SAP Real Estate: visión de conjunto y cumplimiento...

SAP Real Estate: visión de conjunto y cumplimiento normativo

Gabriel Calvo AgudoExperto en soluciones de

Real Estate

Noemi Diaz-Benito Experta en soluciones

financieras

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All forward-looking statements are subject to various risks and uncertainties that could cause actual results to differ materially from expectations. Readers are cautioned not to place undue reliance on these forward-looking statements, which speak only as of their dates, and they should not be relied upon in making purchasing decisions.

Legal disclaimer

Agenda

1. Alcance funcional de SAP Real Estate Management

2. IFRS16 en SAP Real Estate: solución y requisitos

3. Roadmap

4. Propuesta de valor

Portfolio de Finanzas

Financial Planning & AnalysisAccounting &Financial Close

Treasury &Financial Risk Management

Finance Operations

Enterprise Risk & Compliance Management

Strategy Development and Translation

AccountingPayments and Bank Communications

Receivables Management Enterprise Risk Management

Planning, Budgeting and Forecasting

Entity Close Cash and Liquidity Management Invoice Management Controls and Compliance Management

Profitability and Cost Management

Corporate CloseDebt and Investment Management

Travel Management International Trade Management

Monitoring and Reporting Reporting and Disclosure Financial Risk Management Real Estate Management Fraud Management

Financial Close Governance Commodity Risk Management Financial Shared Services Audit Management

VP of Finance Head of Corporate Reporting

Corporate Treasurer

Head of Finance Operations

Chief Compliance Officer

SAP S/4HANA Finance - delivers functional completeness across all financial rolesChief Financial Officer

Preguntas más complejas requieren reapuestas más ágiles

“¿Cómo puedo incrementar la ocupación sin impactar la

productividad de mis empleados?”

“¿Estoy gestionando el espacio dentro de mis instalaciones de

manera efectiva? Chief Financial Officer

“¿Cómo puedo saber cuando renovar o terminar

mis miles de contratos?”

Tendencias actuales

Incremento de la complejidad de los portfolios de Real Estate

Presión debida a iniciativas de

crecimiento global

Requerimiento de reducir el coste del portfolio de

activos Adopción acelerada de tecnologías de innovación

Nueva metodología de trabajo habilitada por redes y movilidad

Estallido del Big Data

SAP Real Estate Management

Proceso

Org

aniz

ació

n

Inversión y construcción

Gestión de alquileres

Relación con arrendatarios y

Marketing

Mantenimiento de instalaciones

Gestión de recursos

ambientales

Planificación de la cartera

Gestión de transacciones

Gestión de localizaciones

Portfolio Mgmt.

Portfolio Analysis

Project Mgmt. Sourcing

LeaseAdmin

Trans-actionMgmt.

LeaseAnalysis

Expense Recovery

Marketing Campaign

TenantService

RequestsBrokerage

AssetStrategy

AssetPlanning

AssetExecution

Mobile Asset

Mgmt.

ResourceTracking

SiteAnalysis

Activos Fijos

Project Accounting

Gestión de Inmuebles

Construcción

Gestión de alquileres

Marketing

Gestión de instalaciones

Contabilidad Budget & Forecast AP AR Cierre

Financiero

Eliminación de los silos en los procesos que impiden el traspaso de información entre departamentos y provoca trabajo innecesario.

PPM CRMRE-FX EAM

AA PS CO FI

Gestión de inmuebles

Gestión del espaciosY traslados

Mantenimiento y Reparaciones

Energía y Seguridad

REAL ESTATE MANAGEMENT

Inversiones y Construcción

Real Estate Lifecycle Management. Capacidades


Gestión de espacios y traslados






Retos a los que se enfrentan nuestros clientes


• Falta de procesos de planificación de la inversión transparentes

• Escasa visibilidad de la cartera de activos

• Los proyectos de construcción y modernización exceden los presupuestos y se retrasan


Planificación de inversiones y creación/ monitorización de proyectos de construcción

Recopilar todas las ideas de inversión, pasos de aprobación y criterios de decisión

Gestión de todos los acuerdos de adquisición de terrenos y edificios

Creación de proyectos y monitorización de presupuestos, hitos, entregables y fechas de entrega


Inversiones y construcción

Oportunidades de inversión

Planificación financiera a largo plazo

Integración con Gestión de Projectos

• Optimizar inversiones de capital

Maximizar ROI Nivelar Riesgos y recompensas Mejorar decisiones de inversión


Gestión del Espacio







• Escasa cuota de retención de arrendatarios

• Pagos retrasados

• Visión global de fechas críticas en la gestión contractual

• Cumplimiento normativo IFRS16


Gestión de Inmuebles (1)

Gestión de alquileres, incluyendo contabilizaciones, incrementos del alquiler, alquileres basados en ventas y plazos.

Planificación de campañas para promocionar espacios vacantes

Monitorización y cualificación de oportunidades de negocio


Gestión de contratos de Lease-in, Lease-out y Contratos de venta

Gestión de Inmuebles (2): Contratos

Control de FECHAS críticas

Gestión eficiente de CONDICIONES de alquiler

Pagos, Liquidación de alquileres y gastos de mantenimiento de áreas comunes


Gestión de INTERLOCUTORES

Vista de ArquitecturaVista de Arquitectura

Gestión de inmueblesDatos Maestros. Vistas

Vista de Uso

Divididos en 2 vistas, sobre las cuales los objetos de Real Estate pueden procesarse de diferentes maneras.

Fácil gestión de todos los tipos de objetos de Real Estate ( Entidad de negocio, terreno, edificio, unidad de alquiler, espacio de alquiler, habitación alquilable):

Vista de Uso

Gestión de inmueblesVista de uso

Vista comercial, económica y contable

OBLIGATORIA

Dependiente de la sociedad. Integración con FI

Se organiza de forma jerárquica con la siguiente estructura:

Edificio/ Terreno

Sociedad

Unidad Económica

Unidad de alquiler

Gestión de inmueblesDatos Maestros. Gestión de partners

Organización, persona o grupo en los que la empresa tiene un interés de negocio

Nos permite gestionar todas las relaciones y guardar información que tengamos de los interlocutores financieros y comerciales de los activos inmobiliarios

Gestión de inmueblesContratos de Real Estate

Objeto Real Estate

Interlocutor

Contabilizaciones

Pagos

Gestión Partidas Abiertas

Reclamaciones

Controlling Real Estate

Integración FI-AA

Procesos

ACTIVAR

Tipo de contrato Duración Condiciones Vencimiento/Prórroga Reglas de Ajuste Recargo Servicios Alquiler según Ventas Gestión Documental

Contrato

Firma Fecha

Correspondencia

Centros de Coste

Contrato Externo

Contrato Interno

Superficies Vacante

Gestión de contratosCiclo de vida

Crear contrato

Activar contrato

Cambiar detalles / cláusulas contrato

Cambio de las condiciones del contrato

Cambio titular contrato

Renovación Contrato

Gestión de avisos

Ajuste Condiciones

Liquidación gastos & suministros

Revisión & InspecciónUnidades de Alquiler

Devolución de Fianzas

Crear Correspondencia

Saldar partidas abiertas

Facturación / Cobro/ Pago importe alquileres

Revisión fechas & condiciones

Cambio superficie & actualizar detalles

Revisión /

Seguimiento

Crear

CambiarFinalizar

Vista de Arquitectura

Gestión de inmueblesDatos Maestros. Vistas

Vista de UsoVista de Uso Vista de Arquitectura

Divididos en 2 vistas, sobre las cuales los objetos de Real Estate pueden procesarse de diferentes maneras.

Fácil gestión de todos los tipos de objetos de Real Estate ( Entidad de negocio, terreno, edificio, unidad de alquiler, espacio de alquiler, habitación alquilable):

Gestión de InmueblesVista de arquitectura

Vista técnica con datos maestros de tipo arquitectónico de un objeto inmobiliario

NO OBLIGATORIA. Complementan la vista de uso.

Independiente de la sociedad FI

Integración con sistemas gráficos CAD/GIS

Pueden ligarse con un objeto de la vista de uso


• Falta de visibilidad de utilización de espacio

• Desconocimiento del coste debido a espacios vacantes

• Ineficiencias en la gestión de salas y falta de visibilidad sobre equipamiento disponible


Real Estate Lifecycle ManagementCapacidades


Utilización mas eficiente del espacio a través de planificaciones gráficas del espacio y asignaciones del mismo, gestión de mudanzas, reserva de salas de conferencias y gestión de servicios

Monitorización de la asignación de espacios a empleados y contratistas.

Creación y programación de planes de desplazamiento de individuos y equipos, resultando en informes de ocupación muy precisos y asignaciones de equipamiento.

Gestión de ocupación de las salas de conferencias con capacidad de cambio de servicios pedidos.

Gestión de espacios

Definición de espacio arquitectónico como espacio de trabajo

Mantenimiento de datos del espacio de

trabajo

1Asignación de

empleados

2

Asignar empleados al espacio de trabajo incluyendo asignación de objetos de coste

Imputación de costes

3

Asignación de costes a objetos de coste internos.

Space Management asegura transparencia total en el uso de el espacio de trabajo, y soporta la asignación opcional de tarifas de uso a objetos de coste interno como Centros de coste, ordenes, o Elementos PEP

Gestión de espacios y trasladosIntegración CAD

A3.01 -12 PuestosA3.03 -12 PuestosB3.01 -10 PuestosD3.01 -12 PuestosD3.03 -12 PuestosE3.01 -10 Puestos

G3.01 – 25 PuestosG3.02 – 25 Puestos

• Datos del espacio de trabajo• Asignar empleados• Asignar costes

Costes de ocupación más bajos Balancear la demanda de espacio

con los recursos disponibles Uso optimo del espacio a través

de asignaciones de coste integradas

Carga/Lectura automática de los planos desde CAD/SIG

Gestión de espacios y trasladosTraslados

Especificar personas que hay que mover

Especificar espacios objetivo

Planificar ocupantes de los espacios objetivo.

Introducir las fechas de traslado

Visualizar el plan de traslado en el sistema CAD

Crear Plan de Mudanza

1Activar plan de

mudanza

2

Activar las entradas en la lista de salas objetivo

Visualizar nueva ocupación en CAD

Gestión de espacios y trasladosEjemplo

Gestión de espacios y trasladosReserva de salas

Mantenimiento de salas en la vista arquitectónica

Determinar los precios de uso de salas para reuniones y el precio de servicios

Crear datos de sala

1Mantenimiento de datos de personas

2

Mantenimiento de personas que están autorizadas a reservar una sala

Crear acuerdos marco como contratos de RE para ser capaces de cobrar a terceros que usen las salas

Crear reserva de sala

3

Seleccionar tipo de sala

Definir tiempo

Seleccionar sala disponible

Asignar gente que asistirá a la reunión

Especificar servicios requeridos (como catering)

Asignar costes

4

Usar el centro de coste asignado a la persona

Ejecutar contabilización individual para los externos



Inversiones y Construcción Energía y Seguridad




• Altos costes generales

• Falta de cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio

• Ineficiencia en la gestión del personal de servicio



Despacho de órdenes de trabajo y notificaciones de mantenimiento a la fuerza de trabajo móvil.Ejecución de planes de mantenimiento preventivo y correctivo.



Uso de dispositivos ´móviles para despachar, monitorizar y actualizar las solicitudes de servicio de manera eficiente.

Colaboración con proveedores de servicio.

Creación, procesamiento y monitorización de órdenes de reparación y mantenimiento usando procesos estándar que mejoran los niveles de servicio .

Creación de planes de mantenimiento preventivo y correctivo

Mantenimiento y reparacionesIntegración CAD

Mantenimiento de instalaciones de forma proactiva

Asignación de activos a las instalaciones de real estate

Visualizar la localización de una petición de mantenimiento

Sensores para la gestión de los procesos de mantenimiento

Mejora de la disponibilidad de los equipos con mantenimiento programados

Gestión de las personas a través de dispositivos móviles

Seguimiento de la localización y costes de mantenimiento de los activos



Seguimiento del consumo de recursos para la cartera en cada localización.Integración con los sistemas de información de los edificios de cara a mejorar sus operaciones.

Monitorización del consumo de energía y sus costes relacionados para cada instalación.

Seguimiento, procesado, investigación, reporte y análisis de incidentes.


Crear métricas

Asignar métricas a ubicaciones técnicas, edificios, terrenos,…

Crear métricas

1

Statistical ModelingMedir consumo

2

Leer el consumo y crear documento de medida

Reportar el consumo

3

Crear reporte de consume de energía

Analizar consumo actual

Proceso a seguir:


Reduce el consumo de recursos

Visualizar el consumo de recursos por localización

Acceder directamente al Sistema de información del edificio

Monitorización del consumo de recursos por localización y edifico

Acceso a los sistemas de información de los edificios desde el cockpit

Desplegar procedimientos de seguridad y monitorizar los incidentes de seguridad

Real Estate Cockpit

• Falta de visión holística de datos técnicos, comerciales o del entorno de Real Estate

• Incapacidad para reaccionar a tiempo a los problemas

• Falta de flexibilidad de las herramientas de reporting


Real Estate Cockpit

Real Estate Cockpit

Optimización en la localización de inmuebles y terrenos

Visión conjunta de datos operacionales y económicos

Proceso de pagos en tiempo real

Gestión eficiente de las rentas

Real Estate Cockpit

IFRS16 en SAP Real Estate: solución y requisitos

Planificación de los cambios regulatoriosNuevos estandar con implicaciones obligatorias liberados

Reportados fuera de balance

Informados en la memoria del balance

SAP Lease Administration para equipos

IASB publica el nuevo estándar de

contabilización para los arrendamientos IFRS 16

FASB publica el Nuevo estándar de

contabilización de arrendamientos (ASC-842)

IFRS 16 Fecha efectiva- se permite adopción

temprana

FASB (Topic 842) (US GAAP)

13 de Enero

2016

25 Febrero

2016

1 Enero 2019

Siguiente año

fiscal tras el

15 Dic. 2018

Actual reporte de los leasing operativos

(tomador)

Es requerido capitalizar la mayoría de las obligaciones

Contabilización en el balance de los activos y las

obligaciones

Nuevas obligaciones:

Implementación del nuevo software de

SAP para administrar los

arrendamientosSAP Real Estate Management para

propiedades

La

so

luc

ión

Planificación de los cambios regulatoriosNuevos estandar con implicaciones obligatorias liberados

Posicionamiento de soluciones SAP

Arrendamiento Propiedad Inmueble Otras propiedades(equipos, mobilizado..)

LessorSAP Real Estate Management(mejorado para IFRS 16 y

US GAAP ASC 842)

SAP Leasing

LesseeSAP Lease Administration

by Nakisa*

1 2

3 4Impacto de IFRS 16

IFRS16SAP Real Estate Management

Portfolio de contratos

Administraciónde contratos

ReportingGeneración

de pagos

Valoraciónde activos

Revisión de arrendamientos

Clasificación de activos

Reporting

IFRS & US GAAP Leasing

Gestiónde contratos en RE-FX

Contabilidad de activos

GENERAL LEDGER (MULTI-GAAP ACCOUNTING)

Cuentas a pagar / cuentas a cobrar

Controlling y contabilidad porcentros de beneficio

REPORTING

SAP Real Estate ManagementProceso integrado End- to- End

Procesos

Org

aniz

ació

n

Investand

Construction

Portfolio and Contracts

Space- und Facility

Management

Maintenance

and Repair

Resource Management

PortfolioPlanning

Trans-actions Mgmt.

Location Mgmt.

Portfolio Mgmt.

Portfolio Analysis

Project Mgmt. Sourcing

Contract-mgmt.

Cashflows Lease Admin.

Cost Control

Occu-pancy SpcePlanning

Move

Asset Strategy

Asset Planning

Asset Execution

MobilieScenarios Resource

TrackingObject

Analysis

FI-AA Project Controlling

PortfolioManagement

Construction

Contract Mgmt

Space Mgmt.

FacilityManagement

Accouniting Budget & Forecast Vendors Customers Financial

Close

Resource Scheduling

Solución para IFRS16 Lease Administration

Escenario integrado de gestión de arrendamientosSAP Real Estate Management

SAP Real Estate Management

„Derecho uso del activo“

Acreedor

Local GAAP

IFRS

Controlling /

Centro de

beneficio

Activo

Tipos de contrato

Partners

Objeto del arrendamiento: activosfijos, propiedades, equipos…

Plazos y condicionespara la gestión de avisosy reglas de renovación(validez)

Planes de facturación: arrendador / arrendatario

Fechas críticas y avisos

Gestión de contratos

Clasificación y evaluaciónde reglas

Calcular y reporter por valor neto contable, depreciación, reembolsos y tipo de interés.

Gestión del cambio / Revaloraciones

Workflows entre el administrador de contratos y contabilidad

Creación / enlace al activo

Calisificación y valoración

Multi GAAP : IFRS, US GAAP, HGB

Gestión RoU para activo y pasivo

Contabilidad de deudores y acreedores

Recalculo de la depreciación y reembolsos

Pago de los arrendamientos

Controlling / contabilidad por centrode beneficio

Apuntes financieros

El caminoEstar preparados para la nueva regulación

TRANSICIÓN Y CONTRUCCIÓN

Multi-GAAP Contabilización

PRODUCCIÓNPLAN

Comienzo de la gestión de contratos

Valor inicialde loscontratos

Abstracciónde datos

Implementación

Gestión del cambio

Fase de análisis

Gestión de contratos

Valoración y clasificación

IFRS16. Estructura del contrato

Kondition

Periodos de validez del contrato

Para cada objeto del contrato se aosican las reglas de valoraciónrelevantes según los principios

contables

Las condiciones pueden serasignadas a reglas de valoración y

pueden ser clasificadas de acuerdoa la relevancia de la misma para el

cáculo del RoU

Las fechas de duración del contratopredefinen la duración del mismodesde el punto de vista contable,

pero pueden ser cambiadas de forma manual: fecha probable de

fin

Crear / asignar un RoU para el activo

Erzeugung Bewertung

Crear / Asignar el datomaestro del activo

Regla de valoración

Cada modificación en el contratorequire una revaluación Erzeugung Bewertung

Erzeugung BewertungCrear la valoración

VertragsobjekteObjetos del contrato

Condiciones

Ej: Arrendamiento edificio

Fiori Launch PadGenerar

valoración

Crear activo

fijo

Generar

cash flowsContabilizar

valoración

Reportar

resultados

VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓNCONTABILIZACIÓN Multi-

GAAP

Acceso al

Launchpad

GESTIÓN DEL CONTRATO

Crear

contrato

Ej: Arrendamiento edificio

Fiori Launch PadGenerar

valoración

Crear activo

fijo

Generar cash

flowsContabilizar

valoración

Reportar

resultados

VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓNCONTABILIZACIÓN Multi-

GAAP

Acceso al

Launchpad

GESTIÓN DEL CONTRATO

Crear

contrato

Entrega de la solución

Entrega:

Entrega a través de un paquete de mejora

El release es EHP 6 o superior o S/4HANA on premise

Nota 1682715: IFRS compliant lease accounting

Nota 2255555: Evaluation of leasing contracts

Nota 2406475: IFRS16 mejoras y correcciones

La solución para los nuevos estandar de gestión de arrendamientos es una mejora de SAP Real Estate Management:

Soporta la integración con:

Classic y new General Ledger

S/4HANA Finance

Contabilización y gestión de activos fijos

Roadmap

Beneficios y referencias

Valor añadido SAPSAP Real Estate Management

SAP RE es SAP ERP y, por lo tanto, una plataforma escalable y flexible.

SAP RE permite una mayor transparencia y control y una mayor calidad de la información: por ejemplo una cuenta de resultados analítica por edificio.

SAP RE proporciona una total integración con la gestión de expedientes, la contabilidad financiera y analítica, gestión de proyectos, mantenimiento y generación de informes, sostenibilidad…1

2

3

Valor añadido SAPReferencias de cliente

Sector Público Comercio Gestión de ViviendasBancos, Aseguradoras,

ServiciosEnergía / Industria

http://www.enbw.com/content/de/index.jsp

http://www.swd-ag.de/home/index.htm

http://www.fraport.de/cms/default/rubrik/1/1961.fraport_de.htm

http://www.rwe.de/generator.aspx/homepage/language=de/id=450/home.html

http://www.hausinvest.de/index.php

http://corporate.basf.com/de/

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