Rer 115 08 Manual Comunicaciones

5/27/2018 Rer 115 08 Manual Comunicaciones

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GOBIERNO REGIONALHUANCAVELICA

JIC..11 5-2 8/t;013.I?J1t; OVCA/PI?VISTO: El Infonne N 060-2008/GOB.REG.HVCA/GGR-OREI con ProvedoN 575-2008/GOB.REG-HVCA/GGR sobre aprobacin del Manual de Comunicaciones; yCONSIDERANDO:Que, la buena comunicacin interna es esencial en todo proceso de trabajo, en este

contexto el Gobierno Regional Huancavelica, tiene como poltica institucional establecer nonnas especficasque permitan contar con un instrqmento gua que detennine la operatividad de las comunicaciones escritas, deacuerdo al nivel jerrquico, manteniendo las lneas de autoridad en todos los niveles organizacionales de modoque se contribuya al logro de una gestin eficiente y eficaz, en tal sentido la Oficina de Racionalizacin eInfonntica, ha elaborado el Manual de Comunicaciones, documento primordial y de consulta que tiene porfacilidad orientar la uniformidad de criterios en la generacin de documentos de comunicacin entre losrganos estructurados del Gobierno Regional Huancavelica, por lo que es procedente realizar la accin a que secontrae la parte resolutiva.Estando a lo infonnado; yCon la visacin de la Gerencia General Regional, Gerencia Regional dePlaneamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, Oficina Regional de Administracin, GerenciaRegional de Desarrollo Econmico, Gerencia Regional de Desarrollo Social, Gerencia Regional de

Infraestructura, Gerencia Regional de Recursos Naturales y Gestin del Medio Ambiente y la Oficina Regionalde Asesora Jurdica;En uso de las atribuciones conferidas por la Constitucin Poltica del Per, Ley N27783: Ley de Bases de la Descentralizacin, Ley N 27867: Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales ymodificado por la Ley N 27902;SE RESUELVE:ARTICULO r.- APROBAR el MANUAL DE COMUNICACIONES delGobierno Regional de Huancavelica, documento que rubricado en treinta 30) folios y en calidad de anexo,fonna parte integrante de la presente Resolucin.ARTICULO 2 _NOTIFICAR la presente Resolucin a los rganos Competentes

del Gobierno Regional de Huancavelica ya la Oficina de Racionalizacin e Infonnt ica para su publicacin enel portal institucional.REGISTRESE COMUNIQUESE y ARCHIVESE.


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GERENCIA GENERAL REGIONAL

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MANUAL DE

COMUNICACIONES===========================================================

OFICINA DE RACIONALIZACION E INFORMATICA

Huancavelica, Marzo del 2008.


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MANUAL DE COMUNICACIONES

I. INTRODUCCION

1.1 FINALIDAD

El "Manual de Comunicaciones" constituye un documento de consulta y tiene porfinalidad orientar la uniformidad en la generacin de documentos decomunicacin, en el Gobierno Regional de Huancavelica.

El Manual de comunicaciones, es un documento primordial en el desarrollo de laAdministracin Pblica; puesto que unifica los criterios de comunicacin entre losrganos estructurados del Gobierno Regional de Huancavelica, en todos losniveles organizacionales.

El Manual de Comunicaciones; est desarrollado didcticamente para cada unode los documentos que se utiliza dentro de la Administracin Pblica,

uniformizando la redaccin de los documentos.

1.2 OBJETIVOS

Los Objetivos que se persiguen con el presente manual son los siguientes:

1.2.1 Unificar criterios de los documentos a emplearse y uniformizar laredaccin, para una efectiva comunicacin.

1.2.2 Lograr una operatividad de las comunicaciones escritas, de acuerdo alnivel jerrquico, manteniendo de esta manera las lneas de autoridad.

1.2.3 Disponer procedimientos simplificados, para la elaboracin dedocumentos de comunicacin escrita.

1.2.4 Difundir a todos los funcionarios, directivos y servidores del GobiernoRegional de Huancavelica, los procedimientos de comunicacin utilizandoeste documento como gua y/o consulta.

1.2.5 Contribuir al logro de una gestin eficiente y eficaz, en todos los nivelesde la organizacin, mediante la elaboracin de los documentosadministrativos.

1.3 ALCANCE

El Manual de Comunicaciones, tiene alcance a todos los funcionarios, directivos yservidores de los rganos estructurados incluidos las Direcciones RegionalesSectoriales del Gobierno Regional de Huancavelica, para su estrictocumplimiento.

1.4 BASE LEGAL

1.4.1 D. Leg. N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa.1.4.2 Decreto Supremo N 005-90-PCM. Reglamento de la Ley de la Carrera

Administrativa del Sector Pblico.1.4.3 Ley N 27783 Ley de Bases de Descentralizacin.1.4.4 Ley N 27867 Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales.1.4.5 Ley N 27902 Ley que modifica la Ley Orgnica de los Gobiernos

Regionales.1.4.6 Ordenanza Regional N 019/G.R-.HVCA/CR. con la que se aprueba el


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Organigrama Estructural del Gobierno Regional Huancavelica.1.4.7 Ordenanza Reg. N 025-2005/G.R.HVCA/CR. que aprueba el

Reglamento de Organizacin y Funciones del Gobierno Regional-HVCA.1.4.8 Ley N 29142 Ley de Presupuesto de la Repblica del ao fiscal 2008.1.4.9 Ley N 27444, Ley General del Procedimiento Administrativo.1.4.10 D. S. N 015-2006-MIMDES, norma que declara los aos 2007 al 2016

como Decenio de las Personas con Discapacidad

II. ASPECTOS GENERALES

2.1 DEFINICIONES CONCEPTUALES

CORRESPONDENCIA OFICIAL

Es toda documentacin escrita entre Instituciones del sector pblico y no pblico,dentro y fuera del Gobierno Regional-HVCA., as mismo con organismos fueradel Departamento.

COMUNICACIN ESCRITA

Es la transmisin de un mensaje o informacin de la forma ms eficaz posible, atravs de los documentos oficiales.

CORRESPONDENCIA INTERNA

Constituye toda documentacin escrita, que circula a nivel interno del GobiernoRegional - HVCA.

GRADO DE SEGURIDAD

La documentacin en la Administracin Pblica por su grado de seguridad puedeser:

a). Secreta.- son aquellos que no pueden ser revelados libremente en laInstitucin, caso contrario podran comprometer el prestigio y la buenaimagen de sta, siendo las nicas personas que tienen acceso a este tipode documentacin los funcionarios de la Alta Direccin.

b). Reservada.- son documentos que se elaboran con discrecin y que sedifunden solo entre las personas autorizadas.

c). Confidencial.-son documentos que van derivadas solamente a personasfacultadas.

Estos documentos son especialmente elaborados por los rganos decontrol, el cual elabora temas de carcter disciplinario, anormalidadesadministrativas y otros de carcter Institucional.

2.2 RECURSOS MATERIALES

Son todos los bienes que se utilizan en la elaboracin de los documentos decomunicacin escrita, es de suma importancia la utilizacin adecuada y racionalde los recursos materiales en cumplimiento de las normas de austeridad.

La presentacin de los documentos de carcter Interno y Externo; deben reunirlos requisitos de unidad, coherencia, objetividad, claridad, precisin y concisin.


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2.2.1 PAPELES

El papel es de constante utilizacin en la elaboracin de documentos; enel Gobierno Regional-HVCA., se utilizan los de tamao oficio y oficial (A-4), en algunos casos membretado, con el emblema del escudo peruano ynomenclatura de la Institucin.

2.2.2 SELLOS

Son instrumentos que permiten singularizar los documentos y encauzar eladecuado tratamiento de los mismos.Son utilizados para identificar al funcionario y/o servidor, que emite eldocumento y a la unidad orgnica al cual pertenece.Los sellos por su forma se clasifican en:a) Sello Circular.b) Sellos Rectangulares

a) LOS SELLOS CIRCULARES

Identifican a la dependencia (Gobierno Regional-HVCA.), que origina oautoriza el documento, tiene dimensin de 2.5 cm. de dimetro externo yun dimetro interno de 1.6 cm.; para la Direccin Superior (PresidenciaRegional y Gerencia General Regional), dentro de la circunferenciainterna deber consignarse el escudo nacional y la denominacin de ladependencia correspondiente.

sello circularEscudo Peruano

con denominacin de la jefatura

Para casos de las Gerencias Regionales y Sub-Gerencias, OficinasRegionales y/u oficinas de segundo y tercer nivel organizacional como lasexistentes en el Gobierno Regional-HVCA., con la denominacinrespectiva, no se utilizar el emblema del escudo nacional.

sello circular

con denominacin de la Gerencia y/o Oficinas Regionales, Para efectosde visacin como: Resoluciones Contratos y/o Convenios, se utiliza elsello ms pequeo de (2cm.) de dimetro, consignando los siguientesdatos:

sello circularnombre y apellido

cargo

b) SELLOS RECTANGULARES

Orienta el tratamiento de ciertos documentos, en el Gobierno Regional-HVCA., dentro de los sellos rectangulares entre otros tenemos:

- Sellos de seguridad: Ejemplo.SECRETORESERVADOCONFIDENCIAL


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- Sellos de urgencia: Ejemplo.MUY URGENTEURGENTE

- Sellos de referencia: Ejemplo.

COPIADUPLICADOPERSONAL

- Sellos de identificacin:Sellos de Post Firma

Estos son de uso ms frecuente dentro de la elaboracin de losdocumentos en el Gobierno Regional-HVCA., con el objeto de identificaral Funcionario, Directivo y/o servidor sobre los datos de la persona quefirma la documentacin.

4.5 cmGOBIERNO REGIONAL DE HUANCAVELICA

GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL2.5 cm.

-------------------------------------LUIS FERNNDEZ DURAN

Gerente Regional

III. TECNICAS DE FORMULACION DOCUMENTARIA

3.1 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

En este punto se considera la estructura en forma generalizada de ladocumentacin que se utiliza en el Gobierno Regional-HVCA., a excepcin dealgunos documentos que tienen una especial estructura.

3.1.1 ENCABEZAMIENTO

El membrete debe ser impreso, y es utilizado para documentos oficialesque son remitidos a otras dependencias, en los documentos de carcterinterno no se ut iliza el membrete.

LOGO INSTITUCIONALGOBIERNO REGIONAL HUANCAVELICA

Para la comunicacin oficial de la Alta Direccin (Presidencia y Vicepresidencia)se utilizar el Escudo Nacional en la parte superior izquierda y el logotipo del

Gobierno Regional en la parte superior derecha, conforme lo dispone laResolucin Gerencial General Regional N 014-2008/GOB.REG.HVCA/GGR.


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Para las Direcciones Regionales Sectoriales

Ejemplo:

Direccin Regional de Salud

El nombre del ao calendario, es utilizado en la elaboracin dedocumentacin de carcter oficial, ms no los de carcter interno.

AO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PER

Conforme lo dispone el Art. 2 del Decreto Supremo N 015-2006-MIMDES, todos los documentos oficiales debern de consignar ladenominacin: Decenio de las Personas con Discapacidad en el

Per , siendo sta independiente de la que se adopte para cada ao enparticular.

Toda documentacin debe llevar el nombre de la localidad, la fecha, elmes y el ao; tambin sta puede ser colocada mediante los sellosrectangulares, o por la computadora.

El lugar y fecha va consignado en el margen superior derecho y paracasos como las solicitudes, y otros en la parte inferior derecho, al finalizarel texto, ejemplo.

Huancavelica, 03 de marzo de 2008.

El cdigo individual de la documentacin, identifica a la dependenciaremitente.Denominacin del documento.Nmero correlativo del documentoEl aoLas siglas de la Institucin y dependencia que genera el documento.

Uniendo todos stos elementos tenemos:

OFICIO N 001-2008/GOB.REG-HVCA/PR.

Destinatario, comprende la identificacin de la persona, entidad odependencia a quin se dirige el documento, seguido de dos puntos (:)ejemplo.


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Seor:

Luego va el ttulo grado acadmico que ostenta el destinatario (si lotuviera), Nombres y Apellidos escritos con mayscula, cargo que ocupa,detallados en renglones independientes.

Direccin (si fuera necesario).

Ciudad (de procedencia del destinatario),se utiliza para documentos de carcter oficial, ejemplo:

Seor:

Ing. PEDRO CASTRO PALOMINO

Director de Electro Centro - Hvca.

C I U D A D.-

Todos los documentos no llevan expresamente destinatario, por Ejm. LaResolucin, La Directiva, El Contrato, El Certificado.

3.1.2 TEXTO

Es la parte sustancial de todo documento, comprende el desarrolloordenado del mensaje que se desea transmitir.

En la prctica est en el dominio de la redaccin de la documentacin.

El texto de todo documento debe contener las siguientes caractersticas:Claridad, todo documento debe ser claro de fcil comprensin, Integridad,brevedad y cortesa.

La redaccin del texto no debe improvisarse sino planificarse, estaplanificacin comprende el desarrollo ordenado de la concepcin, larecoleccin de datos, el bosquejo sistemtico de datos, ejemplo:

Tengo el agrado de dirigirme a usted, para hacer de su conocimiento que,

con motivo de conmemorar el 2do. Ao de Creacin de nuestraInstitucin, se est organizando un evento cultural-deportivo, al cualinvitamos a participar a su Representada, que se llevar a cabo en lasinstalaciones del campo deportivo "Estadio Municipal de Huancavelica" elda 16 de Setiembre del presente ao a horas 10. a.m.

Conocedores de su espritu deportista, esperamos contar con suparticipacin, que dar mayor realce al evento Deportivo.

3.1.3. TERMINO

El trmino es la parte final de todo documento (Oficio, Informe y

Memorndums) y esta constituido por una Palabra de atencin a manerade despedida:Atentamente;


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Post FirmaFirmaSello redondo si se tratase de documentos de una determinadadependencia.

Las siglas son importantes considerar en la parte inferior izquierda, las dela persona que firma el documento en mayscula, as como de la personaresponsable del tipeo en minscula, cuyo uso de cumplimiento obligatorio.

PHR/chfd.

En el caso que no existiera estas dos personas, solamente del queelabora el documento, entonces se colocar en el pie de pgina losiguiente:

PHR/.

Cuando se trate de documentos que debe tomar conocimiento uno o msdependencias, entonces deber considerar la palabra con conocimientoabreviado seguida de dos puntos; a continuacin detallar una de bajo dela otra los nombres o siglas de cada una de las oficinas o personas aquienes se distribuir el documento, ejemplo:

C.c. : G.G.R. Cc: GGRO.R.A. ORAArchivo. Arch.

Los anexos son considerados de acuerdo a la naturaleza del documento,en algunos casos de acuerdo al asunto.

Es una parte opcional, se emplea nicamente cuando existe necesidad deacompaar al documento, copias, u otros documentos como recibos, ocertificados para sustentar el pedido que se realiza o ilustrar lainformacin que se proporciona.

Se utiliza la palabra Anexo seguida de dos puntos. Es solamente uno,ejemplo:

Anexo: Certificado de EstudiosCertificado de SaludCertificado de Buena Conducta.

3.2 REDACCION

Es la accin o efecto de poner por escrito hechos acontecidos pensados conanterioridad, mediante el cual se le da una estructura lgica al documento,procurando siempre lograr claridad en la expresin.

En la redaccin se debe tener especial cuidado en la utilizacin de los signos depuntuacin, siendo el uso de algunos de ellos ms frecuentes que otros; y lautilizacin correcta de los signos de puntuacin, dar una mayor claridad en laexpresin.

El punto seguido es la clave del xito para la redaccin con el cual se puedeapreciar los prrafos que contiene un documento. (.)


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El punto y aparteseala el trmino de un prrafo quiere decir que, con el punto yaparte se separan aspectos o partes del mensaje. (.)

La coma tiene diferentes usos y son: enumerativa, explicativa, aclaratoria y suuso de gran utilidad en la redaccin de documentos. (,)El punto y coma, los dos puntos, los puntos suspensivos y el parntesis sonauxiliares de gran valor en la redaccin de documentos y el empleo de stossignos, requiere de cuidado y precisin (;),(:) y (...).

La ortografa, juega un papel importante dentro de la redaccin de losdocumentos y tiene su campo de accin principalmente en la persona quemecanografa el documento.

Teniendo en cuenta todas estas recomendaciones la persona estar encondiciones de redactar un documento.

3.3 PREPARACION DE DOCUMENTOS

Se prepara los documentos de acuerdo a la siguiente secuencia:

a) Primero, se recepciona el proyecto del documento, elaborado por unfuncionario determinado o por la misma secretaria, previas pautas recibidasde la persona que encarga la elaboracin de documento.

b) La Secretaria es la persona encargada del tipeado, cuidando que sucontenido sea el mismo o mejorando el proyecto.

c) Se efecta la revisin respectiva, para posteriormente colocar los sellos tanto

el de post firma, como el sello redondo y si es necesario la utilizacin deotros sellos.

d) Se procede posteriormente a la entrega del documento a la persona quefirmar, el cual revisar y previa verificacin de su conformidad proceder ala firma respectiva.

e) La secretaria proceder a la preparacin y numeracin del documento si ladenominacin es de carcter oficial el doblado del documento y previorellenado del sobre.

f) Se tendr sumo cuidado en la distribucin de la documentacin.

g) El documento que se archiva, debe estar con los cargos respectivos, loscuales confrontarn que el documento efectivamente fue entregado a losdestinos respectivos.

3.4 PRESENTACION FORMAL DE DOCUMENTOS

El documento debe presentarse de manera que, su aspecto estimule su lectura.

Los documentos que elaboramos; constituyen nuestra carta de presentacin, esel reflejo de la imagen de la Institucin, en ellos se refleja nuestro nivel cultural,preparacin, cuidado y nuestra identificacin con el Gobierno Regional-HVCA.

La presentacin formal de un documento comprende la consecucin de losobjetivos para los cuales fue elaborado.


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Por esta razn toda vez que redactemos un documento; debemos hacerlo conmuchsimo cuidado, teniendo presente la gran importancia su configuracinvisual.

Una adecuada presentacin formal de un documento, se logra observando lossiguientes tpicos:

a) MARGENES

Los mrgenes son los espacios en blanco alrededor de los escritos. Lasdimensiones de los mrgenes de los documentos que se redactan sonestablecidas por el Instituto de Investigacin Tecnolgica Industrial y deNormas Tcnicas (ITINTEC) las dimensiones que proporciona esteorganismo, estn en relacin directa con el tamao de los papeles que seemplean para redactar documentos.

Los papeles que se utilizan en el Gobierno Regional-HVCA., para laelaboracin de los documentos son los de tamao Oficial, por tanto se darlos mrgenes considerando este tamao Standard las dimensiones del papeltamao oficial son 297 mm. x 210 mm. de largo y ancho respectivamente,por tanto los mrgenes del papel deben ajustarse a las siguientesdimensiones: margen superior 3 cm. el izquierdo 3.5 cm., derecho 2.5 cm. einferior 2.5 cm.

La distribucin de las partes de un documento, se desarrolla de tal maneraque se logre un documento presentable.

Las partes de un documento y los prrafos se diferencian uno de otros, por el

mayor espacio que se deja entre ellos.Los elementos de cada parte se distribuyen a un solo espacio entre ellos, losespacios podrn variar en concordancia con la cantidad de texto por tipear ylos criterios estticos del redactor.

En el caso de emplear dos o ms pginas en la redaccin de un documento,se recomienda:Utilizar papel de igual calidad, color y tamao al de la pgina inicial.Numerar las pginas a partir de la segunda hoja a emplearse.Identificar las pginas correspondientes con la numeracin respectiva.

3.5 ESTILO FORMAL DE REDACCIN:

Semibloque

EL SEMIBLOQUE, se caracteriza por comenzar la redaccin de los prrafos deltexto dejando sangra.

En el Gobierno Regional de Huancavelica, por constituir mejor presentacin ypara tener formalizada la correspondencia de documentos se considerar el estiloSemibloque, considerando adems que dentro de la administracin pblica es elmayor uso.

El tipo de letra a utilizar ser el que cada unidad orgnica aprecie conveniente,

sin que ello signifique la prdida de la esttica y el orden en la elaboracin de losdocumentos.


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IV. FORMULACION DE DOCUMENTOS

En el Gobierno Regional de Huancavelica, as como en la Administracin Pblica,circulan una serie de documentos tanto interno como externos de uso diario por lo quehemos considerado los de mayor utilizacin para el presente manual.4.1 EL OFICIO

El oficio es una comunicacin escrita de carcter oficial, que se cursan entre lasinstituciones pblicas y privadas.El oficio es de uso externo , utilizado generalmente de Institucin a Institucin,tiene la funcin de realizar gestiones, presentar personas, participar en larealizacin de actividades, etc.

Los oficios considerados de uso externo, son firmados nicamente por el mximorepresentante legal del Gobierno Regional-HVCA; sin embargo si existiera lanecesidad de enviar oficios abordando asuntos especficos de trabajo, podrn

firmar los Gerentes Regionales, Gerentes Sub Regionales del Gobierno Regional-HVCA., pero sin comprometer la responsabilidad del representante mximode la Institucin .

Adems una institucin particular o estatal puede remitir un oficio a un individuo,ms no ste a la institucin por ser un documento de carcter institucional.

4.1.1. CLASES DE OFICIOS :

a) OFICIO SIMPLE :

Documento oficial utilizado por el Gobierno Regional - HVCA con

destinatario determinado.

b) OFICIO MULTIPLE :

Documento oficial utilizado para un conjunto de destinatarios, dando aconocer un mismo contenido.

4.1.2. PARTES DE UN OFICIO.

El oficio tiene las siguientes partes:MembreteLugar y fecha

Cdigo y nmeroDestinatarioCiudad del destinatarioAsuntoTexto, contenido cuerpoDespedidaFirmaPost firma y sello redondoPie de pgina.

Las siguientes partes se consideran complementarias:

Nombre del ao

ReferenciaAnexos.


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El membrete es de utilizacin obligatoria en el oficio por ser consideradocomo documento oficial.En el membrete estar estampado el emblema del Escudo Peruanoseguido en la parte posterior el nombre del Sector al que pertenece ynombre del Gobierno Regional-HVCA. y/o Institucin.

En la parte derecha del documento, se estampar el lugar y la fecha deelaboracin del documento, es importante considerar en este punto que lapersona encargada de su elaboracin, debe de inmediato una vezconcluida, efectuar su trmite respectivo, a fin de que la fecha estampadaen el documento sea la real y verdica.

El cdigo, en este rubro se considerar los siguientes aspectos:

El nmero del oficio de acuerdo al nmero cronolgico que todasecretaria posee para el control documentario respectivo.

Los cuatro dgitos del ao en que se esta elaborando el documento.

Las siglas de la dependencia, en el caso del Gobierno Regional deHuancavelica, se viene utilizando en la actualidad: GOB.REG.HVCA., lassiglas de las Gerencias Regionales, Direcciones Regionales, Sub-Gerencias, y/o Dependencias, el cul elabora el documento, ejemplos:

OFICIO N 103-2007/GOB.REG-HVCA/GGR-ORAJ.

OFICIO N 103-2007/GOB.REG-HVCA/GRDE-DREyM.

El destinatario, en este rubro se considerar la palabra Seor seguida dedos puntos, para luego antecediendo del ttulo se pondr el nombre yapellido del destinatario con letra maysculas, en la siguiente lnea ysiguiendo el margen ira el cargo del destinatario y la ciudad deldestinatario, si fuera necesario.

Para documentos como el oficio donde el destinatario se encuentradentro de Huancavelica, se considerar la palabra CIUDAD, estadebidamente subrayada y con letras maysculas, ejemplo:

Seor :Ing. JUAN DE DIOS SALVATIERRA TRAVERSO

Jefe de la Oficina Zonal del Banco de la Nacin-HVCA.

C I U D A D.-

El asunto, se simplificar en pocas palabras lo que debe contener eldocumento, ejemplo:

ASUNTO: Efectuar Conciliacin Bancaria.

La palabra de cortesa que en todo documento debeconsignar, en este caso, esta palabra de cortesa ir seguida del texto quecontiene el documento, ejemplo:

Tengo el agrado de dirigirme a usted, para informarle que


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se ha visto por conveniente efectuar la Conciliacin Bancaria de la Cuenta10 de mi representada en el transcurso de la presente semana, para locual tendr a bien informar por el mismo medio, el da y hora de realizardicho trabajo.

Aprovecho la oportunidad para expresarle los sentimientosde mi especial consideracin y estima.Como despedida se consigna la palabra comnmente utilizada en todaslas Instituciones Pblicas y no Pblicas.

Atentamente,

Seguida de la impresin de la post firma para la firma respectiva, ejemplo:

GOBIERNO REGIONAL HUANCAVELICA

_____________________________LUIS FEDERICO SALAS GUEVARA SCHULTZ

PRESIDENTE REGIONAL

La distribucin, se considera solamente en las copias del documento msno en las originales.

C.c.: SGRHArch.

El pie de pgina es muy importante, para la identificacin respectiva delas personas responsables tanto de su elaboracin como del tipeado,ejemplo:

MOV/phr.

Las unidades orgnicas del Gobierno Regional de nivel intermedio quetengan la necesidad de comunicarse directamente con organismospblicos o privados, deber contar con la Visacin en la primera hoja deloficio de su Jefe Inmediato Superior.

La redaccin del texto consta de tres secciones:

1. Frmula de apertura, que encabeza la redaccin del texto del oficioexiste, muchas formas de aperturar, pero las ms usadas dentro de laAdministracin Pblica son: Tengo el honor, Tengo el agrado, etc.

2. La exposicin que desarrolla el asunto del oficio deben ser estosprcticos, directos y sinttico, en funcin de ahorrar tiempo y esfuerzo.

3. Prrafo de cierre, que como su nombre lo indica es el prrafo que seutiliza al finalizar el texto del oficio.

4.2 INFORMES:

Es una comunicacin escrita, extensa y detallada de uso primordialmente interno,este documento se caracteriza por considerarse de informacin, en el presentedocumento se detalla paso a paso los acontecimientos que se quiere dar aconocer; y es considerado externo explcitamente cuando va acompaado de unoficio.La jerarqua de este documento es lineal y ascendente.4.2.1 CLASES DE INFORMES:


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a) INFORMES SIMPLES

Es el documento mediante el cual, se comunica en forma detalladalas actividades realizadas y las conclusiones alcanzadas, en laejecucin de una accin administrativa determinada, ya sea pordisposicin superior o por iniciativa del informante.

b) INFORMES TECNICOS

Es el documento mediante el cual, se describe detalladamente lastareas realizadas en el cumplimiento de la funcin relacionadas en elcampo cientfico - tecnolgico y/o algn tema o asunto especializado.

4.2.2 PARTES DE UN INFORME:

- Lugar y fecha del documento.

- Nmero del informe, el cual servir para el control de documentacin.- El destinatario, nombre completo en maysculas, seguido del cargo

del destinatario.- Asunto del informe.- Referencia del documento.- Texto o cuerpo del informe.- Trmino del documento, seguido de la palabra: Atentamente, luego la

post-firma para la firma respectiva.- Los cargos a quienes se distribuir el informe.- El Pie de pgina respectiva,

El Informe Tcnico, es un documento de comunicacin escrita

mediante el cual se proporciona informacin tcnica sobre asuntosespecficos.El informe tcnico se elabora cuando lo solicita la autoridadcompetente.

Es un documento instructivo, que ilustra y suministra elementos dejuicio, orienta las acciones de la autoridad, particularmente en eltratamiento de un problema especifico. Es un instrumento valiosopara la toma de decisiones.

Sus caractersticas son:

- La codificacin especfica, referidos a informes tcnicos.

- Se considera obligatoriamente la referencia.

- El que firma debe hacerlo con su respectiva post firma.

- Las partes de un informe tcnico son:

Lugar y fechaDestinatarioTexto, se considera los siguientes:IntroduccinAntecedentes

AnlisisConclusiones


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RecomendacionesTrmino de documento

Su particularidad esta en el texto, en el que se considera aspectoscomo:

Introduccin, en el que se especfica el motivo o las razones queimpulsan la redaccin del informe tcnico.

Los antecedentes, en la que se considera una breve historia, decomo se suscitan los actos o hechos que motivan el informe.

El Anlisis, son las acciones especficas, ha ser realizadas,concernientes al tema de estudio y/o materia de investigacin deser el caso.

Las Conclusiones, son las que contienen la deduccin lgica o

el resultado que se obtiene luego del anlisis de losacontecimientos que se informan, en relacin directa con lasideas expuestas. Viene a ser tambin el resumen de las ideasdesarrolladas.

Las Recomendaciones, en este rubro se sugieren las posiblessoluciones o medidas a adaptarse, la autoridad competente quintiene las decisin de tomarlas o no.

4.3 EL MEMORANDUM

Es una comunicacin escrita de uso interno, que se utiliza para comunicar una

informacin especfica, remitir documentos, impartir rdenes entre rganosestructurados de una entidad, tiene un nivel de comunicacin descendente yhorizontal.

Es un documento de poca extensin y conciso, mediante el cul se comunicaasuntos en forma breve, por tanto constituye documento gil que facilita laintercomunicacin y desarrollo de las actividades dentro del Gobierno Regional-HVCA.

4.3.1 Clases de Memorndums:

Se tiene las siguientes clases:

a) Memorndum simplees un documento simplificado de uso interno esfuncional, prctico, breve y directo, se caracteriza por tener un slodestinatario.

b) Memorndum Mltiple, documento mediante el cual se pone enconocimiento y/o ordena una accin a dos o ms personas y/odependencias.

4.3.2 Partes de un Memorndum:

CdigoDestinatario

AsuntoLugar y fecha


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TextoFirma y Post firmaCon copia o distribucinPie de pgina

Las partes complementarias son:

ReferenciaAnexo

4.4. LA SOLICITUD

Es un documento de comunicacin de uso interno y externo, mediante el cual sesolicita: una informacin, un petitorio, un beneficio, etc. se caracteriza porconstituir un documento de comunicacin, mediante el cual se pide o gestionaante la autoridad competente la atencin de un derecho o servicio.

Su uso es de un nivel jerrquico ascendente y horizontal.

4.4.1 Clases de Solici tud:

a) Solicitud Individual, es un documento mediante el cual se gestiona underecho, se caracteriza por tener un slo remitente.

b) Solicitud Colectiva, documento de comunicacin grupal, mediante elcual se solicita un derecho, este documento se caracteriza por tener 2o ms remitentes.

4.4.2 Partes de un Solic itud:

SumillaDestinatarioGenerales de Ley (datos generales del o los solicitantes)TextoLa despedida (Por lo Expuesto, Por lo Tanto).Lugar y FechaFirma

Las partes complementarias son:AnexoCon copia o distribucin.

4.5 TRANSCRIPCION

Documento de comunicacin interna de continua utilizacin en la AdministracinPblica.

Este documento tiene un nivel descendente y horizontal.

Tiene por objeto dar a conocer sobre una accin llevada a cabo, resultado, accina realizar, etc., se caracteriza por constituir copia exacta de otro documento.

Luego de trascrito el documento se cierran las sumillas y se incluyen la frase"Loque comunico a usted" para su conocimiento y dems fines, seguido de lapalabra de cortesa; Atentamente. Para finalizar con las firmas y post firmascorrespondiente de la persona que transcribe el documento.


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4.5.1 Partes de la TrascripcinLugar y fechaNmero correlativo de la trascripcinDestinatarioNombre y ApellidosCargo del DestinoTexto (copia fiel del documento que se esta transcribiendo).Trmino del documento

La palabra "Lo que comunico a Ud. para su conocimiento ydems fines" .

Posteriormente la palabra "Atentamente".Finalizando con la firma de la persona o funcionarios que emita latrascripcin y post firmaCopias para conocimientoPie de pgina.

4.6 CERTIFICADO

Los certificados son documentos de comunicacin, mediante el cual se certificauna labor realizada, una acumulacin de tiempo de servicios, no adeudar bieneso recursos. Este documento tiene un nivel jerrquico descendente, debido a queemite el Funcionario, de una Institucin a un subordinado o administrado quinlo solicita, el presente documento asegura la verdad de un hecho o dejandoconstancia de algn hecho.

4.6.1 Partes de un Certificado:

MembreteCargo de la autoridad y/o funcionario que expide el certificado.La palabra certifica (al centro)El cuerpo o textoTrmino del documentoLugar y fechaFirmaPost firma

4.7 CONSTANCIA

Documento de comunicacin de carcter interno y externo, mediante el cual se

deja constancia de una accin determinada previa verificacin y comprobacin.

Generalmente este documento se utiliza dentro de los sistemas administrativos,el sistema de personal a travs de las Constancias de Pago de Haberes yDescuentos, emite stas mediante las cuales sistemticamente se expresan lospagos efectuados a un servidor en la Administracin Pblica, por un perododeterminado de servicios as como los descuentos oficiales de acuerdo adispositivos legales vigentes.

4.7.1 Partes de una Constancia:

Cargo del funcionario que expide el documento

DependenciaLa denominacin de la constancia.


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La Identificacin de la persona que solicita la constancia.TextoLugar y FechaFirmaPost-Firma

V. FORMULACION DE DOCUMENTOS CONTRACTUALES, NORMATIVOS YRESOLUTIVOS

5.1 CONTRATO

Es un documento de comunicacin, que contiene el acuerdo de voluntad,celebrado entre dos o ms personas, mediante el cual se comprometennaturalmente a cumplir acuerdos determinados.

El Contrato genera en ambas partes obligaciones que cumplir:

Los contratos se elaboran teniendo en consideraciones como norma el cdigocivil y otras disposiciones conexas y las disposiciones emanadas de la Ley deContrataciones y Adquisiciones del Estado.

Para el caso del Gobierno Regional-HVCA, los contratos se realizan con fines deprestacin de servicios, ejecucin de Obras, Estudios, etc.

Estos tipos de contrato lo realizan por una parte el Gobierno Regional HVCA y porotra el contratista o su representante o la persona natural contratada, quien secompromete a ejecutar, obras y/o estudios, o prestar sus servicios medianteclusulas en los cuales se detallar el tiempo a emplear, las condiciones, elmonto respectivo y otros aspectos.

La circulacin de los contratos es de la siguiente forma:a. El original del contrato se conserva en el archivo del Gobierno Regional-

HVCA, y se distribuye las copias entre las dependencias interesadas.b. El contrato se celebra dentro de la Administracin Pblica, y es elaborado

por la Oficina Regional de Asesora Jurdica, en coordinacin con la partecontratante y las dependencias interesadas.

c. La nica persona que tiene potestad para firmar contratos es el PresidenteRegional del Gobierno Regional-HVCA el funcionario que haya sidodelegado y facultado por ste y el representante de la parte contratante,debiendo este documento estar debidamente visado por el Director Regionalde Asesora Jurdica y el funcionario o directivo de la dependencia originariabeneficiaria del servicio.

d. El incumplimiento a un contrato estar inmerso dentro las sancionesdispuestas por los dispositivos legales vigentes:

PARTES DEL CONTRATO

El contrato tiene las siguientes partes:

1) Ttulo (tipifica la clase de contrato que se celebra)2) Texto (clusulas que sealan y explican las condiciones que acuerden

ambas partes)3) Lugar y Fecha4) Firma y Post firma de las partes

5) Con copia


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Las partes complementarias son:MembreteNombre del aoAnexosLegalizacin del Notario, de ser el caso

5.2 CONVENIO

Es un documento de carcter oficial que contiene el acuerdo de voluntadcelebrada entre dos Instituciones con la finalidad de ejecutar o cumplir objetivoscomunes.

Dentro del Gobierno Regional-HVCA se elaboran los convenios para la:

a) Ejecucin de Obrasb) Ejecucin de Estudiosc) Ejecucin de Servicios

d) Acciones de cooperacin interinstitucional

El convenio es elaborado por las partes y es firmado por los representantes deambas debidamente acreditadas.

PARTES DE UN CONVENIO

3) Ttulo4) Texto (clusulas)5) Lugar y fecha6) Firma Post firma y sellos de las partes interesadas

Las Partes Complementarias

- Anexo- Con Copia- Pie de pgina- Legalizacin del Notario, de ser el caso

Ejemplo.

El texto del convenio comprende las siguientes secciones:

SECCION OBLIGATORIA

- Objetivos

ACCIONES (colectivas, individuales)

- Acuerdos y compromisos- Evaluacin- Vigencia- Formulacin de Aceptacin

SECCIONES COMPLEMENTARIAS

- Base legal- Disposiciones complementarias.


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5.3 DIRECTIVAEs la comunicacin escrita en el cual se dan ha conocer las normas yprocedimientos a seguir en un determinado asunto, el documento tiene unavigencia temporal, indica el objetivo y alcance del dispositivo, as como losniveles de responsabilidad.

La Directiva, para entrar en vigencia debe ser aprobada mediante Acto Resolutivopor el Titular del Gobierno Regional-HVCA, funcionario que haya sido delegadopara tal fin.

5.3.1 PARTES DE UNA DIRECTIVA

Las partes de una Directiva son:Cdigo y/o numeracin de la DirectivaTtulo de la DirectivaObjetivoFinalidad

Base LegalAlcanceNormasProcedimientosDisposiciones ComplementariasAnexosLugar y fecha de la emisin de la DirectivaElaborado por:

5.4 RESOLUCIONES REGIONALES Y DIRECTORALES

Es un documento escrito, resultante de un acto administrativo asuntoespecfico, su expedicin determina el fallo o la decisin de una autoridad

competente enmarcada dentro de sus atribuciones y facultades establecidas enlas Leyes materia del mismo y de la Ley N 27444, Ley General deProcedimientos Administrativos.Los Niveles de Resolucin son: Ejecutiva Regional, emitida por el Presidente Regional- HVCA. Gerencia General Regional, emitida por el Gerente General Regional. Gerencial Regional, emitida por los Gerentes Regionales Directoral, emitida por la Direccin de la Oficina Regional de Administracin.

5.4.1 PARTES DE UNA RESOLUCIONNmero de la ResolucinLugar y fecha de emisin

Texto: comprende las siguientes acciones:- Visto (se considera los Documentos fuentes que dan origen a dichaaccin administrativa)

- Considerativa- ResolutivaFirmaPost firmaPie de pginaParte ComplementariaLa resolucin debe estar visada en la parte izquierda, la misma quedebe estar integrada por la rbrica de los funcionarios a quienes lescompete avalar el acto administrativoAnexo

5.4.2 Ejemplo:


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GOBIERNO REGIONAL

HUANCAVELICA Resolucin Ejecutiva RegionalNro. 147-2008-GOB.REG-HVCA/PR

Huancavelica, 12 de febrero de 2008

VISTO: Provedo N 177-2008/GOB.REG-HVCA/ORA, InformeN 173-2008/GOB.REG-HVCA/ORA-OPER, sobre aprobacin del CuadroNominativo de Personal CNP del Gobierno Regional de Huancavelica: y

CONSIDERANDO:

Que, mediante Ordenanza Regional N 007-2003-GR-HVCA, del10-12-2003 y Ordenanza Regional N 008-2004-GR-HVCA, de fecha 23-03-2004,se aprob la modificacin de la Estructura Orgnica, el Reglamento de Organizaciny Funciones del Gobierno Regional de Huancavelica, respectivamente;

Que mediante Acuerdo de Consejo Regional N 014-2004-GR-HVCA/CR, se aprob el Cuadro de Asignacin de Personal CAP y ResolucinEjecutiva Regional N 147-2004-GR-HVCA/PR. Se aprob el Presupuesto Analticode Personal PAP del Gobierno Regional de Huancavelica, conforme a la EstructuraOrgnica vigente.

Que en mrito a los documentos de Gestin mencionados en elconsiderando anterior, se ha elaborado el Cuadro Nominativo de Personal CNP delGobierno Regional de Huancavelica, documento que amerita su aprobacin:

Estando a lo dispuesto; y

Con la visacin de la Gerencia General Regional y GerenciasRegionales de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, OficinaRegional de Asesora Jurdica; Oficina Regional de Administracin y Oficina dePersonal:

En uso de las Atribuciones conferidas por la ConstitucinPoltica del Estado; Ley N 2778 Ley de Bases de la Descentralizacin; Ley N27867 Ley Orgnica de Gobiernos Regionales; Ley N 27902 Modificatoria de la LeyOrgnica de Gobiernos Regionales;


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GOBIERNO REGIONAL

HUANCAVELICA

Resolucin Ejecutiva RegionalNro. 147-2008-GOB.REG-HVCA/PR

Huancavelica, 12 de febrero de 2008

SE RESUELVE

ARTICULO 1.- APROBAR elCuadro Nominativo de PersonalCNP del Gobierno Regional de Huancavelica, Sede Central, que comprende lasGerencias Sub Regionales de: Acobamba - Angaraes y de las UnidadesEjecutoras Castrovirreyna - Huaytar, y Tayacaja - Churcampa, el mismo querubricado en cada folio forma parte integrante de la presente Resolucin.

ARTICULO 2.- DEJAR SIN EFECTO en todos sus extremos laResolucin Ejecutiva Regional N 239-2003-GR-HVCA/PR.

ARTICULO 3.- NOTIFICAR el presente Acto Resolutivo a losrganos Competentes del Gobierno Regional Huancavelica y; Gerencias SubRegionales de Acobamba Angares Castrovirreyna, Huaytar, Tayacaja yChurcampa para su conocimiento y dems fines consiguientes.

REGISTRESE, COMUNIQUESE Y ARCHIVESE

GOBIERNO REGIONAL HUANCAVELICA

___________________________Luis Federico Salas Guevara Shultz

PRESIDENTE REGIONAL


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5.5 DECRETOS REGIONALES

Los Decretos Regionales, establecen normas reglamentarias para la ejecucin delas Ordenanzas Regionales, sancionan los procedimientos necesarios para laAdministracin Regional, y resuelven o regulan asuntos de orden general y deinters ciudadano.

5.5.1 PARTES DEL DECRETO REGIONAL

Nmero del Decreto RegionalAutoridad que promulga (Presidente del Gobierno Regional)

Texto de un Decreto Regional comprende las siguientes acciones:- Considerativa (Fundamentos de Hecho y Derecho)- Decreto (Disposiciones a ejecutarse)- Fecha de promulgacinFirma

Post firma

Partes ComplementariasAnexo.

5.5.2 Ejemplo:


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GOBIERNO REGIONAL

HUANCAVELICA Decreto RegionalN 2008 GOB.REG HVCA/PR

El Presidente del Gobierno Regional Huancavelica,

CONSIDERANDO:

Que, el Art. 40 de la Ley N 27867: Ley Orgnica de los

Gobiernos Regionales, precisa que los Decretos Regionales sancionan los procedimientosnecesarios para la Administracin Regional;

Que, el segundo prrafo del Artculo 33 de la Ley N 27867,precisa que las funciones ejecutivas y administrativas del Gobierno Regional corresponden alGerente General Regional y los Gerentes Regionales, concordante con la Ley invocada;

Que, es poltica Institucional del Gobierno Regional deHuancavelica, normar los procedimientos para la implementacin de la Visibilidad Institucional,con la finalidad de reforzar la presencia institucional en cada una de las Obras que ejecuta elGobierno Regional, bajo las diversas modalidades de ejecucin dentro del mbito regional; en talsentido se ha elaborado la directiva respectiva, conforme se desprende del Informe N 080-

2008/GOB.REG-HVCA/GGR-OREI;

Con el voto aprobatorio del directorio de Gerentes Regionales, yestando a lo que dispone la Constitucin Poltica del Estado, Ley N 27783; Ley de Bases de laDescentralizacin, Ley N 27867: Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales y Ley N 27902Modificatoria de la Ley Orgnica de Gobiernos regionales;

DECRETA:

ARTICULO 1.- APROBAR La Directiva N 009-2008/GOB.REG-HVCA/GGR-OREI: Normas y Procedimientos para la Implementacin de la VisibilidadInstitucional en el Gobierno Regional de Huancavelica, la misma que es parte integrante del

presente Decreto.ARTICULO 2.- NOTIFICAR, a los rganos competentes del

Gobierno Regional de Huancavelica, Gerencia Sub Regional de Acobamba, Gerencia SubRegional de Angares, Gerencia Sub Regional de Castrovirreyna, Gerencia Sub Regional deHuaytar, Gerencia Sub Regional de Tayacaja y Gerencia Sub Regional de Churcampa;encargando a la Oficina de Racionalizacin e Informtica realizar dicha accin.

Dado en la Casa del Gobierno Regional de Huancavelica, a losveintitrs das del mes de Julio del ao dos mil cuatro.


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5.6 ORDENANZAS REGIONALES

Las Ordenanzas Regionales, norman asuntos de inters colectivo, la organizaciny la administracin del Gobierno Regional y reglamentan materias de sucompetencia. Una vez aprobado por el Consejo Regional son remitidas a laPresidencia Regional para su promulgacin en un plazo de 10 das calendario yser publicado en el Diario Oficial El Peruano.

5.6.1 PARAMETROS:

Exposicin de Motivos Incidencia poltica (opcional en atencin al tipo de proyecto y/o

actividad) Formula Legal

5.6.2 PARTES DE UNA ORDENANZA REGIONAL

Nmero de la Ordenanza RegionalLugar y fecha de emisinNombre de la OrdenanzaParte que DisponeFirmaPost firma

5.6.3 Ejemplo:


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GOBIERNO REGIONAL

HUANCAVELICA

CONSEJO REGIONAL ORDENANZA REGIONALN 051 GOB.REG HVCA/CR.Huancavelica, 27 de Diciembre de 2007

POR CUANTO:

EL CONSEJO REGIONAL DE HUANCAVELICA

Ha dado la Ordenanza Regional siguiente:

ORDENANZA QUE APRUEBA LA REESTRUCTURACION ORGANIZACIONAL DELGOBIERNO REGIONAL DE HUANCAVELICA

ARTICULO PRIMERO.-DECLARECEen estado de reestructuracin organizacional al GobiernoRegional de Huancavelica, en todos sus niveles orgnicos descentralizados y desconcentrados.

ARTICULO SEGUNDO.- OTORGUESE a la Presidencia Regional un Plazo de noventa (90)

das para que formule los respectivos documentos normativos que ejecutan la reestructuracinorganizacional.

ARTICULO TERCERO.- FACLTESE a la Presidencia Regional emitir las normas ydisposiciones que se requieran para la reestructuracin organizacional.

ARTICULO CUARTO.- DEJESE sin efecto las normas regionales que se opongan a lapresente Ordenanza Regional.

Comunquese al Seor Presidente del Gobierno Regional de Huancavelica para supromulgacin.

En Huancavelica al primer da del mes de noviembre del dos mil siete.

ALFREDO BONZANO CARDENASConsejero Delegado

POR TANTO:

Mando se publique y cumpla.

Dado en la Sede del Gobierno Regional de Huancavelica, al primer da del mes de noviembre deldos mil siete.


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5.7 ACUERDO DEL CONSEJO REGIONAL

Los Acuerdos del Consejo Regional expresan la decisin de este rgano sobreasuntos internos del Consejo Regional, de inters pblico, ciudadano o institucionalo declara su voluntad de practicar un determinado acto.Los Acuerdos Regionales no tienen autgrafa, es promulgado de modo directo porel Presidente del Consejo Regional y publicado para el conocimiento de lacolectividad.

5.7.1 PARTES DEL ACUERDO DE CONSEJO REGIONAL

Nmero de AcuerdoLugar y fecha de emisinParte Expositiva

Parte ConsiderativaParte ResolutivaFirmaPost firma

5.7.2 Ejemplo:


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GOBIERNO REGIONAL

HUANCAVELICA

CONSEJO REGIONAL ACUERDO DE CONSEJO REGIONALN 087 2007 GOB.REG HVCA/CR

Huancavelica, 25 de Julio del 2007

VISTO:

El acta del Consejo Regional de Huancavelica de Sesin OrdinariaCelebrada al 30 de Junio del ao 2004, con el voto en mayora de sus integrantes y;

CONSIDERANDO:

Que conforme dispone el artculo 191 de la Ley 27680 Ley de reformaConstitucional, del Capitulo XIV, del Titulo IV, sobre Descentralizacin, los Gobiernos Regionalestienen autonoma, poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia.

Que son atribuciones del Consejo Regional; Aprobar, modificar o derogar

las normas que regulen o Reglamenten los asuntos y materias de competencia y funciones delGobierno Regional, conforme dispone el inciso a) del artculo 15 de la Ley N 27867 LeyOrgnica de Gobiernos Regionales.

ACUERDA:

En uso de sus atribuciones conferidas por la Ley Orgnica de losGobiernos Regionales el Concejo Regional;

ARTICULO PRIMERO.- Autorcese la modificacin del programa deinversiones del 2004 del Pliego 447 Gobierno Regional de Huancavelica, los mismos que fueronaprobados por Acuerdo Regional N 001-2007-GR-HVCA/CR, en los siguientes rubros.Provincia de TayacajaHabilitadorDe: Atencin de Contingencias Tayacaja S/. 80,000.00HabilitadoA: Red secundaria de servicio particular alumbrado pblico yConexiones domiciliarias S/. 80,000.00

ARTICULO SEGUNDO.- Que, la firma de convenio a suscribirse entre elGobierno Regional de Huancavelica, Ministerio de Energa y Minas y la Municipalidad Distrital deSan Marcos de Rocchac, sta se har previa la aprobacin del Consejo Regional.

ARTICULO TERCERO.- Encrguese a la Presidencia Regional, elcumplim9iento del presente Acuerdo Regional.

Regstrese, Publquese y Cmplase


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VI. CLASES DE COMUNICACION ESCRITA

a) Comunicacin Externa.- Son aquellos originados por la Direccin Superior(Presidencia Regional, Gerencia General Regional) y rganos autorizados por elGobierno Regional-HVCA., tales como las Gerencias Regionales, Gerentes Sub-Regionales y Direcciones Regionales Sectoriales, la comunicacin se realiza fuera dela institucin, con el objeto de mantener relaciones inter-institucionales, entre losrganos del sector pblico y privado, dentro del mbito regional, nacional einternacional, para el efecto se utiliza generalmente el oficio.

b) Comunicacin Interna.- Son las comunicaciones que se realizan dentro de lainstitucin, con el objeto de mantener enlace y coordinacin entre las unidadesestructuradas del Gobierno Regional-HVCA.

Por el grado de autoridad y responsabilidad, la comunicacin se clasifican en:

1.- Comunicacin Vertical Descendente.- Es la comunicacin escrita, que seorigina en un rgano de nivel superior, para dirigirse a otro de menor nivel, para estetipo de comunicacin se utiliza los memorndums.

2.- Comunicacin Vertical Ascendente.- Es la comunicacin escrita, que se originaen un rgano de nivel inferior, para dirigirse a otro de nivel superior, para este tipo decomunicacin se utiliza los informes.

3.- Comunicacin Horizontal.- Es la comunicacin escrita, que se utiliza entre dosrganos del mismo nivel jerrquico, para este tipo de comunicacin se utiliza lossiguientes documentos: memorndums, informes.

c) Comunicacin va correo electrnico.-A partir de entrada en vigencia el presenteManual de Comunicaciones (MACO), con la finalidad de que se adopten medidas deausteridad y racionalidad en el uso de recursos humanos y materiales, por ser denaturaleza oficial, la comunicacin va correo electrnico ser de uso obligatorio paratodas las unidades orgnicas y personal del Gobierno Regional, teniendo en cuentaque su valor formal es indubitable, para cuyo efecto el rea de Informtica hadiseado un directorio para todos los usuarios, cuyas instrucciones para su usoadecuado se encuentran colgadas en la pgina web de la entidad, asimismo lassecretarias debern de aperturar un archivo de documentos emitidos y recibos porva mail.

VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

PRIMERO.- Toda comunicacin debe canalizarse, teniendo en cuenta las lneas demando; es decir, que todo servidor pblico depende de un solo jefe" .

SEGUNDO.- Para la recepcin de documentos oficiales, cada unidad orgnica debeaperturar un libro para cada ejercicio fiscal, y efectuar registro de larecepcin de documentos siendo su numeracin en forma correlativa eininterrumpida.

TERCERO.- Las secretarias, servidores, directivos y funcionarios de todas lasunidades orgnicas del Gobierno Regional son responsables del uso ymanejo de la cuenta de correo electrnico que se le haya asignado attulo personal o a nombre de su respectiva oficina, por lo tanto sonresponsables de la comunicacin transmitida por esa va.


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CUARTO.- El provedo administrativo es el medio por el cual se da curso a undocumento, este consiste en la indicacin textual que se hace en elmismo documento, indicando la accin a seguir o manifestando suopinin sobre el asunto.

VII.- DISPOSICIONES FINALES

PRIMERO.-Son responsables del cumplimiento de las disposiciones contenidas delpresente manual:Los Funcionarios, Directivos y Servidores de las Unidades orgnicas delGobierno Regional-HVCA.

SEGUNDO.- Los Gerentes Regionales y Directores Regionales sern los encargadosde velar por el estricto cumplimiento de las normas establecidas en elpresente manual, debiendo establecer mecanismos de control para suadecuado uso.

TERCERO.- La trasgresin a las normas internas contenidas en el presente manualdar lugar a las acciones y sanciones administrativas a que hubierelugar.

CUARTO.- La Oficina de Racionalizacin e Informtica ser la encargada deactualizar el presente manual de acuerdo a las disposiciones legales ydirectivas que afecten al mismo.

QUINTO.- El Manual de Comunicaciones (MACO) entrar en vigencia, a partir delda siguiente de su aprobacin mediante Acto Resolutivo.

Huancavelica, marzo de 2008.

OFICINA DE RACIONALIZACIN E INFORMATICA

Rer 115 08 Manual Comunicaciones

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