Shared Services in Niedersachsen - bppp.de · Shared Services in Niedersachsen Niedersächsisches...

Dr. Christoph Lahmann

CIO

SharedShared Services in Niedersachsen Services in Niedersachsen

Niedersächsisches Ministeriumfür Inneres, Sport und Integration

SharedShared Services Services

in in

NiedersachsenNiedersachsenMotor oder Modetrend?Motor oder Modetrend?

Arbeitskreissitzung IT – 4. Juli 2008

Dr. Christoph Lahmann, CIONiedersächsisches Ministerium für Inneres, Sport und Integration


CIO



Die geschichtliche Entwicklung der

niedersächsischen Behördenorganisation zeigt,

dass sich die Landesverwaltung seit ihrem

Bestehen ständig reformiert.


CIO



ZusammenfZusammenfüührunghrung von fachvon fachüübergreifenden bergreifenden

Dienstleistungen bereits vor 50 Jahren Dienstleistungen bereits vor 50 Jahren

Nds. Landesverwaltungsamt (NLVwA) (1958 bis 1998)

Zusammenführung von Sonderbehörden, wie z.B. Landvermessungsamt, Amt für Landesplanung und Statistik, Landeskonservator, Landeseichdirektion, Straßenbaudirektion, Landesjugendamt, Beamtenversorgung, Datenverarbeitung

Ziel der Landesregierung war die wirksamere und wirtschaftliche Aufgabenerledigung an zentraler Stelle durch Bündelung

administrativer Aufgaben


CIO



Beispiele sind: Personalverwaltung, IT, Organisation, Gebäudemanagement, Aus-

und Fortbildung, Dienstreisemanagement, usw.

Querschnitts- bzw. Unterstützungsfunktionen spielen daher quantitativ eine wichtige Rolle!

BBüündelung von Dienstleistungen: ndelung von Dienstleistungen:

administrativeradministrativer -- fachbezogenerfachbezogener BereichBereich

40 % 60 %


CIO



Bündelung fachbezogener Dienstleistungen vor 10 Jahren

Beispiele von Shared Services Ansätzen war u.a. die Ausgründung des Niedersächsischen Landesamtes für Bezüge und Versorgung, NLBV oder desInformatikzentrums Niedersachsen, izn im Jahre 1998

NLBV:

Das Ziel war die Wirtschaftlichkeit

der Bezügeabrechnung

deutlich zu erhöhen.


CIO



� Aufgabenkritik: Rückführung des Staates auf seine Kernaufgaben

� Querschnittsaufgaben standardisieren, vereinfachen und soweit wirtschaftlich möglich zentralisieren

� Neue Wege in der Zusammenarbeit mit Privaten - Erprobung eines Privat-Public-Partnership-Projektes

� Förderung der interkommunalen Zusammenarbeit

� Förderung der länderübergreifenden Zusammenarbeit

Ziele der niedersächsischen Verwaltungsmodernisierung ab 2005

(VM Phase II)


CIO



Verwaltungsmodernisierung Projekte der Phase II:

� Aufbau eines landesweiten integrierten Liegenschaftsmanagements

� Einrichtung zentraler Fahrdienste

� Einrichtung der einer zentralen Beschaffungsstelle

� Modellversuch Public-Private-Partnership im Justizvollzug

� Neuausrichtung der IT


CIO



Neuordnung der Hausmeisterdienste und liegenschaftsbezogenen Dienstleistungen

Maßnahmekatalog

� Zentralisierung der Aufgaben beim staatlichen Baumanagement Niedersachsen

� Ressort- und liegenschaftsübergreifende Aufgabenwahrnehmung

� Identifikation der Kernaufgaben des zukünftigen Hausmeisterdienstes

o Funktions- und Verbrauchskontrolle

o Aufgaben, deren Fremdvergabe nicht wirtschaftlich wären

o Veranlassung, Kontrolle und Dokumentation der Leistungserbringung durch Auftragnehmer

� Ausschreibung und Privatisierung liegenschaftsbezogener Dienstleistungen

� Zentrale Ausschreibung von Energie und anderen Medien


CIO



Ergebnis der Bestandsaufnahme

Hausmeisterdienste 608 VZE

Gebäudereinigung 204 VZE

Pförtner- und Sicherheitsdienste 104 VZE

Wartung und Inspektion tech. Anl. 133 VZE

Insgesamt 1.049 VZE

Kabinettsbeschluss vom 19.12.2006

Stelleneinsparungen bis zu 410 VZE mit einem finanziellen Volumen von bis zu 10,9 Mio. Euro.

Neuordnung der Hausmeisterdienste und liegenschaftsbezogenen Dienstleistungen


CIO



Maßnahmekatalog

� Pilotierung der Zentralisierung der Personenfahrer zunächst am Standort Hannover (zentraler Fahrerpool)

� Roll-Out in der gesamten Landesverwaltung

� Organisation der Kurierfahrten durch zentralen Fahrdienst mit dem Ziel einer weitgehenden Privatisierung

� Einrichtung eines zentralen Fuhrparkmanagements zur Disposition und

Verwaltung der Fahrzeuge

� Fahrzeugbeschaffung durch Zentrale Beschaffungsstelle (Leasing etc.)

Errichtung zentraler Fahrdienste -Aufbau eines zentralen Fuhrparkmanagements


CIO




Persönliche Fahrer 24 VZE

Fahrer nach Tarif 110 VZE

Kurierfahrer 35 VZE

Zivilkraftfahrer der Polizei 244 VZE

Insgesamt 413 VZE



Errichtung zentraler Fahrdienste -Aufbau eines zentralen Fuhrparkmanagements


CIO



Vorteile einer zentralen Beschaffungsstelle:� Ressortübergreifende Bündelung und Anpassung aller Bedarfe

� Standardisierung von Artikeln und Festlegung von Qualitätsstandards

� Abschluss von Rahmenvereinbarungen für standardisierte Artikel

� Prozesskostenminimierung durch Vermeidung von Doppelarbeiten

� IT-gestützte Vereinheitlichung von Vergabe und Beschaffungsprozessen

� transparente und rechtssichere Ausschreibungs- und Vergabeverfahren

� Verminderung der Korruptionsgefährdung

Errichtung einer zentralen Beschaffungsstelle für Waren und Dienstleistungen

(Landesbetrieb)

MaßnahmeErrichtung einer zentralen Beschaffungsstelle für Waren und

Dienstleistungen für die Landesverwaltung in der Rechtsform eines

Landesbetriebes.


CIO




Eingesetztes Personal 203 VZEBeschaffungsvolumen rd. 76 Mio. €



Seit 1. Dezember 2007 Logistik Zentrum Niedersachsen (LZN)

Errichtung einer zentralen Beschaffungsstelle für Waren und Dienstleistungen

(Landesbetrieb)


CIO



Ausgangslage:

Mehrere kleine, veraltete Vollzugseinrichtungen mit zusammen ca. 300 Haftplätzen müssen als zu unsicher und personell unwirtschaftlich eingestuft werden. Bauliche Sanierung würde rund 7 Mio. € kosten

Arbeitsinhalt des Projektes:

� Erstellung der Leistungsbeschreibung mit dem Ziel einer maximalen Privatisierungsquote

� Erstellung einer Vergleichsberechnung (Angebote des Privaten und Betrieb in Eigenregie)

� Entscheidung über PPP und Ausschreibung von Planung, Bau, Finanzierung sowie Teilbetrieb der neuen JVA

� Erprobung von Eignung und Wirtschaftlichkeit von PPP-Verfahren

� Bündelung des PPP-Sachverstandes in der Landesverwaltung

Modellversuch Public-Private-Partnership im Justizvollzug


CIO



� Gewachsene, heterogene Strukturen

� Wenig übergreifende Standardisierung

� Optimierung von Technologie und Abläufen lediglich in Bezug auf die

lokalen Gegebenheiten

� Dezentrale IT-Unterstützung auf allen ca. 55.000 Büroarbeitsplätzen

� Dezentraler Betrieb von ca. 1.000 Infrastruktursystemen

• Mangelhafte Skalierbarkeit

• Ineffiziente Standortstrategie

• Veraltete Versionsstände

• Unnötige Diversifikation

Neuausrichtung der IT -Ausgangslage in 2005


CIO



� Die IT wird mit Hilfe einer übergreifenden Strategie technologisch,

organisatorisch und architekturell nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten fortentwickelt.

� Die Landesregierung fördert insbesondere eine enge Kooperationen

zwischen Verwaltung und Wirtschaft im eGovernment als Voraussetzung für aktive Standortpolitik

� Die IT in Niedersachen unterstützt eine bürger- und unternehmens-

freundliche Ausgestaltung der Aufgabenwahrnehmung (eGovernment)

Neuausrichtung der IT -Allgemeine Ziele


CIO



� Kabinettsbeschluss 2005

– Einrichtung einer CIO Organisation

– Erarbeitung eines IT-Landeskonzeptes

– Zentralisierung des Infrastrukturbetriebes

– Weiterentwicklung des IT-Dienstleisters LSKN

– Standardisierung von Hard- und Software

– Konsolidierung der Server-Landschaft

– Zusammenführung von IT und Telekommunikation

– Organisatorische Zusammenführung von eGovernment und

IT- Steuerung

Eckpunkte der Neuausrichtung der IT


CIO



IT Landeskonzept - kurzgefasstEntwicklungsperspektive für die IT mit Zeithorizont 4-5 Jahre

1. Ressortübergreifende Steuerung der IT durch CIO Funktion

2. Logische Trennung von Anwendungsbetrieb für Fachverfahren und der Bereitstellung querschnittlicher Anwendungen sowie fachneutralertechnischer Infrastrukturen

3. Anwendungsentwicklung und Anwendungsbetrieb durch die Fachbereiche

4. Zentralisierung des Infrastrukturbetriebes beim LSKN

5. Etablieren eines Auftraggeber – Auftragnehmer Verhältnisses

6. Weiterentwicklung des izn zum wettbewerbsfähigen Dienstleister


CIO



Wirtschaftlichkeit und Qualität:

• Bündelung des IT-Infrastrukturbetriebes bei einem zentralen IT-Dienstleister

• Betreuung aller Standorte der nds. Landesdienststellen

• Kostensenkung (bis zu 30 % möglich)

• Vollständige Erneuerung der bestehenden IT-Infrastruktur innerhalb der

nächsten 5 Jahre

• Verbesserung der Servicequalität durch Erhöhung der Kundenorientierung

• Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung

• Freisetzung finanzieller sowie personeller Ressourcen

Spezialisierung:

• Zentralisierung der IT-Infrastruktur sichert Kompetenzerweiterung aufgrund

höherer Spezialisierung

Transparenz

• Landeskonzept bewirkt größere Transparenz bei der Leistungserbringung

Kundenorientierung

• Angebot eines marktgerechten Service, um wettbewerbsfähig zu bleiben/werden

Kundenzufriedenheit

Zentralisierung der IT-Infrastruktur beim Landesbetrieb:Ziele des Shared-Services


CIO



� Zentraler IT-Betrieb für alle obersten Landesbehörden, Rechnungshof sowie das Landessozialamt- Personalübergang („Personal folgt der Aufgabe“)

– Haushaltsüberleitung („aus Personalbudget werden Sachmittel“)

– Etablierung der Kunden-Dienstleister-Verhältnisse durch standardisierte Leistungsvereinbarungen mit Service-Levels

� Zentralisierung der Fachverwaltungen der Ressorts gemäß„Zentralisierungsmasterplan“– Umfang: 35 Projekte, 450 Standorte, 18.000 IT-Arbeitsplätze und 300

Serverbetriebsräume (Steuer, Polizei und Justiz werden später folgen)

– Laufzeit bis Mitte 2010

– Standardisiertes Vorgehensmodell, hoher Parallelisierungsgrad

� Standardisierung von Hardware, Software und Betriebsprozessen durch den Dienstleister LSKN in der Umsetzungsphase

Zentralisierung der IT-Infrastruktur:Stand der Umsetzung


CIO



� Landesbetrieb gem. § 26 LHO

� rd. 500 MA im IT-Bereich, rd. 110 Mio. € Umsatz

� Dienstleistungsschwerpunkte

– Rechenzentrumsbetriebe („7 x 24“)

– Help Desk, Service Desk

– Arbeitsplatzbetreuung

– Anwendungsentwicklung

– Zentrale IT-Beschaffung

� Neue Organisationsformen z.B. Managed Services (z.Zt. Ausschreibung Storage und Backup)

– Ggf. geplante Erweiterungen des Leistungsportfolios Desktop Managed Services, Datacenter, Network Managed Services, Servicedesk-Leistungen

Zentralisierung der IT-Infrastruktur:Der „neue“ IT-Dienstleister der Landesverwaltung


CIO



� Alle Leistungen sind als Produkte definiert und werden auf Basis der Kostenträgerrechnung mit einem Leistungsentgelt belegt.

� Entgelte orientieren sich an marktüblichen Preisen (Benchmark).

� Kunden definieren Anforderungen auf Basis des Produktkatalogs.

� Verantwortung zur Einhaltung der Haushaltsgrenzen des jeweiligen Bereichs liegt beim Auftraggeber.

� Für den Dienstleister sind die "bestellten" Leistungen Eingangsgrößen in den Wirtschaftsplan.

Exkurs:

Kostentransparenz des Dienstleisters Das Produktpreismodell


CIO



Kostentransparenz des Dienstleisters Der Produktkatalog

� Ein Produkt stellt ein standardisiertes Leistungselement des Dienstleisters dar und kann verschiedene Kostenarten beeinhalten:

– HW

– SW

– Services

� Produkte sind Baustein für Systemlandschaften die zu Lösungen zusammengesetzt werden

� Anforderungsgerechte, differenzierte Qualitätskriterien durch Definition einheitlicher und überprüfbarer Service Level

� Das Leistungsangebot des Providers wird kundenfreundlich und übersichtlich strukturiert

� Preistransparenz wird durch Angabe von Produktpreisen (Entgelten) geschaffen


CIO



Kostentransparenz des Dienstleisters Vorteile dieses Modells

� Keine „bottom-up“ kalkulierten Angebote

� Anteil Standardprodukte an der Lösung möglichst hoch

� Optimierung der Service Level Kategorien

� Infrastrukturbezogene Betriebskosten pauschaliert –anwendungsbezogene Betriebskosten nicht!

� Kostenoptimierung findet nicht mehr in Bezug auf einen Einzelvertrag statt, sondern in Bezug auf ein Standardprodukt

� Der Erfolg von Effizienzprogrammen läßt sich an der Entwicklung der Produktpreise messen


CIO



Weiterentwicklung des zentralen IT DiensteistersDie nächsten Schritte

� Abschluß der Zentralisierungsprojekte (2010/11)

� Umsetzung des einheitlichen Betriebsmodells

� Weiterführung der Standardisierung

� Austarieren der „Fertigungstiefe“ - Sourcing Management

� Weiterentwicklung des Produktpreismodells

� Recruiting Herausforderungen meistern

� Optimierung des Kundenmanagements

� Ausbau des Vertrauensverhältnisses zwischen Kunde und Dienstleister


CIO



Weiterentwicklung der SSC Ansätze

Qu

elle:

arv

ato

se

rvic

es


CIO



Einige Ressentiments ?

� Rechtliche Aspekte – typische „buzzwords“– Justiz: Richterliche Unabhängigkeit– M.f.Wissenschaft und Kultur (Uni, FH, Museen etc.): Freiheit von Forschung und

Lehre, Kunstfreiheit– Polizei: Polizeitaktische Erwägungen– M.f.Kultur (Schulen): Kommunale Trägerschaft– M.f.Soziales: Arztgeheimnis– M.f.Finanzen: Steuergeheimnis– Statistik: Statistikgeheimnis

� Optimaler Scope ?– Full Outsourcing

– Multisourcing

– Outtasking

– Managend Services

– PPP

� Organisation reif für PPP / Outsourcing usw.?– Wer seine Probleme outsourced………….

� Verlust von Know-How, Steuerungs- und Gestaltungsspielräumen

� Machtfülle als „kleiner Kunde“?

� Politische Aspekte


CIO



Wie also öffnen? Mögliche Aspekte:

� Mehrwert- anstatt Kostendiskussion– SSH/PPP ist Innovationsmotor!

� Auf objetive Risiken ebenso wie auf subjektive Befürchtungen eingehen

� Scope hinlänglich groß wählen– Kleine Deals – kleine Probleme;

große Deals – große Probleme?

� Einfaches, klares Regelwerk– SLA

– Pönalen

– …..

� Leistungsfähiges Kundenmanagement


CIO



Vielen Dank

Dr. Christoph Lahmann, CIONiedersächsisches Ministerium für Inneres, Sport und Integration

Shared Services in Niedersachsen - bppp.de · Shared Services in Niedersachsen Niedersächsisches...

Documents

Transcript of Shared Services in Niedersachsen - bppp.de · Shared Services in Niedersachsen Niedersächsisches...