PM News Marzo 2013

# #MARZO 2013Bimestrale di informazione sul Project Management

In questa release:Workshop gratuito:“ Le fondamenta della piattaforma EPM, PMBok, Sincronizzazione con un elenco attivita’àdi SharePoint, Configurare Project Web App per Project Online e molto altro ancora..

PM News © é un progetto editoriale on line di ST NEXT

PM NEWSProject Management Newsletter

Una primavera ricca di novita’

Eccoci alla seconda release 2013 del nostro editoriale PM NEWS. In evidenza il primo workshop marchiato ST NEXT, dove affronteremo le modalità per realizzare un sistema EPM di successo attraverso l’utilizzo della soluzione MS Project 2013.Il nuovo focus-on vi presenta la prima di tre sezioni dedicate al nostro PM Book.Non perdetevi i prossimi numeri…

PM News é un progetto editoriale on line di ST NEXTDa oltre 10 anni ST NEXT SRL è leader per le soluzioni di project management , sviluppo software e applicazioni workflow.L’esperienza professionale e le certificazioni acquisite, fanno di ST NEXT un partner sicuro per la realizzazione di sistemi di project management e per il raggiungimento degli obiet-tivi aziendali. Molte aziende leader di settore si sono affidate ad ST NEXT per lo sviluppo e l’ottimizzazione dei processi aziendali sia su territorio nazionale che per le aziende partner su territorio estero.

ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter © Marzo 2013


http://www.stnext.it

Sommario

Events:# Workshop gratuito:“ Le fondamenta della piattaforma EPM: come realizzare un siste-ma di successo utilizzando la nuova Soluzione Microsoft Project 2013 per Enterprise Project Management .”

Focus on:# Note PMBok Sezione 1 - Il quadro di riferimento: - Capitolo 1: Introduzione - Capitolo 2: ciclo di vita e organizzazione del progetto

Tutorial# Sincronizzazione con un elenco attività di SharePoint

Tips & Tricks# Salvare un file di progetto come pagina Web# Configurare Project Web App per Project Online

IT Tools#

Case History# Prenatal

Our Network



19 Marzo 2013 C/0 MICROSOFT INNOVATION CAMPUSVia Lombardia 2/APeschiera Borromeo (MI)



Events

Workshop gratuito:“Le fondamenta della piattaforma EPM: come realizzare un sistema di successo utilizzando la nuova Soluzione Microsoft Project 2013 per Enterprise Project Management .”

Per Iscrizioni:

mailto:infotav%40microsoft.com?subject=Iscrizione%20WS%20del%2019%20Marzo%202013

Event - 19 marzo 2013

Abstract dell’evento:

Microsoft , ST NEXT e Software One , offrono un workshop gratuito della durata di una giornata durante il quale verranno presentate diverse soluzioni per l’implementazione di Microsoft Project 2013, al fine di mettere le fondamenta per la costruzione di un sistema di Enterprise Project Management di successo per la vostra azienda.

Presenteremo le modalità con cui affrontare correttamente un progetto di realizzazione di un sistema di EPM, attraverso: la condivisione di alcuni casi di successo , l'introduzione alle politiche di licensing, il confronto delle esperienze dei partecipanti, e molto altro ancora che verrà illustrato durante la giornata.

Porre delle solide fondamenta per la gestione dei progetti è indispensabile per assicurarsi un futuro produttivo e sicuro e Microsoft Project 2013 è uno degli strumenti indispensabili per i project manager e per il team di lavoro. In questo workshop dedicato ai project man-agers, responsabili della pianificazione e gestione delle risorse, vogliamo approfondire le tematiche relative ad una migliore implementazione EPM in azienda.

La partecipazione al Workshop darà diritto a 5 PDU da dichiarare all'interno della “Cat-egory B : Continuing education”.


Agenda9.30 - 10.00 Registrazione / Welcome coffee10.00 – 10.45 Presentazione: introduzione e condivisione Agenda Le politiche di Licensing10.45 – 13.00 Demo della piattaforma EPM: simulazione di un ciclo di vita di gestione progetti: • il demand management • la pianificazione • l’esecuzione • il controllo e la rendicontazione • la condivisione documentale e la collaborazione mediante Share Point Workspace • gli strumenti di reporting attraverso Excel e Visio13:00 – 14.00 Pranzo14.00 – 16.00 Le fondamenta di un sistema EPM di Successo: • Approccio e Lesson Learned per una implementazione di successo16.00– 16.30 Domande e Risposte16.30 Coffee Break finale



Focus On:PMBook Sezione 1 - Il quadro di riferimento

Capitolo 1: INTRODUZIONE

Che cos’e’un progetto?

Un progetto è un’impresa complessa, unica e di durata determinata, volta al raggiungimen-to di un obiettivo prefissato mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità.

Alcune caratteristiche:• Iniziativa temporanea• Finalizzata alla creazione un prodotto, servizio o risultato con caratteristiche di unicità• Creazione di Deliverables• Necessita di una pianificazione e successivamente di controllo.


PM Book Sezione 1

Project Management, Program Management e Portfolio-Management

Il project management è l’applicazione di conoscenze, capacità professionali e personali, metodi, tecniche e strumenti alle attività di un progetto, al fine di soddisfarne i requisiti.Un programma è un insieme di progetti e altre attività correlate, che concorrono al raggi-ungimento di un certo obiettivo (per esempio di rilevanza strategica per la azienda stessa o settore d’impresa).Il program management è quindi la gestione centralizzata e coordinata di un gruppo di pro-getti al fine di raggiungere gli obiettivi e i benefici strategici dello stesso programma (non ottenibili gestendo i progetti in modo singolo).Un portfolio è costituito da progetti e altre attività in attesa di essere valutate ai fini dell’eventuale inserimento nel programma.Il portfolio management comprende la selezione, la valutazione continuativa dei progetti/programmi e l’assegnazione di priorità in funzione dell’allineamento agli obiettivi strategici dell’organizzazione.

CAPITOLO 2: CICLO DI VITA E ORGANIZZAZIONE DEL PROGETTO

Ciclo di vita del progetto è un insieme di fasi generalmente sequenziali. Il Ciclo di vita, quindi • Definisce le fasi che collegano l’inizio e la fine del progetto, • Aiuta a stabilire se lo studio di fattibilità è da considerare la prima fase del progetto o un progetto a se stante, • La transizione tra una fase e l’altra comporta in genere una forma di trasferimento tecnico o passaggio di consegne • Definisce quale lavoro tecnico deve essere svolto in ciascuna fase, chi deve essere coinvolto in ciascuna fase, quali sono i deliverable e come debbono essere convali dati

PM Book Sezione 1


Mentre le fasi sono caratterizzate dai seguenti elementi: • Producono in genere dei deliverable • Costituiscono un processo in genere sequenziale che porta alla realizzazione dell’obiettivo del progetto • La conclusione di una fase è verificata tramite opportuni criteri • L’avvio della fase successiva non è automatico ma esiste la possibilità fermarlo per varie ragioni. • In caso di necessità alcune fasi possono essere effettuate in parallelo

Stakeholders di progettoUna definizione di Stakeholder è stata proposta nel 1963 dallo Stanford Research Institute: “un membro di un gruppo il cui sostegno è necessario al progetto per continuare ad esist-ere”.Negli anni ‘80 E. Freeman ha ripreso il lavoro originario di Dodd ampliando la definizione di “Stakeholder” per ricomprendere “qualsiasi individuo o gruppo che può influenzare o essere

influenzato dalle azioni del progetto”.


PM Book Sezione 1

I principali stakeholders sono:

• lo sponsor; • il project manager; • il team di progetto; • gli utenti del prodotto, servizio o risultato finale del progetto; • i fornitori; • enti governativi centrali e/o locali, competenti per verifiche di conformità alle normative o per il rilascio di specifiche autorizzazioni; • altri gruppi di interesse economico e sociale.

Influenza degli Stakeholders e costi delle modifiche

PM Book Sezione 1


Struttura organizzativaLa struttura organizzativa è un fattore ambientale aziendale che può avere effetto sulla dis-ponibilità delle risorse e influire sulla modalità di gestione del progetto. Le strutture organiz-zative spaziano da modelli di tipo funzionale a modelli “per progetti”, con varie strutture a matrice intermedie.

Le caratteristiche delle diverse strutture possono essere riassunte così: • Funzionale: Gerarchia in cui ogni dipendente ha un superiore distinto. Non esiste la figura del PM • Matrice Debole: Le persone rispondono al loro responsabile, come nella funzionale, ma esiste un PM che svolge un ruolo di facilitatore (non può prendere decisioni) o di coordinatore. • Matrice Equilibrata: Viene assegnato un project manager che riporta ad un respon sabile funzionale • Matrice Forte: Il PM riporta al manager dei project manager • Progettuale: I PM godono di una certa indipendenza ed autorità Asset dei processi organizzativi • Processi e procedure • Knowledge base aziendale

il Project Manager deve considerare gli asset dei processi organizzativi e i fattori ambientali aziendali, che devono essere presi in considerazione per ogni processo, anche se non esplici-tamente elencati come input nelle specifiche di processo.


TutorialSincronizzazione con un elenco attivita’ di SharePoint

Ora è possibile sincronizzare i progetti con un elenco attività di SharePoint senza usare Proj-ect Web App. Project consente di impostare un elenco attività di SharePoint in grado di sin-cronizzarsi con il progetto. I membri del team possono così visualizzare la programmazione e aggiornare il proprio lavoro in SharePoint, mentre il project manager può visualizzare le modifiche in Project e viceversa.

Sincronizzazione con un nuovo sito di SharePointIn questa procedura si suppone che un progetto sia aperto in Project ma che il sito di Share-Point non sia stato ancora creato.

1. In Project fare clic su File > Salva. 2. Nell’elenco Sincronizza con selezionare Nuovo sito di SharePoint. 3. Nella casella Nome progetto digitare un nome. 4. Nell’elenco Indirizzo sito aggiungere l’indirizzo dell’elenco attività di SharePoint con cui eseguire la sincronizzazione.

Nota Nell’indirizzo non indicare il nome dell’elenco attività. Project aggiungerà automati-camente la parte corrispondente.


5. Fare clic su Salva.

Ecco cosa succede: quando si fa clic su Salva, viene creato un nuovo sito di SharePoint per il progetto. Le modifiche alle attività apportate in Project si rifletteranno in SharePoint e vice-versa.

Sincronizzazione con un sito di SharePoint esistente. In questa procedura si suppone che in Project sia aperta una programmazione vuota e che tutte le attività da aggiungere si trovino in un sito di SharePoint in un’altra posizione.

1. In Project fare clic su File > Salva. 2. Nell’elenco Sincronizza con selezionare Sito di SharePoint esistente. 3. Nella casella Indirizzo sito digitare l’indirizzo dell’elenco attività di SharePoint che si vuole importare.

Nota Nell’indirizzo non indicare il nome dell’elenco attività. Project aggiungerà automati-camente la parte corrispondente.

Sincronizzazione con elenco attività di SharePoint


4. Fare clic su Verifica sito. 5. Nella casella Elenco attività digitare o selezionare il nome dell’elenco attività da sincronizzare con il progetto.

Sincronizzazione con elenco attività di SharePoint

6. Fare clic su Salva.Quando si fa clic su Salva, l'elenco attività in SharePoint viene visualizzato in Project. Le modifiche all'elenco attività apportate in Project si rifletteranno in SharePoint e viceversa.

Se l’elenco attivita’non si sincronizzaLa tabella seguente contiene le condizioni che possono impedire la sincronizzazione di at-tività di Project con un elenco attività di SharePoint.



Tips & Tricks Salvare un file di progetto come pagina Web

Non è possibile salvare un file di progetto come pagina Web (HTML) con Project 2013, ma è possibile condividere gli aggiornamenti e le programmazioni di un progetto.

Salvare il progetto come file PDF è la soluzione ideale per condividere uno snapshot dell’intero progetto con chiunque disponga di un computer, anche se non hanno installato Project.

1.Scegliere la visualizzazione del progetto che si desidera condividere.

2.Scegliere File > Esporta > Crea PDF/XPS.


Altri modi per condividere le informazioni del progetto - Creare una sequenza temporale Aggiungere una sequenza temporale delle evidenziazioni del progetto a qualsiasi visualiz-zazione, quindi inviarla per posta elettronica al team oppure aggiungerla a una diapositiva di PowerPoint. - Utilizzare un report È possibile utilizzare Project per creare report dinamici comprensivi di grafici, tabelle e col-legamenti utilizzando qualsiasi informazione desiderata del progetto. - Tagliare e incollare Per condividere i dati del progetto senza le immagini, selezionare i campi nella tabella di qualsiasi visualizzazione, quindi incollarli in Word o Excel. - Eseguire la sincronizzazione con SharePoint Project consente di impostare un elenco attività di SharePoint da sincronizzare con il proget-to. I membri del team potranno visualizzare la programmazione e aggiornare il loro lavoro in SharePoint. Le modifiche verranno riflesse in Project e viceversa.


Configurare Project Web App per Project Online

Una volta completato l’acquisto di Microsoft Project Online, viene creato automaticamente un nuovo sito di Project Web App. È possibile decidere di abilitare Project Web App in un sito di SharePoint Online esistente oppure di configurare un secondo sito di Project Web App.

Suggerimento Abilitare Project Web App in una raccolta siti esistente consente di sfrut-tare le autorizzazioni esistenti e gli utenti già definiti.

Abilitare Project Web App in un sito di SharePoint Online esistenteOgni sito di SharePoint Online ha una o più “raccolte siti”. Una raccolta siti è un insieme gerarchico di siti che è possibile gestire singolarmente o come gruppo. I siti in una raccolta condividono le impostazioni di amministrazione, la struttura di spostamento e altre carat-teristiche come le autorizzazioni.

Per abilitare Project Web App in una raccolta siti esistente:

1.Accedere al sito portale di Microsoft Office 365. Suggerimento Se non si è sicuri dell’ID utente, fare riferimento al messaggio di posta elettronica Guida introduttiva a Microsoft Office 365 ricevuto, in cui sono specificati l’ID utente e altre informazioni relative all’account.

2.Nella barra blu in alto a destra nella pagina fare clic su Amministratore e quindi su Pro-getto. Verrà visualizzato l’elenco Raccolte siti nell’interfaccia di amministrazione di Share-Point.3.Posizionare il puntatore del mouse sull’URL relativo alla raccolta siti in cui si vuole abilita-re Project Web App, quindi selezionare la casella di controllo visualizzata a sinistra dell’URL.4.Sulla barra multifunzione fare clic su Project Web App e quindi su Aggiungi.5.Nella finestra di dialogo visualizzata fare clic su Attiva se si è sicuri di voler aggiungere Project Web App alla raccolta siti. Nota Dopo l’attivazione di Project Web App nella raccolta siti esistente, attendere per circa 15 minuti prima di iniziare a usare il sito, in modo da consentire il completamento dell’installazione delle caratteristiche di Project Web App.

Tips & Tricks

PM NEWS

Creating a SharePoint Workflow with Visio Premium 2010

Case History

ST NEXT © - PM NEWS - Project Management Newsletter© Marzo 2013


“L’intervento di ST NEXT ha favorito il monitoraggio dello stato di avanzamento dei pro-getti, delle funzioni di inserimento di nuove proposte e di gestione del flusso di approvazi-one, fornendoci uno strumento di analisi e previsione indispensabile per ottimizzare il por-tafoglio progetti aziendale.” Dott. Massimo Lozzi, Prénatal S.P.A.

Prénatal SpA è la più grande catena europea di negozi specializzati nella distribuzione di prodotti per la mamma ed il bambino fino a undici anni.

Prénatal SpA è una società italiana con headquarter ad Agrate Brianza (MI). Attualmente vanta 440 punti vendita in 16 paesi.Un approccio univoco di tipo europeo, prevede l’applicazione dello stesso marketing mix.

SfidaL’esigenza di Prenatal era quella di passare da una gestione dei progetti basata su un foglio riepilogativo e su di un unico file di progetto a una gestione più organica che permettesse di:

- Mappare all’interno dello strumento l’intero processo di pianificazione, gestione e control lo del progetto- Realizzare un Workflow approvativo a supporto dell’interno ciclo di vita individuato- Verificare il carico di lavoro dei gruppi di risorse e dei Centri di Competenze identificati- Verificare il Portafoglio Progetti attraverso cruscotti semaforici opportuniRaccogliere le informazioni qualitative relative all’andamento del progetto attraverso strumenti di col laborazione.

La soluzione avrebbe dovuto inoltre permettere di gestire: - Documentazione di progetto - Documenti di processo e descrittivi di interventi (Solution Manager) - Documenti di progetto: gestiti nell’area di lavoro del progetto SharePoint - Problematiche e Rischi Aree di discussione per il gruppo di lavoro


SoluzioneLa soluzione individuata si basa su Microsoft Project Server 2010, le cui funzionalità di Portfolio Manage-ment hanno permesso a Prenatal di gestire in maniera standardizzata la raccolta delle proposte di proget-to e il workflow di approvazione di ciascuna di esse.La pianificazione di dettaglio è quindi effettuata mediante la creazione di Gantt di progetto e allocazione di risorse.

VantaggiLa soluzione integrata basata su Project Server 2010 garantisce un costante monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti. Le funzioni di inserimento di nuove proposte e di gestione del flusso di ap-provazione forniscono un importante strumento di analisi e previsione in un’ottica di ottimizzazione del portafoglio progetti aziendale.


Our NetworkI link piu’interessanti per il Project Management


Project Management Institute - PMI

Istituto italiano Project Management - ISIPM

Lean

ITIL

ISTQB

COBIT

Microsoft Project Server 2010

Microsoft SHOWCASE

http://www.pmi.org/

http://www.isipm.org/

http://www.leansoftwareinstitute.com/

http://www.itil-officialsite.com/

http://istqb.org/display/ISTQB/Home

http://www.isaca.org/Knowledge-Center/COBIT/Pages/Overview.aspx

http://www.microsoft.com/project/en-us/project-server-2010.aspx

http://www.microsoft.com/it-it/showcase/default.aspx

PM News Marzo 2013

Documents

Transcript of PM News Marzo 2013