REPUBLIQUE DU SENEGALMINISTERE DE LA SANTE ET DE L'ACTION

SOCIALEDIRECTION GENERALE DE LA SANTE

DIRECTION DE LA PREVENTIONEVALUATION DE LA GESTION EFFICACE DES VACCINS

• Dr El Hadj Mamadou N’Diaye, DP/MSAS

• Dr Ousseynou Badiane, DI/DP/MSAS

• Dr Aliou Diallo, OMS

Consultants:Consultants:

• Dr Ing. Mary TRAORE, Logisticien de Santé, Consultant OMS, Abidjan (Côte d’Ivoire)

2

EQUIPE DE COORDINATION

INTRODUCTION, RAPPELGEV: processus de mise en place de bonnes pratiques de

stockage et de distribution des vaccins et des intrantsBut : aider les pays à développer leur potentiel en créant

une culture de la qualité basée sur une approche structurée de la gestion, du suivi et de la tenue de registres de la chaîne d'approvisionnement

L'outil de GEV : évaluation qualitative et quantitative des 7 composantes et 9 critères : les bâtiments, la capacité de stockage et de transport, les équipements de la chaîne du froid, les véhicules, les réparations et la maintenance, la formation et les systèmes de gestion

SELECTION DES SITES

Outil de sélection des sites (EVM Site Selection Tool) sur la base de 85% d’intervalle de confiance et de +/- 15% de précision.

61 ont ainsi été sélectionnés dont le niveau central, 12 dépôts régionaux, 19 dépôts de districts et 29 points de prestation de services.

Dépôt région

Dépôt district

Poste de santé

SITES SELECTIONNES

09 CritèresE1 : Arrivage et Réception

E2 : Température de conservation

E3 : Capacités de stockage

E4 : Bâtiments, équipements

E5 : Maintenance bâtiments & équipement

E6 : Gestion des stocks

E7 : Distribution

E8 : Gestion des vaccins

E9 : Système d’Information et Fonctions d’Appui

07 CatégoriesB : Bâtiments / Infrastructures

C : Capacités stockage

E : Equipements

M : Management (Gestion)

R : Réparations (Maintenance)

T : Training (Formation)

V : Véhicules

CRITERES ET CATEGORIES GEV

PRINCIPAUX RESULTATSCritères de la GEV

  Niveaux de la chaine d'approvisionnement

Cible Central Régional District CSPS

E1: Procédures avant expéditions et réception vaccin 80% 59%

E2: Maintien de températures de stockage correctes des vaccins80% 72% 79% 68% 68%

E3: Maintien de capacités de stockage et de transport suffisantes80% 72% 49% 55% 82%

E4: Bâtiments, équipement, transport 80% 90% 79% 67% 66%

E5: Maintenance 80% 75% 66% 54% 45%

E6: Gestion de stock 80% 92% 74% 66% 54%

E7: Distribution 80% 83% 52% 48% 69%

E8: Gestion des vaccins 80% 77% 60% 52% 70%

E9: Système d'info & fonctions d'appui à la gestion 80% 51% 91% 83%

Catégories de la GEV  

Bâtiments 80% 92% 72% 74% 78%

Capacité 80% 80% 52% 60% 98%

Equipement 80% 87% 82% 69% 61%

Management 80% 73% 67% 59% 55%

Réparations/maintenance 80% 75% 66% 54% 45%

Formation 80% 81% 76% 70% 76%

Véhicules 80% 89% 100% 47%

NIVEAU CENTRAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%E1: Arrivage/Réception vaccin

E2: Température

E3: Capacité de stockage

E4: Bâtiments, équipement, transport

E5: MaintenanceE6: Gestion de stock

E7: Distribution

E8: Gestion des vaccins

E9: SIG, fonctions d'appui

Scores de critères

Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Dépôt central (1) n: 1

NIVEAU CENTRAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%

E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9

Scores de critères

Moyenne % Niveau: Dépôt central (1) n: 1 Cible % Grid

10

0%

20%

40%

60%

80%

100%Bâtiments

Capacité

Equipement

GestionRéparations/maintenance

Formation

Véhicules

Scores de catégories

Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Dépôt central (1) n: 1

NIVEAU CENTRAL (catégories)

NIVEAU REGIONAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%E1: Arrivage/Réception vaccin

E2: Température

E3: Capacité de stockage

E4: Bâtiments, équipement, transport

E5: MaintenanceE6: Gestion de stock

E7: Distribution

E8: Gestion des vaccins

E9: SIG, fonctions d'appui

Scores de critères

Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Dépôt intermédiaire (1) n: 12

NIVEAU REGIONAL

0%

20%

40%

60%

80%

100%

E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9

Scores de critères

Moyenne % Niveau: Dépôt intermédiaire (1) n: 12 Cible % Grid

13

NIVEAU REGION (catégories)

NIVEAU DISTRICT

0%

20%

40%

60%

80%

100%E1: Arrivage/Réception vaccin

E2: Température

E3: Capacité de stockage

E4: Bâtiments, équipement,transport

E5: MaintenanceE6: Gestion de stock

E7: Distribution

E8: Gestion des vaccins

E9: SIG, fonctions d'appui

Scores de critères

Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Dernier niveau de distribution n: 17

NIVEAU DISTRICT

0%

20%

40%

60%

80%

100%

E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9

Scores de critères

Moyenne % Niveau: Dernier niveau de distribution n: 17 Cible % Grid

16

NIVEAU DISTRICT (catégories)

NIVEAU PRESTATION DE SERVICE

0%

20%

40%

60%

80%

100%E1: Arrivage/Réception vaccin

E2: Température

E3: Capacité de stockage

E4: Bâtiments, équipement, transport

E5: MaintenanceE6: Gestion de stock

E7: Distribution

E8: Gestion des vaccins

E9: SIG, fonctions d'appui

Scores de critères

Cible % Maximum % Moyenne % Minimum % Etendu: Entier Niveau: Point de prestation n: 29

NIVEAU PRESTATION DE SERVICE

0%

20%

40%

60%

80%

100%

E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9

Scores de critères

Moyenne % Niveau: Point de prestation n: 29 Cible % Grid

19

NIVEAU PRESTATION DE SERVICE (catégories)

COMPARAISON 2009/2012

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9

Niveau Central

2009

2012

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9

Niveau Régional

2009

2012

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9

Niveau District

2009

2012

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9

Niveau Postes

2009

2012

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau central• E1: Procédures de réception des vaccins:

– Sensibiliser et former le personnel de la douane et de la société de transit dans la réception et le stockage des vaccins ;

– Formaliser un mémorandum d’entente entre le MSAS, la société de transit et la douane sur les procédures de dédouanement et de transit ;

– Classer ensembles les RAV avec les documents accompagnant les expéditions, notamment les certificats de libération de lots.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau central• E2: Contrôle de la température:

– Réaliser une étude complète de cartographie de températures dans toutes les chambres froides ;

– Rendre fonctionnels les enregistreurs continus de températures et les alarmes sonores au niveau des chambres froides, avec possibilités de générer et éditer des courbes de T°;

– Conduire des tests de calibrage des instruments de mesure de la température de toutes les chambres froides.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau central• E3: Capacités de stockage et de transport:

– Renforcer la capacité de stockage en froid positive des vaccins par une chambre de 20 m3 au moins en prévision de l’introduction nouveaux vaccins notamment contre le rota virus et la méningite.

– Elaborer et mettre à la disposition des agents des procédures opératoires normalisées et un de plan d’urgence pour les cas de ruptures de la chaîne du froid.

– Doter le dépôt central d’un magasin de grandes capacités (env 300 m3) pour le stockage des consommables

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau central• E4: Bâtiments, équipements et transport:

– Doter les 3 chambres froides de 2 unités frigorifiques comme recommandé par la GEV

– Assurer la formation du personnel sur les conditions sécurisées de travail dans une chambre froide.

• E5: Maintenance:– Accélérer les procédures de dépannage en cas de panne

des équipements ;– Elaborer et mettre en œuvre un plan de maintenance

préventive des bâtiments.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau central• E6: Gestion des stocks:

– Veiller au respect scrupuleux des principes de base de la gestion des stocks, notamment le principe PEPS, la prise en compte de l’état de la PCV et l’enregistrement correct des mouvements de stocks.

• E7: Distribution:– Elaborer, adopter et mettre en œuvre des PON et un plan

d’urgence pour le transport des vaccins.– Utiliser les indicateurs de congélation pendant le transport

des vaccins étant donné que des accumulateurs conditionnés sont utilisés.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau central• E8: Gestion des vaccins:

– Assurer la supervision formative régulière des agents chargés de la gestion du dépôt central.

• E9: Systèmes d'information et fonctions de gestion:– Elaborer un manuel de procédures opératoires normalisées

(PON) liées à la gestion du dépôt central ; – Rendre disponibles les documents relatifs à la

maintenance ; et le mémorandum régissant les relations avec la douane et la société de transit ;

– Finaliser et diffuser le guide du PEV révisé.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau régional• E2: Contrôle de la température:

– Faire la cartographie de températures dans les 3 chambres froides installées au niveau des régions ;

– Mener des revues mensuelles des températures ;– Equiper d’enregistreurs continus de températures

toutes les chambres froides et tous les réfrigérateurs des dépôts régionaux;

– Former/recycler tous les gestionnaires des dépôts régionaux en gestion et monitorage des vaccins.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau régional• E3: Capacités de stockage et de transport:

– Renforcer les capacités de stockage en froid positif des dépôts ne disposant pas de capacités suffisantes pour le calendrier actuel et en prévision de l’introduction de nouveaux vaccins ;

– Doter tous les dépôts régionaux de magasins secs de capacités suffisantes pour le calendrier actuel et en prévision de l’introduction de nouveaux vaccins pour le stockage des diluants et des seringues dans les régions ;

– Elaborer, adopter et mettre en œuvre des PON et des plans d’urgence pour le stockage et le transport des vaccins.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau régional• E4: Bâtiments, équipements et transport

– Doter tous les dépôts régionaux d’extincteurs et les tester annuellement afin de prévenir les incendies.

• E5: Maintenance:– Elaborer et mettre en œuvre un plan de maintenance pour

les équipements de la chaine du froid, le matériel roulant et les bâtiments ;

– Remettre en état de fonctionnement ou remplacer rapidement les équipements de chaîne du froid défectueux.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau régional• Gestion des stocks:

– Former et ou recycler les agents chargés du programme à la gestion et monitorage des vaccins avec l’utilisation effective et généralisée du SMT et du DVD/MT ;

– Veiller au respect des principes basiques de gestion des stocks

• E7: Distribution:– Elaborer des programmes écrits de distribution et les partager avec les

districts ;– Utiliser systématiquement les indicateurs de congélation pour le

transport des vaccins sensibles à la congélation ;– Elaborer un plan d'urgence pour le transport des vaccins – Elaborer et « disponibiliser » des manuels de procédures opératoires

normalisées.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau régional• E8: Gestion des vaccins:

– Former les agents sur la conduite des tests d’agitation ;– Afficher les posters et « disponibiliser » des brochures sur

l’utilisation de la PCV dans tous les dépôts régionaux ;– Mener des supervisions formatives axées sur la gestion et

le monitorage des vaccins et consommables.

• E9: Systèmes d'information et fonctions de gestion:– Conduire des missions de supervision formative dans les

quelques Régions qui n’ont pas satisfait à ce critère (notamment celle de Kaffrine avec un score de 68%).

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau district• E2: Contrôle de la température:

– Conduire des missions de supervision formative dans les districts avec des scores nuls ou presque (par exemple : Sokone et Birekilane).

– Mener des revues mensuelles des températures à des fins de prise de mesures correctrices le cas échéant.

• E3: Capacités de stockage et de transport:– Renforcer les capacités de stockage en froid positif des

districts ne disposant pas de capacités suffisantes ;– Elaborer et mettre en œuvre des PON et des plans

d’urgence dans tous les districts.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau district• E4: Bâtiments, équipements et transport

– Equiper tous les réfrigérateurs des dépôts de district d’enregistreurs continus de température de type « Fridge Tags » par exemple ;

– Doter tous les dépôts de districts d’extincteurs et les tester annuellement afin de prévenir les incendies ;

– Doter les dépôts PEV en groupes électrogènes de secours dans les districts qui n’en ont pas pour la sécurisation des vaccins en cas de rupture de la fourniture d’électricité ;

– Doter tous les dépôts PEV de districts en régulateurs de tension fonctionnels partout où c’est nécessaire.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau district• E5: Maintenance:

– Elaborer et MO un plan de maintenance préventive pour la logistique et les bâtiments ;

– Remettre en état ou remplacer rapidement les équipements de CDF défectueux ou vétustes.

• E6: Gestion des stocks:– Former/recycler tous les agents chargés de la vaccination

au niveau des districts sur les principes de base de gestion et monitorage des vaccins et des diluants, en particulier, à l’utilisation du SMT et du DVD/MT ;

– Doter tous les dépôts de district de matériel informatique dédié à la gestion des vaccins.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau district• E7: Distribution:

– Elaborer et partager avec les PS des plans de distribution ;– Utiliser systématiquement les indicateurs de congélation

pour le transport des vaccins;– Elaborer un plan d'urgence pour le transport des vaccins

• E8: Gestion des vaccins:– Former les agents sur la conduite des tests d’agitation ;– Afficher les posters et autres documents sur les directives

relatives aux éléments de gestion et aux PCV ;– Mener des supervisions formatives ciblées sur la gestion des

vaccins et consommables.

•

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau district• E9: Systèmes d'information et fonctions de gestion:

– Mettre à la disposition du personnel le guide de vaccination révisé.

– Elaborer et mettre en œuvre des PON sur la gestion des vaccins.

•

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau prestation• E2: Contrôle de la température:

– Former tous les agents des postes de santé sur la gestion et le stockage des vaccins.

– Mener des revues mensuelles des températures à des fins de prise de mesures correctrices le cas échéant.

• E3: Capacités de stockage et de transport:– Formaliser par écrit le plan d’urgence pour la sécurisation des

vaccins en cas d’urgence.

• E4: Bâtiments, équipements et transport:– Doter les PS de santé d’extincteurs et les tester une fois par an. – Equiper les réfrigérateurs d’enregistreurs continu de températures.

•

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau prestation• E5: Maintenance:

– Elaborer et MO un plan de maintenance préventive pour la logistique et les bâtiments ;

– Remettre en état ou remplacer rapidement les CDF défectueux , vétustes ou non homologués.

• E6: Gestion des stocks– Former les agents de santé à la gestion du PEV ;– Respecter les niveaux de stock critiques, afin d’éviter les

ruptures et les sur-stockages ;– Assurer le rangement des vaccins dans le réfrigérateur et

dans les containers passifs pour le transport des vaccins conformément aux directives en vigueur.

RECOMMANDATIONS

• Recommandations pour le niveau prestation• E7: Distribution• Utiliser systématiquement les indicateurs de

congélation pour le transport des vaccins;• Elaborer un plan d'urgence pour le transport des

vaccins dans unité de vaccination ;• E8: Gestion des vaccins:• Assurer la formation de tous les agents sur la

conduite des tests d’agitation

MERCI DE VOTRE ATTENTION