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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2020 – 2024

2

I. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2020 - 2024

MINISTERIO DEL INTERIOR

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GRUPO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Revisó: Subcomité Institucional Administrativo y Financiero

Aprobó: Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Fecha de aprobación: XX/XX/XXXX

Fecha de vigencia: XX/XX/XXXX

3

COLOMBIA

BOGOTA – SEPTIEMBRE DE 2020

Tabla de contenido

1. ASPECTOS GENERALES. ................................................................................................. 5

1.1. Introducción. ........................................................................................................................... 5

1.2. Objetivos. ................................................................................................................................ 5

1.3. Alcance. .................................................................................................................................. 6

1.3.1. Roles y responsabilidades. .................................................................................................. 6

1.3.2. Tipo de información. ............................................................................................................. 6

1.3.3. Requisitos y estándares aplicables al Programa de Gestión Documental .................. 7

1.3.4. Metas....................................................................................................................................... 7

1.4. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO ............................................................................... 9

1.5. RELACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON LA POLÍTICA

INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................ 9

1.6. MODELO FUNCIONAL DE GESTION DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DEL

INTERIOR ............................................................................................................................................ 10

1.6.1. Grupo de Correspondencia y Ventanilla de Trámites y Servicios ............................... 10

1.6.2. Archivo de Gestión .............................................................................................................. 11

1.6.3. Archivo Central. ................................................................................................................... 12

1.6.4. Archivo Histórico ................................................................................................................. 12

1.7 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD .......................................... 13

1.7.1 Requerimientos Normativos .............................................................................................. 13

1.7.2 Requerimientos Económicos ............................................................................................. 13

1.7.3 Requerimientos Administrativos. ...................................................................................... 15

4

1.7.4 Requerimientos Tecnológicos. .......................................................................................... 16

1.7.5 Gestión del cambio ............................................................................................................. 21

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL .............. 22

2.1. Proceso de Planeación ...................................................................................................... 24

2.2. Proceso de Producción ...................................................................................................... 26

2.3. Proceso de Gestión y Trámite. .......................................................................................... 27

2.4. Proceso de Organización. .................................................................................................. 29

2.5. Transferencia. ...................................................................................................................... 30

2.6. Proceso de Disposición de Documentos. ........................................................................ 31

2.7. Procesos de Preservación a Largo Plazo. ...................................................................... 32

2.8. Proceso de Valoración. ...................................................................................................... 33

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD .................................................................... 34

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS .......................................................................................... 35

4.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos .............................. 36

4.2. Programa de documentos vitales o esenciales .............................................................. 37

4.3. Programa de gestión de documentos electrónicos ........................................................ 37

4.4. Programa de reprografía .................................................................................................... 38

4.5. Programa de documentos especiales .............................................................................. 38

4.6. Plan institucional de capacitación ..................................................................................... 38

4.7. Programa de auditoría y control ........................................................................................ 39

5. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

39

6. ANEXOS ............................................................................................................................... 42

7. GLOSARIO ........................................................................................................................... 43

5

II. CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES.

1.1. Introducción.

La actualización del Programa de Gestión Documental para el Ministerio del Interior, se origina

en la necesidad de articular y mantener una adecuada gestión de documentos acorde con las

políticas normativas y administrativas de gobierno, y con la finalidad y compromiso de

salvaguardar los documentos que reflejan sus actuaciones como principio fundamental en su

estrategia y transparencia institucional.

Para el Ministerio del Interior, el Programa de Gestión Documental es un documento táctico

que articula el Plan Estratégico Institucional, mediante lineamientos orientados a fortalecer los

aspectos relacionados con atención al ciudadano, la disponibilidad de la información y la

transparencia, contribuyendo con el fortalecimiento institucional, apuntando a su componente

estratégico desde la política de operación en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión

MIPG.

Este documento reúne directrices, acciones y actividades que permiten contar con una

gestión de documentos organizados en el Ministerio del Interior, donde se articulan cada una

de sus fases de archivo (gestión, central e histórico) con los ocho procesos que lo constituyen,

y apoyados los lineamientos estipulados en manuales, procesos, procedimientos, instructivos

y formatos contenidos dentro del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI,

permitiendo la normalización y estandarización durante el ciclo de vida de los documentos.

1.2. Objetivos.

Disponer del Programa de Gestión Documental, instrumento archivístico que permite la

planeación ordenada de las actividades para la gestión de los documentos que se producen

o reciben, así como su tratamiento y su disposición final durante el ciclo vital de los

documentos al interior del Ministerio, garantizando el cumplimiento de la Política de Gestión

documental y los componentes Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG de

conformidad con el Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI.

6

1.3. Alcance.

El Programa de Gestión Documental se empleará en cada una de las fases de archivo durante

su ciclo de vida y permite orientar el que hacer institucional frente a la producción, gestión y

trámite, organización, transferencias, disposición, preservación, valoración planeación de los

documentos y archivos. Aplica a todos los funcionarios, de planta, contratistas o terceros,

mediante acciones orientadas al cumplimiento del Plan Estratégico Institucional, el Plan

Institucional de Archivos – PINAR y el Plan de Acción, realizando seguimiento y control a

través de la Ruta de implementación SCORECARD –RSC.

En este entendido se tiene se definen responsabilidades y roles hasta acciones a proyectar

para el cumplimiento de este programa

1.3.1. Roles y responsabilidades.

Para la construcción del Programa de Gestión Documental

Roles/responsabilidades UNIDAD ADMINISTRATIVA

Responsable Grupo de Conservación Documental

Aprobador Comité de Gestión y Desempeño

Áreas consultadas

Oficina Asesora de Planeación

Oficina de Información Pública del Interior

Subdirección Administrativa y Financiera

Informados


Secretaría General

Uso Servidores Públicos y Contratistas

1.3.2. Tipo de información.1

a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos): En los archivos de gestión, central y

servidores, clasificados mediante las Tablas de Retención Documental.

b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos): En los archivos de gestión, central y

servidores. (solicitar información del nombre de servidor donde se conservan los documento

c) Sistemas de Información Corporativos: la información se encuentra registrada en el cuadro

del Ítem 1.7.4 “Requerimientos tecnológicos” cuenta con un inventario de sistemas de

información y servicios WEB integrados por 22 aplicaciones estratégicas, misionales y de

apoyo.

1 Decreto 1080 de 2015 articulo 2.8.2.5.2. Tipos de información

Fuente elaboración propia Tabla 1. Responsabilidades

7

d) Sistemas de Administración de Documentos: a la fecha la entidad no cuenta con Sistemas

de Administración de Documentos, en las metas propuestas a mediano y largo plazo se

contempla su adquisición.

e) Sistemas de Mensajería Electrónica: a la fecha la entidad no cuenta con Sistemas de

Mensajería Electrónica.

f) Portales, Intranet y Extranet.

g) Sistemas de Bases de Datos.

h) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio

(análogo o digital).

i) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).

j) Uso de tecnologías en la nube.

1.3.3. Requisitos y estándares aplicables al Programa de Gestión Documental

ESTANDARES DE BUENAS PRÁCTICAS

NORMATIVA EPÍGRAFE TEMAS

Norma ISO 30300 Gestión Documental Certificar la gestión de documentos

NTC-ISO 15489-1 / 2001 - ICONTEC

Norma Técnica Colombiana Información y documentación - Gestión de documentos parte 1

Contempla los requisitos para el diseño de sistemas de gestión documental.

NTC-ISO 27001 y NTC- ISO 27002

Seguridad y manejo de la información almacenada en sistemas informáticos.

Seguridad y manejo de la información

NTC-ISO 4436 / 1998 - ICONTEC

Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad

Características para la adquisición de insumos de archivo.

1.3.4. Metas

Corto plazo – 2020:

• Elaborar Documento que incluya la estructura orgánica funcional e Historia Institucional

con fines archivísticos como insumo para la construcción de las Tablas de Valoración

Documental - TVD.

• Levantamiento de inventarios en estado natural del fondo acumulado como insumo para

la construcción de las TVD.

• Formular el Sistema Integrado de conservación y aprobar el Plan de Conservación de

Documentos.

• Formalización y publicación de la Política en Materia de Gestión Documental.

• Actualización, aprobación, publicación del Programa de Gestión Documental.

• Realizar transferencias primarias correspondientes al año vigente.

Fuente elaboración propia Tabla 2. Estándares de Buenas Prácticas

8

• Presentar para convalidación al Archivo General de la Nación las actualizaciones de las

Tablas Retención Documental.

• Presentar la primera versión del documento de Disposición Final de Documentos para ser

aprobado y publicado en el Sistema Integrado de Gestión Institucional.

• Realizar seguimiento y control a los archivos de gestión de las dependencias del Ministerio

de Interior.

• Realizar informes seguimiento y control de la gestión documental y administración de

archivos de las vigencias.

• Realizar el proceso de sensibilización y capacitación a funcionarios en temas de Gestión

Documental.

• Identificar series documentales relacionadas con Derechos Humanos o Derecho

Internacional Humanitario no Susceptibles de Eliminación.

• Formulación del Banco Terminológico.

Mediano plazo – 2021 a 2022:

• Implementación de Tablas de Retención Documental convalidadas.

• Elaboración Programas Específicos del PGD: De normalización de formas y formularios

electrónicos - De documentos vitales o esenciales - De gestión de documentos

electrónicos - De archivos descentralizados - De reprografía - De documentos especiales

- Plan institucional de capacitación en materia de gestión documental y de auditoría y

control.

• Elaboración del Programa de descripción documental.

• Elaboración del Plan de Preservación digital a largo plazo.

• Elaboración Tablas de Control de Acceso

• Elaboración del Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

• Adquisición del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos - SGDE2

• Elaboración, actualización y socialización de los procedimientos, instructivos, formatos

que estructuran el proceso de gestión documental en el Sistema Integrado de Gestión

Institucional - SIGI.

• Elaboración y presentación para convalidación ante el AGN de las Tablas de Valoración

Documental – TVD.

• Elaboración de Inventarios Documentales relacionadas con Derechos Humanos o

Derecho Internacional Humanitario no Susceptibles de Eliminación.

• Mantener el proceso de sensibilización y capacitación a funcionarios sobre Gestión

Documental.

• Realizar seguimiento y control de los inventarios documentales y procesos de

organización de los Archivos de Gestión del Ministerio del Interior.

• Realizar seguimiento y control a los archivos de gestión de las dependencias del

Ministerio de Interior.



2 Decreto 1080 de Artículo 2.8.2.6.4. Criterios para la Selección de Sistemas de Gestión de Documentos

9

Largo plazo – 2023 a 2026:

• Aplicación de Tablas de Valoración Documental – 2023.

• Organización de Archivos del Fondo Acumulado – 2023.

• Implementación del SGDEA – 2023.

• Hacer seguimiento y control a los archivos de gestión de las dependencias del Ministerio

de Interior.



• Mantener el proceso de sensibilización y capacitación a funcionarios en temas de Gestión

Documental y fortalecer competencias de grupo de conservación documental.

Será la Subdirección Administrativa y Financiera quien ejercerá la dirección del PGD con el

acompañamiento de la Instancia Asesora – Subcomité Institucional Administrativo y

Financiero, su gestión, seguimiento, control, evaluación y mejora continua será ejercida a

través del Grupo de Conservación Documental.

1.4. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO

El programa de gestión documental internamente está dirigido a todos los funcionarios y

contratistas que se encuentran al servicio del Ministerio del Interior.

Externamente está dirigido a sus entidades adscritas y vinculadas, ciudadanía, grupos

minoritarios y grupos de interés.

Estratégicamente está dirigido al Comité de Gestión y Desempeño como la instancia

encargada de orientar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Ministerio a través del

Subcomité Institucional Administrativo y Financiero, como la instancia encargada de coordinar

la formulación y seguimiento de políticas sobre procesos administrativos, financieros,

archivísticos y de correspondencia, con el objetivo de evaluar, aprobar, y hacer seguimiento

a las estrategias y metas que se establecen en el Programa de Gestión Documental.

Como apoyo a las estrategias de gobierno está dirigido a, Transparencia por Colombia,

Archivo General de la Nación Jorge Enrique Palacios Preciado – AGN, Ministerio de

Tecnologías de la Información - Mintic, Entidades de Control, Departamento Administrativo de

la Función Pública – DAFP y Centro Nacional de Memoria Histórica.

1.5. RELACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON LA POLÍTICA

INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Ministerio del Interior aprueba y declara la Política de Gestión Documental durante el mes

de Julio de 2020 en los siguientes términos:

“La Política de Gestión Documental respaldará el cumplimiento de la misión institucional, para

lo cual el Ministerio fortalecerá el proceso de gestión documental y propenderá por la

protección planificada del patrimonio documental de la entidad en soporte físico y electrónico,

además mantendrá actualizados e implementados los instrumentos de gestión documental,

con base en el modelo integrado de planeación y gestión MIPG, alineada con el sistema

integrado de gestión SIGI; con el fin de generar actuaciones administrativas transparentes que

10

promuevan el respaldo de los derechos de los colombianos, la democracia, la participación

ciudadana y el acceso a la información pública”.

Esta política se compromete a aplicar los lineamientos de la gestión documental

establecidos por el ente rector Archivo General de la Nación, con el fin de garantizar

la conservación de la memoria institucional. De tal manera que se elaborarán,

actualizarán, implementarán y se hará seguimiento a los instrumentos de la gestión

documental.

1.6. MODELO FUNCIONAL DE GESTION DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DEL

INTERIOR

El Modelo funcional de gestión documental del Ministerio se encuentra soportado por el Grupo

de Conservación Documental y Grupo de Correspondencia.

Para su conceptualización es necesario ver la interrelación que tienen las áreas claves donde

se gestionan y custodian de forma temporal o definitiva los documentos con los procesos de

gestión documental y principios archivísticos:

1.6.1. Grupo de Correspondencia y Ventanilla de Trámites y Servicios

En el artículo 3 del Acuerdo del AGN 060 de 2001 se determina que la entidad deberá

establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia, por tanto el Ministerio del

Interior mediante Resolución 1560 noviembre 8 de 2015, creó el Grupo de Gestión de

Correspondencia el cual gestiona de manera centralizada y normalizada, encargado de

“Coordinar, planificar, organizar y controlar la prestación de los servicios de recepción,

distribución y remisión de correspondencia interna y externa, y mantener los registros

debidamente organizados” con apoyo de la herramienta tecnológica Sistema de Información

y Gestión para la Gobernabilidad Democrática – SIGOB, se realiza la recepción de

documentos a través de la Ventanilla Única de Radicación.

Fuente elaboración propia Figura 1. Modelo de Gestión Documental

11

Fuente elaboración propia Tabla 3. Procesos asociados a la Unidad de correspondencia

Atención al Ciudadano es un servicio del Ministerio del Interior establecido en la ley 489 de

1998 art. 17 y 18, Ley 962 de 2005 art. 39 y 49, Decreto Ley 019 de 2012, que tiene por

objetivo disponer de un punto único identificado como ventanilla donde encuentra los trámites

y servicios que prestan algunas dependencias misionales y de apoyo. Los canales de

atención son:

Telefónico:

✓ PBX (57) 2427400

✓ Línea gratuita a nivel nacional 018000910403

Presencial

✓ Servicio al Ciudadano: Calle 12B Nº 8 – 46 Bogotá D.C.

Extensión de contacto telefónico: 3110 – 3111

✓ Recibo de correspondencia: Calles 12B Nº 8 -42 Bogotá D.C.

Extensión de contacto telefónico: 3103 - 3106

Virtual:

✓ PQRSD: peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o denuncias

✓ SIGOB: Sistema de información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática.

*Gestor Documental

Consulte SIGOB para radicar o hacer seguimiento al estado de gestión del PQRSD.

Los Procesos relacionados son:

Producción Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

Gestión y trámite

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

1.6.2. Archivo de Gestión

“Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta

administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se

realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”. Ley 594 de 2000 art. 23.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

Planeación Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.

Valoración

Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final. (Eliminación o conservación temporal o definitiva).

Producción Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

12

Gestión y trámite


Organización Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

Preservación a largo plazo

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Transferencia Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

1.6.3. Archivo Central.

“En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la

entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son

objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000 art. 23.


Gestión y trámite


Organización Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

Disposición de documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.



Transferencia Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

1.6.4. Archivo Histórico

“Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de

conservación permanente”. Ley 594 de 2000 art. 23.


Tabla 4. Procesos asociados con archivos de gestión

Fuente: elaboración propia Tabla 5. Procesos asociados con archivo central

Fuente: elaboración propia

13

Tabla 6. Procesos asociados con archivo histórico



1.7 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

Para el desarrollo del Programa de Gestión Documental es necesario entender y

desarrollar los requerimientos propuestos, lo que permitirá su adecuada implementación,

seguimiento, sostenibilidad y mejora continua.

1.7.1 Requerimientos Normativos

Es el Archivo General de la Nación el ente rector de la política archivista y quien lidera el

marco normativo conceptual y técnico en lo referente a la gestión de documentos y

específicamente lo relacionado al Programa de Gestión Documental.

La actualización del PGD tiene como base normativa, la Ley 594 de 2000 (General de

Archivos) en su artículo 21, Decreto 1080 de 2015 (Único Reglamentario del Sector Cultura)

en su artículo 2.8.2.5.10 y la Ley 1712 (Transparencia y del Derecho de Acceso a la

Información Pública Nacional) en su artículo 15.

El Ministerio del Interior cuenta con el normograma publicado en la página WEB en el

componente de transparencia accediendo al módulo de Ley de Transparencia y Acceso a

la Información donde encontrará el sección de Normatividad allí tendrá acceso al

normograma, que se encuentra estructurado para su uso, mediante los siguientes campos de

búsqueda:

− Fecha de Entrada en Vigencia.

− Buscar por número de norma o palabra relacionada.

− Dependencia: despliega las dependencias que puede seleccionar

Para acceder a la normas de carácter archivístico se requiere seleccionar la “Subdirección

Administrativa y Financiera.

Mediante el anexo 5. Se presente el marco normativo como base el desarrollo del Programa

de Gestión Documental.

1.7.2 Requerimientos Económicos

El Ministerio del Interior mediante el Plan de Adquisiciones, formula el presupuesto para las

actividades de funcionamiento, actualmente para la construcción, ejecución, puesta en

marcha y sostenibilidad de la Gestión Documental se registran rubros presupuestales de

forma parcial para los servicios postales y de mensajería relacionados con el manejo de la

correspondencia (comunicaciones oficiales).

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2020

Iniciativa Plan de Acción Rubro

presupuestal

Vigencia 2020

Código UNSPSC

Descripción

Valor estimado en la vigencia

actual

Fuente: elaboración propia

14

Ejecutar las iniciativas o actividades de la Subdirección Administrativa y Financiera relacionadas con los planes, programas, sistemas, procesos que se adelanten en el marco del Modelo Integral de Planeación y Gestión - MIPG y las funciones que por competencia son asignadas a la SAF

A-02-02-02-006-008 Servicios postales y

de mensajería

$9.476.701 78102203

Contratar los servicios de admisión, curso y entrega de mensajería y transporte de carga que requiera el Ministerio dentro del segmento 1 del acuerdo marco CCE-441-1-AMP-2016, a nivel urbano, departamental, nacional y difícil acceso, de forma adecuada y oportuna

$9.476.701,00

Ejecutar las iniciativas o actividades de la Subdirección Administrativa y Financiera relacionadas con los planes, programas, sistemas, procesos que se adelanten en el marco del Modelo Integral de Planeación y Gestión - MIPG y las funciones que por competencia son asignadas a la SAF

A-02-02-02-006-008 Servicios postales y

de mensajería

$31.567.480 78102203

Contratar el servicio de admisión, curso y entrega de correspondencia en las modalidades de correo certificado nacional y correo certificado internacional

$31.567.480,00

Los recursos

financieros dispuestos durante las vigencias de los años, 2018, 2019 y 2020 son rubros de los

procesos de las áreas misionales, mediante los cuales se soporta la operatividad del Grupo

de Conservación Documental alcanzando los siguientes logros:

Instr

um

en

tos

Arc

hiv

ísti

co

s y

avan

ce

Cuadro de Clasificación Documental para tablas de retención documental

Elaborado y presentado para convalidación en el primer semestre del 2020

Tabla de Retención Documental - TRD Elaborada y presentada para convalidación en el primer semestre del 2020

Programa de Gestión Documental Elaborado y aprobado segundo semestre del 2020

Plan Institucional de Archivos Elaborado segundo semestre del 2020

Do

cu

men

tos T

écn

ico

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gesti

ón

do

cu

men

tal y

avan

ce

Diagnóstico de la gestión documental Elaborado y aprobado en 2019

Política de gestión documental Elaborado y aprobado en 2019

Levantamiento de Inventarios Fondo Documental Acumulado

Elaborado y aprobado para convalidación en el segundo semestre del 2020

Programas específicos: programa de documentos vitales o esenciales, programa de reprografía, programa de documentos especiales, Programa de auditoría y control, Plan Institucional de Capacitación.

Elaborado segundo semestre del 2020

Banco Terminológico Formulación del Banco Terminológico de series misionales,

Se debe garantizar la incorporación de estos documentos a través del Sistema Integrado de

Gestión Institucional – SIGI, así como su monitoreo, seguimiento y control, por lo anterior

contar con recursos propios permitirá una planeación efectiva para que los logros y recursos

que a la fecha se han adelantado y optimizado, se mantengan a través del tiempo

garantizando proyecciones de forma permanente.

Fuente elaboración propia

Fuente Plan de Adquisiciones 2020 Ministerio del Interior Figura 2. Apropiación de Recursos

Tabla 8. Avances de documentos técnicos

15

Para las vigencias futuras es necesario seguir madurando y fortaleciendo la gestión de

documentos de forma sistemática, se requiere la elaboración de documentos e instrumentos

archivísticos faltantes y necesarios en este proceso: In

str

um

en

tos

Arc

hiv

ísti

co

s

falt

an

tes

Tabla de Valoración Documental

Organización de Fondos Acumulados

Modelo de Requisitos de documentos electrónicos

Elaboración y actualización de procesos, procedimientos, formatos, flujos documentales e instructivos

Do

cu

men

tos T

écn

ico

s

de la g

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ón

do

cu

men

tal f

alt

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tes

Tablas de Control de Acceso

Plan de conservación documental

Plan de Preservación Documental

Inventarios Documentales relacionadas con Derechos Humanos o Derecho Internacional Humanitario no Susceptibles de Eliminación

Programa de descripción documental.

Los anteriores documentos técnicos e instrumentos archivísticos deben ser planeados a

través del Plan Institucional de Archivos – PINAR, documento estratégico que propone cuatro

proyectos formulados así:

− Adquisición, implementación, seguimiento y control del sistema de gestión de documentos

electrónicos de archivo SGDEA.

− Actualización, elaboración, asesoría, implementación, seguimiento y control de los instrumentos de

gestión documental.

− Documentación de los procedimientos, socialización, implementación, seguimiento y control.

− Organización de los archivos de gestión de conformidad con las normatividad vigente.

Es el PINAR y el diagnóstico documental los documentos sobre los cuales se desarrolló e

inscribió ante el Departamento Nacional de Planeación durante el primer semestre del 2020,

el siguiente Proyecto de Inversión:

− Implementación de un Sistema Integral de Gestión de documentos y Administración de Archivos, en

el Ministerio del Interior, Nacional/ Tiempo de vigencia 2021 a 2026 / Objetivo General del Proyecto:

Recuperar el patrimonio documental y la memoria institucional del Ministerio del Interior con cuatro

objetivos.

Proyecto que tiene como objetivo recuperar el patrimonio documental y la memoria institucional del Ministerio del Interior.

1.7.3 Requerimientos Administrativos.

Para la elaboración e implementación del PGD se cuenta con el equipo interdisciplinario descrito a continuación:

EQUIPO INTERDICIPLINARIO

ROL

Fuente elaboración propia Tabla 7. Avances de los instrumentos archivísticos y documentos técnicos

16

Comité Institucional de Gestión y Desempeño - (adoptado mediante la Resolución 0585 del 25 de abril de 2019)

A través del Subcomité Institucional Administrativo y Financiero - Instancia Asesora encargada de coordinar la formulación y seguimiento de políticas sobre procesos administrativos, financieros, archivísticos y de correspondencia del Ministerio del Interior. Así como de la aprobación del PGD.

La Resolución de adopción describe en sus artículos:

- 2.2.1.1 Conformación del Subcomité Institucional Administrativo y Financiero

- 2.2.1.2 Integración

- 2.2.1.3 Funciones – Tema de Gestión Documental.


Apoyo financiero para el cumplimiento de las metas a corto, mediano y largo plazo de la gestión documental y administración de archivos, mediante proyectos formulados en el PINAR.

A través del Coordinador Grupo de Conservación Documental se establece la responsabilidad de estructurar la Planeación, ejecución, operación, seguimiento y mejora continua de la gestión documental institucional y administración de sus archivos.

Sera el Grupo de Correspondencia responsable de la coordinación, planificación, organización y control de la prestación de los servicios de recepción, distribución, trámite y remisión de correspondencia interna y externa.

Secretaría General Apoyo a la formulación y ejecución de planes, programas y proyectos relacionados con la función archivística propuestos en el PINAR y expedir las normas y reglamentos necesarios para su regulación.

Oficina asesora de Planeación

Apoyo a la formulación de proyectos de inversión ante el Departamento Nacional de Planeación – DNP relacionados con la función archivística.

Apoyar la declaración en el Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI, de procesos y procedimientos necesarios durante el ciclo de vida de los documentos para su normalización y estandarización.

Oficina de control interno. Responsables de la implementación y seguimiento del PGD.

Oficina de Información Pública del Interior.

Oficina encargada de los aspectos de carácter tecnológico a través del Grupo de Sistemas quienes asesoraran y aprueban el uso de recursos tecnológicos en su adopción y adquisición.

Será el Grupo de Comunicaciones quien apoye los procesos de difusión del Programa de gestión documental.

Subdirección de Gestión Humana

Grupo de desarrollo de personal: Articular con el plan anual de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance e implementación del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad.

Grupo de Seguridad y Salud: se articula con los temas relacionados con enfermedad laboral y entornos de trabajo seguro

Oficina Asesora Jurídica

Será el Grupo de Actuaciones Administrativas el apoyo jurídico para revisión del marco normativo.

Subdirección de Infraestructura

Será el Grupo de Control y Seguimiento de Proyectos de Infraestructura quien brinde apoyo a las diferentes dependencias del Ministerio en temas de infraestructura.

Dependencias Responsables de archivos de gestión.

Responsables de la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Servidores del Ministerio del Interior

Adoptar los procesos, procedimientos y lineamientos declarados a través del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI y aquellos documentos técnicos aprobados para la adecuada gestión de documentos y administración de archivos.

1.7.4 Requerimientos Tecnológicos.

Para apoyar los procesos de gestión documental referente en temas tecnológicos y los

sistemas de información, se cuenta con la herramienta SIGOB mediante el Módulo de

Correspondencia que permite realizar seguimiento a las comunicaciones internas y externas.

El Ministerio del Interior establecerá las acciones necesarias para disponer de una

herramienta tecnológica para la Gestión de Documentos Electrónicos - SGDE conforme a las

Fuente elaboración propia Tabla 9. Roles en el PGD

17

necesidades internas y los requerimientos funcionales y técnicos, que permitan el acceso, uso

y disponibilidad de los documentos y que garanticen la autenticidad, integridad,

confidencialidad, legibilidad e interpretación de los mismos a través del tiempo durante el ciclo

de vida de los mismos.

Acciones a ejecutar:

Asegurar recursos e infraestructura tecnológica con el fin de

• Identificar herramientas tecnológicas existentes

• Identificar infraestructura tecnológica (redes, equipos, tecnologías)

• Validar la adecuación, actualización y suficiencia tecnológica

• Verificar requisitos funcionales y no funcionales del sistema

• Elaborar un inventario de activos de información (Hardware y Software)

• Identificar producción de documentos en los sistemas al interior del Ministerio

• Verificar cumplimiento de normas y políticas (Transparencia, Gobierno en línea)

• Analizar los proyectos al interior del Ministerio en tecnología y su impacto en la gestión

documental

Realizar una evaluación tecnológica de la entidad

- Acceso y uso

• Métodos de búsqueda

• Sistemas de Inteligencia de negocio (Generación de conocimiento desde los datos)

• Administración y manejo de datos

• Análisis de contenidos

- Captura y administración

• Métodos de captura (manual, automatizada)

• Administración de procesos de negocio (BPM – Work flow)

• Administración del conocimiento

• Administración del correo electrónico

• Administración de contenidos

- Colaboración y entrega

• Entornos colaborativos

• Redes sociales (Políticas, integración)

• Servicios de mensajería instantánea

• Plataformas de teletrabajo

- Seguridad y preservación

• Seguridad (canales, conexiones)

• Administración de registros

• Privacidad de datos

• Derechos digitales (privacidad, libertad de expresión, acceso a información)

• Almacenamiento (repositorios, medios de transmisión,…)

- Arquitectura y sistemas

• Local, nube

18

• Entorno móvil

• Entorno web

- Planeación e implantación

• Planes estratégicos de tecnologías de información y comunicación

• Proyectos de tecnología

• Diseño o adquisición de soluciones (políticas, métodos)

Para la adquisición de SGDE se requiere el acompañamiento y autorización por la Oficina de

Información Pública del Interior a través del Grupo de Sistemas y de conformidad con la

“Política General de Seguridad de la Información Ministerio del Interior y Fondo para la

Participación y Fortalecimiento de la Democracia.”

El Ministerio del Interior cuenta con un inventario de sistemas de información y servicios WEB

integrados por 22 aplicaciones estratégicas, misionales y de apoyo a la administración, los

cuales se reflejan en el siguiente cuadro:

FORMATO INVENTARIO DE SISTEMAS DE INFORMACION Y SERVICIOS WEB

Fecha de actualización: Marzo de 2020

Nombre del Sistema de Información

Descripción Categoría Dependencia

responsable de la información Tipo

Fase alfa Portal WEB / Versión para

niños / Versión Internacional

Sistema de Gestión de Contenidos (CMS por sus siglas en inglés) para el manejo del canal de comunicación virtual del Ministerio con presencia en Internet, Incluye soporte multidominio, para los sub-canales. Niños e Internacional.

Estratégico Oficina de

Información Publica

Web con base de datos central

Intranet

Sistema de Gestión de Contenidos (CMS por sus siglas en inglés) CMS para el manejo de la comunicación y la información institucional con orientación a los servicios para funcionarios.

Estratégico Oficina de

Información Publica Web con base de datos

central

Nómina y Recurso Humano

Este aplicativo tiene como objetivo elaborar y liquidar la nómina de los funcionarios del Ministerio del Interior. Contiene información de todos los empleados públicos que ofrecen sus servicios a la entidad, así como los valores devengados y descontados mensualmente de acuerdo con la normatividad vigente. Para la presente vigencia (2020) se solicitó la creación de una unkidad especial para atender la Dirección de la Autoridad Nacional de Consulta previa.

Apoyo

Subdirección de Gestión Humana

Cliente servidor

PCT - Almacén e Inventarios / Cliente

Servidor

El módulo de Almacén es el encargado del manejo de los recursos físicos (elementos de consumo y devolutivos) de la entidad.

Apoyo Subdirección Administrativa y

Financiera Cliente servidor

SIGOB - Transdoc / Gestión de

compromisos

Transdoc - Módulo de Correspondencia: Aplicativo de uso interno para la gestión documental de la entidad, permite realizar seguimiento a las comunicaciones internas y externas, el módulo de gestión de compromisos se está implantando y configurando para salir a producción

Apoyo Correspondencia: Subdirección

Administrativa y Financiera - SAF / Oficina asesora de planeación - OAP.

Cliente servidor y Web con base de datos

central

19

RUSICST

Este Sistema se encuentra dirigido a solventar el problema identificado por la Coordinación de Seguimiento Territorial en materia de registro y análisis de información de los Entes Territoriales en materia de esfuerzos presupuestales y administrativos y su posterior recopilación y análisis, con el fin de dar respuesta al seguimiento de la política en materia de Atención Integral a la Población Desplazada.

Misional

Grupo de Articulación Interna para la

Política de Víctimas Web con base de datos central

SIIC

Micrositio Sistema de Información Indígena de Colombia SIIC. Modulo auto 004 -008_ Visor Geográfico - Registro de Censo Indígena

Misional Dirección de Asuntos

Indígenas, ROM y Minorías Web con base de datos

central

MESA DE SERVICIOS

Es un sistema de información que permite la administración de recursos informáticos y de software (inventarios de computadores, periféricos, equipos de red, entre otros), con el cual se puede tener un mayor y mejor control sobre los elementos que se poseen, también trae incorporado mesa de ayuda, soporte, seguimiento y planificación, con lo cual se puede atender los requerimientos de los usuarios y solucionar inconvenientes de variada índole de una manera más eficaz, eficiente y organizada.

Estratégico

Oficina de Información Publica


ARCHIVO DIGITAL_ DACN

Gestor documental que permite radicar, guardar y consultar los documentos históricos de la dirección DACN.

Misional Dirección de Asuntos para Comunidades

Negras, Afrocolombianas,

Raizales y Palanqueras


Sistema de Información de

DACN

Diseño e Implementación de un sistema de información georefernciado con bases de datos técnicas sobre el cumplimiento del objeto misional de la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras.

Misional Dirección de Asuntos para Comunidades

Negras, Afrocolombianas,

Raizales y Palanqueras


URIEL

La Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral - URIEL, es la instancia de la Comisión Nacional para la Coordinación y Seguimiento de los Procesos Electorales, encargada de la recepción, análisis y traslado de las denuncias y quejas sobre procesos electorales a las autoridades competentes.

Misional

Dirección para la democracia y la

participación ciudadana


ASUNTOS RELIGIOSOS NO

CATOLICOS

Sistema de información que automatiza el proceso de asuntos religiosos no católicos.

Misional

Dirección de Asuntos Religiosos


SIPI

Registro y Evaluación de los proyectos de seguridad ciudadana a financiar por FONSECON, tales como proyectos para la convivencia ciudadana (Sacudete), Infraestructura Física para la seguridad, Movilidad y Sies (Sistemas de

Misional

Subdirección de Infraestructura


20

información para emergencia y seguridad) entre otros.

FONSECON RECAUDO

Aplicativo que permite realizar el reporte del recaudo de la contribución de FONSECON que realiza el Ministerio del Interior. Se implementó el botón de pagos a través del Banco Agrario lo que ha permitido mejorar el recaudo y disminuir las partidas conciliatorias

Apoyo

Subdirección Administrativa y

Financiera. Web con base de datos central

Sistema Nacional de Información

Contra la Trata de Personas - SNITP

Sistema de Información para la prevención y atención del delito de trata de personas.

Misional Dirección de Gobierno y Gestión

Territorial Web con base de datos

central

INFORMES CONTRATISTAS

Registro, actualización y seguimiento de los contratos en modalidad de contratación directa.

Apoyo

Subdirección de gestión contractual Web con base de datos

central

PQRSD

Sistema de información que permite recibir, gestionar, y centralizar el seguimiento a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias presentadas por los ciudadanos ante el Ministerio del Interior y fondos a su cargo, mediante los diferentes canales de atención establecidos por la entidad, con el fin de dar respuesta oportuna en los términos legales vigentes.

Apoyo

Oficina de Información Publica -

Grupo Atención al Ciudadano


Sistema de Información de

CONSULTA PREVIA SICOP /

WEB

Proceso que permite radicar vía Web la solicitud de certificación de presencia de grupos étnicos, asignar por cargas a los funcionarios de la Dirección de Consulta Previa y generar internamente la Certificación mediante un TMS.

Misional DIRECCION DE

CONSULTA PREVIA

HGL

La Herramienta de Gestión Local (HGL) es un instrumento de apoyo a la gestión administrativa y de datos para las alcaldías y gobernaciones. Es una herramienta de uso descentralizado que permite en territorio, gestionar la información y documentación local, y proyectarla hacia la actualización de sistemas de información externos. HGL es una aplicación de escritorio con gran versatilidad en la creación de formularios para captura de datos, según la necesidad de cada territorio. Permite generar reportes ejecutivos de la información que de manera recurrente es recolectada así como consultar en línea información de interés global de los territorios locales y departamentales. HGL soporta la recolección de datos por parte de las entidades territoriales mediante un sistema manejador de bases de datos local (SMDB), y permite el respaldo de la información en un SMDB central, soportando la integración de datos para su posterior recuperación.

Misional

Grupo de Articulación Interna para la

Política de Víctimas Web con base de datos central / Aplicación de

Escritorio con BD Locales

CIPRAT Sistema de información para administrar toda la información que se genera en la respuesta rápida a alertas tempranas.

Misional Subdirección de seguridad y convivencia ciudadana


21

Planes y programas

Sistema de información para administrar la información de los planes y programas que se trabajan en el Ministerio del Interior.

Apoyo Oficina asesora de

planeación Web con base de datos central

El Grupo de Sistemas de información cuenta con una matriz que contiene información técnica

detallada de cada uno de los sistemas de información, la cual estará disponible en el Ítem de

anexos del presente documento como “Inventario de Sistemas Información y Servicios WEB”

De conformidad con la Ley 1712 de 2015 el Ministerio del Interior dispone de los instrumentos

de gestión de la Información como soporte al programa de gestión documental PGD: Matriz

de activos de Información, Matriz índice de información clasificada y reservada actualizada y

Esquema de publicación de información.

La Oficina de Información Pública cuenta con el siguiente Proyecto de Inversión

“MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA E INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR BOGOTÁ” “Objetivo: Facilitar el uso, disponibilidad y aprovechamiento de los sistemas de información del Ministerio del Interior.”

En la planeación de la gestión documental para el componente tecnológico, se encuentra

previsto en las metas a mediano plazo el desarrollo del Instrumento archivístico “Modelo de

Requisitos para la gestión de documentos de Archivos”, que permita caracterizar los

requisitos funcionales y no funcionales, para establecer las condiciones técnicas en la

implementación de aplicativos o sistemas de gestión de documentos, a partir de su

cumplimiento en la gestión electrónica de documentos.

1.7.5 Gestión del cambio

El Plan Institucional de Capacitación del Ministerio del Interior se formula con las necesidades

de capacitación identificadas por sus dependencias.

Para el proceso de gestión documental las Subdirección Administrativa y Financiera a través

del Grupo de Conservación Documental presenta las necesidades de capacitación durante el

primer mes del año, con el fin de ser incorporadas en el Plan Institucional de Capacitación

del año vigente.

Para la implementación del Programa de Gestión Documental, se identificaron en las metas

de corto, mediano y largo plazo la actividad de “Realizar el proceso de sensibilización y

capacitación a funcionarios sobre Gestión Documental.”

Esta actividad a mediano y largo plazo debe buscar posicionar e interiorizar cada uno de los

procesos y procedimientos, mediante estrategias de cambio, con la adaptación y adopción de

nuevas normas, modelos y mecanismos de participación que fortalezcan los principios

asociados a la gestión documental, el artículo 2.8.2.5.5 del Decreto 1080 de 2015, los cuales

fueron adoptados por la política de gestión documental tales como:

• “Implantación: Se refiere a la institucionalización o fijación de costumbres, normas y

estándares para el funcionamiento de SGD en el entorno institucional y la identificación de

cada uno de sus actores.

Fuente elaboración propia Tabla 10. Sistema de información y servicios WEB

22

• Interiorización: Se refiere a apropiar el conocimiento relacionado con el SGD

• Cultura Archivística: Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en

la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos

de la institución. (Decreto 2609 de 2012. Archivo General de la Nación).

• Protección del Medio Ambiente: Las entidades deben evitar la producción de

documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales

o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de

información. (Decreto 2609 de 2012. Archivo General de la Nación).”

Para la socialización y puesta en marcha del Programa de gestión Documental se deben

llevaran a cabo las siguientes actividades:

• Divulgación de contenidos explicativos sobre el programa, su importancia, utilidad,

componentes y aspectos metodológicos usando piezas comunicativas cortas y con

contenido visual que permitan dar a conocer a la totalidad de funcionarios y contratistas

los principales aspectos de la actualización del programa y su relación con el mismo.

• Capacitación sobre la importancia, utilidad, componentes y aspectos metodológicos para

su entendimiento y uso, para ser ejecutado por la Subdirección de Talento Humano.

• Socialización de los logros alcanzados durante la vigencias 2018, 2019 y 2020 de

instrumentos archivísticos y documentos técnicos que forman parte del programa de

gestión documental.

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Los procesos de gestión documental definidos en el Decreto 1080 de 2015, Artículo 2.8.2.5.9.,

están enmarcados en las etapas de gestión de documentos3:

• “Creación: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y

documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características.

• Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la

integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión

documental así como sus metadatos.

• Difusión: abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta,

recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos.

• Administración: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las

operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de

gestión documental, o cualquier sistema de información.”

Etapas que buscan guiar las acciones necesarias para dar cumplimiento a cada uno de los

Principios4 de gestión documental:

• “Planeación: La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento.

3 Decreto 1080 de 2015, Artículo 2.8.2.5.7 Etapas de la gestión de los documentos 4 Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.5. Principios del proceso de gestión documental.

23

• Eficiencia: Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.

• Agrupación: Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite.

• Vínculo archivístico: Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.

• Autoevaluación: Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.

• Disponibilidad: Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación.

• Oportunidad: Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos.

• Economía: Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.

• Transparencia: Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y

por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.

• Control y seguimiento: Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la

totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo

largo de todo el ciclo de vida.”

Aplica de igual forma a los documentos gestionados en entornos electrónicos para los

principios5 de:

• “Modernización: La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciará el

fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más

modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello

en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.

• Orientación al ciudadano: y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con

el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras

entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad

para el Gobierno en línea).

• Interoperabilidad: Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y

utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas

de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de

comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de

interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener

los resultados esperados.

• Neutralidad tecnológica: El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo

en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales

competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de

servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las

5 Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.5. Principios del proceso de gestión documental

24

Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica

con el desarrollo ambiental sostenible.

• Protección de la información y datos: Las entidades públicas deben garantizar la

protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión

documental”.

Garantizar el cumplimiento de estos principios es una necesidad que se apoya en las

actividades de cada uno de los procesos de gestión documental descritos en el siguiente

modelo conceptual:

El mapa conceptual de los procesos de gestión documental

2.1. Proceso de Planeación

“Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los

documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y

técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de

procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental” 6.

La gestión documental estructuralmente se encuentra a cargo de la Subdirección

Administrativa y Financiera mediante los Grupos de Conservación Documental y

Correspondencia su normalización se da a través del Sistema Integrado de Gestión

Institucional siendo un proceso de apoyo y transversal. Los logros alcanzados respaldan el

objetivo estratégico institucional “Fortalecer la capacidad Institucional promoviendo el talento

humano, la participación ciudadana, la gestión del conocimiento e innovación y el uso de

nuevas tecnologías, en el marco de la cultura de la transparencia, la legalidad y la gestión

pública efectiva”.

La planeación de la gestión documental y administración de archivos del Ministerio del Interior

se encuentra formulada a través del Plan Institucional de Archivos - PINAR

Lineamientos:

La planeación de los documentos se realizará a partir del análisis de los procesos

administrativos, considerando al menos los siguientes aspectos:

6 Archivo General de la Nación Colombia. Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Bogotá

2014

Figura 3. Mapa conceptual de los procesos de gestión documental Fuente: Archivo General de la Nación - AGN

25

• Para producción documental es necesario identificar y determinar: cuando se usará, para que se usará y copias que se requiere, resultado del análisis de contexto, administrativo, legal, funcional y técnico.

• Los documentos físicos y electrónicos que se gestionen interna y externamente expedidos por el Ministerio del Interior deben cumplir con una imagen corporativa, en lenguaje claro y buenas normas ortográficas.

• La producción de documentos se debe dar en razón de una función asignada mediante un acto administrativo de creación de la dependencia y asignación de la funciones en el entendido de su contexto institucional.

• Determinar el sistema de producción (manual, mecánico, electrónico) y formas de almacenamiento.

• Identifique el trámite al que está asociado, proceso y procedimiento al que corresponde.

• Categorice el tipo de su información (pública, clasificada o reservada), para configuración de permisos durante su ciclo de vida). visibilizada en la Matriz de activos de Información e Índice de Información Clasificada y Reservada.

• Deberá describir los metadatos de (creación, trámite y preservación) que permita su recuperación, trazabilidad y conservación a través del tiempo entre otros.

• Deberá estar articulada con la ley de Protección Datos.

• Describir los Sistemas o aplicativos mediante los cuales se producen documentos en formatos generales y específicos.

• La elaboración de documentos debe darse conforme a la “Guía de Lineamientos para la Elaboración y/o Modificación de Documentos” y el procedimiento de “Control de Documentos.

• La disposición final de los documentos se dará conforme las Tablas de Retención Documental.

• La administración de los documentos se desarrolla a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: Tablas de Retención Documental, Cuadro de Clasificación documental, Formato Único de Inventario Documental, Política de gestión documental, Diagnóstico de la gestión documental.

• Los Instrumentos de gestión de la información serán administrados por la Oficina de Información Pública del Interior: Matriz de activos de información, Esquema de publicación, Índice de información clasificada y reservada.

• Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

Procedimiento y documentos asociados:

✓ Guía de Lineamientos para la Elaboración y/o Modificación de Documentos

✓ Procedimiento control de documentos

✓ Requisitos lineamientos para clasificar y codificar la documentación en el sistema

integrado de gestión.

✓ Matriz de Activos de Información

✓ Esquema de publicación

✓ Índice de Información Clasificada y Reservada

✓ Tablas de Retención Documental

✓ Cuadro de Clasificación documental

✓ Formato Único de Inventario Documental

✓ Política de gestión documental

✓ Diagnóstico de la gestión documental

26

2.2. Proceso de Producción

“Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso,

formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y lo

resultados esperados” 7..

Todo documento que se produce al interior del Ministerio es generado por una persona en

razón de una función, proceso o procedimiento que ejerce para una unidad administrativa, por

tal razón esta actividad no es al azar, se da dentro de un contexto técnico y/o administrativo

como normativo.

Lineamientos

• La producción de documentos debe corresponder con los documentos de normalización vigentes en el Sistema Integrado de Gestión – SIGI, que garantice tener un control de versiones, estará vigente el que se encuentre activo en el Sistema Integrado de Gestión Institucional y cada formato o formulario físico o electrónico debe contar con su respectiva instrucción de diligenciamiento.

• Generar una metodología de comunicación entre la Oficina Asesora de Planeación a través del Grupo de Mejoramiento con el Grupo de Conservación Documental para informar la creación e integración de los documentos con el Grupo de Conservación Documental e integrarlos con los instrumentos archivísticos y programas especiales a los que corresponda.

• Los documentos electrónicos y digitales deberán ser firmados por los funcionarios y niveles autorizados.

• Los documentos en soporte papel se deben generar atendiendo especificaciones

técnicas según la naturaleza del documento, teniendo en cuenta aquellos de

conservación total conforme lo establecido en la Tabla de Retención Documental.

• Los documentos físicos deben ser firmados con bolígrafos que garanticen la legibilidad de la información.

• Los documentos electrónicos y digitales de archivo deben ser generados en formato PDF/A, salvo las excepciones establecidas para el procesamiento de piezas audiovisuales.

• El Ministerio deberá describir actividades de: Reporte de Estadísticas – Impresiones, Servicio de Fotocopiado, Publicación dependencias con mayor consumo de papel (aumento y reducción), adopción política uso racional del papel (cero papel), hacer uso adecuado de medios de reproducción que permita medir la reducción de costos frente al uso de papel estipulados en el PIGA

• Los documentos creados deben ser incorporados en el Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI conforme a los “Requisitos lineamientos para clasificar y codificar la documentación en el sistema integrado de gestión”

• La simplificación de trámites se da mediante el Plan Consolidado Racionalización de trámites, estrategia de racionalización de trámites y el estado de avance en que se encuentran, el tipo de racionalización (Administrativa, Normativa, Tecnológica).

Procedimiento y documentos asociados:

✓ Guía de Lineamientos para la Elaboración y/o Modificación de Documentos

✓ Manual de Imagen Corporativa

✓ Procedimiento control de documentos


2014

27

✓ Requisitos lineamientos para clasificar y codificar la documentación en el sistema

integrado de gestión.

✓ Guía para la Elaboración de Comunicaciones Oficiales.

✓ Plan Institucional de Archivos

2.3. Proceso de Gestión y Trámite.

“Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la

distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la

disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y

seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos”8.

Cuenta del ciclo del documento desde su producción y/o recepción su recorrido administrativo

hasta la resolución de su trámite o gestión en cumplimiento de una función.

Lineamientos:

Radicación

• Será a través de la ventanilla única de correspondencia, que se registre y radique las

comunicaciones internas y externas, mediante el sistema de información de gestión

documental SIGOB adoptado por el Ministerio de Interior y administrado por el Grupo

de Correspondencia y atendiendo el “Procedimiento para la Recepción y Distribución

de Correspondencia Externa”

• El proceso de radicación se dará mediante un número consecutivo de acuerdo con el

orden de recibo y envío, iniciando el primer día hábil de cada año con el número 001.

• El registro y radiación de documentos y tramites se realizará mediante los siguientes

canales:

Telefónico:

✓ PBX (57) 2427400

✓ Línea gratuita a nivel nacional 018000910403

✓ Horario de 5:00 a.m. a 5:00 p.m.

Presencial

✓ Servicio al Ciudadano: Calle 12B Nº 8 – 46 Bogotá D.C.


✓ Recibo de correspondencia: Calles 12B Nº 8 -42 Bogotá D.C.


✓ Horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

Virtual:

✓ Aplicativo PQRSD: peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o denuncias

✓ SIGOB: Sistema de información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática.

*Gestor Documental


2014

28

✓ Consulte SIGOB para radicar o hacer seguimiento al estado de gestión del

PQRSD.

✓ Ventanilla Única de Trámites.

• Los servidores públicos son los responsables de los trámites y carga de evidencias

hasta la resolución al mismo.

• Se realizará seguimiento y control a las entregas de correspondencia empleando las

disposiciones técnicas establecidas en el procedimiento P-GD-02 Gestión de

Correspondencia con Destino Externo e Interdependencias.

Distribución

• Se llevará un estricto control del estado de atención de trámites, los tiempos de

respuesta y el vencimiento de términos atendiendo el “Procedimiento de Gestión y

Seguimiento a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias”.

• Los flujos de trabajo sean manuales o automatizados deben especificar los

documentos que involucra y el responsable

• Los metadatos de trámite y trazabilidad deben ser asociados con los metadatos de

acceso y consulta.

• La distribución de las comunicaciones oficiales se hará a través del “Procedimiento

para la Recepción y Distribución de Correspondencia Externa” y “Procedimiento para

la Gestión de la correspondencia Interna con destino externo e Interdependencias”.

Consulta y préstamo

• Todos los documentos deben tener niveles de acceso asociados a su nivel de

confidencialidad. Haciendo uso del Índice de Información Clasificada y Reservada del

Ministerio del Interior.

• El control para el acceso a los documentos será mediante las Tablas de Control de

Acceso y los metadatos asociados.

• El acceso y consulta de los documentos que reposan en el archivo central estará a

cargo del Grupo de Conservación Documental mediante la Planilla Control Préstamo

de Documentos.

• El acceso y consulta de los documentos que reposan en los archivos de gestión estará

a cargo de los jefes de las dependencias (Asesores de los Despachos Ministro,

Viceministros, Jefes de Oficina, Directores, Subdirectores y Coordinadores) y llevaran

control mediante la Planilla Control Préstamo de Documentos.

• Se debe garantizar la protección de datos personales atendiendo el Índice de

Información Clasificada y Reservada.

• Sólo por motivos legales el Ministerio podrá autorizar la salida temporal de los

documentos de archivo y será obligatorio realizar un registro con el propósito de

recuperar los documentos conforme a los procedimientos Organización del Archivo de

Gestión y Gestión y Control del Archivo Central

Procedimientos y documentos asociados:

29

✓ Procedimiento para la Gestión de la correspondencia Interna con destino externo e

Interdependencias GD-P2_V5.

✓ Procedimiento Gestión y Control del Archivo Central

✓ Procedimiento Organización del Archivo de Gestión.

✓ Procedimiento para la Recepción y Distribución de Correspondencia Externa.

✓ Procedimiento organización del archivo de gestión

✓ Procedimiento gestión y seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias

y denuncias.

✓ Inventarios Documentales

✓ Estrategia de racionalización de trámites

✓ Índice de Información Clasificada y Reservada

✓ Inventario de Activos de Información

2.4. Proceso de Organización.

“Conjuntos de operaciones técnicos para declarar el documento en el sistema de gestión

documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo

adecuadamente” 9.

Lineamientos

• Los documentos gestionados por el Ministerio del Interior deben ser clasificados

conforme el Cuadro de Clasificación Documental

• Defina los metadatos de descripción

• Se debe clasificar, organizar y describir documentos de especiales (gráficos, sonoros,

audiovisuales, orales) y los relacionados con derechos humanos conforme a la

Resolución 031 del 6 de febrero de 2017 del Archivo General de la Nación y el centro

de Memoria Histórica.

• Los procesos de organización deben adelantarse teniendo en cuenta las Tablas de

valoración documental en archivo central para fondos acumulados y Tabla de retención

documental conforme sus series y tipologías documentales y la hoja de control

atendiendo el acuerdo 02 de 2014 para archivos de gestión.

• Los documentos deben ser organizado atendiendo el “Procedimiento organización del

archivo de gestión”.

• Los expedientes deberán ser descritos mediante procesos de rotulación.

• Se deberá contar con una base de datos mediante el inventario documental atendiendo

el “Formato Único de Inventario documental – FUID” en archivos de gestión y archivo

central y los soportes en CD, DVD, microfilms y dispositivos extraíbles, contenidos en

los expedientes se deben registrar en el campo de observaciones del formato.

• Cumplir con los requerimientos para la publicación de los tipos de inventarios

documentales: archivos de gestión, archivo central, de eliminación y los relacionados

con derechos humanos.


2014

30


✓ Procedimiento organización del archivo de gestión - Código: GD-P3.

− Formato Único de Inventario Documental

− Formato Tarjeta de afuera

− Formato Planilla de Radicación y Control de Préstamo de Documentos

− Formato de Rótulos para Carpeta

− Formato de Rótulos para Cajas

− Formato de Rótulos para anexo


✓ Cuadros de Clasificación

✓ Tabla de Retención Documental

✓ Tabla de Valoración Documental

2.5. Transferencia.

“Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las

fases de archivo, verificado la estructura, la validación del formato de generación, la migración,

refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de

preservación y los metadatos descriptivos” 10.

Lineamientos

• Las dependencias deben cumplir con los cronogramas de trasferencias establecidos

anualmente.

• Las transferencias documentales primarias o secundarias, se deberán realizar de

acuerdo con los procedimientos definidos por el Ministerio del Interior de organización

del archivo de gestión y Gestión y Control del Archivo Central, acompañados de los

respectivos inventarios.

• Se deben aplicar los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental

para las transferencias primarias y los tiempos establecidos en las Tablas de

Valoración para las transferencias Secundarias y aplicar el procedimiento adecuado

según sea el caso.

• Todos los documentos trasferidos deben contar con metadatos técnicos de formato,

metadatos de preservación y los metadatos descriptivos independientes del soporte.

• Se debe contar con lineamientos para determinar los métodos de refreshing,

migración, emulación o conversión, con el fin de prevenir cualquier degradación o

pérdida de información y asegurar el mantenimiento de los documentos electrónicos.

• Acuerdo 04 / 2015







2014

31






2.6. Proceso de Disposición de Documentos.

“Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido” 11.

Lineamientos

• Se deben aplicar la disposición final establecida en las Tablas de retención y en las

tablas de valoración documental aplicando el procedimiento desarrollado para tal fin

• Las series y/o asuntos y/o expedientes específicos, relacionados con derechos

humanos conforme a la Resolución 031 del 6 de febrero de 2017 del Archivo General

de la Nación y el centro de Memoria Histórica serán de conservación total

independiente de lo estipulado en las TRD y TVD convalidadas y deben cumplir

• Los documentos seleccionados para proceso de eliminación deberán cumplir con los

criterios descritos en el acuerdo 04 de 2019.

• Se debe definir la representación cualitativa y cuantitativa a los documentos que se les

aplicara el proceso de selección.

• Una vez aplicado el proceso de eliminación se debe publicar de manera permanente

el acta e inventario correspondiente.

• Los expedientes electrónicos de archivo que por tabla de retención que hayan

cumplido tiempo de retención, deben ser eliminados en el sistema de gestión de

documento electrónico y hace referencia a que deben ser borrados del sistema

mediante un método definido.

• Al aplicar sistemas computacionales se deben prever los problemas de la

obsolescencia tecnológica y archivistas e ingenieros de sistemas deben trabajar en

equipo, para crear estrategias y procedimientos que eviten la pérdida de la

información.

• Los expedientes electrónicos y físicos que deberán ser eliminados, deberán ser

publicados en la página web del Ministerio del Interior durante 60 días y cumplir los

requisitos establecidos en el acuerdo 04 de 2019.

• Se debe definir el método a utilizar o procedimiento adecuado según sea el caso, para

las series definidas con medio técnico el soporte de conservación y método de

consulta.

• Se debe contar con procedimientos que permita asegurar la permanencia y

accesibilidad de los documentos análogos para evitar la obsolescencia tecnológica.





2014

32








2.7. Procesos de Preservación a Largo Plazo.

“Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento” 12.

• Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o

análogos.

• Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de

archivo.

Lineamientos

• Desarrollar e implementar el Sistema Integrado de Conservación (Plan de Conservación

Documental y Plan de Preservación Digital a largo plazo).

• Garantizar los planes de Capacitación y sensibilización, de Inspección y mantenimiento

de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas, de saneamiento ambiental;

desinfección, desratización y desafectación, de Monitoreo y control de condiciones

ambientales, de Almacenamiento y re almacenamiento, de Prevención de emergencias y

atención de desastres.

• Aplicar la Política de Seguridad de la Información del Ministerio del Interior definida por la

Oficina de Información Pública del Interior.

• Garantizar la permanencia de los soportes análogos, digitales y electrónicos a través del

tiempo, garantizando que sigan siendo originales durante sus procesos de reproducción.

• Determinar durante la planeación los aspectos relativos a soportes, condiciones técnicas

de gestión y almacenamiento.

• Garantizar las condiciones ambientales, operacionales, de seguridad, perdurabilidad y

reproducción de la información.

• Garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de

los archivos de documentos (físicos y análogos), teniendo en cuenta las especificaciones

técnicas requeridas en los casos de construcción, adecuación de espacios, adquisición o

arriendo, atendiendo el acuerdo 049 de 2000 del archivo general de la nación, sobre las

condiciones de los edificios de archivo.

• Disponer un inventario de las series, subseries y/o asuntos que se encuentran valorados

a largo plazo.

• Identificar el estado actual de la infraestructura tecnológica, relacionada con sistemas,

redes, software, hardware, equipos de captura y reproducción, formatos digitales,


2014

33

aplicaciones informáticas y demás recursos a través de los cuales se gestiona información

en la entidad.

• Documentar los riesgos de pérdida de información por:

− Deterioro de los medios

− Obsolescencia de los medios físicos de Almacenamiento y manipulación

− Degradación de los medios físicos de almacenamiento. Factores y causas

− Pérdida de medios por desastres naturales, ataques deliberados a la información,

fallas organizacionales y errores humanos

− Inexistencia de equipos de reproducción.

• Garantizar a los repositorios (servidores) del Ministerio del Interior mantenimiento físico

anualmente.

• Identificar la infraestructura tecnológica, relacionada con sistemas, redes, software,

hardware, equipos de captura y reproducción, formatos digitales, aplicaciones informáticas

y demás recursos a través de los cuales se gestiona información en la entidad.

• Elaborar procedimientos para: Migración y renovación de medios, Monitoreo y control del

cumplimiento de normas y estándares, Transferencias de datos al repositorio de

preservación.





✓ Inventario de Sistemas Información y Servicios WEB

✓ Política General de Seguridad de la Información Ministerio del Interior y Fondo para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia

2.8. Proceso de Valoración.

“Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitivo.)” 13.

Lineamientos

• Las series y subseries establecidas en las Tablas de retención documental, deben ser

valoradas en un contexto administrativo, legal, funcional y técnico desde su planeación.

• Es responsabilidad de los jefes de las dependencias (Asesores de los Despachos

Ministro, Viceministros, Jefes de Oficina, Directores, Subdirectores y Coordinadores)

valorar las series documentales identificadas en su tabla de retención documental.

• Para la generación de una nueva serie, subserie documental se debe registrar en su

campo de procedimiento el análisis de valor administrativo, legal, contable, fiscal, lo

que determina sus tiempos de retención y su disposición final.


2014

34

• Las tablas de retención y de valoración documental deben ser convalidadas por el

Archivo General de la Nación atendiendo el acuerdo 04 de 2019.



✓ Tabla de Valoración Documental.

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

La implementación del Programa de Gestión Documental tiene un horizonte del 2020 al 2026

en las fases de, actualización, ejecución y puesta en marcha, seguimiento y mejora como se

muestra a continuación:

Fase ACTIVIDAD Áreas Involucradas

Fa

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I.

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Aprobación y Publicación de la Política de Gestión Documental Comité de Gestión y Desempeño.

Diseño de Actualización PGD Grupo de Conservación Documental

Aprobación del PGD Oficina de Información Pública del Interior

Publicación en Pagina WEB Grupo de Conservación Documental

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II.

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Desarrollo de contenidos explicativos (Importancia, utilidad)

Oficina de Información Pública del Interior Grupo de Conservación Documental

Generar campañas de expectativas sobre los conceptos y lineamientos

Construcción de piezas visuales de socialización y la relación del PGD con los diferentes cargos institucionales

Desarrollo de medios informativos de acerca de los logros alcanzados a través del Programa de Gestión Documental

Socialización de avance de Resultado frente al Furag y Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Grupo de Conservación Documental

Implementar un esquema de retroalimentación con los encargados de gestión documental en las dependencias, para apoyar la aplicación de las directrices y los nuevos documentos técnicos que estén relacionados con el mejoramiento de los archivos de gestión.

Elaboración e Implementación de Instrumentos Archivísticos y documentos técnicos propuestos en las metas a corto, mediano y largo plazo.

Fa

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III

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Se

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Reporte de seguimiento y cumplimiento ante el AGN del Plan de Mejoramiento Archivístico hasta su cierre

Grupo de Conservación Documental Oficina de Control Interno

Informe de gestión de cumplimiento de las metas formuladas a corto, mediano y largo plazo en gestión documental


35

Informes de seguimiento a los avances de mejora de los archivos de gestión y aplicación de las directrices en gestión documental


Implementación del programa específico de Auditoria y Control Grupo de Conservación Documental Oficina de Control Interno

Seguimiento de avances del PGD formulados en la Ruta de implementación SCORECARD –RSC

Grupo de Conservación Documental Oficina Asesora de Planeación

Fa

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IV

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Elaborar planes de mejora resultado de los Informes de Auditorias Independientes, Auditorías Externas de Calidad, Informes de visitas del Archivo General de la Nación


Formulación del Plan de Acción resultado del Autodiagnóstico de MIPG


Acoger recomendaciones resultado del diligenciamiento del FURAG

Grupo de Conservación Documental Oficina Asesora de Planeación

Las acciones en cada fase del PGD serán formuladas en el Plan de Acción y desarrolladas

conforme a las necesidades de Contratación de bienes y servicios presentadas siendo

aprobadas e incluidas en el Plan de adquisiciones anual.

Para realizar el seguimiento, asignar responsabilidades y mostrar en qué estado de avance

se encuentra cada una de las actividades se cuenta con La Ruta de Implementación

SCORECARD – RSC”.

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

El Ministerio del Interior en sus metas a mediano plazo proyecta la elaboración de los

programas específicos que tienen como finalidad desarrollar aspectos relevantes de la función

archivística:

a. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos

b. Programa de documentos vitales o esenciales

c. Programa de gestión de documentos electrónicos

d. Programa de archivos descentralizados – No aplica al Ministerio del Interior

e. Programa de reprografía

f. Programa de documentos especiales

g. Plan institucional de capacitación

h. Programa de auditoría y control

Cada uno de los programas específicos que deberán ser elaborados deberá contar con una

estructura y contenido básico como se presenta en la siguiente propuesta:

I. DIAGNOSTICO

II. PROGRAMA ESPECIFICO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

36

3. DEFINICIONES

4. REFERENTE NORMATIVO

5. BENEFICIOS

6. RESPONSABILIDADES Y ROLES

Es necesario establecer roles y responsabilidades gerenciales, técnicos y

operativos frente a cada una las fases de; aprobación, publicación,

implementación, actualización, mantenimiento y presentación de resultado de

cumplimiento,

Para cada uno de los anteriores describa el cargo, nombre y función a cumplir

Defina el equipo de trabajo y las áreas involucradas.

7. REQUERIMIENTOS PARA SU DESARROLLO: Económicos, humanos, físicos,

técnicos.

8. DESARROLLO

Describa las acciones pertinentes a cada programa específico.

9. INDICADOR DE CUMPLIMIENTO

10. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA ESPECÍFICO

En el siguiente cuadro se orienta el objetivo de cada programa, equipo de trabajo sugerido y

acciones a tener en cuenta:

4.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos

Áreas involucradas:

- Oficina Asesora de Planeación a través del Grupo de Mejoramiento Continuo

- Oficina de Información Pública del Interior a través de los Grupos Sistemas y Comunicaciones

- Subdirección Administrativa y Financiera a través de los Grupos de, Conservación Documental y Correspondencia.

Objetivo:

Disponer de un documento que permita, centralizar, controlar y normalizar la creación y producción de documentos en herramientas tecnológicas, resultado del inventario de los tipos de información para determinar los tipos de documentos que en ellas se genera.

Acciones:

- Identificar la herramienta tecnológica donde se origina y valides como mínimo lo siguiente: Título,

Descripción, fecha y hora de creación, y que cumpla con los requisitos del creación de documentos

en Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI.

- Identifique cuantos documentos se ha virtualizado y no se producen en un formato o forma fija y en

qué contexto se produce.

-Trámite al que pertenece

- Ser integrado con a las TRD

- Ser integrado con al SUIT

- Identifique volumen, frecuencia y soporte de los formatos

- Identifique usuarios que intervienen en el proceso al que se encuentra asociado

- Ser integrado a la Tabla de Control de Acceso

- Ser integrado al SIGI.

37

Su desarrollo e implementación se orienta con miras a la normalización de estos formatos y

formularios en un SGDEA.

4.2. Programa de documentos vitales o esenciales



- Subdirección Administrativa y Financiera a través del Grupo de Gestión Administrativa y Bienes

- Oficina de Información Pública del Interior a través del Grupo de Sistemas

Objetivo:

Identificar aquellos documentos que deben ser conservados y preservados, ante la ocurrencia de un eventual siniestro por un efecto físico, biológico o humano. Por tanto, se deben desarrollar metodologías, responsabilidades y formulación de política documental que garantice la disponibilidad y legibilidad de los mismos con el fin de garantizar el funcionamiento y continuidad del Ministerio del Interior.

Acciones:

- Identifique las series con información crítica al interior de las dependencias que permitan su

funcionamiento y operación.

- Analice los medios de conservación, preservación que garantice la disponibilidad, acceso,

consulta, de los documentos con valor, legal, intelectual o económico.

- Revise los inventarios documentales, de los archivos de gestión, central e histórico

- Identifique las series y/ asuntos documentales y su valoración documental conforme a las TRD y

TVD, que permita identificar documentos vitales y esenciales.

- Revise las estadísticas de consulta como insumo para el programa.

- Revise aspectos de infraestructura física y tecnológica.

4.3. Programa de gestión de documentos electrónicos


- Oficina de Información Pública del Interior a través de los Grupos Sistemas - Subdirección Administrativa y Financiera a través de los Grupos de, Conservación Documental y

Correspondencia. - Oficina de Control Interno - Oficina Asesora de Planeación a través del Grupo de Mejora Continua

Objetivo:

Definir estrategias para realizar la gestión de los documentos en ambientes electrónicos, racionalizando trámites y mejorando los procesos que soportan las tecnologías de información.

Acciones:

− Identificar el listado maestro de documentos del sistema integrado de gestión institucional SIGI

− Identificar en las TRD los documentos electrónicos

38

− Elaborar el Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

− Elaborar un esquema de metadatos.

− Diseño de flujos de trabajo de conformidad con la gestión actual del Ministerio.

− Definir los criterios para la captura de información.

− Desarrollo de procesos y procedimientos necesarios para la implementación de herramienta tecnológicas para la gestión documentos electrónicos de archivo

− Definir el proceso de seguimiento en la implementación, puesta en marcha y análisis funcional del SGDE(A).

4.4. Programa de reprografía


- Subdirección Administrativa y Financiera a través de los Grupos de, Conservación Documental, Correspondencia

- Oficina de Información Pública del Interior a través del Grupo Sistemas

Objetivo:

Controlar el uso de sistemas de fotocopiado y medios reprográficos. (Fotografía, fotocopiado, microfilmación y digitalización).

Acciones:

− Realizar una evaluación técnica de los impresoras, máquinas de fotocopiado, fotografía, digitalización y de microfilmación usadas por el Ministerio del Interior.

− Evaluar estadísticas de consumo de papel y volúmenes de fotocopiado.

− Investigar sobre procesos de microfilmación y digitalización.

4.5. Programa de documentos especiales


- Oficina de Información Pública del Interior a través del Grupo de Comunicaciones



Objetivo:

Identificar los documentos generados en medios gráficos, sonoros, audiovisuales, orales entre otros,

para determinar su conservación y/o preservación, garantizar su disponibilidad, consulta, acceso y

uso, ya que estos documentos especiales son y/o fueron desarrollados mediante distintas técnicas a

las tradicionales al papel.

Acciones:

• Contar con inventario de los medios gráficos, sonoros, audiovisuales, orales.

• Un diagnóstico de los volúmenes, estado de conservación, almacenamiento y ficha técnica de los soportes en que se encuentra.

• Adelantar procesos de acceso y consulta para realizar procesos de valoración, acordó a la información contenida en ellos.

• Una vez valorados implementar estrategias adecuadas para su gestión acorde a la entidad.

4.6. Plan institucional de capacitación



- Subdirección de Gestión Humana a través del Grupo de Desarrollo de Personal.

Objetivo:

39

Orientar las necesidades de capacitaciones y fortalecimiento de competencias para lograr el

posicionamiento e interiorización de la gestión documental y el aprovechamiento del capital intelectual

que genere valor e innovación en la eficiencia administrativa.

Acciones:

Evaluar las metodologías orientadas a fortalecer los conceptos en materia de gestión documental para todos los servidores públicos del Ministerio del Interior, que permita alcanzar los objetivos y metas propuestos para el cumplimiento, sostenibilidad, mejora continua y mejora en los modelos de medición de la gestión documental.

Formular las necesidades de capacitación para ser incluidas en el Plan Institucional de Capacitación,

a fin fortalecer habilidades, aptitudes y mejorar competencias de los servidores públicos de los Grupos

de Correspondencia y Conservación Documental.

4.7. Programa de auditoría y control


- Oficina de Control Interno. - Oficina Asesora de Planeación a través del Grupo de Mejoramiento Continuo. - Subdirección Administrativa y Financiera a través de los Grupos de, Conservación Documental y

Correspondencia.

Objetivo: garantizar el seguimiento, medición y evaluación del Programa de Gestión Documental.

Acciones:

− Hacer seguimiento a los procesos en cuanto al cumplimiento de las políticas y directrices emitidas

desde el proceso de gestión documental.

− Se realiza el seguimiento y reporte al el Archivo General de la Nación del Plan de Mejoramiento

Archivístico formulado al Ministerio del Interior.

− Realizar el seguimiento a la implementación del Programa de Gestión Documental.

− Realizar visitas de verificación por parte Grupo de Conservación documental con visitas de

verificación del funcionamiento de los archivos de gestión.

5. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

Durante el desarrollo y actualización del presente programa, se evidencia su articulación con

El Plan Estratégico Institucional a través del objetivo “Fortalecer la capacidad Institucional

promoviendo el talento humano, la participación ciudadana, la gestión del conocimiento e

innovación y el uso de nuevas tecnologías, en el marco de la cultura de la transparencia, la

legalidad y la gestión pública efectiva”, el cual se articula con el Plan de Acción por vigencia,

documento donde se programa y realiza seguimiento trimestral a las actividades y productos

contratados y aprobados en el Plan de Adquisiciones para el cumplimiento del objetivo

estratégico enunciado.

Conforme a lo anterior, será a través de la herramienta Ruta de implementación SCORECARD

–RSC que se evidencia el avance en las metas formuladas a corto mediano plazo, para la

mejora continua y avance de las políticas establecidas en el Modelo Integrado de Planeación

y Gestión, siendo la política 14 correspondiente a gestión documental.

La necesidad de armonizar la gestión documental y administración de archivos, con los planes

y sistemas de la entidad, permite fomentar la articulación y colaboración entre dependencias

desde sus propias funciones y conocimientos y facilitar la implementación y seguimiento a la

40

política de gestión documental y administración de archivos, el siguiente cuadro muestra la

interacción de los sistemas y planes, en los puntos desarrollado en el programa:

SISTEMAS Y PLANES

Programa de Gestión Documental - PGD

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Requerimientos Lineamientos

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Plan Institucional de Capacitación

4.7

Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo

1.7.3 2.4

Plan Anual de Adquisiciones

1.7.2

Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información

1.7.3

Plan de Seguridad y Privacidad de la Información

1.7.4

Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA

2.1 2.2 4.5

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

2.1 2.3 4.8

Plan de Acción 1.3.4 1.7.2 1.7.3 2.2

Plan Anual de Auditorias Independientes

3 4.8

Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR

1.3.4 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Plan estratégico Institucional

1.7.2 1.7.3

Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETIC

1.7.4 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Política Editorial 2.1 2.2

Política de Tratamiento y protección de datos personales

2.3 2.5 4.5

MIPG - Política 6 Gobierno Digital

2.3 4.4

MIPG - Política 7. Seguridad Digital

2.1 2.2 4.4

MIPG - Política 9. Transparencia, Acceso a la información y lucha contra la Corrupción

2.6

MIPG - Política 11. Racionalización de Trámites

2.3

41

MIPG - Política 14. Gestión Documental

1 1.7.1 1.7.2 1.7.3 1.7.4 1.7.5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 3 4

MIPG - Política 11. Gestión del Conocimiento

1.7.5

Sistema Integrado Gestión Institucional SIGI

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 4.

En el siguiente cuadro encontrará la finalidad de cada plan o sistema y su relación con la

gestión de documental:

SISTEMAS Y PLANES / Equipo Interdisciplinario

Plan Institucional de Capacitación - Plan liderado por la Subdirección de Gestión Humana.

Documento que tiene como finalidad planificar las necesidades de capacitación, se articula con el programa de gestión documental con el programa de capacitación propuesto dentro de los programas específicos ítem 4.7 Programa Institucional de Capacitación y el ítem 1.7.5 Gestión del Cambio.

Su articulación debe mejorar aspectos en el recurso humano, como desarrollar competencias e interiorizar el uso, aplicación, adaptación de los procesos y procedimientos y la mejora en su estandarización, de los procesos de gestión documental y administración de archivos.

Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo - Plan liderado por la Subdirección de Gestión Humana.

Plan mediante el cual se define directrices relacionadas con seguridad y salud en el trabajo, aspectos relacionados con condiciones y medio ambiente de trabajo, donde se debe contemplar el suministro de elementos de seguridad en procesos de intervención en organización de archivos diagnóstico de condiciones de los depósitos y áreas de archivo.

Plan Anual de Adquisiciones - Plan liderado por la Subdirección Administrativa y Financiera.

A través del plan se realizan las compras y/o contratación de servicios necesarios para adelantar las actividades incorporadas en el Plan operativo anual, que permite el cumplimiento de metas.

Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información - Plan liderado por la Oficina de Información Pública del Interior.

Establecimiento de mecanismos para la protección de los datos y la información de documentos electrónicos y documentos electrónicos de archivo.

Plan de Seguridad y Privacidad de la Información - Plan liderado por la Oficina de Información Pública del Interior.

Establecimiento de mecanismos para la protección de los datos y la información de documentos electrónicos y documentos electrónicos de archivo.

Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA - Plan liderado por la Subdirección Administrativa y Financiera.

En el mismo se contemplan las actividades de socialización de la Política de reducción del uso del papel y la adecuada disposición de residuos de las eliminaciones documentales y elementos de reprografía.

Plan de Acción - Plan liderado por la Subdirección Administrativa y Financiera.

Documento donde se programan y realiza seguimiento trimestral a las actividades para dar cumplimiento a las metas establecidas en el Programa de Gestión Documental - PGD.

42

Plan Anual de Auditorias Independiente - Plan liderado por la Oficina de Control Interno:

Documento que tiene como finalidad evaluar y contribuir efectivamente a la mejora de los procesos, mejora en la

gestión de riesgos, a través de la evaluación sobre la idoneidad de los controles, para los cual debe:

- Establecer la efectividad de los controles sobre los procesos y procedimientos de la gestión de documentos.

- Recolección de evidencias, revisión y análisis de la información y evidencias recolectadas, elaboración de los

flujos y mapas documentales y elaboración del informe de auditoría.

Igualmente se articula Programa específico de capacitación propuesto dentro de los programas específicos ítem

4.8 "Programa de Auditoria y control", así como su aplicación el ítem 3. "Fases de Implementación e un

PGD".

Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR - Plan liderado por la Subdirección Administrativa y

Financiera a través del Grupo de Conservación Documental.

Instrumento que soporta la planeación estratégica de la función archivística al más alto nivel para asegurar la

adecuada gestión documental mediante la formulación de proyectos a corto, mediano y largo plazo.

Plan estratégico Institucional – Plan Liderado por la Oficina de Planeación.

Plan organizacional de alto nivel, mediante el cual se diseña una estrategia y proyecta la entidad a futuro

específicamente para los próximos cinco años.

Modelo Integrado de Planeación y Gestión - Plan Liderado por la Oficina de Planeación

La gestión documental se encuentra articulado en la Dimensión 5. “Información y Comunicaciones”, su propósito

es garantizar un flujo de documentos e información para una adecuada operación interna, gestión documental

está definido en la política 14, la cual cuenta con un autodiagnóstico y propone el desarrollo de un plan de acción.

Este modelo cuenta con una herramienta de medición que es el FURAG, gestión documental está contenida en

34 preguntas, pero es de aclarar que por ser proceso de apoyo y transversal tiene incidencia en otras políticas.

Las metas y acciones avanzar y madurar en una gestión documental resultado de las necesidades del

autodiagnóstico, son formuladas en el plan de acción el cual se integran en la herramienta de seguimiento, control

y avance Ruta de implementación SCORECARD –RSC.

Sistema Integrado Gestión Institucional – SIGI – Sistema Liderado por la Oficina de Planeación.

Sistema que tiene por objetivo normalizar procesos, procedimientos al interior de la entidad, así como para la

gestión documental y administración de archivos, igualmente tiene la dirección técnica del Comité Institucional de

Gestión y Desempeño quienes asumen la funciones del Comité de Archivo en la aprobación de temas

relacionados.

La armonización e integración presentada en la matriz anterior, está orientada al cumplimiento

de los lineamientos del Decreto 612 de 2018 “Por el cual se fijan directrices para la integración

de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del

Estado”.

6. ANEXOS

A. Cronograma de implementación del PGD

B. Mapa de procesos de la entidad

C. Presupuesto anual para la implementación del PGD

D. Marco normativo

43

7. GLOSARIO

Los siguientes son los términos de gestión documental usados:

• Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley.

• Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

• Almacenamiento: “Para cualquier sistema ordenado, las unidades de almacenamiento son aquellas que permiten guardar física o virtualmente archivos de datos de todo tipo.

• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

• Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

• Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

• Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

• Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del Archivo Central la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

• Autenticidad: Cualidad de un documento cuando se puede comprobar que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.

• Ciclo de vida de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

44

• Comité Interno de Archivo: Grupo asesor del alta Dirección, responsable de cumplir y verificar el cumplimiento las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

• Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

• Disponibilidad: Principio de la gestión documental con el cual “los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación”.

• Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

• Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

• Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

• Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

• Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

• Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

• Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones Electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo”.

• Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

• Función archivística: actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

• Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Instrumentos archivísticos: herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

• Integridad: Propiedad de salvaguardar la exactitud y estado completo de los activos. Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la

45

exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma.

• Operaciones del proceso de gestión documental: Son 8 agrupaciones de actividades que permiten desarrollar el proceso de gestión documental, estas operaciones son: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencias, Disposición de los documentos, preservación a largo plazo y valoración.

• Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

• Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

• Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

• Planeación estratégica. Es un ejercicio de formulación y establecimiento de objetivos de carácter prioritario, cuya característica principal es el establecimiento de los cursos de acción (estrategias) para alcanzar dichos objetivos. Está conformada por el direccionamiento estratégico de entidad, misión, visión, propósitos, metas y valores, políticas generales y estrategias.

• Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.

• Soporte documental: Material en el cual se contiene la información.

• Tablas de Retención Documental TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

• Tablas de Valoración Documental TVD: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

• Valoración Documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

46

ANEXO A. – CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN

Fase ACTIVIDAD VIGENCIA

2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026

Fa

se

I.

Actu

ali

za

ció

n Aprobación y Publicación de la Política de Gestión

Documental

Diseño de Actualización PGD

Aprobación del PGD

Publicación en Pagina WEB

Fa

se

II.

Eje

cu

ció

n y

pu

es

ta e

n m

arc

ha

Desarrollo de contenidos explicativos (Importancia, utilidad)

Generar campañas de expectativas sobre los conceptos y lineamientos

Construcción de piezas visuales de socialización y la relación del PGD con los diferentes cargos institucionales

Desarrollo de medios informativos de acerca de los logros alcanzados a través del Programa de Gestión Documental

Socialización de avance de Resultado frente al Furag y Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Implementar un esquema de retroalimentación con los enlaces de gestión documental en las diferentes dependencias, para apoyar la aplicación de las directrices y los nuevos documentos técnicos que estén relacionados con el mejoramiento de los archivos de gestión

Elaboración e Implementación de Instrumentos Archivísticos y documentos técnicos propuestos en las metas a corto, mediano y largo plazo.

Fa

se

III

. S

eg

uim

ien

to

Reporte de seguimiento y cumplimiento ante el AGN del Plan de Mejoramiento Archivístico hasta su cierre

Informe de gestión de cumplimiento de las metas formuladas a corto, mediano y largo plazo en gestión documental

Informes de seguimiento a los avances de mejora de los archivos de gestión y aplicación de las directrices en gestión documental

47

Implementación del programa específico de Auditoria y Control

Seguimiento de avances del PGD formulados en la Ruta de implementación SCORECARD –RSC

Fa

se

IV

. M

ejo

ra

Co

nti

nu

a

Elaborar planes de mejora resultado de los Informes de Auditorias Independientes, Auditorías Externas de Calidad, Informes de visitas del Archivo General de la Nación

Formulación del Plan de Acción resultado del Autodiagnóstico de MIPG

Acoger recomendaciones resultado del diligenciamiento del FURAG

ANEXO B. – PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLANTACIÓN DEL PGD

Los recursos representado en el siguiente cuadro son los aprobado mediante el proyecto de

inversión: “Implementación de un Sistema Integral de Gestión de documentos y

Administración de Archivos, en el Ministerio del Interior, Nacional/ Tiempo de vigencia

2021 a 2026 / Objetivo General del Proyecto: Recuperar el patrimonio documental y la

memoria institucional del Ministerio del Interior con cuatro objetivos”.

Objetivo No. ACTIVIDAD Recurso Humano Meses

Pago Mensual 2021

Objetivo 1. Mejorar la

aplicación de procesos,

instrumentos y técnicas

documentales en los archivos del Ministerio del Interior.

1

Actividad 1. Realizar un Diagnóstico sobre estado actual del proceso Gestión Documental

1 Profesional para la elaboración del Diagnóstico en Archivos de Gestión Documental – Apoyo en Diagnostico Tecnológico

10 $ 6.600.000 $ 66.000.000

2

Actividad 2. Elaborar y/o actualizar los instrumentos definidos en las normas archivísticas y su articulación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG

3 Profesionales para elaborar los instrumentos - Tabla de Valoración Documental - Tablas de Control de Acceso - Sistema Integrado de Conservación - Procesos y procedimientos

10 $ 6.600.000 $1 98.000.000

3

Actividad 3. Implementar los instrumentos archivísticos en articulación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG

1 Profesional para aplicar y/o actualizar los instrumentos. - Aplicar las Tablas de Retención Documental (gestión y central)

10 $ 3.300.000 $ 33.000.000

4

Actividad 4. Realizar la intervención archivística del patrimonio documental del Ministerio del Interior aplicando los procedimientos y técnicas archivísticas.

Organización de Archivos conforme las TVD una vez convalidadas por el AGN Sin proyección a 2021

0 0 $ -

5

Actividad 5. Realizar seguimiento a la implementación de los procesos instrumentos y técnicas archivísticas

1 Profesional para realizar seguimiento y control al - Plan Institucional de Archivos – PINAR - Política de gestión documental - Programa de gestión documental PGD - Planes de Mejoramiento - Plan de Acción

10 $ 6.600.000 $ 66.000.000

Objetivo 2. Mejorar la

capacidad para custodiar y

conservar el patrimonio

documental del Ministerio del

Interior

6

Actividad 1. Evaluar las áreas de archivo de la entidad para la operación y conservación de la información

4 auxiliares para apoyar el diagnóstico integral de archivos

4 $ 2.500.000 $ 40.000.000

7

Actividad 2. Realizar la adquisición y/o adecuación de las áreas para la operación y conservación de la información

Contratar la adecuación de áreas Muestras biológicas, análisis de medio ambiente y estado microbiológico de los documentos

1 $ 171.500.000 $ 171.500.000

8

Actividad 3. Realizar mantenimiento de las áreas para la operación y conservación de la información

Limpieza de las unidades de almacenamiento con los materiales requeridos y conforme a requisitos del sistema integrado de conservación Sin proyección a 2021

0 0 $ -

49

Objetivo No. ACTIVIDAD Recurso Humano Meses

Pago Mensual 2021

Objetivo 3. Modernizar al Ministerio del

Interior introduciendo

nuevas prácticas y soluciones tecnológicas

para la Administración y gestión de los documentos de

la entidad

9

Actividad 1. Realizar un Diagnóstico integral sobre el estado actual de aspectos y necesidades tecnológicas, de talento humano, administrativas y financieras, para la adquisición e implementación de una solución tecnológica.

Profesional para elaborar - Modelo de requisitos - Diagnóstico Tecnológicos - Formular los estudios previos para la adquisición de la herramienta.

10 $ 8.000.000 $ 80.000.000

10

Actividad 2. Adquirir la solución tecnológica para la administración y gestión de los documentos del Ministerio del Interior

Sin proyección a 2021 0 0 $ -

11

Actividad 3. Implementar la solución tecnológica para la administración y gestión de los documentos de la entidad


12

Actividad 4. Realizar seguimiento y mantenimiento de la solución tecnológica


Objetivo 4. Generar una

cultura de compromiso e interiorización

frente a los procesos de la

Gestión documental en

el Ministerio del Interior.

13

Actividad 1. Diseñar la estrategia de posicionamiento e interiorización de los procesos de Gestión Documental

Profesional o entidad experto en Gestión del Conocimiento – Sensibilización, Capacitación y fortalecimiento de competencias

1 $ 40.500.000 $ 40.500.000

14

Actividad 2. Implementar la estrategia de posicionamiento e interiorización de los procesos de Gestión Documental


15

Actividad 3. Realizar seguimiento de la estrategia de posicionamiento e interiorización de los procesos de Gestión Documental


TOTAL $ 694.000.000

Resumen por Objetivo

OBJETIVOS Costo del Objetivo

Objetivo 1 Mejorar la aplicación de procesos, instrumentos y técnicas documentales en los archivos del Ministerio del Interior.

$ 363.000.000

Objetivo 2 Mejorar la capacidad para custodiar y conservar el patrimonio documental del Ministerio del Interior.

$ 210.500.000

Objetivo 3 Modernizar al Ministerio del Interior introduciendo nuevas prácticas y soluciones tecnológicas para la Administración y gestión de los documentos de la entidad.

$ 80.000.000

Objetivo 4 Generar una cultura de compromiso e interiorización frente a los procesos de la Gestión documental en el Ministerio del Interior.

$ 40.500.000

TOTAL 2021 $ 694.000.000

50

ANEXO C. – MAPA DE PROCESOS

51

ANEXO D. - MARCO NORMATIVO

NORMOGRAMA

En el que se enmarca la gestión documental


Constitución Política de Colombia / 1991 - Asamblea nacional constituyente

En ejercicio de su poder soberano, representado por sus delegatarios a la Asamblea Nacional Constituyente, invocando la protección de Dios, y con el fin de fortalecer la unidad de la Nación y asegurar a sus integrantes la vida, la convivencia, el trabajo, la justicia, la igualdad, el conocimiento, la libertad y la paz, dentro de un marco jurídico, democrático y participativo que garantice un orden político, económico y social justo, y comprometido a impulsar la integración de la comunidad latinoamericana decreta, sanciona y promulga la siguiente.

Patrimonio documental de la Nación, responsabilidad del Estado, derecho de acceso a los documentos. Art. 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112, 113.

Ley 80 de 1989 - Congreso de la República

"Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones".

Se crea el Archivo General de la Nación

Ley 190 de 1995.

"Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa".

Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 270 de 1996.

Estatutaria de la administración de justicia.

Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 / 1999 - Congreso de la República

"Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".

Condiciones a tener en cuenta para el uso de documentos electrónicos.


"Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado Art. 27. Debe aplicarse en concordancia con la Ley 1712 de 2014. Art. 28 Debe aplicarse en concordancia con la Ley 1712 de 2014, art. 18 y 22.

Ley 951 / 2005 “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”

Disposiciones generales, del proceso de la entrega y recepción, responsabilidad de los servidores públicos.


"Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos."

Estableció disposiciones sobre la racionalización de trámites y procedimientos administrativos de las entidades y organismos del Estado y de los particulares que

52

ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos

Ley 1273 / 2008

“Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado -denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

Protección de los datos y la información.


Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Uso de expedientes y documentos electrónicos en las actuaciones administrativas.


Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Acceso y disponibilidad a la información pública.


"Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

Acceso y disponibilidad a la información pública. EN CONCORDANCIA CON: CORTE CONSTITUCIONAL. SENTENCIAC-748 DE 2011.


Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Acceso y disponibilidad a la información pública.


Acuerdo 07 / 1994 - Archivo General de la Nación

"Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos

Adopta el Reglamento General de archivos del país. Art. Derogados: - 13A y 13B Decreto 1080 Artículo 2.8.2.1.8. - 14, Decreto 2126 Art. 3 y 4 y 2578 Art


Decreto 0254 / 2000

"Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional"

Manejo y conservación de los archivos y memoria institucional.

Decreto 2482 / 2010

Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP y se deroga el Decreto 1145 de 2004.

Art. 12 Guarda y custodia de las hojas de vida y la declaración de bienes y rentas.

Directiva Presidencial 04 / 2012 - Presidencia de la República

Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

Lineamientos para la formulación e implementación de la política de cero papel en las entidades públicas.

Decreto Nacional 1080 / 2015 - Presidencia de la República

"Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura".

Creación, conformación y funciones del Comité Interno de Archivo, elaboración de Tablas de Retención Documental, inventarios documentales, eliminación de documentos, instrumentos archivísticos, plan de capacitación, sistemas de gestión de documentos, publicación de documentos.

Decreto Nacional 1083 / 2015 - Presidencia de la República

"Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública".

Modificación al Modelo integrado de Planeación y Gestión.

53

9 este último derogado por el Decreto 1080 de 2015 - 16, derogado Decreto 2126 Art. 2 - 17, derogado Decreto 2126 Art. 3 - 17A, Adicionado artículo 2 del acuerdo 12 de 1995, derogado Decreto 2126 Art. 3 - 18, derogado Acuerdo 003 de 2013 art. 7 - 18A, derogado y Contenido decreto 1080 de 2015 - 18B, derogado y Contenido decreto 1080 de 2015 - 19 Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.1.14. Del Comité Interno de Archivo. - 24, Decreto 1080 de 2015 Artículo 3.1.1.


"Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos".

Criterios de conservación y organización de documentos, en distintos formatos como material gráfico, planos entre otros


Por el cual se desarrolla el capítulo V "Acceso a documentos de archivo", del Archivo General de la Nación, del Reglamento General de Archivos sobre "Restricciones por razones de conservación.

Acceso a documentos originales por restricciones de conservación mas no a la información y el uso de técnicas de reproducción


"Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos del reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".

Sobre condiciones de los edificios de archivo.


Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Prevención de factores de riesgo y situaciones de riesgo de los documentos y archivos.


Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para Consulta" del capítulo V, "ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO", DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.

Acceso y consulta de documentos en archivos y archivos históricos


"Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas".

Regula la gestión de comunicaciones oficiales en la administración pública


Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos - Ley 594 de 2000.

Responsabilidad de los servidores públicos en el manejo de sus archivos y entrega de los mismos


"Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000".

Criterios para la organización de los archivos de gestión Elaboración de inventarios documentales.


Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de Fondos Acumulados.

Organización de fondos acumulados


Por el cual se modifica el Acuerdo 007 de 1994.

Actualiza el art. 67 del acuerdo 007 de 1994, que es el glosario

54


Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Criterios básicos de organización documental.


Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

Criterios básicos para la administración de expedientes.


Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000.

Conservación de documentos, Sistema Integrado de Conservación


Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones.

Proceso de reconstrucción de expedientes.


Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos1° y 3° de la ley 594 de 2000.

Aspectos a tener en cuenta para empresas prestadoras de servicios de archivo., en conservación y reprografía


Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012"

Lineamientos para la gestión de documentos electrónicos.


Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en las Entidades del Estado.

Archivos sobre derechos humanos


"Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD".

Criterios para la elaboración, presentación, aprobación y actualización de las Tablas de Retención y Valoración Documental.

Resolución 031 / 2017- Archivo General de la Nación y Centro Nacional de Memoria Histórica

Por la cual el archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado - AGN y el Centro Nacional de Memoria Histórica - CNMH) expiden u adoptan el Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a los graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno

Archivos sobre derechos humanos, relacionados con la firma del proceso de paz. Ley 1448de2011, Ley de Víctimas

55

Circular 2 / 1997 - Archivo General de la Nación

Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos".

Pautas para la implementación de herramientas tecnológicas


Producción documental: Uso de tintas escritura

Producción documental uso de tintas

Circular 07 / 2002 - Archivo General de la Nación y Departamento Administrativo de la Función Pública

Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Obligación de los Secretarios Generales de velar por los archivos en concordancia con la Ley 594 de 2000 y las obligaciones de los servidores públicos.


Organización y conservación de los documentos de archivo.

Lineamientos básicos para adelantar la organización de archivos.


Organización de la Historias Laborales Lineamientos técnicos para adelantar la organización de archivos de Historias Laborales.


Orientación para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003. (Organización de las Historias Laborales).

Lineamientos técnicos para adelantar la organización de archivos de Historias Laborales.


Cumplimiento de la ley 594 de 2000 ley general de archivos y demás disposiciones reglamentarias.

Insta al cumplimiento de la Ley 594 de 2000.


Estándares Mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos.

Lineamientos generales a tener en cuenta en proyectos de archivos electrónicos.


Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.

Lineamientos generales a tener en cuenta para la adquisición de Sistemas de Información de gestión documental.

Circular Externa 04 / 2012 - Archivo General de la Nación

Censo de Archivos e Inventario documental relacionados con la atención a víctimas del Conflicto Armado en Colombia

Reporte de inventarios de los archivos que hacen parte del inventario documental relacionado con la atención a víctimas del Conflicto Armado en Colombia


Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.

Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.


Alcance de la expresión: “Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta”

Aclara el sentido de los términos que hacen referencia a la reproducción de información por medios tecnológicos.


Entrega de archivos en cualquier soporte con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales.

Lineamientos para realizar la entrega de archivos.


Directrices para la elaboración de tablas de retención documental.

Lineamientos para la elaboración de las Tablas de Retención Documental.

NORMAS INTERNAS


Resolución 252 de 2013

Por el cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición y la interposición de recursos ante el Ministerio del Interior.

Tramite del derecho de petición

Memorando - MEM15-000005879-0aj-1400 del 19 de febrero de 2015

Por la cual se establece la obligatoriedad del uso del sistema SIGOB

Uso del SIGOB

Resolución 0663 / 2 de mayo de 2017

"Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental del Ministerio del Interior"

Adoptar las tablas de retención documental, las cuales se

56

encuentran en proceso de convalidación

Resolución 0585 del 25 de abril de 2019)

“Por el cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio del Interior y subcomités”

Conformación del Comité de Gestión y Desempeño en cumplimiento del Decreto 1499 de 2017.

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