CÓMO TRANSMITIR INSTRUCCIONES CON EFICACIATécnicas para optimizar la comunicación en las reuniones de trabajo

Nombre original: How to give effective business briefings

Autor: Clark, Colin

Tema: Economia y empresa

152 páginas

Editorial: Deusto S.A (España)

Colin Clark parte de la suposición de que “la esencia de una dirección eficaz es una comunicación eficaz”. A partir de consejos, formularios, cuestionarios, ejercicios y algunos casos personales “en las reuniones informativas que he organizado”, establece unos mecanismos prácticos para ayudar a los directores y a los jefes de equipo a informar plena y provechosamente a sus trabajadores así como a recibir de forma correcta la información de vuelta por parte de la plantilla.

El objetivo último de éste es, por tanto, facilitar al lector la información necesaria para preparar “reuniones informativas” de “calidad” en su empresa. Sin duda, es un escrito práctico dirigido a un público adulto e inmerso en el mundo de la empresa, donde la comunicación entre los diversos escalafones de la jerarquía resulta cuanto menos esencial.

A lo largo de doce capítulos, establece las claves más importantes que un empresario debe tener en cuenta a la hora de dirigirse a sus empleados. Sin embargo, no sólo ayuda al comunicador, sino también al receptor, pues el autor consigue responder a los porqués de las diversas actitudes de la audiencia cuando está siendo informada. Señala, además, los errores comunes y no tan comunes que, con frecuencia, tendemos a realizar cuando nos situamos frente al público, algunos como: alargar innecesariamente las reuniones, diluir la fuerza del resumen final (punto más bajo de atención de la audiencia) añadiendo nueva información o emplear los encabezamientos de las reuniones con frases complejas o ambiguas.

Según este economista británico, lo primero que hay que hacer antes de poder llevar a cabo una óptima comunicación es estudiar qué son las reuniones informativas, qué se puede conseguir con ellas y los factores que determinan su éxito. Normalmente, son breves, cara a cara, se celebran regularmente con el fin de pasar información a los empleados y/o conseguir de éstos información de retorno. Son, en definitiva, una ocasión ideal para “informar, decidir, desarrollar, discutir, activar” y su éxito dependerá de una serie de compromisos que el trasmisor tiene con las personas a las que informa: “defender la importancia de tener un flujo de comunicación abierta, asegurar que los empleados están óptimamente formados en técnicas de comunicación, asegurar que los ponentes consultan, escuchan y actúan conforme a la información de retorno” etc.

Resulta evidente que se trata de un manual de lectura, de “instrucciones” dirigido a un público específico que toma forma en el “usted” al que el autor remite en varias ocasiones: “Depende crucialmente de una serie de compromisos continuados que usted y las personas a quienes informa tienen que contraer unos con otros”.

Clark basa sus teorías en informes ya publicados sobre este tema “Managing best price. Employee Comunication” o declaraciones, ya sean anónimas o no, de directores de empresas, de hoteles, de ventas, formadores de gestión etc. todas ellas estás recuadradas y sirven de apoyo a los consejos que el autor ofrece. Asimismo, encontramos entre sus páginas una media de 10 test que miden el grado de preparación del lector para realizar una buena reunión informativa. Según el resultado, el economista aconseja actuar frente al problema de un modo concreto.

Para comprobar el grado de veracidad de éstos, he fingido ser la directora de una empresa que quiere averiguar el “nivel de compromiso” que mi organización ha asumido respecto a la eficaz comunicación interna (pp.15). El resultado nos lleva a pensar que existe un alto nivel de probabilidades de que la efectividad en mis reuniones se vea comprometida por una actitud que no aprecia la importancia de la comunicación abierta y efectiva a nivel interno. Por lo tanto, este manual me servirá para intentar mejorar la actitud de mis supuestos oyentes preparando unas reuniones informativas eficaces.

Para lograr esa eficacia, el lector debe tener en cuenta que el éxito de la reunión derivará de la combinación de una “preparación adecuada de la información que se comunica provechosamente dentro de una reunión informativa que tiene estructura e impacto”. Esta frase resulta muy significativa, pues recoge todos y cada uno de los aspectos que el autor irá analizando paulatinamente para guiar al lector y enseñarle los métodos para conseguir una comunicación óptima en el equipo de una empresa.

En mi opinión, este libro es práctico, conciso y directo. Se centra en su principal objetivo sin dar rodeos: pretende enseñar al lector a crear buenas reuniones informativas desde la preparación personal del trasmisor hasta el acto de comunicación que envuelve a los receptores, a través de unas acciones concretas y una comunicación clara, sencilla y coherente. La estructura del manual me parece muy correcta: es sencilla y con ejemplos prácticos fáciles de memorizar; abundan tablas, gráficas y dibujos que sirven (aun más) de apoyo a las pautas que nos marca el autor. Personalmente, uno de los capítulos con los que he aprendido más es el número 5, que corresponde a la manera en la que nos dirigimos a la audiencia. En él, Clark muestra las claves para aumentar el nivel de interés y comprensión de la audiencia, uno de los aspectos más complicados, quizás, de lograr en una reunión. Aconseja “evitar” las tan inevitables costumbres casi innatas de las personas cuando se enfrentan a un púlico “pasearse como un animal enjaulado”, “agitar nerviosamente las manos”, tocarse el pelo, el cuello, partes de la cara” etc. y presenta soluciones a los problemas de la falta de atención por parte de la audiencia así como a crear un buen material audiovisual y saber apoyarse en él.

Por lo tanto diría que Cómo transmitir instrucciones con eficacia no sólo es de utilidad para los directivos de una empresa sino un gran ejemplo como manual de ayuda para cualquier persona que se presente alguna vez ante una audiencia.