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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD


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NOMBRE DE LA ENTIDAD CÁMARA DE COMERCIO DE DOSQUEBRADAS

FECHA DE APROBACIÓN 05 DE SEPTIEMBRE DE 2015

FECHA DE VIGENCIA 31 DE DICIEMBRE DE 2017

COMITÉ QUE APROBÓ COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

EQUIPO DE DISEÑO EQUIPO INTERDISCIPLINARIO

VERSIÓN 1.0

RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO


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La CÁMARA DE COMERCIO DE DOSQUEBRADAS en el ejercicio de sus funciones privadas y públicas delegadas por el estado, precisa que debe adoptarse el programa de gestión documental el cual establece las metodologías para la custodia, organización y manejo de los documentos de la entidad en el desarrollo de sus actividades, con el objeto de facilitar la utilización y conservación del patrimonio documental de la entidad y de esta forma garantizar el derecho de los ciudadanos al acceso a la información pública El Programa de Gestión Documental se encuentra armonizado con los demás sistemas administrativos y de gestión de la entidad, dando alcance al cumplimiento de la normatividad vigente en la materia.

INTRODUCCIÓN


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La cámara de comercio de Dosquebradas surge por iniciativa del sector privado liderada por el Dr. Fernando Vega Garcés con la finalidad de fortalecer la pequeña, mediana y gran empresa, fue fundada el 23 de abril de 1990 mediante el decreto 847 del ministerio de desarrollo económico e inicia sus labores el 10 de Junio de 1990, mediante la creación de programas de desarrollo industrial y trabajos con entidades nacionales e internacionales; para tal fin la entidad realiza dos grandes procesos que son registro mercantil y logística y eventos. Esta Cámara desde su nacimiento ha contado con sólo cuatro Presidente Ejecutivos, siendo el Dr. John Jaime Jiménez Sepúlveda, el último quien ha asumido este reto desde el año 1995, abanderando el desarrollo económico y competitivo del municipio. La Cámara de Comercio de Dosquebradas ha tenido un desarrollo paulatino, decidido y con resultados. A sus inicios sostuvo su estrategia en el reconocimiento de su base empresarial y capacidades, aportándoles a sus empresarios el fortalecimiento de sus unidades productivas a través de capacitaciones, asistencia técnica y representación en diferentes espacios, en defensa permanente de los intereses de los empresarios. Más adelante complementa su táctica con la interacción con el medio a través del planteamiento de programas y proyectos sectoriales, de impacto social y económico para la región, los cuales ha desarrollado en alianza con la “Corpomixta” Corporación para el desarrollo de las Microempresas, hoy entidad llamada PROPAÍS, la Red de Solidaridad Social, hoy DPS Departamento de Prosperidad Social, Ministerio de Industria, Comercio y Turismo a través de su programa FOMIPYME, El CDE Centro de Desarrollo Empresarial, en alianza con el BID Banco Interamericano de Desarrollo y Confecámaras, Programa CED Desarrollo Empresarial Colombiano con apoyo de USAID- CARANA, SENA a través de sus diferentes convocatorias de ley 344, el FOREC Fondo de Reconstrucción del Eje Cafetero, creado a partir del terremoto del año 1999, en alianza con entidades de cooperación internacional, nacional y local, Ministerio de Agricultura por medio de su programa de Alianzas Productivas, proyectos con los cuales hemos trabajado en Santa Cecilia, Pueblo Rico, Marsella,

RESEÑA HISTÓRICA DE LA CÁMARA DE COMERCIO


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entre otros municipios. Se reconoce que en todos estos procesos se han trabajado articuladamente con la administración departamental, municipal Dosquebradas Pereira y con el AMCO Área Metropolitana Centro Occidente.

Sumado a lo anterior, la Cámara comienza su proceso de internacionalización con la creación de su programa “Cámara Acción Internacional” en el año 2000 abriendo mercados en Aruba, Curazao, países Andinos, Estados Unidos, España, México, entre otros países. En el año 2003 se postula y gana el concurso como mejor programa internacional liderado por la Cámara de Comercio Internacional. Actualmente, es reconocida por ser la Cámara número uno en acompañar a la empresa en apertura del mercado con la consecución de clientes apoyando todo su proceso desde el inicio, realizando estudios, sondeos, inteligencia de mercados, asesorías, entrenamiento de sus equipos de trabajo, participación en ferias internacionales, realización de Misiones y Ruedas de Negocios Internacionales, colocación de productos hasta llegar a su cliente, y para esto cuenta con la Comercializadora Internacional CI Colombia International, empresa creada por la Cámara de Comercio. Es decir, el empresario cuenta con un apoyo integral.

Otro de sus programas que viene siendo reconocido a nivel nacional es “Cámara Acción Tecnológica”, puesto que ha sido la única Cámara que viene realizando desarrollos tecnológicos y de innovación desarrollando prototipos y modelos funcionales de nuevos productos. Se ha tenido varios convenios con COLCIENCIAS, entidad con la cual se ha logrado crear la Asociación de Consultores Empresariales del Eje Cafetero -ACEEC- organización con la que se cuenta con profesionales formados para acompañar a las empresas en la gestión, formulación, presentación y ejecución de proyectos de I+D+I, logrando a la fecha tener más de 200 proyectos identificados, 95 formulados y presentados a las convocatorias del Sistema Nacional de CTI, con 17 proyectos aprobados. Se realizó el Balance Tecnológico del sector Metalmecánico para identificar las brechas, en alianza con la UTP, Alcaldía de Pereira, AMCO y la Gobernación de Risaralda. También organizamos Misiones y ruedas de CTI.

Desde hace aproximadamente seis años viene siendo la entidad facilitadora que ha acompañado al sector metalmecánico en su proceso de trabajo en red sectorial, hoy ha creado el Microcluster de Robótica y Automatización Industrial “MICRA” entidad a través de la cual se reúnen las diferentes empresas de metalmecánica, plásticos, software, y otras. Con los cuales de la mano se ha venido liderando el macro proyecto CINDETEM Centro de Innovación y Desarrollo


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Tecnológico Metalmecánico-Manufacturero recibiendo apoyo de Colciencias en la profundización en los estudios para la creación y puesta en marcha del mismo.

Entre otros de sus proyectos destacados se encuentra EJE MODA, evento que posiciona la confección, diseño y moda de las empresas de la región, este año realizará la XIII versión con el apoyo de más de cincuenta organizaciones entre públicas, privadas y académicas, contará con el primer Reality de Nuevos Creadores, incentivando de esta forma la innovación y capacidades de nuestra gente.

El pequeño comerciante siempre ha sido bienvenido a esta Cámara, los cuales viene reuniéndolos a través de la Asociación de Comerciantes de Dosquebradas –ASOCOMERCIO- Y cada año en el mes de junio se hace un reconocimiento a la labor tan importante que realizan en la congregación de la comunidad, gestión comercial y social de sus comunas. Celebrándoles el Día del Comerciante.

La Cámara ha jugado un papel fundamental en la competitividad del departamento, haciendo parte de la COMISIÓN REGIONAL DE COMPETITIVIDAD, la cual gerencia desde su creación en el año 2007 junto con el Área Metropolitana Centro Occidente. Desde el año pasado se une la Cámara de Comercio de Pereira y actualmente la Gobernación de Risaralda en cabeza de la Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad, entidades con las cuales colegiadamente se hace la gerencia. Además, acompaña como entidad articuladora el objetivo estratégico sectores Económicos del Plan Regional de Competitividad.

Por otro lado, la Cámara hace parte de diferentes juntas directivas contribuyendo al fortalecimiento institucional, entre ellas están: Hospital Santa Mónica, ASOEJE Asociación de Cámaras de Comercio del Eje Cafetero, Consejo Superior de la UTP, CODECTI, Mesa de Emprendimiento, mesa de internacionalización, cooperación internacional, turismo, Consejo Territorial de Planeación, Consejo de Integración Territorial, Mesa de movilidad, Confecámaras, entre otras.

No podemos dejar de reconocerle a las diferentes Juntas Directivas que ha tenido la Cámara, empresarios gestionadores y comprometidos con los que se ha contado con su visión y apoyo para cada vez asumir nuevos retos. Y adicionalmente, al equipo de trabajo por su arduo trabajo, responsabilidad, compromiso y capacidades con quienes hemos logrado las diferentes metas.


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ORGANIGRAMA DE LA CÁMARA DE COMERCIO


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La cámara de comercio de Dosquebradas certificada por el ICONTEC (NTC – ISO 9001:2008), trabaja por el fortalecimiento de una comunidad más competitiva, formando en los empresarios de la región una visión clara de las tendencias económicas, sociales y políticas del mundo y vinculándose estrechamente a las iniciativas de desarrollo orientadas a ofrecer a sus habitantes una mejor calidad de vida.

El Código del Comercio en su artículo 86 establece las siguientes funciones que ejercerán las Cámaras de Comercio: 1. Servir de órgano de los intereses generales del comercio ante el gobierno y los comerciantes mismos. 2. Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos o ramos específicos del comercio interior y exterior y formular recomendaciones a los organismos estatales y semioficiales encargados de la ejecución de los planes respectivos. 3. Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este código. 4. Dar noticia en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en el registro mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones. 5. Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su jurisdicción y certificar sobre la existencia de las recopiladas 6. Designar el árbitro o los árbitros o los amigables componedores cuando los particulares se lo soliciten. 7. Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran los contratantes, en cuyo caso el tribunal se integrará por todos los miembros de la junta. 8. Prestar sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglos entre acreedores y deudores, como amigables componedores.

OBJETO DE LA CÁMARA DE COMERCIO

FUNCIONES DE LA CÁMARA DE C OMERCIO


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9. Organizar exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios o informes relacionados con sus objetivos. 10. Dictar su reglamento interno que deberá ser aprobado por el Superintendente de Industria y Comercio. 11. Rendir en el mes de enero de cada año un informe o memoria al Superintendente de Industria y Comercio acerca de las labores realizadas en el año anterior y su concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, así como el detalle de sus ingresos y egresos. 12. Las demás que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional El Decreto 2042 de 2014 establece en su artículo 4: Funciones de las cámaras de comercio. Las cámaras de comercio ejercerán las funciones señaladas en el artículo 86 del Código de Comercio y en las demás normas legales y reglamentarias y las que se establecen a continuación: 1. Servir de órgano consultivo del Gobierno nacional y, en consecuencia, estudiar los asuntos que este someta a su consideración y rendir los informes que le soliciten sobre la industria, el comercio y demás ramas relacionadas con sus actividades. 2. Adelantar, elaborar y promover investigaciones y estudios jurídicos, financieros, estadísticos y socioeconómicos, sobre temas de interés regional y general, que contribuyan al desarrollo de la comunidad y de la región donde operan. 3. Llevar los registros públicos encomendados a ellas por la ley y certificar sobre los actos y documentos allí inscritos. 4. Recopilar y certificar la costumbre mercantil mediante investigación realizada por cada Cámara de Comercio dentro de su propia jurisdicción. La investigación tendrá por objeto establecer las prácticas o reglas de conducta comercial observadas en forma pública, uniforme, reiterada y general, siempre que no se opongan a normas legales vigentes. 5. Crear centros de arbitraje, conciliación y amigable composición por medio de los cuales se ofrezcan los servicios propios de los métodos alternos de solución de conflictos, de acuerdo con las disposiciones legales. 6. Adelantar acciones y programas dirigidos a dotar a la región de las instalaciones necesarias para la organización y realización de ferias, exposiciones, eventos artísticos, culturales, científicos y académicos, entre otros, que sean de interés para la comunidad empresarial de la jurisdicción de la respectiva Cámara de Comercio. 7. Participar en la creación y operación de centros de eventos, convenciones y recintos feriales de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1558 de 2012 y las demás normas que las sustituyan, modifiquen o adicionen. 8. Promover la formalización, el fortalecimiento y la innovación empresarial, así como desarrollar actividades de capacitación en las áreas comercial e industrial y otras de interés regional, a través de cursos especializados, seminarios, conferencias y publicaciones. 9. Promover el desarrollo regional y empresarial, el mejoramiento de la


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competitividad y participar en programas nacionales de esta índole. 10. Promover la afiliación de los comerciantes inscritos que cumplan los requisitos señalados en la ley, con el fin de estimular la participación empresarial en la gestión de las cámaras de comercio y el acceso a los servicios y programas especiales. 11. Prestar servicios de información empresarial originada exclusivamente en los registros públicos, para lo cual podrán cobrar solo los costos de producción de la misma. 12. Prestar servicios remunerados de información de valor agregado que incorpore datos de otras fuentes. 13. Desempeñar y promover actividades de veeduría cívica en temas de interés general de su correspondiente jurisdicción. 14. Promover programas, y actividades en favor de los sectores productivos de las regiones en que les corresponde actuar, así como la promoción de la cultura, la educación, la recreación y el turismo. 15. Participar en actividades que tiendan al fortalecimiento del sector empresarial, siempre y cuando se pueda demostrar que el proyecto representa un avance tecnológico o suple necesidades o implica el desarrollo para la región. 16. Mantener disponibles programas y servicios especiales para sus afiliados. 17. Disponer de los servicios tecnológicos necesarios para el cumplimiento y debido desarrollo de sus funciones registrales y la prestación eficiente de sus servicios. 18. Publicar la noticia mercantil de que trata el numeral 4 del artículo 86 del Código de Comercio, que podrá hacerse en los boletines u órganos de publicidad de las cámaras de comercio, a través de Internet o por cualquier medio electrónico que lo permita. 19. Realizar aportes y contribuciones a toda clase de programas y proyectos de desarrollo económico, social y cultural en el que la nación o los entes territoriales, así como sus entidades descentralizadas y entidades sin ánimo de lucro tengan interés o hayan comprometido sus recursos. 20. Participar en programas regionales, nacionales e internacionales cuyo fin sea el desarrollo económico, cultural o social en Colombia. 21. Gestionar la consecución de recursos de cooperación internacional para el desarrollo de sus actividades. 22. Prestar los servicios de entidades de certificación previsto en la Ley 527 de 1999, de manera directa o mediante la asociación con otras personas naturales o jurídicas. 23. Administrar individualmente o en su conjunto cualquier otro registro público de personas, bienes, o servicios que se deriven de funciones atribuidas a entidades públicas con el fin de conferir publicidad a actos o documentos, siempre que tales registros se desarrollen en virtud de autorización legal y de vínculos contractuales de tipo habilitante que celebren con dichas entidades.


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La Cámara de Comercio de Dosquebradas es una entidad sin ánimo de lucro que busca representar a los diferentes empresarios y a la comunidad en general en la satisfacción de sus principales necesidades dentro de su jurisdicción y en aquellas que lo requieran. Complementa, desarrolla y promueve las funciones que el Estado nos delegue, además de todas aquellas acciones económicas y sociales que el medio nos exija a favor de los empresarios y de la sociedad en su conjunto. Nos apoyamos en mejores niveles tecnológicos y en el talento humano, y nos exigimos un alto grado ético en todas las actividades que realizamos generen confianza en todos los sectores del país y del mundo con los que interactuamos.

Ser los líderes en el desarrollo social, cultural y económico de nuestra región, satisfaciendo las diferentes necesidades de los empresarios de la misma, apoyando la gestión y construcción de nuevas organizaciones, en forma exitosa, cuya resultante sea la generación de empleo, una vida armónica para sus habitantes y una ciudad con las condiciones, ideales para cohabitar.

Además ser una organización que contribuya con la Dirección Municipal en el logro de las metas sociales, competitivas y con eficiencia avanzada y responsabilidad.

MISIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO

VISIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO


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El enorme valor que tiene la información que nos proporcionan los documentos, y la importancia que ellos tienen para apoyar la eficiencia de la administración, la rendición de cuentas y el estado de derecho, convierte a los documentos como testimonios confiables y precisos de las decisiones y las acciones que se realizan a través de la entidad. En el contexto de las actividades administrativas de las organizaciones los documentos ayudan a: • Proporcionar una memoria corporativa • Formular políticas • Tomar decisiones apropiadas • Alcanzar más eficiencia, productividad y coherencia • Cumplir con los requisitos legales y las regulaciones vigentes • Proteger los intereses de la organización y aquellos de su personal y sus clientes • Reducir los riesgos relacionados con la falta de pruebas de decisiones y acciones • Documentar actividades y logros Una de las prioridades de la cámara de comercio de Dosquebradas se enmarca en el fortalecimiento del manejo de sus archivos, ya que estos representan la memoria organizacional, conservan el conocimiento y propenden por la agilidad en la búsqueda y recolección de la información no solo del cliente interno, sino para uso externo y para la atención y servicio al cliente. Es por esto que la gestión documental es significativa en todas sus etapas, no solo en la preservación y organización, sino en la producción por la importancia que tiene para todas las entidades la racionalización en el uso de los recursos. Es esta entonces la oportunidad para la cámara de comercio de Dosquebradas adoptar en sus principios y política funcional el manejo eficiente y eficaz de la documentación con el propósito de generar una mejor administración y una mayor sincronía entre sus procesos.

LOS DOCUMENTOS EN LA CÁMARA DE COMERCIO


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Los programas de gestión documental, PGD como herramienta o instrumento, nacen en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, ley General de Archivos, allí se señaló, que las entidades, públicas, debían elaborar tal instrumento. La norma registró dos condiciones: primera, contempló el uso de nuevas tecnologías; segunda, que a pesar de aplicar nuevos recursos tecnológicos y soportes para los documentos, se deberían seguir los principios archivísticos, en otras palabras, la aplicación de la tecnología no exime el cumplimiento de las especificaciones archivísticas definidas en la ley, normas técnicas y prácticas generalmente adoptadas en el quehacer de la gestión documental. Lo anterior, se reafirmó en el artículo 10 del Decreto 2609 de 2012, con la obligatoriedad de formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan Anual de Gestión. El PGD debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad.

La gestión documental es definida como el conjunto de prácticas y procedimientos mediante los cuales los documentos de un individuo u organización son administrados. Esta disciplina contempla en su totalidad el flujo documental de la organización en cuestión y su fin primordial se resume en dos objetivos: 1. permitir que la información registrada en archivos y documentos sea accesible eficientemente. 2. que la información permanezca almacenada de forma segura y sea conservada de manera intacta por el período de tiempo que sea necesario. Ahora el programa de gestión documental (PGD) es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental, al interior de la entidad. Estos son producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

OBLIGATORIEDAD DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

QUE ES EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL


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El objetivo primordial de la elaboración de un Programa de Gestión Documental para la CÁMARA DE COMERCIO será el de definir, elaborar, aplicar y un instrumento de archivo que formule y documente a corto mediano y largo plazo el desarrollo ordenado de los procesos archivísticos contemplados en el proceso de gestión documental, abarcando la totalidad de los documentos de archivos en sus diferentes soportes y etapas del ciclo vital, con el objeto de servir como testimonio y apoyo a las actividades de la Entidad.

Organizar, clasificar y custodiar la información y los documentos de ingreso y salida de la entidad.

Racionalizar y controlar la producción documental con el objeto de preservar el medio ambiente.

Implementar los procesos básicos relacionados con la tabla de retención documental.

Regular el manejo de la administración de documentos a fin de brindar confidencialidad, seguridad y accesibilidad de la información.

Ejercer control a la documentación de la entidad mediante trazabilidad realizada desde el ingreso hasta su disposición final.

Recuperar la información de manera ágil y oportuna.

OBJETIVO GENERAL DEL PROGRAMA DE GESTIÓ N DOCUMENTAL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUM ENTAL


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La gestión documental se ha convertido para la cámara de comercio de Dosquebradas en un proceso vital dentro de desarrollo de sus funciones, este calificativo permite para la misma, múltiples ventajas y a su vez innumerables beneficios tales como:

� Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la información � Mayor accesibilidad y sencillez con respecto a la documentación de la

empresa � Mejor uso compartido, recurso para todos

� Ahorro de gasto en copias, duplicados, etc

� Ahorro de tiempo y dinero

� Reducción de espacio de almacenamiento

� Menor necesidad de trasladar los documentos

� Uso racional de los recursos

� Mayor control de la gestión

� Mayor productividad

� Mejora en los procesos

� Mayor seguridad de los documentos

BENEFICIOS DEL PGD PARA LA CÁMARA DE COMERCIO DE DO SQUEBRADAS


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El alcance del programa de gestión documental inicia desde la recepción de los documentos en la cámara de comercio de Dosquebradas, continua con la asignación y trámite por las diferentes dependencias de la entidad a su destinatario, hasta su disposición final y el seguimiento y evaluación de la implementación de las directrices y procesos técnicos del programa.

DE TIPO GEOGRÁFICO

El programa de gestión documental aplica a todos y cada uno de los procesos de la cámara de comercio de Dosquebradas y a todos los ciudadanos del municipio y la sociedad en general que requieran radicar documentos y/o solicitar información en la entidad.

USUARIOS INTERNOS

Funcionarios y Contratistas de la cámara de comercio de Dosquebradas.

USUARIOS EXTERNOS

Investigadores, Entes de Control y Ciudadanía en general.

ALCANCE DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PÚBLICO A QUIEN VA DIRIGIDO EL PROGRAMA DE GESTIÓ N DOCUMENTAL


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1. ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES

Se ha designado como responsable del programa de gestión documental de la cámara de comercio de Dosquebradas el proceso de gestión administrativa de la entidad.

2. EQUIPO INTERDISCIPLINARIO

El equipo interdisciplinario del programa de gestión documental está conformado por la presidencia ejecutiva, el proceso de control interno, el proceso de registro mercantil, gestión administrativa, gestión humana y sistemas.

3. TABLAS RETENCIÓN DOCUMENTAL

En la entidad se dispone de la tabla de retención documental para todos los procesos.

LA PROBLEMÁTICA

A la fecha la entidad tiene la necesidad de administrar los contenidos de la información, con el fin de permitir el fácil acceso a la misma y que esta permanezca almacenada de forma segura y conservada de manera intacta por los periodos de tiempo necesarios.

DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

PREREQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD


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MATRIZ DE DIAGNÓSTICO INICIAL GENERAL

REQUERIMIENTO SI/NO Marco conceptual para la gestión de información física NO Marco conceptual para la gestión de información electrónica NO

Conjunto de estándares para la gestión de información en cualquier soporte NO

Metodología para creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de información NO

Existe cooperación, articulación y coordinación entre las áreas de Planeación, Archivo y Otras oficinas productoras NO

La responsabilidad sobre la gestión documental está asignada en un área específica, exponga en cuál SI – Gestión Administrativa

Cuentan con profesionales en archivística NO

Están identificados los aspectos críticos de la gestión documental en la entidad NO

Se encuentra establecido el Comité de Archivo de la Entidad SI

Se tienen identificados en el mapa de riesgos los temas inherentes a la gestión documental NO

Están elaboradas y aprobadas las tablas de retención documental (TDR) SI

Están elaboradas y aprobadas las tablas de valoración documental (TVD) SI

Los documentos tienen valor para dar soporte y continuidad de las funciones de la entidad SI

El PGD se articula con la misión de la entidad NO El PGD se articula con los objetivos de la entidad NO El PGD se articula con las metas estratégicas de la entidad NO

Los procedimientos de la gestión documental están estructurados respetando los principios y procedimientos de la Ley de Transparencia y acceso a la información

NO

Los procedimientos de la gestión documental están estructurados respetando los lineamientos y principios de la Ley de datos personales

NO

Se tienen identificada la historia de la entidad SI La Misión institucional se encuentra actualizada NO La visión institucional se encuentra actualizada NO


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Existe política de calidad SI

La gestión documental está definida como un proceso transversal en el Sistema de Gestión de Calidad NO

El área responsable de la gestión documental figura dentro de la estructura orgánica SI

Se tiene previsto a que público debe estar dirigido el PGD - En caso afirmativo regístrelos

SI – Público en general, funcionarios de la entidad

Se tiene conocimiento sobre a qué tipo de información debe ser aplicado el PGD - En caso afirmativo regístrelos SI -

El PGD puede ser alineado con el Plan estratégico Institucional – Explique. SI -

El proceso de gestión documental cuenta con recursos presupuestales para garantizar su adecuado funcionamiento - En caso afirmativo indique el valor y las vigencias

SI – El valor del presupuesto es de $

13.700.000 y la vigencia es hasta Diciembre 31 de

2015

En relación con requerimientos tecnológicos, la entidad cuenta con un aplicativo de gestión documental - En caso afirmativo indique cual es y que módulos tiene

SI -

PLANEACIÓN

La entidad ha formulado disposiciones internas tales como resoluciones, circulares y procedimientos que buscan la gestión documental - En caso afirmativo regístrelos

NO

La entidad cuenta con los instrumentos archivísticos definidos en el Decreto 2609 de 2012 - En caso afirmativo regístrelos NO

Existen series documentales de preservación a largo plazo - En caso afirmativo regístrelo SI

Se cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) - En caso afirmativo indicar el nombre

NO

Se utiliza la firma electrónica - En caso afirmativo indique cuales son los criterios de uso SI – para tramites RUE

Se tienen definidos los metadatos para los documentos electrónicos NO

PRODUCCIÓN

Existe procedimiento para la producción documental NO

Existen modelos para la para la elaboración de documentos internos y externos ALGUNOS

Se tiene definido el número de copias que se generan cuando se generan documentos internos y externos NO


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Existe un área responsable de la recepción, distribución y conformación de los consecutivos oficiales de correspondencia SI

GESTIÓN Y TRÁMITE

Existe procedimiento para la gestión y trámite NO Se utilizan planillas de control para la entrega de documentos SI

Existen horarios definidos para la distribución de la correspondencia interna y externa NO

Existen mecanismos que garanticen el acceso a los documentos tanto en los archivos de gestión, como en el archivo central SI

Se garantiza el control y seguimiento a los trámites internos y externos y los tiempos de respuesta - En caso afirmativo de qué forma

NO

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Existe procedimiento para la organización documental NO Se lleva a cabo clasificación documental - En caso afirmativo explique NO

Se lleva a cabo ordenación documental - En caso afirmativo explique NO

Se lleva a cabo descripción documental - En caso afirmativo explique NO

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Existe procedimiento para las transferencias documentales NO Se elabora un cronograma anual de transferencias documentales primarias NO

Se llevan a cabo transferencias documentales secundarias - En caso afirmativo explique NO

Las áreas realizan la preparación física de las series y subseries documentales a transferir NO

El área responsable de validar la transferencia realiza control de calidad - En caso afirmativo, si se encuentran errores, que procedimiento se lleva a cabo

NO

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Existe procedimiento para la disposición de los documentos NO

Hay documentos de conservación total - En caso afirmativo explique qué criterios se tienen en cuenta SI – Exigencias de la Ley

Realizan selección documental - En caso afirmativo explique las técnicas de muestreo NO

Se usan medios alternativos para garantizar la conservación en un formato diferente - En caso afirmativo explique SI – Digitalización

Se llevan a cabo eliminaciones documentales - En caso afirmativo explique cómo se lleva a cabo el proceso NO


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PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Existe procedimiento para la preservación documental a largo plazo NO

Se cuenta con un sistema integrado de conservación tanto de documentos físicos como de documentos electrónicos - En caso afirmativo explique

NO

Se garantiza la seguridad y conservación de la información electrónica generada por la Entidad - En caso afirmativo explique

SI – cada departamento realiza copias de seguridad

en la nube Se realiza migración de información - En caso afirmativo explique NO

VALORACIÓN DOCUMENTAL Existe procedimiento para la valoración documental NO Cuándo se integra una nueva serie o Subserie documental a las tablas de retención documental, realizan valoración primaria y secundaria

NO

Existe un equipo interdisciplinario para llevar a cabo la valoración primaria y secundaria de nuevas series y subseries documentales que se integran a las tablas de retención documental - En caso afirmativo que profesionales llevan a cabo este proceso

NO


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MATRIZ DOFA

MATRIZ DOFA

Factores Internos

LISTA DE FORTALEZAS

• La responsabilidad sobre la gestión documental está asignada en un área específica

• Se encuentra establecido el Comité de Archivo de la Entidad

• Están elaboradas y aprobadas las tablas de retención documental (TDR)

• Están elaboradas y aprobadas las tablas de valoración documental (TVD)

• Los documentos tienen valor para dar soporte y continuidad de las funciones de la entidad

• Se tienen identificada la historia de la entidad

• Existe política de calidad • El área responsable de

la gestión documental figura dentro de la estructura orgánica

• Se tiene previsto a que público debe estar dirigido el PGD

• Se tiene conocimiento sobre a qué tipo de información debe ser aplicado el PGD

• El PGD puede ser alineado con el Plan estratégico Institucional

• El proceso de gestión documental cuenta con recursos presupuestales para garantizar su

LISTA DE DEBILIDADES

• Marco conceptual para la gestión de información física

• Marco conceptual para la gestión de información electrónica

• Conjunto de estándares para la gestión de información en cualquier soporte

• Metodología para creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de información

• Se cuenta con profesionales en archivística

• Están identificados los aspectos críticos de la gestión documental en la entidad

• Se tienen identificados en el mapa de riesgos los temas inherentes a la gestión documental

• El PGD se articula con la misión de la entidad

• El PGD se articula con los objetivos de la entidad

• Los procedimientos de la gestión documental están estructurados respetando los principios y procedimientos de la Ley de Transparencia y acceso a la información

• Los procedimientos de la gestión documental


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adecuado funcionamiento

• En relación con requerimientos tecnológicos, la entidad cuenta con un aplicativo de gestión documental

• Existen series documentales de preservación a largo plazo

• Se utiliza la firma electrónica

• Existen modelos para la para la elaboración de documentos internos y externos

• Existe un área responsable de la recepción, distribución y conformación de los consecutivos oficiales de correspondencia

• Se utilizan planillas de control para la entrega de documentos

• Existen horarios definidos para la distribución de la correspondencia interna y externa

• Existen mecanismos que garanticen el acceso a los documentos tanto en los archivos de gestión, como en el archivo central

• Hay documentos de conservación total

• Se llevan a cabo eliminaciones documentales

• Se garantiza la seguridad y conservación de la información electrónica generada por la Entidad

están estructurados respetando los lineamientos y principios de la Ley de datos personales

• La Misión institucional se encuentra actualizada

• La visión institucional se encuentra actualizada

• La gestión documental está definida como un proceso transversal en el Sistema de Gestión de Calidad

• La entidad ha formulado disposiciones internas tales como resoluciones, circulares y procedimientos que buscan la gestión documental

• La entidad cuenta con los instrumentos archivísticos definidos en el Decreto 2609 de 2012

• Se cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)

• Se tienen definidos los metadatos para los documentos electrónicos

• Existe procedimiento para la producción documental

• Se tiene definido el número de copias que se generan cuando se generan documentos internos y externos

• Existe procedimiento para la gestión y trámite

• Se garantiza el control y seguimiento a los trámites internos y externos y los tiempos de respuesta

• Existe procedimiento para la organización documental


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• Se lleva a cabo clasificación documental

• Se lleva a cabo ordenación documental

• Se lleva a cabo descripción documental

• Existe procedimiento para las transferencias documentales

• Se elabora un cronograma anual de transferencias documentales primarias

• Se llevan a cabo transferencias documentales secundarias

• Las áreas realizan la preparación física de las series y subseries documentales a transferir

• El área responsable de validar la transferencia realiza control de calidad

• Existe procedimiento para la disposición de los documentos

• Realizan selección documental

• Existe procedimiento para la preservación documental a largo plazo

• Se cuenta con un sistema integrado de conservación tanto de documentos físicos como de documentos electrónicos

• Se realiza migración de información

• Existe procedimiento para la valoración documental

• Cuándo se integra una nueva serie o Subserie documental a las tablas de retención documental, realizan valoración primaria y secundaria

• Existe un equipo


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Factores Externos

interdisciplinario para llevar a cabo la valoración primaria y secundaria de nuevas series y subseries documentales que se integran a las tablas de retención documental - En caso afirmativo que profesionales llevan a cabo este proceso

LISTA DE OPORTUNIDADES

• Capacitaciones constantes sobre PGD y archivo por parte de Confecamaras.

• Empresas que desarrollan software de gestión documental.

• Personal especializado en archivística.

FO (MAXIMIZAR – MAXIMIZAR)

• Implementar programas de capacitación y actualización en archivística de manera permanente

• Ampliar el objeto contractual suscrito entre la cámara de comercio de Dosquebradas y la empresa Cero K.

• Designar un responsable especializado en archivística para el manejo del archivo.

DO (MINIMIZAR – MAXIMIZAR)

• Realizar convenios con instituciones educativas para realizar

• Desarrollar nuevas funciones operativas en el programa SAIA.

• Crear una ventanilla única para el manejo de la documentación interna y externa.

LISTA DE AMENAZAS

• Ley 594 de 200 Ley General de Archivos.

• Ataques informáticos

FA (MAXIMIZAR – MINIMIZAR )

• Incentivar la participación activa de los funcionarios en el comité de archivo

• Fortalecer los sistemas de protección de la información electrónica.

DA (MINIMIZAR – MINIMIZAR)

• Contratar personal especialista en el manejo de archivo

• Adquirir un programa que garantice la inalterabilidad y autenticidad de los documentos


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• Riesgos de origen físico

• Comprometer todos los procesos de la entidad con el fin de organizar el archivo inactivo e implementar la transferencia.

electrónicos.

• Transferir el archivo inactivo a la empresa contratada a fin de custodiar el mismo.

REQUISITOS NORMATIVOS

Ley 594. Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. •

Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas.

• Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000.

• Acuerdo AGN 060 de 2001 Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas.

• Acuerdo AGN 039 de 2002 por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental.

• Acuerdo AGN 042 de 2002 por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas. “Artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados

REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD


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medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.”

REQUISITOS ECONÓMICOS

En el aspecto económico la cámara de comercio de Dosquebradas a través de su plan estratégico, asignara un presupuesto anual para el desarrollo y ejecución del programa de gestión documental (PGD).

REQUISITOS ADMINISTRATIVOS

La cámara de comercio de Dosquebradas ha designado en la gestión administrativa, financiera, humana y legal la integración del comité interno de archivo las cuales serán los responsables de la gestión documental y ejercerán las funciones y procesos técnicos de acuerdo a lo estipulado en el decreto 2609 de 2012 del archivo general de la nación en su artículo 4 “coordinación de gestión documental” y el decreto 2578 de 2012 del archivo general en sus artículos 14 y 15 “conformación del comité de archivo”.

REQUISITOS TECNOLÓGICOS

En el plano tecnológico la cámara de comercio de Dosquebradas requiere realizar un diagnóstico integral de los Sistemas de Información que soportan el desarrollo de las funciones de la entidad y el control y la disposición de sus documentos y la información.


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PRODUCCIÓN

La producción se entiende como la generación de documento. Para la cámara de comercio de Dosquebradas en esta etapa se contempla el origen, la creación, la normalización y el control de los documentos generados en los procesos y actividades. Para ello se tiene en cuenta los formatos adoptados y adaptados para tal fin, los medios y técnicas de producción, los instructivos para el diligenciamiento de formularios, las directrices relacionadas con el número de copias, el control de la producción de nuevos documentos y los procedimientos para el control de documentos del sistema de gestión de calidad de la entidad. Manual de documentación .

PRODUCCIÓN

RECEPCIÓN Y TRAMITE

DISTRIBUCIÓNCLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN

FINAL

LINEAMINETOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTA L


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RECEPCIÓN Y TRÁMITE

Es el conjunto de operaciones de verificación y control que la entidad realiza para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Procedimiento tramite de correspondencia.

Se verificar que los documentos estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes asignando un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

DISTRIBUCIÓN

La distribución de documentos hace referencia a las actividades tendientes a garantizar el transito efectivo de los documentos y las comunicaciones internas y externas a través de los diferentes flujos y canales de comunicación oficiales, garantizando que lleguen a su destinatario para el cumplimiento de su función administrativa. Entrega documentos internos y externos recibidos.


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DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

♣ Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

♣ Clasificación de las comunicaciones.

♣ Organización de documentos en buzones o casilleros.

♣ Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

♣ Reasignación de documentos mal direccionados.

♣ Registro de control de entrega de documentos recibidos.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS

♣ Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

♣ Control del cumplimiento de requisitos del documento.

♣ Métodos de empaque y embalaje.

♣ Peso y porteo de documentos.

♣ Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

♣ Control y firma de guías y planillas de entrega.

♣ Control de devoluciones.

♣ Organización mensajería externa.

♣ Registro de control de envío de documentos.


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CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

La organización de documentos es el conjunto de procesos archivísticos mediante el cual se establece la clasificación, descripción y ordenación de los documentos generados de las actividades de la entidad, de acuerdo con la metodología y demás disposiciones técnicas emitidas y avaladas por el Archivo General de la Nación.

En tal sentido la cámara de comercio de Dosquebradas ha establecido la tabla de retención documental (TRD) , con el propósito de clasificar, ordenar, describir, entregar y disponer de una forma más integral, rápida y eficiente los archivos de la entidad.

CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL

En el proceso de conservación se debe garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: Prevención y atención de desastres, inspección y mantenimiento de instalaciones, monitoreo y control de condiciones ambientales, limpieza de áreas y documentos, control de plagas, apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia, almacenamiento, realmacenamiento y empaste/encuadernación, (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento), aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

Para el caso de la disposición final de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación estará sujeta a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.


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PROGRAMAS DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS

El programa de normalización de formas y formularios se realizará mediante desarrollos específicos en el sistema de información documental, con el apoyo del comité interno de archivo e interdisciplinario de la entidad, con el fin de diligenciar y gestionar documentos sin necesidad de ser impresos y digitalizados.

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN Y PUESTA EN

MARCHA

MEJORA

SEGUIMIENTO

PUBLICACIÓN

PROGRAMAS ESPECÍFICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PROGRAMA DE G ESTIÓN DOCUMENTAL


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PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

El responsable de la administración del Programa de Gestión Documental deberá articular los programas de capacitación y entrenamiento en materia de gestión documental alineado al Plan Institucional de capacitación o Espacios de Formación, el cual debe contemplar la realización de mínimo 1 sesión de capacitación o formación en cada semestre.

RESPONSABILIDADES:

Dirección General: garantizar la disposición de los recursos necesarios, de forma oportuna para la implementación, seguimiento y evaluación del programa de gestión documental de la cámara de comercio de Dosquebradas.

Grupo apoyo administrativo: definir, divulgar, y dar cumplimiento a los lineamientos establecidos para la implementación, seguimiento y evaluación del programa de gestión documental de la cámara de comercio de Dosquebradas.

Funcionarios y Contratistas cámara de comercio de Dosquebradas: Conocer, implementar y acogerlas directrices y actividades establecidas en el programa de gestión documental de la entidad.

ASIGNACIÓN DE RECURSOS:

La asignación de recursos estará sujeta al presupuesto de la cámara de comercio de Dosquebradas, para la implementación, seguimiento y evaluación del programa de gestión documental.

RESPONSABILIDADES Y RECURSOS


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Cuadro de Clasificación Documental – CCD: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental.

Plan Institucional de Archivos: Instrumento archivístico que permite generar cambios planificados, articulando y dando un ordenamiento lógico a los planes y proyectos que en materia archivística formule la Entidad.

Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

GLOSARIO


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Reglamento de Archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

Tablas de Retención Documental – TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tablas de Valoración Documental – TVD: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

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