SAP Manuel Reservas Credito

Manual Usuario IS-PSe Pgina 1 de 28

MANUAL DE USUARIO DEL MDULO DE

CONTABILIDAD PBLICA (ISPSe) DOCUMENTOS PRELIMINARES

Versin N: V1R0

Febrero de 2004

Autor: Equipo de ISPSe

Cliente: INIA


1.1 Documentos preliminares

1.1.1 Documentos preliminares de Gastos El grupo de operaciones que vamos a realizar con el componente ISPSe de SAP R / 3 se corresponde con la ejecucin del presupuesto administrativo de gastos y del presupuesto administrativo de ingresos. En los siguientes epgrafes se va a ver cual es el tratamiento que este mdulo da a todos los documentos contables de ejecucin. Todo el proceso de registro de los documentos, como se produce la autorizacin, contabilizacin e impresin. Se ver tambin como todos los documentos presupuestarios tienen su reflejo contable en la contabilidad financiera y la imputaciones a objetos de coste que se puedan producir. El componente ISPSe recoge todas los documentos presupuestarios de gasto, los documentos de modificacin (anulaciones / ; complementarios +) y sus combinados, en cinco grandes grupos, reservas, autorizacin, compromiso, orden de obligacin y orden de pago. En los procesos de ingresos va a recoger todos los documentos en dos grandes grupos las rdenes y las anulaciones.


1.1.1.1 Retencin de Crdito (RC)

1.1.1.1.1 Creacin de una Retencin de Crdito La ruta para acceder a la introduccin manual de la retencin de crdito es la siguiente:

Finanzas / Gestin Financiera / Cont.Presupuestaria Espaa / Contabilizacin / Doc. Presupuestarios / Reserva de recursos / FMX1 Crear

Se accede a la ventana de seleccin de campos donde los datos a completar son

los siguientes:

Clase de documento. Se despliega un match code donde se selecciona la clase de Reserva que se va a crear.

Fecha de documento. Fecha de contabilizacin. Sociedad. Moneda / tipo de cambio, en la que se realiza la contabilizacin del documento. Documento de referencia. Este es un campo opcional. Los datos que proporciona

son los de otra RC grabada con anterioridad en el sistema y que puede servir como referencia para la que se va a registrar.


Una vez completados todos los datos pulsamos INTRO y en la pantalla mostrada se introducen los datos de la RC a crear.

Los datos a completar son los siguientes: - Texto de doc: Indicaremos en este campo una descripcin del documento, el

tamao de este texto es reducido por lo que si necesitramos un campo mayor

pulsaremos el icono .

- Importe de la reserva. - Posicin presupuestaria, por ejemplo G/542J/22799. - Centro gestor, siempre 20204. - Cuenta de mayor , a nivel informativo. - Centro de coste, a nivel informativo.


Pulsando el icono se realiza una verificacin de los datos introducidos para efectuar el control de disponibilidad sobre la partida, o detectar si se han producido posibles errores o inconsistencias. Si las verificaciones se han producido correctamente, se graba

el documento de forma preliminar pulsando el icono . Una vez grabado preliminarmente el documento se imprimir el formulario, Accederemos al documento siguiendo la siguiente ruta:

Finanzas / Gestin Financiera / Cont.Presupuestaria Espaa / Contabilizacin / Doc. Presupuestarios / Reserva de recursos / FMX3 Visualizar Introduciremos el nmero del documento a imprimir y pulsaremos INTRO.

A continuacin aparece la siguiente pantalla:


Imprimiremos 2 copias, para ello indicaremos en el campo Ctd.impresiones, 2 copias.

Pulsaremos el icono


1.1.1.1.2 Creacin de una Reserva de crdito con valores plurianuales La ruta para crear una reserva de crdito con valores plurianuales es la misma

que la del apartado 1.1.1.1.1. Completaremos los datos de la reserva de crdito y para introducir los datos

relativos a las diferentes anualidades marcaremos la posicin del documento de la cual queremos introducir los valores plurianuales.


Y a continuacin pulsaremos el icono Nota: El presupuesto de esta posicin presupuestaria deber estar introducido en las diferentes anualidades, si no estuviera introducido el sistema mostrara el siguiente error:

Si ya estuvieran registrados los valores del presupuesto el sistema mostrara la siguiente pantalla


Introduciremos la anualidad y el importe correspondiente y a continuacin pulsaremos

el icono

Pulsamos INTRO y a continuacin grabaremos de forma preliminar pulsando el icono

Para imprimir este documento seguiremos las explicaciones del punto 1.1.1.1.1, solo destacar que en el caso de los documentos plurianuales se imprimen dos hojas por cada copia, una primera con los datos del ejercicio corriente y una segunda ANEXO con las diferentes anualidades.


1.1.1.1.3 Creacin de una Reserva de crdito de captulo 6 La ruta de acceso para la creacin de una reserva de crdito es la misma que la indicada en el apartado 1.1.1.1.1. Seguimos los pasos del apartado 1.1.1.1.1 para completar los datos de la reserva de crdito, en el caso de posiciones presupuestarias de captulo 6, es OBLIGATORIO e indispensable completar los campos de cuenta, centro de coste y el campo ORDEN. Una vez completados todos los campos grabaremos el documento de forma preliminar. A continuacin crearemos el EXPEDIENTE DE INVERSION accediendo a la transaccin ZEXPRO, la cual tendremos en nuestro men de favoritos.

En esta pantalla indicaremos el Tipo de expediente


El Tipo de Gestin: mnimo, media y ampliada. Fase: En este caso elegiremos Reserva de credito. Anualidad del ejercicio N de documento, en este caso el nmero de la reserva que acabamos de contabilizar de forma preliminar.

Una vez informados estos campos, pulsaremos INTRO, y a continuacin completaremos el resto de campos asociados al expediente. Dependiendo del tipo de expediente y tipo de gestin tendremos que informar ms o menos campos.


Una vez completados pulsaremos el icono . A continuacin introduciremos el proyecto de inversin en el documento contable del siguiente modo: Accederemos al documento con la siguiente ruta:

Finanzas / Gestin Financiera / Cont.Presupuestaria Espaa / Contabilizacin / Doc. Presupuestarios / Reserva de recursos / FMX2 Modificar

Pulsando el icono accederemos a los campos de posicin del documento

Detalle pos. De documento


Pulsamos el campo Ms y a continuacin pulsamos INTRO.

En esta pantalla introduciremos el n de expediente de inversin, en el campo N

expediente, para ello pulsaremos el icono


El sistema mostrar el n de expediente asociado a nuestro documento y haremos doble clic sobre el mismo.

Pulsaremos INTRO y de nuevo grabar de forma preliminar. Para realizar los documentos barrados y los complementarios, a las diferentes reservas de crdito, ser necesario activar la funcionalidad de documento ajustes de valor necesarios. De esta forma cualquier modificacin en el recurso inicial, nos exigir la creacin de un nuevo documento, y el sistema no permitir modificar los importes directamente en la reserva original. Para ello pulsaremos el check box, detalle posicin de documento y marcaremos documento ajustes de valor necesarios. Hay que tener en cuenta que despus de marcar este campo no hay posible vuelta atrs.

Las RC una vez creadas es posible visualizarlas y, siempre que no se haya producido la activacin de la funcionalidad Doc. de ajuste valor necesarios o el consumo por parte de un documento de una fase posterior, pueden ser modificadas.


1.1.1.1.4 Visualizacin de una Retencin de Crdito La ruta para acceder a la visualizacin de la retencin de crdito es la siguiente:

Finanzas / Gestin Financiera / Cont.Presupuestaria Espaa / Contabilizacin / Doc. Presupuestarios / Reserva de recursos / Visualizar (FMX3 ) Es posible visualizar el documento introduciendo el nmero o realizar una bsqueda si

este es desconocido. Para efectuar dicha bsqueda pulsaremos los iconos o .

Pulsando el icono , podremos buscar por diferentes criterios:


Podremos incluso seleccionar por mas criterios pulsando el icono

Pulsando el icono , accederemos a la siguiente pantalla para buscar por otros criterios.


Una vez seleccionado, se visualiza el documento introducido en el sistema.


Tambin se visualiza desde la ventana cabecera de documento el estado en el que se encuentra el documento, si est pendiente de autorizacin, si est bloqueado o si est finalizado.

Cabecera de documento


Otra posibilidad de visualizacin, en la check box Detalle pos. De documento , son los detalles de la posicin del documento, en los que figuran los importes y las imputaciones. Esta ltima informacin es ampliable si se marca el flag ms del y se pulsa intro en el teclado.


En la visualizacin se dispondr de la funcin de consumo del crdito, que permitir conocer el importe disponible de una reserva determinada (esta funcionalidad existe en todos los documentos contables), as como de los documentes subsiguientes que han consumido parte de su importe. Tambin permitir navegar a estos documentos, haciendo doble clic sobre ellos.


1.1.1.1.5 Modificacin de una Retencin de Crdito La ruta para acceder a la modificacin de la retencin de crdito es la siguiente:

Finanzas / Gestin Financiera / Cont.Presupuestaria Espaa / Contabilizacin Doc.presupuestario / Reserva de recursos / Modificar (FMX2 ) Los campos que pueden cambiar son el texto de cabecera, el texto de posicin, el importe, la posicin presupuestaria y el fondo gestor. Siempre que no se haya marcado Ajuste valor necesario. Un vez efectuadas las modificaciones se graba el documento de forma preliminar para que las modificaciones sean efectivas.

Nmero de doc. del precompromiso que consume 10 de la reserva


1.1.1.1.6 Modificacin a la Reserva de Crdito (RC+ / -). Ajustes de valor

Las modificaciones de las reservas de crdito contemplan en SAP dos tipos de operaciones: las disminuciones, que son retenciones de crdito barradas, y los aumentos, que son retenciones de crdito complementarias. La ruta para acceder a la introduccin manual de la modificacin de la retencin de crdito es la transaccin ZFMXPM1 - Reserva de recursos / Crear ajuste del valor PRELIMINAR, esta transaccin se deber aadir a nuestro men de favoritos:


Se accede a la ventana de seleccin de campos donde los datos a completar son

los siguientes:

Marcar el flag del documento deseado: Incremento de valor disminucin. Fecha de documento. Clase de documento: Se indica la clase de documento original que se va a modificar Numero de documento: Se indica el nmero de documento original que se va a

modificar.


A continuacin pulsaremos el icono

Una vez completados todos los datos se ejecuta la transaccin y se introducen los datos de la RC + / -. a crear. Estos datos son un texto con la descripcin del documento y el importe de la modificacin de la reserva.

Si el documento tuviera valores plurianuales pulsaramos el icono

A continuacin grabaremos el registro pulsando el icono

El importe abierto representar el importe disponible de esa reserva, para consumir en los documentos consecutivos (A, D,..)


Para imprimir el documento correspondiente al ajuste valor, accederemos de igual forma que en el caso de crear ajuste de valor, mediante la transaccin ZFMXPM1 - Reserva de recursos / Crear ajuste del valor PRELIMINAR y una vez introducidos los

datos correspondientes al documento pulsaremos el icono

En el campo Ajuste del valor indicaremos el nmero del ajuste valor creado.

En la siguiente pantalla pulsaremos el icono Nota: Si un documento original tiene varias posiciones, es decir varios conceptos presupuestarios, si quisiramos anularlo tendramos que realizar tantos documentos de ajuste valor preliminar como posiciones tenga el documento original.

Si se quiere realizar la anulacin total del documento original y el documento es de captulo 6, habr que borrar el expediente de inversin que previamente se haba creado para el documento original. Para borrar el expediente de inversin accederemos a la transaccin ZEXPRO, una vez introducidos todos los datos del expediente (tipo de

expediente, tipo de gestin, fase, ejercicio, y documento) pulsaremos el botn .


Si ANTES de que el documento se haya firmado se quisiera modificar algn dato del documento, accederemos a la transaccin ZFMXPM1 - Reserva de recursos / Crear ajuste del valor PRELIMINAR y una vez introducidos los datos correspondientes al

documento pulsaremos el icono .

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