Risk Management

&

Patient Safety

AIRS Guía Del Usuario

Para

Assisted Living Facilities

Online Reporting/Informes en Línea-Internet

1

State Regulations 58A-5.0241 Adverse Incident Report.

(1) INITIAL ADVERSE INCIDENT REPORT. The preliminary adverse incident report

required by Section 429.23(3), F.S., must be submitted within 1 business day after the

incident pursuant to Rule 59A-35.110, F.A.C., which requires online reporting.

(2) FULL ADVERSE INCIDENT REPORT. For each adverse incident reported in

subsection (1) above, the facility must submit a full report within 15 days of the incident.

The full report must be submitted pursuant to Rule 59A-35.110, F.A.C., which requires online reporting.

• AHCA proporciona un sistema en línea-Internet para la presentación oportuna de todos los informes/reportes de incidentes adversos/Adverse incident reports.

• No se aceptan informes enviados por fax o correo.

• El informe debe ser escrito en inglés.

Para tener acceso a AIRS, usted necesita una cuenta activa atraves del Single Sing On, conocido también

como AHCA Portal. Usted tendrá que registrarse como nuevo usuario, creando su propio nombre de

usuario/user name y contraseña/password.

Instrucciones en como obtener acceso a AIRS las encontrará en: AIRS SSO User Registration Guide,

ubíquelo en nuestra sitio web: http://ahca.myflorida.com/SCHS/RiskMgtPubSafety/RiskManagement.shtml.

*Cuando un usuario ya no está empleado en sus instalaciones, deberá solicitar que se cancele ese acceso,

usted lo puede solicitar enviando un correo electrónico a ahcaregistration@ahca.myflorida.com. Si ese

acceso no es cancelado, esa persona continuará teniendo acceso al Sistema y a la información que se ha

reportado, ejemplo: información personal de los residents, etc. 2

Single Sign On Access/Acceso al Single Sing On

AHCA Incident Reporting System

(AIRS)How to submit an Adverse Incident Report

Cómo completar/llenar un Reporte/Informe

de Incidente Adverso

3

*Este es un informe de tipo estatal/State Report. Por favor ingrese información válida para todos

los campos requeridos.

El informe de Incidente Adverso/Adverse Incident report, consta de dos partes (two Report Modes)

ambas partes están bajo el mismo número de reporte (same Report Number): La primera parte,

conocida como: Preliminary (1 Day) y la segunda parte conocida como: Full (15 Day). Ambas partes

son requeridas/obligatorias para completar el reporte. Por favor revise: Florida Statutes 429.23.

Section 429.23, Florida Statutes requiere que la ALF envíe un informe preliminar a la agencia dentro

de 1 día hábil después de la ocurrencia de un incidente adverso, con un informe completo a la agencia

dentro de los 15 días calendario posteriores a la ocurrencia del incidente adverso. La información

contenida en este informe es confidencial.

*NOTA: Si no cumple con los Estatutos de la Florida 429.23, puede recibir una multa.

This is your Dashboard/Este es tu Tablero

Una vez que el informe preliminar haya sido revisado por el personal de AHCA Risk Management, el

estado actual de su reporte aparecerá en su Dashboard de bajo de la sección “Needs Attention”

como “Reviewed/Revisado” o “Need Info/Necesita Información”.

Si el estado actual es “New/Nuevo”, este apararecerá bajo la sección “In Progress/ En Progreso” lo

que significa que usted aún no ha submitido/enviado su reporte.

Para saber como cancelar un reporte que usted creó por error, consulte la página 14 de su guía del

usuario.

Una vez que el reporte completo/Full Report ha sido revisado, el reporte solo aparecerá en su

Dashboard/tablero si el estado actual es “Need Info/Necesita Información”. Si el informe ha sido

cerrado, ya no aparecerá en ningún lugar en su Tablero/Dashboard. Usted necesitar hacer una

búsqueda usando “Search” para poder verlo.4

Seleccione tipo de Proveedor, Nombre de Proveedor, y Tipo de Reporte – La Información

de su facilidad/instalaciones aparecerá automáticamente.

Para empezar un nuevo

reporte, haga click en

“Report” y seleccione

“New” para comenzar a

llenar su reporte.

Haga Click en para comenzar.

5

“Search” puede usarse para

buscar todos los informes de

su establecimiento o un

informe específico si tiene el

número de informe u otra

información pertinente con

respecto a ese informe.

6

El “Helpful Links” tab se ha

agregado para su

conveniencia. El enlace

contiene información útil en

como presentar su informe.

Haga clic en las letras azules

para abrir el enlace.

NOTA IMPORTANTE:

Recuerde guardar su trabajo periódicamente (especialmente en la Sección de

Investigación del informe). El sistema expira/times out después de una hora. Si eso

ocurre y el trabajo no se ha guardado, deberá volver a escribirlo.

Note: Verás este simbolo “ ” a lo largo del informe/reporte.

Haga clic en él para ver qué se requiere para ese campo.

Información del Proveedor

La información de su establecimiento se completará automáticamente en los campos

obligatorios.

Persona Reportando

Su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono se completarán

automáticamente en función de la aplicación de usuario que haya proporcionado. Tendrá que

elegir su título en el cuadro desplegable y proporcionar su número de licencia individual

(NO el número de licencia de la instalación/establecimiento) si corresponde. Debe responder

la pregunta sobre tener un programa de gestión de riesgos y garantía de calidad.

*NOTE: Si continúa un informe que inició otro usuario, asegúrese de cambiar la

información de la licencia para reflejar su número de licencia.

En la parte inferior de cada página usted vera “Report Details”

lo llevará a la siguiente página. Usted puede desplazarse a las diferentes

páginas, diferentes partes del reporte, simplemente haciendo click en las diferentes

partes del “Report Details” “Detalles del informe”. 7

Report Details/Detalles del Reporte

Información del Residente/Resident Information

Complete la información del residente que experimentó el incidente. Debe ingresar su número de SSN

válido y un número de Medicaid o Medicare, si corresponde, si es que cuentan con ello .

*NOTE: Si hay más de un residente involucrado en el mismo incidente y como resultado cada uno es

parte del "Outcome“, usted debe presentar un informe por separado para cada residente.

Reptresentante del Residente/Resident Representative

Complete toda la información con respecto al representante del residente. Se requiere una dirección

válida. Si el residente se representa a sí mismo, marque la casilla en la parte superior de esta parte del

informe.

Información del Incidente/Incident Information

1. Complete la fecha y lugar del incidente. Use la barra deslizante para seleccionar la hora del incidente

(tenga en cuenta que esto es en tiempo militar). * El tiempo militar divide el día en 24 horas. El día

comienza a la medianoche y está escrito como 0000. El último minuto del día está escrito como 2359,

en otras palabras, un minuto antes de la próxima medianoche. Deslice la barra deslizadora del tiempo

del incidente hacia la izquierda o hacia la derecha para seleccionar la hora del incidente. Use las

teclas de flecha izquierda o derecha en el teclado para ajustar la barra deslizadora a una hora exacta.

2. Verifique, si hubo o no maquinaria involucrada en el incidente. Si equipo o maquinaria fue parte del

incidente agregue esa información .

3. Hay 3 opciones para agregar la Ubicación del incidente/Incident Location en el cuadro desplegable.

Si la “Ubicación del incidente” se encuentra fuera de la instalación o en cualquier lugar dentro de su

establecimiento (que no sea la Habitación del paciente), se considera “Recinto de la instalación”

“Facility Campus”. 8

Outcomes/Resultados /Sucesos

Debe poder marcar una casilla Outcomes/Resultados /Sucesos para presentar un informe/reporte. Verifique

cada resultado aplicable a su reporte.

*Puede haber más de un resultado/Outcome. Si lo sucedido en el incidente no aparece en la lista

siguiente, si no hay casillero para marcar, usted no puede/no necesita presentar un informe/reporte.

Notifications/Notificaciones

1. Si el incidente involucra una muerte, marque la casilla para el Médico Forense/ Medical Examiner y proporcione la

información requerida. Verifique si o no se realizó una autopsia. * NOTA: La información del Médico Forense/ Medical

Examiner solo debe aparecer en caso de fallecimiento.

2. Si se notifica a agencias externas/ External Agencies, marque las casillas correspondientes. Si elige “Otros/Others”,

deberá "Enumerar otras agencias notificadas/ List Other Agencies Notified ". No use abreviaturas para las Agencias

notificadas.

3. Si se le notificó a un miembro de la familia, escriba el nombre completo de esa persona.

4. Si el médico fue notificado en el momento del incidente, provea el nombre del médico y las órdenes/recomendaciones.

Si le avisaron al médico y no recibió ningún pedido o recomendación, indíquelo en el espacio provisto.9

10

Individuals Involved/Individuos Implicados

El nombre del residente NO debe volverse a dar en esta sección. Enumere TODO el personal / testigos /

compañeros residentes que se pusieron en contacto con el residente o que estuvieron involucrados de

alguna manera durante y / o después del incidente;

ROLE:

(Personal con licencia, personal sin licencia, testigo (no personal), parte involucrada (no personal). La

palabra “personal” se refiere a los empleados de la instalación.

INVOLVEMENT: La participación debe ser un título de trabajo o una relación con el residente. Ejemplos

de Personal LICENCIADO incluyen “TÍTULOS DE TRABAJO” “JOB TITLES” como RN, LPN, CNA,

ME, ARNP, etc. Ingrese el número de licencia completo correctamente. Ingrese el prefijo de licencia y el

número de licencia sin espacios. Ejemplos: NH1234, RN123456, PN123456, ARNP1234567, CNA123456,

etc.

Ejemplos para el personal SIN LICENCIA incluyen “TÍTULOS DE TRABAJO”“JOB TITLES” como

HHA, RA, Med Tech, mantenimiento de la casa, mantenimiento, etc.

Ejemplos de partes INVOLUCRADA y TESTIGOS (no personal) incluyen la relación con el paciente o

residente, como un familiar, visitante, otro residente, agencia o enfermera de hospicio, etc.

LICENSE# Número de LICENCIA

Puede verificar la información de la licencia en el sitio web del Departamento de Salud de la Florida;https://appsmqa.doh.state.fl.us/MQASearchServices/HealthCareProviders

SSN#

NO es aceptable incluir un número de seguro social no válido, como 000-00-0000 o 123-45-6789.

Para editar o eliminar “Personas involucradas”, use las pestañas de Acción. Haga clic en “ ” Para

editar su información. Haga clic en “ ” para eliminar la información del individuo.

Investigation/Investigación

Preliminary Report /Reporte Preliminar (1 Day): Describe las Circumstances of the

Incident/Circunstancias del Incidente de inicio al fin..

Circumstances of the Incident (Narrative of Facts/Narración de lo sucedido): La narración de lo

sucedido debe responder las siguientes preguntas básicas: : WHO (QUIÉN) (Proporcionar nombres) de

las personas involucradas durante y / o después del incidente, WHAT (QUÉ) Qué eventos ocurrieron?,

WHERE (DONDE) ocurrió el incidente, and WHEN (CUÁNDO) ocurrió el incidente, (DATES AND

TIMES/DIAS Y HORA). Proporcionar un CRONOGRAMA/TIMELINE (fechas / horas), explicará la

duración del evento de principio a fin. Esta sección NO debe incluir entrevistas de residentes y personal. La

narración del incidente debe coincidir con la casilla que marcó en Resultados/Outcome.

*Su investigación NO debería aparecer en este campo. Las entrevistas no pertenecen a esta sección del

informe.

Haga clic en el botón “Save” una vez y espere a que el sistema lo guarde. Si hace clic en él varias veces, lo

guardará varias veces.

Si va a usar abreviaturas, asegúrese de escribir el término/nombre completo (o el nombre del hospital) al

menos una vez en cada informe.

** NOTA: NO tendrá acceso al Analysis of the Incident or Corrective Action Summary hasta que su

Informe Preliminar haya sido revisado. Una vez que se haya realizado la investigación de lo sucedido,

puede completar su Informe/Full Report (15 días). NO envíe el Full Report hasta 15 días calendario a partir

de la fecha del incidente a menos que haya completado la investigación de su instalación /ALF.

*No es necesario documentar en esta sección al completar el Full Report

a menos que tenga un apéndice/modificación que agregar.11

Investigation/Investigación

Full Report (15 Day): Incluye el análisis del incidente Analysis of the incident y el resumen de la acción

correctiva Corrective Action Summary. Debe completarse bajo el MISMO NÚMERO DE INFORME SAME

REPORT NUMBER. NO cree un nuevo informe para un "Informe completo/Full Report (informe de 15 días).

*El informe/Incident Report debe incluir los resultados de la investigación dada en las

instalaciones/Facility en donde se produjo a el incidente adverso/Adverse Incident.

Analysis of the Incident (Apparent Cause(s)) El análisis del incidente (Causas aparentes) debe

responder a las siguientes preguntas básicas: Basado en los hechos y los hallazgos recopilados durante la

investigación interna de la instalaciones/ALF(incluidas entrevistas a residentes y al personal y la investigación

de la escena/lugar del incidente). HOW and WHY ¿CÓMO y POR QUÉ ocurrió el incidente? * No repetir o

(copiar y pegar) información que se proporcionó en Circunstances of the Incident (Narrativa).

Corrective Action Summary (Corrective or Proactive Actions Taken) Resumen de la acción

correctiva (Acciones correctivas o proactivas tomadas) En función de la (s) causa (s) aparente (s) del incidente

presentado en el análisis, describa las acciones correctivas o proactivas que se implementarán para evitar que

este tipo o un tipo similar de incidente vuelva a ocurrir a otros residentes. Enumere y explique en detalle qué tipo

de capacitación para el personal se proporcionó o se programó para el personal de atención directa. *Este es un

campo obligatorio/ This is a required field. “No se requiere acción correctiva”, “N/A” y “esto no es adverso”.

NO son respuestas aceptables. Si presenta un informe como un incidente adverso, SIEMPRE debe haber

acciones correctivas o proactivas.

*Si está presentando un informe que ha determinado que no es adverso, puede retirarlo/ withdraw o

completar el informe con TODA la información requerida.

Si un inspector/surveyor considera que el incidente es un evento que debe de ser reportado y usted

retiro/withdraw ese informe. Usted, puede ser citado. ** Consulte la página 16 para obtener instrucciones

sobre cómo solicitar que se vuelva a abrir un informe.12

Comments/Comenmtarios

Esta sección es solo para leer/ver (es para uso de AHCA, para el propósito de notificarle si se necesita más

información). Si recibe un correo electrónico automático que indica que se requerirán o pueden requerirse

acciones adicionales, abra su informe. Se abrirá en la sección de Comentarios. Revise los comentarios /

preguntas.

Tenga en cuenta el “Nombre de la sección”/“Section Name”(por ejemplo: Notifications, Individuals

involved, Investigation, etc.) Cuando pasa el cursor sobre la palabra, podrá hacer click en ella. Le llevará a

la sección donde se necesita agregar la información. El comentario también aparecerá en la parte inferior de

la página de la sección.

*Si vuelve a enviar el informe sin responder a los comentarios, el comentario se volverá a publicar para que

pueda responderlo. Solo necesita responder a esas preguntas con la fecha más reciente. Las preguntas

anteriores permanecerán en la lista aunque hayan sido respondidas. Si no proporciona la información

solicitada, su informe puede ser Cerrado Administrativamente /Administratively Closed.

Definición de “Administratively Closed”- La Agencia cerró administrativamente el informe porque el

proveedor no proporcionó la información solicitada.

*NOTE: Para su conveniencia hay una opción para ver todos los comentarios en una nueva ventana. Los

comentarios / preguntas aparecerán en el orden en que fueron escritos.

Report Status History/ Historial de estado del informe -Esto te muestra el historial de tu informe. Incluye

el código de estado, la descripción del estado, el modo de informe, quién creó el informe y la fecha / hora de

estado.

13

*NOTE: Este sistema enviará correos electrónicos automáticos cuando haya enviado

su informe. Si un informe se revisa y requiere información adicional o si el informe se

retrasa, recibirá correos electrónicos automáticos diarios hasta que se hayan resuelto los

problemas, agregado la información requerida, etc.

Review and Submit

El estado del informe se mantendrá “New” hasta que usted haga click

en . Si usted no ve el botón de “Submit Report”, busque el

Error Description y haga click en el Section Name para agregar,

proporcionar la información requerida.

Example of Error Description

Una marca de verificación/ check mark al lado de cada nombre de sección

indica que la sección está completa.

Si su informe está en estado “NECESITA INFORMACIÓN” “NEED INFO”

Status y ha respondido a los comentarios, NO OLVIDE ir a la sección Revisar

y enviar/Review and Submit para enviar su informe nuevamente.

Si usted no hace click en su informe más actualizado no

aparecerá en el Tablero/Dashboard de Risk Management and Patient Safety.

14

Si el estado del reporte es “NEED INFO” usted puede hacer una de las dos cosas;

1. Corrija la información y vuelva a enviar el informe preliminar.

2. Cambie el estado a “Full Report Mode”. Cambia el modo de informe yendo a la parte de

Investigación. Verá un cuadro en la esquina superior derecha donde puede cambiar el Modo de

informe a Completo: Report Mode to Full. A continuación, debe proporcionar la información

solicitada y completar el Análisis y la Acción correctiva antes de volver a enviar el informe.

Una vez que cambie el informe a modo completo, no podrá volver a cambiar al modo preliminar.

15

16

Usted puede hacer click en: si creo el reporte por error.

O usted también puede hacer click en . Si elige reti si decide retirar el informe/reporte,

aparecerá una ventana emergente preguntándole;

*NOTE: Una vez que un informe ha sido “retirado/withdrawn” o “cerrado administrativamente”, no

puede volver a abrirlo. Debe enviar un correo electrónico solicitando que se vuelva a abrir el

informe con el motivo. Los correos electrónicos deben enviarse a la Oficina de The Office of Risk

Management and Patient Safety, a: riskmgmtps@ahca.myflorida.com.

How to Cancel or Withdraw a Report/Cómo cancelar o retirar un informe

Office of Risk Management and

Patient Safety

• Visite nuestra página web webpage:

http://ahca.myflorida.com/SCHS/RiskMgtPub

Safety/RiskManagement.shtml

• Revise los próximos cambios y nuevos

anuncios bajo: Important Notices and Alerts.

• Contáctenos por teléfono 850-412-3731, o

envíenos un email:

Riskmgmtps@ahca.myflorida.com

17