UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

POMEN ERP SISTEMOV ZA UČINKOVITOST LOGISTIČNIH PROCESOV

Meaning of ERP systems for efficiency of logistics processes

Študentka: Marinka Šuster Naslov: Tratna pri Grobelnem 46, 3231 Grobelno Številka indeksa: 81602681 Redni študij Program: univerzitetni Študijska smer: mednarodna menjava Mentor: dr. Klavdij Logožar, izredni profesor

Grobelno, oktober 2008

2

PREDGOVOR Današje gospodarske razmere so zelo spremenljive. Okolje v katerem delujejo podjetja je zelo dinamično in kompleksno, prisoten je vedno večji pritisk konkurence, zahteva se vedno večja učinkovitost poslovanja. Za uspešnost podjetij je nujno potrebno hitro prilagajanje podjetij velikim spemembam, ki se dogajajo na tržišču. S tem mislimo prilagajanje tako na socialnem, političnem in ekonomskem področju. Pri obvladovanju teh sprememb pa je ključnega pomena poslovna informatika. Informacijska tehnologija omogoča, da poslovni procesi v podjetju tečejo hitreje, potekajo bolj kakovostno ter tako zmanjšuje stroške poslovanja. Sprememba načina poslovanja z informacijsko tehnologijo pa omogoča podjetju pridobitev konkurenčne prednosti. Hiter razvoj informacijske tehnologije zahteva sprotno prenavljanje in prilagajanje informacijskih sistemov tem spremembam ter sodelovanje vseh vpletenih v ta sistem, delujočih članov organizacije. Informacijski sistem je sistem v katerem se shranjujejo, obdelujejo in pranašajo informacije in podatki za določen namen. Uvedba ERP rešitve, celovite programske rešitve, omogoča, da so oddelki in enote podjetja povezani s centralno bazo podatkov, tako je omogočen hiter dostop do podatkov komurkoli in kdajkoli, tako ne prihaja do njihovega podvajanja. S tem načinom se zmanjšujejo stroški in izboljšuje kakovost poslovanja. Diplomska naloga je razdeljena na več poglavij in podpoglavij, ki se med seboj smiselno povezujejo. Poglavje logističnih procesov zajema njihovo opredelitev in vlogo v poslovanju podjetja. S poglavjem elektronskega poslovanja se tako približujemo k sami osrednji temi naloge. Elektronsko poslovanje ponuja največ možnosti za prenovo poslovanja. S stališča prenove poslovanja predstavlja podjetju to nov izziv za izboljšanje kakovosti poslovanja. Poglavje ERP rešitev, celovitih programskih rešitev zajema njihovo opredelitev, njihov razvoj, uvajanje, izbiro in nakup ter ključne dejavnike uspešnosti njihove uvedbe. Zadnje poglavje pa je sestavljeno iz različnih primerov vpliva uvedbe ERP rešitve v posameznih podjetjih.

3

KAZALO 1 UVOD................................................................................................................................................. 4

1.1 OPREDELITEV PODROČJA IN OPIS PROBLEMA................................................................................... 4 1.2 NAMEN, CILJI IN OSNOVNE TRDITVE................................................................................................ 4 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE RAZISKAVE ....................................................................................... 5 1.4 PREDVIDENE METODE RAZISKOVANJA ............................................................................................ 5

2 LOGISTIČNI PROCESI.................................................................................................................. 6 2.1 OPREDELITEV POSLOVNE LOGISTIKE............................................................................................... 6 2.2 OPREDELITEV LOGISTIČNIH PROCESOV ........................................................................................... 7 2.3 LOGISTIČNI INFORMACIJSKI SISTEMI ............................................................................................... 9

2.3.1 Sistem za obdelavo naročila .................................................................................................... 10 2.3.2 Integriran logistični informacijski sistem ................................................................................ 10 2.4 OSKRBOVALNA VERIGA IN E-LOGISTIKA....................................................................................... 11

2.4.1 Oskrbovalna veriga.................................................................................................................. 11 2.4.2 E-logistika................................................................................................................................ 12 2.5 MOŽNOSTI ZA IZBOLJŠANJE UČINKOVITOSTI LOGISTIKE................................................................ 12

3 ELEKTRONSKO POSLOVANJE................................................................................................ 15 3.1 OPREDELITEV IN RAZVOJ ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA ............................................................. 15 3.2 POMEN ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA......................................................................................... 17 3.3 VPELJAVA ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA.................................................................................... 18

4 ERP................................................................................................................................................... 22 4.1 OPREDELITEV ERP SISTEMOV....................................................................................................... 22 4.2 RAZVOJ IN UVAJANJE ERP SISTEMOV ........................................................................................... 25 4.3 MOŽNOSTI ZAGOTAVLJANJA PROGRAMSKIH REŠITEV ................................................................... 28 4.4 IZBIRA IN NAKUP ERP SISTEMOV .................................................................................................. 31 4.5 KLJUČNI DEJAVNIKI USPEŠNOSTI UVEDBE ..................................................................................... 32

5 PRIMERI VPLIVA UVEDBE ERP REŠITVE............................................................................ 38 5.1 PODJETJE TRIMO D.D..................................................................................................................... 38 5.2 UVEDBA SISTEMA V LJUBLJANSKIH MLEKARNAH ......................................................................... 39 5.3 BSH HIŠNI APARATI D.O.O. ........................................................................................................... 41 5.4 PODJETJE ŠPICA INTERNATIONAL.................................................................................................. 41 5.5 PODJETJE ETOL............................................................................................................................ 42 5.6 PODJETJE PALOMA SLADKOGORSKA D.D. ..................................................................................... 42

6 SKLEP ............................................................................................................................................. 44 7 POVZETEK .................................................................................................................................... 46 8 LITERATURA IN VIRI................................................................................................................. 47

8.1 LITERATURA ................................................................................................................................. 47 8.2 VIRI............................................................................................................................................... 48

9 SEZNAM SLIK IN TABEL ........................................................................................................... 49

4

1 UVOD

1.1 Opredelitev področja in opis problema V diplomskem delu bomo predstavili celovite programske rešitve (ERP rešitve), njihov vpliv in pomen za učinkovitost logističnih procesov. Predstavili bomo tudi razvoj, izbiro in uvedbo ERP rešitve. Na podlagi primerov različnih podjetij, ki so že izvedla prenovo in informatizacijo poslovanja in uvedla ERP rešitve pa bomo predstavili katere pridobitve so s tem pridobila. Logistika sodi med najpomembnejše gospodarske dejavnosti, saj lahko zajema vse procese v podjetju, od povpraševanja, nabave, načrtovanja potreb, proizvodnje, skladiščenja, distribucije, transporta in podobno. Je dejavnost, katere cilj je optimalno zadovoljevanje potreb z ustreznimi logističnimi storitvami. Glavni proces logistike zajema materialni tok in storitve, ki tečejo od dobavitelja proti porabniku. Vse te procese pa spremlja informacijski tok. Da bi bile potrebne informacije vedno na voljo pa se podjetja množično odločajo za uvedbo ERP rešitev, ki omogočajo integracijo celotnega podjetja in oskrbovalne verige ter temeljijo na enotni bazi podatkov. Za obstoj konkurenčnega položaja na trgu iščejo podjetja različne možne rešitve za bolj učinkovito poslovanje. Za oblikovanje učinkovite logistike, kot najpomembnejše dejavnosti v podjetju, ki uresničuje zahteve poslovanja in kupcev, je ključnega pomena optimizacija logističnih aktivnosti z uporabo informacijskih tehnologij in rešitev. Celovite programske rešitve (ERP rešitve) celovito podpirajo izvajanje procesov vrednostne verige. Podjetja lahko z informatizacijo logističnih procesov pripomorejo k zniževanju stroškov.

1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen diplomskega dela je teoretično bolje predstaviti celovite integrirane informacijske rešitve (ERP) in s tem razširiti svoja spoznanja na to temo. Namen imamo tudi predstaviti njihov razvoj, možnosti zagotavljanja programskih rešitev, njihove prednosti in slabosti. Z uporabo različnih virov informacij na to temo želimo prikazati vpliv in pomen ERP rešitev na delovanje in s tem tudi za učinkovitost logističnih procesov, ki so temelj poslovanja podjetja. Z razvojem tehnologije se veča tudi zanimanje zanjo. Podjetja posvečajo vedno več svoje pozornosti informacijskim sistemom, njihovi uporabi in prenovi, saj so ključnega pomena v procesu odločanja. Podjetja se vedno bolj zavedajo pomembnosti logistike in logističnih procesov za učinkovitost poslovanja, zato imajo namen s prenovo informacijskih sistemov in informatizacijo logističnih procesov ter z implementacijo ERP rešitev izboljšati njihovo učinkovitost. Prav iz teh razlogov pa izhaja naša izbira za to temo, ki nam bo omogočila boljše poznavanje tega področja in uporabo dobljenega znanja pri nadaljnjih izkušnjah.

5

Cilji diplomskega dela so naslednji: • opredelitev in proučitev celovite programske rešitve s teoretičnega vidika; • predstaviti ključne dejavnike, ki vplivajo na uspešno uvedbo celovitih programskih

rešitev; • prikazati na primerih vpliv in pomen ERP rešitev na poslovanje podjetij;

Trditve, ki jih bomo skušali dokazati, so:

pomen logističnih procesov in zagotavljanje njihove učinkovitosti narašča; uvedba ERP rešitve prinaša podjetju ogromne pridobitve, ter s tem podjetju

omogoča pridobivanje konkurenčne prednosti;

1.3 Predpostavke in omejitve raziskave Predpostavljamo, da pomen ERP rešitev narašča. Njihova uvedba prinaša številne prednosti podjetju in mu omogoča obstoj konkurenčnega položaja na trgu. Predpostavljamo, da nam je dostopno dovolj literature s tega področja, saj je tema dobro poznana.

1.4 Predvidene metode raziskovanja Diplomsko delo temelji na konceptu poslovne raziskave, saj bomo proučevali vpliv in pomen ERP rešitev za učinkovitost logističnih procesov. Ti procesi pa so del poslovnih procesov podjetja. Uporabljali bomo dinamično metodo, saj bomo proučevali vpliv ERP rešitev in kakšne spremembe le te povzročijo (izboljšanje ali poslabšanje učinkovitosti logističnih procesov). V okviru deskriptivnega pristopa bomo uporabili naslednje metode:

- metoda deskripcije, s pomočjo katere bomo teoretično predstavili izbrano temo; - metoda klasifikacije, kjer bomo definirali pojme; - metoda kompilacije, kjer bomo s povzemanjem stališč drugih avtorjev v zvezi z

izbranim raziskovalnim problemom prišli do oblikovanja novih stališč; - metoda komparacije, kjer bomo primerjali dela različnih avtorjev.

Diplomsko delo bo temeljilo na proučevanju domače in tuje literature (članki, revije in časopisi) ter podatkov, pridobljenih s pomočjo interneta.

6

2 LOGISTIČNI PROCESI

2.1 Opredelitev poslovne logistike Pojem logistika označuje področje vseh aktivnosti, ki so potrebne za management fizičnega toka materiala od dobaviteljev surovin prek aktivnosti podjetja do končne uporabe materiala ali do potrošnika (Čižman 2002, 3). Logistika sodi med gospodarsko najpomembnejše dejavnosti, saj urejen logistični sistem omogoča visoko kakovost in nizko ceno logističnih aktivnosti in tako najbolj prispeva k ekonomičnosti izdelka. Z zmanjševanjem stroškov pa povečuje konkurenčne prednosti podjetja (Čižman 2002, 7). Poslovna logistika je podjetniška funkcija s ciljem optimalne fizične nabave, distribucije in upravljanje z logističnimi elementi. V podjetjih postaja vedno bolj pomembna dejavnost. Je sestavni del strategije podjetja. V razvitejših gospodarstvih je že dokaj prisotna disciplina, vendar pa njen pomen nenehno narašča, njena uporabnost pa se širi na različna področja dejavnosti. V praksi se spreminja pod vplivom različnih dejavnikov okolja (tehnološke spremembe v transportu, komunikacije, elektronska obdelava podatkov). Prilagaja se trendom družbe (Knez 2007, 100). Podjetniška ali poslovna logistika je proces vodenja vseh aktivnosti, ki služijo premikanju surovin, polproizvodov in gotovih proizvodov od dobaviteljev, prek trgovcev do kupcev. Sodobna zasnova poslovne logistike omogoča, da se uskladijo različni interesi v upravljanju materialnega toka. Logistične dejavnosti v poslovnem sistemu pa je potrebno uskladiti (Ogorelc 1996, 7):

1) s potrebami temeljne dejavnosti poslovnega sistema, 2) z zahtevami in možnostmi logističnih organizacij, ki sodelujejo v logistističnem

procesu (fizična preskrba, distribucija) ter 3) z zunanjim okoljem.

Poslovna logistika je postala znanstvena disciplina pod vplivom različnih dejavnikov, zlasti zaradi naslednjih štirih (Ogorelc 1996, 7):

1) spremembe tržišča (tržišče prodajalcev, kupcev); 2) tehnološke spremembe (na področju transporta, komunikacij, elektronske obdelave

podatkov); 3) razvoj teorije sistemov; 4) razvoj vojaške logistike (uporaba kvantitativnih tehnik za reševanje podjetniških

problemov). Potreba po celostni zasnovi izhaja iz problemov, ki v podjetjih ostajajo nerešeni in vodijo v vse večjo komaj obvladljivo kompleksnost in informacijske pomanjkljivosti. Logistična miselnost pa si iz teh razlogov prizadeva h kooperativnemu in interdisciplinarnemu delovanju. Takšna miselnost zahteva širši vidik opazovanja, zanjo je pomebna celostnost in usmerjenost h kupcu.

7

Zaradi povečanih stroškov ter obstoja različnih načinov nabave in distribucije blaga, ter zlasti v zvezi z naraščajočo globalizacijo gospodarstva in vse večjo delitev dela, sta distribucija in ravnanje z blagom postali tako kompleksni, da potrebujeta celostni vidik obravnave. Tržne razmere so se skozi čas tako zelo spremenile, da so se tudi zahteve logistike povečale. Razmere na tržišču kupcev povzročajo, da odjemalec določa dobavitelju dobavno pripravljenost in kakovost dobave (na primer just-in-time). Različna kakovost logističnih storitev pa ima tako neposreden vpliv na tržno uspešnost in s tem tudi na poslovanje podjetja. Posledica spremenjenih tržnih razmer pa se kaže v tem, da so se spremenile naloge v logističnih podsistemih (nabavna, notranja, distribucijska, poprodajna logistika) in tako postale bolj obsežne (Logožar 2004, 29-37):

tako naloga nabavne logistike ni več le zagotavljanje potrebnih materialov, ampak tudi dolgoročna povezanost, vključenost dobaviteljev v logistično verigo;

proizvodna logistika mora aktivno sodelovati tudi pri reorganiziranju proizvodnih struktur in ustvarjati optimalni materialni tok;

distribucijska logistika pa lahko z izboljšanim dobavnim servisom in večjo časovno zanesljivostjo ustvarja konkurenčno prednost.

2.2 Opredelitev logističnih procesov V vsakem poslovnem procesu potekajo tudi logistični procesi, ki so nujen pogoj, da poslovni sistem sploh lahko deluje. Logistični procesi potekajo tako, da predmet menja svoje mesto v prostoru in času (Ogorelc 1996, 15). Glede na vrsto procesnih tokov v logističnem sistemu ločimo (Ogorelc 1996, 15):

1) temeljne (bazične) logistične procese, 2) upravljalske procese ter 3) informacijske procese

Temeljni logistični procesi so (Ogorelc 1996, 15):

transportni procesi, skladiščni procesi, manipulacijski procesi in drugi procesi (npr. komisionarjenje, označevanje, sortiranje).

Transportni procesi se odvijajo med posameznimi logističnimi elementi (skladišče, proizvodno mesto) ter znotraj teh. Med posameznimi transportnimi procesi potekajo skladiščni procesi, ki obsegajo več podprocesov kot so: sprejemanje materiala, uskladiščenje, izdajanje materiala. Posamezne transportne in skladišne procese povezujejo procesi manipuliranja z materialom in proizvodi. To so procesi nakladanja, razkladanja, prekladanja, razmeščanja, zlaganja.

8

Logistični proces delimo na tri temeljne faze (Slika 1) (Ogorelc 1996, 17):

1) fazo fizične preskrbe (nabavne logistike), ki obsega logistične procese od virov elementov inputa do poslovnega sistema, kjer gre za preskrbo faktorjev inputa;

2) fazo intralogistike (notranje logistike), ki se nanaša na logistične procese (tok materiala, energije in informacij) znotraj poslovnega sistema;

3) fazo fizične disribucije (distribucijske logistike), ki obsega logistične procese distribucije gotovih proizvodov do končnega porabnika.

Slika 1: Faze logističnega procesa

Vir: Ogorelc 1996, 17 Logističnega procesa ni mogoče absolutno razmejiti, saj se logistični procesi med seboj prepletajo ter povezujejo. Za analizo logističnega procesa so pomembne prostorske povezave, čas, količina in kakovost materialnih tokov. Logistični sistem sestavljajo tiste dejavnosti, ki neposredno vplivajo na izpolnjevanje ciljev logistike. Elementi logističnega procesa so:

Predajne točke: dobavitelji, skladišča, proizvodni centri z uskladiščevanjem in manipulacijami

Sprejemne točke: kupci, skladišča, proizvodni centri z uskladiščevanjem in

ravnanjem materiala

Proizvodnja

notranji transport

skladiščenje pretovor

Preskrba vhodnih

materialov

Distribucija proizvodov

-skladiščenje -pretovor

-skladiščenje -pretovor

Fizična preskrba (nabavna logistika)

Intralogistika (notranja logistika)

Fizična distribucija (prodajna logistika)

9

Transportne poti: vključujejo tudi točke upravljanja (terminali, postaje, luke) in uskladiščevanja

Oskrbovanje z energijo in informacijami na sprejemnih in predajnih ter na

transportnih poteh Posamezni elementi logističnega procesa se na več načinov povezujejo. Pomembne so prostorske povezave, čas, intenzivnost (količina) in kakovost materialnih tokov. V posameznem procesu logističnega procesa (npr. proizvodnje, ravnanja z materialom, transporta, obdelave naročil) pride do porabe časa. Čas pa predstavlja kritični faktor v logističnem oziroma poslovnem procesu.

2.3 Logistični informacijski sistemi Informacijski sistem v logističnem procesu organizacije s komunikacijskimi kanali povezuje posamezne logistične aktivnosti v organizaciji in zagotavlja ustrezno in pravočasno oskrbo z informacijami, ki so potrebne za učinkovito odločanje. Tak sistem s pomočjo informacijske tehnologije (IT), postopkov in ljudi zbira, obdeluje, shranjuje in posreduje potrebne podatke. V organizaciji tehnologija vključuje znanja in izkušnje, tehnike, postopke, naprave in sisteme, ki se uporabljajo pri izvajanju dejavnosti. Uporaba tehnologije vpliva na konkurenčno sposobnost organizacije, saj omogoča:

nastanek novih proizvodov in storitev za kupca, nove procese, nove načine preskrbovanja blaga ali storitev ter uporabo izboljšane strukture in delovanja organizacije.

Tabela 1: Vpliv IT na podjetje Organizacija Novi računalniški sistemi odpravljajo stare meje v podjetju in

omogočajo takojšnje posredovanje kritičnih informacij različnim oddelkom, produktnim skupinam in tudi delavcem v delavnicah.

Operacije V proizvodnji se informacijska tehnologija uporablja za skrajšanja časov obdelave, zmanjšanje okvar in odpadkov. V storitvah se izkorišča elektronsko poslovanje za komunikacijo z dobavitelji in kupci.

Management Novi sistemi in procesi so odpravili managerske sloje in zreducirali nivoje poslovanja.

Novi proizvodi Hitro posredovanje povratnih informacij (pripomb) s tržišča in s strani kupca je povzročilo velike spremembe v fazi razvoja. Zato je možna hitra prenova proizvodnih linij in naravnanost na specifičnega kupca.

10

Odnosi s kupci Spremenil se je način obdelave naročila. Dostop do obsežne podatkovne baze podjetja omogoča službi za oskrbo kupco takojšnjo obdelavo zahteve posamezne stranke.

Vir: Čižman 2002, 39 Računalniška in informacijska tehnologija se uporablja za podporo logistiki od uvedbe mikroračunalnika v začetku leta 1980. Uporaba digitalne tehnologije je omogočila organizacijam razvoj in uporabo različnih informacijskih sistemov za nadzor transakcijsko intenzivnih aktivnosti (naročanje, gibanje, skladiščenje blaga, optimizacija zalog in transporta).

2.3.1 Sistem za obdelavo naročila

Sistem za obdelavo naročila je središče logističnega sistema, saj se z naročilom kupca praktično začne sam logistični proces. Na učinkovitost samega procesa vplivata hitrost in kakovost informacij. Počasne in nezanesljive komunikacije povzročajo izgubo kupcev, prekomeren transport, večje zaloge in s tem tudi večje skladiščne stroške. Ustrezen informacijski sistem za obdelavo naročila je izhodišče za integriran logistični informacijski sistem organizacije, ki tako nudi boljše možnosti za izboljšavo učinkovitosti logistike.

2.3.2 Integriran logistični informacijski sistem

Računalniško podprta obdelava naročila vključuje tudi vzdrževanje optimalne zaloge, priprava poročil o proizvodnji, finančna poročila. Obdelava naročila zahteva informacijski tok med oddelki v podjetju kakor tudi dostop do različnih podatkovnih baz, kot so plačilna sposobnost kupca, razpoložljivost zalog, razpored transporta. Informacijski sistem za obdelavo naročila je lahko v celoti avtomatiziran ali pa ročen ali pa nekje vmes. Na kakovost in hitrost informacijskega toka vpliva stopnja avtomatizacije sistema za obdelavo naročila in managerskega informacijskega sistema v podjetju. Ročni sistemi za obdelavo naročil so počasni, nezanesljivi, prihaja do podvajanja informacij. Tak sistem omejuje podjetje pri uvajanju integriranega logističnega managementa. Zakasnitve informacij podaljšajo proces naročanja. Logistični informacijski sistem omogoča vodstvu izvajanje različnih strateških nalog:

prodor na nova tržišča, spremembe pri oblikovanju embaliranja, izbira prevoza, povečanje ali zmanjšanje zalog, določanje koristi kupcev, določanje rentabilnih nivojev oskrbe kupca, izbira med javnimi in privatnimi skladišči, določitev števila področnih skladišč, določitev stopnje avtomatizacije obdelave

naročila.

11

2.4 Oskrbovalna veriga in E-logistika

2.4.1 Oskrbovalna veriga Oskrbovalna veriga je povezana s pretokom materiala, informacij, plačil in storitev od dobaviteljev surovin skozi tovarne in skladišča do končnih kupcev. Je zaporedje povezav in med seboj prepletenih procesov, ki se izvajajo med dobavitelji in kupci. Upravljanje oskrbovalne verige vključuje naslednje funkcionalne komponente (Groznik 2004, 27): Načrtovanje povpraševanja

Na osnovi dobrih načrtov je mogoče zagotoviti ustrezno zadovoljstvo uporabnikov z zagotavljanjem izdelkov in storitev ob zmanjševanju stroškov zaradi negotovosti pri prodaji. Tehnike, ki jih uporabljamo za načrtovanje povpraševanja, temeljijo na podatkih o sedanji prodaji, podatkih o trendih in spremembah potrošniških navad in tržnih analizah.

Načrtovanje proizvodnje

S temi postopki načrtujemo proizvodnjo tako, da je čim bolj usklajena s proizvodnimi zmogljivostmi. Načrtovanje in zagotavljanje dobav

Sem sodi načrtovanje dobavih poti, ki bodo zadovoljile načrtovano povpraševanje na osnovi razpoložljivih zalog in transportnih virov. Ti postopki vključujejo tudi načrtovanje skladiščnih in medskladiščnih postopkov, ki bodo lahko izpolnili povpraševanje. Gre za organizacijo distribucijske mreže, izbor zunanjih izvajalcev, izbor kupcev, način servisiranja kupcev, upravljanje odnosov s strankami (CRM)1 in določanje prodajnih pogojev. Načrtovanje in izvajanje logistike

Gre za načrtovanje postopkov, s katerimi dejansko izvajamo distribucijo. Učinkovita distribucija je vedno kompromis med optimalnim zadovoljevanjem kupčevih potreb, stroški distribucije in kvaliteto napovedi. Pri tem je potrebno upoštevati množico omejitev, kot so čas in način distribucije, možna distribucijska sredstva in dobavni pogoji. Vse to pa je potrebno izvesti s čim manj stroški in ob najvišji možni kakovosti. Upravljanje oskrbovalne verige pomeni izvajanje in optimizacijo vseh zgoraj naštetih aktivnosti skozi celotno oskrbovalno verigo. Cilj upravljanja je, da zagotovi pravi izdelek na pravem mestu ob pravem času po pravi ceni (Groznik 2004, 27).

1 CRM (Customer Relationship Management)- management upravljanja odnosov s strankami

12

Slika 2: Procesni pogled na oskrbovalno verigo

Vir: Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 154 Kot kaže slika 2, lahko oskrbovalno verigo razdelimo na planiranje in izvajanje. Proces planiranja je osredotočen na napoved potreb, simulacijo zalog, učinkovito distribucijo, transport, planiranje proizvodnje in terminiranje. Proces izvajanja pa se nanaša na nabavo, proizvodnjo in distribucijo izdelkov v celotni vrednostni verigi.

2.4.2 E-logistika Načrtovanje in izvajanje logistike je del upravljanja oskrbovalne verige. E-logistiko je težko definirati, ker potencialni vpliv e-poslovanja na logistiko in upravljanje oskrbovalnih verig še ni poplnoma pojasnjen. E-logistiko lahko opredelimo kot široko področje, ki je povezano z integracijo oskrbovalnih verig in vpliva na izločanje vmesnih delov v oskrbovalni verigi (kot so prodaja na debelo in prodaja na drobno), prav tako pa vključuje nove subjekte, katerih vloga je vključiti tradicionalno logistično verigo v e-poslovanje (Groznik 2004, 32).

2.5 Možnosti za izboljšanje učinkovitosti logistike Logistika kot najpomembnejša dejavnost v organizaciji, se danes in se bo tudi v prihodnosti soočala z izzivi, kot so njena naraščajoča vloga in večja pomembnost pri doseganju celotnih ciljev organizacije ter kako izboljšati učinkovitost za podporo tem ciljem (Čižman 2002, 25).

13

Priložnosti za izboljšave na posameznih področjih so (Čižman 2002, 25): Večji delež pri postavljanju strategije v organizaciji in strateškemu planiranju

Aktivnosti, kot so proračun logistike in kontrola, planiranje in nameščanje zalog ter oskrba kupca, so postale pomembni elementi v procesu planiranja organizacijske strategije. Celovito obvladanje kakovosti

TQM2 (Total Quality Management) je koncept, ki naj bi bil vključen v vse logistične aktivnosti. Gre za načrtovanje logističnih sistemov za doseg željenih ciljev, kot so: kratki, predvidljivi časi, zanesljivi nivoji zalog in zanesljivi časi izpolnjevanja naročil kupca. Identifikacija priložnosti za uporabo logistike pri doseganju konkurenčnosti

Logistika je za organizacijo lahko najboljše sredstvo za doseganje konkurenčne prednosti, ker jo je težje posnemati kot ostale elemente tržništva (proizvod, cena, promocija). Logistika “točno v pravem času” (JIT3, just in time)

Ta koncept logistike je usmerjen k zmanjševanju odvečnih zalog s posredovanjem izdelkov, komponent ali materiala točno takrat, ko jih organizacija potrebuje. Uporaba tehnike hitrega odziva (QR4, Quick Response)

To je strategija sektorja maloprodaje, ki uporablja številne tehnike za izboljšanje management zalog in učinkovitosti in s tem povečuje hitrost pretoka zalog. Učinkovit odziv odjemalca

ECR5 (Efficient Cunsumer Response) vključuje različne logistične strategije, ki omogočajo povečanje konkurenčnosti prehrambene industrije z zmanjševanjem izgub v oskrbovalni verigi. Te strategije so naslednje (Čižman 2002, 26):

• obsežno uvajanje elektronskega poslovanja; • večja uporaba podatkov o kazalcih prodaje s pomočjo črtne kode; • sodelovanje med proizvajalci, distributerji, dobavitelji in kupci; • neprestano dopolnjevanje zalog in tok skozi distribucijo; • izboljšani management proizvoda in promocija.

Večje razumevanje obračunavanja logističnih stroškov

Uvedba in izraba integriranega logističnega koncepta zahteva učinkovito analizo celotnih stroškov. Pomembna je minimizacija vseh logističnih stroškov, obravnavanih po stroškovnih mestih. Na splošno so v praksi pravočasne, natančne in pomembne logistične informacije relativno redko dosegljive. V zadnjem času pa se pogoji za dostop ustrenih informacij izboljšujejo, ker vse več organizacij uporablja sisteme izračunavanja stroškov po aktivnostih (metoda ABC6, activity based costing), ki omogočajo sistematično in bolj natančno razporejanje stroškov po aktivnostih. 2 TQM (Total Quality Management)- celovito obvladanje kakovosti 3 JIT (Just In Time)- točno ob pravem času 4 QR (Quick Response)- hiter odziv 5 ECR (Efficient Consumer Response)- učinkovit odziv odjemalca 6 Metoda ABC (Activity Based Costing)- metoda izračunavanja stroškov po aktivnostih

14

Boljše razumevanje izhodišč globalne logistike Mnoge vodilne organizacije se intenzivno vključujejo na mednarodna tržišča preko nabave, uvoza, izvoza, mešanih podjetij, združb itd. Tovrstna tržišča zahtevajo globalno logistiko in globalno logistično omrežje. Iz analize vzorcev razvoja logistike (študija na Ohio State University, Douglas, 1998) je razvidno, da med najpomembnejše pričakovane globalne usmeritve, ki imajo vpliv na razvoj logistike, spadajo naslednje (Čižman 2002, 27):

• Rast informacijske tehnologije (21 odstotkov) • Managemnt oskrbovaln verige(15 odtsotkov) • Globalizacija (11 odstotkov)

Izboljšava logističnih informacijskih sistemov

Informacija je bistveni dejavnik integriranega logističnega managementa. Sposobnost organizacije, da izkoristi logistiko kot konkurečno prednost, temelji na prilagoditvi logistike realnemu času. Za izpolnitev zahtev kupca, pravočasno preprečenje nezaloženosti z blagom, je potreben integriran logistični sistem, ki vpliva na vse logistične aktivnosti. Večja udeležba logističnih strokovnjakov v delovnih ekipah

Potrebe po logističnih strokovnjakih naraščajo, saj so vedno bolj vključeni v oblikovanje strategij podjetja in v procese strateškega planiranja. Iz tega vidika nastajajo tudi vedno večje potrebe po znanjih storitvah na področju kakovosti, globalne logistike in izboljševanja odnosov z drugimi dobavitelji in ostalimi udeleženci. Ustrezno razumevanje uporabe zunanjih virov, partnerstva in strateških povezav

Outsourcing7 (najem zunanjih virov) je aktivnost organizacije, ki najame zunanjo organizacijo za ivedbo nekaterih opravil, kot je npr. preskrba blaga ali storitev, ker je le ta bolj strokovno usposobljena za specifične dejavnosti. Pogosto se najemanje nanaša na skladišča in transport. Najemanje omogoča organizacijam uporabo najboljše logistične oskrbe, ki jo potrebuje. Partnerstvo temelji na konceptu dolgoročnega sodelovanja z dobavitelji blaga ali storitev, kupci in zunanjimi partnerji. Strateške povezave pa se oblikujejo z najtesneje povezanimi partnerji. Večje razumevanje in primerno uporabo tehnologije

Z razvojem tehnologije se je začela uporaba tehnike RIP (računalniška izmenjava podatkov, ang. EDI8, electronic data interchange) in elektronsko poslovanje, črtna koda, podatki o kazalcih prodaje, satelitski prenos podatkov, avtomatizirana skladišča itd. Tehnologija omogoča logistikom povezave z ostalimi funkcionalnimi področji in zagotavlja hitrejši dostop do bolj natančnih informacij. Zeleno tržništvo

Skrb za okolje postaja z vidika globalnega poslovanja vse pomembnejša. Transport in nevarne snovi so pogosto urejene s predpisi in nadzorovanjem nadzornih organov. Velik problem pa predstavlja embalaža, ki se jo je potrebno znebiti in uničiti. Ti problemi otežujejo delo logistike, povečujejo stroške in omejujejo možnosti. Oragnizacije zato

7 Outsourcing- zunanja oskrba 8 EDI (Electronic Data Interchange)- računalniška izmenjava podatkov, okrajšava RIP

15

vedno več posvečajo svojo pozornost izdelavi takšnim materialom za embaliranje, ki so bolj primerni za recikliranje.

3 ELEKTRONSKO POSLOVANJE

3.1 Opredelitev in razvoj elektronskega poslovanja Pojem elektronsko poslovanje izhaja iz angleškega izraza electronic commerce, ki je po pomenu preozek izraz, zato se vse pogosteje uporablja izraz ebusiness. Elektronsko poslovanje obsega mnogo več kot le izmanjavo podatkov in delovanje spletne trgovine. Danes vse kar delamo na področju poslovanja s pomočjo računalniških omrežij, imenujemo elektronsko poslovanje. Elektronsko poslovanje obsega (Blažič 2001, 11):

elektronsko bančništvo, elektronsko trženje, elektronsko trgovanje, spletno trgovino, svetovanje na daljavo, elektronsko zavarovalništvo in drugo.

Razvoj elektronskega poslovanja se je začel z razvojem računalniških omrežij in interneta, združevanjem informacijske in telekomunikacijske tehnologije ter standardom za računalniško izmenjavo podatkov. V začetku je računalniška tehnologija bila namenjena le računalniškom strokovnjakom, s časom pa se je njena uporaba hitro razširila na več področij. Elektronsko poslovanje se je najprej razširilo v okviru podjetij v obliki sistemov za prenos datotek, računalniške izmenjave podatkov (EDI- Electronic data interchange) in elektronske pošte (e-mail- Electronic mail). Na ta način so podjetja želela zmanjšati obseg papirnega dela in povečati avtomatizacijo pisarniškega poslovanja. Pozneje pa se je skozi časovna obdobja računalniška izmenjava razvila v več različnih tehnologij, ki so se izkazale za uspešne v veleprodaji in distribuciji trgovinam na drobno. Z razvojem in razširjenostjo interneta je elektronsko poslovanje dobilo nove razsežnosti. Svetovni splet je poslovanje pocenil in omogočil nove poslovne aktivnosti. Omogočil je nastanek virtualnih oziroma navideznih podjetij (Blažič 2001, 11). Ta pomembni razvoj informacijskih, telekomunikacijskih in omrežnih tehnologij in pojavnih oblik kot so računalniško izmenjavanje podatkov, mobilno omrežje ter omrežja podjetij, je na voljo za vsa podjetja in mnoga med njimi uvajajo omrežne koncepte in povezovalne mehanizme znotraj in v povezovanju z drugimi podjetji. Pri tem pa ni zagotovljen uspeh brez uporabe sodobnih metod in tehnik, kot so prenova poslovnih procesov, upravljanje oskrbovalne verige, odnosov s kupci, upravljanje z znanjem in s spremembami. V takšni omrežni in tesno povezani tehnološki naložbi pa bodo uspešna le podjetja, ki bodo sposobna izvesti procesno usmerjeno poslovno transformacijo. Ta se kaže na tehnološko in organizacijsko pogojeni poslovni strategiji in spremembi obstoječe poslovne arhitektire, iz katere izhajajo nova poslovna pravila, vloge, odgovornosti in odnosi.

16

Priložnosti lahko podjetja izkoristijo sebi v prid tako, da(Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 130):

opredelijo celovit poslovni model, ki pokriva vsa poslovna področja in pri tem ohranja poslovanje, ki bo prilagodljivo novim izzivom in inovacijam;

vzpostavijo primerne, učinkovite strategije in mehanizme upravljanja s spremembami;

sprotno rešujejo probleme, ki so vezani na prilagajanje tehnoloških standardov in izvajanje delovnih procesov, postopkov;

razvijajo pregledno in razumljivo spremljanje poslovnih učinkov; opredelijo omejitve in področja razvoja poslovnega omrežja; zgradijo ustrezen sistem upravljanja z znanjem in mehanizme za stalno

izboljševanje skupnega poslovnega znanja podjetja; opredelijo strategijo in metode analiziranja, merjenja in upravljanja s tveganjem.

Računalniško načrtovanje proizvodnje in kasneje njena avtomatizacija in robotizacija ter povezovanje z drugimi poslovnimi funkcijami (CIM9, Computer Integrated Manufacturing), v 70.-tih in 80.-tih letih nakaže potrebo po sprotnem zagotavljanju proizvodnih virov (JIT, Just In Time) in v ta namen tudi neposredno povezovanje podjetij s svojimi dobavitelji. To povezovanje se je najprej imenovalo elektronska izmanjava podatkov (EDI, Electronic Data Interchange), pri nas RIP (računalniška izmenjava podatkov), namenjeno neposrednemu elektronskemu sprejemanju in posredovanju naročil, računov in drugih dokumentov med poslovnimi patnerji. Tako sodeujoča podjetja so z namenom medsebojnega sodelovanja razvila lastne podatkovne in komunikacijske standarde ter svoje računalnike povezovala v omrežja, tako imenovana omrežja z dodano vrednostjo (VANs10, Value Added Networks). Omrežja poslovnih partnerjev so postajala vse bolj kompleksnejša in vedno bolj dražja, tako so si jih lahko omislila le še največja podjetja, manjša in srednja pa so prešla in ostala na že prej uveljavljenih oblikah komuniciranja (faks, telefon, pošta). To je razlog, da EDI kot obetajoča in splošno uporabna oblika elektronskega poslovanja ni nikoli popolnoma zaživel. Dodaten razlog za to, je še uveljavitev interneta na področju elektronskega poslovanja. Ta način elektronskega poslovanja pa uporabljajo tudi manjša in srednja podjetja. Internet je pospešil hitrost poslovanja in omogočil novim konkurentom hiter prihod na trg. Povzročil je pojav novih zahtev kot so hitro prilagajanje izdelkov željam in potrebam. Učinkovito upravljanje oskrbovalnih verig postaja danes eno najučunkovitejših konkurenčnih orodij. To pa ni zgolj tehnologija, temveč strategija, ki daje in odpira nove učinkovitejše možnosti poslovanja. Internet daje podjetjem možnost dinamičnega in globalnega povezovanja s poslovnimi partnerji, omogoča oblikovanje novih vrednostih verig ter s tem daje možnosti za uspešno preživetje na konkurenčnem trgu (Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 133).

9 CIM (Computer Integrated Manufacturing)- avtomatizacija in robotizacija 10 VANs (Value Added Networks)- omrežja z dodano vrednostjo

17

3.2 Pomen elektronskega poslovanja Spremembe elektronskega poslovanja so vidne najbolj na področju logistike, prodaje, nabave in pri odnosih s strankami. Uvedba elektronskega poslovanja je povzročila specializacije v poslovanju in v izkoriščanju ekonomije obsega, zmanjševanje števila dobaviteljev ter centraliziran nadzor zalog, skladiščenja in distribucije. Uporabniki pričakujejo dobavo blaga v najkrajšem času. Optimizacija dobave vpliva na zniževanje stroškov (Blažič 2001, 80). Elektronsko poslovanje prinaša podjetjem, udeležencem neposredne koristi v obliki stalnega (Kovačič 2004, 269) :

Zniževanja stroškov nakupa

Procesi nakupa, ki potekajo med kupcem in dobaviteljem, so kompleksni in vključujejo množico dokumentov, kot so: povpraševanje, ponudba, naročilo, dobavnica, račun, plačilni nalog. Neposredno elektronsko povezovanje organizacijam v procesu nakupa znižuje zlasti stroške na področju samega izvajanja procesa ter izdelave in pošiljanja dokumentov. Avtomatizacija postopkov in prenova poslovnih procesov omogoča zaposlenim več časa za pogajanja o boljših nakupnih pogojih in ustvarjanje boljših odnosov z dobavitelji. Uporaba elektronskega poslovanja znižuje stroške nakupa. Zniževanja obsega zalog

Slabša povezanost organizacije z dobavitelji povzroča večje potrebe po lastni zalogi surovin, materialov in polproizvodov, s katerimi bi lahko pravočasno oskrbela svoj proizvodni proces. Večje zaloge pa povzročajo večje stroške. Manjši obseg in hitrejše obračanje zalog pomenita boljšo preglednost zalog in učinkovitejšo izrabo skladiščnih zmogljivosti. Organizacije, ki so s pomočjo elektronskega poslovanja neposredno poslovno in tehnološko povezane v prozvodni verigi, uporabljajo kot skladišče vhodnih elementov v svojo proizvodnjo neposredno kar izhodno skladišče svojega dobavitelja. Ob načrtovanju lastnega proizvodnega prcesa neposredno vplivajo tudi na proizvodni proces svojih ključnih dobaviteljev. Tako si zagotavljajo optimalne količine vhodnih elementov ter močno znižujejo ali celo odpravljajo lastne in dobaviteljeve zaloge in stroške skladiščenja. Skrajševanja poslovnega cikla

Poslovni cikel predstavlja celoten čas, ki je potreben za razvoj, izdelavo in posredovanje proizvoda odjemalcu. Krajši poslovni cikel pomeni nižje stroške, hitrejši odziv na dinamične zahteve trga ter s tem bistveno primerjalno prednost pred ostalimi proizvajalci. Elektronsko poslovanje v primeru povezovanja organizacije z njihovimi pomembnimi poslovnimi partnerji omogoča hitrejše pošiljanje in sprejemanje naročil, računov, prometnih in ostalih dokumentov (Groznik 2004, 4).

18

Razvijanja učinkovitejše in uspešnejše pomoči in povezovanja z njihovimi odjemalci

Organizacija s pomočjo interneta omogoči svojim odjemalcem neposreden vpogled v podroben opis svoje ponudbe in vpogled v stanje njihovih naročil, s tem močno razbremeni svojo prodajno službo in poveča zaupanje ter zadovoljstvo odjemalcev. Organizacije preko interneta odjemalcem nudijo tudi tehnično pomoč, svetovanje ter jim zagotavljajo neposreden dostop do informacij. Na ta način organizacije prihranijo veliko denarja, saj jim ni potrebno opravljati teh storitev s pomočjo telefona, preko pošte ali neposredno pri odjemalcu.

Zniževanja stroškov prodaje in trženja ter ustvarjanja novih tržnih priložnosti

Uporaba interneta odpravlja v primeru potrebe po povečanju prodajnih zmogljivosti fizični problem širitve, ki izhaja iz omejitev možnega števila prodajalcev, ob tem pa ne povzroča skoraj nobenih dodatnih stroškov. Internet omogoča neposredno naročanje in odpravlja časovno zamudno ročno izpolnjevanje naročil. Zaposleni se tako lahko bolj neposredno posvečajo prodajnim ter poprodajnim aktivnostim, ki ustavrjajo in ohranjajo zadovoljstvo kupca.

Vzroki za razmah elektronskega poslovanja je predvsem razvoj informacijsko-telekomunikacijska tehnologija. Pomembne so tudi spremembe v okolju, večji in lažji dostop do interneta, razširjenost interneta tako med fizičnimi kot tudi pravnimi osebami. Že v letu 2002 je v Sloveniji internet uporabljalo 93% podjetij, elektronsko pa jih je poslovalo 58% (Groznik 2004, 5). Internet ponuja nove priložnosti časovno neomejene prodaje in nove trge, ki bi ob ustaljenih možnostih prodaje sicer ostali za organizacijo nedostopni. Manjšim podjetjem z novimi proizvodi internet daje priložnost, da predstavijo svojo ponudbo na svetovnem trgu (Kovačič 2004, 269).

3.3 Vpeljava elektronskega poslovanja Implementacija elektronskega poslovanja v podjetje ne pomeni zgolj nakupa informacijske in komunikacijske tehnologije, ampak tudi določeno vrsto sprememb v poslovanju. Poleg številnih prednosti povzroči številne in večplastne spremembe v organizaciji. Med najpomembnejše sodijo prenova poslovnih procesov, organizacijske spremembe, spremenjena poslovna kultura, nova poslovna znanja. Vse omenjene spremembe pa so pogoj za uspešno uvedbo elektronskega poslovanja v organizacijo. Oblikujejo se sistemi za management oskrbovalne verige (SCM11, Supply Chain Management), management odnosov s strankami (CRM, Customer Relationship Management) in virtualne organizacije. Za poslovno uspešnost in konkurenčnost podjetja je pomembna celotna veriga vrednosti, v katero so poleg podjetja vključeni tudi njegovi dobavitelji in kupci.

11 SCM (Supply Chain Management)- management oskrbovalne verige

19

Pod vplivom sprememb v načinu poslovanja pa so se oblikovali novi poslovni modeli. Model elektronskega poslovanja je način poslovanja, ki organizaciji omogoča, da na podlagi interneta dosega dodano vrednost (Kovačič 2004, 264). Tradicionalna prenova ali reinženiring poslovnih procesov (PPP) mora v današnjem obdobju elektronskega poslovanja razreševati probleme dinamičnega opredeljevanja in vzpostavljanja skupnih poslovnih procesov verige posameznikov in organizacij ter koordinacijo pri sodelovanju s poslovnimi partnerji v tej verigi, čeprav je prvenstveno usmerjena v obravnavo in informatizacijo notranjih procesov organizacije. Strategije prenove se osredotočajo na procese med poslovnimi partnerji in informatizacijo oziroma na razvoj programskih rešitev, ki omogočajo izvajanje the procesov. Pri celoviti prenovi poslovanja ne gre le za avtomatizacijo in informatizacijo obstoječih poslovnih procesov, ampak gre za celovito obravnavo ter spreminjanje in prilagajanje vseh medsebojno odvisnih poslovnih dejavnikov prehoda oziroma prenove poslovanja v e-poslovanje. Dejavniki so:

strateški (poslovna strategija in organiziranost) procesni (poslovni procesi) kadrovski (kadri in njihova znanja) in tehnološki (informatika, tehnologija).

Slika 3: Dejavniki prenove poslovanja v e-poslovanje

Vir: Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 138

Poslovni procesi

Nova znanja in veščine ter prilagodljivost

Internetno usmerjena tehnologija

Poslovna strategija, usmerjena v e-poslovanje

strategija tehnologija

kadri procesi

strategija

20

Strateški dejavnik zahteva, da podjetje prilagodi svojo poslovno strategijo in poslovni model v novi ekonomiji. Procesni je usmerjen v prilaganje in prenovo poslovnih procesov, ki bodo ustrezni izbranemu poslovnemu modelu in primerni za učinkovito in prilagodljivo povezovanje s poslovnim okoljem. Kadrovski dejavnik vpliva na vlaganje v kadre, v njihovo znanje. Od podjetja zahteva, da kadre ustrezneje motivira in stimulira. Informacijska in komunikacijska tehnologija predstavlja infrastrukturni dejavnik ali hrbtenico e-poslovanja. Slika 4: Elektronski poslovni procesi in rešitve

Vir: Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 140

Elektronsko poslovanje

Nabavljanje (partnerji, dobavitelji) proizvajanje Prodajanje (partnerji, kupci)

Oskrbovalna veriga (Supply chain)

Načrtovanje virov (Enterprise Resource

Planning –ERP)

Elektronsko trgovanje (e-commerce/e-retail)

B2B, B2C e- računi

e- plačila

e- marketing prodajni kanali odzivnost in

zadovoljstvo kupcev

načrtovanje proizvodnje kadri finance material…

e-nabavljanje naročanje logistika

Odnosi s partnerji (Customer Raletionship)

21

Slika 5: Faze in njihova dejanska vrednost pri prehodu na e-poslovanje

Vir: Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 141 Internetna tehnologija in infrastruktura omogočata tudi nove tehnološke možnosti pri prenovi obstoječega informacijskega sistema, ki v večini podjetij temelji na integriranem in celovitem, vendar togem konceptu načrtovanja virov (ERP12), ter integracijo s programskimi rešitvami s področja elektronskega trgovanja (e-commerce), oskrbovalnih verig ( supply chain) in odnosov s poslovnimi partnerji ( customer relationship). Slika 5 prikazuje katerim vsebinskim področjem morajo zadostiti posamezne rešitve v procesih e-poslovanja.

12 ERP (Enterprise Resource Planning)- celovita integrirana programska rešitev

objava povezava transakcija integracija pretvorba

vrednost pričakovanja

22

4 ERP

4.1 Opredelitev ERP sistemov ERP (Enterprise Resource Planning) je celovita programska rešitev, ki celovito podpira izvajnje procesov notranje vrednostne verige v organizaciji. Podpira torej izvajanje tako primarnih kot tudi podpornih procesov. Možno pa jo je uporabiti tudi za podporo izvajanju medorganizacijskih procesov zunanje vrednostne verige. Organizacije se odločajo za prenovo poslovnih procesov in implementacijo ERP, da bi izboljšale svoj konkurenčni položaj na trgu (Kovačič 2005, 243). Management za dobavno verigo zahteva učinkovito uporabo integriranega ERP sistema. Pri pregledu in učenju tega sistema je pomembno razumevanje njegovega bistva, pomena uporabe, učinek pridobitve in uporabe ERP sistema, upoštevanje usmerjenosti sistema k različnemu proizvodnemu in distribucijskemu okolju. Sam sistem je lahko neučinkovit in neuspešen že zaradi neupoštevanja majhnih podrobnosti (Hamilton 2004, 171). ERP sistem je obsežen integriran računalniški sistem, sestavljen z večih komponent, ki ponuja komplet funkcij. Vse razpoložljive funkcije delujejo v sodelovanju z udeleženimi organizacije. Zasnovna ideja takšnega sistema je nudenje podpore z vsakršnega vidika organizaciji. Tak sistem je pomnilnik podjetja, ki obdeluje podatke, jih razporeja, shranjuje, omogoča njihov računalniški priklic. ERP sistem je programska oprema, ki deluje v skladu z najboljšo prakso (Grant 2003, 10). Uvedba ERP sistema organizaciji omogoča pridobivanje konkurenčne prednosti z vplivanjem na naslednje dejavnike (Kovačič 2005, 244):

znižanje stroškov iskanja; znižanje stroškov, potrebnih za vzpostavitev sodelovanja z dobavitelji oz.

strankami; znižanje razvojnih stroškov, potrebnih za razvoj proizvodov z unikatnimi

lasnostmi; večja učinkovitost internih procesov; večja učinkovitost medorganizacijskih procesov.

Navedeni dejavniki vplivajo na primerjalno učinkovitost in pogajalsko moč organizacije in s tem posredno tudi na njeno konkurenčno prednost.

23

Slika 6: Vpliv ERP na oblikovanje konkurenčne prednosti

Vir: Kovačič, Groznik 2004, 243 Slika 6 kaže, kateri dejavniki vplivajo na konkurenčno okolje. Ti so: nevarnost vstopa novih organizacij v panogo, rivalstvo med obstoječimi konkurenti, nevarnost substitucijskih proizvodov ali storitev, pogajalska moč strank in pogajalska moč dobaviteljev. Organizacije se v boju za boljši konkurenčni položaj borijo s postavljanjem ovir za vstop v panogo, s tesnim sodelovanjem s strankami in dobavitelji ter s prevzemanjem tržnega deleža konkurentom na podlagi diferenciacije proizvodov, stroškovne učinkovitosti, kakovosti proizvodov oziroma storitev, inovacij in hitrega odzivnega časa. Izraz ERP se je prvič pojavil po letu 1990, predstavljal je integriran poslovno usmerjen informacijski sistem, ki je že uporabljal nove tehnologije, kot so grafični vmesnik, relacijske podatkovne baze, arhitekturo odjemalec/strežnik ter razna orodja za pomoč. Takšne programske rešitve omogočajo optimalne možnosti načrtovanja, razporejanje virov in ustvarjanja dodane vrednosti tako same organizacije kot tudi z njo povezanih poslovnih partnerjev (Kovačič 2004, 43). Glavni cilj ERP je povezati vse oddelke in enote (tudi če so med njimi velike geografske razdalje) podjetja oziroma njegove poslovne procese z enim samim računalniškim sistemom, s centralno bazo podatkov. Centralna baza podatkov bi naj omogočala integracijo vseh podatkov in pripravo informacij, ki so potrebne za uspešno odločanje.

Znižanje stroškov iskanja dobaviteljev oz. strank

Znižanje stroškov, ki so potrebni za vzpostavitev

sodelovanja z dobavitelji oz. strankami

Znižanje razvojnih stroškov, ki so potrebni za razvoj proizvodov z unikatnimi

lastnostmi

Večja učinkovitost internih procesov

Večja učinkovitost medorganizacijskih procesov

Pogajalska moč

Primerjalna učinkovitost

Konkurenčna prednost

24

ERP zagotavlja enoten uporabniški vmesnik za izvajanje in upravljanje temeljnih aktivnosti znotraj podjetja. Olajša sodelovanje in povezovanje s kupci (e-trženje in distribucija) ter njihovo vplivanje na samo proizvodnjo podjetja. ERP sistem vključuje tudi koncept upravljanja odnosov s strankami (CRM, Customer Relationship Management) in koncept upravljanja oskrbovalne verige (SCM, Supply Chain Management). Glavne sestavine koncepta sistema ERP so (Kovačič 2004, 43):

planiranje, nabava, proizvodnja, upravljanje z zalogami, vzdrževanje, finance, prodaja, distribucija in upravljanje s kadri.

Slika 7: Celovita programska rešitev (ERP)

Vir: Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 278 Slika 7 prikazuje celovito programsko rešitev, ki s skupno podatkovno bazo povezuje posamezne aplikativne rešitve (uporaba rešitve). Z uvedbo integriranega poslovno-informacijskega sistema se poenotijo standardi v podjetju, v sistemu se tako prepreči podvajanje podatkov, to pa poleg večjih prihrankov omogoči boljši nadzor nad poslovanjem podjetja in uvajanja novih storitev. Sistem ERP

Dobavitelji Centralna baza

podatkov

Managerji, delničarji izdelava različnih naročil Finančne

aplikacije

Oskrbovalna veriga

Proizv.aplikacije

Zaloge, nabavne

aplikacije Aplikacije

upravljanja s človeškimi viri

zaposleni

Prodajne in distribucijske

aplikacije

Storitvene aplikacije

CRM, e-trženje Kupci

25

med drugim tudi pospešuje in razvija odnose med poslovnim sistemom in kupci ter omogoča učinkovitejše povezovanje z dobavitelji in prodajalci v oskrbovalni verigi (Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 277). Za celovite programske rešitve je značilen celovit pristop k upravljanju virov v organizaciji, tako materialnih, finančnih kot tudi človeških. Tak pristop zahteva uporabo koncepta popolne informacijske integracije. Prepletenost poslovnih procesov pa je mogoče učinkovito rešiti le s popolno informacijsko integracijo, ki zahteva več nivojsko arhitekturo ERP. Več nivojska arhitektura sistema pomeni ločevanje treh logičnih ravni, saj je le tako mogoče neodvisno obravnavati kompleksnost podatkovnega modela, poslovnih procesov in različnih uporabniških vmesnikov (Kovačič 2005, 247).

Podatkovna raven ERP predstavlja podatkovno bazo z normaliziranim podatkovnim modelom, ki je na mestih, kjer se pojavljajo zahteve po hitri odzivnosti.

Poslovna raven ERP vsebuje logiko poslovnih procesov. Ti procesi se skozi ERP izvajajo kot klici metod poslovnih objektov, ki lahko nastavijo vrednosti svojih lastnosti neposredno iz podatkov, pridobljenih iz podatkovne baze, lahko pa posredno prek kicev lastnih metod ali metod drugih objektov. Krog je sklenjen, ko se vrednosti lastnosti objektov prek klicev ustreznih metod shranijo nazaj v podatkovni vir.

Predstavitvena raven ERP je namenjena prikazu informacij, namenjenih končnemu uporabniku. Vgrajeni so različni uporabniški vmesniki, ki so prilagojeni različnim napravam. Informacije so tako lahko prikazane prek namiznih aplikacij, prek dinamičnih spletnih strani ali kompleksnih spletnih strani, kot so spletni portali, prek mobilnih naprav itd.

4.2 Razvoj in uvajanje ERP sistemov Za uvedbo celovitih programskih rešitev je predpogoj celovita poslovna prenova (reinženiring) in informatizacija poslovanja, ki vodi k učinkovitejšemu obvladovanju podatkov ter natančnejšemu napovedovenju poslovnih dogodkov in odločanju. Uvajanje ERP sistemov torej temelji na konceptu prenove poslovanja ter na prenosu najboljše prakse, zajete v teh rešitvah, v posamezno organizacijo in njeno neposredno okolje. Tabela 2: Razvoj ERP rešitve 1960 BOMP13 (sestavnica) planiranje proizvodnje => MRP 1965 MRP14 (vsi materiali) finance, delo v proizvodnji => MRP II, CIM 1975 MRP II15 (proizvodni

viri) vsi notranji viri podjetja => ERP

13 BOMP (bill of material processing)- sestavnica 14 MRP (Material Requirements Planning)- načrtovanje materialnih potreb 15 MRP II (Manufacturing Resource Planning)- načrtovanje proizvodnih virov

26

1990 ERP (vsi notranji viri) kupci, dobavitelji => ERP II (ERP+SCM+CRM+EC) +PLM

2000 ERP+SCM+CRM+EP virtualnost omrežja => ERP III? Vir: Kovačič predstavitev Integriran (povezan) informacijski sistem se je razvil iz prejšnjih nastalih sistemov, ki so bili usmerjeni v načrtovanje materialnih potreb proizvodnje (MRP, Material Requirements Planning), ki se pojavi po letu 1965, kasneje po letu 1975, sistem za celovito obvladovanje vseh virov procesa proizvajanja v podjetju (MRP II, Manufacturing Resource Planning II). ERP sistem je nadgradnja sistemov MRP II in predstavlja celovito programsko rešitev informatizacije poslovanja podjetja (Kovačič 2004, 243).

Vir: (Anderegg 2000, 2) ERM (Enterprise Resource Management)- Management za celovite rešitve. Leta 1960 je sistem programske opreme zagotavljal zmožnost popisa imetja. Omogočal je nadzor nad povečano proizvodnjo nekaj proizvodov po katerih je bilo stalno

MRP

MRP II

ERP

ERM

1965

1975

1990

2000

Tehnološke izboljšave

EOQ Safety stock

BOMP Work Orders 1950

Več poslovnih funkcij

Celotne poslovne rešitve

Slika 8: Razvoj ERP

27

povpraševanje. Sistem se je osredotočal na stroške. Leta 1970 se je potekal razvoj sistema MRP, ki se je osredotočal na marketing, na bolj integrirano proizvodnjo in njeno planiranje. Sistem MRP II je vključeval še finance in management zagotavljanja materialov. Ta sistem je zagotavljal celovito obvladovanje vseh virov procesa proizvodnje v podjetju. Osredotočal se je na kakovost, strategijo proizvodnje, na nadzor procesov, na zmanjševanje stroškov. V poznih devetdesetih se razvije ERP sistem, ki združi dobavitelje, proizvodnjo, podatke o kupcih v integrirano dobavno verigo. Ta sistem vključuje celoten tok podatkov in jih združuje v povezano celoto (Sumner 2005, 2). Slika 9: Potek uvedbe celovite programske rešitve

Vir: Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 279 Slika 9 kaže povprečen potek uspešne uvedbe celovite programske rešitve in skupne stroške lastništva v ožjem smislu, ki so vezani na samo programsko rešitev. Za uspešno razumemo uvedbo, s katero smo dosegli polno načrtovano funkcionalnost rešitve ob časovnih in stroškovnih prekoračitvah, ki ne presegajo 20 odstotkov načrtovanih vrednosti (Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 278). Uvedba takšne rešitve ima lahko za organizacijo strateško pomembne učinke, dolgoročne močno pozitivne ali pa pogubne posledice. Gre za projekte, ki predstavlajo za organizacijo visoko tveganje in relativno nizko uspešnost, saj ni zagotovljen uspeh. V svetu je le med 9 in 17% projektov uvajanja ERP sistemov, ki so se izkazali za uspešne, ostali so neuspešni ali pa so bili predčano ukinjeni. Vzroki, po mnenju analitikov, naj bi bili: prekoračevanje rokov in stroškov uvajanja (nad 200%) in nedoseganje začrtanih ciljev oziroma funkcionalnosti (manj kot 50%) (Kovačič 2004, 43). Učinkovito izvajanje tako internih kot tudi medorganizacijskih procesov zahteva vzpostavitev tesno povezanih poslovnih procesov, kar je pogojeno z izmenjavo čim manj informacij med procesi ter z uporabo dobro integriranih informacijskih podprocesov. Za organizacije je pomembno, da si z enostavnimi informacijskimi vmesniki zagotovijo čim

28

krajši časovni ciklus, čim nižje stroške ter čim višjo kakovost izvajanja poslovnih procesov, saj s tem vplivajo na kakovost in konkurenčnost proizvodov na trgu (Kovačič 2005, 244).

4.3 Možnosti zagotavljanja programskih rešitev Pri zagotavljanju rešitev podjetja uporabljajo različne strategije oziroma usmeritve razvoja. Te možne rešitve morajo biti ocenjene z vsebinskega, tehnološkega in ekonomskega vidika. Pred samo izvedbo morajo biti razvidne prednosti in slabosti posamezne odločitve ter primernost izvedbe. V preteklosti so se podjetja ponavadi odločala za eno od možnih usmeritev zagotavljanja programskih rešitev, v zadnjem času pa to strategijo sproti prilagajajo trenutnim informacijskim potrebam in možnostim prenove poslovanja. Možne usmeritve zagotavljanja programskih rešitev so (Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 273):

dogradnja obstoječih rešitev, lasten razvoj, nakup rešitev ter najem rešitev.

1. Dogradnja Gre za nadaljevanje lastnega razvoja programskih rešitev na obstoječi informacijski arhitekturi. Takšna izvedba je dolgoročno vprašljiva. Usmeritev je ustrezna le v primeru, da podjetje ocenjuje trenutno stanje poslovnih procesov kot ustrezno. Uspeh uporabe te usmeritve je odvisen od naslednjih pogojev, ki morajo biti izpolnjeni (Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 273):

dokumentiranje obstoječih uporabniških rešitev ter podatkovne baze; zagotovitev ustreznega vzdrževanja (odprava napak, dopolnjevanje obstoječih

rešitev); zagotovitev možnosti nemotene nadgradnje obstoječe opreme ob vključevanju

novih uporabniških rešitev in širitvi obsega poslovanja; standardizacija in poenotenje vseh podatkov ter uporabniških programskih rešitev

pri nadgradnji in širitvi obsega poslovanja; zagotovitev ustrezne varnosti in zanesljivosti delovanja obstoječe opreme, možnosti

združevanja in centralizacije skrbništva podatkov. Prednosti dogradnje oziroma nadaljevanja razvoja in/ali prenove informatike na obstoječi informacijski arhitekturi so (Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 274):

delo z uporabniki znanim programskim okoljem; potreben je relativno kratek čas za uvedbo nove informacijske tehnologije in

posameznih rešitev; manjši obseg in postopnost sprememb, naložb; v primerjavi z odločitvijo o lstnem razvoju pomeni cenejšo izbiro; s stališča informatizacije pomeni enostavnejšo rešitev.

29

Slabosti, ki izhajajo največkrat iz nenačrtovanega, necelovitega, v informatizacijo posameznih poslovnih funkcij usmerjenega pristopa k informatizaciji poslovanja so (Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 274):

zahtevno, drago in problematično vzdrževanje; nizka kakovost in neustreznost uporabniških programskih rešitev ter v rešitve

vključenega tehnološkega, poslovnega znanja; težave pri zagotavljanju potrebnih pravočasnih podatkov na nivoju podjetja; težave pri zagotavljanju varnosti podatkov in zanesljivosti njihovih obdelav.

2. Lasten razvoj programskih rešitev Temelji na uporabi sodobnih celovitih informacijskih orodjih. Predpogoj za izvedbo te usmeritve je standardizacija poslovnega modela podjetja, to je poslovnih procesov, ki so tehnološko pogojeni s poslovanjem podjetja kot celote. S tehnološkega vidika je potrebna nabava ustreznega celovitega informacijskega orodja ter zamenjava ali preoblikovanje obstoječe računalniške arhitekture v sodobno večslojno arhitekturo. S kadrovskega vidika se zahteva dodatno izobraževanje informatikov in uporabnikov v podjetju. Z ekonomskega stališča je vložek v tehnologijo težko upravičljiv. Takšna podatkovna baza zajema tudi vsa poslovna pravila, kar skrajšuje razvoj in poenostavlja in bistveno znižuje obseg vzdrževanja programskih rešitev. Usmeritev v lasten razvoj programskih rešitev je smiselna ob predhodni prenovi poslovanja v smislu poenostavitve, racionalizacije in standardizacije poslovnih procesov. Mogoče jo je izvesti tudi ob nespremenjenem izvajanju poslovnih procesov, vendar je v tem primeru vprašljiva upravičenost vlaganja v novo tehnologijo in znanja. Odločitev o informacijskem orodju oziroma o razvojnem okolju v informatiki je za podjetje eno ključnih strateških odločitev. Pri tem je potrebno izbrati razvojno okolje oziroma orodje proizvajalca z relativno velikim svetovnim tržnim deležem in je predvsem kot razvojno orodje podatkonih baz in programskih rešitev v okolju podjetja širše uporabljeno (na voljo ustrezna podpora in praktične izkušnje uporabe). Slabost te usmeritve je v tem, da je potrebna predhodna predelava obstoječih rešitev v skladu z novim konceptom (Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 274). 3. Nakup standardiziranih celovitih programskih rešitev Odločitev o nakupu programskih rešitev se izvede na osnovi podrobno opredeljenih informacijskih potreb izvajanja postopkov ozirom delovnih procesov znotraj poslovnih procesov podjetja. Ob normalnih tržnih razmerah je odločitev o nakupu smiselna, če programska rešitev pokriva vsaj 80% informacijskih potreb obravnavanega področja. Z izrazom “normalne razmere” mislimo na ustrezno ceno, razpoložljivost ustreznih rešitev v izvorni obliki in pripravljenost ponudnika za sodelovanje pri uvedbi in prilagajanju rešitve (Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 276).

30

Prednosti Z nakupom ali najemom že izdelanih celovitih programskih rešitev močno skrajšamo razvoj in znižamo tveganje o ustreznosti končnega rezultata. Z odločitvijo za to usmeritev pridobimo morebitno tuje znanje in referenčne modele izvajanja poslovnih aktivnosti na obravnavanem področju (imenovane tudi “najboljša praksa”), ki jih vsebujejo kakovostne sodobne celovite programske rešitve. Slabosti Poleg visoke cene programskih rešitev in stroškov lastništva, so tu še težave, ki se pojavijo pri uvajanju oziroma prilagajanju informacijskim potrebam uporabnikov in prenosu vsega znanja, potrebnega za vzdrževanje in nadaljnji razvoj. Podjetje se lahko izogne stroškom lastništva, tako da rešitve s potrebno računalniško opremo najame od ponudnika aplikacijskih strežnikov oziroma storitev ASP (Application Service Provider) (Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 274). 4. Najem že izdelanih celovitih programskih rešitev Podjetja se lahko odločijo tudi za outsourcing ali najem zunanjega izvajalca, saj se le tako lahko popolnoma osredotočijo na svoje poslovanje, osnovno dejavnost. Skrb za informacijsko infrastrukturo in določene poslovne procese tako prepustijo zunanjim izvajalcem. Cilj takšnega partnerstva je zagotoviti visoko raven storitev in hkrati ohraniti prilagodljivost, potrebno za uspešno poslovanje. Motivi za najem zunanjega izvajalca Zadnja leta so podjetja ponavadi sama uvajala rešitve za zajem in obdelavo dokumentov oziroma podatkov. Za takšno delo so uporabila različne programske rešitve, s čimer so želela izboljšati delovne tokove in pospešiti distribucijo in uporabo podatkov. Takšen pristop je za podjetja bistveno dražji, saj z naraščanjem dokumentov naraščajo tudi stroški, potrebni za ljudi, procese, programsko in strojno opremo. Najem zunanjega izvajalca zniža operativne stroške in zagotavlja višjo kakovost opravljene storitve. Glavni motivi, zaradi katerih se podjetja odločijo za to usmeritev so (Golob 2007):

usmeritev v brezpapirno poslovanje, znižanje operativnih strokov, osredotočenje na osnovno dejavnost ter zniževanje stroškov.

Izvajalec mora opraviti vse naloge, vezane na poslovni proces, z nižjimi stroški in z zagotavljanjem višjega nivoja servisa. Izvajanje nalog mora pokrivati vse faze življenjskega cikla poslovnega dokumenta. Običajno se pojavljajo naslednje faze življenjskega cikla: zajem/kreiranje, distribucija, tisk, arhiviranje in dostop ter pregledovanje dokumentov. V prihodnosti bodo ponudniki storitev razvijali rešitve za različne poslovne procese v podjetju.

31

Dokumentirani poslovni procesi so lahko vezani na (Golob 2007):

poslovanje s komitenti: produkcija in distribucija dokumentov, ki vzpostavljajo odnos s strankami (zavarovalne police, pogodbe…);

tehnično dokumentiranje: oblikovanje, produkcija, kompetiranje, distribucija tehničnih dokumentov;

trženje in komuniciranje: dokumentni procesi, vezani na izdelavo marketinškega in komunikacijskega materiala za promocijo;

zakonske predpise: dokumentni procesi, ki zagotavljajo skladnost z zakonskimi predpisi;

zaledne finančne predpise: dokumentni procesi, ki podpirajo celovit zajem, obveščanje in arhiviranje finančnih poslov povezanih s krediti, lizingom, hipotekami, plačili s kreditnimi karticami in drugo.

4.4 Izbira in nakup ERP sistemov Nakup in uvedba celovite rešitve poteka podobno kot nakup in uvedba rešitve za posamezna področja poslovanja, vendar je pri tem načinu potrebno upoštevati nekaj posebnosti (Bobek 2008 )

celovite rešitve so bolj kompleksne, kar vpliva na način in potek njihove uvedbe; celovite rešitve imajo zapletene sisteme njihovega nastavljanja (t.i. parametriranje),

najprej je potrebno izvesti analizo poslovanja, nato ugotoviti primernost rešitve poslovanju, sledi prilagoditev poslovanja rešitvi in nato nastavitev rešitve na osnovi testnih primerov (Bobek 2008)

Tabela 3: Razlogi za nakup celovite programske rešitve Strateški Taktični Operativni Udejanjanje nove poslovne strategije, dvig uspešnosti poslovanja

Znižati stroške in izboljšati učinkovitost poslovnih procesov

Standardizirati in avtomatizirati delovne procese in postopke

Omogočiti globalizacijo poslovanja in pozljivost z okoljem

Povečati prilagodljivost poslovnih procesov

Izboljšati kakovost informacij in izvajanja procesnih aktivnoati

Omogočanje strategije management odnosov s strankami (CRM) in management oskrbne verige (SCM)

Integrirati poslovne procese znotraj podjetja ter s svojimi kupci in dobavitelji

Izboljšati uporabnost rešitev, informacijsko (tehnološko) infrastrukturo, znanja in motiviranost kadrov

Vir: Kovačič 2004, 46 Stroški nakupa rešitve (licenc za uporabo) predstavljajo manjši delež v primerjavi s stroški uvajanja in prilagajanja ter morebitnega dograjevanja rešitve. Ta delež pa je še manjši, ko stroške nakupa primerjamo s skupnimi stroški lastništva celovite programske rešitve (Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 280).

32

Slika 10: Celotni skupni stroški lastništva rešitve

strojna oprema

programskaopremastroškiinternega timazunanji designin uvedbazunanjesvetovanjedrugo

Vir: Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 279 Slika 10 kaže razdelitev skupnih stroškov v primeru, če izbrana rešitev v celoti pokriva informacijske potrebe poslovnih procesov podjetja ter če zunanji svetovalci in izvajalci odlično poznajo rešitev in imajo ustrezna poslovna znanja. Ti stroški ne vključujejo stroškov vzdrževanja, ki jih mora podjetje upoštevati v življenjskem ciklu uporabe rešitve. S stroški vzdrževanja mislimo na dobavo novih verzij rešitve, ki se običajno obračunavajo v odstotkih vrednosti rešitve (licenc, brez ali z dodatno ovrednotenimi stroški prilagoditev rešitve). Običajno ti stroški znašajo med 15 in 25% vrednosti rešitve.

4.5 Ključni dejavniki uspešnosti uvedbe Projekt uvajanja rešitev ERP sodi po svoji kompleksnosti med najzahtevnejše projekte, saj se morajo vsi poslovni procesi podjetja uskladiti s tehničnimi danostmi uvedene rešitve. Uspeh projekta ERP se v praksi meri predvsem po tem ali se je projekt zaključil v predvidenem času in v okviru predvidenih stroškov. Redkeje se uporabljajo vsebinski kriteriji npr. čas, ki je potreben za izpeljavo določene poslovne transakcije, nivo zalog pred in po uvedbi in podobno. Znano je, da so merila blaga in rešitvam ERP naklonjena, a je kljub temu število uspešnih projektov malo. Dejavnike uspeha lahko glede na področje njihovega obvladovanja razdelimo po različnih merilih. Tabela 4: Aktivnosti na projektih in dejavniki njihovega uspeha

Aktivnost Dejavniki Zasnova projekta podpora vodstva

jasnost ciljev projekta usklajenost znanja in sposobnosti organizacije ter tehn.

rešitev

33

Načrtovanje projekta nivo podrobnosti načrtov strukturiranost načrtov realnost načrtov in ocene razpoložljivosti virov

Organiziranje projekta razdelitev odgovornosti

motivacija udeležencev reševanje konfliktov projektne in linijske organizacije komunikacija med udleženci

Nadzor nad potekom

Projekt formalizirana komunikacija povezava med načrti in poročili o napredku pooblastila vodje projekta

Izvedba projekta nadzor nad spremembami ciljev

obvladovanje razlik v organizacijski kulturi udeležencev

Vir: Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 293 Obstajajo tudi dejavniki specifični za projekte ERP. Naslednja razdelitev dejavnikov poteka glede na izvor vpliva posameznega dejavnika na projekt (Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 294- 298) .

1. Dejavniki s strani rešitve ERP Funkcionalnost rešitve

S tem mislimo na vsebinske lastnosti rešitve, ki so najpogosteje uporabljene kot merilo za izbiro rešitve ERP. Funkcionalnost ima odločilen vpliv na uspeh projekta. V fazi izbire rešitve podjetja izvedejo primerjavo značilnosti rešitev različnih dobaviteljev, s tem želijo ovrednotiti primernost posamezne rešitve. Ugled proizvajalca rešitve

Ugled vpliva na dva načina: po eni strani uveljavljeno ime proizvajalca povečuje možnost, da bo uvedeno rešitev vsaj še nekaj let po uvedbi podpiral, jo razvijal in dopolnjeval. Po drugi strani pa lahko podjetje z nakupom uveljavljene rešitve vpliva na rast lastne vrednosti in nakupa. Zanesljivost delovanja rešitve

Ta lastnost rešitve se izkaže šele po uvedbi rešitve. Najbolj kritični so tisti deli rešitve, ki so povezani s komunikacijo podjetja z okoljem, saj lahko povzročijo precejšnje težave pri vsakodnevnih aktivnostih. Možnost uporabe referenčnih modelov

Projekt lahko vpliva na dvig kakovosti in učinkovitosti poslovanja podjetja, če podjetju uspe v svoje poslovanje vključiti poslovno znanje, ki je v standardne programske rešitve vključeno. Tehnološka sodobnost rešitve

Vpliva na uspeh sicer v manjši meri, vendar se večkrat uporabi kot merilo za izbiro rešitve. Sodobnost se pokaže šele v daljšem časovnem obdobju, saj je sodobna rešitev trajnejša in bolje povezljiva z drugimi obstoječimi in bodočimi podsistemi informacijske arhitekture podjetja.

34

Prilagojenost rešitve lokalni zakonodaji, poslovni praksi

Prilagajanje rešitve lokalni zakonodaji in praksi za dobavitelje pomeni ogromen strošek.

2. Dejavniki s strani dobavitelja/uvajalca Izkušnje uvajalca pri podobnih projektih

Izkušnje so neprecenljiva vrednost, običajno je zato lahko izvedba projekta hitrejša, uporabijo pase že izkušeni prijemi in rešitve, ki so se izkazali v praksi. Kadrovska zasedba uvajalca

Ustrezna kadrovska zasedba zmanjšuje tveganje, povezano s človeškim faktorjem. Partnerski odnos med podjetjem in dobaviteljem (uvajalcem) rešitve

Projekti uvajanja ponavadi vključujejo udeležence tako podjetja kot zunanjega izvajalca, zato so lahko uspešni le, če obe strani lahko uresničita svoje cilje. Zaupanje uporabnikov v usposobljenost uvajalca

Pri izvedeni študiji je bila ugotovljena močna povezava med zaupanjem stranke v usposobljenost izvajalca in uspehom projekta uvedbe ERP rešitve.

3. Dejavniki organizacije Podpora vrhovnega managementa

Oblika te podpore je dejavnik uspeha. Usklajenost informatike in projekta s strategijo podjetja

Podjetje mora izbrati svijim ciljem primerno rešitev, drugače se zelo kmalu lahko pokažejo težave zaradi cenovne ali vsebinske neustreznosti. Transparentnost podatkov in postopkov v organizaciji

Široka podpora projektu na različnih nivojih organizacije

Dejavnik, ki omogoča ustvariti ugodne razmere, pogoje za projekt. Ustvarijo se z ustreznim ravnanjem vodstva, s profesionalnim pristopom ter kakovostjo opravljenega dela. Stabilnost poslovanja organizacije

Precejšnjo škodo povzroča fluktuacija zaposlenih, kar pomeni, da mora podjetje ob odhodu že usposobljenega človeka najti novega, kar pa zahteva svoj čas, napore, stroške. Opremljenost z informacijsko tehnologijo in njeno obvladovanje

Uporaba sodobnih načinov komunikacije in skupinskega dela

Na projektih ERP ni skoraj nič odvisno od posameznika, pač pa je timsko delo nujnost.

35

Način vodenja in organizacijska kultura

Koristno je, če iniciativa za projekt ne pride izključno s strani vodstva, pač pa potrebo po prenovi informatike izrazijo tudi na nižjih nivojih organizacije. Za uspeh projekta je pomemben pazljiv pristop k uvajanju in sodelovanje vseh zaposlenih.

4. Dejavniki projekta Nivo obvladovanja tehnik projektnega vodenja

Obseg in kakovst usposobljenja

Izvedba projekta ne more potekati normalno, če zaposleni niso dovolj usposobljeni za delo v sistemu. Obstajajo različni pristopi k usposabljanju glede na različne metodologije uvajanja. Usklajenost rešitve s poslovnimi potrebami

Obseg sprememb v organizaciji

Obseg sprememb rešitve ERP

Rešitve ERP se v praksi na vsakem projektu vsaj nekoliko prilagaja. Tip prehoda (prehoden ali vse naenkrat)

Čas za projekt

Skupna izkušnja različnih projektov ERP je, da pretesen plan negativno vpliva na možnosti, da projekt končamo uspešno.

Ključni dejavnik pri zagotovitvi uspešnosti uvedbe celovite informacijske rešitve je njena izbira. ERP rešitve celovito podpirajo celoten sistem, zato se morajo, kar najbolje prilegati poslovnim procesom organizacije. Pomembno vlogo pri izbiri rešitve morajo imeti ključni uporabniki, saj v nasprotnem primeru obstaja dosti večja možnost, da se po uvedbi ERP rešitve pojavi nezadovoljstvo končnih uporabnikov. Sprejemanje rešitve ERP in odobravanje njihove uvedbe s strani ključnih uporabnikov je ključnega pomena za uspešnost uvedbe. Poznanih je več pristopov izbiranja rešitev ERP, vsem pristopom pa je skupno ocenjevanje in vrednotenje na osnovi prej pripravljenih kriterijev (Organizacija, 2005, 89). Ocenjevanje in vrednotenje računalniške rešitve je eden izmed procesov v življenjskem ciklu razvoja računalniške rešitve. Kakovost ERP rešitve lahko vrednotimo z merjenjem notranjih in zunanjih karakteristik ter z merjenjem karakteristik kakovosti po njeni uporabi. Notranje karakteristike zajemajo statične mere vmesnih faz projekta izdelave računalniške rešitve. Zunanje karakteristike zajemajo merjenje obnašanja delovanja programa.

36

Notranjo kakovost in zunanjo kakovost ocenjujemo s pomočjo šestih karakteristik, ki so (ISO/IEC 9126, 2003a, ISO/IEC9126b in Pivka, 1996; povz. po Organizacija, 2005, 89):

Funkcionalnost- ocenjuje stopnjo funkcionalnosti v uporabi računalniške rešitve glede na pogoje delovanja;

Zanesljivost- ocenjuje raven zmogljivosti računalniške rešitve pod določenimi pogoji delovanja;

Uporabnost- ocenjuje lastnosti računalniške rešitve, kot so: razumljivost, enostavnost za proučitev, enostavnost za uporabo in atraktivnost do uporabnikov v določenih pogojih delovanja;

Učinkovitost- ocenjuje zagotavljanje primerne zmogljivosti v povezavi z vsemi porabljenimi viri v določenih pogojih delovanja;

Vzdrževanje- ocenjuje možnosti in stopnjo sprememb računalniške rešitve; Prenosljivost- ocenjuje prenosljivost računalniških rešitev z enega okolja v drugo

okolje. Pri merjenju karakteristik in podkarakteristik za notranjo in zunanjo kakovost obstajajo različne metrike za merjenje, posebej za notranjo in posebej za zunanjo kakovost, kljub skupnim karakteristikam. Pri merjenju kakovosti celovite informacijske rešitve pri njeni uporabi pa gre za uporabniški vidik kakovosti računalniške rešitve, gre za karakteristike kakovosti, ki zanimajo končnega uporabnika. S pomočjo kakovosti pri njeni uporabi ocenjujemo rezultate uporabe računalniške rešitve, ne pa njenih lastnosti. Kakovost celovite informacijske rešitve se nanaša na zadovoljstvo končnih uporabnikov, da dosežejo zastavljene cilje učinkovito, produktivno, varno (ISO/IEC 9126, 2001) (Organizacija, 2005, 90). Kakovost računalniške rešitve pri njeni uporabi ocenjujemo s pomočjo naslednjih karakteristik (ISO/IEC 9126, 2001; povz. po Organizacija, 2005, 90):

Učinkovitost- ocenjuje zmožnost računalniške rešitve, da doseže specifične cilje točno in popolno;

Produktivnost- ocenjuje porabo virov v povezavi z doseženo uspešnostjo v določenih nalogah. Viri lahko vključujejo čas, ki je potreben za končanje naloge, uporabniški napor, materiali ali finančne vire;

Varnost- ocenjuje tveganje poškodovanja ljudi, poslovanja, ostalih računalniških rešitev, lastnine ali okolja;

Zadovoljstvo- ocenjuje stopnjo zadovoljstva uporabnika pri uporabi računalniške rešitve v posebnih pogojih delovanja.

Vsaka vrsta računalniške rešitev, tudi ERP rešitve, imajo svoje značilnosti, ki jih je v sistemu metrik potrebno upoštevati. V procesu izbire in uvedbe rešitve ERP je zelo pomemben dejavnik izbira rešitve ERP. Izbrana rešitev se mora kar najbolje prilegati poslovnim procesom v organizaciji. V okviru izbire rešitve je pomembno tudi testiranje funkcionalnosti rešitve ERP.

37

Slika 11: Faze implementacije ERP rešitve

Vir: Kovačič predstavitev16

Uvedba ERP sistema vključuje tudi vzpostavitev varnosti in nakup licence, tako da je uporabnikom omogočen dostop, ki ga potrebujejo. Izvedba implementacije ERP sistema vključuje ogromno stroškov in tveganja (Sumner 2005, 51).

Za uspešno izvedbo je potrebno veliko truda in dela zaposlenih v podjetju. Pomembno je sodelovanje vodstva top managementa. Prednost za uspešnost izvedbe uvedbe sistema je v razumavanju vodstva, da je njihov poslovni uspeh odvisen od sistema ERP, ki je del strategij izboljšav. Uvedba mora biti intenzivna, izrazita (Wallace, Kremzar 2001, 23). Podjetja z uvedbo ERP sistema pridobijo večje prednosti. Pri poslovanju zmanjšajo proizvodni čas in s tem stroške. Izboljša se natančnost, točnost, pretok in dostopnost podatkov, podjetju se izboljša finančni management (Sumner 2005, 13).

16 Dostopno na spletni strani: http://www.google.si/search?hl=sl&q=celovita+programska+re%C5%A1itev&meta

ugotavljanje stanja (as-is)

opredeljevanje potreb (to-be)

Tehnološki pristop Procesni pristop

izbira rešitve ERP

“omejena”prenova procesov

prenova poslovnih procesov

izbira primernih prog. rešitev

uvedba celovite programske rešitve

FAZA 1

FAZA 2

FAZA 3

38

5 PRIMERI VPLIVA UVEDBE ERP REŠITVE

5.1 Podjetje Trimo d.d. Temeljita prenova informacijske rešitve v podjetju je ena najbolj občutljivih in tveganih investicij v podjetju. Namen take prenove je izboljšati konkurenčnost podjetja z izboljšanjem učinkovitosti procesov, s transparentnostjo poslovanja in dostopnostjo podatkov za odločanje. Tovrstni projekti v podjetju trajajo več kot eno leto in zahtevajo neposredno informiranje in podporo vodstva ter hitro odločanje na vseh nivojih. V prenovo morajo biti vključeni najbolj odgovorni zaposleni v podjetju, ki skupaj s strokovnjaki oblikujejo končno rešitev. Uspešni zaključek uvajanja celovite rešitve pa predstavlja le temelj za informatizacijo globalnega podjetja kot je Trimo. Temu sledi uvajanje v hčerinskih družbah in nadgradnja s funkcionalnostjo, ki prinašajo višjo dodano vrednost. Podjetje Trimo proizvaja strehe in fasade, jeklene in montažne zgradbe, jeklene konstrukcije, protihrupni sistem ter kontejnerje za različne namene. Njihovo izvozno poslovanje obsega več kot 50 držav. V Sloveniji imajo dve proizvodnji liniji, ter eno v Rusiji in eno v Srbiji. V letu 2006 so se odločili za uvedbo celovite rešitve in za informatizacijo poslovanja. Izhodišča za prenovo IS so izhajala iz strategije podjetja, ki so usmerjene v zadovoljevanje potreb kupca, v proizvodnjo izdelkov po meri in v točnost (proivodnja v najkrajšem času, z najmanjšimi možnimi napakami). Pred uvedbo celovite rešitve so bile prisotne posledice razdrobljenosti. Te so: podvajanje podatkov, komunikacijske težave, nihče ne vidi celote, delne analize, vsak ima svojo sliko, kar je vzrok za nastanek konfliktov in nerazumevanja. Z uvedbo celovite rešitve ERP so se osredotočili na planiranje proizvodnje in v obvladovanje večprojetnega okolja (roki, stroški, viri projektov), s tem so želeli zmanjšati tveganje in izboljšati kakovost (Trimo 2006). Faze uvedbe:

Priprava projekta Načrtovanje procesov Realizacija projekta Sklepna priprava Redno delo in podpora

Ključni dejavniki uspeha:

projekt z najvišjo prioriteto zaveza vodstva uspehu projekta hitro sprejemanje odločitev o operativnih, procesnih in organizcijskih spremembah kvalificirani in usposobljeni ključni uporabniki, prisotnost strokovnjakov obseg projekta naj ostane v predvidenih okvirih točna opredelitev odgovornosti in rokov za vse aktivnosti povezane s projektom motiviranost projektne skupine, ustrezna oprema in prostori za delo priprava interne javnosti, partnerjev (dobaviteljev in kupcev) na spremembe

39

Zaznane koristi uvedbe:

Integracija vseh sistemov (od ponudbe do fakture, proizvodni IS, IS regalnih skladišč, CAD in CAM)

Skupni podatki (učinkovito planiranje, lažje odločanje managementa na vseh nivojih, pregled nad potekom projektov, en podatek-različni dostopi, zagotovljen skupni jezik-šifranti, neposreden dostop do podatkov, pogovarjanje o problemu na osnovi enakih podatkov)

Dorečenost procesov (minimum nejasnosti, ki se še naprej odpravljajo)

Postavljene osnove za nadgradnjo (CRM, SCM, HRM…)

Olajšano vključevanje odvisnih podjetij (obstoječih in novih)

5.2 Uvedba sistema v Ljubljanskih mlekarnah Ljubljanske mlekarne, d.d. so vodilna mlekarna v Sloveniji, ki že več kot petdeset let skrbi za preskrbo s svežim mlekom in najrazličnejšimi mlečnimi izdelki slovenskih, pa tudi tujih potrošnikov. S svojimi izdelki ohranjajo večinski tržni delež na slovenskem tržišču in so tako z več kot šeststo zaposlenimi vodilna mlekarna ter hkrati največji grosist z mlekom in mlečnimi izdelki v Sloveniji (S&T 2008). Družba Ljubljanske mlekarne je vodilna mlekarna in največji grosist z mlekom in mlečnimi izdelki v Sloveniji. Želijo se uveljaviti v EU, zato morajo izpolnjevati ostre zahteve glede kakovosti izdelkov in skladnosti s predpisi, ki vključujejo tudi zahtevo po zagotavljanju sledljivosti. Med pomembnimi vidiki za izpolnitev teh zahtev je potrebna ustrezna računalniška podpora. Odločili so se za prenovo poslovnega informacijskega sistema, med standardnimi sistemi ERP, ki so dostopni na trgu, pa je bil izbran IS SAP. Sistem ERP ne pozna realnih procesnih podatkov in ne zna z njimi veliko narediti, zato se predvsem v proizvodna podjetja uvajajo namenski proizvodni IS MES (Manufacturing Execution Systems), ki zapolnjujejo vrzel med sistemi procesnega vodenja in poslovnim IS ERP. Sistemi MES so povezani s procesnimi napravami in nadzornimi sistemi (t.i. sistemi SCADA) in tako zagotavljajo avtomatski zajem ustreznih procesnih podatkov. Zahtevane podatke si izmenjujejo tudi s sistemom ERP. Podjetje je želelo z dobro načrtovanimi in strateškimi investicijami dvigniti konkurenčnost, zmanjšati stroške, povečati storilnost. Uvedli so rešitev mobilnega poslovanja (m-commerce) za učinkovito terensko prodajo, ki je bila integrirana s sistemom ERP (SAP).

40

Masovna informacijska podpora terenski prodaji se je začela v devetdesetih s pojavom prvih prenosnih terminalov. Podjetja so videla priložnost v postavitvi “skladišča na kolesih” in tako učinkovitejši oskrbi strank. Prenosni terminali so ambulantne prodajalce (prodajalci na terenu) podprli v osnovnih dejavnostih (nalaganje, izdajanje dobavnic, vodenje zalog vozila). Danes so procesi terenske prodaje bolj kompleksni in vpeti v druge okoliščine. Terenska prodaja in njena informacijska podpora sta se preusmerili na področje pospeševanje prodaje (merchandizing), upravljanje odnosov (CRM) in na druge aktivnosti tik ob prodajni polici. Terenska prodaja v podjetju, kot eden izmed načinov prodaje v podjetju, predstavlja velik delež prihodkov od prodaje. Zaradi pomembnosti tovrstne prodaje so že zelo zgodaj informatizirali ambulantno prodajo. Predhodno stanje

pomanjkljivosti procesov in sistema, zastarela programska in strojna oprema, za strojno opremo prejšnega sistema ni bilo več podpore in servisa, strojna oprema ni podpirala skeniranja črtne kode, ki je pomembna pri učinkovitem

zagotavljanju sledljivosti izdelkov, prisotnost omejitev pri količini podatkov zaradi majhnega spomina v terminalu, okrnjene možnosti povezovanja terminala z ostalimi aplikacijami, ki so omejevale

nekatere aktivnosti v poslovnem procesu terenske prodaje (oddaja prodaje, naočilo skladišču…),

ni bilo nadzora nad kolporterji (zaposleni v terenski prodaji) in jasne razdelitve odgovornosti.

Ključne izboljšave

realizacija izboljšav na poslovnih procesih na področju prodaje, terena in logistike, kolporter odda dnevni promet in prejme nove podatke neposredno s terena (GPRS

prenos podatkov), podatki o terenski prodaji za namen obračunov tako prispejo prej, oddajanje naročila skladišču poteka kar s terena, prihranek časa, stroškov, razbremenitev skladiščne logistike, kolporterji lahko prejmejo v elektronski obliki prednaročilo kupca, s tem se

izognejo dvojnemu delu za pripravo komisiona v skladišču in izdajo dobavnic bistvene pa so tudi procesne, organizacijske in strateške pridobitve (Špica 2007).

Ljubljanske mlekarne (LM) so ob pomoči S&T Slovenija z uvedbo informacijskega sistema SAP pridobili orodje za učinkovito planiranje, obvladovanje kakovosti, sledenje in načrtovanje proizvodnih procesov. Z integriranim informacijskim sistemom je uvedeno zajemanje podatkov neposredno na izvoru. To zajemanje je enkratno. Uvedba integriranega informacijskega sistema omogoča (S&T 2008):

učinkovitejše vodenje procesov, podporo procesu letnega planiranja, spremljanje neskladnosti v QM- modulu, ki tako omogoča spremljanje statistike

neskladnosti, dejansko blokiranje neskladnih šarž in s tem preprečuje distribucijo neustreznih

izdelkov,

41

enostavno in poglobljeno spremljanje vsebine reklamacij po več segmentih (vrsti izdelka, kupcih…).

5.3 BSH Hišni aparati d.o.o. To podjetje je hčerinsko podjetje koncerna BOSCH AND SIEMENS HOME APPLIANCES GROUP, ki proizvaja male gospodinjske aparate. Uspešno so informatizirali procese skladiščnega poslovanja in jih tesno povezali s poslovnim IS. Odločili so se za informatizacijo celotne interne dobavne verige. Z uporabo poslovnega IS SAP/R3 so imeli učinkovito pokrite vse poslovne procese proizvodnje, skladiščno poslovanje je bilo podprto, del materialnega toka so obvladovali ročno. Pri tem je prihajalo do realnih časovnih zamikov, saj je informacijski tok prehiteval ali zaostajal za fizičnim tokom materialov, možnosti napak je bilo veliko. Da bi optimizirali proces poslovanja v skladišču, so se odločili za uvedbo celovite rešitve. Pri projektu je kot dobavitelj sodelovalo podjetje Špica International, implementacijo rešitve pa je izvedlo idrijsko podjetje COM COM, ki se že deset let ukvarja s SAP/R3 in programiranjem v ABAP-u. Projekt informatizacije skladišča je potekal v dveh fazah. Najprej sta bila izvedena, podrobna analiza stanja in popis poslovnih procesov, ki jih je rešitev zajela. Po potrditvi projekta s strani vodstva podjetja je bila implementacija izvedena v manj kot enem letu. Informatizacija je potekala na vhodnem delu dobavne verige, od prevzema do porabe repro materiala, ter na izhodnem delu od zaključka proizvodnje do trenutka, ko izdelek zapusti tovarno. Uvedli so 12 procesov, med njimi so najpomembnejši: prevzem, uskladiščenje, izskladiščenje v proizvodnjo, odprema izdelkov, inventura in prevzem iz proizvodnje. Pri procesih uporabljajo 16 terminalov, Symbol MC 9000, 6 brezžičnih prenosnih tiskalnikov in 7 tiskalnikov nalepk črtne kode DATAMAX M4206 (Špica International. 2007). Prednosti uvedbe

hitrejši pretok blaga in krajši odzivni časi ter večja storilnost proizvodnje, poenostavitev postopkov skladiščenja, odprava možnosti napak s sistemom avtomatizacije zajemanja podatkov, s pravočasno dobavo materialov v proizvodnjo zagotavljajo neprekinjeno izvajanje

poslovnih procesov in s tem zmanjšanje izpadov.

5.4 Podjetje Špica International Je vodilni slovenski ponudnik informacijskih rešitev in rešitev za obvladovanje časa in prostora. Podjetje posluje že 15 let na tem področju in sodelujejo v tesni navezi s svojimi poslovnimi patnerji. Njihove rešitve vključujejo področja mobilnega računalništva, kontrole pristopa in registracijo delovnega časa. Njihova poslovna strategija temelji na razvoju lastnih rešitev. Razvili so računalniško rešitev iz družine Frontman (namenjeno terenski prodaji ter marketingu) ter sistem za pristopno kontrolo in registracijo delovnega časa Time&Space, ki ga uspešno tržijo v tujini.

42

Med drugim gradijo tudi celovite logistične informacijske rešitve. Namenjene so podjetjem različnih velikosti in različnih branž, vsem, ki želijo uvesti nadzornad materialnim poslovanjem v skladiščih in proizvodnji, v naslednji fazi tudi nadzor nad planiranjem transporta, prevozom blaga in voznim parkom. Celovitost rešitev odlikuje možnost merjenja ključnih pokazateljev uspešnosti logističnega poslovanja (KPI, Key Performe Indicator). Celotni ACCELLOS logistični paket je sestavljen iz modulov:

skladiščno poslovanje (WMS, Warehouse Management Systems) izvajanje logističnih operacij za zunanjega naročnika (3PL, Third party Logistics) upravljanje voznega parka (TMS, Transportation Management System) sledenje voznega parka (MRM, Mobile Resource Management) vodstveni IS za nadzor KPI (ključnih pokazateljev uspešnosti logističnega

poslovanja) (Špica International. 2007).

5.5 Podjetje ETOL Informatizacija logistike kot priložnost podjetja za prehitevanje konkurence. V podjetju so se v letu 2004 odločili za prenovo postopkov v notranji logistiki, kar jim je ob zaostrenih razmerah na tujih trgih prineslo nekatere konkurenčne prednosti. Med drugim so s prenovo povečali fleksibilnost podjetja s skrajašanjem odzivnega časa od prejema naročila do dobave naročenega blaga, optimizirali stroške s operativnim, natančnim zajemom podatkov o porabi reprodukcijskih materialov v proizvodnji, znižali stroške z uvedbo brezpapirnega poslovanja v notranji logistiki in elektronsko povezavo s partnerji v preskrbni verigi. Povečali so nadzor z uvedbo hitrih sprotnih popisov zalog in prilagodljivost podjetja z uvedbo označevanja blaga ob odpremi. Za prenovo in informatizacijo logistike so izbrali podjetje ORIA Computers in programsko opremo e-logis. Naložba je stala približno 200 tisoč evrov (Finance 2002).

5.6 Podjetje Paloma Sladkogorska d.d. Podjetje Paloma (tovarna papirja) se je v letu 2005 odločilo za celovit pristop k prenovi oziroma nadgradnji informacijske podpore logističnih procesov. Podjetje je kot zunanjega izvajalca za izdelavo projekta izbralo podjetje ORIA Computers. Prav iz razloga izpolnjevanja vedno več novih zahtev so se v podjetju odločili za projekt prenove in informetizacije poslovanja. Projektna študija je zajela analizo vseh procesov, vezanih na materialni tok od vhoda blaga preko proizvodnje do skladišč gotovih izdelkov in odpreme. Potreba po zagotavljanju sledljivosti in označevanju na izhodu dejansko zahteva nepretrgani informacijski tok in označevanje skozi celotni proces proizvodnje blaga.

43

Bistvene pridobitve z izvedbo projekta so v izboljšani kvaliteti poslovanja kot so: optimalna sledljivost blaga skozi vse procese, brezpapirno poslovanje, dostopnost informacij v realnem času, lažji nadzor nad učinkovitostjo dela, poenostavljeno ugotavljanje vzrokov napak zaradi človeškega faktorja in hitrejša izvedba procesov manipulacije z blagom. Avtomatizacija določenih procesov ter enostavnejši zajem podatkov ter povezovanje informacijskih rešitev zmanjšuje potrebe po delovnih mestih oziroma delo del nepotrebnih postopkov, vezane na večkratne vnose, s tem pa se zmanjšujejo tudi stroški (ORIA. 2005).

44

6 SKLEP V sedanjih razmerah, v času konstantnih sprememb predvsem na področju informacijske tehnologije, je za uspešnost podjetja in obstoj na trgu nujno potrebna uvedba celovite informacijske rešitve. Te celovite integrirane rešitve upravljajo, koordinirajo vse razpoložljive vire, sredstva in aktivnosti v podjetju in na ta način omogočajo nemoten potek poslovnih procesov. Logistika kot ena izmed najpomembnejših dejavnosti v podjetju, močno vpliva na kakovost poslovanja. Ima pomembno vlogo v celotni verigi od proizvajalca do končnega kupca, zato je postala pomemben člen v procesu proizvodnje, trženja in dobave izdelka. V podjetjih so se začeli zavedati pomena logistike, ki nastopa praktično v vseh funkcijah podjetja. Kupci od logistike podjetja pričakujejo zanesljivost, natančnost in točnost ter prilagajanje tržnim razmeram. Po drugi strani pa se v splošnem procesu zniževanja stroškov in iskanja stroškovnih rezerv v podjetju pričakuje tudi zniževanje stroškov logistike. Pri tem se ne sme zmanjšati kakovost logističnih storitev. Te zahteve in pričakovanja pa je mogoče izpolniti le, če je logistika podprta z ustreznim informacijskim sistemom. Z urejeno logistiko podjetje lahko zmanjša stroške, zagotovi normalen, nemoten potek proizvodnje in točnost dobav svojim kupcem. Brez ustrezne informacijske podpore in sočasnim povečanjem obsegom poslovanja pa je mogoč pojav problema obvladljivosti. Takrat je čas, da podjetje poišče ustrezno programsko opremo. Sodobna zasnova logistike v proizvodnih podjetjih omogoča, da ob maksimalnem izkoristku proizvodnje, zmanjša vrednost zalog, zniža stroške logistike ter zagotovi željeno količino blaga v pravem času. Pomembna je optimizacija logističnih procesov. Da je omogočen nemoten potek logističnih procesov, pa je nujno, da so na voljo vsi potrebni podatki, komurkoli in kdajkoli. Na ves ta proces ima močan vpliv dobro izbrana in uvedena celovita računalniška rešitev, saj le ta omogoča medsebojno prepletenost oddelkov in procesov s centralno bazo podatkov. Sodoben informacijski sistem omogoča računalniško izmenjavo podatkov z dobavitelji in kupci, sočasno izmenjavo podatkov s poslovnim informacijskim sistemom ter takojšnjo dostavo podatkov na in iz mobilnih terminalov v skladišču. Sodobni ERP sistemi so rešitve, ki podjetjem zagotovijo hitro odzivnost, delo s kupci, dobavitelji ter poslovnimi partnerji na trgu, preko spleta kjerkoli in kadarkoli. Ponudb celovitih programskih rešitev je na trgu ogromno. Izbira prave rešitve in strateškega partnerja pa je za uspešno poslovanje podjetja ključnega pomena. Celovito programsko rešitev lahko opredelimo kot celovito povezan informacijski sistem, ki temelji na poslovnem modelu organizacije. Ob uporabi sodobne informacijske tehnologije zagotavlja vsem poslovnim procesom optimalne možnosti načrtovanja, razporejanja virov in ustvarjanja dodane vrednosti. Podjetja vložijo ogromne količine časa in denarja v raziskavo, analizo in izvedbo nakupa ERP rešitve. Poleg dobre izbire rešitve pa je pomembno tudi testiranje kako uvedena aplikacija dejansko deluje po namestitvi. Na tehnološki ravni programska oprema ERP integrira oddelke in funkcije podjetja v enojni program. Integracija pospešuje poslovni proces.

45

Pred uvedbo izbrane ERP rešitve pa je pomembna prenova vseh poslovnih procesov, njihova informatizacija in vključenost vseh zaposlenih. Temeljita prenova informacijske rešitve v podjetju je ena najbolj tveganih investicij v podjetju. Zgodi se enkrat na več kot deset let in ponavadi prinese dramatične spremembe v načinu dela in obnašanja zaposlenih. Namen take prenove je izboljšati konkurenčnost podjetja z izboljšanjem učinkovitosti procesov, s preglednostjo poslovanja in dostopnostjo podatkov za odločanje. Z diplomsko nalogo smo želeli prikazati kako močan vpliv ima razvoj informacijske tehnologije na poslovanje podjetja in kakšen pomen ima uvedba celovite računalniške rešitve na potek logističnih procesov. To smo prikazali s praktičnimi primeri podjetij, ki poslujejo na različnih področjih in so že uvedla celovito informacijsko rešitev. Ugotovili smo, da uvedba celovite informacijske rešitve prinaša številne prednosti za podjetje, vendar je pri tem pomembna dobra presoja in izbira primerne rešitve za podjetje. Prenova poslovnih procesov in odločitev za nov sistem poslovanja zahteva veliko napora pa tudi stroškov z samo izvedbo. Kljub dobri uvedbi in vloženemu trudu v izvedbo the procesov ni dokončnega zagotovila, da bo uvedba celovite informacijske rešitve uspešna.

46

7 POVZETEK Za uspešnost podjetja je pomembna optimizacija logističnih procesov. Optimiranje logistike pa zahteva preoblikovanje poslovnih procesov ter ustrezno informacijsko podporo. Uvedba celovite informacijske rešitve ERP za zagotavljanje informatizacije poslovnih procesov je za podjetje nujno potrebna. Za to izvedbo pa je potrebno preoblikovanje poslovnih procesov, ne le notranjih ampak tudi zunanjih procesov. Informatizacija logističnih procesov omogoča podjetju dolgoročne konkurenčne prednosti. Prenova informacijskega sistema mora pri nakupu nove strojne opreme in ERP rešitve upoštevati tudi poslovne potrebe. Pomembno je sodelovanje vseh ključnih članov organizacije. Ključne besede: optimizacija logističnih procesov, preoblikovanje poslovnih procesov, ERP, informatizacija, prenova ABSTRACT Optimizing logistics processes is very important for company's sucesses. Optimizing logistictics require reorganization business processes and suitable information support. Implementation of the solution ERP (Enterprise Resource Planning) for the assurance informatization of business processes in logistics is for company necessary. For that execution is necessary reorganization business processes, not only internal but also external processes. Informatization logistics processes enable company's long-term priorities. A renewal an information system must take into consider at buying of new hardware and ERP solution also business needs. Co-operation of all company's members is very important. Keywords: optimization logistics processes, reorganization business processes, ERP (Enterprise Resorce Planning), informatization, renewal

47

8 LITERATURA IN VIRI

8.1 Literatura 1. Anderegg, Travis. 2000. ERP: A-Z implementer's quide for succss. Eau Claire

(WI): Resource Publishing.

2. Čižman, Anton. 2002. Logistični management v organizaciji. Kranj: Moderna organizacija.

3. Golob, Simon in Podlogar, Mateja. 2007. Z informatiko do poslovnih priložnosti: zbornik posvetovanja. 2007. Dnevi slovenske informatike. Ljubljana: Slovensko društvo Informatika.

4. Grant, Gerald G. 2003. ERP & data warehousing in organizations: issues and chalenges. Hershey (PA) [etc.]: IRM Press, London: IDEA Group.

5. Gradišar, Miro, Jaklič, Juirj in Turk Tomaž. 2007. Osnove poslovne informatike, 1. natis. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

6. Groznik, Aleš in Lindič Jaka. 2004. Elektronsko poslovanje: dodatna študijsko gradivo in vodnik po predmetu, 1. natis. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

7. Hamilton, Scott. 2004. Managing your supply chain using Microsoft Navision. New York [etc.]: McGraw Hill.

8. Jerman-Blažič Borka. 2001. Elektronsko poslovanje na internetu, 1. natis. Ljubljana: Gospodarski vestnik.

9. Knez, Matjaž in Cedilnik Marko. 2007. Logistika in poslovanje logističnih podjetij. Celje: Fakulteta za logistiko.

10. Kovačič, Andrej in Bosilj Vukšić, Vesna. 2005. Management poslovnih procesov:

prenova in informatizacija poslovanja s praktičnimi primeri, 1. natis. Ljubljana: GV Založba.

11. Kovačič, Andrej, Groznik, Aleš in Ribič, Miroslav. 2005. Temelji elektronskega poslovanja, 1. natis. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

12. Kovačič, Andrej, Groznik, Aleš, Ribič, Miroslav. 2004. Prenova in informatizacija poslovanja. Ljubljana: Eknomska fakulteta.

13. Logožar, Klavdij. 2004. Poslovna logistika: elementi in podsistemi. Ljubljana: GV Izobraževanje.

14. Ogorelc, Anton. 1996. Logistika: organiziranje in upravljanje logističnih procesov. Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta.

48

15. Sumner, Mary. 2005. Enterprice resource planning. Upper Saddle River (New Yersey): Prentice Hall, Pearson Education.

16. Wallace, Thomas F. in Kremzar, Michael H. 2001. ERP: making it happen: The implementer's quide to success with enterprice resource planning. New York [etc.]: J. Wiley&sons inc.

8.2 Viri 1. Bobek, Samo. 2008. Načrtovanje in gradnja informacijskega sistema. [online] Ekonomsko-poslovna fakulteta. Available: http://virtualna.ucilnica.net/informatika/predavanja/16.%20Načrtovanje%20informacijskega%20sistema/TEMA16.pdf. 3. Društvo Informatika, Naloge notranje revizije pri nakupu in uvedbi ERP sistemov. www.drustvo-informatika.si/dogodki/arhiv/dsi2001/sekcija_d/krstov.doc http://www.google.si/search?hl=sl&q=primer+uvedbe+ERP+re%C5%A1itve+v+podjetju&meta=.

5. Finance. [online] Available: www.finance-on.net 4.6.2002, podjetje Etol. 6. Finance. [online] Available: http://beta.finance-on.net/files/2006-03-22/sap_057_mar_2006.pdf. 7. Kovačič, Andrej. EF, predstavitev. [online] Available: miha.ef.uni-lj.si/_dokumenti3plus2/192008/ERP-07-08-izhodisca.PPT http://www.google.si/search?hl=sl&q=celovita+programska+re%C5%A1itev&meta=.

8. ORIA. [online] Available: www.oria.si 3.3.2005, podjetje Paloma Sladkogorska d.d..

9. Revija Kapital. [online] Available: http://www.revijakapital.com/kapital/infotehnologije.php?idclanka=5375. 10. S&T. IT solutions&services world. Mednarodna revija za stranke skupine S&T. 2008. [online] Available: http://www.snt.si/Content.Node/CCM.pdf. 11. Špica International. 2007. [online] Available: www.spica.si. 12. Trimo d.d., [online] Available: http://videolectures.net/mpp06_stepancic_ucprp/

49

9 SEZNAM SLIK IN TABEL Slika 1: Faze logističnega procesa......................................................................................... 8 Slika 2: Procesni pogled na oskrbovalno verigo ................................................................. 12 Slika 3: Dejavniki prenove poslovanja v e-poslovanje ....................................................... 19 Slika 4: Elektronski poslovni procesi in rešitve .................................................................. 20 Slika 5: Faze in njihova dejanska vrednost pri prehodu na e-poslovanje............................ 21 Slika 6: Vpliv ERP na oblikovanje konkurenčne prednosti ................................................ 23 Slika 7: Celovita programska rešitev (ERP)........................................................................ 24 Slika 9: Potek uvedbe celovite programske rešitve ............................................................. 27 Slika 10: Celotni skupni stroški lastništva rešitve ............................................................... 32 Slika 11: Faze implementacije ERP rešitve......................................................................... 37

Tabela 1: Vpliv IT na podjetje............................................................................................... 9 Tabela 2: Razvoj ERP rešitve.............................................................................................. 25 Tabela 3: Razlogi za nakup celovite programske rešitve .................................................... 31 Tabela 4: Aktivnosti na projektih in dejavniki njihovega uspeha ....................................... 32