DRAFT FOR DISCUSSION

CONFIDENTIAL

DRAFT FOR DISCUSSION

KEBIJAKAN PERUSAHAANHal : Page 10 of 23

Siklus Akuntansi

No. Dokumen :

MRA HoldingMulai Berlaku tanggal :

..............................200..Revisi : 0Tgl Revisi : --

Diperiksa Oleh :Disetujui Oleh :

Ishak TheDenis R Sibbalt Soetikno Soedarjo

I. RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan pelaksanaan pembuatan laporan keuangan bulan berjalan oleh akuntan yang meliputi pengdokumentasian, pencatatan, analisa dan penginputan transaksi dalam program akuntansi.II. TUJUAN

1. Tujuan Akuntansi adalah menyiapkan suatu laporan keuangan yang akurat agar dapat dimanfaatkan oleh para manajer, pengambil kebijakan dan pihak berkepentingan lainnya, seperti pemegang saham, kreditur atau pemilik, meliputi :

a. Memberikan informasi yang dapat dipercaya mengenai aktiva, kewajiban, serta modal suatu perusahaan

b. Memberikan informasi keuangan yang membantu pemakai laporan keuangan untuk menaksir kemampuan perusahaan dalam menghasilkan laba

c. Memberikan informasi yang dapat dipercaya mengenai perubahan dalam aktiva netto (aktiva dikurangi kewajiban) suatu perusahaan yang timbul dari kegiatan usaha dalam rangka mencari laba

d. Memberikan informasi penting lainnya mengenai perubahan dalam aktiva dan kewajiban suatu perusahaan, seperti informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi

e. Mengemukakan informasi lainnya yang berhubungan dengan laporan keuangan yang relevan untuk kebutuhan pemakai laporan, seperti informasi mengenai kebijakan akuntansi yang dianut perusahaan

III. DEFINISI

Akuntansi adalah seni dalam mengukur, berkomunikasi dan menginterprestasikan aktivitas keuangan.

Siklus akuntansi dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Transaksi Usaha

Kejadian yang dapat mempengaruhi posisi keuangan perusahaan dan juga merupakan hal yang handal/wajar untuk dicatat

2. Pembuatan Bukti Asli

Transaksi baru dikatakan sah/benar jika didukung oleh bukti-bukti yang sah, contoh kuitansi, surat kontrak kerja, dll

3. Pencatatan dalam Buku Harian (Jurnal)

Transaksi pertama kali dicata dalam buku harian (jurnal), dimana proses pencatatan mengikuti langkah-langkah sbb:

a) Mengidentifikasikan transaksi dari dokumen sumbernya

b) Menentukan setiap perkiraan yang dipengaruhi oleh transaksi tersebut dan mengklasifikasikan berdasarkan jenisnya

c) Menetapkan apakah setiap perkiraan tersebut mengalami penambahan atau pengurangan yang disebabkan oleh transaksi tersebut

d) Menetapkan apakah harus mendebet atau mengkredit perkiraan

e) Memasukkan transaksi ke dalam jurnal

4. Pencatatan ke Buku Besar dan Buku Tambahan

Perkiraan yang sudah dihimpun dalam buku harian harus digolongkan berdasarkan jenisnya sehingga buku besar dapat memudahkan penyusunan informasi yang nantinya diberikan kepada pengguna informasi. Dan beberapa perkiraan membutuhkan penjelasan secara terperinci untuk mendukung akun-akun di Neraca dan Rugi-Laba sehingga dibuatlah buku tambahan.

5. Neraca Lajur Penyesuaian

Suatu daftar dari saldo-saldo perkiraan yang menunjukkan apakah total DEBET = total KREDIT

6. Laporan Keuangan

Laporan keuangan terdiri dari Neraca, Rugi-Laba, Laba Ditahan

7. Jurnal Penutup

Ayat jurnal yang memindahkan nilai sisa pendapatan, beban dan pengambilan pribadi dari masing-masing perkiraan ke perkiraan modal

8. Neraca Saldo setelah penutupan Pengujian akhir mengenai ketepatan penjurnalan dan pemidah bukuan ayat jurnal penyesuaian dan penutupan.9. Pencatatan dan Pengawasan Aktiva Tetap Perusahaan IV. INFORMASI UMUM

1. Finalisasi laporan keuangan dalam bentuk hard copy paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya.2. Laporan Keuangan disusun dengan menggunakan software Akuntansi resmi dari perusahaan.V. TANGGUNGJAWABA. Finance Manager1) Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu serta sesuai dengan kebijakan akuntansi dan peraturan yang berlaku dari seluruh unit usaha yang tergabung dalam MRA Group dan menyampaikannya kepada pihak terkait (Manajemen,COO,Direksi,Pemegang Saham,Fiskus dan pihak terkait lainnya). Kegiatan tersebut berupa :

Mempertahankan batas waktu penyerahan Financial Statement, Sales Report. Melakukan analisa laporan keuangan berupa highlight performances2) Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan dengan kegiatan berupa mengawasi & melakukan review atas implementasi Program Accounting (Retailsoft, Summary Financial Statement, Software Pajak dan software pendukung lainnya) pada seluruh unit usaha MRA Group. 3) Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran dari semua unit usaha MRA Group secara tepat waktu, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan contoh kegiatan tersebut adalah : Melakukan review Budget VS Aktual atas pencapaian Sales dan NPBT (Net Profit Before Tax) Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja dan anggaran perusahaan

Melaksanakan perencanaan dan pengendalian anggaran bulanan, triwulan dan tahunan4) Mempersiapkan SDM untuk unit-unit usaha baru ataupun mempromosikan personnel yang sudah ada khususnya untuk posisi chief accountant ataupun Financial Controller. B. Akuntan 1) Petugas akuntansi memeriksa:

Dokumen pembayaran (CDV) dan kelengkapan dokumen pendukungnya sebelum proses penandatanganan cek / giro.

Invoice yang berkaitan dengan managemen fee dan debit memo (reimbusrt expenses) MRA ke unit-unit usaha

Kesesuaian laporan reimbusrt kas kecil dengan dokumen pendukungnya

Laporan cash flow mingguan

Laporan SPT Masa PPh dan PPN

2) Petugas akuntansi melakukan:

Penginputan data ke program software akuntansi untuk CDV (Cash Dishbursement Voucher), BRV (Bank Receipt Voucher), Invoice, Debit Memo dan Jurnal Memorial

Proses closing dan penyusunan laporan keuangan, diantaranya import data dari AbiPro ke excel, buat journal voucher & rekapitulasi akun neraca serta susun summary laporan keuangan bulanan. Rekonsiliasi hutang piutang afiliasi dengan unit usaha lainnya

Perhitungan PPh & PPN yang harus dibayar tiap bulannya

Rekonsiliasi pajak antara SPT dan G/L

3) Petugas akuntansi menyusun budget tahunan MRA dan SPT Tahunan PPh Badan4) Petugas akuntansi memaintain:

Data aktiva tetap, labeling dan asuransi

Sistem pengarsipan data

Dokumentasi di BGR

5) Petugas akuntansi mempersiapkan G/L Pajak bersama konsultan pajak

6) Petugas akuntansi mempersiapkan data akuntansi jika ada permintaan dari auditor maupun fiskusVI. PROSEDUR

.VII. RECORD

1. Laporan Keuangan Bulanan.

2. Print Out General Ledger3. Dokumen pendukung, seperti BRV (Bank Receipt Voucher) + dokumen pendukung, CDV (Cash Dishbursement Voucher) + dokumen pendukung, JV (Journal Voucher), SSP, SPT Masa, Rekonsiliasi Bank, Rekonsiliasi Akun Neraca4. Cash Flow Mingguan5. Daftar Aktiva Tetap VIII. LAMPIRAN

_1312979037.vsdProcess

Select note and type your message!

AKTIVITAS

DOKUMEN

KETERANGAN

Dokumen Pendukung Valid

Mulai

BRV

CDV

BRV : Bank Receipt VoucherCDV : Cash Dishbursement Voucher JV : Jurnal Voucher

Akunting

Menyiapkan JV, mengisi nomor akun & beri otorisasi pada seluruh voucher.

Akunting

Menginput jurnal & Filling Voucher

Storage Accounting Data

Dokumen Valid Dokumen yang telah melewati proses rekonsiliasi antara catatan (jurnal transaksi, dokumen pendukung) dengan analisanya atau sumber lain .

Sumber dokumen :- Kebijakan Perusahaan- Operasional kas kecil- Rekening Bank- Peraturan HRD- Berita Acara Cash & Stock Opname - Transaksi Penjualan & Pembelian- Transaksi Mutasi Barang - Dokumen dasar JV : * Daftar Aktiva Tetap * Daftar Aging Schedule (A/R) * Dll

Input Jurnal Dilakukan harian setelah proses voucher siap input

Selesai

SOP Pengeluaran Kas & Bank

Ya

SOP Tutup Buku & Pelaporan Keuangan

JV

SOP Tutup buku dan Pelaporan Keuangan

Dokumen siap input :- Voucher Bank / Kas untuk transaksi berkenaan dengan uang masuk dan keluar.- Jurnal Voucher untuk transaksi tanpa mutasi kas / bank.

Akunting/Finance

Lakukan perbaikan / koreksi atau Membatalkan transaksi

Pejabat Berwenang

Memeriksa voucher, dokumen dan nomor akun, berikan tanda setuju (otorisasi)

Voucher & Dokumen Ok?

Tdk

Ya

Finance

Menyiapkan voucher (BRV,CDV) dengan kelengkapan dokumen pendukung & beri otorisasi.Menyerahkan dokumen tersebut ke Akunting

PROSEDUR STANDAR OPERASI

PENCATATAN TRANSAKSI

_1313167704.vsdProcess

Select note and type your message!

Process

Select note and type your message!

Document

Kebijakan :

1. Menjaga aktiva tetap yang dimiliki Aktiva tetap yang dimiliki perusahaan sehingga dapat dipertanggung jawabkan pemakaian atas fungsinya.2. Menetapkan penggunaan aktiva tetap secara terkontrol.

Prosedur : 1. Akunting terlebih dahulu memberikan label sesuai dengan SOP Labeling Aktiva Tetap sertanya ke data aktiva tetap dan GL.

2. Pada saat penyerahan oleh logistik maka PIC wajib mengisi Form Serah Terima Aktiva Tetap yang terdiri 2 copy yaitu : Asli : PIC Copy 1 : Akunting Copy 2 : General Affairs / IT Dept.

3. PIC yang menggunakan aktiva tetap tersebut mempunyai kewajiban : 1. Bertanggung jawab penuh dan mengkontrol atas penggunaan aktiva tetap tersebut untuk kepentingan kegiatan operasional perusahaan.2. Menjaga dan merawat secara berkala atau rutin.(Perawatan harus disesuaikan dengan jenis aktiva yang dipergunakan.)3. Apabila aktiva tetap mengalami kerusakan yang diakibatkan dari keausan pemakaian maka PIC wajib melaporkannnya ke General Affairs atau IT Dept.. Untuk penggunaan dilokasi maka PIC dapat melakukan perbaikan sendiri atau mengirimkannya kepusat untuk penanganan lebih lanjut.4. Membuat laporan apabila aktiva tetap tidak dapat bekerja sama sekali yang diakibatkan penyusutan dan tidak disebabkan oleh kesalahan penggunaan maka dapat dilakukan dengan Berita Acara Penghapusan aktiva tetap dengan adanya inspeksi terlebih dahulu oleh pihak yang berwenang.

4. Didalam penggunaan aktiva tetap PIC tidak diperbolehkan melakukan hal-hal sebagai berikut :1. Menggunakannya diluar kepentingan operasional kegiatan perusahaan.2. Dengan sengaja atau tidak sengaja melakukan tindakan pengrusakan (lalai dalam melakukan perawatan, tidak ada kontrol) atas aktiva yang dipergunakannya sehingga aktiva tersebut tidak dapat dipakai secara maksimal atau rusak sama sekali.3. Dengan sengaja atau tidak sengaja melakukan tindakan yang menyebabkan aktiva tersebut hilang.

5. Akibat dari point keempat PIC dapat dikenakan sanksi yang diatur oleh Peraturan SDM.

KEBIJAKAN & PROSEDUR

KELOLA AKTIVA TETAP

_1313168553.vsdSelect note and type your message!

Select note and type your message!

B

C

B

B

B

D

E

E

E

X X X X

X

SUSUNAN PO LABEL

Keterangan :A : KlasifikasiB : Bulan & Tahun PerolehanC : UserD : LokasiE : No Urut

X X X X

X X

A

B

C

D

E

KETERANGAN :

A. Klasifikasi : 1. Office Equipment2. Computer

B. Bulan & Tahun Perolehan :1. Dua digit pertama menunjukkan bulan 2. Dua digit terakhir

C. User Department :1. Managing Director 2. Secretary / PA3. GA / HRD4. F & A5. Internal Audit 6. Tax7. IT8. General

D. Lokasi :1. Permata Plaza 2. Sarinah 3. WCK 4. Vision I9. Outside MRA Group

MRA

A

E. Nomor Urut : Tiga digit terakhir menunjukkan nomor urut inventaris.

Noted : Khusus untuk klasifikasi computer, pada digit terakhir ditambahkan abjad sbb : A. Monitor B. CPU C. KeyboardD. Mouse E. UPSF. Speaker

PROSEDUR STANDAR OPERASI

LABELING AKTIVA TETAP

_1313167336.vsdProcess

Select note and type your message!

Document

Penjadwalan Inspeksi dilakukan minimum 1 tahun sekali atau tergantung keadaan tertentu.

Team Inspeksi terdiri dari : - Akunting / Finance- General Affairs - IT

AKTIVITAS

DOKUMEN

KETERANGAN

Lakukan pemeriksaan A/T sesuai DAT bersama team inspeksi

Akunting

Siapkan DATMembuat rencana pelaksanaan inspeksi A/T.Bentuk Team Inspeksi

Akunting

PROSEDUR STANDAR OPERASI

INSPEKSI AKTIVA TETAP (A/T)

Mulai

DAT

Sesuai

Klarifikasi perbedaan yang ada

Membuat BAI - A/T

Team Inspeksi

Pemegang A/T

Laporan Inspeksi Aktiva Tetap

Tdk

Ya

DAT : Daftar Aktiva Tetapberupa list yang menerangkan daftar aktiva tetap yang berada dilokasi.Detil kelengkapan dapat dilihat pada lampiran list.

Laporan Inspeksi Aktiva Tetap ditandatangani oleh team inspeksi dan dibuat tiga rangkap.

Asli : Akunting Copy 1 : Pemegang Aktiva

BAI - A/T

Apabila terdapat perbedaan maka dibuat BAI : Berita Acara Inspeksi A/Tdan lampiran yang menerangkan hal tersebut secara detil , ditandatangani oleh Team Inspeksi.BAI dibuat tiga rangkap :Asli : Akunting Copy 1: Pemegang AktivaCopy 2 : General Affairs / IT

Ketidak sesuaian atas inspeksi aktiva tetap akan diinvestigasi oleh Internal audit beserta akunting (bila diperlukan).

Selesai

Melaporkan hasil inspeksi dan tindak lanjut temuan ketidaksesuaian.

Akunting

_1312978605.vsdProcess

Select note and type your message!

AKTIVITAS

DOKUMEN

KETERANGAN

AKUNTING

Mencetak neraca lajur & Laporan Keuangan untuk diperiksa oleh FC dan revisi inputan.

Laporan Keuangan

F&A Manager

Periksa neraca lajur dan laporan keuangan

Mulai

Akunting

Proses closing, reindexing system akunting

Selesai

Periode pelaporan adalah :

- Satu bulan buku ( tgl 1 - akhir bulan)

- Satu tahun menurut kalender kerja. ( 1 Jan - 31 Des )

Setelah mendapatkan persetujuan F&A Manager maka laporan keuangan dapat dicetak dan disampaikan kepada pihak - pihak yang berkepentingan

Dokumen BRV, CDV & JV serta supporting document untuk masing-masing jenis transaksi di simpan dalam odner secara sistimatis dan benar

PROSEDUR STANDAR OPERASI

TUTUP BUKU DAN PELAPORAN KEUANGAN

Akunting

Lakukan perbaikan / koreksi atau Membatalkan transaksi

Laporan siap tutup

Ya

Tdk

Laporan Keuangan

Finalisasi cetakan Laporan Keuangan Bulanan diselesaikan maksimal tgl 15 bulan berikut.