OFICINA DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL

02/08/2008

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APLICAÇÕES

• ANTES DE INICIARMOS O TRABALHO FOI REALIZADA UMA ORIENTAÇÃO BÁSICA PARA OS FUNCIONÁRIOS ENVOLVIDOS SOBRE OS SEGUINTES TÓPICOS:

• ESTABELER UM FLUXO OPERACIONAL PARA ORDENAÇÃO LÓGICA DE DOCUMENTOS DOS DEPARTAMENTOS FISCAL, COMERCIAL, OPERACIONAL, ADMINISTRATIVO, FINANCEIRO E CONTÁBIL DO CLIENTE.

• AGRUPAMENTO DE DOCUMENTOS COM UM MESMO FORMATO E PERFIL.

• SEPARAÇÃO POR TIPO DOCUMENTAL.

• CLASSIFICAÇÃO POR PERIODO (ANO).

• TRIAGEM DE DOCUMENTOS.

• PREPARAÇÃO, MONTAGEM E ALOCAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM CAIXAS IRON.

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ETAPA I

• ABERTURA DO RECIPIENTE DE 650 KG.

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ETAPA II

• SEPARAÇÃO E AGRUPAMENTO DOS DOCUMENTOS

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ETAPA III

• CLASSIFICAÇÃO POR TIPO DE DOCUMENTO

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ETAPA IV

• AGRUPAMENTO POR TIPO DOCUMENTAL E IDENTIFICAÇÃO DO PERÍODO.

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ETAPA V

• HIGIENIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS (AS FOTOS ILUSTRAM O LIXO ENCONTRADO JUNTO COM OS DOCUMENTOS )

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ETAPA VI

• MONTAGEM E ALOCAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM CAIXA IRON

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ETAPA VII

• IDENTIFICAÇÃO DOS DEPARTAMENTOS E ALOCAÇÃO DE PASTAS AZ EM CAIXAS IRON. • FINALIZAÇÃO COM NOÇÔES PARA RECONHECIMENTOS DAS ATIVIDADES QUE GERARAM

OS DOCUMENTOS E IDENTIFICAÇÃO BÁSICA DE DEPARTAMENTOS.

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PRODUTIVIDADE E VOLUMES TRATADOS

• PARTICIPANTES – 6 PESSOAS

• DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES – 5 HORAS

• 01 RECIPIENTE DE 1.500 LIBRAS

• RENDIMENTO – 40 CAIXAS IRON (1,4)

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ANTES E DEPOIS

• ANTES • DEPOIS

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OBJETIVOS ALCANÇADOS

• REDUÇÃO DOS VOLUMES DE DOCUMENTOS SEM CLASSIFICAÇÃO PARA INBOUND.

• IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ATRAVES DE FORMATOS, TAMANHOS E CORES.

• ESTABELECIDOS OS PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO DE MASSAS DOCUMENTAIS AVULSAS E DESORGANIZADAS.

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PARTICIPANTES

• AIRTON SILVA BAUMAYER• ERICON CANI• JOSE GERDEAN F. DA SILVA• KAIO WICTOR SCHODICK• LUIZ CARLOS RODRIGUES

MUITO OBRIGADO PELA ATENÇÃO !

Gilberto Ayres

Arquivista

DRT PR – 461