonómo
Descentralizado Intercultural Plurinacional Municipio Cayambe, 2015, pág. 2)
Objetivos institucionales
El Artículo 3 del Estatuto Orgánico del Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y
Plurinacional del Municipio de Cayambe señala como objetivo general:
Lograr el desarrollo integral del territorio del cantón, mejorando la calidad de vida de sus habitantes
mediante la satisfacción de sus necesidades, con un servicio institucional eficiente y la construcción
oportuna de las obras, promoviendo así un desarrollo equitativo del cantón, en el ámbito económico,
social, cultural y ambiental. (Gobierno Autonómo Descentralizado Intercultural Plurinacional
Municipio Cayambe, 2015, pág. 2)
Objetivos Estratégicos
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En el Artículo 4 del Estatuto Orgánico de GADIP, se indica que los objetivos estratégicos a
cumplir, son los siguientes:
1. “1. Ejercer la autonomía consagrada y garantizada en la Constitución de la República y
demás leyes conexas.
2. Procurar el bienestar de la colectividad, contribuyendo al desarrollo productivo y la
protección de los intereses locales.
3. Planificar e impulsar el desarrollo físico de las áreas urbanas y rurales del cantón,
coordinando las actividades con las dependencias y autoridades respectivas.
4. Acrecentar el espíritu de nacionalidad, el civismo y la confraternidad de los habitantes
cayambeños, fundamentados en la identidad cultural del cantón, para alcanzar juntos el
buen vivir (sumak kawsay).
5. Emprender acciones que permitan el desarrollo integral del Cantón Cayambe.” (Gobierno
Autonómo Descentralizado Intercultural Plurinacional Municipio Cayambe, 2015, pág. 3)
Principios y valores
En el Artículo 5 del documento antes mencionado respecto a los objetivos institucionales y
estratégicos del GADIP de Cayambe, se presenta los principios que deben regir el accionar dentro de
esta institución pública, los cuales se mencionan a continuación:
- Honestidad: El desempeño personal de las y los servidores municipales debe ser probo,
privilegiando la honradez en todos sus actos, que demanden la atención de los
requerimientos ciudadanos.
- Responsabilidad: El ejercicio de un cargo o puesto de trabajo exige acciones efectivas en
las tareas o responsabilidades asignadas, desde una óptica ética y profesional.
- Transparencia: Garantizando el acceso a las fuentes de información sin ningún tipo de
restricción; y, exigiendo a todas y todos sus funcionarios, se sometan a la rendición de
cuentas que la ley prevé.
- Solidaridad: A través de la atención inmediata de necesidades y requerimientos de la
ciudadanía, siempre respetando los derechos individuales y colectivos.
- Eficacia: Satisfaciendo de manera óptima y oportuna las demandas ciudadanas.
- Interculturalidad: Garantizando una interacción entre personas de un origen y cultura
distintos, en igualdad de condiciones; considerando elementos de la diversidad cultural
relacionadas con las costumbres, saberes, prácticas de las personas o grupos de personas
identificadas en el cantón.
- Plurinacionalidad: Garantizando el pleno ejercicio de los derechos de todas las
nacionalidades que cohabitan en el cantón. (Gobierno Autonómo Descentralizado
Intercultural Plurinacional Municipio Cayambe, 2015)
10
1.5.2. Estructura organizacional
El Artículo 13 del Estatuto orgánico del GADIP de Cayambe señala que la estructura orgánico-
funcional de esta institución pública, está conformada en base a diferentes procesos para de esta
manera alcanzar un cumplimiento integral y orgánico de las diferentes labores que tiene a su cargo.
Los procesos a los que se refiere se presentan y se caracterizan a continuación:
- Procesos gobernantes: Dirigen la gestión institucional por medio de la creación y difusión
de políticas, normas y reglamentos que hacen posible que la institución funcione de manera
adecuada.
Está integrado por la Alcaldía y el Consejo Municipal. Las instituciones que forman parte
de este proceso son: los Consejos Cantonales, el Cuerpo de Bomberos, la Empresa Pública
Municipal de Agua Potable, Alcantarillado y Aseo Cayambe, Unidad Ejecutora para la
Protección de Derechos y el Registro de la Propiedad.
- Procesos de asesoría: Se refiere al aporte en aspectos técnicos y consultivos del GADIP
municipal, con el objetivo de que las autoridades cuenten con los fundamentos necesarios
para tomar decisiones respecto a los programas y procesos que se encuentran en fase de
ejecución.
Dentro de este participan las siguientes dependencias: la Dirección de Planificación
Institucional, la Procuraduría Síndica, la Dirección de Comunicación Intercultural y el
departamento de Auditoria Interna.
- Procesos de Apoyo: Hace posible que se cumplan las diferentes funciones y acciones de
todos los procesos, facilitando el acceso de recursos económicos, materiales, tecnológicos
y humanos con el objetivo de que las diferentes dependencias administrativas cuenten con
los instrumentos necesarios para realizar las actividades encomendadas.
Se encuentra compuesto por: la Secretaria General y de Concejo, la Dirección
Administrativa, la Dirección Financiera, la Dirección de Administración de Talento
Humano y la Dirección de Compras Públicas.
- Procesos Agregadores de Valor: Cumplen diferentes funciones como: implementar
políticas, administrar y controlar la elaboración de los productos y servicios que se prestan
11
a los clientes externos. Además permiten dar cumplimiento a la misión institucional
propuesta en relación a las diferentes funciones que deben cumplir todas las instancias de
la institución.
Dentro de este proceso participan las siguientes Direcciones:
Desarrollo Integral del Territorio
Planificación Urbana y Rural
Avalúos y Catastros
Obras Públicas
Desarrollo Económico y Turismo
Gestión Ambiental
Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial
Tecnologías de la Información
Desarrollo Intercultural
Participación Ciudadana Comunitaria
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1.5.3. Organigrama institucional
Figura 1.2 Organigrama Institucional
En: (Gobierno Autonómo Descentralizado Intercultural Plurinacional Municipio Cayambe, 2015)
13
1.5.4. Dirección Financiera
El presente trabajo se enfoca en desarrollar un manual de procesos para el área financiera, por esta
razón es importante conocer la manera en que la Dirección Financiera se encuentra estructurada y
la forma en que funciona, para tener los conocimientos necesarios que ayuden a solventar las
necesidades y requerimientos de esta instancia dentro del GADIP de Cayambe.
La estructura de la Dirección Financiera se puede apreciar en el siguiente gráfico:
Figura 1.3 Estructura de la Dirección Financiera GADIP Cayambe
En: (Gobierno Autonómo Descentralizado Intercultural Plurinacional Municipio Cayambe,
2015)
En el Artículo 40 del Estatuto Orgánico del Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural
Parroquial de Cayambe se señala que la misión de la Dirección Financiera es:
Generar información oportuna y confiable, a través de procesos definidos, en un contexto de
eficiencia, eficacia, relevancia, productividad y competitividad que asegure una gestión
administrativa financiera ágil y oportuna, basados en una planificación presupuestaria dinámica, un
sistema de contabilidad moderno y una actitud positiva para un servicio de calidad. (Gobierno
Autonómo Descentralizado Intercultural Plurinacional Municipio Cayambe, 2015, pág. 17)
A continuación se realizara una síntesis de las diferentes funciones que tiene bajo su
responsabilidad esta dirección, las cuales se encuentran establecidas en la Resolución
Administrativa No. 011-2015-DA-GADIPMC.
Dirección Financiera
Jefatura de Presupuesto y Contabilidad
Jefatura de Rentas
Jefatura de Tesorería y Recaudaciones
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- La función general que caracteriza a la Dirección Financiera es encontrar los mecanismos
para administrar los recursos financieros asignados y generados por la municipalidad en el
marco de la eficiencia y la eficacia.
- El equipo tiene la responsabilidad de asesorar al Concejo Municipal de forma técnica en
relación a todos los aspectos financieros en los que se requiera su intervención y
conocimientos.
- Asegurar el pago a los diferentes proveedores de los diferentes elementos necesarios para
cumplir con todas las funciones de la municipalidad, así como también los rubros en
relación a los activos fijos de la institución en base a la legislación y normativa actual del
país.
- Elaborar el presupuesto del Municipio, llevando informes detallados de todos los
movimientos financieros y entregar a tiempo todos los documentos relacionados a su área
de trabajo, para no dificultar el cumplimiento de las diferentes funciones de la institución.
- Organizar y dirigir las actividades relacionadas a las actividades tributarias de la
municipalidad en el marco de la legislación y normativa relacionada a este aspecto, de
igual forma debe participar en la expedición de documentos por reclamos tributarios
realizados por los contribuyentes.
- En necesario que la Dirección Financiera participe de todos los procesos de contratación y
adquisición de los bienes y servicios necesarios para garantizar el cumplimiento de las
funciones de todas las dependencias conforme a las leyes y reglamentos vigentes.
En los puntos antes mencionados se han detallado de manera general las funciones más importantes
de la Dirección financiera, sin embargo existen otros puntos que es importante considerar: brindar
información oportuna sobre los estados financieros de la institución, vigilar la correcta utilización
de los recursos económicos, participar de todas las actividades financieras de la municipalidad,
entre otras.
Tal como se explicó anteriormente, la Dirección Financiera está compuesta por tres dependencias,
las cuales tienen a su cargo el cumplimiento de funciones específicas, que aseguran el
cumplimiento exitoso de la misión propuesta. A continuación se presenta cada una a manera de
resumen.
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Funciones de la Jefatura de Presupuesto y Contabilidad
Entre las funciones que debe cumplir la Jefatura de Presupuesto y Contabilidad se encuentran:
- Mantener actualizada y protegida la información referente al estado financiero de la
municipalidad.
- Realizar asesorías a las diferentes dependencias de la organización sobre la contabilidad y
estados financieros de la organización.
- Estar pendiente del presupuesto asignado a la municipalidad, liquidando de forma mensual
todos los saldos.
- Formular manuales de procedimientos, instructivos y otras normas específicas relacionadas
con el desenvolvimiento de las actividades financieras.
- Llevar un registro, control y actualización del movimiento de cuentas bancarias,
generando informes para garantizar la transparencia de la información.
- Mantener informes detallados con información actualizada sobre los inventarios de los
bienes, así como el registro físico al menos una vez cada año.
- Mantener actualizados los archivos de los registros patrimoniales y presupuestarios de la
institución, así como también los de los activos fijos.
- Ser participante activo en la elaboración del presupuesto de la municipalidad.
- Realizar y evaluar los Estados de Operación y Balances Financieros mensuales y toda la
información concerniente al aspecto económico de la municipalidad.
Funciones de la Jefatura de Rentas
Las funciones de la Jefatura de Rentas de la Dirección Financiera del GADIP de la municipalidad
de Cayambe son:
- Tiene bajo su responsabilidad, coordinar las funciones y actividades de toda esta
dependencia, en coordinación con la dirección de Avalúos y Catastros.
16
- Brindar la información necesaria a la población en relación al tema de pago de impuestos,
patentes y demás documentos que se realicen en la municipalidad, así como la atención de
reclamos en caso de que existieren.
- Realizar el cobro de impuesto y emitir informes respecto a esta actividad conforme los
reglamentos y normativas vigentes.
- Mantener un informe cronológico de los ingresos que percibe la municipalidad con sus
respectivos boletines, títulos de crédito, especies valoradas y todos los archivos o
documentos que permitan verificar la información contable.
- Mantener un sistema informático que permita a los ciudadanos consultar los valores que
deben cancelar por conceptos de impuestos o tasas tributarias.
Funciones de la Jefatura de Tesorería y Recaudaciones
La Jefatura de Tesorería y Recaudaciones, tienen bajo su responsabilidad el cumplimiento de las
siguientes funciones:
- Ejecutar los pagos de los salarios de los trabajadores, así como el de los bienes y servicios
que se realizan por medios de transferencias bancarias.
- Cumplir todas las disposiciones respecto a legislación, normativa, procedimientos de tipo
técnico y administrativo relacionados a la tesorería y a los que se generan por parte de las
diferentes autoridades.
- Proteger los documentos municipales como especies valoradas y títulos de crédito
institucionales.
- Depositar todos los valores recaudados de manera íntegra y con el respectivo respaldo que
garantice la transparencia de las transacciones realizadas.
- Revisar y verificar la documentación de los documentos que habilitan la realización de
pagos a diferentes beneficiarios relacionados con la municipalidad, en caso de anomalías
informar a las autoridades competentes.
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- Generar los documentos que permiten realizar el pago de los bienes y servicios de los que
hace uso la institución, así como la nómina de los servidores públicos.
- Preparación de informes de pólizas, emitir comprobantes de pago, informes diarios sobre la
recaudación, orden y mantenimiento del archivo de tesorería, realizar los trámites en el
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
- Recaudación de activos, alcabalas, especies valoradas, fondos de garantía, y demás montos
tributarios con informes contables diarios. Dirigir los juicios de coactivos.
La Dirección Financiera tiene a su cargo la generación, manejo, control, asignación y evaluación de
los recursos económicos disponibles dentro del GADIP de Cayambe. Por esta razón elaborar un
manual de procesos permitirá que la municipalidad ejecute sus actividaes financieras y contables de
manera ágil, responsable y eficiente contribuyendo al cumplimiento de los objetivos planteados por
la organización.
En este sentido, se presenta a continuación, información teórica importante sobre los procesos y su
importancia dentro de una organización gubernamental encargada de prestar servicios de diferente
naturaleza a la población en general, en este caso específico a la que habita en el Cantón Cayambe.
1.6. Procesos
1.6.1. Definición
Se entiende por procesos a actividades que se relacionan entre sí, se realizan de una manera
ordenada y siguiendo una secuencia. Estos se caracterizan por poseer elementos de entrada, que a
través de diferentes acciones se transforman en productos que poseen un valor agregado. Esto
permite optimizar recursos económicos y humanos en una organización que preste algún tipo de
bien o servicio a la población. (Pérez, Gestión por procesos, 2010)
En la siguiente imagen se puede apreciar de manera esquemática la manera en que se encuentra
estructurado un proceso.
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Figura 1.4 Procesos
Por: (Pérez, 2012)
Las actividades que se desarrollan para transformar un producto determinado deben seguir una
secuencia y orden específicos, es decir, es necesario terminar una para dar inicio a la siguiente. La
definición de un proceso requiere de la definición de los recursos, actividades y el personal
necesario tanto para su ejecución como para la supervisión de la misma, siguiendo el esquema
planteado.
Es importante que la definición de los procesos, tenga relación con la misión y visión de la
organización en la búsqueda de cumplir con los objetivos planteados en busca de mejorar la
eficacia, eficiencia y productividad empresarial. A decir de Pérez (2010), las características
necesarias que debe cumplir son:
- Definible: Todos los procesos necesitan un documento de respaldo en el que conste de
manera específica los requisitos.
- Repetible: Las actividades diseñadas son repetitivas, una vez finalizadas vuelven a ser
realizadas desde el inicio.
- Predecible: Los procesos deben ser predecibles y estables para que los resultados
obtenidos sean constantes.
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- Medible: Es importante establecer mecanismos de medición que ayuden a evaluar y
verificar la calidad de los procesos ejecutados.
En conclusión, los procesos deben seguir una secuencia lógica de entradas y salidas, en las que se
establezca claramente el final del mismo. Es necesario documentar cada acción realizada para
evaluar el nivel de funcionamiento y ejecución. Un aspecto importante que se debe mencionar es
que los procesos al ser secuenciales tienen la habilidad de alcanzar varios niveles organizacionales,
administrativos y de áreas, por ese motivo es fundamental definir todos los recursos y medios que
intervendrán en miras a cumplir los objetivos y metas institucionales planteadas. (Medina, 2011)
1.6.2. Límites, elementos y factores
Límites
Lograr definir los límites de un proceso, es aún una tarea pendiente en el campo empresarial y
administrativo, y es que en realidad esto depende exclusivamente de las características propias de la
empresa como su tamaño o las actividades a las que se dedica. Para poder establecerlos de manera
adecuada es importante que al definirlos se los mantenga durante largos periodos de tiempo, para
garantizar la estabilidad institucional. (Pérez, 2012)
Así, Pérez (2012), señala que:
- Es necesario que lo límites definan unidades que ayuden a gestionar los niveles de
responsabilidad dentro de la organización.
- Es importante interactuar con los demás procesos de la organización y con los clientes.
- El límite inferior es un producto que posee valor.
Teniendo en consideración lo antes mencionado, los procesos pueden ser: unipersonales,
funcionales o intradepartamentales e interfuncionales o interdepartamentales.
Elementos
Pérez, (2012) manifiesta que los procesos cuentan con tres elementos: input (entrada), secuencia de
actividades (proceso) y output (salida), a continuación se describe cada uno:
- Input (entrada): Es una entrada que es un producto, el cual posee características propias,
generalmente procede de la salida de otro proceso el cual fue ejecutado por un proveedor
o un cliente. Permite justificar la realización de un nuevo proceso.
20
- Secuencia de actividades: Son los elementos, recursos y factores que intervienen en la
manera ordenada y sistemática de ejecutar las diferentes actividades. Es importante que se
cumpla con todos los requerimientos necesarios para contribuir en la consecución de los
objetivos y metas planteados. Las entradas laterales dan cuenta de la interacción de los
productos de otros procesos.
- Output (salida): Es el resultado final del proceso, un producto dirigido a un cliente
externo o interno. Este puede ser la entrada para dar inicio a un nuevo proceso y debe
poseer características que sean posibles de medir y evaluar. El output es de dos tipos: de
producto, cuando es tangible y se le puede realizar un control de calidad; y de eficacia,
cuando se evalúa el nivel de satisfacción.
Factores
“A decir de Pérez, (2012) los factores que participan de los procesos son: personas, materiales,
recursos físicos, métodos/planificación y medio ambiente, en los siguientes párrafos se realiza una
descripción de estos elementos:”
- Personas: Son todos los integrantes de la organización que participan de las actividades
que hacen parte del proceso, y a los cuales se les asigna responsabilidades en base a sus
habilidades, conocimientos y destrezas. El Proceso de Gestión Personal, permite elegir a
aquellos que estén mejor capacitados para dar cumplimiento a las funciones.
- Materiales: Son todas las materias primas o semielaboradas que cumplen con las
características necesarias para que puedan ser usadas en la ejecución del proceso. El
proceso de Gestión de Proveedores es el responsable de que todos los insumos necesarios
estén presentes dentro de la organización.
- Recursos Físicos: Son todos los elementos relacionados con la infraestructura de la
empresa como: maquinaria, instalaciones, hardware, software, los cuales deben estar en
condiciones óptimas. Los responsables de esto son el Proceso de Gestión de Proveedores
de Bienes de Inversión y el de Mantenimiento.
- Métodos/Planificación del Proceso: Es la descripción sobre la manera en que se le dará
uso a los recursos disponibles dentro de la organización, así como la designación de las
responsabilidades de cada uno de los actores que intervienen. Aquí es importante incluir un
21
método para la medición que contemple, el funcionamiento, el producto del proceso y la
satisfacción.
- Medio Ambiente: Se refiere al entorno o contexto en el que se están desarrollando los
diferentes procesos.
Se considera que un proceso es estable cuando existen los elementos necesarios para poder
cuantificarlos, medirlo, evaluarlo y valorarlo. De esta manera se podrá tener un mejor control en
caso de que exista algún desperfecto que sea necesario corregir.
1.6.3. Gestión por procesos
La gestión dentro de una organización busca alcanzar el máximo nivel de calidad en cuanto a los
bienes o servicios que oferte tanto de manera interna como externa, para lograr esto es necesario
seguir una serie de actividades secuenciales y sistemáticas a las cuales se le ha denominado con el
nombre de procesos.
Los procesos alcanzan a todas las actividades que las diferentes áreas y departamentos de la
organización tienen a su cargo, las cuales se convierten en productos para los clientes, estas se
ejecutan de manera secuencial y ordenada. Permite desarrollar mecanismos y herramientas que
cumplen la función de mejorar los sistemas de trabajo y en caso de ser necesario también
rediseñarlos para alcanzar niveles óptimos de calidad. (Peterson, 2012)
La gestión por procesos se enfoca en la calidad de los servicios y productos que una organización
oferta a los clientes, siendo estos los principales evaluadores de los niveles de calidad de los
productos finales. Además ayuda a optimizar los recursos que la empresa posee para alcanzar altos
niveles de aprovechamiento.
1.6.4. Tipos de procesos
Los procesos pueden ser de diferente naturaleza y cada uno esta creado con la intención de cumplir
una función dentro de la organización para alcanzar una óptima ejecución de actividades y lograr el
cumplimiento de los objetivos y metas de la institución. (Martínez, 2014) Se clasifican de la
siguiente manera:
- Procesos Estratégicos: Cumplen la función de precisar, fiscalizar y evaluar las metas,
objetivos, políticas y estrategias de la empresa. El personal administrativo de la
organización es quien tiene la responsabilidad de participar de este tipo de procesos. Es
importante señalar que la misión y la visión son los principales elementos a diagnosticar.
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La comunicación, planificación, procesos de calidad, evaluación de resultados, son algunas
de las áreas que se toman en cuenta.
- Procesos Operativos: Permiten transformar los recursos disponibles para brindar al cliente
un producto o servicio que satisfaga sus necesidades. Están compuestos por el
cumplimiento de diversas funciones como: desarrollo del producto, atención al cliente, etc.
- Procesos de Apoyo: Dan soporte y apoyo a los procesos operativos, están dirigidos a los
clientes internos de la organización. Las actividades que se desempeña aquí son de tipo
transversal y aportan en diferentes etapas del proceso. Se pueden nombrar las siguientes:
control de calidad, recursos humanos, información, etc.
1.6.5. Mapa de procesos
El mapa de procesos es un diagrama de los diferentes procesos que se desarrollan dentro de una
organización. La forma en que se encuentre estructurado dependerá de la manera en que la empresa
organice sus actividades. Este esquema posibilita colocar a cada uno de los procesos dentro de la
cadena de valor. (Griful & Canela, 2012)
Hace posible observar la relación existente entre todos los procesos de la organización en la
búsqueda de ofertar algún tipo de productos o prestar un servicio determinado. Por medio de esto
se puede observar las entradas y salidas, que dan origen a otros procesos para cumplir con todas las
actividades planteadas por la empresa y así contribuir a la productividad.
Si se estructura de manera adecuada se puede convertir en un instrumento de aprendizaje para
quienes hacen parte de la empresa y aportan al cumplimiento de los objetivos y metas de la misma,
desde sus experiencias, habilidades y conocimientos independientemente del área en la cual
laboren.
Elaborar un mapa de procesos adecuado para la empresa, requiere de un análisis previo respecto a la
manera en que la empresa funciona y así determinar el nivel de cumplimiento de todos los procesos
y actividades para tener los fundamentos necesarios que permitan jerarquizarlas por orden de
prioridad e importancia. (Andreu & Martínez, 2011)
23
En la siguiente figura se muestra el esquema general de un mapa de procesos:
Figura 1.5 Mapa de Procesos
Por: (Peterson, 2012)
1.6.6. Cadena de valor
La cadena de valor ayuda a describir las distintas actividades de una empresa en la búsqueda de
determinar cuáles son las maneras en que los productos ofertados o los servicios ofertados permiten
generar valor para los clientes y para la misma organización. Cumple tres funciones principales:
- El mejoramiento de los servicios y productos que la empresa genera.
- La reducción de los costes que la empresa invierte en la creación de productos e
implementación de servicios.
- La creación de valor tanto para el cliente como para la organización.
Michael Porter creó este instrumento con la finalidad de que las organizaciones puedan crear y
mejorar sus ventajas competitivas haciendo uso del análisis y desmembración de las actividades
internas en todas sus áreas. Todo eso con la finalidad de crear valor tanto para los clientes como
24
para la misma empresa. En el gráfico que se presenta a continuación se puede apreciar de mejor
manera la forma en que se encuentra estructurada:
Figura 1.6 Cadena de Valor
Por: (Fernádez, 2011)
La cadena de valor ayuda a realizar una separación entre actividades primarias y actividades de
soporte. Se entiende por actividades primarias a todas aquellas que participan de manera directa en
la transformación de la materia prima, como por ejemplo, producción, servicio al cliente, ventas. Las
actividades de soporte son aquellas que sirven de apoyo a las primarias con acciones como la
dotación de insumos o materiales, recursos humanos, tecnología y todas aquellas que tienen relación
con la logística y técnica de la empresa. (Medina, 2011)
1.6.7. Diagrama de flujo
El diagrama de flujo es una representación a manera de gráfico sobre la forma en que se realizan las
diferentes operaciones dentro de un proceso, ayuda a conocer los materiales que intervienen, los
caminos a seguir, los responsables. En definitiva, permiten conocer de manera detallada y visual
cada uno de los pasos a ejecutar para dar origen a nuevos procesos que permitan obtener los
productos esperados y el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales. (Chang &
Niedzwiecki, 2010)
La decisión de una empresa de elaborar diagramas, representa una oportunidad para mejorar la
manera en que se encuentran desarrollando las diferentes actividades que la conforman. Ayuda a
tener una visión real de los procesos, a definir los límites y a conocer en donde inicia y en donde
termina cada uno. Además, en el transcurso de su ejecución pueden surgir inquietudes y
necesidades de los clientes externos e internos, lo que facilitará el encuentro de soluciones
adecuadas.
Es importante que los diagramas de flujo cumplan con dos características esenciales:
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- Capacidad de comunicación: Así se puede conocer la importancia del cumplimiento de cada
uno de los procesos y como su ejecución repercute en los resultados globales de la empresa.
- Claridad: De esta manera se evitará confusiones respecto a las acciones que se deben realizar,
quienes son los responsables, que materiales y áreas intervienen para garantizar la optimización
de los recursos materiales y personales. (Verdoy, Mateu, Sagasta, & Sirvent, 2010)
Para una mejor comprensión de la manera en que se estructuran los procesos es recomendable
utilizar símbolos sencillos y de fácil comprensión, a continuación se presentar los que son de uso
estándar en el desarrollo y diagramación de procesos:
Tabla 1.3 Simbología de los Diagramas de Flujo
Símbolo Representa Terminal: Ayuda a identificar el principio y el final del flujo del
proceso.
Decisión: Simboliza una decisión , esta puede ser: SI o No.
Multidocumento: Representa diversos documentos de diferente
tipo.
Conector de proceso: Permite unir un proceso con otro distinto.
Base de datos/aplicación: Permite representar datos grabados.
Actividad: Es la acción que se debe ejecutar.
Documento: La documentación usada dentro del proceso.
Inspección/Filma: Trabajadores que requieren ser supervisados.
Archivo Manual: Actividades que demuestran la acción de
archivo.
Línea de flujo: Señala la dirección que debe seguir el flujo del
proceso.
Por: (Verdoy, Mateu, Sagasta, & Sirvent, 2010)
El uso de estos símbolos posibilitará que todos quienes hacen parte de la organización tengan la
capacidad de interpretar de forma acertada las diferentes acciones a desempeñar en miras a
conseguir los objetivos y metas institucionales. Son también una herramienta que permite mejorar
los procesos para garantizar que los bienes ofertados o servicios prestados satisfagan las
aspiraciones y necesidades de los públicos internos y externos.
26
CAPÍTULO II
2. MARCO METODOLÓGICO
2.1. Diseño de la Investigación
El diseño de esta investigación utilizó un enfoque cuantitativo y cualitativo, ya que la información
que se recabó fue en relación a los procesos aplicados en el GADIP de Cayambe, el clima laboral
entre los miembros de cada uno de los departamentos y los procesos aplicados en el Departamento
Financiero de esta institución gubernamental, además de otros datos que permitieron conocer de
manera más cercana el problema existente.
“El enfoque de tipo cualitativo se basa desde la planificación, investigación de campo, análisis del
fenómeno de estudio e informe final de lo investigado, estas interactúan durante el proceso y al
mismo tiempo indican cual es la realidad del problema”. (Ruiz, 2012, pág. 11)
El enfoque cuantitativo realiza una investigación más cercana de la realidad probabilística
encaminada al objetivo específico de la realidad del problema, pues, el análisis se orienta a
resultados y a la medición del fenómeno, teniendo como resultado la comparación de datos
netamente estadísticos en función de la investigación. (Monje, 2011)
De tal modo que al utilizar ambos enfoques resulta que la presente investigación sobre el análisis
de los procesos utilizados dentro del Departamento Financiero del GADIP de Cayambe se pudo
conocer claramente la situación actual en dicha institución, además este tipo de enfoques son los
más completos dentro de un proceso investigativo, puesto que ambas interactúan.
Esto sin lugar a duda indicó que proceso no se encuentran debidamente estructurados de acuerdo a
las normas técnicas para el desarrollo de los procesos en las instituciones públicas del país.
Cabe mencionar que el diseño investigativo es la parte inicial para obtener información oportuna
pero es necesario especificar los tipos de investigación y las técnicas adecuadas al momento de
recabar datos.
Por lo tanto, en la información recabada se utilizó métodos idóneos que permitieron obtener
resultados específicos. Utilizando ambos enfoques se pudo realizar análisis de tipo estadístico e
interpretación con mayor profundidad, los mismos que se utilizan en el diseño de una propuesta
adecuada para la solución de los problemas existentes en la institución ya mencionada.
27
2.2. Tipos de Investigación
En esta investigación se utilizó la investigación descriptiva, puesto que se detallan todos los
resultados recabados, es decir, todo lo relacionado con los procesos, de tal manera que se especifica
quienes realizan las actividades, el tiempo que les toma, los responsables de verificar el
cumplimiento de la actividades además de los detalles en función de lo realizado por la institución,
es decir, con este nivel de investigación se comenzó a detallar del nivel macro al nivel micro.
La investigación descriptiva comprende la manera de detallar las características fundamentales del
fenómeno u objeto de estudio, ayudando en la interpretación de la realidad actual respecto al
problema, lo cual permite la explicación de los procesos organizacionales, objetivos, y otros que
forman parte de la investigación. (Salinas, 2012)
Dentro de la investigación descriptiva se utilizó la aplicación de técnicas específicas, además del
estudio causal, las mismas que se derivan del tipo de investigación descriptiva. Con base a este
estudio se pudo señalar las características específicas del problema, es decir, con las técnicas de
investigación se obtuvo resultados o datos estadísticos y con el estudio causal se explicó el porqué
del problema, cuales son los procesos que no se encuentran bien direccionados y si se ha cumplido
con las normas de ejecución en los procesos financieros de la institución.
De esta investigación se deriva resultados como la situación actual de la GADIP de Cayambe
entorno a la Dirección Financiera de la misma, detallando las características esenciales del análisis
interno y externo de este departamento, es decir, en cuanto a los procesos para las diversas
actividades, si el tiempo es eficaz para brindar un servicio oportuno a los funcionarios de esta
institución y a la ciudadanía en general, ya que en este último caso el personal de la Dirección
Financiera mantienen contacto con los mismos.
Todo el proceso aplicado mediante este tipo de investigación se refleja en los resultados obtenidos
para el análisis e interpretación posterior de los mismos.
2.3. Modalidad de la Investigación
En este aspecto, la modalidad se deriva del diseño y el tipo de investigación aplicada en el
desarrollo de la misma, se recurrió a la investigación de campo y la bibliográfica-documental,
contrastadas con el desarrollo del marco teórico.
28
2.3.1. Investigación de campo
La investigación de campo es la forma en la que las personas encargadas de este tipo de procesos
obtienen información de forma directa, los mismos que realizan el tratamiento de la información,
análisis e interpretación de la situación real del objeto de estudio.
De tal forma que al momento de recabar la información se pudo conocer inmediatamente cuáles
son los procesos que repercuten en un desempeño inadecuado de las actividades encomendadas al
personal que labora en la Dirección Financiera del GADIP de Cayambe y la forma cómo ha
afectado al cumplimiento de los objetivos departamentales e institucionales.
Dicho de otro modo, la investigación de campo ayudó a conocer específicamente la situación real
del cumplimiento de los procesos financieros, el mismo que se obtuvo a través del empleo de
métodos y técnicas acordes al tipo de investigación implementada en este proyecto.
2.3.2. Investigación bibliográfica-documental
En esta investigación también se utilizó la modalidad bibliográfica y documental, esto permitió
relacionar la información de la parte del marco teórico, utilizando fuentes primarias y secundarias.
Las fuentes primarias se obtuvieron de documentos otorgados por la empresa respecto a los
procesos que se aplica dentro de la misma. Las fuentes secundarias fueron tomadas de libros,
manuales, revistas, documentos electrónicos relacionados con el tema, páginas web, guías sobre
diseño de manuales para los procesos financiero en las entidades públicas del país, tomando en
cuenta la información proporcionada en documentos electrónicos de la Contraloría General del
Estado.
Toda la información recopilada mediante la investigación bibliográfica documental permitió
reforzar los conocimientos en relación con el marco teórico.
2.4. Población y Muestra
La población comprende a todo el conjunto de sujetos que son objeto de estudio en una
investigación, mientras que la muestra es el subconjunto de esa población, la misma que se
selecciona para un estudio específico, es decir, se toma una parte de la población para aplicar
métodos de investigación. (Universidad Nacional Abierta y a Distancia, 2016)
29
Cabe señalar que la mayoría de las investigaciones realizadas efectúan análisis específico de los
objetos o sujetos que forman parte del estudio, considerando como población personas, familias,
entidades, países, etc. De tal modo que resulta indispensable obtener la muestra representativa
mediante el tamaño específico de la misma.
En la presente investigación la población es la Dirección Financiera del Gobierno Autónomo
Descentralizado Intercultural y Plurinacional de Cayambe, puesto que se realizó el levantamiento,
diseño y caracterización de procesos.
Los sujetos que son objetos de esta investigación pertenecen a la población finita, es decir, se
conocen el número específico de sujetos que son objetos de estudio, por lo tanto no se requiere el
cálculo de la muestra, las técnicas investigativas se aplicaron a todos los miembros de la Dirección
Financiera.
A continuación se detalla los sujetos que forman parte de esta investigación de acuerdo al cargo
que ocupan en el departamento de Dirección Financiera del GADIP de Cayambe:
Tabla 2.1 Población
Sujetos de observación No. % Director del Área Financiera 1 7% Jefatura de Presupuesto 1 7% Jefatura de Rentas 3 21% Jefe de Jefatura de Rentas 1 Asistente de la Jefatura de rentas 2 Jefatura de Tesorería 5 36% Jefe de Jefatura de Tesorería 1 Asistente de la Jefatura de tesorería 4 Jefatura de Contabilidad 3 21% Jefe de Jefatura de Contabilidad 2 Asistente de la Jefatura de
1
contabilidad
Coactivas 1 7% Total 14 100% En: (Dirección Financiera-GADIP Cayambe, 2016)
30
Por lo tanto, en este estudio se consideró como muestra a los 14 miembros de la Dirección
Financiera del GADIP de Cayambe, a los mismos que se les aplicó las técnicas investigativas. Esta
información se obtuvo al momento de realizar el levantamiento de actividades.
2.5. Técnicas e Instrumentos para Recolectar Información
Las técnicas e instrumentos necesarios para recabar la información necesaria para cumplir con los
objetivos señalados en esta investigación son la observación, entrevista y encuesta, estas ayudaron
a realiza el adecuado desarrollo del levantamiento de información que permitió conocer la situación
actual del problema presentado en la Dirección Financiera, puesto que se realizó un análisis
exhaustivo de la misma, permitiendo desarrollar un propuesta adecuada para la resolución del
problema.
Esta información se obtuvo durante el proceso de levantamiento de actividades realizadas a cada
miembro de la Dirección, es decir, que al aplicar las fichas para el levantamiento también se aplicó
las técnicas e instrumentos de investigación que permitieron conocer a profundidad y de manera
directa el problemas presentando en la Dirección Financiera.
Además permitió verificar si los procedimientos ejecutados en este departamento cumplen las
normativas para instituciones públicas determinadas por la Contraloría General del Estado.
2.5.1. La observación
La observación constituye el primer factor para conocer de manera directa los problemas presentado
dentro de los procesos ejecutados por el personal de la Dirección Financiera, para lo cual se tomó en
cuenta los aspectos más relevantes de acuerdo a los sucesos presentados durante el momento que se
aplicó esta técnica de investigación. (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010)
En esta se verificó el cumplimiento de los procesos en este departamento de acuerdo a las normas o
reglamentos técnicos que debe aplicar la Dirección Financiera de una entidad pública, pues, se
observó el cumplimiento sistemático de los proceso actuales versus los procesos diseñados para
este departamento considerando las normas preestablecidas.
Por lo tanto, esta información se obtuvo de manera directa de cada uno de los miembros de la
Dirección Financiera durante el proceso de levantamiento de actividades.
31
2.5.2. La entrevista
La entrevista es una técnica investigativa que permite la obtención de la información mediante la
interacción directa entre el entrevistado y entrevistador concerniente a un tema específico
previamente preparado por el entrevistador. (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010)
El instrumento utilizado para el diseño de la entrevista fue mediante un cuestionario de preguntas
de carácter estructurado o formal con preguntas abiertas, este banco de preguntas se preparó con
antelación (Ver Anexo 1). Las preguntas diseñadas se relacionaron específicamente con los
procesos que se aplican, quien los ejecuta, y otros pero desde el punto de vista especifico del
entrevistado, las mismas que se aplicaron al Director de la Dirección Financiera del GADIP
durante el levantamiento de actividades.
2.5.3. La encuesta
La encuesta se considera como una técnica de investigación que permite la obtención de
información de la muestra seleccionada de la población o universo en función de un determinado
tema. (Monje, 2011)
En el proceso de diseño de la encuesta se aplicó como instrumento un banco de preguntas
estructurado de tipo mixtas. (Ver Anexo 2).
Los ítems se diseñaron con base a la forma en que cada uno realiza los procesos en este
departamento, factores del clima laboral entre los miembros, la efectividad del cumplimiento
adecuado de los procesos, el servicio óptimo tanto a funcionarios del GADIP de Cayambe y la
población en general de Cayambe que acude a solicitar algún tipo de información o realizar un
trámite que tiene relación con la Dirección Financiera.
Para cumplir con la recolección de información con base a las técnicas e instrumentos se describe
el plan utilizado para cumplir con el proceso de obtención de datos adecuados para esta
investigación implementadas en el levantamiento de actividades. Esta se presenta de la siguiente
manera:
32
Tabla 2.2 Plan para recabar información
Preguntas Básicas Respuesta
¿Para qué? Cumplir con objetivos de la investigación
¿De qué personas? Personal de la Dirección Financiera del GADIP
¿Sobre qué aspectos? Levantamiento, diseño y caracterización de
procesos de la Dirección Financiera
¿Quiénes? Investigadora: Carla Lema
¿Cuándo? Año 2016
¿Dónde? Instalaciones de la Institución pública GADIP
¿Cuántas veces? Una vez
¿Qué técnicas utiliza? Observación, Entrevista y Encuesta
¿Con qué? Levantamiento de actividades
En: Investigación
El plan de recolección de información diseñado se utilizó en el proceso de investigación mediante
la aplicación de las técnicas e instrumentos pertinentes para este estudio relacionado con el
levantamiento, diseño y caracterización de los procesos dentro de la Dirección Financiera,
ejecutada durante el levantamiento de actividades.
2.6. Técnicas para Procesamiento y Análisis de los Resultados
En este sentido, para el procesamiento y análisis de los datos obtenidos en la aplicación de las
técnicas señaladas anteriormente se realiza un análisis de manera cuantitativa y cualitativa, es decir,
que se obtuvo información que se procesó, luego se describió la interpretación estadística, y
después en forma cualitativa se definió las características de lo que se suscita en la Dirección
Financiera desde la parte interna y externa.
Los procesos o pasos que se utilizó para procesar y analizar los resultados obtenidos en la
investigación se pueden observar en la Figura 2.1.
33
Figuras 2.1 Proceso para procesamiento de resultados
Al momento de procesar la información en un programa específico los modos de presentar la
información son en forma gráfica (barras, circular y otros) y en tablas.
34
CAPÍTULO III
3. LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS
En el marco de la propuesta para en el levantamiento, diseño y caracterización de los procesos del
GADIP de Cayambe relacionado al proceso financiero, se establecen varios puntos fundamentales
entre ellos se encuentra la recopilación de la información mediante el análisis de los resultados de
la entrevista y encuesta, además de la obtención de la información sobre los procedimientos
utilizados en el Municipio.
La responsabilidad de la dirección financiera se basa en brindar información adecuada y oportuna
conforme a los procesos establecidos en la misma, efectuados de forma sistemática entorno al
cumplimiento del Estatuto del GADIP de Cayambe, los mecanismos que ayudan a la eficiencia y
eficacia de los procesos son adecuadas planificaciones presupuestarias, controlando los recursos
financieros del Municipio.
Partiendo desde el levantamiento, diseño y caracterización oportuna de los procesos, esta sin duda
es parte fundamental para el cumplimiento tanto de objetivos departamentales e institucionales,
puesto que ayuda a brindar un servicio de calidad.
El cumplimento oportuno de los procesos para la Dirección Financiera del GADIP de Cayambe
genera la optimización y mejora de las actividades que realiza cada miembro de este departamento,
de este modo en los siguientes incisos se caracterizan cada uno de los procesos financieros.
3.1. Recopilación y Análisis de la Información
3.1.1. Análisis de la entrevista
Este proceso forma el punto de partida para el levamiento de información dentro de la Dirección
Financiera del GADIP de Cayambe, puesto que se conoció los aspectos relacionados con los
procesos que se aplican en este departamento, obtenidos durante el levantamiento de actividades.
Para esto se seleccionó 5 preguntas abiertas respecto al tema planteado en esta investigación.
Pregunta 1: ¿Qué tipo de funciones y responsabilidades cumple dentro de este departamento?
En esta pregunta señaló que la función principal que realiza tiene que ver con la dualidad dentro de
marco de inversión y financiación de los recursos o presupuesto que dispone el GADIP de
35
Cayambe, pues se encarga de asignar dichos fondos para el cumplimiento del plan operativo de esta
institución gubernamental, este involucra el desarrollo de nuevas obras o la culminación de obras
inconclusas.
Para el cumplimiento de la asignación de los recursos de la institución recalca que otra de sus
funciones es realizar planificación idónea de las mismas, siendo primordial coordinar el tiempo o
plazo estimado, sea a corto o largo. Además con la ayuda de la Jefaturas que forman parte de la
Dirección Financiera determinan políticas específicas de los dividendos del GADIP y forman parte
del grupo de asesoría económica y financiera a la Municipalidad de Cayambe.
Pregunta 2: ¿Se han establecido explícitamente las funciones de los puestos, como los resultados
que se esperan de cada uno de los miembros de esta Dirección?
En este aspecto menciona que existe descripción específica de funciones por cada puesto pero en
forma general, es decir, funciones y responsabilidades para cada Jefatura el mismo que se
encuentra en el Estatuto Orgánico del GADIPMC en la resolución administrativa Nº 011
actualizada al año 2015. Obviamente tienen un manual de funciones que presentan en las auditorias
pero no se ha logrado sociabilizar totalmente con el personal.
Con base a los resultados esperados indica que de igual forma se presenta de modo general en
función de cada Jefatura que pertenece a la Dirección Financiera.
Pregunta 3: ¿La Dirección Financiera cuenta con procedimientos específicos que pueden ser
ejecutados por los miembros de este departamento, así como los resultados que se esperar tener
sobre procesos óptimos?
Menciona que no cuenta con una guía especifica de procedimientos o procesos, ya que se basan
particularmente en el Estatuto Orgánico del GADIPMC para cumplir con los procesos, es decir,
cada miembro realiza los procesos de acuerdo a su criterio tomando el estatuto ya mencionado.
El Estatuto es la base fundamental para el desarrollo de los procesos y funciones que se realizan en
las Jefaturas de la Dirección Financiera y de otros departamentos.
Pregunta 4: El personal de la Dirección de Financiera, ¿Se encuentra debidamente capacitado para
cumplir con cada uno de los procesos que se ejecutan?
36
El entrevistado indicó que al no existir una guía idónea para la ejecución de los procesos recalca
que utilizan el Estatuto para adaptar a las funciones y procesos que realizada cada uno de los
integrantes, evidenciando la necesidad de realizar un enfoque más directo a los miembros con el fin
de cumplir con los objetivos departamentales e institucionales.
Pregunta 5: ¿Los procesos que se realizan en este departamento cumplen con las exigencias de la
normativa establecida por el Estado (Contraloría General del estado) y la Ley Orgánica de
Administración Financiera y Control?
El cumplimiento de los procesos de la Dirección Financiera relacionadas con la normativa del
Estado hacen referencias en primer punto a la reforma de la ordenanza municipal en función del
cambio de nombre de la institución al actual.
En virtud de esos aspectos, al momento que comienzan con las auditorías estos puntos se toman en
cuenta en este departamento, sin embargo considera que es necesario implementar nuevos
mecanismos que permitan el cumplimiento total de la normativa del Estado relacionado con todos
los procesos financieros.
Además menciona que actualmente se trabaja en función del cumplimiento idóneo de estas
normativas, es así que cada cierto tiempo se actualiza información de la estructura orgánica la
misma que tiene relación con las Jefaturas de la Dirección Financiera pero obviamente es necesario
una reestructuración de los procesos que deben cumplir los miembros de este departamento,
logrando la sociabilización total del manual de procesos y al mismo tiempo efectividad en los
servicios prestados en la institución.
Con toda la información recabada al aplicar la encuesta durante el proceso de levantamiento de
actividades, se deduce que aunque la Dirección Financiera toma en cuenta las normativas
implementadas por el Estado respecto a los procesos que se deben aplicar hace falta un mayor
enfoque al personal, es decir, el rediseño de una guía en el que indique las funciones,
responsabilidades y procesos que se ejecutan en el departamento, tomando como `punto de partida
la Ley, siendo útil al momento que se realice algún tipo de auditoría sobre el desempeño y servicio
a la población en general de Cayambe.
Mientras no se sociabilice adecuadamente los procesos por los que se deben regir cada miembro no
se logrará efectivizar un servicio óptimo, utilizando para esto un mejoramiento continuo de los
procesos.
37
3.1.2. Análisis de la encuesta
Otro aspecto que permitió desarrollar el levantamiento de la información fue la aplicación de
encuestas al personal de la Dirección Financiera, a continuación se presentan cada una de las
preguntas aplicadas para la recolección de datos y su posterior análisis:
Pregunta 1: ¿Se emiten oportunamente informes sobre el seguimiento de la ejecución financiera en
relación a las sub áreas de esta Jefatura del GADIP-Cayambe?
Alternativas Número Porcentaje
Si 7 54%
No 2 15%
No Sabe 4 31%
TOTAL 13 100%
Figura 3.1 Pregunta Nº 1 ¿Se emiten oportunamente informes sobre el seguimiento de la
ejecución financiera en relación a las sub áreas de esta Jefatura del GADIP-Cayambe?
Según los resultados obtenidos, el personal de la Dirección Financiera del GADIP de Cayambe
afirma que si se emite un informe de la ejecución procesos financieros, siendo más del 50% que
indican el cumplimiento de este procedimiento, por el contrario cerca del 20% de los encuestados
menciona que no se realiza idóneamente un informe se seguimiento sobre aspectos financieros y
más del 30% no menciona nada al respecto de este cuestionamiento o no tiene idea de la
realización de este procedimiento.
A pesar que se conoce que las Jefaturas de la Dirección Financiera presentan informes sobre
seguimiento de procesos financieros, de estos se encargan únicamente los jefes de las áreas y no
54%
15%
31%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Emisión de informes de segumiento
de ejecución financiera
Si No No Sabe
38
participan de manera directa el resto del personal, es así que no conocen si realizan o no el
seguimiento oportuno de los procesos. Además la existencia de un menor porcentaje que señala que
no aplican control en los procesos de este departamento, a pesar de ser pocas personas es necesario
efectuar cambios en la forma de llevar acabo la información de los procesos, siendo vital la
participación del personal.
Pregunta 2: ¿Se generan informes operativos adecuados para la ejecución física de los procesos de
acuerdo a los objetivos de la Dirección Financiera?
Alternativas Número Porcentaje
Si 3 23%
No 3 23%
No Sabe 7 54%
TOTAL 13 100%
Figura 3.2 Pregunta Nº 2 ¿Se generan informes operativos adecuados para la ejecución
física de los procesos de acuerdo a los objetivos de la Dirección Financiera?
Tal como se evidencia en la figura anterior, el personal de la Jefaturas de la Dirección Financiera
del GADIP señala que no sabe sobre el cumplimiento eficaz de los objetivos planteados en este
departamento, pues, cada uno cumple una función específica de acuerdo a lo establecido en el
Estatuto Orgánico pero obviamente conoce cuáles son los objetivos, siendo cerca del 60% de los
encuestados.
Mientras los otros se dividen en señalar que si existen informes operativos de los procesos y en
contraste por el otro lado indican que no existe este tipo de procedimiento, puesto que ambos
representan más del 20%.
23% 23%
54%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Emisión de informes operativos
Si No No Sabe
39
Con este tipo de contracciones u opiniones de los mismos empleados de este departamento
financiero se deduce que una información inadecuada o desinformación de este tipo de
procedimiento repercute en la forma de llevar a cabo una tarea específica de acuerdo a las
funciones y responsabilidades establecidas para cada puesto.
Pregunta 3: ¿Considera que dentro de la Dirección Financiera se establecen lineamientos adecuados
para el cumplimiento de procesos de forma ágil y oportuna?
Alternativas Número Porcentaje
Si 5 38%
No 3 23%
No Sabe 5 38%
TOTAL 13 100%
Figura 3.3 Pregunta Nº 3 ¿Considera que dentro de la Dirección Financiera se establecen
lineamientos adecuados para el cumplimiento de procesos de forma ágil y oportuna?
Con base a los resultados de la información recabada en la encuesta, se conoce que existe opiniones
dividas entre los que mencionan que si se aplica lineamientos o normas específicas en los procesos
financieros y los que no tienen idea de este aspecto, pues, son cerca del 40% respectivamente.
A pesar que se evidencia un porcentaje menor en los que indican que no se aplican ningún tipo de
lineamiento para realizar los procesos en forma ágil y oportuna, los mismos señalan que no saben
de estos aspecto porque nadie les ha informado debidamente.
De tal modo que se debe considerar la opinión de cada uno de los empleados de este departamento,
esto permite un desarrollo idóneo de mecanismos de solución como la actualización de las políticas
38%
23%
38%
0%
20%
40%
60%
Lineamientos para cumplimiento
de procesos
Si No No Sabe
40
para el desempeño óptimo de las tareas o procesos y sociabilizar al personal sobre estos temas,
siendo parte esencial dentro de una institución.
Pregunta 4: ¿Considera que la capacitación oportuna sobre los procedimientos a ejecutarse en este
Departamento son alicientes para el cumplimiento eficaz de la misma?
Alternativas Número Porcentaje
Si 13 100%
No 0 0%
No Sabe 0 0%
TOTAL 13 100%
Figura 3.4 Pregunta Nº 4 ¿Considera que la capacitación oportuna sobre los
procedimientos a ejecutarse en este Departamento son alicientes para el cumplimiento
eficaz de la misma?
Todo el personal de la Dirección Financiera considera que mediante una capacitación o
información oportuna de los procesos que se deben cumplir en dicho departamento, este resultaría
positivo, evidenciándose en la atención o servicio oportuno hacia los funcionarios de los demás
departamentos y la población en general que acude a realizar algún trámite a este departamento.
100%
0% 0% 0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Capacitación oportuna en procesos
Si No No Sabe
41
Pregunta 5: ¿Es necesario establecer o actualizar procedimientos con periodicidad de acuerdo a la
información idónea para un servicio eficaz?
Alternativas Número Porcentaje
Si 11 85%
No 1 8%
No sabe 1 8%
TOTAL 13 100%
Figura 3.5 Pregunta Nº 5 ¿Es necesario establecer o actualizar procedimientos con
periodicidad de acuerdo a la información idónea para un servicio eficaz?
Según la información recopilada, se conoce que la mayoría del personal indica que se debe
implementar o actualizar la información respecto a los procedimientos que se deben ejecutar y no
solamente utilizar la parte de funciones y responsabilidad, sino al contrario amabas van ligadas
para cumplir con cada proceso que implica un servicio eficaz, este representa cerca del 90%.
Existe el mismo porcentaje entre los que mencionan que no se ve la necesidad de actualización en
forma periódica de los procesos y los que no señalan nada o no tienen idea del porque o para que se
deben actualizar o mejorar la información para el cumplimiento de las tareas o procesos, estos
representan el cerca del 10% respectivamente.
85%
8% 8%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Establecimiento de procedimientos
para servicio eficaz
Si No No sabe
42
Pregunta 6: ¿La Dirección Financiera ha fijado los responsables del control sobre la ejecución
adecuada de los procesos?
Alternativas Número Porcentaje
Si 4 31%
No 6 46%
No sabe 3 23%
TOTAL 13 100%
Figura 3.6 Pregunta Nº 6 ¿La Dirección Financiera ha fijado los responsables del control
sobre la ejecución adecuada de los procesos?
De acuerdo a los resultados, más del 40% de los encuestados señalaron que no existe un
responsable que controle la ejecución adecuada de los procesos, puesto que cada uno se
responsabiliza de los que realiza pero en el caso de un acontecimiento mayor, los mismos indican
que informan al jefe inmediato.
Por el contrario, más del 30% señalaron que si existe el responsable de controlar estos aspectos, es
decir, que el encargado es el Director Financiero o los jefes inmediatos de cada sub área de la
Dirección Financiera. El desconocimiento sobre quién es el responsable del control de los procesos
repercute en la manera de llevar a cabo las actividades e incluso en el tiempo que demora para el
servicio oportuno se ve afectada por falta de un control e inspección oportuna.
31%
46%
23%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
Control de ejecución de procesos
Si No No sabe
43
Pregunta 7: ¿Considera que existe comunicación efectiva entre los miembros y/o personal de la
Dirección Financiera que cumple funciones específicos para facilitar la coordinación y el
desempeño eficiente de las tareas o procesos?
Alternativas Número Porcentaje
Si 4 31%
No 8 62%
No sabe 1 8%
TOTAL 13 100%
Figura 3.7 Pregunta Nº 7 ¿Considera que existe comunicación efectiva entre los miembros
y/o personal de la Dirección Financiera que cumple funciones específicos para facilitar la
coordinación y el desempeño eficiente de las tareas o procesos?
En relación al clima laboral en el cumplimiento de los procesos, la mayoría señala no existe
comunicación efectiva ni coordinación adecuada para ejecutar los procesos, es decir, que la parte
del cumplimiento de los procesos existen desinformación o malos entendidos y no así en la parte de
llevarse bien con los compañeros pero al momento de ejecutar los procesos esto se ve afectado,
siendo más del 60%.
En contraste con lo anterior, más del 30% señala que si existe coordinación en las actividades,
pues, las relaciones interpersonales no se ven afectadas cuando existe malos entendidos, por lo
tanto no repercute al momento de efectuar las tareas que cada uno realiza dentro de la Direccio9n
Financiera y Jefaturas de la misma.
31%
62%
8%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Comunicación efectiva para ejecutar
procesos adecuados
Si No No sabe
44
Pregunta 8: ¿Considera que la capacidad técnica en este departamento al momento de procesar la
información financiera y controlar los procesos se vinculan con la Ley Orgánica de Administración
Financiera y Control emitidas por el Ministerio de Finanzas y la Contraloría General del Estado?
Alternativas Número Porcentaje
Si 4 31%
No 3 23%
No sabe 6 46%
TOTAL 13 100%
Figura 3.8 Pregunta 8: ¿Considera que la capacidad técnica en este departamento al
momento de procesar la información financiera y controlar los procesos se vinculan con la
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control emitidas por el Ministerio de
Finanzas y la Contraloría General del Estado?
De acuerdo a los resultados obtenidos, el personal mencionó que no tiene conocimiento de la
utilización eficaz de la Ley o normativa emitida para los procesos financieros de instituciones
públicas, siendo cerca del 50% de los encuestados.
En cambio más del 30% considera que si existe relación o utilización de la normativa para el
cumplimiento de los procesos financieros, pues, se basan en los resultados obtenidos al momento
que realizan las auditorías, el Estatuto Orgánico, la Constitución y la Ley Orgánica de
Administración Financiera y el resto señala que no se aplicado correctamente, ya que los procesos
que realizan no permite un servicio eficaz por el tiempo de demora en la atención y los aspectos
relacionados con cada `procedimiento aplicado en las Jefaturas de la Dirección Financiera.
31%
23%
46%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
Vinculación efectiva de los procesos
financieros con la normativa del
Estado
Si No No sabe
45
Pregunta 9: ¿Es necesario desarrollar o rediseñar un modelo de los procesos que deben ejecutarse
para brindar mejor atención, tanto a funcionarios del GADIP como a la población en general con
base fundamentada en la normativa para entidades públicas?
Alternativas Número Porcentaje
Si 13 100%
No 0 0%
No sabe 0 0%
TOTAL 13 100%
Figura 3.9 Pregunta 9: ¿Es necesario desarrollar o rediseñar un modelo de los procesos que
deben ejecutarse para brindar mejor atención, tanto a funcionarios del GADIP como a la
población en general con base fundamentada en la normativa para entidades públicas?
Todos los encuestados señalaron que es necesario el rediseño de los procesos pero con base a la
utilización eficaz tanto del estatuto del GADIP y la normativa del estado para cumplir los
procedimientos oportunos de cada una de las Jefaturas de la Dirección Financiera.
Cada uno de los resultados se obtuvo con las fichas de levantamiento de actividades, consultando a
cada servidor.
En este sentido, la forma en la que gestiona los procesos de manera global del GADIP de Cayambe
se vincula con cada una de las Direcciones o unidades departamentales de la misma, desarrollar el
levantamiento de la información, diseño y caracterización de los procesos para la Dirección
Financiera permite optimizar recursos de la institución, y por ende los niveles de eficiencia en los
distintos servicios que ofrece el GADIP.
Los procesos en los que se divide a nivel general son Gobernantes, de Asesoría, de Apoyo y
Agregadores de Valor.
Por lo tanto se presenta el mapa de procesos del GADIP de Cayambe:
100%
0% 0% 0%
100%
200%
Necesidad de desarrollo o rediseño
de modelo de procesos
Si No No sabe
46
Figura 3.10 Mapa de procesos GADIP
En: GADIP 2015
CONCEJO MUNICIPAL ALCALDIA VICEALCALDIAJEFATURA DE
DESPACHO
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
PROCURADURIA
SINDICAL
DIRECCIÓN DE
COMUNICACIÓN
INTERCULTURAL
AUDITORIA INTERNA
SECRETARIA NACIONAL
Y DE CONCEJO
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN
DEL TALENTO
HUMANO
DIRECCIÓN DE
COMPRAS PÚBLICAS
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO INTEGRAL
DEL TERRITORIO
DIRECCIÓN DE
AVALÚOS Y
CATASTROS
DIRECCIÓN DE
OBRAS PÚBLICAS
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO
ECONÓMICO Y
TURISMO
DIRECCIÓN DE
GESTIÓN AMBIENTAL
DIRECCIÓN DE
TRANSPORTE TERRESTRE,
TRÁNSITO Y SEGURIDAD
VÍAL
DIRECCIÓN DE
TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO
INTERCULTURAL
DIRECCIÓN DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
COMUNITARIA
R
E
Q
U
E
R
I
M
I
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T
O
S
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S
U
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T
A
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O
S
C
L
I
E
N
T
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S
O
C
O
L
E
C
T
I
V
I
D
A
D
PROCESOS DE
ASESORIA
PROCESOS DE
APOYO
C
L
I
E
N
T
E
S
O
C
O
L
E
C
T
I
V
I
D
A
D
PROCESOS
AGREGADORES DE
VALOR
PROCESOS
GOBERNANTES
47
3.2. Cadena De Valor
Otro aspecto que se considera como parte del levantamiento de información es la cadena de valor
del GADIP de Cayambe, esta se muestra en la siguiente figura:
Figura 3.11 Cadena de Valor del GADIP de Cayambe
En: GADIP 2015
Aunque no existe un diseño de la cadena de valor del GADIP de Cayambe y por ende sobre la
Dirección Financiera, para la estructuración se tomó en cuenta el mapa de procesos que permitió
establecer de manera idónea la cadena de valor. La actividades de soporte o apoyo son la Secretaria
Nacional y Concejo, Dirección Administrativa, Dirección Financiera, Dirección Administración de
Talento Humano y Dirección de Compras Públicas.
Mientras que las actividades primarias y las que generan valor al cumplimiento de los objetivos del
GADIP y en función del servicio hacia la población son los relacionadas con el desarrollo
territorial, planificación, turismo emprendimiento, gestión ambiental, desarrollo intercultural,
catastros, tecnología y participación ciudadana. Los factores descritos son los ayudan en establecer
48
el servicio idóneo para el bienestar o mejorar las condiciones de vida de los habitantes de
Cayambe.
3.3. Catálogo De Procesos
En este catálogo el macroproceso es la Dirección Financiera y los procesos principales son
Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, al mismo tiempo cada uno de los procesos contienen
subprocesos.
Tabla 3.1 Catálogo de Procesos Presupuesto
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO
DIRECCIÓN
FINANCIERA
Elaboración y formulación del Presupuesto
Elaboración y aprobación de Compromisos
Presupuestarios
PRESUPUESTOElaboración de reformas al PAC
INVENTARIO DE PROCESOS
En: GADIP 2016
49
Tabla 3.2 Catálogo de Procesos Contabilidad
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO
DIRECCIÓN
FINANCIERACONTABILIDAD
INVENTARIO DE PROCESOS
Nómina
Contabilización de Pago a Proveedores
Revisión de facturas en línea SRI
Declaración del IVA
Devolución del IVA
Viaticos y Subsistencias
Emisión de retenciones
En: GADIP 2016
50
Tabla 3.3 Catálogo de Procesos Tesorería
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERA
Pago a proveedores
Recaudación
TESORERÍA
Coactivas
Rentas
INVENTARIO DE PROCESOS
En: GADIP 2016
51
3.4. Levantamiento De Actividades
Tabla 3.4 Levantamiento de actividades Presupuesto
52
Levantamiento de actividades Presupuesto (Continúa)
REFERENCIA: SP-APO-03-01-02
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1Ingresar el requerimiento para verificar
disponibilidad de fondosDirector Financiero Unidad requiriente 1 día ocasionalmenteDocumentos Habilitantes
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
2 Realizar la reforma para cumplir con el PAC Presupuesto Unidad requiriente 1 día ocasionalmenteDocumentos HabilitantesLey de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
Elaboración de
reformas al PAC
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: PRESUPUESTO
FUNCIONARIO: Analista de Presupuesto (Sr. Santiago Cisneros)
JEFE INMEDIATO: Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
53
Levantamiento de actividades Presupuesto (Continúa)
En: GADIP 2016
REFERENCIA: SP-APO-03-01-03
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1Genera informe para adquisición del bien o
servicio.
Unidades
requirientes
Dirección
Administrativa1 dia Diario
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
2Envia informe con los documentos habilitantes
correspondientes y de respaldo.
Dirección
Administrativa
Dirección
Financiera2 dia Diario
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
3Emite oficio y solicita la certificación
presupuestaria Director Financiero Presupuesto 1 dia Diario
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
4Ingresarla solicitud para la respectiva
certificación presupuestariaPresupuesto
Analista de
Presupuesto1 dia Diario
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
5 Genera el Compromiso, y el Devengado.Analista de
PresupuestoContabilidad 1 dia Diario
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
FUNCIONARIO: Analista de Presupuesto (Sr. Santiago Cisneros)
JEFE INMEDIATO: Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
Elaboración y
aprobación de
Compromisos
Presupuestarios
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: PRESUPUESTO
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
54
Tabla 3.5 Levantamiento de actividades Contabilidad
REFERENCIA: SP-APO-03-02-01
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1Remite la información de la nómina con las
observaciones respectivasTalento Humano Contabilidad 10 minutos Mensual
Nomina, Planillas,
Contratos, Acciones de
personal
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Constitución
2Realiza el control previo de la información
validada por Talento HumanoContabilidad Contabilidad 1 día Mensual
Nomina, Planillas,
Contratos, Acciones de
personal
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Constitución
3 Elabora los roles de pago. Contabilidad Contabilidad 5 horas Mensual Roles de pagoLey de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Constitución
4Solicita la certificación presupuestaria de la
nóminaPresupuesto
Director
Financiero3 horas Mensual
Nomina, Planillas,
Contratos, Acciones de
personal
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Constitución
5 Revisa, autoriza y firma los roles de pago ContabilidadDirector
Financiero1 hora Mensual
Nomina, Planillas,
Contratos, Acciones de
personal
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Constitución
6 Contabiliza los roles emitidos Contabilidad Contabilidad 1 dia Mensual
Nomina, Planillas,
Contratos, Acciones de
personal
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Constitución
7 Envia comprobantes de pago Contabilidad Tesorería 2 horas Mensual
Nomina, Planillas,
Contratos, Acciones de
personal
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Constitución
8 Archiva en el expediente Tesorería Contabilidad 1 hora Mensual
Nomina, Planillas,
Contratos, Acciones de
personal
-
JEFE INMEDIATO: Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
Nómina
FUNCIONARIO: Auxiliar Contable (Sra. Mónica Flores y Sra. Aida Lechon)
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: CONTABILIDAD
55
Levantamiento de actividades Contabilidad (Continúa)
REFERENCIA: SP-APO-03-02-02
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1 Gestiona proceso de contrataciónDirección
Administrativa
Director
Financiero1 dia Diario
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Estatuto
Orgánico
2Verifica la documentación y elabora
certificación presupuestariaPresupuesto Contabilidad 2 horas Diario
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Estatuto
Orgánico
3Revisa la Documentación habilitante para la
contrataciónContabilidad Contabilidad 4 horas Diario
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Estatuto
Orgánico
4Genera el Devengado por medio del sistema
CabildoContabilidad Contabilidad 5 minutos Diario
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Estatuto
Orgánico
5Emite comprobante de retención del IVA e
impuesto a la RentaContabilidad Contabilidad 10 minutos Diario
Declaraciones validadas por
el SRI
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Estatuto
Orgánico
6Solicita la autorización del pago de las
facturasAlcalde Contabilidad 1 día Diario
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Estatuto
Orgánico
7Genera listado de pagos a ser solicitados por
Tesorería.Contabilidad Tesorería 10 Minutos Diario
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Estatuto
Orgánico
8 Archiva el expediente. Contabilidad Contabilidad 5 minutos Diario
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas - Estatuto
Orgánico
Contabilización de
Pago a Proveedores
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: CONTABILIDAD
FUNCIONARIO: Auxiliar Contable (Sra. Mónica Flores y Sra. Aida Lechon)
JEFE INMEDIATO: Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
56
Levantamiento de actividades Contabilidad (Continúa)
REFERENCIA: SP-APO-03-02-03
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1Revisa carpetas de emisión de comprobantes
de retenciónSistema Cabildo Contabilidad 1 hora Diario Facturas
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
2Verifica, valida e ingresa al proveedor con las
facturas en el sistema contableSistema Cabildo Contabilidad 1 hora Diaria Facturas
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
3 Imprime la retención por triplicado Sistema CabildoContabilidad y
proveedor8 minutos Diaria Retenciones
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
4 Genera reporte de comprobantes de retención Contabilidad Contabilidad 3 horas Mensual Reportes del sistema
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
5 Archiva toda la documentación Contabilidad Contabilidad 10 minutos Diaria
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
FUNCIONARIO: Auxiliar Contable (Sra. Mónica Flores y Sra. Aida Lechon)
JEFE INMEDIATO: Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
Emisión de
retenciones
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: CONTABILIDAD
57
Levantamiento de actividades Contabilidad (Continúa)
REFERENCIA: SP-APO-03-02-04
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1 Ingresa a servicios en línea del SRI SRI Contabilidad 3 minutos Mensual Reportes del sistema
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
2 Ingresa usuario y clave SRI Contabilidad 3 minutos Mensual Reportes del sistema
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
3 Consulta comprobantes electrónicos SRI Contabilidad 3 minutos Mensual Reportes del sistema
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
4Selecciona comprobantes electrónicos
recibidosSRI Contabilidad 3 minutos Mensual Reportes del sistema
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
5 Imprime y archiva en el expediente SRI Contabilidad 10 minutos Mensual Reportes del sistema
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: CONTABILIDAD
FUNCIONARIO: Auxiliar Contable (Sra. Mónica Flores y Sra. Aida Lechon)
JEFE INMEDIATO: Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
Revisión de facturas
en línea SRI
58
Levantamiento de actividades Contabilidad (Continúa)
REFERENCIA: SP-APO-03-02-05
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1Verificare ingresa al proveedor con las facturas
en el sistema contableSistema Cabildo Contabilidad 1 hora Diaria Facturas
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
2Genera y sube los formularios No. 104 y de
Anexos Transaccionales al SRI Contabilidad SRI 1 Día Mensual
Formularios y anexos
transaccionales
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
3 Imprime los comprobantes electrónicos Sistema Cabildo Contabilidad 10 minutos MensualDeclaraciones validadas por
el SRI
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
4Elabora informes detallados de la declaración
emitidaTesorería
Director
Financiero2 horas Mensual
Memorando y Declaraciones
validadas por el SRI
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
5Revisa informes detallados de la declaración
emitida
Director
Financiero Contabilidad 2 horas Mensual
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
6 Archiva el expediente Contabilidad Contabilidad 2 horas Mensual
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: CONTABILIDAD
FUNCIONARIO: Auxiliar Contable (Sra. Mónica Flores y Sra. Aida Lechon)
JEFE INMEDIATO: Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
Declaración del IVA
59
Levantamiento de actividades Contabilidad (Continúa)
REFERENCIA: SP-APO-03-02-06
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1 Solicita la devolución del IVA SRI Contabilidad 3 minutos MensualOficios, memorandos y
facturas
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
2Imprime los comprobantes electrónicos de
pago generados para presentar al SRISRI Contabilidad 10 minutos Mensual Reportes del sistema
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
3
Elabora memorando al Director Financiero
con el detalle del IVA y Retención en la
Fuente
TesoreríaDirector
Financiero2 horas Mensual
Memorando y Declaraciones
validadas por el SRI
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
4 Revisa el memorando y sus anexos Sistema CabildoDirector
Financiero2 horas Mensual
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
5 Archiva el expediente Contabilidad Contabilidad 2 horas Mensual
Documentos Habilitantes de
acuerdo a la Normativa Legal
vigente
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas - Estatuto Orgánico
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: CONTABILIDAD
FUNCIONARIO: Auxiliar Contable (Sra. Mónica Flores y Sra. Aida Lechon)
JEFE INMEDIATO: Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
Devolución del IVA
60
Levantamiento de actividades Contabilidad (Continúa)
En: GADIP 2016
REFERENCIA: SP-APO-03-02-07
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1Solicita autorización para movilización por
comisión de servicios
Jefe inmediato
superior
Servidor /
ObreroS/T
2 solicitudes
diarias
Informe, solicitud y
autorización de viatico o
subsistencia
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Acuerdo ministerial No. MDT-2016-
0068
2 Informa a la comisión de serviciosJefe inmediato
superior
Servidor /
ObreroS/T
2 solicitudes
diarias
Informe, solicitud y
autorización de viatico o
subsistencia
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Acuerdo ministerial No. MDT-2016-
0068
3 Realiza solicitud e informe de viaticosServidor /
Obrero
Servidor /
Obrero
4 dias como
maximo
despues de
realizada la
comisión
2 solicitudes
diarias
Informe, solicitud y
autorización de viatico o
subsistencia
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Acuerdo ministerial No. MDT-2016-
0068
4Ingresa el trámite para la autorización de
servicios institucionales
Director
FinancieroPresupuesto 2 horas
2 solicitudes
diarias
Informe, solicitud y
autorización de viatico o
subsistencia
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD - Acuerdo ministerial No. MDT-2016-
0068
5Elabora la hoja de cálculo y certificación
presupuestariaPresupuesto Contabilidad 1 hora
2 solicitudes
diarias
Informe, solicitud y
autorización de viatico o
subsistencia
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD
6Revisa la documentación previo a la
habilitaciónContabilidad Contabilidad 1 hora
2 solicitudes
diarias
Informe, solicitud y
autorización de viatico o
subsistencia
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD
7 Genera el devengado de gasto Contabilidad Contabilidad 10 minutos2 solicitudes
diarias
Informe, solicitud y
autorización de viatico o
subsistencia
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD
8 Entrega la Preaprobación del anticipo Contabilidad Tesorería 2 hora2 solicitudes
diarias
Informe, solicitud y
autorización de viatico o
subsistencia
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD
9 Solicita el pago Tesorería Contabilidad 5 minutos2 solicitudes
diarias
Informe, solicitud y
autorización de viatico o
subsistencia
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD
10 Archiva toda la documentación Contabilidad Contabilidad 5 minutos 2 solicitudes
diarias
Informe, solicitud y
autorización de viatico o
subsistencia
Ley de Régimen Tributario Interno - Ley de la
COOTAD
Viáticos y
Subsistencias
FUNCIONARIO: Auxiliar Contable (Sra. Mónica Flores y Sra. Aida Lechon)
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: CONTABILIDAD
JEFE INMEDIATO: Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
61
Tabla 3.6 Levantamiento de actividades Tesorería
REFERENCIA: SP-APO-03-03-01
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1 Ingresa el trámite mediante oficio Contabilidad Tesoreria 15 min a 1 hora Diario Documentos HabilitantesLey de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
2Revisa la documentación de respaldo para
solicitar el pago.Tesoreria Tesoreria 2 min Diario Documentos Habilitantes
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
3Autoriza el pago mediante el sistema Cabildo
por un SPI – SP del Banco CentralTesoreria Tesoreria 30 seg Diario Documentos Habilitantes
Ley de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
4 Firma y autoriza pago Alcaldia Tesoreria 30 seg Diario Documentos HabilitantesLey de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
5 Recepta documentos habilitantes Tesoreria BCE 30 min Diario Documentos HabilitantesLey de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
6 Imprime el Comprobante de pago Tesoreria Alcaldia 1 dia Diario Documentos HabilitantesLey de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
7 Remite en listado y el expediente Alcaldia Tesoreria 1 dia Diario Documentos HabilitantesLey de la COOTAD - Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas
8 Archiva el comprobante. Tesoreria Contabilidad Diario Documentos Habilitantes -
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: TESORERÍA
FUNCIONARIO: FUNCIONARIO: TESORERO (Sr. Angel Quilumbanquin)
JEFE INMEDIATO: Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
Pago a Proveedores
62
Levantamiento de actividades Tesorería (Continúa)
REFERENCIA: SP-APO-03-03-02
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1Revisa la cartera vencida y emite un listado
con información del deudorCoactivas Tesorería 1 día Diario Documentos Habilitantes Constitución - Ley de la COOTAD
2
Emite notificaciones de pago y envía con un
funcionario del área para que se notifique al
deudor
Notificador Deudor 2 día Diario Notificación Constitución - Ley de la COOTAD
3
El cliente externo recibe la notificación puede
aceptar o rechazar la deuda con fundamentos
sustentados.
Deudor Notificador 10 minutos Diario Notificación Constitución - Ley de la COOTAD
4 Recepta la solicitud y analiza el caso DeudorDirector
Financiero1 día Diario Oficio Constitución - Ley de la COOTAD
5Emite disposición para dar de baja los títulos
de crédito o continua el cobro Director Financiero Tesorería 1 día Diario Oficio Constitución - Ley de la COOTAD
6Establece medidas cautelares en caso de
pagos no oportunosCoactivas Deudor 5 día Diario Providencia y orden de embargo Constitución - Ley de la COOTAD
7 Tesorería archiva el trámite Deudor GADIP 6 día Diario Providencia y orden de embargo -
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: TESOREÍA
FUNCIONARIO: Sr. Patricio Álvarez
JEFE INMEDIATO: Tesorero - Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
COACTIVAS
63
Levantamiento de actividades Tesorería (Continúa)
REFERENCIA: SP-APO-03-03-03
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1Sube la información al sistema de los valores
adeudadosCoactivas Tesoreria Diarios Diario Documentos Habilitantes Ley de la COOTAD
2Realiza el cobro por medio de ventanilla ó del
recaudador externoTesoreria Usuarios Diarios Diario Depositos Ley de la COOTAD
3 Emite comprobante de pago Tesoreria Usuarios 8 minutos Diario Documentos Habilitantes Ley de la COOTAD
4 Controla el reporte de valores recaudadosCajas/Recaudador
externoTesorero 25 minutos Diario Documentos Habilitantes Ley de la COOTAD
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: TESORERÍA
FUNCIONARIO: FUNCIONARIO: TESORERO (Sr. Angel Quilumbanquin)
JEFE INMEDIATO: Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
RECAUDACIÓN
64
Levantamiento de actividades Tesorería (Contiúa)
En: GADIP 2016
REFERENCIA: SP-APO-03-03-04
UNIDAD: DIRECCIÓN FINANCIERA
Nro. SUBPROCESO ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA DOCUMENTACIÓN REGLAMENTACIÓN
1 Da de Baja a Titulos de Crédito Rentas RentasDepende el
flujoDiario Documentos Habilitantes Ley de la COOTAD
2 Da de Baja de Especies Valoradas Rentas RentasDepende el
flujoDiario Documentos Habilitantes Ley de la COOTAD
3 Aprueba el Presupuesto Concejo DirectivoDirector
Financiero
Depende el
flujoDiario Documentos Habilitantes Ley de la COOTAD
4 Legaliza Certificados Presupuestarios Rentas RentasDepende el
flujoDiario Documentos Habilitantes Ley de la COOTAD
5 Dispone de Titulos de Credito Director Financiero RentasDepende el
flujoDiario Documentos Habilitantes Ley de la COOTAD
6 Reformas y Traspasos Rentas RentasDepende el
flujoDiario Documentos Habilitantes Ley de la COOTAD
7 Avaluo y Reavaluo de Quinquenios Rentas RentasDepende el
flujoDiario Documentos Habilitantes Ley de la COOTAD
8Suplemento de Creditos de acuerdo a
necesidades de la MunicipalidadRentas GADIP
Depende el
flujoDiario Documentos Habilitantes Ley de la COOTAD
FUNCIONARIO: FUNCIONARIO: TESORERO (Sr. Angel Quilumbanquin)
JEFE INMEDIATO: Director Financiero
SUPERVISA A: _____________
RENTAS
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADESPROCESO: TESORERÍA
65
De acuerdo a cada uno de los levantamientos de las actividades en relación a los subprocesos de
Presupuesto, Contabilidad y Tesorería de la Dirección Financiera del GADIP de Cayambe, los
procesos o actividades que se deben realizar de este departamento utilizan la COOTAD y el
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Publicas con excepción de la Ley Orgánica de
Administración Financiera y Control.
Esta última Ley complementa a los Estatutos del GADIP y a las otras normativas del Estado,
permitiendo desarrollar los procesos financieros de manera eficiente y eficaz, logrando el
cumplimiento de los objetivos institucionales y por ende la satisfacción en el servicio oportuno que
se entrega a los funcionarios y el resto de ciudadanos de Cayambe.
Al establecer el tiempo estimado de la ejecución de los procesos se reduce o elimina el tiempo en
que se demoraba en realizar o brindar el servicio oportuno en función de los procesos financieros
aplicados en este departamento.
3.5. Caracterización De Procesos
Luego de realizar el levantamiento de las actividades de la Dirección Financiera en función de los
procesos de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, se procede a realizar la caracterización de los
procesos. A continuación se presenta la caracterización de los procesos de la Dirección Financiera,
en los que se destaca los siguientes puntos:
Objetivos
Alcance
Responsables
Intervinientes
Definición
Políticas
Documentos
Procedimientos
Diagrama de Flujo
Indicadores
Anexos (en caso de existir)
66
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-01
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: ELABORACIÓN Y
FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE PRESUPUESTO
ELABORACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO
OBJETIVO:
Elaborar el presupuesto del GADIP, según los programas y proyectos definidos en el marco del
Plan Anual de Compras para el cumplimiento de acciones coordinadas en el municipio.
ALCANCE:
Inicia con la solicitud del señor Alcalde del informe económico del año anterior al Director
Financiero y finaliza con la ejecución del presupuesto de acuerdo a disposiciones recibidas.
RESPONSABLE:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Alcalde
Concejo Municipal
Director financiero
Presupuesto
67
DEFINICIONES:
Autonomía económica, presupuestaría o financiera: Administración autónoma del flujo de
egresos, que se giran con cargo al Sistema Único de Cuentas del Tesoro, dentro de los límites
establecidos en el Presupuesto General del Estado y otros presupuestos públicos, conforme a las
disposiciones de la ley.
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-01
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: ELABORACIÓN Y
FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
Presupuesto: Es el documento que plantea los Ingresos que se prevén en el año, y en qué Gastos se
invertirán
POLÍTICAS:
Realizar el presupuesto en base al Art. 7 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a
la Información Pública - LOTAIP Literal a 4) en relación a metas y objetivos de las
unidades administrativas con la parte operativa de la Dirección Financiera y el GADIP.
Informar sobre el presupuesto anual que administra la institución, especificando ingresos,
gastos, financiamiento y resultados operativos de conformidad con los clasificadores
presupuestales, así como liquidación del presupuesto, especificando destinatarios de
entrega de recursos públicos.
DOCUMENTOS
Código Orgánico De Organización Territorial, COOTAD.
Proforma presupuestaria.
Plan Anual de Compras.
Informe económico
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
68
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-01
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: ELABORACIÓN Y
FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
PROCEDIMIENTOS:
Inicia con la solicitud previa para presentar informe económico y termina en la ejecución del
presupuesto con base a disposiciones encomendadas por las autoridades.
Tabla 3.7 Subproceso elaboración presupuesto
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Director Financiero Presenta Informe Económico del
año anterior para el respectivo
análisis
El servidor público encargado
elabora el informe, los mismos que
son revisados por los directivos del
Concejo Municipal
2 Alcalde Realiza el análisis de ejercicio
fiscal
Con el informe proporcionada
realizan el análisis respectivo
3 Áreas requirentes
Director Financiero
Presenta informe del Plan Anual de
Compras (PAC)
El servidor responsable emite un
oficio en el cual solicitan la
elaboración del PAC acorde a cada
departamento
4 Concejo Municipal Realiza la distribución del
presupuesto de acuerdo a
directrices emitidas
En función a las directrices
emitidas en el estatuto y los
presupuestos otorgados para el
GADIP
5 Servidor encargado de
Presupuesto
Presenta el presupuesto para su
respectiva verificación
Los servidores se encargan de
elaborar el presupuesto en función
de la reasignación respectiva
6 Director Financiero Ejecuta el presupuesto de acuerdo a
disposiciones recibidas
Los servidores realizan las
validaciones respectivas de toda la
documentación e información
recibida y entregada
FIN
En: GADIP 2016
69
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-01
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: ELABORACIÓN Y
FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO ELABORACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO
JEFES DE LAS
ÁREAS
REQUIRIENTES
ALCALDE DIRECTOR FINANCIERO CONCEJO MUNICIPAL
SERVIDOR
ENCARGADO
PRESUPUESTO
Fase
INICIO
Solicita informe económico
Presenta informe del año anterior
Realiza análisis del informe
Presentan requerimientos del
Plan Anual de Compras (PAC)
Realiza la distribución del
presupuesto
Ejecuta el presupuesto de
acuerdo a disposiciones
recibidas
FIN
Elabora informe del Plan Anual de
Compras (PAC)
Presenta el presupuesto
asignado
Figura 3.12 Subproceso elaboración presupuesto (propuesto)
En: GADIP 2016
70
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-01
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: ELABORACIÓN Y
FORMULACIÓN DEL
PRESUPUESTO
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre
Elaboración y formulación del presupuesto
Descripción
Porcentaje de cumplimiento de asignaciones
presupuestarias
Fórmula Frecuencia Estándar Responsable
de Medición
Responsable
de Análisis
=𝑃𝑟𝑒𝑠𝑢𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑜
𝑁° 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑝𝑒𝑛𝑑𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑎𝑠𝑖𝑔𝑛𝑎𝑐𝑖ó𝑛
∗ 100%
Eventual 100% Director
Financiero
Director
Financiero
ANEXOS: No existen anexos.
71
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-02
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: REFORMAS AL
PLAN ANUAL DE COMPRAS
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE PRESUPUESTO
REFORMAS AL PLAN ANUAL DE COMPRAS
OBJETIVO:
Realizar las reformas a una fecha de corte durante la ejecución, resultado de una serie de
modificaciones consideradas como aumentos de ingresos, disminuciones, identificación de recursos
para gastos adicionales.
ALCANCE:
Inicia con el requerimiento a la máxima autoridad y finaliza con la reforma.
RESPONSABLES:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Alcalde
Concejo Municipal
Director financiero
Presupuesto
72
DEFINICIONES:
Recursos: Conjunto de personas, materiales, financieros y técnicos que permiten a una institución
alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios que son de su competencia.
Proceso Presupuestario: Constituye el tratamiento sucesivo de las etapas del presupuesto basadas
en programación, formulación, ejecución, evaluación y liquidación.
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-02
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: REFORMAS AL
PLAN ANUAL DE COMPRAS
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
Modificaciones presupuestarias: Son variaciones en las asignaciones presupuestarias tanto de
ingresos como de gastos.
POLÍTICAS:
Elaborar una resolución idónea en la que se describa los motivos de la actualización o
modificación del PAC, deben subirse al Sistema.
Contar con la aprobación previa del Alcalde con base en la resolución de modificaciones o
actualizaciones al PAC contemplada en el reglamento interno.
DOCUMENTOS:
Resolución
Informes
Oficio
73
PROCEDIMIENTOS:
Tabla 3.8 Subproceso plan anual de compras
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Director Financiero Ingresar el
requerimiento para
verificar disponibilidad
de fondos
Elabora resolución sobre
los motivos de
actualización de las
reformas
2 Servidor encargado de Presupuesto Realizar la reforma
para cumplir con el
PAC
Se basa en el marco
jurídico vigente para
realizar cambios a las
reformas del PAC, previo a
esto debe realizar la
convocatoria respectiva y
luego adhiere al sistema
FIN
En: GADIP 2016
74
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-02
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: REFORMAS AL
PLAN ANUAL DE COMPRAS
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO REFORMAS AL PLAN ANUAL DE COMPRAS
PRESUPUESTOALCALDE DIRECTOR
Fase
INICIO
Emite oficio de autorización para modificaciones al
PAC
Ingresa requerimientos de disponibilidad de
fondos
Verifica documentación de
respaldo
Realiza reforma al PAC
FIN
¿Presenta documentación
de respaldo?SI
NO
Registra en el sistema
Figura 3.13 Subproceso plan anual de compras (propuesto)
En: GADIP 2016
75
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-02
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: REFORMAS AL
PLAN ANUAL DE COMPRAS
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre Reformas al PAC
Descripción Número de resoluciones para modificación a
actualización de las reformas al PAC
Fórmula Frecuencia Estándar Responsable
de Medición
Responsable
de Análisis
=𝑁º 𝑟𝑒𝑠𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑁° 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑠𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑎𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑑𝑎𝑠
∗ 100%
Eventual 100% Director
Financiero
Director
Financiero y
Alcalde
ANEXOS: No existen anexos.
76
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-03
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: ELABORACIÓN Y
APROBACIÓN DE COMPROMISOS
PRESUPUESTARIOS
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE PRESUPUESTO
ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE COMPROMISOS PRESUPUESTARIOS
OBJETIVO:
Provisionar el espacio de partidas presupuestarias para los gastos de la institución, por el que la
autoridad competente decide su realización al generar una reserva parcial o total de la asignación
presupuestaria.
ALCANCE:
Inicia cuando se genera la necesidad para la adquisición de un bien tangible o intangible y finaliza
con la asignación presupuestaria por el monto del compromiso que se estime.
RESPONSABLES:
Director Financiero
Analista de Presupuesto
INTERVINIENTES:
Unidad solicitante de la necesidad
Director Financiero
Analista de Presupuesto
Asistente
77
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-03
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: ELABORACIÓN Y
APROBACIÓN DE COMPROMISOS
PRESUPUESTARIOS
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DEFINICIONES:
Compromiso presupuestario: El compromiso se materializa en el momento en que se conviene o
contrata formalmente con un tercero la realización de obras, provisión de bienes, prestación de
servicios, transferencias o subvenciones.
Reserva del Compromiso: Es la asignación por la totalidad o una parte, siendo el monto estimado
del gasto a comprometer; se emitirá la certificación correspondiente.
Reconocimiento del Compromiso: Es el acto administrativo por el que la autoridad competente
contrata la provisión de bienes y servicios con terceros.
POLÍTICAS:
El compromiso no podrá anularse a menos que el acto administrativo también sea anulado;
sin embargo, el compromiso podrá aumentarse o disminuirse, si la expectativa del
reconocimiento de las obligaciones hasta la finalización del ejercicio fiscal así lo exigiere.
DOCUMENTOS:
Oficios, donde especifique la necesidad de la unidad que lo requiere
Proformas
Documentación habilitante del oferente
Factura
Informe de entera satisfacción
Orden de compra
78
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-03
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: ELABORACIÓN Y
APROBACIÓN DE COMPROMISOS
PRESUPUESTARIOS
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
PROCEDIMIENTOS:
Tabla 3.9 Subproceso Aprobación compromisos presupuestarios
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Unidades
requirientes
Genera informe para adquisición
del bien o servicio.
Solicitante del GADIP entrega el
financiamiento para pagos de
servicios, técnicos, profesionales,
viáticos,, y otros gastos
2 Dirección
Administrativa
Envía informe con los
documentos habilitantes
correspondientes y de respaldo.
Entrega la documentación
respectiva para la revisión y
control
3 Director
Financiero
Emite oficio y solicita la
certificación presupuestaria
Presenta la solicitud sobre
requerimientos a la Dirección
Financiera
4 Presupuesto Ingresa la solicitud para la
respectiva certificación
presupuestaria
Asigna a la Jefatura de
presupuesto con autorización
respectiva del Director para el
control y certificación, remitiendo
la orden de pago al Alcalde
5 Analista de
Presupuesto
Genera el Compromiso, y el
Devengado.
En el sistema CABILDO se
registra, solicita y aprueba el
comprometido, y se imprimen 3
copias para la firma del Director
Financiero
FIN
En: (GADIP, 2016)
79
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-01-03
PROCESO: JEFATURA DE
PRESUPUESTO
SUBPROCESO: ELABORACIÓN Y
APROBACIÓN DE COMPROMISOS
PRESUPUESTARIOS
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE COMPROMISOS PRESUPUESTARIOS
ALCALDEDIRECTOR FINANCIEROANALISTA DE
PRESUPUESTO
UNIDAD
REQUIRIENTE
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
SERVIDOR DE
PRESUPUESTO
Fa
se
INICIO
FIN
Genera informe para adquisición del
bien o servicio
¿Documentos habilitantes completos? Ingresa solicitud
¿Solicitud ingresada
adecuadamente?
Envía informe con los documentos
habilitantes
SI
Revisa, autoriza y firma la certificación
Genera compromiso y devengado
Emite oficio Solicita certificación
NO
Certificación presupuestaria
Sistema de Cabildo
3 Copias del Compromiso
NO
Figura 3.14 Subproceso compromisos presupuestarios (propuesto)
En: GADIP 2016
80
INDICADORES:
Nombre
Aprobación Compromisos presupuestarios
Descripción
Nivel de certificados presupuestarios
Fórmula Frecuenci
a
Estánd
ar
Responsab
le de
Medición
Responsab
le de
Análisis
𝑁º 𝑑𝑒 𝑐𝑒𝑟𝑡𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑟𝑒𝑠𝑢𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑁° 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑒𝑟𝑡𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑟𝑒𝑠𝑢𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑎𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑑𝑜𝑠
∗ 100%
Eventual 100% Director
Financiero
Director
Financiero
y Analista
de
Presupuest
o
ANEXOS: No existen anexos.
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-01
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: NÓMINA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE CONTABILIDAD
NÓMINA
OBJETIVO:
Elaborar rol de pagos, para el pago de sueldos al personal del GADIP-Cayambe.
81
ALCANCE:
Inicia con la información que remite Talento Humano a Contabilidad de la nómina con las
observaciones correspondiente generadas en el mes, permitiendo la elaboración de roles, y finaliza
con el envío a Tesorería para el correspondiente pago y se archiva.
RESPONSABLES:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Director Financiero
Talento Humano
IESS
Tesorería
DEFINICIONES:
Nómina: Es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de los empleados, incluyendo
los salarios, las bonificaciones y las deducciones.
Rol de Pagos: Es un documento contable, en el que se registran los valores que constituyen
ingresos y deducciones para el trabajador por concepto de remuneraciones.
82
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-01
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: NÓMINA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
Comprobante de Pago: Es un documento que el empleado recibe como notificación de que la
transacción del depósito ha sido realizada, por lo regular incluye detalles del pago neto, porcentaje
de impuestos y demás deducciones.
POLÍTICAS:
Realizar la nómina en base al Art. 7 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública - LOTAIP Literal a4.
El Art. 238 de la Constitución de la República del Ecuador instaura autonomía política,
administrativa y financiera de los Gobiernos Autónomos Descentralizados.
El COOTAD, en el artículo 50, publicado en el Registro Oficial N°. 303 del 19 de octubre
del 2010; determina las atribuciones del Prefecto.
La Norma de Control Interno 405-02, indica que la Contabilidad de las entidades del
Sector Público está compuesta de procedimientos, registros, reportes, entre otros, como
instrumentos de la organización del Sistema Contable.
DOCUMENTOS:
Reportes de personal activo y pasivo
Planillas IESS
Contratos
Acción de personal
Informes
Comprobantes de pago
Rol de pagos
83
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-01
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: NÓMINA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
PROCEDIMIENTOS:
Tabla 3.10 Subproceso Nómina
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Talento Humano
Remite la información de la nómina
con las observaciones respectivas
El responsable elabora archivo de registros
de ingreso, salida, días laborados y no
laborados
2 Contabilidad Realiza el control previo de la
información validada por Talento
Humano
Con el informe emitido verifican que
servidores se encuentran cumpliendo con
los horarios y actividades
3 Contabilidad Elabora los roles de pago.
El funcionario responsable elabora los
cálculos relacionados con los roles
4 Director Financiero Solicita la certificación presupuestaria
de la nómina
El funcionario responsable emite oficio
para solicitar fondos para pago de nómina
5 Director Financiero Revisa, autoriza y firma los roles de
pago
Legaliza y aprueba el pago de la nómina
6 Contabilidad Contabiliza los roles emitidos
En el Sistema CABILDO se registran e
imprimen los comprobantes de pago
7 Tesorería Envía comprobantes para pago
Realiza control de la nómina y
posteriormente realiza la transferencia en
el sistema SPI-SP del BCE
8 Contabilidad Archiva en el expediente
Una vez firmados los roles por los
beneficiarios y de responsabilidad del
expediente se archivan
FIN
En: GADIP 2016
84
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-01
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: NÓMINA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO NÓMINA
TESORERÍADIRECTOR FINANCIEROCONTABILIDADTALENTO HUMANO
Fa
se
INICIO
Realiza el control previo de la información
Remite información de nómina Solicita certificación
presupuestaria.
Revisa, autoriza y firma roles de pago
Elabora los roles de pago.
SI SI
Pago de nómina
Archiva el expediente
FIN
NO
Registro entradas/salidas/días laborados
¿Cumplen con los requisitos?
Emite informe
NO
Oficio
¿Aprueba solicitud?
Comprobantes de pago
Contabiliza roles
Imprime comprobantes de
pago
Transferencia Sistema SPI-SP
Figura 3.15 Subproceso Nómina (propuesto)
En: GADIP 2016
85
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-01
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: NÓMINA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre Nómina
Descripción Nivel de nómina archivada en el expediente
Fórmula Frecuencia Estándar Responsable de
Medición
Responsable
de Análisis
=𝑁º 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑁° 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠
∗ 100%
Mensual 100% Director
Financiero
Director
Financiero
ANEXOS: No existen anexos.
86
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-02
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO:
CONTABILIZACIÓN DEL PAGO A
PROVEEDORES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE CONTABILIDAD
CONTABILIZACIÓN DEL PAGO A PROVEEDORES
OBJETIVO:
Optimizar el manejo de los recursos financieros con el fin de garantizar el recaudo de los ingresos y
el pago de los compromisos adquiridos de manera transparente, eficiente y segura.
ALCANCE:
Inicia con la autorización del Director Financiero para que se realice pago de conformidad con las
políticas internas y condiciones contractuales, y finaliza con el envío a Tesorería para el
correspondiente pago y se archiva.
RESPONSABLES:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Alcalde
Contabilidad
Director Financiero/Presupuesto
87
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-02
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO:
CONTABILIZACIÓN DEL PAGO A
PROVEEDORES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DEFINICIONES:
Proveedor: Es la persona natural o jurídica que se encuentra inscrita en el RUP, habilitados para
proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios.
Unidad Requirente: Es la unidad que necesita la obra, el bien o servicio, incluyendo el de
consultoría.
Registro Único de Proveedores RUP: Es la base de datos de los proveedores de obras, bienes y
servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos
establecidos en la LOSNCP.
Pliegos: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se
sujetarán a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública.
Ínfima Cuantía: Las contrataciones para ejecución de obras, adquisición de bienes o prestación de
servicios cuya cuantía sea igual o menor al multiplicar el coeficiente 0,0000002 del presupuesto
inicial del Estado.
Convenio Marco: Es la modalidad con la cual el Instituto Nacional de Contratación Pública
selecciona los proveedores cuyos bienes y servicios serán ofertados en el catálogo electrónico a fin
de ser adquiridos de manera directa por la entidad contratante.
88
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-02
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO:
CONTABILIZACIÓN DEL PAGO A
PROVEEDORES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
POLÍTICAS:
Realizar pago a proveedores en concordancia con el Art. 7 de la Ley Orgánica de
Transparencia y Acceso a la Información Pública - LOTAIP Literal a4.
Manejar los procesos de pago en función del Art. 238 de la Constitución de la República
del Ecuador instaura autonomía política, administrativa y financiera de los Gobiernos
Autónomos Descentralizados.
Sector público.- Art. 225 Constitución Política
Ámbito la ley.- Art. 1 LOSNCP (LEY ORGÁNICA SISTEMA NACIONAL
CONTRATACIÓN PÚBLICA).
La Norma de Control Interno 405-02, indica que la Contabilidad de las entidades del
Sector Público está compuesta de procedimientos, registros, reportes, entre otros, como
instrumentos de la organización del Sistema Contable.
Cumplir con el Estatuto Orgánico del GADIP Cayambe.
DOCUMENTOS:
Oficios
Memorandos
Pliegos
Contratos
Certificación Presupuestaria
Cuadros comparativos
Actas
Facturas
Retenciones
Certificados bancarios
89
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-02
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO:
CONTABILIZACIÓN DEL PAGO A
PROVEEDORES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
PROCEDIMIENTOS:
Tabla 3.11 Subproceso Contabilización pago a proveedores
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Dirección
Administrativa
Gestiona proceso de
contratación
Gestiona la contratación con base
al cumplimiento de requisitos
mediante documentación
habilitante
2 Director
Financiero
Verifica la documentación y
elabora certificación
presupuestaria
Revisa los documentos habilitantes
entregados
3 Contabilidad Revisa la Documentación
habilitante para la contratación
Verifica el cumplimiento de
requisitos acorde a las obligaciones
contractuales, facturas o notas de
venta
4 Contabilidad
Genera el Devengado por
medio del sistema Cabildo
Registra compromisos y
devengados de gastos
5 Contabilidad
Emite comprobante de
retención del IVA e impuesto a
la Renta
Registra y emite retenciones
cumpliendo con parámetros del
SRI
6 Alcalde
Solicita documentación para la
autorización del pago de las
facturas
Firma y autoriza el pago
7 Contabilidad Genera listado de pagos a ser
solicitados por Tesorería.
Realiza listado de gastos acorde a
los pagos solicitados, adjuntando
documentos de soporte
8 Contabilidad Archiva el expediente.
Archiva la documentación
generada en este proceso de
manera ordenada
FIN
En: GADIP 2016
90
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-02
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO:
CONTABILIZACIÓN DEL PAGO A
PROVEEDORES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO CONTABILIZACIÓN PAGO A PROVEEDORES
ALCALDECONTABILIDAD DIRECTOR FINANCIERODIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
Fa
se
INICIO
Verifica documentación
Gestiona proceso de contración Revisa documentación
habilitante
SI
SI
Solicita documentación
Archiva el expediente
FIN
NO
Certificación presupuestaria
¿Documentos habilitantes completos?
Emite informe
NO
¿Cumple con los requisitos ?
Genera devengado
Firma y autoriza pago
Genera listado de pagos
Figura 3.16 Subproceso Contabilización de pago a proveedores (propuesto)
En: GADIP 2016
91
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-02
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO:
CONTABILIZACIÓN DEL PAGO A
PROVEEDORES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre Contabilización de Pago a Proveedores
Descripción Porcentaje de cumplimiento de compromisos de
pago a proveedores
Fórmula Frecuencia Estándar Responsable
de Medición
Responsable
de Análisis
=𝑁º 𝑑𝑜𝑐𝑢𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑣𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑁° 𝑑𝑒 𝑑𝑜𝑐𝑢𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑣𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑎𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠
∗ 100%
Diaria 100% Director
Financiero
Director
Financiero
ANEXOS: No existen anexos.
92
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO:SP-
APO-03-02-03
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: EMISIÓN DE
RETENCIONES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE CONTABILIDAD
EMISIÓN DE RETENCIONES
OBJETIVO:
Entregar el respectivo comprobante de retención, dentro del término no mayor de cinco días, este
valor debe ser entregado al Estado a nombre del contribuyente, para quien esta retención le
significa un prepago o anticipo de impuestos.
ALCANCE:
Inicia con la revisión de carpetas de los comprobantes de retención y finaliza con el archivo de toda
la documentación.
RESPONSABLES:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Contabilidad
Proveedor
DEFINICIONES:
Retención: Es la obligación que tiene el comprador de bienes y servicios, de no entregar el valor
total de la compra al proveedor, sino de guardar o retener un porcentaje en concepto de impuestos.
93
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO:SP-
APO-03-02-03
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: EMISIÓN DE
RETENCIONES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
Base imponible: Monto a partir del cual se calcula un impuesto determinado, siendo el ingreso
neto del contribuyente, descontadas las deducciones legales, sobre la base del cual éste deberá
pagar impuestos.
Código Tributario: Es el conjunto de normas que establecen el ordenamiento jurídico-tributario.
Comprobantes de retención: Son documentos que acreditan las retenciones de impuestos
realizadas por los compradores de bienes o servicios a los proveedores de los mismos.
POLÍTICAS:
Ámbito la ley.- Art. 1 LOSNCP (LEY ORGANICA SISTEMA NACIONAL
CONTRATACION PÚBLICA).
La Ley de Régimen Tributario Interno
La Norma de Control Interno 405-02, indica que la Contabilidad de las entidades del
Sector Público está compuesta de procedimientos, registros, reportes, entre otros, como
instrumentos de la organización del Sistema Contable.
Utilizar el Estatuto Orgánico del GADIP Cayambe.
DOCUMENTOS:
Oficios
Memorandos
Facturas
Retenciones
94
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO:SP-
APO-03-02-03
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: EMISIÓN DE
RETENCIONES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
PROCEDIMIENTOS:
Tabla 3.12 Subproceso emisión de retenciones
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Contabilidad Revisa carpetas de emisión de
comprobantes de retención
Obtiene toda la información sobre
los comprobantes de retención
efectuadas
2 Contabilidad Verifica, valida e ingresa al
proveedor con las facturas en
el sistema contable
Ingresa al sistema contable las
transacciones con base a las
retenciones
3 Contabilidad y
proveedor
Imprime la retención por
triplicado
Original y una copia es entregado
al contribuyente para la firma,
luego regresa a Contabilidad para
ser adjuntado con el devengado
4 Contabilidad Genera reporte de
comprobantes de retención
Compara con el ATS y
declaraciones para verificar el
cuadre del reporte generado
5 Contabilidad Archiva toda la documentación Archiva la documentación
generada en el proceso de
retenciones
FIN
95
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO:SP-
APO-03-02-03
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: EMISIÓN DE
RETENCIONES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO EMISIÓN DE RETENCIONES
PROVEEDORCONTABILIDAD
Fase
INICIO
Revisa carpetas de emisión de
comprobantes
SI
Archiva el expediente
FIN
¿Datos correctos en el sistema
contable?
NO
¿Cuadre exacto?
Genera reporte
Verifica, valida e ingresa al proveedor con
facturas
Datos de factura
Imprime comprobantes de
retención
Revisa y firma
Verifica datos ATS, formularios
SINO
Figura 3.17 Subproceso Emisión de Retenciones (propuesto)
En: GADIP 2016
96
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO:SP-
APO-03-02-03
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: EMISIÓN DE
RETENCIONES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre Emisión de retenciones
Descripción Nivel de retenciones efectuadas a proveedores
Fórmula Frecuenci
a
Estánda
r
Responsabl
e de
Medición
Responsabl
e de
Análisis
=𝑁º 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑁° 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑖𝑛𝑔𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑠𝑖𝑠𝑡𝑒𝑚𝑎
∗ 100%
Diaria 100% Director
Financiero
Director
Financiero
ANEXOS: No existen anexos.
97
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-04
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: REVISIÓN DE
FACTURAS EN LÍNEA
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE CONTABILIDAD
REVISIÓN DE FACTURAS EN LÍNEA
OBJETIVO:
Consultar las facturas emitidas por el GADIP de periodos anteriores a fin de emitir informes
cuando solicite la autoridad competente.
ALCANCE:
Inicia con la revisión con el ingreso a los servicios en línea de la página del SRI y finaliza con la
selección de las facturas para imprimir y archivar en el expediente.
RESPONSABLES:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Contabilidad
DEFINICIONES:
Factura electrónica: Es un documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios
exigibles para todos comprobantes de venta, la misma que debe contener la firma electrónica del
usuario.
Servicios en línea: Es una red que permite el acceso a diferentes archivos, procedimientos o
diferentes transacciones en la web, ofertados por organizaciones.
98
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-04
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: REVISIÓN DE
FACTURAS EN LÍNEA
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
Firma electrónica: Equivale a una firma manuscrita pero de manera electrónica, tiene validez
legal, siendo amparada por la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de
Datos.
POLÍTICAS:
Ámbito la ley.- Art. 1 LOSNCP (LEY ORGÁNICA SISTEMA NACIONAL
CONTRATACIÓN PÚBLICA).
La Ley de Régimen Tributario
La Norma de Control Interno 405-02, indica que la Contabilidad de las entidades del
Sector Público está compuesta de procedimientos, registros, reportes, entre otros, como
instrumentos de la organización del Sistema Contable.
Objeto de la ley.- Art. 1, Capitulo II de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas
Electrónicas y Mensajes de Datos.
Utilizar el Estatuto Orgánico del GADIP Cayambe.
DOCUMENTOS:
Oficios
Memorandos
Facturas electrónicas
99
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-04
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: REVISIÓN DE
FACTURAS EN LÍNEA
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
PROCEDIMIENTOS:
Tabla 3.13 Subproceso emisión de retenciones
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Contabilidad Ingresa a servicios en línea del
SRI
Utilizar la página oficial del SRI
http://www.sri.gob.ec
2 Contabilidad Ingresa usuario y clave Selecciona consulta en línea e
ingresa usuario y clave
proporcionada para el GADIP
3 Contabilidad Consulta comprobantes
electrónicos
Una vez ingresado al sistema,
selecciona consulta de
comprobantes electrónicos en la
opción general
4 Contabilidad Selecciona comprobantes
electrónicos recibidos
Escoge la opción requerida
respecto a las facturas
5 Contabilidad Imprime y archiva en el
expediente
Archiva la documentación
generada en el proceso
FIN
100
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-04
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: REVISIÓN DE
FACTURAS EN LÍNEA
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO REVISIÓN DE
FACTURAS EN LÍNEA
CONTABILIDAD
Fase
INICIO
Ingresa a servicios en línea SRI
Archiva el expediente
FIN
Consulta comprobantes
electrónicos
Ingresa usuario y contraseña
Imprime documentación
Selecciona factuiras
Figura 3.18 Subproceso Revisión de facturas en línea (propuesto)
En: GADIP 2016
101
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-04
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: REVISIÓN DE
FACTURAS EN LÍNEA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre Revisión de facturas en línea
Descripción Porcentaje de revisiones de facturas en línea
efectuadas
Fórmula Frecuencia Estándar Responsable
de Medición
Responsable
de Análisis
=𝑁º 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠
𝑁° 𝑓𝑎𝑐𝑡𝑢𝑟𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑦 𝑎𝑟𝑐ℎ𝑖𝑣𝑎𝑑𝑎𝑠
∗ 100%
Diaria 100% Director
Financiero
Director
Financiero
ANEXOS: No existen anexos.
102
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-05
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: DECLARACIÓN
DEL IVA
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE CONTABILIDAD
DECLARACIÓN DEL IVA
OBJETIVO:
Realizar declaraciones del IVA conforme al establecido en el Código Tributario y a formulario
emitido por el Servicio de Rentas Internas.
ALCANCE:
Inicia con la verificación e ingreso del proveedor con la factura pertinente en el sistema contable y
finaliza el archivo final en el expediente.
RESPONSABLES:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Director Financiero
Contabilidad
Tesorería
DEFINICIONES:
Facturas: Son documentos tributarios que los comerciantes envían usualmente a otro comerciante,
con el detalle de la mercadería vendida, su precio unitario, el total del valor cancelable de la venta.
103
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-05
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: DECLARACIÓN
DEL IVA
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
Impuesto: Pago obligatorio de dinero que exige el Estado a los individuos o empresas que no están
sujetos a contraprestación directa, con el fin de financiar los gastos propios de la administración del
Estado y la provisión de bienes y servicios.
IVA (impuesto al valor agregado): El IVA es un impuesto técnicamente muy definido, por
cuanto es completamente neutral, calculados para diferentes porcentajes (0%, 14%)
Formulario 104: Es un documento emitido por el SRI para declaración del IVA para las
organizaciones y personas naturales, sean de forma mensual o semestral.
POLÍTICAS:
Ámbito la ley.- Art. 1 LOSNCP (LEY ORGANICA SISTEMA NACIONAL
CONTRATACION PÚBLICA).
La Ley de Régimen Tributario Interno
La Norma de Control Interno 405-02, indica que la Contabilidad de las entidades del
Sector Público está compuesta de procedimientos, registros, reportes, entre otros, como
instrumentos de la organización del Sistema Contable.
Contar con la autorización del Director Financiero.
Cumplir con el estatuto interno del GADIP.
DOCUMENTOS:
Oficios
Memorandos
Facturas y formulario 104 Declaración del IVA
104
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-05
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: DECLARACIÓN
DEL IVA
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
PROCEDIMIENTOS:
Tabla 3.14 Subproceso declaración IVA
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Contabilidad Verificar e ingresa al proveedor
con las facturas en el sistema
contable
Registra y detalla al proveedor por
bienes o servicios adquiridos, valida
información respecto a Ley del
Código Tributario
2 Contabilidad Genera y sube los formularios No.
104 y de Anexos Transaccionales
al SRI
Llena los campos solicitados en el
formulario de acuerdo a los dispuesto
por el SRI
3 Contabilidad Imprime los comprobantes
electrónicos
Una vez ingresada la información de
los formularios se imprimen dicha
información
4 Tesorería Elabora informes detallados de la
declaración emitida
Detalla requerimientos al Director
Financiero con los documentos de
soporte sustentados por Contabilidad
5 Director Financiero Revisa informes detallados de la
declaración emitida
Realiza la revisión de los documentos
habilitantes y autoriza mediante una
firma
6 Contabilidad Archiva el expediente Archiva la documentación generada en
el proceso
FIN
En: GADIP 2016
105
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-05
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: DECLARACIÓN
DEL IVA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO DECLARACIÓN DEL IVA
DIRECTOR FINANCIEROCONTABILIDAD TESORERÍA
Fase
INICIO
Genera Formularios 104 y anexos
Verificar e ingresa al proveedor con las
facturas
Elabora informes de la declaración
emitida
Revisa informes
FIN
¿Los datos generados son
correctos?
Registra facturas en sistema contable
Sube formularios en el sistema SRI
NO
SI
Imprime comprobantes
Informe
Autoriza mediante una firma
Informes adecuados?
SI
Archiva expediente
NO
Figura 3.19 Subproceso declaración IVA(propuesto)
En: GADIP 2016
106
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-05
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: DECLARACIÓN
DEL IVA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre Contabilización de Pago a Proveedores
Descripción Porcentaje de facturas y nivel de cumplimiento de
declaraciones efectuadas
Fórmula Frecuencia Estánda
r
Responsabl
e de
Medición
Responsabl
e de
Análisis
=𝑁º 𝑓𝑎𝑐𝑡𝑢𝑟𝑎𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑎𝑠
𝑁º 𝑑𝑒 𝑓𝑎𝑐𝑡𝑢𝑟𝑎𝑠 𝑖𝑛𝑔𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎𝑙 𝑠𝑖𝑠𝑡𝑒𝑚𝑎
∗ 100%
𝑁º 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑐𝑙𝑎𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑟𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑎𝑠
𝑁º 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑐𝑙𝑎𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑖𝑛𝑔𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎𝑙 𝑠𝑖𝑠𝑡𝑒𝑚𝑎
∗ 100%
Registro de
facturas
diario –
Declaració
n
impuestos
mensual
100%
Director
Financiero y
Contabilida
d
Director
Financiero
ANEXOS: No existen
107
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-06
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DEL
IVA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE CONTABILIDAD
DEVOLUCIÓN DEL IVA
OBJETIVO:
Revisar documentación de facturas, formularios emitidos para la respectiva devolución del IVA
conforme al establecido en la Ley de Régimen Tributario Interno.
ALCANCE:
Iniciacon la solicitud de la devolución del IVA y finaliza con el archivo del expediente generado
durante este proceso.
RESPONSABLES:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Director Financiero
Contabilidad
Tesorería
DEFINICIONES:
La devolución de IVA: Procedimiento mediante el cual el SRI efectúa la devolución del Impuesto
al Valor Agregado a los beneficiarios.
108
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-06
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DEL
IVA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
POLÍTICAS:
Ámbito la ley.- Art. 1 LOSNCP (LEY ORGÁNICA SISTEMA NACIONAL
CONTRATACIÓN PÚBLICA).
La Ley de Régimen Tributario Interno contemplada en el Art. 73.
La Norma de Control Interno 405-02, indica que la Contabilidad de las entidades del
Sector Público está compuesta de procedimientos, registros, reportes, entre otros, como
instrumentos de la organización del Sistema Contable.
Conforme a la resolución Nº NAC-DGERGC12-00106 emitidas por el SRI para la
devolución del IVA para instituciones públicas o GAD.
Contar con la autorización del Director Financiero
Utilizar el Estatuto Orgánico del GADIP Cayambe.
DOCUMENTOS:
Oficios
Memorandos
Facturas
Declaraciones
Retenciones
Notas de crédito
109
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-06
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DEL
IVA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
PROCEDIMIENTOS:
Tabla 3.15 Subproceso devolución IVA
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Contabilidad Solicita la devolución del IVA Presenta solicitud al SRI para
devolución del IVA conforme a la
Ley de Régimen Tributario Interno
2 Contabilidad Imprime los comprobantes
electrónicos de pago generados
para presentar al SRI
Los documentos impresos se
presentan al SRI junto con otros
soportes para el respectivo análisis
del trámite y entrega de la
devolución mediante la asignación
por el Ministerio de Finanzas (120
días hábiles)
3 Tesorería Elabora memorando al
Director Financiero con el
detalle del IVA y Retención en
la Fuente
Detalla requerimientos al Director
Financiero con los documentos de
soporte sustentados por
Contabilidad
4 Director
Financiero
Revisa el memorando y sus
anexos
Realiza la revisión de los
documentos habilitantes y autoriza
mediante una firma
5 Contabilidad Archiva el expediente Archiva la documentación
generada en el proceso
FIN
En: GADIP 2016
110
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-06
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DEL
IVA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO DEVOLUCIÓN DEL IVA
DIRECTOR FINANCIEROCONTABILIDAD TESORERÍA
Fase
INICIO
Imprime comprobantes
Solicita devolución del IVA
Elabora informes de la declaración
emitida
Revisa memorandos y anexos
FIN
¿Cumple con requisitos?
SI
Autoriza mediante una firma
Informes adecuados?
SI
Archiva expediente
NO
Solicitud
Comprobantes
Recibe la asignación de valores
No reciben ningún valor de asignación del Ministerio de
Finanzas
NO
Figura 3.20 Subproceso devolución del IVA-(propuesto)
En: GADIP 2016
111
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-06
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN
DEL IVA
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre Contabilización de Pago a Proveedores
Descripción Porcentaje de solicitudes presentadas al SRI
Fórmula Frecuencia Estánda
r
Responsabl
e de
Medición
Responsabl
e de
Análisis
=𝑁º 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑁º 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑎𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑑𝑒𝑣𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖ó𝑛
∗ 100%
Registro de
facturas
diario –
Declaració
n
impuestos
mensual
100% Director
Financiero
Director
Financiero
ANEXOS: No existen
112
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-07
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: VIÁTICOS Y
SUBSISTENCIAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE CONTABILIDAD
VIÁTICOS Y SUBSISTENCIAS
OBJETIVO:
Acreditar los viáticos y subsistencias, de los servidores y obreros del municipio que se movilizan
para el cumplimiento de servicios institucionales; acorde a la normativa legal vigente.
ALCANCE:
Inicia con la solicitud de autorización para movilización por comisiones de servicios y finaliza con
el archivo establecido en la unidad de toda la documentación de soporte del viatico y subsistencia.
RESPONSABLES:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Servidor / Obrero
Contabilidad
Director Financiero
Presupuesto
Tesorería
113
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-07
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: VIÁTICOS Y
SUBSISTENCIAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DEFINICIONES:
Movilización: Son aquellos valores que se pagarán por concepto de servicio de transporte a los
servidores y los obreros que se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar de trabajo.
Servicios institucionales: Desarrollo de actividades de carácter institucional realizados fuera del
lugar habitual de trabajo.
Subsistencia: Es el pago de los gastos de alimentación cuando los servidores y los obreros de las
instituciones del Estado, se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo por la
prestación de servicios institucionales.
Viático: Es el valor diario destinado a sufragar los gastos en que incurran los servidores de las
instituciones del Estado.
Pernoctar: Pasar la noche en determinado lugar, especialmente si es fuera del propio domicilio
POLÍTICAS:
Ámbito la ley.- Art. 1 LOSNCP (LEY ORGÁNICA SISTEMA NACIONAL
CONTRATACIÓN PÚBLICA).
La Ley de Régimen Tributario Interno
La Norma de Control Interno 405-02, indica que la Contabilidad de las entidades del
Sector Público está compuesta de procedimientos, registros, reportes, entre otros, como
instrumentos de la organización del Sistema Contable.
Estatuto Orgánico del GADIP Cayambe.
114
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-07
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: VIÁTICOS Y
SUBSISTENCIAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DOCUMENTOS:
Informe
Solicitud
Facturas
PROCEDIMIENTOS
Tabla 3.16 Subproceso viáticos
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Jefe inmediato
superior
Solicita autorización para
movilización por comisión de
servicios
Analiza la necesidad de enviar
personal para realizar la comisión de
servicios y posteriormente presenta
solicitud de gestión de movilización
2 Jefe inmediato
superior
Informa a la comisión de servicios Conforme a lo planificado y requerido
entrega informe a la comisión de
servicios
3 Servidor / Obrero Realiza solicitud e informe de
viáticos
Una vez entregado notificación al
personal que participa en la comisión ,
el responsable presenta informe
detallado de la movilización
4 Director Financiero Ingresa el trámite para la
autorización de servicios
institucionales
Revisa y adjunta la solicitud para
comisión de servicios para entregar a
la Unidad de Presupuesto
5 Presupuesto Elabora la hoja de cálculo y
certificación presupuestaria
Prepara la hoja de cálculo en función
de la información presentada junto con
documentos de soporte
6 Contabilidad Revisa la documentación previo a
la habilitación
Verifica que la solicitud e informes
sean los adecuados, además de la
autorización respectiva, adjuntando
115
documentos de soporte
7 Contabilidad Genera el devengado de gasto Utilizando el sistema Cabildo se
genera reporte en el registro contable
8 Contabilidad Entrega la Pre aprobación del
anticipo
Acredita el pago respectivo a la cuenta
del servidor encargado de la comisión
9 Tesorería Solicita el pago Utiliza el sistema de Cabildo y se
envía al Ministerio de Finanzas
10 Contabilidad Archiva toda la documentación Archiva la documentación generada en
el proceso
FIN
En: GADIP 2016
Tabla 3.16. Subproceso viáticos (Continúa)
116
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-07
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: VIÁTICOS Y
SUBSISTENCIAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO VIÁTICOS Y SUBSISTENCIAS
TESORERÍADIRECTOR FINANCIEROSERVIDOR / OBRERO PRESUPUESTOJEFE INMEDIATO SUPERIOR CONTABILIDAD
Fase
INICIO
FIN
Analiza la necesidad de
enviar a comisión de
servicios
Solicita autorización para
movilización
Informar la comisión de
servicios
Realizar la solicitud e informe de
viáticos
Solicitud e informe
Ingresa el trámite para la
autorización
Solicitud
Elaborar la hoja de cálculo y certificación
presupuestaria
Revisa documentación
¿Documentación completa?
Genera reporte del devengado
del gasto
SI
Entrega la Pre aprobación del
anticipo Solicita el pago
Archiva toda la documentación
Sistema Cabildo
Figura 3.21 Subproceso viáticos (propuesto)
En: GADIP 2016
117
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-02-07
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: VIÁTICOS Y
SUBSISTENCIAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre VIÁTICOS Y SUBSISTENCIAS
Descripción Nivel de compromisos de viáticos generados
Fórmula Frecuencia Estándar Responsable de
Medición
Responsable de
Análisis
=𝑁º 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑁º 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑎𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑑𝑎𝑠
∗ 100%
diaria 100% Director
Financiero
Director
Financiero
ANEXOS: No existen.
118
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-01
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: PAGO A
PROVEEDORES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE CONTABILIDAD
PAGO A PROVEEDORES
OBJETIVO:
Optimizar el manejo de los recursos financieros con el fin de garantizar el recaudo de los ingresos y
el pago de los compromisos adquiridos de manera transparente, eficiente y segura.
ALCANCE:
Inicia con el ingreso del expediente mediante oficio emitido por Contabilidad de conformidad con
las políticas internas y condiciones contractuales, y finaliza con el archivo.
RESPONSABLES:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Alcalde
Contabilidad
Tesorería
DEFINICIONES:
Proveedor: Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el
RUP.
119
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-01
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: PAGO A
PROVEEDORES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
Registro Único de Proveedores RUP: Es la base de datos de los proveedores de obras, bienes y
servicios habilitados para participar en los procedimientos establecidos en la LOSNCP.
POLÍTICAS:
Realizar pago a proveedores; al Art. 7 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública - LOTAIP Literal a4.
El Art. 238 de la Constitución de la República del Ecuador instaura autonomía política,
administrativa y financiera de los Gobiernos Autónomos Descentralizados.
Sector público.- Art. 225 Constitución Política
Ámbito la ley.- Art. 1 LOSNCP (LEY ORGÁNICA SISTEMA NACIONAL
CONTRATACIÓN PÚBLICA).
La Norma de Control Interno 405-02, indica que la Contabilidad de las entidades del
Sector Público está compuesta de procedimientos, registros, reportes, entre otros, como
instrumentos de la organización del Sistema Contable
Utilizar Estatuto Orgánico del GADIP Cayambe.
DOCUMENTOS:
Oficios
Memorandos
Contratos
Certificación Presupuestaria
Actas
Cuadros comparativos
120
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-01
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: PAGO A
PROVEEDORES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
Facturas
Retenciones
Certificados bancarios
PROCEDIMIENTOS:
Tabla 3.17 Subproceso pago a proveedores
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Contabilidad Ingresa el trámite mediante
oficio
Recepta la
documentación
habilitante asignando
un número de trámite
2 Tesorería Revisa la documentación de
respaldo para solicitar el
pago.
Dependiendo del tipos
de proceso se presenta
el valor a ser
desembolsado
3 Tesorería Autoriza el pago mediante el
sistema Cabildo por un SPI
– SP del Banco Central
Registra el pago en
sistema Cabildo para
enviar a Finanzas
4 Alcaldía Firma y autoriza pago Revisa el oficio para la
respectiva autorización
5 Tesorería Recepta documentos
habilitantes
Recepta de Alcaldía la
documentación con la
firma y autorización
respectiva
6 Tesorería Imprime el Comprobante de
pago
Utiliza el sistema para
generar el comprobante
de pago
7 Tesorería Remite en listado y el
expediente
Elabora un listado con
los documentos
pagados con los
documentos de soporte
8 Tesorería Archiva el comprobante. Archiva
documentación de
expedientes para
futuras auditorias
FIN
En: GADIP 2016
121
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-01
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: PAGO A
PROVEEDORES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO PAGO A PROVEEDORES
ALCALDÍATESORERÍACONTABILIDAD
Fase
INICIO
Ingresa el trámite mediante oficio
Revisa documentación de respaldo
Firma y autoriza pago
Autoriza pago
Remite en listado y el expediente
Archiva el comprobante.
FIN
Oficio
Solicita autorización
de pago
Sistema Cabildo SPI
Revisa documentación
Recepta documentos habilitantes
¿Documentos autorizados ?
Imprime comprobantes de
pago
SI
Informa a Alcaldía la falta de firma para
autorización
NO
Figura 3.22 Subproceso pago a proveedores (propuesto)
En: GADIP 2016
122
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-01
PROCESO: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: PAGO A
PROVEEDORES
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre Pago a Proveedores
Descripción Nivel de cumplimiento de pago a proveedores
Fórmula Frecuencia Estándar Responsable
de Medición
Responsable de
Análisis
=𝑁º 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑁° 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑝𝑎𝑔𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠
∗ 100%
Diaria 100% Director
Financiero
Director
Financiero
ANEXOS: No tienen.
123
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-02
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: COACTIVAS
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE TESORERÍA
COACTIVAS
OBJETIVO:
Efectuar la cobranza de las obligaciones monetarias del impuesto predial utilizando los
mecanismos coercitivos legales, como los embargos sobre cualquiera de los bienes muebles o
inmuebles de propiedad de los contribuyentes morosos, con la finalidad de obtener la recuperación
total de sus obligaciones impagas.
ALCANCE:
Este subproceso inicia con la revisión de la cartera vencida y emite un listado con los datos
principales del deudor y finaliza con el archivo.
RESPONSABLES:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Coactivas
Notificador
Deudor
Director Financiero
Tesorería
124
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-02
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: COACTIVAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DEFINICIONES:
COACTIVA: Es una fuerza ejercida por el Estado u organismo de desarrollo seccional, institución
financiera o aseguradora pública para cobrar el dinero que por Ley le corresponde recaudar.
DEBITAR: Acción de anotar, registrar contablemente en una cuenta todos los bienes, valores o
servicios recibidos por la empresa.
DEUDA: Deber que adquiere una persona, empresa o país ha contraído como consecuencia de un
acuerdo por el que debe pagar a otro cierta cantidad de dinero, bienes y otros servicios en un plazo
determinado.
DEUDOR: Persona natural o jurídica que mantiene una obligación de pago con otras u otras.
IMPUESTO: Tributo, cargo o imposición de carácter fiscal obligatorio que el Estado.
PAGO: Son desembolsos de dinero u otros valores que origina la cancelación de una deuda.
SUBASTA: Sistema de venta pública que se sustenta en la competencia directa que tienen los
interesados (potenciales compradores) en adquirir un bien (subastado) con ofertas.
POLÍTICAS:
Sector público.- Art. 225 Constitución Política
125
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-02
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: COACTIVAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
El Art. 238 de la Constitución de la República del Ecuador instaura autonomía política,
administrativa y financiera de los Gobiernos Autónomos Descentralizados.
Ámbito la ley.- Art. 1 LOSNCP (LEY ORGANICA SISTEMA NACIONAL
CONTRATACION PÚBLICA).
La Norma de Control Interno 405-02, indica que la Contabilidad de las entidades del
Sector Público está compuesta de procedimientos, registros, reportes, entre otros, como
instrumentos de la organización del Sistema Contable.
Utilizar Estatuto Orgánico del GADIP Cayambe.
DOCUMENTOS:
Oficios
Notificaciones
Solicitudes
Informes
126
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-02
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: COACTIVAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
PROCEDIMIENTOS:
Tabla 3.18 Subproceso coactivas
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Coactivas Revisa la cartera vencida y
emite un listado con
información del deudor
Revisa listado y títulos
de crédito que no han
sido cancelados
2 Notificador Emite notificaciones de pago
y envía con un funcionario
del área para que se notifique
al deudor
Las notificación
emitidas tienen un
plazo de 8 días para
cumplimiento
3 Deudor El cliente externo recibe la
notificación puede aceptar o
rechazar la deuda con
fundamentos sustentados.
Puede presentar
reclamos en el caso de
existir anomalías
4 Deudor Recepta la solicitud y analiza
el caso
Emite informe y envía
al Director Financiero
5 Director Financiero Emite disposición para dar de
baja los títulos de crédito o
continua el cobro
Realiza análisis del
informe y emite
disposiciones a
Tesorería
6 Coactivas Establece medidas cautelares
en caso de pagos no
oportunos
Embarga bienes-
cuentas y realiza
remate para cubrir el
valor adeudado
7 Tesorería Archiva el trámite Archiva la
documentación
generada en el proceso
FIN
En: GADIP 2016
127
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-02
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: COACTIVAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO COACTIVAS
TESORERÍANOTIFICADORCOACTIVAS DIRECTOR FINANCIERODEUDOR
Fase
INICIO
Revisa la cartera vencida
Emite las notificaciones de pago
Recibe notificación
¿Acepta deuda notificada?
Recepta la solicitud y analiza
el caso
Revisa y emite disposición
NO
Recepta el valor adeudado
SI
Archiva el trámite
NO
FIN
Se registra el pago y emite el
comprobante de pago
Lista de información
Presenta queja mediante solicitud
¿Continua el cobro ?
Emite medidas cautelares
Da de baja a notas de crédito
SI
Figura 3.23 Subproceso coactivas (propuesto)
En: GADIP 2016
128
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-02
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: COACTIVAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre Coactivas
Descripción Nivel de cumplimiento de pagos por parte de los
deudores
Fórmula Frecuencia Estándar Responsable
de Medición
Responsable
de Análisis
=𝑁º 𝑁𝑜𝑡𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑁° 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑝𝑎𝑔𝑜 𝑟𝑒𝑐𝑒𝑝𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠
∗ 100%
Diaria 100% Director
Financiero
Director
Financiero
ANEXOS: No existen
129
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-03
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: RECAUDACIÓN
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE TESORERÍA
RECAUDACIÓN
OBJETIVO:
Efectuar la cobranza de las obligaciones monetarias del impuesto predial utilizando los
mecanismos coercitivos legales con la finalidad de obtener la recuperación total de las
obligaciones impagas.
ALCANCE:
Este subproceso inicia con el ingreso al sistema de los valores adeudados y finaliza con el control
de reporte que luego se archiva.
RESPONSABLES:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Coactivas
Notificador
Deudor
Director Financiero
Tesorería
130
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-03
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: RECAUDACIÓN
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DEFINICIONES:
RECAUDACIÓN: Cobranza o recepción de fondos o Bienes por parte de un agente económico o
alguna institución fiscal.
PAGO: Son salidas o desembolsos de dinero u otros valores que origina la cancelación de una
deuda o la adquisición de un bien o derecho.
POLÍTICAS:
El Art. 238 de la Constitución de la República del Ecuador instaura autonomía política,
administrativa y financiera de los Gobiernos Autónomos Descentralizados.
Sector público.- Art. 225 Constitución Política
Utilizar Estatuto Orgánico del GADIP Cayambe.
DOCUMENTOS:
Reportes bancarios
Comprobantes de pago
Consignaciones
Transferencias
131
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-03
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: RECAUDACIÓN
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
PROCEDIMIENTOS:
Tabla 3.19 Subproceso recaudación
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Coactivas Sube la información al
sistema de los valores
adeudados
Emite el catastro
actualizado y en el
sistema de
recaudación emite los
títulos de crédito
2 Tesorería Realiza el cobro por medio
de ventanilla ó del
recaudador externo
Emite las
notificaciones de
pago
3 Tesorería Emite comprobante de
pago
El usuario externo
realiza el pago por
varios medios, y se
emite el comprobante
de pago
4 Cajas/Recaudador externo Controla el reporte de
valores recaudados
Al finalizar el día se
realiza el cuadre de
consignaciones
versus el reporte del
sistema
FIN
En: GADIP 2016
132
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-03
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: RECAUDACIÓN
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO RECAUDACIÓN
CAJAS / RECAUDADOR EXTERNOCOACTIVAS TESORERÍA
Fa
se
INICIO
FIN
Se sube la información al sistema de los
valores adeudados
Realiza cobro (ventanilla o recaudador)
Emite comprobante de pago
Controla el reporte de valores recaudados
Catastro y títulos de crédito
Comprobante de pago
Consignaciones vs. Reportes del
sistema
Figura 3.24 Subproceso recaudación (propuesto)
En: GADIP 2016
133
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-03
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: RECAUDACIÓN
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre
Recaudación
Descripción
Nivel de cumplimiento de pagos
Fórmula Frecuencia Estándar Responsable de
Medición
Responsable de
Análisis
=𝑁º 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑁° 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠
∗ 100%
Diaria 100% Director
Financiero Director Financiero
ANEXOS: No existen.
134
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-04
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: RENTAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
JEFATURA DE TESORERÍA
RENTAS
OBJETIVO:
Generar ingresos a través de la correcta emisión de los títulos (impuestos, tasas y contribuciones de
mejoras), basándose en la correcta aplicación de leyes, reglamentos, ordenanzas e instructivos,
mediante procedimientos transparentes de determinación control y reclamos, brindando una
atención ágil y oportuna a los contribuyentes.
ALCANCE:
Inicia cuando se da de bajas de Títulos de Crédito y finaliza Suplemento de Créditos de acuerdo a
necesidades de la Municipalidad.
RESPONSABLES:
Dirección Financiera
INTERVINIENTES:
Rentas
Consejo Directivo
Director Financiero
DEFINICIONES:
ADEUDAR: Compromiso de pago adquirido por concepto de un bien o servicio, de un monto de
dinero sobre el cual existe una obligación de pago.
135
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-04
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: RENTAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
RECAUDACIÓN: Destinar una cantidad determinada para el pago de ciertas obligaciones.
IMPUESTO: Tributo, cargo o imposición de carácter fiscal obligatorio que el Estado.
RENTA: Rendimiento periódico producido por una inversión.
TRANSFERENCIAS: Intercambio de bienes, servicios o valores de tipo corriente o de capital que
realiza un agente económico a otro, que no implica contrapartida alguna por parte del receptor.
TRANSACCIÓN: Todo suceso que afecta y repercute en la situación financiera de una entidad, y
que puede registrarse contablemente en términos monetarios.
POLÍTICAS:
El Art. 238 de la Constitución de la República del Ecuador instaura autonomía política,
administrativa y financiera de los Gobiernos Autónomos Descentralizados.
Sector público.- Art. 225 Constitución Política
Utilizar Estatuto Orgánico del GADIP Cayambe.
DOCUMENTOS:
Documento de identificación
Comprobantes de pago
Consignaciones
Transferencias
136
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-04
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: RENTAS
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1.0
PROCEDIMIENTOS:
Tabla 3.20 Subproceso Rentas
Nro. Responsable Actividad Procedimiento
INICIO
1 Rentas Da de Bajas de Títulos de
Crédito
Recepta la
documentación
habilitante de pagos
efectuados
2 Rentas Da de Bajas de Especies
Valoradas
Recepta la
documentación
habilitante de pagos
efectuados
3 Concejo Directivo Aprueba el Presupuesto
Aprueba presupuesto a
ser distribuido
4 Director Financiero Legaliza Certificados
Presupuestarios
Con la documentación de
respaldo al oficio donde
se solicita la certificación
a ser utilizada
5 Rentas Dispone de Títulos de Crédito
Dispone de la emisión de
Títulos de Crédito
6 Rentas Reformas y Traspasos
Amparados en la
normativa legal vigente
7 Rentas Avaluó y Reevaluó de
Quinquenios
8 Rentas Suplemento de Créditos de
acuerdo a necesidades de la
Municipalidad
Según necesidades del
municipio y basándose
en la correcta aplicación
de leyes, reglamentos,
ordenanzas e instructivos
FIN
En: GADIP 2016
137
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-04
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: RENTAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO:
SUBPROCESO RENTAS
RENTASCONCEJO
DIRECTIVODIRECTOR FINANCIERO
Fas
e
INICIO
Da de baja a títulos de crédito
Da de baja de Especies Valoradas
Aprueba Presupuesto
Legaliza certificados
Dispone de títulos de crédito
Reformas y traspaso
Avalúo y revalúo de quinquenios
Suplemneto de créditos acorde
necesidades
Solicitud
Títulos de crédito
FIN
Figura 3.25 Subproceso rentas (propuesto)
En: GADIP 2016
138
DIRECCIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CÓDIGO: SP-
APO-03-03-04
PROCESO: TESORERÍA
SUBPROCESO: RENTAS
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1.0
INDICADORES:
Nombre Rentas
Descripción
Nivel de cumplimiento de suplementos de créditos
Fórmula Frecuencia Estándar Responsable de
Medición
Responsable de
Análisis
=𝑁º 𝑑𝑜𝑐𝑢𝑒𝑚𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑁° 𝑑𝑒 𝑑𝑜𝑐𝑢𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠
∗ 100%
Diaria 100% Director
Financiero
Director
Financiero
ANEXOS: No existen.
139
CAPÍTULO IV
4. DISCUSIÓN, LÍNEA DE INVESTIGACIÓN, CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
4.1. Discusión
La gestión de procesos es una herramienta que es necesario implementar en todo tipo de
instituciones, sean públicas o privadas e independientemente de si prestan un servicio u ofertan
algún tipo de producto. A través de esta se puede organizar de mejor manera las diferentes
actividades que cada una de las áreas debe cumplir para alcanzar un funcionamiento óptimo.
El Área financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado, Intercultural y Pluricultural de
Cayambe, se encuentra estructurado en diferentes dependencias. En el caso de este estudio, se
consideró de manera específica la Dirección Financiera, la aplicación de los diferentes métodos,
técnicas e instrumentos permitieron conocer que la prestación de servicios a los funcionarios como
a la población se ven afectados debido a una inadecuada definición de las funciones.
El GADIP de la Municipalidad de Cayambe, cuenta con un Estatuto Orgánico, el mismo que
direcciona las funciones del personal de la Dirección Financiera, a manera de un manual de
procesos. Sin embargo este documento no es suficiente, ya que no considera los procedimientos
para evaluar el desempeño de los trabajadores dentro de las funciones que tienen la responsabilidad
de cumplir.
La ausencia de un manual de procesos provoca que las actividades se cumplan en parte en base al
Estatuto Orgánico existente y en parte en base al criterio personal de cada uno de los funcionarios,
esto ocasiona que no se siga un procedimiento adecuado que permita normalizar las actividades.
Esto genera que no exista un procedimiento estándar en la organización del trabajo de la Dirección
financiera de esta entidad gubernamental.
En este sentido es necesario que el GADIP de la Municipalidad de Cayambe, inicie un proceso que
le permita definir de manera adecuada los diferentes procesos que se deben ejecutar dentro de la
Dirección Financiera y en generala en todas las direcciones que hacen parte de su organigrama
institucional. De esta manera se podrá contar con datos reales y objetivos sobre el funcionamiento
de esta área, importante para el cumplimiento de las demás funciones de esta organización.
140
4.2. Línea De Investigación
La línea de investigación de este proyecto se enfocó en a la Gestión de Procesos, con la finalidad
de aportar al mejoramiento en el funcionamiento de la Dirección Financiera del Gobierno
Autónomo, Descentralizado, Intercultural y Pluricultural del Cantón Cayambe.
4.3. Conclusiones
Luego de la investigación realizada en el tema de levantamiento, diseño y caracterización de los
procesos de la Dirección Financiera del GADIP de Cayambe se concluye los siguientes aspectos:
Los servicios que brinda a los funcionarios y a la población en general se ven afectados por
la demora en los procesos financieros, es así que los objetivos no pueden cumplirse a
cabalidad entorno a lo planteado dentro de este departamento.
La Dirección Financiera utiliza como guía del cumplimiento de funciones y
responsabilidades el Estatuto Orgánico del GADIP, el mismo que se emplea para realizar
los procesos.
A pesar de la existencia de una guía para que se pueda realizar los procesos financieros
acorde a la normativa para instituciones públicas, esta no se aplica en su totalidad, puesto
que en estos procesos la mayor parte se realiza con base al Estatuto del GADIP.
El personal de la Dirección Financiera no aplica adecuadamente los procesos que se
realizan en la misma, ya que cada uno de ellos realiza los procesos acorde a su criterio,
además no existe un control idóneo que permita verificar el cumplimiento de cada proceso
de manera óptima.
En el levantamiento de información se evidenció que el GADIP de Cayambe posee la
estructura del mapa de procesos de todas sus direcciones y jefaturas, en la que se incluye la
Dirección Financiera pero no posee el diseño de la cadena de valor, puesto que las
actividades o departamento que generan valor a la municipalidad se observa detallado en la
estructura institucional.
141
En la caracterización de los procesos se conoció las actividades o procesos que ejecutan
los miembros de la Dirección Financiera, permitiendo diseñar el diagrama de flujo de
procesos respectivo.
4.4. Recomendaciones
Una vez conocida las conclusiones respecto al tema de investigación se procede a realizar las
siguientes recomendaciones al Director Financiero como responsable de la Dirección:
Implementar los procesos establecidos para la Dirección Financiera conforme a cada una
de las Jefaturas, tratando de optimizar cada proceso en función de un servicio eficaz para
los funcionarios del GADIP y la población de Cayambe que realiza algún tipo de trámite
en este departamento.
Acoplar la guía de responsabilidades y funciones del personal de la Dirección Financiera
con el cumplimiento de los procesos de manera optimizada conforme al Estatuto Orgánico
y el manual de procesos, evitando confusiones al momento de realizar los procesos de
acuerdo a los puestos de trabajo.
Utilizar la Ley Orgánica de Control Financiero para revisar los procesos establecidos en la
Dirección Financiera de manera eficaz, logrando la optimización en la entrega de los
servicios y atención oportuna a los funcionarios y al resto de los ciudadanos.
Sociabilizar la guía de los procesos a realizar en la Dirección Financiera con el personal de
la misma, evitando confusión al momento de realizar las tareas o procesos encomendados
acorde a las funciones designadas.
Utilizar la cadena de valor diseñada conforme al mapa de procesos que tiene el GADIP, en
la cual se muestre el valor agregado a fin de cumplir con los objetivos de la Dirección
Financiera para la optimización de los procesos y
Utilizar la diagramación del flujo de los procesos de cada Jefatura de la Dirección
Financiera, los mismos que deben ser ejecutados por el personal siguiendo el orden
sistemático acorde a lo estructurado para cada proceso.
142
BIBLIOGRAFÍA
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Fernádez, V. (2011). Desarrollo de sistemas de información (2a ed.). Barcelona: Edicions UPC.
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Marzo de 2015). Estatuto Organizacional por Procesos GADIP - Cayambe 2015. Cayambe,
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www.pichincha.gob.ec:
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http://app.sni.gob.ec/sni-
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Griful, E., & Canela, M. (2012). Gestión de la Calidad. Barcelona: Edicions UPC.
Hernández, R., Fernández, C., & Baptista, M. d. (2010). Metodología de la Investigación (5a ed.).
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Medina, A. (2011). Gestión por procesos y creación de valor público (3a ed.). República
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Monje, C. (2011). Investigación cuantitativa y cualitativa (3a ed.). Neiva, Colombia: Universidad
Surcolombiana.
143
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www.municipiocayambe.gob.ec:
http://www.municipiocayambe.gob.ec/index.php/es/ciudad/historia
Pérez, J. (2010). Gestión por procesos (4a ed.). Madrid: ESIC.
Pérez, J. (2012). Gestión por procesos: cómo utilizar ISO 9001:2000 para mejorar la gestión de la
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Recuperado el 20 de Septiembre de 2016, de datateca.unad.edu.co:
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/100104/100104_EXE/leccin_13_poblacin_muestra_
marco_de_muestreo.html
Verdoy, P., Mateu, J., Sagasta, S., & Sirvent, R. (2010). Manual de control estadístico de calidad:
teoría y aplicaciones (1a ed.). España: UNIVERSITAT JAUME.
144
ANEXOS
Anexo A Diseño de la entrevista
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ENTREVISTA
Aplicada al Director de la Dirección Financiera del GADIP-Cayambe
Objetivo: Conocer sobre los procesos actuales ejecutados dentro la Dirección Financiera del
GADIP
1. ¿Qué tipo de funciones y responsabilidades cumple dentro de este departamento?
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________________
2. ¿Se han establecido explícitamente las funciones de los puestos, como los
resultados que se esperan de cada uno de los miembros de esta Dirección?
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________________
3. ¿La Dirección Financiera cuenta con procedimientos específicos que pueden ser
ejecutados por los miembros de este departamento, así como los resultados que se esperar
tener sobre procesos óptimos?
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
145
_______________________________________________________________________________
__________________________________
4. El personal de la Dirección de Finanzas, ¿Se encuentra debidamente capacitado
para cumplir con cada uno de los procesos que realizan?
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________________
5. ¿Los procesos que se realizan en este departamento cumplen con las exigencias de
la normativa establecida por el Estado (Contraloría General del estado) y la Ley Orgánica
de Administración Financiera y Control?
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________________
146
Anexo B Diseño de la encuesta
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ENCUESTA
Aplicada al personal que labora en la Dirección Financiera del GADIP-Cayambe
Objetivo: Conocer sobre los procesos actuales ejecutados dentro la Dirección Financiera del
GADIP y aspectos del clima laboral.
Indicaciones generales: Seleccione la respuesta que considera oportuna de acuerdo a su criterio
mediante una “X”.
1. ¿Se emiten oportunamente informes sobre el seguimiento de la ejecución financiera
en relación a las sub áreas de esta Jefatura del GADIP-Cayambe?
SI NO NO SABE
NO: ¿Por qué?_________________________________________________
2. ¿Se generan informes operativos adecuados para la ejecución física de los procesos
de acuerdo a los objetivos de la Dirección Financiera?
SI NO NO SABE
NO: ¿Por qué?_________________________________________________
147
3. ¿Considera que dentro de la Dirección Financiera se establecen lineamientos
adecuados para el cumplimiento de procesos de forma ágil y oportuna?
SI NO NO SABE
NO: ¿Por qué?_________________________________________________
4. ¿Considera que la capacitación oportuna sobre los procedimientos a ejecutarse en
este Departamento son alicientes para el cumplimiento eficaz de la misma?
SI NO NO SABE
NO: ¿Por qué?_________________________________________________
5. ¿Es necesario establecer o actualizar procedimientos con periodicidad de acuerdo a
la información idónea para un servicio eficaz?
SI NO NO SABE
NO: ¿Por qué?_________________________________________________
6. ¿La Dirección Financiera ha fijado los responsables del control sobre la ejecución
adecuada de los procesos?
SI NO NO SABE
NO: ¿Por qué?_________________________________________________
148
7. ¿Considera que existe comunicación efectiva entre los miembros y/o personal de la
Dirección Financiera que cumple funciones específicos para facilitar la coordinación y el
desempeño eficiente de las tareas o procesos?
SI NO NO SABE
NO: ¿Por qué?_________________________________________________
8. ¿Considera que la capacidad técnica en este departamento al momento de procesar
la información financiera y controlar los procesos se vinculan con la Ley Orgánica de
Administración Financiera y Control emitidas por el Ministerio de Finanzas y la
Contraloría General del Estado?
SI NO NO SABE
NO: ¿Por qué?_________________________________________________
9. ¿Es necesario desarrollar o rediseñar un modelo de los procesos que deben
ejecutarse para brindar mejor atención, tanto a funcionarios del GADIP como a la
población en general con base fundamentada en la normativa para entidades públicas?
SI NO NO SABE
NO: ¿Por qué?_________________________________________________
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
149
Resumen Marco Teórico
ANTECEDENTES
CARACTERÍSTICAS
El Cantón Cayambe se encuentra ubicado al noreste de la Provincia de Pichincha, de manera más
precisa se puede decir, que se está situado a las faldas del volcán que lleva su mismo nombre.
Su capital es la parroquia Cayambe, fue fundada el 17 de abril de 1884. Cuenta con una superficie
de 1187 km2, su temperatura promedio es de 14,8
oC y tiene una altitud de 2830 msnm. Limita al
Norte: Provincia de Imbabura, al Sur: Ciudad de Quito y Provincia de Napo, Este: Provincia de
Napo y al Oeste: Cantón Pedro Moncayo
El cantón Cayambe, actualmente cuenta con 8 parroquias, de las cuales 2 son urbanas: Juan
Montalva y Cayambe; y 6 parroquias rurales: Santa Rosa de Cusubamba, San José de Ayora,
Ascázubi, Olmedo, Cangahua y Otón. Su población es de 85795 habitantes. El 54,51% del total de
habitantes se encuentra ubicado en las zonas rurales, mientras que el 45,49% está asentado en los
sectores urbanos de la localidad.
El Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial del Cantón Cayambe, 2015-2005 identifica tres
sectores principales en los que la población desarrolla sus actividades económicas:
- Sector económico primario: Agricultura, producción florícola, actividades agropecuarias,
- producción lechera. El 42,60% de la PEA se dedica se ocupa en estos sectores productivos.
- Sector económico secundario: Construcción e industria manufacturera. Aquí se ubica el
14,39% de la población económicamente activa.
- Sector económico terciario: Provisión de servicios, mano de obra que interviene en las
actividades florícolas y servicios vinculados al sector productivo primario. El 32,34% de la
PEA, se dedica a estas actividades.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO INTERCULTURAL PARROQUIAL DE
CAYAMBE (GADIP)
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Direccionamiento estratégico
Actualmente la Alcaldía del Cantón está a cargo del Señor, Guillermo Churuchumbi, la
vicealcaldesa es Dolores Silva. Se cuenta con 5 concejales: Fausto Jarrín, Luis Maldonado,
Francisco Tipanluisa, Ángel Campuez y Ángel Gordon.
El GADIP, es una institución de carácter público al servicio de la población. El Artículo 3 del
Estatuto Orgánico del Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del
Municipio de Cayambe señala como objetivo general:
Lograr el desarrollo integral del territorio del cantón, mejorando la calidad de vida de sus habitantes
mediante la satisfacción de sus necesidades, con un servicio institucional eficiente y la construcción
oportuna de las obras, promoviendo así un desarrollo equitativo del cantón, en el ámbito económico,
social, cultural y ambiental. (Gobierno Autonómo Descentralizado Intercultural Plurinacional
Municipio Cayambe, 2015)
Estructura organizacional
El Artículo 13 del Estatuto orgánico del GADIP de Cayambe señala que la estructura orgánico-
funcional de esta institución pública, está conformada en base a diferentes procesos para de esta
manera alcanzar un cumplimiento integral y orgánico de las diferentes labores que tiene a su cargo.
Los procesos a los que se refiere se presentan y se caracterizan a continuación:
- Procesos gobernantes: Está integrado por el la Alcaldía y el Consejo Municipal. Las
instituciones que forman parte de este proceso son: los Consejos Cantonales, el Cuerpo de
Bomberos, la Empresa Pública Municipal de Agua Potable, Alcantarillado y Aseo
Cayambe, Unidad Ejecutora para la Protección de Derechos y el Registro de la Propiedad.
- Procesos de asesoría: Dentro de este participan las siguientes dependencias: la Dirección
de Planificación Institucional, la Procuraduría Síndica, la Dirección de Comunicación
Intercultural y el departamento de Auditoria interna.
- Procesos de Apoyo: Se encuentra compuesto por: la Secretaria General y de Concejo, la
Dirección Administrativa, la Dirección Financiera, la Dirección de Administración de
Talento Humano y la Dirección de Compras Públicas.
- Procesos Agregadores de Valor: Dentro de este procesos participan las siguientes
direcciones: Desarrollo Integral del Territorio, Planificación Urbana y Rural, Avalúos y
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Catastros, Obras Públicas, Desarrollo económico y Turismo, Gestión Ambiental,
Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial, Tecnologías de la Información, Desarrollo
Intercultural y finalmente, Participación Ciudadana y Gestión Comunitaria.
Dirección Financiera
El presente trabajo se enfoca en desarrollar un manual de procesos para el área financiera, por esta
razón es importante conocer la manera en que la dirección financiera se encuentra estructurada y la
manera en que funciona, para tener los conocimientos necesarios que ayuden a solventar las
necesidades y requerimientos de este instancia dentro del GADIP de Cayambe.
La función general que caracteriza a la Dirección Financiera es encontrar los mecanismos para
administrar los recursos financieros asignados y generados por la municipalidad en el marco de
eficiencia y la eficacia. Además de brindar información oportuna sobre los estados financieros de la
institución, vigilar la correcta utilización de los recursos económicos, participar de todas las
actividades financieras de la municipalidad, entre otras.
La Dirección Financiera está compuesta por tres dependencias: Jefatura de Presupuesto y
Contabilidad, Jefatura de Rentas y Jefatura de Tesorería y Recaudaciones.
Funciones de la Jefatura de Presupuesto y Contabilidad
Entre las funciones que debe cumplir la Jefatura de Presupuesto y Contabilidad se encuentran:
- Mantener actualizada y protegida la información referente al estado financiero de la
municipalidad.
- Realizar asesorías a las diferentes dependencias de la organización sobre la contabilidad y
estados financieros de la organización.
- Estar pendiente del presupuesto asignado a la municipalidad, liquidando de forma mensual
todos los saldos.
- Formular manuales de procedimientos, instructivos y otras normas específicas relacionadas
con el desenvolvimiento de las actividades financieras.
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- Realizar y evaluar los Estados de Operación y Balances Financieros mensuales y toda la
información concerniente al aspecto económico de la municipalidad.
Funciones de la Jefatura de Rentas
Las funciones de la Jefatura de Rentas de la Dirección Financiera del GADIP de la municipalidad
de Cayambe son:
- Tiene bajo su responsabilidad, coordinar las funciones y actividades de toda esta
dependencia, en coordinación con la dirección de Avalúos y Catastros.
- Brindar la información necesaria a la población en relación al tema de pago de impuestos,
patentes y demás documentos que se realicen en la municipalidad, así como la atención de
reclamos en caso de que existieren.
- Realizar el cobro de impuesto y emitir informes respecto a esta actividad conforme los
reglamentos y normativas vigentes.
- Mantener un informe cronológico de los ingresos que percibe la municipalidad con sus
respectivos boletines, títulos de crédito, especies valoradas y todos los archivos o
documentos que permitan verificar la información contable.
- Mantener un sistema informático que permita a los ciudadanos consultar los valores que
deben cancelar por conceptos de impuestos o tasas tributarias.
Funciones de la Jefatura de Tesorería y Recaudaciones
La Jefatura de Tesorería y Recaudaciones, tienen bajo su responsabilidad el cumplimiento de las
siguientes funciones:
- Ejecutar los pagos de los salarios de los trabajadores, así como el de los bienes y servicios
que se realizan por medios de transferencias bancarias.
- Cumplir todas las disposiciones respecto a legislación, normativa, procedimientos de tipo
técnico y administrativo relacionados a la tesorería y a los que se generan por parte de las
diferentes autoridades.
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La Dirección Financiera tiene a su cargo la generación, manejo, control, asignación y evaluación de
los recursos económicos disponibles dentro del GADIP de Cayambe. Por esta razón elaborar un
manual de procesos permitirá que la municipalidad ejecute sus actividaes financieras y contables de
manera ágil, responsable y eficiente contribuyendo al cumplimiento de los objetivos planteados por
la organización.
PROCESOS
Definición
Se entiende por procesos a actividades que se relacionan entre sí, se realizan de una manera
ordenada y siguiendo una secuencia. Estos se caracterizan por poseer elementos de entrada, que a
través de diferentes acciones se transforman en productos que poseen un valor agregado. Esto
permite optimizar recursos económicos y humanos en una organización que preste algún tipo de
bien o servicio a la población. (Pérez, Gestión por procesos, 2010)
Los procesos deben seguir una secuencia lógica de entradas y salidas, en las que se establezca clara
el final del mismo. Es necesario documentar cada acción realizada para evaluar el nivel de
funcionamiento y ejecución. Un aspecto importante que es necesario mencionar es que los procesos
al ser secuenciales tienen la habilidad de alcanzar varios niveles organizacionales, administrativos y
de áreas, por eso motivo es fundamental definir todos los recursos y medios que intervendrán en
miras a cumplir los objetivos y metas institucionales planteadas. (Medina, 2011)
Límites, elementos y factores
Límites: Lograr definir los límites de un proceso, es aún una tarea pendiente en el campo
empresarial y administrativo, y es que en realidad esto depende exclusivamente de características
propias de la empresa como su tamaño o las actividades a las que se dedica. Para poder establecerlos
de manera adecuada es importante que al definirlos se los mantenga durante largos periodos de
tiempo, para garantizar la estabilidad institucional. (Pérez, 2012)
Elementos: Pérez, (2012) los procesos cuentan con tres elementos: input (entrada), secuencia de
actividades (proceso) y output (salida), a continuación se describe cada uno:
- Input (entrada): es una entrada que es un producto, el cual posee características propias,
generalmente procede de la salida de otro proceso el cual fue ejecutado por un proveedor
o un cliente.
- Secuencia de actividades: son los elementos, recursos y factores que intervienen en la
manera ordenada y sistemática de ejecutar las diferentes actividades
- Output (salida): es el resultado final del proceso, un producto dirigido a un cliente, este
puede ser externo o interno.
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Factores: A decir de Pérez, (2012) los factores que participan de los procesos son: personas,
materiales, recursos físicos, métodos/planificación y medio ambiente, en los siguientes párrafos se
realiza una descripción de estos elementos:
- Personas: Son todos los integrantes de la organización que participan de las actividades
que hacen parte del proceso, y a los cuales se les asigna responsabilidades en base a sus
habilidades, conocimientos y destrezas.
- Materiales: Son todas las materias primas o semielaboradas que cumplan con las
características necesarias para que puedan ser usadas en la ejecución del proceso.
- Recursos Físicos: Son todos los elementos relacionados con la infraestructura de la
empresa como: maquinaria, instalaciones, hardware, software, los cuales deben estar en
condiciones óptimas.
- Métodos/Planificación del Proceso: Es la descripción sobre la manera en que se le dará
uso a los recursos disponibles dentro de la organización, así como la designación de las
responsabilidades de cada uno de los actores que intervienen.
- Medio Ambiente: Se refiere al entorno o contexto en el que se están desarrollando los
diferentes procesos.
Se considera que un proceso es estable cuando existen los elementos necesarios para poder
cuantificarlos, medirlo, evaluarlo y valorarlo. De esta manera se podrá tener un mejor control en
caso de que exista algún desperfecto que sea necesario corregir.
Gestión por procesos
La gestión dentro de una organización busca alcanzar el máximo nivel de calidad en cuanto a los
bienes o servicios que oferte tanto de manera interna como externa, para lograr esto es necesario
seguir una serie de actividades secuenciales y sistemáticas a las cuales se le ha denominado con el
nombre de procesos.
Los procesos alcanzan a todas las actividades que las diferentes áreas y departamentos de la
organización tienen a su cargo, las cuales se convierten en productos para los clientes, estas se
ejecutan de manera secuencial y ordenada. Permite desarrollar mecanismos y herramientas que
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cumplen la función de mejorar los sistemas de trabajo y en caso de ser necesario también
rediseñarlos para alcanzar niveles óptimos de calidad. (Peterson, 2012)
Tipos de procesos
Los procesos pueden ser de diferente naturaleza y cada uno esta creado con la intención de cumplir
una función dentro de la organización para alcanzar una óptima ejecución de actividades y lograr el
cumplimiento de los objetivos y metas de la institución. (Martínez, 2014) Se clasifican de la
siguiente manera:
- Procesos Estratégicos: Cumplen la función de precisar, fiscalizar y evaluar las metas,
objetivos, políticas y estrategias de la empresa.
- Procesos Operativos: Permiten transformar los recursos disponibles para brindar al cliente
un producto o servicio que satisfaga sus necesidades.
- Procesos de Apoyo: Dan soporte y apoyo a los procesos operativos, están dirigidos a los
clientes internos de la organización.
Mapa de procesos
El mapa de procesos es un diagrama de los diferentes procesos que se desarrollan dentro de una
organización. La forma en que se encuentre estructurado dependerá de la manera en que la empresa
organice sus actividades. Este esquema posibilita colocar a cada uno de los procesos dentro de la
cadena de valor. (Griful & Canela, 2012)
Hace posible observar la relación existente entre todos los procesos de la organización en la
búsqueda de ofertar algún tipo de productos o prestar un servicio determinado. Por medio de esto
se puede observar las entradas y salidas, que dan origen a otros procesos para cumplir con todas las
actividades planteadas por la empresa y así contribuir a la productividad.
Cadena de valor
La cadena de valor ayuda a describir las distintas actividades de una empresa en la búsqueda de
determinar cuáles son la maneras en que los productos ofertados o los servicios ofertados que
permiten generar valor para los clientes y para la misma organización. Cumple tres funciones
principales:
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- El mejoramiento de los servicios y productos que la empresa genera.
- La reducción de los costes que la empresa invierte en la creación de productos e
implementación de servicios.
- La creación de valor tanto para el cliente como para la organización.
Diagrama de flujo
El diagrama de flujo es la una representación a manera de gráfico sobre la forma en que se realizan
las diferentes operaciones dentro de un proceso, ayuda a conocer los materiales que intervienen, los
caminos a seguir, los responsables. En definitiva, permiten conocer de manera detallada y visual
cada uno de los pasos a ejecutar para dar paso a nuevos procesos que permitan obtener los productos
esperados y el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales. (Chang & Niedzwiecki,
2010)
Es importante que los diagramas de flujo cumplan con dos características esenciales: capacidad de
comunicación, claridad.
