PMT i SIGAC€¦ · Aquest manual és un document d’ajuda destinat als equips tècnics dels...

PMT i SIGAC Manual d’operacions

(centres gestors)

Data d’actualització

07/02/2018

PMT i SIGAC – Manual d’operacions (centres gestors) 2

Continguts

1. INTRODUCCIÓ .............................................................................................................. 3

2. FASES I ESTATS DE TRAMITACIÓ ............................................................................. 5

3. TRÀMITS I OPERACIONS ............................................................................................10

3.1. SOL·LICITUD ................................................................................................................ 12

3.1.A. COMUNICACIÓ DE SOL·LICITUD VERIFICADA – PMT ...................................................... 14

3.1.B. REQUERIMENT D’ESMENA A LA SOL·LICITUD – PMT...................................................... 15

3.2. VALORACIÓ ................................................................................................................. 18

3.2.A. ESTIMACIÓ/DESESTIMACIÓ/DESISTIMENT – SIGAC ..................................................... 19

3.2.B. CÀRREGA MASSIVA .................................................................................................... 20

3.3. FORMALITZACIÓ ........................................................................................................... 22

3.3.A. CODIFICACIÓ – SIGAC .............................................................................................. 22

3.3.B. APROVACIÓ – SIGAC ................................................................................................ 23

3.3.C. COMUNICACIÓ DE L’APROVACIÓ AL PMT – SIGAC ....................................................... 26

3.3.D. COMUNICACIÓ DE LA DENEGACIÓ AL PMT – SIGAC .................................................... 27

3.4. ACCEPTACIÓ................................................................................................................ 29

3.4.A. COMUNICACIÓ D’ACCEPTACIÓ VERIFICADA – PMT ....................................................... 30

3.4.B. REQUERIMENT D’ESMENA A L’ACCEPTACIÓ – PMT ....................................................... 31

3.5. JUSTIFICACIÓ ............................................................................................................... 31

3.5.A. COMUNICACIÓ DE JUSTIFICACIÓ VERIFICADA – PMT .................................................... 33

3.5.B. REQUERIMENT D’ESMENA A LA JUSTIFICACIÓ – PMT .................................................... 33

3.5.C. TRAMITACIÓ SENSE PAGAMENTS – SIGC-SAP ............................................................ 34

3.5.D. TRAMITACIÓ DE PAGAMENT – SIGC-SAP .................................................................... 34

3.6. FINALITZACIÓ ............................................................................................................... 36

3.6.A. FINALITZACIÓ DE L’ASSISTÈNCIA – SIGAC ................................................................... 37

3.6.B. COMUNICACIÓ DE FINALITZACIÓ AL PMT – SIGAC ....................................................... 38

3.6.C. GESTIÓ D’INCIDÈNCIES – SIGAC ................................................................................ 40

4. FLUX DE TRÀMITS I CORRESPONDÈNCIES .............................................................43

4.1. EXPEDIENT AMB SOL·LICITUD ........................................................................................ 43

4.2. EXPEDIENT SENSE SOL·LICITUD .................................................................................... 47

5. INFORMACIÓ COMPLEMENTÀRIA DE LES ASSISTÈNCIES ....................................49


1. Introducció

Aquest manual és un document d’ajuda destinat als equips tècnics dels centres gestors que

realitzen la tramitació dels expedients del Pla “Xarxa de Governs Locals” en els aplicatius Portal

de tramitació (PMT) i Sistema Integral de Gestió de l’Activitat (SIGAC).

L’esmentat Pla ofereix als ens locals un suport integral a través de la transferència de recursos

tècnics, econòmics i materials mitjançant diferents instruments de cooperació: les Meses de

concertació, els Catàlegs de serveis i els Programes complementaris.

A l’espai de la Xarxa de Governs Locals, ubicat a la Seu electrònica de la Diputació de

Barcelona, els ens locals tenen disponible la informació dels tràmits que poden realitzar en les

convocatòries actives per sol·licitar, obtenir i gestionar els recursos que es posen al seu abast.

El Portal de tramitació (PMT) és el canal predeterminat per a la interacció contínua entre l’ens

local i la Diputació de Barcelona per a la tramitació electrònica i seguiment de les sol·licituds de

les convocatòries de la Xarxa de Governs Locals. A través del PMT, els ens locals tramiten les

seves sol·licituds i els centres gestors de la Diputació referents les gestionen amb un seguit

d’operacions.

Com a resultat de les operacions realitzades al PMT, el treball dels centres gestors continua en

l’eina Sistema Integral de Gestió de l’Activitat (SIGAC), aplicació interna per a la gestió i el

seguiment de les activitats d’assistència que la Diputació realitza per als ens locals.

Pel que fa a l’accés del personal dels centres gestors als aplicatius PMT i SIGAC, cal fer la

sol·licitud corresponent d’alta d’usuari a través d’Intradiba:

Sol·licituds diverses >> Sistemes d’informació >> Accés al sistema informàtic de la Corporació,

http://intradiba.diba.cat/web/sol-licituds-diverses/sistems-d-informacio-informatica-

Trobareu les novetats i les guies d’ús de les eines PMT i SIGAC a l’apartat ‘Ajuda’ de la barra

de navegació de cada aplicatiu.

https://seuelectronica.diba.cat/tramits-ens/concertacio/

https://intradiba.diba.cat/web/sol-licituds-diverses/sistems-d-informacio-informatica-


� Eina de consulta i seguiment de les actuacions del Pla Xarxa de Governs Locals

En el Portal InfoDades QlikView, disponible al menú d’aplicacions de l’accés restringit

corporatiu, trobareu un informe dinàmic que permet la consulta i el seguiment de totes les

actuacions concertades amb els ens locals a través de les Meses de concertació, els Catàlegs

de serveis i els Programes complementaris. Aquesta eina presenta la informació de manera

global i agregada per instrument de cooperació, i es pot consultar de manera senzilla i a mida

de cada usuari a través de la combinació de filtres vinculats a la gestió (convocatòria, recurs,

tipologia, fase i estat de tramitació, etc.) o al territori (ens beneficiari, trams de població,

comarca). Algunes funcionalitats d’aquesta eina són:

- integra la informació dels aplicatius PMT, SIGAC i SIGC-SAP per la qual cosa permet

visualitzar la gestió completa de les assistències. Per exemple, en el cas dels recursos

econòmics, permet consultar l’estat de pagament d’acord amb la informació del sistema

comptable corporatiu;

- consulta de les assistències amb data d’aprovació a SIGAC, fase i estat a PMT, estat de

valoració i imports de sol·licitud, formalització i pagament;

- consulta de tots els expedients de PMT, mostrant la fase i estat així com la valoració a

SIGAC. Permet consultar les sol·licituds lliurades de les que es troben en curs i de les

que han estat estimades o desestimades;

- seguiment de la verificació de les sol·licituds i de l’acceptació dels fons de prestació;

- consulta de l’estat finalització de les assistències aprovades per diferenciar ràpidament

els expedients tancats i aquells que es troben en execució;

- sistema específic de seguiment de la tramitació dels expedients del Catàleg de serveis

(mapa de millores) que té per objectiu garantir la consistència de les dades en els

aplicatius PMT i SIGAC;

- la informació presentada s’actualitza diàriament a les 09:00h.

Els referents tècnics dels centres gestors del Pla Xarxa de Governs Locals tenen, per defecte,

accés a l’informe de Qlik View esmentat. Per gestionar altres altes o baixes d’usuaris,

contacteu amb la Direcció de Serveis de Cooperacó Local ([email protected]).

Trobareu més informació a http://intradiba.diba.cat/web/xarxa-de-governs-locals/protocol


2. Fases i estats de tramitació

Les convocatòries de la Xarxa de Governs Locals s’estructuren en fases segons l’estat de

tramitació de les actuacions que s’acaben concertant amb els ens locals.

El Portal de tramitació (PMT) és l’aplicatiu que utilitzen els ens locals per a la gestió de les

sol·licituds i les actuacions que es concerten amb la Diputació de Barcelona.

El Sistema Integral de Gestió de l’Activitat (SIGAC) és la l’eina interna de la Diputació de

Barcelona que permet els canvis d’estat en el PMT dels expedients locals, un cop aquests són

admesos a tràmit (estat ‘en curs’).

Sol·licitud

Ens local

Revisió

Valoració

Justificació

PMT

Finalització

Fases

Revisió

Centre gestor Diba

PMT

Centre gestor Diba

SIGAC

Ens local

PMT

Centre gestor Diba

SIGAC

Centre gestor Diba

PMT

PagamentCentre gestor Diba

SAP

FormalitzacióCentre gestor Diba

SIGAC

- Esborranys i preparació de sol·licituds

- Signatura i presentació de sol·licitud

- Esmena de sol·licitud

- Codificació, data i òrgan d’aprovació

- Comunicació de l’aprovació (estimades)

- Comunicació de la denegació (desestimades i

desistides)

Tràmits i operacions

- Comunicació de sol·licitud verificada

- Requeriment d’esmena a la sol·licitud

- Instrucció i valoració de les assistències

(estimades, desestimades i desistides per l’ens

local)

- Esborranys i preparació de justificacions de

despeses

- Signatura i presentació de justificació

- Esmena de justificació

- Comunicació de justificació verificada

- Requeriment d’esmena a la justificació

- Tramitació de pagament

- Data i estat de finalització

- Comunicació de finalització

AcceptacióEns local

PMT

- Esborrany i preparació d’acceptació

- Signatura i enviament d’acceptació

- Esmena d’acceptació

Revisió

Centre gestor Diba

PMT- Comunicació d’acceptació verificada

- Requeriment d’esmena a l’acceptació


Per a tots els instruments de cooperació de la Xarxa de Governs Locals –meses de

concertació, catàlegs de serveis i programes complementaris-, els estats de tramitació de les

sol·licituds són:

a) Lliurada: Des del moment en què és tramesa per l’ens destinatari i fins a la seva revisió per

part de la Diputació de Barcelona, a efectes de determinar o no l’existència de defectes

esmenables.

b) Pendent d’esmena: Des del moment en què la Diputació efectua un requeriment d’esmena

a l’ens, en haver detectat, durant la revisió de la sol·licitud, l’existència de defectes

esmenables.

c) En curs: Des del moment en què la Diputació finalitza la revisió, en no haver-se detectat

defectes esmenables, i fins a la concessió de l’ajut o desestimació de la sol·licitud.

L’estat de cada expedient es va actualitzant amb els tràmits que realitzen els ens locals i els

centres gestors al llarg del cicle de gestió.

Els centres gestors realitzen els tràmits corresponents a les fases de sol·licitud, acceptació i

justificació a través del Portal de tramitació (PMT). En canvi, els tràmits i les operacions

corresponents a les fases de valoració, formalització i tancament dels expedients es realitzen

des de SIGAC.

PMT i SiGAC. Gestió de les fases de tramitació pels centres gestors

Sol·licitud ValoracióJustificació TancamentAcceptació Formalització

Tràmits i operacions que els centres gestors realitzen des del PMT

Tràmits i operacions que els centres

gestors realitzen des de SIGAC


En el seu àmbit, els centres gestors són els responsables dels expedients de les convocatòries

del Pla Xarxa de Governs Locals, i han d’assegurar la correcta mecanització de les dades i la

correspondència dels estats de tramitació entre els aplicatius. Els expedients es relacionen

entre els aplicatius a través del número de registre del PMT i el codi de l’assistència de SIGAC.

Cada expedient del PMT es correspon amb una assistència a SIGAC.

Els aplicatius PMT i SIGAC permeten exportar a Excel la informació completa dels expedients

amb el contingut dels camps distribuïts en columnes les quals que es troben etiquetades de

manera equivalent en les dues eines per a una identificació més fàcil.

La versió 4.1 dels aplicatius -posada en producció el 30 de gener de 2018- inclou, entre altres,

les millores següents:

- Nou tràmit de comunicació de la denegació, disponible des de la pestanya Formalització de

SIGAC.

- Millora en la pantalla d’inici (avisos) del PMT amb l’ordenació dels expedients en arbre i la

incorporació del nombre de sol·licituds d’esmenes, sol·licituds generals i comunicacions

generals, així com un avís amb el nombre d’expedients on l’últim tràmit és la resposta a una

sol·licitud d’esmena.

- A la pantalla assistències de SIGAC, s’inclouen nous filtres: gerència i fase/estat dels

expedients que permet ampliar la integració amb el PMT.

- Els rebuts de registre de tots els tràmits del PMT inclouen la signatura electrònica del signant

de l’ens local.


PMT i SIGAC vs 4.1 (30/01/2018). Fases i estats de tramitació

PMT vs 4.1. Pantalla d’inici que ordena les convocatòries en forma d’arbre desplegable i inclou el nombre de sol·licituds

d’esmenes, sol·licituds generals i comunicacions generals.

SIGAC vs4.1. Pantalla assistències amb nous filtres (gerència i fase /estat).


Una de les novetats destacades en la versió 4.1 de SIGAC és que el detall de l’assistència

incorpora els camps següents: Concedit: si/no; Data aprovació; Termini d’execució; Prorrogat

d’execució; Termini de justificació; Prorrogat de justificació i Pagaments realitzats.

El nou camp ‘Concedit’ té una importància rellevant ja que permet identificar i explotar

ràpidament totes aquelles assistències que efectivament han estat aprovades o denegades.

Aquest camp s’informa amb l’opció ‘Concedit: Sí’ quan l’assitèncca està codificada i té data i

òrgan d’aprovació. I l’opció ‘Concedit:No’ es correspon amb una ssitència denegada que ha

estat formalitzada (té informats els camps data i òrgan de la pestanya ‘Formalització’). Vegeu

més informació al punt 3.3. d. Comunicació de la denegació al PMT – SIGAC (pàg. 27).

SIGAC vs 4.1 (30/01/2018). Detall de l’assistència, nous camps informatius

Així mateix, el camp ‘codificar’ estava ubicat a la pestanya ‘Formalització i s’ha traslladat al

detall de l’assistència, sense introduir canvis en la funcionalitat. Vegeu més informació sobre la

codificació de les assistències al punt 3.3.a. Codificació – SIGAC (pàg. 22).


3. Tràmits i operacions

En els expedients del Portal de tramitació (PMT), les operacions que pot realitzar l’ens local

s’ubiquen a l’apartat ‘Fer tràmits per Ens’ (perfil ens), i les operacions del centre gestor es

troben a l’apartat ‘Fer tràmits per Diba’ (perfil centre gestor).

Entre les operacions que poden realitzar els ens locals en la gestió d’un expedient, trobem la

‘Sol·licitud general’. Aquesta operació no es correspon amb cap tràmit específic de les fases

de gestió (sol·licitud, valoració, formalització, justificació i tancament), i esdevé una via

alternativa dels ens locals per comunicar a la Diputació de Barcelona aspectes de caràcter

general que puguin afectar l’expedient com, per exemple, la sol·licitud de pròrroga. Aquestes

comunicacions s’integren en l’expedient PMT però no produeixen cap canvi en l’estat de

tramitació.

La ‘Sol·licitud general’ no pot ser utilitzada pels ens locals com a demanda d’un recurs

determinat i el seu ús té un caràcter complementari i limitat. Així, per respondre a un

requeriment d’esmena d’una sol·licitud, l’ens local ha de fer el tràmit ‘Sol·licitud d’esmena’ que

té efectes sobre l’estat de l’expedient, però no és correcte que faci servir la ‘Sol·licitud general’.

D’altra banda, entre les operacions d’un expedient que poden realitzar els centres gestors es

troba la ‘Comunicació general’. Aquesta operació no es correspon amb cap tràmit específic

de les fases de gestió, i esdevé una via complementària de la Diputació de Barcelona per

comunicar a l’ens local aspectes de caràcter general que afectin l’expedient. Aquesta

comunicació s’integra en l’expedient PMT però no produeix cap canvi en l’estat de tramitació.

La ‘Comunicació general’ té un caràcter complementari i limitat, i el seu ús ha de respondre a

necessitats de gestió que requereixin deixar constància en l’expedient. Des del 12/01/2018,

aquesta comunicació té caràcter de notificació administrativa i genera els registres


corresponents: de sortida de la Diputació i d’entrada a l’ens destinatari. Cal recordar que no és

convenient fer un ús abusiu de la comunicació general com si es tractés d’un correu electrònic.

En la comunicació general i en la resta de tràmits de sortida que es realitzen des del PMT és

possible annexar documentació, si escau.

PMT. Comunicació general

PMT. Rebut de sortida de la comunicació general amb evidència

de l’apunt en el registre d’entrada de l’ens a través de la plataforma EACAT.


3.1. Sol·licitud

En el Portal de tramitació (PMT), per a les convocatòries actives, els ens locals poden consultar

els recursos disponibles i crear les sol·licituds del seu interès. Una vegada aquestes sol·licituds

són signades i presentades electrònicament, passen a l’estat “lliurada” i s’assignen de manera

automàtica a la unitat orgànica de la Diputació de Barcelona referent de la seva gestió.

En el cas dels esborranys de sol·licitud, els centres gestors no han de realitzar cap operació a

través del PMT, si bé hi tenen accés i poden donar suport als equips locals en la seva

elaboració. Aquests esborranys són documents de treball dels ens locals que poden arribar o

no a la Diputació d’acord amb els seus interessos. Els esborranys de sol·licitud s’eliminen de

manera automàtica als 90 dies de la seva creació.

Qualsevol usuari local del Portal de tramitació pot preparar noves sol·licituds, editar-les o

modificar-les així com consultar l’estat de tramitació, i únicament els alcaldes i els secretaris, en

el cas dels ajuntaments, i els presidents i els secretaris, si es tracta d’altres d’ens, tenen, a més

de les funcions anteriors, les de signatura i presentació de sol·licituds. Altres usuaris diferents

poden disposar de les funcions de signatura i presentació dels tràmits sempre que estiguin

habilitats per delegació d’un usuari signatari, prèvia acreditació d’aquesta circumstància.

El Portal de tramitació comprova si les dades de la persona signant de la sol·licitud estan

actualitzades al Catàleg Unificat de Contactes Corporatius (CUCC). Així, quan les dades del

signant coincideixen amb la informació que té la Diputació de Barcelona s’informa el camp

‘Correspon signatura’ amb l’opció ‘sí’ (pestanya ‘Expedients’). En cas contrari, el Portal

selecciona l’opció ‘Correspon signatura: no’. Aquesta darrera situació no implica que la

sol·licitud sigui incorrecta o invàlida, sinó que el Portal no ha pogut validar la signatura

electrònica corresponent. En aquest cas, el centre gestor ha de comprovar les dades del

signant en els llistats publicats a l’espai d’Intradiba de la Xarxa de Governs Locals

http://intradiba.diba.cat/web/xarxa-de-governs-locals on trobarà la relació actualitzada dels

Requerim

en

t

d’e

sm

en

a


responsables locals que estan acreditats per a la signatura dels tràmits en el PMT

(alcaldes/presidents, secretaris, interventors i altres signants).

Per últim, si el centre gestor detecta que el signant de la sol·licitud no hi és en els llistats

anteriors, comunicarà aquest fet a la Direcció de Serveis de Cooperació Local

([email protected]) que serà la responsable de contactar amb l’ens local per confirmar i

demanar el nomenament corresponent. En aquest cas, la sol·licitud romandrà en estat ‘lliurada’

fins a l’acreditació del signant.

PMT. Expedients: control de signatura.

Espai d’Intradiba de la Xarxa de Governs Locals. Signataris del PMT

https://intradiba.diba.cat/documents/33322106/37999842/SignatarisPMT.xls


3.1.a. Comunicació de sol·licitud verificada – PMT

Els centres gestors realitzen la revisió de cada sol·licitud en estat “lliurada” i, en cas que es

consideri que és correcta, avançaran la fase de gestió a l’estat “en curs”. Aquesta operació es

fa a través del botó ‘Fer tràmits per DIBA’ i l’opció ‘Comunicació de sol·licitud verificada’. Es pot

informar qualsevol aspecte que sigui considerat d’interès pel centre gestor a través del camp

‘Descripció detallada’, essent recomanable destacar que aquesta verificació significa que la

sol·licitud ha estat validada o admesa a tràmit però, en cap cas, suposa una concessió o

denegació definitiva.

PMT. Comunicació de sol·licitud verificada


El tràmit anterior genera un correu electrònic informatiu a les bústies de l'ens local (corporativa

i contacte tècnic) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit. A partir de la versió 4.1 dels

aplicatius (30/01/2018), els peus d’aquests correus electrònics es personalitzen en funció del

tràmit de sortida. En el cas de la comunicació de sol·licitud verificada, s’inclou el text següent:

“La vostra sol·licitud ha estat acceptada a tràmit”.

PMT. Model de correu electrònic informatiu destinat al contacte tècnic de l’ens local

En cas de desistiment d’una sol·licitud lliurada, els ens locals han de trametre una sol·licitud

general vinculada al expedient que es tracti per fer constar el seu desig de desistir de la

sol·licitud. En aquests casos, el centre gestor ha d’avançar la fase de l’expedient a estat ‘en

curs’ i, posteriorment, des de SIGAC, informarà la valoració de l’assistència amb l’opció

‘Desistiment’ i, un cop aprovat el el decret corresponent, generarà el tràmit de denegació al

PMT (vegeu el punt 3.3.d. Comunicació de la denegació al PMT, pàg. 27). Aquesta operativa

és aplicable a les tres tipologies de recursos (econòmics, tècnics i materials) i no és necessari

realitzar la finalització d’aquestes assistències.

3.1.b. Requeriment d’esmena a la sol·licitud – PMT

En cas que la sol·licitud presenti errors subsanables, el centre gestor realitzarà el tràmit

‘Requeriment d’esmena’ a través del botó ‘Fer tràmits per Diba’. Amb aquesta acció, la

sol·licitud passa a l’estat “pendent d’esmena”.

Quan s’activa l’opció ‘Requeriment d’esmena’, s’obre una pantalla des de la qual el centre

gestor indicarà el motiu de l’error a esmenar per l’ens sol·licitant (descripció detallada), així com

qualsevol altre aspecte que es consideri rellevant.


Una vegada s’ha fet el requeriment anterior, l’aplicatiu PMT genera de forma automàtica la

notificació electrònica corresponent i un correu electrònic de caràcter informatiu a les bústies

de l’ens local (corporativa i contacte tècnic) i usuari de la Diputació que ha fet el tràmit. El

procés de notificació electrònica genera un apunt en el registre d’entrada de l’ens destinatari

que s’evidencia a través de la plataforma telemàtica EACAT del Consorci Administració Oberta

de Catalunya.

En el cas del requeriment d’esmena a la sol·licitud, el correu electrònic informatiu incorpora el

peu següent: “El termini per esmenar els defectes assenyalats i els efectes de no fer-ho es

fixen en el règim regulador de la convocatòria i/o en l'acte de concessió. Aquest termini

comença a comptar a partir de l’endemà de rebre el requeriment. Consulteu l'espai de tràmits

de la Xarxa de Governs Locals”.

Quan l’ens local rep un requeriment d’esmena, pot respondre’l a l’expedient corresponent a

través de la ‘Sol·licitud d’esmena’ del botó ‘Fer tràmits per ens’ del PMT. Per respondre

l’esmena requerida pel centre gestor, l’ens sol·licitant disposa de 7 naturals a partir de l’endemà

de la notificació electrònica.

En el cas de les convocatòries del Catàleg de serveis, d’acord amb el seu règim i el termini de

sol·licitud definit per a cada classe de recurs, en el Portal de tramitació es programen les dates

màximes per subsanar l’esmena per part dels ens locals. Després d’aquesta data màxima, el

Portal de tramitació no permet presentar als ens locals la sol·licitud d’esmena. Per això, és molt

important que els centres gestors facin les esmenes fins a la data límit que es fixa en el règim

del Catàleg.

PMT. Requeriment d’esmena a la sol·licitud



PMT. Rebut de sortida d’un requeriment d’esmena amb evidència

de l’apunt en el registre d’entrada de l’ens a través de la plataforma EACAT.


3.2. Valoració

Les sol·licituds en estat “en curs” no impliquen necessàriament una concessió per part de la

Diputació de Barcelona. Cada sol·licitud “en curs” ha de ser valorada de manera específica pel

centre gestor responsable i, com a resultat d’aquest procés, esdevindrà estimada i donarà lloc

a una concessió o, en cas contrari, serà desestimada i no implicarà cap concessió.

A mesura que les sol·licituds en estat “lliurada” passen a estat “en curs”, es carreguen

automàticament al ‘Sistema Integral de Gestió de l’Activitat (SIGAC)’ que és l’eina d’ús intern

per a la gestió i seguiment de les activitats de suport que la corporació presta als ens locals

(back office).

A SIGAC, les sol·licituds en “curs” es converteixen en assistències en estat “pendent de

valorar”. Una assistència s’identifica per un identificador únic (Id assistència) que és assignat

automàticament pel sistema en el moment de la seva creació.

El centre gestor valorarà cada assistència de la seva competència, d’acord amb el règim

regulador de la convocatòria corresponent i les condicions de concertació específiques del

recurs sol·licitat per l’ens local.


3.2.a. Estimació/Desestimació/Desistiment – SIGAC

Els centres gestors realitzaran la valoració de cada assistència a l’aplicatiu SIGAC informant els

apartats de la pestanya ‘Valoració’ i assignaran un dels estats següents:

- Estimada. Una sol·licitud es considera ‘estimada’ des del moment en què és objecte d’una

concessió, en haver-se localitzat recursos disponibles per atendre-la i haver obtingut una millor

valoració en aplicació dels criteris de concessió establerts. A aquest efecte, la sol·licitud es

considera estimada amb l’aprovació de l’acte administratiu de concessió o amb l’emissió de la

comunicació prèvia.

Per a les sol·licituds estimades, en el cas dels recursos econòmics, es farà constar la proposta

d’import a concedir (Import Valoració), d’acord amb la gestió de l’instrument de cooperació que

es tracti i el règim específic de la convocatòria. En el cas dels recursos tècnics i materials,

s’indicarà el nombre d’unitats objecte de la proposta de concessió, si escau.

Per informar l’Import Valoració, seguiu les passes següents:

1. Accediu a la icona de la calculadora per obrir la pantalla ‘Periodificació de la Valoració’;

l’aplicatiu no us deixarà informar directament l’import de la valoració.

2. A la pantalla ‘Periodificació de la valoració’, feu clic sobre el botó ‘+Nou’.

3. Informeu els camps i deseu els canvis.

4. Si voleu modificar un import ja informat, a la pantalla ‘Periodificació de la Valoració’, feu clic

sobre l’any i a continuació cliqueu el botó ‘Eliminar’ i deseu els canvis.


Els centres gestors són responsables del seguiment i control de les assistències de la seva

competència i d’emplenar la informació corresponent a la valoració tècnica que esdevé clau per

realitzar correctament l’aprovació posterior i el tancament de l’assistència.

- Desestimada. Una sol·licitud es considera desestimada des del moment que no generi una

concessió. A aquest efecte, la sol·licitud es considera desestimada amb l’aprovació de l’acte

administratiu de desestimació en els supòsits següents:

. Desestimada per menor valoració: per haver-se esgotat els recursos disponibles per atendre-

la i haver obtingut una pitjor valoració, en aplicació dels criteris establerts.

. Desestimada per incompliment dels requisits: en no complir amb les condicions

administratives i tècniques establertes o en les condicions de concertació del recurs.

Cal tenir en compte que el règim del Catàleg de serveis estableix que la desestimació de

sol·licituds s’ha de motivar i s’ha d’adoptar, en tots els casos, per resolució administrativa dins

el termini de concessió. Transcorregut el termini màxim sense que s’hagi produït la concertació,

la sol·licitud s’ha d’entendre desestimada per silenci administratiu. La desestimació de

sol·licituds per silenci administratiu no eximeix de l’obligació de resoldre-la expressament.

- Desistida. Una sol·licitud es considera desistida des del moment que no generi una

concessió, en haver desistit d’ella l’ens sol·licitant, tant expressament com tàcitament. A aquest

efecte, la sol·licitud es considera desistida amb l’aprovació de l’acte administratiu d’acceptació

del desistiment.

A l’apartat ‘Observacions’ de la pestanya ‘Valoració’ es pot fer constar aquella informació

referent a la valoració de l’assistència que el centre gestor consideri adient.

Es simplifiquen les comunicacions a l’expedient del PMT deixant sense efecte les anteriors

comunicacions de la pestanya ‘Valoració’ (comunicació de sol·licitud estimada /desestimada).

3.2.b. Càrrega massiva

Els usuaris administradors dels centres gestors tenen disponible, al menú d’assistències de

SIGAC, l’opció de carregar massivament l’estat de la valoració. Amb aquesta funcionalitat, a

partir d’una plantilla Excel que cal emplenar degudament, es poden carregar massivament les

dades de valoració de les assistències sense haver d’informar-les una a una.


En aquest apartat, trobareu un enllaç per a descarregar la plantilla en la que trobareu una

pestanya d’ajuda amb les instruccions necessàries per emplenar les dades de valoració, i,

posteriorment, fer la càrrega del fitxer Excel a l’aplicatiu.

SIGAC. Plantilla d’Excel per la càrrega massiva de valoracions: instruccions

� La valoració de les assistències de les Meses de concertació

En el cas de les Meses de concertació, la valoració dels projectes locals inclou:

a) Cada centre gestor elaborarà un informe d’instrucció (‘Informe de Preavaluació’) per a les

assistències que li siguin derivades i siguin de la seva competència. La síntesi d’aquest informe

es farà constar en un camp específic de la pestanya ‘Valoració’ de SIGAC, amb la selecció d’un

dels valors següents: molt satisfactòria, satisfactòria o no satisfactòria. Així mateix, l’informe

d’instrucció de cada assistència s’annexarà a la pestanya ‘Documentació’ de SIGAC.

b) El centre gestor també informarà les dades sobre la periodificació del pressupost, d’acord

amb allò que consideri més adient per al desenvolupament de l’actuació local.

c) L’assignació dels estats “estimada/desestimada” de l’assistència correspon a la Direcció de

Serveis de Cooperació Local que els informarà amb posterioritat a la celebració de la Mesa de

concertació amb l’ens, en funció dels acords que es preguin en el si de la mateixa.


3.3. Formalització

Les dades de formalització de cada assistència s’informen a SIGAC en la pestanya

‘Formalització’. Aquestes dades poden referir-se a l’aprovació o a la denegació de l’assistència.

En el cas del Catàleg de serveis, els responsables de tramitar els actes de concessió o

denegació de les assistències són els centres gestors, en el cas dels recursos tècnics, els

recursos materials i els fons de prestació, i la Direcció de Serveis de Cooperació Local, en el

cas dels ajuts econòmics.

3.3.a. Codificació – SIGAC

Per codificar les assistències a SIGAC, cliqueu el botó ‘Codificar’ ubicat al detall de l’assistència

el qual permet fer aquesta acció de manera automàtica. Quan l’assistència està codificada,

l’eina presenta la data de codificació al costat del codi.


Totes les actuacions aprovades s’han de codificar a efectes de garantir-ne el seguiment; els

dos primers dígits corresponen a l’any de la data de codificació.

Per defecte, l’eina SIGAC aplica la mateixa data de codificació en el camp ‘data formalització’.

En el cas que es vulgui fer constar una data de formalització diferent, ompliu primer aquest

camp i, posteriorment, premeu el botó per codificar.

Per a les Meses de concertació, es recomana que la data de formalització de l’assistència

coincideixi amb la data en què l’ens local beneficiari presenti la formalització del preacord,

essent habitual que l’import formalitzat es periodifiqui en diferents anualitats; en aquests casos,

per informar correctament l’import aprovat, accediu a la icona del calendari per obrir la pantalla

‘Periodificació de la formalització’ i afegiu els imports formalitzats corresponents a cada

anualitat a través del botó ‘+Nou’.

En el cas dels recursos econòmics (ajuts i fons de prestació), el camp ‘import’ de la pestanya

formalització es correspondrà amb la dotació econòmica final aprovada per a l’assistència. Per

als recursos econòmics del Catàleg de serveis, la Direcció de Serveis de Cooperació Local

gestiona la càrrega automàtica a SIGAC de les dades de formalització de les assistències

aprovades (import i data de formalització, data de codificació, codi i termini, òrgan d’aprovació i

termini màxim d’execució i justificació), i de les denegades per desestimació o desistiment (data

i òrgan).

En el cas de recursos tècnics i materials que es presten mitjançant contractació externa, el

camp “import” de la pestanya formalització es correspondrà amb l’import del cost o valor de

l’assistència que consti en el decret d’aprovació. Sens perjudici de què aquests recursos es

prestin amb mitjans propis o mitjançant contractació externa, el camp “unitats” es correspondrà

amb les unitats que constin en el decret d’aprovació. La informació d’aquests camps pels

centres gestors és necessària per tramitar l’acceptació.

Des de la pantalla ‘Llistat d’assistències’ de SIGAC, teniu l’opció de realitzar la codificació dels

recursos tècnics i materials de manera massiva. Seleccioneu les assistències per a les quals

voleu fer l’operació aplicant els filtres corresponents i, a través del desplegable ‘Accions

massives’, escolliu ‘SIGAC: Codificació assistències’ i premeu el botó ‘Processar’.

3.3.b. Aprovació – SIGAC

Per indicar les dades d’aprovació de l’assistència, els camps a informar són els següents:

- Data d’aprovació: data d’aprovació administrativa de l’actuació.

- Òrgan d’aprovació: òrgan que aprova l’actuació.


En el cas dels recursos econòmics i dels recursos tècnics i materials amb operacions

comptables associades (AD), una vegada aquestes es comptabilitzen a SIGC-SAP, les

dades corresponents a la data i l’òrgan d’aprovació es carreguen a SIGAC de manera

automàtica.

Per als recursos econòmics (ajuts econòmics i fons de prestació) del Catàleg de serveis,

després de la seva resolució per la Junta de Govern de la Diputació de Barcelona, la Direcció

de Serveis de Cooperació Local actualitza massivament a PMT les assistències aprovades i les

denegades.

Per a les assistències estimades de recursos tècnics i materials del Catàleg que es trobin en

tràmit de formalització, atenent a què aquests s’instrueixen de manera individual i al llarg de

l’exercici, seran els corresponents centres gestors els encarregats d’actualitzar la data i l’òrgan

d’aprovació, llevat dels casos en què comportin operacions comptables. Cal tenir present que

les aprovacions d’assistències que no tenen efectes comptables no es carregen a SIGAC

de manera automàtica, essent necessari que el centre gestor informi la data d’aprovació

manualment d’acord amb l’acte de concessió corresponent. Pel que fa als terminis d’execució i

justificació, s’informaran d’acord amb allò especificat en els corresponents decrets d’aprovació.

La informació de les dades de formalització de l’assistència i, en concret, les referents a la data

i òrgan d’aprovació implica necessàriament que la pestanya ‘Valoració’ de SIGAC estigui

correctament actualitzada de tal manera que, en cap cas, es produeixi una formalització de

l’assistència si aquesta no ha estat prèviament estimada.

Les dades d’aprovació de les assistències a SIGAC es poden informar de manera individual per

a cada assistència o de manera massiva. L’acció massiva us requerirà també la data i l’òrgan

d’aprovació i aplica aquests valors a les assistències seleccionades.

Per informar l’Import Formalització, procediu de manera similar a la que es segueix per informar

el camp ‘Import Valoració’ i seguiu les passes següents:

1. Accediu a la icona de la calculadora per obrir la pantalla ‘Periodificació de la formalització’;

l’aplicatiu no us deixarà informar directament l’import de la formalització.

2. A la pantalla ‘Periodificació de la formalització’, feu clic sobre el botó ‘+Nou’.

3. Informeu els camps i deseu els canvis.

4. Si voleu modificar un import ja informat, a la pantalla ‘Periodificació de la Formalització’, feu

clic sobre l’any de formalització i a continuació cliqueu ‘Eliminar’ i deseu els canvis.


El règim del Catàleg de serveis 2018 estableix com a via alternativa a la forma ordinària de

concessió (acord o resolució administrativa d’aprovació), la possibilitat de concedir determinats

recursos a través de la comunicació prèvia. Aquests recursos són els següents, sempre que

concorrin circumstàncies que aconsellin la seva prestació amb caràcter urgent: “Redacció de

plans, projectes i informes” amb mitjans propis, “Gestió relacional”, “Provisió de béns, equips i

subministraments” no inventariables i “Realització de serveis i activitats” amb mitjans propis.

� Expedient SIGC i documents associats (RDD, VNIS i TeDIBA)

La pestanya ‘Formalització’ de SIGAC, a través del botó ‘Consulta l’expedient’, permet accedir

al visor de documents (RDD, VNIS i TeDIBA) per a aquelles assistències que tenen informat el

número d'expedient SIGC.

Visor RDD. Documents de l’expedient


3.3.c. Comunicació de l’aprovació al PMT – SIGAC

La comunicació d’aprovació a l’expedient PMT es genera des de la pestanya ‘Formalització de

SIGAC’. Una vegada l’assistència ha estat aprovada per l’òrgan competent, es pot comunicar a

l’ens beneficiari a través del botó “Generar tràmit al PMT”, el qual només estarà activat si

l’assistència ha estat codificada i té informats els camps corresponents a l’aprovació: data,

òrgan i tipus de formalització (conveni, subvenció o pròrroga).

Totes les assistències estimades que siguin objecte d’aprovació per l’òrgan competent de la

corporació, després de la seva formalització, passaran a comunicar-se a través de la

comunicació de l’aprovació.

Amb aquesta operació l’expedient PMT passa a la fase ‘Formalització/Aprovada’ la qual permet

que l’ens local tingui actius el tràmits de justificació i de renúncia. Aquest procés genera correus

informatius a les bústies de l’ens local (contacte tècnic i corporativa) i de l’usuari de la Diputació

que ha fet el tràmit.

Una vegada realitzada aquesta comunicació, la pantalla ‘Formalització’ de l’assistència

presenta la data i l’hora en la que s’ha realitzat el tràmit.

Per a les assistències que s’aprovin per comunicació prèvia, es requereix que s’hagi tramés a

l’ens destinatari l’esmentada comunicació amb la qual es completaran les dades d’aprovació de

la pestanya ‘Formalització’ (data i òrgan) i, posteriorment, es pot comunicar el tràmit al PMT

(comunicació de l’aprovació).

Aquest tràmit també permet crear expedients sense sol·licitud prèvia al PMT com és el cas

dels fons de prestació del Catàleg de serveis.

Des de SIGAC, la generació del tràmit d’aprovació de l’assistència al PMT pot fer-se:

- Individualment per a cada assistència

L’operació crea un nou tràmit a l’expedient PMT (‘Comunicació de l’aprovació’) i actualitza

l’import ‘Formalitzat’ del PMT amb el valor del camp ‘Import Formalització’ de SIGAC.

- Massivament, seleccionant les assistències corresponents

En el cas dels ajuts econòmics i els fons de prestació de Catàleg, la Direcció de Serveis de

Cooperació Local és l’encarregada d’actualitzar massivament al PMT l’estat de les assistències

aprovades. Aquesta operació processa automàticament la comunicació corresponent a cada

expedient del PMT.

La versió actual dels aplicatius permet afegir informació complementària en tots els tràmits que

es realitzen des de SIGAC a l’expedient PMT a través del camp ‘descripció detallada’.


3.3.d. Comunicació de la denegació al PMT – SIGAC

La comunicació de la denegació a l’expedient PMT es genera des de la pestanya ‘Formalització

de SIGAC’. Una vegada l’assistència ha estat desestimada, i aquesta desestimació ha estat

aprovada per l’òrgan competent, es pot realitzar aquesta comunicació. Es requereix, per tant,

informar els camps corresponents a la ‘data’ i ‘òrgan’ de la pestanya formalització.

En el cas de les assistències desistides, quan es formalitzi el decret de denegació corresponent

es procedirà a realitzar la comunicació de la denegació.

Cal recordar que les assistències denegades es donen per tancades amb la comunicació de la

denegació.

PMT. Comunicació de l’aprovació

SIGAC. Pantalla de gestió de la comunicació de l’a denegació


� Gestió dels preacords derivats de les Meses de concertació

En el cas de les assistències derivades de les Meses de concertació, i amb posterioritat a la

celebració de la mesa amb cada ens, a SIGAC trobareu la pestanya ‘Acords’ que us permet

accedir al detall de cada preacord.

Amb posterioritat a la notificació dels acords aprovats (preacords), el primer tràmit a realitzar

per l’ens és fer la formalització del preacord per acreditar que es compleixen les condicions

establertes a les Instruccions de gestió d'actuacions derivades de les Meses de concertació del

Pla "Xarxa de Governs Locals 2016-2019”. Aquest tràmit permet que la Diputació aprovi

l’assistència corresponent i, en conseqüència, l’atorgament d’un ajut econòmic.

Els ens locals realitzen el tràmit de formalització dels seus preacords consistents en ajuts

econòmics des de cada expedient del PMT, a través de la sol·licitud general i annexant el

formulari M2-001-16. Les formalitzacions tramitades abans del 31 d’octubre de cada any

s’imputaran a l’exercici en curs del pressupost de la Diputació; les que es presentin més tard,

s’imputaran a l'exercici següent, llevat que l’ens acrediti que la despesa està executada.

El centres gestors són responsables de validar la documentació acreditativa tramitada pels ens

locals i, posteriorment, de gestionar l’aprovació de les actuacions.

Per als preacords consistents en redacció de plans, projectes i informes, o en execució d’obres

per la pròpia Diputació, es formalitzen d’ofici a partir del seu any d’inici previst.

Després del tràmit anterior (formalització de preacords consistents en ajuts econòmics), el

centre gestor és el responsable de tramitar l’aprovació de les assistències corresponents a

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&10/022016019008.pdf&1


través de la pestanya ‘Formalització’ de SIGAC. Una vegada formalitzada l’assistència i

informats els camps corresponents a la data i òrgan d’aprovació, el centre gestor ha de realitzar

la comunicació de l’aprovació a través del botó ‘Generar tràmit al PMT’. Aquesta acció és

necessària per avançar la fase de l’expedient a ‘Formalització/Aprovada’ la qual permet que

l’ens local tingui actiu el tràmit de justificació.

3.4. Acceptació

En determinades convocatòries del Pla Xarxa de Governs Locals, es defineix el tràmit

d’acceptació que permet als ens locals, en els supòsits en què hagin d’acceptar de forma

expressa els ajuts, comunicar a la Diputació l'acceptació de recursos concedits en el marc

d’una convocatòria determinada. L'acceptació comporta la conformitat amb tots els termes de la

concessió i les condicions de la seva execució.

En el cas del Catàleg de serveis, l'acceptació és expressa quan així ho estableix la resolució o

acord de concessió del recurs.

Operacions EinaFase

Acceptació

Ens local

- esborrany

- signatura

- enviament

PMT

Centre gestor Diba

- revisió

- control signatura

- validació/esmena

- seguiment

Revisió PMT

Re

queri

ment

d’e

sm

ena


Els usuaris locals del PMT que ocupen el càrrec de secretari tenen les funcions de signatura i

presentació d’acceptacions de recursos concedits. Altres usuaris diferents poden disposar de

les funcions de signatura i presentació dels tràmits sempre que estiguin habilitats per delegació

d’un usuari signatari, prèvia acreditació d’aquesta circumstància.

Per a que els ens destinataris d’ajuts puguin tramitar l’acceptació, és necessari que els centres

gestors prèviament hagin informat les dades de formalització del recurs en l’eina SIGAC.

La darrera versió del PMT (30/01/2018) inclou la possibilitat de presentar en cada recurs un

apartat específic amb la informació de les condicions d’acceptació en cas que es defineixin, de

manera similar a com es presenten les condicions de sol·licitud i de justificació.

3.4.a. Comunicació d’acceptació verificada – PMT

Els centres gestors realitzen al PMT la revisió de cada acceptació en estat “lliurada” i, en cas

que sigui correcta, avançaran la fase de l’acceptació a l’estat “en curs”. Aquesta operació es fa

a través del botó ‘Fer tràmits per DIBA’ i l’opció ‘Comunicació d’acceptació verificada’. Amb

aquesta acció es genera un correu electrònic a les bústies de l'ens local (corporativa i contacte

tècnic) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit.

El formulari electrònic del tràmit d’acceptació permet als ens locals afegir la data d’acceptació,

que es correspondrà amb el dia en que l’ens va aprovar la concessió i que no té perquè

coincidir amb el moment en que es fa el tràmit. Aquesta data es carrega de manera automàtica

a SIGAC, en el camp ‘data d’acceptació’ de la pestanya Formalització, quan el centre gestor

avança l’acceptació a l’estat “en curs.

PMT. Comunicació de l’acceptació


3.4.b. Requeriment d’esmena a l’acceptació – PMT

En cas que l’acceptació presenti errors subsanables, el centre gestor realitzarà l’operació

‘Requeriment d’esmena’ a través del botó ‘Fer tràmits per Diba’ del PMT, de manera anàloga a

com es fa en els tràmits de sol·licitud i de justificació. Amb aquesta acció, l’acceptació passa a

l’estat “pendent d’esmena”.






de Catalunya.

En el cas del requeriment d’esmena a l’acceptació, el correu electrònic informatiu incorpora el





3.5. Justificació

El tràmit electrònic de justificació de despeses està relacionat amb l’expedient i els ens locals el

realitzen des de l’opció ‘Expedients’ del menú del PMT, a través del botó ‘Fer tràmits (per ens)’.

En el moment que l’ens local presenta la justificació de despeses, es fa l’apunt al Registre

electrònic de documents de la Diputació de Barcelona i no s’envia al registre de factures fins

que la justificació lliurada sigui acceptada pel centre gestor i, per tant, passi a estat ‘en curs’.

L’ens podrà presentar els tràmits següents segons la fase i l’estat de l’expedient:



- Justificació de despeses, mentre la fase/estat de l’expedient sigui ‘Valoració/Estimada’,

‘Formalització/Estimada’ o ‘Justificació/En curs’ en el cas de justificacions parcials). Una

vegada realitzat el tràmit, l’expedient quedarà en fase i estat justificació/lliurada.

- Sol·licitud d’esmena de justificació de despeses (per esmenar la darrera justificació de

despeses lliurada): mentre la fase/estat de l’expedient sigui ‘Justificació/Pendent d’esmena’.

Després de realitzar el tràmit, l’expedient quedarà en fase i estat ‘Justificació/Lliurada’.

De manera similar a la presentació de les sol·licituds, en el cas de les justificacions també

qualsevol usuari local del PMT pot preparar-ne noves, editar-les i consultar l’estat de tramitació,

i únicament els interventors i els secretaris-interventors tenen assignades les funcions de

signatura i presentació de les justificacions. Altres usuaris diferents poden disposar de les

funcions de signatura i presentació del tràmit de justificació sempre que estiguin habilitats per

delegació d’un usuari signatari, prèvia acreditació d’aquesta circumstància.

El PMT comprova si les dades de la persona signant de la justificació estan actualitzades al

Catàleg Unificat de Contactes Corporatius (CUCC). Així, quan coincideixen amb la informació

que té la Diputació de Barcelona, s’informa el camp ‘Correspon signatura’ (pestanya

‘Expedients’) amb l’opció ‘sí’. En cas contrari, el Portal selecciona l’opció ‘Correspon signatura:

no’. Aquesta darrera situació no implica que la justificació sigui incorrecte o invàlida, sinó que el

Portal no ha pogut validar la signatura. En aquest cas, el centre gestor ha de comprovar les

dades del signant en els llistats publicats a l’espai d’Intradiba de la Xarxa de Governs Locals

http://intradiba.diba.cat/web/xarxa-de-governs-locals on trobarà la relació actualitzada dels

responsables locals que estan acreditats per a la signatura dels tràmits en el PMT (alcaldes,

secretaris, interventors i altres signants).

Justificació

Ens local

- certificat despeses

- modalitat d’execució

i altra documentació

- signatura i tramesa

PMT

Centre gestor Diba

- revisió i valoració

- control signatura

- acceptació/esmena

- seguiment

Revisió

Operacions EinaFase

PMT

SAP

Centre gestor Diba

- validació

documentació

- operacions

comptables (‘AD’,

’OS’, ‘O’, ‘P’).

Pagament

https://intradiba.diba.cat/documents/33322106/37999842/SignatarisPMT.xls


Per últim, si el centre gestor detecta que el signant de la justificació no hi és en els llistats

anteriors, comunicarà aquest fet a la Direcció de Serveis de Cooperació Local

([email protected]) que serà la responsable de contactar amb l’ens local per confirmar i

demanar el nomenament corresponent. En aquest cas, la justificació romandrà en estat

“lliurada” fins a l’acreditació del signant.

El centre gestor podrà fer les operacions següents mentre la fase i estat de l’expedient sigui

justificació/lliurada:

3.5.a. Comunicació de justificació verificada – PMT

El centre gestor realitzarà el control i la valoració de la documentació associada a la justificació

d’acord amb les condicions de l’acte de concessió i el règim regulador de cada convocatòria. Si

la justificació és correcta, des la pantalla de l’expedient al PMT, a través del botó ‘Fer tràmits

per Diba’, es realitzarà l’operació ‘Comunicació de justificació verificada’ que implica que

l’expedient passa a estat ‘en curs’ en la fase de justificació. En aquesta operació el centre

gestor pot comunicar qualsevol aspecte d’interès a l’ens local a través del camp ‘Descripció

detallada’ i en realitzar-la es genera un correu electrònic a les bústies de l’ens (corporativa i

contacte tècnic) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit.

Aquest tràmit realitza l’apunt corresponent al registre de factures de la Diputació de Barcelona

amb tota la documentació tramitada per l’ens local a través del PMT.

3.5.b. Requeriment d’esmena a la justificació – PMT

En cas que el centre gestor detecti errors subsanables en la justificació lliurada, es realitzarà

l’operació ‘Requeriment d’esmena’ que implica que l’expedient quedi en la fase de justificació

en estat ‘pendent d’esmena’. En aquesta operació, s’obre una pantalla des de la qual el centre

gestor indicarà el motiu de l’error a esmenar per l’ens (descripció detallada), així com qualsevol

aspecte que consideri rellevant.






de Catalunya.

En el cas del requeriment d’esmena a la justificació, el correu electrònic informatiu incorpora el







Cal tenir present que, quan es fa un requeriment d’esmena en el PMT, es carreguen totes les

dades i documents de la justificació anteriorment presentada per a que l’ens esmeni les dades

i/o documents que correspongui, i la torni a enviar amb tota la informació requerida correcta i

completa. Així, quan el centre gestor realitza la comunicació de la justificació verificada, al

Registre de factures de SAP s’envia la darrera justificació amb la documentació adjunta

d’aquesta, però no de les anteriors. Per això, cal advertir als ens locals que tornin a adjuntar

tota la documentació quan tramitin la resposta a l’esmena.

En el cas que sigui necessari afegir altres documents a la justificació carregada a SAP, el

centre gestor pot fer-ho descarregant els documents des del PMT i adjuntant-los al Registre de

factures prement el botó que hi ha a l’esquerra del títol “Visualitzar factura” i seleccionant

l’opció “Llista annexos”.

En el circuit de justificació a través del PMT, només les justificacions “en curs” són les que

passen, de manera automàtica, al registre de factures. Així, en les justificacions lliurades per a

les que el centre gestor no hi està d’acord i requereix esmena a l’ens local, només es necessari

fer aquesta operació al PMT. Quan l’ens soluciona la incidència esmenable i torna a tramitar la

justificació, es genera un nou apunt al registre general de la corporació a partir del qual

computarà el termini de pagament.

A efectes de pagament, les justificacions lliurades pels ens locals poden ser de dos tipus:

- La justificació i la documentació associada no dóna lloc a pagament ja que aquest ha estat

avançat i ara es presenta la documentació acreditativa.

- La justificació i la documentació associada donarà lloc a un pagament.

Per aquests supòsits, les operacions dels centres gestors continuen de la manera següent:

3.5.c. Tramitació sense pagaments – SIGC-SAP

En cas d’una justificació “en curs” per a la qual l’ens local no sol·licita pagament perquè justifica

un avançament previ i es valori correcta, el centre gestor donarà per justificat l’avançament

realitzat a través de l’aplicatiu SIGC-SAP i annexarà la documentació justificativa a l’operació

comptable tipus ‘OS’.

3.5.d. Tramitació de pagament – SIGC-SAP

En el cas de justificacions “en curs” per a les quals l’ens local sol·licita pagament i es valori

correcta, el centre gestor validarà la documentació presentada i, a través de l’aplicatiu SIGC-

SAP elaborarà el document ‘O’ que, després del procés de fiscalització, donarà lloc a

l’ordenació i el pagament efectiu de l’ajut. Les justificacions en curs que generen pagament

s’envien automàticament al Registre de factures de la Diputació de Barcelona sempre que el

formulari electrònic de justificació tingui assenyalat el chek ‘sol·licita pagament’ (aquesta opció


es presenta assenyalada per defecte en aquest formulari amb l’objectiu d’evitar oblits i tenint en

compte que la majoria de justificacions impliquen sol·licitud de pagament).

Circuit funcional de la justificació de despeses (PMT i SIGC-SAP)

Font: Direcció de Serveis Fiscals i Coordinació. Intervenció General. Diputació de Barcelona. Novembre 2015.


3.6. Finalització

Els centres gestors han de realitzar la finalització de les assistències aprovades a l’aplicatiu

SIGAC (pestanya ‘Finalització’). En aquest apartat, els camps a informar són els següents:

- Data finalització:

1) En cas que es tracti d’una actuació sense incidències, és correspon amb la data en què es

realitza l’objecte de l’assistència:

a) Per als recursos econòmics coincideix amb la data efectiva del darrer pagament de

l’ajut.

b) En els recursos tècnics consistents en la redacció de plans, projectes i informes, quan

l’ens destinatari hagi presentat el document de recepció a la Diputació o bé

transcorregut el termini establert en el decret de concessió pel qual s’entén recepcionat

tàcitament.

c) En els recursos materials consistents en la realització de serveis i activitats dels quals

es derivi un ajut econòmic, quan s’hagi realitzat l’últim pagament.

d) En els recursos materials consistents en provisió de béns, quan l’ens destinatari hagi

presentat el document de recepció a la Diputació o bé transcorregut el termini establert

en el decret de concessió pel qual s’entén recepcionat tàcitament.

e) En els recursos tècnics i materials que s’aprovin per comunicació de concertació, quan

s’aprovi el decret d’acreditació.

f) Altres casos, quan el centre gestor s’asseguri que s’ha realitzat l’objecte de l’assistència.

2) Per a les actuacions amb incidències, es correspon amb la data d’aprovació de la incidència

(per exemple, en el cas de l’aprovació d’un canvi de destí).

- Tipus de finalització: implica la selecció d’un dels tipus següents ‘sense incidències’; amb

incidències: ‘canvi de destinació’, ‘renúncia’, ‘reducció’, ‘revocació’ o ‘per caducitat’.

- Import incidència: camp obligatori si es tracta d’un recurs econòmic i l’estat de finalització

és diferent a ‘sense incidències’.

- Observacions: camp opcional on es pot descriure el motiu de la incidència.


La finalització de les assistències ‘sense incidències’ derivades del Catàleg correspon al centre

gestor, amb independència de si es tracten de recursos econòmics, tècnics o materials.

3.6.a. Finalització de l’assistència – SIGAC

Per als recursos econòmics, a la pestanya ‘SIGC’ de SIGAC, es pot consultar la data efectiva

de pagament que es correspon amb la data de compensació i l’estat pagat en el sistema

comptable corporatiu. Aquesta data és la que el centre gestor ha de fer constar al camp ‘data

de finalització’.

Per facilitar el seguiment del compromís de qualitat referit al termini de pagament dels recursos

econòmics del Catàleg de serveis, els centres gestors són els responsables de finalitzar a

SIGAC les assistències corresponents. En particular, les assistències que no presentin

incidències s’han de finalitzar a partir que es produeixi el pagament. A aquests efectes, cada

mes natural, els centres gestors comprovaran en el SIGC els pagaments realitzats en el mes

anterior. Vegeu la normativa de referència per al seguiment d’aquest compromís:

- Decret Núm. 12865, de 14/12/2017, de la presidenta de la Diputació de Barcelona que aprova

el Protocol de seguiment del compromís de qualitat general dels recursos econòmics del

Catàleg de serveis 2017.

- Decret núm. 5575/16, de 10/06/2016, de la presidenta de la Diputació de Barcelona que

aprova el Protocol de seguiment del compromís de qualitat general dels recursos econòmics

del Catàleg de serveis 2016.

https://intradiba.diba.cat/documents/33322106/55364770/Protocol+seguiment+compromis+economic+Cataleg+2016.pdf/

https://intradiba.diba.cat/documents/33322106/85736936/D_comprom%C3%ADs_pagament_recursos_econ%C3%B2mics_2017.pdf


3.6.b. Comunicació de finalització al PMT – SIGAC

Una vegada l’assistència ha estat finalitzada es pot comunicar a l’ens beneficiari des de la

pestanya ‘Finalització’ de SIGAC, a través del botó “Generar tràmit al PMT”, el qual només

estarà activat si l’assistència ha estat aprovada i finalitzada, té expedient PMT i no existeix el

mateix tràmit.

Aquesta operació pot fer-se individualment per a cada assistència o de manera massiva,

seleccionant les assistències corresponents des de la pantalla ‘Llista d’assistències’ de SIGAC.

Aquesta comunicació, bé sigui individual o massiva, genera els corresponents correus

electrònics informatius a les bústies de l’ens (corporativa i contacte tècnic), i de l’usuari de la

Diputació que ha fet el tràmit.

D’aquesta manera, el canvi d’estat al PMT d’un expedient que es trobi en la fase

“formalització/estimada” a la fase “tancament/finalitzada” es realitza des de SIGAC. Aquesta

operació genera automàticament la comunicació corresponent a l’expedient del PMT en funció

del tipus de finalització que s’hagi informat a SIGAC:

- sense incidències: Comunicació de finalització

- reducció per revocació o renuncia parcial de l’ajut: Comunicació de finalització amb reducció

- renúncia: Comunicació de finalització per renúncia

- revocació: Comunicació de finalització per revocació

- canvi de destinació: Comunicació de finalització per canvi de destinació

Una vegada realitzada aquesta comunicació, la pantalla ‘Finalització’ de l’assistència presenta

la data i hora d’aquest tràmit. Cal observar que podem tenir assistències finalitzades a SIGAC

-quan s’informen els camps data i estat de finalització- que encara no estiguin finalitzades al

PMT perquè fins que no es processa la comunicació de finalització no canvia l’estat de

l’expedient en aquest darrer aplicatiu.


En el marc del sistema de gestió de la qualitat del Catàleg de serveis, l’actualització de l’estat

finalitzat implica l’enviament de la corresponent enquesta de satisfacció a l’ens local destinatari.

En el moment que es finalitza una assistència d’un recurs catalogat, el sistema genera una

enquesta que s’envia automàticament al correu electrònic del contacte tècnic de l’ens

beneficiari passats 7 dies des de la generació del tràmit de finalització al PMT. L’enviament de

l’enquesta només es realitza en el supòsits de finalització ‘sense incidències’ o ‘amb reducció’ i

amb posterioritat a la comunicació de finalització al PMT.

Enquestes de satisfacció del Catàleg de serveis: circuit de gestió.

Font: Servei de Planificació i Avaluació. Diputació de Barcelona. Gener 2016


3.6.c. Gestió d’incidències – SIGAC

En el procés de finalització de les assistències, ens podem trobar amb incidències que

requereixin l’aprovació de l’òrgan competent de la corporació. Aquestes incidències es

corresponen amb els estats de finalització: ‘canvi de destinació’, ‘renúncia’, ‘reducció’ o

‘revocació’.

Amb caràcter general i per a tots els tipus de recursos, quan es produeix una renúncia per part

d’un ens beneficiari d’una assistència prèviament aprovada, el centre gestor finalitzarà

l’assistència amb incidència a través de l’opció ‘renúncia’.

Els ens locals disposen d’un tràmit específic per a la gestió de les renúncies. En aquest sentit,

convé recordar que parlem de desistiment per part de l’ens sol·licitant quan l’assistència no ha

estat formalitzada ni aprovada per un òrgan de la corporació. I parlem de renúncia quan

l’assistència ha estat efectivament formalitzada i aprovada. Així, la ‘Sol·licitud de renúncia’ es

troba disponible per als ens locals en el PMT en aquells expedients que es troben en la

fase/estat ‘Formalització/Aprovada’.

Una vegada tramitada la sol·licitud de renúncia per l’ens local (sol·licitud de renúncia lliurada),

el centre gestor serà el responsable de tramitar el decret corresponent en el cas dels recursos

tècnics i materials i els fons de prestació de Catàleg, essent la Direcció de Serveis de

Cooperació Local el promotor dels decrets corresponents a les renúncies d’ajuts econòmics.

Quan s’aprovi la renúncia, es podrà finalitzar l’assistència amb l’opció ‘renúncia’ i generar el

tràmit al PMT (Comunicació de finalització per renúncia).

Per a un ajut econòmic del Catàleg de serveis objecte de canvi de destí, el centre gestor és la

unitat encarregada de promoure el decret corresponent. Aquest canvi pot afectar a l’objecte de

l’actuació, però en cap cas superarà l’import inicial aprovat per la Junta de Govern en la

resolució de la convocatòria, i ha de quedar restringit a l’oferta de recursos catalogats de la

gerència o direcció de serveis referent. En aquest supòsit, el centre gestor informarà a SIGAC

el següent:

a) A l’assistència inicial, s’ajustarà l’import de formalització a zero, s’informarà el tipus de

finalització (canvi de destí) i la data de finalització (data del decret d’aprovació del canvi de

destí), i es generarà la comunicació al PMT. Aquest tràmit es recomana que estigui

acompanyat d’una comunicació general per informar a l’ens amb més detall.

b) Es crearà una nova assistència, la data de formalització es correspondrà amb la data del

decret d’aprovació del canvi de destí (a l’apartat observacions feu constar la referencia canvi de

destí i el número del decret); s’assignarà un nou codi i es comunicarà al PMT des de la pantalla

‘Formalització’ de SIGAC, a través del botó “Generar tràmit al PMT que crea la ‘Comunicació de

l’aprovació’. Amb aquesta acció s’actualitza l’import ‘Formalitzat’ del PMT amb el valor del camp


‘Import Formalització’ de SIGAC. Quan procedeixi, es finalitzarà l’assistència d’acord amb la

nova actuació realitzada per l’ens.

Pel que fa als ajuts econòmics del Catàleg objecte de renúncia, reducció o revocació, la

Direcció de Serveis de Cooperació Local és la unitat orgànica promotora dels decrets

corresponents. Atès la unificació d’aquests tràmits i amb l’objectiu d’agilitzar la gestió, es

gestionarà amb la Direcció de Serveis de Tecnologies i Sistemes Corporatius la càrrega a

SIGAC de la informació de les assistències afectades:

- En el cas de renúncies, s’actualitzarà el camp ‘Import formalització’ amb el valor zero, i

s’informarà el tipus i la data de finalització (data del decret d’aprovació), així com el camp

‘import incidència’.

- En els cas de reduccions per revocació o renúncia parcial dels ajuts, s’actualitzarà el

camp ‘Import formalització’ amb l’import reduït, i s’informarà el tipus i la data de finalització

(data del decret d’aprovació), així com el camp ‘import incidència’.

- En el cas de revocacions d’ajuts no justificats, aprovada la liquidació final dels mateixos,

s’actualitzarà el camp ‘Import formalització’ amb el valor zero, i s’informarà el tipus i la data de

finalització (data del decret d’aprovació), així com el camp ‘import incidència’.

Una vegada s’hagi realitzat la càrrega automàtica de la informació anterior, es realitzarà la

Comunicació de finalització a SIGAC de manera massiva. Aquestes comunicacions es

presenten en el PMT amb el l’estat de finalització que s’ha informat prèviament a SIGAC

(renúncia, reducció o revocació).

Per actualitzar l’Import formalització amb el valor 0 (renúncies i revocacions) feu les passes

següents:

1. Accediu a la icona de la calculadora per obrir la pantalla ‘Periodificació de la formalització’;

l’aplicatiu no us deixarà canviar directament l’import formalitzat.

2. A la pantalla ‘Periodificació de la formalització’, feu clic sobre l’any de formalització.

3. A continuació cliqueu el botó ‘Eliminar’ i deseu els canvis.

En el marc del Catàleg de serveis, la tramitació de les pròrrogues per allargar el termini

d’execució i justificació d’actuacions correspon als centres gestors en el cas dels recursos

tècnics, els recursos materials i els fons de prestació. Posteriorment a l’aprovació de dites

pròrrogues, els centres gestors han d’actualitzar els terminis d’execució i justificació de les

assistències afectades (pestanya ‘Formalització’ de SIGAC). En el cas dels ajuts econòmics, la

unitat promotora del decret per aprovar la pròrroga i actualitzar les dades d’execució i

justificació és la Direcció de Serveis de Cooperació Local.


4. Flux de tràmits i correspondències

4.1. Expedient amb sol·licitud


� Estats de tramitació i correspondències

Sol·licitud

PMT

Esborrany

SIGAC

Valoració

Justificació

Tancament

Lliurada

Pendent d’esmena

En curs Pendent de valorar

Lliurada

Pendent d’esmena

En curs Registre de factures

Sense incidències

Finalitzada Amb incidències

Finalitzada

Finalitzada Amb reducció

Acceptació

L’acceptació és tàcita si en el termini

d’un mes, comptat a partir de la data

de publicació, els ens beneficiaris no

renuncien. En cas de pagaments

avançats, l’acceptació és expressa

Formalització

Estimada

Aprovada Aprovada

Denegada Denegada

CG: valora totes les assistències

DSCL: després de la resolució per

la Junta de Govern, gestiona la

càrrega de dades de formalització i

genera el tràmit al PMT:

- comunicació de l’aprovació

(estimades)

- comunicació de la denegació

(desestimades i desistides)

CG: revisa totes les sol·licituds,

gestiona esmenes i avança a estat

‘en curs’

CG: revisa totes les justificacions,


‘en curs’

CG: en cas ‘sense incidències’,

informa la data de finalització i

genera el tràmit al PMT

DSCL: en cas de renúncia, reducció

o revocació promou decrets,

gestiona càrrega de dades i genera

el tràmit al PMT

Operacions i responsables

AJUTS ECONÒMICS - CATÀLEG DE SERVEIS

Estats dels expedients i correspondències

Desestimada

Desistida

Lliurada

Pendent d’esmena

En curs


Sol·licitud

PMT

Esborrany

SIGAC

Valoració

Justificació

Tancament

Lliurada

Pendent d’esmena


Estimada

Sense incidències


Finalitzada

Acceptació

Formalització

Desestimada

Denegada Denegada



‘en curs’

Aplicable a catàlegs sectorials amb

ajuts econòmics

CG: informa data i tipus de

finalització en tots els casos, i



RECURSOS TÈCNICS I MATERIALSCATÀLEG DE SERVEIS (amb aprovació)


AprovadaAprovada

Desistida

CG: valora totes les assistències;

- amb el decret d’aprovació, informa

les dades de formalització (data i

òrgan) i genera el tràmit al PMT:

comunicació d’aprovació

- amb el decret de denegació per

desestimació o desistiment per

l’ens, genera la comunicació de

denegació

Lliurada

Pendent d’esmena

En curs

Segons l’acte de concessió,

l’acceptació és tàcita o expressa


Sol·licitud

PMT

Esborrany

SIGAC

Valoració

Justificació

Tancament

Lliurada

Pendent d’esmena


Desestimada

Sense incidències


Finalitzada

Acceptació

Formalització

Estimada

CG: valora totes les assistències;

- en cas d’estimació, emet la

comunicació prèvia, completa les

dades de formalització (data i òrgan)

i genera el tràmit al PMT:

comunicació d’aprovació

- en cas de desestimació i

desistiment, aprovat el decret de

denegació, genera el tràmit al PMT:

comunicació de denegació



‘en curs’

CG: cada trimestre, tramita resolució

d’acreditació, completa les dades de

finalització (data i tipus) i genera el

tràmit al PMT


RECURSOS TÈCNICS I MATERIALS CATÀLEG DE SERVEIS (amb comunicació prèvia)


AprovadaAprovada

Desistida

DenegadaDenegada

L’acceptació és implícita


4.2. Expedient sense sol·licitud

Requerim

ent d’e

sm

ena

Requerim

ent d’e

sm

ena


� Estats de tramitació i correspondències

Sol·licitud

PMT SIGAC

Acceptació

Justificació

Tancament

Lliurada

Pendent d’esmena

En curs

Sense incidències

Finalitzada

Finalitzada

Finalitzada Amb reducció

Amb incidències

Valoració

CG: l’acceptació és tàcita si en el

termini d’un mes, comptat a partir de

la data de notificació, els ens

beneficiaris no renuncien. En cas de

pagaments avançats, l’acceptació és

expressa

Formalització

Aprovada Aprovada

Registre de factures

CG: revisa totes les justificacions,


‘en curs’

DSCL: després de l’aprovació per la

Junta de Govern, gestiona la

càrrega de dades de formalització i


(comunicació de l’aprovació)

CG: en cas ‘sense incidències’,

informa la data de finalització; en

cas de renúncia, reducció o

revocació promou decrets i

actualitza dades; genera el tràmit al

PMT


Estimada

FONS DE PRESTACIÓ - CATÀLEG DE SERVEIS


Lliurada

Pendent d’esmena

En curs


5. Informació complementària de les assistències

A l’eina SIGAC, la gestió de cada assistència es complementa amb les pestanyes següents:

� Execució. En aquesta pestanya podem gravar les dades globals d’execució de l’assistència.

Ens permet recollir informació referent al personal vinculat (responsables i tècnics

col·laboradors), la data d’inici de l’execució i la forma de prestació (amb recursos interns,

externs o de manera mixta).

� Activitats. Ens permet recollir les activitats derivades de l’execució de l’assistència a través

del botó ‘+Nou’. Cada activitat s’informa amb els subapartats següents: activitat, indicadors i

participants. Permet informar les dates i l’estat d’execució de cadascuna de les activitats les

quals es poden classificar d’acord amb les tipologies pròpies de cada centre gestor, fet que

permet la seva explotació. Amb la versió 4.1. de SIGAC (30/01/2018), s’inhabilita la possibilitat

de crear una nova activitat si l’assistència ha estat finalitzada o denegada.

Les pestanyes ‘Execució’ i ‘Activitats’ són d’ús opcional per part dels centres gestors.

Inicialment, aquestes funcionalitats són utilitzades per les gerències de Serveis de Benestar

Social i de Salut Pública i Consum, responent així a la integració de l’eina IACS. Qualsevol altra


gerència o direcció de serveis que estigui interessada en aquests mòduls pot contactar amb

l’Oficina de Sistemes d’Informació Municipals [email protected]

� Destinataris. Aquest apartat es configura com a un suport específic per a la gestió d’aquelles

actuacions locals que es desenvolupen de manera conjunta entre diferents ens a través d’un

percentatge assignat en l’acte de concessió. Mitjançant el botó ‘+Nou’, podeu afegir els

diferents ens locals implicats en una actuació conjunta i assignar el seu percentatge de

participació.

� PMT. En aquesta pestanya es bolca automàticament tots els tràmits associats a l’assistència i

la seva documentació annexa. Trobarem així, de manera ràpida, els documents associats a la

sol·licitud (memòria, formularis de dades tècniques i altres documents) i a la justificació

(certificat de despeses, memòria de l’actuació i altres documents).

Així mateix, en aquesta pestanya podeu visualitzar la fase i l’estat de l’expedient que consta al

Portal de tramitació.

� SIGC. En aquesta pestanya trobareu les operacions comptables vinculades a l’assistència.

Aquesta informació es bolca de manera automàtica a mesura que es van confirmant les

operacions vinculades al pagament de recursos econòmics (‘AD’, ‘OS’, ‘O’, ‘P’) i d’aquells

recursos tècnics i materials amb operacions comptables en el pressupost de despesa. Per a

més detall de les operacions comptables, consulteu l’aplicatiu SIGC-SAP.


Des de SIGAC, a través dels filtres del llistat d’assistències també podeu seleccionar aquelles

que tenen algun tipus de pagament.

� Plantilles. Amb el suport l’Oficina de Sistemes d’Informació Municipals

[email protected], els centres gestors poden modelitzar plantilles de treball per a la

generació d’informes específics amb aquella informació de l’assistència que es predefineixi. Per

exemple, es pot generar una plantilla per generar informes de pagament que incloguin camps

com ara els següents: centre gestor, nom de l’actuació, recurs, convocatòria, import formalitzat,

etc.

� Documentació. La pestanya documentació permet afegir o treure documentació relativa a

l’assistència. Per exemple, en el cas de les Meses de concertació, el centre gestor ha

d’annexar l’informe d’instrucció i valoració tècnica de l’assistència.


� Relacions. Aquesta nova pestanya es posa en producció en la versió 4.1 de SIGAC

(30/01/2018) per facilitar la possibilitat de relacionar diferents expedients del PMT amb una

mateixa assistència. La pestanya permet crear una llista d’expedients relacionats que té

caràcter informatiu i des la qual no es pot activar cap tràmit.

� Notes. És d’utilitat per escriure aquelles observacions que considereu d’interès sobre el

seguiment de l’assistència. Les anotacions es guarden amb usuari i data. Només l’usuari que

les ha creat pot modificar-les i la resta d’usuaris tenen l’opció de consulta.

PMT i SIGAC€¦ · Aquest manual és un document d’ajuda destinat als equips tècnics dels...

Documents

Transcript of PMT i SIGAC€¦ · Aquest manual és un document d’ajuda destinat als equips tècnics dels...