TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

1 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

20.01 ACTAS

20.01.3 Actas comité de Etica Hospitalaria 5 15 X XRefleja Historia Institucional, Resolución 248 de 2010

Comunicación interna (convocatoria)

Actas

Lista de asistencia

20.01.04 Actas comité Docente -Asistencial 5 15 X XRefleja Historia Institucional, Resolución 247 de 2010

Comunicación interna (convocatoria)

Actas

Lista de asistencia

20.01.5 Actas comité Seguridad del Paciente 5 15 X XRefleja Historia Institucional, Resolución 229 de 2010

Comunicación interna (convocatoria)

Actas

Lista de asistencia

20.01.11 Actas de comité de vigilancia Epidemiológica 5 15 X XRefleja Historia Institucional, Resolución 215 de 2010

Comunicación interna (convocatoria)

Actas

Lista de asistencia

20.01.20 Comité de Historias Clínicas 5 15 X XRefleja Historia Institucional, Resolución 218 de 2010

Comunicación interna (convocatoria)

Actas

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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2 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Lista de asistencia

20.12 CERTIFICACIONES 1 0 XSustenta la gestión. La información se encuentra en las Historias Clínicas

Solicitud certificado Historia Clínica

Certificado historia clínica

Soportes (documento digital)

20.31 INFORMES20.31.3 Informes a Juzgados 2 18 X X Refleja Historia Institucional

Oficios de solicitud de información

Oficio de Respuesta

Informe trimestral pacientes inimputables

20.31.6 Informes Entes de control 2 18 X X Refleja Historia Institucional

Informes Contraloría Departamental Oficio a la Contraloría Departamental (documento digital)

Informes Defensoría del Pueblo y PersoneríasSolicitud de información Defensoría del pueblo, Personerías,

Respuesta a la solicitud

20.31.7 Informes Entes Públicos 2 18 X X Refleja Historia Institucional

Gobernación de Santander

Oficios de solicitud de información

Informes a la Secretaria de Salud Departamental

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

20.32 INVENTARIOS 1 0 XLa información se encuentra en la oficina de Almacén

20.32.1 Inventarios de Consumo

Solicitud de pedido (documento digital)

Consumo

20.32.2 Activos fijos 1 0 XLa información se encuentra en la oficina de Almacén

Consumo

Acta de asignación de activos fijos

Inventario por dependencia

20.32.4 Inventarios Documentales 1 0 X En permanente actualizaciónInventario de transferencias primarias (documento digital)

20.42 PLANES 1 0 X

Sustenta la gestión. La información se encuentra en el informe de Plan operativo consolidado

30.42.6 Plan de mejoramiento de calidad 1 0 X

La información se encuentra consolidado en la oficina de Mejoramiento Institucional

Planes de mejoramiento (resultado de autoevaluación, registro calificado, auditoria interna y externa)

30.42.09 Plan de mejoramiento por proceso 1 0 XLa información se encuentra en la oficina de Control interno

Plan

Comunicaciones oficiales

soportes documentales

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Informes

30.42.13 Plan Operativo 1 0 X

Sustenta la gestión. La información se encuentra en la oficina de Desarrollo institucional en el consolidado del Plan Operativo

Comunicaciones internas (doc. electrónico)

Plan de Operativo

Informes avance del plan operativo del proceso

20.45 PROGRAMACIÓN DE PERSONAL 1 0 X Sustenta la gestión

20.45.2 Médicos Psiquiatras

Programación de turnos médicos psiquiatras

30.53 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 2 0 X En constante actualización

Caracterización de Documentos

Procesos (documento digital)

Sub-procedimientos (documento digital)

Procedimientos (documento digital)

30.53.2 Gestión del Riesgo 2 0 X En constante actualización

Contexto estratégico

Matriz del Riesgo

Seguimiento a la matriz del riesgo

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Atención al Cliente

20.01 ACTAS 1 4 X X Refleja historia.

20.01.21 Comité Participación Social y Atención al Usuario

Comunicación interna (convocatoria)

Acta de Participación Social y Atención al Usuario

20.12 CERTIFICACIONES 1 0 X Sustenta la gestión. Certificación de hospitalización de pacientes (documento digital )

20.17CONTROL DE DERECHOS A POBLACIÓN VULNERABLE 5 0 X En constante actualización

Ficha de identificación social - estudio socioeconómico

Hoja de vida habitantes de la calleIdentificación desplazados

Comunicaciones a la Alcaldia

20.19 COSTOS 1 0 XLa información se encuentra consolidada en la oficina financiera

Centro de costos - Servicio de atención al usuario (documento digital)

Registro de pacientes atendidos (documento digital)

Ficha de talento Humano (documento digital)

20.41 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 1 4 X XSeleccionar el informe de satisfacción y semestral para la historia

Acta de Apertura de Buzón

Oficios de petición, queja o reclamo

Formato de buzón petición, queja o reclamo

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Comunicación interna enviada y recibida (documento digital)

Oficios de respuesta

Guía de usuarios Derechos y Deberes

Control de entrega de derechos y deberes -SIAU

Informe de mensual petición, queja o reclamo

20.41.1 Medición de satisfacción al cliente 1 4 X XSeleccionar el informe de satisfacción y semestral para la historia

Encuesta de satisfacción

Informe de satisfacción

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Auditoría

20.09 AUDITORIAS MÉDICAS 1 19 X XSeleccionar planes, programas, actas y informes para la historia.

20.09.1 Clínicas Internas 1 19 X XSeleccionar planes, programas, e informes para la historia.

Programa de actividades de auditoria Clínica

Formato de registro de actividades

Informes: resultado, Gerencia

Plan de acción de mejoramiento

20.09.2 Prestación De Servicios 1 19 X XSeleccionar programas, actas e informes para la historia.

Programa de actividades de auditoria Clínica

Formato de estancias diligenciado

Informes: indicadores, hallazgos, Gerencia,

Acta de visita

20.09.3 Evaluación de historias Clínicas 1 19 X XSeleccionar plan, informes para la historia.

Plan de auditorias

comunicación interna

Informes

Plan de acción de mejoramiento

20.09.4 Cuentas Médicas 1 19 X XResolución 100 junio 21 de 201, Organizar expediente individual por Eps

Oficios de objeción de la EPS

Informes

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Respuesta a la glosa interna

Análisis de glosas

Consolidado de glosas

Informe mensual de glosas aceptadas y preventivas

Acta de devolución (documento digital) cartera

InformesFormato de recepción y registro de glosas de contabilidad

20.31 INFORMES 1 19 X XLa información se encuentra en el movimiento contable

20.31.7 Informes Entes Públicos

Secretaria de Salud Departamental

Actas de conciliación

Informes respuesta a glosas

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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9 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Servicios hospitalarios

20.05 APOYO TERAPÉUTICO 1 XSustenta la gestión. La información se encuentra en el sistema de información Sahi

Control de citas de psicología, terapia ocupacional, trabajo social, taller Omee, enfermería

Control de asistenciaFormato registro de información dirigido al paciente y su familia

20.19 COSTOS 1 X

La información se encuentra en consolidada en la oficina de mejoramiento y luego es transferido y consolidado a la oficina de costos.

Censo (documento digital)

Ficha técnica de talento humano

20.27 HISTORIAS CLÍNICAS 5 15 X X

Seleccionar la historias por tratamiento de salud mental. La información se encuentra en el sistema SAHI de la Historia Clínica. Digitalizar: Consentimiento Informado, Solicitud de acompañamiento para pacientes hospitalizados, Actas de Junta Médica, Registro de manejo de pertenencias, Salida voluntaria. Resolución 218 de 2010

Historias Clínicas (documento digital)

Exámenes de laboratorio (documento digital)

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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10 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Evoluciones medicas (documento digital)

Consentimiento Informado

Solicitud de intervención de trabajo socialSolicitud de acompañamiento para pacientes hospitalizadosFormato remisión servicios de hospitalización (doc. digital)

Actas de Junta Medica

Registro de manejo de pertenencias

Salida voluntaria

Formato eventos adversos

Referencia y contra referencia

Remisiones

Solicitud de copia de Historia Clínica 1 X

La información del pago de la copia de la historia clínica se encuentra en Tesorería

Fotocopia de cédula

Ingreso de caja

Certificados de Historias clínicas (documento digital)

Asuntos Jurídicos inimputablesComunicaciones oficiales de la fiscalía, Juzgados, Instituto Nacional penitenciario y Carcelario - INPEC, Ministerio de la protección social, Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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11 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Oficios de respuestas a solicitudes, fiscalía, Juzgados, Instituto Nacional penitenciario y Carcelario - INPEC, Subdirección científico - Gobernación de Santander, Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

20.31 INFORMES

1 X

La información se encuentra consolidada en informe a la Secretaria de Salud Departamental y informe Fondo Nacional de Estuperfacientes

20.31.5 Informes de GestiónPlanilla de medicamentos controlados farmacia (documento digital)

20.32 INVENTARIOS 1 X Sustenta la gestión

20.32.1 Inventarios de consumo 1 X Sustenta la gestión

Solicitud de pedido a almacén (documento digital)Solicitud de medicamentos e insumos (documento digital)Movimiento de salida de medicamentos (documento digital)

Inventario de carro de paro

20.32.3 Inventarios de Devolutivos 1 XLa información se encuentra en las actas de comité de Farmacovigilancia y Tecno vigilancia

Formato de devolución de sustancias farmacéuticas y/o de dispositivos médicos

20.32.4 Inventarios Documentales 1 X En constante actualizaciónInventario de transferencias primarias (documento digital)

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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12 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

20.42 PLANES 1 XLa información se encuentra en el Almacén. Sustenta la gestión

20.42.5 Planes de mantenimiento hospitalarioFormato solicitud de mantenimiento para todas las unidades funcionales

20.46 PROGRAMAS 1 4 X X Refleja historia institucional

20.46.10 Programas Servicios Hospitalarios

Control de asistencia

Talleres Omee, ambulatorios

20.45 PROGRAMACIÓN DE PERSONAL 1 4 XLa información se encuentra en el sistema SAHI en la Historia Clínica

20.45.4 Recibo y entrega de turno

Kardex

Entrega y recibo de turno individual

Recibo y entrega de turno

Cuadernos de cambio turnos

20.49 SALIDA DE AMBULANCIA 1 XLa información se encuentra en la oficina financiera-facturación

Memorando (necesidad de salida del paciente)

Solicitud de prestación de servicio

Formatos boleta de salida de pacientes

Orden salida de vehículos

Solicitud de transporte

Orden de la ambulancia

Oficio permiso de salida de inimputable

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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13 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

trasporte logístico (ambulancia)

20.53 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1 X En constante actualización

Protocolos y guías

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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14 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Servicios Ambulatorios

20.19 COSTOS 1 Xla información se encuentra en la oficina financiera

Control de estancias por mes

Ficha técnica de talento humano

20.46 PROGRAMAS 2 8 X X

Seleccionar actas de actividades anual, Actas de equipo terapéutico para la historia de la institucional. El formato de asistencia de pacientes seleccionar durante el tramite de la glosa. Incluir el formato de entrega de pruebas de psicología en la Historia clínica física y por evidencia de firma del pacientes.

20.46.7 Programas ambulatorios

Acta de actividades anualFormato de asistencia de pacientes

Control individual de actividades

Autorización salida Hospital de Día

Actas de equipo terapéutico

Citación para: Asamblea, familiar psiquiatría hospital díaLista de asistencia Asamblea familiar, intervención familiar, prestación de servicios,

Solicitud de autorización salida extramural

Formato de toma de signos vitales

Formato de intervención individual de psicologíaFormato de entrega de pruebas de psicológica

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Coordinación de Enfermería

20.19 COSTOS 1 XLa información se encuentra en consolidada en la oficina de costos.

Ficha técnica de talento humano (documento digital)

20.31 INFORMES 1 XLa información se encuentra consolidada en nómina.

20.31.5 Informes de GestiónInformes a Recursos Humanos de turnos de contratistas (EPS), Informe de consolidado de horas con el personal de planta (documento digital)

20.45 PROGRAMACIÓN DE PERSONAL 2 8 X Seleccionar los formatos de horarios de enfermería para la historia institucional

20.45.1 Enfermería

Formato horarios de enfermería

Solicitud de cambio de turno

Reporte de urgencias

20.42 PLANES 2 XSeleccionar el Plan de atención básica de salud mental para la historia

20.42.3 Plan de atención básica de salud mentalPlan de atención básica de salud mental (documento de apoyo)

Comunicaciones oficiales

comunicaciones internas

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

16 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

20.46 PROGRAMAS

20.46.2 Programa de capacitación de enfermería 2 3 XLa información se encuentra en el programación institucional

Programa de capacitación

Lista de asistentes

Comunicaciones internas

20.46.4 Programa de inducción personal de enfermería 2 3 X

Seleccionar el plan y las acta de inducción y re inducción para la historia institucional. Resolución 046 de 2010. Resolución 229 de 2008.

Programa de inducción personal de enfermería

Lista de asistentes

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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17 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Apoyo Terapéutico

20.19 COSTOS 1 XLa información se encuentra en consolidada en la oficina de costos.

Ficha técnica de talento humano (documento digital)

Movimiento de paciente detallado (documento digital)

20.46 PROGRAMAS 1 XLa información se encuentra en el sistema SAHI en nota de enfermería.

20.46.1 Programa apoyo terapéutico

Lista de pacientes

Oficios de solicitud al Sena

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Trabajo Social

20.46 PROGRAMAS 1 XLa información se encuentra en el sistema SAHI en nota de enfermería.

20.46.11 Programas socialesRelación de pacientes que reciben bonos por Adulto mayor y soportesLista de radicación de actividades de hospitalización y de larga estancia

20.19 COSTOS 1 XLa información se encuentra en consolidada en la oficina de costos.

Ficha técnica de talento humano (documento digital)

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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19 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Farmacia

20.03ALMACENAMIENTO DE LOS MEDICAMENTOS Y/O DISPOSITIVOS MÉDICO 1 4 X Sustenta la gestión

Formato de control de factores ambientales

Formato de control de fechas de vencimiento

20.19 COSTOS 1 X

La información se encuentra en el sistema SAHI en el la historia clínica y también en el informe mensual en Costos

Movimiento salida de medicamento

Movimiento de paciente detallado

Movimiento de entrada de medicamentosFormato de devolución de sustancias farmacéuticas y/o de dispositivos médicos

Ficha técnica de talento humano

20.31 INFORMES 1 9 X XSeleccionar y digitalizar el informe para la historia

20.31.2 Informes al Invima

Informes a InvimaFormato De Reporte De Sospecha De Incidentes Adversos A Dispositivos Médicos

Oficios de solicitud al Invima

Oficios de respuesta la Invima

20.31.7 Informes Entes de Públicos

Informes a Secretaria de Salud Departamental

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

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OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Formato De Reporte De Sospecha De Incidentes Adversos A Dispositivos Médicos (documento digital)

Formulas recibo oficial (pacientes ambulatorios)

Informe Fondo Nacional de Esturpefacientes

Informe al Fondo Nacional de Esturpefacientes

Planilla de movimientos y formulas recibo oficial

Factura de compra

20.32 INVENTARIOS 1 0 XLa información se encuentra las actas de sostenibilidad de la Financiera

20.32.1 Inventarios de consumo

Solicitud de pedido a proveedores

Kardex

Copia de factura de proveedores

Recepción técnica de medicamentos y/o dispositivos

Certificado de ingreso de medicamentos

Control de pendientesInventario Solicitud inspección ocularActas de baja o inspección ocular

20.32.3 Inventarios Devolutorios 1 0 XLa información se encuentra en el Actas comité de Farmacovigilancia y Tecno vigilancia

Acta de rechazo al médicoFormato de devolución de sustancias farmacéuticas y/o de dispositivos médicos

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

21 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

20.46 PROGRAMAS 1 4 X X

Seleccionar y digitalizar el Acta de comité para la historia institucional. Decreto 2200 de 2005 cap. III arts. 15, Resolución 1403 de 2007, Resolución 190 de 2013.

20.46.8 Programas de Farmacovigilancia y Tecno vigilancia

Programas de Farmacovigilancia y Tecno vigilancia

Comunicación interna (convocatoria)

Actas comité de Farmacovigilancia y Tecno vigilancia

Lista de asistentesSoportes: Conciliación de medicamentos (documento digital)

20.53 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1 0 X En constante actualización

Manual de medicamentos y terapéutica

Guías

20.54SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

1 4 X X

Seleccionar y digitalizar el Acta de comité para la historia. Decreto 2200 de 2005 cap. VI arts. 22 y 23, Resolución 137 de 2009.

Comunicación interna (convocatoria)Acta comité de Farmacia y Terapéutica

Lista de asistenciaSoportes: Formato de inclusión y exclusión de medicamentos

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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22 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Apoyo DiagnósticoElectrocefalografía

20.19 COSTOS 1 0 X

Los resultados del electro, la información se encuentra en la historia clínica. Los resultados no reclamados se eliminan.

Tomas de electrocefalografía diario y mensual

20.31 INFORMES 1 0 XLa información se encuentra en consolidada en la oficina financiera

20.31.5 Informes de Gestión

Ficha técnica de talento humano

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

23 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Laboratorio Clínico

20.16CONTROL DE CALIDAD DEL LABORATORIO CLÍNICO 1 4 X

La información se encuentra en la historia clínica. Conservar certificado de calidad anual de participación o mención de calidad para la historia.

20.16.1Control de Calidad Externo Química Clínica Laboratorio Prevecal

Oficio remisorio

20.16.2 Control de calidad interno 1 4 X Sustenta la gestión

Formato control de factores ambientales

Hoja de control grafica de Curva Levey Jennings

Resultado informe Prevecal

Reporte de control de calidad

Certificado de Calidad

20.19 COSTOS 1 XLa información se encuentra en consolidada en la oficina de costos.

Informe mensual por servicio laboratorio clínico

Ficha técnica de talento humanoLista de exámenes de laboratorio procesados pacientes inimputables, otros convenios (farmacodependencia)

20.29 HOJA DE VIDA DE EQUIPOS 1 XLa información se encuentra en la oficina de Almacén

Factura (copia)

Garantía del equipo

Control de calidad del equipo

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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24 de 242015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN CIENTÍFICA

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

20.31 INFORMES 1 4 X Sustenta la gestión

20.31.7 Informes a entes PúblicoInforme al Laboratorio Departamental de Salud Pública

Condensado mensual Bacteriología de lepra

Condensado mensual Bacteriología de tuberculosisEvaluación externa del desempeño indirecta (EEDI) Baciloscopia de tuberculosis

20.48 RESULTADO DE EXÁMENES

1 X

Los resultados no reclamados impresos se eliminarán después del 2009 y los resultados que no se encuentran en el sahi antes del 2009 se deben conservar hasta cumplir los 20 años de la historia clínica.

Orden médica

Reporte de resultado de examen (documento digital)

20.53 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1 XLa información se encuentra en la oficina de Calidad

Protocolos

Manual de procedimientos del laboratorio clínico

Manual ficha de seguridad de química

Libro de TBC

CONVENCIONES:

CT: Conservación TotalE: Eliminación

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :