ارائه مدل فرآیندی پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه

(Project Management Office)

، دانشجوی دکتری مدیریت پروژه و ساخت، دانشگاه تربیت مدرسهانــــی اربــــــابـی

مقدمه .1

خود استفاده می در دهه اخیر رشد چشمگیر تعداد سازمانهایی که از رویکرد مدیریت پروژه برای پیشبرد اهداف کسب و کاراما این رشد که موجب افزایش اثر بخشی و قابلیت انعطاف کارهای پروژه می شود، مشکالت مخصوص به . کنند، دیده می شود

زیرا سازمانها در محیطی قرار گرفته اند که افزایش پیچیدگی و افزایش تقاضا برای سریعتر، . خود را به وجود آورده است . دادن کار پروژه ها، از ویژگی های آن استارزانتر و بهتر انجام

:برخی از این مشکالت عبارتند از

تعارض میان پروژه هایی که بر استفاده از سر منابع مشترک رقابت می کنند • کمبود هماهنگی میان پروژه های در حال پیدایش • فقدان دید جامع به سازمان و اهداف سازمانی به عنوان یک کل •

در این نوشتار با . مشکالت امروزه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه یکی از مطرح ترین کاندیداها میباشدبه منظور حل اینهدف بهبود عملکرد سازمانی مدلی برای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه ارائه می شود که مدیریت پروژه را به عنوان

تبیین فعالیتهای نوشتارهدف این . ازمان ارزش می افزایدشایستگی محوری در سازمان گسترش می دهد و در نتیجه آن به س .، بلکه موضوع آن پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه استروزانه دفتر مدیریت پروژه نیست

ادبیات موضوع .2

تعریف دفتر مدیریت پروژه

. ن استآ های تحت نفوذ پروژه، واحدی سازمانی برای مرکزیت دهی و هماهنگی مدیریت پروژه دفتر مدیریت پروژه یا دفتردفتر مدیریت پروژه . ، دفتر پروژه و یا دفتر برنامه نیز باشد1دفتر مدیریت پروژه همچنین می تواند اشاره به دفتر مدیریت برنامه

برای پشتیبانیدر طیفی از کار کردهای دفتر مدیریت پروژه. بر مدیریت پروژه ها، برنامه ها و یا ترکیب آنها نظارت می کند واقعی وخط مشی ها و رویه های استاندارد تا مدیریت مستقیمتعیین نرم افزار، تهیه آموزش، گونه هایمدیریت پروژه به

Project Management Institute) پروژه ها و مسئولیت برای رسیدن به اهداف پروژه ایفای نقش می کند2004) .

١ Program management office

پروژهتکار کردهای دفتر مدیری .3

Kerzner, H. Hobbs, B. Dai, X. Block, T. R. مولفان حوزه ها

هبرنام/استاندارد سازی در برآورد)1( دهیشو گزارکنترل /زمانبندی/ریزی

تدوین یک متدلوژی مدیریت پروژه)7( تغییرات به متدلوژی موجود)8( شناسایی استانداردهای مدیریت پروژه) 9( هتدوین الگوهای مدیریت پروژ) 6(

بهبود و تداوم استانداردها و ) 1( متدلوژی استاندارد) 1( روشها

وضع روشها و ) 1( استانداردها

استانداردهاروشها و

هماهنگ کردن و یا اجرا کردن برنامه های ) 13( آموزشی مدیریت پروژه

بهبود شایستگی ) 3( های فردی

مشاوره راهم آوردن خدمات ف)5( پروژهتمدیری برای ارشادو

ارشاد) 3( آموزش)4(

بهبود شایستگی های مدیریت پروژه

Block and): پروژه بیان کرده اندتنویسندگان کتابها و مقاالت عنوانها و دسته بندی های متعددی برای دفتر مدیریFrame 2002) (Dai 2002) (B. Hobbs 1999) (Kerzner 2006) . کارکردها دسته بندی1در جدول

. داده شده استنمایش

ترتیب دادن آموزشهای ) 6( ارشادانتقال دانش از طریق مربی گری و ) 14( مدیریت پروژه

پی گیری و پایش پروژه پیگیری پروژه ها) 5( نظارت و پایش) 2( ها

حل مشکل مدیریت پروژهوضع خط ارتباطی ) 12( در شکالت برنامه ریزی برای پوشش دهی م)16(

پروژه ها

خدمات حمایتی )5( برای مدیران پروژه

خدمات مشاوره ) 6( ویژه

فراهم ساختن حمایت ) 3( اداری پروژه

مشاوره)2( حمایتهای اداری) 6(

حمایت از مدیران پروژه

ی آرشیو وضع و برقرار)2( آرشیوتهیه ) 7( آموخته هاهتهیه آرشیو داد) 4( تاریخی پروژه

آرشیو

ارتقای مدیران ) 9( پروژه

ارتقای مدیران پروژه

ایجاد شبکه آن الین )7( پروژه ها

ایجاد و 8(ادراه کردن حفظ ابزارهای مدیریت

پروژه

ابزارها

تعیین نقشها و مسئولیتهای مدیران پروژه)2( تهیه شرح شغلی برای مدیران پروژه)3(

رد منابع کارک) 4( انسانی

فراهم آوردن کمکهای ) 4( استخدام نیروی انسانی

ایجاد گروه سازمانی ) 9( )پایگاه(مدیران پروژه

منابع انسانی

شناسایی بهترین تجارب در مدیریت پروژه)10( بهینه کاوی در مدیریت پروژه)5(

شبکه گرایی و ) 10( پایش محیطی

شبکه گرایی و پایش محیطی

مدیریت )8( و یا مدیریت پرتفولیومشارکت)18( پورتفولیوی پروژه ها

مدیریت پرتفولیوی )7( پروژه ها

پرتفولیوی تمدیری پروژه ها

برنامه ریزی استراتژیک برای مدیریت پروژه)11( ایجاد برنامه ظرفیت منابع شرکت) 15(

برنامه ریزی استراتژیک برای مدیریت پروژه

نگهبانی از سرمایه های ایفای نقش به عنوان )19( فکری مدیرت پروژه

سرمایه های فکری

مدل پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه .1

را یک پروژه در نظر گرفت، زیرا اهداف تعریف شده ای دارد، موقت است و محدودیتهای سرمایه PMOمی توان پیاده سازی آن تعریف کرد و با این تعریف می توان فرآیندهای چرخه حیات پروژه را برای. ای دارد و به دستاوردی یکتا منتهی می شود

.تقسیم کرد) مراحلی ( آن را به فازها

: پروژه این گونه تعریف می شوندفرآیندهای. پروژه را به آن نسبت دادفرآیندهایاز طرف دیگر به دلیل پروژه بودن میتوان

:فرآیندهای پروژه توسط تیم پروژه انجام می شوند و در یکی از دو دسته زیر می گنجند

2دیریت پروژهفرآیندهای م • . (PMBOK 2004)، 3فرآیندهای محصول گرا •

به دلیل همپوشانی و تعامل ذکر شده بسیاری . به دسته دوم، یعنی فرآیندهای محصول گرا می پردازدPMOمدل پیاده سازیی محصول از فرایند های مدیریت پروژه نیز در این مدل تعریف می شوند ولی هدف مدل این پایان نامه تمرکز بر فرآیندها

.گراست تا فرآیندهای مدیریت پروژه

که می توان آن را به بیان کرده اند ماه 30 تا 24، زمان مورد نیاز برای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه بین کندل و رولین برنامه باید طوری طراحی شود که مزایای قابل (Kendall and Rollins 2003) . ماهه دسته بندی کرد6دوره های

.سنجش دفتر مدیریت پروژه در هر یک از دوره های زمانی، به دست آید

دفتر مدیریت پروژه، اندازه 4زمان مورد نیاز برای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه بستگی به محدوده " Kendall and Rollins) ".سازمان و پراکندگی جغرافیایی آن و سطح بلوغ مدیریت پروژه دارد

2003)

. مقدمات فوق، در این قسمت مدل پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه پیشنهاد میشودپس از ذکر

تعداد این مرحله ها بستگی به بلوغ مدیریت . تقسیم می شود) فاز(در اولین گام، پروژه پیاده سازی به چندین مرحله •ازمان و عوامل دیگر دارد پروژه سازمان، وضعیت کنونی کارکردهای دفتر مدیریت پروژه، فرهنگ سازمانی، اندازه س

ماهه پیشنهاد می 6 مرحله 4در اینجا . سازمانهای مختلف می توانند بنا به شرایط خود تعداد آن را تعیین کنند .شود

این مرحله های فرعی، آغازین، برنامه . هر یک از این مراحل نیز خود به مرحله های فرعی تر تقسیم می شوند • .تامی نامیده می شوندکنترلی و اختریزی، اجرایی،

مرحله انجام می شود، اولویت کارکردهای دفتر مدیریت پروژه خود را تعیین می در اولینسازمان پس از ارزیابی که • .کند و زمان و مرحله مناسب برای پیاده سازی ان کارکرد را تعیین میکند

همانند پروژه های امکان (روژه ای جداگانه پیش از اولین مرحله، مرحله ای بنام ایجاد فوریت وجود دارد که خود پ •به عبارت دیگر فرض می شود که در سازمان حس . و این مدل به آن نخواهد پرداخت. محسوب می شود) سنجی

.نیاز به دفتر مدیریت پروژه پیش از این ایجاد شده است و نماینده ای برای این پروژه انتخاب شده است

٢ Project management process ٣ Product-oriented process ٤ Scope

.سازی دفتر مدیریت پروژه نمایش داده شده استدر شکل صفحه بعد مراحل پیاده

با اولویت های فرضی برای پیاده سازی کارکردهامراحل پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه. 1 شکل

اولین مرحله پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه در اینجا به تفصیل تشریح خواهد شد و از ذکر مراحل دیگر به دو دلیل صرف

اول تقریبا برای همه سازمانها مشابه است ولی مراحل بعدی بسته به نوع سازمان، نتایج ) دوره زمانی(مرحله. 1: نظر خواهد شدمرحله اول، اولویت در انتخاب کارکرد های مورد نظر برای پیاده سازی و بزرگی سازمان و میزان اختیارات دفتر مدیریت پروژه

دی همانند ساختار اولین دوره است و می توان برای آن مراحل آغازین، برنامه ساختار دوره های بع. 2. متفاوت خواهد بود . در نظر گرفتPMBOKریزی، اجرا، کنترل و اختتامی بر اساس اصول

)تدوین منشور دفتر مدیریت پروژه و انجام ارزیابی اولیه(فرایند آغازین 1,5

و اولیه برای ارزیابی وضعیت کنونی و تهیه منشور پیش از این فرایند آغازین با این فرض شروع می شود که افراد ضروری ولی بهتر است که حتما یکی از این افراد، فردی . این افراد از این پس نمایندگان تغییر نامیده خواهند شد. انتخاب شده اند

به اجرای فرآیند آغازین باشد که به نحوی مسئولیت دفتر مدیریت پروژه در مراحل بعدی به او داده شود تا تعهد بیشتری . پروژه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه داشته باشد

، اولین گام ارزیابی وضعیت موجود سازمان دفتر مدیریت پروژه گرفته می شودزمانی که در سازمان تصمیم به پیاده سازی ، روشهای تولید دستاورهای مدیریت فرایند ارزیابی به منظور بررسی وضعیت کنونی کارکرد های دفتر مدیریت پروژه. است

پروژه، گزارش پیشرفت موضوعات، مصاحبه با ذینفعان کلیدی، شناسایی اهداف استراتژیک سازمان و تعیین هم سویی با PMBOKانجام می شود ،.

ود که در این صورت فرایند ارزیابی و تهیه منشور می تواند قبل از انتخاب مدیر پروژه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه، انجام ش .مدیر احساس تعهد کمتری به این منشور خواهد داشت

برای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه از .در شکل باال فرآیند آغازین مربوط به اولین مرحله پیاده سازی نمایش داده شده استزی، اجرا، کنترل و اختتامی به سود جسته شده است، و هر یک از مراحل آغازین، برنامه ریPMBOKساختار فرآیندی

صورت فرایند دیده شده اند و برای آن ورودی، ابزار و تکنیک و خروجی در نظر گرفته شده است

)هیاولیابیارزامانجوپروژهتیریمددفتر منشور نیتدو (نیآغازندیفرا.2شکل

ورودی ها. 1,1

چشم انداز، ماموریت و اهداف سازمان1,1,1

ه را بر مبنای برنامه ریزی های با در نظر داشتن مسیر آینده و اولویتهای سازمان، میتوان اصول پیاده سازی دفتر مدیریت پروژاستراتژیک سازمان قرار داد و در تعیین اولویت کارکردها، محدوده، گستردگی و درجه ی فوریت پیاده سازی دفتر مدیریت

.پروژه، با توجه به اهداف استراتژیک ذکر شده در چشم انداز برنامه مناسبی برای پیاده سازی تدوین کرد

ریت پروژه به ماموریت سازمان، حس تعهد بیشتری خصوصا از طرف مدیریت ارشد برای پیاده سازی با مرتبط کردن دفتر مدی .آن ایجاد می شود

PMO5پروژه پیاده سازی عوامل محیطی 2,1,1

در هنگام تهیه منشور دفتر مدیریت پروژه، همه عوامل و سیستم هایی محیطی که موفقیت دفتر مدیریت پروژه را تحت تاثیر . خواهد داد، باید مورد توجه قرار گیرندقرار

. عوامل محیطی پروژه مشتمل بر موارد زیر است ولی به آنها محدود نمی شود"

ساختارها و فرهنگ سازمانی • )مانند تسهیالت موجود و تجهیزات سرمایه شده( زیر ساخت ها •ژه، تکنولوژی اطالعات، مدیریت مانند مهارتها، تخصص ها و دانشها در مدیریت پرو( منابع انسانی موجود •

...)ریسک و )مانند دستور العمل های استخدام، ارزیابی عملکرد کارکنان و سوابق آموزشی( اداره ی کارکنان • سیستم تفویض اختیار سازمان • تحلیل ریسک پذیری ذینفعان • (PMBOK 2004) "سیستم اطالعات مدیریت پروژه •

6سرمایه های فرآیندی سازمان 3,1,1

یکی دیگر از . ز اهداف دفتر مدیریت پروژه ایجاد متدلوژی مدیریت پروژه و تدوین استاندارد ها، رویه ها و الگوهاستاپس برای تدوین منشور . کارکرد های دفتر مدیریت پروژه ضبط سوابق و آموخته های پروژه های پیشین سازمان است

.در نظر گرفته شوددفتر مدیریت پروژه باید وضعیت کنونی این سرمایه ها

تکنیک ها و ابزارها 2,1 ارزیابی 1,2,1

بنابراین ارزیابی دفتر مدیریت پروژه باید به منظور . در اولین گام، نیاز به درک جنبه های مهم شرایط کنونی، وجود دارداستایی با بررسی روشهای اجرایی کنونی تحویل پروژه، تحلیل ذینفعان و شناسایی اهداف استراتژیک سازمان و میزان هم ر

.، صورت گیردPMBOKاستاندارد

٥ Enterprise Environmental Factors ٦ Organizational process assets

جامعه آماری مدیریت پروژه سازمان حاصل شده باشند، تا از نظر آماری قابل % 20این داده ها باید از .)Rollins 2003 و Kendall( قبول باشند

"صیه ها به عنوان ورودی بخش تو. ، آماده شود8 و توصیه ها7باید گزارش ارزیابی دفتر مدیریت پروژه مشتمل بر یافته ها، مورد استفاده قرار می گیرد که ساختار شکست کار برای زمان باقی مانده این فاز و " دفتر مدیریت پروژهپیاده سازیبرنامه

.فاز های آتی را فراهم می آورد

خروجی ها 3,1

گزارش ارزیابی از وضعیت کنونی سازمان 1,3,1

: گزارش ارزیابی منتشر می شود که موارد زیر باید در آن گنجانده شوندپس از تکمیل ارزیابی،

یافته ها و توصیه ها 1,1,3,1

دفتر مدیریت پروژهیادداشت ها و مصاحبه ها و نظر سنجی های تکمیل شده 2,1,3,1

ارائه جمع بندی با پاورپوینت 3,1,3,1

: گانه زیر4ین وضعیت کنونی سازمان در حوزه های یافته ها عبارتند از تعی:یافته ها و توصیه ها 1,1,3,1

: دفتر مدیریت پروژه وضعیت کنونی کارکردهای 1,1,1,3,1

: این کارکردها به این شرح می باشند

o متدلوژی استاندارد o کنترل و نظارت بر عملکرد پروژه o توسعه قابلیّت های مدیریت پروژه افراد o مدیریت پروژه( مدیریت منابع انسانی( o ارزیابی پس از پروژه و یادگیری سازمانی o آرشیو o مدیریت سبد پروژه ها

٧ Findings ٨ Recommendations

o ارتقاء مدیریت پروژه o پایش محیطی و شبکه گرایی o ابزارهای نرم افزاری مدیریت پروژه

: بستر فرهنگی 2,1,1,3,1

ازی دفتر گاهی فرهنگ سازمانی کامال مناسب برای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه وجود دارد که پیاده س .مدیریت پروژه و زمان پیاده سازی آن را تسهیل میکند

، بایستی در مراحل در صورتی که فرهنگ سازمانی مخالفت شدیدی با پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه داشته باشدرگیر پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه اجرا شود و سپس در مراحل انتهایی که نیاز به د" رویکرد پنهانی"اولیه

در رویکرد پنهانی میتوان بدون معرفی دفتر . انتخاب شود" رویکرد آشکارا "ساختن همه اعضاء کلیدی وجود دارد، مدیریت پروژه به عنوان ساختار سازمانی جدید، به پیاده سازی کارکردهای اولیه آن مانند تهیه متدلوژی مدیریت پروژه برای یک بخش سازمان اقدام کرد و در مراحل انتهایی که بایستی این متدلوژی در سرتاسر سازمان توسعه

. ر علنی به پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه پرداخت، به طوه شودداد

دومین عامل چالش زا در پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه، :نیروی انسانی موجود 3,1,1,3,1 .که باید در مرحله ارزیابی به آن توجه ویژه شود. )1386اربابی ( کمبود نیروی انسانی حرفه ای مدیریت پروژه است

از مجموع این یافته ها باید جدولی با دسته بندی فرصتها و : محدودیتهافرصتها و 4,1,1,3,1تا به پیاده کنندگان دفتر مدیریت پروژه، در مراحل بعدی برای تهیه ی برنامه ای مناسب . محدودیتها ایجاد شود

سازمانی را شامل می این عوامل مهارتهای انسانی موجود، سرمایه ها و ابزارهای پروژه، تمایل و فرهنگ . یاری برساند .شود

دفتر مدیریت پروژه و نظر سنجی های تکمیل شده یادداشت ها و مصاحبه ها 2,1,3,1

یادداشت ها و مصاحبه هایی که در مراحل مختلف ارزیابی انجام گرفته باید به طور کامل ثبت شوند تا برای مراحل بعدی، و مصاحبه ها با یافته و توصیه ها در این است که یافته ها و توصیه ها در تفاوت این یادداشت ها. سند توجیهی اقدامات باشند

حقیقت تحلیل این یادداشتها و مصاحبه هاست و گاه ممکن است فرد تحلیل کننده بنا به پیش فرض های خود قضاوت ها و توصیه ها غیر ضروری به نظر رسد که با تحلیلهای درستی ارائه ندهد و یا اینکه برای برخی از افراد، تاکید بیش از حد بر برخی

.رجوع به این مدارک، ابهامات شان بر طرف می شود

پاورپوینت نرم افزار با هاارائه جمع بندی 3,1,3,1

در نهایت نتایج این یافته ها و توصیه ها و یادداشت ها و مصاحبه ها برای اطالع مدیریت ارشد و سایر ذینفعان کلیدی با نرم .تا نیاز به دفتر مدیریت پروژه در همه سازمان درک شود. رپوینت در سازمان ارائه خواهد شدافزار پاو

دفتر مدیریت پروژه، بیانیه ماموریت و اهدافمنشور 2,3,1

:منشور دفتر مدیریت پروژه باید موارد زیر را پوشش دهد

ا برآورده می سازدالزاماتی که نیازها، خواسته ها و انتظارات مشتری، حامی و سایر ذینفعان ر • هدف دفتر مدیریت پروژه • مدیر پروژه پیاده سازی آن • تاثیر ذی نفعان • زمانبندی سنگ نشانه •

بیانیه ماموریت دفتر مدیریت پروژه سندی است که نشان دهنده طیف فعالیتهای دفتر مدیریت پروژه و آنچه دفتر مدیریت .، می باشدپروژه در سازمان قصد اجرا و پیاده سازی آن را دارد

آن اولیه و برنامه پیاده سازی بیانیه محدوده دفتر مدیریت پروژه 3,3,1

، در این بیانیه که سازمان قصد پیاده سازی آنها را نداردکارکردهاییست و ا سازمان خواهان پیاده سازی آنها کارکردهاییشرح برای پیاده سازی کارکردها نیز در قالب یک برنامه زمانی برای عالوه بر شرح کارکردها، چارچوب زمانی که. گنجانده می شود

.پیاده سازی ارائه می شود

فرایند برنامه ریزی 2

ورودی ها 1,2

در این پایان نامه، یک پروژه چند مرحله ای دفتر مدیریت پروژه همان طور که پیش از این گفته شد، پروژه پیاده سازی رحله اول که در میان سازمانها شباهت زیادی دارد، بقیه مراحل بستگی به نحوه اولویت در نظر گرفته می شود و بجز م

در فرایند برنامه ریزی مرحله اول، به تعیین نقشها و . بندی سازمان در پیاده سازی کارکردهای دفتر مدیریت پروژه داردخته می شود، ولی در فرآیند برنامه ریزی مسئولیتهای مورد نیاز و تعریف ساختار سازمانی دفتر مدیریت پروژه، پردا

مرحله دوم، به تدریج با توجه به اولویت کارکردهای ذکر شده در منشور، بیانیه ماموریت و بیانیه محدوده اولیه دفتر .مدیریت پروژه، به معرفی و تدوین تدریجی الگو ها و متدلوژی مدیریت پروژه پرداخته می شود

.جی های فرایند آغازین می باشد که شرح آنها پیش از این آورده شدورودی های این فرایند، خرو

تکنیک ها و ابزارها 2,2

)تعیین ساختار سازمانی و تعریف نقش و مسئولیت( تکنیکهای برنامه ریزی نیروی انسانی 1,2,2

:رتند ازنقشهای متداول در دفتر مدیریت پروژه طبق کتاب دفتر مدیریت پروژه استراتژیک نوشته کرافورد عبا

مدیر دفتر راهبردی پروژه " • مدیران پروژه • ارشاد کننده پروژه • برنامه ریزان پروژه •

1شکل برای فاز اول پروژهفرآیند برنامه ریزی.

پروژهنکنترل کنندگا • کارشناسان متدلوژی • کارشناسان مستند سازی • هماهنگ کننده حمایت اداری • هماهنگ کننده اداری • هماهنگ کننده کنترل تغییر و حل مشکالت • (Crawford 2002) "هماهنگ کننده مدیریت ریسک •

باید توجه داشت بسیاری از این نقشها می . شده استکتاب مورد اشاره بیانبرای هریک از این نقشها، مسئولیت هایی نیز در پس از اینکه نقشها و مسئولیتها و رابطه گزارش دهی، تعیین شد، میتوان ساختار سازمانی . نند به یک فرد واحد واگذار شوندتوا

. پروژه را قبل از انتصاب کارکنان تعیین کرداولیه دفتر مدیریت

ابزارهای نرم افزاری و سخت افزاری برای برنامه ریزی 2,2,2 . الگو ها، فرم ها، رویه ها، سیستم اطالعات مدیریت پروژه کنونی و سایر ابزارهای مورد استفاده: این ابزارهای عبارتند از

خروجی ها 3,2

دفتر مدیریت پروژه نقشها و مسئولیتهای طراحی ساختار سازمانی و 1,3,2

.شرح داده شد1,2,2در قسمت تکنیک ها و ابزارها

10 و ساختار شکست کارکردهادفتر مدیریت پروژه 9اقداماتبرنامه 2,3,2 تعریف دفتر مدیریت پروژه از بخشهای متفاوتی تشکیل شده است، که یکی از مهم ترین بخشهای آناقداماتبرنامه

برای .برنامه هایی برای یکپارچه کردن فعالیتهای دفتر مدیریت پروژه با فعالیتهای چرخه حیات پروژه های سازمان است . یک سازمان فرضی این برنامه در زیر آورده شده است

٩ Action plan ١٠ Function breakdown structure

و چرخه حیات پروژهPMO. 2 شکل

و سایر ، شرح کارکردهاژه، کارکردهای اولویت بندی شده سازمان برای پیاده سازیدفتر مدیریت پرواقدامات در برنامه ریسک . می شود تهیهکارکردهای دفتر مدیریت پروژهدر این برنامه ساختار شکست . جزئیات ، برنامه ریزی می شود

ارزیابی عملکرد گنجانده می متریک هایی در برنامه برای .های پیاده سازی شناسایی و برای آنها برنامه ریزی می شوداز دیگر مواردی که در برنامه به آن پرداخته می شود، ایجاد دستورالعمل هایی برای آموزش رسمی، ارشاد کردن و . شود

.آموزش در حین شغل می باشد

برنامه پیاده سازی و ساختار شکست کارهای پیاده سازی 3,3,2

این ساختار شکست کار با . باقی مانده در این مرحله و مراحل آتی تهیه می شودساختار شکست کار، برای فعالیتهایساختار بیان شده در برنامه اقدامات متفاوت است زیرا ساختار شکست ارائه شده در اینجا مربوط به اقدامات برای پیاده

ه عبارتی به شکست کارکردها می سازی است ولی ساختار بیان شده در برنامه اقدامات محصول گراست تا پروژه گرا، ب .پردازد تا شکست کارهای مورد نیاز برای پیاده سازی کارکردها

زمان بندی و بودجه بندی سنگ نشانه 4,3,2

.می توان این زمان بندی و بودجه بندی را در قالب برنامه پیاده سازی نیز، گنجاند

فرایند اجرایی .3

ی مورد نیاز برای تکمیل کارهای تعریف شده در برنامه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه فرایند اجرایی در برگیرنده فعالیتها . است تا الزامات پروژه را برآورده سازد

فرآیند اجرایی در اولین مرحله، دربرگیرنده فعالیت هایی از قبیل انتصاب کارکنان جدید، برای دفتر مدیریت پروژه با مهارتهایی در این فرآیند پس انتصاب کارکنان . ه ریزی و در حین تعیین نقشها و مسئولیتها، تعریف شد؛ می باشدکه در فرایند برنام

.آموزشهای مورد نیاز در زمینه مدیریت پروژه، تدارک خواهد دید

تکنیک ها و ابزارها 2,3 و تفویض اختیار و مسئولیت انتصاب کارکنانتکنیکهای 3,2,3

.نان پیشین سازمان، استخدام کارمند جدید و یا تیم های مجازی را شامل می شوداین تکنیک ها، گزینه های انتصاب کارک

11 آموزش 2,2,3

آموزش مشتمل بر فعالیتهای طراحی شده به منظور افزایش قابلیّت های اعضاء تیم پروژه، مدیران پروژه و اعضاء دفتر مدیریت آموزش در کالس درس، : هایی از متدهای آموزش عبارتند ازمثال . آموزش می تواند رسمی و یا غیر رسمی باشد. پروژه است

.13 و ارشاد12آموزش آن الین، کامپیوتر محور، آموزش در حین شغل از سایر اعضا تیم، مربی گری

.در همه مدلهای پیاده سازی تاکید زیادی بر آموزش در زمینه مدیریت پروژه شده است

١١ Training ١٢ Coaching ١٣ Mentoring

ارشاد 3,2,3

اکثر افراد معتقدند که بهترین . فعالیتهای کلیدی دفتر مدیریت پروژه می باشدارشاد در مدیریت پروژه، یکی از"به صورتی که برای مدیران پروژه کم . روش برای آموزش یک فرد در مدیریت پروژه، آموزش در حین شغل است

زرگ، فرآهم ا در پروژه های بتجربه امکان کار کردن مستقیم تحت راهنمایی های یک مدیر پروژه با تجربه، خصوص )Kerzner 2004( ".شود

خروجی ها 3,3

برنامه حاکمیت دفتر مدیریت پروژه 1,3,3

در این گام بخشی از کارکنان دفتر مدیریت پروژه منصوب شده اند و اختیارات الزم به آنها تفویض می شود و نقشها و برنامه پیاده سازی . مرحله اجرا وارد می شودمسئولیتهای تعریف شده در مراحل قبل، برای این کارمندان منصوب شده به

.توسط این افراد مورد تجدید نظر قرار می گیرد و اصالح می شود

فرایند کنترلی .4

فرایند کنترلی به طور مداوم بر پیشرفت، سنجش و نظارت دارد تا انحرافات رخ داده نسبت به برنامه پیاده سازی دفتر مدیریت .وان اقدامات اصالحی برای برآورده کردن اهداف پروژه، پیاده ساختپروژه، شناسایی شده و بت

ورودی ها1,4

.ورودی های این فرآیند در قسمتهای قبلی شرح داده شد

تکنیک ها و ابزارها 2,4

تکنیکهای سنجش عملکرد 1,2,4

ین فرآیند می توان پیشرفت ها را نسبت با وضع فرآیندهای بازنگری و شاخص های عملکرد در فرایند برنامه ریزی، در االزمه یک ارزیابی عملکرد خوب، تعریف متریک هایی . به برنامه سنجید و برای انحرافات، اقدام اصالحی پیشنهاد داد

شفاف است که این ارزیابی ها، هم باید در حوزه فرآیندها و هم در حوزه نیروی انسانی وجود داشته و مالک عمل قرار . گیرد

روجی هاخ 3,4

پیشرفتعملکرد و گزارشات 1,3,4

. در این گزارشات پیشرفتها نسبت به برنامه سنجیده می شود و انحرافات از برنامه شناسایی می شود

پیشنهاد اقدام اصالحی 2,3,4

.برای کاهش انحرافات از برنامه، اقدام اصالحی پیشنهاد داده می شود

فرایند اختتامی 5

پروژه . امی مشتمل بر فعالیت هایی برای اختتام فعالیتهای هر مرحله از پروژه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه استفرایند اختت

در انتهای هر یک از این . مرحله چرخه حیات هستند5پیاده سازی به چندین مرحله تقسیم شده که هریک در برگیرنده دفتر مدیریت پروژه در هر مرحله اندازه گیری و مستند میشود تا مبنایی مراحل، با کمک فرایند اختتامی، مزایای قابل سنجش

.در این فرایند برنامه انتقال به مرحله بعد تهیه می شود. برای آغاز مراحل بعدی باشد

ورودی ها 1,5

.ورودی های این فرآیند، خروجی های مرحله قبل می باشند که پیش از این شرح داده شدند

ابزارهاتکنیک ها و 2,5

تکنیکهای اطالع رسانی نتایج به دست آمده 1,2,5

با تقسیم کردن پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه به چند مرحله نتایج قابل سنجش، هر مرحله انگیزه مناسبی برای به با کمک فرم ها، الگو ها و متدلوژی های کنونی، نتایجی که در فرآیند کنترل. ادامه دادن مراحل باقی مانده است

دست آمد، مستند شده و برای ذینفعان کلیدی دفتر مدیریت پروژه بیان می شوند، تا انگیزه آنان برای حمایت بیشتر از دفتر مدیریت پروژه در مراحل بعدی بیشتر شود

خروجی ها 3,5

برنامه انتقال به مرحله بعد 1,3,5

کلیه . وجه به نتایج اخذ شده تا این مرحله گرفته می شودتصمیم به ادامه و یا توقف پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه، با ت. تجارب سازمان در ارتباط با پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه مستند می شود تا در مراحل بعدی مورد استفاده قرار گیرد

.و نحوه انتقال به مرحله بعدی مورد توافق واقع می شودارائه شده پیشنهاد هایی برای مراحل بعدی

Bibliography 1. Block, T R, and J D Frame. "Today’s Project Office: Gauging Attitudes." PM

Network, 15 (August 2002): 51-53.

2. Crawford, J kent. The Strstegic Project Office. Marcel Dekker, Inc., 2002.

3. Dai, X. "The Role of the Project Management Office in Achieving Project Success,." 33rd Annual PMI Smears & Symposium,. San Antonio,Texas: PMI, 2002.

4. Englund, Randall L, Robert J Graham, and Paul C Dinsmore. Creating The Project Office. John Wiley & Sons Inc, 2003.

5. Hobbs, Brain. "Project Mnegement Office Maturity Model." PMI . PMI, 1999.

6. Kendall, Gerald I, and Steven C Rollins. Advanced Project Portfolio Management and the PMO: Multiplying ROI at Warp Speed. J. Ross Publishing , 2003.

7. Kerzner, Harold. Advanced project Management: Best Practices on Implementation. Second. John Wiley & Sons, Inc., 2004.

8. —. Project Management:A System Approach to Planning, scheduling, and Controling. John Wiley & Sons. Inc., 2006.

9. Miranda, Eduardo. Running the successful Hi-Tech Project Office. Artechhouse, Inc., 2003.

10. PMBOK. USA: Institute, Project Management, 2004.

11. Project Management Institute. A Guide to Project Management Body of Knowledge(PMBOK Guide). USA: Project Management Institute, 2004.

12. Toney, Frank, and Ray Powers. Best Practices of Project Management Groups In Large functional Organizations. PMI, 1997.

13. Ware, Lorraine Cosgrove. Best Practices for Project Management Offices. CIO magazine and the PMI, 2003.

.1386 ".در شرکتهای عضو انجمن مهندسی و ساخت PMOبررسی موجودیت " .هانی ,اربابی .14

.1383 ,دفتر پژوهشهای فرهنگی .سید محمد اعرابی وارسائیان علی پ ترجمه .مدیریت استراتژیک .فرد آر ,دیوید .15

.1379 ,انتشارات دانشگاه عالمه طباطبایی .فرهنگ جامع مدیریت .ابولحسن فقیهی و,سید مهدی الوانی ,شمس السادات ,زاهدی .16