Procedure di INTERNAL AUDIT - unimi.it · Bandi MIUR Procedure di INTERNAL AUDIT Dott. Maurizio...

Bandi MIUR Procedure di INTERNAL AUDIT

Dott. Maurizio Santoro

Università

degli Studi di MilanoDivisione Servizi per la Ricerca12 luglio 2013

Indice degli argomenti

Cosa vedremo oggi?

•Obiettivi della revisione •Principi di revisione internazionale•L’unità

di internal audit

•La rendicontazione•Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute•La raccolta e la conservazione della documentazione

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

2


Cosa vedremo oggi?

•Obiettivi della revisione

•Principi di revisione internazionale•L’unità

di internal audit•La rendicontazione•Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute•La raccolta e la conservazione della documentazione

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

3

Obiettivi della revisione

L’obiettivo dell’unità

di internal audit è: •la valutazione, cioè

l’espressione di un giudizio,

•del documento oggetto del controllo, cioè

del rendiconto

Per svolgere la sua missione l’unità

di internal audit deve: � fare riferimento a criteri adeguati all’oggetto del controllo � utilizzare una metodologia sistematica � raccogliere e valutare le evidenze documentali � esprimere una valutazione

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

4

Obiettivi della revisione

Per poter esprimere un giudizio, la certificazione delle spese dovrà verificare i seguenti aspetti:

•Pertinenza

e attinenza

delle spese•Attualità

e completezza

della documentazione

•Affidabilità

del sistema gestionale del progetto•Imparzialità

dell’analisi e del giudizio espresso

•Comprensibilità

del giudizio ed eventualmente dei rilievi evidenziati

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

5


Cosa vedremo oggi?

•Obiettivi della revisione

•Principi di revisione internazionale

•L’unità

di internal audit•La rendicontazione•Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute•La raccolta e la conservazione della documentazione

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

6

Principi di revisione internazionali

The International Federation of Accountants (IFAC) is the worldwide organization for the accountancy profession.

Founded in 1977, its mission is to serve the public interest by: contributing to the development, adoption and implementation of

high-

quality international standards and guidance; contributing to the development of strong professional accountancy organizations

and accounting firms, and to high-

quality practices by professional accountants; promoting the value of professional accountants worldwide; speaking out on public interest issues where the accountancy profession’s expertise is most relevant.

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

7


ISA (International Standard on Auditing) “Obiettivi generali del revisore indipendente e svolgimento della

revisione contabile in conformità

ai principi di revisione internazionali

Regole del Revisore indipendente”

Principi etici di riferimento per la revisione contabile del bilancio 14. Il revisore, per gli incarichi di revisione contabile del bilancio, deve conformarsi ai principi etici applicabili, inclusi quelli relativi all’indipendenza

(integrità, obbiettività, completezza e diligenza

professionale, riservatezza, comportamento professionale)

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

8


Scetticismo professionale 15. Il revisore deve pianificare e svolgere la revisione contabile con scetticismo professionale riconoscendo che possono esistere circostanze tali da rendere il bilancio significativamente errato.

Giudizio professionale 16. Il revisore deve esercitare il proprio giudizio professionale nella pianificazione e nello svolgimento della revisione contabile del

bilancio.

Elementi probativi sufficienti e appropriati e rischio di revisione 17. Per ottenere una ragionevole sicurezza, il revisore deve acquisire elementi probativi sufficienti e appropriati per ridurre il rischio di revisione ad un livello accettabilmente basso e per consentire in tal modo

di trarre

conclusioni ragionevoli su cui basare il proprio giudizio.

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

9


Limiti intrinseci della revisione contabile

I limiti intrinseci della revisione contabile derivano:

� dalla natura dell’informativa

economico-finanziaria;

� dalla natura delle procedure di revisione; � dalla necessità

che la revisione si svolga in tempi

ed a costi

ragionevoli.

(dalla specifica preparazione ed esperienza dei componenti l’unità

di

internal audit)

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

10


Cosa vedremo oggi?

•Obiettivi della revisione •Principi di revisione internazionale

•L’unità

di internal audit

•La rendicontazione•Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute•La raccolta e la conservazione della documentazione

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

11

L’unità di internal audit

AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Normativa

•Decreto Ministeriale 19 marzo 2010 n. 51Bando PRIN 2009 “Procedure per il finanziamento dei Progetti di Ricerca di Interesse Nazionale”

Saranno sottoposti a Audit interni tutti i progetti PRIN a partire dal Bando 2009

•“Circolare ministeriale prot. 661/2012 Progetti FIRB –

Nuove Modalità

di verifica”

Saranno sottoposti a Audit interni tutti i progetti FIRB non ancora conclusi il 4 maggio 2012

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

12


AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Normativa

•I LIVELLOPer la necessaria attestazione di conformità

alle norme di legge e

regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative, ogni rendicontazione è

altresì

assoggettata ad appositi audit interni centrali da

parte di idonee strutture degli Atenei ovvero ad apposita certificazione rilasciata dal competente Collegio dei Revisori.

•II LIVELLOIl Ministero procederà a verifiche a campione delle rendicontazioni, richiedendo alle Università

interessate le relative documentazioni contabili e

riservandosi l’adozione dei più opportuni provvedimenti in caso di accertata difformità delle rendicontazioni rispetto alle norme di legge e/o regolamentari. In ogni caso dovrà

essere assicurato il criterio

dell’adeguatezza del campione (non meno del 10% dei progetti finanziati per un importo almeno pari al 10% del finanziamento ministeriale), assicurando al contempo l’esistenza di un numero minimo di verifiche per ogni ateneo e per ogni area scientifica

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

13


AUDIT E CONTROLLI INTERNI – attenzione!

•Divieto dell'utilizzo delle risorse PRIN per la corresponsione, anche mediante l'utilizzo delle risorse relative alla voce "spese generali", di premi e/o indennità

di qualsiasi tipo al personale dipendente

partecipante al progetto.

•La rendicontazione è

effettuata dai Responsabili di unità

e dal

Coordinatore scientifico (che, in qualità

di pubblici ufficiali ne attestano

la veridicità

a tutti gli effetti di legge), nel rispetto del "criterio di

cassa" e mediante apposita procedura telematica, entro 60 giorni

dalla

conclusione del progetto.

TUTTI I PROGETTI SARANNO SOTTOPOSTI AD AUDIT DI PRIMO LIVELLO

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

14


AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Sanzioni

•L'accertamento da parte del MIUR di violazioni di norme di legge

e/o

regolamentari sulle singole rendicontazioni, ferme restando

le

responsabilità

civili e penali, comporta:

l'automatica esclusione dai successivi bandi PRIN (per un periodo di 5 anni dalla data dell'accertamento) del responsabile di unità

•L'accertamento da parte del MIUR di frequenti irregolarità

negli audit o

di ripetute violazioni di norme di legge e/o regolamentari sul complesso delle rendicontazioni prodotte dalla singola università

comporta:

l'esclusione dell'università dai successivi bandi PRIN per un periodo di 5 anni dalla data dell'accertamento

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

15


Obiettivi principali -

Il controllo di legge previsto dal MIUR

-

La salvaguardia degli interessi dell’Ateneo

Obiettivi secondari -

Assistenza alle attività

di verifica svolte dal MIUR

-

Training del personale coinvolto nella gestione dei progetti

-

Miglioramento delle procedure di gestione dei progetti PRIN/FIRB

Funzioni esercitate allo scopo di raggiungere gli obiettivi: controllo dei progetti

redazione delle relazioni di auditing

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

16


L’unità di internal audit deve garantire:

Autonomiai membri del team dovranno essere, e dovranno dimostrare di essere, gerarchicamente e funzionalmente indipendenti rispetto al soggetto sottoposto a controllo

Competenzai membri del team dovranno essere necessariamente dotate di

competenze ed esperienze specifiche con riferimento al bando relativo al progetto sottoposto a controllo

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

17


Efficacia ed efficienzail team deve regolare l’attività

attraverso la determinazione di

specifiche procedure interne (es. convocazione, funzionamento, verbalizzazione,…)

Trasparenza l’attività

deve condursi con il massimo livello di trasparenza ed

obiettività, requisiti che devono essere garantiti a prescindere dalla composizione specifica dell’unità

sui singoli progetti di ricerca da

verificare

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

18


Prerogative dell’unità di internal audit:

Elaborazione di un ToR (Terms of Reference) e di una control check list, che guideranno l’operato di tutti gli attori coinvolti nel processo di

certificazione dei rendiconti (responsabile scientifico, responsabile amministrativo e internal auditors)

Elaborazione di un calendario di visite on the spot, che le strutture decentrate, in ragione dell’elevato numero di progetti da certificare e del limitato periodo temporale a disposizione, dovranno necessariamente rispettare

Previsione di una tempistica rigorosa nella quale l’unità

di audit dovrà

raccogliere la documentazione e potrà

eventualmente richiedere

spiegazioni, integrazioni anche documentali, ecc…DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

19


Emissione della certificazione

dovuta, secondo la modulistica prevista

Comunicazione, informazione e formazione del personale coinvolto nella gestione dei progetti di ricerca MIUR: l’investimento di tempo e risorse in questa direzione costituirà

la premessa per ridurre tempi, rischi e costi

dell’attività

di verifica vera e propria

L’unità di internal audit svolgerà un’attività unicamente di controllo, (il rendiconto sarà ormai chiuso e definitivo):

non sarà quindi possibile correggere/sistemare errori, i quali dovranno invece essere chiaramente evidenziati!!!

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

20


Operativamente, l’unità di internal audit dovrà:

1) utilizzare una metodologia sistematica

Una metodologia sistematica rende il lavoro di revisione più

oggettivo,

indipendentemente dalla (diversa) composizione dell’unità

di audit, oltre

che permettere un risparmio di tempo e di costi.

2) raccogliere e valutare le evidenze documentali

•L’uso di una metodologia sistematica parte dalla predisposizione coerente, ai fini del controllo, della documentazione necessaria. •Tale documentazione deve essere sufficiente allo scopo di verificare il rispetto delle regole finanziarie di eleggibilità

dei costi, provare le

conclusioni circa tale eleggibilità

a cui giunge l’unità

di audit, difendere tali

conclusioni in caso di audit da parte del MIUR

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

21


Cosa vedremo oggi?


di internal audit

•La rendicontazione

•Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute•La raccolta e la conservazione della documentazione

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

22

La rendicontazione

Procedura di rendicontazione

Il Dipartimento assiste il responsabile scientifico di unità

per tutto

ciò che concerne la parte amministrativo-contabile, al fine di

effettuare un primo screening in merito all’ammissibilità

delle spese

ed all’osservanza delle procedure regolamentari.

Nella fattispecie, il Dipartimento interviene nelle fasi 2, 3 e 4 della procedura di chiusura del rendiconto di seguito indicata:

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

23

La rendicontazione

Fase 1 – Rendicontazione del responsabile scientifico

Entro 60 giorni dalla conclusione del progetto (secondo quanto previsto dall’art. 7, comma 3 del D.M. n. 51/2010/Ric) il responsabile di unità

procede con la compilazione e con la prima chiusura telematica del rendiconto.

In questa fase il responsabile scientifico è

tenuto -

cliccando su un

apposito “quadratino”

in calce al rendiconto –

a dichiarare la pertinenza

delle spese sostenute al progetto di ricerca.

Successivamente alla chiusura del rendiconto, sarà

consentito l’accesso

ai dati inseriti al Dipartimento (nella persona del Responsabile

amministrativo) ed agli Uffici ricerca dell’Ateneo, ma non ancora al MIUR.

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

24

La rendicontazione

Fase 2 – Verifica del responsabile amministrativo

Entro i successivi 15 giorni dalla chiusura del rendiconto, il

responsabile amministrativo (indicato dal responsabile scientifico in fase di rimodulazione dei costi) ha la possibilità

di segnalare

telematicamente al responsabile di unità

–

tramite apposita procedura

Cineca –

eventuali errori e/o imprecisioni riscontrati, al fine di

consentirne la modifica.

Nel caso in cui il responsabile amministrativo non rilevi errori

e/o

imprecisioni darà

una conferma di chiusura al consuntivo, che verrà

chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR.In questo caso si passa direttamente alla fase 4.

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

25

La rendicontazione

Fase 3 – Correzioni da parte del responsabile di unità

Nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura

del

rendiconto viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte

del

responsabile di unità.

Si avvia, in sostanza, una procedura di modifica telematica del rendiconto da parte del responsabile di unità, sulla base delle segnalazioni pervenute ed entro il termine di 15 giorni;

Solo a modifiche avvenute, il responsabile amministrativo darà

una

conferma di chiusura al consuntivo che verrà

quindi reso disponibile al

MIUR; in caso di mancata modifica entro il termine prestabilito,

si passa

direttamente alla fase 4.

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

26

La rendicontazione

Fase 4 – Chiusura automatica del rendiconto

Alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei dati erroneamente indicati, anche in assenza di modifica da parte del responsabile

di unità,

si verifica la chiusura automatica del rendiconto, con l’evidenza delle segnalazioni formulate dal responsabile amministrativo, che saranno visibili sia sul sito degli uffici ricerca sia sul sito riservato del MIUR.

La procedura sopra descritta, dovrà

essere completata, pertanto, entro

60+30 giorni dalla conclusione del progetto.

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

27

La rendicontazione

In definitiva, cronologicamente si verificheranno i seguenti passaggi:

Conclusione del progetto (data A)

Fase 1 -

Rendicontazione del responsabile scientifico (data B) entro 60gg. (da A)Il responsabile di unità

procede con la compilazione e con la prima chiusura telematica del rendiconto. Inoltre, cliccando su un apposito “quadratino”

in calce al rendiconto, il

responsabile scientifico dichiara la pertinenza delle spese sostenute al progetto di ricerca.

Fase 2 -

Verifica del responsabile amministrativo (data C) entro 15gg. (da B)Il responsabile amministrativo (indicato dal responsabile scientifico in fase di rimodulazione dei costi) ha la possibilità

di segnalare telematicamente al responsabile di unità

–

tramite apposita procedura Cineca –

eventuali errori e/o imprecisioni riscontrati, al fine di

consentirne la modifica.Nel caso in cui il responsabile amministrativo non rilevi errori

e/o imprecisioni darà

una conferma di chiusura al consuntivo, che verrà

chiuso e reso disponibile al MIUR.

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

28

La rendicontazione

Fase 3 -

Correzioni del responsabile scientifico (data D) entro 15gg. (da C)Nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura

del rendiconto viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del responsabile di unità.

Fase 4 -

Chiusura automatica del rendiconto (data D) entro 15gg. (da C)Alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei dati erroneamente indicati, anche in assenza di modifica da parte del responsabile di unità, si verifica la chiusura automatica del rendiconto, con l’evidenza delle segnalazioni formulate dal responsabile amministrativo, che saranno visibili sia sul sito degli uffici di ricerca sia sul sito riservato del MIUR.

Chiusura dell’attività di INTERNAL AUDIT (data E) entro:•6 mesi da D nel caso del PRIN•3 mesi da D nel caso del FIRB

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

29


Cosa vedremo oggi?


di internal audit•La rendicontazione

•Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute

•La raccolta e la conservazione della documentazione

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

30

Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute

CONTENUTO DELLE RENDICONTAZIONI

Ogni rendicontazione dovrà

essere effettuata su apposita modulistica

messa a disposizione dal CINECA e consisterà

in una dettagliata

elencazione dei costi sostenuti, distinti per voce di spesa (fatta eccezione per le spese generali, che saranno calcolate automaticamente in ragione del 60% del costo rendicontato per il personale).

Si ricorda che i costi relativi alle voci di spesa A.1, A.2 e A.3 rientrano nell’ambito del cofinanziamento che ogni unità

di ricerca dovrà

assicurare.

In calce a ogni rendiconto il responsabile scientifico e il responsabile amministrativo dovranno sottoscrivere telematicamente (cliccando

su

appositi “quadratini”) le seguenti dichiarazioni:

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

31


DICHIARAZIONI PER LE VOCI DI SPESA

Per tutto il personale:

Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all’effettivo impegno sul progetto di tutto il personale dipendente e non dipendente rendicontato o

impiegato nel progetto

Per il personale non dipendente già arruolato prima della data di approvazione del PRIN (A.3):

Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all’esclusivo utilizzo di fondi “liberi”, cioè

di fondi propri diversi dai fondi PRIN e da altri fondi specifici per il finanziamento di progetti

Per le altre voci di spesa:

Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all’effettivo utilizzo nel progetto e per il progetto delle attrezzature, delle consulenze, dei materiali di consumo rendicontati

Per il criterio di cassa:

Dichiarazione del responsabile amministrativo relativa all’avvenuta effettuazione delle spese

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

32


Inoltre, ciascuna unità

di ricerca, dovrà

completare una

TASCA INFORMATICA nella quale il responsabile amministrativo dovrà

inserire,

mediante copia scansita, i seguenti documenti:

•Personale non dipendente già arruolato prima della data di approvazione del PRIN (A.3)

Copia scansita del contratto•Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto (A.4)

Copia scansita del contratto•Attrezzature, strumentazioni e prodotti software (C)

Copia scansita delle fatture di importo superiore ad €

5.000

•Servizi di consulenza e simili (D)Copia scansita delle fatture di importo superiore ad €

5.000

•Altri costi di esercizio (E)Copia scansita dell’autorizzazione alla missione

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

33


Attività di controllo interno

Il controllo delle rendicontazioni da parte degli audit interni dovrà

avvenire

entro 6 mesi dalla chiusura del rendiconto.

Il bando prevede che tutte le rendicontazioni relative a tutti i

progetti

siano assoggettate agli audit, mentre per il MIUR è

prevista la possibilità

del controllo a campione (nel limite minimo del 10%).

Nell’ambito degli audit, da effettuare “a tappeto”, è

peraltro possibile

procedere mediante campionatura delle spese sostenute, con esclusione delle voci di spesa “Attrezzature, strumentazione e prodotti software (C)”

e “Servizi di consulenza e simili (D)”, per le quali è

invece necessario

il controllo totale delle fatture.DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

34



A.1 – Personale dipendente: campionatura min. 30% costo totale

Acquisizione della dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (Divisione Stipendi e carriere del personale)

A.2 – Personale dipendente da altri Enti /Atenei: camp. min. 30% costo

•Autocertificazione del Responsabile di unità

in merito all’impegno dedicato

effettivamente al progetto.•Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (dell’altro Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non superamento del monte ore complessivo

A.3 – Personale non dipendente: campionatura min. 30% del numero totale per almeno il 50% del costo totale

•Copia conforme di contratto o lettera di incarico per il progetto.•Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo

lordo da parte

della competente struttura amministrativa

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

35



A.4 – Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto: campionatura min. 30% del numero totale per almeno il 50% del costo totale

•Bando di concorso•Copia conforme di contratto o lettera d’incarico per il progetto, con l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, dell

a

remunerazione prevista, delle attività

da svolgere, delle eventuali

modalità

di esecuzione e con l’eventuale indicazione della effettiva

distribuzione degli impegni su diversi progetti•Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa•Dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa

dell’avvenuto pagamento

B – Spese generali: non sono necessari controlli

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

36



C – Attrezzatura, strumentazione e prodotti software: controllo totale

•Copia conforme fatture•Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto)•Mandati di pagamento•Dichiarazione del responsabile di unità

sulla percentuale di utilizzo

dell’attrezzatura sul progetto•Qualora l’attrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con

l’ente “ospitante”

D – Servizi di consulenza e simili: controllo totale

•Contratti/lettera di incarico con l’indicazione delle attività

da svolgersi e del

periodo in cui devono essere svolte•Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate•Fatture/ricevute compensi (copia conforme se importi superiori a

€

5.000)

•Mandati di pagamento

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

37



E – Altri costi di esercizio: campionatura min. 10% titoli di spesa per almeno 30% costo totale•Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate•Fatture (copia conforme di tutte

le fatture di importo superiore ad €

5.000)•Mandati di pagamento

per le missioni:

-

Copia conforme di tutti

i moduli di richiesta di autorizzazione ad effettuare la missione-

Lettera d’incarico o modulo missione, a firma del responsabile di unità, che autorizza la specifica missione ed evidenzi le motivazioni

scientifiche che rendono necessaria la missione nonché

la durata della missione stessa.-

Note spese del personale, contenenti il dettaglio delle spese sostenute presenti e correttamente conservate-

Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti,

ecc…-

Mandati di pagamento

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

38



In ogni caso, al termine della procedura di audit, la struttura competente, per il tramite degli uffici ricerca, dovrà

rilasciare al MIUR le seguenti

dichiarazioni, che confluiranno nella “tasca informatica”

del progetto:

•Dichiarazione scansita degli avvenuti controlli e della veridicità

dei

rendiconti•Dichiarazione scansita di conformità

alle norme di legge e regolamentari

e alle disposizioni e procedure amministrative•Dichiarazione scansita in ordine alle eccezioni rilevate in sede

di audit,

con elencazione delle stesse•Dichiarazione scansita in merito all’accettabilità

complessiva del

rendiconto, con eventuale motivata proposta di stralci

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

39


Attività di controllo del MIUR

Disponendo del rendiconto (comprensivo della “tasca informatica”), e quindi di tutte le copie scansite dei contratti, delle fatture superiori a 5.000 euro e delle dichiarazioni rilasciate dalla competente struttura di internal audit, il MIUR procederà

all’effettuazione dei controlli a campione

di propria competenza, anche con verifiche in loco.

Il calendario delle visite in loco sarà

definito tempestivamente (previa

definizione del campione da assoggettare a verifica), con un preavviso di almeno 30 giorni, e inviato a tutti gli uffici ricerca, affinché

quelli interessati

possano predisporre per tempo la documentazione necessaria, costituita da:•Originali delle dichiarazioni rilasciate dalla struttura di internal audit•Dichiarazioni relative al costo annuo lordo•Originali o copie conformi dei contratti relativi al personale (voce A.3 e A.4)•Originali o copie conformi delle fatture di importo superiore ai

5.000 euro

•Originali o copie conformi delle autorizzazioni alle missioni

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

40


Cosa vedremo oggi?


di internal audit•La rendicontazione•Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute

•La raccolta e la conservazione della documentazione

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

41

La raccolta e la conservazione della documentazione

In definitiva, i soggetti coinvolti nella gestione dei progetti MIUR sono:

Il Dipartimento

L’unità

di Internal Audit (controllo I livello)

Il MIUR (controllo II livello)

Il Dipartimento, cioè

RESPONSABILE SCIENTIFICO e RESPONSABILE

AMMINISTRATIVO, ha il compito produrre il rendiconto oggetto della verifica.D

IVIS

ION

E S

ERV

IZI P

ER

LA R

ICE

RCA

42


Il RESPONSABILE SCIENTIFICO dovrà

in particolare:

1)Chiudere telematicamente il rendiconto2)Correggere (eventualmente) il rendiconto in base ai rilievi del Responsabile Amministrativo3)Produrre la Dichiarazione relativa all’effettivo impegno sul progetto di tutto il personale dipendente e non dipendente rendicontato o impiegato nel progetto4)Produrre la Dichiarazione relativa all’utilizzo di fondi “liberi”, cioè

di fondi propri diversi dai fondi PRIN e da altri fondi specifici per il finanziamento di progetti, relativamente al personale non dipendente già

acquisito5)Produrre la Dichiarazione relativa all’effettivo utilizzo nel progetto e per il progetto delle attrezzature, delle consulenze e del materiale di

consumo rendicontati6)Rendersi disponibile a collaborare attivamente sia con il Responsabile Amministrativo, nella redazione e chiusura del rendiconto, sia con l’unità

di internal audit nello svolgimento di tutte le fasi della verifica

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

43

La raccolta e la conservazione della documentazioneD

IVIS

ION

E S

ERV

IZI P

ER

LA R

ICE

RCA

44


Il RESPONSABILE AMMINISTRATIVO dovrà

in particolare:

1)Formulare telematicamente i rilievi al rendiconto2)Chiudere telematicamente il rendiconto «corretto»

dal Responsabile Scientifico3)Produrre la Dichiarazione relativa all’avvenuta effettuazione delle spese rendicontate, secondo il criterio di cassa4)Compilare la «TASCA INFORMATICA», nella quale dovranno confluire:

a)

copia scansita dei contratti di lavoro relativamente al personale non dipendente già

acquisito (voce A.3) ed al personale da acquisire sul progetto (voce A.4)

b)

copia scansita delle fatture di importo superiore ad €

5.000 con riferimento alle

attrezzature, strumentazione e prodotti software (voce di spesa C), e servizi di consulenza e simili (voce D)

c)

Copia scansita dell’autorizzazione alle missioni, con riferimento agli altri costi di

esercizio (voce di spesa E)

5)Preparare il FALDONE del progetto, che rimarrà

a disposizione sia dell’unità

di internal audit, quando verrà

per il controllo, che del MIUR (per l’eventuale controllo di II livello)6)Rendersi disponibile a collaborare attivamente sia con il Responsabile Scientifico, nella redazione e chiusura del rendiconto, sia con l’unità

di internal audit nello svolgimento di tutte le fasi della verifica

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

45

La raccolta e la conservazione della documentazioneD

IVIS

ION

E S

ERV

IZI P

ER

LA R

ICE

RCA

46


Il faldone dovrà quindi contenere la seguente documentazione, ordinatamente divisa per ciascuna voce di spesa,

e per tutte le spese rendicontate (campionatura 100%):

A.1 – Personale dipendente

Acquisizione della dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (Divisione Stipendi e carriere del personale)

A.2 – Personale dipendente da altri Enti /Atenei

•Autocertificazione del Responsabile di unità

in merito all’impegno dedicato effettivamente al progetto.•Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (dell’altro Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non superamento del monte ore

complessivo

A.3 – Personale non dipendente

•Copia conforme di contratto o lettera di incarico per il progetto.•Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo

lordo da parte della competente struttura amministrativa

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

47




A.4 – Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto

•Bando di concorso•Copia conforme di contratto o lettera d’incarico per il progetto, con l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività

da svolgere, delle eventuali modalità

di esecuzione e con l’eventuale indicazione della effettiva distribuzione degli impegni su diversi progetti•Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa•Dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa

dell’avvenuto pagamento

B – Spese generali: nulla

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

48




C – Attrezzatura, strumentazione e prodotti software

•Copia conforme fatture•Verbali di collaudo/accettazione (se previsti)•Mandati di pagamento•Dichiarazione del responsabile di unità

sulla percentuale di utilizzo dell’attrezzatura sul progetto•Qualora l’attrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con

l’ente “ospitante”

D – Servizi di consulenza e simili

•Contratti/lettera di incarico con l’indicazione delle attività

da svolgersi e del periodo in cui devono essere svolte•Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate•Copia conforme di tutte le fatture/ricevute compensi (non solo quelle di importo superiore a €


DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

49




E – Altri costi di esercizio

per tutti:

•Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate•Copia conferme di tutte le fatture (non solo quelle di importo superiore ad €


solo per le missioni:

•Copia conforme di tutti i moduli di richiesta di autorizzazione ad effettuare la missione•Lettera d’incarico o modulo missione, a firma del responsabile di unità, che autorizza la specifica missione e specifichi i motivi scientifici che rendono

necessaria la missione nonché

la durata della missione stessa.•Note spese del personale, contenenti il dettaglio delle spese sostenute presenti e correttamente tenute•Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti, ecc…•Mandati di pagamento

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

50


Attenzione:

Una puntuale, completa ed ordinata archiviazione è

una condizione

necessaria per il corretto svolgimento della procedura di audit e per il

rispetto dei ristrettissimi tempi

nei quali dovremo necessariamente procedere

Dovremo certificare 91 progetti sul bando PRIN 2009, oltre ad alcuni progetti sul bando FIRB 2008,

nel periodo gennaio –

giugno 2014

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

51


E’ in corso di definizione un calendario di visite on the spot nei vari dipartimenti dell’Ateneo

DIV

ISIO

NE

SE

RVIZ

I PE

R LA

RIC

ERC

A

52

Grazie per l’attenzione, buon lavoro e buone vacanze!

RIFERIMENTI

Divisione Servizi per la Ricerca

Ufficio Auditing e Consulenza Contabile progetti

Aurora Altomare Tel. +39.02.503.12275

Raffaella Caporaso Tel. +39.02.503.12054

Gerardo D'Errico Tel. +39.02.503.12051

Maurizio Santoro Tel. +39.02.503.12089

Bruno Zampaglione Tel. +39.02.503.12774

e-mail: [email protected]

web: www.unimi.it/divricerca

fax. +39.02.503.12026

Bandi MIUR Procedure di INTERNAL AUDITD

IVIS

ION

E S

ERV

IZI P

ER

LA R

ICE

RCA

53

mailto:[email protected]

Procedure di INTERNAL AUDIT - unimi.it · Bandi MIUR Procedure di INTERNAL AUDIT Dott. Maurizio...

Documents

Transcript of Procedure di INTERNAL AUDIT - unimi.it · Bandi MIUR Procedure di INTERNAL AUDIT Dott. Maurizio...