Power Point Gestion de Archivo

7/25/2019 Power Point Gestion de Archivo

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GESTIN DOCUMENTAL(Correspondencia y Archivo)


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MARCO LEGAL

LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO

Artculo 4. Literal d Responsabilidad. Lo! !er"idore!#$%lico! !o& re!#o&!a%le! de la or'a&i(aci)&*co&!er"aci)&* u!o + ,a&e-o de lo! docu,e&to!

Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin.er/ o%li'atorio #ara la! e&tidade! del E!tado ela%orar+ ado#tar la! re!#ecti"a! ta%la! de rete&ci)&docu,e&tal Decreto 135 de 1995

Artculo 2. Inventario documental. E! o%li'aci)& dela! e&tidade! de la Ad,i&i!traci)& $%lica ela%orari&"e&tario! de lo! docu,e&to! 6ue #rodu(ca& e&e-ercicio de !u! 7u&cio&e!* de ,a&era 6ue !e a!e'ureel co&trol de lo! docu,e&to! e& !u! di7ere&te! 7a!e!.


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MARCO LEGAL INTERNO

REOL8CION 0049 DE 2003AR:IC8LO 2. Lo! arc;i"o! de 'e!ti)& e!tar/&ate&dido! #or el #ro#io #er!o&al de la u&idad#roductora* 6uie&e! reali(ar/& la! tarea!

docu,e&tale! de acuerdo co& la! directrice! t


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MARCO LEGAL

NOR>A N:C G 1000?2004 4.2 GE:I@N DOC8>EN:AL

4.2.3 Co&trol de docu,e&to!

Lo! docu,e&to! re6uerido! del !i!te,a de 'e!ti)& decalidad DE=EN co&trolar!e ROCEDI>IEN:O DECON:ROL DE DOC8>EN:O

Co&trol de di!tri%uci)& de co#ia! co&trolada! BGN14100B1 olicitud de ca,%io de lo! docu,e&to! i&ter&o!BGN14100B02


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4.2 GE:I@N DOC8>EN:AL

4.2.4 Co&trol de re'i!tro!G8IA DE CON:ROL DE REGI:RO

>atri( de co&trol de re'i!tro! 7acilitati"o!BGN14100B10

:a%la de rete&ci)& docu,e&tal de7i&ida #aracada de#e&de&cia BGN1100B10


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CLAE DE ERIE DOC8>E:ALECLAE DE ERIE DOC8>E:ALE

AD>INI:RA:IVAAD>INI:RA:IVA? Varia! !erie!? Varia! !erie!:oda! la! /rea! de D A Y B:oda! la! /rea! de D A Y B

:oda! la! !eccio&e! del C:I:oda! la! !eccio&e! del C:I

La! e7atura! de la! 8&idade! de Bi!cala +La! e7atura! de la! 8&idade! de Bi!cala +

La D BLa D B

EEDIEN:EEEDIEN:E? Do! !erie!? Do! !erie!

:odo! lo! de!#ac;o! 7i!cale!e#edie&te!:odo! lo! de!#ac;o! 7i!cale!e#edie&te!#e&ale!#e&ale!

VeeduraE#edie&te! di!ci#li&ario!VeeduraE#edie&te! di!ci#li&ario!


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SERIE SU!SERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL" Es e# con$%n&o de%nidades doc%'en&a#es de es&r%c&%ra

y con&enido ho'oneos* prod%cidospor %na %nidad ad'inis&ra&iva enc%'p#i'ien&o de s%s +%nciones,

SU!SERIE" Gr%po de doc%'en&os -%econ+or'an o van con&enidos en #aserie,


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EE>LO?EE>LO?

ERIEERIE 052052 EEDIEN:EEEDIEN:EDE ROCEODE ROCEO

8=ERIE8=ERIE 0404 ENALEENALE

0909 DICILINARIODICILINARIO

1111 LEY F202LEY F202 1212 LEY 9F595LEY 9F595


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.ROCEDIMIENTOS

En c%'p#i'ien&o de# SGC* a Ges&i/nDoc%'en&a# a #a GD #e co'pe&en dosprocedi'ien&os"

Ges&i/n de Correspondencia 0GN1233441.145 6ersi/n 7 1 G%8a para +o#iaci/n de doc%'en&os 0GN1233441G1430GN1233441G143

Ges&i/n de Archivo 0GN1233441.143 6ersi/n 7 Gua #ara la Li,#ie(a + De!i&7ecci)& de rea! + Docu,e&to! de Arc;i"o Gua #ara la Li,#ie(a + De!i&7ecci)& de rea! + Docu,e&to! de Arc;i"o BGN1100G02BGN1100G02
http://web/oficinas/GestionDoc/procedimientos%20actualizados%20v.2/FGN-61100-G-01%20FOLIACION%20DE%20DOCUMENTOS,%20V01%20OCT.PDFhttp://web/oficinas/GestionDoc/procedimientos%20actualizados%20v.2/FGN-61100-G-01%20FOLIACION%20DE%20DOCUMENTOS,%20V01%20OCT.PDFhttp://web/oficinas/GestionDoc/procedimientos%20actualizados%20v.2/FGN-61100-G-02%20LIMPIEZA%20Y%20DESINFECCION%20DE%20AREAS%20Y%20DOCUMENTOS%20DE%20ARCHIVO,%20V01.PDFhttp://web/oficinas/GestionDoc/procedimientos%20actualizados%20v.2/FGN-61100-G-02%20LIMPIEZA%20Y%20DESINFECCION%20DE%20AREAS%20Y%20DOCUMENTOS%20DE%20ARCHIVO,%20V01.PDFhttp://web/oficinas/GestionDoc/procedimientos%20actualizados%20v.2/FGN-61100-G-02%20LIMPIEZA%20Y%20DESINFECCION%20DE%20AREAS%20Y%20DOCUMENTOS%20DE%20ARCHIVO,%20V01.PDFhttp://web/oficinas/GestionDoc/procedimientos%20actualizados%20v.2/FGN-61100-G-01%20FOLIACION%20DE%20DOCUMENTOS,%20V01%20OCT.PDF


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GESTIN DE CORRES.ONDENCIA

O!9ETI6O" Es&a:#ecer y nor'a#i;ar e#'ane$o de #a correspondencia en #a 0GN

0ORMATOS

Reis&ros de correspondencia1 Correspondencia enviada(0GN12334410147 6,5)

1 Con&ro# repar&o in&erno de correspondencia

(0GN1233441AC54 6,


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GESTIN DE ARC>I6O

O!9ETI6O" Es&a:#ecer #as ac&ividades para #aad'inis&raci/n archiv8s&ica de #os doc%'en&os en #a0GN desde s% prod%cci/n has&a #a disposici/n +ina#

0ORMATOS 1 0or'a&os ?nicos de &rans+erencias(0GN123344101450GN12334410145 V.2*V.2*BGN1100B03 V. 2* Y BGN1100B0 V.1BGN1100B03 V. 2* Y BGN1100B0 V.1

1 .rs&a'o de doc%'en&os de archivo (BGN1100B 01 V. 3BGN1100B 01 V. 3

1 So#ici&%d de 'a&eria#es y capaci&aci/n (BGN1100B05 V.BGN1100B05 V.

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http://web/oficinas/GestionDoc/FORMATOS%20y%20FICHAS%20DE%20INDICADORES/F-02%20FORMATO%20UNICO%20DE%20INVENTARIO,%20TRANSFERENCIA%20Y%20O%20DESCARTE%20ADMINISTRATIVO%20v.2.xlshttp://web/oficinas/GestionDoc/FORMATOS%20y%20FICHAS%20DE%20INDICADORES/F-02%20FORMATO%20UNICO%20DE%20INVENTARIO,%20TRANSFERENCIA%20Y%20O%20DESCARTE%20ADMINISTRATIVO%20v.2.xlshttp://web/oficinas/GestionDoc/FORMATOS%20y%20FICHAS%20DE%20INDICADORES/F-02%20FORMATO%20UNICO%20DE%20INVENTARIO,%20TRANSFERENCIA%20Y%20O%20DESCARTE%20ADMINISTRATIVO%20v.2.xls


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AS.ECTOS RELE6ANTES

DOC8>EN:ACI@N ORGANIADA* DE8RADA*BOLIADA Y RO:8LADA

ALICACI@N DE LA :A=LA DE RE:ENCI@N Y DELA >A:RI DE CON:ROL DE REGI:RO

DILIGENCIA>IEN:O DE LO BOR>A:ONOR>ALIADO REOL8CI@N 0004F DEL DEENERO DE 2009

REALIACI@N DE :RANBERENCIA

AC:8ALIACI@N DE LA :A=LA DE RE:ENCI@NDOC8>EN:AL


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:A=LA DE RE:ENCI@N DOC8>EN:AL:A=LA DE RE:ENCI@N DOC8>EN:AL


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TRANS0ERENCIAS1. AD>INI:RA:IVA BOR>A:O BGN 1100B02


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TRANS0ERENCIAS2. EEDIEN:E DE ROCEO BOR>A:O BGN 1100B03 /'. 1


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TRANS0ERENCIAS2. EEDIEN:E DE ROCEO BOR>A:O BGN 1100B03 /'. 2


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TRANS0ERENCIAS2.EEDIEN:E DE ROCEO DICILINARIO BOR>A:O BGN 1100B0/'. 1


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.R@STAMO DE6OLUCIN DE DOCUMENTOS DEARC>I6O


19/22

SOLICITUD DE ELEMENTOS AL ARC>I6O

1. CAA* CARE:A Y DE>A BOR>A:O BGN 1100B05


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ELIMINACIN DE DOCUMENTOS

i !o& docu,e&to! de a#o+o i&7or,ati"o o ,ultico#ia#uede& !er eli,i&ado! e& el arc;i"o de 'e!ti)& !i&&i&'$& re6ueri,ie&to.

Lo! docu,e&to! de arc;i"o* &o #uede& !er eli,i&ado!*;a!ta ta&to &o ;a+a& cu,#lido el tie,#o de rete&ci)&e!ta%lecido e& la :RD.E!ta la%or e! eclu!i"a del arc;i"o ce&tral + #ara elloi'ual,e&te de%e reali(ar!e tra&!7ere&cia e& elre!#ecti"o 7or,ato reali(a&do la a&otaci)& e&JDi!#o!ici)& 7i&alK ? De!carte


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SISTEMA GESTIN DE CALIDAD

EN C8>LI>IEN:O DEL GC E RO8O 8N LAN DE>EORA>IEN:O OR ROCEO CON >IRA A LOGRAR 8NARCHIVO ORGANIADO Y CON:AR CON 8N INVEN:ARIO8NICO DE DOC8>E:O.

A> 502

AC:IVIDADE? REALIAR INVEN:ARIO BIICO DE DOC8>EN:O Y AIGNACI@N N>ERO

8NICO DE CAA* :RA>O Y E:AN:ERIA

REVIION Y ORGANIACI@N DEOOR:E BIICO

INVEN:ARIO 8NICO I:E>A:IADO


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