Khusus Untuk Siswa Prajabatan | PUSDIKLAT5/31/2010

PT. PLN (PERSERO)

PANDUAN PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN ON THE JOB TRAINING (OJT)

PANDUAN PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN ON THE JOB TRAINING (OJT)

DIKLAT PRAJABATAN S1 / D3

I. PENDAHULUAN

Salah satu kegiatan dalam program diklat prajabatan S1 / D3, adalah program on the joob training (OJT). Dalam program tersebut Siswa OJT diberikan tugas untuk melaksnakan kgiatan kerja di tempat OJT berdasarkan kerangka kegiatan OJT dan Rencana kegiatan pepekrajaan OJT.

Dalam melaksanakan kegiatan pekerjaan tersebut Siswa OJT dibimbing oleh seorang Mentor yang ditunjuk dan bertanggung jawab terhadap keberhasilan dalam pelaksanaan OJT. Hasil pelaksanaan OJT yang dilakukan oleh Siswa OJT disusun dalam bentuk laporan pelaksanaan OJT.

Untuk mentandarisasi penyusunan laporan OJT, maka disusunlah panduan penysusuna laporan pelaksanaan OJT. Diharapkan dengan penduan yang dimaksud Siswa OJT dapat menyusun laporan pelaksnaan OJT dengan benar dan baik.

II. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud penyusunan laporan pelaksanaan OJT, adalah untuk meningkatkan kompetensi peserta dalam melaksanakan OJT, sesuai dengan kebutuhan kompetensi jabatan pada proyeksi jabatan pertama di Perseroan / Perusahaan.

Tujuan penyusunan laporan pelaksanaan OJT, adalah untuk memantau efetivitas pelaksanaan OJT dengan benar dan baik, sesuai dengan rencana kegiatan pekerjaan yang telah ditetapkan sesuai dengan proyeksi jabatan pertama di Perseroan / Perusahaan.

III. FAKTOR-FAKTOR MENULIS LAPORAN

Dalam menulis suatu laporan, maka faktor-faktor yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :

1. Tujuan2. Pembaca3. Sistematika / Kerangka kerja4. Informasi5. Menulis

Kesleuruhan faktor sebagaimana tersebut di atas akan mempengaruhi efektivitas dalam penulisan suatu laporaan. Setiap faktor tersebut mengandung pengertian dan makna sebagai berikut :

1

1. Tujuan

Makna tujuan dalam menulis suatu laporan mengandung arti antara lain :

a. Menetukan apa yang ditulis dan bagaimana menulisnyab. Memutuskan penggunaan informasi yang akan disajikan dan yang tidak akan disajikan

atau di tulis c. Penulisan laporan menggunakan tata bahasa yang sesuai dengan level penerima /

pembaca laporand. Membantu proses penulisan laporan dengan menggunakan struktur yang telah

ditetapkan

Tujuan penulisan laporan dapat digunakan untuk menginformasikan, menggambarkan, menerangkan, memberi petunjuk, mengevaluasi dan merekomendasi, serta mempengaruhi. Dalam penulisan laporan pelaksnaan OJT, Siswa OJT dapat memilih tujuan apa yang akan disampaikan dalam penyusunan laporan tersebut.

2. Pembaca

Penulisan laporan akan efektif, apabila Siswa OJT sebagai penulis laporan memahami pembaca / penerima laporan. Keguaan mengidetifikasi dan menilai siapa pembaca laporan, adalah agar penulis dapat membuat laporan sesuai dengan pembaca, baik dari segi isi / konten, gaya penulisan, dan struktur penulisan, yang disesuaikan dengan level pengetahuan dan harapan pembaca laporan. Dengan kata lain Siswa OJT makin dapat menidentifikasi siapa peminta laporan dan apa yang mungkin diminati, makin berguna laporan tersebut. Disamping itu bentuk dan kualitas laporan merupakan indikasi kualitas pekerjaan yang dituangkan dalam laporan. Siswa OJT sebagai penulis laporan dinilai berdasarkan kualitas hasil tulisan.

3. Informasi

Dalam menulis suatu laporan, seberapa banyak informasi yang akan disampaikan, harus melakukan tukar pendapat dengan atasan secara langsung / mentor, orang yang mungkin akan membaca laporan, pengambil kebijakan di temapt dimana pekerjaan dilakukan atau di temapt OJT Siswa OJT.

4. Sistematika / Kerangka Penulisan

Siswa OJT dalam menulis laporan pelaksanaan OJT, sistematika atau kerangka penulisan laporan merupakan pedoman / acuan dalam menulis laporan. Laporan yang disusun Siswa OJT sesuai dengan makna laporan yang kan disampaikan kepada pembaca. Penyusunan laporan tersebut dengan mempertimbangkan tujuan, struktur dan isi laporan yang akan dibuat.

5. Menulis Laporan

Dalam menulis suatu laporan, Siswa OJT harus memperhatikan tentang selektifitas laporan, yaitu terkait dengan pemilihan kata, bahasa, atau istilah. Disamping itu juga harus memperhatikan akurasi, yaitu berdasarkan fakta yang ada. Demukian pukla harus memperhatikan tjuan / objektif, yaitu memandang berbagai sisi, antara lain bukan berdasarkan interpretasi orang lain atau diri sendiri. Selanjutnya Siswa OJT juga harus mempertimbangan bahwa laporan yang disusun tidak bertele-tele, artinya ringkas dan mengandung unsur yang penting. Persyaratan lain

2

yang harus dipenuhi Siswa OJT dalam menyusun laporan adalah jelas dan konsisten, artinya laporan dapat dibaca dan dimengerti pembaca.

IV. METODOLOGI PENYUSUNAN LAPORAN

Metodolgi penyusunan laporan pelaksnaan OJT tidak berbeda dengan metodologi penyusunan telaahan staf. Oleh karena itu Siswa OJT dapat mempelajari cara penulisan telaahan staf sebagaimana tercantum dalam Panduan Penyusunan Telaahan Staf.

V. FORMAT LAPORAN

Dalam penyusunan laporan pelaksanaan OJT, perlu ditetapkan format penulisan, sehingga Siswa OJT dapat memahami bentuk standar dari laporan yang akan ditulis. Dengan demikian bentuk stadar laporan yang disusun Siswa OJT dapat standar sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan. Format laporan pelaksanaan OJT sebagaimana dimaksud adalah sebagai berikut :

3

Contoh halaman Judul:

< contoh >

LAPORAN

ON THE JOB TRAINING

DI PT PLN AREA PELAYANAN DAN JARINGAN SIDOARJO

Diajukan Oleh:

DWI ANDINA RAHAJENG

NIP 00882150

ASISTEN OFFICER PELAYANAN PELANGGAN

APJ MALANG

PROGRAM ON THE JOB TRAINING DIKLAT EXECUTIVE EDUCATION IV

TAHUN -2009

PT PL N (PERSERO)

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

4

Contoh : Lembar Pengesahan

< contoh >

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN OJT

Nama / NIP : ........................................

Jabatan : ........................................

Menyetujui : Bandung, Maret 2009

Mentor Peserta OJT

Manajer APJ Sidoarjo

ttd ttd

(...........................) ( .............................)

Mengetahui

General Manager Manajer SDM

PT PLN (Persero) Dist Jatim PT PLN (Persero) Dist Jatim

ttd ttd

( .............................) ( .............................)

PT PL N (PERSERO)

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

5

LAY OUT LAPORAN OJT

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

1.2. Dasar dan tujuan Pelaksanaan OJT

1.3. Maksud Pelaksanaan OJT

BAB II PROFIL UNIT

2.1. Struktur Organisasi

2.2. Proses Bisnis Unit

BAB III PELAKSANAAN OJT PERBIDANG

3.1. Bidang Non Teknik- Bidang SDM dan Organisasi - Bidang Komunikasi Hukum dan Administrasi - Bidang Keuangan- Bidang Niaga

3.2. Bidang Teknik - Bidang Distribusi - Bidang Transmisi- Bidang Pembangkitan

BAB IV HASIL PELAKSANAAN

4.1. Permasalahan

4.2. Saran-saran

Lampiran – lampiran

Data Pendukung dan Foto

6

VI. PENUTUP

Denikian Penduan Penyusunan Laporan Pelaksanaan On The Job Training (OJT) ini disusun, sehingga tugas penyusunan laporan yang dibebankan kepada para Siswa OJT dapat terselenggara dengan benar dan baik, sehingga hasil laporan yang diharapkan dapat selesai dengan efisien dan efektif.

Akhirnya semoga penduan ini dapat bermanfaat.

Jakarta, Mei 2010

PT PLN (Persero) PUSDIKLAT

KEPALA,

HARYO SOETENDRO

7