Project Portfolio Management och Enterprise Architecture realiserar förändringar
-
date post
17-Oct-2014 -
Category
Business
-
view
7.632 -
download
2
description
Transcript of Project Portfolio Management och Enterprise Architecture realiserar förändringar
© Acando AB
Inledning
2008-11-131
Vad har EA och PPM gemensamt?Vilken nytta kan uppnås genom att “förena” EA och PPM?Hur förenar vi EA och PPM?Hur ser det ut på företag idag (EA, PPM och EA/PPM)?
MagnusDahlbäck
Åsa Lindström
© Acando AB
Agenda
●Vad har EA och PPM för gemensamma mål?●Vad är EA?●Vad är PPM?●Hur förenar vi EA och PPM?
2008-11-132
© Acando AB
Ökat marknadsvärde!Ett större hus!
Minskad driftskostnad!
VI HAR MÅL MED HUSET...
PPM
Bygga balkongByta VA-stammar
Måla om fasadNya köksluckor
Nya golv
Ökar en ny balkong marknadsvärdet?Har vi råd med nya VA-stammar?
Har vi tid att måla själv?Vem ska göra vad?
Vad gör vi om de nya golven blir försenade?Är det viktigare med en balkong än ett sovrum?
VI HAR PLANERADE FÖRÄNDRINGAR FÖR HUSET...
KONCERNARKITEKTURVI BEHÖVER ANPASSA HUSET TILL FRAMTIDENS BEHOV..
Hur är VA-stammarna dragna?Vilket material är innerväggarna gjorda av?
Vilka väggar är bärande?Hur stort är huset?I Vilket vädersträck står huset?Får vi bygga balkong?
Vilka färger är fasaderna på våra grannars hus målade i?
Hur ser det ut idag, hur ska det
se ut i morgon och hur genomför vi förändringarna?
Vilka investeringarska vi göra och
varför just dessa?
© Acando AB
Vilka är våra intressenter och vad är deras mål?
11/13/2008| 4
Linjechef
Systemägare
Företagsledning
Projekt-portföljägare
Arkitekt
ProjektledareProjektmedlem
Arkitektur och projektportföljhantering har samma målOlika intressenterna ser olika aspekter av målen
"Koll på läget", bättre kontroll och riskhantering
“Rätt beslut”, medvetna beslut baserade på korrekt fakta
Uppfylla strategiska mål
Ökad affärsnytta, effektivare verksamhet och IT
Effektivare planering och genomförande av projekt
© Acando AB
Intressenterna ställer frågor utifrån sitt perspektiv
Vilket kompetensbehov
finns?
LinjechefVilka projekt
påverkar mina system?
Systemägare
Projektport-följägare
Hur är fördelas budgeten mellan
processerna?
Arkitekt
Projektledare & projektdeltagare
Är vi på väg mot vår önskade
målbild?
Pågår andra projekt som rör samma objekt?
Företagsledning
Följer våra satsningar vår
strategi?
Tillsammans svarar arkitekturen och projektportföljen på dessa viktiga verksamhetsfrågor
Hur stödjer IT mina mål och
strategier?
Hur är beläggningen, nu
och framåt?
Hur är fördel-ningen utveckling och förvaltning?
Följer projekten arkitektur-
regelverket?
Hur prioriterat är mitt projekt?
På vilka grunder prioriterar vi mellan
projekt?
5
© Acando AB
Samspel mellan verksamhet och IT
6
VERKSAMHETMålbild och nuläge
IT ARKITEKTURMålbild och nuläge
Stra
tegi
Verk
sam
hets
förb
ättr
inga
r
IT-fö
rbät
trin
gar
Lagk
rav
Målbild
© Acando AB
Agenda
●Vad har EA och PPM för gemensamma mål?●Vad är EA?●Vad är PPM?●Hur förenar vi EA och PPM?
2008-11-137
© Acando AB
Huset som saknade en arkitekturstyrningWinchester Mystery House
8
Varje rum är ritat individuellt utan hänsyn till huset i övrigt.Arkitekt saknades.
© Acando AB
Ett tydligt nuläge och målbild för arkitekturen
Verksamhet – processer, organisationInformation – begrepp, informationsmodellerTeknik – applikationskartor och infrastrukturkomponenter
…som både IT och verksamheten förstår..
Vi behöver en gemensam bild…
… som också visar vad vi vill uppnå…
© Acando AB
Vad krävs för effektiv arkitekturstyrning?
10
VADArkitekturramverk
(Målbilder, stadsplaner, etc.)
HURModell
(Styrning, processer, roller, etc.)
Effektiv arkitekturstyrning
© Acando AB 2008-11-13 Title of presentation11
Verksamhets- och IT arkitektur är ett strukturerat tillvägagångssätt för att hantera relationer och gränssnitt mellan organisationens olika områden och därigenom öka effektiviten och flexibiliteten. En effektiv arkitekturstyrning kräver en styrningsmodell, en process och ett arkitekturramverk.
StadsplanNuläge
StadsplanMålbild
StadsplanVision
Affärsprocesser
InformationApplikationer
Organisation
Infrastruktur
?
Organisation
AffärsprocesserInformation
ApplikationerInfrastruktur
Verksamhet-& IT arkitektur
Organisation
AffärsprocesserInformation
Applikationer Infrastruktur
Arkitektur
Vad är Verksamhets- och IT arkitektur?
© Acando AB
Syftet avgör hur arkitekturen beskrivs
12
Övergripande beskrivning av staden, dess byggnader och dess infrastruktur
Beskrivning av byggnaden i förhållande till sin omgivning
Detaljering av byggnad, exempelvis väggar och dörrar
Myndigheter, byggherrar, allmänheten
Byggherrar, konstruktörer, köpare
Entreprenörer, köpare
© Acando AB
Omfattning av stadsplaner
2008-11-1313
Teknik, Infrastruktur
Teknik, Applikationer
Information
Verksamhet
Omfattning för en vy
Ej av gemensamt intresse
Omfattning för ett verksamhetsområde
Områden med specifika ansvar, tex säkerhet
Ett verksamhetsområdeeller funktion
© Acando AB
Vad är effektiv arkitekturstyrning
14
VADArkitekturramverk
(Målbilder, stadsplaner, etc.)
HURModell
(Styrning, processer, roller, etc.)
Effektiv arkitekturstyrning
En sammanhållande struktur för modell
och arkitekturramverk
© Acando AB
Principer och standarder är verktyg för effektiv styrning mot målbilden för verksamhet och IT
15
VERKSAMHETS- OCH IT ARKITEKTURMålbild och principer och standarder påverkar val av projekt och hur
projekten realiseras
Nuläge används som beslutsunderlag och nuläget förändras kontinuerligtVERKSAMHETS- OCH IT ARKITEKTUR
Stra
tegi
Verk
sam
hets
förb
ättr
inga
r
IT-fö
rbät
trin
gar
Lagk
rav
Målbild
© Acando AB
Agenda
●Vad har EA och PPM för gemensamma mål?●Vad är EA?●Vad är PPM?●Hur förenar vi EA och PPM?
2008-11-1316
© Acando AB
Effektiv projektportföljhantering handlar i grund och botten om en sak
Nyttja verksamhetens tillgängliga resurser (ekonomiska och mänskliga) på ett sätt som resulterar i största möjliga önskad nytta för verksamheten och
uppfyllnad av dess mål.
© Acando AB
Projektportföljen utgör länken mellan strategi och projekt
Strategioch behov Projekt?Projektportfölj-
hantering
● Vilket är det viktigaste verktyget för en organisation för att realisera sin strategi? Projekt! ● Projektportföljhantering är processen som på övergripande nivå hanterar den samling projekt
som verksamheten investerar i för att uppnå önskad nytta och mål.
© Acando AB
En väl fungerande hantering av projektportföljen ger tydliga vinster
Ökad affärsnytta● Projekturval som maximerar den totala nyttan● Medvetenhet om affärsvärdet av pågående projekt● Resultatet i linje med övergripande affärsstrategi
Bättre beslutsmöjligheter● Underlättar taktisk och strategisk planering och prioritering● Ger tydlig översiktsbild över pågående projekt för högre beslutsfattare
Högre effektivitet● Realism i organisationens planeringsprocesser● Optimal fördelning och allokering av resurser till alla projekt● Medvetenhet om projektproblem innan kriser uppstår
Bättre riskhantering och kontroll● Regelbunden och enhetlig rapportering, uppföljning och granskning
© Acando AB
Undersökningar har visat att mognaden skiljer sig mellan olika områden
●Portfolio governance●Project selection and prioritization●Portfolio communication●Portfolio performance management●Portfolio resource management●Project opportunity assessment
© Acando AB
Saknad av, eller otillräcklig, projektportföljhantering kan påvisas ur följande symptom
●Ofta svårt att hitta lämpliga resurser för nya projekt●Försenade projekt på grund av underbemannade projekt●Projekt som vid avslut faktiskt inte bidragit till något strategiskt mål●Konkurrens, istället för samarbete, mellan avdelningar vid finansiering och
bemanning av projekt●Projekt startar med tydligt sponsorskap och support, som dock ofta avtar
över tid●Oönskade överlapp och beroenden mellan projekt upptäcks sent●Med mera…
© Acando AB
Nyckelkomponenter för lyckad projektportföljhantering
●Enhetliga styrmodeller och principer●Centraliserad organisation●Tydlig process, i samklang med styrning, mål och mätningar●Anpassat IT-stöd som stödjer organisation, ramverk och process
© Acando AB
För att möjliggöra bra styrning av projektportföljen måste vi reda ut ett antal nyckelfrågor
• Hur sker urval och prioritering av projekt?
• Vilka parametrar ska prioriteringen baseras på?
• Vad är syftet/målet har prioriteringen?
• Hur sker planering av projekt och linjeaktiviteter?
• Vid vilka tidpunkter bör portföljen planeras?
• Hur många portföljer ska vi ha?
• Hur sker bemanningen av projekt och linjeaktiviteter?
• Vem fattar beslut om resursallokering?
• På vilka grunder bör resurser omprioriteras?
• När och hur ofta ska projekten avrapportera status?
• Vilken information ska ingå i rapporteringen?
• Ska alla projekt rapportera enligt samma modell?
• Vilken styrinformation krävs för projektförslag?
• Vilka portföljrapporter är nödvändiga?• Hur sker kvalitetssäkring av
beslutsunderlag?
• Hur kan vi utvärdera effekten av portföljen?
• Följs alla projekt upp på samma sätt?• På hur lång sikt ska projekten följas
upp?
Prioriterings-modell
Planerings-modell
Bemannings-modell
Projekt-rapportering
Uppföljnings-modell
Besluts-underlag
© Acando AB
Projektrådet ansvarar för styrningen av projektportföljen
Processägare
Projekt(resursbehov)
Styrgrupper
ProduktägareLedning
KunderProjektrådsamordningsstrategi,styrning & uppföljning
Linjeorganisation(resurstillgång)
Projektportföljhantering
© Acando AB
Projektrådet ansvarar för styrningen av projektportföljen
Processägare
Projekt(resursbehov)
Styrgrupper
ProduktägareLedning
KunderProjektrådsamordningsstrategi,styrning & uppföljning
Linjeorganisation(resurstillgång)
Projektportföljhantering
Prioritering / omprioritering av projekt
Lösning av bemanningstvister
Granskningar av projekt / intensifierade kvalitetssäkringsåtgärder
Start av nya projekt
Utse projektledare till nya projekt
Utse styrgrupp / styrgruppsmedlemmar till nya projekt
Avbryta pågående projekt
© Acando AB
Processen beskriver det årliga och löpande arbetet med projektportföljen
Initiering avnya projekt
Uppdateraprojektportfölj-
status
Samla in ochgå igenom
projektrapporter
Fatta beslutrörande
projektportföljen
Behov av attstarta nytt projekt
• Underlag för projektinitiering
• Aktuella projektrapporter
• Projekt-rapporter
Rapporteringfrån pågående
projekt
• Status på projektportföljen• Övriga beslutsunderlag
Projektbeslut
• Beslut
© Acando AB
Mycket information och många beroenden
TIDRAPPORTER
STATUSRAPPORTER
PROJEKT
BEHOV OCH IDÉER
PROGRAMPORTFÖLJER
RESURSER
RESURS-KALENDRAR
ORGANISATIONS-BESKRIVNING
STRATEGIER OCH MÅL
APPLIKATIONER
RISKER
KOMPETENSER
VERKSAMHETS-PLANER
PROCESS-BESKRIVNINGAR
TJÄNSTER
BUDGETAR
SCOPEÄNDR.
BEMANNINGS-PROFILER
ROLL-BESKRIVNINGAR
PROJEKTLEDARE RESURSÄGARE LEDNINGSGRUPP MEDARBETARE KUNDANSVARIG
? ? ? ? ?
PROJEKTKONTOR
?
© Acando AB
Ett IT-stöd möjliggör en gemensam bild
IT-STÖD
PROJEKTLEDARE RESURSÄGARE LEDNINGSGRUPP MEDARBETARE KUNDANSVARIG PROJEKTKONTOR
PROJEKTHANTERING
PROGRAMHANTERING
PORTFÖLJSTYRNING
RESURSPLANERING
TIDRAPPORTERING
DASHBOARD OCH RAPPORTER
EKONOMI
BEHOVS- OCH ÄRENDEHANTERING
© Acando AB
Agenda
●Vad har EA och PPM för gemensamma mål?●Vad är EA?●Vad är PPM?●Hur förenar vi EA och PPM?
2008-11-1329
© Acando AB
Hur PPM och EA kommer in under den strategiska planeringen?
BUSINESS IT
PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT
ENTERPRISE ARCHITECTURE
STRATEGISK PLANERING STRATEGISK PLANERINGPROJECTS AND LINE ACTIVITIES
BUSINESS
© Acando AB
Hur PPM och EA kommer in under IT-utvecklingen?BUSINESS
DEMANDSAGAINST IT
NEW/CHANGEDIT SERVICES
PROPOSALS
APPLICATIONS
INFORMATION
PROCESSES
INFRASTRUTURE
BU
SIN
ESS
NEE
DS
PROJECTS
IT
DEMAND MANAGEMENT PORTFOLIO MANAGEMENT PROJECT MANAGEMENTPROGRAM MANAGEMENT RESOURCE MANAGEMENT
PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT
TIME MANAGEMENT
Lead to changes in...EA GOVERNANCE APPLICATION PORTFOLIO MANAGEMENTCITYPLAN
ENTERPRISE ARCHITECTURE
TECHNOLOGY ROADMAP
STRATEGICDEMAND
TACTICAL/OPERATIONALDEMAND
LINE ACTIVITIES
© Acando AB
Fyra viktiga gränssnitt där PPM och EA möts
32
Identifiera gemensamma frågor/beslut och definiera forumTydliggöra beslutsmandat
Hur beaktas en beslutad roadmap i prioriteringsarbetetHur påverkar resultatet av arkitekturgranskningen projekten
Säkerställ samarbete mellan roller genomForum – ev. nya och att säkerställa närvaro på befintliga forumKontaktvägar – vilka roller pratar med varandra
Dokumentera i organisationsbilder och RACI
Följande processer bör trigga/triggas av varandraStrategi och planeringPortföljstyrningsprocessen respektive arkitekturgranskning
Se över behovet och ta hänsyn till varandras behovTydliggöra vilket IT-stöd som används till vad och vem som är masterIntegration information och processer (strategiskt och operativt)
Styrmodell
Organisation & Roller
Processer
IT-stöd
© Acando AB
Växelverkan mellan EA och PPM
2008-11-1333
DEMAND MANAGEMENT PORTFOLIO MANAGEMENT PROJECT MANAGEMENTPROGRAM MANAGEMENT RESOURCE MANAGEMENT
PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT
TIME MANAGEMENT
EA GOVERNANCE APPLICATION PORTFOLIO MANAGEMENTCITYPLAN
ENTERPRISE ARCHITECTURE
TECHNOLOGY ROADMAP
EA stödjer PPM• Förståelse för vilken arkitektur
portföljens scenarion resulterar i• Minskad risk för konflikter och
beroenden identifieras enklare• Lägre risktagande
PPM stödjer EA• Genom att identifiera vilka projekt
som pågår/planeras – EA får möjlighet att påverka –Arkitekturen går i rätt riktning
• Triggar och säkerställer arkitekturgranskningar
© Acando AB
Sammanfattning
●EA och PPM är nödvändiga för att bedriva en effektiv IT-verksamhet●EA och PPM realiserar var för sig förändringar●Tillsammans uppnås förändringarna snabbare och med färre problem
längs vägen
●Dra nytta av växelverkan mellan EA och PPM genom att tydliggöra:Beslutsmandat i gemensamma frågor och beslutsforumRelationer mellan processerTill vad och när respektive IT-stöd används
2008-11-1334
© Acando AB 2008-11-1335