TALLER No. 3   

JACQUELINE VELÁSQUEZ NARVÁEZILDEFONSO BURBANO FAJARDO

IVONNE CATERINE ROSERO BUSTAMANTE 

 GRUPO No. 2

 

  

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAGESTIÓN DOCUMENTAL l

QUINDÍO (ARMENIA)2013

TALLER No. 3   

JACQUELINE VELÁSQUEZ NARVÁEZILDEFONSO BURBANO FAJARDO

IVONNE CATERINE ROSERO BUSTAMANTEGRUPO No. 2

   Taller No.3 

   Docente

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZCatedrática

    

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAGESTIÓN DOCUMENTAL l

QUINDÍO (ARMENIA)2013

 

INTRODUCCIÓN

La presente investigación se refiere a el aporte que viene desarrollando el Archivo General de la Nación, para el manejo adecuado de las Leyes que vigilan y aportan conocimientos, para llevar a cabo un manejo adecuado de la documentación que se recibe en los diferentes entes públicos o privados del país.

La organización de los documentos, tanto dentro de una carpeta, como la continuación del proceso hasta llegar a cumplir su estado final como lo es la depuración o el envío al Archivo Histórico, forma una parte importante del recorrido que es explicado y sostenido por Acuerdos y Leyes reglamentadas por el AGN.

Visitar entidades públicas y privadas, para comparar, estrategias y métodos de manejo archivístico, fue un llamado de atención, para tener en cuenta en el proceso que adelantamos como estudiantes de Gestión Documental.

1.- Visita a la entidad:

ENTIDAD: FUNDACIÓN HOSPITAL SAN PEDRODirección: Calle 16 Cra.43 esquinaCiudad: Pasto-NariñoFUNCIONARIO: Diego JiménezTELEFONO: 7336000 EXT. 212-215

La documentación que se encuentra en la dependencia visitada ARCHIVO CLINICO, se observa organizada con principios archivísticos, en unidades de conservación adecuadas, cuenta con infraestructura física moderna y basada en la normatividad de custodia y conservación de documentos, de igual forma el área se encuentra señalizada para evacuación y con medidas de prevención en caso de accidentes (detectores de humo, extintores etc).

PREGUNTAS:1.    Qué normatividad rige para manejo de la historia clínica?

 La resolución 1995 de 1999 y la ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) entre otras. 

2.    Cómo se realiza la organización de las carpetas de historia clínica en los estantes?La organización se realiza a través del sistema digito terminal simple, el cual tiene en  cuenta los tres últimos dígitos del documento de identificación. 3.    Cómo se hace la ubicación de las carpetas en cada estante según el sistema digito terminal?Se realiza teniendo en cuenta los últimos tres números del documento de identificación; para ello se dividen 100 secciones que van del 00 hasta el 99 y de 10 divisiones que van del 0 al 9, de igual forma para apoyan la rápida ubicación se realiza la semaforización de las carpetas por colores, lo que ayuda también a identificar a aquellas carpetas que en el proceso de archivo se ubican en la sección y en la división que no corresponden. 4.    Cómo se clasifican los archivos ?Teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y teniendo en cuenta los 20 años de retención de la historia clínica estipulados en la norma, se clasifican en Archivo de Gestión (5 años), Archivo Central (15 años), Archivo histórico se seleccionan después de los 20 años aquellas H.C, que por valor histórico, cultural, científico e investigativo se requieren conservar.

5.    Cómo se rotulan las carpetas de historia clínica?La rotulación se realiza:·         NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS DEL PACIENTE·         TIPO Y NUMERO DE IDENTIFICACION DEL PACIENTESi es menor de edad sin identificación, la rotulación se realiza con tipo y número de identificación de la madre seguida de un número que dependiendo del lugar que ocupe el niño en el núcleo familiar va del 1 a n…Se debe tener en cuenta, que la rotulación se debe hacer de igual forma como se encuentra registrada en el documento de identificación. 6.    Cómo se realiza la ordenación interna de la carpeta? La ordenación interna, se realiza teniendo en cuenta la fecha de atención desde el ingreso hasta el regreso del paciente, para ello se tiene en cuenta la ordenación cronológica, al abrir la carpeta la primera hojas es la mas antigua y al finalizar se encuentra la ultima o actual atención ( 1 hoja 2012 ultima hoja 09 de 2013)7.    La documentación que se guarda en las carpetas se folia y como se realiza? Si se hace la foliación, se realiza a diario con el fin de tener control de los documentos que en ella se incluyen, para evitar pérdida de información y acceso oportuno de los registros.

8.    Qué estantes se utilizan para el archivo de las historias clínicas?Se utilizan estantes rodantes, los cuales están contenido de parales, bandejas e incrustados en unos rieles que facilitan su desplazamiento.

9.    Qué unidades de conservación se utilizan para guardar los registros de historia clínica?Se utilizan carpetas de yute, tamaño oficio de 300 gr, con gancho plástico keepermate, cabe mencionar que debido a la acides del yute y daño que puede generar está en la documentación, al inicio y fin de la carpeta se coloca una hoja de papel bond blanca como medio de barrera.

10. Cómo se realiza la entrega de las historias clínicas a las diferentes dependencias o pacientes que las requieran?Para ello hay que tener en cuenta la normatividad y políticas institucionales, ya que el acceso a la historia clínica es bastante restringido puesto que la información que en ella se registra es de carácter confidencial, por tanto los únicos autorizados son el personal asistencial que intervienen en la atención del paciente, auditores médicos y entes judiciales con autorización.En cuanto a los requerimientos realizados por el paciente, se hacen efectivos siempre y cuando se acredite como titular.

2: Conceptos:

ARCHIVO TOTAL: Etapas por las que pasan los documentos, según su ciclo vital.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Es el paso de los documentos por cada archivo (archivo gestión, central e histórico), desde su producción hasta su disposición final.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Lugar de donde provienen los documentos y donde deben permanecer, ya que los documentos producidos por una entidad o dependencia en cumplimiento de sus funciones no deben mezclarse con otros.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es la secuencia que deben llevar los documentos según su trámite, desde su producción.

FOLIO: Es una hoja.

LEGAJO: Conjunto de documentos, ubicados en tapas de cartulina amarados con cinta de falla, o empastados.

FONDO: Son todos los documentos que produce la entidad en cumplimiento de sus funciones.

SUBFONDO: División del fondo.

SERIE: Conjunto de documentos de estructura y contenido homogéneo en su forma interna y externa.

SUBSERIE: División de la serie.

TIPO DOCUMENTAL: Todos los documentos que componen la serie, para conformar un expediente.

TABLAS DE VALORACIÓN: Es un instrumento útil, para organizar los fondos acumulados de una entidad, en la cual se listan asuntos, tiempos de retención, disposición final, entre otros.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es un instrumentos, en la cual se listan series, subseries y tipos documentales a las cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

VALOR PRIMARIO: Es la valoración que se les da a los documentos, teniendo en cuenta sus valores administrativos, legales, fiscales, contables.

VALOR SECUNDARIO: Es la valoración que se les da a los documentos, teniendo en cuenta sus valores investigativos, científicos, culturales e históricos.

INFORME DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO: Valor primario.

3)  Documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios :

RESOLUCIONES: valores secundarios.

ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA: valores secundarios.

CONTRATOS: Valor primario

CONTRATOCONTRATO DE OBRA Cámara de comercio Acta de iniciación Pólizas Rut Informes Acta finalización HISTORIAS CLINICAS Admisión Atención medica Evolución Medicamentos Administración de líquidos Epicrisis HISTORIAS LABORALES Hoja de vida Fotocopia de cedula de ciudadanía Certificados de estudio Prueba psicotécnica Prueba de conocimientos Exámenes de ingreso

4)     Para identificar la SERIE se utilizara: Mayúscula sostenida y negrilla, para identificar la SUBSERIE se utilizara: Mayúscula sostenida y para identificar los TIPOS DOCUMENTALES se

utilizara viñeta y mayúscula inicial.

6) Se lleva a cabo la foliación de los documentos, así:

El proceso de foliación, se realiza luego de seleccionar, clasificar y organizar los documentos y consiste en colocar un numero en el borde superior derecho del documentos en su cara recta y teniendo en cuenta la lectura del mismo; se debe tener en cuenta que si se hace mal la foliación no se debe borrar, tachonar, enmendar, porque podría hacer nulo al documento y por ende lo que se hace es colocar una línea oblicua sobre el número equivocado y en seguida ubicar el número correcto.

5)   Documentos que se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados. Folletos, publicidad Tarjetas de invitación Normatividad externa Duplicidad

7)    Todos los documentos deben ir legajados (teniendo en cuenta que no se pierda información) en carpetas que estarán debidamente marcadas con base en el grupo principal y el subgrupo respectivo. Ej:

DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia origen TEMA: Va el asunto general de la documentación SUBTEMA: Irá la subdivisión del asunto FECHA: Se anotan las fechas extremas de la Documentación

La organización al interior de las carpetas debe ser de forma cronológica ascendente de IZQUIERDA A DERECHA; o sea que en el momento de consultarla sea como un libro.

Si un asunto o tema genera muchos documentos, deben abrirse más legajos con la misma identificación. Esto evitará el deterioro físico y la incomodidad para consultarlo.

8)    .- ROTULO CARPETA:

FUNDACIÓN CARITA FELIZ S.A

CODIGO SECCIÓN: 100 GERENCIA

CODIGO SUBSECCIÓN: 101OFICINA JURIDICACODIGO SERIE: 101.01CONTRATOS

CODIGO SUBSERIE: 101.01.01 CONTRATO DE OBRA VENUS S.A

FECHAS EXTREMAS: INICIA: D: 01 M: 01 A: 2000 TERMINA: D: 31 M: 12 A: 2000No. CARPETA: 1 de 1 No. FOLIOS: 200No. CAJA: 1

UBICACIÓN: Caja 2, Estante 1, Lado A, Bandeja 2 

ROTULO CAJA:

FUNDACIÓN CARITA FELIZ S.A

CODIGO SECCIÓN: 100 GERENCIACODIGO SUBSECCIÓN: 101OFICINA JURIDICACODIGO SERIE: 101.01 CONTRATOSCODIGO SUBSERIES: 101.01.01 CONTRATO DE OBRA VENUS S.A 101.01.02 CONTRATO DE COMODATO AIRES S.A.S 101.01.03 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO VITALIS NUMERO DE CARPETAS: 6 FECHAS EXTREMAS: INICIA: D: 01 M: 01 A: 2000 TERMINA: D: 31 M: 12 A: 2000

UBICACIÓN: Estante 1, Lado A, Bandeja 2.

2

9)  En el Archivo de Gestión de la entidad visitada:

Producción:

Se ejecuta a través de la elaboración de documentos de acuerdo a las funciones asignadas a la dependencia por Ejm: Cartas, circulares, resoluciones, teniendo en cuenta el manual de producción documental.

Recepción:

Se ejecuta cuando de la Unidad de Correspondencia se hace entrega de los documentos.

Distribución:

Se ejecuta cuando de la dependencia, se entrega a la Unidad de Correspondencia la documentación, para ser radicada, registrada y entregada

Trámite:

Se ejecuta cuando se le da respuesta a la solicitud o requerimiento

Se ejecuta a diario, porque los documentos que se conservan en esta fase aun no cumplen su trámite.

Consulta:

Conservación:

Se ejecuta a través de la utilización de los elementos de conservación (carpetas, cajas etc), y ubicándolos en un lugar que no les generen daños o deterioro.

Se ejecuta cuando se organiza la documentación para transferir basándose en las tablas de retención documental.

Disposición final:

Se ejecuta en el día a día, de acuerdo a las tablas de retención.Organizació

n

Conservación

Este proceso es ejecutado, a través de los procedimientos de limpieza y desinfección, fumigación, desratización, adecuada temperatura, humedad, unidades de conservación y estructura física

Disposición Final:

Se ejecuta basado en las TRD, de aquellos documentos que deben ser transferidos.

Este proceso se realiza cuando desde los archivo de gestión se reciben solicitudes de búsqueda de información, para ser consultada.

Consulta

Organización:

Este proceso se desarrolla con la ubicación topográfica de las cajas transferidas por la dependencia en su transferencia primaria según las TRD

b) Los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central son:

Conservación

Este proceso es ejecutado, a través de los procedimientos de limpieza y desinfección, fumigación, desratización, adecuada temperatura, humedad, unidades de conservación y estructura física, microfilmación, digitalización (para evitar que los documentos al ser consultados por manipulación sufran deterioro).

Disposición Final:

Se ejecuta basado en las TRD, la cual va enfocada a la conservación total.

Este proceso se realiza cuando desde los archivo de gestión o central se requiere búsqueda de documentación, para ser consultada

Consulta:

Este proceso se ejecuta con la ubicación topográfica de las cajas transferidas y con la organización de los documentos que por TRD son de conservación total y deben ser trasladados al archivo histórico (Transferencia secundaria).

Organización:

c)Procesos del PGD, que se desarrollan en el Archivo Histórico:

10) Documentos en cada investigación:

Resolución de nombramiento: Es generada por la Dirección, con el fin de dejar en firme una decisión, es radicada y digitalizada en la unidad de correspondencia quien a su vez la registra y despachada a la dependencia de talento humano, para generar una notificación para el funcionario y luego archivar en la Historia laboral.

Acta de junta directiva: Es generada por la Junta Directiva de la entidad, como respuesta a una reunión, la cual es elaborada por la asistente de la Junta Directiva, la cual luego de pasar a revisión es firmada y archivada en el archivo de Gestión de la dependencia quien a su vez dependiendo de las TRD, realiza el proceso de transferencia al archivo central.

Orden de pago: Se genera el valor del producto y la cantidad del mismo según requerimiento y especificaciones de la dependencia que lo requiere, luego se genera una factura la cual es recibida en la Unidad de Correspondencia y archivo por la entidad la cual se verifica si es de la entidad y si es, se procede a radicar, digitalizada y luego registrar y distribuir por la unidad de correspondencia a la dependencia de contabilidad, que valida la información y transfiere a la unidad de correspondencia para ser radicada, digitalizada, y luego registrar y distribuir a la dependencia de pagaduría, para que realice el pago, se efectúa el pago y se archiva y transfiere al archivo central basada en la TRD.

11. a) La importancia que tiene la norma (Decreto 2609 e 2012) para el país es que hay una institución que orienta, coordina y controla la organización y fortalece los archivos públicos del país, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos

Da importancia y comprende que el Archivo Total tiene procesos tales como producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Controlar el acceso a mensajes de

datos y el comercio electrónico (TIC). Reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa.

b) Comparación: La consideración de cualquier tipo documental, incluyendo

información en la nube, como documento de archivo, es decir, sujeto a control archivístico.

La neutralidad tecnológica impuesta a las Administraciones. Parece que terminó la época en la que se recomendaban ciertas marcas a las organizaciones, algo claramente contrario a los intereses del propio Estado.

La integralidad del proceso de gestión documental, en línea con los requisitos de la nueva ISO-30301 y de la ISO-15489, actualmente en fase de revisión por ISO.

La obligatoriedad del Programa de Gestión Documental para todas las administraciones, que ya impuesto desde la Ley 594 en 2000, pero que hasta la fecha ha surtido poco efecto.

Interoperabilidad con otros aplicativos.

Posibilidad de uso del soporte electrónico como evidencia para el archivo, algo que ya estaba regulado, pero que en los últimos decretos del Gobierno se expone cada vez con mayor claridad y concreción.

Metadatos mínimos para los tipos documentales

c )Los aspectos más importantes para tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto son:

Los requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo.

Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental, que permita: organizar y establecer los documentos físicos y electrónicos, establecer plazos de conservación y eliminación, garantizar la autenticidad de los documentos de archivo, mantener la integridad de los documentos, permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos, presentar los documentos y sus agrupaciones en series y subseries a largo plazo.

Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad.

La importancia que se le da al Archivo Total, que comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

d)Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013

El Acuerdo 003, “Reglamenta parcialmente los Decretos 2578 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental” El Acuerdo 004, “por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 se modifican y se modifican el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental” El Acuerdo 005 “establece la obligatoriedad de la organización de los archivos: todas la entidades del gobierno están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”

CONCLUSIONES

Presenciar labores de cumplimiento según lo establecido por las leyes del Archivo General de la Nación, fue de admiración y respeto, al ser testigos que se está cumpliendo o por lo menos tratando de poner en práctica leyes aprobadas, que beneficiarán en un futuro el buen funcionamiento de las entidades tanto públicas como privadas.

La actualización de las leyes, favorece en todos los

aspectos a cada una de las entidades en su manejo diario de la documentación respectiva.

Comparar Acuerdos antes de Decreto 2609 fue muy importante para nosotros, ya que facilitó la comprensión, de la importancia que le está dando el AGN, a los diferentes trámites y manejo de la documentación de una empresa, poniendo de manifiesto el interés que se le debe poner en su aplicación.

BIBLIOGRAFIA

.- Decreto 2609 de 2012

.- Acuerdos, 003, 004 y 005 del Decreto 2609 del 2012

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá : Archivo General de la Nación de Colombia, 2006 p. 28- 48 .-http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2012/Paginas/Diciembre.aspx

.-http://web.presidencia.gov.co/leyes/archivo.htm

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