Que es un workflow

Diseño de Software IntegradoDiseño de Software Integrado

Profesor : Roberto Rojas RProfesor : Roberto Rojas RodríguezodríguezCarreras : Ingeniería de Ejecución en InformáticaCarreras : Ingeniería de Ejecución en Informática

WorkFlowWorkFlow

TemarioTemarioIntroducciónIntroducciónFuncionalidadesFuncionalidades

¿ Qué debe proveer ?¿ Qué debe proveer ? ¿ Qué debe Asegurar ?¿ Qué debe Asegurar ?

Caso prácticoCaso prácticoArquitectura de un Sistema WorkflowArquitectura de un Sistema WorkflowGestión de procesos mediante WorkflowGestión de procesos mediante WorkflowImpacto estratégico y organizacionalImpacto estratégico y organizacionalImpacto sobre el desarrollo informáticoImpacto sobre el desarrollo informáticoQué es y qué no es un Workflow Qué es y qué no es un Workflow Características técnicasCaracterísticas técnicasRecomendacionesRecomendacionesConclusionesConclusiones

WorkFlow ( Flujo de trabajo ) es la WorkFlow ( Flujo de trabajo ) es la Formalización y automatización de Formalización y automatización de actividades rutinarias a través de actividades rutinarias a través de aplicaciones computacionales aplicaciones computacionales (sistemas)(sistemas)

Las que están basadas en formularios, Las que están basadas en formularios, los cuales proveen mecanismos de los cuales proveen mecanismos de auditoría y seguimiento de auditoría y seguimiento de transacciones, reportando el estado del transacciones, reportando el estado del trabajo.trabajo.

IntroducciónIntroducción

FuncionalidadesFuncionalidadesProveer herramientas de software necesarias para Proveer herramientas de software necesarias para el : Desarrollo, ejecución y análisis de los procesos el : Desarrollo, ejecución y análisis de los procesos de negocios.de negocios.

Asegurar que los diferentes flujos de trabajo Asegurar que los diferentes flujos de trabajo automatizados se ejecuten en forma continua hasta automatizados se ejecuten en forma continua hasta su término.su término.

Monitorear los diferentes eventos que puedan Monitorear los diferentes eventos que puedan afectar la ejecución del procedimiento.afectar la ejecución del procedimiento.

Capturar el input de los usuarios que intervienen en Capturar el input de los usuarios que intervienen en su ejecución.su ejecución.

Entregar herramientas que permitan determinar el Entregar herramientas que permitan determinar el estatus actual de un procedimiento y la historia de estatus actual de un procedimiento y la historia de su ejecución.su ejecución.

Caso PrácticoCaso Práctico

Monitor de Monitor de ejecuciónejecución

WorkFlow ManagerWorkFlow Manager

Descripción del Flujo : Solicitud de Descripción del Flujo : Solicitud de créditocrédito

HISTORIAHISTORIA

PASO 1PASO 1 PASO 2PASO 2 PASO 3PASO 3

1. Iniciar 2. Notificar 3. Invocar 4. Obtener 5. Rutear al 6. 1. Iniciar 2. Notificar 3. Invocar 4. Obtener 5. Rutear al 6. NotificarNotificar

el Flujo Usuario “A” Aplicación Resultados Próximo el Flujo Usuario “A” Aplicación Resultados Próximo Usuario “B”Usuario “B”

Paso “1” Paso “1” PasoPaso “1” Paso “1” Paso

Iniciar aplicaciónIniciar aplicación

Solicitud de Solicitud de créditocrédito

Lista de Lista de actividadesactividades

Usuario “A”Usuario “A”

Aplicación Paso Aplicación Paso “1”“1”

Lista de Lista de actividadesactividades

Usuario “B”Usuario “B”

Arquitectura de un Sistema WorkFlowArquitectura de un Sistema WorkFlow

Base de datos de descripción del Base de datos de descripción del proceso. proceso. Contiene la descripción y los Contiene la descripción y los parámetros del proceso apoyado por el parámetros del proceso apoyado por el sistema. sistema.

Aquí se almacenan los datos de los Aquí se almacenan los datos de los usuarios, los roles, las tareas, la usuarios, los roles, las tareas, la seguridad, las prioridades y otros datos seguridad, las prioridades y otros datos que permiten al motor del sistema de que permiten al motor del sistema de WorkFlow efectuar su labor a activación y WorkFlow efectuar su labor a activación y seguimiento del trabajo.seguimiento del trabajo.


Módulo de Diseño. Módulo de Diseño.

Orientado a quién tiene Orientado a quién tiene la responsabilidad de la responsabilidad de diseñar el proceso y de diseñar el proceso y de efectuar su efectuar su mantención.mantención.


Módulo de Módulo de Administración.Administración.

Herramienta que utiliza el Herramienta que utiliza el administrador del sistema administrador del sistema para mantener vigentes para mantener vigentes las diferentes las diferentes definiciones.definiciones.


Motor del WorkFlow. Motor del WorkFlow. Encargado de activar Encargado de activar

las tareas, informar a las tareas, informar a los usuarios al los usuarios al respecto y de registrar, respecto y de registrar, en la base de datos del en la base de datos del WorkFlow, las tareas WorkFlow, las tareas iniciadas y terminadas iniciadas y terminadas y sus historias.y sus historias.


Base de datos del Base de datos del WorkFlow. WorkFlow.

Se almacena la Se almacena la información acerca de las información acerca de las tareas, pero también tareas, pero también puede contener datos de puede contener datos de las aplicaciones las aplicaciones especificas.especificas.


Carpetas. Carpetas.

Ofrecen el servicio de Ofrecen el servicio de Clasificar actividades, tareas Clasificar actividades, tareas y mensajes en múltiples y mensajes en múltiples carpetas. Ejemplo: Carpetas carpetas. Ejemplo: Carpetas de mensajes no leídos, tareas de mensajes no leídos, tareas urgentes, tareas atrasadas urgentes, tareas atrasadas más de 24 hrs., etc..más de 24 hrs., etc..


Centralizaciones versus Centralizaciones versus descentralizaciones. descentralizaciones. BD de WorkFlow BD de WorkFlow pueden manejarse centralizada o pueden manejarse centralizada o distribuida.distribuida.

Centralizada = Garantía de Centralizada = Garantía de actualización y consistencia de datos.actualización y consistencia de datos.

Distribuida = Usuarios móviles, datos Distribuida = Usuarios móviles, datos compartidos sólo en forma limitada o compartidos sólo en forma limitada o para ahorrar costos de para ahorrar costos de comunicaciones.comunicaciones.


Módulo Cliente o estación Módulo Cliente o estación de trabajo. de trabajo.

Coordinarse con el motor Coordinarse con el motor de WorkFlow y con las BD de WorkFlow y con las BD de WorkFlow. Una de sus de WorkFlow. Una de sus actividades principales en actividades principales en manejar la lista de tareas manejar la lista de tareas pendientes del usuario en pendientes del usuario en cuestión.cuestión.


Aplicaciones. Aplicaciones.

Aplicaciones comunes, por Aplicaciones comunes, por ejemplo : Remuneraciones, ejemplo : Remuneraciones, contabilidad, activo fijo, etc. contabilidad, activo fijo, etc. tienden a ser más modulares y tienden a ser más modulares y autónomas debido a que están autónomas debido a que están exentas de toda referencia a otras exentas de toda referencia a otras aplicaciones o a los aspectos de aplicaciones o a los aspectos de secuenciación de tareas.secuenciación de tareas.

Gestión de procesos mediante WorkFlowGestión de procesos mediante WorkFlow

Conocimiento explícito sobre la estructura de los procesos y Conocimiento explícito sobre la estructura de los procesos y de la organización que apoyan.de la organización que apoyan.

Información detallada instantánea acerca del desempeño de Información detallada instantánea acerca del desempeño de los procesos.los procesos.

Concebir situaciones importantes como por ej. un depto de Concebir situaciones importantes como por ej. un depto de Inf. puede saber en todo momento cual es su carga de Inf. puede saber en todo momento cual es su carga de pedidos de mantenciones y balancearla, manteniendo pedidos de mantenciones y balancearla, manteniendo adecuada y permanentemente informados a sus usuarios.adecuada y permanentemente informados a sus usuarios.

La estructura paramétrica permite efectuar importantes La estructura paramétrica permite efectuar importantes cambios sin la intervención de personal especializado y con cambios sin la intervención de personal especializado y con gran rapidez.gran rapidez.

Impacto Estratégico y OrganizacionalImpacto Estratégico y Organizacional

CompetitividadCompetitividad. . Sistematiza de una forma que era Sistematiza de una forma que era difícil de conseguir los procesos de atención de difícil de conseguir los procesos de atención de clientes, haciendo viables las proposiciones o clientes, haciendo viables las proposiciones o recomendaciones que surgen.recomendaciones que surgen.

Métodos de trabajoMétodos de trabajo. Mejora notable en la . Mejora notable en la coordinación interna de la organización. coordinación interna de la organización.

Disminución de papelesDisminución de papeles. . Desaparición de elementos Desaparición de elementos tradicionales : formularios.tradicionales : formularios.

Formas diferentes de organizaciónFormas diferentes de organización. . Equipos de Equipos de trabajo, responsables integrales, ampliación del trabajo, responsables integrales, ampliación del contenido de los cargos, menos necesidad de contenido de los cargos, menos necesidad de capas de coordinación.capas de coordinación.

Impacto sobre el desarrollo informáticoImpacto sobre el desarrollo informáticoMenores plazos de desarrollo. Menores plazos de desarrollo. Mejor modularidad. Mejor modularidad. Tienden a tener una estructura más modular y flexible.Tienden a tener una estructura más modular y flexible.

Diseño de sistemas más uniforme y estructuradoDiseño de sistemas más uniforme y estructurado. . Imponen una estructura estándar al sistema lo que a su Imponen una estructura estándar al sistema lo que a su vez induce una metodología simple y efectiva de diseño. vez induce una metodología simple y efectiva de diseño.

Reusabilidad y orientación a objetos. Reusabilidad y orientación a objetos. Muchas tareas Muchas tareas requerirán funciones tales como, verificar la existencia de requerirán funciones tales como, verificar la existencia de un ítem en una base de datos, obtener una autorización o un ítem en una base de datos, obtener una autorización o consultar una tabla.consultar una tabla.

Funciones importantes y complejas pre-programadasFunciones importantes y complejas pre-programadas. . Mensajería, correo electrónico, control de acceso, etc.Mensajería, correo electrónico, control de acceso, etc.

Facilidades para prototiposFacilidades para prototipos. . Definir un formulario, un Definir un formulario, un conjunto de tareas y una secuencia de ejecución conjunto de tareas y una secuencia de ejecución fácilmente. fácilmente.

Qué es y qué no es un WorkFlowQué es y qué no es un WorkFlow

WorkFlow y Correo electrónico. WorkFlow y Correo electrónico. Los correos electrónicos conforman Los correos electrónicos conforman una familia que es subconjunto de la familia de los WorkFlow.una familia que es subconjunto de la familia de los WorkFlow.

WorkFlow y sistemas de agendasWorkFlow y sistemas de agendas. Los sistemas actuales de WorkFlow . Los sistemas actuales de WorkFlow no suelen ofrecer este tipo de facilidades.no suelen ofrecer este tipo de facilidades.

WorkFlow y aplicaciones funcionalesWorkFlow y aplicaciones funcionales. Son sistemas generalizados que . Son sistemas generalizados que no saben a priori las tareas que apoyarán. Por esta razón ningún no saben a priori las tareas que apoyarán. Por esta razón ningún WorkFlow puede ser por ej. un sistema de contabilidad.WorkFlow puede ser por ej. un sistema de contabilidad.

EDIEDI. Abarca solamente el tramo interempresas sin incluir lo que ocurre . Abarca solamente el tramo interempresas sin incluir lo que ocurre al interior de ellas.al interior de ellas.

Manejo de ImágenesManejo de Imágenes. Son un subconjunto de los sistemas WorkFlow . Son un subconjunto de los sistemas WorkFlow debido a que una de las raíces de los sistemas WorkFlow son los debido a que una de las raíces de los sistemas WorkFlow son los sistemas para el manejo de imágenes de documentos.sistemas para el manejo de imágenes de documentos.

Características TécnicasCaracterísticas TécnicasArquitectura cliente-Servidor o red de área local.Arquitectura cliente-Servidor o red de área local.

El Software administrador de flujo corre en un servidor El Software administrador de flujo corre en un servidor UNIX o en un servidor de red de área local.UNIX o en un servidor de red de área local.

La aplicación servidora de flujo se fundamenta en una La aplicación servidora de flujo se fundamenta en una base de datos relacional.base de datos relacional.

Las tareas o aplicaciones del proceso corren en Las tareas o aplicaciones del proceso corren en computadores de distintos ambientes.computadores de distintos ambientes.

El administrador de flujo es compatible con bases de El administrador de flujo es compatible con bases de datos y otras aplicaciones.datos y otras aplicaciones.

RecomendacionesRecomendacionesREINGENIERIA.REINGENIERIA.

Para lograr el mayor beneficio de un producto de Para lograr el mayor beneficio de un producto de WorkFlow, es altamente recomendable realizar un WorkFlow, es altamente recomendable realizar un estudio de reingeniería para determinar los procesos estudio de reingeniería para determinar los procesos y habilidades del sistema, los mecanismos de apoyo y y habilidades del sistema, los mecanismos de apoyo y control que deben implementarse, y los niveles de control que deben implementarse, y los niveles de integración a la nueva tecnología que tendrán las integración a la nueva tecnología que tendrán las aplicaciones ya existentes.aplicaciones ya existentes.

ConclusionesConclusionesMejora la productividad.Mejora la productividad.

Mejora en nivel del Servicio.Mejora en nivel del Servicio.

Reduce los tiempos de proceso.Reduce los tiempos de proceso.

Mejora en control de los procesos.Mejora en control de los procesos.

Reduce los costos.Reduce los costos.

Que es un workflow

Software

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