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19. Anwenderforum E-Government

Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung Besonderheiten und Herausforderungen 19. Februar 2013 in Berlin

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2 19. Berliner Anwenderforum E-Government

ÖV-Projekte in der Krise


Scheitern ÖV-Projekte besonders oft?


Gründe für das Scheitern von Projekten

Quelle: Lange 2004 nach Lambertz 2009


Besonderheiten von Projekten in der ÖV

• Einfluss der politischen Ebene

• viele institutionalisierte Akteure

• behördenübergreifende Projektstrukturen

• föderale Strukturen

Umfeld und Entscheidungsstrukturen sind hochkomplex


Komplexes Umfeld Bsp. Nationales Waffenregister

Nationales Waffen-register

IM der Länder

Kommunen

Kommunale Spitzenverbände

BVA, BKA, BfV, BSI…

Datenschutzbeauftragte

Interessenverbände der Waffenbesitzer

Parteien

Ressorts der Bundesregierung

BMI

IMK Bundes-

rat Bundes-

tag


Besonderheiten von Projekten in der ÖV


• heterogene Bedarfslagen der Beteiligten

• unterschiedliche Zielsysteme (statt nur Wirtschaftlichkeit)

• schwer quantifizierbare Ziele (bspw. mehr Bürgernähe)

• Einfluss der politischen Ebene

Ziele und Anforderungen sind oft unklar, unrealistisch, inkonsistent oder instabil


…wenn Politik auf Wirklichkeit trifft…

Der Spiegel 10/2004


Besonderheiten von Projekten in der öV


Ziele und Anforderungen sind oft unklar, unrealistisch, inkonsistent oder instabil

• Vergaberecht

• Dienst-/ Tarifrecht

• Haushaltsrecht

Enge und starre Rahmenbedingungen


Ein enges Korsett

Ich möchte den Dienst-leister meines Vertrauens.

Ich brauche kurzfristig einen Spezialisten.

Ich brauche jetzt mehr Mittel, nächstes Jahr dafür weniger.

Ve

rga

be

rech

t

Dienst- und Tarifrecht H

au

sh

alts

rech

t


ÖV-Projekte in der Sisyphos-Falle

instabile, komplexe Rahmen-

bedingungen

geringe Flexibilität


„Kultur der Absicherung“

Handle so, dass die Schuld am Scheitern des Projektes auf keinen

Fall Dir in die Schuhe geschoben werden kann!


Was tun?


Klare Ziele setzen und durchsetzen

• spezifisch S

• messbar M

• akzeptiert A

• realistisch R

• terminiert T


Intensives Stakeholdermanagement

Bsp. Nationales Waffenregister: Koordination von BMI und Landesinnenministerien in BL AG

regelmäßige Berichterstattung an die IMK

zielgruppenspezifische Infos für 577 Waffenbehörden,

Expertenkreise örtlicher Waffenbehörden

Abstimmung mit kommunalen Spitzenverbänden

intensive Kooperation mit Softwareherstellern

regelmäßiger Kontakt zu Beschussämtern, Herstellern, Händlern, Verbänden…


Intensives Projektmarketing

Botschaft des Projektes entwickeln

Starken Projektpaten mit Einfluss finden

Tue Gutes und rede darüber!


Risikomanagement spielt eine zentrale Rolle!

ÖV-spezifische

Risiken

Vergabe-recht

komplexe Entschei-

dungs-strukturen

politisches Umfeld

…

personelle Ressourcen


Ehrliches Risikomanagement

Ausw

irkung

5 2

4 3 1 1

3 2 4 1 1

2 1 1

1 1

10% 30% 50% 70% 90%


Erfahrener, gut vernetzter Projektleiter


Projektmanagement anpassen – Erfahrungen weitergeben

Risikoma-nagement für ÖV-

spezifische Risiken?

Entschei-dungs-

strukturen in föderalen Projekten?

Projekt-marketing im politischen

Raum?

Änderungs-management im vergabe-rechtlichen Kontext?

…

Standardmethoden allein helfen nicht weiter.

Muss jedes ÖV-Projekt das PM-Rad neu erfinden?


S-O-S Methode©

Entwickelt durch das Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) in der Bundesstelle für Informationstechnik (BIT) des Bundesverwaltungsamtes (BVA)

Quelle: CC GroßPM


Vor Gericht und auf hoher See ist man in Gottes Hand.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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