New UCC - DPT-PH-OO · 2015. 12. 29. · 2. ALCANCE: A todas las personas del Sistema de...

Elaboración: Mercedes Bornancini

Pre-aprobación: Marcela Verde

Aprobación: Sandra Martín

Responsable

de Área Fecha: 14-08-2012

Gestión de Calidad

Fecha: 20-08-2012 Dirección Fecha:

DPT-PH-OO:

PROCEDIMIENTO HEMEROTECA

Fecha de emisión: Fecha de revisión: 18-09-2012 18-09-2012

Copia Copia no

controlada controlada X


Código: DPT-PH-00

Fecha de Emisión: 18-09-2012

Revisión: 00 Fecha: 18-09-2012

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Fecha: 20-08-2012 Dirección Fecha: 18-09-2012

CUADRO DE REVISIONES

Nº de revisión

Fecha Descripción Responsable Firma

00 18-09-2012 Emisión del documento

Emisión: Mercedes Bornancini



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ÍNDICE:

1. OBJETIVO

4

2. ALCANCE 4

3. RESPONSABILIDADES 4

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4

5. DESCRIPCIÓN 4

5.1. Carga de título nuevo 4

5.2. Carga de ítems de revistas 13

5.3. Registro de ítems de números de revistas en particular 16

5.4. Carga de analíticas de publicaciones periódicas 18

6. REGISTROS 22

7. ANEXOS 22

Código de facultades 22


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1. OBJETIVO: Describir en forma clara y precisa el procedimiento para la realización de las tareas que competen a Hemeroteca procurando evitar errores y unificar los modos de trabajo.

2. ALCANCE: A todas las personas del Sistema de Bibliotecas que realizan tarea de hemeroteca, desde la recepción de las publicaciones periódicas hasta su ingreso en la base de datos.

3. RESPONSABILIDADES:

Personal designado para hemeroteca: Conocer los lineamientos descriptos en el presente procedimiento y su aplicación.

4. DEFINICIONES.

Procesos técnicos: serie de actividades encaminadas al análisis del material que ingresa, permitiendo su recuperación, mediante la elaboración de un producto final: el catálogo.

Catálogo: conjunto de registros bibliográficos que representan la colección de hemeroteca.

Registro bibliográfico: registro de un documento bibliográfico que tiene todos los datos de la revista.

5. DESCRIPCIÓN.

5.1. Carga de título nuevo (AACR2 cap. 12)

5.1.1. En el módulo catalogación de Aleph, elegir Catalogación, luego abrir plantilla y


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seleccionar la plantilla “seriada”:

5.1.2. Cabecera (Leader)

Codificar los siguientes datos (en la plantilla “seriada” vienen predefinidos).

5.1.3. Para modificar la cabecera, en caso de catalogación por copia o corrección de errores, situarse en el campo y con el botón derecho del mouse hacer clic en “abrir forma”.


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Modificar según la siguiente guía:

Posiciones de la cabecera para recursos

continuos

Descripción

Posición 05 Estado del registro

d = borrado n = nuevo (registro creado en blanco) c= corregido o amentado (registro ya realizado que editamos para modificar, caso de registros change y registros viejos)

Posición 06 Tipo de registro

a material textual

Posición 07 Nivel bibliográfico

s seriada

Posición 08 Tipo de control

_ no se especifica

Posición 09 Esquema de codificación de caracteres

^ MARC-8 a UCS/Unicode

Posición 17 Nivel de codificación

^ Nivel completo (con material en la mano) 3 Nivel abreviado 5 Nivel parcial (preliminar, caso de libros cargados con datos mínimos)

Posición 18 Forma de catalogación

a = AACR2

Posición 19 Requerimientos de links

_ = no relacionado (cuando no tiene registros asociados) r = cuando tiene registros relacionados (caso de analíticas)

5.1.4. 008 – Revistas

Para modificar el campo 008, en caso de catalogación por copia o corrección de errores, situarse en el campo y con el botón derecho del mouse hacer clic en “abrir forma”. Los campos que se describen a continuación son los que varían al de monografías impresas.

Posiciones del campo 008 para recursos continuos

Descripción

Posición 18 Frecuencia

^ No puede determinarse la frecuencia a Anual b Bimestral (incluye 6,7 u 8 números al año) c Semisemanal d Diaria e Catorcenal f Semestral (incluye 2 números al año)


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g Bienal h Trienal i 3 veces a la semana j 3 veces al mes k Actualizado continuamente m Mensual (incluye 9, 10, 11 o 12 números al año) q Trimestral (incluye 4 números al año) s 2 números al mes (no necesariamente cada 15 días) t 3 veces al año u Desconocido w Semanal z Otro

Posición 19 Regularidad

n Irregular normalizada (patrón irregular predecible) r Regular u Desconocida x Completamente irregular (Se sabe que la frecuencia es intencionalmente irregular o la frecuencia se expresa en el ítem como "números por año")

Posición 20 Indefinida

Posición 21 Tipo de recurso continuo

^ Ninguno de los siguientes d Base de datos actualizable l Hojas sueltas actualizables (caso Errepar) m Serie monográfica n Periódico (la Voz del Interior, Clarín, etc.) p Publicación seriada (revista en sí) w Sitio web actualizable

Posición 22 Formato del ítem original

| No se codifica.

Posición 23 Formato del material

^ Ninguno de los siguientes s Electrónico

Posición 24 Naturaleza de la obra completa

| No se codifica.

Posición 28 Publicación gubernamental

| No se codifica.

Posición 29 Publicación de conferencia

| No se codifica.

Posición 30-32


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Idefinida

Posición 33 Alfabeto o escritura original del título

| No se codifica.

Posición 34 Convención del asiento

| No se codifica.

5.1.5. Campo 245: título

Campo 246: variaciones del título

Registrar en este campo variaciones en el título de la revista, o títulos bajo los cuales la revista es conocida y aparece en diferentes partes del ítem o una porción de título propiamente dicho, u otra forma del título cuando la forma varía significativamente de la contenida en el campo 245.

5.1.6. Campo 310: frecuencia (AACR2 12.7B1)

Registrar en este campo la frecuencia actual del recurso continuo. Si la frecuencia cambia durante el transcurso de la publicación, registrar las frecuencias anteriores en el campo 321.

5.1.7. Campo 321: frecuencias anteriores (AACR2 12.7B1)

Registrar en este campo la/s frecuencia/s anteriores de la publicación.

5.1.8. Campo 362: área de numeración (AACR2 12.3)

Sólo registrar esta área si se dispone de la primera entrega en mano de una publicación seriada, o si se puede rescatar esta información de fuentes confiables, por ej. registros copiados de la Library of Congress.

5.1.9. Campo 210: título abreviado

Registrar en este campo el título abreviado suministrado por los centros ISSN.

Ej. 210 0_ âPlant prot. bull.

5.1.10 Campo 222: título clave (AACR2 12.8C)

Registrar el título clave asignado conjuntamente con el ISSN.

Ej.: 222 _0âCauses of death

5.1.11 Campo 590: notas locales

Se ingresan en este campo los datos propios de la Biblioteca.

Las siguientes notas locales son obsoletas, borrarlas de los registros viejos en caso de estar presentes:

590__âLa Biblioteca posee: 2 ej.

590__âMaterial para ser consultado en “SALA DE LECTURA”.

590__âMaterial perteneciente a la “BIBLIOTECA JESUITICA MODERNA”.


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590__âla Biblioteca sólo posee: v.1.

5.1.12 Campo 780: de enlace a título anterior (AACR2 12.7B8)

Utilizar este campo de enlace para casos de publicaciones que son continuación de otro título.

5.1.13 Campo 785: de enlace para título posterior (AACR2 12.7B8)

Utilizar este campo de enlace para casos de publicaciones que continúan como otras o fueron reemplazadas por otro título.

5.1.14 Campo 866: de existencias

Registrar en este campo las existencias de los títulos. Como las existencias se registran sin seguir una normativa puntual, utilizar los indicadores _0.

Cargar primero el año, luego el vol. y/o año y entre paréntesis los números.

Generar un campo 866 por cada año.

Ej.: 866 _0â1989 16(1,7 ,11-12);

Ej.: 866 _0â1990 17(3-4,9/10)

En caso de tener año/años completos no registrar ni vol. ni números.

Ej. 866 _0â1998. En este caso tenemos en año 1998 completo

Para determinar las existencias se indican tres elementos en el siguiente orden:

Año Volumen Número/s

Ej. 1993 24 (1-9,11,15).

Debe indicarse el año en que se indica la colección en la Biblioteca. La información sobre los años siguientes deben consignarse haciendo uso de los siguientes signos de puntuación

SIGNO DESCRIPCION

- Indica continuidad entre años, volúmenes y números

, Separador de números, indica la interrupción en la secuencia de los mismos

: Separa cada año y grupos de años

() Indicador de números o fascículos

/ Indica volumen doble, o dos años


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diferentes que forman un período único de cobertura

Al final de cada asiento SIEMPRE se debe registrar el estado de la colección:

SIGNO DESCRIPCION

- Colección abierta (indica la intención de seguir recibiendo la publicación

. Colección cerrada (no se recibe más).

Ejemplos:

1) Publicación periódica con indicación de volumen y fascículos:

866_0 a1978 1(1);

866_0 a1979-81 2-4;

866_0 a1982 5(2-4);

866_0 a1983 6(1-2,4) –

2) Publicación periódica con indicación de volumen y fascículos de numeración corrida.

866_0 a1949 1(1-9);

866_0 a1950-54 2-6;

866_0 a1955 7(73-75,77-79);

866_0 a1956 8(86,88-92,94).

3) Publicación periódica sin indicación de volumen.

866_0 a1974 (1-32, 5,37-45);

866_0 a1975 (1-13,15-24,27-45).

4) Publicación periódica con indicación de series.

866_0 a1918-42 1-29;

866_0 a1943-47 ser 2 1-5;

866_0 a1948 6(1,3-4).


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5) Publicación periódica cuyos fascículos estén divididos en partes.

866_0 a1952-71 (7-27);

866_0 a1972 28(1-8,9 p1,10 p2, 11-12).

6) Publicación periódica con especificación de tomo:

866_0 a1987 5 t1(3) t2(1,3) t3-4;

866_0 a 1988 6.

7) Publicación periódica de periodicidad quincenal, semanal, diaria.

Diaria: 866_0 a1993 1(ene-feb, mar: 1-24);

866_0 a1994 2(ene, feb: 1-12,15-23).

Semanal: 866_0a1993 (ene: 2 9 23, feb: 13, mar-may, jun:2 9 16).

Quincenal: 866_0a1991 1(ene, feb: 15, mar-dic);

866_0a1992 2(ene-feb, mar : 1, abr-mayo, jun:1).

8) Anuarios.

866_0a1973;

866_0a1975-76.

9) Índices de publicaciones periódicas.

866_0a1972 1;

866_0a1973 2(1);

866_0a1975-88 4-17.

10) Publicación periódica cuyos fascículos están indicados por mes.

866_0a1990 15(ene, mar-set.);

866_0a1991 16(jun-ago);

866_0a1992-93 17-18;

866_0a1994 19(ene-mar) –

11) Publicación periódica cuyos fascículos están indicados por la estación del año.


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866_0a1986-87 35;

866_0a1987 36 (summer);

866_0a1988 37(spring)

12) Publicación periódica cuyo período de publicación incluye cambio de siglo.

866_0a1882-1983 1-102;

866_0a1984 103(1-2);

866_0a1987-88 106-107.

13) Publicación Periódico con suplementos.

Publicación periódica con suplemento que acompaña al volumen.

866_0a1986 1(1,3-4);

866_0a1987 2(1,3) supl;

866_0a1988 3.

Publicación periódica con suplemento que acompaña al fascículo.

866_0a1985 1;

866_0a1986 2(1-9,11-12);

866_0a1987 3(1-2,4 supl, 5-9);

866_0a1988 5(1-4).

5.1.15. Revistas en varias sedes de la UCC-b o colecciones: crear un campo 866 con un subcampo z con el nombre de la cada biblioteca que posea ese título. Proceder de la misma manera cuando un mismo título tenga existencias en más de una colección.

Ej. 866 _0â2000 26(1-3)

866 _0â2001 27(1-4)

^zBiblioteca Jean Sonet

866 _0â1999 25(5-6)

866_0â2001 27(1-)

^zBiblioteca Trejo

Ej. 866 _0â2009 (144-147);


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866 _0â2011 (154-156)

^zBiblioteca Jean Sonet S.J.

866_0â2002(109/110-111)

866_0â2004 (118)

^zColección Naselli

5.1.16 Campo local 921 de procedencia

En este campo se coloca si es: Donación: ej. D 2012

Compra: ej. A 01 2012 (el 01 indica a que faculta pertenece). Ver anexo I.

5.2. Carga de ítems de revistas

En el caso de recursos continuos registrar el ítem correspondiente a la colección general y un ítem por cada número y suplemento de la revista de la siguiente manera:

5.2.1. Registro de ítem del título completo

Una vez creado el registro del título, crear el ítem correspondiente. Para esto, dirigirse al panel inferior izquierdo de la pantalla y dentro de UCC50, hacer doble clic en ítems:

5.2.2. Hacer clic en el botón “nuevo” para crear un nuevo ítem:


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5.2.3. Llenar los casilleros de la siguiente manera:

Los números de inventario para recursos electrónicos son correlativos y deben sacarse de la planilla de inventarios de hemeroteca. Los números se anotan en un cuaderno y se coloca fecha, Nº correspondiente e iniciales de la persona que utiliza ese Nº. ej. 13/10/2012 H-003513 MLB. El cuaderno se guarda en la oficina de Procesos Técnicos 2.

Los inventarios de los títulos de las revistas consisten en un número correlativo de 6 dígitos con los siguientes prefijos de acuerdo a la biblioteca del sistema:

H- (seis dígitos) Biblioteca Jean Sonet

HT- (seis dígitos) Biblioteca Trejo

HM- (seis dígitos) Biblioteca Medicina


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5.2.4. La signatura topográfica de revistas se componen del prefijo H, una signatura de clase tomada de la CDU y las primeras 3 o 4 letras del título de la revista, para títulos de colecciones especiales agregar también los siguientes prefijos antes de la letra H:

Ejemplos:

H + CDU + 3 o 4 letras del títulos. Topográfica para colección general Ej. H 72 CRO

NAS + H + CDU + 3 o 4 letras del títulos.

Colección Naselli Ej.: NAS H 72 CRO

KAS + H + CDU + 3 o 4 letras del títulos.

Colección KAS Ej. KAS H 330 DES

PP Colección general de hemeroteca (suscripciones, canje, Donaciones)

NAS-P Colección de revistas de Naselli

KAS-P Colección de revistas de KAS


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B + H + CDU + 3 o 4 letras del títulos. Colección de bibliotecología Ej. B H 02 BIB

5.3. Registro de ítems de números de revistas en particular.

Para la carga de ítems de números de revistas, realizar los mismos procedimientos descriptos que para la carga de ítems de títulos, a excepción del código de barras y la descripción.

- El código de barras de ítems para los números de revistas se registra de la siguiente manera:

En la carga de ítems de revistas dirigirse a la pestaña “información de seriada” y dejar 00/00/0000 el casillero “fecha esp. Llegada”, de lo contrario se visualizará en el opac web una fecha probable de llegada del número que no es correcta.


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5.3.1. Número de inventario del título de revista + año (separado por una barra) + vol. o año (con el prefijo V de volumen) + número (con el prefijo N de número) + parte (si correspondiera, con el prefijo P de parte) + suplemento (si correspondiera, con la abreviatura supl.) + número de copia.

Ej.: H-000059/1996V15N77P1C1, siendo en este ejemplo:

H-000059

número de inventario del título de la revista

/1996 Año del número

V15 Volumen 15

N77 Número 77

P1 Parte 1

C1 Copia 1

5.3.2. Descripción:


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5.4. Carga de analíticas de publicaciones periódicas (AACR2 cap. 13)

Para la carga de analíticas de revistas, en el módulo catalogación de Aleph, seleccionar la plantilla “ANALITIC.MRC”.

5.4.1 Leader o cabecera

Codificar los siguientes datos (en la plantilla “ANALITIC.MRC” vienen predefinidos):

Posiciones de la cabecera para analíticas

Descripción

Posición 05 Estado del registro

d = borrado n = nuevo (registro creado en blanco) c= corregido o amentado (consignar “c” cuando se está arreglando un registro ya realizado, como registros

En la carga de ítems de revistas dirigirse a la pestaña “información de seriada” y dejar 00/00/0000 el casillero “fecha esp. Llegada”, de lo contrario se visualizará en el opac web una fecha probable de llegada del número que no es correcta.


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viejos, change, etc.)

Posición 06 Tipo de registro

a material textual

Posición 07 Nivel bibliográfico

b parte de una publicación seriada

Posición 08 En blanco

Posición 09 Esquema de codificación de caracteres

a UCS/Unicode

Posición 17 Nivel de codificación

En blanco

Posición 18 Forma de catalogación

a = AACR2

Posición 19 Requerimientos de links

En blanco

5.4.2. Para modificar la cabecera, en caso de catalogación por copia o corrección de errores, situarse en el campo y con el botón derecho del mouse hacer clic en “abrir forma”.

5.4.3 008 – Posiciones comunes a las revistas:


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Posiciones del campo 008 para analíticas

Descripción

Posición 00-05 Fecha de ingreso del registro

la coloca el sistema automáticamente.

Posición 06 Tipo de fecha o estado de la publicación

b Sin fechas; o implica fechas a.C. c Item seriado actualmente publicado. d Cesado. e Fecha detallada. i Fechas inclusivas de la colección. k Rango de años de la mayor parte de la colección. m Fechas múltiples. n Fechas desconocidas. p Fechas de distribución, puesta en circulación, emisión y producción. o sesión de grabación cuando difieren. q Fecha cuestionable. r Fecha de reimpresión o reedición y fecha original. s Única fecha conocida o probable. t Fecha de publicación y de derechos de autor. u Estado desconocido de la publicación seriada.

Posición: 07-10 Fecha 1

Año de la publicación que se está analizando.

Posición: 15-17 Lugar de publicación, producción o ejecución

Código de 2 o 3 caracteres alfabéticos que indican el lugar de publicación, producción o ejecución. Ver Lista de Códigos de Países


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MARC. Disponible en el sitio web http://lcweb.loc.gov/marc/countries/.

Posición: 35-37 Idioma

Código MARC de 3 caracteres Ver Lista de Códigos de Idiomas MARC. Disponible en http://lcweb.loc.gov/marc/languages/.

Posición: 39 Fuente de catalogación

^ Agencia bibliográfica nacional. c Programa de catalogación cooperativa. d Otro. u Desconocido.

El resto de los campos están predefinidos en la plantilla de analíticas.

5.4.4 Campo 300 de descripción física (AACR2 2.5B6)

En el caso de registros de analíticas, asentar las páginas anteponiendo la abreviatura de páginas u hojas:

Ej.: p. 25-26, h. 30-33.

5.4.5 Campo 773 de entrada de ítem mayor (nota de “EN”) (AACR2 13.5)

Registrar en este campo los datos de la revista que contiene el artículo descripto.

Utilizar los indicadores 0#.

En el subcampo “t” asentar el título de la revista.

En el subcampo “d” asentar el lugar de publicación y la editorial.

En el subcampo “g” asentar los datos de vol., número y año.

Ej.: 773 0_^tDiálogos pedagógicos

^dCórdoba : EDUCC

^gv.43, no. 1 (1996)

5.4.6 Campo LKR de enlace al registro del título de la revista.

En registros de analíticas de publicaciones periódicas realizar un campo de enlace (LKR) con el registro del título de la revista. El campo debe realizarse de la siguiente manera:


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6. REGISTROS

Anexo I: Código de Facultades

7. ANEXOS

Anexo II: Código de Facultades

CODIGO FACULTAD

01 Arquitectura

02 Ciencias Agropecuarias

03 Ciencias Económicas

04 Ciencia Política

05 Ciencias Químicas

06 Derecho y Ciencias Sociales

07 Filosofía

08 Ingeniería

09 Medicina

11 ICDA

12 Educación

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