UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASESCUELA DE AUDITORIAPROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

“MODULO DE CONTABILIDAD GENERAL”

Guatemala, febrero de 2011

Contabilidad

INDICE

TEMA PAG.

CAPITULO IA. CONCEPTOS GENERALES1. Contabilidad.............................................................................................021.1 Tipos de Contabilidades.......................................................................021.1.1 Contabilidad Pública..........................................................................021.1.2 Contabilidad Privada..........................................................................021.1.3 Contabilidad de costos......................................................................032. Las cuentas..............................................................................................033. Operaciones.............................................................................................034. Nomenclatura Contable..........................................................................044. 1 Esquema de nomenclatura de cuentas .............................................044.2 División de la nomenclatura ................................................................054.2.1 Clasificación de los activos .............................................................054.2.1.1 Activos no corrientes......................................................................054.2.1.2 Activos corrientes...........................................................................054.2.1.3 Otros activos ..................................................................................064.2.2 Clasificación del Pasivo ...................................................................064.2.2.1 Pasivos corriente............................................................................064.2.2.2 Pasivo no corriente ........................................................................064.2.2.3 Otros pasivos .................................................................................064.2.3 Patrimonio o Capital

B. LIBROS CONTABLES1. LIBROS AUXILIARES1.1 Ventas.....................................................................................................071.2 Compras.................................................................................................082. LIBROS PRINCIPALES2.1 Diario......................................................................................................092.2 Mayor......................................................................................................102.3 Balances.................................................................................................112.3.1 Balance de Comprobación................................................................112.3.2 Balance General.................................................................................12

C. ESTADOS FINANCIEROS1. Balance General......................................................................................141.1 Balance general (Esquema).................................................................142. Estado de resultados o de pérdidas y ganancias................................142.1 Componentes del Estado de Resultados............................................152.2 Estado de resultados (Esquema).........................................................153. Estado de cambios en el patrimonio o Estado de superávit...............16

Contabilidad

3.1 Estado de cambios en el patrimonio (Esquema) ...............................164. Estado de flujo de efectivo.....................................................................164.1 Clasificación del flujo de efectivo........................................................164.1.1 Las Actividades Operativas..............................................................174.1.2 Actividades de Inversión...................................................................174.1.3 Actividades de Financiamiento.........................................................174.2 Métodos de presentación.....................................................................174.2.1 Método Directo...................................................................................174.2.2 Método Indirecto................................................................................17

CAPITULO II

SISTEMA DE CONTABILIDADMODULO DE CONTABILIDAD

1. Descripción del sistema.........................................................................181.1 Cuentas Contables (Nomenclatura de Cuentas):..............................181.2 Transacciones o movimientos (partidas):.........................................181.3 Descripción de pólizas.........................................................................191.4 Presupuesto por cuenta.......................................................................191.5 Índices Financieros...............................................................................201.6 Histórico de Movimientos.....................................................................202. Menús.......................................................................................................203. Ingreso de empresa al sistema..............................................................224. Barra de menús.......................................................................................235. Nomenclatura contable...........................................................................236. Movimiento de cuentas...........................................................................246.1 Ingresando Movimientos (Pólizas) al Sistema:.................................246.2 Mayorización de cuentas .....................................................................247. Menú de reportes....................................................................................257.1 Estados Financieros.............................................................................267.2 Movimientos..........................................................................................26

Contabilidad

CAPITULO I

A. CONCEPTOS GENERALES

1. Contabilidad

Es la ciencia social llamada también contaduría que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas, con el fin de servir a la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil. Posee además una técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados.

La contabilidad es una parte de la economía, y que en el ámbito de la empresa su principal labor es ayudar al área de Administración. El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

1.1 Tipos de Contabilidades

1.1.1 Contabilidad Pública

Principios, costumbres y procedimientos asociados con la contabilidad de las Administraciones Públicas, esto quiere decir la contabilidad llevada dentro de las diferentes unidades que constituyen el sector público, tales como Ministerios, Secretarías Generales, y cualquier organismo calificado de titularidad pública. Se caracteriza por su marcado carácter presupuestario y su cumplimiento dentro de los objetivos fijados políticamente.

1.1.2 Contabilidad Privada

En contraste con el contador público, quien presta su servicio a muchos clientes, en la industria privada el contador es un empleado de una sola empresa. El jefe del departamento de contabilidad de una empresa pequeña o mediana generalmente se llama contralor, en reconocimiento al hecho de que uno de los usos principales de la información contable es el de ayudar a controlar las operaciones del negocio.

2

Contabilidad

Dentro del área de contabilidad general se ha desarrollado una variedad de fases especializadas de la contabilidad. Entre las más importantes podemos describir las siguientes:

1.1.3 Contabilidad de costos

La contabilidad de costos es la rama de la contabilidad que trata de la clasificación, contabilización, distribución, recopilación de información de los costos corrientes y en perspectiva.

2. Las cuentas

Instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial. Se utiliza una palabra y un número, la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el número el elemento cuantitativo. Dichas palabras y números son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio escritos en un papel. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. Gráficamente se dibujan como una T, donde a la parte izquierda se llama "Débito" o "Debe" y a la parte derecha "crédito" o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta

Independientemente de si las cuentas son de Patrimonio o de Resultados, también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas son deudoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un activo o siendo de Gestión se refieren a un gasto y son acreedoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o cuando siendo de Gestión se refieren a un ingreso.

3. Operaciones

Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el Debe. Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el Haber. En las cuentas de activo, cuanto éste aumenta, se cargan, y cuando disminuye, se abonan. En las cuentas de pasivo y de capital, cuando éste aumenta, se abonan, y cuando disminuye, se cargan.

La "partida doble" como técnica contable obedece a los siguientes criterios:

Correspondencia: quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor; Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa; Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale;

3

Contabilidad

Consistencia: todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta;

Confrontabilidad: las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan.

Saldo.

Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los débitos y créditos. Cuando los débitos sean mayores que los créditos será saldo Deudor

Cuando los créditos sean mayores que los débitos será saldo Acreedor

Cuando los débitos sean iguales a los créditos, se entenderá que la cuenta esta saldada, balanceada o sin saldo

4. Nomenclatura Contable

La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas, clasificadas de acuerdo con una codificación. Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo, pasivo, patrimonio). Se incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos.

El siguiente esquema ilustra el formato de una nomenclatura para una organización sencilla:

4. 1 Esquema de nomenclatura de cuentas

CODIGO CUENTA POSICION CONTABLE

1 Activo Área del Balance

11 Corriente División del Área

111 Caja Cuenta de Mayor General

11101 Caja General Cuenta de Mayor Auxiliar

1110101 Fondo Fijo Subcuenta de Mayor

1110102 Caja Chica Subcuenta de Mayor

4

Contabilidad

112 Depósitos bancarios Cuenta de Mayor General

11201 Depósitos monetarios Cuenta de Mayor Auxiliar

1120101 Banco X Subcuenta de Mayor

1120102 Banco Y Subcuenta de Mayor

Igual que este esquema, se desarrollan las demás áreas del balance, creando las cuentas de acuerdo con las necesidades de cada organización, así:

1= Activo

2 = Pasivo

3 = Patrimonio

4 = Ingresos

5 = Gastos

4.2 División de la nomenclatura

La división de las nomenclaturas es la división comúnmente conocida y aplicada en el campo de la contabilidad, reflejada básicamente en el balance general. Las tres grandes áreas, generalmente utilizadas, son: Activo, pasivo y patrimonio.

4.2.1 Clasificación de los activos

Activo no corriente Activos corriente Otros activos

4.2.1.1 Activos no corrientes:

Inmuebles, maquinarias y equipos.

En esta categoría incluye aquellos bienes que cumplen con las siguientes características:

5

Contabilidad

Ser propiedad de la ONG Ser de naturaleza duradera No estar destinados para la compra/venta Que sean necesarios para desarrollar los programas o actividades de la

organización.

Dentro de estos activos, se mencionan: mobiliario, vehículos, enseres, equipo, edificios, etc.

4.2.1.2 Activos corrientes:

Son aquellos activos que son efectivos o que se pueden convertir fácilmente a efectivo en un plazo no mayor a doce meses. Para efectos de ubicación, en el balance deben aparecer en orden de liquidez de la siguiente forma:

Caja Bancos Cuentas por cobrar, e Inventarios

4.2.1.3 Otros activos:

En contabilidad, otros activos, son aquellos que no se pueden clasificar, ni como circulantes ni como fijos, pero que son propiedades que la organización tiene y que utilizar para llevar a cabo sus programas, por ejemplo: gastos pagados por adelantado, alquileres, seguros, papelería, etc.

4.2.2 Clasificación del Pasivo

Los pasivos son obligaciones que, al igual que los activos tienen una clasificación de acuerdo con el orden de prioridad de pago. Los pasivos deben clasificarse como: Pasivos circulantes o de corto plazo, pasivos a largo plazo y Otros pasivos.

4.2.2.1 Pasivos corriente

Son aquellas obligaciones que deben cancelarse en un plazo menor a un año. En el balance, deben ubicarse en el orden de su exigibilidad:

Obligaciones bancarias Cuentas por pagar a proveedores Otras cuentas por pagar Prestaciones sociales por pagar Impuestos por pagar Asignaciones a proyectos

6

Contabilidad

4.2.2.2 Pasivo no corriente

En esta categoría se ubican las obligaciones que deben cubrirse en un plazo mayor a un año.

Documentos por pagar Cuentas por pagar Asignaciones a proyectos

4.2.2.3 Otros pasivos

Al igual que los activos, la clasificación: Otros pasivos, se refiere a los pasivos que no se clasifican como corrientes, ni como a largo plazo, tales como: préstamos sin interés, ni fecha específica de cancelación; y alquileres o arrendamientos cobrados por anticipado.

4.2.3 Patrimonio o Capital:

Constituye la parte que la organización ha acumulado como propio, a través del tiempo, constituyéndose en un capital que será de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento.

Este fondo se conforma por:

Resultados positivos o negativos, habidos en un período determinado entre los ingresos y egresos.

Donaciones recibidas de otros organismos, sea en efectivo, o en especie y Las cuotas que los socios hacen efectivas.

B. LIBROS CONTABLES

1. LIBROS AUXILIARES

1.1 Ventas:En este libro deben registrarse todas las ventas de mercaderías y todos los ingresos que perciba la empresa por servicios prestados, en ambos casos siempre que se haya cobrado el IVA, y que los ingresos estén respaldados con la documentación fehaciente, ya que de lo contrario no se pueden contabilizar. En

7

Contabilidad

este libro deben registrarse en orden cronológico como mínimo los siguientes datos:

a. Número y fecha de las facturas, notas de débito y de crédito, escrituras públicas, pólizas de exportación, que respalden las ventas efectuadas y los servicios prestados.

b. NIT y nombre completo del comprador.c. Valor total de las exportaciones y de las ventas exentas.d. Precio neto (sin incluir el IVA), de las ventas de bienes y de los

servicios prestados.e. IVA (débito fiscal), correspondientes a las ventas y las prestaciones

de servicios. Si el contribuyente consolida sus ventas diarias que debe utilizar un renglón para cada tipo de documento, indicando el primer número y serie, si la hay, y el último del tipo de documento emitiendo de que se trate, en cuyo caso no es necesario completar la literal b. anterior. Con base en los libros de compras y de ventas se llena el formulario SAT-No.2012 para declarar y pagar el IVA del mes.

1.2 Compras:En este libro debe registrarse todas las compras de mercaderías y otros bienes que adquiera la empresa y todos los servicios recibidos, en ambos casos siempre que se haya pagado el impuesto al valor agregado, y que las erogaciones estén respaldadas con la documentación fehaciente, ya que de lo contrario no se pueden contabilizar. En este libro deben registrarse en orden cronológico como mínimo los siguientes datos:

8

Contabilidad

a. Número y fecha de las facturas, notas de débito y de crédito, pólizas de importación, que respalden las especiales, facturas cambiarias, que respalden las adquisiciones de bienes y servicios.

b. NIT y la identificación completa del vendedor o prestador del servicio. En el caso de facturas especiales si el vendedor no tuviere NIT, se considerará el número de su cédula de vecindad.

c. Precio neto (sin incluir IVA), separando el de las compras de bienes y el de la utilización de servicios, por los que procede derecho y el de la utilización de servicios, por los que procede de derecho a crédito fiscal, y por los que no procede derecho a crédito fiscal.

d. IVA (crédito fiscal) correspondiente a las compras de bienes y la utilización de servicios, por los que procede derecho a crédito fiscal.

e. Monto total de la operación incluyendo el IVA. Al finalizar cada período mensual, debe hacerse un resumen, identificando el monto total de las compras y servicios por los cuales procede derecho a crédito fiscal y por los que no procede derecho a crédito fiscal.

2. LIBROS PRINCIPALES

2.1 Diario:Este es un libro principal de carácter obligatorio; es decir que no puede dejar de llevarse, en el cual se registran diariamente y en orden cronológico por partida doble (cargo y abono) las transacciones y eventos económicos que efectúa una empresa. En este libro es donde se pone en práctica lo del cargo y abono, es

9

Contabilidad

decir, donde se aplica la partida doble. El libro diario que normalmente se usa en la actualidad, es el mismo en algunos países se denomina “diario continental” y en otros “diario general”. Este libro consta de dos columnas, la primera debitan, y la segunda para registrar las cantidades de las cuentas que se abonan o acreditan.

2.2 Mayor:Este es un libro principal de carácter obligatorio; en el cual se centralizan todas las cuentas registradas en el libro diario, con el fin de proporcionar información acerca de los cargos (débitos) y abonos (créditos) que ha tenido cada cuenta durante un período.

El libro mayor puede operarse de dos formas, la primera es utilizando un libro mayor de doble folio, el folio de la izquierda se denomina “DEBE” y el de la derecha “HABER”, ambos lados constan de dos columnas. En el debe se registran las cuentas que están cargadas en el libro diario y en el haber las cuentas que están abonadas. La segunda forma, es utilizando un libro mayor de un folio con

10

Contabilidad

tres columnas, la primera columna se denomina “DEBE”, la segunda “HABER” y la tercera “SALDO”.

2.3 Balances:2.3.1 Balance de Comprobación:También se conoce con el nombre de Balance de Sumas y Saldos. Es el que se efectúa por lo menos cada mes con el objeto de comprobar si los asientos han sido correctamente pasados del libro diario al libro mayor. Consiste en elaborar en el libro de Balances, un listado en orden correlativo de todas las cuentas del libro mayor, se hace a 4 columnas, en las dos primeras se registran la suma del debe y del haber de cada cuenta en el libro mayor, luego se suman las dos columnas y el total de estas sumas debe ser idéntico entre sí, pero si fuera lo contrario, se debe buscar el error hasta encontrarlo.

11

Contabilidad

2.3.2 Balance General:Es el estado que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha determinada. El balance general es de suma importancia para una empresa y especialmente para el propietario o propietarios, ya que por medio de él se conoce la integración del activo y del pasivo, así como el patrimonio neto de la empresa representado por el capital, las reservas y las ganancias pendientes de distribuir. Así mismo por medio del balance general se establece la solvencia o insolvencia económica de la empresa, y los resultados de las operaciones económico-financieras.

Pues, todo esto se establece con el nombre de Estado de Situación. El balance general está integrado por tres grandes grupos: Activo, Pasivo y Capital Contable.

12

Contabilidad

C. ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros vienen regulados por la NIC 1, presentación de los Estados Financieros donde señala que están formados por:

El balance de situación

El estado de resultados

El estado de cambios en el patrimonio neto

El estado de flujo de efectivo

13

Contabilidad

1. Balance General

Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad NIC`s

En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares.

El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a 31 de diciembre, firmado por los responsables:

ContadorRevisor fiscalGerente

Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.

Su estructura se presenta a continuación:

1.1 Balance general (Esquema)

ACTIVONO CORRIENTECORRIENTETOTAL ACTIVOPASIVO Y PATRIMONIO

CAPITALPASIVONO CORRIENTECORRIENTETOTAL PASIVO Y CAPITAL

2. Estado de resultados o de pérdidas y ganancias

Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.

El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben

14

Contabilidad

corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.

2.1 Componentes del Estado de Resultados

• Utilidad de operación: Es la Utilidad Operativa menos los Gastos generales, de ventas y administrativos.

• Gastos Financieros: Representan todos aquellos gastos relacionados a endeudamientos o servicios del sistema financieros.

• Utilidad antes de impuestos: es la Utilidad de Operación menos los Gastos Financieros y es el monto sobre el cual se calculan los impuestos.

• Impuestos: es un porcentaje de la Utilidad antes de impuestos y es el pago que la empresa debe efectuar al Estado.

• Utilidad neta: Es la Utilidad antes de impuestos menos los impuestos y es sobre la cual se calculan los dividendos.

• Dividendos: Representan la distribución de las utilidades entre los accionistas y propietarios de la empresa.

• Utilidades retenidas: es la Utilidad Neta menos los dividendos pagados a accionistas, la cual se representa como utilidades retenidas para la empresa, las cuales luego pueden ser capitalizadas.

2.2 Estado de resultados (Esquema)

Ingresos(-) Costo de VentasMargen bruto(+)Otros ingresos de operación(-) Gastos de Operación Utilidad de Operación(-) Gastos FinancierosUtilidad antes de impuestos(-) ImpuestosUtilidad Neta(-) Pago de DividendosUtilidades Retenidas

15

Contabilidad

3. Estado de cambios en el patrimonio o Estado de superávit

Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa.

También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios), determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.

3.1 Estado de cambios en el patrimonio (Esquema)

SUPERAVIT AL INICO DEL PERIODO+RESERVASRESULTADO DEL EJERCICIORESULTADO DE EJERCICIO ANTERIORESSUPERAVITPOR VALORIZACIONES

TOTAL SUPERAVIT

4. Estado de flujo de efectivo

El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final.

4.1 Clasificación del flujo de efectivo

El estado de flujo de efectivo presenta en cuanto a su estructura tres grandes renglones que son:

Actividades de Operación. Actividades de Inversión y Actividades de Financiamiento.

16

Contabilidad

4.1.1 Las Actividades Operativas:

Comprenden todas las transacciones que corresponden al giro normal de la empresa; debe tomarse en cuenta que dependiendo del tipo de empresa de que se trate así serán clasificadas sus operaciones, por ejemplo lo que para una empresa comercial puede ser actividad de inversión, para una empresa financiera puede ser actividad de operación. De lo anterior debe tenerse muy presente cual es el giro normal de la empresa cuando se clasifiquen sus actividades en operación, financiamiento e inversión.

4.1.2 Actividades de Inversión:

Como su nombre lo indica, en este grupo se incluyen las inversiones realizadas por la empresa, como: la adquisición o venta de instrumentos de deuda y/o acciones de otras entidades y la propiedad planta y equipo u otros activos productivos de la entidad.

4.1.3 Actividades de Financiamiento:

Dentro de estas actividades se incluye la obtención y pago de recursos, prestamos de los propietarios o de otras entidades, el producto obtenido de la emisión de acciones, el pago de dividendos, etc.

4.2 Métodos de presentación

4.2.1 Método Directo

Este es un método analítico que muestra en detalle los ingresos y desembolsos de efectivo en las actividades operacionales, de financiamiento e inversión.

Cuando se utiliza este método debe presentarse en un anexo la conciliación entre la utilidad neta y los cargos a resultados que no requieren efectivo.

4.2.2 Método Indirecto

Es el que se inicia partiendo de la conciliación entre la utilidad neta y los cargos a resultados que no requieren efectivo y a esta conciliación se suman y restan los cambios netos en activos y pasivos por actividades operativas; a continuación se presenta el flujo de efectivo en actividades de financiamiento e inversión.

17

Contabilidad

18

Contabilidad

CAPITULO II

SISTEMA DE CONTABILIDADMODULO DE CONTABILIDAD

Para efectos del presente trabajo y a manera de mostrar cómo funcionan algunos módulos de contabilidad, utilizaremos uno llamado PSI CONTA de Sistemas Inteligentes, recordando que el campo de la computación es tan grande, que existe gran variedad de sistemas o módulos de contabilidad, este solo es un ejemplar.

1. Descripción del sistema

El sistema de contabilidad utiliza los siguientes archivos de datos:

1.1 Cuentas Contables (Nomenclatura de Cuentas):

En este archivo se registra la nomenclatura contable de la empresa y la información pertinente a cada una de las cuentas, por ejemplo:

* Código de la cuenta * Tipo de la cuenta (la cual puede ser maestra o de detalle) * Saldo de inicio

* Total del debe * Total del haber * Saldo actual * Presupuesto mensual * Presupuesto anual

1.2 Transacciones o movimientos (partidas):

En este archivo se registran las pólizas, es decir, todos los movimientos que se han llevado a cabo durante un período determinado, que usualmente es el de un mes. Dentro de los movimientos operados en un mes podríamos mencionar: cheques, facturas, recibos de caja, etc.

Además, en este archivo se registra toda la información que pertenece a cada uno de los movimientos, como por ejemplo:

* Número de póliza a la cual pertenece * Número de documento

19

Contabilidad

* Número de documento de referencia * Fecha del movimiento * Descripción del movimiento

* Detalle de las cuentas en el debe y haber

1.3 Descripción de pólizas:

El sistema de contabilidad posee la capacidad de agrupar sus movimientos en base a pólizas. El usuario tiene la libertad de decidir el criterio contable con que definirá cada póliza que realice. Por ejemplo, se pueden generar pólizas de ventas, de gastos, de movimientos bancarios, etc. También puede agrupar su información contable por día de operación. Aquí es importante hacer notar la diferencia entre póliza y partida, porque hay que hacer mención que son dos cosas diferentes. Entendemos por partida, cada movimiento contable que se lleva a cabo en la contabilidad de una empresa, mientras que póliza es un conjunto de varias partidas.

En este archivo se registra toda la información pertinente a cada una de las pólizas:

* Código de la póliza * Descripción de la póliza

1.4 Presupuesto por cuenta:

En este archivo se registran los presupuestos por cuenta para cada uno de los meses del año. El presupuesto puede llevarse sólo para algunas cuentas y no necesariamente para toda la nomenclatura contable.

En este archivo se lleva un control de lo presupuestado en la contabilidad de la empresa y de lo real en base a los movimientos efectuados. Aquí también se registra toda la información relacionada a cada uno de los presupuestos realizados:

* Código de la cuenta * Nombre de la cuenta * Presupuestos proyectados y reales del año pasado, por mes * Sumatoria de los presupuestos proyectados y reales del año pasado * Presupuestos proyectados y reales del año actual, por mes * Sumatoria de los presupuestos proyectados y reales del año actual

20

Contabilidad

1.5 Índices Financieros:

Este archivo guarda toda la información relacionada con las cuentas de los índices financieros:

* Título de la cuenta * Código de la cuenta

* Nombre de la cuenta * Porcentaje

1.6 Histórico de Movimientos:

Este movimiento guarda todas aquellas partidas contables que fueron eliminadas del archivo de movimientos, al momento de hacer el cierre de cada mes. Este archivo le puede servir al usuario para hacer consultas relacionadas a movimientos contables anteriores. Entre la información que guarda este archivo podemos encontrar:

* Número de la póliza a la cual pertenece * Número de documento * Número de documento de referencia * Fecha de movimiento * Descripción del movimiento * Detalle de las cuentas en debe y haber

2. Menús

El sistema de contabilidad consta de los siguientes submenús principales:

Menú de Operaciones Menú de Reportes Menú de Mantenimiento Salida

A continuación se muestra un diagrama que resume las principales operaciones del sistema:

21

Contabilidad

A Ingreso de cuentas Ingreso de Movimientos B

C Mayorización de Cuentas

C Emisión de Reportes

Por medio de in ingreso manual, el operador debe ingresar las cuentas de la nomenclatura al archivo de éstas, así como las transacciones que se hacen sobre esas cuentas (puntos A y B en el diagrama). Es requisito indispensable para el ingreso de una transacción que las cuentas que se utilicen existan en el archivo de las cuentas contables, es decir que existan en la Nomenclatura.

La actualización o mayorización de cuentas (punto C del diagrama) es el proceso por medio del cual se actualizarán las cuentas, con las transacciones ingresadas. Este proceso se podrá ejecutar de nuevo en el caso que se haya cometido algún error, es necesario modificar la transacción errónea y luego volver a mayorizar.

El punto D del diagrama, representa todos los reportes que el sistema de contabilidad puede emitir, puede consultar la sección del menú de reportes para ver las opciones a las que tiene acceso.

22

Contabilidad

3. Ingreso de empresa al sistema

Se deberá ingresar todos los datos correspondientes a la empresa indicada. Como a continuación se muestra

28/02/11 Sistemas Inteligentes DATOS POR EMPRESAS << PSI >>

Código de Empresas: 01 Nombre de Empresa: PED Razón Social: PED Loc. Archivos de trabajo: PSI\ ARCHIVOS\ Carácter de Compresión: 15 [15]Comprime [18]Expanded Líneas por página: 55 Clave de Acceso: NIT: 123456-7 Cuenta de resultados: [Utilidad (pérdida) Ejercicio)

Mes/Año de Trabajo:Período Fiscal De: 01/01/11Período Fiscal A: 31/12/11Mes/Año cerrado: Nombre Moneda: Quetzales

Al momento de que decida grabar los datos de la empresa ingresados anteriormente, el sistema desplegará la pantalla de selección de empresas con el código y el nombre de la empresa que acaba de grabar. Esta pantalla es como se muestra a continuación:

28/02/11 SISTEMAS INTELIGENTES SELECCIÓN DE EMPRESAS NOMBRE DE LA EMPRESA

Cod. Empresa

01 PED

<ESC>-Fin

23

Contabilidad

4. Barra de menús

Una vez que se haya ingresado al sistema de contabilidad, se podrá comenzar a trabajar en éste de forma inmediata.

Al comenzar, el sistema le desplegará en la pantalla la BARRA DE MENÚS, en donde aparece la primera opción que es el Menú de Operaciones, con una ventana que incluye todas las opciones que éste incluye.

28/02/11 Sistemas Inteligentes SELECCIÓN DE EMPRESAS <<PSI>>

Operaciones Reportes Mantenimiento Salida

A. Nomenclatura ContableB. Movimiento de CuentasC. Presupuesto por CuentaD. DepartamentosE. Descripción de PólizasF. Mayorización de Cuentas

5. Nomenclatura contable:

Para poder ingresar datos se debe contar con una nomenclatura

27/04/98 Sistemas Inteligentes CUENTAS DE NOMENCLATURA PSI

Código de la Cuenta: 1

Nombre de Cuenta: ACTIVO Departamento:

Tipo de Cuenta: M [M]aestra (Cuenta Mayor) [D]etalle (Registra Pólizas)

Saldo de Inicio Debe HaberSaldo

Q. 0.00 Q. 0.00 Q. 0.00 Q. 0.00

Presupuesto del Mes: 0.00 Presupuesto Anual: 0.00

24

Contabilidad

6. Movimiento de cuentas:

6.1 Ingresando Movimientos (Pólizas) al Sistema:

Una vez estando dentro del sistema y teniendo la nomenclatura completa se procede a ingresar las pólizas, donde deberá ingresarse el número de póliza, documento, fecha, las cuentas, etc. Como se muestra a continuación:

28/02/11 Sistemas Inteligentes MANTENIMIENTO DE MOVIMIENTOS PSI

Póliza:Documento: Descripción:Referencia:Fecha: Tasa de Cambio:

Mantenimiento por Póliza Cuenta Nombre Debe Haber

0.00 0.000.0 0.00

<ALT>Modifica/ <INS>Agrega/ <DEL>Eliminar/ PgUp/ PgDn

6.2 Mayorización de cuentas

Los movimientos contables afectan los saldos de las cuentas contables ingresadas en el archivo de cuentas. Estos saldos no se verán afectados hasta que se haya realizado la mayorización de cuentas.

La mayorización de cuentas consiste en trasladar el monto del movimiento contable (Debe o Haber) a la cuenta específica. Este monto se acumulará en el campo del Debe o del Haber de su archivo de cuentas, según sea el caso.

Luego deberá sumar los saldos de las cuentas maestras del nivel inferior y se acumularán el en el saldo de la cuenta maestra inmediatamente superior. Y así sucesivamente, hasta llegar a acumularse en los saldos de las cuentas principales.

25

Contabilidad

1 ACTIVO 1650.00 +

11 ACTIVO CIRCULANTE 1650.00 +

111 CAJA 800.00 +

11101 CAJA GENERAL 800.00 +

112 BANCOS 850.00

11201 BANCO DEL COMERCIO 350.00 +

11202 BANCO INDUSTRIAL 500.00

7. Menú de reportes

Con los Reportes se tendrá la oportunidad de obtener una copia impresa de los resultados de la contabilidad de la empresa que está trabajando. Se desplegará una serie de opciones a las que tendrá acceso. A continuación se le muestra esta pantalla.

27/04/98 Sistemas Inteligentes NOMBRE DE LA EMPRESA PSI

Operaciones Reportes Mantenimiento Salida

1. Estados Financieros2. Movimientos3. Presupuestos

26

Contabilidad

7.1 Estados Financieros:

Para que se pueda tener acceso a esta opción deberá ubicarse en la primera opción del Menú de Reportes, es decir en 1. Estados Financieros, para generar los mismos.

ESTADOS FIANANCIEROS

1.1 Balance General Condensado1.2 Balance General Comparativo1.3 Estado de Resultados1.4 Estado de Resultados Comparativo

7.2 Movimientos.

Aquí se podrán obtener todos los tipos de reporte con relación a los movimientos contables hechos en el Menú de Operaciones. Si desea entrar en esta opción, debe ubicarse en el Menú de Reportes. En pantalla aparecerá desplegado un submenú, como el que aparece en la gráfica siguiente, y en el cual se tendrá que ubicar en la segunda opción de éste, es decir, en 2. MOVIMIENTOS y de allí se podrán generar los reportas que aparecen.

2. MOVIMIENTOS

2.1 Diario General2.2 Cuadre de Pólizas2.3 Diario Mayor General2.4 Por Departamento2.5 Balance Analítico2.6 Análisis de Gastos2.7 Balance de Gastos2.8 Nomenclatura Contable

Nota: El uso del sistema que nos ocupa será explicado más a detalle en la presentación que se llevara a cabo.

27