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Diffusé par

NF X50-151Décembre 1991

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ISSN 0335-3931

NF X 50-151Décembre 1991

Analyse de la Valeur,Analyse Fonctionnelle

Expression fonctionnelle du besoin etcahier des charges fonctionnel

E : Value Analysis, Functional Analysis } Functionnal expression of need andtender specifications

D : Wertanalyse, Funktionelle Analyse-FunktionellerAusdruckdesBedürfnisses und funktionnelles Lastenheft

Norme française homologuée par décision du Directeur Général de l´afnorle 20 novembre 1991 pour prendre effet le 20 décembre 1991.

Remplace la norme expérimentale de même indice, de juin 1984.

correspondance À la date de publication, il n´existe pas de norme internationale ou européennepubliée par l´ISO ou le CEN/CENELEC sur le sujet. Il n´existe pas non plus denorme nationale d´un autre pays.

analyse La présente norme donne les principes de base de l´expression fonctionnelledu besoin, de son contexte d´application et de sa formalisation par le cahierdes charges fonctionnel.

descri pteu rs Thésaurus International Technique : analyse de la valeur, cahier des charges,étude fonctionnelle, qualité, caractéristiques, conception, mise en oeuvre,organisation, vocabulaire.

modifications Les modifications apportées au texte de cette norme par rapport à la normeexpérimentale de juin 1984 sont motivées par la nécessité de compléter lanorme après une période d´expérimentation pour une meilleure exploitationde celle-ci et de préciser le caractère interdisciplinaire de la méthode.

corrections

éditée et diffusée par l´association française de normalisation (afnor), tour europe cedex 7 92049 paris la défense } tél. : (1) 42 91 55 55

afnor 1991 © afnor 1991 1er tirage 91-12

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Analyse de la Valeur,AFNOR X50OAnalyse Fonctionnelle

Membres de la commission de normalisation

Président: M BRUN

Secrétaire : M CLOAREC-AFNOR

M BERTRAND TECNITAS SA

M BOUTON CHAMBRE DE COMMERCE ET D´INDUSTRIE

M BRUN FRANCE TELECOM

M BULTEL AEROSPATIALE

M CAVAILLES MINISTERE DE LA DEFENSE

M CHEVALIER CNES

M CLUZEL FNB

M DAMBRIN

M FAURIE CETIM

M FOURE AFAV

M GASTEBOIS SNECMA

M GOBIN DUMEZ CONSTRUCTION

M HENRY AFNOR

M HOUGRON

M JANNETEAU APTE SA

M JAVANAUD EDF GDF

M JOUINEAU CETEGE SA

M L´HERMITTE EDF

M LALOI CLECIM

M LAPLANE MINISTERE DE LA DEFENSE

MME LAVAL APTE SA

M LEROUX SGTE

M LIGERON SGTE

M MENDES EDF DER

M MORICEAU SAVE

MME NEEL AVION M. DASSAULT BREGUET AVIATION

M PETITDEMANGE

M PIEL INTERDESIGN

M PIQUET COMMISSION CENTRALE DES MARCHES

M PUMIR CEGOS

M ROYER GIMELEC

M SAURA HISPANO SUIZA

M SCHOULLER FRANCE TELECOM

M SOBOLEVICIUS CRCI

M VEYS BERNARD VEYS CREATION CONSEIL

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- 3 - NF X 50-151

Sommaire

Page

Avant-propos 4

1 Domaine d´application 4

2 Références normatives 5

3 Principes fondamentaux de la démarche d´expression fonctionnelle du besoin 53.1 Son fondement 53.2 Son intérêt 63.3 Sa spécificité 63.4 Son domaine d´application 73.5 Sa concrétisation 7

4 Variétés des situations d´expression du besoin 84.1 Situation du demandeur 84.2 Situation du produit par rapport à son utilisation 84.3 Stratégies d´entreprise et de produit 84.4 Nature de la solution recherchée 94.5 Famille de besoins et de produits 94.6 Itérations dans l´expression du besoin 9

5 Contenu d´un CdCF 105.1 Présentation du problème 105.2 Énoncé fonctionnel du besoin 105.3 Appel à variantes 135.4 Cadre de réponse 13

6 Élaboration de l´expression fonctionnelle du besoin 146.1 Organisation 146.2 Plan d´élaboration 14

7 Caractéristiques du CdCF en fonction de ses différents cas d´utilisation 167.1 Rôle et évolution du CdCF dans les phases de création du produit 167.2 Types de situation dans lesquels intervient le CdCF 197.3 Catégories de produits concernés 21

8 Conclusions : importance de l´expression fonctionnelle du besoin 218.1 L´expression fonctionnelle du besoin sert au demandeur à exprimer les besoins des uti-

lisateurs qu´il représente 218.2 L´expression fonctionnelle du besoin sert au demandeur à provoquer chez le concepteur

la conception et la réalisation du produit le plus efficient 218.3 L´expression fonctionnelle du besoin sert à favoriser le dialogue entre les partenaires 228.4 L´expression fonctionnelle du besoin sert à faciliter l´examen des propositions 22

Annexe A (informative) Définitions 23

Annexe B (informative) Situation du CdCF dans une affaire 25

Annexe C (informative) Rôle et évolution du CdCF comme référentiel contractuel du besoin 27

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Avant-propos

Le premier pas d´une démarche rationnelle de conception de produit est l´expression du besoin. L´essentieldes coûts d´un produit est compris implicitement dans le besoin tel qu´il est exprimé par le demandeur.

La pratique de l´Analyse de la Valeur a montré que l´expression fonctionnelle du besoin était un facteurdéterminant de la compétitivité.

Un outil méthodologique est apparu nécessaire pour détecter et formuler le besoin et justifier en avalles exigences techniques contenues dans un marché ou un contrat d´études, voire un appel d´offres.

La démarche originale et rigoureuse du Cahier des Charges Fonctionnel (CdCF) répond à cette attente.

Ce document s´inscrit dans les préoccupations permanentes des Pouvoirs Publics d´inciter les donneursd´ordres à s´exprimer en termes d´obligations de résultats, de préférence aux obligations de moyens.En donnant une référence fonctionnelle du besoin, il contribue à l´obtention de la Qualité définiecomme l´ « ensemble des propriétés et caractéristiques d´un produit ou service qui lui confèrent l´apti-tude à satisfaire des besoins exprimés ou implicites».

Le CdCF, par son caractère fonctionnel, ses règles de flexibilité et les moyens mis en oeuvre pour l´éla-borer, oriente la recherche de la définition technico-économique optimale du produit. II favorise le dialo-gue entre les partenaires tout en restituant à chacun ses responsabilités. En libérant le jeu despossibilités techniques et technologiques, il renforce les chances d´émergence de l´innovation .

Avertissement : la présente norme s´attache :

- à donner les buts et implications du CdCF,- à décrire ses éléments constitutifs, son processus d´élaboration et ses caractéristiques en fonctionde ses différents cas d´utilisation tout au long de la vie du produit.

Cette norme, pour être d´application générale, décrit la démarche à adopter lorsque plusieurs étapessont nécessaires pour parvenir à une expression efficace et précise du besoin.

Dans de nombreux cas, cette démarche pourra être allégée ; par ailleurs, elle précédera l´émission dedocuments conformes aux règles en vigueur dans le secteur d´activité considéré.

La présente norme a été élaborée avec la participation de la Commission «Méthodologie» de l´Associa-tion Française pour l´Analyse de la Valeur (AFAV) qui a proposé à la commission de normalisation lepremier document de travail pour la révision de la norme expérimentale de 1984.

1 Domaine d´application

L´un des principes de la qualité est de bien séparer dans toutes les activités, d´une part, le besoin *) àsatisfaire, d´autre part, la solution choisie pour répondre à ce besoin. Cette démarche permet de mieuxanalyser le besoin, d´étendre l´éventail de solutions susceptibles de répondre à ce besoin, de définir lesdispositions qualité et de parvenir à une meilleure optimisation du couple besoin-solution en matière decoût, sans mettre en cause les performances attendues.

La présente norme a pour objet de donner les principes de base de l´Expression Fonctionnelle duBesoin *) et de son contexte d´application. L´Expression Fonctionnelle du Besoin recouvre à la fois ladémarche d´analyse et les documents qui en résultent, sous la forme de Cahiers des ChargesFonctionnels *) (CdCF).

La présente norme est structurée de la façon suivante :

1) Généralités sur les principes de la démarche d´expression fonctionnelle du besoin, son intérêt et sescas d´utilisation (articles 3 et 4).

2) Le contenu du Cahier des Charges Fonctionnel et son élaboration (articles 5 et 6).

3) Les caractéristiques du Cahier des Charges Fonctionnel en fonction de ses différents cas d´utilisation(article 7).

4) Conclusions et importance de l´expression fonctionnelle du besoin (article 8).

*) Les principaux termes utilisés, lorsqu´ils apparaissent pour la première fois, sont signalés par unastérisque ; leur définition est donnée en annexe A (informative).

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- 5 - NF X 50-151

2 Références normatives

Cette norme française comporte par référence datée ou non datée des dispositions d´autres publica-tions. Ces références normatives sont citées aux endroits appropriés dans le texte et les publicationssont énumérées ci-après. Pour les références datées, les amendements ou révisions ultérieurs de l´unequelconque de ces publications ne s´appliquent à cette norme française que s´ils y ont été incorporéspar amendement ou révision. Pour les références non datées, la dernière édition de la publication àlaquelle il est fait référence s´applique.

X 50-100 De l´expression du besoin à la compétitivité.

NF X 50-150 Analyse de la Valeur, Analyse Fonctionnelle - Vocabulaire.

NF X 50-152 Analyse de la Valeur - Caractéristiques fondamentales.

X 50-153 Analyse de la Valeur - Recommandations pour sa mise en oeuvre.

3 Principes fondamentaux de la démarche d´expression fonctionnelle du besoin

3.1 Son fondement

Sur les marchés fortement concurrentiels, la pérennité et le développement des entreprises dépendentde leur capacité à fournir, dans des conditions économiquement saines pour elles, des produits *) 1)compétitifs, c´est-à-dire ayant, au prix du marché, la meilleure aptitude à satisfaire le besoin, expriméou implicite, des utilisateurs *).

Précédée de l´identification des segments stratégiques des marchés et de la définition générale dubesoin, confiées classiquement aux approches de la mercatique, la démarche de conception, pour êtrerationnelle et efficace, commence par une formulation exhaustive et aussi claire que possible de cebesoin, généralement multiforme, à travers la recherche et l´identification des différentes fonctions quile composent.

L´énoncé du besoin sous une forme fonctionnelle, c´est-à-dire en termes de finalité, sans référence auxsolutions techniques susceptibles d´y répondre, préserve toutes les chances d´émergence del´innovation au moment de sa conception. Cette formalisation constitue l´expression fonctionnelle dubesoin.

Hors du domaine strictement concurrentiel, soit en interne à une entreprise, soit dans le domaineadministratif par exemple, l´expression fonctionnelle du besoin est toujours une garantie de clarté dansles relations et d´efficacité dans l´exécution des tâches.

L´expression fonctionnelle du besoin est capitale car :

- si la qualité d´un produit se mesure par son adéquation au besoin, il est indispensable d´exprimerla référence de ce besoin en termes justifiés et de pouvoir maîtriser, le cas échéant, l´évolution decette référence aux stades ultérieurs de la vie du produit,- l´essentiel des coûts d´un produit qu´un utilisateur aura à supporter est implicitement prédéterminépar le niveau des exigences formulées dans l´expression de son besoin.

1) Voir aussi page 7 dans le paragraphe 3.4 ce que l´on entend par produit.

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3.2 Son intérêt

Le recours à une démarche structurée d´expression fonctionnelle du besoin favorise :

- l´offre de produits compétitifs et innovants au moyen d´une expression du besoin formulée entermes d´obligations de résultats, plutôt qu´en termes de moyens,- l´utilisation en interne de toutes les compétences de l´entreprise nécessaires pour évaluer cebesoin, n,- l´expression d´une manière unifiée du besoin par des acteurs ayant des attributions et dessensibilités différentes,- l´incitation au dialogue entre les partenaires, tout en respectant les responsabilités de chacun et parlà une relation plus claire entre le client et le fournisseur,- la progression technique vers la solution la mieux adaptée au besoin, c´est-à-dire la mise enrelation entre ce qui est attendu du produit et sa propre concrétisation,- la démonstration par le fournisseur, à chaque étape de l´élaboration du produit, que la solutionproposée y répond effectivement,- la comparaison des offres ou produits répondant à un même besoin.

Nous abordons là la partie de la qualité incombant au demandeur *), le traitement de l´interfaceclient/fournisseur et la recherche de la solution optimale au regard du besoin exprimé.

3.3 Sa spécificité

La spécificité de la démarche est d´être à la fois fonctionnelle, méthodique et pluridisciplinaire.

3.3.1 Une démarche fonctionnelle

Ce qu´on entend par «fonction» *) ne se restreint pas à ce qui est relatif au fonctionnement, ni même àl´usage du produit, mais comprend aussi toutes les motivations des utilisateurs. Ceci conduit à pénétrerles comportements subjectifs du marché et à étudier l´adaptation du futur produit au marché.

Parmi les fonctions du produit, apparaissent les fonctions de service *) qui expriment la participation duproduit à la satisfaction des utilisateurs. Ce sont, soit des fonctions d´usage, soit des fonctions d´estime,suivant respectivement leur nature objective et subjective. Elles sont à distinguer des fonctionstechniques, *) qui ne sont pas directement perceptibles par l´utilisateur, mais auxquelles le concepteur *)fait appel, dans une solution donnée du produit, pour que celui-ci remplisse les fonctions de service.

Dans le cas de la démarche fonctionnelle appliquée à l´expression du besoin, on se limite aux fonctionsde service.

3.3.2 Une démarche méthodique

La démarche conduit à exprimer les différentes composantes du juste besoin (voir la note ci-après) pardes fonctions traduisant les services attendus, à les valider, à les grouper s´il y a lieu, à faire apparaîtreles critères permettant d´apprécier la manière dont la fonction est remplie : chaque fois que sadétermination est possible, le niveau *) demandé pour le critère est indiqué.

NOTE : exprimer le juste besoin, c´est exprimer la totalité de celui-ci sans aller ni en deçà ni au delàde ce que souhaite le demandeur.

Ce niveau est toujours assorti d´une indication de flexibilité *) (nulle si le niveau est impératif).

Les indications de flexibilité permettent d´ouvrir le dialogue entre les partenaires et de délimiter lanégociation entre les exigences fonctionnelles intangibles et celles qui pourraient être l´objet decompensation par une variation de niveau sur une autre exigence fonctionnelle et/ou sur le prix, et/ousur le délai.

Outre les fonctions de service, on recherche les contraintes*) résultant de l´utilisation prévue du produitou de son insertion dans un système plus vaste. Ces contraintes feront également l´objet d´unenégociation. Les contraintes réglementaires sont également à inventorier. Elles ne sont bien entendupas négociables.

La démarche s´appuie sur un certain nombre d´outils de l´analyse fonctionnelle *).

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3.3.3 Une démarche pluridisciplinaire

La démarche fonctionnelle est menée avantageusement au sein d´un groupe de travail réunissant lesreprésentants des différentes parties prenantes dans l´acquisition du produit et/ou dans sa mise enoeuvre au sein du système auquel il est destiné.

3.4 Son domaine d´application

La démarche d´expression fonctionnelle du besoin est applicable toutes les fois qu´une entitéquelconque (organisme, entreprise, département d´une entreprise) formule une demande à une autreentité qui possède des capacités et des compétences suffisantes pour lui proposer en réponse unproduit.

Par produit, on entend :

- un objet matériel, un logiciel, un système,- un processus industriel (procédé de fabrication,...),

- une procédure, structure d´organisation (administrative, informatique,...),

- une prestation de service,

ou leur combinaison,

La conception d´un objet intègre souvent ses méthodes de réalisation, d´exploitation et de maintenance.

L´expression fonctionnelle du besoin permet la juste définition du besoin à satisfaire par le produit :

- soit dans le cadre de relations entre un client et ses fournisseurs,- soit entre deux entités appartenant à la même entreprise,

- soit dans le cadre de groupes de travail où elle est partie intégrante de la méthode (analyse de lavaleur, sûreté de fonctionnement, analyse de la sécurité, etc.).

Tous les secteurs économiques (y compris le tertiaire) sont concernés. Les produits peuvent êtredestinés aussi bien au grand public qu´à l´usage professionnel, à l´investissement ou à laconsommation, que le besoin à satisfaire soit actuel ou futur.

Néanmoins, dans le domaine des Travaux Publics et du Bâtiment, une terminologie appropriée a étédéveloppée telle que «l´approche exigentielle» dans laquelle le mot «exigence» remplace le mot« besoin ».

3.5 Sa concrétisation

La démarche d´expression fonctionnelle du besoin se traduit généralement sous la forme de documentsappelés «Cahiers des Charges Fonctionnels», tels qu´ils sont développés à l´article 5.

Il faut, de plus, souligner que dans le cadre de la création d´un produit (voir paragraphe 4.6 et l´annexeB informative, au fur et à mesure de l´avancement de la démarche et des phases successives quijalonnent cette création, les documents ont un contenu différent par le nombre et la précision desinformations retenues.

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4 Variétés des situations d´expression du besoin

La grande généralité d´emploi de l´expression fonctionnelle du besoin conduit à envisager les différen-tes situations d´expression du besoin. En effet, la démarche comme les documents qui en découlentsont essentiellement fonction de ces situations.

4.1 Situation du demandeur

4.1.1 Situation du demandeur par rapport aux utilisateurs

Les cas principaux sont :

- le demandeur est l´utilisateur direct du produit,- le demandeur est un service de l´entreprise ou un organisme (maître d´ouvrage, service marketing,service achats, etc.) qui se substitue aux utilisateurs pour rédiger le Cahier des Charges Fonctionnel,- le demandeur est le concepteur du système auquel le produit doit s´intégrer. La connaissance de cesystème, de ses propres fonctions de service et de la ou des fonctions techniques que le produitconsidéré doit y remplir contribue à l´expression du besoin.

4.1.2 Situation du demandeur dans une relation «client-fournisseur»

On distingue :

- la relation client-fournisseur entre différentes entreprises,

- la relation client-fournisseur au sein d´une même entreprise.

Ces deux formes peuvent être conjuguées, lorsque le but est de demander une fourniture pour laquellele choix entre externe et interne n´est pas défini au stade de l´expression du besoin.

4.2 Situation du produit par rapport à son utilisation

Plusieurs cas se présentent :

- le produit est directement utilisé,- le produit est intégré dans un système dont il assure une ou plusieurs des fonctions de service,

- le produit est intégré dans un système dont il n´assure qu´une ou plusieurs fonctions techniques.La fonction technique pour le système constitue une fonction de service du produit,

- le produit peut être spécifique à un système ou à une famille de systèmes.

NOTE : lorsque le produit est destiné à remplir une fonction commune à plusieurs systèmes, il fait,en principe, l´objet d´une «standardisation» (réduction de variété) ou d´une normalisation.

4.3 Stratégies d´entreprise et de produit

4.3.1 Données stratégiques dans l´expression fonctionnelle du besoin

Dans le cas où le demandeur fait partie d´une entreprise, il pourra prendre en compte dans le CdCF leséléments suivants :

- une entreprise est amenée à définir une stratégie générale et des stratégies de produit (gamme,créneaux, images, etc.) en se référant au marché, et en fonction de ses atouts et spécificités, de laconcurrence, de sa politique de développement,

- à travers ces stratégies, elle décide d´apporter une réponse donnée (complète, partielle, séquencéedans le temps, etc.) à l´attente de l´utilisateur,

- ces décisions, d´ordre stratégique, constituent toujours une donnée d´entrée indispensable del´analyse fonctionnelle du besoin qu´elle a décidé de satisfaire (voire le cadre).

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4.3.2 Horizon du besoin

Il s´agit d´évaluer le moment où le besoin doit (ou peut) être satisfait.

L´horizon du besoin est une des contraintes d´ordre stratégique. Il est évalué en fonction deconsidérations technologiques, commerciales, culturelles, économiques, etc. Ainsi, en fonction dumoment visé pour que la solution recherchée soit disponible, ou proposée, sur le marché, on distinguele besoin immédiat, à court terme, à moyen terme, à long terme.

4.4 Nature de la solution recherchée

Le demandeur induit l´ambition de la solution (niveau d´innovation, niveau de coût, spécificité duproduit) qu´il recherche au travers de l´expression fonctionnelle du besoin, notamment par l´horizon dubesoin, par les niveaux visés pour chacun des critères qu´il a définis, etc. Ces niveaux visés seront, eneffet, à comparer à ceux satisfaits par des produits disponibles, des technologies potentielles ou destechnologies futures.

On distingue en fonction de la disponibilité commerciale de la solution :

- le choix de la réponse dans ce qui est disponible ; c´est le cas en général d´un besoin à satisfairedans l´immédiat (voir paragraphe 4.3.2), la recherche étant effectuée dans les produits sur catalogue.La démarche fonctionnelle et les documents qui en résultent sont alors à la base des prises dedécision qui permettent de déterminer le ou les produits disponibles qui répondent le mieux aubesoin. La démarche fonctionnelle implique une juste définition des fonctions de service, contraintes,critères, flexibilité, car les chances de trouver dans le disponible les bons niveaux sur tous les critèresétant faibles, le choix se fait sur la solution qui présente la combinaison la plus favorable des écartspar rapport aux niveaux visés,

- la réponse dans des produits à concevoir et définir. Il s´agit là de la conception d´un produit surmesure.

Dans cette catégorie, il peut s´agir :

- d´appel à solutions de faisabilité acquise ou supposée telle,- d´appel à des technologies nouvelles.

Entre ces deux cas, on peut trouver toutes solutions intermédiaires.

4.5 Famille de besoins et de produits

Plutôt que d´exprimer un besoin particulier, il peut être utile de définir une famille de besoins(segmentation du besoin) à laquelle correspond une famille de produits.

Lorsque cette définition fonctionnelle générique est réalisée, l´expression du besoin pour uneapplication est plus facile et plus rapide, que le demandeur soit utilisateur ou fournisseur. Lefournisseur qui procède ainsi peut présenter aux clients des réponses pertinentes dans les meilleursdélais.

4.6 Itérations dans l´expression du besoin

Si le besoin se situe à long terme (voir paragraphe 4.3) et si pour être compétitif le futur produit doitcomporter des solutions nouvelles, la création du produit se déroule en plusieurs phases qu´il est plusou moins nécessaire de distinguer.

L´adoption de la démarche d´expression fonctionnelle du besoin conduit à préparer et à émettre, avantchaque phase, un document qui sert de trame à la démarche.

À la lumière des informations fournies par les études réalisées, la trame est ajustée afin d´établir ledocument. Ces documents successifs perdent progressivement leur caractère fonctionnel. Ils sontrepérés suivant différentes éditions.

La trame des déroulements types est donnée en annexe B (informative).

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5 Contenu d´un CdCF

Les principaux éléments constitutifs d´un CdCF sont :

- la présentation du problème,

- le rappel de l´usage d´un CdCF et de l´intérêt de la flexibilité,

- l´énoncé fonctionnel du besoin,- le cadre de la réponse,- les annexes.

Dans le cas de produits complexes et/ou de nouvelles créations, il est souvent nécessaire de procéder àdes éditions successives du CdCF avant d´arriver à son expression définitive (voir paragraphe 4.6).Chacune de ces éditions comporte alors les principaux éléments constitutifs précités, mais le contenu etla forme de ceux-ci peuvent évoluer au fur et à mesure que des précisions doivent y être insérées.

5.1 Présentation du problème

5.1.1 Le produit et son marché

Pour faciliter la prise de connaissance rapide et claire du problème qui est soumis au concepteur oufournisseur :

- on présente le concept général du produit, les principaux services attendus pour lesquels il doitêtre conçu (synthèse de la formulation du besoin) et son niveau d´intégration (matériel, équipements,ensembles, sous-ensembles, composants, etc.),

- on apporte les informations nécessaires pour motiver le partenaire (débouchés prévus, espérancede vie commerciale, situation existante sur le marché pour les produits équivalents, etc.).

5.1.2 Le contexte du projet, les objectifs

Il s´agit d´apporter au concepteur ou fournisseur toutes les informations jugées utiles sur le contextegénéral du projet. Ces informations peuvent porter sur :

- la situation du projet dans un programme plus vaste,

- les limites de l´étude,- les études déjà effectuées,- les études menées en parallèle sur des sujets voisins si elles peuvent être divulguées,

- les suites prévues,- les parties concernées par le déroulement du projet et ses résultats (responsable du produit chez ledemandeur, services ou personnes qui seront les utilisateurs réels du produit).

- le degré d´intérêt pour des solutions nouvelles originales et non traditionnelles,

- le caractère confidentiel s´il y a lieu.

5.2 Énoncé fonctionnel du besoin

L´énoncé fonctionnel du besoin est le résultat d´une analyse fonctionnelle du besoin.

Il constitue l´essentiel du CdCF et fournit une référence pour les deux parties en présence ; à ce titre,rien ne doit être omis ou superflu. Il est nécessaire à la bonne compréhension par le concepteur oufournisseur de ce qui est souhaité par le demandeur ; sa structuration et sa présentation sontdéterminantes.

NOTE : l´expression du besoin est plus explicite si l´on adopte une présentation synthétique etconcise sous forme de tableaux ou de graphiques accompagnés de commentaires.

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5.2.1 Cycle d´utilisation du produit et identification de son environnement

Lorsque dans les situations successives de son cycle d´utilisation, un produit est situé dans desenvironnements différents et/ou doit assurer des services différents, l´énoncé du besoin sera facilité pardes analyses distinctes à ces différentes phases, correspondant en fait à des «utilisations» ou desutilisateurs différents. Ces utilisateurs diffèrent fréquemment de l´utilisateur final.

Le produit devra, néanmoins, satisfaire à la somme des fonctionnalités identifiées, compte tenu desphases d´utilisation prévues.

À chacune des situations, il sera alors intéressant de dresser la liste exhaustive des éléments(personnes, équipements, matières, etc.) qui constituent l´environnement 2 du produit au cours de sonutilisation et qui se trouvent en situation d´interagir avec lui.

De même, les conditions particulières d´environnement à d´autres situations du cycle d´utilisation(distribution, maintenance, stockage, transport, etc.) seront précisées si cela peut avoir une influencesur la conception du produit.

Pour décrire les caractéristiques de chaque élément de l´environnement (dimensions, esthétique, etc.),l´utilisation de diagrammes, d´abaques (pour présenter l´évolution des caractéristiques) et de schémas(pour visualiser les positions relatives des différents éléments) est recommandée.

5.2.2 Énoncé des fonctions de service et des contraintes

On distingue les fonctions de service et les contraintes :

- les fonctions de service sont les actions attendues du produit pour répondre au besoin d´unutilisateur donné,- les contraintes, telles que précisées dans la norme NF X 50-150, sont les limitations à la liberté duconcepteur jugées nécessaires par le demandeur.

Les fonctions de service s´expriment sous la forme d´un verbe suivi d´un ou plusieurs compléments seréférant souvent à l´environnement défini comme au paragraphe 5.2.1.

Pour une expression complète du besoin, il est souvent utile au demandeur :

- d´ordonner les fonctions de service par groupes fonctionnels,- de faire connaître, par ailleurs, l´importance relative qu´il accorde aux différentes fonctions par unsimple classement ou même une notation.

5.2.3 Caractérisation des fonctions de service et des contraintes

La caractérisation consiste à énoncer pour chaque fonction de service et pour chaque contrainte lescritères d´appréciation. *) préciser leurs niveaux et indiquer la flexibilité.

Le CdCF contiendra donc pour chacune des fonctions de service et contraintes énoncées :

5.2.3.1 Leurs critères d´appréciation en soulignant ceux qui sont prépondérants pour l´évaluation desréponses.

5.2.3.2 Les niveaux des critères d´appréciation et ce qui les caractérise :

- niveaux dont l´obtention est imposée ;- niveaux souhaités mais révisables.

Les niveaux retenus sont déterminants dans le choix des solutions et ont donc une incidence directe surles coûts.

Lorsque le besoin ou le marché est susceptible de comporter plusieurs segments (voir paragraphe 4.5),le demandeur peut fixer au départ plusieurs plages de niveaux pour certains critères d´appréciation afinde lui permettre ultérieurement, en fonction des réponses apportées par les concepteurs, de mieuxsituer sa demande dans les éditions ultérieures.

Chaque fois que nécessaire et dès qu´elles peuvent être définies, le demandeur imposera ouconviendra, si possible sur proposition du concepteur, des méthodes qui seront utilisées pour vérifierles niveaux des critères d´appréciation atteints par le produit.

2) L´environnement comprend le système d´ordre supérieur dans lequel le produit s´intégrera.

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5.2.3.3 Flexibilité des niveaux

Il s´agit d´un ensemble d´indications exprimées par le demandeur sur les possibilités de moduler unniveau recherché pour un critère d´appréciation.

La flexibilité est une des caractéristiques fondamentales du CdCF. C´est elle qui permet d´organiser ledialogue entre partenaires dans la recherche d´une véritable optimisation. L´absence de cette flexibilitépeut conduire le rédacteur du CdCF à spécifier des niveaux surévalués, ce qui irait à l´encontre de l´opti-misation recherchée.

Tout niveau de critère d´appréciation doit être assorti d´une indication de flexibilité qui peut, le cas échéant,être nulle (niveau impératif). Cette indication de flexibilité peut s´exprimer qualitativement par des classesde flexibilité *) et/ou quantitativement sous forme de limites d´acceptation *) et de taux d´échange *).

A) Classe de flexibilité

Indication littérale de la forme Fi, placée auprès du niveau d´appréciation, permettant de préciser sondegré de négociabilité ou d´impérativité.

On peut, par exemple, définir quatre classes de flexibilité :

- la classe F0 signifiant flexibilité nulle, niveau impératif,- La classe F1 signifiant flexibilité faible, niveau peu négociable,- la classe F2 signifiant flexibilité bonne, niveau négociable,- la classe F3 signifiant flexibilité forte, niveau très négociable.

COMMENTAIRE 1 : chaque fois que la classe l´autorise et que l´on sait quantifier la flexibilité, onpourra lui adjoindre une limite d´acceptation ou un taux d´échange.

COMMENTAIRE 2 : l´aspect qualitatif de cette mention de flexibilité permet un emploi d´une grandesouplesse et est généralement adopté par le demandeur.

B) Limite d´acceptation

Niveau de critère d´appréciation au delà duquel - ou en deçà suivant le cas - le besoin est jugé non satisfait.

COMMENTAIRE 1 : toute solution ne respectant pas une limite d´acceptation d´une fonction de serviceou d´une contrainte est inacceptable. De ce fait, le demandeur doit être extrêmement conscient desconséquences du choix de ces limites.

COMMENTAIRE 2 : une limite d´acceptation peut aussi être définie par un écart, absolu ou relatif, enplus ou en moins, par rapport au niveau recherché, en tant qu´objectif, du critère d´appréciation.

COMMENTAIRE 3 : dans certaines disciplines, le choix des limites d´acceptation peut être exprimé àl´aide de classes standards.

COMMENTAIRE 4 : l´écart qui sépare niveau nominal et limite d´acceptation n´est pas à confondreavec la tolérance attachée au niveau nominal.

La limite d´acceptation est bien la plage dans laquelle peut se déplacer le niveau nominal assorti de satolérance, la tolérance représentant bien la dispersion acceptée du même niveau nominal.

Figure 1

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C) Taux d´échange

Rapport déclaré acceptable par le demandeur entre la variation du prix du coût ou du délai et lavariation correspondante du niveau d´un critère d´appréciation.

D´une manière plus générale, le taux d´échange peut aussi être la relation déclarée acceptable entre lesvariations des niveaux de critères d´appréciation de flexibilité non nulle.

COMMENTAIRE 1 : le taux d´échange ne peut être mis en oeuvre que si le demandeur a la capacité dedéfinir et vérifier les éléments qui le constituent.

COMMENTAIRE 2 : suivant les cas évoqués, ci-dessus, à propos du niveau, un taux d´échange peutêtre constamment positif ou négatif dans le domaine considéré, ou encore changer de valeur oumême de signe d´une plage à l´autre de ce domaine.

COMMENTAIRE 3 : dans le cas du cahier des charges fonctionnel, le point de référence des variationsest défini par les objectifs de prix, de coût ou de délai et de niveaux des critères d´appréciation. Lestaux d´échange fixés peuvent résulter de calculs d´optimisation, de désirs d´incitation ou de tout autreconsidération du demandeur.

COMMENTAIRE 4 : il peut apparaître intéressant d´exprimer les variations en valeur relative.

5.3 Appel à variantes

S´il y a lieu, il peut être également demandé à chacun des concepteurs ou fournisseurs pressentis, audelà d´une proposition répondant à l´expression fonctionnelle, une ou plusieurs autres propositionsrépondant à sa propre perception du besoin. Les variantes peuvent être, soit fonctionnelles si ellesintroduisent ou suppriment des fonctions, soit performancielles si elles proposent un niveau d´un critèreextérieur à l´espace de flexibilité. Dans ce cas, le concepteur ou fournisseur est appelé à indiquerclairement les amendements qu´il propose à l´expression fonctionnelle. Cette ouverture stimulel´innovation et peut permettre de sonder des voies plus ambitieuses ; bien qu´elle rende lespropositions non directement comparables, la richesse de cette approche pour un dialoguedemandeur/concepteur créatif est un apport important du CdCF.

5.4 Cadre de réponse

Pour faciliter le dépouillement, l´évaluation des propositions et leur comparaison, il est recommandé defixer aux concepteurs un cadre de réponse dans lequel ils devront porter toutes les précisionsnécessaires. Ce cadre de réponse fait partie du CdCF et ne traite que des aspects directement liés auproduit (fonctionnement, prix unitaire, réalisation, etc.).

La présentation fonctionnelle utilisée par le demandeur pour décrire les besoins doit être reprise par leconcepteur pour présenter sa proposition. Le cadre de réponse descriptif et explicatif des solutionsproposées comporte donc au moins une grille d´évaluation dans laquelle le concepteur indique leséléments décrits ci-après aux paragraphes 5.4.1 et 5.4.2 pour chaque fonction et pour l´ensemble duproduit.

5.4.1 Pour chaque fonction

- la solution proposée (qui est souvent commune à plusieurs fonctions),

- le niveau atteint pour chaque critère d´appréciation de cette fonction et les modalités de contrôleprévues par le concepteur,

- la part du prix attribué à chaque fonction, chaque fois que possible,

- les justifications techniques et économiques du choix des principes retenus parmi les autresprincipes possibles,

- la courbe du transfert coût/performance dans le cas d´utilisation de la flexibilité.

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5.4.2 Pour l´ensemble du produit

- le prix de réalisation de la version de base et des différentes options qui sont ouvertes (tiré de laproposition commerciale),

- les variantes fonctionnelles et/ou performancielles proposées avec leur justification,- les mesures prises pour respecter les contraintes et leurs conséquences économiques,- les coûts d´installation, d´exploitation, de maintenance, etc., à prévoir,- une décomposition en sous-ensembles, en modules et la ventilation correspondante du prix,- les prévisions de fiabilité, etc.,- les perspectives d´évolution technologique (espérance de vie économique de la solution proposée),- ...

NOTE 1 : les réponses obtenues engagent le concepteur et constituent une amorce de spécificationde réception ; le demandeur vérifiera sur le produit les performances annoncées en précisant,éventuellement, dans le CdCF les conditions de vérification.

NOTE 2 : au lancement du développement, de l´approvisionnement ou de la réalisation de travaux,une spécification contractuelle prend le relais du CdCF ; celui-ci alors n´appelle plus de réponsedirecte mais reste une référence pour la préparation et l´instruction des modifications qui remettenten cause la spécification (voir annexe B).

6 Élaboration de l´expression fonctionnelle du besoin

6.1 Organisation

L´élaboration de l´expression fonctionnelle du besoin nécessite la mise en place chez le demandeurd´une structure de travail particulière pendant la durée de l´étude, analogue à celle mise en oeuvre pourune action d´Analyse de la Valeur : ensemble décideur-animateur-groupe (voir le fascicule dedocumentation X 50-153, paragraphe 5.1 «Attribution des rôles»). Un planning d´élaboration sera définiet documenté.

Le rôle du décideur *) 3) chez le demandeur est de préférence rempli pour l´établissement du CdCF parle responsable du produit qui aura ultérieurement la charge d´en suivre (pour le demandeur) ledéveloppement.

Le rôle d´animateur chez le demandeur revient normalement à celui à qui est confiée la responsabilitéde l´élaboration du CdCF.

Les participants à l´élaboration du CdCF sont avantageusement réunis au sein d´un groupe de travailspécifique (Groupe d´élaboration du CdCF). Leurs compétences sont complémentaires dans le domainede la définition du besoin, de l´utilisation du produit, de son approvisionnement, de sa diffusion, de samaintenance, du stockage, etc. La prépondérance est donnée à ceux qui, à des titres divers, utiliserontle produit ; cependant, des personnes ayant des compétences particulières, techniques, commercialeset économiques, seront associées chaque fois que souhaitable.

Ces rôles sont à adapter aux structures de l´entreprise ou de l´organisme.

6.2 Plan d´élaboration

L´élaboration du CdCF doit permettre une juste perception du besoin et l´optimisation de sa traductionen termes de fonctions de service et de contraintes. La création du produit peut donner lieu à plusieurséditions du CdCF. Le processus d´élaboration décrit ci-après, valable en principe pour l´ensemble deséditions, n´est repris d´une édition à l´autre que pour ce qui permet l´affinement de l´énoncé du besoinet l´ajustement du CdCF, à la lumière des réponses reçues aux éditions précédentes. Ce pland´élaboration peut être décomposé ainsi :

3) Le rôle de décideur peut parfois être tenu par un «Groupe de pilotage». À ne pas confondre avec leGroupe d´élaboration du CdCF.

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6.2.1 Définition du sujet traité

Cette phase s´effectue chez le demandeur sous le contrôle du décideur. L´un de ses premiers objectifsest de situer le projet dans son contexte général et le produit recherché par rapport au système auquelil doit s´intégrer afin de délimiter le sujet à traiter.

6.2.2 Sélection et formation du groupe - Première recherche de l´information

Les principes de la constitution et du fonctionnement du groupe sont exposés en paragraphe 5.1 dufascicule de documentation X 50-153.

6.2.3 Validation du besoin et analyse fonctionnelle

C´est la phase essentielle dans la mise en oeuvre de la démarche.

Elle comprend :

A) La validation du besoin : vérifier avant de débuter l´analyse fonctionnelle du besoin, que celui-ci estclairement identifié, correctement formulé et apprécier sa stabilité dans le temps en fonction del´horizon fixé.

B) L´analyse fonctionnelle qui comprend :

- le recensement et l´ordonnancement des fonctions de service et des contraintes,

- la caractérisation des fonctions de service et des contraintes, qui consiste à énoncer les critèresd´appréciation, préciser leurs niveaux et indiquer la flexibilité (limites d´acceptation, taux d´échange etclasses de flexibilité),

- la hiérarchisation et la valorisation des fonctions de service et des contraintes : La hiérarchisationest le classement en importance relative ; la valorisation consiste à attribuer, sur une échelle donnée,un poids en valeur relative ou absolue indépendant des solutions.

NOTE : contrairement à ce qui est fait dans une action complète d´Analyse de la Valeur «Produit»,l´expression fonctionnelle du besoin s´arrête ici aux fonctions de service et n´a pas à considérer lesfonctions techniques, lesquelles sont liées à une solution.

6.2.4 Rédaction proprement dite du CdCF

L´élaboration du CdCF, effectuée par le groupe, débouche sur sa rédaction et sa mise en forme.

6.2.5 Rédaction d´annexes informatives éventuelles

Elles peuvent contenir, par exemple, des documents explicitant les conditions prévues de mise enoeuvre et d´utilisation du produit, les procédures de maintenance, les infrastructures existantes oupossibles, les systèmes d´essais et de mesures existants, etc., nécessaires à la compréhension du CdCF.

6.2.6 Validation par le groupe de la rédaction du CdCF

Le groupe est solidairement responsable auprès du décideur du CdCF qu´il a élaboré et validé.

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6.2.7 Approbation par le décideur

Cette approbation permet le passage à l´étape suivante interne ou externe ; le cas échéant, chaqueédition du CdCF y est soumise.

REMARQUE : indépendamment du cas d´application dans lequel sera exploité le CdCF (Analyse de laValeur, Sûreté de Fonctionnement, Analyse de Sécurité, etc.), on pourra utilement s´aider, pour lesdifférentes phases du plan de mise en oeuvre du CdCF, du contenu des documents normatifsNF X 50-152 et X 50-153 relatifs à la mise en oeuvre d´une action d´Analyse de la Valeur, suivant letableau 1 ci-dessous.

Tableau 1

7 Caractéristiques du CdCF en fonction de ses différents cas d´utilisation

Suivant le contexte dans lequel le CdCF est employé, ses caractéristiques peuvent varier. Elles dépen-dent principalement de la ou des phases de la création du produit auquel le CdCF s´applique, mais aussides catégories de produits concernés et du type de situation contractuelle (voir annexe B).

Dans le présent article, on considère surtout le CdCF intervenant entre clients et fournisseurs ; l´applica-tion entre services d´une même entreprise est à adapter selon le contexte de cette entreprise. Le cas desouvrages immobiliers est abordé au paragraphe 7.2 in fine.

7.1 Rôle et évolution du CdCF dans les phases de création du produit

Le CdCF est un document qui évolue et s´enrichit progressivement au cours de la création du produit,depuis la «saisie du besoin» jusqu´au lancement du «développement».

Les éditions successives ont entre elles un rapport de filiation, chacune apportant les éléments propresà chaque phase.

La dernière de ces éditions conduit, une fois retenues les principales options techniques, au documentcontractuel dont le rôle est d´exprimer les exigences techniques du demandeur relatives au produit etsur lesquelles le fournisseur retenu s´engage.

Ce document, qui ne revêt plus le caractère purement fonctionnel du CdCF, est couramment appeléSpécification ou Spécification Technique du Besoin (voir annexe C).

Ce document ne doit pas être confondu avec l´ébauche de définition proposée par leconcepteur-réalisateur *), à l´agrément du demandeur, antérieurement à la décision de développement.

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Par ailleurs, après le lancement du développement, le CdCF subsiste comme référence de l´expressiondu besoin, notamment dans la préparation et l´instruction des modifications qui remettent en cause laspécification (voir paragraphe 7.1.4 et figure 2 de l´annexe C).

Pour définir le rôle du CdCF au cours du processus de création d´un produit, on se référera à titreindicatif à la logique de création et de vie d´un produit donnée ci-après :

- Phase 1 : identification du besoin.- Phase 2 : prospection de la faisabilité.

- Phase 3 : conception préliminaire (cette phase est aussi appelée phase d´avant-projet).

- Phase 4 : développement (marché d´étude - réalisation de prototypes - étude del´industrialisation).

- Phase 5 : industrialisation (mise en place de l´outil de production, des procédés et des moyens decontrôle).

- Phase 6 : production.

- Phase 7 : mise en service - exploitation - retrait de service.

Le besoin de distinguer ou non les phases dépend :

- du rôle que le demandeur est susceptible de jouer dans le processus de création du produit,- de la compétence et de l´expérience du concepteur-réalisateur dans les spécialités concernées,voire des disparités qui peuvent exister de ce point de vue entre les concepteurs-réalisateursconsultés.

7.1.1 Identification du besoin

Cette phase a pour objectif l´expression par le demandeur du besoin à satisfaire.

L´élaboration du CdCF est le plus souvent le fruit d´un travail de réflexion interne au demandeur, quis´appuie à la fois sur l´interprétation d´une analyse de marché et sur une analyse fonctionnelle dubesoin, chacune pouvant d´ailleurs contribuer à orienter l´autre.

Elle aboutit à un projet de CdCF qui, par la décision de prospection de la faisabilité, devient la premièreédition externe du CdCF.

Cette première édition du CdCF doit être succincte, tout en contenant en germe les éléments constitutifsdu CdCF. Certains niveaux ou flexibilités peuvent être encore à ce stade à déterminer. Elle doit ouvrir lavoie à des propositions variées présentant plusieurs options fonctionnelles importantes, parmilesquelles le demandeur choisira.

NOTE : son élaboration peut être l´occasion de segmenter le marché correspondant en utilisantcomme base des enquêtes de marché, les résultats de l´analyse fonctionnelle (voir paragraphe 5.2.3«Définition fonctionnelle de produits assurant un service nouveau» du fascicule dedocumentation X 50-153).

7.1.2 Prospection de la faisabilité

Cette phase a pour but de montrer dans quelle mesure on peut répondre au besoin exprimé enprécisant les voies possibles.

Chacun des concepteurs-réalisateurs consultés doit présenter un avant-projet, en tracer les grandeslignes (options fonctionnelles, principes généraux utilisés, durée et importance des études, prixobjectifs, partenaires éventuels, etc.) et justifier son savoir-faire, éventuellement dans le cadre d´étudessimilaires.

Le demandeur qui a poursuivi ses réflexions internes exploite les réponses reçues et procède àl´affinement de son besoin. Il le traduit dans un nouveau projet de CdCF, qui par la décision deprédéveloppement devient la 2e édition externe du CdCF.

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7.1.3 Conception préliminaire

Cette phase a pour but d´étudier les voies reconnues comme possibles en fin de phase «prospection dela faisabilité», afin de retenir celle qui sera développée. Si les choix sont ouverts sur plusieurs points,on s´assurera que les diverses voies choisies sont cohérentes.

Les concepteurs-réalisateurs dans cette phase étudient des options techniques et voies technologiques,et proposent au demandeur, en réponse à la 2e édition du CdCF, une (ou des) ébauche(s) de définitionillustrant la cohérence entre les options et voies retenues.

Au cours de ce travail, les questions soulevées et les informations collectées vont permettre audemandeur d´ajuster le CdCF et d´établir l´édition de référence de celui-ci.

Le demandeur choisit, parmi les ébauches de définition proposées, celle qu´il retient pour ledéveloppement, afin d´assurer le suivi de l´évolution vers la définition du produit.

Sur ces bases, le demandeur fait connaître, avec sa décision de développement, le documentcontractuel exprimant pour la suite du programme ses exigences techniques relatives au produit. Cedocument qui ne revêt plus le caractère purement fonctionnel du CdCF, s´intègre à ce que l´on appelleparfois Spécification ou Spécification Technique du Besoin.

7.1.4 Développement - Industrialisation, production, mise en service

À l´issue du développement, la solution répondant à la spécification et retenue par le demandeur estdécrite par une définition technique (l´expression «dossier de définition» est aussi employée).

Au cours de ces phases, des améliorations peuvent faire l´objet de propositions de modificationsmettant en cause ou non la spécification. Lorsque la spécification est remise en cause, la référence pourjuger de sa validité par rapport au besoin est l´édition de référence du CdCF.

Ce sera, notamment, le cas pour les modifications issues d´actions d´Analyse de la Valeur. Des clausescontractuelles peuvent prévoir une procédure particulière pour le traitement de modifications (Gestionde la configuration).

NOTE 1 : il ne faut pas confondre les phases considérées ici avec celles du plan de travail d´uneaction «Analyse de la Valeur» tel que décrit dans la norme NF X 50-152 (article 4). Dans lapréparation de chacune des réponses aux différentes éditions du CdCF, le concepteur-réalisateurpratiquera avantageusement les différents outils de l´Analyse de la Valeur pour optimiser saréponse.

NOTE 2 : si des circonstances particulières n´ont pas permis d´établir un CdCF dès les premièresphases d´un programme, il est néanmoins fortement recommandé d´en constituer un dès quepossible.

NOTE 3 : le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics deprestations intellectuelles (CGAGPI), regroupe les phases 1 - 2 - 3 sous l´appellation «Étude dedéfinition».

Remarques pour les marchés publics de travaux :

L´extrait de l´Instruction du 26 décembre 1978 pour l´application du CGAGPI conseille d´avoir recoursaux marchés de «définition» 4). Cette phase intermédiaire a pour objet «d´explorer les possibilités et lesconditions d´établissement d´un marché d´études ultérieur ; ces marchés permettent de préciser lesbuts et les performances à atteindre, les techniques de base à utiliser, les moyens en personnel et enmatériel à mettre en œuvre. Ils doivent également permettre d´estimer le niveau du prix des études, lesmodalités de sa détermination et de prévoir les différentes phases des études».

4) Conformément à la terminologie du Code des Marchés Publics.

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Pour les marchés publics de travaux, le programme, établi par le maître d´ouvrage, lorsqu´il est rédigé entermes d´exigences, est l´équivalent du CdCF. Le maître d´ouvrage peut organiser une compétition entremaîtres d´oeuvres pour choisir à qui confier l´établissement du projet. C´est le concours d´architecture oud´ingénierie. Il peut également consulter des équipes concepteurs-réalisateurs pour la réalisation de ceprogramme : c´est alors le concours sur programme. Dans le cas où il y a choix d´un maître d´oeuvre etétablissement d´un projet, si celui-ci passe par une phase d´avant-projet avec spécificationsperformancielles (et non pas descriptives) il est possible de procéder à la consultation des entreprises surcette base performancielle. Concours sur programme exigentiel pour le projet, ou pour le projet et laréalisation, appel d´offres performanciel sont des procédures qui permettent de faire venir au jour diverspartis d´ensemble (architecturaux comme techniques) et diverses solutions techniques de réalisation quisont jugés au niveau du projet ou de l´offre de réalisation selon les critères propres au maître d´ouvrage etfigurant notamment au Règlement Public d´Appel d´Offres (RPAO) de la consultation.

Le choix de ces critères et leur application sont l´occasion d´appliquer les notions d´Analyse de la Valeur.

7.2 Types de situation dans lesquels intervient le CdCF

les utilisateurs d´un CdCF se référeront aux règles contractuelles spécifiques au secteur d´activité danslequel ils l´appliquent.

7.2.1 Consultation, appel d´offres, adjudication

Dans ces contextes, le CdCF est un des documents constituant le dossier de consultation - appeld´offres - adjudication.

Pour les appels d´offres publics ouverts ou restreints et, a fortiori, pour les consultations, le CdCF peutêtre utilisé avec profit, assorti (ou non) d´un prix objectif, car dans ce cadre le demandeur a toute libertéd´appréciation sur les éléments des offres.

En particulier, le CdCF sera très utile comme grille d´évaluation des offres de fournitures courantes etservices 4), de maîtrise d´oeuvre ou d´achats sur catalogues ou sur étagères.

Par contre, le CdCF perd une partie de son efficacité dans l´adjudication où le soumissionnaire le moinsdisant est le seul retenu.

7.2.2 Marchés négociés entre partenaires

Il s´agit ici principalement de marchés de définition et de marchés d´études en recherche etdéveloppement 4).

Le CdCF (et, particulièrement, l´analyse fonctionnelle qu´il contient) favorise la définition des prestationsconvenues entre les parties.

Il favorise un effort de rationalisation technico-économique issu du dialogue qu´induit la flexibilité etinstaure des possibilités d´arbitrage.

Ces marchés négociés peuvent comporter des clauses contractuelles sur les relations en matièred´Analyse de la Valeur. Le CdCF y jouera un rôle de référence.

4) Conformément à la terminologie du Code des Marchés Publics.

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7.2.3 Relations entre services d´une même entreprise

À l´intérieur d´une entreprise ou d´un même groupe industriel, le CdCF peut être intégré à un processusde développement, dans lequel un service (par exemple, le service marketing) en saisit un autre (parexemple, le bureau d´études) pour qu´il conçoive et fasse réaliser un produit.

Le contexte dans lequel le CdCF intervient n´est plus du même type, mais cette formalisation desbesoins permet de respecter les structures de l´entreprise, le CdCF étant le document qui a reçu l´accordde toutes les parties concernées dans l´entreprise et qui, de ce fait, sert de référence. De plus, il arriveque ce document soit soumis à l´avis des utilisateurs potentiels.

L´analyse fonctionnelle gagne ici à être effectuée en groupe de travail, selon la méthode AV, avec laparticipation effective des services qui seront chargés de la conception et de la réalisation du produit.

Pour être pleinement efficace, ce processus dans lequel le CdCF devient une référence commune doitacquérir un caractère officiel au sein de l´entreprise.

7.2.4 La conception pour un coût objectif (CCO)

La conception pour un coût objectif est une méthode de gestion de projet (ou de programme), baséesur un prix ou coût objectif plafond prédéterminé et un cahier des charges fonctionnel ouvert etnégociable.

La fixation par le demandeur du prix ou coût objectif repose principalement sur des donnéesextérieures au produit (budget, marché, système dans lequel le produit est appelé à s´intégrer, etc.).

La CCO trouve une application privilégiée pour les études de faisabilité, de définition et dedéveloppement débouchant sur une production, dans la relation contractuelle entre un demandeur etun ou plusieurs concepteurs-réalisateurs. Elle est également praticable au sein d´une même entreprise.

La CCO induit à chaque phase du projet une négociation sur la base de l´édition du CdCF en vigueur. Lapossibilité d´infléchir le prix objectif reste quasi nulle. Par contre, bien que l´architecture fonctionnelledu produit se précise au long des phases, la flexibilité attribuée aux niveaux de chacun des critèresd´appréciation se doit de rester large pour permettre les optimisations soumises à arbitrage.

Le coût objectif, dans le cadre de cette gestion, représente un engagement contractuel pour leconcepteur-réalisateur. La motivation pour son respect (ou pour l´obtenir avec une meilleureperformance) devra être soutenue par un principe d´incitation financière ou partenariale, basé sur lesrésultats obtenus en fin de développement, au moment de passer en production de série.

7.2.5 Relations contractuelles en Analyse de la Valeur

L´application des relations contractuelles est facilitée par l´existence d´un CdCF.

C´est sur la base des niveaux de critères d´appréciation et des flexibilités retenus au CdCF, que peuventjouer les clauses d´incitation à l´optimisation prix/performances ou coût/performances par Propositionsde Modifications Analyse de la Valeur (PMAV). Une procédure particulière doit être envisagée pour letraitement de ces modifications. Elle est l´objet de clauses contractuelles.

En offrant des taux d´échange attrayants entre le prix et certains niveaux de critère, le demandeur inciteà améliorer l´optimisation du produit dans le cadre des limites qu´il a fixées.

Toute Proposition de Modification Analyse de la Valeur ayant son débouché après l´entrée en service duproduit doit prendre en compte les contraintes qui en résultent, notamment celle d´interchangeabilité.

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7.3 Catégories de produits concernés

Le CdCF s´applique à tous les types de produits tels que les produits industriels, les travaux de géniecivil, les bâtiments, les prestations intellectuelles, les fournitures courantes et services, etc.

L´application du CdCF à des fournitures répondant à une norme présente des particularités :

- en premier lieu, pour les éléments échappant à la norme (conditionnement, emballage, etc.) onpourra élaborer un CdCF car le besoin du demandeur peut être spécifique,

- en deuxième lieu, pour les éléments normalisés, deux cas sont à distinguer :

- si la norme décrit la fourniture en termes fonctionnels, la comparaison au besoin exprimé par leCdCF sera directe ;

- si la norme décrit la fourniture en termes de solutions, l´intermédiaire du CdCF sera nécessairepour vérifier l´adéquation de ces solutions au besoin.

8 Conclusions : importance de l´expression fonctionnelle du besoin

Le demandeur est, par le niveau auquel il situe son besoin, le premier responsable des coûts. Il pré-cède, dans la responsabilité des coûts, le concepteur ou le fournisseur qui propose la solution permet-tant d´atteindre le niveau prescrit.

L´expression fonctionnelle du besoin contribue à clarifier et à formaliser les responsabilités relatives dudemandeur et du concepteur.

8.1 L´expression fonctionnelle du besoin sert au demandeur à exprimer les besoins desutilisateurs qu´il représente

Ceci implique chez le demandeur :

- un recueil d´informations pertinentes sur toutes les situations successives du cycle d´utilisation duproduit envisagé,

- une analyse systématique et aussi exhaustive que possible du besoin et sa traduction en termes defonctions de service et de contraintes,

- une réflexion approfondie sur l´importance relative des fonctions de service,

- une définition pertinente des critères d´appréciation de chaque fonction de service,

- une évaluation des niveaux estimés nécessaires pour chaque critère d´appréciation,

- la fixation d´une flexibilité déterminée pour chaque niveau de critère d´appréciation(qualitativement par une classe de flexibilité, ou chaque fois que possible par taux d´échange etlimites d´acceptation),

- une participation de toutes les parties prenantes et leur accord sur le CdCF.

8.2 L´expression fonctionnelle du besoin sert au demandeur à provoquer chez le concepteurla conception et la réalisation du produit le plus efficient

Ceci implique que :

- le champ de recherche soit ouvert au maximum (technologie, technique, etc.),

- le CdCF soit précis et complet sur les services attendus et les conditions d´utilisation,- les termes du CdCF soient, pour le concepteur, une incitation à l´optimisation du produit, qu´il y aitou non, dans un autre document, une clause imposant l´Analyse de la Valeur, la Sûreté deFonctionnement, l´Analyse de Sécurité, etc.,

- la responsabilité et, par conséquent, la liberté du choix des solutions à proposer soient reconnueset réservées au concepteur. Certaines contraintes techniques ou logistiques peuvent imposer deslimites à cette liberté de choix. Il faut alors qu´elles soient clairement exprimées par le demandeur.

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8.3 L´expression fonctionnelle du besoin sert à favoriser le dialogue entre les partenaires

Ceci implique que :

- la négociation soit délimitée ; indication des exigences qui sont intangibles et de celles quipourraient, éventuellement, être modifiées, par exemple, en échange d´une variation de prix ou decoût,

- le nombre de contraintes soit réduit à son minimum,- des options soient ouvertes, laissant la possibilité de faire plusieurs propositions sur, par exemple,des niveaux différents pour un même critère d´appréciation,

- le concepteur puisse tirer partie des flexibilités qui lui sont indiquées et, éventuellement, de lesfaire préciser ou d´en suggérer des amendements, ce qui suppose de sa part une capacité deconception suffisante et un accès aux possibilités d´estimation concernant la réalisation (faisabilité,coût, délai, etc.).

8.4 L´expression fonctionnelle du besoin sert à faciliter l´examen des propositions

Ceci implique que :

- la structure fonctionnelle, établie dans le CdCF, soit proposée comme cadre pour la réponse àdonner ; cadre en regard duquel le concepteur donne les indications techniques, économiques, deservices rendus, etc. que le demandeur souhaite obtenir,

- ce cadre soit commun à tous les concepteurs consultés,

- les critères d´appréciation contenus dans ce cadre aient tous été clairement définis et que desmesures ou des comparaisons puissent être effectuées sans ambiguïté sur ces critères.

NOTE : l´expression fonctionnelle du besoin facilitera l´établissement des analyses de fiabilitéprévisionnelle contenues dans les propositions.

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Annexe A(informative)

Définitions

A.1 Analyse fonctionnelle (NF X 50-150)

Démarche qui consiste à recenser, ordonner, caractériser, hiérarchiser et/ou valoriser les fonctions.

A.2 Besoin (NF X 50-150)

Nécessité ou désir éprouvé par un utilisateur.

A.3 Cachier des charges fonctionnel (CdCF) (NF X 50-150)

Document par lequel le demandeur exprime son besoin (ou celui qu´il est chargé de traduire) en termesde fonctions de service et de contraintes. Pour chacune d´elles sont définis des critères d´appréciation etleurs niveaux. Chacun de ces niveaux doit être assorti d´une flexibilité.

A.4 Concepteur ou concepteur-réalisateur (d´un produit) (NF X 50-150)

Entité, responsable de la conception d´un produit, qui outre les exigences techniques, prend en compteles conditions, coûts et délais de réalisation.

A.5 Contrainte (NF X 50-150)

Limitation à la liberté de choix du concepteur-réalisateur d´un produit.

A.6 Critère d´appréciation d´une fonction (NF X 50-150)

Caractère retenu pour apprécier la manière dont une fonction est remplie ou une contrainte respectée.

A.7 Décideur (NF X 50-150)

Personne mandatée pour prendre les décisions relatives à une action, les faire connaître et les faireappliquer.

A.8 Demandeur (d´un produit) (NF X 50-150)

Entité qui recherche un produit, en émet le cahier des charges, en vue de son acquisition et de sonutilisation par elle-même ou par d´autres.

A.9 Expression fonctionnelle du besoin

L´expression fonctionnelle du besoin est constituée par la démarche et les documents qui en résultent.

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A.10 Flexibilité d´un niveau (NF X 50-150)

Ensemble d´indications exprimées par le demandeur sur les possibilités de moduler un niveaurecherché pour un critère d´appréciation.

A.10.1 Classe de flexibilité (NF X 50-150)

Indication littérale, placée auprès du niveau d´appréciation, permettant de préciser son degré denégociabilité ou d´impérativité.

A.10.2 Limite d´acceptation (NF X 50-150)

Niveau de critère d´appréciation au delà duquel, ou en deçà suivant le cas, le besoin est jugé nonsatisfait.

A.10.3 Taux d´échange (NF X 50-150)

Rapport déclaré acceptable par le demandeur entre la variation du prix (ou du coût) et la variationcorrespondante du niveau d´un critère d´appréciation, ou entre les variations de niveau de deux critèresd´appréciation.

A.11 Fonctions (NF X 50-150)

Actions d´un produit ou de l´un de ses constituants exprimées exclusivement en termes de finalité.

A.11.1 Fonction de service (NF X 50-150)

Action attendue d´un produit (ou réalisée par lui) pour répondre à un élément du besoin d´un utilisateurdonné.

A.11.2 Fonction technique (NF X 50-150)

Action interne au produit (entre ses constituants) choisie par le concepteur-réalisateur, dans le cadred´une solution, pour assurer des fonctions de service.

A.12 Niveau d´un critère d´appréciation (NF X 50-150)

Grandeur repérée dans l´échelle adoptée pour un critère d´appréciation d´une fonction. Cette grandeurpeut être celle recherchée en tant qu´objectif ou celle atteinte pour une solution proposée.

A.13 Produit (NF X 50-150)

Ce qui est (ou sera) fourni à un utilisateur pour répondre à son besoin.

COMMENTAIRE : le produit, résultat d´une activité, peut être ici un matériel, un service, un système,un ouvrage, un processus industriel ou administratif (procédé, logiciel, procédure, etc.) ou toutecombinaison de ceux-ci.

A.14 Utilisateur (NF X 50-150)

Personne ou entité pour qui le produit a été conçu et qui exploite au moins une des fonctions duproduit au cours de son cycle de vie.

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Annexe B(informative)

Situation du CdCF dans une affaire

Le CdCF peut s´intégrer dans les types de situation suivants :

- Situation ALa réponse au CdCF se présente sous la forme d´une offre A qui permet par l´intermédiaire d´unmarché de définition, soit de rechercher des concepts techniques si elle n´en propose pas, soit devalider la faisabilité de concepts techniques qu´elle propose.

- Situation BLa réponse au CdCF se présente sous la forme d´une proposition de choix technique qui seraapprofondie par l´intermédiaire d´un marché de conception.

- Situation C

La réponse au CdCF est constituée d´une proposition de définition de produit à développer quidonnera lieu à un marché de développement, pour aboutir à un dossier de définition de produit.

Le marché de développement sera passé sur la base d´une spécification technique de besoin, rédigéeà partir du CdCF et de la proposition de définition technique.

- Situation D

L´offre propose une définition de produit à fabriquer, pour passation d´un marché de fourniturespouvant être complété d´un marché d´industrialisation.

- Situation ELa réponse au CdCF est une offre constituée de produits sur catalogue ou sur étagères, qui serontapprovisionnés par un marché de fournitures courantes et services. Le CdCF est dans ce cas utilisécomme une grille de présentation des réponses et de dépouillement des offres.

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Annexe C(informative)

Rôle et évolution du CdCF comme référentiel contractuel du besoin

Figure C.1 : place du CdCF dans l´élaboration du référentiel contractuel du besoin (Spécifications)

Figure C.2 : traitement des demandes de modifications issues du fournisseur impliquantune évolution du référentiel contractuel du besoin (Spécifications)

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