sistemas contables

“SISTEMATIZACIÓN CONTABLE”

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas

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Carrera de CONTABILIDAD Y auditoría

Catedrática:Ing. Tita aray

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Nivel:Séptimo “b”

Autoras:Menéndez mera maría herciliaPrado mieles Ruth Alejandra

Párraga mero Sandra MonserrateMendoza meza mercedes Elizabeth

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Cedeño García patricia

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FUNCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

CONTABLES CONTABLES


CONTABLES CONTABLES



CONTABLESA medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo se

debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen básicamente dos tipos de decisiones que

llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para

llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento

operativo como de criterios sólidamente adquiridos en el desempeño del cargo. El segundo tipo de

decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objetivo de

que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza.

Una empresa establece procedimientos a seguir para regular la actuación de todos los empleados.

Los procedimientos son aplicables por lo general a las decisiones de tipo rutinario. Los

procedimientos contables son todas las actividades que realizan los empleados del departamento

de contabilidad y que están soportados por diferentes conocimientos y teoría de la profesión

contable. Los procedimientos se estandarizan básicamente por las siguientes razones:

Consistencia en la actuación ante situaciones similares.

Reglamentación de la actuación de los empleados.

Seguridad de la eficiencia de todos los procesos.

La organización administrativa en una compañía puede establecerse a través de la clasificación de

los procedimientos en dos grandes grupos:

Procedimientos contables

Procedimientos no contables

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CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DE LOS PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones

de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para

autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información contable cumple con la pauta de compatibilidad

cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un

negocio en particular.

Flexibilidad: Es la adaptación de programas a los requerimientos de la empresa con posibilidades

de cambio en los formatos de los estados financieros.

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

1) INGRESO DE LOS DATOS: se realiza a través de un comprobante de diario. Cada comprobante

de diario contiene dos o más registros sean débitos o créditos, es decir asientos diarios. Los

comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:

Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o validados a través del

ingreso de datos en un formulario de captura de datos

Mecanizados: implica que debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para transferir

los registros contenidos en los comprobantes de diario. Esta forma de procesamiento se utiliza

sobre todo cuando existe un sistema integrado de información. Es posible encontrar problemas de

integración, es decir que no todos los datos son transferidos a la base de datos central por esta

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razón se deben establecer controles que verifiquen a nivel de software que la información

transferida esta completa cotejándola con los comprobantes fijos definidos.

2) VALIDACION DE DATOS: verificar que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros

previamente establecidos para su respectivo control. También aquí se puede presentar problemas

en cuanto a la captura de todas las transacciones. Se podría decir en términos de riesgo que hay

poca confianza en que las cifras reveladas por los estados financieros sean razonablemente

correctas.

Realmente el control sobre los datos debe efectuarse en todas las tapas relacionadas con el

tratamiento de los datos: captura, validación, actualización y emisión de reportes; sin embargo

todos los errores que pueden generar inconsistencia de la información deben ser detectados en el

momento de la validación.

3) ACTUALIZACION DE REGISTROS: consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a

cada una de las cuentas del mayor. Previo a la actualización de los datos al mayor la información

grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualización de registros

puede efectuarse de dos maneras:

Actualización interactiva: hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en

que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones o movimientos.

Actualización en lote: implica la validación previa de los datos y esta se realiza por lotes de

registros, es decir al final del día por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego

son actualizadas

4) EMISION DE REPORTES: Consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido

grabada, validada y actualizada. Algunas veces un gerente contable requiere que la información

sea presentada bajo ciertos parámetros, clasificación o detalle. Para poder cumplir con esta

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necesidad un software debe tener incorporada la opción en la que el usuario pueda tener la

posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes. Esta facilidad es poderosa ya que le

permitirá presentar la información contenida en la base de datos contables de acuerdo con el nivel

de detalle que quiera.

PROCEDIMEINTOS CONTABLES:

Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las

transacciones u operaciones en los libros contables.

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como

todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las

transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el

manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos

ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

• Recepción de inventarios

• Ventas de productos

• Fabricación de productos

• Registro de estimaciones

• Destrucción de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse

como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en

profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.

Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es

sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos

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contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un

error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.

La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos importantes. En una empresa

manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de todos los inventarios, sean éstos de

productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.

Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre cifras de

poca importancia en comparación a lo que representan éstos para una empresa manufacturera.

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES

Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.

En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no

contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de

procedimientos son los siguientes:

? Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista

? Procedimiento para contratación de empleados

? Procedimiento para cambio de horario laborable

? Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

DIFERENCIA DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES.

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento

de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente

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de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los

registros de la contabilidad.

Los procedimientos contables son:

- Cuentas

- Débitos y créditos

- Cargos y créditos a las cuentas

- Cuentas de activos

- Cuentas de pasivo y capital

- Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos

- Registros de las operaciones

- Cuentas por cobrar y por pagar

- El diario y el mayor

- Pases al mayor

- Determinación de los saldos de las cuentas

- La balanza de comprobación

Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.

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En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no

contables no afectan las cifras de los estados financieros y los que también necesita una empresa

o organización aparte de la contabilidad. Algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los

siguientes.

Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corrientita

Procedimiento para contratación de empleados

Procedimiento para cambio de horario laborable

Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

La disciplina contable ha sufrido cambios sustanciales desde que Fray Lucas Peciolo creó la teoría

contable del cargo y del abono, la cual ha permanecido sin mayores cambios. La contabilidad

como disciplina del saber humano, ha evolucionado en las técnicas y procedimientos usados para

el registro y control de las operaciones comerciales. A medida que el proceso productivo aumentó

en complejidad y se pasó de una economía mercantil a una economía de producción, en donde los

bienes de capital tenían cada vez mayor importancia,. El proceso contable se fue enriqueciendo

con mayores procedimientos, técnicas y reglas para el manejo de transacciones. De esta forma,

en principios a un comerciante le interesaba responder a la pregunta de : Cuánto había ganado?.

A medida que éste se dio cuenta que para generar ganancias tenía que poseer bienes de capital,

empezó a cobrar importancia la información referente a la posición financiera. De esta forma

surgieron los tres estados financieros básicos, el balance general y el estado de resultados y el

estado de flujo de efectivo.

OBJETIVOS Y CLASIFICACION DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES:

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Existe una amplia y vasta literatura sobre los principios contables y su aplicabilidad a los estados

financieros, pero Qué son realmente los principios contables?. Podemos dar una primera

definición de principios contables, como aquellas normas y reglas de carácter general o específico

emitidos por entidades de la profesión contable y que son aplicables para el tratamiento de las

transacciones financieras de una entidad.

La aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad, surge como una necesidad de

informar con mayor claridad la situación financiera y los resultados de una entidad. Suponga que

las compras de activos fijos de la Empresa, son registradas con base en el precio que tengan los

activos en el mercado y no con base en el costo de adquisición. Esta situación podría llevar a

reflejar una sobreestimación en la situación financiera que no se corresponde con la situación que

realmente tiene la Farmacia. Pensemos que por otro lado, el efecto que tendría el no registrar la

depreciación correspondiente a los activos fijos en uso. Esta decisión conllevaría a la

sobreestimación de la ganancia de un período o la subestimación de la pérdida según sea el caso.

Estas situaciones, podrían derivar en la presentación de una situación financiera y de resultados no

ajustados a la realidad, por lo que se estarían violando las normas aplicables a los estados

financieros. A fin de eliminar estas situaciones, la profesión contable se ha remitido a la emisión

de las Normas Internacionales de Contabilidad. Una definición de lo que representan las Normas

Internacionales de Contabilidad dada por un cuerpo colegiado como lo es el Instituto Mexicano de

Contadores Públicos es por ejemplo la siguiente:

“Las Normas Internacionales de Contabilidad son conceptos básicos que establecen la delimitación

e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la

presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros”.

Objetivos de las Normas:

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Las Normas de contabilidad se emiten con el objetivo de estandarizar la elaboración de los estados

financieros que pueden ser utilizados por distintos tipos de usuarios, sean éstos internos o

externos a una entidad económica. Los objetivos básicos de las Normas contables son:

- Uniformar los criterios contables.

- Establecer tratamientos especiales a operaciones específicas.

- Orientar a los usuarios de los estados financieros.

- Sistematizar el conocimiento contable.

Cada uno de los objetivos nombrados, se materializan mediante la aplicación de Normas de

contabilidad.

Clasificación de las Normas Contables:

Una clasificación aplicable a los estados financieros se muestra a continuación:

Costo histórico: La cuantificación monetaria y registro de las operaciones deben efectuarse al valor

de adquisición o producción correspondiente. Este principio del costo histórico, es uno de los más

importantes y trascendentales para el registro de las operaciones y transacciones que afectan a la

Empresa.

Negocio en marcha: Este principio establece que a menos que se exprese lo contrario, se asume

que una entidad que emita estados financieros, está en la capacidad de continuar sus operaciones

por un período razonable de tiempo.

Revelación suficiente: Todo estado financiero debe tener la información necesaria y presentada en

forma comprensible de tal forma que se pueda conocer claramente la situación financiera y los

resultados de sus operaciones.

Importancia relativa: Sólo se deben analizar aquellas partidas que puedan tener un efecto

importante en los estados financieros. No hay un parámetro que establezca a partir de que monto

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o cifra se puede considerar una partida como de importancia relativa, en todo caso, se debe

recurrir a juicio lógico y razonado.

Consistencia: Las Normas de contabilidad deben ser aplicadas en forma uniforme de un período a

otro, en caso que no sea así se debe explicar la razón y el efecto de los cambios.

Conservatismo: A veces conocido como conservadurismo o prudencia, establece que las pérdidas

deberán ser registradas cuando se conozca o se estime cuando se van a producir, en tanto que las

ganancias únicamente cuando éstas se realicen.

Estos son sólo algunos fundamentos y normas de contabilidad clasificados como básicos y que

toda unidad económica debe cumplir con el objetivo de presentar las cifras financieras y de

resultados de acuerdo con lo establecido por las normas de la profesión contable.

RELACION ENTRE PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES:

Los principios de contabilidad establecen las pautas de cómo debe tratarse el registro de las

operaciones y el análisis y presentación de la información en los estados financieros. De esta

forma existirán ciertos y determinados registros contables que diferencien los tratamientos entre

dos tipos de negocio.

MANUALES DE CONTABILIDAD:

Dentro del área contable, los manuales tienen una aplicación sumamente amplia, ya que permiten

guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad.

Específicamente los manuales aplicables en el área contable son:

- De política contable

- Del código contable o de cuentas contables

- De normas y procedimientos contables

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MANUALES DE POLÍTICAS CONTABLES:

Un manual de políticas contables detalla todas y cada una de las políticas que se siguen en la

entidad respecto a los registros contables. Las políticas deben estar siempre de acuerdo con las

normas de contabilidad y ello debe ser declarado en los manuales.

Las políticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el

orden que son presentadas las partidas en los estados financieros y a las que son asociadas. En los

manuales de políticas de contabilidad, se establecen dos subdivisiones:

- Políticas generales de contabilidad

- Políticas específicas de contabilidad

Las políticas generales de contabilidad son declaraciones que enuncian la aceptación de las

Normas de Contabilidad.

- Entidad

- Realización

- Período contable

- Costo histórico

- Negocio en marcha

- Unidad económica

- Revelación suficiente

- Importancia relativa.

Las políticas específicas de contabilidad se refieren a los tratamientos contables especiales y

aplicables a ciertas operaciones o transacciones de partidas específicas de los estados financieros.

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Las políticas específicas pueden ser enunciadas con base en el orden de presentación de las

partidas en los estados financieros.

FUNCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo se

debe llevar a cabo el trabajo de los empleados.

Existen básicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa:

Decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias.

Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento

operativo como de criterios sólidamente adquiridos en el desempeño del cargo. Generalmente las

decisiones no rutinarias, no son susceptibles de estandarización.

El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean estandarizadas,

con el objeto de que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma

naturaleza. Una empresa establece procedimientos a seguir, para regular la actuación de todos los

empleados. Los procedimientos son aplicables por lo general a las decisiones de tipo rutinario.

Los procedimientos contables son todas las actividades que realizan los empleados del

departamento de contabilidad y que están soportados por diferentes conocimientos y teoría de la

profesión contable. Los procedimientos se estandarizan básicamente por las siguientes razones:

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