PERANCANGAN SISTEM INTEGRASI UNTUK MARKETING,...

PERANCANGAN SISTEM INTEGRASI UNTUK MARKETING, GUDANGDAN KEUANGAN PADA PROSES KERJA TRANSAKSI PENJUALAN

DENGAN OPENERP 7.0 DI PT. KALA INDAH PRIMA

Rian PurnamaFakultas Teknik UPN “Veteran” Jakarta

[email protected]

Abstract

PT. Kala Indah Prima is a national private company which produces gypsum general tradingand contractor. In this company has a several of important divisions on a sales transaction workflow,there is marketing division, warehouse division and accounting division. Design of itegration systemin every divisions aims to simplify an workflow to more quickly, precisely and accurately. The presenceof these system can improve the workflow become so effective and efficient morethan use a manualsystem and the decision by management can a be carefully, quickly and appropriately on policybased on accurate and valid generate information from this system. Information system design wasdeveloped with the OpenERP software version 7.0. Designing systems that can handle the activitiescarried out workflow consists of the activities the customer record, inventory record, the orderingof goods record, customer billing records, records of payment transactions and integrating of salescounter, warehouse and accounting divisions. The results of this study to be expected to overcomearising problems from system manually workflow with the use of computerized system already.

Key words: Design of Information System, Integration, Workflow, OpenERP 7.0

PENDAHULUANMenghadapi persaingan bebas yang terjadi

sekarang ini, perusahaan dituntut harus mampuberadaptasi dan mengikuti perkembangan -perkembangan yang terjadi saat ini. Untuk itusumber daya perusahaan harus dapat dikerahkansecara maksimal dan profesional untuk mendukungkeberhasilan perusahaan. Keberhasilan perusahaansangat tergantung pada keberhasilan manajemendalam melaksanakan pekerjaanya. Keberhasilanmanajemen perusahaan tergantung pada tersedianyainformasi yang relevan dari pengolahan data yangtepat, agar informasi dapat ditangani secarasistematis dan praktis, perlu adanya manajemensistem informasi.

Perkembangan yang terjadi dalam teknologiinformasi telah menyebabkan informasi menjadisalah satu sumber daya yang sangat penting bagisebuah perusahaan. Dengan tersedianya informasiyang akurat dan cepat maka akan dapatmendukung proses operasi dan pengambilankeputusan. Informasi adalah suatu desain didalamsuatu organisasi yang mempertahankan kebutuhanpengolahan harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasidan menyediakan pihak luar tertentu denganlaporan- laporan yang diperlukan.

PT. Kala Indah Prima adalah perusahaanyang bergerak pada General Trading & Contractor( Produk & Jasa Gypsum ). Beralamatkan di JL.Condet Raya No.37 Batu Ampar, Keramat Jati,Jakarta Timur (13520) ini sudah berdiri sejak tahun90an dan sudah cukup banyak memiliki jumlahkaryawan dan anak perusahaan / cabang dariperusahaan, yaitu: Cabang Bogor yangberalamatkan di JL. Raya Bogor KM. 51, Bogor,Jawa Barat, Cabang Cikampek yang beralamatkandi JL. Ahmad Yani, No. 55 Cikampek, Jawa Barat,Cabang Serang yang beralamatkan di JL. RayaPandeglang KM. 8, Serang, Banten. Padaperusahaan ini terdapat 3 bagian penting dalamperusahaan, yaitu: Bagian Marketing / BagianPenjualan, Bagian Gudang, Bagian Keuangan.Perusahaan ini mempunyai masalah mengenaiproses kerja yang pencatatan dan transaksimasih dilakukan secara manual, khususnya padaproses kerja transaksi penjualan serta belumterintegrasinya bagian – bagian yang ada pada

UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA

perusahaan. Sehingga mengakibatkan lamanyawaktu yang dibutuhkan dalam menjalankan proseskerja serta laporan – laporan yang dimintapada pihak manajemen sering terlambat dan kadangtidak sesuai. Masalah yang ada ini membuat pihakmanajemen lamban dalam pengambilan keputusandan rawan akan tindakan korupsi yang dapatmerugikan perusahaan.

Oleh sebab itu PT. Kala Indah Prima mencarisebuah jalan keluar untuk mengatasi masalahyang dihadapi agar dapat menata manajemendengan baik sekaligus menyederhanakan danmempermudahpengaturan aktivitasyang dilakukan-nya. Sistem Informasi Manajemen ( SIM )merupakan jalan keluar yang dipilih PT.Kala Indah Prima untuk mencoba mengatasimasalah yang ada, Sistem Informasi Manajemen( SIM ) adalah sistem perencanaan bagian dariinternal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatanmanusia, dokumen, teknologi dan proseduruntuk memecahkan masalah bisnis, seperti biaya,jasa atau strategi bisnis. Sistem InformasiManajemen dapat membantu mengidentifikasi kansuatu masalah, menyelesaikan masalah danmengevaluasi kinerja serta dapat dipergunakandalam semua tahap manajemen, termasukperencanaan, pengendalian dan pengambilankeputusan. (Muhamad ZamZami, S.E, M.M.)

TINJAUAN PUSTAKASistem Informasi Manajemen (SIM)

Setiap perusahaan pasti melakukantransaksi – transaksi yang harus diolah agar bisamenjalankan kegiatanya sehari - hari. Seperti, daftargaji yang harus disiapkan, transaksi penjualan, datakeluar – masuknya keuangan dan informasi-informasi tentang produk atau jasa perusahaan,semua ini dan hal -hal lainya adalah kegiatanpengolahan data dan dianggap bersifat pekerjaanjuru tulis yang mengikuti suatu prosedur tertentu.Komputer bermanfaat untuk tugas – tugaspengolahan data semacam ini. Tetapi sebuah SistemInformasi Manajemen melaksanakan pula tugas –tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahandata, dimana sistem pengolahan informasi yangmenerapkan kemampuan komputer untukmenyajikan informasi bagi manajemen dan bagipengambilan keputusan. Sistem InformasiManajemen ( SIM ) menurut Jogiyanto yang dikutipdalam Suratma ( 2013 ) dikatakan bahwa SistemInformasi Manajemen ( SIM ) adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk

mendukung kegiatan operasional, manajemen danfungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.Sistem Informasi Manjemen (SIM ) merupakankombinasi yang teratur antara people, hardware,software,communication network dan resource data(kelima unsur ini disebut komponen sisteminformasi ) yang mengumpulkan, merubah danmenyebarkan informasi dalam organisasi.SIM bertujuan sebagai berikut :1. Menyediakan informasi yang dipergunakan

didalam perhitungan harga pokok jasa,produk atau tujuan lain yang diinginkanmanajemen.

2. Menyediakan informasi yang dipergunakandalam perencanaan, perancangan, pengendalian,pengevaluasian dan perbaikan berkelanjutan.

3. Menyediakan informasi untuk pengambilankeputusan.

Sistem Informasi ManajemenDalam Perusahaan

Ketika konsep sistem informasi manajemen(SIM) pertama kali muncul pada pertengahan tahun1960, ada optimisme yang belum terbukti bahwasistem informasi manajemen akan menyediakaninformasi untuk memenuhi kebutuhan semua aspekmanajemen perusahaan. Berbagai kegagalan awalmenjadi sinyal yang jelas bahwa optimisme itutidak berdasar. Sistem informasi perusahaan(enterprise information system) menjadi populersejak tahun 1990 an, para analis memberikanberbagai alasan kepopuleran tersebut dikarenakankebutuhan dari informasi untuk mencakup seluruhperusahaan.

Selama tahun 1990 an penerapan komputeryang konservatif mulai memberi jalanbagi kemunculan kembali minat unuk menerapkankomputerisasi didalam organisasi secarakeseluruhan. Sistem informasi perusahaan( enterprise information system ) adalah sustu sistemberbasis komputer yang dapat melakukansemua tugas akuntansi standar bagi semua unitorganisasi secara terintegrasi.Sistem informasimemiliki peran yang sangat penting dalamsebuah organisasi. Saat ini sistem informasiperusahaan dapat mengakumulasikan seluruhdata transaksi akuntansi dari berbagai departeman,seperti : bagian manufaktur, bagian pemasaran,bagian keuangan, bagian warehouse dan berbagaifungsi bisnis lainnya.

Perencanaan sumber daya perusahaan jugadigunakan untuk menjelaskan sistem informasi


perusahaan. ERP ( enterprise resource planning )adalah suatu sistem yang terintegrasi yangmemungkinkan manajemen atas seluruh sumberdaya perusahan secara keseluruhan. Popularitasistilah ERP sebagian besar disebabkan oleh parapenjual perangkat lunak aplikasi sistem informasiperusahaan.

Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resource Planning / ERP)

ERP merupakan sistem terintegrasi yangmempunyai tujuan merangkum proses bisnisyang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yangefektif dan efisien dan sistem tersebut didukungdengan teknologi informasi dan dapat menghasilkaninformasi yang menunjang perusahaan menjadilebih kompetitif. Berikut Beberapa pendapat tentangpengertian ERP yang dikutip pada Suratmo (2013):Menurut Azhar Susanto (2004) mengemukakanpengertian Enterprise Resource Planning ( ERP )adalah peket sistem yang terintegrasi yang dirancanguntuk memberikan integrasi yang menyeluruhterhadap seluruh data yang terkait dengan sisteminformasi perusahaan.

Menurut Djokopranoto (2002) ERP( Enterprise Resource Planning ) adalah sebuahkonsep untuk merencanakan dan mengelola dayaperusahaan, baik pada keuangan,manusia, mesin,waktu, material dan kapasitas yang berpengaruhluas mulai dari manajemen tertinggi hingga opera-sional disebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkansecara optimal untuk menghasil-kan nilai tambahbagi seluruh pihak yang berkepentingan atasperusahaan tersebut. ERP juga berfungsi menginteg-rasikan proses – proses produk atau jasa perusahaan.

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik,jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infras-truktur komputer baik software maupun hardwaresehingga pengolahan data dan informasi dapatdilakukan dengan mudah dan terintegrasi.Olehkarena itu hampir tidak mungkin mewujudkankonsep ERP tanpa adanya dukungan sistemterkomputerisasi. Konsep – konsep dasar ERP,yaitu :1. ERP (Enterprise Resource Planning) terdiri atas

paket software yang menjamin integrasi yangmulus atas semua aliran informasi diperusahaan, meliputi keungan, akuntansi, sumberdaya manusia, rantai pasok dan informasikonsumen.

2. Sistem ERP(Enterprise Resource Planning)adalah sistem yang dapat di konfigurasi, yang

mengintegrasikan informasi dan proses yangberbasis informasi didalam dan melintas areafungsional dalam sebuah organisasi.

3. Satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuanantar muka di seluruh enterprise.Konsep – konsep utama ERP tersebut digambar-kan pada gambar dibawah ini :

Gambar 2.1 Konsep dasar ERP

Fungsi atau kegunaan ERP ( EnterpriseResource Planning ) menurut Hunton dan Sutton( 2005 ) adalah sebagai berikut :1. Dapat mendukung proses organisasi a.

Pengolahan data, proses bisnis.b. Menjadi fasilitas bagi fungsi organisasi.c. Merekam proses bisnis dengan lebih teliti.d. Menyimpan data untuk pengambilan

keputusan.2. Dapat mendukung dalam proses transaksi

organisasia. Pembayaran pesanan.b. Pembayaran pembelian.

Tentang keuntungan sistem ERP bagi peru-sahaan, terdapat persepsi umum yaitu, bahwaimplementasi sistem ERP akan meningkatkanfungsionalitas perusahaan dengan cepat, tercapainyaharapan tinggi yang berupa penghematan biayadan peningkatan layanan, sangat bergantung padaseberapa jauh kita memilih sistem ERP yang sesuaidengan fungsionalitas perusahaan dan seberapaoptimal kita melakukan modifikasi dan konfigurasiulang atas proses-proses yang ada pada sistemstrategi dan struktur perusahaan. Adapun beberapakeuntungan dari penggunaan sistem infirmasiterpadu dalam konsep ERP, antara lain dapatdisebutkan sebagai berikut :1. ERP menawarkan sistem terintegrasi didalam

perusahaan, sehingga proses dan pengambilankeputusan dapat dilakukan secara lebih efektifdan efisien.


2. ERP tidak hanya memadukan data dan orang,tetapi juga menghilangkan kebutuhan dan

koreksi data pada banayak sistem komputeryang terpisah.

3. ERP memungkinkan manajemen mengelolaoperasi, tidak hanya sekedar memonitir saja.

4. ERP membantu melancarkan pelaksanaan prosesmanajemen dengan kemampuan memadukanya.

Secara keseluran sistem ERP diharapkan dapatmeningkatkan fungsionalitas proses manajemen,baik pada bagian-bagian departemen yang adamaupun antar muka dengan konsumen.

Pengertian DataData merupakan fakta atau bagian dari fakta

yang mengandung arti, yang dibutuhkan dengankenyataan, gambar-gambar, kata-kata, angka –angka, huruf atau simbol - simbol menyatakansuatu ide objek kondisi atau situasidan lain – lain.Fatansyah ( 2001 ).

Data adalah bentuk yang masih mentah yangbelum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu modeluntuk dihasilkan informasi. Jogiyanto ( 2005 ).Berdasarkan pendapat para ahli tersebut makadapat disimpulkan bahwa data adalah kenyataanyang menggambarkan kejadian- kejadian, danmasih berbentuk mentah sehingga perlu diolahlebih lanjut sehingga bisa menghasil-kan informasi.

Pengolahan DataPengolahan data adalah proses yang

digunakan untuk menggambarkan perubahanbentuk data menjadi informasi yang memilikikegunaan. Semakin banyak data dan kompleksnyaaktivitas pengolahan data dalam suatu organisasi,baik itu organisasi besar maupun organisasi kecil,maka metode pengolahan data yang tepat sangatdibutuhkan. Andri Kristanto ( 2007 ). Berdasarkanpendapat ahli tersebut maka dapat disimpulkanbahwa pengolahan data adalah perubahan bentukdata menjadi informasi.

Pengertian InformasiMenurut Davis Gordon dalam bukunya

yang berjudul Kerangka Dasar Sistem InformasiManajemen ( 1984 ). Informasi juga berarti kumpu-lan data yang diolah menjadi bentuk yang lebihberguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Menurut pendapat diatas informasi dapatdisimpulkan sebagai data yang telah diproseskemudian diolah menjadi bentuk yang lebih berguna

dan dapat digunakan dalam pengambilankeputusan.

Kualitas InformasiMenurut Davis Gordon dalam bukunya yang

berju-dul Kerangka Dasar Sistem InformasiManaje-men ( 2005 ) menggambarkan kualitas ataumutu dari suatu informasi (quality of information)tergantung dari tiga pilar, yaitu diantaranya :

AkuratBerarti informasi harus bebas dari kesalahan

kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasitersebut harus jelas mencerminkan maksudnyakarena dari sumber informasi ke penerimainformasi kemungkinan banyak terjadi gangguan(noise) yang dapat merubah atu merusak informasitersebut.

Tepat pada waktunyaBerati informasi yang datang pada penerima

tidak boleh terlambat. Informasi yang sudahusang atau kadaluarsa tidak akan mempunyai nilailagi, karena informasi merupakan landasan dalampengambilan keputusan, bila pengambilankeputusan terlambat, maka dapat berakibat fataluntuk organisasi.

RelevanBerarti informasi tersebut mempunyai manfa-

at untuk pemakainya.Relavansi informasi untuktiap-tiap orang satu dengan yang lainya berbeda.

Pengertian Perancangan SistemSistem berasal dari bahasa latin (Systema)

dan bahasa yunani (sustema), pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapimeskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi,semua sistem pada bidang-bidang tersebut mem-punyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistemharus mempunyai elemen, interaksi antar elemen,interaksi antara elemen dengan lingkunganya danyang terpenting adalah sisitem harus mempunyaitujuan yang akan dicapai. Maka dapat disimpulkansistem adalahkumpulan elemen-elemen yang salingbekerjasama dan berinteraksi untuk memprosesmasukan kemudian saling berhubungan, berkumpulbersama – sama untuk mencapai tujuan yang telahditentukan.

pengembangan sistem berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan suatusistem yang lama secara keseluruhan atau


memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti karena beberapahal, diantaranya :1. Timbulnya permasalahan-permasalahan (

problems )Permasalahn tersebut dapat berupa :Ketidakberesan dalam sistem yang lama,sehingga sistem tidak dapat bekerja sesuaidengan yang diharapkan. Contohnya : adanyakecurangan dalam kegiatan perusahaan, kegiatanyang tidak efisien dan lain – lain.Pertumbuhan organisasi yang menyebabkanharus disusunnya sistem yang baru. Contohnya:kebutuhan informasi yang semakin luas, volumepengolahan data semakin meningkat dan lain –lain.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (Opportunities )Dalam keadaan pasar bersaing, kecepataninformasi atau efisiensi waktu sangatmenentukan berhasil atau tidaknya strategi ataurencana – rencana yang telah disusun untukmeraih kesempatan – kesempatan yang ada.Untuk mendapatkan informasi tersebut, perluadanya teknologi informasi yang lebih canggih,bila tidak dapat memanfaatkan teknologiinformasi dengan baik maka kesempatan-kesempatan ini akan jatuh ditangan pesaing.

3. Adanya intruksi – intruksi ( directives )Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadikarena adanya intruksi dari atasan atau pihakluar perusahaan seperti peraturan pemerintah.Proses pengembangan sistem mempunyaibeberapa tahapan mulai dari sistem itudirencanakan sampai dengan sistem tersebutditerapkan, dioperasikan dan dipelihara.Tahapan-tahapan tersebut dapat dilihat adagambar 2.2 berikut :

Gambar 2.2 Siklus Hidup Sistem

Untuk lebih jelasnya, adapun tahapan – tahapanyang harus dilaksankan secara sistematis dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagaiberikut :1. Kebijakan dan Perencanaan Sistem (System

Planning )a. Permintaan untuk studi suatu sistem

(request for a system study )b. Pengamatan atau investigasi awal

(initial investigation )c. Study kelayakan (feasibility study)

2. Analisis Sistem (System Analysis)a. Mendefinisikan kembali masalah (redefine

the problem )b. Memahami sistem yang ada ( understand

the existing system )c. Menentukan kebutuhan – kebutuhan pemakai

dan hambatan – hambatan pada suatu sistem baru (determine user requierments and constraints on a new system )

d. Model logika dari pemecahan yangdirekomendasi (logical model of therecommended solution )

3. Desain Sistem/Perancangan Sistem (system Design )a. Desain keluaran ( output design )b. Desain masukan ( input design )c. Desain simpanan ( file design )

4. Implementasi Sistem (SystemImplementation )a. Pembangunan sistem ( system building)b. Pengetesan ( testing )c. Instalasi/konversi (installation/convertion )d. Operasi ( operation )e. Kaji ulang setelah implementasi ( post –

implementation review )5. Perawatan ( Maintenance )

a. Menggunakan sistemb. Audit sistemc. Memelihara sistemd. Perawatan dan peningkatan-peningkatan

Perancangan sistem adalah merancang ataumendesain suatu sistem, yang isinya adalahlangkah - langkah operasi dalam prosespengolahan data dan prosedur untuk mendukungoperasi sistem. Menurut Jogiyanto dalam bukunyayang berjudul Analisis dan desain sistem, yangdikutip dalam Suratmo ( 2013 ). Perancangan sistemdapat diartikan sebagai berikut :1. Pendefinisian dari kebutuhan fungsional.2. Persiapan rancang bangun implementasi3. Menggambarkan bagaimana suatu sistem

dibentuk.


4. Dapat berupa penggambaran perencanaan danpembuatan sketsa atau pengaturan daribeberapa elemen yang terpisah kedalam satukesatuan yang utuh dan berfungsi.

5. Termasuk menyangkut mengkonfigurasidari komponen perangkat keras dari suatu sistem.

Alat Bantu Perancangan SistemUntuk melakukan langkah-langkah peran-

cangan sistem, maka dibutuhkan alat dan teknikuntuk melaksanakanya. Alat-alat yang digunakandalam suatu perancangan sistem umumnya berupagambaran atau diagram. Adapun alat bantu yangdigunakan dalam perancangan sistem yangdigunakan adalah :

FlowchartFlowchart merupakan gambaran atau

bagan yang memperlihatkan urutan dan hubunganantar proses beserta pernyataannya. Gambaran inidinyatakan dengan simbol dan dengan demikiansetiap simbol menggambarkan proses tertentu.Hubungan antar proses digambarkan dengangaris penghubung.Flowchart disebut juga dengan diagram alir (diagram flowchart ). Dengan menggunakanflowchart akan memudahkan kita untuk melakukanpengecekan bagian – bagian terlupakan dalamanalisis masalah. Disamping itu, flowchart jugaberguna sebagai fasilitas untuk dapatberkomunikasi antara pemrogram yang bekerjadalam tim suatu proyek.Dalam pembuatan suatu flowchart tidak adarumusan atau patokan yang bersifat mutlak, karenaflowchart merupakan gambaran hasil pemikirandalam menganalisis suatu masalah. Oleh karenaitu flowchart yang dihasilkan dapat bervariasiantara suatu pemrogram dengan yang lainya.Secara garis besar setiap pengolahan dalamflowchart terbagi atas tiga bagian utama, yaitu :input, proses pengolahan dan output. Simbol –simbol yang ada pada flowchart , terdapat padatabel 2.1 berikut ini :

Tabel 2.1 Simbol – Simbol Flowchart

Diagram KonteksMenurut Tata Subari ( 2004 ) dalam Suratmo

(2013 ), mendefinisikan diagram konteks dibuatuntuk menggambarkan sumber serta tujuan datayang akan diproses atau dengan kata laindiagram tersebut digunakan untuk mengembangkansistem secara umum dan global dari keseluruhaansistem yang ada.

Maka dapat disimpulkan diagram konteksadalah diagram yang terdiri dari satu prosesyang menggambarkan ruang lingkup suatu sistemdan gambaran umum suatu sistem yang berjalanyang menggambarkan hubungan antara entitassatu dengan yang lainnya.

Data Flow Diagram ( DFD )Data flow Diagram menurut Jogiyanto (

2005) yang dikuti dalam Suratmo ( 2013 ),DFD adalah Diagram digunakan untuk


menggambarkan suatu sistem yang telah adaatau sistem baru yang akan dikembangkansecara logika tanpa mempertimbangkan lingkunganfisik dimana data tersebut akan disimpan. DataFlow Diagram juga digunakan pada metodologipengembangan sistem yang terstruktur.Sedangkan menurut Tata Subari dalam Suratmo2031, tahapan atau tingkatan konstruksi DFD, yaitusebagai berikut:a. Diagram konteks, Diagram ini dibuat untuk

menggambarkan sumber serta tujuan data yangakan diproses atau dengan kata lain diagramtersebut digunakan untukmenggambarkan sistemsecara umum/global dari keseluruhan sistemyang ada.

b. Diagram Nol (0), Diagram ini dibuat untukmenggambarkan tahapan proses yang adadidalam diagram konteks, yang penjabarannyalebih terperinci.

Berdasarkan pengertian di atas maka dapatdisimpulkan bahwa DFD adalah suatumodel yang menggambarkan aliran data dan prosesdalam mengolah data disuatu sistem.

Adapun simbol – simbol yang biasadigunakan dalam pembuatan Data Flow Diagram( DFD ), dapat dilihat pada tabel 2.2 berikut ini :

Tabel 2.2 Tabel Data Flow Diagram ( DFD )

Entity Relationship Diagram ( ERD )Entity Relationship Diagram adalah sebuah

diagram yang menggambarkan model relasi antarrancangan data tersimpan atau digunakan untukmemodelkan struktur data dan hubungan antaradata. Entity Relationship Diagram menggunakansejumlah notasi dan simbol utuk menggambarkanstruktur dan hubungan antar data. ERD terdiri daridua macam, yaitu entitas (entity) dan relasi (Relation ). ERD merupakan suatu model yangdigunakan untuk menggambarkan data dalam

bentuk entitas, atribut dan hubungan antarentitas. Komponen – komponen dari ERD yangdikutip dalam Suratmo ( 2013 ) adalah sebagaiberikut :a. Entitas (Entity) Pengertian entitas adalah segala

sesuatu yang dapat digambarkan oleh data.Entitas juga dapat diartikan sebagai sesuatuyang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakandari sesuatu yang lain.

Menurut Fathansyah (1999) ada duamacam entitas, yaitu entitas kuat dan entitaslemah. Entitas kuat merupakan entitas yangtidak memiliki ketergantungan dengan entitaslainnya. Sedangkan entitas lemah merupakanentitas yang kemunculannya tergantung padakeberadaan entitas lain dalam suatu relasi.

b. Relasi atau Hubungan Relasi menunjukanadanya hubungan diantara sejumlah entitasyang berasal dari sejumlah himpunan entitasyang berbeda. Kumpulan semua relasi diantaraentitas-entitas yang terdapat pada himpunanentitas membentuk suatu himpunan relasi.Istilah himpunan relasi jarang sekali digunakandan lebih sering disingkat dengan istilah relasiatau hubungan. Relasi atau hubunganmerupa-kan keterkaitan antara beberapa tipe entitas.Adapun hubungan relasi pada Entity RelationshipDiagram terdapat tiga macam dalam hubunganrelasi ERD, yaitu : One To One atau hubunganrelasi satu ke satu ini dinyatakan dengan satukejadian pada entitas pertama dan hanyamempunyai satu hubungan dengan satu kejadianpada entitas yang kedua dan sebaliknya.

One To Many Tingkat hubungan satukebanyak adalah sama dengan banyak ke satu.Tergantung dari arah mana hubunganterlihat.Untuk satu kejadian entitas yangpertama dapat mem-punyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua.Sebaliknya satu kejadian pada entitas yangkedua hanya dapat mempunyai satu hubungandengan satu kejadian padaentitas yang pertama.

Many To Many Tingkat hubungan banyakkebanyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuahentitas akan mempunyai banyak hubungandengan kejadian pada entitas lainya, dilihatdari sisi yang pertama maupun dilihat dari sisiyang kedua.

c. Atribut adalah properti atau karakteristikyang terdapat pada setiap entitas.

Adapun simbol – simbol yang biasa dipakai


pada Entity Relationship Diagram (ERD),terdapat pada tabel 2.3 berikut ini :

Tabel 2.3 Tabel ERD

Relasi TabelPengertian Tabel Relasi yang dikutip

dalam Suratmo ( 2013 ) adalah data yang menggam-barkan hubungan antar tabel yang satu dengan tabelyang lainya. Dengan kata lain relasi tabel merupa-kan hasil dari suatu teknik untuk mengorganisasidata ke dalam tabel-tabel untuk menghilangkankerangkapan data, mengurangi kompleksitas danmempermudah pemodifikasi data atau yang biasadisebut dengan normalisasi data. Didalam tabel –tabel tersebut terdapat primary key yang berfungsisebagai field kunci utama dari yang menunjukanbahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisadiisi dengan data yang sama dengan kata lainprimary key menjadikan tiap tabel memilikiidentitassendiri-sendiri yang membedakan satu sama lain(unik), serta foreign key adalah suatu attribute yangmelengkapi satu relationship yang menunjukankeinduknya.

Struktur FilePengertian Struktur File terdiri dari elemen

- elemen data yang disebut dengan item data sehing-ga secara prinsip struktur dari data ini dapatdigambarkan dengan menyebutkan nama item –itemnya, Suratmo ( 2013 ). Struktur file digunakandalam perancangan sistem karena data ini akanmenentukan struktur fisik database yang menunju-kan elemen – elemen data yang menyatakan jenisjenis dari data tersebut. Struktur file juga bisadikatan sebagai dasar untuk normalisasi data.

OpenERPOpenERP atau yang sebelumnya dikenal

sebagai TinyERP merupakan open source terpadu

perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)perangkat lunak yang diproduksi oleh OpenERPs.a. Aplikasi OpenERP ini saling terintegrasi danbisa disesuaikan dengan kebutuhan dalampemakainya. OpenERP memiliki client dan kompo-nen server. Server berjalan secara terpisah dariclient. Tugas server untuk menangani logika bisnisdan berkomunikasi dengan aplikasi databese,sedangkanclient menyajikan informasi kepadapengguna dan memungkinkan mereka untuk salingberoperasi dengan server, dengan aplikasi clientyang tersedia.OpenERP dapat digunakan dengan menjalankan :a. OpenERP server, digunakan sebagai server.b. OpenERP Web-Server, digunakan sebagai

Web server ( optional ).c. OpenERP client, digunakan untuk aplikasi

desktop.OpenERP adalah sebuah sistem manajemen

yang sangat terkenal didunia dan diunduh lebihdari 600 kali per hari. Saat ini OpenERP telahtersedia dalam beberapa bahasa dan memilikipartner serta kontributor dari seluruh dunia. Lebihdari 800 developer telah berpatisipasi dalamproyek pengembangan sistem OpenERP.

OpenERP adalah sebuah perangkat lunakmanajemen perusahaan berbasis open source yangmerupakan salah satu dari aplikasi ERP yang praktisdan mudah digunakan, yang dirancang untukmengatasi kebutuhan perusahaan dan proses, sertamembantu meningkatkan kinerja bisnis.

OpenERP merupakan sistem manajemenyang tidak hanya digunakan oleh perusahaan –perusahaan besar saja, tetapi juga digunakanoleh perusahaan – perusahaan kecil dan independen.OpenERP juga dapat diaplikasikan pada berbagaimacam sektor, seperti sektor perdagangan, tekstil,manufaktur dan lainya. Perbedaan tersebutmenggambarkan tingkat fleksibilitas OpenERPyang sangat tinggi sehingga dapat menjangkauseluruh jenis perusahaan yang ada. OpenERP dibangun dengan menggunakan arsitektur yangmodular dan teknologi – teknologi yang bersifatopen source, tetapi tetap memperhatikan kualitasproduk yang dihasilkan.Berikut kelebihan – kelebihan yang dimiliki olehOpenERP :a. Akses informasi yang dapat dipercaya.b. Menghindari redundansi dari pemasukan data

dan operasi.c. Mengurangi jeda waktu penampilan

informasi dan laporan.


d. Pengurangan biaya, penghematan waktu dan peningkatan kontrol dengan analisis skala enterprise.

OpenERP ditujukan kepada perusahaan-perusahaan yang memiliki ambisi dan keinginanuntuk meningkatkan performansi dalam bidangmanajemen. Sistem manajemen saat ini dapat mem-bantu dan mempermudah segala hal yang berkaitandengan manajemen. OpenERP tidak membatasijenis, kategori dan skalabilitas perusahaan perusaha-an yang akan menggunakannya, karena OpenERPdapat diaplikasikan baik pada bidang, sektormaupun skala apapun.

Fungsionalitas bisnis ini diatur dalam modul.Modul adalah folder dengan struktur yang telahditentukan yang berisi kode python dan file XML.Modul mendefinisikan struktur data, form, laporan,menu, prosedur, workflows dan lain-lain. Moduldidefinisikan menggunakan sintaks client-independent. Jadi, jika ingin menambahkan objekbaru seperti menu atau form, membuatnya tersediadi setiap client. Berikut beberapa contoh modulyang terdapat dalam OpenERP :a. Sales Management Modul sales memungkinkan

kita untuk mengelola dan mengklasifikasikanpesanan penjualan.Memungkinkan kita untuk membuat pesananbaru dan meninjau pesanan yang sudah ada.Konfirmasi pesanan yang dapat memicupengiriman barang, faktur dan waktu yangditentukan oleh pengaturan dalam setiappesanan.

b. Warehouse ManagementModul ini menyediakan fungsionalitas untukmengatur multi-warehouse.

c. Modul ini memberikan banyak dukunganlogistik untuk invoicing autamication sepertipemesanan penjualan, dari biaya danlain – lain.

d. Social NetworkingModul ini memungkinkan untuk melakukanpertukaran pesan yang dilakukan antar user.

e. Accounting and FinanceModul ini menyediakan kebutuhan

akunting yang diintegrasikan dengan semua operasiyang memiliki biaya atau pendapatan.Persiapan Perangkat hardware yang dibutuhkanuntuk installasi adalah PC dengan spesifikasiminimal Pent ium 4, RAM 512, HDD40 GB dan bisa digunakan dengan sistemoperasi Win2000, WinXP, Win7, Win8,WinServer200, WinServer2005, WinServer2008.

Berikut contoh tampilan OpenERP hasil installasi:

Gambar 2.3 OpenERP Hasil Installasi

METODE PENELITIANMetode yang digunakan dalam penelitian

ini adalah ERP (Enterprise Resource Planning)yaitu melakukan pengintegrasian kepada bagian –bagian yang penting yang berkaitan dengan proseskerja transaksi penjualan dan melakukanperancangan perancangan program aplikasi yangdigunakan. Aplikasi atau program yang digunakanaadalah dengan menggunakan software OpenERP7.0. metode ini dipilih karena sesaui dengan kebu-tuhan perusahaan dengan tujuan penelitianyangingin dicapai yaitu : melakukan pengintegrasianbagian-bagian departemen kerja yang berhubungandengan proses kerja transaksi penjualan,,memudahkan pencarian, pengolahan danpenyimpanan data – data transaksi serta hargamaupun jenis barang dan data pelanggan PT. KalaIndah Prima, menghasilkan informasi yang cepat,tepat dan akurat pada masing – masing bagian PT.Kala Indah Prima, memberikan kemudahan dalammelakukan proses kerja.

Penelitian ini dilakukan pada PT. KalaIndah Prima yang berlokasi di Jakarta, tepatnyadidaerah Condet, Jakarta Timur. Fokus perhatianpenelitian ini adalah melakukan perancangansistem inetgrasi proses kerja pada transaksipenjualan di PT. Kala Indah Prima yang dimanamelakukan pengintegrasian bagian marketing,gudang dan keuangannya serta mempermudah danmempercepat akan kegiatan proses kerjannyapada transaksi penjualan.

Pengintegrasian yang dilakukan dalampenelitian ini dengan cara menyatukan ketiga


bagian-bagian yang berhubungan atau bagian yangcukup penting untuk melakukan proses kerja tran-saksi penjualan, yaitu bagian gudang, marketingdan bagian keuangan,agar menghasilkan kinerjayang efektif dan efisien dalam melakukanpekerjaannya sehari – hari.

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEMAnalisis Sistem

Berdasarkan hasil analisis data yangdilakukan pada PT. Kala Indah Prima didapati hasilanalisis sistem yang sedang berjalanbahwa:

1. Analisis Sistem BerjalanPT. Kala Indah Prima merupakan suatu badan usahayang bergerak pada bidang Produk dan Jasa, yangberfokus pada pelayanan jasa dan produk gypsum.Sistem yang kini digunakan pada bagian marketingatau penjualan, bagian pergudangan dan bagiankeungan masih menggunakan sistem yang manualdan belum terintegrasi. Pelanggan atau calonpembeli mendatangi bagian Counter Sales / CSOuntuk memesan barang, lalu petugas CSOmencatat data pelanggan atau calon pembeli,selanjutnya petugas CSO mengecek barang pesananmenggunakan via by phone atau langsungmendatangi pada bagian gudang. Kemudian petugasCSO memberikan informasi tentang barangpesanan tersebut siap atau tidaknya kepada pelang-gan atau calon pembeli, setelah itu petugas CSmencatat kembali tentang konfirmasi barangtersebut.Proses selanjutnya, petugas CSO menda-tangi bagian keuangan untuk mengkonfirmasikaninformasi penjualan untuk pembuatan faktur ataunota-nota transaksi pembelian. Sistem yang masihmanual dan belum terintegrasi ini membuat prosespengerjaan yang panjang dan menyita waktu yangcukup lama berkisar lima sampai 10 menit.Sehingga membuat sistem atau proses tersebutmenjadi tidak efektif karen pelanggan atau calonpembeli yang ingin membeli atau memesan barangharus menunggu dan melalui proses transaksi yangbisa dibilang dapat memakan waktu yang tidaksebentar, hal ini dapat merugikan bagi si pelangganatau calon pembeli itu sendiri karena menyitawaktu untuk memenuhi kebutuhan yangdiinginkan pelanggan atau calon pembeli. Peng-gambaran Hasil analisis sistem berjalan digam-barkan pada bentuk flowchart sebagai berikut :

Gambar 4.1 Flowchart sistem berjalan

Berdasarkan analisis sistem yang telah dilakukan,penggunaan sistem informasi proses kerja pada PT.Kala Indah Prima ini masih memiliki kelemahan dan kekurangan, diantaranya :a. Pengolahan data masih menggunakan sistem

manual,proses penyajian informasi dan laporanmenjadi kurang efektif dan efisien.

b. Data yang digunakan masih dalam berbentukdokumen buku atau kertas sehingga menyebab-kan kehilangan dokumen.

c. Tingkat human error yang tinggi, ketimbangdengan menggunakan s i s t em yangterkomputerisasi.

d. Perubahan yang dilakukan pada data makapenggantiannya seringkali hanya mengguna-kan corat-coretan saja, terutama pada databuku transaksi,sehingga seringkali menimbul-kan kerancuan akan informasi pada data.

e. Kesalahan dan manipulasi data kerapterjadi, sehingga menimbulkan kerugianperusahaan.

2. Hasil Analisis Sistem


Berdasarkan hasil setelah dilakukannya analisissistem, berikut prosedur sistem usulanpengolahan data proses kerja pada PT. KalaIndah Prima. Dapat dijelaskan denganmenggunakan diagram alir atau flowchart padagambar 4.2, sebagai berikut :

Gambar 4.2 Flowchart sistem yang diusulkan

Perancangan SistemPerancangan sistem dibuat agar memiliki

suatu sistem yang lebih baik lagi dari sistem yangsebelumnya. Perancangan sistem dilakukan setelahmendapatkan gambaran dengan jelas apa yangharus dikerjakan. Perancangan sistem ini bertujuanuntuk mempermudah proses operasional transaksipenjualan pada PT. Kala Indah Prima dan untukmemenuhi kebutuhan mengenai gambaran yangjelas tentang perancangan sistem yang akan diimplementasikan. Aplikasi yang digunakan dalamperancangan sistem ini menggunakan softwareOpenERP Versi 7.0. Berikut uraian yang adapada perancangan sistem menggunakan aplikasiOpenERP Versi 7.0.1. Perancangan Output

Adapun perancangan – perancangaan output yangada didalam sistem aplikasi OpenERP Versi 7.0,sebagai berikut :a. Laporan invoice atau faktur penjualan.

Gambar 4.3. Laporan Invoice atau faktur Penjualan

b. Laporan delivery order atau surat jalan

Gambar 4.4. Laporan delivery order atau surat jalanc. Laporan Data Perusahaan

Gambar 4.5 Laporan Data Perusahaan


2. Perancangan Input Berikut perancangan – perancangan input yangada didalam sistem aplikasi OpenERP Versi 7.0,sebagai berikut :a. Form input data pelanggan

Gambar 4.6 Form Input Data Pelanggan

b. Form input data barang

Gambar 4.7 Form Input Data Barang

c. Form input data perusahaan

Gambar 4.8 Form Input Data Perusahaan

d. Form input data sales order atau penjualan

Gambar 4.9 Form Input Data Sales Order /Penjualan

e. Form input data delivery order atau pengiriman

Gambar 4.10 Form Input Data Delivery Order /Pengiriman

f. form input data setting user

Gambar 4.11 Form Input Data Setting User


3. Perancangan DatabasePada tahap ini dipersiapkan tempat untuk

menampung data di server, data tersebutnantinya akan diproses oleh program aplikasi yangdirancang, baik penambahan, pengeditan,penghapusan dan menampilkan isi database keprogram serta mengetahui agar tidak terjadi adanya informasi data yang dibiarkan tanpa alasanyang jelas atau kelebihan data yang menyebabkanpenyimpanan ruang memori menjadi berlebih, halini biasa disebut dengan redudansi data. Adapunperancangan database mengenai sistem informasiproses transaksi penjualan PT. Kala Indah Primaini digambarkan dalam beberapa diagram dibuatdengan beberapa tabel sebagai berikut :a. Diagran Konteks merupakan alir data dan

sebuah informasi yang menggambarkan sistemdalam satu lingkaran dan menggambarkanproses dalam suatu sistem secara keseluruhan.

b. DFD adalah suatu diagram yang menggam-barkan dari mana asal data dan kemana tujuandata, dimana data disimpan serta proses apayang menghasilkan data tersebut. DFD bukangambaran dari program tetapi hanyamenjelaskan bagaimana data itu mengalir(berjalan) dalam suatu sistem. Berikut DFDdari sistem informasi proses kerja PT. KalaIndah Prima, sebagai berikut :

c. ERD (Entity Relationship Diagram) merupakansebuah diagram yang memperlihatkan entitas– entitas yang terlibat dalam suatu sistem sertahubungan - hubungan ( relasi ) antar entitas.Satu kesatuan relasi sistem dalam ERD dapatdiketahui dari item data yang menghubungkansatu arsip ke arsip lainya.

Gambar 4.14 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entitas yang terlibat :1) Pelanggan / Customers:{partner_id, parent_id,

name, address_id, kota, provinsi_id,kodepos, negara_id,telepon, email, posisi_jabatan, fax }

2) Barang :{produc t_ id , uom_id ,product_quantity, list_price }

3) Counter Sales :{user_id, posisi_user }4) Faktur:{faktur_id,company_id, product_id,

product_qty, date_order }Relasi yang terbentuk :

1) 1 Pelanggan / Customer melakukan banyakpemesanan barang

2) 1 Pelanggan / Customer melakukanbanyak transaksi

3) 1 Counter Sales membuat banyak faktur4) 1 Counter Sales memproses banyak barang

d. Relasi Tabel berfungsi untuk menggambar kanhubungan antar tabel yang dirancang hasil dalamsistem informasi proses kerja. Adapun rancangantabel relasi yang akan di rancang yang gunanyasebagai modal dasar untuk masuk ke tahapperancangan sistem database dapat dilihatpada gambar 4.15, sebagai berikut :

Gambar 4.15 Tabel Relasi Proses Kerja yang Diusulkan

Pelanggan /

Customer

Konfirmasi pesananPelanggan dan

Fakturpesanan Pelanggan

Sistem InformasiProses Kerja

transaksi penjualan

Data User dan DataProduk

Informasi Data Pesanan

Laporan Data perusahaan

Manager PT. KalIndah prima

Pelanggan /

Customer

Counter Sales

Laporan

Mendatangi

Membuat

FakturBarang

Membuat

Memproses

Pelanggan /Customer

Proses DataPelanggan

Data Pelanggan danPesanan

DataPelanggan

F. Customers

Proses DataBarang

Konfirmasidata Pesanan

ProsesTransaksi

F. SalesOrder

Pembayarandan Faktur

PembuatanLaporanBarang

DataPesanan

DataValidasiPesanan

DataTransaksi

F. Product

F. Delivery Order

Laporan kala Manager PT

Gambar 4.13 Data Flow Diagram ( DFD ) Level 0


e. Struktur File Struktur file digunakan dalamperancangan sistem ini guna menentukan

struktur fisik database dan garis datanya.Struktur file merupakan urutan isi atau data itemyang terdapat pada program. Adapun format typedan size yang digunakan menggunakan sistemdefault atau bawaan program yang sudah adadidalam program. File yang digunakan padaperancangan proses kerja pada PT. Kala IndahPrima adalah sebagai berikut :

Tabel 4.1 Tabel Perusahaan

Tabel 4.2 Tabel pelanggan / Customer

Tabel 4.3 Tabel barang

Tabel 4.4 Tabel Sales Order / Penjualan

Tabel 4.5 Tabel Invoice / Faktur Penjualan

Tabel 4.6 Tabel Delivery Order / pengiriman

Tabel 4.7 Tabel User

IMPLEMENTASI SISTEMHasil ProgramDengan adanya sistem baru yang terkomputerisasidalam operasional kerja pada PT. Kala IndahPrima, kekurangan dan kelemahan pada sistemmanual yang terdahulu dapat ditangani, sepertidalam proses pencatatan dan transaksi penjualanserta waktu dan alur proses kerja menjadi lebihmudah dan cepat. Hal ini dikarenakan proses kerja transaksi penjualan pada sistem terkomputerisasimemiliki langkah proses yang lebih mudah dansedikit ketimbang dengan penggunaan sistemmanual.

Berikut hasil program dari perancangansistem integrasi untuk marketing, gudang dankeuangan pada proses kerja transaksi penjualandi PT. Kala Indah Prima menggunakan aplikasiOpenERP versi 7.0 dengan spesifikasi perangkat

Company-idlogo

street_comcity_idcom

state_id_comzip_comcountry

phone_comfax_com

email_comvat

company_registry

res.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.company

charbinarycharchar

many2onechar

many2onecharcharcharcharchar

128

12824

24

6464643264

nama Perusahaanlogo perusahaan

alamat perusahaankota perusahaan

provinsi perusahaankode pos

negara perusahaantelepon kantorfaximily kantor

emailNPWP perusahaan

tanda daf. perusahaan

Nama field Object Type Size Keterangan

Product_idimage_medium

categ_idprice_unit

supply_methodproduct_quantity

product.productproduct.productproduct.productproduct.productproduct.productproduct.product

charbinary

many2onefloat

selectionfloat

128 nama baranggambar barangkategori barangharga barang

cara pengadaan barangkuantitas stok barang


Invoice _id

date

product_uon

stock.picking.out

stock.picking.out

stock.picking.out

many2one

char

datetime

keterangan Invoice

keterangan Surat

waktu terkirim


delivery_order id

origin

date_done

note-do

stock.picking.out

stock.picking.out

stock.picking.out

stock.picking.out

many2one

char

datetime

text

keterangan Invoice

keterangan Surat

waktu terkirim

catatan



menggunakan windows 7 Professional, processor Intel(R) Atom(TM) CPU [email protected] 1.67GHz RAM 2GB :1. Form LoginForm login merupakan langkah awal untukmenjalankan program proses kerja padaaplikasi OpenERP v7. Pada bagian ini terdapat duadata yang harus dimasukan yaitu, Usernamedan Password, dimana keduanya telah terdaftarsebagai pengguna user yang berhak untukmengakses kedalam sistem. Prosedur atau langkah– langkah memulai aplikasi Log In pada OpenERPv7 :Langkah – langkah :a. Start -> Programs -> OpenERP v7 -> Start

OpenERPb. Buka browser dan akses

http://localhost:8069/c. Klik Textbox pada Username dan Masukan

Data Usernamed. Klik Textbot pada Password dan Masukan

Data Passworde. Klik Log In atau Menekan Tombol Enter pada

Keyboard

Gambar 5.1 Form Log In

2 Form Menu UtamaForm menu utama merupakan tahapan lanjut dari form login yang berfungsi untukmenampilkan berbagai pilihan form – formselanjutnya yang berguna untuk menjalankan proseskerja perusahaan. Pada menu utama ini tampilanyang muncul pada menu bar tergantung kepadamasukan data user yang dipakai. Berikut formmenu utama sesuai dengan masukan data User,sebagai berikut :a. Form Menu Utama User Bagian Counter

SalesUser bagian counter sales merupakan bagian yang

berfungsi untuk melayani pelanggan dalammelakukan proses kerjanya. Seperti memeriksadata pelanggan, membuat data pelangganbaru, membuat transaksi penjualan, membuatfaktur penjualan dan lain – lain.

Gambar 5.2 Form Menu Utama User Bagian CounterSales

b. Form Menu Utama User bagian Gudang Userbagian gudang merupakan bagian yangberfungsi untuk melakukan kegiatanoperasional gudang yang mengatur segalaproses data produk atau barang.

Gambar 5.3 Form Menu Utama User Bagian Gudang

c. Form Menu Utama User bagian Keuangan Userbagian Keuangan merupakan bagian yang ber-fungsi untuk melakukan pengecekan yangdilakukan pada transaksi aktivitas jalannyakeuangan perusahaan

Gambar 5.4 Form Menu Utama User Bagian Keuangand. Form Menu Utama User bagian Manajr


User bagian Manajer merupakan bagian yangberfungsi untuk melakukan pengecekan danlaporan segala aktivitas yang sudah berjalandalam perusahaan dan pada form menu utamauser ini terdapat semua Menu Bar yangada pada Form Menu Utama bagian CounterSales, Gudang dan Keuangan.

Gambar 5.5 Form Menu Utama User Manajer

3. Form Data PerusahaanPada Form Data Perusahaan ini memuat data –

data identitas PT. Kala Indah Prima yangnantinya akan menjadi data informasi pada slipSales Order dan Delivery Order.

Gambar 5.6 Form Perusahaan d. FormCustomers / PelangganPada form ini memuat daftar dataCustomers atau pelanggan pada PT. Kala IndahPrima. Baik pelanggan tetap maupun pembuatandata pelanggan baru.

Gambar 5.7 Form Pelanggane. Form Sales Order / Penjualan

Pada Form Sales Order / Penjualan inimemudahkan bagi user untuk melakukanproses kerja dalam melakukan transaksipenjualan pada bagian User Counter Sales.

Gambar 5.8 Form Sales Order f. Form Products / Barang

Form Products / Barang ini memuat daftardata barang dagang yang tersedia didalamstok gudang pada PT. Kala IndahPrima. Langkah – langkah untuk menampilkanForm Products / Barang ini yaitu, klik tombolWarehouse pada menu bar kemudian klikProducts.

Gambar 5.9 Form Produk ( tampilan list )


Gambar 5.10 Form Produk (tampilan kanban)

g. Form Delivery Order / Order PengirimanPada Form Order Pengiriman atau Delivery

Order berfungsi untuk melihat data transaksi barangyang sudah dilakukan oleh bagian Counter Salesdan untuk membuat Faktur jalan atau biasa disebutsurat jalan.

Gambar 5.11 Form Delivery Order

h. Form UserForm User ini digunakan untuk mengisi

data yang nantinya data ini akan digunakanuntuk melakukan Log In dan sebagai User yangmenjalankan proses kerja setiap bagiannya. PadaForm User ini hanya bisa diakses oleh seorang user yang statusnya administrator, yang bertujuanuntuk mengedit, menyimpan serta menghapus dataUser.

Gambar 5.12 Form User

i. Invoices / Faktur PenjualanInvoices atau Faktur Penjualan adalahlaporan atau hasil dari transaksi penjualan yangdilakukan pada bagian Counter Sales, yangberfungsi sebagai lembar bukti tagihan ataubukti transaksi kepada pelanggan PT. Kala IndahPrima atas pembeliannya.

Gambar 5.13 Form Faktur Penjualan

j. Delivery Order / Faktur JalanDelivery Order atau Faktur Penjualan atau

yang biasa disebut Surat Jalan berfungsisebagai surat pengantar pada saat mengirimbarang kepada pembeli dan sebagai salah satu buktiyang perlu dilampirkan pada saat penagihan.


Gambar 5.14 Form Faktur Jalan k. LaporanData PerusahaanPada Laporan Data Perusahaan iniditampilkan laporan – laporan pengintegrasian darisetiap User bagiannya masing – masing mengenaihasil dari proses kerja transaksi penjualan yangkhusus ditujukan kepada pihak manajer PT. KalaIndah Prima atau User bagian Manajer diantaranya,laporan penagihan pelanggan, laporan penjualan, laporan data barang dan lain – lain dapat dilihatpada lembar lampiran 2.

Gambar 5.15 Form Laporan Data Perusahaan

5.2 Hasil Pengujian Program danPembahasan

Penggunaan program aplikasi OpenERP7.0 ini dibuat untuk menjadikan sistem prosesoperasional kerja pada PT. Kala Indah Primamenjadi lebih efektif dan efisien ketimbangpenggunaan sistem yang masih manual. Programproses kerja pada PT. Kala Indah Prima yangterintegrasi serta terkomputerisasi memilikikeunggulan dibandingkan dengan penggunaansistem proses kerja yang masih manual, denganproses informasi yang lama dalam menjalankanproses kerjanya dan data – data informasi yangmasih dalam berbentuk kertas. Keunggulan tersebut

antara lain, pencarian data yang lebih cepat,penyampaian informasi menjadi lebih cepat, tepatdan akurat, memudahkan dan mempercepat hanyamembutuhkan waktu satu sampai lima menit dalammelalukan proses kerja transaksi penjualannya sertamenggabungkan bagian – bagian yang penting dalam menjalankan proses kerja transaksipenjualan dan mengurangi resiko kehilangan data( lost document ) yang dapat terjadi padapenggunaan s i s tem manual , seh inggamenjadikannya lebih efektif dan efisien tanpa harusmelakukan proses kerja yang panjang dan memakanwaktu serta tanpa harus mencari satu – persatudata yang terdapat pada file – file dokumen. Halini dikarenakan pada sistem proses kerja pada PT.Kala Indah Prima yang terkomputerisasi danmengurangi tingkat human error yang dilakukanpegawai karena sistem ini terkomputerisasi.Program integrasi untuk proses kerja ini juga masih memiliki kekurangan, yaitu mengenai bahasayang dipakai dalam aplikasi ini belum sempurna,masih banyak dalam menggunakan bahasa asingatau bahasa Inggris serta pengintegrasian sistemtidak hanya pada proses kerja transaksipenjualan serta dilakukannya pembuatan laporanproses akhir bulan dan menganalisis tentangpembekakan pada ruang penyimpanan akibatpemakaian jangka panjang. Hal ini terjadi terutamadikarenakan masih terbatasnya sumber dayayang dimiliki peneliti. Perombakan yang dilakukanuntuk melakukan kekurangan tersebut melaluiproses yang panjang serta rumit dan dapatmembutuhkan waktu yang cukup lama.Dari awal sampai sekarang ini, kebutuhan awalruang penyimpanan pada HardDisk perangkatkeras yang dipakai untuk mengoperasikan softwareatau aplikasi OpenERP 7.0 ini sebesar 320 MBdan meningkat menjadi 562 MB Setelah dilaku-kannya pengerjaan perancangan sistem integrasipada bagian marketing, gudang dan keuangan padaproses kerja transaksi penjualan di PT. KalaIndah Prima Indah dengan OpenERP 7.0.

KESIMPULANBerdasarkan hasil penelitian terhadap sistem

informasi manajemen pada proses kerja yang adapada PT. Kala Indah Prima. Maka penulis dapatmengambil beberapa kesimpulan yaitu, sebagaiberikut :

Aplikasi ini memudahkan dan mempercepatpara pekerja untuk melakukan proses kerjatransaksi penjualan yang dilakukan pada


setiap bagiannya masing - masing, karenaterintergrasinya data sistem informasi yangmembuat proses kerja menjadi lebih efektifdan efisien, ketimbang penggunaan pada sistemmanual yang membutuhkan waktu serta prosesyang lebih lama dan memakan tempat untukpenyimpanan arsip file – file kerjanya. sepertidalam melakukan pencatatan – pencatatan danpencarian data yang dilakukan dalam menjalankanproses kerja pada transaksi penjualannya. Hal inidikarenakan data yang tersimpan pada sistemyang terkomputerisasi ini dapat dengan mudahdiakses serta malakukan transaksi penjualan menjadilebih cepat dan tepat.

Penggunaan sistem aplikasi inimenghasilkan data informasi yang cepat,tepat dan akurat, dari pada penggunaan sistemmanual yang tingkat human errornyacukup tinggi. Sehingga menekan tingkatkecerobohan, kesalahan, kecurangan dan manipulasidata. Serta penghematanpemakaian kertas untuk aktifitas kegiatan proses kerjanya.

DAFTAR PUSTAKASunarti, Desi.2012, Sistem Informasi Manajemen,

edisi pertama, penerbit DayaciptaPrimamuda.

Azhar Susanto 2004. SisteminformasiManajemen Konsep dan

Pengembangannya. Lingga Jaya. Bandung.Jogiyanto 2005. Sistem Teknologi Informasi. Andi.

Yogyakarta.Suratmo, Firman, 2013, Skripsi: “Perancangan

Aplikasi Sistem Pengecekan KetersediaanK a m a r d a n R e s e r v a s i D e n g a nMicrosoftVisual Basic 6.0 Pada GuestHouse Graha Purna Wira Yang Dimodifikasi,UPN”V”Jakarta.

Questions-OpenERP Help http://help. openerp.com/questions/

Diakses Pada Bulan September 2013 –Februari 2014.


PETUNJUK PENULISANMAJALAH ILMIAH “BINA TEKNIKA”

UPN “VETERAN” JAKARTA

1. Naskah diketik dengan MS Word, jenis huruf Times News Roman 11, ukuran kertas A4 (297 x 210),dengan jarak 1 spasi, jumlah 10 s/d 16 halaman, (termasuk gambar, ilustrasi dan daftar pustaka).

2. Naskah berupa hasil penelitian atau studi kepustakaan, yang merupakan naskah asli dan belum pernahdipublikasikan di media masa manapun. Makalah yang telah dipresentasikan dalam suatu pertemuanilmiah, apabila belum dipublikasikan dapat diterima.

3. Sistematika penulisan sebagai berikut :

a. JUDULSingkat, jelas, dan mencerminkan isi

b. Nama (para) penulis atau baris kepemilikanDitulis lengkap tanpa gelar disertai keterangan instansi tempat bekerja, alamat, Telepon, Fax, dan alamat E-mail.

c. ABSTRAKAbstrak diawali dengan judul makalah dalam bahasa Inggris. Berisi inti sari makalah, cara penyelesaianmasalah, dan hasil yang diperoleh. Selanjutnya abstract ditulis dalam bahasa Inggris, satu alinea dengan maksimal 150 kata. Keyword: berisi 2 s/d 5 kata dalam bahasa Inggris.

d. PENDAHULUANBerisi latar belakang masalah, permasalahan, tujuan, ruang lingkup, dan berisi teori yang digunakanuntuk menyelesaikan permasalahan, serta menjelaskan metodologi yang digunakan berisi bahan, alat yang digunakan, dan cara melakukan penelitian.

e. PEMBAHASANBerisi penyajian data dalam bentuk tabel, grafik, gambar dan/atau lain sebagainya. Pembahasan dilakukan terhadap hubungan berbagai variabel baik bebas maupun terikat, analisis tentang keterkaitandata dengan hipotesa penelitian dan kesesuaian hasil penelitian terhadap teori yang digunakan berikutalasannya.

f. SIMPULANBerisi simpulan dari pembahasan.

g. DAFTAR PUSTAKAPenulisan daftar pustaka disusun tanpa nomor berdasarkan abjad dengan urutan penulisan sebagai berikut nama pengarang, tahun terbit, judul, penerbit dan kota penerbitan. Nama pengarang menda-

hulukan nama keluarga atau nama dibalik tanpa gelar.

4. Naskah ditulis dalam Bahasa Indonesia dengan berpedoman pada Pedoman Umum Ejaan BahasaIndonesia yang disempurnakan.

5. Hindari pemakaian istilah asing (kecuali bila sangat diperlukan). Penulisan istilah asing dicetak denganhuruf miring / Italic.

6. Isi tulisan bukan tanggung jawab redaksi. Redaksi berhak mengedit redaksionalnya, tanpa mengubaharti.

7. Bagi penulis yang naskahnya diterbitkan akan diberi 1 (satu) eksemplar cetak lepas.


PERANCANGAN SISTEM INTEGRASI UNTUK MARKETING,...

Documents

Transcript of PERANCANGAN SISTEM INTEGRASI UNTUK MARKETING,...