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Roadmap for the implementation of Building Information

Modeling (BIM) in Facility Management (FM)

Hoja de ruta para la implementación de Building

Information Modeling (BIM) en Facility Management (FM).

Daniel F. Cardozo Herrera1, Angélica M. Ospina Alvarado2

Universidad de los Andes, Bogotá, Colombia.

ABSTRACT

The operation and maintenance of a facility is the phase that presents higher associated costs

in its life cycle. In the industry, important efforts have been made to develop solutions that

improve management, reduce costs and increase productivity; as a response to these

requirements, Building Information Modeling (BIM) was born, a methodology that allows to

be implemented in the entire life cycle of the project through the 7 dimensions that embraces.

Through the bibliographic review and a pilot project using the model of a real building in

Revit, this study aims to develop a roadmap for the implementation of BIM at the level of its

seventh dimension, called Facility Management (FM), which covers the operation and

maintenance phase.

Keywords: Building Information Modeling, Facility Management, roadmap, operation and

maintenance.

RESUMEN

La operación y mantenimiento de una un proyecto de construcción es la fase que presenta

mayores costos asociados en su ciclo de vida. En la industria se han realizado esfuerzos

importantes para desarrollar soluciones que permitan mejorar la gestión, reducir los costos y

aumentar la productividad; como respuesta a estos requerimientos nace Building Information

Modeling (BIM), una metodología que permite implementarse en la totalidad del ciclo de

vida del proyecto a través de las 7 dimensiones que abarca. Por medio de la revisión

bibliográfica y de un proyecto piloto usando el modelo de un edificio real en Revit, este

estudio pretende desarrollar una hoja de ruta para la implementación de BIM a nivel de su

séptima dimensión, denominada Facility Management (FM), la cual comprende la fase de

operación y mantenimiento.

Palabras clave: Building Information Modeling, Facility Management, Hoja de Ruta,

operación y mantenimiento.

1 Ingeniero Civil. Estudiante Maestría en Ingeniería Civil- Ingeniería y Gerencia de la Construcción. df.cardozo10@uniandes.edu.co 2 Directora Trabajo de Grado. Ingeniera Civil e Ingeniera Ambiental. MS, Building Construction and Integrated Facility Management. PhD, Building Construction. am.ospina@uniandes.edu.co

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1. INTRODUCCIÓN

La integración adecuada en el desarrollo de un proyecto de construcción, así como la

comunicación efectiva entre todas las áreas involucradas, afecta de manera positiva el

producto final, presentando una disminución de barreras durante el proceso y

consecuentemente llevando a tener un menor rango de diferencia en costos entre lo

presupuestado y lo ejecutado. Permanentemente la industria tiene el objetivo principal de

reducir costos y aumentar la productividad y la calidad de sus proyectos, como resultado de

esto nació una metodología denominada Building Information Modeling (BIM), concepto

que presenta diferentes definiciones en la literatura pero para la cual se adoptará, para efectos

de este estudio, la del Building Information Modelling Task Group del Reino Unido que

establece que “BIM es esencialmente una colaboración de creación de valor a lo largo del

ciclo de vida completo de un activo, apoyado en la creación, recopilación e intercambio de

modelos 3D compartidos y datos inteligentes y estructurados adjuntos a estos” (Cambridge,

2016).

BIM es una metodología que puede implementarse en la totalidad del ciclo de vida del

proyecto debido a que comprende 7 dimensiones, cada una asociada a una fase de este. Sin

embargo, en la mayoría de los proyectos el uso de BIM se limita al diseño de la representación

tridimensional de la estructura para su apoyo en la fase de construcción, dejando de lado la

exploración de las oportunidades que podrían otorgar sus otras dimensiones (Liu & Issa,

2013). La mayor parte del ciclo de vida de un proyecto es la fase de operación (comprende

desde la entrega del proyecto para su uso hasta la demolición), en la que consecuentemente

se presentan los mayores costos asociados. En la industria es muy común que los propietarios

se preocupen más por el costo inicial del proyecto sin prever en los que se incurre

posteriormente en la fase de operación y mantenimiento (Dixit, Venkatraj,

Ostadalimakmalbaf, Pariafsai, & Lavy, 2019), esta etapa es lo que conlleva al mayor costo

en el ciclo de vida en un edificio, cifra que varía entre cinco y siete veces la inversión inicial

y es equivalente a tres veces el costo de construcción, por lo que su gestión tendría que ser

evaluada desde la concepción inicial del proyecto (Kelly, Serginson, Lockley, Dawood, &

Kassem, 2013); de igual forma se estima que la fase de operación corresponde al 60% del

costo total de un proyecto de construcción (Liu & Issa, 2012).

La administración de un proyecto de construcción está ligado a la séptima dimensión de BIM,

denominada Facility Management (FM). Según la Asociación Internacional de Facility

Management (IFMA), FM se refiere a una disciplina que gestiona con el objetivo de que los

inmuebles funcionen de manera óptima, integrando personas, espacios, procesos y

tecnologías (BIMTalk, 2012); estudios de la misma organización arrojan que las compañías

que realicen una gestión adecuada de FM ahorrarían entre un 20% y un 30% en esta fase del

ciclo de vida del proyecto (Borrmart, 2014).

Conociendo la magnitud de los esfuerzos asociados a la fase de operación y mantenimiento,

y que la integración de BIM con FM permitiría una gestión más adecuada de los procesos

generando ahorros considerables en tiempos y costos, esta investigación arroja la necesidad

de crear un mapa de ruta base que permita dar pie a la implementación. Para efectos de

3

profundización del alcance del estudio, esta hoja de ruta estará fundamentada principalmente

en tres aspectos, el primero es la información obtenida a partir de la revisión bibliográfica, el

segundo aspecto será el desarrollo de un ejemplo de integración real de un modelo

tridimensional en Revit de un edificio de la Universidad de los Andes a un software de FM

y tercero un anexo de preguntas generadas con base en la literatura y la experiencia adquirida

a través del segundo item.

Con respecto a la implementación, el modelo desarrollado por el grupo de investigación

INGECO de la Universidad de los Andes, corresponde al edificio del Centro del Japón (la

creación del modelo estaba pensada únicamente para cumplir como soporte en la fase de

construcción del edificio). Como herramienta de FM se utilizó ARCHIBUS, un software de

gran reconocimiento y trayectoria a nivel mundial. Los objetivos de la implementación son

los de brindar apoyo en las funciones del área de operación y mantenimiento, que envuelven

la gestión de espacios, la gestión de activos, los mantenimientos correctivos y el

reacondicionamiento.

Por tanto, en esta investigación se desarrolló un ejemplo de integración entre BIM y FM

utilizando la herramienta Revit y el software ARCHIBUS, en la que se expone la metodología

a seguir para realizar la administración de espacios, activos, mobiliario y equipos, así como

también la gestión de mantenimiento correctivo dentro de la edificación. De esta forma, se

genera un esquema de hoja de ruta cuyo objetivo final es la integración de las dos

metodologías para la gestión de uno o varios inmuebles.

2. REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA

Con respecto al conocimiento de la metodología BIM en Colombia, es pertinente presentar

el articulo redactado por el diario El Tiempo en agosto del año 2018 titulado “el 40 por ciento

de las construcciones del país usa tecnología BIM” (Flórez, 2018) en el que la presidenta de

Camacol, Sandra Forero, destaca la metodología BIM y el considerable aumento de su uso

en las construcciones del país, no obstante, resalta también que Colombia presenta una

importante brecha con respecto al uso que se le da a esta tecnología en otros países.

Actualmente las constructoras más importantes del país han mejorado su eficiencia tras el

uso de BIM en sus proyectos y se espera que al igual que otros países como USA, Canadá,

Chile, Perú, entre otros, Colombia también pueda adoptar el uso de BIM como política de

estado; del mismo modo, en el artículo se resaltan algunas de las bondades que presenta BIM

estableciendo que el uso “repercute en reducción del cronograma de obra, aumento del 25%

en la productividad y la disminución de 2,5% en los costos por obra”. En Colombia el

concepto de BIM se encuentra latente y se han identificado sus bondades, sin embargo, la

exploración del término FM ha sido muy limitada (Dinero, 2013), así como lo es también la

sinergia que estos dos conceptos pueden tener.

Tanto en Colombia como en otros países, el concepto que se tiene de modelo BIM no es en

todos los casos el adecuado, (Liu & Issa, 2013) explica que este no es simplemente una

representación 3D cuya función se limita a la fase de construcción, agrega que es un modelo

de información de construcción real cuyo contenido puede ser utilizado por las áreas

involucradas en las distintas fases del ciclo de vida de la instalación, como por ejemplo el

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área de FM. En este sentido, (Pishdad-Bozorgi, Gao, Eastman, & Patrick Self, 2018)

presentan que el uso de BIM puede aprovecharse para proporcionar a los Facility Managers

un método más automatizado para la gestión del espacio, la planificación de capital y la

gestión de activos, así como también apoyar en los diferentes planes de los tipos de

mantenimiento, estrategias de respuesta y planes de emergencia. Además, resalta que la

información necesaria para incluir en el modelo BIM debe ser recolectada durante las etapas

del proyecto, información que depende exclusivamente del propósito que pretende la

implementación.

Se ha convertido en un tema primordial de estudio poder lograr de manera efectiva esta

interoperabilidad entre BIM y FM. Consecuentemente (Dixit, Venkatraj,

Ostadalimakmalbaf, Pariafsai, & Lavy, 2019) desarrollaron entrevistas a profesionales de

FM y analizando los resultados obtuvieron que el aspecto crucial y de mayor relevancia para

una integración adecuada es involucrar a un Facility Manager desde la concepción del

modelo BIM, en donde este profesional se asegure de que los datos tengan el formato

requerido para la gestión del edificio, puesto que la carencia de información precisa y

completa es lo que impide la interoperabilidad completa (Arayici, Onyenobi, & Egbu, 2012;

Alvarez-Romero, 2014). Así mismo, (Parsanezhad, 2014) identifica que los retos más

relevantes tras realizar un estudio empírico de integración entre BIM y FM en el Unitec

Institute of Technology es enfrentarse a las diferentes terminologías y taxonomías que

manejan las áreas involucradas, así como la identificación de la información y el nivel de

detalle de esta.

Teniendo en cuenta los aspectos limitantes de mayor relevancia para lograr la integración de

BIM en FM, (Hosseini, Roelvink, Papadonikolaki, Edwards, & Parn, 2018) proponen en su

estudio una matriz que transforma la información del edificio en conocimiento tangible,

mejorando el desempeño del Facility Manager; el producto ilustrativo basado en el análisis

de datos cualitativos de la información suministrada por un grupo focal variado, establece

que los requisitos claves son: 1) tipos de propiedad de los activos; 2) tipos de modelos de

prestación de servicios; y 3) datos e información requeridos del modelo BIM. Así pues, la

matriz es una herramienta para entender la información requerida y los entregables,

comprendiendo los requisitos de las partes involucradas. En la misma trayectoria

investigativa, (Liu & Issa, 2012) en su metodología para un caso de estudio identificaron los

parámetros que deben ser ingresados al modelo BIM para la posterior integración con el

software de interoperabilidad de FM, siendo estos: Edificio, ubicación, numero de

habitación, piso y área; y como parámetros compartidos establecieron que los campos

requeridos deberían ser: nombre del fabricante, información de contacto de fabricante,

modelo de equipo y fecha de vencimiento de la garantía. La información anterior con el fin

de poder gestionar mantenimiento, espacios, activos y monitorear los sistemas del edificio.

La revisión de la literatura ha demostrado que la interoperabilidad entre BIM y FM es un

objetivo que se quiere lograr en la industria, puesto que mejora considerablemente la gestión

en la fase de operación del edificio, facilita el manejo de la información, reduce los costos

operacionales y permite que los procesos sean más efectivos. Sin embargo, existen barreras

que limitan la implementación, (Dixit, Venkatraj, Ostadalimakmalbaf, Pariafsai, & Lavy,

2019) revela que la razón primordial por la que los dueños se limitan a incurrir en costos

asociados a BIM es porque consideran que estos son muy elevados a nivel de software,

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capacitación y recursos humanos; los resultados de sus entrevistas arrojan que tampoco se

comprenden los beneficios de la integración con BIM. Los más grandes retos para la

integración de BIM y FM son los costos elevados de los softwares, así como la falta de

entrenamiento y/o experiencia en el uso de BIM (Mayo, Giel, & Issa, 2012).

Así como algunos de los dueños de inmuebles no conocen las bondades de la integración de

BIM con FM, para los trabajadores tampoco son del todo claros. En un estudio realizado por

(Miettinen, Kerosuo, Metsälä, & Paavola, 2017) a profesionales de diferentes niveles en el

área de FM en el Premises Centre de la ciudad de Helsinki, los resultados demuestran que

aunque los entrevistados saben que el uso de BIM es una realidad inminente en su labor, no

comprenden a cabalidad como esta integración afectaría o aportaría a su trabajo.

Estas limitantes pueden ser mitigadas otorgando a los equipos involucrados capacitaciones

que inicien el proceso de cambio de mentalidad, partiendo de la premisa estipulada por la

ISO41011 que establece que el FM tiene como propósito “mejorar la calidad de la vida de

las personas y la productividad de las actividades principales de las organizaciones” (Garcia,

2017) y presentándoles beneficios en las operaciones técnicas de su trabajo como la

posibilidad de tener información actualizada y detallada de forma inmediata, facilidad de

gestión del inmueble, conocimiento de la localización de activos, entre otros (Serra & Joan,

2019).

Por lo anterior, es pertinente remarcar que la barrera más importante, fuera del conocimiento

de la información que se requiere para generar la interoperabilidad, es la capacitación del

equipo, desde directores hasta empleados, con el primordial objetivo de que los actores

involucrados en la implementación conozcan las razones y las bondades que esta conlleva,

que comprendan cada uno de los conceptos que forman parte del juego y en consecuencia

puedan sacarle el mayor provecho a la inversión realizada (tanto de tiempo como de costos).

Por todo esto, se pretende realizar la prueba piloto en donde se demuestren bondades de la

implementación a nivel de operación, así como también una hoja de ruta final que permita

establecer algunas generalidades y que a partir de esta se puedan conocer las bases y

requisitos para un proceso de integración.

3. PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN BIM EN FM

Para realizar el proyecto de la implementación de BIM a nivel de FM, se utilizó un edificio

de construcción real llamado Centro del Japón de la Universidad de los Andes, el cual está

ubicado en la ciudad de Bogotá, Colombia. El edificio cuenta de 3 pisos y un sótano, está

desarrollado en un área de aproximadamente 850 m2. Consta de diferentes tipos de espacio

como salón múltiple, salas de exposiciones, oficinas, terraza abierta, biblioteca, entre otros.

En la Figura 1 puede detallarse el modelo y sus características.

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Figura 1. Modelo arquitectónico y estructural

Con el objetivo de realizar un proyecto de implementación cuya función sea en pro de la

evolución de la gestión de la operación y el mantenimiento de la universidad, fue necesario

contactar con el jefe del área de mantenimiento para entender la manera en que gestionan las

labores y las oportunidades de mejora que pueda percibir el departamento. A partir de estas

reuniones se pudo obtener información muy relevante, que se muestra en el Esquema 1.

Esquema 1. Gestión de mantenimiento

•Se gestionan los planes de mantenimientopreventivo, el control y los responsables a través deERP SAP en su módulo SAP PM.ERP SAP

•Se recibe el edificio en Sig-Campus, en esta seencuentra la planimetría de la Universidad.

•Contiene dibujos estadisticos, usando las capas seextrae la información requerida.

Sig-Campus

•Los planos se reciben en 2 dimensiones.

•Información de equipos (fabricantes, proveedores,garantías y manuales de mantenimiento) se recibenen carpetas.

Información de Edificio

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El área de mantenimiento considera que el uso de BIM podría ser útil en temas de

visualización y obtención de información a través de los modelos, así como también en

mantenimientos correctivos, remodelaciones, adecuaciones menores y cambios de

infraestructura. Expone que no ve la importancia de la metodología para la gestión de los

mantenimientos preventivos.

Con base en esta información, el apoyo que el área de operación y mantenimiento de la

Universidad de los Andes requiere recibir, por medio del uso de la metodología BIM, estará

basado en la gestión de espacios, la gestión de activos y los mantenimientos correctivos o

trabajos bajo demanda.

4. METODOLOGÍA

Teniendo claridad en los objetivos a desarrollar, era necesario establecer cuál sería el

software de FM con el que se instauraría la integración. En (Esarte, 2018) se enlistan y

describen algunas de las principales herramientas que existen en el mercado, entre las que se

pudieron destacar FM Systems, IBM Tririga, Onuma y ARCHIBUS. Finalmente, teniendo

en cuenta su reconocimiento, interoperabilidad con diferentes herramientas, bondades en su

interfaz, capacidad de centralización de información y su interés en el desarrollo del proyecto,

se escogió ARCHIBUS como la herramienta de FM a operar.

ARCHIBUS es una herramienta que se enfoca en centralizar la administración de bienes

raíces, infraestructura e instalaciones, tras la gestión de información, planes y la operación

de las edificaciones, todo dentro de una misma plataforma (ARCHIBUS, 2019). además, es

el proveedor de software y asesor externo de empresas importantes que están implementando

FM en Colombia, como Empresas Públicas de Medellín (EPM), Bancolombia, entre otras.

A continuación, se presentará la metodología seguida para alcanzar la integración con los

objetivos propuestos. Esta parte de la implementación se limita a la creación de la estructura

del edificio en ARCHIBUS, al modelo BIM y la información requerida, así como la posterior

migración y gestión de espacios, activos y servicios de entornos de trabajo.

Consecuentemente, en la sección número 5 del artículo denominada Hoja de Ruta, se

esquematizará una hoja de ruta final que contiene los aspectos requeridos, identificados con

base en la literatura, para lograr una integración completa.

a. Migración del modelo BIM a ARCHIBUS

La Figura 2 presenta un esquema de trabajo paralelo a desarrollar previo a la migración del

modelo BIM a ARCHIBUS.

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Figura 2. Trabajo paralelo entre las herramientas.

En la herramienta de ARCHIBUS, se debe crear la información asociada al proyecto

gestionado, esto se efectúa de lo general a lo específico. La Tabla 1 contiene una explicación

más detallada de la información requerida.

Tabla 1. Información del trabajo paralelo en ARCHIBUS.

TAREA DESCRIPCIÓN INFORMACIÓN

Definir de ubicaciones

geográficas.

Se define y crea la información

geográfica asociada a los

inmuebles que serán gestionados.

1. Región geográfica/

continente.

2. País.

3. Región.

4. Provincia.

5. Ciudad.

6. Sede: Se refiere a la sede

de la empresa a la que el

inmueble está asociado

(denominada Uniandes

para efectos del presente

estudio).

Definir ubicaciones. Se crea e introduce la información

específica de los inmuebles a

gestionar.

1. Sede: Se refiere a la sede

de la empresa a la que el

inmueble está asociado

(denominada Uniandes

para efectos del presente

estudio).

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2. Edificio.

- Código.

- Nombre.

- Dirección.

- Año de

construcción.

- Tipo de uso.

- Tipo de

construcción.

- Número de plantas.

- Área.

- Ubicación

geoespacial.

- Imagen.

3. Plantas

Panel de control de edificios Permite la revisión del correcto

cargue de los inmuebles y su

información a la vista geoespacial.

Permite observar la ubicación

geoespacial de los inmuebles

asociados a una ciudad. Al hacer

“clic” sobre algún inmueble en

este segmento, la información

asociada al “Edificio” se mostrará.

En la plataforma se crearon 12 de los edificios más importantes que hacen parte del campus

de la Universidad de los Andes.

En Revit, la primera fase de la metodología es definir los parámetros necesarios con base en

los objetivos del estudio y modificar la información con relación a estos. Se decidió que el

modelo constara únicamente con arquitectura y estructura, pensando en lo que realmente se

va a gestionar. Posteriormente se modeló el mobiliario, los aparatos sanitarios y los equipos

especiales; y finalmente, se procede a definir las habitaciones; el resultado se puede apreciar

en la Figura 3.

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Figura 3. Plano de planta con habitaciones-Piso 0

Con el esquema de la Figura 2 culminado, se procede a iniciar la migración de la información

del modelo BIM. Tras la instalación de ARCHIBUS, se asoció a Revit un Add-In (Figura 7).

El Esquema 2 describe las tareas que se deben realizar por medio de este complemento para

que la migración se haga efectiva.

Figura 4. Add-In de ARCHIBUS en Revit

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Esquema 2. Proceso de migración Modelo BIM a ARCHIBUS

Al culminar la migración, el modelo BIM queda como soporte en caso de efectuar

modificaciones en espacios, equipos, y/o reestructuraciones al edificio. El éxito de la

implementación está relacionado directamente con la constante actualización de la

información en tres casos: 1. Cuando falla un componente y se reemplaza con uno nuevo; 2.

Después de una remodelación o modificación de espacios; y 3. Cuando se cambia la

ubicación de un elemento (Albarello, Gutierrez, & Ponz, 2019).

b. Gestión de espacios

A través del uso del módulo Planificación y gestión de espacios de ARCHIBUS, es posible

apreciar las características del modelo en 2D y/o en 3D como se puede apreciar en las Figuras

5 y 6.

Figura 5. Centro de Japón-Piso 0 en 2D (espacios)

En la pestaña Propiedades, asociar

cada Plano de Planta de Revit a una planta del

edificio creada previamente en

ARCHIBUS.

En la pestaña Número, se establece el tipo de

activo del modelo (espacio, mobiliario, equipos) a etiquetar,

introduciendo un prefijo de codigo según

preferencia.

Usando la pestaña Editar datos múltiples, se

asocia a cada activo un estándar de mobiliario

de acuerdo a sus características.

A través de la pestaña Catalogar se define

cuales de los espacios, muebles y equipos

gestionados en los pasos anteriores van a

cargarse para migrar a ARCHIBUS.

Finalmente, por medio de hacer clic en las

pestañas Publicar en 2Dy Publicar en 3D, los espacios, muebles y

equipos catalogados son migrados a ARCHIBUS.

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Figura 6. Centro de Japón 3D ARCHIBUS

La Figura 5 corresponde al plano de planta de la Figura 3 y la Figura 6 al modelo BIM. En

la Figura 6 puede apreciarse que ARCHIBUS permite al usuario prender o apagar capas del

modelo, como por ejemplo los muros, las puertas, el mobiliario, entre otros.

Ahora bien, para la adecuada gestión de los espacios es necesario ingresar la información

correspondiente. En el esquema a continuación se establece la información que debe ser

ingresada y explica cada uno de los ítems.

Esquema 3. Información para ingresar-Gestión de espacios.

•Hace referencia al máximo nivel de jerarquía al que se encuentra asociado uno ovarios espacios del edificio. Por ejemplo, los baños están asociados aldepartamento de mantenimiento de un edificio y es este el encargado de sugestión.

Departamentos

•Se refiere a la clasificación de un espacio en una categoría según su uso opropósito dentro de la edificación. La categoría de espacio define si la habitacióncatalogada estará ocupada por personal o no.

Categorias de espacio

•Hace referencia a la capacidad máxima de personas que pueden estar en elespacio. La información de capacidad es ingresada por el usuario y a partir de estase puede realizar el control de subutilización o sobreutilización de la habitación,con fines de optimización.

Capacidad

•En los espacios cuya categoría permite la ocupación de personal, es importantesembrar personas (empleados). Son el segundo factor primordial a partir del cualse define si una habitación esta siendo sobreutilizada o subutilizada.

Empleados

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ARCHIBUS es posible crear nuevos departamentos, categorías de espacio e ingresar

personas, así como asociarlas a espacios según se requiera. A continuación, se presentan las

Figuras en las que se pueden apreciar las asignaciones realizadas.

Figura 7. Departamentos (izquierda) y tipos de espacio (Derecha)

Utilizando la información que venía por defecto en la herramienta, se asignaron los espacios a sus

respectivos departamentos.

Con respecto a las categorías de espacios, se creó la información según los planos arquitectónicos del

edificio (depósito, tanque, salón múltiple, sala de exposiciones, biblioteca, oficinas, entre otras), por

lo que se puede observar una gama de colores más variada.

La gestión de los espacios a través de la estructura de FM es más efectiva en cuanto a consumo de

tiempo, recursos y esfuerzos; se pueden realizar modificaciones en asignaciones de personal,

traslados, cambios organizacionales, planificación de espacio, entre otras.

Ahora bien, debido al tipo de inmueble, la mayoría de los espacios no son de ocupación fija. Sin

embargo, para efectos del estudio se decidió asignar un valor de capacidad tanto para las que pueden

ser ocupadas por cualquier tipo de usuario como a los espacios que en efecto serán ocupados por

personal permanentemente.

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Figura 8. Ocupación y empleados

La información de ocupación y empleados son los factores principales para determinar si un

espacio está siendo subutilizado, sobreutilizado o si está trabajando a su capacidad máxima;

conociendo esta información es posible gestionar y optimizar los espacios, mejorando así la

calidad de vida y la productividad del empleado. En la Figura 8 se muestra una habitación

que funciona como oficina de un director a la que se le asignó capacidad máxima para 6

empleados. Dependiendo del estado en el que se encuentra la habitación en cuanto a

ocupación, la herramienta lo representa con un color tal y como se resume en la Figura 8,

cuando la capacidad máxima está a punto de ser excedida, automáticamente el sistema arroja

una advertencia al usuario, dándole la opción de continuar sembrando al empleado o de retirar

la solicitud.

c. Servicios de entorno de trabajo

Uno de los objetivos de esta implementación es poder gestionar de manera eficaz los

mantenimientos correctivos o también llamados trabajos bajo demanda. Según (Albarello,

Gutierrez, & Ponz, 2019) el mantenimiento correctivo genera sobrecostos durante la fase de

operación y mantenimiento de una construcción, agregado a esto (Arencibia Fernández,

2007) establece que los costos en las actividades de mantenimiento correctivo llegan a ser

hasta 125 veces mayores que las de las actividades asociadas a mantenimiento preventivo.

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Es por lo anterior que la universidad pretende gestionar de manera más efectiva los costos

asociados a este tipo de mantenimiento ya que son los que más esfuerzo económico

representan.

En su módulo Servicios de entorno de trabajo, ARCHIBUS gestiona las solicitudes de

servicio, estas son creadas por el cliente y existen diferentes tipos como por ejemplo cambios

de diseño, traslados, reemplazo de mobiliario, entre otras; para efectos del presente estudio

la de mayor relevancia son las ordenes de servicio referentes a mantenimiento.

La información requerida por el sistema para generar la solicitud se presenta en la tabla a

continuación.

Tabla 2. Información de solicitud de servicio

Al enviar la solicitud, el usuario podrá ver las generalidades de esta.

La herramienta brinda la posibilidad de crear la solicitud de trabajo desde el modelo 3D, para

esto se debe seleccionar el equipo o mobiliario que requiere, luego con clic derecho se abre

una barra de opciones y se escoge la opción Crear solicitud de trabajo tal y como representa

la Figura 9.

Figura 9. Solicitud de trabajo desde el modelo 3D

Campo Obligatorio Opcional

Código de Sede X

Coódigo de Planta X

Código de Espacio X

Código de Mobiliario X

Tipo de Problema X

Descripción del problema X

Prioridad X

Fecha de requerimiento X

Hora de requerimiento X

Imagen X

Dibujo en plano de planta X

Información Solicitud de Servicio

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El sistema abrirá la ventana de solicitud con la información asociada al elemento como

muestra la Figura 10; el usuario únicamente debería indicar los campos faltantes según la

Tabla 2. Esto representa un ahorro considerable en tiempo y la probabilidad de error en

asociar la orden de trabajo a un espacio o equipo diferente es menor.

Figura 10. Datos ingresados por defecto-Solicitud de servicio 3D

Es posible consultar en la plataforma el estado de la orden, estos pueden ser:

Tabla 3. Estados de orden de servicio

ARCHIBUS permite asociar un costo a cada tipo de solicitud y tipo de problema existente

en la plataforma, por lo que es posible controlar los gastos (mensuales) asociados a

mantenimientos correctivos al estar organizados en una tabla (Ver Figura 11). En este caso

no se ha ejecutado ninguna de estas solicitudes, por lo que la fila de costes reales está en

ceros y consecuentemente no hay diferencia entre los costes estimados y la desviación coste.

Figura 11. Costes de solicitud de servicio

La Figura 11 se considera el reporte de mayor importancia con respecto a los objetivos

planteados. El área de mantenimiento de la universidad y la literatura concuerdan en los

Solicitado

Aprobado

Rechazado

Cancelado

En Curso

Detenido

Terminado

Cerrado

Estados de Orden de Servicio

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mantenimientos correctivos son los de mayor dificultad para controlar y sus actividades

asociadas las más costosas. Tener un buen control del tipo de problema y solicitud permite

al usuario conocer, segmentar y gestionar los mantenimientos que considere de mayor

afectación para su proceso según su criterio de medición y a partir de esto tomar medidas que

posteriormente se convertirán en un mejor control, reducción de costos y ahorros. La Figura

12 es un reporte complementario que organiza la información de las Solicitudes de servicio

abiertas por tipo y estado de solicitud.

Figura 12. Solicitudes de servicio por tipo y estado de solicitud

El manejo del módulo permite una gestión más controlada de los costos asociados a las

solicitudes de servicio correspondientes a mantenimiento correctivo. Las solicitudes se

generan de forma eficaz y con información concreta, lo que ayuda a que el técnico realice la

operación disminuyendo los recursos, costos y tiempos al máximo.

5. HOJA DE RUTA

La hoja de ruta que se presenta es un esquema fundamentado en la revisión de literatura,

complementado por la experiencia adquirida en la implementación del modelo BIM del

Centro de Japón a ARCHIBUS y finalmente alimentado por un esquema de preguntas

desarrollado con base en los que se consideran son los sistemas más importantes para tener

en cuenta en la gestión de los inmuebles.

a. Preguntas guía

A continuación, se presentan las preguntas base a partir de las cuales el usuario podrá conocer

la información que posee, consecuentemente identificar si requiere información adicional y

finalmente definir los parámetros para la modelación e integración entre las herramientas.

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Tabla 4. Preguntas módulo de inmuebles

Tabla 5. Preguntas módulo de espacios

Tabla 6. Preguntas módulo de activos e instalaciones

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3

4

INMUEBLES

¿Se ha considerado tener información geoespacial de todos los edificios y espacios?

¿Existe algún tipo de etiqueta o código para los diferentes inmuebles?

¿Cuántos edificios o sedes se tienen? ¿Cuántos m2 se gestionan?

¿Algunos de los inmuebles están en arriendo?

1

2

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5

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ESPACIOS

¿Cuáles objetivos se ha planteado la universidad en la implementación de BIM para Facility Management?

¿De que manera se realiza la gestión de los espacios en la edificación?

¿Se sabe información de cantidades y áreas de todos los tipos de espacios que se gestionan?

¿Existe alguna herramienta para la administración de espacios?

¿Cuál es el método que se utiliza para definir las necesidades de espacios?

¿Existe integralidad entre los planos y los espacios de los diferentes edificios que se gestionan?

¿Se ha calculado el área real de trabajo con el fin de realizar una mejor distribución costos (mano de obra, personal, etc)?

1

2

3

4

5

ACTIVOS E INSTALACIONES

¿Qué tipos de decisiones se toman a partir de estos informes?

¿Qué tipos de informes se obtienen a partir de los activos de las instalaciones?

¿Cuáles son los activos de mayor valor que se desean gestionar y mantener?

¿De qué manera se tienen rastreados la totalidad de los activos?

¿Ha existido algún interés en crear un grupo que se enfoque en organizar y sintetizar la información de activos e instalaciones?

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Tabla 7. Preguntas módulo de mantenimiento

Tabla 8. Preguntas módulo base de datos

Tabla 9. Preguntas módulo de proyectos y capital

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15 ¿Cuánto es el presupuesto anual de mantenimiento para la facilidad?

MANTENIMIENTO

¿Cuáles son los tipos de mantenimiento que se realizan a los inmuebles?

¿Qué falencias han identificado en la fase de operación y mantenimiento?

¿Han identificado el origen de dichas falencias?

¿De que manera se han planteado mitigar estas problemáticas?

¿Se tiene información concreta de fabricantes, proveedores, garantías y programas de mantenimiento de los equipos?

¿Se han identificado cuales son las buenas y malas prácticas en la fase de operación y mantenimiento?

¿Qué se ha hecho para mitigar, cambiar o eliminar estas las malas prácticas?

¿De que manera se mide la productividad y rendimiento en los planes de operación y mantenimiento?

¿Cómo es el proceso de las ordenes de trabajo?

¿Cómo se asignan y se ejecutan las ordenes de trabajo?

¿Cuál es el tiempo promedio de ejecución de una orden de trabajo?

¿Cuántas ordenes de trabajo se generan anualmente? ¿Están atadas a alguna planta o tipo de visualización?

¿Cuáles son los errores más comunes con respecto a las órdenes de trabajo?

¿Cuál es el porcentaje o tasa de error en las asignaciones y desarrollo de las ordenes de trabajo?

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¿Cuáles son las desventajas que se ha identificado a nivel de Facility Management?

¿Existe algún software que se enfoque en la integración de la información para la optimización de los procesos?

¿Se ha evaluado la posibilidad de implementar la tecnología móvil en sus procesos de mantenimiento?

¿Existe algún centro de control automatizado para el manejo de los sistemas en los edificios?

¿Se realizan planes estratégicos de tecnología? (Donde estamos y para donde vamos)

¿Existe algún repositorio en el que se contenga toda la información de los proyectos?

¿De qué forma se encuentra almacenada la información de los proyectos desarrollados?

¿Se ha planteado el generar una herramienta web para la información de FM? (accesibilidad, reportes, manejo de datos)

BASE DE DATOS

¿Cómo está organizada toda la información de instalaciones, espacios, activos, etc? ¿Existe un repositorio común?

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¿Se realizan análisis de datos a partir de la información financiera? (ejemplo “Capacidad vs Cantidad de empleados”)

¿Qué tan frecuente se analizan los datos de consumo para generar planes de ahorro?

¿Cómo se realiza la planeación de gestión de nuevos proyectos? ¿Hay una aplicación para la gestión de proyectos?

PROYECTOS Y CAPITAL

¿Cuántos empleados hay en total en la edificación?

¿Cuál es el presupuesto anual para la administración de la totalidad de las instalaciones?

¿Existe alguna herramienta en la que se administren los costos (y la velocidad de cambio) en tiempo real?

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b. Esquema de Hoja de Ruta

Esquema 4. Hoja de ruta

• Inversión: Una de las barreras principales de la implementación BIM-FM son los

altos costos asociados a software, recursos tecnológicos, capacitaciones, entre otros.

Es indispensable fundamentar el proyecto como una inversión a futuro, que se

transformará en ahorros significativos y gestiones eficientes a largo plazo.

• Cambio de mentalidad: El desconocimiento de las bondades y aportes de la

implementación es otra barrera en el proceso. La capacitación de los involucrados es

el medio a través del cual se pretende superar esta barrera, donde se comprendan los

aportes de la implementación a su labor. El apoyo de un Facility Manager que lidere

el proceso, que posea los conocimientos técnicos y las habilidades sociales para

alcanzar los objetivos es primordial. Involucrar especialistas en el uso de la

herramienta BIM y del software de FM permite llevar a cabo los procesos de manera

efectiva (Serra & Joan, 2019).

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• Apoyo externo: El apoyo de un asesor externo es vital en el proceso de capacitación,

debe tener conocimientos avanzados de las herramientas para aportar en la

implementación y acompañar en la gestión durante la vida útil del proyecto.

• Datos: Con base en la literatura, se estableció que los datos requeridos para la

implementación dependen netamente de la gestión que el cliente quiera dar a su

edificio. Por lo anterior, se generan una serie de preguntas enfocadas a conocer la

información que posee el cliente de sus inmuebles (independientemente del tipo de

inmueble a gestionar), definir los parámetros requeridos para realizar el modelo y

migrar la información al software de FM.

• Integración BIM-FM: Teniendo como base la prueba piloto realizada, es necesario

desarrollar el modelo e introducir los parámetros inicialmente acordados. Se debe

crear también la información del inmueble por medio del esquema de la Figura 2.

Posteriormente se realiza la integración y se alimenta la plataforma con datos (planes

de mantenimiento, manuales, etc).

• Gestión y seguimiento: La gestión de la edificación por medio de las dos herramientas

implementadas mantiene la información siempre actualizada y disponible en tiempo

real. Esto permite realizar un seguimiento permanente de los elementos que se

gestionan, así como de los costos asociados a cualquier operación. Es indispensable

evaluar periódicamente los resultados y realizar mediciones para determinar el éxito

o el fallo del proyecto (Serra & Joan, 2019).

6. DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES

La identificación de la necesidad de prever los costos de la fase de operación de un inmueble,

etapa en la cual se generan los más elevados (Kelly, Serginson, Lockley, Dawood, & Kassem,

2013) correspondientes a aproximadamente el 60% del total del proyecto (Liu & Issa, 2012),

ha generado que la industria se enfoque en brindar soluciones que permitan administrar y

controlar de manera óptima los procesos y consecuentemente generar ahorros importantes.

Las metodologías BIM y FM forman parte de estas soluciones, mediante su integración se

cumplen los objetivos de una mejor administración y se impacta positivamente generando

beneficios económicos y de gestión. Los beneficios más relevantes son la posibilidad de tener

información actualizada de forma inmediata, facilidad de gestión del inmueble, conocimiento

de la localización de activos, entre otros (Serra & Joan, 2019).

Así como la integración presenta beneficios importantes a largo plazo, también existen

barreras que inciden negativamente en el proceso, dentro de estas se destacan la resistencia

al cambio (Serra & Joan, 2019), los costos elevados de los softwares, el desconocimiento de

los beneficios por parte de los involucrados y la falta de entrenamiento y/o experiencia en el

uso de BIM (Mayo, et al., 2012; Dixit, et al., 2019).

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Teniendo presente lo anterior, por medio de un modelo BIM estructurado adecuadamente y

de información de solicitud de requerimientos por parte de la universidad, se logró realizar

un proyecto de implementación con el software ARCHIBUS de FM; esta integración

permitió identificar las herramientas necesarias para cumplir los objetivos, superar las

barreras, y finalmente dar cabida al desarrollo de preguntas, que permiten al cliente conocer

el estado de la información y administración de su inmueble para el arranque de la

implementación.

Con base en la experiencia adquirida por medio de la implementación de un caso real, las

preguntas y la revisión bibliográfica, se logró crear una hoja de ruta que abarca todo el

proceso de implementación de BIM en FM, desde la decisión administrativa de la inversión

hasta la gestión en la fase de operación. Mediante el seguimiento de este esquema es posible

generar la integración efectiva de las herramientas, ya que comprende en su organización las

soluciones propuestas para mitigar las barreras de conocimiento, mentalidad, elección y

recolección de información, e interoperabilidad.

Se considera que en un futuro la implementación de BIM en FM será inminente en la gestión

de la fase de operación y mantenimiento de todas de construcciones. Es indispensable dar a

conocer los aportes que puede ofrecer la metodología BIM para el ciclo de vida del proyecto,

ya que únicamente a través de la implementación en casos reales es posible percibir y

demostrar los beneficios reales.

Es pertinente establecer que esta investigación es una contribución importante al estudio de

la implementación de BIM en FM en Colombia, ya que es uno de los pocos casos en los que

se presenta una exploración real de la integración de las dos herramientas en el país; además

proporciona información nueva y valiosa para los nuevos investigadores interesados en

abordar la temática.

Ahora bien, para próximos estudios se recomienda realizar pruebas piloto a inmuebles que

tengan información de mantenimiento real asociada. Adicionalmente, es importante

profundizar en el uso del resto de módulos que ofrece ARCHIBUS, dentro de los que se

pueden resaltar el de Gestión de cartera donde se puede realizar un análisis financiero del

edificio. Por último, es importante que el proceso de implementación se realice probando

otros softwares de FM, con el fin de realizar comparaciones a nivel de interfaz, alcance,

información solicitada, reportes, entre otros.

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