Master di linguaggi del Master di linguaggi del turismo e comunicazione turismo e comunicazione

interculturaleinterculturaleUniversità degli Studi Roma3 Università degli Studi Roma3

anno 2008/2009anno 2008/2009

L’esperienza ventennale di L’esperienza ventennale di una agenzia di congressi a una agenzia di congressi a

RomaRoma

Il turismo congressuale nel Il turismo congressuale nel mondomondo

Le principali associazioni di categoriaLe principali associazioni di categoria• MPI - Meeting Professionals International MPI - Meeting Professionals International

(25.000 cs membri in 80 Paesi)(25.000 cs membri in 80 Paesi)• ICCA – International Congress & ICCA – International Congress &

Convention AssociationConvention Association (membri in più di 80 Paesi)(membri in più di 80 Paesi)

Il turismo congressuale in Il turismo congressuale in ItaliaItaliaLe principali associazioni di Le principali associazioni di

categoriacategoria

Il 27 ottobre 2004 nasce a Bologna Federcongressi che riunisceIl 27 ottobre 2004 nasce a Bologna Federcongressi che riunisce

• AIMPAIMP• APICEFAPICEF• Italcongressi/PCOItalcongressi/PCO• Meet in ItalyMeet in Italy• MPI Italian ChapterMPI Italian Chapter• SITE ItaliaSITE Italia

I soci FedercongressiI soci Federcongressi

• AIMP – Associazione Italiana Meeting PlannersAIMP – Associazione Italiana Meeting Planners• APICEF – Associazione Professionisti e Imprese APICEF – Associazione Professionisti e Imprese

Congressi e FiereCongressi e Fiere• Italcongressi/PCO – Associazione Nazionale Italcongressi/PCO – Associazione Nazionale

Imprese dell’Industria CongressualeImprese dell’Industria Congressuale• Meet in Italy – Associazione delle Destinazioni e Meet in Italy – Associazione delle Destinazioni e

dei Centri Congressi Italianidei Centri Congressi Italiani• MPI Italian Chapter – Associazione Internazionale MPI Italian Chapter – Associazione Internazionale

dei Professionisti dell’Industria Congressualedei Professionisti dell’Industria Congressuale• SITE Italian Chapter – Associazione Internazionale SITE Italian Chapter – Associazione Internazionale

dei Professionisti dell’Incentivazionedei Professionisti dell’Incentivazione

Fatturato del Turismo Fatturato del Turismo Congressuale in ItaliaCongressuale in Italia

• Secondo i dati dell’Osservatorio Congressuale Italiano il fatturato Secondo i dati dell’Osservatorio Congressuale Italiano il fatturato annuo del settore si aggira intorno ai 23 miliardi di Euroannuo del settore si aggira intorno ai 23 miliardi di Euro

• I dati più recenti sono stati presentati in occasione della BTC, I dati più recenti sono stati presentati in occasione della BTC, Borsa del Turismo congressuale, tenutasi alla nuova Fiera di Roma Borsa del Turismo congressuale, tenutasi alla nuova Fiera di Roma dal 5 al 6 novembre 2009 e dovrebbero essere disponibili a breve dal 5 al 6 novembre 2009 e dovrebbero essere disponibili a breve nel sito dell’Osservatorionel sito dell’Osservatorio

".

Posizionamento Internazionale Posizionamento Internazionale dell’Italia secondo i dati ICCAdell’Italia secondo i dati ICCA

Secondo i dati ICCA:• nella classifica dei paesi, l'Italia è posizionata più o meno

stabilmente, da 10 anni a questa parte, al 5º - 6º posto dopo USA, Germania, UK, Francia e Spagna.

• Il numero dei convegni presi in considerazione è cresciuto negli ultimi 10 anni di circa il 37%.

• Il nostro Paese è cresciuto meno degli altri: il 12% contro il 45% della Spagna, il 35% della Germania, il 24% Francia, il 15% UK, il 13% USA.

• La prima città italiana è Roma, al 36º posto, dopo grandi capitali e metropoli, ma anche dopo città come Budapest, Seoul, Kuala Lumpur, Helsinki, Dublino, Santiago del Cile, Lisbona, solo per citarne alcune.

Agenzie per l’organizzazione di Agenzie per l’organizzazione di congressi in Italiacongressi in Italia

• MPI Italian Chapter riunisce circa 300 MPI Italian Chapter riunisce circa 300 soci tra planners e supplierssoci tra planners e suppliers

• Italcongressi/PCO riunisce circa 85 Italcongressi/PCO riunisce circa 85 agenzie italiane per l’organizzazione agenzie italiane per l’organizzazione di congressi di congressi

La BTCLa BTC

• La Borsa del Turismo Congressuale è la Fiera specializzata La Borsa del Turismo Congressuale è la Fiera specializzata dedicata al settore congressuale e dei viaggi Incentive in dedicata al settore congressuale e dei viaggi Incentive in ItaliaItalia

• Costituisce la più importante occasione di incontro tra Costituisce la più importante occasione di incontro tra l’offerta di servizi congressuali e i buyers, con una media di l’offerta di servizi congressuali e i buyers, con una media di circa 6000 presenzecirca 6000 presenze

• Esiste da 25 anni, è gestita da EXMEDIA, società controllata Esiste da 25 anni, è gestita da EXMEDIA, società controllata al 95% da TTG Itala Spa (Gruppo Rimini Fiera)al 95% da TTG Itala Spa (Gruppo Rimini Fiera)

• Negli ultimi 3 anni si è tenuta a Roma, ma il prossimo anno Negli ultimi 3 anni si è tenuta a Roma, ma il prossimo anno si terrà nel nuovo Palacongressi di Rimini in estate e non si terrà nel nuovo Palacongressi di Rimini in estate e non più in autunnopiù in autunno

Symposia srlSymposia srl

• È nata nell’88 e festeggia quest’anno i suoi È nata nell’88 e festeggia quest’anno i suoi 21 anni di attività21 anni di attività

• Opera sia nel campo dei congressi medici Opera sia nel campo dei congressi medici che in quello dei congressi istituzionali e che in quello dei congressi istituzionali e scientificiscientifici

• È provider ECM dal 2002È provider ECM dal 2002

• Cura la segreteria di varie società medicheCura la segreteria di varie società mediche1.1. AIGO LazioAIGO Lazio

2. SoSTE/SITE Nazionale2. SoSTE/SITE Nazionale

Eventi organizzati nell’anno Eventi organizzati nell’anno 20082008

Settore medico farmaceuticoSettore medico farmaceutico

• 6 importanti cicli di incontri di aggiornamento in anestesia e 6 importanti cicli di incontri di aggiornamento in anestesia e gastroenterologiagastroenterologia

• Un Master in chirurgia della mammellaUn Master in chirurgia della mammella• Un Forum Nazionale di GastroenterologiaUn Forum Nazionale di Gastroenterologia• Un congresso Trisocietario Laziale di Gastroenterologia Un congresso Trisocietario Laziale di Gastroenterologia • 3 congressi nazionali (SIMA, SoSTE, AIFEG)3 congressi nazionali (SIMA, SoSTE, AIFEG)• 30 incontri di dimensione medio piccola su tutto il territorio 30 incontri di dimensione medio piccola su tutto il territorio

nazionalenazionale

Eventi organizzati nell’anno Eventi organizzati nell’anno 20092009

• Settore medico farmaceuticoSettore medico farmaceutico

• 4 cicli di incontri di aggiornamento in gastroenterologia4 cicli di incontri di aggiornamento in gastroenterologia

• 3 convegni in gastroenterologia e chirurgia3 convegni in gastroenterologia e chirurgia

Eventi organizzati nell’anno Eventi organizzati nell’anno 20082008

Settori Istituzionale e ScientificoSettori Istituzionale e Scientifico

• Congresso internazionale di Statistica Q 2008 Congresso internazionale di Statistica Q 2008

Roma, 8 – 11 luglio Roma, 8 – 11 luglio

• Congresso internazionale di Fisica EPS 2008 Congresso internazionale di Fisica EPS 2008

Roma, 24 – 29 agostoRoma, 24 – 29 agosto

• Congresso internazionale sulla Elettroluminescenza EL 2008 Congresso internazionale sulla Elettroluminescenza EL 2008

Tivoli, 9 – 12 settembreTivoli, 9 – 12 settembre

Eventi Organizzati nell’anno Eventi Organizzati nell’anno 20092009

Settore Istituzionale e ScientificoSettore Istituzionale e Scientifico• Convegno Internazionale Ivec, Roma 27 - 30 aprileConvegno Internazionale Ivec, Roma 27 - 30 aprile

• Convegno internazionale ECW-ECONOS, Enea Frascati, 25 – 27 Convegno internazionale ECW-ECONOS, Enea Frascati, 25 – 27 maggiomaggio

• Presentazione Rapporto Annuale ANIA, Roma, 2 luglioPresentazione Rapporto Annuale ANIA, Roma, 2 luglio

• Congresso Internazionale di Fisica QIPC, Roma 20 – 25 Congresso Internazionale di Fisica QIPC, Roma 20 – 25 settembresettembre

• Convegno Internazionale Emslibs, Tivoli 27 – 30 settembreConvegno Internazionale Emslibs, Tivoli 27 – 30 settembre

• Congresso Internazionale di Fisica ICCF15, Roma 5 – 9 ottobreCongresso Internazionale di Fisica ICCF15, Roma 5 – 9 ottobre

• Evento internazionale per conto di AgCom, Capri 13 – 16 Evento internazionale per conto di AgCom, Capri 13 – 16 ottobreottobre

• 5 eventi nel settore dell’Energia in varie sedi istituzionali5 eventi nel settore dell’Energia in varie sedi istituzionali

Un Organigramma ben Un Organigramma ben assortitoassortito

Amministratore unico – Amministratore unico – Patrizia PasoliniPatrizia Pasolini (Genova) (Genova)

Event manager – Event manager – Veronica De AngelisVeronica De Angelis (Roma) (Roma)Eventi manager – Eventi manager – Mirta VarvesiMirta Varvesi (Roma) (Roma)Responsabile Hotels ed Eventi ECM – Responsabile Hotels ed Eventi ECM – Gui CostaGui Costa (Capo Verde) (Capo Verde)Relazioni esterne – Relazioni esterne – Andrea Sparisci Andrea Sparisci (Roma e Romanista)(Roma e Romanista)Responsabile amministrativo – Responsabile amministrativo – Stefano PalmaStefano Palma (Roma e (Roma e

Romanista)Romanista)Segreteria/contatti con i partecipanti – Segreteria/contatti con i partecipanti – Sara MegaleSara Megale (Roma) (Roma)Ufficio Acquisti – Ufficio Acquisti – Odoardo SodanoOdoardo Sodano (Catanzaro) (Catanzaro)Marketing e Nuovi progetti – Marketing e Nuovi progetti – Carla LombardiCarla Lombardi (Roma) (Roma)Accoglienza presso un cliente esterno – Accoglienza presso un cliente esterno – Giorgio ToescaGiorgio Toesca

(Roma)(Roma)

Funzionamento generale Funzionamento generale dell’agenziadell’agenzia

• Ruolo dell’amministratore unico e dell’event Ruolo dell’amministratore unico e dell’event managermanager

• Il committente: cliente/sponsor/responsabile Il committente: cliente/sponsor/responsabile scientificoscientifico

• I fornitori ed il personale esternoI fornitori ed il personale esterno

• Gestione generale del convegno: Gestione generale del convegno: 1.1. La divisione dei compiti ed il coordinamento da parte La divisione dei compiti ed il coordinamento da parte

dell’event managerdell’event manager2.2. Il controllo regolare delle attività organizzativeIl controllo regolare delle attività organizzative3.3. Il lavoro di equipeIl lavoro di equipe

Le nostre modalità Le nostre modalità operativeoperative• Professionalità e creatività nell’approccio al Professionalità e creatività nell’approccio al

lavoro lavoro

• Obiettivi, ovvero come far sì che l’incontro Obiettivi, ovvero come far sì che l’incontro sia in ogni caso un successosia in ogni caso un successo

• Organizzazione del lavoro di gruppoOrganizzazione del lavoro di gruppo

• Scelta dei fornitori/consulenti esterniScelta dei fornitori/consulenti esterni

• Controllo di qualitàControllo di qualità

• Criticità, ovvero la gestione delle Criticità, ovvero la gestione delle emergenzeemergenze

Aspetti di bilancio di un Aspetti di bilancio di un convegnoconvegno

• Stesura e controllo del preventivoStesura e controllo del preventivo

• Definizione del fee d’agenziaDefinizione del fee d’agenzia

• Il controllo del mark up per ogni eventoIl controllo del mark up per ogni evento

• Il preventivo come contratto con il clienteIl preventivo come contratto con il cliente

• Rapporti con i fornitoriRapporti con i fornitori

• La parte amministrativa: fatturazione attiva e La parte amministrativa: fatturazione attiva e passivapassiva

• Il consuntivoIl consuntivo

• L’invio al cliente ed il commento conclusivoL’invio al cliente ed il commento conclusivo

Il programma per Il programma per l’organizzazione di convegnil’organizzazione di convegni

• Gestione del convegno su SEM 2000Gestione del convegno su SEM 2000

• La raccolta delle iscrizioni con SEM on lineLa raccolta delle iscrizioni con SEM on line

• Le prenotazioni alberghiere Le prenotazioni alberghiere

• Organizzazione viaggi relatori e partecipantiOrganizzazione viaggi relatori e partecipanti

• Il programma sociale e degli accompagnatoriIl programma sociale e degli accompagnatori

• I rapporti con i relatori e partecipantiI rapporti con i relatori e partecipanti

• La fatturazione con SEMLa fatturazione con SEM

• Dati e statistiche Dati e statistiche

Fasi organizzative di un Fasi organizzative di un convegnoconvegnoFase di pianificazione qualche mese prima Fase di pianificazione qualche mese prima

dell’eventodell’evento

• Definizione del budget e delle fonti di finanziamento e delle Definizione del budget e delle fonti di finanziamento e delle eventuali quote di partecipazioneeventuali quote di partecipazione

• Scelta della sede, della data, durata dell’evento e numero Scelta della sede, della data, durata dell’evento e numero dei partecipantidei partecipanti

• Eventuale sopralluogo tecnicoEventuale sopralluogo tecnico• Eventuale invio della proposta di sponsorizzazione ai Eventuale invio della proposta di sponsorizzazione ai

possibili sponsorpossibili sponsor• Richiesta preventivo ai fornitoriRichiesta preventivo ai fornitori• Stesura del preventivo e discussione con il committenteStesura del preventivo e discussione con il committente

Attività organizzativeAttività organizzative

Da 90 gg a 60 prima dell’eventoDa 90 gg a 60 prima dell’evento

• Stesura del programma dei lavoriStesura del programma dei lavori• Contatti con i relatori/moderatori/presidenti ed eventuali autoritàContatti con i relatori/moderatori/presidenti ed eventuali autorità• Richiesta patrociniRichiesta patrocini• Elaborazione bozza grafica del programma e degli stampatiElaborazione bozza grafica del programma e degli stampati• Per i convegni medici: Accreditamento ai fini ECM – Pratica AIFAPer i convegni medici: Accreditamento ai fini ECM – Pratica AIFA• Pubblicizzazione del convegno: sito del convegno, mailing, Pubblicizzazione del convegno: sito del convegno, mailing,

inserimento nei siti di interesse, diffusione a mano, affissione inserimento nei siti di interesse, diffusione a mano, affissione locandinelocandine

• Eventuale creazione web form per iscrizioni on line con il Eventuale creazione web form per iscrizioni on line con il programma Sem on lineprogramma Sem on line

• Organizzazione viaggi relatori e partecipantiOrganizzazione viaggi relatori e partecipanti• Ideazione e promozione del programma sociale e degli Ideazione e promozione del programma sociale e degli

accompagnatoriaccompagnatori

Attività finali prima del Attività finali prima del convegnoconvegno• Raccolta delle iscrizioni e conferme ai partecipantiRaccolta delle iscrizioni e conferme ai partecipanti• Contatti con il personale esterno e relative confermeContatti con il personale esterno e relative conferme• Conferme ai fornitoriConferme ai fornitori• Invio istruzioni agli sponsor per il montaggio e Invio istruzioni agli sponsor per il montaggio e

smontaggio degli stand e spedizione materialismontaggio degli stand e spedizione materiali• Preparazione dei materiali per il convegno: Preparazione dei materiali per il convegno:

segnanomi, badges, attestati, kit congressuali, segnanomi, badges, attestati, kit congressuali, documentazione ECM documentazione ECM

• Allestimenti tecnici e segnaletica presso la sede Allestimenti tecnici e segnaletica presso la sede congressuale congressuale

• Predisposizione della segreteria organizzativa in Predisposizione della segreteria organizzativa in sede congressuale, del centro slides, della sala di sede congressuale, del centro slides, della sala di regia e del desk di accoglienzaregia e del desk di accoglienza

Attività in sede Attività in sede congressualecongressuale• Accreditamento dei partecipanti, degli Accreditamento dei partecipanti, degli

sponsors, della stampa e dei relatorisponsors, della stampa e dei relatori• Distribuzione kit congressuali e materiali Distribuzione kit congressuali e materiali

ECM ECM • Controllo elettronico delle presenzeControllo elettronico delle presenze• Gestione delle presentazioni dei relatoriGestione delle presentazioni dei relatori• Assistenza con hostess/steward della sala Assistenza con hostess/steward della sala

principale e sale sottogruppiprincipale e sale sottogruppi• Raccolta questionari di valutazione ECM a Raccolta questionari di valutazione ECM a

fine eventofine evento• Consegna degli attestati di partecipazioneConsegna degli attestati di partecipazione

Attività post-congressualiAttività post-congressuali

• Commenti con l’equipe circa lo svolgimento Commenti con l’equipe circa lo svolgimento dell’evento e raccolta di eventuali suggerimenti dell’evento e raccolta di eventuali suggerimenti migliorativimigliorativi

• Controllo delle fatture dei fornitoriControllo delle fatture dei fornitori• Redazione del consuntivo e discussione con il Redazione del consuntivo e discussione con il

committentecommittente• Ringraziamenti ai relatori ed agli sponsorsRingraziamenti ai relatori ed agli sponsors• Controllo questionari ECMControllo questionari ECM• Inserimento dei dati relativi ai questionari nel sito Inserimento dei dati relativi ai questionari nel sito

del Ministero della Salutedel Ministero della Salute• Stampa ed invio degli attestati ECMStampa ed invio degli attestati ECM• Eventuale stampa e distribuzione atti del convegnoEventuale stampa e distribuzione atti del convegno

ConclusioniConclusioni

• Un settore in difficoltà, ma con delle prospettive Un settore in difficoltà, ma con delle prospettive di crescitadi crescita

• Possibilità di inserimento lavorativoPossibilità di inserimento lavorativo• Le opportunità di stage presso le aziende del Le opportunità di stage presso le aziende del

settoresettore• Domande e commentiDomande e commenti• Esercitazione pratica:Esercitazione pratica:

1.1. Redazione del preventivo di un congressoRedazione del preventivo di un congresso2.2. Stesura di una lettera di proposta di sponsorizzazioneStesura di una lettera di proposta di sponsorizzazione3.3. Commento dei risultati dell’esercitazioneCommento dei risultati dell’esercitazione

Sarà possibile scaricare Sarà possibile scaricare la la documentazione sul sito, documentazione sul sito,

in in symposia news:symposia news:

www.grupposymposia.itwww.grupposymposia.it