QUIPUQUIPU

Sistema Financiero Integrado Universidad NacionalSistema Financiero Integrado Universidad Nacional http://www.unal.edu.co/quipu/http://www.unal.edu.co/quipu/

Se origina en el Nivel Nacional, en desarrollo de sus funciones básicas Se origina en el Nivel Nacional, en desarrollo de sus funciones básicas de:de:•  •  Formular políticas, procedimientos y normas Formular políticas, procedimientos y normas •  •  Prestar asesorías a todos los Niveles de la Universidad Nacional Prestar asesorías a todos los Niveles de la Universidad Nacional de Colombia de Colombia •  •  Actuar como ente consolidador de la información Actuar como ente consolidador de la información •  •  Presentar informes a entidades externas Presentar informes a entidades externas La Universidad es una organización dinámica que debe buscar La Universidad es una organización dinámica que debe buscar continuamente aplicar practicas modernas de administración continuamente aplicar practicas modernas de administración acordes con el principio de autonomía que la inspira. acordes con el principio de autonomía que la inspira. Otra causa que dio origen al proyecto la constituyó el medio de que Otra causa que dio origen al proyecto la constituyó el medio de que hasta entonces los sistemas de información financieros y hasta entonces los sistemas de información financieros y administrativos no cumplían con los requerimientos mínimos para administrativos no cumplían con los requerimientos mínimos para un manejo eficiente y no constituían un apoyo adecuado a la un manejo eficiente y no constituían un apoyo adecuado a la gestión de la Universidad.gestión de la Universidad.

QUIPUQUIPUSistema Financiero Integrado Universidad Nacional de ColombiaSistema Financiero Integrado Universidad Nacional de Colombia

Está conformado por las aplicaciones:

ContabilidadPresupuestoCuentas por pagarTesoreríaContratosRecaudosProyectosInversionesFacturación cartera

En esta exposición explicaremos las consultas y reportes de:Presupuesto, Cxp, Contratos, Proyectos y Tesorería Presupuesto, Cxp, Contratos, Proyectos y Tesorería

¿Qué es un Presupuesto?¿Qué es un Presupuesto?

Es una programación de los ingresos y gastos para un periodo determinado (vigencia), de una empresa o entidad publica.

El presupuesto de las entidades públicas del estado tiene una vigencia de un año, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.

El presupuesto se programa guardando equilibrio entre los ingresos y los egresos.

Conceptos Básicos del Presupuesto PublicoConceptos Básicos del Presupuesto Publico

Apropiación:Apropiación: son autorizaciones máximas de gastos que el congreso aprueba para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva.

Ejecución:Ejecución: las apropiaciones incluidas en el presupuesto se entienden ejecutadas cuando han desarrollado el objeto de la apropiación para la cual fueron programadas en la respectiva vigencia fiscal.

Compromisos:Compromisos: Es una obligación que se adquiere con cargo a una apropiación, mediante un convenio o contrato. Las entidades deben comprometer los recursos entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año. Los saldos de apropiación no afectados por compromisos caduciran sin excepción.

Pagos:Pagos: Los pagos con a los compromisos adquiridos se deben hacer teniendo en cuenta el PAC y la sujeción a los montos aprobados en el.

Tipos de recursos Tipos de recursos Recursos Propios:Recursos Propios: corresponden a los generados por los establecimientos públicos del orden nacional. En desarrollo de sus funciones o actividades, los cuales están conformados por recursos corrientes y recursos de capital.

Recursos corrientes (20):Recursos corrientes (20): ingresos por concepto matriculas pregrado y posgrado, cursos de extensión, diplomados, seminarios y congresos, asistencia técnica y análisis de laboratorio, consultoría, interventoria, convenios y contratos, venta de libros y revistas, arrendamientos y venta de productos.

Recursos de capital (21 y 22):Recursos de capital (21 y 22): Excedentes Financieros, Excedentes Financieros de Liquidez, Excedentes para ejecución de contratos, Rendimientos, recuperación de cartera.

Recursos de la Nación (10):Recursos de la Nación (10): corresponden a los aportes asignados de la Nación: Gastos de Personal, gastos generales, transferencias corrientes, pago deuda e inversión.

Los egresos con los recursos 20 y 21 generan el pago de la contribución especias 4x1000, los generados con recurso 10 no genera pago 4x1000.

Es una relación codificada de los rubros que conforman el presupuesto de ingresos y gastos:

Plan PresupuestalPlan Presupuestal

1. Ingresos1.1 Ingresos Corrientes1.2 Ingresos de Capital1.4 Aportes de la Nación

2. Gastos2.2 Funcionamiento2.3 Servicio Deuda2.4 Inversión

Presupuesto Universidad Presupuesto Universidad Nacional – Sede MedellínNacional – Sede Medellín

NIVEL CENTRAL

3001

FONDO ESPECIAL

3010

FACULTAD

ARQUITECTURA

3011

FACULTAD

CIENCIAS

3012

FACULTAD

CIENCIAS AGROPECUARIAS

3013

FACULTAD

CIENCIAS HNAS Y ECAS

3014

FACULTAD

MINAS

3015

UGI - FACULTAD

CIENCIAS

3062

UGI -FACULTAD

CIENCIAS AGROPECUARIAS

3063

UGI - FACULTAD

CIENCIAS HNAS Y ECAS

3064

UGI - FACULTAD

MINAS

3065

UGI - FACULTAD

ARQUITECTURA

3061

UGI -NIVEL CENTRAL

3060

EMPRESAEMPRESA

Proyectos

Docencia 10…

Proyectos

Genéricos 90…

Proyectos

Soporte 40…

Proyectos

Investigación 20…

Proyectos

Extensión 30…

Proyectos

Postgrados 80…

¿Cómo se consulta información general ¿Cómo se consulta información general de un proyecto en QUIPU?de un proyecto en QUIPU?

Modulo: Proyectos – consultas – movimiento por Proy- Empresa (3001 a 3065) – vigencia – código del proyecto.

FICHA ADMINISTRATIVAFICHA ADMINISTRATIVA

¿Cómo consultar la ejecución presupuestal de ¿Cómo consultar la ejecución presupuestal de gastos de un proyecto?gastos de un proyecto?

Modulo: proyectos – reportes – (Ejecución Acum Proye - Ejec Acum Proy/Recur - Ejec Acum Proy Área)

Ejemplo: Reporte: Ejecución Acum Proye Empresa: 3015Vigencia: 2008Hasta mes: 3Desde imputación: 2Hasta imputación: 9999999999999999Desde proyecto: 20201006334Hasta proyecto: 20201006334

Imputación y descripción: rubros de gastoApropiación definitiva: autorización máxima de gastosDisponibilidad: certificados de disponibilidad presupuestalRegistro: compromisos registradosObligaciones: ordenes de pagoPago: pagos de compromisosSaldo x comprometer: diferencia entre Apropiación definitiva – Registro% Ejec: porcentaje de obligaciones pendientes x ejecutar.+

¿Cómo consultar la ejecución presupuestal de gastos ¿Cómo consultar la ejecución presupuestal de gastos de una empresa?de una empresa?

Modulo: presupuesto – reportes – operativos – ejecuciones - Acumulada/Empresa

Ejemplo:Ejemplo:Desde empresa: 3001Hasta empresa: 3001Vigencia: 2008Hasta mes: 3Desde imputación: 2Hasta imputación: 9999999999999999Desde recurso: 10Hasta recurso: 22

¿Cómo consultar la ejecución presupuestal de ¿Cómo consultar la ejecución presupuestal de ingresos de una empresa?ingresos de una empresa?

Modulo: presupuesto – reportes – operativos – ejecuciones - Ingresos por Empresa

Ejemplo:Ejemplo:Empresa: 3013Vigencia: 2008Hasta mes: 3

PROCESO DE REGISTRO PRESUPUESTALPROCESO DE REGISTRO PRESUPUESTAL

1)1) Las diferentes dependencias elaboran el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP):

Definición CDP: El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al señalar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación,

generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.

Para generar un reporte de un CDP, ingresamos al modulo Presupuesto – Reportes – certificados - Disponibilidad UN.

2) Luego de realizar los tramites pertinentes para la contratación según la ley 80 y las normas y acuerdos de la universidad nacional se procede por parte de las asistencias administrativas y/o la oficina de presupuesto a realizar el registro presupuestal.

Definición Del Registro: Se entiende por registro presupuestal del compromiso la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso.

Los registros presupuestales se realizan en QUIPU mediante varios tipos de documentos dependiendo su objeto, los siguientes son los más utilizados en la universidad sede Medellín:

ATI: AutoAVA: Avances y anticipos, para otorgar viáticos, gastos de viajes, contratación de servicios o compras directas por parte de docentes o empleados públicos. CJM: cajas menores a funcionarios de la universidad.CON: contratos de formalidades plenasCOV: convenios FSP: pago de factura de servicios públicosITM: pago de impuestos tasas y multasNOM: nominas generalesODC: ordenes de comprasODS: ordenes de serviciosRPD: resolución practica docente, pago viáticos, gastos de viaje y gastos de marcha.RRG: resolución reconocimiento de gastos, reconocimientos de gastos asumidos por docentes y funcionarios, compromiso de estudiantes auxiliares, monitores, becarios, viáticos y gastos de viaje a contratistas, apoyo a estudiantes, gastos de manutención a personas externas a la universidad y pago de gastos varios.SAR: Servicios académicos remunerados, pago a docentes por dedicación en proyectos de extensión e investigación.

¿Cómo consultar un registro de alguno de los anteriores documentos?

Modulo: presupuesto – consultas – documentos.

Ejemplo:Empresa: 3012Tpdo: AVAVigencia: 2008 (en la cual se realizo en registró)Nrodoc: 24 (numero de resolución o contrato)

¿Cómo consultar un contrato de ODS – ODC – ¿Cómo consultar un contrato de ODS – ODC – SAR – ATI? SAR – ATI?

Modulo: contratos – consultas - Consulta General

Ejemplo:Empresa: 3011Tipo Doc. ODSPeriodo: 2008%Nro Doc.:100