Sincroniza los contactos de tu iPhone a Google · 2017. 12. 15. · iPhone ®, iOS® son marcas ......

Asesor de tecnologías ministeriales

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Sincroniza los contactos de tu iPhone a Google

Guía paso a paso para ahorrar tiempo sincronizando tus contactos de iCloud a todas tus cuentas de Google Contacts

© 2016 Vladimir Lugo [email protected]

www.vladimirlugo.com

Todos los Derechos Reservados. Se prohíbe la reproducción parcial o total del contenido de este documento sin el permiso expreso de su autor.

Publicado en los Estados Unidos de Norteamérica

Edición electrónica, Abril 2016. Todos los productos y nombres de compañías mencionados en este documento son marcas de negocio™ o marcas registradas® de sus respectivos dueños. El uso de ellas no implica ninguna afiliación con estas compañías ni el endoso por parte de ellas. iPhone®, iOS® son marcas registradas de Apple, Inc., en los Estados Unidos y en otros países. Android™ es una marca registrada de Google, Inc., en los Estados Unidos y en otros países. IFTTT y Zapier son servicios provistos por sus compañías respectivas IFTTT, Inc. y Zapier, Inc. Google Drive y Gmail son servicios provisto por Google, Inc. El empleo de estos servicios debe seguir los términos legales y las políticas de uso correspondientes a cada una de ellas.

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El contenido

La introducción ........................................................................................................................ 4

El problema ............................................................................................................................... 5

La preparación .......................................................................................................................... 6

Definí una lista de mis cuentas y sus respectivos sistemas ................................................. 6

Decidí cuál sería mi punto único de entrada de datos ......................................................... 6

Diseñé un proceso unidireccional para el flujo de datos ...................................................... 7

Dispuse un proceso automático y lo puse en el calendario ................................................. 8

La solución ............................................................................................................................... 11

Configura la opción de guardar los contactos en la nube ................................................... 11

Crea una hoja de cálculo en Google Drive ........................................................................... 12

Conecta tu canal de iOS a IFTTT ......................................................................................... 14

Crea una receta nueva en IFTTT ......................................................................................... 19

Configura la receta nueva de IFTTT ................................................................................... 22

Corre la receta por primera vez para probarla ................................................................... 24

Crea flujo en Zapier para crear los contactos nuevos ........................................................ 26

Crea flujo en Zapier para sincronizar tus cuentas ............................................................. 36

La confirmación…….………………………………………………………………………………………………….44

La conclusión…….……………………………………………………………………………………………………..45



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La introducción

Gracias por descargar la guía, Sincroniza los contactos de tu iPhone a Google.

Con frecuencia me cruzo con alguien que está buscando un número de teléfono o una dirección de correo electrónico y va a distintos lugares para encontrarla. ¿Cómo lo sé? Porque ese era yo hace un año antes de descubrir los secretos (no tan secretos) que estoy a punto de revelar.

Si eres como el resto de nosotros los mortales, con certeza mantienes tus contactos en diversos sistemas desconectados entre sí. Prepárate porque esto está por cambiar con mi ayuda.

Ahorra horas preciosas de trabajo

Sincroniza todos tus contactos automatizando las tareas básicas

Utiliza técnicas gratuitas disponibles en línea y en tu teléfono móvil

Configura el proceso de una vez y por todas

Esta guía te llevará paso a paso. Es fácil y confiable. Te dará la paz que necesitas para que dirijas tu energía mental cosas de mayor importancia.

Si encuentras que esta guía es útil para ti, con seguridad será útil para el resto de tus familiares y amigos. Haz clic en este enlace para que la compartas con ellos http://vla.lu/wn3 o en el siguiente botón:

Vladimir Lugo Sillicon Beach, California Abril 2016



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El problema

Estoy seguro de que te puedes identificar con este escenario:

Mis contactos profesionales están en los servidores del trabajo y mis contactos personales los mantengo separados en tres cuentas de Google y una cuenta de Microsoft. Además, mis clientes están en mis propios servidores que mantengo en www.vladimirlugo.com.

El problema era que el aparato que más utilizo para contactar a cualquier persona es mi móvil, el cual puede mantener los contactos en Apple iCloud. Lo mismo aplicaría si utilizas Android.

Cuando conocía a alguien nuevo con quien necesitaba mantenerme en contacto, entraba la información en mi teléfono, solo para darme cuenta que no podía enviarle un correo electrónico desde Google cuando lo necesitaba, o viceversa. Cuando mi esposa necesitaba un contacto, me pedía que le compartiera la información por texto para ella tenerlo en su móvil y a veces eso no era posible.

Luego descubrí que podía utilizar Apple iTunes para sincronizar mis contactos con Google, y lo configuré. Pero esto me trajo más dolores de cabeza porque cada vez que sucedía la sincronización, Apple duplicaba casi todos mis contactos en Google. Ahora tenía dos veces al doctor Marín, a la prima Eduvigis, y al pastor Carlos. Si no atendía esto en el instante, consolidando los correos en Google, y trataba de sincronizar otra vez con iTunes, ahora tenía cuatro entradas, después ocho, dieciséis y así de forma exponencial.

Me quedaba hasta altas horas de la noche con relativa frecuencia revisando de vuelta todos mis contactos para poderlos consolidar y mantener la data en orden. Este proceso consumía tanto tiempo, que a veces decidía postergarlo hasta que el número de contactos repetidos hacía que la data ocupara más espacio de memoria y conseguir un contacto se tardara más.

Nunca pude encontrar la raíz de este problema, de manera que decidí parar la sincronización y regresar al sistema fragmentado que tenía antes.



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La preparación

Entonces me propuse encontrar una solución. Comencé con los siguientes cuatro pasos preparatorios:

1

Definí una lista de mis cuentas y sus respectivos sistemas

Sistema URL Cuenta iCloud http://icloud.com [email protected] Google http://gmail.com [email protected]

Te invito a que uses ahora la tabla a continuación para hacer lo mismo. Recuerda de incluir todos los sistemas donde mantienes información de contacto. Sistema URL Cuenta

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Decidí cuál sería mi punto único de entrada de datos

Le encargué esta tarea a mi teléfono móvil. Hacer esto representó un cambio en mi forma de mantener los datos pertinentes, ya que acostumbraba entrar la información desde cualquiera de los sistemas.



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Diseñé un proceso unidireccional para el flujo de datos

Un proceso unidireccional me permitiría identificar dónde el proceso se pudiera interrumpir y sería más sencillo para resolver problemas. Para ello, utilicé un diagrama de flujo simple que incluía tanto las tareas como los actores. Un actor en un proceso es cualquier ente que realiza una actividad, ya sea una persona o una computadora o una pieza de software.

Ahora usa el diagrama vacío a continuación para que crees tu propio proceso unidireccional.



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Dispuse un proceso automático y lo puse en el calendario

Me gusta contar ¡uno, dos, tres, magia! Porque aquí es donde la magia sucede. Hay dos herramientas que, combinadas, te permitirán automatizar todas las tareas y actividades de tu lista de contactos. Estas son, IFTTT y Zapier.

IFTTT IFTTT, de sus siglas en inglés, If this then that, que significa si pasa esto haz esto otro), es un software que te devuelve el control creativo sobre los productos y aplicaciones que ya usas. Esto incluye no sólo tus contactos, sino aplicaciones de productividad, producción y comunicación. En IFTTT, cada actor se refiere como “Channel” o “Canal,” mientras que cada tarea que conecta a dos actores, uno de origen uno de destino, se denomina “Recipe” o “Receta.” Puedes secuenciar varias recetas para elaborar flujos de tareas más complejos entre los casi trescientos canales que tiene disponibles. Los canales se clasifican en IF y DO, siendo la diferencia que IF se inicia de acuerdo al tiempo acordado en su calendario, mientra que DO se inicia cuando pulsas un botón. IFTTT está disponible para tu teléfono móvil y en línea a través de su sitio web: www.ifttt.com. Ahora visita el sitio web y abre tu cuenta gratuita. Toma nota de tu usuario y contraseña en un lugar seguro.

Software Cuenta Password IFTTT



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Zapier

Zapier es otro software similar en cuanto a su función que te permite conectar las aplicaciones de tu preferencia, automatizar las tareas frecuentes y darle más utilidad a tu data. Para Zapier, los actores son “apps” o aplicaciones y las tareas responden a un disparador (del inglés, trigger) que produce una acción. Con mas de quinientas aplicaciones, los disparadores te permiten realizar tareas múltiples. Cada combinación de estos se le llama un “zap” o flujo.

Flujo de Google Sheets a Contacts

Zapier sólo está disponible en línea a través de su sitio web: www.zapier.com. Aunque tanto IFTTT como Zapier pueden ayudarte a automatizar tus tareas, la diferencia entre estas dos herramientas radica en que los actores son diferentes. Es decir, el punto de entrada y de salida de cada tarea en tu proceso puede ser provisto por IFTTT o por Zapier, y tendrás que usar una combinación de ambos para automatizar el proceso completo. La cuenta gratuita en Zapier tiene sus limitaciones. Si quieres sobreponerte a las limitaciones de tu cuenta, en especial si la usas con propósitos comerciales donde el volumen de uso es mayor, tienes que pagar. Sus planes comienzan en $20 al mes. Abre tu cuenta gratuita. Toma nota de tu usuario y contraseña en un lugar seguro.

Software Cuenta Password Zapier



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La ventaja de haber hecho un inventario en el Paso 1 y un diagrama de flujo en el Paso 2 es que ahora podrás saber con exactitud cuál de estas herramientas aplica para cada nivel en tu proceso. Con un poco de investigación podrás descubrir cuál de los dos servicios te servirá para conectar dos actores, si IFTTT o Zapier. Anota el servicio en tu diagrama de flujo.



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La solución

Espero que hayas podido completar todos los preparativos porque ahora vamos a construir la solución paso a paso.

1

Configura la opción de guardar los contactos en la nube

Asegúrate de que tu teléfono tiene habilitada la opción de guardar la información de tus contactos en la nube. En el iPhone, vas a Configuración > iCloud. Activa la opción de iCloud Drive y la de los Contactos tal como se muestra en la siguiente figura:

Configuración de iCloud



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En un teléfono con sistema Android, vas a Ajustes > Cuentas > Google. Si no lo has hecho antes, es posible que te muestre un mensaje diciendo “La sincronización está desactivada.” Lo cual significa que no se sincroniza con regularidad, pero si la cuenta fue configurada, puedes correrla cuando lo desees. Activa la opción para sincronizar los contactos.

Configuración de Android

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Crea una hoja de cálculo en Google Drive

Este es un paso intermedio ya que no existe una sincronización directa de iCloud to Google Contacts. Por cierto, sólo IFTTT tiene iCloud como un actor potencial. Zapier no tiene un app para eso. La otra cosa es que IFTTT creará esta hoja de cálculo si no existe, pero yo prefiero crearla con anticipación para tener más control.



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En Google Drive, haz clic en Nuevo > Carpeta. Dale por nombre “IFTTT’ y haz clic en Crear. Haz doble clic en la carpeta nueva “IFTTT” para entrar en ella, y crea una carpeta nueva llamada “contactos.” Haz doble clic en esta carpeta para entrar.

Ahora crea la hoja de cálculo haciendo clic en Nuevo > Hojas de Cálculo de Google. Esto creará un archivo nuevo intitulado.



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Haz clic en “Hoja de cálculo sin título” y cambia el nombre a ios_contactos. En realidad lo puedes llamar como quieras, pero uso este nombre para ser consistente con el resto del ejercicio.

Solo falta entrar los encabezados de cada columna en la hoja de cálculo. Ábrela haciendo doble clic sobre ella y en la fila 1 escribes los siguientes encabezados: DateAdded, Name, Email, Phone, Address, Organization, Ttle y Notes, para la Fecha, Nombre, Correo, Teléfono, Dirección, Compañía y Título, respectivamente.

Es preferible que los encabezados no tengan espacios entre las palabras. Esto concluye el Paso 2. Puedes cerrar la hoja de cálculo. Recuerda que esta va a ser usada para sincronizar los contactos provenientes de tu iPhone o iOS. Ahora entra los datos ficticios que se muestran en la fila #2. Si tu teléfono es Android, puedes brincar al Paso 7.

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Conecta tu canal de iOS a IFTTT

En IFTTT, cada vez que conectas tus cuentas, proveyendo tus credenciales, es decir, tu nombre de usuario y contraseña, estas conectando un canal (del inglés, channel).



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En nuestro caso, hay dos canales involucrados: iCloud y Google. Para ambos necesitas proveer la información de tu cuenta ya que el sistema estará usándola para conectarse tras bastidores cada vez que necesita transferir la data. Primero vas a conectar iCloud.

En la barra superior, haz clic en Channels, para visitar la página correspondiente. Nota el número total de canales disponibles, en el momento de escribir esta guía, 297. IFTTT añade nuevos canales con regularidad. Si no encuentras el canal que necesitas, no te preocupes, es posible que Zapier sí lo tenga. Es por eso que hay que complementar estos dos servicios, como verás más adelante. Busca el canal correspondiente a iCloud. En la caja de búsqueda intitulada Search Channels (del inglés, Buscar canales), escribe “ios.” La lista de canales se reduce a unas pocas opciones.



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Obvio que estamos interesados en iOS Contacts. Nota que el canal está desconectado. Hazle clic para visitar las opciones del canal y clic al botón para conectar (Connect, en inglés).

En la siguiente página te da las instrucciones a seguir para conectar el canal. Las tienes que ejecutar desde tu teléfono. Son las siguientes: 1. Descarga la aplicación IF al iPhone desde tu App Store. Asegúrate de que

la aplicación sea provista por IFTTT, instálala y ábrela cuando esté disponible.

2. Toca el símbolo y luego el de en la parte inferior derecha.



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3. Esto te permitirá acceder la configuración de IFTTT. Nota que tienes varias opciones:

a. My Profile te permite ajustar tu perfil de usuario, el cual es buena idea completar para personalizarlo. Puedes conectarlo con perfiles que ya tengas disponible en las redes sociales. Esto creará por cierto una conexión a ese canal.

b. Sync Options para permitir la sincronización utilizando tu plan de data celular. Lo puedes apagar para que sólo sincronice la data utilizando Wi-Fi.

c. Channel para conectar cualquiera de los canales disponibles. Esta opción la estaremos utilizando para conectar iOS Contacts a IFTTT y poder sincronizarlo

d. Intro te permite ver el pequeño tour de introducción, si decidiste no revisarlo cuando abriste la aplicación IF por primera vez

Dentro de las opciones, toca las palabras Channel y busca “ios”; verás cómo los canales disponibles se reducen en número.



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4. Toca la palabra iOS Contacts y luego Connect y Continue.



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Haz clic a Done cuando hayas completado estos pasos y te llevará a la página del canal. En este momento el canal está conectado; puedes cerrar la aplicación en tu teléfono y regresar al sitio web.

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Crea una receta nueva en IFTTT

Ahora vamos a crear tu primera receta de automatización. Pero antes, déjame decirte que estos pasos se pueden repetir cuantas veces sean necesarias para automatizar distintos flujos de información, no sólo tus contactos. IFTTT tiene recetas disponibles que fueron creadas por otros usuarios y desarrolladores que te han precedido. Puedes duplicar una receta existente y personalizarla con los datos de tus canales. Puedes conseguir recetas haciendo clic en My Recipes o con tus canales ya existentes, como el que acabaste de crear.

Haz clic en Channels tal y como lo hicste en el Paso 3. Luego busca “ios” para reducir la lista. Pero ahora los canales están conectados.



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Haz clic en iOS Contacts para visitar la página del canal. Nota que aparece una lista de recetas populares (del inglés, Popular iOS Contacts Recipes) que están disponibles. No hay una receta que copie los contactos de iOS directamente a los contactos de Google. Por eso tenemos que valernos de la Hoja de Cálculo que creamos en el Paso 2. Haz clic en la receta con nombre: Save new contacts to a Google Spreadsheet (que inglés significa, Guarda los contactos nuevos en una Hoja de cálculo de Google).

En la siguiente página te explica que esta receta añadirá una nueva línea en tu hoja de cálculo en Google Drive cada vez que añadas a un contacto nuevo en tu celular.

Haz clic en el botón Connect para conectar el canal por nombre de Google Drive Channel con el récipe.



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La aplicación abrirá una ventana nueva pidiéndote autorizar a IFTTT para conectar con tu cuenta de Google. Haz clic en Permitir, o en inglés Allow. Cuando hagas esto, tendrás un nuevo canal conectado. Haz clic en Done para cerrar la ventana nueva. La página del récipe se actualizará y ahora mostrará el botón Add para añadir el récipe.

Si no está seleccionado, marca Receive notifications when Recipe runs, para recibir notificaciones en tu móvil cada vez que la receta añada un contacto a la hoja de cálculo y haz clic en Add para añadirla. Las notificaciones se verán como se muestra en esta figura:

Notficaciones de IFTTT

Recibirás un mensaje anunciando que la receta fue creada con un número de identificación. Ahora necesitas configurarlo. Haz clic en Done para continuar.



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Configura la receta nueva de IFTTT

La receta que creamos en el paso anterior no tiene ninguna información personalizada acerca de tus cuentas de iCloud y Google, ni cuál hoja de cálculo quieres utilizar. Esto lo tienes que configurar siguiendo estas instrucciones. Haz clic en My Recipes en la parte superior de la página, al lado de la cajita de búsqueda para ver el recipe que acabas de crear.

Haz clic en el símbolo del lápiz de la derecha para editar la receta. Bajo Recipe Title cámbiale el título a uno más descriptivo como: “Guardar cada contacto nuevo del iPhone a la Hoja de Cálculo de Google bajo IFTTT > ios_contactos.” Tienes 140 caracteres disponibles.



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Nota que tienes de nuevo la opción para recibir notificaciones. Desplázate hacia abajo en la página para configurar la sección llamada Action, del inglés Acción. Hay tres secciones para editar: 1. El nombre de la hoja de cálculo (Spreadsheet name) 2. El nombre de las columnas en el orden correcto (Formatted row) 3. El nombre de la carpeta (Drive folder path)

Si recuerdas el Paso 2, los datos se verán como los de la figura a continuación.

Nota que cuando estás editando el campo, aparece el símbolo . Haz clic en Update para actualizar la información y guardar la configuración.



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Tu receta ha sido configurada y está lista para ser usada.

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Corre la receta por primera vez para probarla

Este paso no estrictamente necesario en este momento, pero vale la pena hacerlo para asegurarte de que tu trabajo hasta este momento funciona.



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Desde tu iPhone, abre la aplicación IF. Ve a tus récipes tocando . Verás la receta que acabas de crear. Toca la receta e iras a la página de la receta en tu teléfono, la cual se ve de la siguiente manera:

Toca el botón Check Now para revisar tu receta. Luego puedes confirmar con los datos añadidos a tu hoja de cálculo en Google Drive.

Si tu teléfono es Android no hay necesidad de los Pasos 3 al 6, porque Android sincroniza los contactos automáticamente con Google, por supuesto, si lo habilitaste tal y como lo expliqué en el Paso 1. Entonces continúa en el siguiente Paso 7.



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Crea flujo en Zapier para crear los contactos nuevos

Mediante este ejercicio, vas a crear el primero dos flujos nuevos en Zapier:

1. El primero lleva la información de la hoja de cálculo creada en el Paso 2 y alimentada en el Paso 6, a tus contactos de Google

2. El segundo lleva la información de una cuenta de Google a la otra. Este es opcional y te permite mantener varias cuentas de Google en sincronía. Este lo completarás en el Paso 8.

Zapier te dirige de manera progresiva para crear primero el disparador (trigger) y luego la acción (action). Para cada paso escoges una aplicación y realizas una prueba. Además, como expliqué anteriormente, Zapier te permite enlazar tareas múltiples, haciendo que el final de una acción se convierta en el disparador de una acción nueva.

Inicia el proceso para crear un flujo nuevo haciendo clic en Make a Zap.

Esto te llevará al editor donde puedes configurar los pasos de tu flujo, como lo muestra la siguiente figura.



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Flujo de Zapier

Ponle nombre a tu flujo en el campo Name your Zap… Le he puesto por nombre “Hoja de cálculo a Contactos.” El flujo se mueve para que asignes tu primera aplicación disparador.

Nota que a la derecha del editor, Zapier te muestra las aplicaciones más populares y una sección de búsqueda para que puedas ubicarlas con rapidez.

Escribe la palabra “google” para buscar la aplicación que necesitas, en este caso, la Hoja de cálculo de Google o Google Sheets. Como en IFTTT, la lista se reduce a pocas opciones en la medida que escribes la frase.

Haz clic en Google Sheets para escogerla y nota que el flujo del editor de la izquierda se mueve para seleccionar el disparador a la vez que te muestra a la derecha las opciones disparadores que tienes disponibles.



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Zapier tiene dos disparadores para la hoja de cálculo, uno para cuando se añade una nueva fila y otro para cuando se actualiza la data en una fila. Como el propósito es añadir los contactos nuevos, escoge el primer disparador.



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Haz clic en el botón de continuar, el cual se cambia a salvar y continuar (del inglés, Save + Continue).

El editor ahora añade un paso más para que puedas conectar la cuenta de Google que tiene la hoja de cálculo. Haz clic en Connect a New Account.

Una nueva ventana se abre para autorizar a Zapier a utilizar tu cuenta de Google con los permisos apropiados. Haz clic en Permitir, o en inglés Allow, para continuar.



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Ahora Zapier muestra la cuenta con un botón al lado (Test) para probarla. Haz clic en él y cambiará a Success!, mostrando que la conexión fue exitosa.

El editor añade otro paso con las opciones de la hoja de cálculo que quieres utilizar.

Haz clic en la flechita que apunta hacia abajo . Zapier se conecta con Google Drive y te muestra una lista de los archivos más recientes que has accedido. Si lo último que hiciste fue crear el archivo ios_contactos en el Paso 2, este aparecerá de primero en la lista – Gracias Zapier.

Ahora Zapier lee el archivo y te permite escoger la hoja de trabajo apropiada (en caso de que tuvieses varias). No le pusimos nombre a la hoja de trabajo, pero Google le puso por defecto. Haz clic en Hoja 1, y luego en Continue para seguir la edición de tu flujo.

Zapier nos dirige a probar la hoja de cálculo antes de continuar con dos cosas para revisar:

1. Asegúrate de que tienes una fila creada. Ya creamos una luego de añadir los nombres de las columnas en el Paso 2.

2. Asegúrate de que las opciones de abajo son las correctas. Esto se refiere a las opciones que acabamos de escoger de la hoja de cálculo y de trabajo.

Haz clic en el botón que ahora lee Fetch & Continue, para probar la hoja de cálculo.



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Zapier nos notifica que la prueba tuvo éxito. Haz clic en Continue.

Nota que el editor cambia para configurar ahora la acción. Repetimos los pasos anteriores, pero ahora seleccionando la aplicación afectada por la acción, en este caso los contactos en Google Contacts.

Haz clic en Google Contacts para escogerla. El flujo del editor de la izquierda se mueve para seleccionar la acción a la vez que te muestra a la derecha las opciones de acciones que tienes disponibles.



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Zapier tiene dos acciones para los contactos, uno para crear un contacto nuevo y otro para conseguir un contacto ya sea por correo electrónico o nombre y crear uno si no se consigue. Escoge el primero.



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Haz clic en el botón de continuar, el cual se cambia a Save + Continue.

El editor añade un paso más para conectar la cuenta de Google donde tienes los contactos. Si es la misma cuenta, haz clic en Test para probarla o en Connect a New Account, como hicimos en los pasos anteriores.

Si se abre la ventana para autorizar a Zapier a utilizar tu cuenta de Google, haz clic en Permitir, o en inglés Allow, para continuar. El editor añade otro paso para configurar la plantilla de datos de tu contacto.

Haz clic en la flechita que apunta hacia abajo en el primer campo (opcional) para asignar tu contacto a un grupo existente - Zapier se conecta con Google Contacts y te muestra una lista de los grupos disponibles, o puedes usar el botón con el signo de suma para añadir un grupo nuevo.

Puedes agregar tus contactos nuevos a más de un grupo si sigues usando el signo de suma. Me gusta identificar los contactos importados por Zapier, de manera que añado un grupo con el mismo nombre.



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Vas a alimentar siete campos con información como se muestra en la figura anterior. Los demás quedarán en blanco.

Esto se hace para establecer un mapa de la data entre Google Contacts y tu hoja de cálculo de Google (ios_contactos) que conectamos anteriormente. Para esto, haz clic en el símbolo de añadir campo para que Zapier lea la hoja de cálculo y puedas asignar la columna correcta. Una vez termines todos los siete campos, haz clic en Continue para continuar.

Zapier te dirige a probar el contacto antes de continuar. Revisa que los datos están correctos y haz clic en Create & Continue.

Haz clic en el interruptor que indica que tu nuevo flujo está apagado (OFF) para encenderlo y que comience a funcionar. Ahora estará corriendo cada 15 minutos para ir añadiendo los contactos nuevos.



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Crea flujo en Zapier para sincronizar tus cuentas

Ahora vas a seguir los pasos anteriores para sincronizar los contactos de dos cuentas distintas de Google.

Inicia el proceso para crear un flujo nuevo haciendo clic en Make a Zap.

Con seguridad ya estás familiarizado con el editor que te muestra los pasos de tu flujo:

Flujo de Zapier



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Ponle nombre a tu flujo en el campo Name your Zap… Le he puesto por nombre “Sincronizar cuentas de contactos en Google.” El flujo se mueve para que asignes el disparador.

Zapier te muestra las aplicaciones más populares y una sección de búsqueda para que puedas ubicarlas con rapidez.

Escribe la palabra “google” para buscar la aplicación que necesitas, en este caso, los contactos de Google o Google Contacts.

Haz clic en Google Contacts para escogerla y nota que el flujo del editor de la izquierda se mueve para seleccionar el disparador a la vez que te muestra a la derecha las opciones disparadores que tienes disponibles.

Zapier tiene un disparador para los contactos que sucede cuando se crea un contacto nuevo o se actualiza un contacto existente.



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Selecciónala y haz clic en el botón de continuar, el cual se cambia a salvar y continuar (del inglés, Save + Continue).

El editor ahora añade un paso más para que puedas conectar la cuenta de Google con los contactos de origen. Escoge la cuenta existente, que usamos en el Paso 7, y haz clic en Test.

El botón de al lado cambiará a Success!, mostrando que la conexión fue exitosa. Haz clic en Save + Continue para continuar.

Haz clic en la flechita que apunta hacia abajo . Zapier se conecta con Google Contacts y te muestra una lista de los grupos disponibles de dónde quieres copiar los contactos. Por defecto los selecciona a todos (All), sólo haz clic en Continue para continuar con esta selección.



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Ahora te lleva a probar el contacto. Haz clic en Fetch & Continue para seguir.

Zapier nos notifica que la prueba tuvo éxito. Haz clic en Continue.

Nota que el editor cambia para configurar ahora la acción. Repetimos los pasos anteriores, pero ahora seleccionando la aplicación afectada por la acción, es decir los contactos en Google Contacts otra vez. La diferencia es que vamos a conectar la cuenta siguiente.

Google Contacts aparece en el tope de la lista de aplicaciones disponibles. Haz clic para escogerla.

Zapier tiene dos acciones para los contactos, uno para crear un contacto nuevo y otro para conseguir un contacto ya sea por correo electrónico o nombre y crear uno si no se consigue. Escoge el primero.



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Haz clic en el botón de continuar, el cual se cambia a Save + Continue.

El editor añade un paso más para conectar la cuenta de Google donde tienes los contactos. Si es la misma cuenta, haz clic en Test para probarla o en Connect a New Account, como hicimos en los pasos anteriores.

Si se abre la ventana para autorizar a Zapier a utilizar tu cuenta de Google, haz clic en Permitir, o en inglés Allow, para continuar. El editor añade otro paso para configurar la plantilla de datos de tu contacto.

Haz clic en la flechita que apunta hacia abajo en el primer campo (opcional) para asignar tu contacto a un grupo existente - Zapier se conecta



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con Google Contacts y te muestra una lista de los grupos disponibles, o puedes usar el botón con el signo de suma para añadir un grupo nuevo.

Puedes agregar tus contactos nuevos a más de un grupo si sigues usando el signo de suma. Me gusta identificar los contactos importados por Zapier, de manera que añado un grupo con el mismo nombre.

Es posible que si no has configurado tus contactos en Google Contacts, aún tengas lo que el sistema crea por defecto. En este caso, todos los contactos se guardarían en un grupo del sistema llamado My Contacts, que significa en inglés “Mis contactos.” Está bien si seleccionas este grupo.

Vas a alimentar todos los campos con la información pertinente, tal y como se muestra en la figura siguiente. Haz coincidir todos los campos sin dejar ninguno en blanco.

Esto se hace para establecer un mapa de la data entre Google Contacts de la cuenta de origen y Google Contacts de la cuenta de destino que conectamos anteriormente. Para esto, haz clic en el símbolo de añadir campo para que Zapier lea los datos de tus contactos y puedas asignar las columnas correctas.

Una vez termines todos los campos o columnas, haz clic en Continue para continuar.



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Zapier te dirige a probar el contacto antes de continuar. Revisa que los datos están correctos y haz clic en Create & Continue.



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Haz clic en el interruptor que indica que tu nuevo flujo está apagado (OFF) para encenderlo y que comience a funcionar. Ahora estará corriendo cada 15 minutos para ir añadiendo los contactos nuevos.

Nota que tu flujo correrá automáticamente cada 15 minutos. Este tiempo se puede cambiar sólo si compras uno de los planes pagados de Zapier. Puedes repetir este Paso 8 cuantas veces sea necesario como cuantas cuentas en Google quieras mantener sincronizadas. Aquí tienes algunos ejemplos: 1. Sincroniza tus contactos con los de tu esposa 2. Sincroniza los contactos en tu cuenta de trabajo con los de tu cuenta

personal 3. Sincroniza los contactos entre tus varias cuentas personales



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La confirmación

Es muy importante que confirmes el proceso completo antes de comenzar a añadir contactos nuevos con confianza.

Sigue los siguientes pasos en tu flujo de tareas:

1. Añade un contacto nuevo en tu iPhone 2. Abre la aplicación IF en tu iPhone 3. Visita tus recetas tocando el símbolo 4. Toca la receta: “Guardar cada contacto nuevo del iPhone a la Hoja de Cálculo de

Google bajo IFTTT > ios_contactos” que creaste con esta guía, como se muestra en la figura

5. Toca el botón Check Now de tu receta 6. Espera 15 minutos y revisa tus cuentas de Google, Zapier corre de forma automática



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La conclusión

Así culminamos la automatización de tus contactos. Cada vez que añadas un contacto nuevo en tu iPhone, IFTTT tomará la información y la guardará en una hoja de cálculo, la cual Zapier tomará para crear un contacto nuevo en Google Contacts que luego se recreará en otras cuentas de Google Contacts.

Este proceso te ahorrará interminables horas de trabajo, mantendrá tu data actualizada en todas tus cuentas y con certeza, estimulará tu pensamiento con cientos de ideas de automatización que podrás implementar utilizando IFTTT y Zapier.

Te invito a que, si utilizas esta guía para automatizar el mantenimiento de tus contactos, escribas tus comentarios en el blog (http://vla.lu/gn1) y en las redes sociales usando la etiqueta #tecnologiasministeriales.

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