Paquetes Contables II - Helisa

PAQUETE CONTABLE II

Helisa GW

Guía para el estudiante

Elaborado por el formador:

WILLIAM VANEGAS BALLEN

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

INCAP

Programa Técnico Laboral en Contabilidad

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Módulo Guía Paquete Contable II

Paquete Contable II Helisa GW Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: William Vanegas Ballen Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP © Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogotá – Colombia Versión 01 - Abril 2010

EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE:

ARTÍCULO 32: “Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formación personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

CONTENIDO

Pág. PRESENTACIÓN…………………………………………………………………... 5 GUÍA METODOLÓGICA…………………………………………………………… 6 UNIDAD UNO 1. PROGRAMA CONTABLE SISTEMATIZADO HELISA GW……………. 8 1.1 INDUCCIÓN A LOS PROGRAMAS SISTEMATIZADOS.………………. 9 1.2 INTRODUCCIÓN HELISA GW.………………………………………..…… 9 1.3 HELISA VERSIÓN DOS EN AMBIENTE WINDOWS ……………....….. 10 1.3.1 Ingreso y creación de empresa………………………………………..…… 11 1.3.2 Opciones………………………………………………………………..……. 12 1.3.3 Módulos………………………………………………………………..….….. 14 1.3.4 Grabar datos (documentos)…………………………………………..….... 17 1.3.5 Ayudas en la captura de datos……………………………………..…..….. 19 1.3.6 Ayudas en concepto………………………………………………….……… 20 1.3.7 Captura de datos…………………………………………………………….. 21 1.3.8 Opciones de uso poco frecuente ……………………………….……..….. 22 1.3.9 Grabación de datos por meses……………………………………………. 23 1.3.10 Impresión de comprobantes y libros oficiales…………………………… 24 1.3.11 Función de Análisis financiero………………………………………..…… 26 1.4 PROGRAMA CONTABLE HELISA GW.……………………………...…… 28 1.4.1 Instalación…………………………………………………………………….. 29 1.4.2 Creación de empresas……… …………………………………………….... 31 1.4.3 Parámetros……………………………………………………………….…... 35 1.4.4 Administrador – Contabilidad.............…………………….…..………..…. 73 1.4.5 Administrador - terceros – centros de costos…………………..………… 77 1.4.6 Administrador - Cuentas por cobrar y por pagar………………….……… 79 1.4.7 Administrador – Bancos……………………………………………………… 84 1.4.8 Grabación de Datos y utilitarios……………………..……………………. 86 1.4.9 Asientos del mes…………………………………………………………...... 94 1.4.10 Cierre de un periodo fiscal….…………………………………………........ 101 UNIDAD DOS 2. PRESENTACIÓN DE INFORMES……………………………………….. 104 2.1 INFORMES DE LIBROS AUXILIARES Y OFICIALES.…….…….……. 104 2.1.1 Informes e Impresión de documentos…………………………………… 103 2.1.2 Impresión de datos por meses ………………………………….……….. 105 2.1.3 Análisis Financiero………………………………………………………... 111 BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………….………. 115

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Apreciado estudiante: Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional. La institución le proporcionará un formador, quien le ayudará a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guía, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje, está distribuido de la siguiente manera: PRESENTACIÓN: Es la información general sobre los contenidos, la metodología, los alcances la importancia y el propósito del módulo. GUÍA METODOLÓGICA: Orienta la práctica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la formación por competencias de manejo del formador. DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más adecuada para construir sus propios aprendizajes. AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad). CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así:

Unidad

Logro de competencia laboral

Indicadores de logro: Evidencias

Didáctica del método inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace, FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace, EDH: Estudiante Dice y Hace.

BIBLIOGRAFÍA

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PRESENTACIÓN El módulo II de programas sistematizados continua abordando el tema de la sistematización contable, contribuyendo al estudiante obtener un entorno mas amplio de los programas a fin de ubicarse mas fácilmente al mercado laboral, ahora con el programa HELISA pero bajo versión Windows GW2 Actualmente la empresa Informática y gestión propietaria del programa avanza con la tecnológica a fin de entregar muy pronto la nueva versión con tecnología Touch que consiste en La capacidad de usar el tacto para que los usuarios tengan el control de sus pantallas en la punta de los dedos, lo cual permite revolucionar la manera en que se utiliza el ordenador, al igual que lo está siendo en teléfonos móviles.

El proceso sistemático de aplicación de un programa contable exige la organización perfecta del programa. Los programas sistematizados requieren de una parametrización adecuada lo que determina que los procesos se deben hacer en el orden que se establece por parte del programador, de esta manera obtendremos resultados óptimos en beneficio de las empresas y por ende la información adecuada y oportuna tanto para los socios de las compañías como para las entidades del estado a saber DIAN, tesorerías etc. Es por ello que se ha creado este módulo de ayuda, ya que de manera práctica usted podrá seguir paso a paso y con ayuda de su formador procesar de manera técnica la información del taller de contabilidad II. La información trabajada en Excel se podrá comparar muy fácilmente mediante la captura de datos en el programa HELISA GW, y de esta manera nos entregará en debida forma los estados financieros básicos. Igualmente mediante la información podremos obtener e imprimir los análisis financieros que usted podrá analizar en la materia CC (análisis financiero). Al finalizar el curso usted estará en la capacidad de trabajar con los requerimientos básicos requeridos en las empresas. Más adelante adquirirá a través de su trabajo la experiencia que le hará una persona especializada en el tema. Si desea mejorar y ampliar más programas contables, le invitamos para que al finalizar su curso técnico, pueda interactuar con otros programas contables como el software Astuto entre otros, en el curso de diplomado en programas contables. http://www.catalogodetecnologia.com/pagamanet/web/companyCategory.aspx?ipa=*&npa=Todos+los+Países&idi=1&txb=astuto

http://www.catalogodetecnologia.com/pagamanet/web/companyCategory.aspx?ipa=*&npa=Todos+los+Países&idi=1&txb=astuto

http://www.catalogodetecnologia.com/pagamanet/web/companyCategory.aspx?ipa=*&npa=Todos+los+Países&idi=1&txb=astuto

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GUÍA METODOLÓGICA

La estructura metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz mediante competencias, laborales, comprende dos caminos:

1. Las clases presenciales didácticas por el Formador haciendo uso del método inductivo-activo.

2. Trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Formador, a

través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto, se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la responsabilidad.

Los módulos guías utilizados por el INCAP, para el desarrollo cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta esta metodología. Sus características y recomendaciones de uso son:

A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el Formador.

Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son

propias del tema a tratar.

Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados así:

FDH (El Formador Dice y Hace): Corresponde a la explicación del

contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador. FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla

los ejercicios propuestos y el Formador supervisa.

EDH (El Estudiante Dice y Hace): Es el trabajo práctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador.

Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos más relevantes y ejercicios generales.

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DIAGNÓSTICO

INFORMACIÓN GENERAL Regional_____________Programa__________________Módulo__________ Estudiante_________________________Formador_____________________ EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA Estilo de aprendizaje_____________________________________________

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UNIDAD UNO

PROGRAMA CONTABLE SISTEMATIZADO HELISA GW

1. LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL: Aplica las rutas del paquete contable

HELISA GW, en el ejercicio práctico de Contabilidad Intermedia I y II, parametrizando la información pertinente.

INDICADORES DE LOGRO EVIDENCIAS DE:

Identifica el concepto del programa contable. Conocimiento

Reconoce los requerimientos sobre la información necesaria en el programa contable.

Conocimiento

Distingue las rutas para crear empresa, PUC, formas de pago, terceros y documentos en el sistema.

Conocimiento

Registra los saldos iniciales y realiza el cierre del mes. Desempeño

Corrige errores en cartera, beneficiarios y otras cuentas, en el programa HELISA GW.

Desempeño

Registra movimiento contable de un mes Desempeño

Imprime el Balance de prueba y comprobantes de movimiento diario de un mes intermedio.

Producto

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FDH - FDEH 1.1 INDUCCIÓN A LOS PROGRAMAS SISTEMATIZADOS. Toda empresa requiere mejorar el desempeño a fin de obtener del departamento contable la información real, pertinaz, clara y fidedigna, de forma directa en un programa contable. Los programas contables sistematizados facilitan el ingreso de la información incorporando los documentos o elaborándolos directamente en el sistema mediante el proceso de digitación de los códigos manejando la partida doble por el sistema de causación y la segunda cuando se tienen los módulos respectivos, organizando o parametrizando los documentos a fin de que en tiempo real al incluir compras, ventas, pagos devoluciones etc., el programa mismo codifica, entregando en tiempo real la información contable. Los programas contables coadyuvan a que esta labor se cumpla a satisfacción, es por ello que con la experiencia académica y en especial con las asesorías en empresas de diferentes entornos económicos, se ha desarrollado este proceso. 1.2 INTRODUCCIÓN A HELISA GW HELISA GW, es el software administrativo y de gestión creado por la firma Proasistemas Ltda. Está integrado por los módulos de contabilidad, administración de bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, administración de terceros, renta y complementarios, centros de costo, control de negocios, auditoria y un diseñador de formatos e informes. Lo complementa una barra de herramientas en línea, con íconos para ayudas, guías visuales, calendario tributario, agenda, administración de correo interno y externo, notas recordatorias, visor de documentos, archivador de informes, calculadora, acceso a la página www.helisa.com y notas sobre cambios o actualizaciones. HELISA GW, con su apariencia descansada, sencilla y plana, está respaldado en un trabajo de ingeniería serio, acucioso, y una segura y poderosa base de datos, donde el límite al tamaño de su información, lo determinará la capacidad de almacenamiento del equipo donde se instale. HELISA integra en el programa módulos de trabajo dependiendo las necesidades del empresario. Puede incluir adicionalmente Administración de kárdex, gestión de ventas, facturación, presupuesto, nómina, producción, activos fijos y cuenta cero (que corresponde a contabilidad para empresas del estado y esta integrada, con un módulo adicional, cuyo manejo con presupuesto).

http://www.helisa.com/

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Versión actual:

1.3 HELISA VERSIÓN DOS EN AMBIENTE WINDOWS. Aun cuando las empresas están migrando toda la información a la versión actual, todavía se utiliza el programa que se basa en DOS, que realmente es muy bueno por su solidez, perfecto funcionamiento, fácil manejo y de una operación excelente. Es por ello que a continuación se hará un breve acercamiento a la versión DOS 4.2 K, por cuanto son muchas las compañías que todavía lo utilizamos. Con la misma filosofía de esta versión, se aplicó en GW.

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HELISA viene en la versión DOS-Contador viene con 5 módulos básicos, los cuales permiten obtener información contable en tiempo real, y dependiendo de la organización del programa se pueden emitir informes de balance, estado de resultados, cartera, cuentas por pagar, balances por departamentos, oficinas, locales e informes por terceros, así también informes para las entidades de control DIAN, IMPUESTOS MUNICIPALES, SUPERINTENDENCIAS, DANE entre otros.

1.3.1 Ingreso y creación de empresa. Inicialmente digitar en mayúscula ADMINISTRADOR sin clave (solo enter). En este momento se despliega el ingreso a creación de empresa -sólo por primera vez. Luego aparecen los códigos para las 99 empresas disponibles.

El crear una nueva empresa en el sistema Helisa, no implica que esta tome todos los módulos activos en otras empresas, recuerde que cada una de las 99 empresas que se tienen permitidas en el sistema Helisa puede tener parámetros diferentes.

Al ingresar nos encontramos con los módulos de trabajo cuyos códigos van desde F1 a F12. Con la tecla TAB se habilitan Módulos/datos.

Con INS (insert) se crea una nueva empresa y se despliega la lista de códigos. Para empresas disponibles. Se da enter al código seleccionado y se procede a digitar los datos. Recuerde que el nombre de la empresa, ni la fecha se podrán modificar posteriormente.

Inmediatamente se crea la empresa y se define cuál PUC se va a utilizar procedemos a ingresar con TAB y se despliega:

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1.3.2 Opciones

F2 - Modificar los datos de la empresa: coloque la información incluyendo el código CIIU (Actividad económica).

F3 - Revisar parámetros:

Formas del código: Define los niveles del PUC.

Definición de cuentas con tratamiento especial: Se definen cuentas a fin de incorporar dichas cuentas en los informes dependiendo de los módulos de trabajo. El activo disponible corresponde al grupo 11, Caja 1105, Bancos 1110, IVA generado 240805, IVA descontable 240810 (cuentas que debe definir en el PUC), Retenciones practicas y anticipo de impuestos (RF,

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ReteIva, Reteica) y en las conexiones se definen las cuentas que van a ser incorporadas a los informes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Subgrupos para estados financieros (balances): Organización para la presentación del balance general clasificado y que servirá para el análisis financiero.

Formas para el código de los Centros de costos: Utilizaremos solo un centro de costos definidos con XXXX (cuatro dígitos).

Podría ser 5001 para Administración, 5002 para Tesorería y 5003 Contabilidad; Estos centros de costos utilizados en la cuenta de gastos de Administración.

Si es necesario podrá crear subcentros para cuyo caso podrá definir X.XXX o XX.XX.

F4 - Definir usuarios:

Corresponde al Administrador del programa que a partir de este momento va a cambiar el código de acceso, definirle a los usuarios su propia clave de ingreso y las diferentes acciones y opciones de trabajo.

En este caso usted proceda a crear su nombre con INS y posteriormente una clave (es preferible numérico).

Tecleando Enter indique la empresa en la cual usted va a trabajar.

Acciones a las que tendrá derecho, ante lo cual debe cambiar: No puede crear nuevas empresas, ni modificar los datos de la empresa, ni parámetros, así como no podrá crear usuarios, ni tampoco hacer asientos más de un mes atrás, ya que podría cambiar datos contables que variarían impuestos o informes ya entregados a la Gerencia. Mientras el estudiante conoce el manejo podrá corregir y anular documentos, crear terceros, cuentas nuevas en el PUC, variar la fecha de un documento entre otras acciones.

Opciones que podrá trabajar: Informes en contabilidad, manejo de impuestos y terceros, informes por centros de costos y por supuesto los informes de cartera (cuentas por cobrar) y las cuentas por pagar. En el HELISA contador no poseemos los módulos de Kardex, Facturación, presupuesto ni administración de cuenta cero (la cual corresponde a contabilidad oficial), si usted. activa estos módulos estos no se reflejaran, hasta tanto no se adquieran.

F5 - Documentos y/o formas:

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Podrá anular (DEL o SUPR) los documentos que no requiera y crear (INS o Insert) algunos documentos nuevos con dos letras que no estén utilizadas.

NOTA: La naturaleza de nuestros documentos debe ser 0 (otro documento) si usted coloca los de ventas (#5) debemos tener el módulo de Kardex y facturación, igualmente el #7.

En cuanto a Cancelación de cuentas se definen dos documentos a saber cancelación cuentas de resultado y cancelación de terceros.

F7 - Elaborar Copia:

Es de vital importancia efectuar en cada sesión de trabajo un Backup, por cuanto a los computadores pueden llegar virus que hacen imposible en algunos casos recuperar información. Las copias de seguridad deben permanecer al día según su trabajo realizado.

Proceda a marcar los archivos a copiar con F2, como el plan de cuentas es el más extenso y si no desea copiarlo con barra espaciadora podrá desmarcar. Después de ello sólo tendrá que oprimir enter. Al efectuar el Backup el programa solicita la unidad en la cual vamos a grabar, el programa no deja hacer copia en la misma unidad. Si va a grabar en memoria USB, debe saber qué letra (unidad) le asignó el equipo, por lo que previamente debe crear una nueva carpeta con un nombre no muy extenso (máximo 10 letras).

1.3.3 Módulos

La función que incluye el programa HELISA CONTADOR a saber Contabilidad, Impuestos/terceros, Centros de costos, Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar, corresponde a la información que entrega el programa, después de capturar datos por medio de los documentos que se empiezan a crear digitando enter, ante lo cual se despliegan los documentos previamente creados.

F1 - Contabilidad.

Despliega el menú principal con cartilla de cuentas (PUC), consulta de libros, elaboración de informes para imprimir, transferencia de datos a fin de exportar, informes para análisis financiero y otras monedas a fin de capturar la tasa de cambio oficial.

Cartilla de cuentas: Se puede digitar el PUC de acuerdo a las necesidades de la empresa, sin embargo HELISA trae los PUC básicos, por lo tanto proceda a digitar TAB y tome el patrón 1: PUC comerciantes, después de verificarlo de enter (a copiar), espere que termine de copiar y luego de liberar (flecha arriba) podrá digitar cualquier número y este lo llevará allí.

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F2 - Impuestos/Terceros.

El módulo se utiliza para obtener información, revisar, verificar y extraer datos respecto a los movimientos por números de NIT o cédulas, dependiendo de las características de la información gravada previamente.

Permite crear un nuevo tercero, modificar y anular utilizando INS (crea), DEL (borra) y ENTER (modifica). No se permite borrar un tercero que tenga movimiento.

Administración de terceros: Puede asociar un tercero con una cuenta específica a fin de evitar que se ingrese información que no corresponda al módulo de trabajo. Un tercero-gastos, Ingresos o empleados etc.

Es muy práctico para resumir la información por cada Nit o cédula, e igualmente para enviar información Exógena para la DIAN.

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F4 - Cuentas por Cobrar

Módulo con características especiales que entrega informes basados en la cartera, con relación a las cuentas definidas en la Parametrización que usted al comienzo así lo organizó.

Permite desde la Administración de las hojas de Vida, incorporar información con campos a fin de crear clasificaciones para emitir informes especiales.

Selección de correo para emitir circulares, estados de cuenta, recordatorio o correspondencia. Consultas acompañadas de información gráfica.

Forma de pago. (Nota: Las formas de pago debe crearlas desde.... Shift en opciones de uso poco frecuente). Se pueden definir hasta 99 formas de pago.

01 Contado días 0 monto 100% 02 Crédito 30 días 30 100% 03 Crédito 60 días 60 100%

Lo anterior con el fin de establecerle a cada cliente una forma de pago y para que en el momento de la captura, por medio de los documentos, éste los aplique de forma automática.

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Conciliar con Contabilidad: Elemento clave en los procesos por cuanto en muchas ocasiones el auxiliar no graba correctamente un documento, por

ejemplo no le coloca la forma de pago o al ingresar la información no cruza los pagos por manejo errado del programa. Esto genera información diferente en Contabilidad y el Módulo de Cartera, lo que hace que debamos verificar, de la siguiente manera:

- Conciliar con contabilidad: Se debe realizar mes a mes desde los inicios. Con Shift- Opciones de uso poco frecuente: retomar datos de contabilidad, corrigiendo con las funciones F2, F3, F4 y/o F5, según el descuadre, igualmente debemos ejecutar inconvenientes con tarjetas o cruzar documentos del mes.

F5 - Cuentas por Pagar.

Módulo con características especiales e iguales a las cuentas por Pagar, con relación a las cuentas definidas en la Parametrización.

Permite desde la Administración de las hojas de Vida, incorporando la información a fin de crear clasificaciones para emitir informes especiales. Igualmente las operaciones para conciliar con contabilidad y demás aspectos con la tecla Shift (Opciones para verificar).

1.3.4 ENTER: Grabar de datos (asentar libros).

A partir de esta herramienta de trabajo se inicia el proceso de ingreso de la información al programa.

NOTA: NO OLVIDE QUE EL TECLADO SIEMPRE DEBE ESTAR EN MAYÚSCULA.

Buscamos el documento previamente creado SI (Saldos iniciales) y con fecha Noviembre 30 de 2010, procedemos a digitar la información del balance de prueba teniendo en cuenta que al digitar así:

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Cuenta: Estas deben estar en el último nivel y si la cuenta no fue creada correctamente al ingresar el PUC, hemos previsto que usted como usuario puede crearla desde el documento mismo, solo debe pulsar INS y proceder a crear, teniendo presente que igualmente solicitará si maneja centro de Costos (para Global Ofimuebles solo será para el grupo 51) y si requiere de terceros o sea de NIT o Cédula.

Concepto: Debe ser claro y detallado. Para los saldos iniciales puede colocar APERTURA y en lo que corresponde a clientes o proveedores el respectivo número de documento o NIT.

«Cuando se ingresan compras y ventas posteriormente el detalle podrá ser la clase de producto a comprar o despachar».

Beneficiario: Solo aplicable a aquellas cuentas que definimos con terceros, sin embargo usted podrá colocar en caja el NIT de Global Ofimuebles Ltda el cual encuentra digitando la flecha derecha, si no fuere posible coloque simplemente la primera letra del tercero y el programa la ubica en orden alfabético.

Asiento Débito o Crédito: Coloque el valor a asentar de acuerdo con las operaciones contables.

Si existieran diferencias de los débitos y créditos el programa informará que el documento está descuadrado.

Cuando el documento está terminado (sin descuadres) al grabarlo el programa pregunta ¿terminó todo el documento? S <S/N>, para terminar S, para continuar grabando N.

Si usted. teclea ESC el programa reconoce esta orden como ignorar, ante lo cual pregunta ¿Desea IGNORAR este documento? N <N/S> N para continuar

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trabajando y S para ignorarlo. Al grabar un documento aparece…..espere un momento. De esta manera queda incorporado a la contabilidad.

Cuando grabamos una cuenta por cobrar, (grupo 13) o cuenta por pagar (grupos 21, 22, 23, 28 entre otros) el documento a registrar solicita el NIT del cliente o de la cuenta por pagar, debido a que usted la parametrizó en cuentas especiales.

El programa Helisa crea tres clases de archivos a saber:

Archivo de terceros

archivo de cuentas por cobrar

archivo de cuentas por pagar

Esta situación obedece a que la información de los movimientos contables se agrupan por terceros (identificación de Nits y cédulas), y desde esta base de datos se habilitan los datos generales a los módulos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, los cuales se habilitan desde la captura de datos por medio de los documentos. Lo anterior no significa que en algunos casos solo se requiere información en cuentas por cobrar y por pagar sin necesidad de establecer correlación en terceros.

Es por ello que usted debe tener mucho cuidado al ingresar los Nits y números de cédulas por cuanto podrá crear más de un tercero con el mismo nombre, pero con diferentes identificaciones, La ley tributaria establece que debemos reportar la información exactamente igual a la grabada en la DIAN. Debe ingresar con la simbología, por ejemplo CL calle KR carrera y no podrá utilizar símbolos como # o -, en estos casos se deja espacio. La razón social tal y como aparezca en el RUT.

Solo se podrá dar este caso cuando se hacen negociaciones con algún comerciante o empresa que tiene varias sucursales con diferentes números de facturas y en algunos casos con variabilidad de productos.

1.3.5 Ayudas en la captura de datos

Para columna de códigos del PUC:

Signo ´ anterior: Cuando usted ha digitado un código y desea repetirlo en la siguiente línea, solo debe digitar el símbolo.

Flecha derecha ---> : Ver cartilla del PUC

INS (Insertar): Crear una nuevo grupo, cuenta, subcuenta y auxiliares, determinando si maneja centro de costos y terceros.

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DEL (Suprimir): Si deseo anular una línea completa de datos por error en la información.

R (Retención): usted debe digitar la retención en la fuente ya sea por compras o por proveedores, de forma manual, pero cuando haya digitado correctamente la cuenta con la base y el porcentaje, solo debe digitar R y el programa liquidará la retención así parametrizada. Igual sucede para el caso de proveedores (retención por pagar). SI usted NO DIGITÓ CORRECTAMENTE EN LA APERTURA LOS PORCENTAJES DE RETENCIÓN ESTA AYUDA NO FUNCIONARÁ. En cuyo caso debe proceder a colocarse en la cuenta correspondiente y estando en concepto digitar F2, de esta manera podrá corregir o actualizar las bases y los porcentajes.

I (IVA): Funciona de la misma manera que la retención, pero teniendo presente la liquidación del Iva descontable y el Iva facturado o generado. Funciona para una tarifa fija del Iva - en nuestro ejercicio de Global Ofimuebles Ltda utilizamos la tarifa general del 16%.

F8 (librería): Esta ayuda se utiliza para grabar un documento parcial o total sin necesidad de incorporarlo al sistema, sin embargo SOLO se activa cuando se digitan los datos a grabar y se está situado en CODIGO. Con INS se crea y luego coloca el nombre del documento. Posteriormente podrá ser utilizado simplemente llamándolo con F8, busca el documento requerido y con ENTER lo incorpora al documento para terminarlo de grabar o simplemente cambiar valores. Para eliminar documentos de la librería utilice DEL.

1.3.6 Ayudas en Concepto:

F9 (Rápido): Puede habilitarlo para traer un número de cuenta o un concepto simplemente digitando un número o una letra que previamente usted haya parametrizado en Opciones de Uso poco frecuente de Contabilidad «programar ayudas en la captura» En el ejemplo colocamos código 1= Muebles de Alcoba y oficina. Luego cuando usted esté capturando (en conceptos) datos digitar F9 y luego el No 1. Al dar ENTER aparece la leyenda anteriormente creada. Utilícela, agréguele o bórrele partes de la misma.

TAB: Asume nombre de cuenta: Si desea que aparezca en el concepto el nombre según el PUC «realmente no es conveniente utilizarla ».

F3 Reemplazar: Cuando teniendo varios conceptos creados usted desea efectuar cambios al documento.

Estando en beneficiario se habilitan las ayudas de:

‘Símbolo que representa anterior: Toma el beneficiario del renglón anterior, sin

embargo si no requiere cambios, solo debe dar enter para que así lo asuma.

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---> o Enter: Para ver la cartilla de terceros, si ha digitado una cuenta que corresponde a cuentas por cobrar o por pagar va a la cartilla correspondiente, allí ubica el tercero, pero si no aparece podrá crearlo (solo si el Administrador le dejó esta función habilitada en Usuarios), de INS y preguntará NIT, Nombre, dirección, teléfono, ciudad.

Posteriormente debe ir al módulo y agregar la información adicional, como formas de pago, ante lo cual Podrá utilizar algunas de las que previamente hemos creado a saber Contado, crédito 30 días etc., las cuales corresponden

a planes predefinidos, o también podremos utilizar F2 para cuotas variables y F3 para cuotas fijas (pagos a 3, 10, 24, etc. meses, el sistema divide y fija las fechas). De esta manera se agregan los datos tanto en contabilidad como en los módulos de Cuentas por Cobrar, de Cuentas por Pagar y de terceros.

Para ingresar los valores en Débitos o créditos se utilizan las ayudas:

Signo - (menos) doble cero = 00 y el signo + (más) triple cero = 000, (Si usted digitó 1 - (00) y + (000) el resultado es 100.000.

F9. Si usted ha creado cantidades fijas en ayudas de contabilidad, podrá utilizarlas digitando el código por usted creado.

D (diferencia): Al terminar y a fin de evitar digitar la diferencia puede colocar D (y el programa asienta el valor débito o crédito) a fin de realizar la partida doble y proceder a cerrar el documento.

1.3.7 Captura de datos

Después de efectuar el asiento completo por partida doble el programa indica..... ¿Terminó todo el documento? S <S / n>... proceda a digitar S para terminar o N para continuar ingresando más información. Si usted digitó ESC el programa indica.... ¿Desea IGNORAR este documento? N <N / s>... si usted considera que no va a grabar proceda a colocar N en caso contrario S.

Al terminar de grabar y salir de este módulo de trabajo el programa pregunta si desea imprimir, ante lo cual puede realizar este proceso. Si no es así coloca N (no) y puede ir a los módulos para verificar la información de contabilidad, terceros, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e impuestos.

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Para continuar agregando información a un documento ya grabado, debe tener la posibilidad de modificar la numeración y la fecha de los documentos, ante lo cual usted. digitará el documento y la fecha del mismo, el programa despliega..... ESTE DOCUMENTO YA ESTA REGISTRADO (FECHA). ¿Desea continuar? < S / n >. Al colocar S puede continuar grabando, no se preocupe sino aparece la información anterior, por cuanto ya está incorporada al sistema. Continué y grabe como de costumbre.

1.3.8 Opciones de uso poco frecuente.

Función de mucha importancia puesto que modifica y corrige tanto documentos como terceros, Nits, y, cuando por bajas de energía se bloquea el programa, se debe reafectar para que de esta manera se reorganice la información y actualice datos y saldos.

Contabilidad y terceros: Iniciamos con las opciones en el módulo que reafectarán la información respecto a la contabilidad y terceros.

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Con Shift se habilita la función

desplegando las siguientes opciones:

Programas ayudas en la captura: ya aplicable anteriormente para las funciones de captura de datos.

Modificar / Reafectar asientos: Desde esta aplicación, situados en el mes en el cual se digitó la información, procedemos a traer los documentos grabados a fin de modificar información sólo en la parte contable, de tal manera que si usted. va a modificar algún dato de cuentas por cobrar o por pagar debe proceder a borrar el documento completo o borrar la línea, insertando una cuenta puente para que el documento se pueda grabar, inmediatamente se realicen los cambios usted digitará UNA sola vez ESC ante lo cual aparece enter para continuar y para ignorar los cambios ESC.

En el modelo encontramos un documento SI-.000001 <SALDOS INICIALES> de fecha 30 de Noviembre de 2010, el cual aparece como ANULADO, proceso que se realizó en la captura de documentos. En este momento se podrá borrar totalmente o si desea habilitarlo deberá cambiar conceptos, valores etc. (es mas oportuno borrar y volver a digitar desde captura de datos.

Con esta opción podrá Modificar, Adicionar, Borrar, Cambiar de concepto y cambiar la fecha del documento (solo dentro del mismo mes).

Reafectar libros (únicamente): Se aplica cuando en un corte de Energía los datos no son claros o no aparecen, también cuando se recuperan datos (en restaurar copia).

Cambiar los NIT (global): Para la utilización de este proceso debe crear en terceros el NIT correcto, a fin aplicar los cambios desde esta opción. El nuevo NIT o Cédula se cambia en toda la contabilidad,

Inconvenientes con los libros: Aplicable para corregir errores en los informes contables cuando se han realizado correcciones.

1.3.9 Grabación de datos por meses.

Apertura: en este momento ya hemos grabado el comprobante de apertura, con base en la información del taller contable empresa GLOBAL OFIMUEBLES LTDA, y con fecha 30 de Noviembre de 2.010.

Backup: No olvide hacer periódicamente (en cada clase) copia de los archivos trabajados.

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Cierre del Mes: terminada la información de Noviembre tecleamos F12 para cerrar periodo. Se despliega un mensaje que dice SI EJECUTA ESTE PROCESO, QUEDAREMOS TRABAJANDO EN DICIEMBRE DE 2.010, de « ENTER » para proceder a cerrar o ESC para ignorar.

Movimientos de Diciembre: En la empresa se generan dos periodos de trabajo, tenga presente trabajar en Diciembre para grabar la información a partir de los documentos. Su instructor le indicará el orden respectivo que corresponde a las fechas de generación de cada uno.

Cierre del Mes: terminada la información de Diciembre tecleamos F12 para cerrar periodo. Se despliega un mensaje que dice SI EJECUTA ESTE PROCESO, QUEDAREMOS TRABAJANDO EN AJUSTES DE 2010, dé «ENTER » para proceder a cerrar o ESC para ignorar.

Movimientos de ajustes: Se procede a grabar en documentos los ajustes para la consolidación al cierre del año.

Cierre del Periodo: terminada la información de Ajustes tecleamos F12 para cerrar periodo.

Se despliega un mensaje que dice SI EJECUTA ESTE PROCESO, QUEDAREMOS TRABAJANDO EN CANCELACIÓN DE 2010, de « ENTER » para proceder a cerrar o ESC para ignorar.

Movimientos de Cierre: Realice el cierre de Cuentas de resultado y cancelación de terceros.

El proceso se debe realiza después de revisar y confirmar que todos los ajustes de diferidos se realizaron perfectamente, se ajustaron las cuentas de impuestos, se determinó que ninguna cuenta del activo quede con saldo crédito salvo provisión de cartera y depreciaciones, igualmente se verifican los pasivos, los cuales siempre tendrán saldo crédito. Por seguridad efectúe la impresión definitiva a fin de evitar que se agreguen datos o se modifique la información, recuerde siempre que esté seguro de no realizar cambios posteriores.

Cierre del Periodo: terminada la información de Cierre tecleamos F12

1.3.10 Impresión de Comprobantes y libros oficiales

Al finalizar el ejercicio contable SE DEBEN IMPRIMIR LOS LIBROS OFICIALES DE ACUERDO con las normas expuestas en el Código de comercio, ya comentadas anteriormente.

Sin embargo aclaramos que la firma del contador público o revisor fiscal en las declaraciones tributarias, certifica los siguientes hechos:

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1. Que los libros de contabilidad se encuentran llevados en debida forma, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las normas vigentes sobre la materia.

2. Que los libros de contabilidad reflejan razonablemente la situación financiera de la empresa.

3. Que las operaciones registradas en los libros se sometieron a las retenciones que establecen las normas vigentes, en el caso de la declaración de retenciones.

Como vemos, la norma es enfática en establecer que “la firma de un profesional de la Contaduría pública en las declaraciones tributarias implica que dicho profesional se aseguró primero de que los «libros de contabilidad» estaban llevados en debida forma antes de poder proceder a firmar la respectiva declaración”. En consecuencia, sólo las cifras que se registren en los libros oficiales de contabilidad son las que respaldan la información llevada hasta la declaración tributaria y avalada por el respectivo profesional de la contaduría.

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Lo anterior significa que si al momento de presentar la declaración tributaria el Contador o Revisor Fiscal sólo tuvieron a la vista lo que se reflejaba en simples «listados auxiliares» o «balances de prueba», debe velar entonces porque esa misma información sea la que llegue hasta los libros oficiales pues si sucediese que al momento de asentar las cifras en los libros se producen cambios, en ese caso se entendería que la declaración respectiva no quedó correctamente elaborada.

Se ratifica si tomamos en cuenta lo que el mismo estatuto Tributario establece en su Art.775 del ET y que es aplicable al menos al caso de la declaración anual de renta. Allí leemos:

ART. 775.-Prevalecía de los libros de contabilidad frente a la declaración. Cuando haya desacuerdo entre la declaración de renta y patrimonio y los asientos de contabilidad de un mismo contribuyente, prevalecen éstos.

http://www.estatutotributario.com/procesa1.php?texto=775



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1.3.11 Función de Análisis financiero:

Por el módulo de contabilidad, se procede a reflejar en los informes de contabilidad el análisis horizontal, vertical y las razones financieras (tema que trataremos en CC (análisis), es por ello que los programas contables lo aplican a fin de permitir el buen uso de esta herramienta. Un informe para análisis que debe imprimir es:

cambios en capital de trabajo y estado de fuentes y usos. Esta información es vital para efectos de determinar los rendimientos económicos de la empresa. (Corresponde a análisis financiero- tema a tratar en el próximo Semestre)

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Este informe es muy interesante para la Gerencia o el departamento financiero con el ánimo de verificar el comportamiento de ventas, gastos o cualquier otra información que así se requiera.

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Así también podrá emitir los certificados de retención en la fuente, siempre y cuando usted haya parametrizado los porcentajes en el momento en que realizó la organización del PUC y organizado por intermedio de cuentas especiales a trabajar.

De conformidad con las normas contenidas en el estatuto tributario, todo tipo de persona natural o persona jurídica que haya actuado como agente de retención a titulo del impuesto sobre la renta, se halla en la obligación de expedir anualmente, en los plazos que señala el Gobierno, el respectivo certificado por las retenciones practicas en el año fiscal inmediatamente anterior.

Estos se deben expedir ya sea por conceptos laborales, caso en el cual el certificado se expide en original y tres copias, o por los demás conceptos, caso en el cual solo se expediría en original y una copia; véase los art.378 y 381 del ET.

Así mismo, quienes hayan sido agentes de retención a título del impuesto sobre las ventas (ya sea cuando compran a empresas del régimen común, o cuando asumen la retención por comprarle a personas naturales del Régimen simplificado), también están obligados a expedir un certificado en forma bimestral por las retenciones practicadas durante cada respectivo bimestre (se debe expedir dentro de los 15 días siguientes a la finalización del bimestre. (Parágrafo 2 del art.615 del ET).

Adicionalmente, la labor de “expedir” el certificado no concluye con la mera “elaboración” del respectivo certificado, sino que tiene que procederse a su “entrega” o “despacho” para que en efecto se cumpla con lo que buscan las normas superiores, es decir, que al sujeto pasivo le lleguen oportunamente tales certificados.

Todos los agentes retenedores deben expedir los certificados

En consecuencia, todo agente retenedor debe conservar al interior de sus archivos (por lo menos durante 5 años como lo indica el art.632 del ET), la prueba de que sí procedió a “expedir” (elaborar y entregar o despachar) la totalidad de los certificados que le correspondía expedir en algún momento dado ».

http://aldiaempresarios.com/

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1.4 PROGRAMA CONTABLE HELISA GW.

Con la misma filosofía en la programación del Helisa 4.2K (DOS), Proasistemas desarrollo la nueva versión GW y muy pronto la versión touche que requiere tener la pantalla prevista para este fin y tocando con un dedo los iconos se establece el efecto posible para controlar varias soluciones. Algunas características especiales tomadas de los manuales de helisa son:

Interconexión automática entre los módulos.

Capacidad para manejar hasta 100 empresas.

Creación ilimitada de usuarios con definición de perfiles de acceso individual.

Auditoria de uso, que permite rastrear las operaciones realizadas.

Actualización automática de saldos en los libros de todos los meses siguientes, cuando se modifica o adiciona una transacción en un periodo anterior.

Reutilización de cartilla de cuentas, clientes, proveedores, terceros, centros de costos y documentos entre las empresas creadas

Banco de formatos de documentos y cheques, que pueden ser utilizado por varias empresas sin tener que definirlo en cada una de ellas.

http://www.voltimum.es/news/786/cm/touch-screen--el-comando-multifuncion-para-el-sistema-domotico-my-home.html

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Para todos los informes se muestran para su selección los diferentes medios de salida detectados, como impresoras, pantalla, correo electrónico, fax, archivador, archivos de cualquier tipo (hojas electrónicas, editores de texto…).

Consultas rápidas de información por pantalla, totalmente interactivas, pues permite definir contenido, formas, ordenamientos, totales y pueden ser enviadas directamente, sin definiciones previas a Hojas de calculo (Excel), manejadores de texto (Word), archivos de formato HTML y XML. Estas consultas con toda su carga de contenido, puede ser convertida en informe con una poderosa herramienta de diseño de informes en línea, donde puede adicionar logos, gráficos, tamaños, fuentes, colores, títulos y subtítulos”

1.4.1. Instalación El programa se inicia con el CD de instalación en el computador establecido por el usuario.

Al colocar el instalador aparece la siguiente información, ante lo cual usted debe proceder a cargar el programa, tal como lo indica el procedimiento. Se procede a instalar, en perfecto orden y digitar el nombre de la empresa, Nit y a continuación la licencia asignada. Posteriormente la clave para fireBire y tan pronto terminamos instala en la unidad C: /

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Inmediatamente se termine quedará en su escritorio un acceso directo con el nombre helisa GW2. Y después de dar doble click se abre el siguiente modelo, ante lo cual usted procede a escribir ADMINISTRADOR y la clave ---- únicamente tecla enter...

1.4.2 Creación de empresas Desde este módulo de trabajo se inicia presentando la lista de 100 empresas, para ir creando las que se requiera. Si usted adquirió una sola empresa no se podrán habilitar sino dos números, uno para la prueba y el de la empresa real. Su formador le indicará el número que le corresponde de acuerdo con la clase respectiva.

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Crear la empresa: « código correspondiente y CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA »

CREAR una nueva empresa: CLICK derecho de su Mouse. O ins (insertar)

Coloque el número de empresa a instalar.

Indique el periodo inicial. Recordando que si va a empezar en enero debe

colocar el mes de diciembre a fin de grabar el balance final a 31 de diciembre y luego si proceder a cerrar el año, para que de esta manera quede como saldo anterior y no como un movimiento del mes de Enero.

Digite el nombre de la empresa, como esta registrada en Cámara y Comercio.

Para nuestro taller “C.I. COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES

http://www.incap.edu.co/

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LTDA”. NIT………………. (verifíquelo en su taller), el cual podrá obtener de descargas de INCAP. ALUMNOS.

Ingrese el NIT de la compañía, el cual se debe ir sin separaciones de

miles y el digito de verificación

Dirección principal con la simbología de la DIAN o tesorería municipal.

Ubique el municipio el cual ya está previamente creado por HELISA.

IMPORTANTE: Busque la pestaña de estructura de cuentas (PUC) Plan Único de cuentas para Colombia (decreto 2650 de 1.993). - si usted no realiza este proceso tendrá que digitarlo de forma manual. Marque PUC para comerciantes.

Introduzca la información del representante legal.

Si lo desea, podrá colocar el logotipo de la empresa. Ubique los

LOGOTIPOS de la empresa en los formatos preestablecidos.

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NOTA: Los dos últimos pasos no son tan necesarios en la creación, posteriormente se podrán agregar o corregir.

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Dé clic en Aceptar y espere que el programa procese la creación. Aparecerá la empresa ya creada sobre la cual “no se podrá modificar el nombre, ni el periodo de inicio”. Es por ello que debemos tener los datos de la empresa que encontraremos en el certificado de la cámara de comercio, en el en el RUT, así también para la ciudad de Bogotá el RIT (Tesorería municipal). En la parte inferior izquierda podremos encontrar las ayudas, que nos servirán para comprender el entorno GW. Al teclear en ayuda se despliega el presente informe, el cual servirá para aclarar inquietudes en cualquier momento dentro del proceso de operación del sistema.

Helisa crea la tecla F1 como la manera directa para llegar a este lugar

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1.4.3 Parámetros El módulo maneja las variables que se utilizan en el proceso de captura de datos. Se clasifican en Globales y particulares.

Globales: Son las variables de apoyo que utilizará el sistema para todas la empresas.

Particulares: Son los que se utilizan durante el proceso y para cada empresa. Al seleccionar este módulo despliega los diferentes parámetros a manejar en Helisa GW. Para ir a la opción de parámetros ubíquese en la ventana de directorio general de empresas seleccione con clic la empresa a trabajar y dé clic en parámetro.

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GLOBALES- Proceso: Módulo Parametrización –Globales

o Lista de usuarios

Con INS – Crear: Ingrese su nombre y una clave, inmediatamente proceda a asignar al usuario las empresas que va a trabajar. Igualmente parametrice si como usuario puede crear más empresas, modificar empresas, crear documento, así como anularlos o modificarlos. Parametrice clientes, proveedores, otros terceros. En nuestro taller únicamente trabajaremos con el módulo de contabilidad, así que no se requiere parametrizar mas detalles. Nota: si usted deja en 0 (cero) los meses a trabajar no permitirá su uso, es especial para usuarios a los cuales sólo se le permite verificar la información. Se les admite CONSULTAR hasta el número de meses que se desee. (Para la gerencia, administración entre otros).

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o Lista de conceptos frecuentes.

Le permite crear textos para agilizar la captura de conceptos en las transacciones, durante el proceso de captura de datos.

Ejemplo: proceda a INS Coloque C Cancelación de la factura Nº Y luego M Mesas y sillas…. Tecla rápida: este sistema se usa cuando esté grabando los documentos. La lista muestra los conceptos organizados alfabéticamente en forma ascendente, con su correspondiente tecla rápida. La lista de conceptos se aplica para todas las empresas “es Global”.

o Lista de Variables

Una variable es un elemento que representa un valor dentro del sistema para determinado concepto. Úselas para la definición de formatos impresos, las cuales están divididas en dos clases:

Variables predefinidas: Están en los programas ya aplicadas en los documentos, de formatos helisa o minerva.

Variables definidas por el usuario: En esta lista se despliegan

únicamente las variables definidas por el usuario, puesto que pueden ser manipuladas de acuerdo a sus necesidades.

o Lista de departamentos y ciudades.

Ingrese las ciudades que no estén aquí definidas. Con INS (crear) la información aquí descrita se utiliza para cartera, terceros etc.

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o Bancos y Sucursales:

Le permite realizar el mantenimiento de los bancos y sucursales a manejar en Helisa GW. Manipule la lista con las opciones para crear bancos y crear sucursal ESC modificar, eliminar o ver el detalle de un concepto. La lista de Bancos se puede ordenar por cuenta, banco y sucursal o por banco y “Queda disponible para todas las empresas creadas en el sistema.” Verifique los códigos de las entidades financieras colombianas en: http://www.banrep.gov.co/sistema-financiero/sip_ch_pregun.htm#1

http://www.banrep.gov.co/sistema-financiero/sip_ch_pregun.htm#1

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o Monedas y tasas de cambio:

Esta lista muestra los conceptos organizados alfabéticamente en forma ascendente, con su correspondiente tecla rápida. Solo utilícelo cuando requiera efectuar manejo en otras monedas. Opere con opciones para crear el nombre, el símbolo, y la tasa de cambio; modificar, eliminar o ver el Detalle de un concepto.

La lista de monedas y tasas de cambio es única y “es disponible para todas las empresas“.

o Paag e intereses:

Aparece en pantalla la lista de meses para ingresar y realizar el mantenimiento de los porcentajes del PAAG (no aplicables en este momento mediante decreto No 1536 del 7 de mayo de 2007.).

http://www.cijuf.org.co/decretosr07/d1536.html

http://www.cijuf.org.co/decretosr07/d1536.html

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La tasa de interés de usura y la tasa de interés por mora de usura, del año seleccionado, en el campo correspondiente. Este módulo se utiliza en este momento solo para liquidar intereses por mora.

o Formas de Pago.

Designación de una forma de pago específica. Con crear, modificar o eliminar usted podrá definirlas, aplicables a cuentas por cobrar y por pagar. Podrá crear formas de pago fijas o a una fecha cierta 30, 60, 45 90 días entre otras. Para las formas de pago especiales. Usted podrá definir el porcentaje para la primera cuota, y los saldos a cuotas diferenciales.

Para el taller proceda a crear las que a parecen en el modelo y con su formador defina otras formas de pago.

o Definición de Formas

Se diseñan los modelos de impresión de documentos, cheques, cartas, certificados y demás formatos del sistema.

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En formatos para documentos coloque los sugeridos o las formas minerva, cuando en la empresa poseemos algún modelo en especial, se podrá crear con las herramientas. Para diseñar un formato tenga en cuenta:

1. Ingrese el alto y ancho en número de píxeles de la pantalla que se utiliza para el formato.

2. Ingrese uno a uno los campos que contiene el formato. 3. Utilice los botones que aparecen en la parte superior de la pantalla para

grabar, crear formatos, manejo de imágenes, imprimir, introducir texto, insertar variables y tablas, entre otros.

4 Una vez definido el formato se procede a grabar en la base de datos utilizando los botones descritos anteriormente.

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o Tipos de unidad de inventario. Le permite crear las unidades de medida a manejar en el inventario. La pantalla maneja un listado de las unidades creadas y con clic derecho sobre el listado, puede crear, modificar, y eliminar un registro.

o Parámetros del Puerto.

Le permite configurar los parámetros de entrada de una impresora ya sea de punto, con cartuchos recargables entre otras.

PARTICULARES. Son todos aquellos parámetros utilizados a lo largo de la contabilidad de una empresa. Seleccione primero la empresa del Directorio de Empresas.

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o Lista de funcionarios

Con INS – Crear: Ingrese su nombre y una clave, inmediatamente proceda a asignar la información allí descrita. Se incorporan datos del gerente, revisor fiscal, contador etc. La lista de funcionarios nos permite realizar el mantenimiento de los datos de los funcionarios con sus opciones al trabajar en el programa. Estos funcionarios los puede utilizar para la firma de los informes y para crear acceso al sistema.

o Lista de documentos Con INS – Crear: Ingrese su nombre y una clave, inmediatamente proceda a asignar los documentos requeridos. Es importante conocer la numeración que lleva la empresa a fin de continuar con la misma numeración de manual al sistema. (Verifique en su taller).

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Nota: Con el ánimo de trabajar la contabilidad, solo utilice el módulo de contabilidad, por cuanto en esta versión educativa no están habilitados todos los módulos.

“No olvide que debe habilitar al usuario a fin de que pueda ingresar la información”

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o Lista de precios. Con INS – Crear: Ingrese la información que es al detal. (Aplicable cuando se posee el módulo de inventarios habilitado).

o Contabilidad.

Las clases definidas por las entidades gubernamentales y reguladoras son: Activo, pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos (incluye el costo de ventas y costos operacionales), Cuentas de Orden y cuentas contingentes.

Niveles de clasificación:

Corresponde a la estructura en la cuál deben ser creadas todas y cada una de las cuentas contables teniendo en cuenta la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta. La definición de los niveles debe estar acorde con las normas contables que existen en Colombia. NIVEL CODIGO DESCRIPCION CLASE 1 ACTIVO GRUPO 11 DISPONIBLE CUENTA 1110 Bancos Subcuenta 111005 Moneda Nacional Auxiliar 11100501 Banco Cafetero Y No de cta. Subauxiliar 1110050101 Cuenta Corriente No 10000000.

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Verifique con su formador cuáles son los requerimientos y utilice el modelo A. En contabilidad –cartilla de cuentas-c proceda a copiar el PUC de comerciantes. (Pág. 75)

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o Cuentas de Uso Específico

Utilice esta opción para parametrizar las cuentas del activo disponible, En la parte inferior aparecen las notas para cada uno de los conceptos. Este cambia de acuerdo al desplazamiento por los conceptos. Para cambiar un código de cuenta, sitúese en el concepto a cambiar, oprima la tecla RETROCESO o flecha hacia la izquierda para borrar uno de los números existentes. Escriba el nuevo número de cuenta y oprima ENTER. Si no desea cambiar el código de la cuenta de un concepto, pulse ENTER, para pasar al siguiente concepto. “En cada concepto se debe colocar una sola cuenta excepto en las conexiones de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, donde se pueden registrar varios códigos de cuentas separados por comas”.

Aún cuando la corrección monetaria no aplica es necesario colocarla con su código 4705.

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o Estado de resultados clasificado.

Cada empresa puede optar por modificar la presentación del estado de resultados clasificado, por cuanto depende de la actividad que este desarrollando. La manera como esta organizado es: letra T se utiliza para los totales y C para asignar las cuentas que traerá de la contabilidad, cuando se le solicite el informe respectivo.

o Ajustes integrales por inflación.

Así se parametrizaban los ajustes por inflación. La reforma tributaria (ley 1111 de dic 27 de 2006), elimina totalmente, a partir del ejercicio 2007, el sistema integral de ajustes por inflación que se había implantado desde el año gravable 1992 y que producía efectos únicamente en el impuesto sobre la renta y complementarios (Ver art.78 de la ley 1111 que derogó los artículos 329 a 353 del ET). http://www.jccconta.gov.co/consejot/publicaciones/Doctrinas-PDF/eliminacion%20de%20los%20ajustes%20por%20inflacion.pdf

http://www.jccconta.gov.co/consejot/publicaciones/Doctrinas-PDF/eliminacion%20de%20los%20ajustes%20por%20inflacion.pdf

http://www.jccconta.gov.co/consejot/publicaciones/Doctrinas-PDF/eliminacion%20de%20los%20ajustes%20por%20inflacion.pdf

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Terceros e impuestos

Los parámetros que rigen al módulo de Terceros e Impuestos se manejan a través de las siguientes opciones que analizaremos, por cuanto de esta parametrización depende la aplicación perfecta de las liquidación de los impuestos de IVA, ICA, RENTA y por ende las respectivas retenciones en la fuente, a saber Retefuente por renta, retefuente por IVA y retención en la fuente por ICA (Para aquellos municipios en donde se aplique la retención en la fuente por industria y comercio, debe verificar las tarifas correspondientes, según normas tributarias municipales)

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o Impuestos, descuentos y valores

Se crean con INS incluyendo el recurso de tecla rápida utilizando en la creación del código (letra). En esta opción es necesario crear los impuestos correspondientes para la gestión de compras. Por ejemplo IVA, ICA, Retención de IVA, Retención de ICA, Retención en la fuente, Autoretención (sólo utilizado para las empresas que han sido así clasificadas y con resolución para este fin), Valor bruto y descuentos.

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Para el taller de CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA utilizaremos los siguientes conceptos:

Para efectos de la tecla rápida, utilizaremos los siguientes códigos, su formador le indicará si realiza o crea nuevas teclas rápidas. En los manuales de Helisa se aplican otros códigos. Para el taller de CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA utilizaremos las siguientes ayudas.

La tecla rápida ejemplo (Todos de la 1355).

A Anticipo retefuente Renta. B Anticipo retefuente Iva. C Anticipo retefuente ICA.

Ahora bien para las retenciones practicadas. A pagar. R Retención por compras al 3.5% 23654035 S Retención servicios 6% 23652506 J Retención servicios personas jurídicas 4% 23652504 H Retención arrendamientos 3.5% 23653035 M Retención arrendamiento muebles 4% 23654040 P Retención compras proa. Agropecuarios. 1.5% 23654015

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Sin embargo en cada empresa se determinan los conceptos, inclusive Helisa utiliza R para retención I para Iva etc.

o Cuentas de uso específico.

Le permite generarlos colocando el concepto y al frente del mismo el código de cuenta correspondiente. Para cambiar un código de cuenta, sitúese en el concepto a cambiar, oprima la tecla RETROCESO o flecha hacia la izquierda para borrar uno de los números existentes, proceda a cambiarlo y oprima ENTER. Si no desea cambiar el código de la cuenta de un concepto, pulse ENTER, para pasar al siguiente concepto. Se recomienda cuando se han realizado cambios dar enter hasta el final del formulario, de esta manera certificaremos que se han realizado los cambios. “Si no quedan organizadas los informes que emitiremos serán irreales y afectarían el desempeño del programa”.

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o Conceptos tributarios.

Le permite generar los conceptos tributarios para emitir los anexos oficiales. La lista de conceptos es independiente para cada una de las empresas, debido a que no todos los informes según la actividad pueden ser iguales.

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Posterior a su creación se debe proceder a ligar las cuentas o sea verificar según el PUC previamente creado. Si no lo ha hecho puede dejarlo en pendiente para luego continuar o de una vez ir a contabilidad cartilla de cuentas y copiarla del PUC previamente creado por Proasistemas.

o Definición de formatos.

Le permite generar modelos especiales, mediante la distribución que cada usuario desee. Helisa GW ya tiene los formatos tradicionales para las todas las retenciones en la fuente, incluyendo los certificados para los empleados en caso de tener el módulo de nómina, así también la comunicación de solicitud de certificados para los clientes, incluyendo los rótulos para los envíos por correo.

Para nuestro caso no se requiere efectuar cambios a estos modelos. El mismo evento para Ingresos y retenciones,

o Conceptos para declaración de IVA.

Le permite establecer la información a fin de emitir los datos organizados para realizar la declaración de IVA, con base en la información real cada bimestre.

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o Conceptos para declaración de Retención en la Fuente. (renta e Iva,

y timbre).

Le permite organizar la información a fin de emitir los datos organizados para realizar la declaración de IVA, con base en la información real cada bimestre.

o Centros de costos.

Le permite organizar la empresa por departamentos o por tipo de gasto, así también utilizado para controlar los presupuestos tanto de gastos como de ingresos.

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Utilizaremos un sólo nivel con 2 dígitos, estos se tendrán en cuenta cuando organizamos el PUC, a fin de determinar cuáles son las cuentas que tendrán centro de costos.

o Cuentas por Cobrar.

Le permite parametrizar hasta 20 tipos de cartera, con conexiones a las cuentas y subcuentas del PUC.

En cuentas de uso específico se establecerá mediante el uso de las siguientes cuentas.

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Y para culminar con el proceso en cuentas por cobrar, se pueden establecer los formatos que se requieran, como el modelo que está organizado en HELISA, luego proceda a gravar el modelo para nuestra empresa.

o Cuentas por Pagar.

Le permite organizar al igual que en cartera (cuentas por cobrar), con conexiones a las cuentas y subcuentas del PUC.

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o Análisis financiero. Le permite organizar al igual que en cartera (cuentas por cobrar), con conexiones a las cuentas y subcuentas del PUC.

Los Grupos, son las listas para reunir la información pertinente a fin de obtener los indicadores financieros, en forma de datos y gráfica.

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o Bancos. Se debe colocar 111 (para la cuenta de uso específico), si ya se ha establecido un control por medio de las cuentas de orden, se podrá así establecer. Cuando se tiene el módulo habilitado aparece el modelo que presento a continuación:

En este módulo se establecen los formatos para los extractos, dependiendo de la entidad financiera y lo que se debe realizar es con ayuda de proasistemas organizar la información a fin de verificar entre la contabilidad y los extractos a fin de obtener las diferencias, que pueden estar codificadas en conceptos de conciliación, y simplemente seria indicarle al sistema cual seria el asiento contable. De esta manera se hace mucho más productivo el tiempo que se requiere para establecer las diferencias y la labor en este caso del auxiliar de contabilidad se limita a realizar el proceso. Tiempo que utilizamos en otras tareas como pueden ser el control tributario en general. El modelo propuesto por Helisa para la opción para medio magnético, consiste en la organización de la información, para hacer efectiva la conciliación por medio del sistema.

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o Inventarios

Cuando se ha adquirido el módulo este se crea mediante códigos, vinculados a las cuentas, se organiza la forma del código por niveles al igual que los centros de costos.

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Posterior a este proceso se podrán definir las cuentas contables que afectan a los inventarios, se inicia con la conexión que si se desea para facilitar labor se realiza en línea con el animo de establecer menos detalles en el manejo del inventario. Sin embargo en el modelo podemos apreciar el inventario por lotes, globales. Tema que se tratará ampliamente en el Diplomado de Programas Contables con énfasis en los inventarios.

A continuación se presenta la lista de cuentas a utilizar las cuales van ligadas con los productos. Posterior a este proceso se establecen las cartillas de grupos organizándolas por las generalidades del mismo y según las características de cada grupo con productos de la misma clase o la especie. Así también se deben crear las bodegas en donde se van a controlar los inventarios y por ende una cartilla de familias ligadas a los grupos, como por ejemplo en una empresa manufacturera el grupo son muebles de hogar y la familia podría ser camas y mesas de noche entre otras.

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En el caso de la carga fabril, esta se utiliza para el manejo de los elementos como por ejemplo la mano de obra, así también otros costos como energía etc.

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o Gestión de ventas Cuando se ha adquirido el módulo de ventas se procederá a definir los vendedores a fin de colocar los porcentajes de ventas y de esta manera se liquidarán las comisiones

Posterior a ello la organización del puesto de facturación, las cuentas que afectan las ventas mediante los sistemas de facturación POS y PLU por ventas directas en caja.

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UTILITARIOS Este módulo es de mucha importancia por cuanto mediante su uso podremos cerrar los periodos mensuales y anuales que en HELISA GW, al igual que la versión DOS, maneja 14 periodos a saber 12 meses de trabajo normal, un periodo adicional para ajustes y un periodo adicional para efectuar el cierre de cuentas transitorias de utilitarios contempla las opciones que significan un cambio radical en la base de datos, ya sea por cambio de mes de trabajo o por modificación de la información contable.

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El revisar y reafectar los libros en otros programas se denomina reafectar que organiza la información cuando a cortes de energía, se anulan documentos y se corrigen errores en los módulos de cuentas por cobrar y por pagar entre otros.

o Modificar documentos Nos permite corregir asientos con error, ya sea por valores, error en codificación o de terceros. Sin embargo debe tener presente que si afecta los módulos de cartera y cuentas por pagar estos igualmente deberán modificarse las formas de pago previamente creadas. En el ejemplo a continuación se aborda el tema tomando como ejemplo el ingreso de los saldos iniciales y una posible modificación.

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Después de ingresar al documento a corregir, procedemos a colocarnos en el asiento contable a corregir ante lo cual se ingresará y se digita el valor a corregir o el debito o crédito así como el concepto, en fin lo requerido, en este momento aparecerá el valor corregido y por ende quedará descuadrado y es allí donde se debe definir la contrapartida que provocó el error la cual también se debe corregir.

En el momento de efectuar la corrección después de efectuada la partida doble se teclea aceptar y el sistema corrige el error. Ejemplo aquí corrijo el valor de la caja menor y al ver posteriormente el documento quedará así registrado.

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o Copias de seguridad. En este proceso uno de los mas importantes al ejecutar los Backups, que permiten tener copias de los avances de los trabajos desarrollados, por cuanto no estamos exentos de fallas en la energía (aun cuando ahora se adquieren UPS) que permiten gravar sin error y cerrar correctamente. Los virus que llegan por diferentes medios, incluyendo la Internet; es por ello que en las empresas no se permite sino los correos corporativos y se bloquea el acceso a otras paginas o redes sociales. El proceso es muy sencillo, creando una carpeta con la fecha del backup, esta carpeta nueva estará situada en otra unidad, porque de otra manera no sería optimo.

Backup: Se realiza en dos pasos:

a) Globales. Incluye todos los parámetros generales. Si hay varias

empresas creadas se sugiere tener cuidado de no copiar sino su empresa.

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b) Datos anexos. Que incluye algunos parámetros específicos. Se marcan todos EXCEPTUANDO directorio de empresas (cuando se tiene muchas empresas creadas).

Este proceso se realiza desde datos anexos – elaborar Copia... De igual manera que el proceso anterior y ubicando los datos en la carpeta previamente creada.

Restaurar de las copias.

En el evento de requerir subir la información desde el Backup, proceda a dirigirse a UTILITARIOS – COPIAS DE SEGURIDAD- RESTAURAR COPIAS DE SEGURIDAD. Y luego a COPIA DE DATOS ANEXOS.

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o Cierre de Periodo

Se aplica únicamente en el momento de requerirlo, sin embargo es solo de carácter contable a fin de evitar que los usuarios graben información en periodos ya consolidados, que podrían afectar cuentas importantes como el IVA, las retenciones etc., por cuando en la mayoría de eventos ya se han presentado los respectivos formularios. Lógicamente que en algunos eventos amerita corregir las declaraciones de retención o de IVA e ICA debiendo cancelar las respectivas sanciones por extemporaneidad e inclusive intereses.

Cuando un mes ya ha sido cerrado puede regresar al mes correspondiente a fin de efectuar asientos adicionales o correcciones (aprobadas por el Contador y/o Auditor). Con el Mouse - click derecho busca la opción mes a trabajar y marca el mes respetivo. En ningún momento el cierre de período significa que no se podrá volver a trabajar con el período actual. Helisa GW permite consultar, asentar movimiento y obtener reportes de períodos anteriores (siempre y cuando tenga la autorización respectiva), desde el momento mismo de la iniciación contable (período inicial) hasta el día de hoy (período actual). HELISA GW, maneja catorce (14) períodos: Los doce (12) meses (Enero, febrero,..., diciembre), el mes de Ajustes y el mes de Cancelación. El mes de Ajustes puede ser utilizado para realizar ajustes contables posteriores al balance de Diciembre. Advertencia: El mes de Ajustes NO es el mes de Ajustes por Inflación: Los ajustes por Inflación, si hay necesidad de realizarlos, se deben calcular cada mes por el sistema de causación. (Por ahora no aplica).

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El mes de cancelación (o sea periodo 14) utilícelo para cerrar las cuentas de resultados (Ingresos y Egresos) y cruzar la diferencia contar el patrimonio. Cuando se cierra el mes de diciembre, se pasa al mes de Ajustes. Exista o no exista movimiento puede cerrar este período, pasando al mes de Cancelación. Al igual que el anterior, puede cerrar este período sin necesidad de efectuar el comprobante de cancelación, para quedar en el mes de enero del siguiente año. Nota: Si usted se encuentra trabajando en el mes de diciembre y están pendientes algunos ajustes para cerrar contablemente el período y necesita ingresar movimiento del mes de enero, para no atrasar la grabación cierre tranquilamente los períodos de diciembre, Ajustes y Cancelación. Una vez situado en enero puede grabar información de este mes. Para grabar la información de los ajustes, utilice la opción de Asentar los libros, indicándole a Helisa que se trata de un documento con fecha anterior, para que el programa efectúe la reafectación necesaria de los meses subsiguientes. Al finalizar todas las tareas el sistema regresa al menú de empresas, mostrando el nuevo período como período actual. Para ir a la opción de cierre de período ubíquese en la ventana de directorio general de empresas seleccione con clic la empresa a trabajar y de clic en utilitarios/cierre de período. El anterior proceso es bastante dispendioso, pero si no se lleva a cabo, no es factible optimizar el uso del programa 1.4.4 Administrador - Contabilidad

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Realmente todos los programas contables incluyen este tipo de parametrización a fin de que en la grabación de datos no se pierda tiempo y sea bastante inmejorable su funcionamiento y el rendimiento de quienes trabajan en el proceso de ingreso de datos sea efectivo, verás, fidedigno y en tiempo real. La contabilidad por causación, conocida también por contabilidad por acumulación es un sistema basado en el registro contable, por medio de documentos que soportan las transacciones comerciales, y que se den agregar en el momento en que ocurra el hecho o sea cuando se causa la factura de compra y posteriormente su pago con el egreso, así también con la de venta y luego el recibo de caja con su pago. En general todos los documentos en el instante mismo de su entrega o recibo. La contabilidad por causación representa de esta manera la realidad del comerciante y entrega datos reales a sus propietarios, socios o accionistas. El proceso a seguir es organizar el PUC en caso de que no se haya realizado con la parametrización, que realmente se requiere. Pág. 49.

Antes de empezar a grabar verifique si requiere terceros en las cuentas, centros de costos entre otros.

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o El PUC con terceros y centros de costos:

Si usted requiere por ejemplo que todas las cuentas de gastos administrativos tengan terceros y centros de costos, ubíquese en el grupo 51, márquelo y luego proceda a modificar

Las cuentas que usted organizó en impuestos, descuentos etc., de la parametrización, deben estar previamente habilitadas, por cuanto al momento de la captura de información estas no tendrían el funcionamiento adecuado. Casos específicos que debemos constatar para su perfecto funcionamiento son las cuentas de:

1- IVA descontable 2- IVA generado 3- Retenciones en la fuente 4- Demás cuentas

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Procedemos ahora a ligar las cuentas de los impuestos, de esta manera estarán ancladas con los formularios y demás temas tratados en la parametrización.

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1.4.5 Administrador – Terceros e impuestos y centros de costos Administración de terceros tiene como finalidad mantener al día las hojas de vida de todos los terceros como el control sobre sus saldos y movimientos la información aquí tratada nos servirá de mucha utilidad al reunir por medio del NIT o cédula los acumulados de las transacciones comerciales ya sea de clientes, proveedores, gastos, compras entre otros. El acumulado aquí reflejado incluyendo las retenciones, son base para emitir los cerificados de retenciones, así como reportar ante los organismos de control, con las DIAN o las TESORERIAS MUNICIPALES. Es importante tener en cuenta que las hojas de vida son básicas para cualquier procedimiento tributario.

Cartilla de NITS Y/ O Cédulas. Proceda a crear los terceros requeridos empezando por su número de identificación a quien le grabaremos los datos de sueldos y demás aspectos relacionados Algunas de las propiedades del programa son:

o Hoja de vida con campos separados para nombres y apellidos, ajustado a los requerimientos de medios magnéticos de la DIAN.

o Selección de terceros por nombre o por NIT. o Consultas dinámicas e interactivas que permiten hacer selección de

contenidos, columnas a mostrar, ordenamientos, totales, contadores y traslado del contenido directo a Excel, Word, archivos con formato HTML y XML.

o Directorio de terceros clasificados por ciudad y ordenados por NIT o por nombre.

o Relación de cuentas y terceros o terceros y cuentas, con casilla de valores mensuales, bimestral, trimestral, semestral o anual.

o Elaboración de extractos o estados de cuenta de terceros, con selección de rangos de fechas.

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Se organiza la información a fin de elaborar de forma directa los formularios de IVA, y retenciones en la fuente. El procedimiento de ligar se establece por medio de la selección de las cuentas que integrarán el formulario, es por ello que se debe organizar perfectamente el Plan único de Cuentas.

El módulo permite emitir listados de terceros en un periodo de tiempo. Ejemplo requerimos conocer los pagos realizados por energía durante un año. De manera que lo que hacemos es filtrar dicha información y marcar el periodo de tiempo. El procedimiento es Informes. Medio de salida pantalla, en terceros ubicamos el Nit o nombre y lo marcamos, en caso de requerir un informe general con CLIC derecho marcamos o demarcamos o con CTRL + INS y de esta manera nos permite filtrar la información requerida. De la misma manera emitimos extractos filtrando y marcando los periodos de tiempo requeridos, por cuenta, por terceros y por fechas. Al generar el informe, en la parte superior aparecen unos botones con la siguiente funcionalidad:

Acercar o alejar la imagen, mostrar la hoja anterior o la posterior, imprimir, abrir reportes anteriores, salvar la información en un archivo, enviar la información por e mail, utilizar el archivador de informes, salir del informe.

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1.4.6 Administrador – Cuentas por cobrar. Permite al usuario emitir informes en tiempo real sobre la cartera, en la toma de decisiones sobre control, provisiones etc. En Administrar las hojas de vida, permite realizar el mantenimiento de la lista de deudores de una empresa determinada. La lista despliega los nombres de los deudores y su respectiva identificación.

Proceda a crear los terceros que requiera para la contabilidad de la empresa CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA. Recuerde que se requiere colocar la información conforme las normas tributarias, es preferible manejarlo con la simbología establecida para este fin

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Para emitir informes después de ingresar los documentos o captura de datos, usted podrá entregar a tiempo reportes por cliente, por fecha, por tipo de documento o generando y filtrando todos los documentos por tipo de cliente.

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Al generar los reportes tan detallados, igualmente el informe de cartera es muy claro y podrá verificar y emitir informes para contabilidad, para la gerencia y para cobranza entre otros. En Transferencia de datos podremos exportar o importar datos desde otros programas. Al realizar el proceso de exportación, filtramos por fechas, por cliente, en los diferentes formatos Excel (.xls), de texto, para Internet etc.

Los diferentes formatos son importantes para determinar de manera clara la información a filtrar y migrar hacia el sistema con la base de datos realizada en Excel. (Es menos demorado tener la información en Excel, por cuanto puede organizarla, copiar, pegar etc.).

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Cuentas por pagar.

La funcionalidad de este módulo, permite al usuario emitir informes reales en tiempo, basados en la captura de datos, con las respectivas formas de pago, a fin de obtener un resultado eficaz para financiera en la toma de decisiones de pagos

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Es igual al de cuentas por cobrar, y emite la información de las cuentas por pagar que usted haya parametrizado, conforme la primera parte de este módulo.

Conciliar con contabilidad emite los informes cuando en contabilidad aparecen las cifras que han sido grabadas por documentos, y en este módulo de acuerdo con las formas de pago, de manera que en algunos eventos se realizan correcciones en los documentos, pero no en los módulos de cuentas por cobrar y por pagar-. De esta forma se realiza el procedimiento para verificar y corregir mediante el proceso en utilitarios.

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1.4.7 Administrador – Bancos Permite emitir información de las cuentas bancarias, observando los procesos desde la parametrización y aquí creando las diferentes instituciones, con sucursales y demás aspectos.

Nos permite emitir el control del libro auxiliar con los movimientos detallados por cada entidad financiera, así también por sucursal, nos beneficia para llevar el control real para el departamento financiero.

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La cartilla de Bancos le permite administrar los bancos inscritos con el número de cuenta que maneja la empresa. Con clic derecho aparecen las opciones. Para ir a la opción de cartilla de cuentas bancarias ubíquese en la ventana de directorio general de empresas seleccione con clic la empresa a trabajar y de clic en bancos/cartilla de cuentas bancarias.

En estado de bancos muestra los saldos de los bancos a una fecha definida por el usuario incluyendo cheques a la fecha así como los postfechados. En los movimientos de los bancos aparece el libro auxiliar con entradas y salidas con los asientos contables tanto en cuentas corrientes, como de ahorro.

En el proceso de conciliación bancaria, debe tener presente que se parametriza y se organiza la información desde parámetros y en este módulo procede a importar la información desde los reportes entregados por la entidad financiera en los diferentes formatos creados y mediante los medios magnéticos.

Si no hay parametrización este módulo queda deshabilitado y tendrá que realizar la conciliación de forma manual. l Ingreso de extracto le permite dejar en el sistema la información reportada por los bancos, para la conciliación bancaria. Manejando las opciones de Importar desde..., Grabar extracto y Cancelar. Importar desde..., le sirve para traer el movimiento bancario desde un medio magnético. A través de esta ventana seleccione el archivo enviado por el banco, y así, Helisa GW comienza la validación del archivo, haciendo una pausa si encuentra una inconsistencia mostrando el campo donde se presente, de lo contrario adiciona la información a la ventana de captura.

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Grabar extracto: le permite registrar la información a los libros. En el momento de desplegar esta ventana se muestra la información ya registrada, para realizar las modificaciones únicamente de las partidas no conciliadas, ubicándose sobre cada uno de los campos.

1.4.8 Grabación de datos y utilitarios El módulo que se aplica y mediante el cual se ingresan todas las operaciones del proceso que desagrega la información a cada uno de los módulos, es por ello que “Si usted no tiene el cuidado de agregar la información solicitada en cada uno de las ventanas, esta no alimentará los demás módulos” de modo que no operarían funcionalmente. Asentar los libros es la base funcional de HELISA GW esta opción le permite varios procesos:

Registrar el movimiento de una empresa.

Registrar la información necesaria para el control de Bancos, Centros de Costo, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Inventarios, Gestión de ventas y Gestión de compras,

Grabar información de documentos ya sea en forma parcial o total (sin afectar saldos) para luego ser recuperados cuando los necesite, utilizando la Librería de Documentos.

Imprimir (o reimprimir) cualquier documento no importando el día o el mes en que haya sido elaborado.

Advertencia: Debido a que esta opción es la columna vertebral del sistema, es importante que toda la información registrada por este medio, sea lo más real y confiable posible para obtener consultas e informes verídicos, siendo un apoyo en la toma de decisiones, y en el cumplimiento de las reglamentaciones estatales. Cuando está registrando un documento, el sistema le da la opción de asociar todo el documento o cada uno de los registros a un negocio en especial. Adicionalmente, el sistema le permite dejar información variable complementaria, que es utilizada para la impresión de los documentos y para generar informes. Existen dos tipos de preguntas: las que están ubicadas en el cuerpo del documento van en el encabezado o pie de página y las del detalle, que son las que van por cada transacción o registro de cada uno de estos.

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En el momento de crear los formatos por la opción de definición de formatos incluya las variables correspondientes a las preguntas del cuerpo y del detalle del documento según requiera.

Otra funcionalidad de la ventana de asentar libros está en reimprimir y anular documento. Dé clic derecho sobre el campo de tipo documento, y el sistema despliega un submenú con estas opciones. En la parte inferior de la ventana el sistema maneja la barra de totales, para ocultar o ver los detalles y los totales del documento. Tenga en cuenta que para capturar la información de los documentos que manejan muchas columnas, el sistema maximiza automáticamente la pantalla, así mismo en el momento de terminar la captura, automáticamente minimiza la pantalla. Proceda a agregar inicialmente y con fecha 30 de noviembre de 2010 los saldos iniciales que ha trabajado en Contabilidad intermedia I. Ubique un NIT acorde a la cuenta correspondiente. Para los clientes y proveedores así, como las otras cuentas por cobrar, se deben grabar uno por uno a fin de emitir el informe de cartera y le servirá de apoyo cuando analice para obtener los datos de provisiones de cartera. Nos permite crear terceros desde la captura de datos con INS. Desde la ventana terceros.

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Al finalizar la captura de cuentas por cobrar y por pagar se definen las formas de pago, como en el ejemplo crédito a 30 días.

Terminado el proceso y en el evento de grabar por partes existen dos opciones a saber a. Grabar contra una cuenta puente provisional que podrá borrar posteriormente, ya que usted puede digitar la información al mismo documento.

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Cuando termina de asentar un documento, el sistema despliega una ventana de impresión de documento, en donde le permite marcar o desmarcar con doble clic y despliega la ventana de impresora de Windows.

Los documentos pueden imprimirse/reimprimirse en cualquier momento. Utilice la opción de Asentar libros. Cuando esté ubicado en el campo Documento, oprima la tecla INS. Helisa GW despliega la lista de tipos de documento disponibles para la empresa. Escoja el tipo de documento a imprimir. En pantalla aparece una lista

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con todos los documentos (del tipo escogido) que pueden ser impresos en este momento. Continúe con el procedimiento como en el caso anterior.

Si la información fue bien registrada, de inmediato puede proceder a obtener las consultas e informes, pues los saldos son afectados en línea.

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Utilitarios Esta función permite las opciones que significan un cambio radical en la base de datos, ya sea por cambio de mes de trabajo o por modificación de la información contable. Por lo tanto por medio de este módulo procedemos a cerrar un mes y también a corregir la información derivada de errores o de ingreso de datos adicionales. Dentro de estas opciones se encuentra:

Cierre de Período

Revisar y reafectar los libros

Modificar y Borrar Asientos

Copias de Seguridad

Cierre de un mes:

Proceda a digitar y el sistema le informa que cerrará y que quedará en el mes de Diciembre, para nuestro ejerció de CI COMERCIAL GLOBAL OFIMUEBLES LTDA.

Utilícelo para indicarle a Helisa GW la necesidad de grabar transacciones del siguiente periodo al actual (último procesado). Este proceso realícelo exclusivamente con el fin de generar nuevos archivos para el siguiente período y poder recibir las transacciones correspondientes.

Helisa GW permite consultar, asentar movimiento y obtener reportes de períodos anteriores (siempre y cuando tenga la autorización respectiva), desde el momento mismo de la iniciación contable (período inicial) hasta el día de hoy (período actual).

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Esta opción le indica el periodo en el cual quedará trabajando (nuevo período actual) una vez se efectúe el cierre. HELISA GW, maneja catorce (14) períodos: Los doce (12) meses (Enero, febrero a diciembre), el mes de Ajustes y el mes de Cancelación El mes de Ajustes puede ser utilizado para realizar ajustes contables posteriores al balance de Diciembre. Advertencia: El mes de Ajustes NO es el mes de Ajustes por Inflación: Los ajustes por Inflación calcúlelos mensualmente, a través de la opción Asentar Libros, con un documento especial definido para ajustes por inflación.

Revisar y reafectar documentos Cuando hay caídas de luz, problemas con archivos, información parcial, procesos interrumpidos y cualquier problema en los módulos, esta opción corrige todos los meses y todos los años. Presenta también el mensaje acerca del proceso para corregir y modificar información. Tenga en cuenta que el proceso puede ser demorado, ya que revisa las hojas de vida y asientos hechos de los meses seleccionados del año de trabajo.

Modificar documentos

Helisa nos permite arreglar, corregir e implementar los documentos que han tenido modificaciones, sin embargo es importante aclarar que en el evento

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de tener el módulo con inventarios, es preferible efectuar las notas crédito, por cuanto afectarán los promedios ponderados del Kárdex.

Al ingresar a la opción, el sistema presenta la lista de los documentos, fecha, cuenta, centro de costo, NIT, Nombre del tercero, Débito y Crédito. Con clic derecho Helisa GW despliega un submenú con las opciones de: Transacciones, fecha del documento, preguntas al documento, negocio y borrar el documento. El sistema sólo permite borrar documentos del mes que se está procesando, para borrar un documento se presiona CTRL + DEL por cada transacción o SHIFT + DEL para borrar todo el documento. Para insertar una nueva transacción, ubíquese sobre cualquier transacción y presione la tecla INS e ingrese los datos de la nueva transacción. De acuerdo a los cambios realizados se desplegaran las ventanas correspondientes al movimiento de bancos, clientes o proveedores utilizadas en asentar libros.

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Al desplegar el documento, puede reemplazar, insertar una transacción, modificarla o simplemente eliminarla. Esta parte del programa es bastante versátil, el cual permite desarrollarla de manera fácil. IMPORTANTE. Si ya se han hecho impresiones de libros oficiales, así tenga permiso como usuario para corregir, no se debe admitir. En cuanto se refiere a verificación de cuentas por cobrar o por pagar, el sistema permite analizar si hay errores en el cruce de información al pagar una factura, ya que en algunos eventos el auxiliar se le “olvida” cruzar la factura efectuando el abono o cancelación de la misma. En este proceso se corrigen los errores.

1.4.9 Asientos del mes. Después de haber grabado los saldos iniciales, proceda a trabajar el mes de diciembre. Debe ingresar documento por documento utilizando todas las ayudas propias del programa. Cuando se trabaja con inventarios no es posible que usted cambie el orden de fechas y documentos, por cuanto altera los promedios del kárdex. Al grabar primero recibos de caja, antes de las facturas, se presenta error, ya que el sistema nunca podrá cruzar los pagos con cargo a cada factura.

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Se efectúa el mismo proceso que en el mes de noviembre.

Los documentos requeridos se ubican en el módulo de grabar datos. RECIBO DE CAJA

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FACTURA DE COMPRA DE BIENES O SERVICIOS

Manejo de impuestos y retenciones

Finalización del documento.

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Utilización de la librería

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Factura de Venta.

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Posterior a la grabación de la factura, este modelo corresponde a los utilitarios y me permite corregir si hay necesidad,

Si por equivocación usted ya cerró un mes y desea ingresar información para un documento de un mes anterior el sistema le informará, porque de esta manera traerá el documento para el periodo siguiente

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Existe la posibilidad de utilizar la librería como apoyo a aquellos documentos de uso permanente como el arriendo, los honorarios del contador, del abogado entre otros.

Para que la captura de datos sea mas rápida utilizamos las ayudas a saber: En cuenta.. … buscar el código. Con clic derecho ubicamos impuestos y con base en los datos parametrizados ubicamos las retenciones con las diferentes tarifas, permitiendo ubicarlas en debito o crédito según los requerimientos del asiento contable. Así también ubica terceros, si no está creado con INS procederá a definirlas. En valores proceda a colocar el valor y con el signo más (+) coloca 000 y con el signo menos (-) para 00. Al finalizar la captura y para cerrar el documento digita D (diferencia) el sistema “cuadra” el documento, o sea que aplica la partida doble.

Para la librería después de creada, se realiza el proceso de captura de datos, estando el CUENTA. Clic derecho llamar la librería

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Mediante este proceso me permite grabar cada mes los documentos repetitivos y quedarán allí para futuro uso.

1.4.10 Cierre de período fiscal.

El mes de cancelación que corresponde a periodo 14. Utilícelo para cerrar las cuentas de resultados (Ingresos y Egresos) y cruzar la diferencia contar el patrimonio. Cuando se cierra el mes de diciembre, se pasa al mes de Ajustes. Exista o no exista movimiento puede cerrar este período, pasando al mes de Cancelación. Al igual que el anterior, puede cerrar este período sin necesidad de efectuar el comprobante de cancelación, para quedar en el mes de enero del siguiente año.

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En estas tareas el usuario no tiene interacción, mientras se realiza el sistema coloca un asterisco en cambio del numeral, al finalizar el sistema coloca el número uno como superíndices (1). Al finalizar todas las tareas el sistema regresa al menú de empresas, mostrando el nuevo período como período actual. O sea el año 2011. El sistema automáticamente cierra las cuentas transitorias o de resultado contra la cuenta perdida y ganancias de la 5905 y posterior a ello contra la 36 como utilidad o perdida del periodo, de acuerdo con las normas contables generalmente aceptadas en Colombia. Decreto 2649 de 1.993. Con el contador de la empresa se afectará la reserva legal, la provisión del impuesto, la distribución de utilidades entre otras. Estando en cancelación, procedemos a efectuar el cierre, primero cancelando las cuentas transitorias...

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El proceso de cierre continúa cancelando los acumulados de los terceros para efectos de impuestos y retenciones, que pueden afectar los informes y certificados para el año siguiente.

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UNIDAD DOS

PRESENTACION DE INFORMES LOGROS DE COMPETENCIA LABORAL:

Maneja y aplica la información contable con los documentos previstos en el

programa contable Helisa, realizando el cierre contable.

Presenta de forma ordenada y clara la información pertinente de los estados financieros básicos e imprime los comprobantes de diario, libros oficiales y estados financieros.

INDICADORES DE LOGRO EVIDENCIAS DE:

Registra la información de un mes y realiza el cierre. Desempeño

Efectúa copia (Backup) y recuperación. Conocimiento Desempeño

Distingue las rutas para crear empresa, PUC, formas de pago, terceros y documentos en el sistema.

Conocimiento

Registra movimiento de ajustes y cierre anual de cuentas de resultado.

Desempeño

Imprime el Balance de prueba y comprobantes de movimiento diario.

Producto

FDH - FDEH 2.1 INFORMES DE LIBROS AUXILIARES Y OFICIALES El proceso contable tiene como propósito general entregar a las dependencias la información requerida, que depende exclusivamente de la captura de datos por medio del programa. La elaboración de informes, permite obtener reportes para consultar la información contable, bien sea por pantalla, en un archivo o en papel a través de la impresora. Las consultas contables se dividen en dos grupos: Consulta de saldos y consulta de transacciones. La primera permite conocer los saldos de cada una de las cuentas (sean de Balance o de Resultado), y la segunda observar la información de cada uno de los registros grabados. Los informes que se pueden elaborar se dividen por grupos homogéneos (Principales, de movimiento, de auditoria, etc.).

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Los informes para libros oficiales a saber. Libro mayor y balances, libro diario columnario, libro de inventario y balances. También podremos obtener información para libros de auditoria, que realizan un seguimiento de la gestión contable. Entre los principales informes están consecutivos de documentos, formatos de balances y de movimientos. En cualquiera de los casos se podrán obtener detalles mediante la Clasificación:

Esta opción es vista normalmente en los informes de movimiento

Para manipular la información la pantalla se encuentra dividida en tres columnas: Concepto, Condición y Texto que somete a condición.

En el campo de Concepto se manejan los siguientes ítems: Tipo de documento, número de documento, concepto, nombre del beneficiario, NIT del beneficiario, código de cuenta, código de centro de costo y valor del asiento.

El campo de condición maneja unas teclas de accesos directo que son: Mayor, menor e igual con el signo respectivo del teclado, T para todo, rango igual (-), rango diferente (.) Que incluya (i), diferente a (F).

NOTA: Para cambiar la condición se puede haciendo doble clic con el mouse o ubicándose en la casilla y con barra espaciadora EDH 2.1.2 Informes e impresión de documentos. Proceda a verificar e imprimir algunos de los documentos que ha utilizado en el proceso contable. En el mes de Noviembre de 2,010 puede obtener el comprobante de diario e imprimir el balance de prueba, tan pronto haya culminado de grabar y antes o después de ejecutar el cierre del periodo En Administrador/ contabilidad / Elaborar los informes.

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2.1.2 Impresión de datos por meses.

Como lo habíamos anotado la contabilidad sin informes no tiene la relevancia, por cuanto recordemos que la norma establece que debe ser verificable... A continuación vemos algunos de los modelos de impresión que se pueden obtener por pantalla o impresa.

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2.1.3 Análisis financiero Mediante el uso de los programas contables, podremos obtener los informes que se requieren para la gerencia financiera. El análisis financiero es el estudio que se hace de la información contable, mediante la utilización de indicadores y razones financieras.

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La contabilidad representa y refleja la realidad económica y financiera de la empresa, de modo que es necesario interpretar y analizar esa información para poder entender a profundidad el origen y comportamiento de los recursos de la empresa. La información contable o financiera de poco nos sirve sino la interpretamos, sino la comprendemos, y allí es donde surge la necesidad del análisis financiero. Cada componente de un estado financiero tiene un significado y en efecto dentro de la estructura contable y financiera de la empresa, efecto que se debe identificar y de ser posible, cuantificar. Conocer el porqué la empresa está en la situación que se encuentra, sea buena o mala, es importante para así mismo poder proyectar soluciones o alternativas para enfrentar los problemas surgidos, o para idear estrategias encaminadas a aprovechar los aspectos positivos. Sin el análisis financiero no es posible hacer un diagnóstico de la situación actual de la empresa, y sin ello no habrá pautas para señalar un derrotero a seguir en el futuro. Muchos de los problemas de la empresa se pueden anticipar interpretando la información contable, pues esta refleja cada síntoma negativo o positivo que vaya presentando la empresa en la medida en que se van sucediendo los hechos económicos. Existe un gran número de indicadores y razones financieras que permiten realizar un completo y exhaustivo análisis de una empresa. Muchos de estos indicadores no tienen mayor utilidad aplicados de forma individual o aislada, por lo que es preciso recurrir a varios de ellos con el fin de hacer un estudio completo que cubra todos los aspectos y elementos que conforman la realidad financiera de toda empresa.

“El análisis financiero es el que permite que la contabilidad sea útil a la hora de tomar las decisiones, puesto que la contabilidad sino es leía simplemente no dice nada y menos para un directivo que poco conoce de contabilidad, luego el análisis financiero es imprescindible para que la contabilidad cumpla con el objetivo más importante para la que fue ideada que cual fue el de servir de base para la toma de decisiones”

A continuación se presenta un ejemplo del análisis por meses desde diciembre al mes actual Enero de 2011.

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Genere para entregar a su formador:

Balance de prueba al 30 de Noviembre de 2010 y Diciembre de 2010 (balance final).

Con fecha Diciembre de 2010, proceda a imprima los libros registrados en Cámara de comercio: Libro Mayor y Balances y el Libro Diario. Se puede imprimir de prueba como borrador o de forma oficial con las hojas registradas en las Cámaras de comercio.

Genere los certificados de retención en la fuente de acuerdo con el proceso anterior.

El estudiante presentará el taller de contabilidad de CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA y anexará los informes anteriores, de esta manera se verificará los posibles errores que se cometieron, por cuanto usted ya lo ha terminado de elaborar en Contabilidad Intermedia II (CG)

VALORACION DE EVIDENCIAS __________________

ÉXITOS

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BIBLIOGRAFÍA

www.empresariosaldia.com

www.helisa.com

Manual y programa Helisa GW

www.ccb.org.co

BORDA SUAREZ, Fernando, Sistema de Información gerencial, Pontificia

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Paquetes Contables II - Helisa

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