PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI DAFTAR INDUK

DOKUMEN PADA BAGIAN PENJAMINAN MUTU

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Rizka Putra Arumpaka 11.02.7969

Arief Dwi Cahyo Adi 12.02.8261

Hanif Amrullah 12.02.8265

Fahrizal Aditya Rahmadani 12.02.8285

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2015

1

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI DAFTAR INDUK

DOKUMEN PADA BAGIAN PENJAMINAN MUTU

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

Rizka Putra Arumpaka1)

, Arief Dwi Cahyo Adi2)

, Hanif Amrullah3)

, Fahrizal Aditya Rahmadani4)

,

Akhmad Dahlan5)

, Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta

1,2, 3) , Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta

4)

Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283

Email : rizka.a@students.amikom.ac.id1)

,arief.ad@students.amikom.ac.id2) ,

hanif.am@students.amikom.ac.id3) , fahrizal.ra@students.amikom.ac.id

4),

alland@amikom.ac.id4)

Abstract - The title of final project which created by

our group is Design and Application Development

Stuffing registrant Parent Files In Sections Quality

Assurance in STMIK AMIKOM Yogyakarta. Reason

our group making the application, because in STMIK

AMIKOM Yogyakarta do not have the application.

This application just used for section of quality

assurance in STMIK AMIKOM Yogyakarta.

The purpose of making the application for

simplify the user to search for a document. After doing

research on STMIK AMIKOM Yogyakarta in

particular in the Quality Assurance, search process

documents still use manual (Ms.Excel). Then we took

the initiative to make Application Stuffing registrant

Parent Files In Sections Quality Assurance in STMIK

AMIKOM Yogyakarta. But also as our final project.

This application is created using the Java

programming language with Netbeans 7.1 and SQL

server for database creation. The workings of this

application is the input data that will be saved into the

system and then described in accordance with the

master list of data to be used as a table of contents.

This application also provides a link to allow users to

search for data.

Keywords - design, application, stuffing and registran.

1. Pendahuluan Bagian Badan Akreditasi Nasional (BAN) adalah sebuah

lembaga yang bergerak dalam bidang penilaian suatu

lembaga. BAN PT salah satu yang berada di bawah

Badan Akreditasi Nasional yang bertugas untuk menilai

suatu perguruan tinggi. STMIK Amikom Yogyakarta

adalah perguruan tinggi swasta yang bergerak dalam

bidang teknologi informasi. Dalam untuk meningkatkan

kualitas pendidikan di STMIK AMIKOM Yogyakarta

maka dibentuk Bagian Penjaminan Mutu atau disingkat

BPM. Bagian ini bertugas untuk mengarsipkan data-data

pengakreditasian jurusan di STMIK AMIKOM

Yogyakarta.

Dalam perkembangannya pengarsipan dokumen

pengakreditasian tidak terlepas dari ISO (International

Standardization Organization). ISO adalah suatu

organisasi internasional yang berwenang untuk

menentukan ketentuan standar yang berlaku di seluruh

dunia. ISO 9001 merupakan ertifikasi yang berorientasi

pada layanan pelanggan dan standar manajemen mutu.

STMIK AMIKOM telah memperoleh sertifikasi ISO

9001 versi tahun 2008 untuk 5 bagian yaitu : IC,

Kerumah Tanggaan, BPM, BAU dan BAAK.

Dalam proses pengakreditasian ini user yang mengurusi

bagian akreditasi mengalami kesulitan dalam mencari

data-data pengakreditasian. Dalam melakukan proses

pencarian dokumen masih mengalami kendala dalam hal

pencarian dokumen tersebut. Data dokumen BPM

STMIK AMIKOM Yogyakarta tersebut memiliki

bagian-bagian pengelompokan dokumen tersendiri.

Adapun kelemahan apabila menggunakan pengolahan

kata seperti Ms.Excel yaitu sulit untuk menentukan

bagian-bagian pengelompokan data dokumen tersebut.

Hal tersebut dapat memerlukan waktu yang cukup lama

serta memungkinkan terjadinya penumpukan dokumen,

sehingga kesulitan dalam menemukan dokumen yang

akan dicari.

Berdasarkan pembahasan diatas maka penulis tertarik

untuk menjadikan topik dalam pembuatan tugas akhir

dengan judul “Perancangan dan Pembuatan Aplikasi

Daftar Induk Dokumen Pada Bagian Penjaminan

Mutu STMIK AMIKOM Yogyakarta”.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistm

2.1.1 Pengertian Sistem sistem adalah sekumpulan objek-objek yang

saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar

objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang

untuk mencapai satu tujuan[1].

2.1.2 Karakteristik Sistem Secara singkat karakteristik sistem yang

dimiliki suatu sistem adalah Component, Boundary,

Environments, Interface, Input, Output, Process, dan

Objective system.

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Pengertian Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan

keputusan pada saat ini maupun yang akan datang[3] 2.2.2 Siklus Informasi

data yang diolah melalui suatu model menjadi

informasi, penerima kemudian menerima informasi,

membuat keputusan dan tindakan yang berarti

2

menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan

membuat sejumlah data kembali. Data tersebut

ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu

model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini

disebut siklus informasi (information cyrcle).[2]

Gambar 1. Siklus Informasi

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan

2.4 Sistem Pengersipan Sistem pengarsipan merupakan cara

menyimpan data yang diorganisasikan dengan aturan

tertentu. Data yang dimiliki berada dalam jumlah yang

tidak banyak dan tidak melimpah, masih dapat diatasi

dengan cara yang manual. Namun, ketika data semakin

banyak maka cara manual tersebut tidak efektifn lagi

untuk digunakan. Oleh karena itu, diperlukan suatu

sistem untuk melakukan pengarsipan terhadap data

tersebut.[4]

2.5 Pemodelan Sistem

2.5.1 Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah

bahasa untuk menspesifikasi, menvisualisasi, serta

mengonstruksi bangunan dasar perangkat lunak,

termasuk melibatkan pemodelan aturan-aturan bisnis.

UML merupakan perkakas utama untuk analisis dan

perancangan sistem berorientasi objek.[5].

2.6 Konsep Bais data Konsep basis data yang digunakan dalam

perancangan sistem keuangan ini adalah Objek Oriented

Model.

Sebagai satukesatuan istilah, Basis Data

(Database) sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah

sudut pandang seperti:

1. Himpunan Kelompok data (arsip) yang saling

berhubungan yang diorganisasi sedemikian

rupa agar kelak dapat dimanfaat kembali

dengan cepat dan mudah.

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang

disimpan secara bersama-sama sedemikian

rupa dan tanpa pengulangan (redundandi)

yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai

kebutuhan yang disimpan dalam media

penyimpanan elektronis.

2.7 Gambaran Umum Putih by Greenlines

2.7.1 Netbeans IDE Netbeans IDE (Integrated Development

Environment) adalah sebuah project open source yang

didedikasikan untuk menyediakan produk bagi

pengembangan perangkat lunak yang solid (Netbeans

IDE dan Netbeans Platform) yang memenuhi kebutuhan

pengembang, pengguna dan bisnis yangmengandalkan

Netbeans sebagai dasar untuk produk mereka.

2.7.2 Apache Apache adalah server web yang dapat

dijalankan dibanyak system operasi (Unix, BSD, Linux,

Microsoft dan Novel Netware serta Platform lainnya)

yang berguna untuk melayani dan memfungsikan situs

web.

2.7.3 MySQL

MySQL adalah sebuah program database server

yang mampu menerima dan mengirimkan datanya

dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan

perintah standar SQL (Structured Query Language).

MySQL merupakan sebuah database server yang free,

artinya bebas menggunakan database ini tanpa harus

membeli atau membayar lisensinya.

2.7.4 Bahasa Pemrograman Java

Java merupakan bahasa pemrograman

berorientasi objek yang dibuat oleh Sun Microsystem

pada tahun 1991. Java didesain untuk menjadi satu

bahasa yang kecil, mudah dan portable terhadap berbagai

platform. Lingkungan pengembangan java ada dua

bagian yaitu Java Compilerdan Java Interpreter.

2.7.5 JasperReport dan Ireport

JasperReport merupakan library java untuk

pembuatan suatu laporan yang bersifat open source.

Ireport adalah layout atau desain laporan untuk

JasperReport. Terdapat beberapa layout atau desain

laporan untuk JasperReport.

3. Tinjauan Umum

3.1 Profil Penjaminan Mutu

Badan penjaminan mutu di STMIK AMIKOM

Yogyakarta adalah lembaga yang dibentuk untuk

menjawab kebutuhan akan kualitas penyelenggaraan

pendidikan tinggi yang bermutu tetapi tetap berorientasi

pada pelayanan mahasisawa secara maksimal. Badan

penjaminan mutu STMIK AMIKOM Yogyakarta juga

merupakan jawaban terhadap tuntutan pemerintah agar

setiap lembaga pendidikan membuktikan bahwa kualitas

pendidikan dan pengajarannya mengacu pada mutu atau

standar tenntentu.

3

3.2 Struktur Diagram Penjaminan Mutu

Gambar 2. Struktur Organisasi Penjaminan Mutu

3.3 Sistem Lama Pengarsipan yang ada di penjaminan mutu

STMIK AMIKOM Yogyakarta saat ini masih

menggunakan microsoft office excel. Pencatatan

membutuhkan waktu yang lama dan pelaporan sering

mengalami kesulitan karena harus mengecek ulang data-

data yang ada dan tidak secara otomatis terbackup.

3.3.1 Proses Pembuatan Daftar Induk Dokumen Dokumen yang masuk ke bagian penjaminan

mutu STMIK AMIKOM Yogyakarta, diolah oleh user

yang kemudian disusun menjadi laporan dan laporan

tersebut diserahkan kepada ketua bagian penjaminan

mutu.

4. Pembahasan

4.1 Kebutuhan Sistem Sistem yang dirancang diharapkan mampu

menjalankan fungsi sebagai berikut :

1. Karyawan

2. Bagian

3. Kategori Jenis Dokumen Internal

4. Kategori Jenis Dokumen Eksternal

5. Jenis Dokumen Internal

6. Jenis Dokumen Eksternal

7. Detail Dokumen Internal

8. Gambar Dokumen Internal

9. Gambar Dokumen Eksternal

4.2 Kebutuhan Perangkat

4.2.1 Perangkat Keras

Tabel 1. Spesifikasi Laptop TOSHIBA Satelite L755D

4.2.2 Perangkat Lunak

Tabel 2. Spesifikasi Software

4.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem digunakan untuk

mempermudah dan menjamin perangkat lunak yang

dihasilkan berkualitas. Perancangan sistem dilakukan

dengan pemodelan sistem maupun pemodelan data.

Model digunakan untuk menyederhanakan cara

mengkonsumsi proses-proses bisnis yang harus

dilakukan sistem dengan cara yang formal antarpemain

pengembangan sistem informasi.

4.3.1 Perancangan UML

bahasa untuk menspesifikasi,

memvisualisasikan, serta mengonstruksi bangunan dasar

bangunan dasar sistem perangkat lunak, termasuk

melibatkan pemodelan aturan-aturan bisnis. UML

merupakan perkakas utama untuk analisis dan

perancangan sistem berorientasi objek.

4.3.2 Use Case Diagram

Diagram use case atau use case diagram

menyajikan interaksi antara use case dan aktor. Use case

mengambarkan fungsionalitas persyaratan-persyaratan

yang harus dipenuhi sisterm dari pandangan pemakai

yang ada di dalam sebuah sister yang akan dibangun.

Perancangan use case diagram ditunjukan pada gambar

dibawah ini:

4

Gambar 3. Use Case Diagram

4.4 Class Diagram

Class diagram merupakan gambaran struktur

dan deskripsi dari class, package dan objek beserta

hubungan antara satu sama lain. Class menggambarkan

atribut suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan

untuk memanipulasi method.

Gambar 4. Class Diagram

4.5 Use Case Discription Masing-masing use case harus menyertakan

diskripsi singkat yang menjelaskan apa yang akan sistem

lakukan. Diskripsi harus singkat dan langsung ke fokus

persoalan, tetapi juga harus menyertakan tipe-tipe

pemakai yang menjalankan use case dan hasil akhir dari

use case. Selama pengerjaan proyek, diskripsi use case

dapat membantu anggota tim penggembangan untuk

mengingat mengapa masing-masing use case disertakan

dalam proyek dan use case tertentu digunakan untuk

melakukan pekerjaan tertentu

4.6 Activity Diagram

Diagram aktivitas atau activity diagram

menggambarkan aliran fungsionalitas sistem. Pada

tahap pemodelan bisnis, diagram aktivitas dapat

digunkan untuk menunjukkan aliran kerja bisnis

(business work flow). Dapat juga digunakan untuk

menggambarkan aliran kejadian (flow of events)

dalam use case.

4.7 Sequence Diagram

Sequence diagram atau diagram sekuensial digunakan untuk menunjukkan aliran fungsionalitas

dalam use case. Menjelaskan interaksi objek yang

disusun dalam suatu urutan waktu. Diagram ini secara

khusus berasosiasi dengan use case. Sequence diagram

memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya

terjadi untuk menghasilkan sesuatu didalam use case.

4.8 Perancangan Basis Data

4.8.1 ERD

Gambar 5. ERD Penjaminan Mutu

4.8.2 Relasi Tabel

Gambar 6. Relasi Tabel Penjaminan Mutu

4.9 Struktur Tabel

4.9.1 Rancangan Tabel Karyawan

Tabel 3. Rancangan Tabel Karyawan

5

4.10 Perancangan Interface/Antarmuka

4.10.1 Rancangan Form Input

4.10.1.1Rancangan Form Login

Gambar 7. Rancangan Form Login

4.11 Implementasi

4.11.1 Manual Program

4.11.1.2 Menu Utama

Gambar 8. Menu Utama

5. Penutup

5.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian dan penjelasan serta

pembahasan keseluruhan pada bab-bab sebelumnya

maka penyusun mengambil kesimpulan yang mengacu

pada rumusan masalah yaitu bagaimana membuat

aplikasi pengarsipan data agar mudah dalam proses

pencarian data, maka dapat diambil beberapa kesimpulan

yaitu:

1 Memudahkan user untuk mengarispkan data,

mencari data, menginputkan data, serta

mencetak laporan data.

2 Dengan sistem baru penomoran ganda tidak

akan terjadi karena sistem baru juga

menampilkan nomor sebelumnya sehingga

user tidak akan menginputkan nomor yang

sama.

3 Dengan sistem ini user dipermudah dalam

mengelola data, pencarian data, dan

pembuatan laporan sehingga informasi yang

dihasilkan lebih cepat dan akurat.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, juga

pertimbangan bagi pihak Bagian Penjaminan Mutu

(BPM) STMIK AMIKOM Yogyakarta dalam

meningkatkan pelayanan, penyusun memiliki beberapa

saran yang dapat meningkatkan kinerja sistem. Adapun

saran yang penyusun usulkan, yaitu:

1. Dalam proses login akan lebih baik jika

dibuatkan multiuser, karena dalam

perkembangannya BPM akan kesulitan

apabila user hanya 1 orang.

2. Akan lebih efisien jika penomoran

dokumennya dibuat secara otomatis, karena

user tidak akan salah saat melakukan

penginputan serta akan lebih cepat.

3. Dalam proses pengarsipan akan lebih baik jika

di tambah gambar dari scan dokumen aslinya,

sehingga apabila diperlukan sebagai bukti

atau pedoman.

Daftar Pustaka

[1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisa dan Perancangan

Sistem Informasi untuk Bersaing Perusahaan &

Organisasi Modern. Andi. Yogyakarta

[2] HM, Jogiyanto. 1989. Analisis dan Desain Sistem

Informasi Pendekatan Terstruktur dan Praktik Aplikasi

Bisnis. Andi. Yogyakarta

[3] Kusrini.2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan

Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta

[4] Meliana Christianti J dan Radiant Victor Imbar.

2008. Sistem Pengarsiapan dan Akses. Bandung

[5] Nugroho, Adi. 2011. Perancangan dan Implementasi

Sistem Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta

Biodata Penulis Rizka Putra Arumpaka memperoleh gelar Ahli Madya ,

Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM

Yogyakarta, lulus tahun 2015.

Arief Dwi Cahyo Adi memperoleh gelar Ahli Madya ,

Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM

Yogyakarta, lulus tahun 2015.

Hanif Amrullah memperoleh gelar Ahli Madya ,

Jurusan Manajemen Informatia STMIK AMIKOM

Yogyakrta, lulus tahun 2015.

Fahrizal Aditya Rahmadani memperoleh gelar Ahli

Madya , Jurusan Manajemen Informatia STMIK

AMIKOM Yogyakrta, lulus tahun 2015.

Akhmad Dahlan memperoleh gelar Sarjana Komputer

(S.Kom) tahun 2006, Jurusan Teknik Informatika dan

gelar Magister Komputer (M.Kom) tahun 2013. Saat ini

menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.