1

2

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS VERSIÓN 2013 �.�...�... 4

• CRM – Ventas y Servicios • Gerencial – Tablet • Módulo de Activos Fijos • Módulo de Bancos • Módulo de Punto de Venta • Generador de Estructuras • Facturación Electrónica • Módulo de Manufactura • Normas Internaciones de Contabilidad. NIIF • Planilla Avanzada • Reprogramación:

� Nuevo proceso de AIU en facturas � Poder calcular otros Impuestos � Series � Reservas � Planeación de Pago

2. DETALLES PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION 2013 �.�..�.. 7

• CRM – Ventas y Servicios • Gerencial – Tablet • Módulo de Activos Fijos • Módulo de Bancos • Módulo de Punto de Venta • Generador de Estructuras • Facturación Electrónica • Módulo de Manufactura • Normas Internaciones de Contabilidad. NIIF • Planilla Avanzada • Reprogramación:

� Nuevo proceso de AIU en facturas � Calcular otros Impuestos � Series � Reservas � Planeación de Pago

3

3. PRINCIPALES CAMBIOS REALIZADOS EN CADA MÓDULO ������. 33

• Módulo de Bancos • Módulo de Cartera • Módulo de Compras • Módulo de Contabilidad • Módulo de Control de Piso • Módulo de Costos Estándar • Módulo de Costos Reales • Módulo de Cuenta por Pagar • Módulo de Facturas • Módulo de Inventarios • Módulo de Maestros • Módulo de Manufactura • Módulo Técnico • Módulo de Nómina – Planilla Única • Módulo de Producción • Módulo Punto de Venta • Planilla Única • Módulo de Recursos Humanos

4. IMPORTANCIA DE LA PÓLIZA DE ACTUALIZACIÓN ���.����.�... 60

5. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS VERSIONES ��...��.... 61 ANTERIORES

4

1. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION 2013 • CRM – Ventas y Servicios.

� Completamente Web. � Hosting Manejado por Ofimática. � Nueva generación de aplicaciones. � Fuerza de ventas: Generar tareas, Presupuestos y seguimiento a proyectos. � Servicios: Asignar tareas y citas.

• Gerencial – Tablet.

� Consultar los diferentes informes desde una Tablet. � “Un Click”. Para generar la información. � Presentar los informes seleccionando iconos.

• Módulo de Activos Fijos.

� Rediseño y reprogramación del módulo: Pantalla grande. � Manejo de código de barras. � Nuevas capturas tipo documento para Transacciones y Traslados. � Clasificación de las transacciones en compras, mejoras, proyectos, entre otros. � Manejo de valorizaciones y deterioros según Normas Internacionales (NIIF). � Depreciación en línea recta y reducción de saldos. � Depreciación Fiscal o acelerada. � Depreciación según Normas Internaciones (NIIF). � Depreciación en dólares. � Manejo de proyectos para la puesta en marcha de un activo. � Integración contable de las transacciones y los gastos de depreciación.

• Módulo de Bancos.

� Mayor flexibilidad en Planilla de ingreso y actualización de libro de bancos. � Proceso de conciliación automático y manual en una misma planilla. � Manejo de traslados entre bancos.

• Módulo de Punto de Venta.

� Manejo de Apertura, Arqueo y Cierre por caja, punto de venta o usuario. � Control de usuarios a nivel de punto de venta y caja. � Manejo de bonos y tarjetas de regalo.

5

� Manejo de cambios o devoluciones de artículos. � Calculo de impuestos en tarjetas débito o crédito. � Manejo de facturas de crédito y contado. � Calculo de impuestos en tarjetas débito o crédito.

• Generador de Estructuras. � Posibilidad de armar diferentes tipos de archivo planos. � Definir fácilmente los campos asociados al archivo plano. � Generación de archivos planos para pago proveedores y nómina. � Generación de archivos XML.

• Facturación Electrónica.

� Generador de estructuras Facturación electrónica bajo normatividad del país. � Generación en línea de archivos XML para el control de facturas electrónicas. � Configuración de estructuras según definiciones del operador. � Impresión de formatos incluyendo el sello digital y la cadena original. � Facilidad en los procesos de facturación.

• Módulo de Manufactura

� Informe tipo Gantt. � Informe Posible fecha de entrega. � Informes matriciales. � Informes con Dril Down

• Normas Internaciones de Contabilidad. NIIF. � Generación de Estados Financieros bajo Normas Internacionales. � Ingreso de información bajo normas locales y normas internacionales. � Manejo de Notas a los Estados Financieros. � Documentación en línea de las normas internacionales.

• Planilla Avanzada. � Búsquedas por varios criterios. � Mejoras a nivel de los desplazamientos en la planilla. � Listas desplegables o popups por más de dos criterio. � Replicar un dato por toda la columna o parte de ella. � Manejo de colores para resaltar información.

6

• Procesos Reprogramación:

• Nuevo proceso de AIU en facturas. � Calculo independiente de AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad). � Manejo de porcentajes independientes por contrato o factura.

• Reservas. � Reservar con base al saldo del inventario. � Manejo de liberación automática de reservas en facturas. � Manejo de reversar en la modificación de pedidos. � Reprogramar manejo de reservas con base a programación Transact-SQL.

• Calculo Otros Impuestos.

� Programar el cálculo de otros impuestos diferentes a los obligatorios en facturas y compras.

� Manejar porcentajes diferentes por impuesto. � Aplicar estos impuestos al valor a pagar en los diferentes documentos de facturas

y compras. � Integración de los otros impuestos a contabilidad.

• Series.

� Manejo de código de barras. � Unificar captura de series para compras, inventarios y facturas. � Manejo de series en el documento de Notas crédito. � Reprogramar manejo de series con base a programación Transact-SQL.

• Planeación de Pago.

� Nueva captura tipo planilla para la planeación de pagos. � Nueva captura tipo planilla para la autorización de pagos. � Organizar proceso de generación de pagos. � Mejora en tiempos de ejecución. � Programación basada en Transact-SQL.

7

2. DETALLES PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION 2013

• CRM – Ventas y Servicios. Arturo González, jefe de compras de la empresa Alcor S.A., requiere que un vendedor lo visite para hablar sobre una posible compra de productos para su nueva sucursal en Bucaramanga. Juan Carlos Bocanegra, asistente de compras de la empresa Comercializadora Buen Amigo, realiza un reclamo debido a que los productos entregados no cumplen con los requerimientos acordados en la cotización.

Hoy en día es muy importante poder consultar la información en forma rápida y desde cualquier lugar. Teniendo en cuenta esto hemos querido entregar una nueva aplicación de CRM ventas y servicios 100% web. Estará disponible en nuestro servidores de Hosting con lo cual el mantenimiento será realizado directamente por Ofimática, usted no tendrá que preocuparse por instalar las mejoras o los ajustes. Con esta queremos presentar nuestra nueva plataforma para la generación de aplicaciones. Consideramos esta una nueva etapa de programación. • Gerencial – Tablet.

8

Carlos Gutiérrez, Gerente General, de Bicicletas TodoTerreno requiere consultar un resumen de las ventas realizadas en los últimos seis meses por el vendedor Juan Pérez. Para ello saca su Tablet se conecta a la aplicación y selecciona el informe deseado.

Tablet: Nuevo sistema de presentación de informes

� Consultar los diferentes informes desde una Tablet. En esta versión queremos entregar un nuevo sistema a través del cual es posible consultar los diferentes informes generados en la aplicación a través del generador de reportes y el tablero gráfico.

� “Un Clic”. Para generar la información. Al ingresar a la aplicación solo se requiere seleccionar el Módulo y el reporte. Fácil y rápido.

• Módulo de Activos Fijos.

Los activos fijos son bienes que tiene la empresa utilizado en el desarrollo normal de su actividad económica, estos deben ser depreciados en forma periódica para contabilizar su uso y deben tener un responsable para garantizar su correcta utilización. El objetivo de este módulo es el control y la valorización de los activos fijos adquiridos por la empresa. Veamos cuales fueron los cambios realizados: � Rediseño y reprogramación del módulo: Pantalla grande. Se reorganiza el maestro de

activos fijos para manejar la información requerida con base a una sola pantalla.

9

Catalogo Ficha Técnica Activos

� Manejo de código de barras. La aplicación permite asociar a cada activo un código de barras y este posteriormente podrá ser utilizado a nivel de los documentos de traslados o movimiento de valores. La empresa Bicicleta Todoterreno S.A requiere abrir una nueva sucursal y para ello requiere registrar los activos adquiridos y transferidos de otras sucursales, en este caso se escanea el código de barras de cada activo y se registra en la aplicación indicando responsable, centro de costos y ubicación.

� Nuevas capturas tipo documento para Transacciones y Traslados. En este caso se crean dos tipos de documentos diferentes en la aplicación:

10

Documento de Transacciones.

Traslados: Esteban Duarte ingresa a la compañía como operario de planta a su cargo se deben registras dos máquinas cortadoras y un computador de control. En este caso, se ingresa por la opción de documento de Traslados, se asigna en forma automática el consecutivo y se indican cuales activos se le van a trasladar. Esto permite guardar un historial de cada uno de los activos indicando quienes han sido responsables de él y en que ubicaciones estado.

Transacciones. Arturo Jiménez, auxiliar de contabilidad, requiere ingresar a la aplicación la compra de unas máquinas cortadoras nuevas para la planta. Para ello debe ingresar al módulo de Activos Fijos, opción de Transacciones, seleccionar el tipo de documento, para inicializar en forma automáticamente el consecutivo y registrar los activos comprados.

� Clasificación de las transacciones en compras, mejoras, proyectos. Arturo

Jiménez, mensualmente ingresa las novedades de los activos fijos, entre ellas la compra de nuevos activos, las mejoras realizadas, los gastos adicionales para los proyectos, entre otros. En este caso, la aplicación brinda una clasificación por conceptos que permite identificar la transacción que se está realizando. Con este procedimiento es factible registras varias compras a un activo fijo, adicionar los diferentes gastos de un proyecto de instalación o montaje antes de comenzar a depreciar el activo.

� Depreciación en línea recta y reducción de saldos. El sistema realiza en forma

mensual la depreciación contable de los activos utilizando los métodos de línea recta o reducción de saldos. Se debe configurar por activo el método a manejar. Estas depreciaciones la aplicación las guarda en un documento de transacciones, el cual será integrado a contabilidad.

11

� Depreciación Fiscal o acelerada. El sistema permite un segundo proceso de

depreciación a partir del cual el activo puede depreciarse en forma acelerada por un tiempo inferior al método contable. Este proceso se utiliza en algunos países por excepciones tributarias ofrecidas por la administración de impuestos en beneficio de las empresas.

� Depreciación según Normas Internaciones (NIIF). La Normas Internacionales permite que a través de estudios de peritos o expertos se pueda determinar la vida útil de un activo. Es decir, un edificio que normalmente se puede depreciar a 20 año es posible depreciarlo a 50 en norma internacional. La aplicación permite calcular el forma independiente por el método de línea recta la depreciando bajo norma internación utilizando su propia vida útil.

Documento de Transacciones. Gasto depreciación Norma Internacional

� Manejo de valorizaciones y deterioros según Normas Internacionales (NIIF). Uno

de los cambios importantes que presentan las Normas Internaciones corresponde a la posibilidad de valorizar los activos según la realidad económica. Es decir, la empresa Todoterreno S.A. compro hace 10 años un edifico por 100 millones hoy, ese edificio cuesta, según estudios de un perito 500 millones, la empresa bajo normas internacionales debe valorizar el edificio y seguir depreciándolo por los 500 millones. Por otro lado, existen activos que pueden perder valor y por lo tanto sufrir deterioro. Es decir, la empresa compra un computador por 800 mil pesos pero debido a una nueva tecnología el equipo cuesta 300 mil pesos actualmente. La aplicación permite registrar tanto la valorización como el deterioro y realizar la correspondiente depreciación contable.

� Depreciación en dólares. En forma paralela la aplicación permite calcular las diferentes depreciaciones en dólares con el fin de poder contabilizarlas en moneda

12

local o en dólares. Este proceso es utilizado por las empresas que requieren reportar información a sus casas matrices en una segunda moneda, por Norma Internacional cuando las empresas manejan una moneda funcional diferente a la moneda local.

� Integración contable de las transacciones y los gastos de depreciación. Entre los cambios realizados en el módulo de activos fijos está el proceso de integración contable, el cual fue modificado para basarse en el manejo de códigos de integración asociados a los documentos o transacciones generadas.

• Módulo de Bancos. El módulo de bancos permite registrar la información relacionada con los libros de bancos con el fin de conocer periódicamente los saldos por cada uno de los diferentes bancos. Además, brinda la posibilidad de conciliar el libro de bancos con el extracto bancario y generar el reporte de conciliación. Para la versión 2013 se realizaron los siguientes cambios:

Conciliación Bancaria

13

� Mayor flexibilidad en Planilla de ingreso y actualización de libro de bancos. El sistema brinda la posibilidad de ingresar la información a nivel de una planilla. La versión 2013 presenta una serie de mejoras con las cuales se agiliza la digitación de la información y la selección de los datos maestros.

� Proceso de conciliación automático y manual en una misma planilla. La aplicación brinda un nuevo proceso que permite realizar las conciliaciones entre el libro de bancos y el extracto bancario ya sea en forma manual o automática. Permite también conciliar movimientos o registros que no presentan cruce con el extracto como los saldos iniciales, las partidas de ajuste, entre otros.

� Manejo de traslados entre bancos. Por control y auditoria, la tesorera Manuela García, contabiliza todos los cobros (cartera) en la caja principal y posteriormente la distribuye en los bancos según las consignaciones realizadas, por ello la versión 2013 brinda una nueva opción que permite realizar el traslado de la Caja General a los diferentes bancos. De esta forma se facilita la realización de los traslados entre las cuentas bancarias.

• Módulo de Punto de Venta. Para la versión 2012 se entregó el nuevo módulo de Punto de Venta para la versión 2013 estamos entregando una serie de mejoras adicionales con el fin de ir fortaleciendo este módulo. La empresa Bicicletas Todoterreno maneja varias sucursales y en cada una de ellas requiere manejar un punto de venta. En la sucursal de Unicentro manejan tres cajas registradores y un cajero por cada una de ellas.

14

Captura de movimiento

� Manejo de Apertura, Arqueo y Cierre por caja, punto de venta o usuario. Para la versión 2013, Juan Carlos Segura podrá ingresar al módulo de punto de venta seleccionar la caja en la cual va a trabajar, generar un informe de apertura indicando cuanto efectivo inicial recibió, al finalizar su jornada de trabajo podrá realizar un arquero de caja indicando los medios de pago recibidos y comparándolos con los ingresados por cada factura, finalmente podrá realizar el correspondiente cierre de diario de caja.

15

Tirilla Arqueo de Caja

� Control de usuarios a nivel de punto de venta y caja. La empresa Bicicletas Todoterreno maneja dos jornadas de trabajo en las sucursales con la cual Juan Carlos debe realizar un cierre a medio día para entregar su caja a Camilo. El sistema brinda la posibilidad de asignar permisos por cada punto de venta y caja con el fin de garantizar la información ingresada a la aplicación y la consistencia de la información.

� Manejo de bonos y tarjetas de regalo. Alcor S.A. requiere comprar una serie de bonos o tarjetas de regalo para entregarlos a sus empleados como bonos navideños para sus hijos. En este caso Juan Carlos ingresa al módulo de Punto de Venta, genera una factura y registra cada uno de los bonos con su respectivo código y valor, graba la factura y entre los bonos. Posteriormente, Gustavo, empleado de Alcor S.A. va con su hijo de 8 años y redime el bono comprando una bicicleta, Juan Carlos recibe el bono y valida en la aplicación que el bono sea correcto y su respectivo saldo.

� Manejo de cambios o devoluciones de artículos. Gustavo, empleado de Alcor S.A,

compra unas camisetas deportivas pero posteriormente requiere cambiar dos de ellas por tallas más grandes. Juan Carlos, recibe las camisetas, genera una factura por las nuevas camisetas, activa el botón de devolución, busca la factura inicial y con base a ella genera una nota crédito por las dos camisetas a devolver, finalmente relaciona como medio de pago el saldo a favor generado por la nota crédito. Todo el proceso se realiza sobre la ventana de facturación.

16

� Calculo de impuestos en tarjetas débito o crédito. Fernando, realiza una compra de dos bicicletas en la sucursal de Unicentro y paga a Juan Carlos con una tarjeta crédito. Juan Carlos recibe la tarjeta y la registra en el sistema como medio de pago. Una vez generada la factura el sistema en forma automática genera una serie de registros en bancos para contabilizar en el correspondiente el valor de la tarjeta y el calcula los impuestos y comisiones asociados a ella.

� Manejo de facturas de crédito y contado. La empresa Alcor S.A visita el punto de

venta de Unicentro y realiza una compra de varias bicicletas que requiere para el transporte de sus empleados dentro de su fábrica. Esta factura la paga mitad en efectivo y mitad a crédito. En este caso Juan Carlos realiza la factura y en los medios de pago registra el efectivo recibido y el crédito. La aplicación en este caso, genera en forma automática un recibo de caja registrando el valor recibido en efectivo y dejando activo el saldo por cobrar el cual se puede verificar en los informes de extracto o estado.

• Generador de Estructuras.

Mucha de la información que se requiere presentar ante diferentes instituciones debe entregarse a través de archivos planos ya sean archivos texto o XML. Por ejemplo, se puede pagar la nómina de los empleados entregando al banco un archivo plano, se pueden pagar proveedores, la planilla única para el pago de prestaciones se debe generar en un archivo plano, instituciones como Fenalco y Datacredito solicitan información crediticia de los clientes en archivos planos. Por ello, para esta versión hemos organizado un Generador de Estructuras el cual permita:

Generador de Medios Electronicos

17

� Armar diferentes tipos de archivos planos. Hoy en día mucha de la información requerida por las instituciones públicas o privadas es solicitada en archivos planos, cada uno de ellos manejan estructuras diferentes. En estas se deben tener en cuenta condiciones como:

1. Tipo de registros por generar, los archivos de los bancos normalmente manejan dos registros encabezados y movimiento.

2. Tipo de separador a utilizar, por ejemplo los bancos no manejan

separadores.

3. Procesos para formatear la información, por ejemplo los campos numéricos deben completarse con ceros a la izquierda.

18

Archivo Plano TXT

� Definir fácilmente los campos asociados al archivo plano. Cada institución indica la información que requiere a través de los campos que solicita, por ejemplo un banco solicita nombre del proveedor, cuenta bancaria, valor a consignar o depositar. Por ello se creó una estructura a partir de la cual se puedan ingresar fácilmente la estructura requerida por cada institución y con base a ella se pueda generar periódicamente el archivo plano requerido.

� Generación de archivos planos para pago proveedores y nómina. Actualmente, nosotros dentro de la aplicación podemos manejar más de 60 archivos planos requeridos por los diferentes bancos a nivel de los módulos de Cuentas por Pagar y Nómina. Por ello, hemos querido manejar un lugar centralizado que permita modificar fácilmente estas estructuras y su rápida generación.

� Generación de archivos XML. Además de los archivos planos existe otro formato con el cual se puede trasportar información y es el XML. La administración de impuestos es una entidad que requiere que su información sea presentada, este formato ejemplo de ello corresponde al proceso de facturación electrónica y medios magnéticos o anexos a las declaraciones de renta.

19

• Facturación Electrónica.

La empresa Bicicleta Todoterreno realiza una venta de 100 bicicletas a la Alcor S.A. Todoterreno le envía a la mercancía a Alcor S.A con base a una remisión y posteriormente vía e-mail le envía la factura. Para que la factura envía por e-mail se legalmente valida debe ser autorizada previamente por la administración de impuestos, esta autorización se comprueba mediante una cadena de caracteres que se debe adjuntar al formato de la factura. Nosotros venimos trabajando en este nuevo procedimiento con el fin de poder garantizar que las empresas que requieran manejar facturación electrónica puedan cumplir con la normatividad de cada país.

Impresión Formato de Facturas.

� Generación en línea de archivos XML para el control de facturas electrónicas. La

administración de impuestos para generar la cadena original con la cual se valida la

20

factura se realiza a través de archivos XML por ello dentro de la aplicación se ha desarrollado un generador de estructuras que permite armar estructuras ya sea en archivo texto o en formato XML.

� Generador de estructuras Facturación electrónica bajo normatividad del país. Es importante tener en cuenta que la normatividad sobre este tema varia según el país, por ejemplo para Colombia todavía no hay obligatoriedad para manejar factura electrónica pero en México es obligatorio.

� Impresión de formatos incluyendo el sello digital y la cadena original. Una vez recibida de la administración de impuestos la cadena original esta debe ser almacenada a nivel de la factura y luego presentada en el formato de impresión.

• Módulo de Manufactura. Durante este año 2012 se trabajó en el módulo de manufactura con fin de ir fortaleciendo los diferentes procesos de planeación y control de piso. Para la versión 2013.01 queremos entregar una serie de informes estadísticos y operativos a nivel del sistema de analítico y de la aplicación veamos algunos de ellos.

� Analítico. Informes Ficha Técnica por Clase y por Nivel. La aplicación imprime el formato de la ficha técnica con sus correspondientes elementos ya sea sola o en cascada.

21

Analítico – Manufactura – Ficha Técnica.

� Informe Agenda de Máquina. En este caso la aplicación brinda la posibilidad de que

basados en la agenda estándar y planeación de máquina se pueda genera una agenda donde por cada máquina se indica la orden de trabajo en la cual se debe trabajar en el transcurso de la semana, indicando día y hora.

Analítico – Manufactura – Agenda Máquina.

22

� Informe Diagrama de Gantt. Esta es una herramienta gráfica que muestra el tiempo previsto para diferentes tareas o actividades. Benjamín Velázquez, jefe de producción requiere conocer el estado de cada lote durante un mes de producción, indicando por cuales máquinas ha pasado, por cuales proceso o centros de trabajo. Para ello requiere poder generar un diagrama de Gantt. Para la versión 2013 se organiza en el sistema analítico una opción para generar diagramas de Gantt por criterios como lote, máquina, proceso y centro de trabajo.

Analítico – Manufactura – Informe Gantt

� Formato de Orden de Producción. Se organiza un formato bajo la nueva metodología de impresión de formatos que permita generarlo por PDF o enviar por internet. Además, permite evaluar la información completa relacionada con la orden de producción (Producto a fabricar, materia prima, requisiciones, solicitudes de inventarios).

• Normas Internaciones de Contabilidad. NIIF.

La apertura económica a permitido que muchas de nuestras empresas quieran competir en mercados internaciones y que empresas extrajeras puedan acceder a nuestro mercado. Pero para poder ser competitivos las empresas requieren poder hablar el mismo idioma, es decir, los estados financieros deben poderse comparar bajo las mismas normas y principios. Por ello nacen las NIIF. Las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF establecen los requisitos de reconocimiento, medición e información a revelar en los estados financieros, están diseñadas para ser aplicadas en los estados financieros con propósito de información general dirigidos a satisfacer las necesidades comunes de información de los diferentes usuarios (accionistas, acreedores, empleados y público en general).

23

� Generación de Estados Financieros bajo Normas Internacionales. Bajo normas internacionales se deben presentar 4 estados financieros: Estado de situación financiera (Balance general), Estado de resultado integral, estado de cambios en el patrimonio y Estado de flujo de efectivo. Estos informes están diseñados en el sistema analítico con el fin de brindar una mayor flexibilidad y presentación.

� Manejo de Notas a los Estados Financieros. Las notas son consideradas en las NIIF un estado financiero. En ellas se deben revelar descripciones o desagregaciones de partidas existentes en los estados financieros o información que no se presenta en

24

los estados financieros pero que es importante para su comprensión. En este caso la aplicación brinda la posibilidad de ir digitando esta información en contabilidad y posteriormente poderla presentar como una parte de los estados financieros. � Módulo de Activos Fijos. Uno de los principales cambios en la norma internación

corresponde a la valoración de los activos fijos. Conceptos como valorización y deterioro son aplicados en estas normas y afectan tanto el activo como su depreciación por ello para versión 2013 uno de los cambios corresponde a incluir dentro del módulo de activos fijos las normas internacionales.

• Planilla Avanzada. Diego Cárdenas, Gerente de operaciones, requiere realizar una serie de consultas en el módulo de facturas para auditar la información para ello genera algunos informes o consultas que le permiten filtrar fácilmente los datos por diferentes criterios como vendedor, ciudad, fechas, entre otros. Nosotros a nivel de la aplicación venimos desarrollando y fortaleciendo estas pantallas con el fin de poder ir utilizando todo su potencial. Para esta versión las mejoras realizadas son:

Planilla movimiento bancos

� Mejoras a nivel de los desplazamientos en la planilla. Manuela García, tesorera de

la empresa, requiere registras en la aplicación una serie de notas debito enviadas por el banco. Para ello debe ingresar a la planilla de Movimiento de Bancos e ingresar la información. Nosotros realizamos una serie de mejoras para permitir el desplazamiento entre celdas utilizando el enter o las flechas ya que en la versión anterior solo se permitía el desplazamiento con tabulador.

25

� Búsquedas por varios criterios. Al ir ingresa la información el sistema le permite a Manuela García ir digitando y seleccionando al mismo tiempo ya sea por código o por nombre. Ella digita el banco 01 y el sistema registra el banco correspondiente.

� Listas desplegables o popups por más de dos criterio. Al ir ingresando la información de bancos, Manuela requiere conocer, si el tipo de movimiento seleccionado es de entrada o salida para ello solo requiere abrir de la lista desplegable en el campo de Tipos de Movimiento y este le indica el código del tipo de movimiento, la descripción y si es entrada o salida. Manejando así tres criterios de búsqueda.

� Replicar un dato por toda la columna o parte de ella. Manuela ingreso una serie de notas debito enviadas por el banco para indicar los gastos incurridos por diferentes comisiones, sin embargo ella debe ingresar una nota general por cada registro: “Notas debito bancarias por concepto de comisión ingresadas en enero”. Ella en este caso puede ingresar la leyenda en el primer registro y luego replicarla para los demás registros ingresados sin tener que copiarla uno por uno.

� Manejo de colores para resaltar información. Manuela García requiere identificar fácilmente los registros por cada tipo de movimiento para determinar fácilmente estos registros sin tener que agrupar la información. Para ello solo debe aplicar el proceso de seleccionar colores filtrando por tipo de movimiento.

• Procesos reprogramación:

• Nuevo proceso de AIU en facturas.

El A.I.U es una figura tributaria creada exclusivamente para efectos de determinar la base gravable en el impuesto a las ventas aplicable en los contratos de construcciones de bienes inmuebles y en los servicios de aseo y vigilancia. Esta figura permite calcular el IVA y su correspondiente base.

� Calculo independiente de AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad).

Constructores S.A firma un contrato para la construcción del edificio de oficinas. Al realizar el contrato (factura de compras) la impresa debe discriminar calcular el IVA bajo la figura de A.I.U discriminando a nivel de servicios los valores cobrados por Administración, Imprevistos y Utilidades. El sistema brinda la posibilidad de calcular estos tres servicios en forma automática y calcular el IVA y su correspondiente base.

26

Captura de Movimiento de Factura

� Manejo de porcentajes independientes por contrato o factura. La empresa Constructores S.A. puede manejar una gama de porcentajes diferentes para el cálculo del A.I.U dependiendo de los montos de los contratos. La aplicación permite asignar por cada servicio o ítem del contrato un porcentaje diferente según corresponda al tipo de contrato.

• Calculo Otros Impuestos.

Existen empresas que deben pagar impuestos adicionales a entidades del gobierno que las vigilan, como ejemplo, las empresas del sector agrícola por compra de frutas registradas en ASOHOFRUCOL deben descontar un 1% de sus compras. Con base a esto, la aplicación brinda un nuevo desarrollo a partir del cual las empresas podrán realizar estos descuentos a nivel de las compras o las ventas.

27

Generar Compra – Captura Series

� Cálculo de otros impuestos diferentes a los obligatorios en facturas y

compras. La empresa ABC comercializar con productos agrícolas, especialmente frutas y por lo tanto debe descontar de todas sus facturas de compras 1% por determinadas frutas. Este proceso permite descontar impuestos adicionales calculados con base a los productos.

� Manejar porcentajes diferentes por impuesto. En este caso, se manejan hasta tres descuentos adicionales y por cada uno de ellos es posible asignar su correspondiente porcentaje de impuesto. Además, este porcentaje puede variar por cada producto o servicio comprado o vendido.

� Aplicar estos impuestos al valor a pagar en los diferentes documentos de facturas y compras. Estos impuestos se descuentan del valor neto a pagar de la factura y se tienen en cuenta en los extractos o estados de Cartera y Cuentas por Pagar, presentando los valores netos.

� Integración de los otros impuestos a contabilidad. Cada impuesto adicional

está asociado a su correspondiente cuenta contable de tal forma que al realizar la integración contable el valor calculado del impuesto se contabiliza en su correspondiente cuenta cantable.

28

• Series. La Empresa Bicicletas TodoTerreno es distribuidora de bicicletas de carrera para DML. Este proveedor brinda una garantía de 5 años por cada bicicleta. Para manejar esta garantía cada bicicleta se debe identificar con un código o serie único e identificable por el proveedor.

Generar Compra – Captura Series.

� Manejo de código de barras. Carlos Tamayo, jefe de almacén, recibe las bicicletas

enviadas por el proveedor e ingresa las series utilizando la pistola para escanear la serie. Posteriormente, estas bicicletas son vendidas y facturadas a un cliente de igual forma es posible escanear la serie para identificar que bicicleta se está vendiendo.

� Unificar captura de series para compras, inventarios y facturas. Para facilitar el manejo de las series se modifica la aplicación para manejar el mismo formato de pantalla en las opciones de Compras, Inventarios y Facturas. En este caso, la pantalla de series que se activa en la factura de compras es similar a la pantalla que se activa en facturas.

� Manejo de series en el documento de Notas crédito. Carlos Pérez vende 10 bicicletas con la factura 1125, el cliente devuelve dos bicicletas por problemas técnicos, en este caso, se debe realizar una nota crédito y actualizar las series a través de la ventana que se activa.

� Reprogramar manejo de reservas con base a programación Transact-SQL. Siguiendo con nuestra campaña de reprogramar las diferentes opciones para optimizar tiempos y velocidades migrando parte de la programación de Visual FoxPro a SQL Transact.

29

• Reservas.

Al momento de realizar un pedido la empresa se compromete a entregar los productos en una fecha determinada por ello se acostumbra reservar los productos para que otro vendedor no disponga de ellos y los venda a otro cliente. � Reservar con base al saldo del inventario. Carlos Pérez, vendedor de la

empresa atiende un cliente y este requiere poder comparar unas bicicletas para un evento de ciclismo. Se requieren 20 bicicletas pero solo hay 15 en bodega, faltan 5 más que se deben traer de la bodega principal. Por ello Carlos requiere realizar un pedido y reservar las 15 bicicletas en espera de las que faltan. En sistema en este caso al hacer el pedido solo reserva con base a las existencias, es decir, solo reserva 15 bicicletas.

Generar pedido – Consulta de saldos.

� Manejo de liberación automática de reservas en facturas. Ahora Carlos necesita realizar la factura ya que las 5 bicicletas fueron traídas de la bodega principal y el pedido está completo. Para ello se genera la factura, se carga el pedido y se graba el documento con lo cual la aplicación libera en forma automática la reserva.

� Posibilidad de reversar las reservas en la modificación de pedidos.

Posteriormente, Carlos fue a imprimir la factura y presento problemas, por ello fue necesario anular la factura y generar una nueva. En este caso, el sistema al anular la factura revive la reserva por las 15 bicicletas y permite volver a generar la segunda factura.

30

� Reprogramar manejo de reservas con base a programación Transact-SQL. Siguiendo con nuestra campaña de reprogramar las diferentes opciones para optimizar tiempos y velocidades migrando parte de la programación de Visual FoxPro a SQL Transact realizamos los cambios en este proceso.

• Planeación de Pago. Una herramienta importante de trabajo que brinda la aplicación corresponde a la opción de Planeación de Pagos, proceso que permite en forma masiva generar comprobantes de egreso o pagos. Su utilidad se presenta en aquellas empresas que programan sus pagos en periodos específicos. La empresa Bicicleta TodoTerreno realiza pago a proveedores cada quince días para ello utiliza la opción de planeación de pago con lo cual se seleccionan las facturas a pagar y el sistema genera los comprobantes por cada proveedor. � Nueva captura tipo planilla para la planeación de pagos. Juan Pérez, Asistente de

Tesorería, requiere realizar los pagos de esta semana a nivel de proveedores. Para esta versión ingresa a una ventana de Generador de reportes, en la cual se listan todas las facturas pendientes de pago y Juan puede seleccionar cuales va a pagar y por cual forma de pago.

Planeación de Pagos

� Nueva captura tipo planilla para la autorización de pagos. Posteriormente, Diego

Ordoñez, Tesorero de la empresa, debe auditar y autorizar los pagos seleccionado, para ello ingresa a una segunda ventana tipo planilla en la cual el revisa cuales facturas fueron seleccionadas y las autoriza.

31

Autorización de Pagos

� Organizar proceso de generación de pagos. Finalmente Juan Pérez ingresa a la

opción de Generación de pagos y elabora los comprobantes de egreso para cada proveedor, consecutivo, forma de pago, número de cheque.

Generación de Pagos

32

� Programación basada en SQL-Transact. Siguiendo con nuestra campaña de reprogramar las diferentes opciones para optimizar tiempos y velocidades migrando parte de la programación de Visual FoxPro a SQL Transact realizamos los cambios en este proceso.

33

3. PRINCIPALES CAMBIOS REALIZADOS POR CADA MÓDULO

BANCOS

� Mejora. Se crea un informe de tipos de movimiento de extracto, que genere agrupación por bancos y tipo de movimiento.

� Mejora. Se adiciona en la captura de maestros bancos, un campo que presente el saldo inicial con el cual se opere dentro del sistema.

� Mejora: Se adecua una planilla para consulta, modificación y retiro de los movimientos ingresados desde el Módulo de Nómina. Es importante tener en cuenta que si se realiza alguna modificación en esta planilla, esta solo afectara el Módulo de bancos y no de Nómina.

� Mejora: Se organiza la conciliación bancaria para que se puedan revertir movimientos marcando un solo Ítem.

34

� Mejora: Se cambia terminología y funcionabilidad para el Módulo de bancos cuando la variable país se encuentra en México.

� Mejora: Se adiciona en el maestro de tipos de movimiento para bancos el campo

código de integración.

� Mejora: Se organizar los siguientes informes en el Módulo de bancos

� Las conciliaciones Bancarias realizadas � La conciliación por banco y mes partiendo del saldo en bancos y llegando hasta el de

extracto o viceversa. � Las partidas pendientes por conciliar.

� SE CREAN 4 INFORMES:

� Informe de movimiento conciliado: Este informe permite realizar el filtro por un banco específico; Fecha Inicial y Fecha Final.

� Informe de movimiento no conciliado: Este informe permite realizar el filtro por

un banco específico; Fecha Inicial y Fecha Final.

� Informe de conciliación saldo de Banco a saldo de Extracto.

� Informe “Informe de Conciliación Saldo de Banco a Saldo Extracto”

� Se corrige la consulta rápida de la tecla (F5) en el Módulo de cuentas por pagar. Para poder verificar los saldos de los diferentes bancos.

� Se organiza el proceso de integración a bancos desde el Módulo de cartera, ya que se

estaban presentando inconsistencias en los abonos, que tenían relacionado algún medio de pago.

� Se organiza la integración de cxp a bancos ya que el sistema estaba presentando inconsistencias cuando se generaban movimientos de bancos.

� Se organiza la planilla de movimiento de bancos para que filtre los movimientos teniendo en cuenta el año, ya que no estaba realizando esta validación.

35

� Se organiza el maestro de tipos de movimiento ya que al realizar cualquier acción de

Ingreso, modificación y consulta, y posteriormente dar esc para salir de la pantalla el sistema no estaba presentando la barra de opciones.

� Se organiza en la captura de abonos cuando se modifica un egreso ya que el sistema estaba duplicando la información cuando se tenía activo el campo traslado entre cuentas.

� Se organiza la captura de tipos de movimiento ya que al digitar los campos necesarios, el sistema no estaba habilitando el botón de guardar.

� Se mejora la integración y planilla de bancos, incluyendo un nuevo campo en la planilla para indicar el documento origen del cual proviene el registro.

CARTERA

� Mejora: Se organiza el proceso para que al momento de relacionar las formas de pago en cartera, se pueda inicializar el tipo de documento y el número de documento y con esto se agilice el proceso de digitación de los diferentes medios de pago.

� Mejora: Se cambia terminología y funcionabilidad para el Módulo de cartera cuando la variable país se encuentra en México.

� Se organiza la validación del ingreso de documentos en el módulo de Cartera, para que al grabar un documento realice la confirmación de los conceptos que suman dentro del movimiento sean mayores o iguales a cero.

� Se corrige la creación de clientes nuevos que manejen sucursales, ya que estaba presentando una inconsistencia al generarles anticipos o abonos dentro del Módulo de cartera; pues no estaba realizando la verificación del Nit creado en la tabla de terceros.

� Se corrige el ingreso de una abono para un cliente nuevo el sistema estaba presentando mensaje de error.

� Se organiza la opción de Consulta-Facturas-Facturas, debido a que no se estaba presentando los saldos pendientes que tenían las facturas.

36

� Se corrige el proceso de realizar un anticipo ya que al dar guardar se estaba presentando mensaje de error.

� Se organizan las validaciones que seleccionan los tipos de conceptos del maestro, para se filtren correctamente los conceptos que suman, ya que se estaban presentando inconvenientes con los anticipos.

� Se organiza la validación de abonar facturas con respecto al redondeo, ya que al realizar un recibo de caja el sistema no estaba permitiendo cancelar abonos cuyos saldos presentaran decimales.

� Se organiza en la captura de abonos el código de integración ya que el sistema no estaba actualizando el código asociado a los conceptos.

� Se organiza el popup de la opción de maestros/Tipos de concepto, ya que el sistema estaba presentando también el popup de códigos de integración.

COMPRAS

� Mejora: Se adiciona la opción de impuestos configurables, que pueden sumar o restar del total de la factura, configurándose desde un maestro, y asociado dentro de cada documento.

37

� Mejora: Se optimiza el tiempo de integración de los diferentes documentos del módulo de Compras a Contabilidad, para que este proceso no genere bloqueos masivos cuando la información a integrar tenga un volumen alto de documentos.

� Mejora: Se mejora el manejo de independientes, Por la ley 1527 de 2012 se cambia el cálculo de retención en la fuente para los proveedores independientes, cambiando la tabla de porcentaje de retención.

� Mejora Se modifica para el proceso de caja menor las columnas dctoprv para que permita digitar cualquier carácter, la columna IVA por IGV, y ocultar la columna C.RET.ICA cuando la variable de país este en PERU.

� Mejora: Se mejora en la captura de caja menor para que al momento de repetir un consecutivo, el sistema le permita regresar nuevamente al campo número de documento y el usuario lo cambie manualmente, con el fin de que no se tenga que salir de la captura y repetir nuevamente la caja menor.

� Mejora: se adiciona la resolución 296 de agosto de 2012 para el manejo de medios distritales.

� Mejora: Se cambia terminología y funcionabilidad para el Módulo de compras cuando la variable país se encuentra en México.

� Se corrige el ingreso a la opción de cambio de periodo dentro del Módulo de compras, ya que al seleccionarla generaba un inconveniente.

� Se organiza el formulario para que al cargar la orden de compra en una factura de compra o a una remisión, el sistema no cambie el DCTOPRV por el número de la orden de Compra.

� Se corrige el proceso de facturar parcialmente una remisión, ya que no tenía control de las unidades descargadas anteriormente, es decir que permitía facturar varias veces una misma remisión.

38

� Se corrige el proceso de ingresar una factura de compra basada en una orden, ya que estaba presentado un conflicto al realizar el cargue.

� Se ajusta la captura de compras, ya que no calculaba la retención en la fuente cuando se realiza una compra que proviene de una remisión.

� Se modifica la opción de órdenes de compra ya que al momento de cargar requisiciones, no estaba realizando bien los filtros y no mostraba la información adecuadamente.

� Se organiza el Informe estándar de compras - producto por línea ya que el valor unitario se estaba presentado totalizado.

� Se organiza en caja menor el proceso de validación del número de documento, el sistema permitía grabar un mismo número de documento para diferentes cajas.

� Se organiza el manejo de la modificación de los documentos cuando llevan un proceso de cargue. Ya que se estaban presentando inconsistencias.

� Se organiza el proceso de búsqueda de los lotes que están creados con anterioridad a la factura de compra, ya que al cambiar la fecha de creación del lote y realizar la búsqueda el sistema no era capaz de encontrarlo.

CONTABILIDAD

� Mejora: Se adiciona en el proceso diferidos un filtro de consecutivo y tipo de movimiento.

� Se corrige los informes de la opción cierre de resultado y tributario que no estaban reflejando el número del comprobante configurado en la variable.

� Se corrigen los informes auxiliar contable y tercero, ya que presentaban mensaje de bloqueo y no generaban la planilla avanzada.

� Se corrigen inconsistencias dentro del manejo de los medios magnéticos.

39

� Relación de conceptos y cuentas contables para medios magnéticos, se modifica para que el campo cuenta solo despliegue las cuentas contables auxiliares y no las padres.

� Se modifica el Grid de conceptos asignados a una cuenta contable anterior, ya que al ingresar a otra cuenta contable para asignarle un concepto nuevo el sistema estaba asignado conceptos de la cuenta anterior.

� Se realizan modificaciones al formato 1001 realizando un enlace con los

conceptos asociados adicionales tanto para el formato 1001 como para el 1002.

� Se corrigen los formatos de administración delegada con base a la estructura de la

última resolución 11429 del 31 de octubre del año 2011.

� Se corrige el ingreso y la modificación de los códigos de integración en el Módulo de contabilidad ya que al darle la opción de grabar generaba una inconsistencia.

� Se corrige la modificación de los medios magnéticos, ya que estaba presentando mensaje de error al cambiar el campo no deducible y darle la opción de grabar.

� Se organiza en el maestro de terceros de contabilidad para el ingreso y la modificación de los terceros creados como personas naturales.

� Se organiza el maestro de comprobantes ya que estaba presentando mensaje de error al crear un documento nuevo.

� Se corrige inconsistencia presentada en el formato 1001 para medios magnéticos, ya que cuando se reportaba un IVA como mayor valor del costo no deducible, el sistema lo estaba presentando en las columnas que no correspondían.

� Se organiza la generación de los formatos 1005 y 1006 para terceros relacionados como del exterior, ya que este informe no estaba presentando la información de estos terceros en el campo correspondiente.

� Se modifica la planilla de terceros del Módulo de contabilidad, ya que estaba presentando inconvenientes cuando se modificaba la razón social de un tercero, ya que al grabarlo no estaba realizando la debida actualización del cambio ingresado.

� Se organiza la variable que guarda el nombre de compañía y la manera de inicializar el campo, ya que se estaba presentando el inconveniente que al ingresar a la opción y cambiarse de una empresa o otra, no refrescaba correctamente el nombre de la última empresa abierta.

� Se organiza el formato 1005 y 1006, ya que estaba presentando duplicidad de registros para un mismo tercero, como IVA descontable e IVA generado cuando la empresa tenía clientes que a la vez eran proveedores.

40

� Se corrige el formato 1007 a nivel del encabezado, ya que en el valor total sólo estaba llevando el valor crédito de las cuentas de ingreso cuando debería llevar el valor neto.

� Se organizan los informes de Control que se generan por el módulo contabilidad, ya que al generarlo por la opción de Excel presentaba inconsistencia.

� Se organiza el proceso de actualizar movimiento contable ya que el sistema estaba asumiendo los registros como si correspondieran a normas internacionales.

CONTROL DE PISO

� Se modifica el proceso de cantidad entregada para que muestre todos los campos inferiores de la captura, ya que en el ingreso de los documentos no estaba presentando al final de la pantalla los Campos discriminados como: Requerido – Entregado y Saldo.

COSTOS ESTANDAR

� Se organiza el evento de generar el informe de costo promedio, ya que no estaba presentando el valor que refleja la ficha técnica.

� Se ajusta el maestro de ficha técnica, ya que al correr los procesos de actualización de hoja de costos estaba llevando la información errada.

� Se organiza el proceso de correr hoja de cascada ya que el sistema estaba presentando la información en forma incorrecta.

COSTOS REALES

� Mejora: Se optimiza el informe comparativo de costos reales vs el informe de Costos Estándar.

41

� Se optimiza el Procesos/ Actualizar Costo Producto terminado ya que el sistema se estaba presentando bloqueos en esta opción.

� Se organiza la opción de Costos reales/procesos/Actualizar Consumos, ya que al

seleccionar la opción de cuentas contables el sistema estaba presentando mensaje de error. ‘Infracción de restricción PRIMARY KEY’.

� Se organiza el proceso de Costos reales- Actualizar consumo de horas trabajadas y CIF ya que el procedimiento realizado por el sistema estaba incorrecto.

� Se organiza la opción de Informes/Costo de producto en proceso, ya que el sistema no realizaba ningún filtro por Módulo y presentaba todos los lotes, sin validar si eran de otros módulos.

� Se organiza la opción de informes/ Costo de Producto en Proceso ya que el sistema no estaba presentando correctamente el valor en la columna de Saldo Inicial, de los lotes que pasaban de un periodo a otro.

� Se organiza la opción de Hoja de Costos-Hoja de Costos, ya que al ingresar registros directamente de este Módulo el sistema no estaba llenando el campo año y por consiguiente los informes de productos en proceso y ficha técnica real presentaban la información de forma incorrecta.

42

� Se organiza la opción de procesos / Actualizar Consumo/ Mano de obra indirecta – Costos Indirectos de Fabricación, ya que el sistema no estaba realizando este proceso cuando era estándar y tenia costos fijos.

CUENTAS POR PAGAR

� Mejora: Se mejora el proceso de integración para México en la discriminación del IVA, ya que al momento de realizar los abonos el sistema no estaba presentando correctamente el desglose del IVA.

� Mejora: Se adiciona en el archivo plano BBVA para que se utilice la opción de otro beneficiario.

� Mejora: Se mejora el proceso de planeación de pagos, para la asignación de consecutivos en cxp, formas de pago, informes, e integración a bancos.

� Mejora: Se cambia terminología y funcionabilidad para el Módulo de cuentas por pagar cuando la variable país se encuentra en México.

� Mejora: Se adiciona la forma de generar cheques de forma automática o manual asignándolos en el maestro de formas de pago para cada uno de los bancos.

43

� Se organiza la opción de abonos ya que no estaba permitiendo modificar los comprobantes de egreso.

� Se organiza la opción de abonos- ingreso, ya que no permitía realizar abonos con el Nit cero o un proveedor cero.

� Se ajusta la integración contable ya que no estaba llevando la cuenta banco.

� Se organiza en la barra de herramientas la opción de consulta de saldos de bancos ya que generaba mensaje de error.

� Se organiza la estructura del archivo plano BBVA para el pago de extranjeros, ya que el sistema estaba colocando el tipo de documento incorrecto.

� Se organiza la estructura del archivo plano Banco de Bogotá para el pago de extranjeros, ya que el sistema estaba colocando el tipo de documento incorrecto.

� Se modifica la opción de Facturas-Consulta x Proveedores para que el sistema presenta la información correcta de la consulta.

� Se organizo la estructura del de pago a Proveedores AVVILLAS, de acuerdo a la última estructura del banco.

� Se organiza la opción de transferencia del banco BBVA, para que el sistema asigne de forma correcta el otro beneficiario.

� Se organiza la integración de cuentas por pagar a contabilidad para que el sistema no cree registros cuando los débitos y créditos den cero.

� Se organiza la validación de abonar facturas con respecto al redondeo, ya que al realizar un egreso el sistema no estaba permitiendo cancelar abonos cuyos saldos presentaran decimales.

� Se organiza en la captura de abonos al momento de elegir un concepto y pasar con la tecla enter en los campos de de facturas en pesos y otra moneda, el sistema estaba presentando mensaje de error.

44

FACTURAS

� Mejora: Se adiciona la opción de impuestos configurables, que pueden sumar o restar

del total de la factura, configurándose desde un maestro asociado dentro de cada documento.

� Mejora: Se crea un informe para relacionar medios de pago y hacer auditoría de

Facturación y Punto de Venta.

� Mejora: Se crea una alerta que indica cuales facturas tienen valor total superior a las

cuotas.

� Mejora. Se Adicionan mejoras en la emisión de archivos planos de facturación electrónica.

� Mejora: se adiciona la resolución 296 de agosto de 2012 para el manejo de medios

distritales.

45

� Se permite generar varios archivos por cada factura. Para ello se crea la pestaña de facturación electrónica en el maestro de consecutivos.

� Se agrega la periodicidad por documento configurable desde el maestro de consecutivo.

� Se modifican los maestros de monedas y unidades de medida para manejar los códigos internacionales.

� Se agrega en el maestro de clientes el campo de facturación electrónica para indicar a que clientes se les genera y a quienes no.

� Se crea una variable de configuración para bloquear las facturas a las cuales se les haya generado archivo plano de facturación electrónica e impedir que sean modificadas o retiradas.

� Se modifica la estructura de los archivos para manejar por separado el encabezado y el detalle según la estructura del proveedor Assenda de Carvajal S.A.

� Se corrigen varios campos cuyo valor de efecto es vacio y se agregar otros como la ciudad del proveedor.

� Mejora: Se adiciona en la opción de convertir cotización a pedidos para que el sistema presente las siguientes columnas de Nro. Cotización, Tercero (Nit - Nombre) y fecha.

46

� Mejora: Se adiciona para el Módulo de facturación una variable que controle que no se pueda facturar más de lo que se haya pedido.

� Mejora: Se mejora la facturación por impuesto al consumo para que ese valor varié dependiendo del departamento en que se encuentre el cliente.

� Se organiza la consulta de la tecla F5 “Consulta Saldo de Mercancía” ya que cuando a un producto se le generaba un pedido y por consecuente una reserva el sistema esta duplicando la reserva y el pedido.

� Se organiza el proceso e grabar movimientos en multimoneda, ya que el sistema

estaba presentando los documentos en cero.

� Se organiza el manejo de la tecla control K para nota crédito.

� Se organiza el proceso de integración de las facturas de punto de venta, ya que no se estaba presentando el centro de costos.

� Se organiza la forma de calcular el CMV, en el informe de estadísticos por vendedor, ya que estaba presentando información errada.

� Se organiza el proceso de cantidades por despachar, ya que al llenarle todos los filtros correspondientes y cargar los pedidos pendientes, y darle la tecla ESC generaba un error dentro de la captura.

� Se corrige el proceso de generación de Notas Crédito cuando los productos tienen relacionado conversión de unidad y cantidad de empaque, ya que se estaba presentando una inconsistencia en la columna de cantidad de empaque, dejándola en cero cuando se iba a modificar.

� Se corrige el proceso de grabar facturas de Punto de Venta, ya que al ingresar una factura y relacionarle medios de pago estaba generando error.

� Se organiza el proceso de integración a contabilidad, pues la retención en ICA no se estaba llevando correctamente.

� Se corrige el proceso de generación de facturas por cuotas para que valide al momento de pagar que el valor total de la factura coincida con el total de las cuotas ingresadas.

� Se organiza en los formatos la parte de la leyenda donde presenta el tipo de moneda de la factura ya que el sistema cuando se imprimía una factura en otra moneda y multimoneda presentaba la leyenda de pesos.

� Se organiza la opción de crear un cliente con la tecla CONTROL +T ya que el sistema estaba presentando un error de formulario.

47

� Se organiza el proceso de validación de la unidad de medida en cualquier documento

de facturas para los servicios ya que el sistema no estaba validando que esta existiera.

� Se organiza el manejo de la modificación de los documentos. Ya que se estaban presentando inconsistencias, a los diferentes documentos utilizados en facturación.

INVENTARIO

� Mejora: Se organiza el proceso de modificación del maestro de lotes para los diferentes módulos, con el fin de que permita cambiar las fechas de vencimiento de los lotes activos, desde el Módulo que fueron creados.

� Mejora: Se optimiza el proceso de conteo físico con nuevas pantallas e informes tipo planilla, además para que maneje el proceso de doble unidad.

� Nueva Captura de ingreso de conteo físico, permite generar las planillas de Conteo

Físico 1, Conteo Físico 2 y una planilla de Diferencia de conteos en la que se pueda modificar la cantidad del conteo 1.

48

� Nueva captura de Ajuste de Inventario, este proceso se encarga de generar un documento de entrada y de salida para los productos que tienen diferencia entre el conteo físico y el sistema dependiendo del tipo de ajuste.

� Nueva captura para borrar movimiento histórico de conteo por fecha o documento.

� Mejora. Se adiciona un reporte Planilla Lista de Precios con el fin de que el campo lista de precios sea actualizable.

49

� Se organiza el proceso de conteo físico para que presente todas las unidades, incluyendo la de los saldos negativos.

� Se ajusta la opción de informes inventarios Kardex ya que presentaba mensaje de inconsistencia.

� Se organiza la opción para imprimir formatos en PDF dentro del Módulo de inventarios, en el cual se pueda escoger la opción de impresión de un rango determinado a otro.

� Se organiza la captura de catalogo de mercancías, en el ingreso de productos, ya que el sistema no estaba refrescando el producto creado, basado en otro.

� Se modifica en la captura de inventarios, el campo unidad, ya que el sistema estaba presentando mensaje de inconsistencia.

� Se organiza el informe de solicitudes ya que el sistema no estaba presentando el popup de productos.

� Se organiza la forma de anular los documentos de traslados, para el sistema presente los valores en cero, y no se pierda la trazabilidad.

� Se organiza en la captura de movimiento de inventarios para que el sistema presente los documentos que correspondan cuando se maneje una importación, solo presentaba los tipos de documentos relacionados a (FA).

� Se organiza la asignación de consecutivos para la captura de inventarios, ya que el sistema no conservaba los consecutivos que eran asignados de forma manual.

50

MAESTROS

� Se organizan varios campos en el maestro de clientes para terminología funcionabilidad de México.

� Se modifica el maestro de vendedores ya que al asignarle el centro de costos a un vendedor, el sistema no toaba el cambio del campo, y lo grababa vacio.

� Se organizan la definición de consecutivo, ya que faltaba la fecha de vencimiento de la resolución.

� Se organiza la validación del ID alterno en la captura del maestro de clientes ya que al crear cualquier cliente el sistema estaba obligando a colocar el ID alterno sin este requerirlo.

MANUFACTURA

� Mejora: Se mejora el funcionamiento de la tecla CTRL + M para que el sistema muestre la cantidad entregada y requerida de producto terminado específico para el lote.

� Se corrige el proceso de requisiciones para una planeación que solo tiene un producto, por ende tiene una sola fecha de entrega, ya que al consultarlo generaba una inconsistencia.

� Se organiza en el Módulo de manufactura opción de control de piso, para que al momento de generar la planilla y realizar el proceso de cantidades entregadas y luego actualizar el sistema no cambie la columna de cantidad requerida.

� Se organiza el procedimiento de Control de Piso ya que debe generar entrega de producto terminado solo en la última etapa del proceso.

� Se corrige en el proceso de Planeación MRP, para que los días de reposición no presenten inconsistencias por el maestro de Mercancías e Inventarios.

51

� Se corrige el proceso de Control de Piso, ya que se presentaban inconsistencias porque no se tenía control de saldos.

� Se corrige el proceso de Control de Piso, ya que no estaba presentando la mercancía en los correspondientes centros de Trabajo

MÓDULO TECNICO.

� Se modifica el evento en todos los módulos, para que se active la tecla Alt+P, la cual permite seleccionar el tipo de impresora, el tamaño del papel y el origen.

� Se modifica el proceso de análisis de estructuras ya no estaba asociando las variables FORMATOCANT Y FORMATOPRECIO del Módulo de compras y facturas.

� Se ajusta el proceso de la tecla ESC, debido a que al salir del sistema con esta tecla se estaban presentando bloqueos.

� Se mejora la opción de configurar Estaciones de trabajo, ampliando el campo Inicio de Sesión y Contraseña.

� Se ajusta el proceso de crear empresa nueva, ya que se estaban presentando varias inconsistencias.

� Se organiza la ejecución de alertas.

� Se ajusta la pantalla 1280 x 768 para el generador de reportes.

� Se organiza el manejo de alertas para que presente solo las alertas por usuario conectado según a las que tenga permiso, dejando en claro las configuraciones y manejo general de alertas.

� Se organiza el manejo de transacciones ya que se estaban presentando mensaje de error por algunos desarrollos específicos.

NÓMINA

� Se organiza la opción del ingreso de novedades y automáticos, ya que el sistema se estaba bloqueando después de ingresar 10 registros.

� Se organiza el maestro de empleados, ya que no se visualiza el valor completo del salario y la hora en la pestaña prestacionales.

52

� Se corrige el proceso de cierre, ya que estaba presentando inconvenientes cuando se

cerraba por empleado y no por grupo.

� Se organiza la integración de Nómina a Bancos, donde se genera una planilla que permita ingresar, modificar, consultar y eliminar los movimientos de integración realizados de Nómina Bancos.

� Se organiza el informe que corrige la inconsistencia presentada al generar planilla única para un empleado con incapacidad por accidente de trabajo, para que el sistema no presente un valor NEGATIVO correspondiente a la suma de los devengados.

� Se corrige en el proceso de generación de vacaciones para meses de 31 días.

� Se organizan las variables que corrigen el error al modificar o ingresar un empleado, al pasar por la casilla Horas Mes.

� Se organiza los cálculos de los IBC para el salario integral cuando el empleado tenga conceptos no salariales para que el sistema realice este cálculo sobre el 70% y no el 40%.

� Se organiza para la opción de generación de Nómina ya que al realizar este proceso el sistema estaba pidiendo ciertos archivos, esto se estaba presenta porque el nombre de los iconos de esta opción es mayor a 8 caracteres.

� Se organiza el proceso de integración a contabilidad de los aprendices ya que el sistema solo estaba llevado la cuenta configurada en la variable y debería utilizar el prefijo de cada empleado.

� Se organiza el pago de vacaciones de salario integral ya que el sistema lo estaba realizando con base al 100% para la liquidación de los parafiscales y debería ser bajo el 70%. Según la circular externa 018 de 2012 del Ministerio de Trabajo en el numeral III se interpreta que debe ser sobre el 70%, análogamente a como se hace para el salario.

� Se organiza la opción Maestros/Clasificación de empleados/Grupos de Autoliquidación para que el campo centro de costos no presente popup y se digite libremente.

53

� Se organiza la opción de informes/Nómina Actual/Formato Pago /Formato Nómina, ya que al marcar la opción de enviar por email el sistema estaba pidiendo nuevamente el email del empleado el cual ya estaba configurado en el maestro de empleados.

� Se organiza el proceso de integración de Nómina a bancos ya que el sistema al no seleccionar ningún grupo para integrar estaba presentando mensaje de error “Incompatibilidad entre el tipo de operador y el tipo de operando.

� Se organiza la generación del certificado de Nómina. Ya que al realizar esta acción por impresora y formato DIAN el sistema estaba presentando mensaje de error. “Dian220.DBF” está dañada.

� Se organiza en el proceso de generación de Nómina la fecha inicial y la fecha final ya que el sistema estaba presentando estas fechas de forma incorrecta en las novedades.

� Se organiza el proceso del envió por email para el pago de Nómina de la opción de Informes/Nómina actual/Formato de pago/Formato de Nómina ya que el sistema no estaba realizando esta acción por dependencia ni por centro de costos.

� Se organiza el proceso de liquidación definitiva de vacaciones ya que el sistema no las presentaba cuando se manejaban decimales.

� Se organiza el informe de la opción, Nómina Actual/Formato de Pago/Formato de Pago Mv Cerrado ya que el sistema estaba presentando las fecha incorrectas al generar este informe.

54

Se organiza el promedio de liquidación definitiva, ya que el sistema no estaba tomando el subsidio de transporte cuando la liquidación se realiza por menos de 30 días.

PRODUCCION

Se organiza la opción Producción/Entrega de Producto Terminado ya que el sistema solo estaba presentando una pantalla en blanco.

PUNTO DE VENTA Mejora: Se adiciona una alerta para que el sistema genere un mensaje cuando el

cliente posea una factura en espera.

Mejora: Se Mejoran varios criterios de búsqueda para la captura de punto de venta.

Asignar el NIT sin ejecutar la búsqueda, solo si el NIT es digitado exacto, en cualquier otro caso generar la búsqueda con los registros encontrados, esto solo para el cliente no para los productos.

En la ventana búsqueda poner opción para seleccionar por cual criterio desea consultar o si desea consultar por todos.

55

Mejora: Se habilita la tecla Rápida CTRL +M para tener acceso a la actualización del maestro de clientes.

Mejora: Se crea una nueva opción de impresión para el cierre diario con opciones carta o tirilla con el fin de personalizar este proceso.

Mejora: Se mejora el manejo de la foto y el memo del producto facturado en el punto de venta.

Mejora: Se crea una opción que permita cambiar la fecha de cierre un día antes según

corresponda al usuario, este proceso va a la variable de configuración y cambia la fecha de cierre asociada al usuario.

Mejora. Se implementa el proceso de apertura cuadre de caja y cierre de la caja registradora para punto de Venta.

Mejora. Se organiza pantallas e impresión para el manejo de cierre, apertura y

arqueo.

56

Mejora. Se organiza el sistema para que en el punto de venta se puedan realizar devoluciones de mercancía.

Mejora. Se adiciona una nueva columna en el grid de la captura de punto de venta

con el fin de presentar a nivel informativo el valor unitario del producto más el IVA para que se visualice el precio del producto con el IVA incluido.

Mejora: Se organiza el proceso de integración a bancos para impuestos de tarjetas debito y crédito.

57

Mejora: Se organiza para la captura de punto de venta el documento (RE), para el

manejo de remisiones.

Mejora: Se crea para punto de venta el manejo de bonos de Regalo.

58

Mejora: Se adiciona el proceso de manejar lista de precios para punto de venta por dos opciones por el cliente o por precio de punto de venta.

Se organiza el maestro de consecutivos, para que en el campo código de integración,

si esta vacio, presente el popup.

Se corrige el proceso de factura en espera, ya que el sistema al grabar dicho documento estaba realizando un descargue de inventarios, mas no una reserva que es lo correcto.

Se organiza la búsqueda de los productos en la captura de inventarios para que el sistema la presente correctamente.

Se modifica la validación en la opción de ingreso de facturas, para que muestre al momento de llamar un cliente las facturas en esperas asociadas a el mismo.

PLANILLA UNICA

Mejora: Se adiciona el nuevo cálculo de la ley 610 de 2012 para el manejo de ausentismos.

59

RECURSOS HUMANOS.

Se organiza en la opción de Movimiento/Bancos Hojas de Vida, en la opción de estudios en el campo aprobados, para que el sistema permita ingresar tres enteros y un decimal.

60

4. IMPORTANCIA DE LA PÓLIZA DE ACTUALIZACIÓN Con la actualización usted puede garantizar que siempre estará “estrenando software”. Es importante entender que esto es un SOFTWARE y no sólo un producto que usted compra una única vez. Esta actualización permite que durante todo el año 2013, usted tenga acceso a las nuevas características que continuamente se liberan. Dentro de estas tenemos aspectos como:

- Nuevas tecnologías - Cambios de legislación - Nuevos productos - Mejoras al software - Correcciones a errores detectados.

Quienes cuenten con esta actualización, podrán:

- Tener acceso a la versión 2013 - Tener acceso a todos los cambios de legislación, así como mejoras y correcciones

que se liberen durante el año 2013 (Con un promedio de 300 a 500 ajustes por año). Todo esto vía Internet.

- Recibirán respuestas prioritarias a los pendientes relacionados tanto sobre errores como a mejoras sugeridas.

En resumen quienes cuenten con la actualización, contarán con la seguridad de tener las correcciones y mejoras en forma oportuna, así como el soporte técnico que eventualmente sólo nuestra área de ingeniería puede prestar, directamente a ustedes o a través de los asesores. Es importante tener en cuenta que la actualización se paga por cada año, es decir, si por alguna razón la empresa no adquiere las actualizaciones por los años 2010, 2011 y 2012, pero requiere actualización en 2013 debe pagar por los cuatro años, con lo cual las mejoras y ajustes de los años 2010, 2011 y 2012 no los disfrutaría durante estos años, sólo a partir de la actualización al 2013, por lo tanto para la empresa es más conveniente pagar la actualización cada año.

61

5. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERISTICAS VER. ANTERIORES Si requiere ampliación de los documentos de actualización de versiones anteriores, estos pueden ser consultados a través de nuestra Página Web www.ofima.com. Importancia de la Actualización Versión 2012 Importancia de la Actualización Versión 2011

Versión 2012

Nueva Presentación Software – Pantalla Grande.

Un diseño más versátil y amigable. Un manejo de colores por Módulo La posibilidad de ampliar y reducir pantallas. Poder visualizar en una solo pantalla los datos completos del cliente, del proveedor, de

la mercancía. Una mayor agilidad en el ingreso de los datos ya que estos están agrupados según su

afinidad. Un nuevo proceso para la captura de los maestros sencillos a partir de planillas

actualizables permitiendo al mismo tiempo ingreso, modificación, consulta y retiro.

Generación de informes Drill Down.

Consulta de información específica a partir de informes generales. Poder conocer fácilmente el detalle con el cual se genera el informe resumido. Posibilidad de generar diferentes consultas sin tener que ir a otras opciones. Facilita la “Navegación” entre informes. Generar consulta o informes en forma más fácil, rápida y dinámica. Centralizar la información en un solo lugar. Minimizar los tiempos de consultas. Poder entrelazar informes que pueden ser relacionados.

Impresión de Formatos.

Movernos de programación FoxPro al generador de reporte de Visual FoxPro.

Mejor presentación y estandarización de los diferentes reportes.

Facilidad de modificar un reporte sin mayor conocimiento de programación.

Nuevo diseño de formatos de impresión.

Impresión en línea y por opción de menú.

Impresión de formatos asociados a los consecutivos.

Formatos configurables para presentar mensajes, notas o valores adicionales.

Impresión a color por pantalla e impresora.

62

Impresión en formato media carta.

Impresión del logo propio de la empresa.

Impresión de formatos en pdf y envió de e-mail.

Informes y Consultas Matriciales.

Enfoque gerencial y por análisis.

Generación de nuevos informes en forma matricial.

Posibilidad de modificar de los informes en forma dinámica.

Generación de informes comparativos por periodos (meses, años).

Generación de informes comparativos por diferentes clasificaciones.

Posibilidad de generar gráficos basados en las consultas matriciales.

Facilidad de agrupar y filtrar en forma rápida.

Facturación Electrónica.

Facturación electrónica bajo normatividad del país.

Generación en línea de archivos planos para el control de facturas electrónicas.

Configuración de estructuras según definiciones del operador.

Facturación utilizada actualmente por grandes superficies

Manejo de facturas electrónicas o impresión de formatos usando diferentes

consecutivo.

Minimiza costos y tiempos.

Facilidad en los procesos de facturación.

Módulo de Bancos.

Planilla de ingreso y actualización de libro bancos.

Manejo de Tipos de Movimiento para libro de bancos.

Integración en línea de Recibo de Caja y Comprobantes de Egresos.

Extractos bancarios.

Proceso de conciliación automático y manual a nivel de planilla.

Módulo de Punto de Venta.

Módulo independiente y totalmente nuevo.

Captura unificada de documentos y medios de pago.

Impresión de formatos: Tirilla y factura con medios de pago.

Proceso de Cierre diario.

Creación de clientes en línea.

Generación de múltiples documentos: Cotizaciones, reservas, facturas, Notas Crédito y

anticipos.

Manejo de facturas a crédito y contado.

63

Búsquedas recursivas por diferentes criterios a nivel de clientes, documentos y

productos.

Facilidad de convertir cotizaciones en facturas sin tener que volver a digitar.

Cálculo de impuestos para medios de pago bancarios.

Manejo de cruce automático de anticipos y notas crédito.

Manejo de cuotas.

Manejo de reservas.

Integración a bancos en línea.

Módulo de Manufactura.

Manejo de tiempos por ficha y proceso.

Manejo de máquinas y moldes por ficha y proceso.

Planeación de MPS con base a pedidos internos (presupuesto) y/o externos (clientes).

Manejo de consecutivos por planeación MRP.

Planeación con base a Explosión de materiales o MRP

Generación de lotes por diferentes criterios: Producto, Ficha Técnica, entre otros.

Generación de calendarios por máquina.

Planeación de agendas por máquina.

Manejo de control de piso. Seguimiento realizado al trabajo de los operadores.

Normas Internaciones de Contabilidad. NIIF.

Generación de Estados Financieros bajo Normas Internacionales.

Ingreso de información bajo normas locales y normas internacionales.

Manejo de Notas a los Estados Financieros.

Documentación en línea de las normas internacionales.

Asociación de la norma internacional al plan contable.

Planillas. Proceso para ingresar, actualizar y eliminar información en una sola pantalla. Facilidad a nivel de operación de los maestro ya que los datos se pueden visualizar en

forma completa en una misma pantalla. Facilidad para realizar filtro, agrupaciones, desplazamientos y búsquedas en una sola

pantalla. Presentación de los filtros con los cuales se generó la información en la pantalla.

Avances en migración de Fox a “SQL & .NET” Módulos nuevos como CRM y Vendor Mobile. Robot Instalador basado en un servicio web. Generación de más de 200 reportes y consultas presentados en pantalla .Net

(Planilla).

64

Generación de más de 50 de informes manejando Drill Down. (.Net) Generación de más de 200 consultas estadísticas presentadas en forma gráfica

(Tablero gráfico). Procesos de ingreso y actualización datos en programación Transact SQL para

maestros pequeños y capturas. Nuevos módulos de Manufactura y Bancos en programación Transact SQL. Más de 800 rutinas en programación en Transact SQL con base a vistas, funciones,

store procedure y triggers.

Versión 2011 Herramientas: Planillas. La generación de informes y consultas, es la forma de presentar los datos

ingresados ya sea para seguimiento operativo, estadísticas financieras, toma de decisiones. Por ello hemos venido fortaleciendo a nivel de la aplicación este proceso. En esta versión estamos presentando una nueva forma de generar consultas en la cual es posible no sólo consultar la información sino también actualizarla.

Generador de Reportes. Nuestro Generador de Reportes entrega Informes, no consultas. Por eso, en esta versión, estamos mostrando una nueva forma de presentar la información que nos permita realizar procesos de filtro, agrupación y selección de columnas en forma fácil y dinámica. Carlos Rueda, Gerente Financiero, requiere un informe de recaudo o extracto de cartera ordenado por fecha de vencimiento y agrupado por cliente, con el fin de poder evaluar la cartera que tiene la empresa. En la versión anterior, con el generador de reportes, se requería ingresar a la pantalla de diseño, seleccionar el informe, cambiar el ordenamiento por fecha de vencimiento y seleccionar casilla de Agrupación y Agrupado por cliente, grabar y generar el informe. Para esta versión, estamos presentando una nueva opción o pantalla que nos permite de una forma dinámica y sin salir del informe, poder seleccionar una columna, ordenarla, filtrarla y agruparla. En este caso sólo se tendría que dar clic en la columna de fecha de vencimiento y arrastrar la columna de Nombre de Cliente a la sección de Agrupación. Esta nueva presentación nos permite:

- Ordenar en forma ascendente o descendente por columna. Ordenar el saldo para

conocer cuales clientes presentan los mayores valores a cobrar, ordenar por días de vencimiento para saber cuáles son las facturas mas vencidas.

65

- Filtrar por cliente para poder verificar la cartera de éste, filtrar por saldos menores a 1000 para depurar la cartera.

- Agrupar por vendedor para conocer su estado de cartera. - Seleccionar y quitar columnas, con el fin de presentar un informe sencillo y corto, que

sólo tenga la información necesaria y requerida. Seguridad horizontal por Centro de Costos. La empresa TodoTerreno actualmente

maneja varias sucursales o puntos de venta ubicados en diferentes ciudades y países, la empresa cuenta con un servidor centralizado al cual acceden todos los usuarios de punto de venta, a cada uno de ellos se le ha asignado su correspondiente centro de costos lo que permitirá conocer las transacciones realizadas por cada uno de ellos. En este caso, la empresa requiere que cada una de las sucursales sólo pueda ingresar, modificar y consultar las transacciones o movimientos realizados por ellos, pero requiere que el departamento administrativo, contable y de auditoría pueda consultar toda la información. Para la versión 2011 el sistema permite asignar permisos por usuario a los diferentes centros de costo con el fin de que el usuario sólo pueda consultar su información. Andrés Molina, Jefe de Facturación de la sucursal de Barranquilla, requiere generar un informe de las ventas del mes para la sucursal. En este caso Andrés sólo tiene permisos para ver la información de Barranquilla por lo tanto, el sólo tiene que ingresar al informe de ventas y generar el reporte.

Generación de informes en Open Office. Open Office se ha venido posicionando en el

mercado, como una segunda alternativa en el manejo de las hojas electrónicas. Por lo tanto OFIMATICA ha venido organizando la aplicación para permitir generar estos informes con cualquiera de estas dos herramientas. En la versión 2010 se entregó esta mejora para los informes del generador de reportes y para esta versión se está entregando para los informes tradicionales en el proceso de exportar y la nueva opción de Planillas.

Importar datos desde MS Excel. La empresa TodoTerreno adquirió el Módulo de

Activos Fijos y guarda la información de todos sus activos en una hoja de MS Excel. Ellos requieren poder migrar esta información a la aplicación. Por otro lado, la empresa controla la nómina de una sucursal en Pereira con 10 empleados, la cual manejan en una hoja electrónica de MS Excel. Ellos requieren poder migrar esta información a nómina. En esta versión estamos entregando un nuevo proceso que basado en una hoja de MS Excel, con una estructura dada, sea posible migrar la información y actualizarla a nivel de la aplicación. Se organiza el archivo de MS Excel con los datos.

66

Presentación Video Cursos. La empresa amplió su mercado y está empezando a

exportar a otros países, Juan, jefe de facturación, requiere ingresar una factura en dólares. Hasta la fecha el sólo viene trabajando con facturas en pesos, por lo tanto, tiene dudas de cómo hacer este proceso. En este caso, Juan, debe dar clic al botón de Videos y consultar el video de Facturación en Otra Moneda. En esta versión se está entregando la posibilidad de que el usuario consulte nuestros Video Cursos en forma rápida sin salirse de la aplicación. Para ello, en cada Módulo se adiciona botón de videos, el cual lleva al usuario directamente a los Video Curso relacionados con el módulo en el cual se está trabajando.

Proceso de Descargar Claves. Una de nuestras principales tareas en los dos últimos

años, ha sido la sistematización de algunos procesos administrativos, con el fin de poder prestar un mejor servicio. Por ello para la versión 2010 se entrego nuestra página o portal administrativo en el cual su Director de Proyecto o Jefe de Sistema puede ingresar y descargar las últimas claves generadas, digitar los nuevos pendientes y consultar los existentes. Para esta versión estamos brindando la posibilidad de descargar las claves ya generadas directamente por la aplicación, básicamente su Jefe de Sistemas o Director de Proyecto puede ingresar a una nueva opción del sistema, solicitar las claves y descargarlas directamente.

Contabilidad. Manejo de Consecutivo Automático. Contabilidad es un Módulo

receptor de información por lo tanto el 90% de la información se integra de otros módulos como inventarios, compras, facturas, cartera, cuentas por pagar, nómina, activos fijos, entre otros. Por ello cada uno de los módulos anexos es el encargado de generar los consecutivos por documento y contabilidad los hereda en el proceso de integración. Sin embargo, se tiene un 10% de movimientos o registros que deben ser ingresados directamente a contabilidad como son ajustes, reclasificaciones, entre otros. Hasta la versión 2010 el número de consecutivo en la captura de movimiento contable se manejaba manual. Para esta versión es posible manejarlo en forma manual o automática.

Adecuaciones Perú. Avanzando en el proyecto de expansión se han realizado los

cambios necesarios en el software para manejar las prácticas comerciales en Perú. Gestión: Universidad Digital. Seguimos notando que existe una alta subutilización del software,

especialmente en la mayoría de las nuevas características y desarrollos entregados en los últimos años por Ofimática, debido al costo y el tiempo requerido para capacitar al nuevo personal.

67

Es por eso que en esta oportunidad y con esta versión queremos compartir con ustedes los nuevos videos publicados en nuestra Página Web: Universidad Digital, los cuales brindan la oportunidad de auto capacitarse en el funcionamiento del software a través de pequeños videos que explican determinados temas y que el usuario puede tomar en el momento que lo requiera, las veces que sea necesario.

Licenciamiento por Hosting. Buscando cada día brindar una mejor atención a nuestros

clientes, ahora presentamos nuestro nuevo servicio: Ofima-Hosting, el cual facilitará a las empresas la adquisición de nuestro software y así poder ser más competitivos en el mercado.

Historia Clínica. Todos sabemos que un proceso de Sistematización es mucho más que

sólo comprar unos equipos y un software. Realmente es la interacción de componentes técnicos, humanos, económicos, fiscales y empresariales, con la característica que éstos no son estáticos sino totalmente dinámicos, pues cada día aparece una nueva tecnología, nuevos impuestos, se presenta rotación de personal, económicamente se presentan restricciones y oportunidades que aprovechar. Todo lo anterior nos lleva a que el sistema para que se implemente, requiera de un seguimiento muy detallado de cada uno de sus componentes, no sólo en su inicio, sino en forma continua y permanente, debido al alto nivel de dinamismo empresarial que se vive. Para esta versión estamos proporcionando una mejora en la herramienta que permite tener un mayor control del montaje:

- Cronograma - Agenda del Asesor - Metodología de Capacitaciones - Bitácora de Servicio - Actas de Reuniones

Mejoras: Talleres. Lista de Precios. La empresa Bicicletas TodoTerreno tiene dos talleres en diferentes

ciudades y requiere manejar listas de precios diferentes en cada una de ellas. Se crea un nuevo procedimiento para el manejo de listas de precios en la Orden de Trabajo esto con el fin de poder controlar los precios con base al consecutivo de cada taller. En este caso se selecciona el consecutivo y se ingresa los precios por cada cargo.

68

Citas Previas. Carlos López es el encargado de recibir y realizar el diagnóstico por cada vehículo que llega al taller, pero se presenta en muchas ocasiones, que llegan varios clientes al mismo tiempo y por lo tanto se presentan demoras en la atención. La empresa requiere adoptar un proceso de citas previas de tal forma que se pueda atender a todos los clientes de forma ordenada y a tiempo. Esta nueva opción nos permite manejar las citas previas por cada uno de los clientes asignando la fecha y la hora, separando el tiempo de la persona encargada según su agenda.

Cotizaciones. Claudia Gutiérrez, llevo su vehículo para una revisión general en uno

de nuestros talleres y le diagnosticaron varios arreglos. Ella requiere que el taller le genere una cotización con el fin de poderla presentar en la empresa y que le autoricen dichos arreglos. Se organiza un nuevo procedimiento que permite generar un documento de Cotización para el taller donde se indica el trabajo que se le debe realizar al vehículo o maquinaria con base a actividades como mano de obra y los repuestos requeridos. Este documento es de carácter informativo y con base a la cotización se puede generar una Orden de Trabajo cuando ésta es aprobada.

Combos. Se realizó un seguimiento a nivel de los talleres, evaluando las tareas que

se realizan en forma repetitiva, esto con el fin de poder ofrecer estos servicios a los clientes para sus vehículos, pero para eso se requiere tener la información de cuánto valdría el servicio, Mano de Obra y Repuestos requeridos y generar la Orden de Trabajo con base a esta información. Esta opción permite generar combos de actividades por Mano de Obra y Repuestos basado en cotizaciones. Estos combos son de carácter informativo y con base a ellos es posible generar las Órdenes de Trabajo.

Captura de Tiempos Reales. ara todo taller es importante realizar seguimiento a las labores realizas por cada operario, es decir, conocer en que Ordenes estuvo trabajando, cuanto fue el tiempo invertido en cada una de ellas, que actividades realizó.

Por ello hemos creado dentro de la aplicación una nueva opción que permite a los operarios del Taller ingresar a cada una de las Ordenes de Trabajo e Iniciar, Pausar, Reanudar y Reiniciar Actividades permitiendo de esta manera tener el tiempo real invertido en cada unas de las Actividades por Orden de Trabajo.

Consultas e informes gerenciales. Se organizan una serie de consultas que

permiten conocer la siguiente información: Consulta de: - Vehículos Nuevos.

- Vehículos Usados. - Repuestos Mostrador.

69

- Talleres. - Cartera.

Generador de Reportes. Siguiendo con nuestro propósito de fortalecer nuestra herramienta de Generador de Reportes se realizan las siguientes mejoras: Filtros. Utilizar funciones a nivel de las condiciones. Santiago Duarte requiere

generar el informe de ventas del último mes, pero cada vez que genera el informe a nivel de filtros siempre le presenta las fecha fijas y le toca modificarlas buscando el año, el mes y el día. Esta nueva funcionalidad permite que el sistema con base a una función, asigne a los filtros de fecha por ejemplo el día o el día menos 30 días. Entonces cuando don Santiago genere el informe de ventas el día de hoy le colocará en la fecha inicial 01/11/2010 (1 Noviembre 2010) y en la fecha final 30/11/2010 (30 de Noviembre 2010).

Archivo Macro – MS Excel. Diego López necesita generar un informe de Recaudo

de Cartera, pero requiere que el informe marque en rojo las facturas cuya fecha de vencimiento sea menor a la fecha de generación o corte del informe. Juan Cardona requiere generar un Extracto de Cartera y lo necesita ordenado por nombre de empresa y no por código de Identificación tributaria (NIT) como lo presenta actualmente la aplicación. Se adiciona al generador de reportes la posibilidad de utilizar y ejecutar macros diseñadas en MS Excel que permitan modificar la presentación del informe según lo requiera la empresa.

Alertas. Las alertas son un procedimiento de auditoría que brinda el sistema para

informar de posibles inconsistencias a nivel de la información grabada y de procedimientos que no se estén cumpliendo. Al señor Camilo Torres, jefe de Bodega, se le genera un informe de alerta, para informarle que uno o varios productos del inventario están por debajo del 10% del stock mínimo. Al señor Pedro Mejía, auditor contable, se le envía un informe de alerta cuando el jefe de compras está realizando compras por un valor superior al autorizado. Hasta la versión 2010 estas alertas se generaban para todos los usuarios que tuvieran permiso al Módulo. Para esta versión se organiza el procedimiento para permitir configurar por usuario las alertas a las cuales tiene permiso. En este caso, Pedro Mejía y

70

Camilo Torres tienen permisos para el Módulo de inventarios pero Pedro sólo tiene permiso para la alerta de stock mínimo y Camilo para la alerta de topes de compras autorizadas.

Robot Instalador. A partir de la versión 2010 el sistema brinda la posibilidad de actualizar

programas en línea. Durante el año 2010 se realizaron una serie de mejoras a este proceso:

Configurar empresas para realizar análisis de estructuras.

Indicar ruta para guardar Backups.

Proceso de Actualizaciones Automáticas para el Robot Instalador.

71