PeopleSoft 9.2 and You What you need to know

PeopleSoft 9.2

We want to provide…• What you need to do to prepare for the 9.2 go live• Understand how you will be affected

We want to build…• A foundation for future enhancements

WHY WE’RE HERE

PeopleSoft 9.2 

Today we will cover:• The Basics• Goals and Benefits• Key Changes• Preparing for Change• Navigation Changes• Transactional Changes• Changes for Approvers• Wrap Up

AGENDA

THE BASICS

PeopleSoft 9.2  

Go Live: November 3rd• Downtime begins at 5 PM on October 28• Voucher/Req deadline on October 23

WHEN?

PeopleSoft 9.2

• All TRAX Users

• Approvers

• Faculty and Staff who have fiscal responsibilities

WHO?

PeopleSoft 9.2

We’re removing customizations throughout the system

We’re implementing…• Workflow on Vouchers and Requisitions• Workcenters for our power users• PeopleSoft’s delivered Chartfield security

WHAT’S IN STORE?

GOALSBENEFITS

PeopleSoft 9.2 

Position Baylor to take advantage of new and improved functionality through the reduction of customizations.  

• Includes software and hardware changes

• Stay in vendor support for:• New and updated functionality, Fixes, Security updates

• Solid foundation for future enhancements

• By decreasing customizations, we:• Reduce long‐term maintenance costs • Simplify the application of delivered updates• Facilitate the implementation of new functionality

WHY?

PeopleSoft 9.2 

To do this…We must align and streamline our business processes to better fit the delivered system.  

This will… help maximize resources available for future projects and advances.  

BENEFITS

KEY CHANGES

PeopleSoft 9.2

There will be…• Access Changes• Navigation Changes• Business Process Changes• Approval Changes• Transactional/System Changes• Field Changes

• Removed• New/unhidden• Customizations removed

KEY CHANGES

DEEP BREATHIt is only through labor and painful effort, by grim energy and resolute courage, that we move on to better things.  

~Theodore Roosevelt

PeopleSoft 9.2

We’ve been…• Identifying system and business process changes• Evaluating the effects on users and the university• Planning how to prepare affected users• But we cannot do this without YOU!

PREPARING FOR CHANGE

PeopleSoft 9.2

Communication, Training and Everything In‐Between• Start with existing meetings and communication channels• Evaluate the effects on those in your area• Target those in your area that need to come to training• www.baylor.edu/traxhelp• Submit questions to trax@baylor.edu

PREPARING FOR CHANGE

NAVIGATION CHANGES

PeopleSoft 9.2

• Breadcrumb Navigation• Baylor Menu vs. Main Menu• Folder/Page Name Changes• SES• Recently used• Alphabetize menus

NAVIGATION

PeopleSoft 9.2NAVIGATION

TRANSACTIONALCHANGES

PeopleSoft 9.2

• Under $10K• Vendor becomes SUPPLIER• Supplier Registration• New vendor (supplier) code being phased out• Save for later• Personalize• Fund• Project Changes• Attachments• Workflow

VOUCHERS

PeopleSoft 9.2VOUCHERS

PeopleSoft 9.2

• Over $10K• Vendor becomes SUPPLIER• Supplier Registration• New vendor (supplier) code being phased out• Fund• Personalize• Project Field Changes• Spending grant funds over $3000• Attachments• Workflow• Multiple Approvals?

REQUISITIONS

PeopleSoft 9.2REQUISITIONS

• The Req is now THREE PAGES!!!

PeopleSoft 9.2REQUISITIONS

PeopleSoft 9.2REQUISITIONS

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Departmental Adjustments, Budget Change Requests, and Departmental Receipts• Fund• Project Changes

OTHER

CHANGES for APPROVERS ‐WORKCENTERS

PeopleSoft 9.2

When you click the “Approve” button, you are approving…• The Purchase• The Amount• The Department/Project• The Account

This will…• Improve visibility• Cut down on administrative costs

THE ROLE OF THE APPROVER

PeopleSoft 9.2

WorkCenters help frequent users by:• Boosting Productivity

• Consolidating Tasks, Exceptions, Alerts, Links, Reports, and Queries

• Can be customized

• Reduce navigation time

WORKCENTERS

PeopleSoft 9.2

Important Things to Note• No Emails on Voucher Approval – Use Your Worklist!

• Self Approval Allowed (unless you have entered a transaction for yourself!)

• First person to approve the transaction WINS (unless you ad‐hoc)

• Configure your filters

WORKCENTERS

PeopleSoft 9.2

Action Items…Questions to Consider• What does my internal business process look like?• What does my approval process look like?• Does my department have multiple approvers?• Will I change business/approval processes in my department as a 

result of this upgrade?• How will I communicate to those in my area?• Who in my department needs training?

WRAPPING UP

PeopleSoft 9.2

Action Items…At Go Live • Make sure “My Favorites” is as you expect• Personalize your Voucher and Req pages• Configure your Workcenter Filters• How will I handle voucher notifications? (if applicable)

• Download new 9.2 documentation at www.baylor.edu/traxhelp

WRAPPING UP