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Módulo 8 - Gestão de Pipeline TCM - Trabalho de Conclusão de Módulo

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Gestão de Pipeline - Passo a Passo

MBA EM GESTÃO COMERCIAL GESTÃO DE PIPELINE

Operar e gerenciar o

pipeline

Definir o pipeline da

empresa

Implementar o pipeline

Definir e acompanhar indicadores

Otimizar conversão –

Win/Loss

Identificar ciclo de vendas

Listar atividades do processo de

vendas e áreas responsáveis

Definir as etapas do pipeline

Escolher ferramenta de gestão

Definição dos processos de

gestão

TCM 8 - Escopo do Trabalho

Trabalho para apresentação presencial em grupos.

Grupos: A turma deverá se dividir em 4 grupos.

Tipo do Trabalho: Estruturação do pipeline e análise do Win/Loss com todos os

indicadores de uma empresa do grupo.

Formato: Apresentação em Power Point

Data: 22/02/2016


TCM 8 - Critérios de Avaliação

Critérios Peso Nota

Apresentação 1 0-10

Estruturação do pipeline 2,5 0-10

Levantamento e análise de indicadores 2,5 0-10

Diagnóstico, recomendação e conclusão 4 0-10


Gestão de Pipeline

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Pipeline ou funil de vendas

é o mapeamento das etapas

de venda em uma empresa.

O pipeline reflete o ciclo de vendas do

produto/serviço em determinado canal

de vendas.

Assim como no funil tradicional, o funil de vendas

começa largo e vai diminuindo até chegar aos reais

consumidores.

Pipeline - Definição


Cronograma ajustado com o cliente; aceite do cliente; vendedor repassa a conta para área de oferta; contratos enviados; proposta assinada

Ganho - monitoramento do consumo: acima/abaixo/dentro do acordado; oportunidade para verticalização (up selling e cross selling). Perda - motivos de perda

Etapa em que se discute condições de preço, atendimento, etc.

Última fase antes do fechamento da oportunidade

Revisão da proposta; termos comerciais aceitos dos dois lados; cliente e vendedor em negociação; gerente de projeto concorda com o plano de implementação; versão final da proposta apresentada; contratos no aguardo

Elaboração e desenvolvimento da proposta

Oportunidade aberta e proposta sendo trabalhada

Outras reuniões com decisores, usuários, etc.; construir um business case; demonstração do produto; visão da solução criada para o decisor; envio da primeira versão da proposta; decisor aceita prosseguir; enviar memorando de entendimento

Etapa em que o prospect aceitou o lead e abriu uma real oportunidade de venda

Início do desenvolvi-mento do prospect

2ª reunião de qualificação; entendimento da organização; dores assumidas pelo patrocinador; visão da solução criada pelo patrocinador; orçamento confirmado e acesso ao decisor; patrocinador concorda em prosseguir; apresentação do pré vendas; enviar memorando de entendimento

Existe uma oportunidade identi-ficada para uma venda. Surge quando um lead é qualificado

1ª reunião de qualificação; apresentação institucional e de cases de sucesso; executar processo de questionamento; identificar e qualificar uma oportunidade; agendar 2ª reunião e definir o escopo das necessidade; enviar o memorando de entendimento

Base com leads qualifi-cados e disponibilizados

É possível que haja uma oportunidade para venda. Surge a partir de um lead

Qualificar lista de contatos; encontrar formas de abordagem; separar contatos com maior potencial

Listagem sem qualificação

Pipeline - Exemplo


Suspect

Prospect

Oportunidade

Proposta

Negociação

Ganho/Perda

Definição Status Atividades

Cronograma ajustado com o cliente; aceite do cliente; vendedor repassa a conta para área de oferta; contratos enviados; proposta assinada

Ganho - monitoramento do consumo: acima/abaixo/dentro do acordado; oportunidade para verticalização (up selling e cross selling). Perda - motivos de perda


Última fase antes do fechamento da oportunidade

Revisão da proposta; termos comerciais aceitos dos dois lados; cliente e vendedor em negociação; gerente de projeto concorda com o plano de implementação; versão final da proposta apresentada; contratos no aguardo

Elaboração e desenvolvimento da proposta

Oportunidade aberta e proposta sendo trabalhada

Outras reuniões com decisores, usuários, etc.; construir um business case; demonstração do produto; visão da solução criada para o decisor; envio da primeira versão da proposta; decisor aceita prosseguir; enviar memorando de entendimento

Etapa em que o prospect aceitou o lead e abriu uma real oportunidade de venda

Início do desenvolvi-mento do prospect

2ª reunião de qualificação; entendimento da organização; dores assumidas pelo patrocinador; visão da solução criada pelo patrocinador; orçamento confirmado e acesso ao decisor; patrocinador concorda em prosseguir; apresentação do pré vendas; enviar memorando de entendimento

Existe uma oportunidade identi-ficada para uma venda. Surge quando um lead é qualificado

1ª reunião de qualificação; apresentação institucional e de cases de sucesso; executar processo de questionamento; identificar e qualificar uma oportunidade; agendar 2ª reunião e definir o escopo das necessidade; enviar o memorando de entendimento

Base com leads qualifi-cados e disponibilizados

É possível que haja uma oportunidade para venda. Surge a partir de um lead

Qualificar lista de contatos; encontrar formas de abordagem; separar contatos com maior potencial

Listagem sem qualificação

Pipeline - Exemplo


Suspect

Prospect

Oportunidade

Proposta

Negociação

Ganho/Perda

Definição Status Atividades

Área responsável: Marketing

Área responsável: Vendas

O pipeline é o mesmo para todas as empresas?



Cada empresa tem o seu próprio pipeline.

O número de fases do funil corresponde ao

número de etapas do ciclo de vendas em cada

empresa.

O nome de cada fase do funil também varia

conforme as etapas do processo de venda.


Pipeline - Outros Exemplos

O pipeline é o mesmo para a empresa toda?




O que determina o pipeline é o ciclo de vendas

do produto/serviço da empresa.

Se a empresa trabalhar com mais de um

produto/serviço com ciclos de venda muito

diferentes, um único pipeline não vai retratar a

realidade do processo de vendas de todos os

produtos/serviços, portanto será necessário

construir e gerenciar mais de um funil de

venda dentro da mesma empresa.

Por que devemos gerenciar o pipeline?

MBA EM GESTÃO COMERCIAL

Gestão de pipeline é um conjunto de conceitos

e ferramentas de gestão de vendas que traz

grande visibilidade, objetividade e eficácia à

administração das oportunidades de vendas

que estão sendo tratadas neste momento pela

linha de frente.

Gestão de Pipeline - Definição


Aumento de vendas: - “Agressividade comercial”

- Produtividade

Planejamento a curto prazo:

Planejamento a longo prazo:

-Visibilidade “instantânea” - Priorização de oportunidades - Probabilidade de fechamento

- Ciclo de vendas - Taxa de conversão

Gestão de Pipeline - Benefícios


Leads $

Aumento da Previsibilidade: Forecast

Gestão de Pipeline - Benefícios


Vendedores

• Melhor controle das oportunidades de venda;

• Foco no “próximo passo”;

• Ajuda a decidir corretamente o que priorizar;

• Oferece uma visão geral da receita;

• Facilita o planejamento do tempo;

• Ajuda a fechar negócios (e consequentemente aumenta ganhos).

Gestores

• Ajuda a revisar as oportunidades de vendas;

• Oferece uma melhor visão da receita em negociação;

• Permite analisar se a oportunidade está no canal de vendas correto;

• Controle sobre ações e propriedades da equipe;

• Facilita comunicação por gerar uma linguagem comum;

• Auxilia na orientação estratégica;

• Foco da companhia em negócios potenciais;

• Boa visão para gerenciamento.

Como gerenciar o pipeline?





pipeline


empresa


Analise e identifique o ciclo de

vendas da sua empresa para cada:

Produto/Serviço

Tipo de Oportunidade

Mercado/Segmento

Identificar Ciclo de Vendas


- Venda por impulso; - Venda transacional;

- “De prateleira”; - Valores menores; - Escalabilidade de

vendas; - Persuasão.

Ciclo Curto

- Venda consultiva;

- B2B; - Projetos pequenos e

médios.

Ciclo Médio

- Grandes projetos;

- Soluções customizadas; - Valores maiores; - Relacionamento.

Ciclo Longo

Minutos Anos Semanas Dias Meses

Quanto mais longo o ciclo de vendas, mais importante é a gestão do pipeline de vendas

Identificar Ciclo de Vendas





pipeline


empresa







Possíveis atividades:

Levantar Mailing - Marketing

Captar telefone do cliente - Marketing

Ligar para o cliente - Vendas

Marcar visita - Vendas

Visitar - Vendas

Montar Proposta - Vendas

Enviar Proposta - Vendas

Follow-up - Vendas

Negociar - Vendas

Enviar Contrato - Vendas

Não esqueça de calcular mentalmente o

tempo destas atividades!

Listar Atividades do Processo de Vendas e Áreas Responsáveis




pipeline


empresa






Definir as Etapas do Pipeline

As etapas devem ser condizentes com o ciclo de vendas e com as atividades executadas pela empresa.

Procure simplificar as etapas e não complicá-las.

Lembre-se que para todas as fases serão criados indicadores, critérios, informações etc.

Possíveis Etapas:

Suspect

Prospect

Oportunidades

1º Contato

Visita

Elaboração de Proposta

Proposta Enviada

Negociação

Negociar

Ganha/Perdida


Produto/Serviço: ________________________________________________ Ciclo de Venda do Produto/Serviço: _____________________________________________

Etapas do Pipeline Suspect Prospect Oportunidade Proposta Negociação Ganho/Perda

Definição de cada Etapa

Lista de contatos sem qualificação

Lista qualificada de contatos

Prospect s que aceitaram o lead e abriram uma real oportunidade

de venda

Etapa de elaboração, desenvolvimento e envio da

proposta


Aceite da proposta: assinatura do contrato e início da

implementação ou

Recusa da proposta.

Responsável MKT, Vendedor,

Sales Coordinator MKT, Vendedor,

Sales Coordinator Vendedor Vendedor Vendedor

Vendedor / Pré-Venda / Gerente Projetos

Ati

vid

ade

s

Identificar os decisores e/ou potenciais compradores

Apresentação institucional e cases de sucesso devem

ser apresentados

Entendimento da organização Outras reuniões com decisores, usuários, etc

Termos comerciais aceitos (Internamente e Cliente)

Cronograma ajustado com o cliente

Ligar para a geração de leads

Executar o processo de questionamento

Dores assumidas pelo patrocinador

Construir um business case Cliente e NeoGrid em sintonia Aceite verbal do cliente

Registrar informações no CRM (nome, telefone e e-

mail)

Identificar e qualificar uma oportunidade

Visão da solução criada para o patrocinador

Demonstração do produto Gerente de Projeto concorda com o plano de implementação

Análise de contratos

Relatórios Agendar uma 2a reunião e definir o escopo da

mesma

Orçamento confirmado e acesso ao decisor

Visão da solução criada para o decisor

Versão final da proposta apresentada

GN repassa a conta para o professional services

Plano de Marketing Enviar para o cliente Memorando de entendimento

Patrocinador concorda em prosseguir

Envio da primeira versão da proposta

Contratos enviados Contratos enviados


Definir o Pipeline da Empresa - Exemplo

Vamos criar juntos o pipeline de uma empresa?


Produto/Serviço: ________________________________________________ Ciclo de Venda do Produto/Serviço: _____________________________________________

Etapas do Pipeline

Definição de cada Etapa

Responsável

Ati

vid

ade

s


Definir o Pipeline da Empresa - Coconstrução

Atividade


1. Organizem-se em grupos.

2. Escolham uma empresa do grupo e, utilizando o template em excel,

determinem o pipeline da empresa escolhida.

3. Apresentem o resultado e participem da discussão em sala.


Atividade

Gestão de Pipeline

Identificado o ciclo de vendas e definido o

pipeline da empresa (ou os diferentes ciclos de

vendas e pipelines adequados a cada

segmento) é o momento de implementá-lo na

rotina de trabalho e definir os processos que

nortearão a sua gestão.


Gestão de Pipeline – Passo a Passo


pipeline


empresa




gestão


Escolher a Ferramenta de Gestão

À medida que as oportunidades, o time de vendedores e as ambições e metas da

empresa crescem, é imprescindível a utilização de alguma ferramenta para realizar

a gestão do pipeline. Praticamente, existem apenas duas possibilidades:

Planilha CRM


Critérios de escolha do software de CRM (1/2)

Ele é adequado ao tamanho da minha empresa?

Ele é fácil de usar? Eu consiguirei treinar meus

colaboradores com facilidade?

Ele é customizável? Quais são os recursos de

que ele dispõe para otimizar os processos de

vendas, marketing e outros aspectos do

negócio?

Posso integrá-lo facilmente como as outras

soluções que eu já uso?

Quais as limitações do software?

CRM


Critérios de escolha do software de CRM (2/2)

Qual o custo total da adoção do software? Há

custos adicionais caso eu precise inserir novos

usuários?

Quais os recursos de segurança de dados? Eles

protegem adequadamente as informações da

minha empresa e dos meus clientes?

Como é feito o o backup do dados e a

sincronização das informações? No caso de

queda de energia, o que acontece com as

informações inseridas?

CRM


CRM – Algumas opções


http://www.microsoft.com/pt-br/dynamics/default.aspx

http://www.sugarcrm.com/

http://www.salesforce.com/br/

https://www.pipedrive.com/pt-BR/

https://www.zoho.com/crm/

http://www.oracle.com/br/products/applications/siebel/overview/index.html

Ganho de tempo: ele centraliza e ordena as

informações de cada cliente de forma acessível,

assim como automatiza várias tarefas, liberando os

vendedores paras as tarefas que realmente precisam

de sua atenção.

Gestão da equipe: ele permite acompanhar todos

os processos dos diferentes vendedores, em que

etapa estão e o que ainda falta realizar.

Gestão da área: os indicadores e dashboards

possibilitam uma visão atualizada e precisa do que

está acontecendo, facilitando a tomada de ações

táticas precisas para atingir as metas da área.

CRM – Principais benefícios


Um sistema sem dados confiáveis não tem qualquer

utilidade, e a principal fonte de dados para o pipeline

é o vendedor. Portanto, é fundamental que:

O vendedor perceba o valor da gestão do pipeline

através do CRM no seu cotidiano de trabalho.

O vendedor entenda que o CRM não será usado

para controlá-lo e/ou puni-lo.

O gerente faça uso do CRM para apoiar sua equipe

e ajudá-la a aumentar as suas vendas.

A gestão do pipeline através do CRM seja

realmente incorporada à cultura da empresa,

tornando-se o foco das reuniões comerciais.

CRM – Confiabilidade dos Dados


A atualização dos dados deve ser feita diariamente

por parte dos vendedores, seja no escritório ou

remotamente, através de aplicações mobile ou

outros dispositivos.

É necessário definir os critérios de segurança de

acesso à ferramenta de CRM, para que não haja

comprometimento dos dados dos clientes ou da

empresa.

A gerência da área deve fazer o acompanhamento

do pipeline semanalmente, no mínimo.

CRM – Atualização e Uso


1. Não entender o verdadeiro valor do CRM, ele não é

espião e processo burocrático;

2. Começar a utilizar o CRM e parar antes dos

resultados aparecerem (os resultados efetivos de

ciclo de venda, hit rate, ticket médio por oferta, só

serão mais precisos a partir do 2° ano)

3. Não utilizar o CRM como a única fonte de

informações e não colocar informações confiáveis;

4. Não atualizá-lo diariamente irá sabotar a acuracidade

da ferramenta.

5. Não ser incorporado às atividades comerciais da

empresa: reuniões, acompanhamento, metas

comerciais etc.

CRM – Problemas na implementação e uso

!


Gestão de Pipeline – Passo a Passo


pipeline


empresa




gestão


A gestão do pipeline através do CRM só será bem

sucedida se ela for corretamente implementada. Os

recursos e facilidades do CRM escolhido só serão de

valia para a empresa se os processos de gestão forem

bem construídos e postos em prática.

A implementação requer um líder forte, treinamento

adequado ao líder e à equipe, e foco nas prioridades e

nos objetivos da área. Requer também o envolvimento

dos gestores para a criação ou mudança da uma rotina

de trabalho, e inserir o CRM como parte

fundamental da operação.

Definição do processo de gestão

Processo



Regras para avanço de

etapa

Ritual do vendedor

Ritual do gestor

Parametrização

1 2 3 4


Caso não existam regras definidas, cada

vendedor irá cadastrar e atualizar as informações

de uma maneira diferente.

A falta dessas regras, portanto, irá gerar

problemas de confiabilidade das informações e

comprometerá a utilização efetiva da gestão

pipeline.

1. Determinar regras para avanço de etapa


Possíveis etapas e regras para avanço:

Prospect: Só é considerado em prospect

quando se tiver falado com o possível cliente e

ele estiver dentro do perfil adequado.

Oportunidade: Só é considerada uma

oportunidade quando já foram realizadas

reuniões e o cliente solicitou uma proposta

formal.

Negociação: Só se entra na fase de negociação

quando o cliente não tem mais dúvidas e/ou

críticas/sugestões sobre a proposta e ela estiver

em fase final de fechamento.



Possíveis etapas e regras para avanço:

Ganha: Só é considerada ganha quando o

cliente assinar a proposta comercial/pedido de

compra.

Contrato assinado: Somente se encerra o

processo de venda quando o contrato estiver

assinado.

Perdida: É considerada perdida quando o

concorrente conquistou a venda; quando a

empresa opta pelo No Go; quando o cliente

cancela aquela oportunidade.





etapa

Ritual do vendedor

Ritual do gestor

Parametrização

1 2 3 4


2. Ritual do vendedor

As atividades de cada etapa do pipeline foram

definidas durante a sua fase de criação. Entretanto,

apenas listar as atividades de cada etapa é

insuficiente para criar um processo eficiente.

É preciso sistematizá-las para construir um

processo eficiente e uniforme para a área, ou cada

vendedor criará o seu processo de venda.




Não é suficiente apenas definir as atividades, é

preciso adequá-las de acordo a certos critérios:

Potencial do cliente

Porte da empresa

Com esses critérios definidos, cabe então estruturar

e detalhar as atividades:

Canal de comunicação

Tempo/intervalo de follow-up

O ideal é criar fluxogramas para cada processo

associado às atividades.

Checa Potencial Baixo Regra Baixo

Regra Alto

Regra ‘Ligar Baixo’ é

verdadeira?

Tem potencial?

Sem Potencial


S S S S

Ñ Ñ



Regra Baixo Checa envio de e-mail

O número de e-mails ativos consecutivos

<6?

Limite excedido

S S

Ñ



Checa envio de e-mail

A data da última

interação < hoje -3 (log)

Enviar e-mail

S S

Ñ

Enviar e-mail (Atrasado)




etapa

Ritual do vendedor

Ritual do gestor

Parametrização

1 2 3 4


3. Ritual do gestor

É fundamental que o gestor também desenvolva o

seu processo de revisão e acompanhamento:

Quem participará da reunião?

Qual será a periodicidade da reunião com a

equipe?

Qual será a pauta da reunião?

Como a reunião será conduzida?




etapa

Ritual do vendedor

Ritual do gestor

Parametrização

1 2 3 4


4. Parametrização


Atividade



2. Retomem a planilha finalizada da atividade de definição de pipeline, realizada ao

final da aula anterior: Introdução ao Pipeline e Ciclo de Vendas.

3. Definam as regras de mudança das etapas do pipeline que vocês geraram na

aula anterior.


Atividade





pipeline


empresa




Win/Loss

Atividade


Vídeo: À Procura da Felicidade


C:/Users/Professor/Desktop/A PIOR APRESENTAÇÃO DO MUNDO- SOAP e Marcos Mion no CONAREC 2009.mp4

Atividade


2. Com base no trecho do filme assistido, identifiquem:

Fases do pipeline e ciclo de vendas

Indicadores utilizados

Estratégias de vendas utilizadas

3. Apresentem o resultado e participem da discussão em sala:

Houve mudança na estratégia de venda? Se sim, por quê?

Qual obteve mais sucesso? Por quê?


Para operar e gerenciar o pipeline, é preciso MEDIR!

Quais são os indicadores do pipeline que precisam ser acompanhados?

MBA EM GESTÃO COMERCIAL GESTÃO DE PESSOAS

Indicadores do Pipeline

# Número de

negócios

$ Valor médio do

negócio ∞

Tempo médio do negócio

% Hit Rate (taxa de conversão)

INDICADOR

DESCRIÇÃO

FÓRMULA

Indica o número total de possibilidades de vendas abertas em determinado período

Soma das possibilidades de vendas abertas

Número de negócios

Número de Negócios - Ficha Básica




# Número de

negócios

Por fase do funil

Por território

Por produto/serviço

Por cliente

Por abordagem

(passiva/ ativa)


Suspect

Prospect

Oportunidade

Proposta

Negociação

Ganho

Número de Negócios

13

10

5

3

Por fase do funil Total

31


Treinamento e Motivação

Prospect Oportunidade Proposta Negociação Ganho

Nº de prospects: 3

Nº de oportunidades: 3

Nº de propostas: 2

Nº de negociações: 2 Nº de ganhos: 1

Número de Negócios por Produto, Território e Fase do Funil - Exemplo

Território: São Paulo/SP Produto: A

Número de negócios: 10

Período: ago/2015



# Número de

negócios

$ Valor médio do

negócio ∞



INDICADOR

DESCRIÇÃO

FÓRMULA

Indica o valor médio das possibilidades de vendas abertas em determinado período

Soma dos valores das possibilidades de vendas abertas / Número de possibilidades de vendas abertas

MBA GESTÃO COMERCIAL PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E OPERAÇÃO DE VENDAS

Valor médio do negócio

Valor Médio do Negócio - Ficha Básica



$ Valor médio do

negócio

Por fase do funil

Por território


Por cliente

Por abordagem

(passiva/ ativa)



Valor Médio do Negócio por Fase do Funil e por Território - Exemplo

R$ 13.250 por negócio, em média

R$ 14.140

R$ 12.240

R$ 10.203


R$ 11.305

13 negócios

10

5

3 1

Valor médio do negócio: R$ 12.227

Território: São Paulo/SP Período: ago/2015



# Número de

negócios

$ Valor médio do

negócio ∞



INDICADOR

DESCRIÇÃO

FÓRMULA

Taxa média de fechamento em relação ao número total de tentativas realizadas em determinado período (%)

Nº de fechamentos/ Nº de tentativas X 100


Hit Rate (taxa de conversão)

Hit Rate (Taxa de Conversão) - Ficha Básica

Percentual de prospects que efetivamente fecharam contrato e se tornaram clientes.

Nº total de fechamentos/Nº total de prospects X 100


Suspect

Prospect

Oportunidade

Proposta

Negociação

Ganho

Hit Rate por Número de Negócios


Treinamento e Motivação Nº total de

prospects : 13 Nº total de fechamentos: 1 Hit-Rate: 7,7%

Hit Rate por Número de Negócios - Exemplo

Nº total de prospects: 13


Nº de fechamentos: 1

Período: ago/2015