SAP ECM for Microsoft SharePoint by...

SAP ECM for Microsoft SharePoint by OpenText

Ведущий: Бейдер Александр

Директор направления ECM,

TerraLink

Вебинар:

Экономное управление корпоративным контентом в условиях кризиса.

Бизнес-выгоды использования SAP Content Management for Microsoft

SharePoint by OpenText

13 марта 2015, 11:00

OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 2

Содержание

Роль MS SharePoint в корпоративной системе

Партнерство SAP, OpenText и Microsoft 1

2

Требования к управлению информацией 3

Как SharePoint интегрирован с SAP ERP 4

Пример использования для задач EAM 5

Обсуждение 6


SAP Archiving

SAP Document Access

SAP Extended ECM

SAP Invoice Management / OCR

SAP Employee File Management

SAP Digital Asset Management

SAP Document Presentment

SAP Travel Receipts Management / OCR

SAP Portal Content Management

SAP Portal Site Management

SAP Content Management for SharePoint

SAP обеспечивает полную поддержку и сопровождение

10+ SolEx продуктов разработанных OpenText…

SAP: стратегическое партнерство с OpenText

eBook: SAP and

OpenText Alliance

History of success:

2,000+ customers

ENDORSED BUSINESS

SOLUTIONS (~50)

ECOHUB REFERRAL

PARTNEREDGE PARTNER

SAP SOLUTION CERTIFIED

(e.g. Powered by NetWeaver, ArchiveLink Certified, etc)

Ур

ове

нь о

бяз

ате

льс

тв

SOLUTION EXTENSIONS (~20)

http://global.sap.com/community/ebook/2013_01_19513/en/index.html#/page/1

http://global.sap.com/community/ebook/2013_01_19513/en/index.html#/page/1


Как объединить силу SAP & Microsoft? Есть три хорошо знакомых метода…

SAP BI Connector Duet Enterprise for

Microsoft SharePoint

and SAP

SAP NetWeaver Gateway

productivity accelerator

for Microsoft

Синхронизация данных

между SAP BI и

Microsoft Excel Расширение возможностей

Excel для оперативного

анализа отчетности SAP BI

Отображение транзак-

ционных данных SAP в

интерфейсе SharePoint Быстрый доступ к данным -

отображение запросов и

хода их согласования в

SharePoint

Обновление и анализ

данных SAP в Microsoft

Office Использование данных SAP,

например, заказа в рабочем

процессе SharePoint

Однако, это все про данные…

А что насчет контента


Microsoft: Open Text – стратегический партнер

70,000+ Microsoft ISV’s

150 Microsoft Global ISV’s

50 Strategic Global ISV’s

Email Business Records

Архивирование е-почты

Мониторинг е-почты

Управление е-почтой

Электронные факс - сообщения

Business Collaboration

Архивирование

документов, списков,

сайтов

Доступ к корпоративным

записям

Доступ к данным, записям

и документам SAP ERP

Office Productivity

Интеграция с клиентами MS

Office

O365 ProPlus / Office 2013

Office Web Apps


Enterprise

Content Mngmnt

for MS SharePoin

Digital Asset

Mngmnt

Управление

корпоративными

архивами медиа

материалов

Интеграция с

рабочими

процессами

Эффективность

маркетинговых

коммуникаций

SAP Archiving (Enterprise Library) Безопасное, защищенное, соответствующее регулятивным требования, долговременное, экономически эффективное хранилище информации

SAP Document Access 3600 – доступ к информации

Employee File

Mngmnt


архивами

персональных

документов

Интеграция с HCM,

ESS/MSS

Готовые сценарии

согласования,

отчетность,

визуализация

Invoice

Mngmnt

Опция OCR

Ввод, согласование,

контроль обработки

счетов поставщиков

Готовые бизнес-правила

Сокращение времени

расчетов, высокая

эффективность процесса,

оптимизация структуры

персонала

Extended Enterprise

Content Mngmnt

Лучшая в своем классе

ECM система

Готовая интеграция с

сотнями объектов SAP

Рабочие Пространства

для SAP и не-SAP

контента

Коллективная работа

для SAP и не-SAP

пользователей

Corporate RM

Travel Receipts

Mngmnt

Опция OCR

Автоматизация

ввода

командировочных

отчетов, их

согласование и

обработка

Эффективный

контроль затрат

Portal Site

Mngmnt

Промышленная

система для

авторизации и

публикации в сети

Intra/Extranet для

SAP NW Portal

Portal Content

Mngmnt


документами и

коллективной

работой для SAP

NW Portal

Document

Presentment

Live

Основанная на

бизнес-правилах и

шаблонах

генерация

документов в

реальном времени

Document

Presentment

Промышленная

автоматическая

генерация

документов,

персонализация,

доставка по

произвольным

каналам

Комплект

Extended ECM

Бизнс-

ориентированные

приложения ECM

Технологические

приложения

ECM

Теперь в комплекте и Tempo Box! 6

Что такое SAP Business Suite by OpenText


и управление

контентом

приложений SAP

(i.e. SAP HCM) из

MS SharePoint

Управление ЖЦ

информации для

MS SharePoint

RM в соответствии с

DoD


Общие компоненты для SAP and SharePoint

Legend: SAP SPS Microsoft

OpenText: Enterprise Library

Microsoft: SharePoint

Web Parts, SharePoint

Pages

SAP: Business Suite

ECMLink

SAP ERP, CRM, SRM, Retail, …

Archive Server

ECMLink Content Server Records Management

Content Archiving

Site Deployment

Core components, .Net API

OpenText





2






Для чего в мире используют SharePoint?

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Internal collaboration

File-share replacement

Web portal/intranet

Live document/content management

Project Management

Document archiving/records management

External collaboration

Business Process Management (BPM)

Public web management

No choice/Company-wide rollout

Don't know / Other


Замена общих директорий

Портал WEB / Интранет

Управление контентом

Управление проектами

Архивирование, управление записями

Сотрудничество с контрагентами

Управление Бизнес- Процессами (БПМ)

Управление контентом портала

Так надо – инструкция сверху

Прочее или нет ответа

Доступ & совместное

использование

AIIM Research (July 31, 2012)


Как получить больше от SharePoint?

“Наибольшие проблемы

вызывают: восприятие

продукта пользователями,

управление информацией и

расширение его применения

для решения бизнес-задач

компании.”

Source: AIIM Industry Watch – SharePoint 2013 released 08-2013

620 individuals were surveyed, 31% from larger organizations over 5,000

employees, 40% with mid-sized organizations of 500 to 5,000 employees, and 29%

from small-to-mid sized organizations with 10 to 500 employees.


Зачем нужно управление информацией?

Сайты SP появляются стихийно

Исключить расползание информации!

Большая часть контента не используется

SP не предназначен для долговременного

хранения информации

Никто не знает: кто владелец файла, как

его используют, можно ли его удалить?

Необходимо целостное управление

жизненным циклом информации в компании

= Life Cycle Management

Оргструктура компании постоянно

меняется

Необходимо обеспечить отображение

актуальной оргструктуры в системе сайтов

SP


Использовать SharePoint для доступа ко ВСЕМУ контенту, который необходим Вам для работы!

Наша цель:


Наша цель:

Использовать SharePoint для доступа ко ВСЕМУ контенту, который необходим Вам для работы!


Что, если MS SP не интегрирован с SAP ERP?

Снижение КПД корпоративных бизнес-процессов

Повышение судебных рисков из-за несоответствия законодательству

Finance

Customer

Service &

Support

Legal

Asset

Management

Production HR

Sales &

Marketing

Нет гарантии, что связанный с SAP контент актуален, что приводит его многократному дублированию

Контент, связанный с б/п SAP ERP хранится в MS SP вне информации о его бизнес-контексте, что снижает его ценность

Сроки хранения контента, связанного с SAP ERP, не

соответствуют требованиям законодательства или превышают

все разумные пределы

Поиск необходимого контента все более затруднен из-за драматического роста его

объемов

Ручное атрибутирование контента в соответствии с бизнес-контентом приводит нарушению синхронизации с метаданными SAP и ошибкам

Пользователи SAP не имеют прямой доступ к контенту,

размещенному в MS SP


Вопрос дня:

Что такое SAP ECM for MS SP by OpenText?

4. Управление

развертыванием сайтов для MS SP

1. Интерфейс SP для SAP xECM

3. Управление

записями для SP

2. Архивирование

для SP





2






Зачем управление информацией для MS SP?

• Быстрый рост – компании, информации

• Возрастание требований регуляторов

• Готовность к слушанию дел в судах

• Снижение и контроль рисков

• Лучшие практики

• Интеллектуальный капитал

• Информационная безопасность


Зачем управление архивированием для MS SP?

Управление хранилищем контента Независимость от производителя систем

архивирования

Поддержка HSM

Дедубликация

Сжатие

Хранение только активного контента Уменьшение времени

архивирования/восстановления

Упрощение процесса обновления версии

SP

Долговременное хранение Рендирование контента в промышленные

форматы (TIFF, PDF/A )

Хранение рендиций вместе с документами

Управление записями Применение политик хранения контента

Документы

Сайты целиком

Списки контента

Какой контент можно архивировать?


Доступ к архивированному контенту

Web Parts для доступа Просмотр папок в хранилище

Фасетный поиск

Полная поддержка стиля MS SP Используются SP Стили (Темы)

Поддерживается Лента SP

Просмотр архивированного контента/записей

Web Parts для поиска Простой поиск, Расширенный поиск

Форма результатов поиска

Поддержка встроенного поиска SP Индексирование архивированных документов

при поиске SP

Архивированные документы доступны через

встроенный поиск SP

Поиск


Консоль развертывания сайта

Определение метаданных

Использование

пользовательских шаблонов

Определение скриптов

развертывания

Определение параметров SP

сайта

Определение прав доступа

Консоль группы сайтов

Сервис при создании сайта

Форма для задания

метаданных сайта

Потоки работ (WF) для

согласования сайта

Управление жизненным

циклом сайта

Сайты для управления контентом SAP ERP

Сайты со встроенными правилами архивирования/RM Сайты для управления электронными и физическими записями

Управление развертыванием сайтов SP

Определение целевого сайта Развертывание целевого сайта Пример целевого сайта


Резюмируем:

Невозможно быстро реагировать на запросы

судебных органов и/или аудиторов

Высокая стоимость хранения контента

Невозможно найти необходимый контент и

принимать обоснованные решения

Невозможно осуществить модернизацию,

внедрение инноваций в масштабе компании

Бизнес-проблемы Бизнес-потребность

Сертифицированное решение для

управления неструктурированным

контентом для всех корпоративных

приложений, прозрачное для

пользователей и минимизирующее

риски для организации

Возможности

Сертифицировано: DoD 5015.2 and

VERS

Соответствует ISO 15489, FDA 21

CFR Part 11, U.S. Section 508

compliance, SEC 17a-4, CMIS

Физические Записи

Гарантия долговременного хранения бизнес-

значимого контента

Снижение корпоративных рисков

Готовность к решению вопросов в судах

Рост производительности, снижение затрат IT

Подтверждаемые управляемость и соответствие

требованием регуляторов

Поддержка ЖЦ всего релевантного бизнес-

контента

Бизнес-выгоды

US Oil & Gas:

Архивирование контента и соответствие

требованиям регуляторв для SharePoint

US Oil & Gas:

Архивирование контента и соответствие

требованиям регуляторв для SharePoint

Бизнес-проблемы • Соответствовать усилению

требований по управлению

записями и раскрытию

информации

• Сбалансировать усиление

контроля контента и ожидания

пользователей по удобству работы

Цели проекта • Расширить возможности работы

(создавать, искать, коллективно

использовать) с достоверным и

актуальным контентом

• Исключить дублирование и

хранение устаревшего контента

• Обеспечить надежное хранение

информации, необходимой в

юридических и регулятивных целях

Решение и Выгоды • Совместная работа SP и OpenText CS.

• Автоматическое архивирование документов и

сайтов в центральной RM-системе

• Упрощение работы пользователей благодаря

автоматической классификации контента

приложений

• Сокращение времени подготовки к

внутренним и внешним аудитам

• SP внедрен в 2007 для управления

документацией по охране природы и

оборудованию в соответствии с требованиями

регуляторов и надзора, реально начал

работать после интеграции с OT CS

• Более 8,500 мест за 5+ лет

• Недавно приобрел еще 3,000 мест для нового

нефтеперабатывающего завода Galveston Bay

Refinery





2






Рабочие пространства для доступа в

SAP, xECM и SharePoint

Контент ERP

Финансы, HR, Поставщики,

Активы, Фин.первичка….

Контент ECM

Документы, Записи,

Архивы, Web сайты …

Пользователь ECM Пользователь SAP Рабочие

Пространства

Контента

Контент SharePoint

Коллективная работа,

Проекты, Переписка….

ПользовательSharePoint


Работа с контентом SAP в SharePoint

Рабочие

Пространства

Контента

Интерфейс SharePoint для

Рабочих Пространств Контента

Размещение контента SharePoint

в Рабочих Пространствах Контента


Работа с контентом SAP ERP

Интерфейс MS SharePoint для Рабочих

пространств контента SAP

Доступ к содержанию рабочих пространств

Размещение/копирование документа

Отображение метаданных SAP

Поиск контента в рабочих пространствах

Создание новых рабочих пространств

Копирование/перенос контента MS

SharePoint в рабочие пространства

Пользователи могут выполнить копирование

и / или перенос контента

Автоматическое копирование и / или

перенос на основании бизнес-правил

Все типы контента: документы, списки,

задачи, календарь, дискуссии


Интерфейс пользователя MS SP

для рабочего пространства SAP

Рабочее пространство

контента отображается

через Web Part

Ссылки на объекты

SAP GUI, Business

Relationships,

Recent Changes

отображаются в

Widget

Web Part

Метаданные SAP

отображаются через

Widget Web Part

Огромное количество готовых к использованию и функционально

богатых Web Part в комплекте поставки!


Атрибуты, определяемые пользователем

Колонка с метаданными SAP

(конфигурируется в OT CS)


Рабочие пространства для всех бизнес-объектов

EAM в SAP

… и много чего еще!

… доступаться к

документам

созданным в SP из

SAP UI…

… создавать,

резервировать и

редактировать

документы….

…. Создавать папки…

… видеть все свойств

документов…

Пользователи САП

могут….



EAM в SharePoint

Иерархия в AGA всегда

синхронизирована с SAP PM



EAM в SharePoint (PM)

Доступ к атрибутам

технических объектов и

обработка информации

Управление техническими

документами (чертежи,

инструкции, … ) в Рабочем

Пространстве, которое связано

Техническим Местом или другим

объектом SAP PM

Иерархия Технических

Мест тождественна

структуре в SAP

Новые/измененные

документы



EAM в SharePoint (Оборудование)

Управление техническими

документами (чертежи,

инструкции, … ) в Рабочем

Пространстве, которое связано

Оборудованием или другим

объектом SAP PM

Иерархия связанного

оборудования

тождественна

структуре в SAP


Связанные Вендоры,

поставляющие материлы


EAM в SharePoint (Материалы)

Доступ к атрибутам SAP

Material Management

Управление документами по

материалам (спецификации,

информация о поставке, условия

импорта, … ) в Рабочем

Пространстве, которое связано с

объектом SAP Material

Связанные материалы

Новые/измененные

документы


Рабочее пространство

для Вендора

Стандартизированная

структура информации в

Рабочем пространстве Вендора

Данные Вендора в

SAP

Рабочее пространство для Вендора с

отображением связанных Материалов

Связанные материалы

Вендора


Навигация с помощью фасет

Виртуальные папки для

отображения данных рабочих

заказов SAP PM

Фильтры для рабочих пространств на

основе метаданных SAP PM

Фасеты позволяют отбирать

данные и документы независимо

от того, в каких папках они

расположены


Данные по оборудованию SAP PM

сгруппированные в фасеты для

отбора….




Представление по Производителям

построенное по результатам отбора


Поддержка ключевых бизнес-процессов с

помощью SAP ECM for MS SP


информацией по

техническому обслу-

живанию оборудова-

ния и ремонтам в

целостном виде,

упрощающим дос-

туп, в структуре,

аналогичной

представленной в

SAP

Управление корпоративными

активами

Упрощение и уско-

рение операций

складирования и

доставки за счет

более эффективных

генерации докумен-

тов и их доставки

исполнителям

Логистика & распределение

Управление всей

документацией по

качеству и провер-

кам продукции,

обеспечение исто-

рического следа в

целях аудита и

контроля.

Управление качеством


документацией по

продукту и комплек-

тующим материа-

лам на протяжении

всего жизненного

цикла продукта

Управление жизненным

циклом продукта


Резюмируем:

Разрозненные хранилища информации

Контент вне привязки к бизнес-контексту

Управление информацией оторвано от бизнес-

приложений бизнес-процессов

Невозможно обеспечить корпоративное развитие,

внедрение новых технологий, инноваций

Бизнес-проблемы Бизнес-потребность

Единое решение, обеспечивающее

коллективную работу и бизнес-

процессы необходимыми данными, а

также предоставляющее доступ к

актуальному и достоверному контенту

из любой системы

Возможности

Доступ и передача контента из SAP

ERP в SharePoint

Доступ к данным SAP из SharePoint

Управление контентом и

коллективная работа в едином

бизнес-контексте с пользователями

SAP ERP

Единая версия правды

Высоко результативная коллективная работа в

бизнес-контексте предприятия

Контролируемый и процессно-ориентированный

подход к работе с информацией

Повышение продуктивности работы,

производительности сотрудников

Снижение себестоимости бизнес-процессов

Бизнес-выгоды

ЖКХ:

Техническое обслуживание и ремонты:

SAP ERP & SharePoint

ЖКХ:

Техническое обслуживание и ремонты:

SAP ERP & SharePoint

Решение и Выгоды

• Улучшение доступа, устранение

информационного хаоса

• Привязка заказов в записям клиентов в CRM

• Связь управления информацией с бизнес-

приложениями и процессами

• Повышение бизнес-культуры благодаря

ресурсно-ориентированному управлению

информацией

• Более надежное управление рисками

благодаря документированию, контролю

версий, аудиторскому следу

• Внедрение корпоративных политик RM, а

также стандартов наименований, в

соответствии с требованиями регуляторов

• Экономия 4,500 рабочих часов в неделю за

счет улучшения управления обслуживанием

и заказа комплектующих материалов

Предпосылки

• Несколько разрозненных

информационных систем с

документацией по активам

• Совместная работа OT и MS для

поставки решения, которое будет

легко воспринято пользователями,

объединит процессы, бизнес-

данные и бизнес-контент, и при

этом будет интегрировано в SAP

Plant Maintenance

• Всего 5,500 мест за 2+ года,

внутренние и внешние

пользователи





2






Как работает EAM с MS SP

Functional

Location

Equipment

Maintenance

Notification Maintenance

Order

Plants Materials Vendors

Customers

Products

Projects

Почему это интересно: Задачи Управления Активами и ТОРО характеризуются сложными связями

между различными бизнес-объектами: Оборудование, Материалы, Вендоры


Примеры сценариев

1. Редактирование исполнительной документации:

Инженер использует AGA для доступа к документации. Он

может добавить свои комментарии или фотографии,

выполненные с мобильного устройства.

2. Обновление исполнительной документации:

Инженер, используя AGA, просматривает недавно

аннотированные документы. Он обновляет техническую

документацию, фиксируя фактическое положение дел.

3. Использование документации при неисправности:

Фотографии неисправного оборудования размещаются в

системе. Инженер по ремонтам используют информацию в AGA

для определения возможного поставщика и необходимых

запасных частей, и формирует заказ.

4. ………………..


Получена информация о неисправности

Сотрудник создает запись о

неисправности (Maintenance Notification )


Выявление прецедентов

Поиск аналогичных извещений в SAP xECM


Рабочее пространство по неисправности

Рабочее Пространство создано

автоматически. Осталось загрузить

документ.

Уведомление генерируется

автоматически.


Уведомление о неисправности

Получено уведомление, включает

ссылку на Рабочее Пространство в MS SP.


Прямой переход в MS SP

Рабочее Пространство содержит всю

информацию о неисправности в

структурированном виде, включая

документы. Доступна информация о

производителе и материалах, а также

аналогичных образцах оборудования


Документы в Рабочем Пространстве

Доступ к актуальным документам,

относящимся к оборудованию и

неисправности


Как работает EAM с MS SP

На всякий случай надо обсудить

проблему с коллегами


Доступ к информации о материалах

Двигаемся вниз по иерархии и находим

необходимый материал


Определяем вендора

Быстро находим вендора и получаем

замену неисправной части


Главное – не забыть про отчет!

Специалист готовит документ с отчетом

и рекомендациями на будущее


Каждому документу – свое место в MS SP

Остается загрузить документ в Рабочее

Пространство и….


Проинформировать коллег…

… и отправить его по почте


Ответное письмо


Завершение исполнения запроса

Специалист вводит необходимые метаданные и

закрывает вопрос.

Информация будет автоматически обновлена во

всех Рабочих Пространствах, связанных с этим

типом оборудования.

Информация поможет при работе с подобными

неисправностями в дальнейшем.





2






В чем выгоды SAP ECM for MS SP?

Интегрирует контент MS SP с бизнес-

объектами SAP Objects, и делает его

доступным через различные клиенты

Предоставляет доступ к бизнес-контенту

SAP и метаданным через интерфейс MS

SP

Архивирует контент MS SP и

обеспечивает применение корпоративных

политик относительно сроков хранения

Исключает избыточное создание

сайтов

Улучшает

коллективную

работу, повышает

эффективность

процессов

Усиливает

управляемость и

контроль

использования

информации


Совместная разработка SAP, Microsoft & OpenText

Развитие согласовано с планами выпуска продуктов SAP

Развитие согласовано с планами выпуска продуктов SharePoint

Тестировано и сертифицировано на соответствие каждому из

действующих ШЕСТНАДЦАТИ стандартов архитектуры SAP

Часть универсального пакета для управления бизне-контентом –

SAP ECM Suite by OpenText

Поставка и поддержка осуществляется через SAP

SAP, OpenText & Microsoft –

Стратегические Партнеры


OpenText, SAP и Microsoft –

Всегда на страже Ваших бизнес- данных и контента!


• Глубокие компетенции в области автоматизации работы с бизнес-

документами в среде SAP ERP

• Опыт промышленного решения задач: архивирование, автоматизация БП,

массовый ввод, управление ЖЦ контента, ОРД, и др.

• Владение ключевыми продуктами линейки SAP Business Suite by OpenText

• Уникальный опыт внедрения SAP IM by OpenText, SAP EFM by OpenText

• Партнер SAP CIS и OpenText, единственный в России обладатель статуса:

Select Partner for SAP Solutions

• Готовое промышленное апробированное решение для интеграции сервисов

ЭДО в SAP ERP – TerraLink xDE

• Готовая апробированная линейка продуктов для управления критически

важными видами бизнес-контента (ОРД, Договоры, ФинАрхивы, ТехАрхивы)

на платформе SAP xECM by OpenText – TerraLink ECM

• Довольные заказчики

Почему ТерраЛинк?


Ведущий:

Бейдер Александр

Директор направления ECM

TerraLink

www.TerraLink.ru

[email protected]

Рабочий + 7 495 721 17 21

[email protected]

Вебинар:

Экономное управление корпоративным контентом в условиях кризиса.

Бизнес-выгоды использования SAP Content Management for Microsoft SharePoint by OpenText

13 марта 2015, 11:00

Для Ваших

Вопросов!

http://www.terralink.ru/

mailto:[email protected]

SAP ECM for Microsoft SharePoint by...

Documents

Transcript of SAP ECM for Microsoft SharePoint by...