UNIVERSITATEA “SPIRU HARET” CONSTANTAFACULTATEA DE MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL

SPECIALIZAREA CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE

1

Lect. Univ. Dr. ELEFTERIE LIANA

CONSTANTA-2010-

CUPRINS

1. CAIET DE PRACTICA ....................................................................................................... 3

2

02.08.2010..................................................................................................................................303.08.2010..................................................................................................................................304.08.201005.08.2010..................................................................................................................................5

06.08.2010

10.08.2010 .................................................................................................................................. 9

11.08.2010 ……………………………………………………………………………………

13.08.2004 ................................................................................................................................ 10

18.08.2010 …………………………………………………………………………………….

20.08.2010 ................................................................................................................................ 13

FLUXUL DOCUMENTELOR FINANCIAR- CONTABILE:.............................................................13

MONOGRAFIE CONTABILA ............................................................................................. 15

DOCUMENTELE PRIMARE SI CIRCUITUL LOR.........................................................................15DOCUMENTE CONTABILE...........................................................................................................17CONTINUTUL DOCUMENTELOR..................................................................................................18

3

FUNCTIILE DOCUMENTELOR......................................................................................................19Clasificarea documentelor........................................................................................................19

1. CAIET DE PRACTICA

02.08.2010

In prima zi de practica am vizitat sediul unitatii si am aflat care este obiectul de activitate al unitatii si serviciile oferite de aceasta.

Prezentarea societatii

„SC NARO WIS SRL” Fetesti este o unitate economica de interes judetean care are ca activitate de baza executarea lucrarilor de constructii-montaj.

4

Statutul societatii cuprinde un obiect de activitate divers, ca de exemplu: constructii de autostrazi; drumuri si constructii destinate sportului; constructii hidrotehnice; constructii de locuinte, hoteluri, restaurante, birouri, etc.

Un obiectiv important il constituie dezvoltarea pietei, transformarea clientilor indiferenti si posibilii clienti in viitori clienti.

Serviciile oferite de S.C. NARO WIS S.R.L sunt urmatoarele: materiale de constructii: betoane; cimenturi; materiale prefabricate;

lucrari de constructii civile: terasamente; structuri; instalatii

interioare; finisaje; instalatii sanitare;

lucrari de constructii industriale: infrastructure; structuri de metal/ beton; pardoseli industriale; instalatii interioare; finisaje; instalatii sanitare;

lucrari de constructii drumuri: terasament/ infrastructure; incadramente; asfalturi; alei si trotuare; betonari,reparatii curente, capitale, modernizari, consolidari.

Cladirile si constructiile moderne utilizeaza mai multe tehnologii specializate. Pe parcursul ultimilor ani a avut loc o dezvoltare rapida in industrie cu privire la metodele de constructii si producerea materialelor de constructii.

In pofida acestui progres procesele de reparatii si reconstructii necesita componente in tehnologiile mai vechi. Tehnologiile industriei de constructii includ atat conducerea traditionala, intensiv in manopera, cat si tehnologiile

sofisticate, industrializate, spre exemplu sistemele de control

5

03.08.2004

In aceasta zi am aflat aspecte despre constituirea, functionarea si inregistrarea societatii.

Cadrul juridic

Toate aspectele privind constituirea, functionarea si inregistrarea societatilor comerciale sunt reglementate prin: Legea 31/1990, modificata si republicata in 1998, privind societatile comerciale; Legea 26/1990, modificata si republicata in 1998, privind Registrul Comertului; Legea nr. 36/1995 a notarilor publici si a activitatilor notariale; Legea 133/1999 privind stimularea intreprinzatorilor privati pentru infiintarea si dezvoltarea de

intreprinderi mici si mijlocii cu modificarile ulterioare; O.U.G. nr. 76/2001 privind simplificarea unor formalitati administrative pentru inregistrarea si autorizarea

functionarii comerciantilor Hotarare nr. 599/ 21.06.2001 pentru stabilirea modelului si continutului cererii de inregistrare si ale

certificatului de inregistrare a comerciantului Hotararea nr 600/21.06.2001 privind stabilirea onorariilor in suma fixa pentru serviciile prestate de notarii

publici in vederea inregistarii si autorizarii functionarii comerciantilor Hotararea nr.616/27.06.2001 privind aprobarea taxelor percepute pentru publicarea in Monitorul Oficial al

Romaniei, Partea a IV-a, a incheierii judecatorului delegat la inregistrarea comerciantilor si a actului constitutiv, vizat de judecatorul delegat.

Hotararea nr. 625/06.07.2001 pentru aprobarea procedurilor de autorizare a functionarii comerciantilor.Obiectul de activitate trebuie stabilit avand in vedere H.G. 656/1997 privind aprobarea clasificarii activitatilor din

economia nationala- CAEN, publicat in Monitorul Oficial nr. 301/5.11.1997.Cod CAEN 45- Constructii451- Organizarea de santiere si pregatirea terenului452- Constructii de cladiri sau parti ale acestora; geniu civil

6

453- Lucrari de instalatii pentru cladiri454- Lucrari de finisare455- Inchirierea utilajelor de constructii si demolare, cu personal de deservire aferent.Aceasta diviziune include constructiile generale si speciale pentru cladiri si de geniu civil, lucrari de instalatii

pentru cladiri si finisaje ale cladirilor.

Diviziunea include lucrari noi, reparatii, completari si modificari; ridicarea de cladiri sau structuri din prefabricate, pe santier si de asemenea, constructiile cu caracter temporar.

Constructiile generale reprezinta realizarea de cladiri integrale, cladiri pentru birouri, magazine si alte cladiri publice si utilitare, cladiri pentru ferme, etc, constructii ingineresti sau de geniu civil, cum ar fi; autostrazi, drumuri, strazi, poduri, tuneluri, cai ferate, aerodromuri, porturi si alte proiecte marine sau fluviale, sisteme de irigatii, sisteme de canalizare, dispozitive industriale, conducte si linii electrice, baze sportive, etc.

Aceasta activitate se poate desfasura pe cont propriu, pe baza de onorarii sau contract. Portiuni din lucrari, sau uneori, intreaga activitate, practic, pot fi efectuate de catre subcontractori.

Constructiile speciale includ constructia unor parti ale cladirilor si lucrarilor de geniu civil, sau pregatirea in acest scop.

De obicei, este vorba de specializarea intr-un singur aspect comun diferitelor structuri, necesitand calificare sau echipament specializat. Sunt incluse activitati ca: fixarea pilonilor, lucrari de fundatii, forarea puturilor, lucrari de armare, lucrari de betoane, zidarii, fixarea elementelor prefabricate, schelarie, fixarea acoperisului, etc.

Aici este inclusa realizarea structurilor de otel, cu conditia ca piesele componente sa nu fie produse de aceeasi unitate.

In majoritatea cazurilor, constructiile speciale sunt executate prin subcontractare, iar reparatiile de constructii sunt efectuate, in special, pentru posesorul proprietatii.

Lucrarile de instalatii pentru cladiri includ instalarea tuturor tipurilor de utilitati care fac constructia sa functioneze.

Aceste activitati sunt, de obicei, efectuate la locul constructiei, desi parti ale lucrarii pot fi executate intr-un atelier.

7

Sunt incluse activitati ca lucrarile tehnico- sanitare, instalarea sistemelor de incalzire si aer conditionat, antene, sisteme de alarma si alte lucrari electrice, sisteme de aspersoare, lifturi si scari rulante, etc.

Sunt de asemenea incluse lucrarile de izolatii (hidro si termo-izolatii, izolatie fonica), lucrarile de instalatii frigorifice comerciale, instalarea iluminatului si a sistemelor de semnalizare pentru drumuri, cai ferate, aeroporturi, portuir, etc.

Sunt incluse, de asemenea, reparatiile la lucrarile mai sus mentionate.Activitatile de finisare a cladirilor cuprind acele activitati care contribuie la finalizarea sau finisarea unei

constructii, cum ar fi: montari de geamuri, tencuieli, vopsitorie, zugraveli, pardoseli sau captusirea peretilor cu placi de ceramica sau cu alte materiale, ca: parchet, tapet, mocheta, etc; lustruirea pardoselilor, lucrari de dulgherie fina, lucrari acustice, curatarea exteriorului, etc.

Sunt incluse de asemenea reparatiile la lucrarile mai sus mentionate.

04.08.2010-05.08.2010

Am analizat structura organizatorica a societatii.

8

Organizarea efectiva a societatii

„Distribuirea autoritatii si responsabilitatii intr-o unitate economica se realizeaza prin propria-i structura organizatorica. O buna intelegere a metodelor de stabilire a autoritatii si distribuirii responsabilitatii este esentiala pentru determinarea necesarului de informatii intr-o astfel de unitate.”1

„Structura organizatorica reprezinta ansamblul persoanelor, subdiviziunilor organizatorice si a relatiilor dintre acestea, prin intermediul carora se realizeaza obiectul de activitate al intreprinderii. Aceasta este formata din structura functionala sau de conducere si structura operationala ( de productie si de conceptie).

Structura functionala este alcatuita din ansamblul persoanelor cu atributii de conducere, a subdiviziunilor organizatorice care asigura managementul firmei si a relatiilor dintre acestea.”2

Structura de Personal

Personalul societatii este angajat cu contract de munca. Acesta se incheie in baza prevederilor contractului colectiv de munca si cu respectarea conditiilor stabilite de lege.

S.C. „SC NARO WIS SRL” Fetesti are un numar de 52 salariati, din care: Personal :

- cu studii superioare: 5 - cu studii medii: 7 - alte scoli: 5 TOTAL 17

Personal muncitor: - muncitori calificati: 19 - muncitori necalificati: 16 TOTAL 35

1

2

9

In structura personalului 74,2% sunt barbati, iar restul de 25,8% sunt femei. Personalul S.C. „SC NARO WIS SRL” Fetesti are o vârsta medie de 37 de ani.

.

10

ADMINISTRATOR

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR TEHNIC DIRECTOR ECONOMIC

Serviciul de Pregatire si urmarire

a productiei

Serviciul Mecanizare si Transporturi

Baza de productie

Santierul nr.2

(Instalatii)

Santierul nr. 1

Organigrama S.C. „SC NIVELMENT SRL”S.A.

Birou contabilitate

materiale

Birou financiar

Depozite de

materiale

Serviciul de control calitate

Responsabil controlul calitatii

Laborator prelevari si incercari probe

Serviciul Personal , invatamant si

retribuire

Birou Protectia muncii si PSI

Responsabil asigurarea calitatii

11

06.08.2004-10.08.2004

In aceasta zi am studiat managementul si modul de organizare al societatii.

Directorul general – are in subordine directa pe directorul tehnic si directorul economic (contabilul sef).

Are in subordine directa si: - serviciul personal, de invatamant si salarizare (retribuire); - serviciul de protectie a muncii si de respectare a normelor PSI - responsabilul cu asigurarea tuturor mijloacelor materiale si tehnice pentru realizarea unor lucrari de calitate - serviciul de control al calitatii productiei realizate care are in

subordine la randul lui un responsabil al controlului calitatii si un laborator pentru recoltarea de probe si realizarea de incercari si verificari a productiei realizate.

Directorul tehnic si directorul economic- sunt factori de decizie in ce priveste bunul mers al activitatii in asa fel incat sa fie asigurata rentabilitatea acestei societati.

Directorul tehnic are in subordine: - santierul de constructii montaj – executa lucrarile propriu-zise dand o forma finala activitatii din acest domeniu -baza de productie in care se realizeaza – preparari de mortare si betoane,confectii armaturi, confectii tamplarie lemn si metal. - serviciul de transport si mecanizare care asigura:

- mijloacele necesare de transport - utilaje de mare mecanizare (macarale, buldozere, excavatoare, cilindri compresori, etc) - utilaje de mica mecanizare si scule (schele, fierastraie, polizoare, truse de scule, etc)- serviciul de pregatire si urmarire a productiei care asigura: - documentatia tehnica de executie - necesarele de materiale - calculul necesarului de forta de munca, utilaje si mijloace de transport - intocmeste situatiile de plata si urmareste incasarea productiei realizate.

Directorul economic are in subordine:- biroul contabilitate generala si contabilitate materiale- biroul financiar

- depozitul de materialeUrmareste intocmirea documentelor conform legii contabilitatii si

inscrierea in cheltuielile admisibile a realizarii productiei. De asemenea urmareste corectitudinea in ce priveste intocmirea actelor

de plata a salariilor personalului precum si gestionarea corecta a materialelor si materiilor prime ce se pun in opera.

Mai urmareste: - intocmirea corecta a facturilor si incasarea lor - plata obligatiilor catre bugetul de stat - derularea creditelor bancare,etc.

11.08.2004-13.08.2004

In aceasta zi am aflat informatii despre compartimentul contabil.

Acest compartiment se subordoneaza contabilului sef al societatii comerciale.

Normalizare: atributii, competente, responsabilitati:1. Executa conform planului de conturi inregistrarea sintetica si analitica

la zi a tuturor operatiilor cu caracter economic si financiar ce au loc in societatea comerciala;

2. Asigura efectuarea corecta si la timp a inregistrarilor contabile privind mijloacele fixe si calculul amortizarii acestora, mijloacele circulante, cheltuielile de productie sau circulatie, mijloacele banesti si imprumuturile bancare, fondurile proprii si alte fonduri, debitorii, creditorii si alte deconturi, investitiile, cheltuielile bugetare, rezultatele financiare;

3. Intocmeste lunar balanta de verificare a conturilor sintetice si analitice si periodic controlul inregistrarii operatiilor, urmarind concordanta dintre acestea;

4. Incheie, in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare, bilantul si darile de seama contabile, intocmind raportul explicativ si celelalte situatii anexe la bilant;

5. Organizeaza evidenta tehnic-operativa, intocmeste si supune aprobarii necesare actionarii debitorilor la instantele de judecata competente in vederea obtinerii titlurilor executorii ce vor fi apoi predate compartimentului contabilitate in vederea executarii acestora;

6. Efectueaza confruntarea periodica a evidentei contabile analitice a materialelor, marfurilor si produselor cu evidenta tinuta la depozite sau magazii;

7. Verifica facturile si actele de cheltuieli si calculeaza costul de procurare al materialelor receptionate si intrate in depozit;

13

8. Tine evidenta debitorilor din vânzari de produse si executari de lucrari cu plata in rate si urmareste incasarea sumelor de la organizatiile la care sunt incadrati;

9. Efectueaza studii si analize in probleme de beneficii, acumulari, mijloace circulante, eficienta utilizarii fondurilor fixe, in vederea mobilizarii resurselor existente;

10. Urmareste respectarea graficului de circulatie a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate; verifica intocmirea corecta si la timp a documentelor si asigura circulatia si pastrarea acestora;

11. Organizeaza, tine evidenta si verifica existenta ( cu ocazia inventarierilor) a mijloacelor fixe, a obiectelor de mica valoare sau scurta durata; calculeaza amortizarea si uzura acestora si tine evidenta costului reparatiilor capitale si a investitiilor;

12. Organizeaza si tine evidenta materialelor, produselor, marfurilor si a celorlalte mijloace circulante, stabilind conditiile de gestionare, pastrare, depozitare, receptionare si elaborare a acestor mijloace;

13. Urmareste recuperarea creantelor societatii si achitarea datoriilor catre terti si inainteaza compartimentului juridic al societatii, toate actele necesare actionarii debitorilor la instantele de judecata competente in vederea obtinerii titlurilor executorii ce vor fi apoi predate compartimentului contabilitate in vederea executarii acestora;

14. Analiza economica si urmarirea realizarii indicatorilor financiari: Efectueaza studii si analize in probleme de beneficii, acumulari, mijloace

circulante, eficienta utilizarii fondurilor fixe, in vederea mobilizarii resurselor existente;

Analizeaza activitatea economico- financiara pe baza de bilant si indicatori financiari propunând masuri pentru imbunatatirea continua a acestei activitati;

Analizeaza periodic utilizarea plafoanelor de credite si propune masuri pentru diminuarea lor la minimum necesar;

Urmareste situatia stocurilor de valori materiale si ia/ sau propune masuri pentru inscrierea in normativul total al mijloacelor circulante al societatii comerciale, precum si pentru prevenirea formarii de stocuri supranormative;

Raspunde de realizarea integrala si la timp a indicatorilor economico- financiari si analizeaza, in colaborare cu compartimentele de specialitate, fenomenele care au condus la neindeplinirea acestora, propune masuri concrete si eficiente de recuperare a nerealizarilor si de prevenire sau inlaturare a unor situatii nefavorabile;

Verifica deconturile de cheltuieli pentru deplasarile personalului, stabileste penalizari in caz de nedecontare sau nedepunere la termen a

14

sumelor nefolosite, urmareste incasarea acestor penalizari si varsarea lor la buget;

Propune masuri si urmareste organizarea si efectuarea inventarierii intregului patrimoniu la termenele stabilite;

Asigura intocmirea, utilizarea si pastrarea documentelor justificative si contabile, precum si respectarea dispozitiilor legale privind gestionarea, folosirea si evidenta formularelor cu regim special;

Asigura indeplinirea atributiilor ce revin compartimentului financiar- contabil pentru pastrarea integritatii avutului societatii si recuperarea operativa a pagubelor;

Seful compartimentului angajeaza societatea comerciala prin semnaturi, alaturi de manager, in toate operatiunile patrimoniale având obligatia de a refuza, in conditiile stabilite prin reglementarile existente, pe acelea care contravin dispozitiilor legale.15. Finantarea investitiilor si tehnicii noi:

Actioneaza pentru realizarea integrala a resurselor proprii destinate finantarii investitiilor si, in acest scop, ia masuri pentru calcularea amortismentelor, acumularilor din beneficii si altor resurse de finantare a investitiilor;

Analizeaza si avizeaza temele si studiile tehnico-economice pentru obiectivele de investitii ce intra in competenta de aprobare a societatii comerciale, in ceea ce priveste indicatorii financiari;

Urmareste efectuarea platilor de investitii pe masura deschiderii finantarii obiectivelor, potrivit devizelor aprobate;

Intocmeste si supune spre aprobare documentatiile privind necesitatile de imprumuturi pentru investitii si urmareste realizarea si folosirea lor eficienta.16. Operatiunile financiare:

Intocmeste evidenta si documentele privind calcularea, retinerea si varsarea sumelor cuvenite bugetului de stat, bugetelor locale si bugetului asigurarilor sociale de stat din impozite de orice fel, taxe si alte venituri si asigura virarea lor la bugetul de stat in termenele legale;

Urmareste respectarea disciplinei de casa, depunerea in termen a sumelor incasate, a platilor din incasari, respectarea planului de casa, semnarea legala a actelor, verifica rapoartele de casa;

Asigura calculul, plata si incasarea penalizarilor legale si urmareste lichidarea celor platite, prin imputare sau trecerea lor pe costuri potrivit dispozitiilor legale;

Intocmeste statele de plata privind drepturile banesti ale intregului personal din societatea comerciala in baza situatiilor primite de la compartimentul de organizare a muncii in ce priveste retribuirea salariatilor si celorlalti muncitori si efectueaza calculul drepturilor de

15

retributii cuvenite personalului tehnico- administrativ pe baza pontajului comunicat de compartimentul secretariat- administrativ precum si calculul altor drepturi (ore suplimentare, concedii odihna);

Efectueaza retinerile legale pentru: cumparari de marfuri si pentru prestari de servicii in rate, popriri si pensii alimentare, chirii, etc.

Intocmeste dispozitiile de incasari si plati, tine evidenta operatiilor de decontare cu banca si a creditelor bancare;

Controleaza incasarea numerarului de la unitati si verifica ordinea eliberarii si continuitatea chitantelor;

Intocmeste si depune organelor in drept, la termenele stabilite si in conformitate cu dispozitiile in vigoare balantele de verificare, situatia principalilor indicatori financiari si a bilanturilor contabile.

16.08.2004-20.08.2004

Fluxul documentelor financiar- contabile:1. Facturi: - emise- se intocmesc la biroul financiar si se trimit la beneficiar in doua

exemplare din care unul se intoarce cu semnatura de primire si stampila. Aceste facturi se intocmesc pe baza situatiilor de plata recunoscute de beneficiar si vizate in prealabil. Se inregistreaza in contul 411.

- primite- insotesc marfa ajung la depozit; dupa verificarea marfii din punct de vedere calitativ si cantitativ, se intocmesc actele de intrare- receptie, dupa care se trimit la contabilitate pentru inregistrare. Facturile trec apoi la biroul financiar si se inregistreaza in contul 401, urmand a fi decontate.

2. Actele de intrare receptie si actele de iesire si insotire a marfii: - actele de intrare –receptie se intocmesc de catre gestionar si sunt

transmise la serviciul contabilitate materiale. - actele de iesire –insotire se intocmesc de catre seful punctului de lucru

(maistru, sef de formatie) si pe baza lor se elibereaza materiale din depozit. Un exemplar insoteste marfa in timpul transportului.

3. Ordinele de plata- se intocmesc de catre serviciul financiar si se duc la banca pentru plata facturilor si contributiilor la buget.

4. Filele CEC si biletele la ordin: se completeaza de catre serviciul financiar sau de catre achizitorul de materiale si devin documente de plata pentru banca. De asemenea filele CEC pentru numerar se folosesc la eliberarea de numerar din banca.

5. Documentele care atesta plata salariatilor- se intocmesc de catre biroul salarizare (state de plata), se inainteaza la contabilitate pentru inscrierea retinerilor, dupa care ajung la casierie ca documente primare de plata. Copii dupa statele de plata se inainteaza lunar la Directia Muncii.

16

6. Documentele de casa (Registrul de casa) se intocmeste si se completeaza zilnic de catre serviciul financiar ( casierul societatii).

Dupa aflarea fluxului documentelor primare am asistat la intocmirea facturilor, chitantelor si avizelor de insotire a marfii. Deasemenea am observat cum are loc receptia marfii la fata locului.

17

MONOGRAFIE CONTABILA

Documentele primare si circuitul lor

Informatia si, indeosebi, informatia economica este astazi prezenta in toate domeniile de activitate, fiind un element indispensabil al progresului.

Realitatile societatii moderne ne arata ca odata cu dezvoltarea economiei de piata si sporirea gradului de complaxitate a acesteia trebuie sa se dezvolte corespunzator- ca arie, continut si operativitate- si informatia economica, pentru ca ea sa poata furniza elementele necesare luarii deciziilor, sa poata reflecta exact situatia patrimoniala a unitatii si rezultatele activitatii economico- financiare.

Conducerea, in general, si conducerea activitatii economice, in special, nu mai este considerata numai o arta in care intuitia joaca un rol insemnat in luarea deciziilor, ci ca o stiinta de sine statatoare. Informatia economica ne ajuta sa observam modul de utilizare a resurselor materiale si umane, sa sesizam si sa examinam critic aspectele pozitive dar si deficientele existente, in vederea luarii masurilor ce se impun.

Valorificarea deplina a informatiei economice se poate realiza numai in cadrul unui sistem informational economic, conceput ca „un ansamblu al mijloacelor si metodelor de obtinere, stocare si utilizare a informatiilor intr-un anumit domeniu al activitatii social- economice.”3

Functia de baza a oricarui sistem informational economic- indiferent de gradul de complexitate si de automatizare- este de a vehicula o cantitate rationala de informatii, pe baza carora sa se ia decizii economice bine argumentate pe toate treptele organizatorice.

Principala sursa de date a sistemului informational economic si, totodata, una din conceptele de baza ale acestuia este contabilitatea. Ea a existat in toate formatiunile social- economice ca rezultat al productiei materiale, dar importanta, modul de organizare si sarcinile ei au fost diferite, in functie de particularitatile modului de productie si telurile fiecarei orânduiri sociale. Privind epocile istorice observam ca progresul stiintifico- tehnic a reprezentat, in fond, un instrument in mâna omului, pentru ca a pus toate ramurile stiintei in fata unor noi cerinte.

In ceea ce priveste stiinta contabilitatii, in sensul cel mai restrâns, ea beneficiaza in prezent de principiile teoriei sistemelor, principiile ciberneticii si metodele informaticii pentru constituirea de sisteme integrate si sisteme expert de mare importanta, in necontenita imbogatire si adâncire a câmpului cunoasterii in materia contabila, datorita posibilitatii transferului de inteligenta de la om catre produsele informatice cu specific contabil.

3

18

Stiinta contabilitatii, cu deosebire in ultimile decenii ale secolului nostru, a inregistrat puternice momente de deschidere sistemica, pentru a avea o mai buna cuprindere teoretica si aplicativa a intregii arii de cercetare si pentru a putea raspunde cerintelor de modernizare.4

Actiunea de modernizare a contabilitatii pe plan mondial si-a propus urmatoarele obiective

- imbunatatirea organizarii si conducerii contabilitatii diferitelor tari;- mai buna intelegere a informatiilor contabile si controlul lor;- compararea informatiilor contabile in timp si spatiu.Cadrul sistematic in care putem intelege locul de actiune al contabilitatii

este intreprinderea moderna conceputa ca sistem (societati comerciale, regii autonome, etc.).

Stiinta contabilitatii se inscrie in rândul factorilor de progres, ea beneficiaza de un statut privilegiat in rândul disciplinelor de economie, informatiile ei pline de realism si previziunile comunicate factorilor decizionali si altor agenti economici interesati, permit judecati de valoare, slujind promovarea ampla a progresului material si moral al societatii.

Contabilitatea este legiferata si se aplica in toate sistemele economico- sociale (intreprinderi, alte organizatii economice, familia, grupuri si organizatii sociale, economia nationala si relatiile economice internationale), care realizeaza activitati cu finalitate economica si alte servicii utile societatii.

In cadrul acestor sisteme, asa cum arata prof. dr. docent D. Rusu, „Contabilitatea observa ansamblul miscarilor de valori exprimate in bani dintr-un perimetru de mica sau mare intindere (intreprindere, institutie, ramura, economie nationala), precum si raporturile economico- juridice care iau nastere intre unitatile economiei nationale si care provoaca decontari banesti intre ele; calculele contabilitatii reflecta deodata miscarea si transformarea mijloacelor economice, precum si resursele in ordinea lor de formare si dupa destinatia lor in procesul de reproductie.”5

Conform legii, se prevad contabilitatii sarcini exprese de mare importanta cu privire la conducerea conturilor, finalizarea bilanturilor, controlul gestionar si de bilant, indiferent de forma de organizare a agentului economic. Practica contabila, in mod cert, in viitor va fi complet informatizata, iar indrumarile si normele de organizare si conducere a activitatii de contabilitate vor fi mereu adaptate cerintelor managementului. Contabilitatea viitorului va trebui sa aiba mereu pregatite informatii de previziune, care sa orienteze managementul in deciziile viitoare.

Cererile compartimentului contabilitatii si/sau compartimentului financiar se vor satisface dupa o conceptie unitara, cu utilizarea celor mai moderne tehnologii informatice, in principal pentru controlul bunei functionari a 4

5

19

sistemului informatic contabil si pentru obtinerea situatiilor de sinteza, analiza si previziune economico- financiara.

Informatiile financiar- contabile care vor servi managementului tactic si operativ vor fi primite automat ( periodic si/sau la cerere), in momentul solicitarii si la punctele de decizie unde sunt necesare, concatenate daca este cazul cu informatii provenite din alte subsisteme.

Contabilitatea ca stiinta s-a afirmat ca o cvasistiinta economica si sociala in toate drepturile sale, fiind prezenta in orice cultura.

Documente contabile

Contabilitatea, potrivit obiectului sau de studiu, are obligatia sa observe, sa inregistreze si sa ofere spre analiza si control informatiile corespunzatoare ciclului de productie sau stadiului de desfasurare a activitatii specifice entitatilor patrimoniale.

Potrivit legii, “Contabilitatea, ca instrument principal de cunoastere, gestiune si control a patrimoniului si al rezultatelor obtinute, trebuie sa asigure:

- inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniala si rezultatele obtinute, atat pentru necesitatile proprii, cat si in relatiile acestora cu asociatii sau actionarii, clientii, furnizorii, bancile, organele fiscale si alte persoane juridice si fizice;

- controlul operatiunilor patrimoniale efectuate si al procedeelor de prelucrare utilizate, precum si exactitatea datelor contabile furnizate;

- furnizarea informatiilor necesare stabilirii patrimoniului national, executiei bugetului public national, precum si intocmirii balantelor financiare si a bilantului pe ansamblul economiei nationale” (art.2 Legea 82/1991).

Rezulta pentru contabilitate sarcini deosebit de complexe, cu implicatii de ordin cantitativ si calitativ care se reflecta pana la ansamblul economiei nationale, concretizate in:

- inregistrarea faptelor, fenomenelor si proceselor economice;- prelucrarea informatiilor;- pastrarea informatiilor;- controlul operatiilor economice;- centralizarea informatiilor.

Pentru realizarea acestor obiective, contabilitatea ca stiinta utilizeaza un procedeu specific stiintelor economice care permite cunoasterea fenomenelor si proceselor economice asa cum au ele loc, documentul.

Documentul este un inscris care consemneaza un fapt, un fenomen, o actiune care s-a produs sau urmeaza sa se produca.

20

Documentul serveste la formalizarea in scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu character economic care produc modificari ale patrimoniului.

Documentul care consemneaza producerea unor fapte si fenomene economice se naste in afara contabilitatii; contabilitatea se serveste de acest procedeu pentru a realiza obiectul sau de activitate in perimetrul entitatii patrimoniale.

Documentele pe care le utilizeaza contabilitatea devin “contabile” intrucat sunt legate sau reflecta miscarea patrimoniului (pe care ea trebuie sa o reflecte intocmai) incepand de la constituirea entitatii si pana la incetarea functionarii ei.

Documentele redau fapte si fenomene economice cu un grad mai mare sau mai mic de repetabilitate in cadrul unei societatis patrimoniale, indiferent de continutul activitatii unitatii in cauza (obiectul de activitate al acesteia).

Continutul documentelor

Continutul documentelor difera in functie de caracterul operatiilor consemnate. Ele se concretizeaza in anumite exprimari care permit intelegerea operatiunilor economice pe care le reflecta de catre cei care le intocmesc, respectiv de catre cei care le utilizeaza.

Aceste exprimari au un caracter comun, adica se refera la toate categoriile de documente sau au un caracter specific, regasindu-se intr-o anumita forma numai intr-un document sau numai in legatura cu o anumita operatiune economica.

Caracterele comune se refera la:- denumirea documentului (atribuirea unui nume);- denumirea emitentului (persoana care l-a emis);- identificarea in timp (numarul si data) a operatiei;- identificarea participantilor la operatia economica;- continutul operatiunii patrimoniale;- datele cantitative si valorice;- semnaturile persoanelor participante la operatia patrimoniala.

Caracterele specifice se refera la precizarea unor informatii care se regasesc numai in acel document, de exemplu: in factura se fac referiri la numele delegatului care a preluat marfa, la mijlocul de transport utilizat, etc. In chitanta se fac mentiuni cu privire la scopul incasarii unei sume, documentul sau operatiunea la care se refera pentru a nu se confunda cu alte incasari similare de la acelasi platitor.

Functiile documentelor

21

- functia de consemnare, cantitativa si valorica, in cifre si litere a operatiunilor economice efectuate in cadrul unitatii patrimoniale;

- functia de document (act) justificativ, care sta la baza inregistrarii in contabilitate;

- functia de control, indiferent de forma in care se realizeaza aceasta si de scopul propus;

- functia de asigurare a integritatii patrimoniale, atat din punct de vedere al existentei ca atare a bunurilor economice, nasterii drepturilor si obligatiilor etc, cat si din punct de vedere al responsabilitatii administrarii patrimoniului;

- functia de calculatie permite calculul costurilor si al rezultatelor;- functia juridica reflecta momentul nasterii unor drepturi si

obligatii.Documentele stau la baza organizarii celor trei forme ale evidentei

economice:- evidenta tehnico- operativa;- contabilitatea generala si manageriala- evidenta statistica.

Clasificarea documentelor

Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie sa se tine seama in mod obiectiv. Cunoasterea acestei clasificari ne permite sa folosim documentul adecvat fiecarei operatiuni patrimoniale. Astfel, pentru operatiunile de incasari, va trebui sa folosim obligatoriu documentul tipizat, cu regim special, chitanta. Clientul trebuie sa primeasca, in exclusivitate, exemplarul nr. 1 al facturii la care, eventual, sa fie atasat exemplarul numarul 1 al avizului de insotire al marfii. Centralizarea incasarilor se va realiza numai cu registrul de casa, centralizarea vanzarilor se va efectua numai cu registrul de vanzari, cumpararile vor fi centralizate in registrul de cumparari etc. Datele privind balanta de verificare si bilantul contabil realizat cu ajutorul calculatorului vor fi pastrate pe dischete si vor puse la dispozitia organelor de control pentru verificarea inregistrarilor impreuna cu documentele justificative care au stat la baza efectuarii inregistrarilor, etc.

Toate aceste exemple ne demonstreaza importanta cunoasterii modului in care se pot prezenta documentele de care ne servim sau care stau la baza inregistrarii in contabilitate respectiv clasificarea acestora.

Clasificarea documentelor se face dupa mai multe criterii, si anume:a. dupa modul de prezentare: - tipizate - netipizate

22

Documentele tipizate sunt cele care au un text si o forma prestabilita, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia nationala. De exemplu: facturi, chitante, bilant contabil, bon de consum, etc.

Documentele netipizate sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate sau unor tipuri de institutii. De exemplu pentru industrie, pentru agricultura, pentru trezoreria statului, pentru banci. In acest caz tiparirea se face dupa reguli comune, stabilite si acceptate pe intregul domeniu de activitate.

b. dupa modul de evidentiere si inregistrare in unitatea patrimoniala- documente obisnuite- documente cu regim special.Documentele obisnuite sunt cele care au un regim de circulatie si

inregistrare specifice fiecarei unitati. Le putem numi ca avand un regim intern de circulatie si utilizare.

Documentele cu regim special, se pot imparti la randul lor, in doua categorii:

- cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare privind activitatea financiara si contabila. De exemplu: aviz de insotire a marfii, chitanta, chitanta fiscala, factura si factura fiscala, etc.

- Cu regim special, ca urmare a faptului ca presupun relatii de gestionare a patrimoniului. Ele pot fi tiparite numai in anumite conditii si la comanda numai a unor persoane juridice. De exemplu: cecuri, efecte de comert, foi de parcurs, etc.

c. Dupa locul unde se intocmesc si circula:- documente interne;- documente externe.Documentele interne se intocmesc in interiorul unitatii patrimoniale,

circuland fie numai in interiorul acesteia, fie catre exterior. De exemplu: bonul de consum, foaia de parcurs, se intocmesc si raman in interiorul unitatii; factura, cecul de numerar, chitantele, se intocmesc in unitate dar circula in exterior in totalitate sau numai un exemplar.

Documentele externe sunt documentele primite de unitate de la alte unitati cu care se afla in raporturi contractuale etc. De exemplu: factura furnizorului, extras de cont.

d. Dupa natura operatiunii pe care o reflecta:- documente de dispozitie;- documente de executie;- documente combinate;- documente contabile.Documentele de dispozitie sunt acele inscrisuri prin care se dispune

efectuarea unei operatiuni. De exemplu: dispozitie de incasare a unei sume de bani, cecul de numerar pentru ridicarea numerarului de la banca (trezorerie),

23

dispozitia de plata catre casierie pentru eliberarea unei sume catre un beneficiar, etc.

Documentele de executie sunt acelea care atesta executarea unei operatiuni, de exemplu chitanta atesta indeplinirea dispozitiei de a incasa o suma de bani sau de a elibera o suma de bani, dupa caz.

Documentele combinate sunt acelea care cuprind atat elemente de dispozitie cat si de executie. De exemplu: bonul de consum cuprinde in prima parte dispozitia catre magazie de a elibera anumite valori materiale, iar in partea a doua executarea acestei dispozitii de catre gestionar.

Documentele contabile sunt acele documente documente care au ca scop realizarea inregistrarii cronologice si sistematice a operatiunilor patrimoniale.

e. dupa continut:- documente primare;- documente centralizatoare.Documentele primare sunt acelea care contin, de regula, o singura

operatiune: chitanta, factura, etc.Documentele centralizatoare sunt acele documente care cumuleaza mai

multe operatiuni de acelasi fel, de exemplu: centralizatorul lunar al consumurilor, statele de plata a salariilor, borderoul documentelor predate, etc.

f. dupa suportul care depoziteaza informatia:- documente pe suport de hartie- pe suporturi magnetice (benzi, dischete).

Factura fiscala este un document justificativ care:- insoteste marfa in timpul transportului;- serveste la receptioanarea marfurilor, produselor, lucrarilor,

serviciilor la cumparator inregistrandu-se in gestiunea acestuia la magazie si in contabilitatea sintetica si analitica;

- serveste la descarcarea de gestiune la magazia vanzatorului si in contabilitatea sintetica si analitica a acestuia; concomitent, vanzatorul intocmeste instrumentele de decontare a produselor si marfurilor livrate, lucrarilor executate sau serviciilor prestate.

Circulatia documentului:a) la furnizor: - toate exemplarele, la compartimentul care efectuaeaza

operatiunea de control financiar preventiv, care se inscrie pe exemplarul 3;- toate exemplarele, la persoanele autorizate sa dispuna incasari in contul

de la banca al unitatii;- la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele

operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor. Exemplarul 2, la care se anexeaza dispozitia de livrare, se pastreaza la acest compartiment;

- exemplarul 3, la compartimentul financiar contabil pentru inregistrarea in contabilitate si pastrare.

24

b) la cumparator: - exemplarul 1, la compartimentul aprovizionare pentru confirmarea operatiunii, avand atasat exemplarul din „Avizul de insotire a marfii” inclusiv „nota de receptie si constatare de diferente”;

- intregul set prezentat mai sus, la compartimentul care acorda viza de control financiar preventiv, pentru acordarea vizei;

- intregul set mentionat, la compartimentul financiar- contabil pentru acceptarea platii si inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica. Setul ramane la contabilitate.

Operatiuni:

1. Se primeste factura de energie electrica in valoare de 5.950.000 lei inclusiv TVA.

% = 401 5.950.000

605 5.000.000 4426 950.000

2. Se inregistreaza facturarea chiriei pentru un mijloc fix inchiriat. 4111 = % 1.000.000

706 840.3364427 159.664

3. Se inregistreaza facturarea catre beneficiari a 1.000 bucati pavele la un pret de vanzare de 150.000 lei.

4111 = % 150.000.000701 126.050.4204427 23.949.580

Concomitent se inregistreaza descarcarea gestiunii:

711 = 345 100.000.000

ChitantaDocumentul se intocmeste in trei exemplare pentru fiecare suma incasata

de catre casierul unitatii. Acesta completeaza citet si fara stersaturi si, cu precadere, specificarea privind componeta sumei, data, platitorul, suma in cifre si litere.

Exemplarul 1 al documentului se detaseaza din carnetul chitantier si se inmaneaza platitorului, care il pastreaza ca dovada a efctuarii platii si pentru

25

depunere, daca este cazul, in vederea justificarii avansului spre decontare primit de la unitate. Acest exemplar nu va fi predat la nici un alt compartiment din cadrul unitatii emitente. Informatiile privind suma incasata vor circula intre compartimentele unitatii pe calea stabilita prin normele interne.

Exemplarul 2 se ataseaza la registrul de casa.Exemplarul 3 ramane la carnet, fiind folosit ca document de verificare a

operatiunilor cu numerar efectuate. Dupa epuizare (intocmirea tuturor chitantelor), exemplarul 3, care ramane la carnet, se arhiveaza la compartimentul financiar.

Operatiuni:

1. . Se achita factura furnizorului de materii prime prin casierie:

401 = 5311 10.000.0002. . Se acorda administratorului suma de 500.000 lei pentru plati de efectuat

in favoarea unitatii:

542 = 5311 500.000

3. Se achita contravaloarea unui aparat de masura:

404 = 5311 4.000.000

Aviz de insotire a marfiiIntocmirea (completarea documentului) se face simultan pe cele trei

exemplare, in cazuri de exceptie:- cand datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, in

momentul livrarii marfurilor nu se poate intocmi factura. In acest caz, pe aviz se va face mentiunea „urmeaza factura”;

- in cazul miscarii valorilor materiale intre gestiunile aceleiasi unitati patrimoniale dispersate teritorial. In acest caz, pe aviz se face mentiunea „fara factura”;

- cand valorile materiale sunt transmise spre prelucrarea la terti sau pentru vanzare in regim de consignatie. In acest caz, pe aviz se face mentiunea adecvata „pentru prelucrare la terti” sau „pentru vanzare in regim de consignatie”;

- in celelalte cazuri, pe avizul de insotire a marfii se va inscrie cauza intocmirii acestuia si nu a facturii.

Circulatia documentului:a. la furnizor (emitent):

26

- la delegatul clientului sau al transportorului pentru semnarea de primire, exemplarul nr. 1 albastru;

- la compartimentul de desfacere pentru inregistrarea cantitatilor livrate si intocmirea facturii, exemplarul nr. 2 rosu si exemplarul nr. 3 verde;

- la compartimentul financiar- conatbil, atasat la factura, exemplarul nr. 3 verde.

Se arhiveaza exemplarul nr. 2 la compartimentul desfacere si exemplarul nr. 3 la compartimentul financiar- contabil.

b. la cumparator (client, utilizator):- la magazie, pentru efectuarea receptiei de catre comisie si inscrierea

rezultatelor acesteia in documentul „nota de intrare receptie” iar apoi intrarea efectiva a fiecarui produs, sortiment etc, prin inregistrare in documentul „fisa de magazie”, exemplarul nr. 1. magazia aplica stampila intrat- receptionat;

- la compartimentul aprovizionare pentru inregistrarea in evidenta operativa a acestuia, confirmand prin semnatura acest fapt- exemplarul nr. 1;

- la compartimentul financiar- contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, exemplarul nr. 1 atasat de factura.

27