Transporte Internacional Gestion de Flotas Julio 2013

7/27/2019 Transporte Internacional Gestion de Flotas Julio 2013

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ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA

GESTIN DE FLOTAS

CICLOS DE MANTENIMIENTO DE

VEHCULOS

HERRAMIENTAS DE FINANCIACIN

PARA ADQUISICIN DE VEHCULOS

GESTIN DE FLOTAS


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Q

Conjunto de vehculos destinados a

transportar mercancas o personas y que

dependen econmicamente de la misma

empresa.

Qu es una flota de transporte?

2


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Dimensionamiento y Estructura de la Flota

Tipos de Servicios

Tipo de Mercanca

Tipo de Expediciones

Tipos de Clientes Crecimiento esperado

Legislacin

Tipos, cantidad ycaractersticas de

vehculos y

conductores

Flota Propia y/oSubcontratada

Anlisis Financiero Anlisis de Riesgos


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Sobre la base de los tipos, las caractersticas y la cantidad necesaria devehculos, hay que revisar o tomar decisiones acerca de:

Estructura de la flota Qu parte propia y qu parte subcontratada Zonas geogrficas

Sistema de financiacin de la flota propia Compra con financiacin propia Compra con financiacin externa Leasing Renting

Sistema de contratacin de la flota subcontratada En exclusiva, compartida con otras empresas, o alianzas Autnomos Cooperativas de autnomos Otras empresas de transporte

Flota Propia o Subcontratada


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Flota Propia o Subcontratada

Flota Propia Flota Subcontratada

Costos fijos

Absentismo

Inversiones

Costes combustible

Si

Media de laempresa

Si

Impacto directo

No

Muy bajo

No

Impacto diferidoGestinMantenimiento

Gestin Formacin

Costo Total

Capacidad ajuste

Segncircunstancias

Si

Si

Inferior

Baja

No

No

Superior (1)

Media alta

AltaMotivacin

(1) Actualmente el coste de un autnomo puede ser inferior al de un vehculo propio


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Las empresas que tienen flota propia lo hacen por una o varias delas siguientes razones:

Diversificar el riesgo Por ejemplo ante una huelga de transportistas

Mayor capacidad de control y confianza para determinadosservicios: Clientes crticos Servicios especiales, etc.

Competencia, flexibilidad y disponibilidad de conductores de laplantilla

Menor coste total si se realiza un control y una gestinexcelentes

Elevados costes de sustitucin al querer desprenderse de lamisma: Coste econmico de los despidos

Clima laboral e incidencia en el servicio

Razones para disponer de flota propia


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Cumplimiento de lasregulaciones:Horas de servicio.Regulaciones de velocidad, etc.

Localizacin automtica sevehculos, seguimiento yrastreoSituacin del vehculo.Comportamiento de conductores.

Fiabilidad de las operacionesde los vehculos.Diagnstico de vehculos.Gestin de condiciones.

Seguridad y responsabilidad.Reduccin de costes.Acuerdos rpidos.Plizas forzadas.

Gestin ptima de la cadena desuministroControl de frontera y aduana.Cadena de suministro visible.Sistema de transporte integrado.RFID

Por qu gestionar la flota?


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Mejora en la gestin dela flota a travs deaprovechar losvehculos infrautilizados

REDUCCIN DECOSTES.

Ahorros gracias a laautomatizacin de laplanificacin de rutas.

AHORRO DETIEMPO

Reaccin anteimprevistos decualquier tipo demanera inmediata,para satisfacer alcliente y afianzar suconfianza

MEJORA DE LACALIDAD DESERVICIO.

Las normativas legalesintroducidas en unsistema de gestin deflotas se tienen en

cuenta durante laplanificacin sinposibilidad de error.

CUMPLIMIENTODE LASNORMATIVAS.

Principales beneficios de lagestin eficiente de flotas


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La productividad se puede definir como una relacin entre losresultados de un proceso y la cantidad de recursos empleados.Por ejemplo: servicios de entrega realizados / n de horas empleadas servicios de entrega realizados / n de vehculos empleados servicios realizados / litros de combustible empleados llamadas atendidas / n de personas de atencin al cliente

La productividad tambin se puede medir como la relacin entrelos resultados de un proceso y el coste de los recursosempleados. Veamos algunos ejemplos:

servicios de entrega realizados / coste de las horasempleadas

servicios de entrega realizados / coste de los vehculosempleados

servicios realizados / coste del combustible empleados

llamadas atendidas / coste del equipo de atencin al cliente Cmo se relacionan las dos formas de medir la productividad?

Productividad /Competitividad


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El grado de aprovechamiento de los recursos disponibles, es fundamentalen la optimizacin del coste de los mismos. Veamos algunos ejemplos: n de horas empleadas / n de horas disponibles n de horas de uso de un vehculo o de una flota / n de horas

disponibles

n de viajes en carga / n de viajes realizados ocupacin del espacio de un vehculo / espacio disponible peso real cargado en los vehculos / capacidad de carga de los

vehculos El cumplimiento de los compromisos acordados con los clientes es el

requisito necesario, aunque no suficiente, para ser competitivo. Veamos

algunos indicadores: n de servicios correctamente realizados / n de servicios pactados n de incidencias solucionadas en plazo / n total de incidencias n de unidades daadas en el transporte / n total de unidades

transportadas

n de reclamaciones de clientes / n total de servicios

Productividad /Competitividad


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Procesos

CLIENTE

Atencin Cliente

Planificacin recogidas

Cumplimiento horariosControl y etiquetado

Cubicaje / tasacin

Documentacin

Deteccin incidencias

RECOGIDAS EN

CLIENTE Y CONTROL

Plan de Transporte

Descarga y clasificacin

Carga correctaCumplimiento horarios

SALIDA LARGA

DISTANCIA

Cumplimiento horarios

Descarga

Control y clasificacinDeteccin incidencias

- llegadas por error

- bultos sin identificar

- bultos con roturas

LLEGADAS A

DESTINO

Asignacin a rutas

Plan de medios transporte

Control carga para repartoCumplimiento horarios

Confirmacin de entregas

Comunicacin incidencias

Atencin al Cliente

SALIDA A REPARTO /

ENTREGA A CLIENTECLIENTE

PROCESOS OPERATIVOS

DISEO RED NACIONALDISTRIBUCIN

DISEO RED LOCALDISTRIBUCIN

DISEO RED LOCALDISTRIBUCIN

GESTIN Y MTO.FLOTA VEHCULOS

PLANIFICACIN DE NECESIDADES YGESTIN DE COMPRAS

SELECCIN, FORMACIN YMOTIVACIN PERSONAS

SISTEMAS INFORMTICOS Y DECOMUNICACIONES

PROCESOS DE SOPORTE

Atencin al Cliente y Solucin de Incidencias


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Indicadores de Procesos Operativos - Visin Global

CLIENTE

Atencin Cliente

Planificacin recogidas

Cumplimiento horariosControl y etiquetado

Cubicaje / tasacin

Documentacin

Deteccin incidencias

RECOGIDAS EN

CLIENTE Y CONTROL

Plan de Transporte

Descarga y clasificacin

Carga correctaCumplimiento horarios

SALIDA LARGA

DISTANCIA

Cumplimiento horarios

Descarga

Control y clasificacinDeteccin incidencias

- llegadas por error

- bultos sin identificar

- bultos con roturas

LLEGADAS A

DESTINO

Asignacin a rutas

Plan de medios transporte

Control carga para repartoCumplimiento horarios

Confirmacin de entregas

Comunicacin incidencias

Atencin al Cliente

SALIDA A REPARTO /

ENTREGA A CLIENTE

CLIENTE

PROCESOS OPERATIVOS

Margen o Rentabilidad por Vehculo

%Recogidascorrectas

% Entregascorrectas

%Horariosde Salida

%Horarios

deLlegada

% deIncidencias

% deIncidencias

Coste Flota/ Kg

recogidos

Coste Flota /Kg

entregados

Coste Flota /Kg

transportados

Coste Flota /Facturacin

%OcupacinVehculos

Kg porrecogida

Kg porexpedicin


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La Responsabilidad Social de la Empresa es la integracinvoluntaria por parte de las empresas de las preocupacionessociales y medioambientales en sus operaciones comerciales y ensus relaciones con sus interlocutores.

Definicin dada en el Libro Verde que present la Comisin Europea en Bruselas el 18 de julio de 2001 parafomentar un marco europeo para la responsabilidad social de las empresas.(www.jussemper.org/Inicio/Recursos/Actividad%20Corporativa/libroverdedelaue.html)

Responsabilidad social de laempresa


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Entre los tipos de herramientas informticas ms utilizados seencuentran los siguientes: Sistemas de Optimizacin de Red de Distribucin Sistemas de Optimizacin de Rutas de Reparto Sistemas de Gestin de Flotas Sistemas de Gestin de Transporte y Distribucin

En esta ponencia nos centraremos en los dos ltimos tipos desistemas

Tipos de Sistemas de Gestin


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Tecnologa de Localizacin por GPS Posicionan el vehculo mediante receptores de seales

de satlite, con precisin de entre 5 y 15 metros.

Red de Comunicaciones GPRS / GSM Comunicaciones entre la Flota y el Centro de Gestin a

travs de la red de telefona mvil GPRS / GSM,mediante trfico de datos GPRS, SMS e incluso voz.

Sistemas de Gestin de Flotas - Tecnologas


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Identificacin del conductor y del vehculo Posicin del vehculo y control de la ruta seguida Control de velocidad Control de tiempos de conduccin y descanso Nivel de combustible, control de repostajes y control de consumos Control de carga y descarga (apertura de puertas) Alarmas y avisos Comunicacin con el conductor (mensajes, rdenes de trabajo,

etc.) Consultas por internet, o por intranet, y generacin de ficheros

Excel Generacin de informes (estndar o personalizados) Cartografa personalizada con puntos de inters (talleres, clientes,

etc.)

Sistemas de Gestin de Flotas Funcionalidades


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Vehculo: Equipamiento de localizacin (antena, navegador) Equipamiento de comunicaciones Sensores

En el Centro de Control de Gestin:OrdenadorMonitorConexin a Internet

Sistemas de Gestin deFlotas Componentes


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Estndar Bsico Instalacin del equipamiento en vehculos Acceso ilimitado a plataforma web a travs de Internet Consultas e informes estandarizados Alojamiento de informacin en Centro Procesamiento Datos (CPD)

Mantenimiento informacin histrica limitado (1 a 2 aos) Cartografa actualizada Tarifa plana por vehculo Formacin de usuarios

Servicios adicionales o alternativos Instalacin en CPD de la empresa (Intranet) Monitorizacin de condiciones a travs de sensores Personalizacin de consultas e informes

Servicio a Medida

Sistemas de Gestin deFlotas Tipos de Servicio


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Gestionan los procesos operativos y las reas funcionales de una empresade transporte, incluyendo: Solicitud, planificacin y control de Recogidas Control, tasacin, etiquetado y documentacin de la Mercanca Plan de transporte de rutas y camiones de larga distancia

Carga y salida de camiones de larga distancia Asignacin de repartos Control de carga, documentacin y salida de camiones a reparto Confirmacin de entregas Registro y gestin de incidencias Gestin de reembolsos y de portes debidos Facturacin a clientes Control de facturas de proveedores Actualizacin de maestros (flota, rutas larga distancia, rutas de

reparto, clientes, proveedores, servicios, tarifas, etc.)

Sistemas de Gestin de Transporte y Distribucin Funcionalidades (I)


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Se considera de gran utilidad que integren: Etiquetaje y lectura basados en cdigo de barras Integracin con sistemas de wireless o de radiofrecuencia Integracin con sistemas de clasificacin, cubicaje y tasacin

automticos

Sistema para confirmacin y comunicacin de entregas on-line Escaneado de albaranes de entrega Conexin con sistema del cliente (trazabilidad)

Sistemas de Gestin de Transporte y Distribucin Funcionalidades (I)


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Documento escrito que recoge en

relacin con el uso de los vehculos: los criterios de gestin de la empresa

Las responsabilidades.

Poltica de gestin de flotas

Gestin delcombustible

Normas de uso delos vehculos

Gestin de losvehculos


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Se entiende por gestin del combustible el diseo y la puesta enprctica de un sistema de control, supervisin y, muyespecialmente, de seguimiento del consumo de carburante globale individualizado de los vehculos de una flota de transporte.

Poltica de aprovisionamiento. En funcin de las rutas. Sistema de control y mejora. Global a nivel conductor

Poltica de gestin de la flota.Gestin del combustible


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Renovacin de vehculos Requisitos bsicos

Seguridad Economa Flexibilidad

SOSTENIBILIDAD Proceso de seleccin de vehculos

Mantenimiento del vehculo. Propio, externo, mixto. Criterios de programacin. Sistema de control y mejora continua.

Poltica de gestin de la flota. Gestin de losvehculos


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Calidad en eltrabajo. Cumplimiento de

horarios Cumplimiento de

rutas

Atencin alcliente Buen trato Gestin de

incidencias

Medio Ambiente Estilo de conduccin Gestin de residuos

Seguridadpersonal (Safety) Estilo de conduccin Revisin y cuidado

del vehculo Estado psicofsico Cumplimiento de

normas internas y decliente

Seguridadpatrimonial(Security) Normas de

estacionamientos

Actuacin en caso desospecha

Poltica de Gestin de Flotas. Normas de uso delvehculo


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DERECHOS DEL CONDUCTOR. Los marcados en el convenio sectorial. Recibir formacin continuada

DEBERES DEL CONDUCTOR Mentalidad y Responsabilidad:

Prever riesgos y anticipar las maniobras a ejecutar. Conocer las alternativas para solucionar problemas Evitar comportamientos arriesgados.

Antes de subir a la cabina, realizar una comprobacin visual Seguir todas las normas establecidas para el uso de losvehculos

Previsin y anticipacin

Poltica de Gestin de Flotas. Derechos y deberesdel conductor


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Tomar medidas de consumos de la flota de una manera adecuaday analizar su evolucin flota:

Establecimiento de un estndar de consumo (tanqueado delvehculo) Medicin puntual del consumo del vehculo .

Observacin del consumo durante un periodo de tiempo (3meses).

Utilizacin de estndares generales de consumo. Definicin de un margen de control en funcin del tipo de

circulacin predominante del vehculo.

Elaboracin de un procedimiento operativo para el control de lagestin del combustible. Sistemas manuales Hojas de control de consumo. Herramientas de microinformtica Excel, Access Software de gestin de flotas

Sistema de gestin delcombustible


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Litros/Tm y km. Litros consumidos por TM transportada (pasajero) y kilmetro

recorrido. Litros/100km. Litros necesarios para consumir 100 km de recorrido. Litros / h en toma de fuerza Litros consumidos en una hora de funcionamiento de la toma

de fuerza Litros / 100 km en ralent. Litros consumidos por momentos de ralent del vehculo por

cada 100 km recorrido.

Indicadores y estndares dereferencia


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La huella de carbono es la cantidad de emisiones contaminantesde gases de efecto invernadero (GEI), emitidos por cualquiertipo de actividad humana.

En el caso de productos o servicios, la huella de carbono es lacantidad total de emisiones de GEI que se generan en cada una

de las fases que componen su ciclo de vida. La huella de carbono tambin puede referirse a procesos,

proyectos, o eventos, y siempre se mide en toneladas de CO2equivalente.

La huella de carbono es un instrumento para determinar,evaluar y comunicar el efecto de los productos, servicios yorganizaciones en el cambio climtico.

La comprensin de cmo se generan estas emisiones y de dndeprovienen es crucial a la hora de abordar medidas para sureduccin.

La Huella del Carbono


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PRIMER PASO Clculo del CO2 equivalente Calcular el CO2 equivalente emitido por una organizacin, o

generado por un producto, servicio, proyecto, o evento, de lasiguiente forma:

En un producto o servicio se calcula actualmente aplicandolo dispuesto en los referenciales PAS 2050 o GHG Protocol.En el futuro se calcular aplicando la norma internacionalISO 14067, actualmente en fase de elaboracin.

En una organizacin se calcula actualmente aplicando lodispuesto en los referenciales PAS 2060 o GHG Protocol. En

el futuro se calcular aplicando la norma internacional ISO14069, en elaboracin.

Las empresas que realicen adecuadamente el clculo de suHuella de Carbono y sea verificado por AENOR, o cualquierotra entidad autorizada, obtendrn la marca de Huella deCarbono, que podrn usar en sus comunicacionescomerciales.



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La huella de carbono es una herramienta para la mitigacin delcambio climtico y contribuye a: La reduccin de emisiones de CO2 en productos y

organizaciones La creacin de un mercado de productos y servicios con

reducida generacin de carbono. La identificacin de oportunidades de ahorro de costes en las

organizaciones. La demostracin ante terceros de los compromisos de la

organizacin con la responsabilidad social y medioambiental

La reduccin de emisiones de GEI van asociadas a mejoras enla eficiencia energtica y a la disminucin del uso de materiasprimas durante la fabricacin de los productos, lo que redundaen ahorros econmicos para las empresas



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SITUACIN ACTUAL

En estos momentos, la situacin legal sobre la Huella deCarbono en los bienes o productos de consumo se encuentraen una fase inicial.

Actualmente, los pases que tienen programas nacionales y yaestn utilizando la Huella de Carbono son: Francia, Inglaterra,Alemania, Suecia, Japn, Corea del Sur y Estados Unidos.

Los productos que ms estn usando la Huella de Carbono sonlos alimentarios, de perfumera, elctricos, detergentes y del

hogar. En los prximos aos ser de obligado cumplimiento en lamayor parte de los pases ms industrializados, as como enlos pertenecientes a la Unin Europea.



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Ejemplo de informes

Informes y tratamiento dela informacin.


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Traspasar a un grfico todos los datos de consumo. Establecer un margen de control en funcin del tipo de circulacin

predominante del vehculo. Recabar informacin de las rutas y otras variables que incidan en

el consumo de aquellos das que el consumo medio supere el

estandar + margen de control

Anlisis de los datos


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Numrica y textualmente para cadaparmetro de medicin

Ejemplo resultados individuales mostrados aconductor


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Objetivos Revisar la gestin de las flotas y detectar las ineficiencias que

se cuantifican en unidades de gasto de combustible por cargao viajero transportado.

Proponer medidas para reducir las ineficiencias que se

particularizan en funcin de les caractersticas de cada flota.

Metodologa. Los vehculos se monitorizan mediante un sistema que

combina la informacin de un GPS con la de la propia

electrnica del vehculo. Se controlan tanto los resultados del consumo como losfactores que pueden afectar en mayor medida al consumo decombustible.

La monitorizacin se centra en las rutas, cargas del vehculo yen la forma y actitud de conduccin del conductor.

Las auditoras energticas


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P-H-V-A sobre:

Conductores

Vehculos

Rutas

Auditorias de eficiencia energtica en el transporte


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Metodologa de implantacin

Programas de mejora de la eficiencia de la flota

Ciclo 1DiseoToma de datos de

vehculos

Instalacin de

dispositivos

Informacin a

trabajadores

Toma datosHistrico de consumos

Mantenimientos

Definicin de rutas

para toma de datos

Establecer valores de

referencia para

indicadores

Anlisis de resultados

Emisin de informe

ciclo:

Vehculos

Rutas

Conductores

Comprobacin

sabotajes

Ciclo 2Anlisis de resultados:

Vehculos

Rutas

Conductores

Comprobacin

sabotajes

Filtrado y seleccin

conductores

especiales

MejoraAprobar medidas

correctoras sobre:

Vehculos

Rutas

Conductores

1 a 2 semanas 3 a 5 semanas 3 semanas 3 semanas


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Casos prctico: Empresa de transporte pasajeros

en tres ciclos sucesivos del proceso

de mejora

alcanzando valores de referencia

en sucesivos ciclos

Ahorro alcanzado: Ahorro potencial estimado


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Retorno de inversin

-50.000

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

feb-

10

may

-10

ago-10

nov-10

feb-

11

may

-11

ago-11

nov-11

feb-

12

may

-12

ago-12

nov-12

feb-

13

may

-13

ago-13

nov-13

Ahorro acumulado Gasto acumulado Beneficio acumulado

160.000


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Toma de decisiones

Personas. Polticas de formacin. Sistemas de seguimiento y

control

Establecimiento de

sistemas de incentivos.

Vehculos. Mejora en los

procesos demantenimiento .

Renovacin de laflota

Rutas. Eleccin del

vehculo Eleccin de ruta Tasa de ocupacin.


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En un escenario tan competitivo y tan duro, la diferencia la van amarcar ms que nunca las personas.

Cambiar la visin de los recursos humanos por parte de muchasempresas.

Las personas se asumen como una carga para la empresa. Motivar, apostar por los empleados y fomentar la formacin Fomentar las actitudes. Fomentar la creatividad y la innovacin. Los ltimos cntimos de cada operacin los van a ganar siempre

las personas motivadas, trabajando en equipos excelentes,

haciendo bien su trabajo diario, manteniendo satisfechos a losclientes, e inventando mejoras y soluciones de valor.

Personas


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SITUACIN ACTUAL DE LA FORMACIN Y LA PREVENCIN Algunos datos preliminares del estudio realizado por el CEL y AECAF, en relacin con la

formacin de los conductores: Las empresas ms grandes y las ms concienciadas forman a sus conductores en:

Conduccin segura y prevencin de riesgos 50% Conduccin eficiente y ahorro de combustible 25% Primeros auxilios y extincin de incendios 15%

Otros (tacgrafo digital, etc.) 10% Las necesidades de formacin se determinan bsicamente a partir de :

Incidencias surgidas durante el ejercicio anterior Resultados de las auditoras Nuevos requisitos legales.

Tendencia creciente a: Entregar al conductor un Manual del Conductor, incluyendo normas o

recomendaciones para una conduccin segura y eficaz , con copia controlada.

Realizar revisin mdica inicial y anual obligatoria, para determinados puestos deconduccin.

En trminos econmicos, esas empresas emplean en formacin alrededor de unos 100por Conductor.

Una elevada proporcin de las empresas entrevistadas detectan la necesidad deformacin en ingls, para sus conductores de internacional.

Personas


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AYUDAS A LA FORMACIN Todas las empresas disponen de un crdito anual para financiar la

formacin de sus trabajadores, mediante bonificaciones en los segurossociales.

Mejoras en el Contrato para la Formacin, tras la reforma laboral de2010: Bonificacin del 100% de las cuotas empresariales a la Seguridad

Social Bonificacin en la cuota empresarial a la S.S. de 500 o 700 , en

caso de mujeres ,durante 3 aos, si se transforma el contrato enindefinido.

Slo para trabajadores menores de 25 aos, o sin lmite de edad

para discapacitados, inscritos en las oficinas de empleo, y sintitulacin para un contrato en prcticas.

Para obtener la bonificacin, el Contrato para la Formacindeber suponer un incremento en la plantilla de la empresa.

15% de la jornada (mnimo), dedicado a formacin terica para elpuesto

Retribucin al trabajador por el salario mnimo interprofesional

Personas


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RIESGOS LABORALES - TRANSPORTE DE MERCANCAS Cada da en Espaa mueren dos trabajadores y siete tienen un

accidente grave, 1.848 tienen un accidente leve, y 46 unaenfermedad profesional (Ao 2010).

En un estudio especfico realizado para el sector del transporte

de mercancas por carretera en 2008, se obtuvieron lassiguientes conclusiones: En el 14,4% de los accidentes con vctimas haba un

vehculo de transporte. Las vctimas mortales en esos accidentes, supusieron el

24,8% del total. En el 39% de los casos, el responsable directo fue el

conductor del vehculo de transporte. La distraccin es el factor que concurre en la mayor parte

de los accidentes, seguido por el incumplimiento de lasnormas de circulacin.

Personas


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RIESGOS LABORALES TRANSPORTE DE MERCANCAS Los accidentes de trfico suceden:

De da: 77,6% De noche: 22,4%

Los accidentes de trfico con vctimas tienen lugar en: Carretera convencional: 57% Autova: 36% Autopista: 7% Los conductores accidentados eran:

Profesionales por cuenta ajena: 79,0% Profesionales autnomos: 11,4% Otros: 1,6% Se desconoce: 8,0%

Personas


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Reduccin del consumo (entre un 5 y un 20%) Disminucin del estrs de conductor y pasajeros (ndice de

confort) Reduccin del nmero de accidentes de trfico Disminucin de los costes de mantenimiento

Disminucin de las emisiones de CO2 y gases contaminantes Mejora en la calidad del servicio Mejora de la profesionalidad del conductor (autoestima)

Razones para promover una conduccin eficiente

F i t d l


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Formacin a alta direccin Introduccin a la gestin de flotas Conduccin eficiente

Formacin a mandos intermedios.

Gestin de flotas Conduccin eficiente Observacin del comportamiento en la conduccin Liderazgo para la mejora de la conduccin

Formacin a conductores Integrada en el plan de formacin de conductores Conduccin eficiente

Formacin a todos losniveles


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Tema Reciclado Metodologa Conductor(Horas)

Supervisor(Horas)

Gerencia(Horas)

1) Conduccin preventiva Observ. anual

Cada 3 aos

T y P 7 4 4

2) Conduccin Econmica Observ. anual

Cada 3 aos

T y P 6 6 4

3) Estrs, Fatiga y cansancio Cada 3 aos T 6 7 4

4) Propia de la actividad (carga y

descarga, atencin cliente, )

Cada 3 aos T y P 3 N/A N/A

5) Ergonoma Cada 3 aos T y P 4 4 4

Plan de formacin


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Plan de formacin

Tema Reciclado Metodologa

Conductor

(Horas)

Supervisor

(Horas)

Gerencia(Horas)

1) Primeros auxilios Cada 3 aos T y P 3 3 3

2) Seguridad Activa(antivuelco)

Cada 3 aos T y P 8 8 8

3) Extincin de incendios Cada 3 aos T y P 4 4 N/A

4) Actuacin en

emergencias

Cada 3 aos T y P 4 4 N/A

Sistemas de seg imiento


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Definir indicadores y objetivosAnlisis de resultados:

Global, con todos los conductores Individual, para los casos especiales

Coaching con los conductoresespecialesAcompaamiento / observacin de la

conduccin

Sistemas de seguimiento ymejora de la conduccin

Mejorar la eficacia del programa

Programas de mejora de la


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Sistema de gestin basado en:

Programas de mejora de laeficiencia de la flota

Integrar todas las acciones

estilo de

conduccin

SW de gestin

de la flota



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Auditora + formacin + coaching


Subvencionable como auditora y

FTFE

Ciclo 1Diseo

Toma de datos de

vehculos

Instalacin de

dispositivos

Informacin a

trabajadores

Toma datos

Histrico de consumos

Mantenimientos

Definicin de rutaspara toma de datos


referencia para

indicadores


Emisin de informe

ciclo:

Vehculos

Rutas

Conductores

Comprobacin

sabotajes

Ciclo 2

Anlisis de resultados:

Vehculos

Rutas

Conductores

Comprobacin

sabotajes

Filtrado y seleccin

conductores

especiales

Formacinde

supervisores

Entregaderesultadosa

condu

ctores

FormacindeDireccin

Formacinde

conductores2

Coaching

de

conductores Mejora

Aprobar medidas

correctoras sobre:

Vehculos

Rutas

Conductores

Formacinde

conductores1




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Resultados esperados


Ciclo 1Diseo

Toma de datos de

vehculos

Instalacin de

dispositivos

Informacin a

trabajadores

Toma datos

Histrico de consumos

Mantenimientos

Definicin de rutaspara toma de datos


referencia para

indicadores


Emisin de informe

ciclo:

Vehculos

Rutas

Conductores

Comprobacin

sabotajes

Ciclo 2

Anlisis de resultados:

Vehculos

Rutas

Conductores

Comprobacin

sabotajes

Filtrado y seleccin

conductores

especiales

Formacinde

supervisores

Entregaderesultadosa

condu

ctores

FormacindeDireccin

Formacinde

conductores2

Coaching

de

conductores Mejora

Aprobar medidas

correctoras sobre:

Vehculos

Rutas

Conductores

Formacinde

conductores1


10% 3 % 2 %ahorroacumulado 10 % 13 % 15 %


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Itinerarios o recorridos que debe realizar unvehculo, para atender las necesidades deentrega o recogida de todos los clientes que tieneasignados en una jornada de trabajo.

El concepto de ruta

Por qu la planificacin de


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Por qu la planificacin derutas?

Minimizarel uso dela flota.

Minimizarlos costesdetransporte.

Reducirdistanciasy tiempoderecorrido.

Rentabilizar al

mximolosservicios


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Recepcin depedidos.

Agrupacin deentregas por

origen/destino.

Programacinsegn fechas yconductores.

Asignacin devehculos y

conductores.

Confeccin dela

documentacin.

Realizacin deltransporte.

Entrega de lamercanca.

Recogida dealbaranes.

Proceso de planificacin de cargas


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Fijas.- Rutas estandarizadas y permanentes, es decir, no sujetasa cambios. Se caracterizan por tener puntos de recogida y entregafijos continuos o fijos discontinuos durante un periodo de tiempo. Cada cliente tiene asignado espacio en el vehculo, y a su vez

estn asignados flota y conductores.

Se dispone con tiempo de la informacin para una adecuadaplanificacin. Son circuitos cerrados, existen problemas estacionales, hay

exclusividad del vehculo a la ruta Dinmicas..- Rutas que atienden las necesidades del transporte

cambiante de los clientes, necesitan una planificacin desde eldepartamento de trfico. Mayor aprovechamiento del vehculo personal y tiempos. Mayores distancias recorridas. Se produce reprogramacin constante de la ruta. Se necesita personal y sistemas de informacin adecuados.

Tipos de rutas


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Flota por cuenta propia. Incidencia del mbito de actuacin. Capacidad de ajuste de las rutas de vehculos en funcin de

necesidades. Importancia de personas de planificacin y sistemas de

informacin. Flota por cuenta ajena.

Flota vinculada.- Criterios de planificacin similares a flotapropia

Flota subcontratada.-

Planificacin esta en manos de la empresa subcontratada. Necesidad de sistemas para seguimiento del vehculo

Planificacin de rutas segn el tipo de flota

Variables que intervienen en


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Tipos demercanca.

Unidad decarga de lamercanca.

Demanda deservicios.

Secuencia delos servicios.

Horarios delos servicios.

Ubicacin dela demanda.

reas deinfluencia.

Tiempos deruta.

Personal. Cargas deretorno.

Variables que intervienen enla planificacin de rutas

Variables que inciden en la


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Planificador de rutas debe estar muy pendiente, pues cualquiervariacin en las mismas puede significar que todo el trabajorealizado en la planificacin de las rutas pierda gran parte de suvalidez: Densidad del trfico

Fecha realizacin de la entrega o recogida en clientes. Ventanas de tiempos. Tareas a realizar en el cliente. Situacin de los recursos necesarios.

Variables que inciden en lagestin diaria


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Poblacin, o punto de salida Hora de salida. Poblacin o punto de llegada Hora de llegada. Kilmetros a recorrer. Tareas a realizar en el cliente. Tiempo de trabajo del equipo operativo en el cliente.

Hoja de ruta


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PROPORCIONA Visin global del rendimiento del negocio Visin parcelada desde distintas perspectivas

PARA QU? Alinear los objetivos hacia una meta comn

Comunicar y controlar los objetivos Diagnosticar las causas de los resultados Facilitar la toma de decisiones

POR QU? Todos los equipos directivos cuentan con su propia estrategia, pero

contemplan la organizacin como un todo?

Se estima que slo el 5% de los trabajadores comprendeplenamente las maniobras que estn llevando a cabo sus empresas.

En el 70% de los casos, la razn de los fracasos empresariales se debea una mala implantacin de la estrategia y no a su diseo

Control de la flota. El CMI


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REQUISITOS Partir de una estrategia clara con objetivos definidos. Comunicar la estrategia y desplegar los objetivos a las unidades

organizativas. Medir sistemticamente el grado de cumplimiento. Definir e implementar acciones de mejora

CARACTERSTICAS Seleccionar el menor nmero de indicadores posibles Contemplar las magnitudes verdaderamente importantes de la

empresa. Presentar las relaciones causa efecto entre los diferentes

indicadores. Presentar la visin desde las diferentes perspectivas Financiera Clientes Procesos Personas

Control de la flota. El CMI


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Perspectivas del CMI: Qu parmetros asociamos a cada

perspectiva?

CLIENTES

FINANCIERA

PROCESOS

PERSONAS

Si triunfamos, Qu valor le entregaremos a nuestros accionistas?

Para cumplir nuestros objetivos financieros, Qu necesidades de nuestros clientesdebemos satisfacer?

Para satisfacer a nuestros clientes y ser eficientes En qu procesos de negociosdebemos sobresalir?, Qu infraestructuras y medios son necesarios?

Para sobresalir en los procesos clave, Qu habilidades, recompensas,capacidades de organizacin, informacin e innovacin debemos poseer?


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1 Identificar las necesidades de informacin y las variables crticas amonitorizar.

Ejemplo: Rentabilidad de la Flota2 Definir los indicadores de las variables crticas

Rentabilidad Flota = (Facturacin flota Coste total flota) /

Facturacin flota

3 Identificar los datos necesarios y las fuentes de informacin dednde obtener los datos de forma fiable y en tiempo til.4 Definir el proceso para el clculo automtico de los indicadores.

5 Valorar la posibilidad de obtener resultados diarios del indicador.6 Construir el modelo, junto con IT.7 Establecer el modelo de gestin y las responsabilidades.

Construccin paso a paso

Cuadro de Mando Integral


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Cuadro de Mando Integral Construccin paso a paso

CUBICAJE (m3)

PESO (kg)

COSTEDE

L

VEHCULO

(/km)

COSTE (/kg)

TRANSPORTE

PRECIO ALCLIENTE (/

kg)

TASACIN

VENTAS

GESTIN FLOTA

DISEO RED

PLAN DETRANSPORTE

RATIO DE(COSTE/

FACTURACIN) RENTABILIDAD REAL DE

FLOTA

Indicador mensual del CMI

Indicadores diarios:

Hablan sobre la eficiencia diaria y permiten

corregir o tomar decisiones con agilidad.

Anticipan el resultado del indicador mensual

VENTAS oFACTURACI

NVENTAS

PRECIOUNITARIO

(/ kg)


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Objetivos del Mantenimiento Alcance Estrategias de Mantenimiento Planificacin y Organizacin del

Mantenimiento Realizacin, Anlisis y Control de Gestin

Procesos Costes de Mantenimiento

MANTENIMIENTO DE VEHCULOS.


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Es un servicio que agrupa una serie de actividades cuyaejecucin permite alcanzar un mayor grado de confiabilidaden los vehculos que componen la flota.

Concepto de Mantenimiento


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Correctivo. Es aquel que se ocupa de la reparacin una vez se haproducido el fallo y el paro sbito de la mquina o instalacin.

Preventivo.-

Este tipo de mantenimiento surge de la necesidad de rebajarel correctivo y todo lo que representa. Pretende reducir la

reparacin mediante una rutina de inspecciones peridicas yla renovacin de los elementos daados, si la segunda y

tercera no se realizan, la tercera es inevitable.

Predictivo.

Este tipo de mantenimiento se basa en predecir la falla antesde que esta se produzca. Se trata de conseguir adelantarse a

la falla o al momento en que el equipo o elemento deja detrabajar en sus condiciones ptimas. Para conseguir esto seutilizan herramientas y tcnicas de monitores de parmetros

fsicos.

TPM.

Es un sistema de organizacin donde la responsabilidad norecae slo en el departamento de mantenimiento sino en toda

la estructura de la empresa El buen funcionamiento de lasmquinas o instalaciones depende y es responsabilidad de

todos.

Tipos de mantenimiento


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Proporcionar alos vehculos la

mximadisponibilida

d

Garantizar laseguridad delas personas

y de losbienes

Garantizar laintegridad de

lasmercancastransportadas

Cumplir contodos los

requisitoslegales

Conseguir todolo anterior con

el menor

coste posible

Jornada Formativa Gestin de

Flotas 73

Objetivos del Mantenimiento


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Se consideran dentro del alcance delmantenimiento: Mantenimiento Programado Inspeccin Tcnica de Vehculos Sustitucin de neumticos Revisiones peridicas recomendadas por los

fabricantes Chequeo diario realizado por el conductor Reparacin de averas Limpieza Conservacin de la imagen corporativa

Alcance del Mantenimiento


Flotas 74

Estrategias de


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MantenimientoPropio

Premisa: Vehculos enleasing o en propiedad.

Elaboracin Plan de Mto.por: Empresa Fabricante vehculo

Programacin y gestin delmantenimiento por parte dela Empresa.

Organizacin y mediosnecesarios:

Equipo de personas Red talleres concertados Taller propio (?) Recambios, etc. (?) Sistema de gestin

MantenimientoExternalizado

Premisa: Vehculos enrenting

Elaboracin y gestin delPlan de Mto. por la empresade renting.

Programacin de paradaspor parte de la Empresa.

Reparaciones ymantenimiento legal por laempresa de renting.

Organizacin y medios de la

empresa: Mnimo para el control delrenting.

Estrategia Mixta

Premisa: Flota en leasing, enpropiedad, o en renting.


Flotas 75

Estrategias deMantenimiento


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Estrategias de Mantenimiento Propio o Mixto Necesidad de elaborar un Plan de Mantenimiento

Preventivo Necesidad de mantener un Programa de Intervenciones

de Mantenimiento Preventivo y Correctivo. Informacin de partida:

Plan de Mantenimiento o recomendaciones de losFabricantes

Revisiones o inspecciones reglamentarias

Resultados del chequeo diario por el conductor Distancias recorridas y tiempo de uso del vehculo Anlisis de averas realizado por la Empresa Medios y capacidad del taller propio (si se dispone)


Flotas 76

Planificacin y Organizacin


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Plan de Mantenimiento de los Fabricantes. Debeincluir: Revisiones recomendadas, segn los kilmetros

recorridos, o el tiempo de uso: Detalle de comprobaciones a realizar Lquidos o elementos a sustituir Duracin prevista de la intervencin Precio en talleres oficiales de la marca

Mapa de talleres oficiales o concertados, tanto en

Espaa, como en los pases por donde circule elvehculo, con datos de contacto, direcciones y telfonos. Telfonos 24h de asistencia


Flotas 77



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Chequeo diario por el Conductor Necesario por:

Su propia seguridad y la del vehculo Informar a la empresa de posibles disfunciones que puedan

ser susceptibles de provocar averas ms importantes.

Recomendacin: Elaborar una lista de chequeo con los datos de

identificacin del vehculo y el conductor , y adems: Km al inicio y al fin de la jornada Estado de: neumticos, luces, bocina, espejos,

elementos de seguridad, frenos, limpiaparabrisas,enganches, calzos, suelo y cubierta de la plataforma,bateras.

Niveles de: aceite, hidrulico, frenos, agua Funcionamiento de indicadores, GPS, comunicaciones,

etc. Jornada Formativa Gestin deFlotas 78



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PLAN MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA FLOTA Elaboracin y Revisin Semestral o Anual, por parte de la

Empresa, incluyendo por cada vehculo: Revisiones programadas y fecha prevista Taller donde previsiblemente se realizar cada operacin

Revisiones legales o de ITV Duracin prevista de las intervenciones Coste estimado de la intervencin

Es un Plan esttico que alimenta al Programa Mensual oTrimestral de Intervenciones de Mantenimiento.



Flotas 79


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Programa Mensual o Trimestral de Intervenciones deMantenimiento Preventivo y Correctivo de la Flota Elaboracin y Actualizacin Diaria o Semanal, por parte

de la Empresa El objetivo es:

Mantener visin global de todas las intervencionespendientes a que debe ser sometido un vehculo enun periodo determinado.

Conseguir la mxima disponibilidad del vehculo y elmayor ahorro posible de costes.

La correcta elaboracin y ejecucin de este programaes una de las claves de la gestin de la flota.



Flotas 80


80/95

El crculo de la mejora continua se inicia: Registrando informticamente todas las intervenciones

realizadas: Vehculo Fecha Tipo de intervencin Causa tipificada Coste Indisponibilidad causada Observaciones

Realizacin, Anlisis y Control de Gestin


Flotas 81


81/95

Para cerrar el crculo de la mejora continua, es esencial: Analizar sistemticamente:

Evolucin del ndice de indisponibilidad de la flota Evolucin de los costes de mantenimiento de la flota ABC de vehculos que generan la indisponibilidad

ABC de vehculos que generan los costes Anlisis de las causas de las averas Tomar decisiones de mejora

Revisar planes de mantenimiento Realizar cambios en la asignacin de servicios a vehculos Renovar vehculos

Programar y poner en marcha las decisiones adoptadas



Flotas 82


82/95

El Cuadro de Mando de Indicadores de Mantenimiento: Indicadores de Costes de Mantenimiento

Coste medio unitario por vehculo y total ( / km) Coste del Mto. Correctivo, sobre el Coste Total de Mto. (%)

Indicadores de Indisponibilidad de Flota

Tiempo de indisponibilidad real, sobre el tiempo tericamentedisponible (%)

Indicadores de causas y efectos de las averas Averas causadas por: accidentes, deficiencias en las

revisiones, desgaste natural, etc.

La Disponibilidad de Flota puede ser un objetivo estratgico delCuadro de Mando Integral



Flotas 83


83/95

Definir claramente los procesos y las responsabilidades Documentar los procesos que sean aplicables, dentro de los

siguientes procesos posibles: Planificacin y programacin del mantenimiento Ejecucin, registro y control de acciones de mantenimiento

Control administrativo y del mantenimiento legal de la flotasubcontratada. Seguimiento de los factores clave de xito del mantenimiento:

Disponibilidad de la flota propia y subcontratada Costes de mantenimiento de la flota propia

Seguir las pautas indicadas en el apartado general dePROCESOS

Procesos de Gestin de Mantenimiento


Flotas 84

Mantenimiento preventivo


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Se basa en inspecciones de sntomas(monitorizado) con una frecuencia mnima.

Objetivo.- Anticiparse a la aparicin de averasmediante el conocimiento del estado o condicin

del elemento. La optimizacin de este tipo de mantenimiento

requiere: Determinacin correcta de los sntomas a

inspeccionar. Definicin de limites de aceptacin y rechazo. Diagnostico de averias.

Mantenimiento preventivopredictivo


Flotas 85


85/95

Alternativas de ampliacin de flota Anlisis de Alternativas Situacin del mercado Ayudas oficiales

HERRAMIENTAS FINANCIACIN VEHCULOS


Flotas 86

Tcnicas de monitorizado de


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Tcnicas de monitorizado devehculos


Flotas 87

Sistemas de Gestin del Mantenimiento asistido por


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En la practica, se trata de un Programa Informtico ( Software ),que permite la gestin de mantenimiento de los equipos y/Oinstalaciones de una o ms empresas, tanto mantenimientocorrectivo como preventivo, predictivo, etc.

Los Programas GMAO suelen estar compuestos de variassecciones o mdulos interconectados, que permiten ejecutar yllevar un control exaustivo de las tareas habituales en losDepartamentos de Mantenimiento como: Control de incidencias, averas, etc formando un historial de

cada mquina o equipo. Programacin de las revisiones y tareas de mantenimiento

preventivo: limpieza, lubricacin, etc Control de Stocks de repuestos y recambios, conocido como

gestin o Control de Almacn. Generacin y seguimiento de las "Ordenes de Trabajo" para

los tcnicos de mantenimiento.

Sistemas de Gestin del Mantenimiento asistido porOrdenador


Flotas 88

V t j Si t GMAO


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Nos permiten disponer de gran cantidad de informacin, de unaforma adecuada y fcil de extraer. Esto nos permite disponer deun historial de cada vehculo, tanto de caractersticas tcnicas,como de averas, revisiones, sustituciones, fechas de las ltimasincidencias o averas, personal, horas y materiales utilizados en lasolucin de los problemas, etc.

Permiten programar en funcin de los parmetros que decidamos,las revisiones preventivas y/o predictivas, generando los listadoscorrespondientes para la tarea de los tcnicos, segn los plazosprogramados.

Permiten la gestin de herramientas y/o Stocks de repuesto,

avisando cuando un tenemos menos de un mnimo de piezas deun determinado repuesto, generando incluso una orden decompra. Tambin un fichero de proveedores, fabricantes, etc.

Pueden gestionar la rdenes de reparacin de equipos fuera de laubicacin habitual, gestin de garantas, etc

Ventajas Sistemas GMAO


Flotas 89

G ti di bi t l


89/95

En el proceso de mantenimientode la flota se producen residuosy es necesario un control y unagestin de los mismos parafacilitar su tratamiento yeliminacin.

Pautas a seguir: Identificacin. Recogida y etiquetado de

envases. ALmacenamiento

Gestin medioambiental


Flotas 90

Alternativas de Ampliacin


90/95

Las alternativas que tiene una empresa para ampliar su flota sonlas siguientes:

Compra del vehculo sin financiacin externa Compra del vehculo con financiacin externa

Renting Subcontratacin Alquiler

pde Flota


Flotas 91



91/95

Compra sin financiacin externa

Vehculo nuevo

5 a 7 aos alto rendimiento Garanta total de la marca Bajo coste de mantenimiento Alta disponibilidad Menor consumo combustible

Menores emisiones atmsfera

Vehculo segunda mano

2 a 3 aos alto rendimiento Ms aos a bajo rendimiento Garanta parcial Mayor coste de mantenimiento Menor disponibilidad

Mayor consumo combustible Mayores emisiones atmsfera Menor precio

pde Flota


Flotas 92



92/95

Compra con financiacin externa

Renting Cuota mensual fija para un mximo

de km.

Se contabiliza como un gasto dealquiler. Incluye todos los servicios y gastos

de: Mantenimiento Seguros e Impuestos Asesora jurdica

Reduce gastos admn. Permite: la renovacin del vehculo,

o ejercer la opcin de compra.

LeasingEs una compra a plazos con menos riesgosque un crdito

Ms intereses que un crditoCuota fija que incluye:AmortizacinInteresesIVA

Permite amortizacin aceleradaPermite deducir IVAAl final del periodo pactado:Comprar por valor residualRenovar contratoDevolver el bien a la entidad

pde Flota


Flotas 93



93/95

Subcontratacin

Profesional Autnomo Factura por jornada, servicio, o

por actividad. Cobra en el mismo mes. Aporta sus propios medios. Se integra como una unidad

ms de la flota. Flexibilidad en puntas y valles. Con dependencia de ingresos de

una sola empresa en un 75%,puede reclamar contrato TRADE.

Empresa de Transporte Es una relacin entre empresas

regulada por un contrato

mercantil de prestacin deservicios. Cobra a un mnimo de 30 das. Se contrata para un tipo de

servicio especfico, en un mbitogeogrfico concreto

pde Flota


Flotas 94

Conceptos de gasto incluidos


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Compra

G1 Amortizacin Financiero

G2 Neumticos Revisiones y

Reparaciones Fiscales Seguros

G3 Combustible Conductor Estructura

Leasing ( slo cubreG1)

Amortizacin Financiero

Renting ( cubre G1y G2)

Neumticos Revisiones y

Reparaciones

Fiscales Seguros Alquiler

p glas diferentes alternativas


Flotas 95

Situacin actual del


95/95

Dificultades financieras en las empresas Dificultades de acceso a financiacin externa Entre Agosto de 2009 y Septiembre 2010, ms de 5.900

autnomos del transporte tuvieron que abandonar la actividad, yla tendencia se ha mantenido.

Cualquier alternativa de ampliacin de flota puede serrecomendable, pues todos los precios y tarifas han bajado o estncongeladas. Hay muchas oportunidades.

Segn el nivel de riesgo, las mejores alternativas son: Subcontratacin a empresa externa o autnomos Renting o leasing Compra Antes de tomar una decisin, realizar una comparativa de

costes.

mercado

Transporte Internacional Gestion de Flotas Julio 2013

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