School Board

2015 CIPAction, June 16, 2014

Agenda

• Process• School Board direction• Superintendent’s Proposed CIP• School Board’s Adopted CIP• Financial Analysis• Motion• Resolution

22

2

Process

3

CIP Decision Making ProcessSCHOOL BOARD DEFINES NEEDS WITH STAFF

SCHOOL BOARD DEFINES NEEDS WITH STAFF

STAFF DEVELOPS OPTIONS WITH 

COMMUNITY INPUT

STAFF DEVELOPS OPTIONS WITH 

COMMUNITY INPUT

SCHOOL BOARD PROVIDES DIRECTION

SCHOOL BOARD PROVIDES DIRECTION

STAFF DEVELOPS AND ANALYZES 

OPTIONS 

STAFF DEVELOPS AND ANALYZES 

OPTIONS 

COMMUNITY PROVIDES FEEDBACK

COMMUNITY PROVIDES FEEDBACK

STAFF MAKES RECOMMENDATIONS

STAFF MAKES RECOMMENDATIONS

COMMUNITY INPUT ON STAFF 

RECOMMENDATIONS

COMMUNITY INPUT ON STAFF 

RECOMMENDATIONS

SCHOOL BOARD MAKES DECISIONSSCHOOL BOARD MAKES DECISIONS

4

5

CIP Process to Date: Timeline

June 2014 School Board adopts CIP

May 2014 CIP recommended

April 2014 CIP options ranked

February/March 2014 Feasibility studies

February 2014 CIP options developed

Framework adopted January 2014

Framework developed October to December 2013

CIP criteria developed June to September 2013

Community EngagementGroup #Community engagement meetings: 6Community conversations: 20Twitter town halls: 4School Board work sessions: 10Joint School Board/County Board work session: 1School Board monitoring items: 2School Board information items:  4School Board action items:  2Total: 49IndividualFeedback forms completed on‐line: 3,000Tweets 120More Seats for More Students emails: 325Speakers at 5/22 & 6/5 School Board meetings 97Total : 3,542

6

7

School Board Direction

School Board Direction

• Address areas of critical need• Build schools where the needs are• Provide new seats as soon as possible

• Provide flexibility for future program & enrollment changes

8

School Board Direction

• Maximize development at any specific site to accommodate   future growth

• Respect preferred maximum seats• Continue discussion on program after June 17

9

Build Schools Where the Needs Are

•New ELEMENTARY school seats SOUTH of Arlington Boulevard 

•New MIDDLE school seats NORTH of Arlington Boulevard

•New HIGH school seats CENTRALLY located 

10

11

Preferred Maximum Seats

Maximum Seats for 2014 CIPElementary 700 + Pre‐KMiddle 1,300High 2,200

12

Superintendent’s   Proposed CIP

Preferred Options: When Needed

$ in millionsTIMELINE FY14‐15 FY15‐16 FY16‐17 FY17‐18 FY18‐19 FY19‐20 FY20‐21 FY21‐22 FY22‐23 FY23‐24

New ES$2.0  $17.5  $20.6  $10.2 

Seats:725

Abingdon$3.4  $19.0  $6.4 

Seats:136

New MS$3.0  $40.0  $55.0  $19.0 

Seats:1300

CareerCenter  $1.0  $1.0  $9.0  $48.3  $62.1  $27.6 

Seats:1300

Washington‐Lee $3.0  $2.0 

Seats:300

BONDING CAPACITYSurplus/(Deficit) $35.3  ($16.2) ($37.8) ($39.9) ($4.1) ($24.8) ($43.5) ($33.9) $11.1  $29.9 

PPROVIDES # OF SEATS WHEN NEEDED BUT NOT WITHIN BONDING CAPACITY

1313

14

Preferred Options: Fundable

$ in millionsTIMELINE FY14‐15 FY15‐16 FY16‐17 FY17‐18 FY18‐19 FY19‐20 FY20‐21 FY21‐22 FY22‐23 FY23‐24

New ES$2.0  $17.5  $20.6  $10.2 

Seats:725

Abingdon$3.4  $19.0  $6.4 

Seats:136

New MS$3.0  $40.0  $55.0  $19.0 

Seats:1300

CareerCenter $1.0  $1.0  $9.0  $48.3  $62.1  $27.6 

Seats:1300

Washington‐Lee $3.0  $2.0 

Seats:300

BONDING CAPACITYSurplus/(Deficit) $40.7  $23.7  $12.5  $0.0  $33.7  $52.3  $44.0  $0.1  $11.2  $29.9 

PROVIDES # OF SEATS WHEN POSSIBLE WITHIN BONDING CAPACITY

14

15

School Board’s   Adopted CIP

Elementary School Capacity

Addition and Renovation Abingdon Elementary School• Estimated Additional Seats: 136 • Projected Completion:  start of school, 

September 2017• Maximum Estimated Total Project Cost:  

$28,750,000• 2014 Bond Funding:  $28,750,000

16

Elementary School CapacityNew Elementary School ‐ Jefferson Site Preferred• Estimated Additional Seats:  725• Projected Completion:  start of school, September 2018• Maximum Estimated Total Project Cost:  $50,250,000• 2014 Bond Funding:  $50,250,000• Joint process between Arlington Public Schools (APS) and Arlington County 

Government (ACG) to be developed to make a final determination by January 31, 2015 regarding locating the new elementary school at the Jefferson site.  This process will include all stakeholders.

• If the Jefferson site is selected, a process to determine if the new elementary school will be a neighborhood school or a choice program school will commence.  This determination will be made by April 30, 2015 and will include all stakeholders.

17

Elementary School CapacityAlternative Elementary School PlanAdditions at Two Arlington Elementary Schools in the Southern Part of the County• If it is determined that a new elementary school will not be located at the 

Jefferson site, then two elementary schools will be selected for renovations/additions to add elementary school seats.

• Estimated Additional Seats:  225‐250 at each school (450‐500 total)• Projected Completion:  To be determined• Maximum Estimated Total Project Cost:  $54,100,000• 2014 Bond Funding:  $50,250,000• Process to identify the two school sites to be developed.  This process will 

commence in sufficient time so that the Alternative Elementary School Plan can be considered during the process to make a final determination about the Jefferson site. 18

Elementary School Capacity

Addition and Renovation McKinley Elementary School• Estimated Additional Seats: 241• Projected Completion: start of school, 

September 2016• Maximum Estimated Total Project Cost:  

$20,100,000• 2014 Bond Funding:  $7,470,000 (Project 

funding also includes $12,000,000 from the 2012 bond and a total of $633,500 from FY2015 and FY2016 Minor Construction/Major Maintenance funding.) 

19

Secondary School Capacity

Secondary Seats Location or Locations to be Determined in the Northern Part of the County• Estimated Additional Seats:  1,300• Projected Completion:  start of school, September 2019• Maximum Estimated Total Project Cost:  $126,000,000          

to include $5,000,000 of current revenue for planning and design

• 2014 Bond Funding:  $4,000,000 (planning and design only)• Process to determine the location or locations of these seats 

to be developed, to include all stakeholders, and to conclude by December 31, 2014.

20

Secondary School Capacity

Secondary SeatsWashington‐Lee High School• Estimated Additional Seats:  300• Projected Completion Date:  start of school, 

September 2016• Maximum Estimated Total Project Cost:  

$5,000,000• 2014 Bond Funding:  $5,000,000

21

Secondary School Capacity

Secondary SeatsArlington Career Center• Estimated Additional Seats:  1,300• Projected Completion Date:  scheduled in three phases, for 

start of school, September 2020, 2021 and 2022• Maximum Estimated Total Project Cost:  $153,400,000• 2014 Bond Funding:  $0• Process to explore the vision and program for the Career 

Center to be determined, to include all stakeholders, and to build on community and staff work already begun.

22

Proposed CIP Secondary Seats

Minor Construction/           Major Maintenance• Maximum Estimated Total Project Cost:  

$70,110,000 over the 10 years of the CIP• 2014 Bond Funding:  $10,310,000

23

24

Financial Analysis

24

School Board Adopted CIPFY 2015 – FY 2024TIMELINE FY14‐15 FY15‐16 FY16‐17 FY17‐18 FY18‐19 FY19‐20 FY20‐21 FY21‐22 FY22‐23 FY23‐24 TotalSeats Created (4,002 total) Fall 2014 Fall 2015 Fall 2016 Fall 2017 Fall 2018 Fall 2019 Fall 2020 Fall 2021 Fall 2022 Fall 2023

McKinley Addition/Renovation $7.5 241 $20.1*New ES (Jefferson site preferred) $2.0  $17.5  $20.6  $10.2  725 $50.3Abingdon Addition/Renovation $3.4 $19.0 $6.4 136 $28.8Secondary Seats to be determined $4.0 $5.0**  $41.6  $57.9  $17.5  1300 $126.0Career Center  $1.0  $1.0  $9.3  $56.1  $49.4  $36.6  1300 $153.4Washington‐Lee $3.0  $2.0  300 $5.0MC/MM $4.1 $6.2 $7.7 $5.9 $7.2 $7.4 $7.6 $7.8 $8.0 $8.2 $70.1TOTAL $24.0  $49.7  $77.3  $75.0  $34.0  $63.5  $57.0  $44.4  $8.0  $8.2  $453.6BONDING CAPACITYBond Issuance Capacity $58.3 $33.2 $69.0 $34.0 $52.0 $35.0 $51.0 $44.4 $8.0 $8.2 $393.1Surplus/(Deficit) – Cumulative $34.3  $22.8  $14.6  ($26.4) ($8.4) ($36.9) ($42.9) ($42.9) ($42.9) ($42.9)Bonding Capacity Needed $26.4 $10.5 $6.0 $42.9Overall Debt Ratio with Add’l Debt 8.76% 9.02% 9.31% 9.56% 9.85% 9.84% 9.96% 9.86% 9.78% 9.55%Annual Debt Service Increase $0.5 $2.9 $1.8 $4.5 $4.0 $1.0 $2.5 $2.0 $1.4 ($1.3)Cumulative Debt Service Increase $3.4 $5.2 $9.7 $13.7 $14.7 $17.2 $19.2 $20.6 $19.3

BOND REFERENDAYear 2014 2016 2018 2020 2022Amount $105.8 $132.6 $166.0 $15.4 $16.2

* Total project cost includes $12.0 million from 2012 bond and $633,500 from FY15 and FY16 MC/MM funds**  $5 million to be funded with current revenue rather than bonds$ in millions and rounded; exact figures are contained in the CIP motion and Attachment B

25

ATTACHMENT A

26

School Board Motion

Motion for the Adoption of the FY 2015‐FY 2024 Capital Improvement PlanJune 16, 2014

Every two years, the School Board adopts a Capital Improvement Plan (CIP), planning for capital needs for the next ten years.  This approach to capital planning anticipates needs for the next decade, while providing flexibility to adjust to changing circumstances. 

During the development of the FY2015‐FY2024 CIP, the School Board focused on the need to provide seats for students in the areas of most critical need, in light of the continued, sustained growth in student enrollment.  That enrollment growth, and the process that began in the summer of 2013 and culminates in this CIP, is detailed in a report to be completed by June 20, 2014 and to be included as Attachment B to this motion.  

After a robust community engagement process, the School Board concluded that to meet its Strategic Plan goal of providing optimal learning environments, and focusing on the areas of most critical need, capital improvements for this CIP would focus on elementary seats in the southern part of the County, middle school seats in the northern part of the County, high school seats later in the ten‐year planning horizon, and continued investment in maintenance of our facilities.

The School Board recognizes that identifying the funding needed for the 2014 bond to begin work on the areas of most critical need is its first priority in this CIP.  The School Board further recognizes that additional community input, and further collaboration with the Arlington County Board and Arlington County Government staff, is needed to make a final determination for some capital improvements in this CIP.  

Consistent with these goals, I move that the School Board adopt the FY2015‐FY2024 Capital Improvement Plan summarized on Attachment A, as follows:

27

ELEMENTARY SCHOOL CAPACITY

Addition and Renovation at Abingdon Elementary School• Estimated Additional Seats: 136 • Projected Completion:  start of school, September 2017• Maximum Estimated Total Project Cost:  $28,750,000• 2014 Bond Funding:  $28,750,000

New Elementary School – Jefferson Site Preferred• Estimated Additional Seats:  725• Projected Completion:  start of school, September 2018• Maximum Estimated Total Project Cost:  $50,250,000• 2014 Bond Funding:  $50,250,000• Joint process between Arlington Public Schools (APS) and Arlington County 

Government (ACG) to be developed to make a final determination by January 31, 2015 regarding locating the new elementary school at the Jefferson site.  This process will include all stakeholders.

• If the Jefferson site is selected, a process to determine if the new elementary school will be a neighborhood school or a choice program school will commence.  This determination will be made by April 30, 2015 and will include all stakeholders.

28

ELEMENTARY SCHOOL CAPACITY (continued)

Alternative Elementary School Plan – Additions at Two Arlington Elementary Schools in the Southern Part of the County• If it is determined that a new elementary school will not be located at the Jefferson site, then two 

elementary schools will be selected for renovations/additions to add elementary school seats.• Estimated Additional Seats:  225‐250 at each school (450‐500 total)• Projected Completion:  To be determined• Maximum Estimated Total Project Cost:  $54,100,000• 2014 Bond Funding:  $50,250,000• Process to identify the two school sites to be developed.  This process will commence in sufficient 

time so that the Alternative Elementary School Plan can be considered during the process to make a final determination about the Jefferson site.

McKinley Elementary School Addition/Renovation• Estimated Additional Seats: 241• Projected Completion: start of school, September 2016• Maximum Estimated Total Project Cost:  $20,100,000• 2014 Bond Funding:  $7,470,000 (Project funding also includes $12.0 million from the 2012 bond and 

a total of $633,500 from FY2015 and FY2016 Minor Construction/Major Maintenance funding.) 

29

SECONDARY SCHOOL CAPACITY

Secondary Seats –Location or Locations to be Determined in the Northern Part of the County

• Estimated Additional Seats:  1,300• Projected Completion:  start of school, September 2019• Maximum Estimated Total Project Cost:  $126,000,000 (includes $5 million of current revenue for 

planning and design)• 2014 Bond Funding:  $4,000,000 (planning and design only)• Process to determine the location or locations of these seats to be developed, to include all 

stakeholders, and to conclude by December 31, 2014.

Secondary Seats – Washington‐Lee High School

• Estimated Additional Seats:  300• Projected Completion Date:  start of school, September 2016• Maximum Estimated Total Project Cost:  $5,000,000• 2014 Bond Funding:  $5,000,000

30

SECONDARY SCHOOL CAPACITY (continued)

Secondary Seats – Arlington Career Center• Estimated Additional Seats:  1,300• Projected Completion Date:  scheduled in three phases, for start of school, September 2020, 2021 and 

2022• Maximum Estimated Total Project Cost:  $153,400,000• 2014 Bond Funding:  $0• Process to explore the vision and program for the Career Center to be determined, to include all 

stakeholders, and to build on community and staff work already begun.

MINOR CONSTRUCTION /MAJOR MAINTENANCE

• Maximum Estimated Total Project Cost:  $70,110,000 over the 10 years of the CIP• 2014 Bond Funding:  $10,310,000

31

Bond Referendum Resolution

Resolution of the School Board of Arlington County Requesting a Special Election on the Question of Issuing a Maximum of $105,780,000 in General Obligation Bonds of Arlington County for School Purposes – June 16, 2014

WHEREAS, Section 15.2‐2640 of the Code of Virginia of 1950, as amended (the “Code”), requires that the School Board of Arlington County (“School Board”) request, by resolution, that the County Board of Arlington County (“County Board”) adopt a resolution regarding the contracting of a debt and the issuance of general obligation bonds of Arlington County for school purposes;

NOW,  THEREFORE, BE IT RESOLVED, that the School Board, as required by Section 15.2‐2640 of the Code, does hereby request that the County Board adopt a resolution setting forth the maximum amount of its general obligation bonds to be issued for capital projects for school purposes and requesting that the Circuit Court of Arlington County order an election on the question of contracting a debt and issuing the general obligation bonds of Arlington County in an amount not to exceed $105,780,000 for the purpose of paying the costs of capital projects for school purposes.  This resolution shall take effect immediately.

33

Thank You

34